Subsidiereglement ten behoeve van het plaatselijk sociaal-cultureel werk Art. 1: Algemeen: Binnen de perken van het budget zoals opgenomen in de toelichting bij het budget -zoals goedgekeurd door de gemeenteraad- onder het punt ‘een overzicht, per beleidsveld, van de te verstrekken werkings- en investeringssubsidies’ kan volgens de regels en de voorwaarden die hierna worden vastgesteld een bijzondere subsidie worden toegekend aan sociaal-culturele verenigingen en organisaties die een bijzondere activiteit inrichten. Art. 2: Selectiecriteria: Personele criteria: §1. Enkel sociaal-culturele verenigingen en organisaties, zowel publieke als private, komen in aanmerking voor een bijzondere subsidie op basis van onderhavig reglement. Verenigingen die een erfgoed- of toerismewerking ontwikkelen, worden eveneens beschouwd als sociaal-culturele verenigingen. §2. Om in aanmerking te komen voor een bijzondere subsidie moeten de sociaal-culturele verenigingen, vermeld in artikel 2§1, beantwoorden aan volgende criteria: 1° zij moeten werken met vrijwilligers; 2° zij moeten een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente Ranst; 3° zij moeten aangesloten zijn bij de Ranstse Verenigingenraad die een onderdeel vormt van de gemeentelijke adviesraad voor cultuurbeleid. Art. 3: Selectiecriteria: Materiële criteria §1. Enkel bijzondere activiteiten komen in aanmerking voor een bijzondere subsidie. §2. Bijzondere activiteiten, zoals vermeld in artikel 3§1, zijn activiteiten die beantwoorden aan elk van de volgende criteria: 1° De activiteit moet de reguliere werking van de vereniging of organisatie overstijgen. Dit houdt in dat: a) deze activiteit niet georganiseerd werd tijdens de afgelopen 2 kalenderjaren waarin de vereniging of organisatie een actieve werking heeft ontwikkeld. b) de vereniging of organisatie kan aantonen dat er voor deze bijzondere activiteit ook buiten de reguliere kanalen van de vereniging promotie en communicatie wordt gevoerd. 2° De activiteit moet, al dan niet tegen betaling, toegankelijk zijn voor alle belangstellenden. 3° De activiteit moet minstens éénmaal plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Ranst. 4° De activiteit moet in hoofdzaak een culturele inslag hebben in de ruime betekenis van het woord, d.w.z. dat alleen activiteiten met als hoofdthema muziek; zang; toneel; dans; fotografie; architectuur; film; beeldende kunst; nieuwe media; vormgeving en toegepaste kunst; literatuur; vorming; culturele educatie; culturele vrijetijdsbesteding; roerend, onroerend en immaterieel erfgoed; toerisme en recreatie… in aanmerking komen voor een bijzondere subsidie. Deze opsomming is niet exhaustief. Activiteiten waarbij louter vooraf opgenomen muziek wordt afgespeeld, zoals (dans)fuiven, komen niet in aanmerking. 5° De activiteit moet duidelijk begrensd zijn in tijd en ruimte. Art. 4: De bijzondere subsidie. §1. Het bedrag van de bijzondere subsidie die door het gemeentebestuur wordt toegekend conform de artikels 2 en 3 wordt bepaald op basis van volgende twee criteria: 1° het aantal verenigingen of organisaties die instaan voor de organisatie van de bijzondere activiteit. Hierbij worden drie categorieën onderscheiden: 1) één vereniging of organisatie; 2) twee verenigingen of organisaties; 3) drie of meer verenigingen of organisaties. 2° De graad van toegankelijkheid van de bijzondere activiteit. Hierbij worden twee mogelijkheden voorzien: gratis (de activiteit is voor iedere bezoeker gratis toegankelijk) of betalend (de activiteit is niet voor iedere bezoeker gratis toegankelijk). §2. De bijzondere subsidie die door het gemeentebestuur wordt toegekend conform de artikels 2, 3 en 4§1 kan in geen geval meer bedragen dan het maximaal subsidiebedrag vastgelegd in artikel 5 van onderhavig reglement. §3. De percentages, vastgelegd in artikel 5 van onderhavig reglement, hebben uitsluitend betrekking op de aantoonbare, subsidiabele uitgaven van het bijzonder initiatief.
