AANVRAAGSTRAMIEN SUBSIDIES FLOW 2016-2020 Subsidietender: Funding Leadership and Opportunities for Women 2016-2020 (FLOW 2016-2020) Publicatie Staatscourant: 11 juni 2015, nr. 15961, wijzigingsbesluit: Staatscourant 2015, nr. 21692. Inleiding Voor u ligt het aanvraagstramien voor bovenstaande subsidietender, dat dient als leidraad bij het opstellen van aanvragen van subsidies voor deze tender. Ten grondslag aan dit aanvraagstramien liggen de beleidsregels zoals die gepubliceerd zijn onder de bovengenoemde referentie. De gepubliceerde beleidsregels, en in het bijzonder de criteria genoemd in hoofdstuk 7 van de beleidsregels, zijn leidend bij de beoordeling van de aanvragen. Daar waar wellicht toch inhoudelijke dan wel interpretatieverschillen mogelijk zouden kunnen zijn, geldt dat de beleidsregels prevaleren. Dit aanvraagstramien is een praktische doorvertaling van de beleidsregels. Aanvragers zijn verplicht dit aanvraagstramien te gebruiken bij hun aanvraag. Per aanvraag dient één aanvraagstramien te worden ingevuld en ingediend, voorzien van de in dit stramien genoemde bijlagen. Opbouw van het aanvraagstramien Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie dienen, samengevat, de volgende onderdelen van het aanvraagstramien te worden ingevuld. I. II.
Algemene informatie aanvrager Drempelcriteria
III.
Criteria m.b.t. kwaliteit van de beleidstheorie en het voorgestelde programma
IV.
Criteria m.b.t. het track record op het gebied van gendergelijkheid en vrouwenrechten.
V. VI.
Afsluiting: ondertekening Verplichte bijlagen die de aanvrager bij zijn aanvraag dient te voegen, eventueel aan te vullen met overige bijlagen.
Beoordeling en planning Voor de wijze van beoordeling van de ingediende aanvragen en de bijbehorende planning van de uitvoering van de beoordeling wordt verwezen naar de gepubliceerde beleidsregels. Meer informatie De beleidsregels voor deze tender en alle Annexen zijn gepubliceerd op de website van de Rijksoverheid:
1
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-voor-ontwikkelingssamenwerking-eneuropa/subsidies-maatschappelijke-organisaties. Voor meer informatie over deze subsidietender kunt u zich uitsluitend richten tot de onderstaande postbus:
[email protected] Indiening van de aanvragen Aanvragen dienen uiterlijk op 31 augustus 2015 om 23.59 uur (Nederlandse tijd) te zijn ontvangen. U dient uw voorstel bij voorkeur in een digitale versie in. Gezien de omvang van de aanvraag met bijlagen en de moeilijkheid om Zip-bestanden te openen, heeft het de voorkeur als u geen losse bestanden stuurt per e-mail, maar gebruik maakt van modaliteiten als WeTransfer, DVD of een USB-stick. Digitale versies stuurt u aan
[email protected]. Indien u de aanvraag schriftelijk indient, dienen de aanvraag en alle bijlagen uiterlijk 31 augustus 2015 23.59 uur Nederlandse tijd te zijn ontvangen op dit adres: Ministerie van Buitenlandse Zaken t.a.v. TFVG o.v.v. FLOW tender Postbus 20061 2500 EB ’s Gravenhage Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Prinses Irenestraat 6, te 's-Gravenhage. Dit kunt u niet later doen dan 31 augustus 2015 15.00 uur Nederlandse tijd. Vereisten aan de aanvragen
Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie, bij voorkeur digitaal aan de hand van bovengenoemde adresgegevens.
Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hieruit vloeit voort dat er alleen aanvullingen gegeven kunnen worden tot het verstrijken van de indientermijn. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt mogelijk tot afwijzing van de aanvraag op basis van drempel- of kwaliteitscriteria.
De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. U wordt vriendelijk verzocht geen informatieve / illustratieve boekwerken, USB-sticks of films van uw organisatie mee te sturen.
Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding “port betaald”) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de
2
termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.
Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding "port betaald" is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 31 augustus 2015 23.59 uur Nederlandse tijd, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.
Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden, berust het risico dat de aanvraag nimmer of te laat wordt ontvangen bij de verzender.
Aanvragen die later dan genoemde datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum waarop de aanvraag is aangevuld. Indien een aanvraag pas in de laatste twee weken voor het verstrijken van de deadline van 31 augustus 2015, 23.59 uur wordt ingediend, loopt de indiener het risico dat de Minister geen toepassing zal geven aan haar bevoegdheid om de indiener om een aanvulling te vragen aangezien een dergelijke aanvulling niet meer mogelijk is zonder de deadline te overschrijden. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair was ingediend.
