Student Self Service User Manual Oracle Peoplesoft Campus Solution
Universitas Pelita Harapan
Contents STUDENT SELF SERVICE .................................................................................................................. 3 1.
Login ............................................................................................................................................... 3
2.
Change Password ............................................................................................................................ 4
3.
FRRS Online (Enrollment) ............................................................................................................. 5 3.1.
Enrollment Dates .................................................................................................................... 5
3.2.
Add Classes............................................................................................................................. 7
3.3.
Drop Classes ......................................................................................................................... 13
3.4.
Swap Classes......................................................................................................................... 15
3.5.
View Class Schedule............................................................................................................. 17
3.6.
View Weekly Schedule ......................................................................................................... 18
3.7.
View Exam Schedule ............................................................................................................ 19
3.8.
View Holds (Service Indicator) ............................................................................................ 20
4.
View My Grades ........................................................................................................................... 21
5.
Student Assignment ...................................................................................................................... 22
6.
Campus Personal Information ....................................................................................................... 26
7.
My Payment History ..................................................................................................................... 26 7.1.
Account Summary ................................................................................................................. 26
7.2.
Account Activity .................................................................................................................... 27
7.3.
Payment History.................................................................................................................... 28
8.
My Course History ........................................................................................................................ 29
9.
My Advisors.................................................................................................................................. 30
Page 2 of 31
STUDENT SELF SERVICE 1. Login
No
Field
1 2
User ID Password
3
Sign In
Description Isi dengan NIM Isi dengan password yang diberikan Klik Sign In untuk masuk ke halaman OPCS
Mandatory Field Ya Ya Ya
Page 3 of 31
2. Change Password Tujuan Navigasi
No
Melakukan perubahan password Home -> Change My Password
Field
1 2 3
Current Password New Password Confirm Password
4
Change Password
5
OK
Description Ketik password lama anda Ketik password baru anda Ketik password baru anda untuk konfirmasi Klik Change Password untuk melakukan proses Klik OK
Mandatory Field Ya Ya Ya Ya Ya
Page 4 of 31
3. FRRS Online (Enrollment) 3.1. Enrollment Dates Tujuan Navigasi
No
Informasi mengenai periode enrollment Self Service -> Enrollment -> Enrollment Dates
Field
1
Enrollment Appointments
2
Shopping Cart
3
Add Classes
Description Pada bagian ini terdapat informasi yang berisikan kapan proses enrollment dapat dilakukan dan juga informasi mengenail total maksimal SKS yang dapat diambil. Klik Shopping Cart untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka Klik Add Classess untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka
Mandatory Field Ya
Ya
Ya
Page 5 of 31
No
Field
4
Enter Class Nbr
5
Find Classes
6
Search
7
Delete
8
Validate
9
Enroll
Description Jika sudah tahu class numbernya, dapat langsung dimasukkan dan Klik Enter untuk melakukan penambahan kelas Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas, klik Class Search Klik Search untuk melakukan pencarian Klik Delete untuk menghapus, centang mata kuliah yang ingin dihapus Klik Validate untuk melakukan validasi terhadap mata kuliah yang ingin dimasukkan ke dalam shopping cart, centang mata kuliah yang ingin dilakukan validasi Klik Enroll untuk melakukan proses enroll jika periode enrollment sudah dibuka
Mandatory Field Ya
Ya Ya Ya
Ya
Ya
Page 6 of 31
3.2. Add Classes Tujuan Periode Persyaratan Navigasi No
Melakukan penambahan kelas Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Add Classes Field
1
Select Term
2
Continue
No
Field
Description Pilih di term (semester) berapa mahasiswa akan melakukan FRRS Online Klik Continue untuk melanjutkan
Description
Mandatory Field Ya Ya
Mandatory Field
Jika sudah tahu class numbernya, dapat langsung dimasukkan Klik Enter untuk melakukan penambahan 4 Enter Ya kelas Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas seperti di bawah ini 5 Class Search Klik Class Search Ya 6 Search Klik Search untuk melakukan pencarian Ya 3
Class Number
Page 7 of 31
Pencarian Kelas No
Field
1
Course Subject
2
Course Number
3
Course Career
4
Search
Description Pilih kode mata kuliah, misalnya untuk mata kuliah jurusan manajemen, pilih EM Ketik kode angka dari mata kuliah yang ingin dipilih, misalnya 12115. Jika tidak tahu kode angkanya, dikosongkan saja, langsung klik tombol Search, nanti akan tampil seluruh mata kuliah dengan kode EM. Pilih akademik karirnya, misal pilih Strata 1 untuk mahasiswa S1. Klik Search untuk melanjutkan pencarian
Mandatory Field Ya
Ya
Ya Ya
Page 8 of 31
No 5
Field Select Class
Description
Mandatory Field
Setelah klik Search, akan tampil beberapa pilihan kelas untuk mata kuliah tersebut, klik Select Class untuk memilih kelas tersebut.
