Succesvol Informatie Management in de Zorgsector Oplossingen voor digitalisering en archivering
Inleiding Zorgorganisaties ontwikkelen zich de laatste jaren als gevolg van de door de overheid opgelegde marktwerking, veranderende regelgeving, dubbele vergrijzing en toenemende zorgvraag, steeds meer tot vraaggestuurde organisaties waarin de vraag van de cliënt centraal staat. Als gevolg hiervan worden deze organisaties eerder en meer op hun resultaten en verantwoordelijkheden aangesproken. Dit vraagt om een andere wijze van afstemming van organisatiedoelstellingen en informatievoorziening op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Ongestructureerde, uiteenlopende en/of onvolledige informatievoorziening wordt hierbij als tijdrovend, inefficiënt en frustrerend ervaren. Informatie moet op innovatievere manieren worden opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers. Waar voorheen via allerlei oplossingen papieren informatie werd verwerkt, is door de toenemende populariteit van digitalisering – een onlosmakelijk gevolg van de technologische en maatschappelijke vooruitgang - de digitale werkomgeving steeds meer in opkomst. Informatiestromen worden digitaal toegankelijk gemaakt: any place, anytime en voor everyone. Anno 2012 is er behoefte aan verandering en vernieuwing die traditionele oplossingen in hoog tempo zal vervangen. Dit brengt veel investeringen met zich mee. Het is daarom voor elke zorgorganisatie en -instelling noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van digitale informatie- en dossierbeheer. Voor nu en in de toekomst. Een oplossing die steeds meer navolging krijgt is digitalisering. Een digitaal bestand kan in tegenstelling tot een papieren equivalent heel eenvoudig in kopievorm op verschillende beveiligde plaatsen worden bewaard, aan meerdere betrokkenen razendsnel en efficiënt beschikbaar worden gesteld. Daarnaast raakt een digitaal dossier nooit zoek in de organisatie en wordt het nooit incompleet doordat er stukken uit verdwijnen. Digitalisering van informatie werkt daarom niet alleen kostenverlagend, het vergroot ook de productiviteit en verbetert de kwaliteit van de zorg aan patiënten.
Digitalisering Digitalisering betekent niet dat bedrijven direct van hun fysieke dossiers af zijn. In veel gevallen hebben zij te maken met een wettelijk vastgestelde bewaarplicht. Afhankelijk van de bedrijfsaard kan dit zelfs oplopen tot 150 jaar. Het opslaan van gegevens in bedrijfsgebouwen is echter niet altijd de beste oplossing. Niet alleen heeft dat vaak te maken met een fysiek beperkte ruimte; ook moet er aan allerlei eisen voldaan worden als (brand)veiligheid en klimatologische omstandigheden. Bovendien is een fysiek archief vatbaar voor foutief archiveren en kan informatie niet gelijktijdig door meerdere mensen worden gebruikt. Om maar niet te spreken over de kosten die met een fysiek archief gepaard gaan. De primaire kwaliteitseisen voor archieven zijn duurzaam, integer en toegankelijk. Als bron van zorginformatie zijn archieven niet alleen vandaag, maar ook gezien de wettelijke bewaarplicht ver in de toekomst nog relevant. Gewenste informatie moet altijd gevonden kunnen worden en de inhoud moet betrouwbaar zijn. Het is voor een zorgorganisatie noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Informatie die voor het hele bedrijf beschikbaar moet zijn, moet efficiënt, effectief en het liefst centraal gearchiveerd worden. Een goed archief is daarom up-to-date en toegankelijk. Het is daarom verstandig om een onderscheid te maken tussen actuele informatie en minder belangrijke informatie en aan de hand hiervan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal. Digitaal archiveren is daarmee voor alle zorgorganisaties, klein en groot, al rendabel en productieverhogend. Wie wil overstappen van een papieren kantoor naar een gedigitaliseerd kantoor, kan het beste een aantal zaken vooraf in acht nemen. Bekijk dit nooit als louter een technische operatie. Het menselijk aspect is minstens zo belangrijk. Maak een grondige