Aanvullende vragen Vragen n.a.v. van dit aanvraagstramien en de gepubliceerde beleidsregels kunt u per e-mail indienen via
[email protected] tot en met uiterlijk 31 juli. Deze vragen zullen geanonimiseerd beantwoord worden door middel van publicatie via de website van de Rijksoverheid: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-voorontwikkelingssamenwerking-en-europa/subsidies-maatschappelijke-organisaties. Op 11 augustus zullen de laatste antwoorden worden gepubliceerd op deze website. Praktische aanwijzingen ten aanzien van de aanvragen Algemene instructies voor het opstellen van de subsidieaanvraag
Bij dit formulier dient een aantal bijlagen te worden meegezonden. Bij de betreffende onderdelen in het stramien wordt dit vermeld; tevens staat aan het eind van dit stramien een overzicht van deze verplicht bij uw aanvraag mee te sturen bijlagen.
Indien aangegeven kan er bij de beantwoording worden verwezen naar externe documenten die als bijlage moeten of kunnen worden toegevoegd. U dient steeds aan te geven of en zo ja
3
naar welke passage / bladzijde in de tekst wordt verwezen en u dient alle bijlagen te nummeren.
Wees bij het invullen van het stramien zo volledig mogelijk. Het is zeer aan te raden uw antwoorden zo veel mogelijk van inhoudelijke argumentatie te voorzien en niet te volstaan met een feitelijke beschrijving. Ook hier bij de argumentatie verwijzen naar passage/bladzijde in de bijlage.
4
Inhoudsopgave Onderstaande volgorde houdt u aan met vermelding van eventuele subparagrafen en bijbehorende paginanummers. I. Algemene informatie aanvrager II. Drempelcriteria III. Criteria m.b.t. kwaliteit van de beleidstheorie en het voorgestelde programma a.
Criteria met betrekking tot de kwaliteit van de beleidstheorie
b.
Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het voorgestelde programma als geheel.
c.
Beoordeling van de positie van de penvoerder en eventuele mede-indieners binnen het programma
d.
Criteria voor Outcomes, Outputs, Activiteiten, Middelen
e.
Criteria m.b.t. innovatief karakter van het programma
IV. Criteria m.b.t. het track record op het gebied van gendergelijkheid en vrouwenrechten. V. Afsluiting: ondertekening VII Verplichte bijlagen die de aanvrager bij zijn aanvraag dient te voegen, eventueel aan te vullen met overige bijlagen.
5
I. Algemene informatie
Algemene gegevens van de aanvrager en aanvraag a.
Naam aanvragende organisatie
b.
Adres
c.
Telefoon/ fax
d.
E-mail
e.
Naam directeur(en) (met vermelding de heer/mevrouw)
f.
Naam contactpersoon aanvraag(met vermelding de heer/mevrouw), email adres contactpersoon en telefoonnummer waarop contactpersoon bereikbaar is
g.
Wilt u dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken via de e-mail met u correspondeert, inclusief formele documenten zoals beschikkingen? Zo ja, welk e-mailadres moet hiervoor worden gebruikt?
h.
Indien u penvoerder bent van een alliantie, geef aan welke overige organisaties participeren in deze aanvraag als medeindieners. Gaarne volledige adresgegevens, naam directeur en naam contactpersoon toevoegen. Deze gegevens kunt u eventueel in een bijlage duidelijk vermelden.
i.
Naam bank + rekeningnummer (IBAN) van de aanvrager
j.
Inkomsten aanvrager (totaalbedrag jaarlijkse
2012:
organisatiebegroting) en in een geval van een alliantie tevens
2013:
inkomsten van de mede-indieners (per organisatie totaalbedrag jaarlijkse organisatiebegroting). k.
2014:
Hoogte gevraagde subsidie (bedragen per jaar en
2016:
totaalbedrag)
2017: 2018: 2019 2020: Totaal:
l.
In welk(e) lage- en lage-middeninkomensland(en), of in welke van de landen China, Maleisië, Thailand, Jordanië, Algerije, Iran, Libanon, Libië en Tunesië zullen de activiteiten worden uitgevoerd?
m. Geef aan of en zo ja welke subsidie(s) uw organisatie reeds
6
ontvangt van het ministerie van Buitenlandse Zaken, welk bedrag, welke looptijd en welke activiteit het betreft (activiteitennummer). U kunt deze gegevens in een bijlage opnemen; dit dan duidelijk vermelden.
7
II. Drempelcriteria Indien een aanvraag niet aan één of meerdere criteria voldoet wordt deze afgewezen en niet verder beoordeeld. Deze criteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht. De organisatie voldoet aan de onderstaande criteria: D.1: De aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners is (zijn) (een) Nederlandse of internationale non-gouvernementele organisatie(s) zonder winstoogmerk en bezit(ten) rechtspersoonlijkheid. Onder Nederlandse organisatie wordt verstaan een organisatie die in Nederland is opgericht, volgens Nederlands recht en die statutair in Nederland is gevestigd. Onder internationale organisatie wordt verstaan een organisatie die elders dan in Nederland is opgericht, volgens het in het land van oprichting toepasselijke recht, die statutair elders dan in Nederland is gevestigd en grensoverschrijdend werkt. Toelichting: U toont dit aan door een kopie van de oprichtingsstatuten als bijlage bij uw aanvraag te voegen. Verwijs daarbij duidelijk naar bedoelde artikelen.
