Sistem Informasi Manajemen
Sumber Daya Manusia
••
Prof. Dr. Ir. Marimin, M.Sc. Ir. Hendri Tanjung, M.M., M.Ag . Haryo Prabowo, S.P., M.M.
#' ........ ,
I 1 \
\
I
'_ ... "
Grasindo OflAM I!DIAWIQIA IAI1 AHAINOONHSI"
1"'111" bit 1'1 G. mr dl, Wldlas ran a Indo., sla, Jaka rta, 2006
Daftar lsi
".-
I
\
I \
I'ENGANTAR
IIAB I
BAB II
Xl
SISTEM, TEKNOLOGI INFORMASI, DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN .. 1.1 Sis tern ........................................................ 1 1.2 Perkernbangan Teknologi Inforrnasi ............. 1.3 Siklus Transforrnasi Inforrnasi ...................... 1.4 Sistern Inforrnasi dan Penerapannya .............
12 15 18
SISTEM INFORMASI DI INDONESIA .. ..... 2.1 Visi Sis tern Inforrnasi ................................... 2.2 Sekror-sektor Strategis ..................................
27 27 30
1
BAB III PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 3.1 Hierarki Inforrnasi dan Keputusan Manajernen 3.2 Peranan SIM dalarn Organisasi .................... 3.3 Sistern Inforrnasi Manajemen SDM .............
39 39 42 44
BAB IV KOMPONEN DAN POLA PENGELOLAAN .......................................................... SIM 4.1 Kornponen SIM ........................................... 4.2 Pola Pengelolaan SIM ...................................
51 51 55
OAFTAR IS1
I
V
IIAII V
MI I'J'()I>i/. I'FNCFMIIANCAN SIM ............. ~. I "Y'II'III f)r/irllJ/'lIIrJll I (/t" (ydr (SIJI.q .........
5.2 1'l'IIllIlypillg. ................................................... 5.3 Peranca ngan SIM -S DM ............................... 5.4 TlIjllh (7) "Jangan" dalam Mcngcmbangkan . Sistem ................................................ .. .......
(10 (10 (,C, 70 72
BAB VI PENGEMBANGAN SIM-SDM ...................... 79 6.1 Investigasi Sistem ........................ ....... .......... 79 6.2 Analisis Sistem ............................................. 90 6.3 Laporan Hasil Investigasi dan Analisis ......... 93 6.4 Desain Sistem .. .................... ........................ 97 6.5 Implememasi Sistem .................................... 100 6.6 Pemeliharaan dan Evalliasi Sistem ................ 104 BAB VII ANALISIS DAN DESAIN SIM-SDM .... ......... 7. 1 Flowchart...................................................... 7.2 Matriks Komponen Aktivitas .............. ......... 7.3 Data Flow Diagram................................ .. .... 7.4 Entity Relationship Diagram .............. ............ 7.5 KamliS Elemen Data ....................................
107 10 7 108 110 III 116
BAB VIII SISTEM INFORMASI PERSONALIA DAERAH (Studi Kasus di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kotawaringin Barat) ...... ................. 118 8.1 Gambaran Umllm Organisasi .............. ........ 118 8.2 Permasalahan dan Harapan .......................... 120 8.3 Investigasi Sistem ......................................... 121 8.4 Analisis Sistem ............................................. 126 8.5 Rancangan Implememasi Sistem .................. 132 DAFTAR PUSTAKA .......................................................
141
BIOGRAFI SINGKAT ..................................................... 144
vi
I
$istem Informasi Manajemen
SUMBER D AYA
MANUSlA
Daftar Tabel
1.,1,,·1 1.1 Permasalahan Manajemen .................. .. ........... 1.,1,,·16.1 Daftar Kebutuhan Data dan Sumber Data ...... ",ltd 6. 2 Ketersediaan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Personal Computer ................... ........ ..... E,hel 6.3 Perbandingan Jumlah Pegawai BKD dan Penguasaan terhadap Perangkat Lunak Sistem Aplikasi .......................................................... Tabel7.1 Contoh Matriks Komponen .......... .. ................ Tabel 7.2 Contoh Data Dictionary Data Umum Pegawai (tPegawai) ........................................... Tabel 8.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) .......... Tabel 8.2 Tingkatan Pengguna dan Hak Akses ................ Tabel 8.3 Pemberian Skor untuk Diklat Struktural .... ..... Tabel 8.4 Contoh Pemberian Kode untuk Instansi .......... Tabel 8.5 Jenis dan Nama Tabel-tabel yang Menyusun Database SIPERDA .................. .... .. .. ...............
