Aan Meneer X, directeur van Organisatie ABC
Betreft Voorbeeld rapport | Organisatie ABC Datum 28 augustus 2014
T.NL R: N E O M AGE ORT VO N A P Doel M DAY ENTRAP O Het doel van dit document is om een beeld te vormen van de periodieke T @ rapportage die aan Organisatie ABC wordt aangeboden. Het onderliggende NFO ANAGEM I N stuk is niet de rapportage zelf maar bevat onderdelenHzoals T AAhet gepresenteerd NM E E C I N R kan worden. ILBE AAR VA A M L ties E P a r N M o E E p EX UR E gcor lingen n i n STU N EIGEN n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi pagina 1 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Grondstoffen
Voor Organisatie ABC is het boeken van een goed resultaat in 2014 een belangrijke stap om het fundament te leggen voor het meerjarenplan 20152020. Belangrijke factoren voor het behalen van het succes zijn: Bruto marge De brutomarge is de brutowinst uitgedrukt in een percentage van de jaaromzet. De brutomarge geeft een gemiddeld beeld ten opzichte van de jaaromzet. De omzet in relatie tot de kostprijs van de verkopen is gesteld op 20%.
Kostprijs Personeel Afschrijvingen Bruto marge Overige lasten Omzet
Omloopsnelheid De omloopsnelheid is een goede graadmeter hoe efficiënt het geïnvesteerde vermogen wordt aangewend. De omloopsnelheid is gesteld op 3. IT project Het welslagen van het IT project is belangrijk om de bedrijfsvoering binnen de organisatie te verbeteren. Het is vitaal dat het IT systeem binnen budget en binnen planning en conform de kwaliteitseisen wordt opgeleverd.
Omzet producten Omzet diensten
Omloopsnelheid Totale activa
Voorraden+OHW Debiteuren Liquide middelen Vaste activa
Projectmanagement
T.NL R: N E O M AGE ORT VO N A Business Case P M DAY ENTRAP O T IT Project @ NFO ANAGEM I N Projectplanning T AA EEN M 1. Installatie H C I 2. Inrichting LBER AAR VAN I A 3. Implementatie L ties EM P a r N M o E E p X E Organisatiereadiness UR E gcor lingen n i n STU N EIGEN n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi pagina 2 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Scorebord augustus 2014
Grondstoffen Kostprijs Personeel Afschrijvingen
Bruto marge Overige lasten Omzet
Omzet producten Omzet diensten
Omloopsnelheid Totale activa
Doelen en toleranties
Drempel 1
Voorraden+OHW Debiteuren
Drempel 2
Liquide middelen 0%
10%
20%
Vaste activa
Projectmanagement
Doelen en toleranties
0%
pagina 3 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Drempel 1
Drempel 2
15%
30%
T.NL R: N E O M AGE ORT VO N A P M Business Case DAY ENTRAP O T @ IT Project NFO ANAGEM I N A NM Projectplanning HT A E E C I 1. Installatie N R ILBE AAR VA 2. Inrichting A M L ties E P 3. Implementatie a r N M o E E p EX UR E gcor lingen n i n STU N EIGENOrganisatiereadiness n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi
Risicoanalyse Gebeurtenis
Waarde
Directe invloed op
Betrokken afdelingen
Onvoldoende omzet bij nieuwe klanten
Kritisch
Omzet producten
Marketing en Sales
Terugloop omzet bij bestaande klanten
Kritisch
Omzet diensten
Sales en Consultancy
Slecht betalende debiteuren
Middel
Omzet producten, Omzet diensten
Marketing, Sales, Consultancy
Ongunstige inkoopcondities
Middel
Kostprijs
Inkoop
Te afhankelijk van 1 leverancier
Laag
Kostprijs
Inkoop
Stijgende personeelskosten
Hoog
Kostprijs
Management en HR
Mensen niet beschikbaar
Kritisch
Omzet diensten, Projectplanning
Productontwikkeling en Consultancy
Materiaal niet beschikbaar
