Stylizace a úprava dopisů vedoucích pracovníků

Stylizace a úprava dopisů vedoucích pracovníků Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Osobní dopisy píší ředitelé a majitelé firem, starostové a jiní vedoucí pracovníci, především svým zaměstnancům při zvláštních příležitostech. Jedná se zejména o blahopřání k významným životním a pracovním jubileím, poděkování za dlouholetou práci při odchodu do důchodu, blahopřání k narození dítěte, vyslovení soustrasti při úmrtí zaměstnance nebo při úmrtí v rodině apod. V některých případech se obracejí osobními dopisy i na ředitele a majitele jiných firem a institucí, se kterými je váže dobrá obchodní spolupráce. Blahopřejí jim k novému roku, děkují za prokázané služby pro firmu, omlouvají se z důležitých jednání, zvou je na různé slavnostní akce apod. Osobní dopisy je možné využít i jako doporučující dopisy, které předávají novým zaměstnancům svých bývalých zaměstnanců, kteří přecházejí k jiné firmě např. z ročinných důvodů. Tyto dopisy upevňují vztah zaměstnanců k firmě a podporují dobré pracovní i mezilidské vztahy. Osobní dopisy jsou proto také důležitou součástí personální práce. Je proto potřeba věnovat pozornost jejich stylizaci i úpravě. Stylizace je naprosto odlišná od obchodních dopisů. Z osobního dopisu by měl jeho příjemce poznat, že ho ředitel dobře zná a že si ho váží. Osobní dopis je vždy stalizován v 1. osobě jednotného čísla a ředitel ho vlastnoručně podepisuje. Formální úprava se podstatně liší od obchodního dopisu. Tyto dopisy se píší na kvalitní čistý papír. Jsou vizitkou svého pisatele, proto musí být napsány bez chyb, bez viditelně opravovaných překlepů a pravopisně správně. Formální úpravu stanoví ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem. Záhlaví dopisu se skládá maximálně ze 3 řádků, které začínáme psát 2 až 2,5 cm od horního okraje papíru. Uvedeme zde plné jméno pisatele, jeho funkci a název firmy nebo instituce. Jednotlivé řádky záhlaví souměrně vystředíme, můžeme použít tučného tisku, velkých písmen, písma menší velikosti. Píšeme jednoduchým řádkováním. Záhlaví může být předtištěno.

Příklad Ing. Anna Oberreiterová ředitelka Obchodní akademie T. G. Masaryka

Po napsání záhlaví nastavíme řádkování 1,5 (pokud bude text delší, můžeme ponechat jednoduché řádkování). Místo a datum odeslání píšeme v řádkové podobě ve vzestupném tvaru (měsíc píšeme slovem) vpravo po vynechání jednoho prázdného řádku pod záhlavím, a to tak, aby poslední číslice letopočtu končila na pravém okraji (můžeme využít funkce – zarovnat vpravo).

Příklad Ing. Anna Oberreiterová ředitelka Obchodní akademie T. G. Masaryka

Kostelec nad Orlicí 20. června 2011

Osobní dopisy začínají vždy oslovením (Vážený pane inženýre, Vážená paní Kroupová, apod.), které napíšeme v levé svislici po vynechání dvou prázdných řádků od data odeslání dopisu. Za oslovením uděláme čárku, vynecháme jeden prázdný řádek a začneme psát text dopisu jako nový odstavec s počátečním malým písmenem. První řádky odstavců odsazujeme od levé svislice o 1,5 cm (na psacím stroji o 5 úhozů, na počítači nastavíme odsazení prvního řádku odstavce). Text dopisu členíme vhodně do odstavců, mezi kterými vynecháváme jeden prázdný řádek. Dopis ukončíme neformálním pozdravem (např. Srdečně Vás zdravím, Zdraví Vás s úctou a pod.). Pozdrav považujeme za samostatný odstavec. Osobní dopisy jejich pisatelé vlastnoručně podepisují v pravé polovině listu. Jméno a příjmení odesílatele se nikdy nevypisuje a nikdy se nedává razítko.

Příklad Ing. Anna Oberreiterová ředitelka Obchodní akademie T. G. Masaryka

Kostelec nad Orlicí 20. června 2011

Vážená paní Doubravová,

dovolte, abych Vám . . . . . . . .