DAFrAR T ABEL
I
16 81 87
89 109 117 131 132 133 134 137
vii
Daftar GambarI J
Pengertlan slstem ................ .................... .. .. 2 Proses transformasi input menjadi output.... 2 Skema proses transformasi sistem dengan mekanisme pengendalian.... .. ...... .... 3 5 Gambar 1.4 Tabapan pendekatan sistem .............. .......... Gambar 1.5 Diagram lingkar sebab akibat Sistem Informasi Personalia Daerab. ........ .............................. 8 9 Gambar 1.6 Diagram kotak gelap. .................................. Gambar 1.7 Diagram input-output Sistem Informasi Personalia Daerab (SIPERDA) .................... 10 Gambar 1.8 Komputer generasi pertama menggunakan tabung hampa (vacuum tubes) sebagai elemen logik utamanya .................................... .. ..... 12 Gambar 1.9 Komputer generasi kedua di mana elemen logik utamanya menggunakan transistor..... 13 Gambar 1.10 Komputer generasi ketiga menggunakan IC (Integrated Circuit) sebagai elemen logik utamanya menggantikan transistor............. 13 Gambar 1.11 Serangkaian perangkat keras yang membentuk satu unit komputer generasi ketiga ..................... 14 Gambar 1.12 PC generasi keempat yang diluncurkan tabun 1984................................................. 14 Gambar 1.1 Gambar 1.2 Gambar 1.3
viii
I Sistem Informasi Manajemen
SUMBER D AYA M ANUSIA
1\
',Ii III 11.111, 111111111 \ .1.11.1 . IIIIOIIll,\" i • .I III 1" '1'11111\,11' """'".". "" ............ ""." .... "...
I I 111111. ,1'1
17 19 21 22
inf(JlllIasi yang bcrinteraksi ...... I I M,ltfl' l SiSlcm InfOI'l1,asi Manajemen ..... "... I .1111 I II I 1.l\ifilmsi ' istcm Informasi " ........ "."......... 11.1, II I I I lulwngan sistem informasi terhadap orangOI.IUg yang ada dalam suatu organisasi. ....... 40 11111111 I Model IM-SDM ..................... "." .... "....... 46 Flingsi SIM-SDM dalam MSDM. .............. 47 1 t IlId'll \ ,, \ t t ,,,d .. 11 1.'1 Pcngelolaan SDM secara Terpusat dan Terpadll 49 I 4 III II Idl . 1 Komponen yang menYllSlln Sistem Informasi 52 Pola Sistem Sentralisasi ......... ".".".............. 58 t ,"1110.11 "'.2 Pola Sistem Terdistribllsi ............................. 59 I. IIId,.II· "'.3 Sepuluh Tmapan SDLC .......... "................. 64 1 "IIlIb,1r 5.1 ( .. lInbar 5.2 Lima Tmapan SDLC .................................. 65 ( :,IInbar 5.3 Delapan Tmapan SDLC .................. ""....... 65 ( :.lInbar 5.4 Aplikasi pembangllnan/pengembangan sistem dengan menggllnakan proto typing ............... 68 . Cambar 5.5 Flowchart proses prototyping ... .............. ....... 69 Gambar 5.6 Kerangka konseptual pembangllnan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen SDM ......................... ""............................. 70 Gambar 6.1 Flowchart sistem pengelolaan dan pengolman data kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerm Kabllpaten "x" ................................ 83 97 Gambar 6.2 Desain sistem terdiri dari tiga bagian desain Gambar 6.3 Proses implementasi sistem ................ "....... 10 1 Gambar 6.4 Penerapan konversi sistem ........................... 103 Gambar 7.1 Contoh penggllnan flowchart ... ................... 108 Gambar 7.2 Data Flow Diagram SIPERDA Level 1 .. ".... 110 Gambar 7.3 Contoh pembuatan entitas .... ""................. 112 'Ill
O AFTAR GA\.1BAR
I
iX
ngantar
;_
...
I I
\
\
' ...
I' ..".;
I ,I "" I",,j,,d ' beberapa tahun terakhir ini organisasi/perusahaan "" ''I',I""I.'pi lin gkungan yang sedang mengalami perkembangan \ "'11 "II'g,'( pesat, rerutama disebabkan adanya perubahan pada l'hl " "I~ ' ."lI3.ra lain: ekonomi, geopolitik, dan reknologi. Perubahan 11 .,1.11" bielang ekonomi ditandai dengan aelanya globaJisasi pasar ",,"i ... Perubahan dalam bidang geopolitik ditandai dengan 'Ldnya blok-blok ekonomi seperti Masyarakat Ekonomi Eropa iI, I ~ ropa, ASEAN eli Asia Tenggara, elan blok-blok ekonomi I.,innya. Perubahan dalam bidang teknologi ditandai elengan pcrkembangan yang pesat dalam bidang inovasi teknologi dan komunikasi. Beberapa perubahan tersebut menimbulkan berbagai masalah yang demikian kompleks. Perubahan-perubahan tersebut mengharuskan organisasi umuk bersiap diri dalam menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang sangat ketat, di mana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai. Karena itu, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan bisnis. Agar dapat mempertahankan eksistensi organisasi di dalam persaingan secara terus-menerus, organisasi harus dapat menganalisis keadaan lingkungan usaha di mana ia berada, sehingga dapat mengetahui di mana posisinya. Selanj utnya, organisasi harus dapat melihat persaingan yang terjadi