analyse van de werking van het kantoor en schrijf dit uit in een structuur voor een duidelijk overzicht. Ga grondig na wat gefaseerd gedigitaliseerd kan worden zonder al te zware ingrepen in de workflow. Breng de sociale impact op de medewerkers in kaart. Zij moeten kunnen omgaan met de nieuwe gedigitaliseerde omgeving. Creëer de juiste comfortzones voor de medewerkers en informeer hen op gezette tijden over het verloop van het proces. Presenteer aan de verschillende doelgroepen binnen uw bedrijf het persoonlijk nut, noodzaak en de voordelen van digitalisering en beantwoord uitgebreid vragen. Neem de tijd om ook de non-believers te overtuigen. Verkijk u niet op de complexiteit en probeer al dan niet met behulp van de organisatie die u voor de digitalisering in de arm neemt, deze goed in te schatten. Onderschat nooit de cultuurverandering die digitalisering met zich meebrengt. Breng een eventuele, mogelijke toename van facilitaire zaken vooraf in kaart. Ga verder dan het alleen in kaart brengen van de informatiebehoefte. Kruip in de huid van de medewerkers, aandeelhouders, pers, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zij interessant vinden. Denk verder dan alleen financiële cijfers, denk in verhalen. Geef uw managers een handleiding waarin staat wat de stappen zijn die kunnen worden ondernomen om het draagvlak bij zijn medewerkers te vergroten. Bied eventueel een hulptelefoonlijn voor vragen. Gebruik een tussenevaluatie. Organiseer een basistraining voor de gebruikers.
Case Study GGNet Na een fusie in 2007, werd besloten dat alle cliëntendossiers van de verschillende regio‟s van GGNet centraal moesten worden bewaard. Het centraal medisch archief in het hoofdgebouw kon deze hoeveelheden niet aan, waardoor werd uitgeweken naar de kelder. Wegens gebrek aan hangruimte bleef een deel van de dossiers noodgedwongen in dozen opgeslagen. GGNet kwam in contact met I-FourC, specialist op het gebied van digitalisering- en archivering. Dit bedrijf verzamelde binnen drie weken alle dossiers en transporteerde deze naar de thuisbasis Reuver waar de dossiers individueel gelabeld, geregistreerd en hangend werden gemaakt. Bij tussentijdse opvraging was een dossier via scanning on demand snel beschikbaar. GGNet is erg te spreken over deze gebruiksvriendelijke oplossing. Projectleider Archief bij GGNet Esther Brokke: “Door de fusie groeiden we op het gebied van dossieropslag uit ons jasje en verloren we het overzicht. Dossiers waren wel gesorteerd op maand, maar verder stond alles door elkaar heen. Bij opvraging moesten we steeds vaker „nee‟ verkopen. Geen ideale situatie, chaotisch en onhoudbaar. I-FourC schiep orde in de chaos, wist enkele „verloren‟ gewaande dossiers weer boven water te halen en deed dit allemaal op een professionele, snelle wijze. Digitaal werken is voor ons een uitstekende, efficiënte oplossing. En het feit dat alle papieren dossiers zwaar beveiligd zijn opgeslagen, is een geruststellende gedachte.” Het is een herkenbaar verhaal in de zorgsector. Processen als efficiënter (samen)werken, het optimaliseren van de administratieve processen door middel van workflow, het meer kwaliteit leveren voor minder geld en het ondersteunen van mensen met investeringen in ICT en besturen, vormen de kern van marktwerking in de zorg. Een sector waarin klanten, dienstverlening en service centraal worden gesteld. Waar de behoefte aan overal toegankelijke informatie groot is en de noodzaak om te zoeken in een overvol, ongestructureerd, papieren archief klein. Veel zorgorganisaties hebben echter nog steeds te maken met omslachtige, soms zelfs dubbel uitgevoerde werkprocessen of methoden en als gevolg daarvan een enorme papierberg. Ook de wettelijke bewaarplicht van zorgdossiers draagt hier aan bij. Papier en inkt hebben echter maar een beperkte levensduur. En brand, diefstal, overstroming of andere onvoorziene omstandigheden kunnen waardevolle zorginformatie onherstelbaar vernietigen. Daarnaast kost het opzoeken en fysiek transporteren relatief veel tijd en geld.