Ya
Page 9 of 31
Jika mata kuliah yang dipilih hanya memiliki 1 komponen (misal hanya Kuliah saja), maka tampilannya seperti berikut : Mandatory No Field Description Field Jika komponen kelasnya hanya 1, langsung klik 6 Step 1 – Next Ya Next untuk melanjutkan langkah berikutnya.
Jika mata kuliah yang dipilih memiliki 2 komponen (misal Kuliah dan Laboratorium), maka tampilannya seperti berikut : Mandatory No Field Description Field Pilih Class Nbr dari komponen lainnya, contoh Select Class 6.1 3279 merupakan Class Nbr dari komponen Ya Nbr Laboratorium Jika komponen kelasnya lebih dari 1, pilih 6.2 Step 1.1 – Next komponen lainnya dan klik Next untuk Ya melanjutkan langkah berikutnya. Klik Next untuk melanjutkan langkah 6.3 Step 1.2 – Next Ya berikutnya.
Page 10 of 31
No
Field
7
Delete
8
Proceed to Step 2 of 3
Description Klik Delete jika ingin membuang mata kuliah yang sudah dipilih Klik Proceed to Step 2 of 3 untuk melanjutkan langkah berikutnya
Mandatory Field Ya Ya
Page 11 of 31
No
Field
9
Cancel
10
Previous
11
Finish Enrolling
Description Klik Cancel untuk membatalkan penambahan kelas Klik Previous untuk kembali ke page sebelumnya jika ingin menambahkan kelas lagi Klik Finish Enrolling jika sudah selesai menambahkan
Mandatory Field Ya Ya Ya
Page 12 of 31
No
Field
12
Message
13
Status
14
My Class Schedule
15
Add Another Class
Description Berisi pesan detail dari status yang ada, jika error akan diberitahu penyebab errornya. Tanda X artinya kelas gagal ditambahkan, Tanda √ artinya kelas berhasil ditambahkan Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan Jika ingin menambahkan kelas lainnya. Langkahlangkahnya dapat dilihati kembali dari nomor 1 di atas.
Mandatory Field Ya Ya Ya
Ya
3.3. Drop Classes Tujuan Periode Persyaratan Navigasi No 1 2
Melakukan pembatalan kelas Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Drop Classes Field
Select Drop Selected Classes
Description Pilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan Klik Drop Selected Classes untuk melanjutkan proses
Mandatory Field Ya Ya
Page 13 of 31
No
Field
3
Cancel
4
Previous
5
Finish Dropping
Description Klik Cancel untuk membatalkan Klik Previous untuk kembali ke halaman sebelumnya untuk memilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan Klik Finish Dropping untuk melanjutkan proses
Mandatory Field Ya Ya Ya
Page 14 of 31
No
Field
6
Message
7
Status
8
My Class Schedule
Description Berisi pesan detail dari status yang ada, jika error akan diberitahu penyebab errornya. Tanda X artinya kelas gagal dibatalkan, Tanda √ artinya kelas berhasil dibatalkan Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan
Mandatory Field Ya Ya
Ya
3.4. Swap Classes Tujuan Periode Persyaratan Navigasi
No
Melakukan pergantian kelas Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Swap Classes
Field
1
Select from your schedule
2
Search for Class
3
Search
4
Select from shopping cart
5
Select
Description Pilih mata kuliah yang ingin diganti Pilih Class Search untuk mencari kelas pengganti melalui filter pencarian kelas Klik Search untuk melanjutkan proses pencarian Pilih mata kuliah untuk mencari kelas pengganti melalui shopping cart Klik Select untuk memilih mata kuliah dari shopping cart
Mandatory Field Ya Ya Ya Ya Ya
Page 15 of 31
6
Enter Class nbr
7
Enter
No
Field
8
Cancel
9
Finish Swapping
Masukkan Class Nbr jika sudah tahu nomor kelasnya Klik Enter untuk melakukan pergantian kelas
Description Klik Cancel untuk membatalkan pergantian Kklik Finish Swapping untuk melanjutkan proses pergantian
Ya Ya
Mandatory Field Ya Ya
Page 16 of 31
3.5. View Class Schedule Tujuan Periode Persyaratan Navigasi No
Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan Selama FRRS Online berlangsung Sudah melakukan tambah atau batal kelas Self Service -> Enrollment -> My Class Schedule Field
1
Select display option
2
Class Schedule Filter Option
3
Filter