S úctou Váš

Vladimír Kaválek

Adresu příjemce, včetně zdvořilého oslovení (Vážená paní, Vážený pan), napíšeme pod textem dopisu, nejlépe v polovině zbývajícího místa. U delších dopisů by měl poslední řádek adresy končit 3 cm od dolního okraje papíru. PSČ se v adrese neuvádí, píše se jen na obálce, která by měla být bez okénka, nejlépe formát DL. Adresu píšeme jednoduchým řádkováním a umístíme ji od levé svislice. Důležitá je stylizace osobního dopisu. U každého typu osobního dopisu budou uvedeny ukázky stylizace a její obměny v úvodních a závěrečných zdvořilostních frázích.

Příklad . . . S úctou Váš

Vladimír Kaválek Vážená paní Ivana Doubravová Na Okraji 54 NECHANICE

Blahopřejné osobní dopisy Ředitelé těmito dopisy blahopřejí svým zaměstnancům k významným životním jubileím, k narození dítěte, k ukončení studia na vysoké škole, apod. Tyto dopisy používají ředitelé také při blahopřání obchodním partnerům, např. k novému roku, k životnímu jubileu, k výročí založení firmy, k udělení patentů na nové výrobky nebo na nové výrobní postupy, apod. Příklady stylizace v úvodní větě - dovolte, abych Vám co nejsrdečněji blahopřál k Vašemu životnímu jubileu . . . - srdečně Vám blahopřeji k Vašemu životnímu výročí . . .

- rád bych Vám srdečně blahopřál k Všim narozeninám . . . - přijměte mé upřímné blahopřání k

. . .

- dovoluji si Vám co nejupříměji blahopřát k - blahopřeji Vám z celého srdce k

. . .

. . .

- dovoluji si Vám popřát do nového roku

. . .

- dovolte, abych Vám do nového roku popřál

. . .

Příklady stylizace v závěrečné větě - Přeji Vám do dlších let hodně zdraví, osobní spokojenosti úspěchů v práci. - Dovolte, bych Vám do dalších let popřál pevné zdraví, spokojenost v osobním životě a ještě hodně pracovních úspěchů. - Tlumočte, prosím, mé blahopřání

. . .

- . . . a doufám, že naše dobré obchodní styky budou i v novém roce pokračovat.

- Velice si přeji, aby naše vzájemné dobré obchodní styky pokračovaly i v novém roce. Příklady pozdravu - Zdraví Vás - Srdečně Vás zdravím.

- S přátelkým pozdravem Váš

Děkovné dopisy Ředitelé těmito dopisy děkují svým zaměstnancům za práci vykonanou pro firmu. Nejčastěji je píší těm, kteří odcházejí do důchodu. Stylizace těchto osobních dopisů můsí být zvláště pečlivá. Je třeba vyzdvihnout konkrétní kladné lidské vlastnosti zaměstnance, poděkovat mu za dlouholetou práci, atd. Děkovné osobní dopisy píší ředitelé také svým obchodním partnerům. Oceňují v nich např. velmi dobrou spolupráci při plnění určité zakázky, děkují za poskytnutou pomoc, za úspěšné obchodní jednání, apod.

Příklady stylizace v úvodní větě - v těchto dnech odcházíte z naší společnosti . . . - v brzké době odejdete z naší firmy . . .

- Chci Vám při této příležitosti poděkovat . . . - Rád bych Vám poděkoval . . .

- dovolte, abych Vám poděkoval za . . . - velice si vážím Vaší pomoci při . . .

- Po celá dlouhá léta, kdy jste byl u nás zaměstnán, jsem si vážil Vašich . . . - Vždy jsem si cenil Vašich . . . - dovolte, abych Vám upřímně poděkovat za poskytnutí pomoci při . . . Příklady stylizace v závěrečné větě - Jen nerad ztrácím takového odborníka a . . . - Takového odborníka a čestného člověka jen velmi nerad ztrácím. - Dovolte, vážený pane Nováku, abych Vám popřál do dalších let . . . - Do dalších let Vám přeji, vážený pane Nováku, . . .

- Věřím, že se naše nově navázaná spolupráce bude zdárně rozvíjet . . . - Ujišťuji Vás, že udělám vše pro to, aby se nově navázaná spolupráce zdárně rozvíjela k prospěchu obou stran.

