User Manual Universitas Padjadjaran Self Service. Tanggal Pembuatan : 6 Januari 2017 Revisi Terakhir : Dokumen : Versi : 1.0

User Manual

Universitas Padjadjaran Self Service

Penyusun Tanggal Pembuatan Revisi Terakhir Dokumen Versi

: Kuswandhi : 6 Januari 2017 : : : 1.0

DAFTAR ISI 1

OVERVIEW ........................................................................................................................................................... 6 1.1 KEGUNAAN ORACLE HR (SELF SERVICE) ..................................................................................................... 6 1.1.1 Overview ................................................................................................................................................. 6 1.2 CARA PENGGUNAAN “USER MANUAL” ......................................................................................................... 6 1.2.1 Overview “User Manual” ............................................................................................................................ 6 1.3 AKSES KE APLIKASI ORACLE ....................................................................................................................... 8 1.3.1 Masuk ke Aplikasi Oracle ....................................................................................................................... 8 1.3.2 Keluar dari Aplikasi Oracle..................................................................................................................... 9 1.3.3 Merubah Password User ....................................................................................................................... 10 1.4 SYSTEM SECURITY ..................................................................................................................................... 11 1.4.1 User Responsibilities ............................................................................................................................. 11 1.4.2 Kelebihan Sistem Security di Oracle ..................................................................................................... 12 1.5 HALAMAN APLIKASI ORACLE SECARA GARIS BESAR................................................................................ 13 1.6 NAVIGASI ................................................................................................................................................... 15 1.6.1 Menu Navigasi ...................................................................................................................................... 15 1.6.2 Menu Bar .............................................................................................................................................. 16 1.6.3 Toolbar ................................................................................................................................................... 16 1.6.4 Keyboard Shortcuts ............................................................................................................................... 18 1.6.5 Navigasi di Oracle Forms ..................................................................................................................... 18 1.6.6 On-Line Help ........................................................................................................................................ 18 1.7 NAVIGASI WEB PAGE ................................................................................................................................. 20 1.7.1 Navigasi ORACLE Web Page............................................................................................................... 20 1.8 PENGOLAHAN DATA................................................................................................................................... 21 1.8.1 Manipulasi Data ................................................................................................................................... 21 1.8.2 Query Data............................................................................................................................................ 23

2

PERSONAL INFORMATION ............................................................................................................................. 24 2.1 MERUBAH DATA PERSONAL ...................................................................................................................... 24 2.1.1 Merubah Data Basic Details ................................................................................................................. 24 2.1.2 Menambah/Merubah Data Nomor Telepon .......................................................................................... 29 2.1.3 Merubah Data Alamat Utama .............................................................................................................. 33 2.1.4 Menambah/Merubah Data Alamat Tambahan ..................................................................................... 36 2.1.5 Menambah/Merubah Data Tanggungan dan Penerima Manfaat ........................................................ 40 2.1.6 Menambah/Merubah Data Kontak Darurat ......................................................................................... 43 2.2 APPROVAL DATA PERSONAL ...................................................................................................................... 47 2.2.1 Atasan Langsung (Manager) ................................................................................................................ 47 2.2.2 Admin Unit ........................................................................................................................................... 49

3

KENAIKAN PANGKAT ..................................................................................................................................... 51 3.1 USULAN KENAIKAN PANGKAT ................................................................................................................... 51 3.1.1 Mengajukan Usulan Kenaikan Pangkat ............................................................................................... 51 3.2 APPROVAL KENAIKAN PANGKAT ............................................................................................................... 55 3.2.1 Atasan Langsung (Manager) ................................................................................................................ 55 3.2.2 Admin Unit ........................................................................................................................................... 59 3.2.3 Admin Pusat ......................................................................................................................................... 63 3.2.4 Persetujuan dari Negara ....................................................................................................................... 66

4

KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL ........................................................................................................... 70 4.1 USULAN KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL TENDIK ................................................................................. 70 4.1.1 Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional Tendik ................................................................. 70 4.2 APPROVAL KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL TENDIK ............................................................................. 74

Company Confidential Page 2 of 358

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 4.5.1 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 5

Atasan Langsung (Manager) ................................................................................................................ 74 Admin Unit ........................................................................................................................................... 78 Admin Pusat ......................................................................................................................................... 82 Persetujuan dari Negara ....................................................................................................................... 86 USULAN KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL: ASISTEN AHLI & LEKTOR ................................................... 89 Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional ............................................................................. 89 APPROVAL KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL: ASISTEN AHLI & LEKTOR................................................ 93 Atasan Langsung (Manager) ................................................................................................................ 93 Admin Unit ........................................................................................................................................... 96 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 100 USULAN KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL: LEKTOR KEPALA & GURU BESAR ..................................... 104 Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional ........................................................................... 104 APPROVAL KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL: LEKTOR KEPALA & GURU BESAR ................................. 108 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 108 Admin Unit ......................................................................................................................................... 112 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 116 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 120

KENAIKAN GAJI BERKALA .......................................................................................................................... 123 5.1 USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA......................................................................................................... 123 5.1.1 Mengajukan Usulan Kenaikan Gaji Berkala....................................................................................... 123 5.2 APPROVAL KENAIKAN GAJI BERKALA ..................................................................................................... 127 5.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 127 5.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 130 5.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 134

6

MUTASI PEGAWAI.......................................................................................................................................... 138 6.1 USULAN MUTASI (PINDAH INSTANSI) ...................................................................................................... 138 6.1.1 Mengajukan Usulan Mutasi (Pindah Instansi) ................................................................................. 138 6.2 APPROVAL MUTASI PEGAWAI .................................................................................................................. 142 6.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 142 6.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 146 6.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 150 6.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 154

7

ADMINISTRASI STUDI LANJUT ................................................................................................................... 157 7.1 USULAN STUDI LANJUT............................................................................................................................ 157 7.1.1 Mengajukan Usulan Studi Lanjut ...................................................................................................... 157 7.2 APPROVAL ADMINISTRASI STUDI LANJUT ............................................................................................... 161 7.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 161 7.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 165 7.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 169 7.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 173

8

PRAJABATAN .................................................................................................................................................. 176 8.1 USULAN PRAJABATAN.............................................................................................................................. 176 8.1.1 Mengajukan Usulan Prajabatan ......................................................................................................... 176 8.2 APPROVAL PRAJABATAN .......................................................................................................................... 180 8.2.1 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 180 8.2.2 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 183

9

PERIZINAN PERCERAIAN ............................................................................................................................. 187 9.1 USULAN PERIZINAN PERCERAIAN ............................................................................................................ 187 9.1.1 Mengajukan Usulan Perizinan Perceraian......................................................................................... 187


9.2 APPROVAL PERIZINAN PERCERAIAN ........................................................................................................ 191 9.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 191 9.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 195 9.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 199 9.2.4 Keputusan Pengadilan ........................................................................................................................ 202 10

PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS ................................................................................................. 206

10.1 USULAN PENGANGKATAN PNS ................................................................................................................ 206 10.1.1 Mengajukan Usulan Pengangkatan CPNS menjadi PNS ................................................................. 206 10.2 APPROVAL PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS .................................................................................. 210 10.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 210 10.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 214 10.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 218 10.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 221 11

PENGHARGAAN DAN TANDA JASA PEGAWAI ................................................................................... 224

11.1 USULAN PENGHARGAAN & TANDA JASA ................................................................................................. 224 11.1.1 Mengajukan Usulan Penghargaan dan Tanda Jasa kepada Pegawai ................................................. 224 11.2 APPROVAL PENGHARGAAN & TANDA JASA ............................................................................................. 228 11.2.1 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 228 11.2.2 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 232 12