1
Art. 5: De bijzondere subsidie De bijzondere subsidie die door het gemeentebestuur wordt toegekend conform de artikels 2, 3 en 4 bedraagt: Organisator Bijzondere subsidie Maximaal subsidiebedrag Betalend Gratis Betalend Gratis 1 vereniging of organisatie 25% 40% 300 euro 500 euro 2 verenigingen/organisaties 25% 40% 400 euro 750 euro 3 of meer 25% 40% 500 euro 1000 euro verenigingen/organisaties Art. 6: De bijzondere subsidie Indien de vereniging of organisatie voor de publieke uitvoering van de bijzondere activiteit gebruik maakt van de culturele infrastructuur van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard, geniet de vereniging of organisatie, aanvullend op de bijzondere subsidie vermeld in artikel 5, een uitzonderlijke korting van 25% op de geldende retributie voor het gebruik van de culturele infrastructuur van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard. Art. 7: Subsidiabele uitgaven. §1. Alle aantoonbare uitgaven die rechtstreeks betrekking hebben op de organisatie van de bijzondere activiteit komen in aanmerking voor subsidiëring op basis van onderhavig reglement, met uitzondering van alle vergoedingen, onder welke vorm ook, voor eigen leden en personeelsleden (zoals onkosten- en vrijwilligersvergoedingen, verplaatsingskosten, kledijkosten…). §2. Uitgaven die eigen zijn aan de reguliere werking van de organisatie en investeringen die niet uitsluitend in functie staan van de bijzondere activiteit, komen niet in aanmerking voor subsidiëring op basis van onderhavig reglement. Art. 8: Aanvraagprocedure: §1. Het aanvraagdossier voor het bekomen van een bijzondere subsidie moet schriftelijk worden ingediend bij de cultuurdienst van de gemeente Ranst, Antwerpsesteenweg 57, 2520 BroechemRanst,
[email protected]. §2. Het aanvraagdossier moet minstens volgende documenten en informatie bevatten: 1° Het standaard aanvraagformulier. Dit formulier moet door de aanvrager volledig worden ingevuld en ondertekend. Het standaard aanvraagformulier is te verkrijgen bij de cultuurdienst van de gemeente Ranst of via de gemeentelijke website www.ranst.be. Het standaard aanvraagformulier wordt als bijlage bij dit reglement gevoegd en fungeert tevens als een door het gemeentebestuur erkend volmachtformulier voor de uitbetaling van de bijzondere subsidie. 2° De vermelding van de organisator(en). Het aanvraagdossier moet een korte voorstelling bevatten van de aanvragende organisator. Indien de bijzondere activiteit wordt ingericht door 2 of meerdere verenigingen of organisaties, dan moet het aanvraagdossier niet alleen de aanvragende organisator vermelden maar ook alle medewerkende verenigingen of organisaties. Uit de omschrijving moet blijken of de aanvragende organisator beantwoordt aan de personele criteria vooropgesteld in artikel 2. Vereniging of organisaties met rechtspersoonlijkheid moeten een kopie van hun statuten toevoegen. Bij twee of meerdere organisatoren moet de aard van de samenwerking worden toegelicht. 3° Een beschrijving van de bijzondere activiteit. Uit de grondige beschrijving moet duidelijk blijken dat de activiteit beantwoordt aan de 5 materiële criteria vooropgesteld in artikel 3§2 (°1-°5). 4° Een raming van de uitgaven en inkomsten. Het aanvraagdossier moet een gedetailleerde raming bevatten van de eigen uitgaven en de verwachte inkomsten voor/van de bijzondere activiteit. Daarbij moet duidelijk worden vermeld of de activiteit al dan niet gratis toegankelijk is voor iedere bezoeker. 5° Eventuele andere subsidies die aangevraagd zijn/zullen worden (bij andere subsidiërende instanties) voor dezelfde activiteit; Art. 9: Aanvraagprocedure
2
