Stylizace a úprava písemnosti při organizaci a řízení podniku Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Firmy korespondují nejen se svými obchodními partnery a úřady, ale vyhotovují i celou řadu interních (vnitropodnikových) písemností. Jedná se především o písemné doklady při pracovních poradách, při pracovních cestách, o příkazy, směrnice, oběžníky, hlášení, ale také o organizaci různých seminářů, vědeckých jednání a podobně. Tyto písemnosti se od obchodních písemností odlišují jak svým obsahem, tak i úpravou. Protože mají většinou informativní charakter je jejich stylizace stručná, bez zdvořilostních frází. Upravují se na čistý list A4 bez předtisku. Pro urychlení práce je možné připravit si předem formulář, na kterém jsou uvedeny neměnné údaje a podle potřeby doplňujeme pouze ostatní, aktuální, údaje. Vzory písemností jsou uvedeny v samostatném souboru.
PRACOVNÍ PORADY (jiná jednání, např. školení, vědecká jednání, apod.) Na pracovních poradách se řeší problémy, které vyžadují odborné posouzení všemi pozvanými účastníky. Porady jsou proto v tomto smyslu určitou formou týmové práce. Pokud mají být skutečně efektivní, musí být předem dobře připraveny a z jejich průběhu je pořízen písemný záznam. Pracovní porady jsou buď předem plánované a známé, nebo se svolávají pro okamžité vyřešení vzniklého problému. Členíme tedy porady na plánované a operativní. Konají se na různých úrovních, např. porady vedení firmy, provozní porady, porady mistrů apod. Na přípravě porady spolupracuje vedoucí porady (ředitel, náměstek nebo jiný vedoucí pracovník, který poradu svolává) se svou asistentkou. Vedoucí porady určuje: • • •
předmět jednání (program), okruh účastníků, termín porady (den, hodinu zahájení, délku trvání).
Asistent(ka) (sekretářka) zajišťuje: • • • • •
pozvání účastníků, přípravu místnosti na poradu, přípravu materiálů pro porady, zápis z porady, občerstvení.
POZVÁNKY NA PORADU Na běžné nebo operativní porady se písemné pozvánky neposílají – stačí osobní pozvání (telefonické), někdy se využívá elektronická pošta. Na větší nebo důležité porady, kterkých se zúčastňují i pozvaní hosté z jiných firem a interní zaměstnanci z odloučených pracovišť se pozvánky posílají (poštou nebo elektronickou poštou). Tištěné pozvánky se většinou rozmnožují, místo podpisu se jméno a příjmení vedoucího porady vypisuje se zkratkou v. r. – vlastní rukou (podpis se nesmí kopírovat!) U reprezentativních jednání se pozvánky nechávají tisknout. Významné hosty může vedoucí pozvat osobním dopisem, ke kterému připojuje pozvánku s programem. Interním účastníkům z odloučených pracovišť se mohou pozvánky poslat elektronickou poštou nebo faxem. K e-mailové zprávě se připojí soubor, ve kterém je pozvánka uložena. Příjemce si ji může otevřít a vytisknout. Pozvánka by měla mít tyto náležitosti: • • • • • • • •
název firmy, která poradu pořádá, účel porady, datum a místo konání, hodina zahájení, program porady (jednotlivé body jednání, případně i s jejich časocým rozvržením a jménem přednášejícího), termín ukončení porady, důležité poznámky pro účastníky, místo a datum vyhotovení pozvánky, jméno a funkce vedoucího, který poradu svolává (u rozmnožených pozvánek se za jméno uvádí zkratka v. r.),
Pozvánky se mohou upravovat: • • •
na list bez předtisku, na předtisk dopisního papíru, jako osobní dopis vedoucího.