D.2: De aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners zet(ten) zich in voor structurele vermindering van sociale ongelijkheid in ten minste twee landen van de lage-inkomenslanden, lage-middeninkomenslanden en/of China, Maleisië, Thailand, Jordanië, Algerije, Iran, Jordanië, Libanon, Libië en Tunesië 1, al dan niet door samenwerking met relevante organisaties en instellingen, met als doel gelijke rechten en kansen voor vrouwen en meisjes in ontwikkelingslanden te bevorderen. Toelichting: De doelstellingen van de organisatie zoals in de statuten vermeld, dienen dit duidelijk te maken. moet via het track-record worden aangetoond dat zij substantiële ervaring heeft met werk in genoemde landen, of dat deze ervaring wordt geboden door andere organisaties in een samenwerkingsverband.
D.3: De aanvrager/penvoerder maakt aannemelijk dat vanaf 1 januari 2016 ten minste 40% van de jaarlijkse inkomsten afkomstig is uit bronnen anders dan BZ-bijdragen. FLOW 2016-2020subsidies zullen nooit meer bedragen dan 60% van de jaarlijkse inkomsten van de organisatie. Indien de aanvrager/penvoerder is namens een alliantie geldt dit criterium voor de hele alliantie. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 40% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere partij. Toelichting: De aanvragers moeten dit aannemelijk maken. De aanvrager/penvoerder onderbouwt dit aan de hand van de inkomsten over de periode 2012-2014 zoals vastgelegd in de jaarrekeningen van die jaren. Indien het gevraagde bedrag (op jaarbasis) hoger is dan twee keer de gemiddelde eigen inkomsten, dient u aannemelijk te maken dat de eigen inkomsten
1
Volgens OESO/DAC classificatie http://www.oecd.org/dac/stats/49483614.pdf zie ook Annex 2 bij dit beleidskader voor de complete lijst van verkiesbare landen.
8
gedurende de subsidieperiode hoger zullen zijn; bijvoorbeeld door reeds toegezegde bedragen. U voegt als bijlage bij de aanvraag de jaarrekeningen (verwijzing naar relevante pagina’s) van uw organisatie, c.q. de mede-indieners en, indien van toepassing, harde toezeggingen van donoren voor de subsidieperiode. Indien de aanvrager penvoerder is voor een alliantie geldt dit criterium voor de gehele alliantie. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 40% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere partij uit de alliantie. Gelden die direct of indirect worden verkregen ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld een subsidie of bijdrage van een Nederlandse ambassade) tellen niet mee bij het bepalen van de omvang van de eigen inkomsten maar wel bij het bepalen van de omvang van de jaarlijkse inkomsten. Verwachte inkomsten per 1 januari 2015 exclusief BZ-bijdragen: EUR …………… Jaarlijkse totale inkomsten in 2014: EUR ………
Waarvan niet BZ: ……………
Jaarlijkse totale inkomsten in 2013: EUR ………
Waarvan niet BZ: ……………
Jaarlijkse totale inkomsten in 2012: EUR ………
Waarvan niet BZ: …………...
D.4: a. De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners binnen de EU bedraagt per kalenderjaar ten hoogste EUR 163.000 op grond van een 36-urige werkweek. Genoemd bedrag bestaat naast de beloning (de som van de periodiek betaalde beloningen en winstdelingen en bonusbetalingen) ook uit de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn, zoals vakantiegeld, 13e maand, werkgeversdeel pensioenbijdrage e.a. b. Gelet op de koopkrachtgegevens gepubliceerd door EUROSTAT (GDP PPS)2 geldt voor de volgende landen in verband met het binnenlandse prijsniveau een aangepaste norm, eveneens op grond van een 36-urige werkweek, op grond van het algemene inkomensniveau in de betreffende landen: Noorwegen: Zwitserland: VS/Canada: Japan:
EUR EUR EUR EUR
292.000 262.000 246.000 165.000
= = = =
NOK 2.600.000 CHF 273.000 USD 275.000 JPY 22.610.000
Toelichting: De aanvrager/penvoerder specificeert de hoogte van de bezoldiging (beloning, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn) van de individuele leden van het management en bestuur van de eigen organisatie en eventuele medeindieners voor zover in de EU, Noorwegen, Zwitserland, Japan en/of VS/Canada gevestigd en geeft daarbij ook de omvang van de aanstelling aan waaraan de bezoldiging is verbonden. Omrekening naar de lokale valuta geschiedt op grond van de wisselkoersen per 30 juni 2015 (einde dag).