PEMBERHENTIAN PNS .............................................................................................................................. 235

12.1 USULAN PEMBERHENTIAN PNS ............................................................................................................... 235 12.1.1 Mengajukan Usulan Pemberhentian PNS ......................................................................................... 235 12.2 APPROVAL PEMBERHENTIAN PNS ........................................................................................................... 239 12.2.1 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 239 12.2.2 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 243 13

PERIZINAN KE LUAR NEGERI ................................................................................................................. 246

13.1 USULAN PERIZINAN KE LUAR NEGERI ..................................................................................................... 246 13.1.1 Mengajukan Usulan Perizinan ke Luar Negeri .................................................................................. 246 13.2 APPROVAL PERIZINAN KE LUAR NEGERI ................................................................................................. 250 13.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 250 13.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 254 13.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 258 13.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 262 14

PEMBEBASAN SEMENTARA DARI JABATAN FUNGSIONAL ........................................................... 266

14.1 USULAN PEMBEBASAN SEMENTARA DARI JABATAN FUNGSIONAL .......................................................... 266 14.1.1 Mengajukan Usulan Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional ............................................. 266 14.2 APPROVAL PEMBEBASAN SEMENTARA DARI JABATAN FUNGSIONAL ...................................................... 270 14.2.1 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 270 14.2.2 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 274 15

PERIZINAN CUTI ......................................................................................................................................... 277

15.1 USULAN IZIN CUTI ................................................................................................................................... 277 15.1.1 Mengajukan Usulan Izin Cuti ............................................................................................................ 277 15.2 APPROVAL PERIZINAN CUTI ..................................................................................................................... 282 15.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 282 16

PENSIUN ....................................................................................................................................................... 284

16.1 USULAN PENSIUN ..................................................................................................................................... 284 16.1.1 Mengajukan Usulan Pensiun ............................................................................................................. 284 Company Confidential Page 4 of 358

16.2 APPROVAL PENSIUN ................................................................................................................................. 288 16.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 288 16.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 292 16.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 296 16.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 299 17

BANTUAN BIAYA STUDI LANJUT .......................................................................................................... 303

17.1 USULAN BANTUAN BIAYA STUDI LANJUT ............................................................................................... 303 17.1.1 Mengajukan Usulan Bantuan Biaya Studi Lanjut ............................................................................. 303 17.2 APPROVAL BANTUAN BIAYA STUDI LANJUT ........................................................................................... 307 17.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 307 17.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 311 17.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 315 18

PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU .................................................................................................. 320

18.1 USULAN PEMBUATAN KARTU .................................................................................................................. 320 18.1.1 Mengajukan Usulan Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu ...................................................................... 320 18.2 APPROVAL PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU .................................................................................... 324 18.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 324 18.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 328 18.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 332 18.2.4 Persetujuan dari Negara ..................................................................................................................... 336 19

BPJS ................................................................................................................................................................ 339

19.1 USULAN BPJS .......................................................................................................................................... 339 19.1.1 Mengajukan Usulan Peserta BPJS ..................................................................................................... 339 19.2 APPROVAL BPJS ...................................................................................................................................... 343 19.2.1 Atasan Langsung (Manager) .............................................................................................................. 343 19.2.2 Admin Unit ......................................................................................................................................... 347 19.2.3 Admin Pusat ....................................................................................................................................... 351 20

E-CV (ESS) .................................................................................................................................................... 355

20.1 MELIHAT DATA E-CV .............................................................................................................................. 355 20.1.1 Melihat Data e-CV .............................................................................................................................. 355 21

E-PAYSLIP (ESS) .......................................................................................................................................... 357

21.1 MELIHAT DATA E-PAYSLIP ...................................................................................................................... 357 21.1.1 Melihat Data e-Payslip ....................................................................................................................... 357


1 OVERVIEW 1.1 Kegunaan Oracle HR (Self Service) 1.1.1

Overview

Modul Self Service akan memudahkan kita melakukan proses yang biasanya dilakukan karyawan (seperti melakukan cuti, lembur, melihat data pribadi karyawan, pencatatan data penghargaan, training, dll), hal ini dapat dilakukan secara realtime karena data masing-masing karyawan sudah terpusat dan terintegrasi pada Oracle HR Core.

1.2

Cara Penggunaan “User Manual”

1.2.1 Overview “User Manual” Umum Dokumen ini dibuat dengan asumsi bahwa si pemakai telah mengetahui dan dapat mengoperasikan Microsoft Window. Hal tersebut tidak diasumsikan bahwa si pemakai baru mengetahuinya setelah menggunakan modul Oracle Self Service. Organisasi Setiap dokumen akan selalu diawali dengan Daftar Isi, yang akan memudahkan si pemakai untuk menemukan apa yang akan diketahuinya dengan lebih cepat dan mudah. Dalam daftar isi akan terdiri dari : bab dan sub bab. Tiap bab akan mencangkup sub-sub bab dari setiap proses yang akan dilakukan dalam aplikasi Oracle. Dalam setiap bab maupun sub bab akan dijelaskan cara-cara pemakaian aplikasi Oracle yang tergambar dari satu proses kegiatan yang merupakan satu kesatuan. Jika Anda belum familiar dengan Aplikasi Oracle, Anda harus membaca Bab 1 (Overview) secara detail sebelum Anda melanjutkan ke prosedur selanjutnya. Setiap bab disusun secara terpisah dan dapat berdiri sendiri sesuai dengan fungsinya masing-masing. Ketentuan Dokumen Beberapa ketentuan berikut ini dibuat untuk memudahkan bagi Pemakai untuk memahami penggunaan dokumen ini. Menu Pilihan Petunjuk tentang menu akan diterangkan sesuai dengan format berikut ini: Untuk masuk ke pilihan menu atau sub menu dari Menu Bar: Edit

Preferences

Change Password

Untuk masuk ke pilihan menu atau sub menu di Window Navigator: File >> Switch Responsibility >> Pilih Responsibility >> OK


Tombol Jika tombol yang dimaksud ada dalam prosedur, maka akan tampak sebuah kotak kecil yang akan diikuti dengan penunjuk penggunaan tombol tersebut. Contoh untuk memilih tombol “OK”, tombol pada windows akan berfungsi sebagai berikut: : artinya tekan tombol OK Tabel Data entry dalam windows secara umum akan ditampilkan dalam bentuk tabel yang akan menggambarkan field apa yang dibutuhkan dan field mana saja yang oleh si pemakai dapat memasukkan data dalam tabel tersebut. Contoh dari tabel adalah seperti yang diilustrasikan dibawah ini yang mana juga akan menggambarkan format standar yang akan digunakan dalam dokumen ini. Contoh Tabel Field

Req.

Keterangan

Nama kolom

Kolom keterangan

Field

Nama field yang akan tampak pada halaman. Ketentuan pengisian Field ini dibahas pada baris berikut.

Req.

Description/Comments

Catatan: System mengharuskan field yang berwarna kuning diisi, baik itu berupa Field yang harus diisi atau LOV yang harus dipilih. R = Required Field (Field yang harus diisi) O = Optional Field (Field yang boleh dikosongkan) C = Conditionally Required Field (Field yang harus diisi sesuai kondisi yang ditentukan sebelumnya). G = Given value by the system (Nilai / Isian sudah dihasilkan oleh sistem) Keterangan bagaimana XXXXXXX dapat digunakan dalam field tersebut. Selain itu juga menjelaskan option yang tersedia dalam field tersebut


1.3 Akses ke Aplikasi Oracle 1.3.1

Masuk ke Aplikasi Oracle

Untuk dapat masuk ke dalam Aplikasi Oracle diperlukan beberapa tahapan yang harus dilakukan: Step 1

Nyalakan PC Anda atau pastikan bahwa komputer Anda dalam posisi “on”

Step 2

Login ke dalam network / jaringan sesuai dengan user-id dan password yang sudah ditentukan oleh bagian IT. Klik internet explorer.