De I-FourC Oplossingen Digitale informatie, een uniek digitaal archief en alle daaraan verbonden voordelen samengebracht in één oplossing? Het is mogelijk. De I-FourC oplossing zorgt voor de integratie van papieren informatie in een volledig digitale werkomgeving. Continuïteit en toegankelijkheid zijn hierbij 100 procent gewaarborgd. De I-FourC oplossing is in vrijwel elke omgeving en binnen elke branche snel en met succes door te voeren.
Kerncomponent 1: I-FourC Services De I-FourC oplossing bestaat uit twee kerncomponenten: kwalitatieve services en geavanceerde software. Deze eerste combineert extern archiefbeheer en document scanning. De services die onder extern archiefbeheer vallen zijn individuele registratie, identificatie en archivering van fysieke dossiers, een uniek en zwaarbeveiligd archiefdepot en track & trace: fysiek opgeslagen dossiers worden gekoppeld aan I-FourC software. Met document scanning kunnen organisaties twee scanmogelijkheden benutten: Bulk scanning en Scanning On Demand. Bulk scanning voorziet in individuele registratie van dossiers via de I-FourC software, een kwalitatieve opschoonfase van dossiers aan de hand van klantinstructies en tot slot hoogwaardige scanning en gepersonifieerde weergave. Met Scanning On Demand krijgen bedrijven in no-time speciaal opgevraagde informatie digitaal beschikbaar en kunnen klanten geleidelijk aan een digitaal archief opbouwen, zonder grote investeringen vooraf. Daarbij is er de mogelijkheid tot het scannen van kleine hoeveelheden dossiers, die zich in het archief begeven en krijgt u de mogelijkheid tot digitale beschikbaarheid via deVirtual File iPad-, tablet- en PC-applicatie.
Kerncomponent 2: I-FourC Software De I-FourC services maken gebruik van in eigen huis ontwikkelde geavanceerde software en spitst zich toe op een drietal mogelijkheden: Virtual Archive, Virtual File en Virtual Scan. Met Virtual Archive biedt I-FourC de klant de voordelen van dossiermanagement via het web en het zorgeloos informatie ophalen, verwerken en opslaan: altijd en overal. Met de Virtual File worden ingescande documenten weergegeven als traditionele papieren dossiers. Daarnaast kunnen klanten schrijven op gedigitaliseerde documenten via „digital inking‟ en biedt Virtual File daarmee gebruiksgemak in „optima forma‟. Tot slot omspant Virtual Scan het zorgeloos scannen, indexeren en digitaal toegankelijk maken van dossiers, het automatisch archiveren en beheren van dossiers op de juiste plaats en tot slot een uitgebreide bewerking- en controlemogelijkheden van gescande documenten.
Toegevoegde waarde van de I-FourC oplossing in de zorgsector De I-FourC oplossing biedt: Kostenbesparingen
-
Op ruimte, personeel, archiveringsmiddelen, opslag en kantoorartikelen.