ÚPRAVA POZVÁNKY NA LIST BEZ PŘEDTISKU V záhlaví pozvánky se uvádí adresa firmy, která poradu svolává, a to v jednom nebo ve dvou řádcích. Záhlaví se zarovná na střed a zvýrazní se tučně nebo podtržením. Text pozvánky se umístí rovnoměrně na stránce, zvolí se vhodné řádkování (řádkování 1,5 nebo jednoduché). Rozložení textu pozvánky na stránce je možné ještě upravit po jejím dokončení tak, aby dolní okraj byl větší než horní (tj. než 2,5 cm).
Slovo „POZVÁNKA“ napíšeme po vynechání tří řádků pod záhlavím, zvýrazníme velkými písmeny, tučně nebo proloženě a zarovnáme na střed řádku. Po vynechání dvou řádků pokračujeme textem pozvánky, ve kterém uvedeme druh porady (s malým počátečním písmenem). Datum porady a její začátek zvýrazníme opět tučným písmem nebo podtržením a zarovnáme na střed řádku. Tento text oddělíme od předešlého a následujícího textu jedním prázdným řádkem. V dalším textu uvedeme místo jednání (adresa, včetně přesného určení místa, tj. poschodí a číslo dveří). Tento text začínáme psát s malým počátečním písmenem. Datum a časový údaj upravíme podle platné ČSN 01 6910. Program porady oddělíme od předchozího textu dvěma řádky a zvýrazníme tučným písmeme nebo podtržením. Jednotlivé body programu můžeme doplnit jménem přednášejícího. V některých případech uvádíme i hodinou jeho začátku, kterou zarovnáme vpravo. Každý bod programu začínáme psát na nový řádek od levého okraje. Pokud některý bod programu je delší než jeden řádek, oddělujeme jednotlivé body programu jedním prázdným řádkem (můžeme použít nastavení meziodstavcové mezery 12 bodů za entrem). Pod programem uvádíme předpokládaný termín ukončení porady. Začínáme je psát jako nový odstavec, který od posledního bodu programu oddělíme dvěma prázdnými řádky. Jako samostatný odstavec můžeme uvést důležité poznámky pro účastníky. Tento odstavec oddělíme od předešlého textu dvěma prázdnými řádky. Na závěr pozvánky, po vynechání dvou prázdných řádků, napíšeme od levé svislice místo a datum vyhotovení. Po vynechání dalších dvou prázdných řádků uvedeme od levé svislice plné jméno a funkci vedoucího, který poradu svolává (pokud se bude pozvánka rozmnožovat, doplníme jméno zkratkou v. r.).
ÚPRAVA POZVÁNKY NA PŘEDTISK DOPISNÍHO PAPÍRU Pozvánka na dopisním předtisku je více osobní, protože je určena přímo pro konkrétního úřastníka. Tyto pozvánky se používají především v těch případech, kdy program jednání není obsáhlý a zve se jen několik málo osob. Úprava je stená jako v obchodním dopisu. Je zde pouze několik odlišností od obchodního dopisu, a to:
•
Adresu začínáme oslovením, na dalším řádku uvedeme plné jméno (včetně titulu), na dalším řádku napíšeme název firmy, u které je zvaná osoba zaměstnána a její adresa. Pozvánku můžeme poslat také na soukromou adresu účastníka.
•
V heslovitém vyjídření obsahu dopisu uvedeme o jaké jednání se jedná.
•
Text začneme vždy oslovením adresáta. V úvodní první věty použijeme buď zdvořilostní frázi, nebo vysvětlíme důvod pozvání.
•
Pozvánku ukončíme pozdravem, pod kterým předepíšeme plné jméno a funkci podepsaného vedoucího, pověřeného pozváním adresáta. Dopis můžeme opatřit razítkem.