Step 3

Ketik address yang dimaksud: http://oraapps.unpad.ac.id:8000/

Step 4

Window Aplikasi Oracle log-on akan tampak pada halaman monitor

Step 5 Masukkan Oracle User Name Anda dalam field “User Name” [Enter] Step 6 Masukkan password Anda kedalam field Password kemudian [Enter] atau klik secara otomatis Anda sudah masuk kedalam Aplikasi Oracle

, maka

CATATAN: Pertama kali login ke dalam sistem ini, Anda diminta untuk mengubah password. Password Anda minimum harus 5 karakter, maksimum 30 karakter. Ketika Anda diminta untuk mengubah password Anda, Anda akan diminta untuk memasukkan password Anda dua kali untuk konfirmasi ulang. Harus diperhatikan bahwa password Anda tidak akan tampak pada halaman pada saat Anda mengetiknya. Hal ini untuk memastikan bahwa orang lain tidak mengetahui password Anda. Harap password Anda dijadikan sesuatu yang sangat rahasia untuk menghindari pemakai lain dapat masuk ke Aplikasi Oracle yang merupakan tanggung jawab Anda

Step 7 Satu dari dua windows akan tampak pada halaman: Company Confidential Page 8 of 358

1.

Tabel menu akan tampak yang berisikan “user responsibility” dimana Anda telah di set sebagai penanggungjawab atas modul dalam Aplikasi Oracle. Anda harus: a) Klik pada responsibility yang Anda kehendaki dan klik,

atau

b) Gunakan tombol panah naik/turun untuk menunjuk pada responsibility yang Anda inginkan kemudian tekan [Enter]. 2. 1.3.2

Navigator Window untuk responsibility yang telah Anda pilih akan tampak pada halaman

Keluar dari Aplikasi Oracle

Untuk keluar dari Aplikasi Oracle, yang dapat Anda lakukan selain menutup Navigator Windows, Anda juga dapat lakukan: pilih menu File à Exit Oracle Applications Pada halaman akan tampak pertanyaan untuk konfirmasi:

Klik untuk konfirmasi bahwa Anda benar-benar ingin log off , atau klik masuk ke Aplikasi Oracle.

untuk kembali

Jika ada perubahan-perubahan atau kegiatan yang belum sempat di simpan, tetapi Anda sudah ingin keluar dari Aplikasi Oracle maka Anda akan ditanya apakah Anda akan melakukan penyimpanan data atau tidak.

: untuk batal keluar dari Aplikasi Oracle : tidak mau lakukan penyimpan data (saving) dan akan keluar dari Aplikasi Oracle, atau


: untuk melakukan penyimpan (saving) semua perubahan-perubahan data dan keluar dari Aplikasi Oracle 1.3.3

Merubah Password User

Jika Anda ingin merubah password Anda, harus dilakukan beberapa langkah untuk merubahnya :

1.

Masuk ke dalam Navigator Window. Untuk ini tidak perlu harus benar-benar ditampilkan pada halaman, tapi cukup dilakukan dengan memilih menu Window Navigator .

2.

Pilih menu Edit à Preferences à Change Password. Halaman akan menampilkan form sebagai berikut:

3.

Masukkan password lama Anda, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.

4.

Masukkan password baru Anda, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.

5.

Masukkan kembali password baru Anda untuk verifikasi, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.

6.

Klik

, untuk menyimpan password baru Anda.


1.4 System Security 1.4.1

User Responsibilities

“User Responsibility” adalah suatu level yang merupakan otorisasi di dalam Aplikasi Oracle yang berisikan hal-hal apa saja seperti report, menu dan windows yang boleh dilihat atau dipakai untuk menjalankan suatu transaksi. User Responsibility dari setiap orang akan dapat dibedakan sesuai dengan set yang dilakukan oleh Sysadmin. Misalnya dalam modul HR & Payroll, responsibility yang ada misalnya:

User 1 : UNPAD HC Operation Maker à HC Operation Maker User 2 : UNPAD Super HCMS Manager à HC Operation Database Manager User 3 : System Administrator à HRIS (System Analyst) List otorisasi yang boleh Anda jalankan dan pakai akan tampak di halaman pada saat Anda melakukan log on ke Aplikasi Oracle. List Anda mungkin hanya mempunyai satu atau bahkan lebih otorisasi yang boleh dilakukan.User responsibility didasarkan pada modul yang ada dalam aplikasi Oracle seperti : HR PY LMS

: Human Resource : Payroll : Learning Management System

User responsibility akan dapat dilihat pada Navigator Window. Untuk dapat masuk ke Navigator Windows setiap saat pilih menu Window Navigator. Setiap User Responsibility mempunyai menu-menu yang berbeda-beda yang dapat dipakai oleh user yang bersangkutan. Jika Anda mempunyai akses ke lebih dari satu user responsibility, Anda dapat merubah responsibility caranya adalah pilih File Switch Responsibility... kemudian pilih responsibility yang Anda kehendaki, lalu klik


1.4.2

Kelebihan Sistem Security di Oracle

Oracle menyediakan beberapa tingkatan security untuk dapat masuk ke aplikasi misal untuk melihat dan update data harus melalui beberapa tahap. Menu Navigator Setiap user responsibility mempunyai menu spesifik tersendiri yang telah di set, yang artinya hanya fungsi-fungsi itulah yang akan tampak pada halaman pada saat log on ke user responsibility yang bersangkutan. Audit Tracking Oracle mampu melacak semua informasi yang berhubungan dengan update ataupun pembuatan setiap record baru. User name, nama tabel, hari dan tanggal dapat diketahui jika kita ingin melacak siapa yang telah membuat atau meng-update data di Oracle. Caranya pilih menu Help Record History Pada halaman akan tampak hasil audit sebagai berikut :


1.5 Halaman Aplikasi Oracle Secara Garis Besar


Component

Definition

Window

Window merupakan tampilan pada halaman yang berisikan kumpulan field, block checkboxes dan region yang berhubungan dengan satu proses

Menu Bar

Menu-menu yang ada dalam satu “menu screen” yang sedang dibuka/aktif

Toolbar

Kumpulan dari tombol-tombol yang merupakan inisialisasi dari suatu kegiatan. Misal gambar penghapus berarti untuk menghapus record, dll.

List of Value

Daftar pilihan (List of Value) untuk mengisi field, yang terbatas pada kriteria atau nilai-nilai tertentu.

Current Record Indicator Field

Menandakan field mana yang sedang ditunjuk oleh kursor.

Button

Tombol melambangkan suatu kegiatan yang berupa suatu text atau gambar

Window Title

Judul dari window misal nama organisasi yang sedang aktif, dll

Form

Window kecil yang akan tampil jika kita masuk ke dalam program tertentu, berisikan kumpulan field, block checkboxes dan region yang berhubungan dengan satu proses

Form Title

Judul dari form yang sedang aktif.

Region

Kumpulan dari field-field yang saling berhubungan yang dibatasi oleh suatu garis lurus yang tipis yang tampak pada halaman

Check Box

Menunjukkan kondisi on/off or Yes /no untuk suatu nilai dalam window.

Block

Blok adalah kumpulan dari beberapa field dan/atau region yang merupakan gambaran yang spesifik tentang bisnis/proses tertentu.

Option

Kumpulan pilihan yang memungkinkan user untuk memilih hanya satu nilai dari sekumpulan pilihan tersebut.