2
* http://ec.europa.eu/eurostat/tgm/table.do?tab=table&init=1&language=en&pcode=tec00114&plugin=1
9
c: De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners buiten de EU en Noorwegen, Zwitserland, Japan en/of VS/Canada staat niet later dan met ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt verleend in redelijke verhouding tot het niveau van de functie, de geografische ligging en de omvang en complexiteit van de organisatie. Toelichting: De aanvrager/penvoerder specificeert de hoogte van de bezoldiging (beloning, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en beloningen betaalbaar op termijn) van de individuele leden van het management en bestuur van de eigen organisatie en eventuele medeindieners voor zover buiten de EU en Noorwegen, Zwitserland, Japan en/of VS/Canada gevestigd. U licht de verhouding tussen deze hoogte en het niveau van de functie, de geografische ligging en de omvang en complexiteit van de organisatie toe: Naam functie
Beloning
Belastbare vaste en varia-
Beloningen
Uren per week
bele onkosten-
betaalbaar op
volgens contract
vergoedingen
termijn
10
D.5: De aanvrager/penvoerder is in staat tot een adequaat financieel beheer. De aanvrager/penvoerder kan door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten waarborgen. Toelichting: a)
In het geval dat de aanvrager PARTOS ISO-9001 gecertificeerd is, wordt de aanvrager
geacht te voldoen aan drempelcriterium D.5; indien een dergelijke certificering niet verkregen is, geldt het volgende: b)
Het voldoen aan D.5 blijkt uit een geldige (minder dan vier jaar oude) en positief
beoordeelde organisatietoets dan wel COCA (Checklist Organisational Capacity Assessment) die namens de minister is uitgevoerd in het kader van een subsidieaanvraag. De aanvrager kan dit aantonen door te verwijzen naar het activiteitennummer van de subsidie die is verkregen, dan wel naar het subsidiebeleidskader en de door hem ingediende aanvraag, indien de aanvraag uiteindelijk is afgewezen op andere gronden dan de organisatorische capaciteit. c)
Indien feiten en omstandigheden sinds de toets zoals vermeld onder b) zodanig zijn
gewijzigd dat de resultaten van de toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn, dan dient de aanvrager hieronder aan te geven op welke aspecten verandering heeft plaatsgevonden en zo nodig additionele documenten toe te sturen. d)
Indien de aanvrager al een subsidierelatie heeft met het Ministerie van Buitenlandse
zaken, maar de positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA die namens de minister is uitgevoerd in het kader van een subsidieaanvraag, ouder is dan 4 jaar, kan gebruik worden gemaakt van het verkorte organisatietoetsformulier (annex 4). De aanvrager kan de subsidierelatie aantonen door te verwijzen naar het activiteitnummer van de subsidie die is verkregen. e)
Indien de aanvrager geen positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA heeft, noch
PARTOS ISO-9001 gecertificeerd is, vult de aanvrager de organisatietoets in aan de hand van het bijgevoegde COCA format (annex 3).
De aanvraag voldoet aan de onderstaande criteria: D6:. De programma’s hebben een looptijd die gelijk is aan de looptijd van FLOW 2016-2020, namelijk 5 jaar. De subsidieaanvraag bedraagt minimaal €5 miljoen en maximaal €15 miljoen voor de gehele looptijd van 5 jaar. Toelichting: Dit blijkt uit het programma.
D.7: Het programma betreft geen initiatieven die proselitisme (mede) beogen. Toelichting: Dit blijkt uit het programma.
11
D.8: Het programma heeft substantiële activiteiten in minimaal twee landen, waarvan ten minste één lage-inkomensland en één land uit de categorie lage-middeninkomenslanden of de landen China, Maleisië, Thailand, Jordanië, Algerije, Iran, Jordanië, Libanon, Libië en Tunesië.
3
Toelichting: Dit blijkt uit het programma.
D.9: Het programma betreft geen commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten. Toelichting: Dit blijkt uit het programma.
D.10: Het programma betreft activiteiten die toe te rekenen zijn aan de ODA-middelen volgens de OESO/DAC-criteria.4 Toelichting: Dit blijkt uit het programma.
D.11: De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd worden niet uitgevoerd in landen anders dan lage-inkomenslanden, lage-middeninkomenslanden en China, Maleisië, Thailand, Jordanië, Algerije, Iran, Jordanië, Libanon, Libië en Tunesië. Toelichting: Dit blijkt uit de beleidstheorie en het programmavoorstel voor het eerste jaar.
De aanvraag en organisatie voldoen tevens aan het onderstaande tenderspecifieke criterium D.12: Het programma richt zich op ten minste één van de volgende drie categorieën van activiteiten, of behelst een integraal programma waarin meer categorieën voorkomen: 1. Activiteiten gericht op bestrijding van geweld tegen vrouwen; 2. Activiteiten gericht op participatie van vrouwen in politiek en bestuur, 3. Activiteiten gericht op economische participatie en zelfredzaamheid van vrouwen. Toelichting: Dit blijkt uit de beleidstheorie en de uitwerking daarvan in het programma voor het eerste jaar. Neem hier een verwijzing op naar de passages in het voorstel.
3
Volgens OESO/DAC classificatie http://www.oecd.org/dac/stats/34086975.pdf zie ook Annex 2 bij het beleidskader voor de lijst van verkiesbare landen. 4 http://www.oecd.org/dac/stats/49483614.pdf
12
III. Criteria m.b.t. de kwaliteit van het voorgestelde programma De kwaliteit en beleidsrelevantie van het programma en de beleidstheorie worden beoordeeld aan de hand van onderstaande criteria: a.