- vážím si Vaší ochoty a ujišťuji Vás, vážený pane kolego, že jsem kdykoli připraven poskytnou Vám jakoukoli pomoc, budete-li ji někdy potřebovat.

Omluvné dopisy Touto formou omlouvají ředitelé svoji neúčast na důležitých obchodních jednáních. Uvádějí důvod své nepřítomnosti, často sdělují i jméno svého zástupce na těchto jednáních Příklady stylizace v úvodní větě - velmi mne potěšilo pozvání na slavnostní zahájení . . . Je mi líto, že se nebudu moci zúčastnit ani slavnostního zahájení, ani koncertů . . . - děkuji za pozvání na . . .

- Bohužel v tomto termínu jsem na . . .

Příklady stylizace v závěrečné větě - Na jednání Vaší valné hromady mne zastoupí obchodní náměstek . . .

- pro účast na jednání zmocňují obchodního náměstka, který předloží úředně ověřenou plnou moc.

- Věřím, že se budu moci podívat do obnovených prostor zámku co nejdříve po návratu ze zahraničního turné. - Přeji letošnímu festivalu plný zdar.

Pozvání formou osobního dopisu Významné hosty zve ředitel (předseda, starosta, apod.) osobním dopisem, k němuž přikládá pozvánku. Úprava je stejná jako u ostatních osobních dopisů, datum konání jednání se zvýrazňuje stejným způsobem jako v pozvánce. Přílohu vyznačujeme stejně jako v obchodním dopisu na 3. až 5. řádku pod textem dopisu (pod adresou adresáte).

Příklady stylizace v úvodní větě - dovoluji si Vás pozvat na poradu účetních naší společnosti, která se koná . . .

- s potěšením si Vám dovoluji sdělit, že připravujeme týdenní výstavu . . . - dovolte, abych Vás pozval na oslavu . . . Příklady stylizace v závěrečné větě - Těším se na setkání s Vámi a srdečně Vás zdravím.

- Bude pro mne velkým potěšením, vážený pane doktore, buduli Vás moci přivítat meni vzácnými hosty. - Věřím, vážený pane profesore, že Vaše pracovní vytížení a časové dispozice Vám umožní účast na sympoziu a ujišťuji Vás, že také já patřím k těm, kteří se na setkání s Vámi velice těší.

Doporučující dopisy Píší je ředitelé (předsedové, starostové, apod.), jako doporučení svého zaměstnance, praktikanta, apod., který odchází pracovat do jiné firmy, především z rodinných důvodů. Uchazeči tak usnadní nástup na nové pracovní místo. V dopise ředitel uvádí důvod, proč zaměstnanec odchází do jiné firmy, jeho zásluhy a aktivity, které uplatňoval ve svém dosavadním zaměstnání. Příklady stylizace v úvodní větě - na našem nedávném setkání jste se zmínil o tom, že hledáš vhodného jednatele pro filiálku své firmy v Hamburku, který by . . . - schodou okolností můj zaměstnanec . . . Příklady stylizace v závěrečné větě - Jmenovaného Ti mohu doporučit z hlediska pracovních, odborných . . . - . . . jsem ochoten zprostředkovat osobní jednání . . .

Všechny osobní dopisy vedoucích pracovníků mají stejnou úpravu a liší se pouze stylizací podle typu dopisu. Píší se na kvalitní bílý papír, případně papír s vodotiskem. Tyto dopisy se nikdy neposílají v obálce s okénkem. Předávají se osobně, nebo se posílají v obálce bez okénka. V případě potřeby, např. u pozvánek, se může k dopisu přiložit příloha, např. konkrétní přehled průběhu jednání. Stylizaci, pravopisu a celkové úpravě dopisu je potřeba věnovat patřičnou pozornost, protože se jedná o dopisy, které se příší při zvláštních příležitostech. Odesílatel podepisuje dopis vždy vlastnoručně.

Stylizace a úprava dopisů vedoucích pracovníků Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Použitá literatura a zdroje z www stránek: • Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. • Obchodní korespondence II – Písemnosti při organizaci a řízení firmy, Štiková St., Ing. • Sbírka úloh z obchodní korespondence II část, Macounová, E., Novák, J.