§1. Het aanvraagdossier voor het bekomen van een bijzondere subsidie mag ten vroegste 1 jaar en moet ten laatste 4 maanden voor de aanvang van de bijzondere activiteit schriftelijk worden ingediend bij de cultuurdienst van de gemeente Ranst. §2. Binnen de 2 weken na ontvangst van het aanvraagdossier bezorgt de cultuurdienst de aanvragende organisator een bewijs van ontvangst. §3. Zonder een volledig en tijdig ingediend aanvraagdossier kan geen bijzondere subsidie worden toegekend. Art. 10: Toekenningsprocedure: §1. Binnen de 9 weken na ontvangst van het aanvraagdossier door de cultuurdienst brengt de bevoegde adviesraad voor cultuur een gemotiveerd advies uit aan het college van burgemeester en schepenen over het volledig en tijdig ingediende aanvraagdossier. §2. De bevoegde adviesraad voor cultuur is steeds de Raad voor Kunst en Cultuur, tenzij de bijzondere activiteit in hoofdzaak een erfgoed- of een toerismeactiviteit betreft. Indien de bijzondere activiteit een erfgoedactiviteit is, ligt de adviesbevoegdheid bij de gemeentelijke documentatieraad. Indien de aanvraag een toeristisch-recreatieve activiteit betreft, brengt de Raad voor Toerisme Ranst advies uit. Bij betwisting of indien het een bijzondere activiteit betreft die onder de adviesbevoegdheid van twee of meer adviesraden voor cultuur valt, brengt de cultuurkoepel advies uit. Art. 11: Toekenningsprocedure §1. Op basis van het advies van de bevoegde adviesraad en binnen de drie weken na ontvangst van het advies neemt het college van burgemeester en schepenen een principiële beslissing over het al dan niet toekennen van de bijzondere subsidie. §2. Indien de principiële beslissing van het college van burgemeester en schepenen afwijkt van het advies van de bevoegde adviesraad, moet het college van burgemeester en schepenen zijn beslissing omstandig motiveren. §3. De cultuurdienst brengt de aanvragende organisator zo snel mogelijk op de hoogte van de principiële beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Art. 12: Beperkingen: §1. Voor één bepaalde activiteit kan slechts één aanvraagdossier worden ingediend. §2. Wanneer een subsidie definitief is toegekend aan een vereniging of organisatie voor een bijzondere activiteit, dan kan diezelfde vereniging of organisatie geen nieuwe bijzondere subsidie aanvragen noch ontvangen voor een nieuwe activiteit die plaatsvindt binnen de twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de gesubsidieerde activiteit plaatsvond. Bij samenwerking tussen twee of meerdere verenigingen of organisaties aan één activiteit, vallen alle samenwerkende verenigingen onder de hier vermelde beperking. §3. De bijzondere subsidie kan niet gecumuleerd worden met een andere bijzondere gemeentelijke subsidie of toelage (bv. voor jubileumvieringen, voor receptiekosten…) voor eenzelfde activiteit. Bij samenwerking tussen twee of meerdere verenigingen of organisaties aan één activiteit, vallen alle samenwerkende verenigingen onder de hier vermelde beperking. Art. 13: Communicatie: §1. De organisator die op basis van een principiële beslissing van het college van burgemeester en schepenen recht heeft op een bijzondere subsidie, moet op al het promotiemateriaal (flyers, affiches, brochures, aankondiging op de website…) ter bekendmaking van de bijzondere activiteit steeds de tekst “Met steun van het gemeentebestuur Ranst” vermelden. §2. Informatie over de gesubsidieerde bijzondere activiteit moet door de aanvrager worden ingevoerd op www.uitdatabank.be Art. 14: Wijzigingen Indien de bijzondere activiteit niet kan plaatsvinden of indien de gegevens vermeld in het aanvraagdossier na de principiële beslissing van het college van burgemeester en schepenen substantieel wijzigen, dan dient de aanvragende organisator deze wijzigingen zo snel mogelijk mee te delen aan de cultuurdienst. Art. 15: Evaluatie:
3
§1. Met het oog op de definitieve toekenning en de uitbetaling van het subsidiebedrag verstrekt de organisator binnen de 3 maanden na afloop van de bijzondere activiteit volgende gegevens aan de cultuurdienst: 1° Een activiteitenverslag, vergezeld van documenten die bewijzen dat de activiteit effectief heeft plaatsgevonden (bv. persartikels, foto’s…) en dat de activiteit effectief beantwoordde aan de 5 criteria vermeld in artikel 3§2 (°1-°5). 