Criteria met betrekking tot de kwaliteit van de Beleidstheorie
De kwaliteit van de Beleidstheorie wordt bepaald aan de hand van de volgende maatstaven die betrekking hebben op de negen elementen die elke Beleidstheorie in ieder geval dient te bevatten: P.1: De mate waarin de Beleidstheorie een adequate context-, actor- en genderanalyse omvat ten aanzien van het thema waarop geïntervenieerd zal worden (n.b. zie over en voor de thema’s par. 2.2 van de Beleidsregels).
P.2: De mate waarin de Beleidstheorie onderbouwt hoe de strategische korte- en middellangetermijn doelstellingen en interventies logisch voortvloeien uit de context-, actor- en genderanalyse en daarop een visie heeft.
P.3: De mate waarin de Beleidstheorie een overtuigende toelichting geeft op de (keuze voor) de voorgenomen interventiestrategieën in het programma als logisch uitvloeisel van de analyse en doelstellingen.
P.4: In het geval van mede-indieners: de mate waarin de Beleidstheorie een adequate toelichting geeft op de diverse rollen van de alliantieleden in en de meerwaarde van de samenwerking, waarbij de penvoerder ook ingaat op vormen van samenwerking en de coördinatie tussen de penvoerder en de mede-indieners(s).
P.5: De mate waarin de Beleidstheorie een adequaat systeem met indicatoren biedt voor de monitoring van outputs, outcomes en impact.
P.6: De mate waarin de Beleidstheorie een adequate risicoanalyse omvat met daarbij een beschrijving van stappen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.
P.7: De mate waarin de Beleidstheorie overtuigend beschrijft in welke landen en/or regio’s de meerwaarde ligt van de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indiener(s) en waar zij haalbare mogelijkheden zien resultaten te boeken.
P.8: De mate waarin in de Beleidstheorie de aannames en keuzes die ten grondslag liggen aan de gekozen benadering, zijn geëxpliciteerd.
P.9: De mate waarin de Beleidstheorie aansluit bij de prioriteitsgebieden van FLOW 2016-2020
13
en de strategische doelstellingen genoemd bij die prioriteitsgebieden.
b. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het voorgestelde programma als geheel P.10: De mate waarin het programma beleidsmatig relevant is. Dit wordt beoordeeld aan de hand van de volgende factoren:
P.10.a: Relevantie voor het doel van dit subsidiebeleidskader: de mate waarin de activiteiten bijdragen aan het vergroten van het enabling environment voor gelijke rechten en kansen voor vrouwen en meisjes in lage- en lage-middeninkomenslanden, China, Maleisië, Thailand, Algerije, Iran, Jordanië, Libanon, Libië en Tunesië, voornamelijk op de thema’s van veiligheid (bestrijding van geweld tegen vrouwen), economische participatie en participatie van vrouwen in politiek en bestuur.
P.10.b: De mate waarin de activiteiten aansluiten bij het internationale Nederlandse genderbeleid zoals omschreven in de Kamerbrief Internationaal Genderbeleid van november 20115 en de meer recente kamerbrieven ‘Wat de wereld verdient’6 en ‘Respect en Recht voor ieder Mens van 14 juni 2013’7 alsmede de internationale consensus zoals verwoord in de betreffende aandachtsgebieden uit het Beijing Actieplan en het voorziene Post 2015 SDG 5 voor Gendergelijkheid.
P.10.c: Complementariteit en coherentie: de mate waarin de activiteiten zijn afgestemd op de situatie in de landen waarin de activiteiten worden uitgevoerd, het ontwikkelingsbeleid van Nederland en andere donoren, evenals de meerwaarde van de activiteiten ten opzichte van andere activiteiten in de landen waar de activiteiten worden uitgevoerd.
P.11: De mate waarin het programma, in het bijzonder de probleemstelling en doelstelling, is afgestemd op de uitkomsten van een valide analyse van de context.
P.12: De mate waarin het programma bijdraagt aan de institutionele capaciteitsopbouw van de partners in de landen van uitvoering en de mate waarin deze dan wel de doelgroep effectieve invloed hebben op de sturing van het programma. Toelichting:
U legt uit op welke wijze (activiteiten) het programma bijdraagt aan de versterking van de organisatiecapaciteit van de partnerorganisaties in de landen van uitvoering.
5
http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamerstukken/2011/11/15/kamerbrief-internationaalgenderbeleid.html 6 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/notas/2013/04/05/wat-de-wereld-verdient-een-nieuwe-agenda-voorhulp-handel-en-investeringen.html 7 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/notas/2013/06/14/beleidsbrief-respect-en-recht-voor-iedermens.html
14
U licht toe hoe de partners, c.q. doelgroep, betrokken zijn / is bij de voortgangsbewaking van het programma en specificeert welke (formele) invloed zij hebben op de bijsturing er van. U geeft tevens aan hoe de samenwerking tussen u en de lokale platforms (sub-grantees) is georganiseerd en geborgd. Bijvoorbeeld aan de hand van een beschrijving van het samenwerkingsverband en een organogram.