Hoog
Omzet producten, Projectplanning
Inkoop
Legenda Waarde: Nihil, Laag, Middel, Hoog, Kritisch
1. Doelen en toleranties Tolerantie
0%
pagina 4 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Drempel 1
10%
T.NL R: N E O M Drempel 2 Tolerantie Drempel 1 Drempel 2 AGE ORT VO N A P M DAY ENTRAP O T @ NFO ANAGEM I N 20% 0% 10% T AA20% EEN M H C I LBER AAR VAN I A L ties EM P a r N M o E E rp EX UR E gcoKritisch n gen jven i n STU N EIGEN n i l l o e Hoog t W EE edri ins b g R l r e O o Middel Z VO hand re Card e i t Laag c t co rodu anced S agemen t P n Nihil Bal ct Man eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi 2. Risicoanalyse en waardebepaling
Risicoanalyse
Beheersing
Gebeurtenis
Waarde
Actie
Effectiviteit
Onvoldoende omzet bij nieuwe klanten
Kritisch
Stel een online resultaatgerichte strategie op
Onvoldoende
Terugloop omzet bij bestaande klanten
Kritisch
Intensiveer accountmanagement; Focus op cross-selling
Deels
Slecht betalende debiteuren
Middel
Implementeer proactief debiteurenbeleid
Volledig
Ongunstige inkoopcondities
Middel
Make or buy? Professionaliseer inkoopfunctie
Deels
Te afhankelijk van 1 leverancier
Laag
Stel een leveranciersbeleid op en segmenteer leveranciers
Voldoende
Stijgende personeelskosten
Hoog
Meet en volg periodiek de arbeidsquote
Niet
Mensen niet beschikbaar
Kritisch
Implementeer personeelsplanning; Make or buy?
Onvoldoende
Materiaal niet beschikbaar
Hoog
Implementeer adequaat voorraadbeheer
Voldoende
Legenda Waarde: Nihil, Laag, Middel, Hoog, Kritisch
1. Doelen en toleranties Tolerantie
0%
pagina 5 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Drempel 1
10%
Legenda Effectiviteit: Niet, Onvoldoende, Deels, Voldoende, Volledig
2. Risicoanalyse en waardebepaling
3. Periodieke beoordeling beheersing .NL
Tolerantie
Tolerantie
T O2R: MEN Drempel E O V G A T MAN RAPPOR Y A D T @TO GEMEN O F N IN MANA 0% A20% A 20% 0% 10% 10% 20% T ICH VAN EEN R E AILB LAAR M ties E P a r N M o E E rp EX Kritisch UR E gcoKritisch n gen jven i n STU N EIGEN n i l l o e Hoog Hoog i t r W gins delbed d R EE Middel Zor Middel n VOO a ar h C e e Laag cti t Laag cor rodu anced S agemen t P n Nihil Nihil Bal ct Man eme k g a e j n 0% wor Niet Pro ieel Ma m e a c 30% r Onvoldoende k n F r a l o Fin ewo ork 50% Deels ontr Fram C ew x l m 70% o Ta Voldoende a r t r n lF Volledig IT Co Contro 100% Actie s s e n Busi
Drempel 2
Drempel 1
Drempel 2
Drempel 1
Domein: Omzet | Succesfactor: Omzet prodcuten Het hebben van focus op de 3 belangrijkste succesfactoren - te weten de bruto marge, omloopsnelheid en het IT project - wordt onder meer aan de hand van een periodieke rapportage gestimuleerd. Plan | Do | Check | Act De periodieke beoordeling van de risico’s en kansen gericht op de succesfactoren helpt bij het bepalen van de uit te voeren acties voor de zaken die er toe doen. Toekomstgerichte management informatie De toekomstgerichte management informatie is gebaseerd op veelal andere risico’s en kansen die “normaliter” niet in de huidige systemen zijn geregistreerd binnen de organisatie. Deze toekomstgerichte management informatie wordt naast de andere bestaande rapportages gebruikt die veelal gebaseerd zijn op historische data. Werking van Plan | Do | Check | Act Ons team heeft met zorg de rapportage voor de organisatie opgeleverd. Het is de verwachting dat vertegenwoordigers van de Organisatie ABC in de toekomst deelnemen aan de assessments.