ÚPRAVA POZVÁNKY JAKO OSOBNÍ DOPIS VEDOUCÍHO Úprava tohoto typu dopisu je popsaná v samostatné části – Stylizace a úprava dopisů vedoucích pracovníků. Pozvánky s touto úpravou se používají v těch případech, že zveme na jednání významné obchodní partnety, představitelé měst nebo obcí, případné jiné významné osobnosti. K dopisu přikládáme zpravidla pozvánku s programem, jmény přednášejících, případně s časovým rozvržením. Tyto pozvánky posíláme poštou, v obálce bez okénka, nebo předáváme osobně. PREZENČNÍ LISTINA (Listina přítomných) Jména účastníků porady se uvádějí v zápise z porady (řadí se podle pracovního postavení), při větším počtu účastníků se k zápisu přikládá prezenční listina (listina přítomných) – je vhodné si ji připravit předem ve formě jednoduchého formuláře. Prezenční listina by měla obsahovat: • • • • •
druh porady, datum a místo konání, pořadové číslo účastníka, pracovní funkce, podpis účastníka.
Při návrhu formuláře je třeba brát v úvahu i druh jednání, na který se prezenční listina připrvuje a podle toho upravit i její obsah. Pokud jsou účastníci porady předem známi,
předepisují se jejich jména a funkce a účastníci se potom jen podepíší. Pokud neznáme jména účastníků jednání, doplníme prezení listitu o jméno a příjmení. Doplnit můžeme ještě závod nebo firmu, kterou účastník zastupuje. Prezenční listina se může doplnit o poznámku, kterou lze použít k různým účelům. Úprava prezenční listiny Prezenční listina se upravuje na čistý list papíru. V záhlaví se uvede adresa firmy, která poradu nebo jednání pořádá. Název „Prezenční listina“ se uvede na samostatný řádek, zvýrazní se tučným písmem a zarovná na střed řádku. Po vynechání jednoho řádku se uvede o jakou poradu nebo jednání se jedná, kde a kdy se konala. Porom upravíme vlastní prezenční listinu, kterou upravíme formou tabulky.
ZÁPISY Zápisy z jednání se vyhotovují ještě týž den, kdy se jednání konalo, nejpozději následující den. Vyhotovují se v počtu nezbytně nutném, číslují se podle druhu porady, rozmnožují se a posílají všem účastníkům porady. Zápisy se ukládají, protože jsou jediným písemným dokladem o jednání. Musí být proto jasmě formulovány, pravdivé a přehledné. Nejčastěji se používá stručný zápis, který má obsahovat: • • • • • • • • • • • • •
název firmy, která jednání pořádá, číslo zápisu, druh porady, datum jejího konání, údaje o přítomných, omluvených a hostech (v zápise se buď vyjmenují v pořadí podle pracovního postavení nebo se k zápisu přiloží prezenční listina), program jednání, stručný obsah jednotlivých bodů jednání, uložené úkoly, jména těch, kteří odpovídají za splnění uložených úkolů, termíny splnění uložených úkolů, datum a místo vyhotovení zápisu, jméno zapisovatele, jméno a funkci vedoucího jednání.
Stručný zápis většinou stylizuje vedoucí jednání a pak ho nadiktuje své asistentce, která se postará o doručení jednotlivým účastníkům jednání.
Podrobnější zápis má v podstatě stejný obsah jako stručný zápis, ale navíc se v něm uvádějí obsáhlejší záznamy jednotlivých bodů programu či doslovná znění některých připomínek. Tento zápis stylizuje zapisovatel již během porady (většinou podle pokynů toho, kdo pordu řídí). Dobrým pomocníkem bývá počítač, používaný přímo při jednání. Doslovný zápis se pořizuje při důležitých poradách a jednáních (např. v Parlamentu). Vyhotovují jej komorní stenografové, kteří jsou schopni zachytit mluvený projev v doslovném znění. Dobrým pomocníkem je jim magnetofon nebo diktafon, který slouží zejména při převodu stenogramu tam, kde si komorní stenograf není jistý správností svého záznamu. Úprava zápisu Zápisy se vyhotovují přímo jako čistopis buď podle diktátu vedoucího jednání, nebo z konceptu, který byl pořízen zapisovatelem jednání. Úprava musí být přehledná, jednoduchá a prostorově nenáročná (nejvýhodnější je psát celý zápis jednoduchým řádkováním). V záhlaví se uvede adresa firmy, která poradu nebo jednání pořádá. Na samostatném řádku se uvede označení „Zápis“ a jeho číslo – zvýrazní se tučně