P.13: De mate waarin sprake is van adequaat risicomanagement, bestaande uit een adequate risicoanalyse en een adequaat systeem voor monitoring en bijsturing, en indien van toepassing de mate waarin de benodigde middelen zijn gewaarborgd die complementair aan de gevraagde subsidie nodig zijn voor de uitvoering van het programma
P.14: De mate waarin het programma een blijvend (duurzaam) effect voor de uiteindelijke doelgroep heeft en bijdraagt aan de institutionele duurzaamheid van de partners en de eigen organisatie van de aanvrager/penvoerder Toelichting bij criteria P1 tot en met P14: U geeft een overzicht van uw Beleidstheorie én een uitwerking van de activiteiten in het programma voor het eerste jaar van maximaal 3000 woorden waarin onderstaande onderdelen van de beleidstheorie worden behandeld (zie ook de beleidsregels FLOW 2016-2020 paragraaf 5.4 Aanvragen voor financiering): 1. Een context-, actor en genderanalyse; 2. De korte- en middellange-termijn doelstelling(en) en een visie daarop; 3. De gekozen strategie; 4. In het geval van mede-indieners een toelichting op de diverse rollen en meerwaarde van mede-indieners binnen het programma; 5. Meetbare proces- en impactindicatoren ten behoeve van monitoring en bijstelling; 6. Een risicoanalyse; 7. Een beschrijving in welke landen en/of regio’s de meerwaarde ligt van de indiener(s); 8. Geëxpliciteerde aannames ten aanzien van al het bovenstaande. 9. Het programmavoorstel voor het eerste jaar is een concrete uitwerking van de beleidstheorie en omvat een nauwkeurige beschrijving van de gekozen strategische interventies om het gewenste doel te bereiken (input, output en outcome), per land en afgestemd op de context van het land. Indien relevant worden de rollen van eventuele lokale strategische partners in de programma’s verhelderd.
15
c.
Beoordeling van de positie van de penvoerder en eventuele mede-indieners binnen het programma
P.15: In geval van mede-indieners, de mate waarin het werken met de mede-indieners meerwaarde heeft en de penvoerder en de mede-indieners ervaring hebben met het samenwerken in deze alliantie. In het geval van een alliantie omvat de aanvraag: 1. Een door alle betrokken organisaties getekende samenwerkingsovereenkomst, waarin in ieder geval afspraken zijn neergelegd over (i) de wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden van de alliantie, (ii) de wijze waarop de besluitvorming in de alliantie plaatsvindt, (iii) de wijze waarop de kosten en de risico’s worden gedeeld over de deelnemers en (iv) de wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd. 2. Een organisatieschema van het samenwerkingsverband voor zover van toepassing.
d.
Criteria voor Outcomes, Outputs, Activiteiten, Middelen
In dit onderdeel van de toets wordt de kwaliteit van de uitwerking van outcomes, outputs, activiteiten en middelen beoordeeld. P.16: De mate waarin het programma is uitgewerkt in outcomes, beoogde outputs, voorgenomen activiteiten en middelen en zijn voorzien van een helder verband tussen de te bereiken outputs en de daarvoor benodigde middelen, en de mate waarin de beoogde outcomes, outputs en middelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn uitgewerkt. P.16 a: De geformuleerde outcomes zijn concreet, bevinden zich binnen de span of influence van het programma en vloeien logisch voort uit de probleemstelling, zoals verwoord in de contextanalyse. Toelichting: U specificeert de te behalen outcomes.
P.16 b: De voortgang t.a.v. de geformuleerde outcomes kunnen op objectieve wijze vastgesteld worden. Toelichting: U specificeert per outcome 2-4 indicatoren waaraan de voortgang kan worden afgelezen. Tevens geeft u aan hoe de noodzakelijke data worden verzameld.
P.16 c: De geformuleerde outputs zijn concreet, bevinden zich binnen de span of control van het programma en staan logisch in verband met de onder 5 a genoemde outcomes. Toelichting: U specificeert de te behalen outputs.
16
P.16 d: De voortgang t.a.v. de geformuleerde outputs kan op objectieve wijze vastgesteld worden. Toelichting: U specificeert per output 2-4 indicatoren waaraan de voortgang kan worden bepaald. Tevens geeft u aan hoe de noodzakelijke data worden verzameld.
P.16 e: Er is een logisch verband tussen de voorgestelde activiteiten en de beoogde outputs. Toelichting: U geeft een samengevat overzicht t.a.v. de aard van de te realiseren activiteiten. Het is niet noodzakelijk om deze tot in detail uit te werken.
P.16 f: De aanvrager onderbouwt welke middelen er nodig zijn voor de realisatie van de voorgenomen outputs. Toelichting: U richt uw budget in per outcome indicator en per land/regio. U maakt onderscheid tussen directe programmakosten en doorbelaste programmakosten (tijdbesteding aanvrager).