Gebeurtenis
Waarde
Actie
Effectiviteit
Onvoldoende omzet bij nieuwe klanten
Kritisch
Stel een online resultaatgerichte strategie op
Onvoldoende
Slecht betalende debiteuren
Middel
Implementeer proactief debiteurenbeleid
Volledig
0%
Materiaal niet beschikbaar
Hoog
Implementeer adequaat voorraadbeheer
Voldoende
-6%
-28%
Domein: Omzet | Succesfactor: Omzet diensten Gebeurtenis
Waarde
Actie
Effectiviteit
Terugloop omzet bij bestaande klanten
Kritisch
Intensiveer accountmanagement; Focus op cross-selling
Deels
-20%
Slecht betalende debiteuren
Middel
Implementeer proactief debiteurenbeleid
Volledig
-5%
Mensen niet beschikbaar
Kritisch
Implementeer personeelsplanning; Make or buy?
Niet
-40%
Succesfactor
Doel
Toleranties
Drempel 1
Drempel 2
Verwachting
Omzet producten
E 1.500.000
-10% en -20%
E 1.350.000
E 1.200.000
E 124.500
T.NL R: N E O M Omzet diensten E 500.000 -10% en -20% E 450.000 E 400.000 AGEE 391.667 T VO R N A O P M DAY ENTRAP O T @ NFO ANAGEM I N Management commentaar T AA EEN M H C I N VAname BER Omzet. Ldomein I R Het management is zich bewust van de risico’s binnen het Met wordt extra aandacht besteed om meer omzet bij A A ties onder PLAafdelingen bij de bestaande a r N EM XEbijMmeer bestaande klanten te realiseren door hetE productenpakket klanten de aandacht te brengen. Ook o E Eaansluiting vinden met degbehoefte corp van n UR IGEbeter N moet Marketing samen met Productontwikkeling nieuwe klanten. Hiertoe worden op korte e U n g T i S n managementrapport E binnen de organisatie. In het llin drijverwacht ven het management dat de ovolgende e N t termijn al acties voor ontwikkeld en uitgezet W s E e in RE eerste effecten van deze beheersing Zorg handelb ard VOO te zien is. C ctie- d Score ent u d o ce em Pr alan Manag ement B Taak ct ag eTaakhouder Proj ieel Man mework c l Fra en Inventariseer de klantbehoefte en vertaal dit in concrete specificaties tenFinan Manager Manager ork Productontwikkeling oMarketing r t ew n m o behoeve van Productontwikkeling ork a C Tax ntrol Fr l Framew o IT CManager Train de accountmanagers zodat zij het gehele productenpakket kunnen ntro oSales C s verkopen s ne Busi pagina 6 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Netto
Netto
Toekomstbeeld
Toekomstbeeld
Datum augustus 2015
juli 2015
Future decisions made today Het is vandaag al dat u uw plannen maakt met de blik op morgen. Vandaag stelt u uw doelen, brengt u de risico’s en kansen in beeld en zet u de verandering in. Om te zorgen dat uw organisatie zich blijvend vernieuwt. Om te zorgen dat u de uitgedachte strategie omzet naar concrete acties. De toekomstgerichte management informatie helpt u de keuzes te maken.
Business universum
Categorieën met haar resultaatgebieden Politiek monetair en fiscaal beleid; stabiliteit; protectionisme; regime; conjunctuur; natuurelementen; milieu en gezondheid;
(Informatie) Technologie innovatie; dekking; beschikbaarheid; integriteit; vertrouwelijkheid; informatieontsluiting; SLA; governance;
Juridisch wet- en regelgeving; contracten; aanbestedingen; arbo & veiligheid; conflicten en bezwaren; vergunningen;
Voor het inventariseren van risico’s en kansen gebruiken we een universum. Dit universum bestaat uit samenhangende categorieën. Iedere categorie bestaat op haar beurt uit resultaatgebieden met detailrisico's en kansen. Het universum bestaat uit de volgende categorieën :
Communicatie stuur- en management informatie; kennis; cultuur; besluitvorming; leiderschap; imago;
Politiek politieke, sociale of maatschappelijke ontwikkelingen die het bereiken van organisatiedoelstellingen kunnen bedreigen.