a zarovná na střed řádku. Všechny další údaje píšeme od levé svislice. Po vynechání jednoho řádku se uvedou údaje o druhu porady nebo jednání, datum a místo jednání. Po vynechání jednoho řádku uvedeme údaje o přítomných, omluvených a případných hostech. Při větším počtu účastníků se uvede pouze jejich počet a napíše „podle prezenční listiny“ a k zápisu přikložíme prezenční listinu. Po vynechání jednoho řádku uvedeme jednotlivé body programu. Pod programem vynecháme jeden řádek a napíšeme k jednotlivým bodům programu stručný, případně obsáhlejší nebo doslovný zápis – vždy jako nový odstavec oddělený od předchozího odstavce prázdným řádkem. Pokud byl u některého bodu programu stanoven úkol a termín jeho splnění, uvede se na samostatný řádek termín jeho splnění a jméno osoby, která z dodržení tohoto termínu odpovídá. Zápis ukončíme uvedením místa a data vyhotovení, jména zpisovatele a plného jména, příjmení a funkce vedoucího porady nebo jednání. Pokud se zápis rozmnožuje, uvede se za jméno a příjmení vedoucího porady zkratka v. r. (vlastní rukou). Vyhotovuje-li se pouze originál, je potřeb vynechat dostatek místa pro podpis. Místo a datum vyhotovení i jméno zapisovatele napíšeme od levé svislice po vynechání jednoho řádku pod posledním bodem programu. Po vynechání jednoho řádku pod jménem zapisovatele napíšeme od levé svislice jméno a
příjmení vedoucího porady nebo jednání a na další řádek funkci vedoucího porady nebo jednání. Pokud bude vedoucí porady zápis podepisovat, musí se vynechat místo na tento podpis.
PRACOVNÍ CESTY Možnost vyslat zaměstnance na pracovní cestu upravuje zákoník práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytně nutnou na pracovní cestu, kterou zaměstnanec vykoná podle pokynů svého nadřízeného, který ho na pracovní cestu vyslal nebo který s jeho pracovní cestou souhlasí. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance i na pracovní cestu do zahraničí. Před pracovní cestou je potřeba: • Zvolit vhodný dopravní prostředek. • Vyhledat nejvhodnější dopravní spojení, zajistit místenku, letenku, lůžko nebo lehátko. • Při vícedenní pracovní cestě zajistit ubytování. • Připravit veškeré podklady k pracovní cestě. • Dát si schválit pracovní cestu vedoucím pracovníkem. • Při finančně nákladnější pracovní cestě požádat o zálohu.
SCHVÁLENÍ PRACOVNÍ CESTY Zaměstnavatel, který vysílá zaměstnance na pracovní cestu, určí místo jeho nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání pracovní cesty, způsob dopravy a místo ukončení pracovní cesty. Pro schválení pracovní cesty musí zaměstnanec požádat většinou písemně na formuláři, který je současně účetním dokladem o schválení, případně o vyplacení zálohy, která může být ve výši předpokládaných nákladů na pracovní cestu. UKONČENÍ PRACOVNÍ CESTY Do deseti dnů po ukončení pracovní cesty musí zaměstnanec vykázat výdaje spojené s pracovní cestou (většinou na rubu formuláře, kterým žádal o povolení pracovní cesty), které musí doložit potřebnými doklady, případně musí vrátit nevyčerpanou zálohu. Zaměstnavatel je potom povinen do deseti pracovních dnů ode dne předložení těchto dokladů provést vyúčtování pracovní cesty a vyplatit náklady s ní spojené, pokud neposkytl zálohu nebo rozdíl mezi skutečnými náklady a poskytnutou zálo-
hou. Podle zákona o pracovních cestách přísluší zaměstnanci tyto náhrady výdajů: •
náhrada prokázaných jízdních výdajů
•
náhrada prokázaných výdajů za ubytování
•
náhrada za stravné
•
náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů
Náhrada prokázaných jízdních výdajů Jedná se o výdaje spojené s dopravou (jízdenky, letenky, místenky, lehátka, jízdenky MHD). Zaměstnanec musí cestovat tím dopravním prostředkem, který mu zaměstnavatel určil. Jízdné musí doložit jízdenkami. Pokud má zaměstnanec schváleno použití osobního automobilu, účtuje si •
Sazbu základní náhrady za 1 km jízdy osobním automobilem, jejichž výši stanoví vyhláška ministerstva práce a sociálních věcí ČR podle cenových relací v daném období.