Message Line

Pesan yang akan dikeluarkan oleh sistem dimana pesan ini seringkali berisikan pesan error atau dapat juga merupakan petunjuk yang harus dilakukan lebih lanjut

Tempat memasukkan data/informasi


1.6 Navigasi

1.6.1

Menu Navigasi

Menu Navigasi menyediakan akses ke fungsi-fungsi dari aplikasi. Dalam aplikasi oracle, menu adalah salah satu bagian dari Navigation List yang letaknya di kolom besar sebelah kiri. Dalam kotak Navigator, item dengan tanda (+) dapat di break down ke menu-menu lain yang levelnya lebih rendah. Items dengan tanda(-) adalah level menu yang paling bawah sehingga tidak dapat dibreak down lagi menjadi sub-sub menu. Jika ada menu yang tidak ada tanda (+) atau (-) maka menu itu berarti berdiri sendiri atau tidak mempunyai sub menu. Nama menu dan keterangannya akan ditampilkan pada dua field disisi kiri atas dari kotak navigator Cara menjalankan menu baik untuk membreak down atau membreak up ada beberapa cara yaitu :

Tanda

1.

Double-click pada menu atau

2.

Pilih menu dan

3.

Pilih menu dan klik

atau (break down) atau

(break up)

merupakan simbol untuk mem-breakdown menu utama yang ditunjuk ke menu-menu yang

ada hanya dibawahnya,

merupakan simbol untuk mem-break down semua menu yang ada di kotak

navigator ke level yang paling rendah, dan bentuk semula.

merupakan simbol untuk mem-break up semua menu ke

“Top Ten List” Company Confidential Page 15 of 358

Jika Anda sering menggunakan menu-menu tertentu, Anda dapat meletakkan menu-menu tersebut agar dapat dengan mudah ditemukan dalam kotak “Top Ten” yang ada di sebelah kanan dengan menunjuk pada menu yang ingin dipindahkan, kemudian klik tombol Add. Untuk menambahkan menu dalam “Top Ten List” : 1.

Pilih menu yang akan dimasukkan dalam “Top Ten List”

2.

Klik

Untuk memindahkan menu dari “Top Ten List” : 1.

Pilih menu yang akan dipindahkan dari “Top Ten List”

2.

Klik

Untuk menjalankan menu yang ada di “Top Ten List” Anda cukup pilih menu kemudian klik atau double-klik pada menu yang dimaksud. 1.6.2

Menu Bar

Menu aplikasi Oracle terletak dibagian atas dari setiap halaman menu yang dibuka. Menu dalam satu halaman antara lain: • • • • • • • 1.6.3

File Edit View Folder Tools Window Help

Toolbar

Sebagai menu tambahan, kita dapat temukan beberapa fungsi dari menu yang ada di setiap halaman dalam tombol Toolbar. Dibawah ini adalah fungsi-fungsi toolbar yang sering digunakan :

New Record

Membuat record baru

Find / Search

Pilih / cari data dengan memunculkan form untuk pemilihan data

Show Navigator

Memunculkan Window Navigator


Save

Simpan data yang sedang aktif

Next Step

Meng-update proses workflow di Navigator dengan memajukan proses ke tahapan berikutnya.

Print

Print / cetak data

Close

Close / tutup form yang sedang aktif

Cut

Memindahkan data dari halaman ke memory (clipboard)

Copy

Meng-copy data dari halaman ke memory (clipboard)

Paste

Meletakkan kembali data dari memory (clipboard) ke halaman

Clear Record

Hapus tampilan record yang sedang aktif di halaman tapi tidak dari database

Delete Record

Hapus record yang sedang aktif secara permanen dari database

Edit Field

Edit field yang dikehendaki dalam window editor

Zoom

Memanggil window Zoom.

Translations

Memanggil window untuk terjemahan.

Attachments

Memanggil window untuk mengisi attachment / pelengkap yang akan disertakan pada data. Jika isian sudah ada maka icon attachment ini akan berubah menjadi gambar klip dan kertas.

Folder Tools

Memunculkan palet/menu untuk folder tools


Window Help 1.6.4

Buka on-line help

Keyboard Shortcuts

Untuk mempercepat entry data, penggunaan mouse dan pemilihan menu yang berubah-ubah dapat dipercepat dengan menggunakan keyboard shortcuts. Untuk melihat daftar dari keyboard shortcuts, pilih menu Help

1.6.5

Keyboard Help

Navigasi di Oracle Forms

Untuk dapat berpindah dari satu field ke field lain dalam satu halaman, selain dapat menggunakan mouse juga dapat mengunakan fungsi-fungsi yang ada dalam setiap menu seperti berikut ini: Type

Action

Menu Bar Item Options

Keyboard Shortcut

Record

Pindah ke record sebelumnya Pindah ke record berikutnya Pindah ke record pertama Pindah ke record terakhir

View View

[é] [ê]

Field

Pindah ke field sebelumnya Pindah ke field berikutnya

-

[Shift] + [Tab] [Tab]

Block

Pindah ke block sebelumnya Pindah ke block berikutnya

-

[Shift] + [Page Up] [Shift] + [Page Down]

1.6.6

Record Record

First Last

On-Line Help

On-line help berisikan semua informasi baik yang berhubungan dengan fungsi-fungsi dalam yang ada di halaman, field-field maupun error yang terjadi pada saat kita sedang menjalankan suatu proses. Company Confidential Page 18 of 358

Untuk dapat akses ke on-line help pilih menu Help

Window Help.

Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, dan Anda bisa memilih bantuan mengenai topik yang sedang Anda cari.

Untuk keluar dari on-line help, pilih menu File

Close dari Help window.


1.7 Navigasi Web Page 1.7.1

Navigasi ORACLE Web Page

Pada halaman ini terdiri dari: Navigator, merupakan fasilitas yang akan sering digunakan untuk mengakses menu yang telah disediakan Favorites, merupakan fasilitas yang menampung menu-menu yang sering diakses, dengan tujuan untuk mempermudah/mempercepat pengguna dalam mengakses menu tersebut tanpa melalui Navigator Add to Favorites, dapat digunakan untuk menentukan menu-menu apa saja yang sering digunakan. Menu yang telah dipilih akan tampil di halaman muka/beranda (homepage). Notifications, merupakan fasilitas yang disediakan untuk mengarahkan pengguna ke halaman Worklist bahwa terdapat sejumlah notifikasi/informasi yang perlu dibaca atau ditindaklanjuti.


1.8 Pengolahan Data 1.8.1

Manipulasi Data

Menghapus Data dari halaman Menghapus data bukan berarti men-delete data dari system, tapi hanya menghapusnya dari halaman secara sementara. •

Untuk menghapus data dari suatu field, pilih menu Edit

•

Untuk menghapus data dari suatu record, pilih menu Edit Toolbar.

Clear Field . Clear Record atau klik

pada

Menghapus Data secara permanen Delete data berarti kita menghapus data secara permanen dari database. Untuk mendelete data, pilih menu Edit

Delete Record atau

pada Toolbar.

Insert Data Untuk insert suatu record baru ke dalam database, pilih menu File New atau klik Masukkan data dalam record baru dalam baris kosong yang sudah di insert. Lakukan saving / penyimpanan dengan klik

pada Toolbar.

pada Toolbar.