Algemene toelichting dit onderdeel
Bij de formulering voor doelen en resultaten dient u zich te baseren op de begrippen ‘outcomes’ en ‘outputs’, zoals gedefinieerd door DAC/OECD.8.
Bij de onderdelen P.16.b en P.16.d wordt u gevraagd om kwaliteitsindicatoren voor respectievelijk, outcomes en outputs te specificeren. Als de voortgang niet in termen van cijfers uitgedrukt kan worden, kan gebruik gemaakt worden van kwalitatieve criteria. Het is hierbij wel zaak om dergelijke criteria precies te omschrijven. Uitgangspunt is dat er in alle gevallen sprake moet zijn van aantoonbaarheid vanuit het perspectief van het programma. Zo is het criterium: “halvering van het inflatiepercentage” wel in algemene zin aan te tonen, maar de bijdrage van een afzonderlijk programma niet.
Outcomes en outputs dienen zoveel mogelijk SMART te worden geformuleerd. De bijbehorende begrippen worden hieronder verder uitgewerkt. Specificiteit: De outcomes en outputs moeten voldoende specifiek zijn. Dat wil zeggen duidelijk gericht op de prioriteitsgebieden. Meetbaarheid: Aan de outcomes en outputs moeten heldere ‘succes’ criteria gekoppeld worden, zodat het bereiken van de voorgenomen resultaten op een zo objectief mogelijke wijze verantwoord kunnen worden. Acceptatie: Acceptatie van de outputs en outcomes bij de doelgroep (of stakeholders), blijkt o.a. uit de erkenning dat deze voor hen een toegevoegde waarde hebben, waardoor er bereidheid onder hen bestaat om effectief bij te dragen aan de totstandkoming van de resultaten (zie onderdeel 5.5. d). Realistisch gehalte: Er dient sprake te zijn van een redelijk volume van outputs: niet te veel en niet te weinig. De realiteitszin van de outputs hangt tevens af van de veronderstellingen
8 Voor de begrippen ‘doelen’ en ‘resultaten’ gelden de definities van OECD/DAC voor de begrippen ‘outcome’ en ‘output’, zoals ook weergegeven in Annex III van de beleidscontouren en in de OECD/DAC Glossary of Key Terms in Evaluation and ResultsBased Management.
17
waarop deze gebaseerd zijn. Een onrealistisch hoog gehalte aan bijdragen van derden (doelgroep, andere donoren) vormt bijvoorbeeld een bedreiging voor het realistische gehalte. Tijdsplanning: Het programma moet voorzien zijn van een reële tijdsfrasering en een realistische indicatie van de mijlpalen.
e. Criteria m.b.t. innovatief karakter van het programma P.17 De mate waarin het programma vernieuwend is, in thematische zin, door verbeteringen in de gehanteerde interventiestrategie en door efficiencywinst in de uitvoering. Toelichting: U licht toe in welke mate het programma vernieuwend is. Hierbij neemt u de volgende elementen in beschouwing: 1. Thematische vernieuwing: Deze kan plaatsvinden omdat het nieuwe thematische elementen toevoegt aan het bestaande programma van de organisatie, of omdat het een aspect introduceert binnen het bestaande thema. 2. Verbetering in de gehanteerde interventiestrategie (verhoogde effectiviteit van programma’s): Dit betekent dat de impact van het programma (t.o.v. eerdere programma’s) verhoogd wordt. Dit kan bijvoorbeeld zijn door synergie-effecten met andere programma’s, nieuwe samenwerkingsverbanden, complementaire activiteiten (1+1 > 2 principe), of door toepassing van nieuwe interventietechnieken. 3. Verhoogde efficiency in de uitvoering van programma’s: Dit komt er op neer dat dezelfde impact (t.o.v. eerdere programma’s) wordt bereikt met minder middelen. Dit kan bijvoorbeeld veroorzaakt zijn door kostenbesparingen: bijvoorbeeld lagere inkoopprijs en tijdswinst
IV. Track Record op het gebied van gendergelijkheid en vrouwenrechten.
Aan de hand van uw trackrecord zal de ervaring en het succes van de aanvrager dan wel de penvoerder en zijn eventuele mede-indieners ten aanzien van vrouwenrechten en gendergelijkheid blijken. Het track record wordt gepresenteerd in de vorm van minstens 3 en maximaal 5 casussen uit de afgelopen drie jaar (peildatum 1 januari 2015) waaruit blijkt in welke mate u in staat bent geplande outcomes en outputs op het gebied van gendergelijkheid en vrouwenrechten te realiseren en duurzaam te verankeren. In dit onderdeel wordt nader ingegaan op de resultaten die in het verleden door uw organisatie zijn bereikt. De kwaliteit van het trackrecord wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria, die u als leidraad kunt nemen bij de uitwerking van de onderdelen die uw trackrecord volgens paragraaf 5.4, onderdeel C, van de Beleidsregels, dient te bevatten. Verwijs telkens naar de relevante passages/pagina’s in de gebruikte documentatie.