•
Náhradu za spotřebované pohonné hmoty ve výši vypočtené z ceny pohonných hmot a spotřeby pohonných hmot vozidla (podle spotřeby uvedené ve velkém technickém průkazu vozidla).
Náhrada za stravné Výši těchto náhrad stanoví vyhláška ministerstva práce a sociálních věcí podle cenových relací v daném období. Stravné se počítá za každý den pracovní cesty a to podle počtu hodin, které zaměstnanec na pracovní cestě v ten den stráví. Pokud trvá pracovní cesta méně než 5 hodin nepřísluší zaměstnanci žádné stravné dále je potom rozdělena délka trvání pracovní cesty na 5-12 hodin, 12-18 hodin a 18-24 hodin. Podle vyhlášky je dané určité rozmezí výše stravného, které každý zaměstnavatel upravuje vnitřním dokladem na konkrétní výši, která je stejná pro všechny jeho zaměstnance. Stravné si účtuje zaměstnanec pouze v případě, že neměl na pracovní cestě poskytnuto stravné ve firmě, kterou navštívil, bezplatně. Pokud byla zaměstnanci poskytnuta třeba i částečně bezplatná strava, nemá oprávnění účtovat si náhradu stravného, případně se tato náhrada v určitém poměru krátí.
Náhrada prokázaných vedlejších výdajů Jde o takové výdaje, které jsou spojeny s pracovní cestou například parkovné, poplatek za školení, nákup studijních materiálů, vstupenky, apod. V každém případě musí zaměstnanec doložit tyto výdaje dokladem o jejich zaplacení. Pokud zaměstnanec některý z dokladů nedoloží, záleží na zaměstnavateli, zda mu náhradu poskytne nebo ne. Zaměstnanec musí v takovém případě napsat čestné prohlášení, které podepíše spolupracovník, který s ním na pracovní cestě byl a nadřízený, který pracovní cestu povolil.
ZPRÁVA Z PRACOVNÍ CESTY Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec podává svému vedoucímu, který ho na pracovní cestu vyslal, zprávu o průběhu a výsledcích jednání na pracovní cestě, a to buď ústně, nebo nejčastěji písemně. Písemná zpráva, na kterou mají některé firmy formuláře, má mít tyto náležitosti: • • • • • • •
účel cesty, místo jednání, délka trvání, jméno a příjmení účastníka (všech účastníků), průběh jednání, dosažené výsledky, eventuálně navržená opatření, doporučení, apod. místo a datum podání zprávy a vlastnoruční podpis účastníka.
Průběh jednání a dosažené výsledky se liší podle toho, o jaký účel pracovní cesty se jedná (jiné budou při pracovní cestě na školení a jiné při pracovní cestě na které se bude projednávat nebo uzavírat kupní smlouva, apod.). Pokud vedoucí souhlasí s obsahem podané zprávy o pracovní cestě, doplní na formuláři (Cestovní příkaz, Pracovní cesta) datum předání zprávy a vlastnoruční podpis. Úprava zprávy z pracovní cesty je na čistý list papíru, kde se v záhlaví uvede název a stručná adresa firmy, které účastník zprávu podává. Název písemnosti „Zpráva z pracovní cesty“ se zarovná na střed řádku a může se zvýraznit tučně, případně velkými písmeny.
Jednotlivé body zprávy je uspořádají přehledně a začínají se psát od levého okraje. Na závěr se uvede místo a datum vyhotovení zprávy a účastník pracovní cesty ji vlastnoručně podepíše.
ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTY Zákon o pracovních náhradách upravuje i náhrady při zahraničních pracovních cestách. Odlišnosti proti tuzemským pracovním cestám jsou u stravného a poskytování náhrad za používání vlastních motorových vozidel. Základní sazby stravného v cizí měně přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty za předpokladu, že trvá déle než 12 hodin v jednom kalendářním dni. Výši základních sazeb stravného v cizí měně stanoví Ministerstvo financí ČR na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí ČR. Zaměstnavatel může zaměstnancům poskytovat při zahraniční pracovní cestě vedle stravného i kapesné v cizí měně. Pokud má zaměstnanec povoleno zaměstnavatelem použití při zahraniční pracovní cestě vlastní motorové vozidlo, přísluší mu náhrada za pohonné hmoty v cizí měně za kilometry ujeté v zahraničí nad 350 km. Sazbu základní náhrady však dostává v naší měně. Rozhodnou dobou pro poskytnutí náhrad v cizí měně je přechod české státní hranice a při letecké dopravě odlet a přílet letadla podle letového řádu.
PÍSEMNOSTI MANAGEMENTU Při své řídící činnosti musí ředitelé, případně jejich náměstci dělat celou řadu důležitých rozhodnutí a písemně o nich informovat své nejbližší spolupracovníky (náměstky, vedoucí odborů a oddělení, apod.), kteří potom odpovídají za jejich plnění. V praxi se nejčastěji setkáváme s příkazy (rozhodnutími) ředitele, směrnicemi, oběžníky a pokyny.
PŘÍKAZ ŘEDITELE (ROZHODNUTÍ) Nejvyšší vedoucí pracovníci, ředitelé podniků a organizací, primátoři měst, předsedové zemědělských družstev apod. jím sdělují svá rozhodnutí. Reagují tak na určitou vzniklou situaci, kterou je potřeba naléhavě řešit na úrovni managementu.
Může jít o vážné nedostatky v bezpečnosti práce, o nepříznivé výsledky v hospodaření, apod. Příkaz je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům, jimž ukládá zajištění určitého důležitého (většinou jednorázového) úkolu v rámci jejich pravomoci. Stylizuje se v 1. osobě jednotného čísla, používá se výrazů přikazuji, nařizuji, ukládám. V úvodu ředitel popíše důvod, proč příkaz vydává a potom vyjmenuje jednotlivé úkoly, které ukládá. Většinou k nim uvádí jména vedoucích, kteří jsou za ně odpovědni a termíny jejich splnění. Stylizace musí být stručná a jasná. Každý příkaz by měl obsahovat: • • • • • • • • • • •
název a sídlo organizace, číslo příkazu, komu je příkaz určen, čeho se týká, stručné zdůvodnění, proč se příkaz vydává, jasný a jednoznačný popis příkazu, termíny splnění a jména odpovědných vedoucích (pokud je to potřeba), termín, kdy příkaz vstupuje v platnost, kdo je pověřen kontrolou plnění příkazu (pokud to není sám ředitel), místo a datum vyhotovení příkazu, jméno ředitele, který příkaz vydává, pokud ho nebude vlastnoručně podepisovat, tak se zkratkou v. r.,
Formální úprava písemnosti není normalizovaná, upravujeme ji na čistý list A4, důležité údaje zvýrazňujeme, nejčastěji tučným písmem. Nejvhodnější je jednoduché řádkování. Název a stručnou adresu firmy píšeme do záhlaví. Jako první údaj uvedeme komu je příkaz určen. Tento údaj umístíme od levé svislice. Označení písemnosti „Příkaz ředitele č. XX“ umístíme na samostatný řádek, zarovnáme na střed řádku a zvýrazníme tučným písmem. Po vynechání dvou prázdných řádků uvedeme, čeho se příkaz týká. Tento text umístíme rovněž na střed řádku a můžeme zvýraznit tučně. Po vynechání jednoho řádku uvedeme stručné zdůvodnění, proč se příkaz vydává. Potom vynecháme jeden řádek a na samostatný řádek napíšeme slovo „přikazuji“ (ukládám, nařizuji), které zarovnáme na střed řádku a můžeme zvýraznit tučně.