,,'' 11
P ENGANTAR
I
xi
.I, d,d,IIII lillf',II' "'I\'"' II " d,.1 1",,,,1,," .I,ll' '"' "I',' , .11111 "I'd Yoilifl ,cli:II'1-\ d'l" ,,,,,,'pk,II' d.," dil"l
I I
mcncntuk:lI1 ,'pa yang harus dilakul<.lI' "'" Ilk ""'111',,11 ,1\; 1'l'IS,ti nl-\" II tersebut. Sclain mcmpcrhatikan faklOr Cd'IO' ,1,,11',".11 yang ad" , faktor-faktor internal juga perlu dipcrhal ibn , ,11-\:11' o rgan isas i mampu tumbuh dan berkembang dengan kokoh. Persaingan berarti menumbuhkan gagasan/icle baru, procluk baru, teknologi baru, bentuk organisasi, dan pemasaran yang baru pula. Pada intinya, persaingan berarti keterbukaan pada inovasi dan perubahan clalam ekonomi clan masyaralkat. Para eksekutif dan manajer akan diuji seberapa marnpu merumuskan strategi bersaing dan menumbuhkan kapabilitas bersaing yang nyata serta berkesinarnbungan. Keuntungan yang diperoleh organisasi alkan meningkat apabiJa dalam melakukan aktivitasnya organisasi tersebut mampu meningkatkan efektivitas clan efisiensi kerjanya. Untuk meningkatkan efektivitas clan efisiensi ini, di antaranya dapat dicapai dengan memanfaatkan berbagai kemajuan teknologi yang clapat diterapkan untuk mendukung alktivitas organisasi, serta dengan menciptakan procluk-ptocluk baru clan meningkatkan pelayanan terhadap k1ien. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidalk dapat diliindari. Oleh sebab itu, penerapan teknologi informasi clan komunikasi di setiap organisasi merupalkan suam kebumhan yang tidalk clap at ditawartawar lagi, dalam rangka mendukung pertukaran data clan informasi serta penyaluran be rita secara cepat, akurat, dan aman. Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Falktor manusia alkan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membumhkan suam teknik dan perencanaan yang baik
xii
ISlstem Informast Manajemen
SUMBER D AYA
MANuSIA
y.1I111 dil,(, "dlillf\I,.I 11 11'1.\\,11111 d,ll'''l In' lj,d ,l lI d.\11 It I "I'," ~l'l .II.I d~kl if d,llI di,i\'11 Il' ll ,l lid"k mcnga lami kcgagalan. 1,1"I>.di.\.lli in/(lI'Inasi I11 cng,dami pcrkcmbangan pesat dan 1111 IIIt'l.ll11bah ke berbagai aspck kehidupan man usia. Untuk itu, Iii" IIlIbn SlIl11ber Daya Manllsia (SDM) yang tidak hanya III' 1II\II,Isa i aspck-aspek l11ateri teknologi informasi saja, melainkan JIII'.1 lI1ampu m enerapkan dan mengembangkan teknologi IIdllllllosi di berbagai bidang. Sejalan dengan perkembangan dunia " I, " ologi informasi dan telekomunikasi yang semakin eanggih di 1 1.1 j.\lobalisasi ini, dibutuhkan kemampuan manajemen yang kuat '/ .111 berperspektif luas dalam menjalankan organisasi. Untuk III L' lakukan hal terse but dibutuhkan, bukan hanya modal dan pl;lsarana yang rnendukung operasi usaha, tapi juga dibutuhkan pClsonel-personel pendllkung yang andal dalam menunjang kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh pihak manajemen. umber daya manusia yang dibutuhkan adalah yang memiliki ketahanan (staying power), eepat memberi respons, dan memiliki tingkat inisiatif yang lebih tinggi. Pepatah mengatakan bahwa siapa yang menguasai informasi dialah Raja. Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, perlu adanya raneang bangun sistem informasi yang eerdas dan terpadu serra marnpu mengolah data terdistribusi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Sistem informasi personalia yang kami maksudkan didasarkan pada sistem informasi berbasis komputer (computer based information system). Akibatnya, pengelolaan pegawai dapat dilakukan seeara eepat, rapi, dan eanggih. Perhitungan jenjang karier pegawai dilakukan seeara otomatis sehingga tidak terlambat dan memiliki keakuratan yang tinggi. Suatu sis tern konseptual yang digunakan dalam mengelola anggota organisasi, biasa disebut dengan sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system-HRIS), atau sering juga disebut HRIS atau Sistern Informasi I 11 ' 111
P ENGANTAR
xiii
J(~p ·flIIW.d.11I (SIMPI':( :). SiM\'11I 111111111111" 1\"I)·I\.lw,li"ll
dll Il" 1
dikcmba ngk:l11 lInlllk I11 Cmb'"1111 I( '!lin""1 Pl·I·SO IlIlIi., d.II1 ,,"il unie orga nisasi, bilik dnlam hal pcrcncan:wn SD M 111i111plll1 pd:"( sanaal1 mgas dan fi.ll1gsinya. Ucapan terima kasih pel1uiis sampaikan kepada sCll1ua pihnk yang memotivasi dan membantu terealisasinya bllku ini. Kcpadn pembaca blldimal1, penlliis berharap semoga karya ini bermanra:ll. Bogor, April 2006 Pel1u lis
xiv
! sistem Informasi Manajemen
SUMBER DAYA M ANUSLA