Productiviteitsverhoging
-
Optimalisatie documentstromen Verbetering interne efficiency Continuïteit primaire werkprocessen Tijdwinst (zoeken en vinden met een muisklik) Ononderbroken, inzichtelijke informatievoorziening
Digitale toegankelijkheid
-
Multi-lokaliteit Mobiele digitale beschikbaarheid 24/7 Digitaal gebruikersgemak
ICT-voordelen
-
Optimale waarborging door geavanceerde ICT-oplossingen Integratie digitalisering in de bestaande bedrijfsstructuur Eenvoudige, intuïtieve bediening van software
Extern
-
Goede verantwoording mogelijk aan toezichthouders Professionele uitstraling en structuur bij de informatievoorziening
Uniek Archiefdepot I-FourC is beslist geen “gewoon” archiefopslagbedrijf. Het bedrijf gaat verder waar de concurrentie ophoudt en biedt klanten de mogelijkheid om papieren informatie onder te brengen in een zwaar beveiligd archiefdepot in Reuver. Naast brandwerend glas is dit depot voorzien van een uiterst moderne, speciaal gecertificeerd brandmeld- en blusgasinstallatie met CO2, iets wat alleen I-FourC in Nederland biedt. Een groot voordeel van een CO2-blusgasinstallatie is dat er na gebruik geen nevenschade is en CO2 geen reststoffen achterlaat. Zo zijn klanten verzekerd van een optimaal behoud van hun dossiers. Daarnaast is het archiefdepot voorzien van permanente camerasurveillances en een toegangscontrole- en inbraaksignaleringsinstallatie die in verbinding staat met de Regionale Meldkamer. Zo weet u dat uw fysieke inkomende en uitgaande documenten en overige vitale, privacygevoelige bedrijfsgegevens veilig, uniform en gestructureerd worden vastgelegd. I-FourC biedt een beheer dat gelijk zo niet beter is dan bij de klant zelf.
De toegevoegde waarde in een oogopslag · · · · · · · · · · ·
Filemanagement Brandwerend glas Unieke blusinstallatie met CO2 Camerabeveiliging Toegangsbeveiliging Geheimhoudingsclausules Vernietiging via Van Ganzewinkel 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar Dossiers worden één voor één geregistreerd en genummerd met kleurcodes Protocol van ontvangst, ondertekend door CEO Honderd procent leveringsbetrouwbaarheid door individuele inhoud
“I-FourC biedt met de I-FourC Service een uniek aanbod in vergelijking met concurrerende bedrijven. De prijzen over een termijn van vijftien jaar bleken niet eens zo gek ver uit elkaar te liggen. Dat komt vooral omdat wij best veel opvragingen hebben. GGNet werkt nu met de webapplicatie Virtual Archive. De afdeling Zorgadministratie krijgt aanvragen binnen van behandelaren of externe organisaties en vraagt de dossiers op bij I-FourC. Als het dossier digitaal binnen is, wordt het gedownload en aan het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) gehangen. Op deze manier hebben wij eenvoudig toegang tot onze historie. De eenmalige investering ligt bij I-FourC wel iets hoger, maar de kwaliteit en snelheid van de opvraging maken dit meer dan goed. Binnen anderhalf uur na opvraag is het complete dossier digitaal al beschikbaar. Een prettige gedachte.”- Projectleider Esther Brokke, GGNet
Over I-FourC I-FourC, opgericht in 2005, is in staat om door een integrale benadering van mensen, processen en (informatie)systemen continue kwaliteitsverbetering en optimaal rendement te garanderen. Dit kunnen we omdat we weten dat deskundigheid, professionaliteit en gedrevenheid in onze organisatie verankerd zit. I-FourC heeft sinds de oprichting miljoenen dossiers boordevol privacygevoelige informatie succesvol digitaal gefaciliteerd aan haar klanten. I-FourC heeft vaste klanten werkzaam in sectoren waar informatie een hoge waarde vertegenwoordigt zoals in de Cure-, Care-, overige non-profit, overheidsinstellingen en profit-sector. Er wordt altijd naar de beste en meest toepasselijke oplossing gezocht om de papieren documentenstroom zo kostenefficiënt mogelijk digitaal beschikbaar te stellen en toegankelijk te maken. Ontdek nu zelf welke mogelijkheden I-FourC uw specifieke GGZ-instelling kan bieden. Daarbij vindt de digitalisering van uw papierstroom plaats in fasen, zónder uw huidige workflow te verstoren. Bel voor een vrijblijvende afspraak met 077-750 1100. Meer informatie vindt u op www.i-fourc.com. I-FourC Technologies Charles Ruysstraat 12 5953 NM Reuver Nederland T +31 77 750 11 00 F +31 77 750 11 90 E
[email protected] W www.i-fourc.com