Financieel kasstromen; deelnemingen; debiteuren; liquiditeit; solvabiliteit; voorraden; onderhanden werk;
(Informatie) Technologie ontbreken van een slagvaardige en concurrerende bedrijfsvoering door technologische ontwikkelingen en/of de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van (gegevens) verwerking. Juridisch wijzigingen in en/of het niet naleven van wet- en regelgeving, vergunningen of bijbehorende jurisprudentie.
vertrouwelijkheid;
Organisatie & Personeel rollen; vaardigheden; opleiding; beloning; integriteit; fraude; middelen; externen; organisatie-ontwikkeling;
Uitvoering programma’s- en projecten; continuïteit; effectiviteit en doelmatigheid; uitbesteding; planning en control; budget en planning; bruto marge; omloopsnelheid;
Markt afnemers; concurrentie; leveranciers; samenwerkingen; prijsbeleid; geo- en demografische ontwikkelingen; innovatie; branchekennis;
Bestuur rechtmatigheid; duurzaamheid; onafhankelijkheid; naleving en governance;
Communicatie foutieve en/of ongeautoriseerde interne en externe berichtgeving met mogelijke imagoschade tot gevolg. Organisatie & Personeel ineffectieve of inefficiënte bedrijfsvoering als gevolg van onvoldoende aandacht voor en samenhang tussen de gebieden organisatie, management, opleiding en beloning en programmamanagement. Financieel ineffectief of inefficiënt kasstroommanagement en/of beheersing van rente- valuta- en kredietrisico’s. Uitvoering ineffectieve of inefficiënte bedrijfsvoering als gevolg van operationeel mismanagement, fraude of de foutieve inzet van (onvoldoende) middelen. Markt verlies aan bestaansrecht door toenemende concurrentie of het niet vervullen van respectievelijk tijdig reageren op (wijzigende) cliëntbehoeften. Bestuur onbetrouwbare, niet tijdige of niet relevante interne en externe verslaggeving.
pagina78 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
T.NL R: N E O M AGE ORT VO N A P M DAY ENTRAP O T @ NFO ANAGEM I N T AA EEN M H C I LBER AAR VAN I A L ties EM P a r N M o E E p EX UR E gcor lingen n i n STU N EIGEN n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi
Old school vergaderen en notuleren
Heel eenvoudig. Randvoorwaarde is wel dat we de dingen samen effectief en
Het vergaderen en het notuleren er van wordt met deze aanpak vervangen door
Uit eigen ervaring heb ik gemerkt dat het opstellen van notulen van een
efficiënt doen: met minimale inspanning de doelen bereiken.
met elkaar deze gebeurtenissen te inventariseren en de activiteiten te meten.
vergadering in veel gevallen tijdrovend is. Nog pikanter, het reviewen kost
Op weg naar het doel komen we gebeurtenissen tegen die negatieve of
De resultaten hieruit levert informatie op. Informatie op ieder gewenst niveau.
misschien nog wel meer tijd. Notuleren wordt vaak gedaan om te notuleren.
positieve invloeden hebben op het bereiken daarvan. Gebeurtenissen met een
Het abstractieniveau en de diepgang wordt gezamenlijk bepaald.
Een nutteloze bezigheid daarmee. Op schrift staan we lang stil bij wie wat
negatief effect op het bereiken van het doel worden risico’s genoemd.
Tijdens een overleg moet overigens niet alleen de “wat” en “hoe” vragen worden
gezegd heeft. Het is van belang om de context waarin het gezegd is juist te
Gebeurtenissen met een positief effect op het bereiken van het doel worden
beantwoord. Nee juist ook het “waarom” achter de doelen is van
hebben. Maar waarom vergaderen we? En waarom notuleren we?
kansen genoemd. Niets nieuws, bekende materie dunkt me.
doorslaggevend belang om deze te bereiken.