18
Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het Track Record De kwaliteit van het Track Record wordt bepaald aan de hand van de volgende maatstaven die betrekking hebben op de factoren waarop elk Track Record in ieder geval inzicht dient te bieden: T.1: De mate waarin de organisatie/alliantie inhoudelijke expertise heeft opgebouwd op het terrein van gendergelijkheid en vrouwenrechten, in het bijzonder de thema’s waarop FLOW 2016-2020 zich richt.
T.2: De mate van effectiviteit van de door de organisatie/alliantie uitgevoerde activiteiten op het terrein van gendergelijkheid en vrouwenrechten, waarbij wordt gekeken naar het gebruik van relevante nationale en internationale netwerken om de effectiviteit van de interventie te vergroten en naar de uitdagingen en hoe hiermee is omgegaan.
T.3: De mate waarin de organisatie/alliantie innovatief werkt, zowel op het terrein van gehanteerde interventiestrategieën als door efficiencywinst in de uitvoering van de programma’s.
T.4: De mate waarin de organisatie/alliantie transparant werkt voor, verantwoording aflegt aan en draagvlak heeft bij de doelgroep, partnerorganisaties, lokale stakeholders, donoren en het bredere publiek (inclusief leden/donateurs).
T.5: De mate waarin de werkzaamheden van de organisatie/alliantie inclusief zijn ten aanzien van betrokkenheid van de lokale partners, het mainstreamen van gender en het verbeteren van de kansen van en toegang tot basisvoorzieningen van kwetsbare en gemarginaliseerde groepen.
T.6: De mate waarin een structurele inbedding van de resultaten heeft plaatsgevonden.
T.7: De mate waarin de organisatie/alliantie toegevoegde waarde heeft op het gebied van gendergelijkheid ten opzichte van andere actoren: overheden, andere maatschappelijke organisaties, multilaterale organisaties en bedrijfsleven. T.8: De mate waarin de organisatie/alliantie beschikt over lerend vermogen en aanpassingsvermogen op basis van de PME geleerde lessen.
19
V. Afsluiting: ondertekening Aanvrager verklaart hierbij dat alle gegevens in het aanvraagformulier en bijhorende bijlagen naar waarheid zijn ingevuld en bijgevoegd.
Naam aanvrager
Naam tekeningsbevoegde
Datum
Plaats
Handtekening
VI. Bijlagen Bij uw aanvraag voegt u in elk geval de volgende bijlagen, die u nummert ten behoeve van een juiste verwijzing waar daar om gevraagd wordt in de betreffende onderdelen van dit aanvraagstramien. 1.1
Kopie van de statuten en oprichtingsakten van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van een alliantie.
1.2
Overzicht van de contactgegevens van de aanvragende organisatie en mede-indieners (gegevens directeur(en) en contactpersonen, adres, email adres, telefoon en faxnummer).
1.3
In geval van een alliantie een door de betrokken organisaties getekende samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst bevat in ieder geval afspraken over de wijze waarop elk van de partijen bijdraagt aan de werkzaamheden van de alliantie, van de wijze waarop de besluitvorming in de alliantie plaats vindt, de wijze waarop de kosten en risico’s gedeeld worden over de deelnemers en de wijze waarop de naleving van de aan subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd.
1.4
Organisatieschema van de alliantie voor zover van toepassing.
1.5
Jaarverslagen 2012 - 2014 van de aanvrager/penvoerder en organisaties die deel uitmaken van een alliantie. Hierbij volstaat een link. Indien de documenten niet online beschikbaar zijn, dienen de originele documenten te worden meegestuurd.
20
1.6
Jaarrekeningen 2012 - 2014 van de aanvrager/penvoerder en organisaties die deel uitmaken van een alliantie.
1.7
De laatste accountantsverklaring en management letter (indien aanwezig) van de aanvragende organisaties en organisaties die deel uitmaken van de alliantie.
1.8
Het bewijs van PARTOS ISO-9001 certificering ofwel een verwijzing naar een geldige en positief beoordeelde COCA of organisatietoets.
1.9
Alleen voor aanvragers/penvoerders waarvan de omstandigheden sinds de laatste organisatietoets/COCA zodanig zijn gewijzigd dat de resultaten van de toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn: een toelichting op de aspecten die zijn gewijzigd, zo nodig voorzien van additionele documenten.
1.10
Alleen voor aanvragers/penvoerders met een positief beoordeelde COCA die ouder is dan vier jaar: een volledig ingevuld verkort organisatietoets-formulier (annex 4 bij de beleidsregels).
1.11
Alleen voor aanvragers/penvoerders die niet over een positief beoordeelde organisatietoets dan wel COCA beschikken, noch PARTOS ISO-9001 gecertificeerd zijn, een volledig ingevulde organisatietoets aan de hand van het COCA-format (annex 3 bij de beleidsregels).
1.12
Beleidstheorie.
1.13
Uitgewerkt programmavoorstel voor het eerste jaar.
1.14
Track Record in de vorm van minimaal 3 en maximaal 5 cases.
21