Description Pilih List View untuk melihat history kelas yang diambil berupa daftar Pilih Weekly Calendar View untuk melihat history kelas yang diambil berupa kalender mingguan Centang Show Enrolled Classes untuk melihat hanya kelas yang diambil saja Centang Show Dropped Classes untuk melihat hanya kelas yang dibatalkan saja Centang Show Wailisted Classes untuk melihat hanya kelas yang ingin diambil tetapi statusnya masih menunggu Tekan tombol Filter untuk melakukan proses filter tampilan pada class schedule
Mandatory Field
Ya
Ya
Ya
Page 17 of 31
No 4
Field Printer Friendly Page
Description Klik Printer Friendly Page untuk mencetak
Mandatory Field Ya
3.6. View Weekly Schedule Tujuan Periode Persyaratan Navigasi No
Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan berupa kalender mingguan Selama FRRS Online berlangsung Sudah melakukan tambah atau batal kelas Self Service -> Enrollment -> My Weekly Schedule Field
1
Previous Week
2
Next Week
3
Show Week of, Start time, End time
4
Refresh calendar
Description Klik Previous Week untuk melihat jadwal kelas pada minggu sebelumnya Klik Next Week untuk melihat jadwal kelas pada minggu berikutnya Pilih salah satu tanggal dalam 1 minggu yang ingin dilihat jadwalnya disertai waktu mulai dan waktu akhir Klik Refresh Calendar untuk melihat tampilan dengan tanggal dan waktu yang dipilih
Mandatory Field Ya Ya Ya
Ya
Page 18 of 31
3.7. View Exam Schedule Tujuan Periode Navigasi
No
1
Melihat jadwal ujian mahasiswa Sebelum Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester berlangsung Self Service -> Enrollment -> View My Exam Schedule
Field
Select display option
Description Pilih List View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk daftar list. Pilih Weekly Calendar View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk kalender mingguan.
Mandatory Field
Ya
Page 19 of 31
3.8. View Holds (Service Indicator) Tujuan Periode Navigasi
Melihat alasan detil tidak dapat melakukan FRRS Online Selama FRRS Online berlangsung Self Service -> Student Center > Holds > Block Enrollment/Transcript
Page 20 of 31
No 1 2
3
Field
Description
Klik Details untuk melihat detail keterangan Klik Block Enrollment/Transcript untuk Block melihat alasan detil tidak bisa melakukan Enrollment/Transcript enrollment Tampilan yang berisi alasan tidak dapat Reason and Contact melakukan bata/tambah, misal keuangan belum dilunasi Details
Mandatory Field Ya Ya
Ya
4. View My Grades Tujuan Periode Navigasi
No 1
No
Melihat nilai semua mata kuliah per semester Selama perkuliahan berlangsung Self Service -> Enrollment -> View My Grades
Field Change Term
Field
2
Class Grades
3
Term Statistics
Description Klik Change Term untuk mengganti semester
Description Klik salah satu mata kuliah yang diambil untuk melihat detil dari mata kuliah tersebut Berisi keterangan mengenai statistik semester yang sudah diambil berupa banyak sks yang sudah diambil dan IPK
Mandatory Field Ya
Mandatory Field Ya Ya
Page 21 of 31
5. Student Assignment Tujuan Periode Navigasi
No 1
Melihat tugas dan ujian dari suatu mata kuliah untuk digunakan
dalam perhitungan IPS Selama perkuliahan berlangsung Self Service -> Enrollment -> View My Assignments
Field Course Title
Description Pilih mata kuliah yang ingin dilihat, misal klik Kewirausahaan
Mandatory Field Ya
Page 22 of 31
No
Field
2
Change Class
3
Class Assigments
4
Assigment
Description Klik Change Class jika ingin memilih mata kuliah yang lain Di Tab ini anda dapat melihat Assigment apa saja yang ada untuk mata kuliah tersebut dilengkap dengan nilai maksimum yang diberikan dan tanggal berlangsungnya assigment Pilih salah satu assigment untuk melihat assigment details, misal klik KAT1
Mandatory Field Ya
Ya
Ya
Page 23 of 31
No 5
Field Assignment Categories
Description
Mandatory Field
Di Tab ini anda dapat melihat detil kategori assignment seperti bobot nilai dan nilai dari assignment tersebut
Ya
Page 24 of 31
No 6
No 7 8
Field Grade Scale
Field Instructor Comments Student Assignment Dates
Description Di Tab ini anda dapat melihat skala penilaian