Er zijn genoeg belangrijke overleggen – in projecten en/of in de lijnorganisatie –
Stel de te bereiken doelen centraal tijdens het vergaderen. “Dat doen we toch al
waarvan überhaupt geen notulen worden opgesteld. In de zakelijke wereld zijn
lang?” hoor ik je al zeggen! Nog stelliger: inventariseer periodiek de
Een organisatie dat authentiek is is een organisatie waarin het management en
hier overigens meer voorbeelden van dan van de met notulen vastgelegde
gebeurtenissen die van invloed zijn op het bereiken van het doel. Schat de mate
medewerkers duidelijk maken waarom ze doen wat ze doen. Deze uitleg is
overleggen. In professionele, ambtelijke overleggen worden tegenwoordig
waarin de gebeurtenis invloed zou kunnen hebben op het bereiken van het
bepalend voor de bezieling binnen de groep. En als bezieling er bij de
regelmatig audio-opnamen gebruikt. Dit is een moderne, effectieve wijze van
doel. Dat is mijn devies op het “nieuwe organiseren”! Wat is nieuw? Wat is de
aanwezigen in het groepsoverleg aanwezig is, dan voelt men het nut en
vastlegging maar het lost het probleem van vergaderen en notuleren naar mijn
meerwaarde hiervan?
noodzaak overduidelijk. Dit levert resultaat op. Persoonlijke belangen moet men in lijn weten te brengen met de organisatie belangen. Dat levert dynamiek in de
mening niet op. Ik ben van mening dat in veel vergaderingen de randzaken de overhand nemen. Zaken “die er toe doen” komen onvoldoende aan bod. Wat ik
Nieuw en de meerwaarde hiervan is dat een toekomstbeeld ontstaat. Een
goede richting op. Vergaderen wordt leuk en effectief. Gericht op de doelen.
verder opmerk is dat men vergadert om plannen te realiseren maar dat met
toekomstbeeld gebaseerd op de succesfactoren met de gestelde doelen
Met deze visie op vergaderen en samenwerken doen we “en passant” aan
regelmaat wordt geconcludeerd dat het niet lukt. In een laat stadium komt men
gecorrigeerd met gebeurtenissen die mogelijk van invloed zijn op de doelen.
risicomanagement. Effectief risicomanagement zelfs. Risicomanagement belegd
er achter dat de realisatie niet conform planning, het gestelde budget of
Verder is het zaak om activiteiten vast te stellen. Activiteiten die eenmalig dan
in de “business”. Daar waar het mijn inziens ook belegd moet zijn. Is hiermee de
kwaliteitseisen gebeurt. Is dit voor je een bekend verschijnsel? Had je dit ook
wel periodiek moeten worden uitgevoerd. Activiteiten om de risico’s af te
mission completed? Nee nooit! Het is “mission completion”. Een never-ending
kunnen voorkomen?
dekken en om de kansen te benutten.
Het nieuwe werken Met dit artikel deel ik mijn visie over organiseren met je. Het gaat niet zozeer over het wel of niet notuleren. Ik grijp het onderwerp vergaderen aan om plannen te realiseren. Vergaderen over de zaken die er toe doen. Vergaderen doen we naar mijn mening om enerzijds te sturen en anderzijds om verantwoording af te leggen. Het sturen op KPI’s binnen projecten of afdelingen en het bewijzen aan hoger management of toezichthouders dat aan de doelen wordt voldaan. Financiële, commerciële, technische, juridische, organisatorische doelen. Kwantitatief en kwalitatief. Staan de doelen in je vergaderen voldoende centraal?
Vergaderen is in mijn optiek niet suf. Integendeel. Het is een niet te ontbreken fenomeen om effectief samen te werken. Het sleutelwoord is samen. Samenwerken doen we omdat we het alleen niet kunnen.