Kegunaan List of Values (LOV) LOV akan memudahkan kita untuk entry data ke dalam suatu field dengan lebih cepat dan akurat, karena data yang ada dalam LOV telah diset dari awal. Cara mempercepat pemilihan LOV: •

•

Setelah membuka LOV, ketikkan karakter pertama, kemudian tekan [Tab]. LOV akan menampilkan semua data dengan awalan karakter yang sudah dimasukkan tadi. Lakukan pemilihan data dari data-data dengan awalan karakter yang sama tadi, maka secara otomatis field yang ingin diisi akan terisi dengan data yang sudah dipilih tadi Jika Anda tidak tahu karakter pertama dari data yang ingin dimasukkan, dan juga tidak tahu data tersebut ada didalam grup mana, maka gunakan simbol % sebagai “wildcard” yang akan menampilkan semua data yang ada di LOV

Sebagai contoh dari penggunaan LOV adalah seperti dibawah ini: Untuk mempercepat pencarian report yang mengandung kata “Payroll” ketik %Payroll% dan klik


Klik tombol

untuk memilih LOV yang dicari.

EntryTanggal Untuk memasukkan data tanggal dalam Oracle harus dalam format DD-MON-YYYY (15-JUN-1998), dimana DD: tanggal, MON: bulan dan YYYY: tahun. Cara mengisi tanggal dapat dilakukan secara manual sesuai format atau dengan menggunakan kalender yang ada dalam menu Oracle

CATATAN: Hati-hati pada saat memasukkan data secara manual khususnya untuk data tahun, harus diisi lengkap 4 digit, yaitu ‘1999’, dan jangan hanya ‘99’, karena sistem akan mengenalinya sebagai 0099

Fungsi kalender dalam Oracle akan memudahkan kita untuk mengisi data dalam field tanggal. Cara memilih fungsi tanggal adalah dengan klik tombol di samping field tanggal sebagai berikut: Tombol untuk memunculkan window kalendar

Jika field yang kita ingin isi adalah field tanggal (date) maka akan tampil window kalendar seperti ini:


Untuk mengubah bulan sebelumnya atau sesudahnya dari bulan system, gunakan panah atas atau panah bawah yang ada disebelah kiri, dan untuk penggantian tahun, gunakan panah atas dan panah bawah di sebelah kanan. Untuk memilih tanggal, arahkan kursor atau klik pada tanggal yang diinginkan, kemudian klik

1.8.2

Query Data

Untuk mencari data dapat gunakan View

Query by Example

Enter atau Tekan tombol [F11]

Setelah memasukkan data yang ingin dicari kemudian pilih menu View Query by Example Run atau tekan [Ctrl] + [F11]. Jika data pilihannya banyak, kita dapat gunakan tombol panah atas dan panah bawah. Untuk keluar dari Query Mode, pilih View

Query by Example

Cancel atau tekan tombol [F4].


2

PERSONAL INFORMATION

2.1 Merubah Data Personal Tujuan

Melihat dan merubah data pribadi pegawai

Responsibilty

UP Emloyee Self Service

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Personal Information

2.1.1

Merubah Data Basic Details

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Personal Information

2.

Muncul tampilan seperti contoh gambar berikut:


3.

Pada bagian Basic Details, tekan tombol

4.

Kemudian tekan


5.

Lakukan perubahan yang diinginkan. Jika sudah selesai, tekan tombol

Detail pengisian: Field

Req.


Tanggal Efektif Titel

R O

Nama Lengkap Jenis Kelamin Status Menikah Alamat Email

R R O O

Masukkan tanggal berlakunya perubahan data (DD-Mon-YYYY) Pilih sebutan titel/gelar yang sesuai. Pilihan: Bapak, Doctor, Ibu, Nona, Professor, Sdr. Masukkan nama langkap yang bersangkutan (jika ada perubahan nama) Pilihan jenis kelamin: Male, Female Pilihan status memkah: Belum Kawin, Duda, Janda, Kawin Masukkan nama alamat email yang biasa digunakan.

6.

Muncul tampilan hasil perubahan (review) yang telah dilakukan, seperti contoh berikut:


7.

Perubahan data yang membutuhkan bukti/dokumen sebagai data dukung, dapat melampirkannya dengan mengikuti cara berikut: a.

Tekan tombol

b.

Isikan detail file yang akan dilampirkan, seperti contoh gambar berikut:



Req.


Attachment Type

R

Untuk kebutuhan upload, pilih: File.

Title

O

Masukkan nama judul dari file yang akan di-upload.

Description

O

Masukkan uraian singkat mengenai file dimaksud.

R

Tekan tombol ’Browse...’ untuk memilih file yang akan di-upload, dengan menentukan letak direktory yang menyimpan file tersebut (pada komputer lokal).

-

Tekan tombol Apply, jika pengisian informasi terkait file yang akan di-uplod sudah selesai.

-

Tekan tombol ini jika ada tambahan file lain yang akan di-upload.

-

Tekan tombol Cancel, jika ingin membatalkan proses upload file.

Jika sudah selesai, tekan tombol 8.

untuk kembali ke halaman aktif sebelumnya.

Pada halaman Review, terdapat informasi daftar approver sebagai pihak-pihak yang akan menyetujui/tidaknya terkait pengajuan yang diusulkan.


9. 2.1.2

Setelah itu tekan tombol persetujuan.

agar proses usulan dapat ditindaklanjuti untuk mendapatkan

Menambah/Merubah Data Nomor Telepon



2.



3.

Pada bagian Nomor Telepon, tekan tombol

4.

Pilih tipe yang dipilih (misal: Home, Mobile, atau lainnya), kemudian masukkan nomor telepon/HP yang diinginkan.


5.

Tekan

(Add Another Row), untk menambahkan nomor telepon/HP yang lain. Jika sudah

selesai tekan tombol

6.

Muncul tampilan hasil perubahan (review) yang telah dilakukan beserta pihak-pihak yang akan menyetujui/tidaknya perubahan yang dimaksud, seperti contoh berikut:

7.

Setelah itu tekan tombol persetujuan.

agar proses usulan dapat ditindaklanjuti untuk mendapatkan


2.1.3

Merubah Data Alamat Utama


2.



3.

Pada bagian Alamat Utama, tekan tombol

4.

Kemudian tekan tombol


5.

Lakukan perubahan yang diinginkan, dengan Type alamat yang perlu dipilih: Alamat KTP, Alamat Lainnya, Alamat Saat Ini, atau Alamat Temporary. Jika sudah selesai, tekan tombol

6.

Muncul tampilah hasil perubahan (review) yang telah dilakukan, beserta pihak-pihak yang menyetujui/tidaknya terkait perubahan data alamat utama, seperti contoh berikut:


7.

Perubahan data yang membutuhkan bukti/dokumen sebagai data dukung, dapat melampirkannya dengan menggunakan fasilitas Attachment, yaitu tekan tombol

8.

2.1.4

Setelah selesai, tekan tombol mendapatkan persetujuan.

.

agar proses usulan dapat ditindaklanjuti untuk

Menambah/Merubah Data Alamat Tambahan



2.



3.

Pada bagian Alamat Tambahan, tekan tombol

4.

Masukkan informasi alamat yang dibutuhkan, termasuk type alamat yang perlu dipilih: Alamat KTP, Alamat Lainnya, Alamat Saat Ini, atau Alamat Temporary. Setelah selesai, tekan


5.

Muncul tampilan hasil penambahan/perubahan (review) yang telah dilakukan, termasuk pihak yang akan menyetujui/tidaknya usulan terkait penambahan/perubahan informasi alamat tambahan, seperti contoh berikut:

6.

Perubahan data yang membutuhkan bukti/dokumen sebagai data dukung, dapat melampirkannya dengan menggunakan fasilitas Attachment, yaitu tekan tombol

.


7.

2.1.5



Menambah/Merubah Data Tanggungan dan Penerima Manfaat


2.



3.

Pada bagian Tanggungan dan Penerima Manfaat, tekan tombol

4.

Lakukan penambahan/perubahan data yang dibutuhkan. Setelah selesai, tekan tombol



Req.