Description Di Tab ini anda dapat melihat komentar dari dosen yang bersangkutan Di Tab ini anda dapat detil tanggal untuk masing-masing assignment beserta nilainya
Mandatory Field Ya
Mandatory Field Ya Ya
Page 25 of 31
6. Campus Personal Information Tujuan Navigasi
Melihat informasi personal mahasiswa Self Service -> Campus Personal Information -> Personal Data Summary
No Field Personal Information 1 Names 2
Emergency Contacts
3
Intenet Addresses
4
Demographic Data
5 6
Contact Information | Description Contact Information | Email Address
Description Informasi nama mahasiswa Informasi kontak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat Informasi alamat Internet mahasiswa Informasi demografi mahasiswa berupa jenis kelamin, tanggal lahir, status pernikahan, dan KTP Informasi telepon mahasiswa dan orang tua mahasiswa Informasi email mahasiswa
7. My Payment History Tujuan Navigasi
Melihat data keuangan pribadi Self Service -> Campus Finances -> Account Inquiry
7.1. Account Summary Pada saat membuka menu “Account Inquiry” maka user akan dibawa pada tabulasi “Summary”. Pada halaman ini, ditampilkan rincian tagihan yang masih harus dibayarkan kepada UPH. No
Field
1
Summary
2
What I Owe
Description Pada bagian ini, ditampilkan total kerkurang pembayaran yang masih harus dibayarkan oleh mahasiswa. Pada bagian ini ditampilakan rincian dari tagihan yang saat ini masih harus dibayarkan oleh mahasiswa.
Page 26 of 31
7.2. Account Activity Buka tabulasi “Activity” untuk melihat detail transaksi yang telah dilakukan. No
Field
1
View By
2
Transactions
Description Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka waktu transaksi maupun semester dari transaksi yang ingin dilihat. Pada bagian ini ditampilakan rincian dari transaksi yang telah terjadi berdasarkan jangka waktu transaksi yang sebelumnya telah ditentukan. Keterangan: Item Pada bagian ini ditampilkan jenis transaksi yang terjadi. Term Pada bagian ini ditampilkan informasi semester dimana transaksi tersebut terjadi. Charge Pada bagian ini ditampilkan jumlah tagihan yang telah diberikan oleh pihak UPH Payment Pada bagian ini ditampilkan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa Refund Pada bagian ini ditampilkan jumlah refund yang dilakukan oleh mahasiswa.
Page 27 of 31
7.3. Payment History Buka tabulasi “Payments” untuk melihat detail pembayaran yang telah dilakukan. No
Field
1
View By
2
Paid Amount
3
Payment Breakdown
Description Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka waktu transaksi dari pembayaran yang ingin dilihat. Tekan “Hyperlink” dari jumlah pembayaran untuk membuka halaman dari rincian detail dari pembayaran tersebut. Pada bagian ini, ditampilkan rincian detail dari pembayaran yang sebelumnya telah dipilih. Note: Pada bagian “Payment Breakdown” terkadang akan muncul item dengan nama “Unapplied Payment Amount”. Item ini menunjukan jumlah dari kelebihan pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa.
Page 28 of 31
8. My Course History Tujuan Navigasi
Melihat history dari mata kuliah yang pernah dimbil mahasiswa Self Service -> Academic Records -> My Course History
No
Field
1
Select Display Option
2
Sort results by, Then by
Description Pilih Hide courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah di luar mata kuliah yang ada di My Planner Pilih Show courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah beserta mata kuliah yang ada di My Planner Pilih berdasarkan apa daftar mata kuliah ingin diurutkan
Page 29 of 31
3
Sort
4
Description
Klik button Sort untuk menampilkan mata kuliah hasil sortir Klik salah satu mata kuliah yang ada untuk melihat detilnya
9. My Advisors Tujuan Navigasi
Melihat penasihat akademik mahasiswa Self Service -> Academic Records -> My Advisors
No
Field
1
Notify Selected Advisors
2
Notify All Advisor
Description Klik Notify Selected Advisors untuk mengirimkan notifikasi email kepada penasihat akademik yang dicentang saja Klik Notify All Advisors untuk mengirimkan notifikasi email kepada semua penasihat akademik
Page 30 of 31
--- 000 ---
Page 31 of 31