proces. Telkens wordt de lat hoger gelegd. Telkens moet aan nieuwe wetten en
T.NL De effectiviteit van deze activiteiten kan eenvoudig worden geprojecteerd op de O GE Aomgeving. RT V N A aan te passen aan de veranderende O P doelen. Hiermee kijken we naar de toekomst en krijgen we een beeld en een M P Y DAinbedden TRA Ohet Nvan T De ervaring leert dat risicomanagement als lastig wordt E @ gefundeerde verwachting of de doelen worden bereikt. Voor de kwantitatieve M FO NAGE N I beschouwd. zijn verplicht om het thema risicomanagement in A doelen kan het verwachte toekomstbeeld rekenkundig worden onderbouwd. Morganisaties AAN ENVeel T H IC teVbedden. AN E Ik heb met dit artikel niet getracht een aanvliegroute te beschrijven Vooral financieel-georiënteerde functionarissen vinden dit interessanteLBER I R A A LA om risicomanagement tietes implementeren. Dit artikel is bedoeld voor degenen EM P a r management informatie! N M o E E p EX UR E gcor met enonderhouden die iworstelen van het risicomanagement. Zelf heb ik n ghet n STU N EIGEN n i l l ven o j e i t r W s E d e implementeren van risicomanagement in de brede zin in ruime ervaring met het RE Mission completion Zorg handelb ard VOO vanthet Op hetC internet is veel informatie te vinden over de Als aan de activiteiten verantwoordelijke functionarissen worden gekoppeld dan c ie-woord. core ent u S d d o r verschillende om risicomanagement te implementeren. In veel ce manieren em kom je “automatisch” tot een verdeling van taken. In gezamenlijkheid – en iederP alan Manag ement Bliteratuur ctontbreekt hetgnaar mijn mening over de praktische inslag om vanuit zijn/haar eigen rol – werkt aan het volbrengen van de missie. Het roje el Mana ework Prisicomanagement m consequent inventariseren van gebeurtenissen en het meten van de effectiviteit k In dit artikel beperk ik me tot een deel van ncie ol Fteraonderhouden. r o inaonderhouden w r Fhet van risicomanagement. me ont ork Ik pretendeer niet compleet te zijn. van de activiteiten gericht op de doelen geeft stuurinformatie en ax C trol Fra ramew T F verbinding tussen risicomanagement en het n zelfs. Ik legl de Integendeel verantwoordingsinformatie. IT Co Contro dagelijkse esswerk. Vergaderen is daar een onderdeel van. Samenwerken, usin Boverleggen, sturen op KPI doelen en verantwoording afleggen. Niet enkel
regels worden voldaan. Het gaat er om datM organisaties zelf EN ORin: staat zijn om zich
notuleren maar acties en besluiten nemen gericht op doelen.
pagina 8 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
IT Project Projectmanagement doel: volledige projectbeheersing
Projectplanning doel: 100 dagen
Wat moet goed gaan? Wat kan mis gaan?
Future decisions made today
Wat moet goed gaan? Wat kan mis gaan?
Future decisions made today
Projectorganisatie Het risico bestaat dat er onduidelijkheid bestaat over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende projectteamleden onderling en naar de rest van de betrokkenen binnen de organisatie in relatie tot de op te leveren projectresultaten.
Opzetten en inrichten projectteam
Geen vastgestelde, actuele planning Het risico bestaat dat het project niet beschikt over een vastgestelde planning, waarin mijlpalen zijn benoemd en een koppeling gepaard gaande kosten.
1. Update periodiek de projectplanning
Projectplan Het risico bestaat dat er geen plan is opgesteld en vastgesteld waarin de belangrijkste projectproducten met opleverdata en kosten zijn beschreven. Het plan is een belangrijke informatiebron voor de stuurgroep om geplande en werkelijke voortgang te vergelijken.
Stel een projectplan op
Projectprocedures Het risico bestaat dat er geen projectprocedures vastgesteld en worden nageleefd.
Stel projectprocedures op en communiceer deze
- Stel een stuurgroep en projectteam samen - Benoem de opdrachtgever en opdrachtnemer [project manager] - Stel vast en leg vast de rol [taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden] van alle teamleden - Koppel de rolverdeling aan de op te leveren projectmanagement- en projectproducten - Het verdient aanbeveling om ook back-up functionarissen te benoemen
2. Rapporteer de projectvoortgang aan de stuurgroep Voortgangsrapportages over de realisatie van de planning worden periodiek aan de opdrachtgever verstrekt. Maak een overzicht van de gemaakte kosten per op te leveren projectresultaat/product en informeer de stuurgroep hierover.