Informasi Umum Titel

O

Nama Lengkap Alamat Email Relationship

R O R

Tanggal Mulai (Relationship) Alamat Gunakan alamat saya untuk orang ini (checkbox Nomor Telepon

R

Description/Comments Pilih sebutan titel/gelar yang sesuai. Pilihan: Bapak, Doctor, Ibu, Nona, Professor, Sdr. Masukkan nama langkap yang bersangkutan (jika ada perubahan nama) Masukkan nama alamat email yang biasa digunakan. Pilih hubungan kekerabatan yang sesuai, diantaranya: Anak Angkat, Anak Kandung, Anak Tiri, Ayah, Ibu, Pasangan, atau Saudara Kandung. Masukkan tanggal mulai belakunya hubungan kekerabatan tersebut.

By default, pilihan ini akan tercentang untuk menunjukkan bahwa data tanggungan yang diinput memiliki alamat yang sama (tinggal bersama) dengan yang bersangkutan. Masukkan nomor telepon yang sesuai untuk data tanggungan yang O diinput. Tanggungan dan Penerima Manfaat: Informasi Tambahan Jenis Kelamin Pilihan jenis kelamin: Male, Female O Identitas Nasional Masukkan nomor identitas nasional (jika ada) O Tanggal Lahir Masukkan tanggal lahir, format: DD-Mon-YYYY O Tanggal Adopsi Masukkan tanggal kapan data tanggungan diadopsi, O format: DD-Mon-YYYY

5.

O

Muncul tampilan hasil penambahan/perubahan (review) yang telah dilakukan, termasuk pihak yang akan menyetujui/tidaknya usulan terkait penambahan/perubahan informasi tanggungan dan penerima manfaat, seperti contoh berikut:


6.

Penambahan/perubahan data yang membutuhkan bukti/dokumen sebagai data dukung, dapat melampirkannya dengan menggunakan fasilitas Attachment, yaitu tekan tombol

7.

2.1.6


.


Menambah/Merubah Data Kontak Darurat



2.



3.

Pada bagian Kontak Darurat, tekan tombol

4.

Pilih orang/kerabat yang akan menjadi kontak utama ketika terjadi keadaan darurat. Selanjutanya, tekan tombol


5.

Lakukan perubahan data yang diperlukan. Jika sudah selesai, tekan tombol

6.

Muncul tampilan hasil penambahan/perubahan (review) yang telah dilakukan, termasuk pihakpihak yang akan menyetujui/tidaknya (approvers) usulan terkait penambahan data kontak darurat, seperti contoh berikut:


7.



2.2 Approval Data Personal 2.2.1

Atasan Langsung (Manager)

Responsibility: UP Manager Self Service Setiap pengajuan penambahan/perubahan data Personal Information, seperti: basic details, nomor telepon, alamat, kontak darurat, serta data tanggungan dan penerima manfaat; akan menjalani proses persetujuan (approval) yang sama. Dimana, atasan akan mereview/menelaah terlebih dahulu data yang telah dimasukkan, baru kemudian ditentukan apakah pengajuan tersebut dapat disetujui atau tidak. Berikut langkah-langkahnya: 1.

Setelah login, pengguna (atasan) akan menerima notifikasi pengajuan. Klik jenis notifikasi yang diterima.

untuk melihat


2.

Untuk melihat informasi detailnya, klik link pada area tulisan di bagian My Worklist.

3.

Untuk melihat lampiran yang disertakan, pada bagian Attachments, klik link dari nama/judul file yang diupload, seperti contoh gambar berikut:

4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika


dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. 2.2.2

Admin Unit

Responsibility: UP Core Sama halnya dengan proses approval yang terjadi pada level Atasan/Manager, setiap pengajuan terkait Personal Information, baik penambahan ataupun perubahan, Admin Unit akan melakukan proses approval dengan mereview/memeriksa terlebih dahulu data-data yang telah dimasukkan oleh pegawai yang bersangkutan, termasuk data lampiran yang diupload (jika ada). Setelah itu Admin Unit akan memutuskan pengajuan tersebut dsetujui atau tidak. Berikut langkah-langkahnya: 1. Setelah login, Admin Unit akan menerima notifikasi pengajuan.

2.

Klik link pada area tulisan di bagian My Worklist untuk melihat detailnya.


3.

Pada bagian Attachments, klik link dari nama/judul file yang diupload, untuk melihat lampiran (attachment) yang disertakan, seperti contoh berikut:

4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Selanjutnya data pengajuan tersebut telah masuk ke dalam sistem Oracle. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang.

Setelah Admin Unit menyetujui perubahan data Personal Information, maka data pengajuan tersebut telah masuk untuk menambah record baru (atau meng-update record sebelumnya) ke dalam database Oracle.


3

KENAIKAN PANGKAT

3.1 Usulan Kenaikan Pangkat Tujuan

Mengajukan usulan kenaikan pangkat

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Kenaikan Pangkat

3.1.1

Mengajukan Usulan Kenaikan Pangkat

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Pangkat

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan kenaikan pangkat.

3.

Masukkan data yang dibutuhkan. Jika sudah selesai, tekan tombol



Req.

Tgl. Usulan

O

Jenis Kenaikan Pangkat

O

Pangkat/Gol. Baru

R

T.M.T

R

No. Usulan Unit

-

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis kenaikan pangkat yang diusulkan. By default, pilihan yang tampil adalah Reguler. Pilih pangkat/golongan baru yang akan diusulkan, diantaranya: I/a – I/d, II/a – II/d, III/a – III/d, IV/a – IV/e Masukkan tanggal mulai berlakunya pangkat/golongan baru yang diusulkan. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.

Muncul tampilan daftar pengajuan yang sudah dibuat. Untuk mengirimkan pengajuan baru tersebut, tekan tombol

.

Catatan: Setiap pengajuan yang baru akan otomatis terpilih. Sehingga jika nantinya sudah banyak pengajuan yang telah dibuat, tidak perlu bingung. Cara membedakannya, bisa dengan melihat kolom Tgl. Usulan atau kolom Status (dengan nilai “New”).

5.

Muncul tampilan hasil penginputan data yang telah dilakukan (review), seperti contoh berikut:


6.

Untuk menyertakan berkas/dokumen sebagai data dukung pengajuan, dapat melampirkannya dengan cara berikut: a.

Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.

Setelah itu tekan tombol agar sistem dapat memproses pengajuan tersebut dengan mengirimkannya ke approver untuk mendapatkan persetujuan.

3.2 Approval Kenaikan Pangkat 3.2.1


Responsibility: UP Manager Self Service Langkah-langkah: 1.


untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya.


Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.

Update Action Fasilitas ini digunakan jika Anda berinisiatif untuk meng-update data yang dianggap kurang, misalnya melampirkan berkas yang kurang. Berikut cara penggunaannya: - Klik link Update Action, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

-

Tekan tombol


-

Pada bagian Attachments, tekan tombol untuk melampirkan tambahan berkas yang dibutuhkan (proses attachment adalah sama seperti penjelasan sebelumnya).

-

Setelah selesai, tekan tombol agar sistem dapat memproses dan meneruskan pengajuan tersebut untuk mendapatkan persetujuan approver selanjutnya.

Return For Correction Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: - Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:


3.2.2

-

Pilih pegawai yang dituju. Pada kolom Note, berikan catatan yang diperlukan terkait pengajuan tersebut dikembalikan untuk diperbaiki.

-

Setelah selesai, tekan tombol

Admin Unit

Responsibility: UP Core Langkah-langkah: 1.

Setelah login, Admin Unit akan menerima notifikasi pengajuan. Klik notifikasi yang diterima.