Příklad Depobanka, a. s. pobočka Praha Všem náměstkům a vedoucím odborů PŘÍKAZ ŘEDITELE Č. 12/11 Odstranění nedostatků zjištěných auditem Při auditu účetnictví k 31. březnu 2011 zjistil kontrolní odbor Depobanky Praha celou řadu nedostatků v odboru bankovních služeb, a to zejména v účtování úroků z termínovaných vkladů. Příčinou těchto nedostatků je nedůsledná kontrola vedoucími příslušných oddělení i vedoucími odborů. Proto ukládám: . . .
Zbývající text začínáme psát od levé svislice. Jednotlivá uložená opatření se číslují a upravují do odstavců. Termíny plnění a jména odpovědných vedoucích se zvýrazňují.
Příklad . . . vkladů. Příčinou těchto nedostatků je nedůsledná kontrola vedoucími příslušných oddělení a vedoucími odborů. Proto ukládám: 1.
Vedoucímu odboru bankovních služeb, aby odebral osobní příplatek těm zaměstnancům, kteří zavinili zjištěné nedostatky v účtování úroků z termínovaných vkladů Termín splnění: 2011-04-30
2.
Provoznímu náměstkovi, aby zjištěnou škodu u termínovaných vkladů v zahraniční měně v částce 50 USD předepsal k náhradě zaměstnankyni, která ji svou nepozorností zavinila. Termín splnění: 2011-04-25
. . .
Údaj o platnosti příkazu a o kontrole jeho plnění napíšeme jako poslední odstavec. Po vynechání dvou řádků napíšeme vlevo datum a místo vyhotovení příkazu. Plné jméno ředitele a přesné označení jeho funkce napíšeme vlevo ve dvou řádcích po vynechání jednoho nebo dvou řádků pod napsaným datem. Vyhotovuje-li se originál, je potřeba vynechat nad předepsaným jménem místo na podpis ředitele. Pokud bude příkaz rozmnožen, doplní se za plné jméno zkratka v. r.
Příklad . . . 3. Všem vedoucím odborů, aby s výsledky auditu seznámili své podřízené a učinili taková opatření, aby ke zjištěným závadám již nedocházelo. Termín splnění: 2011-04-20 Tento příkaz nabývá účinnosti dnem jeho vydání. Kontrolou jeho plnění pověřuji obchodního náměstka. Praha 15. dubna 2011
Ing. Karel Jelínek, v. r. ředitel pobočky
Všechny vnitropodnikové písemnosti mají stejnou formu a velice podobnou úpravu.
SMĚRNICE Stanovují jednotný postup při závažných organizačních opatřeních v podniku (např. změna pracovní doby, povolování práce přesčas, apod.). Jsou určeny náměstkům, vedoucím odborů a oddělení, kteří pak zajišťují jejich plnění. Mají většinou dlouhodobější charakter, obecnou platnost a větší rozsah (i několik stránek).
Při stylizaci i při formální úpravě se využívá stejných zásad jako u příkazu ředitele s jednou výjimkou – nestylizuje se v 1. osobě jednotného čísla. Formální úprava je také obdobná jako u příkazu ředitele. Je možné využít doporučené úpravy. Směrnice může být i několikastránková Směrnici zpracovává kolektiv odborných spolupracovníků ředitele. Schvaluje a podepisuje ji ředitel nebo jiný představitel managementu. Ten také určuje, kdo bude pověřen kontrolou jejího plnění. Náročnější směrnice může zpracovávat i kolektiv pracovníků.
Příklad Východočeské papírny, Lanškroun
SMĚRNICE Č. 4/2011 Základní bezpečnostní opatření pro práce v uzavřených nádobách a prostorách Zpracovatelé: Ing. Josef Borůvka, Dušan Mervart Účinnost:
dnem vydání
Schválil:
Ing. Jaroslav Ulrych, CSc., ředitel
Obsah 1. Úvod 2. Charakteristika práce v uzavřených prostorách a definice pojmů
2 3
. . .