2° Een financieel verslag met vermelding van de effectieve, subsidiabele uitgaven en met de bijbehorende bewijsstukken; §2. De cultuurdienst heeft te allen tijde het recht om bijkomende informatie over de bijzondere activiteit in te winnen bij de organisator(en) en/of derden. §3. De cultuurdienst legt het activiteitenverslag, het financieel verslag en de eventuele bijkomende informatie voor aan het college van burgemeester en schepenen. Art. 16: Evaluatie: §1. Op basis van het activiteitenverslag, het financieel verslag en eventuele bijkomende informatie beslist het college van burgemeester en schepenen over het al dan niet definitief toekennen en het uitbetalen van de bijzondere subsidie. §2. Indien het college van burgemeester en schepenen op basis van het activiteitenverslag, het financieel verslag en eventuele bijkomende informatie vaststelt dat de activiteit inderdaad beantwoordde aan de voorwaarden vermeld in artikel 3§2 en dat de effectieve subsidiabele uitgaven overeenkomen met de geraamde subsidiabele uitgaven in het aanvraagdossier, wordt de principieel toegekende subsidie definitief toegekend. §3. Indien het college van burgemeester en schepenen op basis van het activiteitenverslag, het financieel verslag en eventuele bijkomende informatie vaststelt dat de activiteit niet beantwoordde aan de voorwaarden vermeld in artikel 3§2, vervalt de principiële toekenning en wordt er geen bijzondere subsidie uitbetaald. §4. Indien het college van burgemeester en schepenen op basis van het activiteitenverslag, het financieel verslag en eventuele bijkomende informatie vaststelt dat de activiteit wel degelijk beantwoordde aan de voorwaarden vermeld in artikel 3§2 maar dat de effectieve subsidiabele uitgaven niet overeenkomen met de geraamde subsidiabele uitgaven in het aanvraagdossier, dan wordt de principieel toegekende subsidie aangepast conform artikel 5. §5. De cultuurdienst brengt de aanvragende organisator zo snel mogelijk op de hoogte van de definitieve beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Art. 17: Definitieve toekenning en uitbetaling §1. De bijzondere subsidie wordt uitbetaald na de definitieve toekenning door het college van burgemeester en schepenen op basis van het activiteitenverslag, het financieel verslag en eventuele bijkomende informatie. §2. De uitbetaling gebeurt uiterlijk 60 dagen na de definitieve beslissing van het college van burgemeester en schepenen op het rekeningnummer van de aanvragende organisator zoals vermeld in het standaard aanvraagformulier. §3. Indien de bijzondere activiteit wordt ingericht door 2 of meerdere verenigingen of organisaties, dan wordt de subsidie onverdeeld uitbetaald aan de aanvragende organisator. De aanvragende organisator en de medewerkende vereniging(en) of organisatie(s) dienen desgevallend zelf de onderlinge verdeling te regelen. Art. 18: Sancties en betwistingen §1. Door het indienen van een aanvraagdossier verklaart de aanvragende organisator zich akkoord met: 1° het uitnodigen van de leden van het college van burgemeester en schepenen op de bijzondere activiteit; 2° de controle door het gemeentebestuur van de juistheid van de gegevens vermeld in het aanvraagdossier, het activiteitenverslag en het financieel verslag; 3° het binnen een redelijke termijn verstrekken van bijkomende informatie en toelichtingen aangaande de bijzondere activiteit op vraag van het gemeentebestuur.
4
§2. Het niet naleven van de bepalingen vermeld in de artikels 13, 14, 15§1 en 18§1 kunnen aanleiding geven tot het niet toekennen van een bijzondere subsidie of tot het terugvorderen van een ten onrechte toegekende bijzondere subsidie. Art. 19: Sancties en betwistingen Het college van burgemeester en schepenen beslist, na advies vanwege de bevoegde adviesraad, over niet voorziene gevallen en over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Art. 20: Slotbepalingen §1. Door het indienen van een aanvraagdossier aanvaarden de aanvragende organisator en de eventueel samenwerkende verenigingen of organisaties de bepalingen van onderhavig reglement en de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen. §2. De toekenning van de bijzondere subsidie gebeurt steeds binnen de perken van het beschikbare krediet. Het bij gebrek aan kredieten niet toekennen van een bijzondere subsidie door het college van burgemeester en schepenen kan in geen geval recht op schadevergoeding doen ontstaan in hoofde van de aanvragende organisator of één van de samenwerkende verenigingen of organisaties. §3. Dit reglement valt onder het algemeen bestuurlijk toezicht zoals bepaald in artikel 252 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005. §4. Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2014 en geldt tot en met 31 december 2019.
5