2.


untuk melihat jenis


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan terakhir. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


Update Action Fasilitas ini digunakan jika Anda, sebagai atasan, berinisiatif untuk meng-update data yang dianggap kurang, termasuk mencantumkan nomor usulan unit. Berikut cara penggunaannya: - Klik link Update Action, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

-

Tekan tombol Masukkan nomor usulan unit, terkait atas pengajuan untuk pegawai yang bersangkutan. setelah selesai, tekan tombol

-

Muncul tampilan daftar pengajuan yang telah di-update. Selanjutnya tekan tombol

-

Muncul tampilan hasil update data yang telah dilakukan (review), seperti contoh berikut:


-


-




3.2.3

-

Pilih pegawai yang dituju. Pada field/kolom Note, berikan catatan seperlunya yang menjadi alasan pengajuan tersebut dikembalikan untuk diperbaiki.

-


Admin Pusat

Responsibility: Admin KP Langkah-langkah: 1.

Setelah login, Admin Kepegawaian akan menerima notifikasi pengajuan. Klik melihat jenis notifikasi yang diterima.

2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan kenaikan pangkat, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan.


Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Pangkat

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan pangkat.

3.

Setelah itu, tekan tombol

4.

Pada hasil pencarian pegawai yang terpilih, klik gambar

5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal usulan Kepegawaian (KP) yang telah ditentukan. Kemudian tekan

pada kolom Action.

tombol Company Confidential Page 65 of 358

7.

Muncul tampilan pengajuan yang sudah di-update. Untuk melanjutkan prosesnya, tekan tombol

Catatan: Setiap pengajuan yang telah selesai di-update akan otomatis terpilih.

8.

Muncul tampilan hasil perubahan data yang telah dilakukan (review). Untuk mengakhiri proses update, tekan tombol

3.2.4

Persetujuan dari Negara

Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Company Confidential Page 66 of 358

Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Pangkat

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan pangkat.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.

Masukkan nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Kemudian tekan tombol

7.



8.


.


Proses pengajuan hingga persetujuannya (approval) telah selesai. Penginputan data yang dilakukan selama proses tersebut, telah masuk ke dalam sistem.


4

KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL

4.1 Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional Tendik Tujuan

Mengajukan usulan kenaikan jabatan fungsional Tendik

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Kenaikan

4.1.1

Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional Tendik

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Tendik

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan kenaikan jabatan fungsional tendik.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

Jml. Angka Kredit Baru Usulan Jabatan Baru T.M.T

R

No. Usulan Unit

-

4.

R R

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan nilai angka kredit yang baru Pilih jabatan fungsional tendik baru yang diusulkan Masukkan tanggal mulai berlakunya jabatan fungsional tendik yang baru. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


4.2 Approval Kenaikan Jabatan Fungsional Tendik 4.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.





-

Tekan tombol

, muncul tampilan berikut:


-


-




4.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-




4.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Tendik


2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan jabatan fungsional tendik.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nilai penetapan angka kredit (PAK), nomor PAK, beserta nomor dan tanggal usulan

pada kolom Action.

Kepegawaian (KP) yang telah ditentukan. Kemudian tekan tombol Company Confidential Page 84 of 358

7.



8.



4.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Tendik


2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan jabatan fungsional tendik.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Kemudian tekan

pada kolom Action.


7.



8.


.



4.3 Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional: Asisten Ahli & Lektor Tujuan

Mengajukan usulan kenaikan jabatan untuk pegawai dosen menjadi Asisten Ahli, atau Lektor

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Kenaikan Jabatan Asisten Ahli & Lektor

4.3.1

Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Asisten Ahli & Lektor


2.

Tekan tombol lektor.

untuk memulai membuat pengajuan kenaikan jabatan asisten ahli atau

3.



Req.


Tgl. Usulan

O

Jml. Angka Kredit Baru Usulan Jabatan Baru Bidang Ilmu Pangkat/Gol Baru T.M.T

R

By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan angka kredit baru yang diusulkan

R R O R

Pilih jabatan baru yang sesuai Masukkan nama bidang ilmu yang diajar Khusus jabatan lektor, pilih pangkat baru yang sesuai Masukkan tanggal mulai berlakunya jabatan baru yang dipilih


Field

Req.

No. Usulan Unit

4.

-

Description/Comments Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.


6.

Untuk menyertakan berkas/dokumen sebagai data dukung pengajuan, dapat melampirkannya


dengan cara berikut: a.

Tekan tombol

b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


4.4 Approval Kenaikan Jabatan Fungsional: Asisten Ahli & Lektor 4.4.1




untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk


berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-



4.4.2

-


-


Admin Unit



untuk melihat jenis


2.


3.



4.



-


-



-


-



-



4.4.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor surat keputusan, untuk selanjutnya diterbitkan dan ditandatangani sebagai bentuk pengesahan bahwa pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan jabatan fungsional yang baru. Company Confidential Page 101 of 358

Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Asisten Ahli & Lektor

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan jabatan asisten ahli atau lektor.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nilai penetapan angka kredit (PAK), nomor dan tanggal PAK, serta nomor dan

pada kolom Action.


tanggal Surat Keputusan (SK) yang telah ditentukan. Kemudian tekan tombol

7.



8.




4.5 Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional: Lektor Kepala & Guru Besar Tujuan

Mengajukan usulan kenaikan jabatan untuk pegawai dosen menjadi Lektor Kepala, atau Guru Besar

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Kenaikan Jabatan Lektor Kepala & Guru Besar

4.5.1

Mengajukan Usulan Kenaikan Jabatan Fungsional

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Lektor Kepala & Guru Besar


2.

Tekan tombol guru besar.

untuk memulai membuat pengajuan kenaikan jabatan lektor kepala atau

3.



Req.


Tgl. Usulan

O

Jml. Angka Kredit Baru Usulan Jabatan Baru Bidang Ilmu Pangkat Baru T.M.T

R

By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan nilai angka kredit baru usulan untuk jabatan yang dipilih

R R O R

Pilih jabatan baru yang sesuai, yaitu: Lektor Kepala, Guru Besar Masukkan nama bidang ilmu/mata kuliah yang diajar Pilih pangkat baru yang sesuai Masukkan tanggal mulai berlakunya jabatan baru yang dipilih


Field

Req.

No. Usulan Unit

4.

-

Description/Comments Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.


6.

Untuk menyertakan berkas/dokumen sebagai data dukung pengajuan, dapat melampirkannya


dengan cara berikut: a.

Tekan tombol

b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


4.6 Approval Kenaikan Jabatan Fungsional: Lektor Kepala & Guru Besar 4.6.1




untuk melihat


2.


3.


4.





-

Tekan tombol


-


-


Return For Correction Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: - Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut: Company Confidential Page 111 of 358

4.6.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-



4.6.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Company Confidential Page 117 of 358

Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Lektor Kepala & Guru Besar

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.


tombol

7.



8.



4.6.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Jabatan Lektor Kepala & Guru Besar

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan jabatan lektor kepala atau guru besar.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.

Masukkan nilai-nilai terkait penetapan angka kredit (PAK), serta nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Ubah nilai pada field Status menjadi “Approve”. Kemudian tekan tombol

7.



8.


.