OBĚŽNÍK Oběžníkem oznamuje management různá organizační opatření, nastalé změny, připravované akce apod. Je určen širokému okruhu zaměstnanců. Někdy jej zaměstnanci podepisují na důkaz toho, že jej četli.
Někdy zaměstnanci oběžník podepisují na důkaz toho, že se seznámili s jeho obsahem. Formální úprava a stylizace je obdobná jako u příkazu ředitele. Nestylizuje se v 1. osobě jednotného čísla.
Příklad Východočeské papírny, Lanškroun
OBĚŽNÍK Č. 31/2011 Rozpis limitů zásob pro provozovny na rok 2012 V příloze předkládáme . . .
POKYNY Jejich úkolem je podat návod, jak postupovat při plnění různých organizačních úkolů (např. při inventarizaci, roční účetní uzávěrce). Musí být přehledné, srozumitelné, jednoznačné a naprosto jasně stylizované. Formální úprava je stejná jako u ostatních vnitropodnikových písemností. V závěru se uvádí termín, od kterého pokyny platí. Uvede se jméno pracovník, který pokyny vydává, zpravidla doplněné zkratkou v. r.
Příklad Zemědělské družstvo Jenišovice Všem THP pracovníkům
Jenišovice 11. 3. 2011
POKYNY k vedení a předávání dokladů mzdové evidence . . .
ZPRÁVY A HLÁŠENÍ Zprávy slouží k informování nadřízených útvarů o plnění úkolů, výsledcích jednání, o stavu strojů či budov. Mají obsahovat jen fakta, nikoliv názor pisatele. Jsou-li popisovány určité problémy, měla by zpráva obsahovat návrh jejich řešení. Hlášení je informace pro nadřízený orgán společenské organizace o splnění úkolu, provedení akce apod. Obsahuje pouze objektivní skutečnosti. Pokud je to potřeba, doplňují se statistickými údaji. Formální úprava je stejná jako u předchozích písemností. Stylizace je stručná, konkrétní a jednoznačná, nesmí obsahovat osobní stanovisko pisatele.
Příklad LITES, a. s., Liberec Zpráva o připravenosti energetiky na zimní období 2011/2012 V letním období se věnuje . . .
Příklad Stavební podnik v Tachově Hlášení o plnění harmonogramu činnosti v období duben až červen 2011 Realizace staveb . . .
VNITŘNÍ SDĚLENÍ Vnitropodnikové záležitosti se mezi jednotlivými útvary mohou řešit osobně, telefonicky, e-mailem nebo intranetem. Záleží na charakteru písemnosti. Vnitřní sdělení zasílají vedoucí pracovníci podřízeným útvarům a naopak, nebo si je posílají jednotlicvé útvary, závody nebo pracoviště navzájem. Dopisní papíry pro vnitřní sdělení mají v záhlaví název podniku, v dalších rubrikách se uvádí odesílající a přijímající oddělení a jméno pracovníka, který dopis odesílá a jméno pracovníka, který je adresátem sdělení. Odvolací údaje se zjednodušují a uvádí se pouze „Naše značka“, „Datum odeslání sdělení“, případně telefonní linka.
Příklad
Malba, s. r. o., Hradec Králové
VNITŘNÍ SDĚLENÍ ODESÍLATEL: PŘÍJEMCE: NAŠE ZN.: VYŘIZUJE: TEL.: DATUM: (heslovité označení obsahu dopisu)
Text dopisu
Stylizace a úprava písemnosti při organizaci a řízení podniku Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Použitá literatura a zdroje z www stránek: • Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. • Obchodní korespondence II – Písemnosti při organizaci a řízení firmy, Štiková St., Ing. • Obchodní korespondence 1 pro obchodní akademie a obchodní školy, Fleischmannová, E., Kuldová, O. • Zákoník práce