- Informeer alle betrokkenen over de aanpak - Benoem de op te leveren projectmanagement- en projectproducten en maak teamleden verantwoordelijk - Zorg dat de opdrachtgever het projectplan goedkeurt - Werk het projectplan bij indien een wijziging zich heeft voorgedaan
Er moeten projectprocedures zijn om een eenduidige werkwijze te realiseren. De volgende procedures zijn minimaal aan te raden: - procedure voor indienen, behandelen, terugkoppelen en documenteren van issues - procedure voor indienen, behandelen, terugkoppelen en documenteren van risico's - procedure voor indienen, behandelen, terugkoppelen en documenteren van wijzigingen
Business case doel: rechtvaardige business case Wat moet goed gaan? Wat kan mis gaan?
Future decisions made today
Geen of onvoldoende projectbudget Het risico bestaat dat er geen projectbudget is toegekend en/of geen projectbudget is vastgesteld dat gebaseerd is op de te leveren projectresultaten in termen van op te leveren producten op mijlpaalmomenten.
Update periodiek het projectbudget
pagina 9 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
Er bestaat een up to date planningsproces op basis waarvan eventuele wijzigingen in de planning worden doorgevoerd.
Stel de projectbegroting [kosten en baten] vast op basis van de benodigde activiteiten en de hiermee gepaard gaande kosten om te komen tot de eindproducten. Zorg dat het projectbudget wordt gecorrigeerd en wordt vastgesteld nieuwe wijziging.
Organistie readiness doel: gereed voor ontvangst Wat moet goed gaan? Wat kan mis gaan?
Future decisions made today
Weinig draagvlak bij gebruikersgroep De gebruikersgroep is onvoldoende betrokken bij de projectuitvoer - noch tijdens het ontwerp, noch tijdens de bouw en noch tijdens de uitrol.
1. Betrek de gebruikersgroep De belangrijkste gebruikers zijn vertegenwoordigd in projectteam of worden op regelmatige basis geconsulteerd.
2. Communiceer binnen en buiten het project Projectteam vertegenwoordigers dragen zorg voor een passende communicatie - inhoud en frequentie - over de voortgang van het project aan de betrokkenen binnen de organisatie.
T.NL R: N E GEM RT VOO Abedrijfsvoering N Beheerorganisatie is onvoldoende voorbereid Integreer in bestaande A PenPhetOmanagement ontwerpen gezamenlijk YM Projectorganisatie, beheerorganisatie A A Het risico bestaat dat de beheerorganisatie niet of R D T O voor ondersteuning procedures N bij verbeteringen, aanpassingen en probleemoplossing. onvoldoende is voorbereid om de beheertaken uit te voeren,O@T EME F G N A I de beheerprocessen en de daarbij behorende taakverdeling N MAN onvoldoende bekend is bij de betrokkenen. T AA N E H E IC LBER AAR VAN I A L ties EM P a r N M o E E p EX UR E gcor lingen n i n STU N EIGEN n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi
Today | management consultants is ingeschreven bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel Enschede onder nummer 59733527. Op al onze diensten zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Op verzoek ontvangt u een exemplaar van deze voorwaarden. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat is vermeld in de algemene voorwaarden. Today | management consultants maakt voor het opmaken van een managementrapport gebruik van Today | Online©. Het intellectuele eigendom van Today | Online© alsmede van de Today managementrapporten berust uitsluitend bij Today | management consultants. Today | management consultants heeft derhalve het uitsluitende recht om de Today managementrapporten alsmede Today | Online© openbaar te maken en te verveelvoudigen. Today | management consultants behoudt zich alle rechten voor. Niets uit een managementrapport of uit Today | Online© mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar worden gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Today | management consultants. Voor correspondentie hierover: Today | management consultants, Postbus 344, 7550 AH HENGELO. pagina 10 van 10 | Today© - alle rechten voorbehouden
T.NL R: N E O M AGE ORT VO N A P M DAY ENTRAP O T @ NFO ANAGEM I N T AA EEN M H C I LBER AAR VAN I A L ties EM P a r N M o E E p EX UR E gcor lingen n i n STU N EIGEN n Wo ginstel bedrijve E E R Zor handel VOO Card e e i r t o uc nt Sc Prod lanced nageme nt Ba ct Ma eme k g a e j n Pro ieel Ma mewor ra k nc Fina ontrol F mewor ork a C Tax ntrol Fr l Framew IT Co Contro ness Busi