5

KENAIKAN GAJI BERKALA

5.1 Usulan Kenaikan Gaji Berkala Tujuan

Mengajukan usulan kenaikan gaji berkala (KGB)

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Kenaikan Gaji Berkala

5.1.1

Mengajukan Usulan Kenaikan Gaji Berkala

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Gaji Berkala

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan kenaikan gaji berkala.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

Masa Kerja T.M.T No. Usulan Unit

O R -

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan masa kerja karyawan yang akan naik Gaji Berkala Masukkan tanggal mulai berlakunya Gaji baru yang diusulkan. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


5.2 Approval Kenaikan Gaji Berkala 5.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.





-

Tekan tombol

-


-


Return For Correction Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: Company Confidential Page 129 of 358

5.2.2

-

Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-




5.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor persetujuan, untuk selanjutnya diterbitkan Surat Pemberitahuan Tentang Kenaikan Gaji (SPTKG) yang menunjukkan bahwa pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan kenaikan gaji berkala.


Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Kenaikan Gaji Berkala

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan kenaikan gaji berkala.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal Surat Pemberitahuan Tentang Kenaikan Gaji (SPTKG) yang telah

pada kolom Action.

ditentukan. Kemudian tekan tombol


7.



8.




6

MUTASI PEGAWAI

6.1 Usulan Mutasi (Pindah Instansi) Tujuan

Mengajukan usulan pindah ke instansi lain (di luar Universitas Padjadjaran)

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Mutasi Pegawai

6.1.1

Mengajukan Usulan Mutasi (Pindah Instansi)

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Mutasi Pegawai

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan mutasi.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

No. Usulan Unit Instansi Tujuan

R

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas. Masukkan nama instansi yang akan menjadi tempat tujuan


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


6.2 Approval Mutasi Pegawai 6.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan:


Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-




6.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-




6.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: Company Confidential Page 151 of 358

1.

Masuk ke menu: Mutasi Pegawai

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan mutasi.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol




No. Lolos Tgl. Lolos No. Butuh

Nomor surat persetujuan pindah instansi yang diterbitkan oleh Unpad tanggal surat persetujuan Unpad diterbitkan dan ditandatangani Nomor surat persetujuan pindah instansi yang diterbitkan oleh instansi tujuan. Tanggal surat persetujuan instansi tujuan diterbitkan dan ditandatangani Nomor surat pengajuan pindah instansi yang ditujukan kepada Negara. Tanggal surat permohonan pindah dibuat dan ditandatangani

Tgl. Butuh No. Permohonan Pindah Tgl. Permohonan Pindah

7.



8.



6.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Mutasi Pegawai

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan mutasi.


3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol

7.




8.


.



7

ADMINISTRASI STUDI LANJUT

7.1 Usulan Studi Lanjut Tujuan

Mengajukan usulan administrasi yang berkaitan dengan studi lanjut, seperti: izin seleksi beasiswa, izin/tugas melanjutkan studi, izin/tugas belajar, rekomendasi perpanjangan tugas belajar, dll.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Administrasi Studi Lanjut

7.1.1

Mengajukan Usulan Studi Lanjut

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Administrasi Studi Lanjut

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan studi lanjut.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

Jenis Layanan

R

Jenjang Studi Bidang Ilmu Perguruan Tinggi Kota/Negara

R R R R

Sumber Dana Tgl. Mulai Tgl. Selesai No. Usulan Unit

R R R -

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis layanan yang ingin diusulkan, diantaranya: Izin Seleksi Beasiswa (Umum) Izin Seleksi Beasiswa BUDI-DN Izin Seleksi Beasiswa LPDP Izin Melanjutkan Studi Tugas Melanjutkan Studi Izin Membawa Keluarga Rekomendasi Perpanjangan Beasiswa Izin Belajar Tugas Belajar Pembebasan Sementara Perpanjangan Tugas Belajar Pengaktifan Kembali Pilih jenis studi yang akan diikuti, yaitu: D3, S1, S2, atau S3 Masukkan nama bidang ilmu yang akan dipelajari Masukkan nama perguruan tinggi tujuan Masukkan nama kota atau negara dimana perguruan tinggi tujuan berada Sebutkan sumber dana yang digunakan untuk studi lanjut Masukkan tanggal mulai aktifnya kegiatan studi lanjut Masukkan tanggal berakhirnya studi lanjut Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas


.



5.


6.


Tekan tombol


b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


7.2 Approval Administrasi Studi Lanjut 7.2.1




untuk melihat


2.


3.



4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-


Return For Correction Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan Company Confidential Page 164 of 358

yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: - Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

7.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan terakhir. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian


Related Applications.

Update Action Fasilitas ini digunakan jika Anda, sebagai Admin Unit, berinisiatif untuk meng-update data yang dianggap kurang, termasuk mencantumkan nomor usulan. Berikut cara penggunaannya: - Klik link Update Action, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

-


-



-


-


-


Return For Correction Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya Company Confidential Page 168 of 358

dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: - Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

7.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, Company Confidential Page 170 of 358

untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Administrasi Studi Lanjut

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan studi lanjut.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.

Masukkan nomor dan tanggal usulan Kepegawaian (KP) yang telah ditentukan. Kemudian tekan tombol

7.



8.



7.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Administrasi Studi Lanjut

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan studi lanjut.


3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol

7.




8.


.



8

PRAJABATAN

8.1 Usulan Prajabatan Tujuan

Mengajukan usulan terkait calon pegawai negeri sipil (CPNS), yang karena alasan tertentu, berhalangan untuk ikut serta dalam pelaksanaan Prajabatan.

Responsibilty

UP Core Admin

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Core Admin > Pengajuan > Prajabatan

8.1.1

Mengajukan Usulan Prajabatan

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Prajabatan

2.

Masukkan nama pegawai yang akan diusulkan.

3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan prajabatan.

6.



Req.

Tgl. Usulan

O

No. Usulan Unit Daftar

R O

Keterangan

O

Digantikan oleh

O

7.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan nomor untuk pengajuan yang dibuat By Default, pilihan yang terpilih adalah bernilai Tidak, karena ini dimaksudkan untuk pegawai yang berhalangan untuk mengikuti prajabatan Jelaskan alasan pegawai yang bersangkutan tidak bisa mengikuti prajabatan Pilih nama pegawai yang akan menggantikan pegawai yang bersangkutan, untuk mengikuti prajabatan


.

Catatan: Setiap pengajuan yang baru akan otomatis terpilih. Sehingga jika nantinya sudah banyak pengajuan yang telah dibuat, tidak perlu bingung. Cara membedakannya, bisa dengan melihat Company Confidential Page 177 of 358

kolom Tgl. Usulan atau kolom Status (dengan nilai “New”).

8.


9.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-


Jika sudah selesai, tekan tombol


10. Pada halaman Review, terdapat informasi daftar approver sebagai pihak yang akan menyetujui/tidaknya terkait pengajuan yang diusulkan.


11. Setelah itu tekan tombol agar sistem dapat memproses pengajuan tersebut dengan mengirimkannya ke approver untuk mendapatkan persetujuan.

8.2 Approval Prajabatan 8.2.1

Admin Pusat



untuk


2.


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan.


Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Prajabatan

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan prajabatan.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal usulan Kepegawaian (KP) yang telah ditentukan. Dan ubah nilai

pada kolom Action.

pada field Status menjadi “On Progress”. Kemudian tekan tombol Company Confidential Page 182 of 358

7.



8.


8.2.2


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum Company Confidential Page 183 of 358

atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Prajabatan

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan prajabatan.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.


tombol

7.



8.


.




9

PERIZINAN PERCERAIAN

9.1 Usulan Perizinan Perceraian Tujuan

Mengajukan usulan (administrasi) untuk mendapatkan izin dalam pengurusan/penyelesaian proses perceraian di pengadilan.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Perizinan Cerai

9.1.1

Mengajukan Usulan Perizinan Perceraian

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Perizinan Cerai

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan perizinan cerai.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

Nama Pasangan Tgl. Diajukan Cerai Alasan Cerai Alamat Pegawai

R O O R

Alamat Pasangan No. Usulan Unit

R -

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Masukkan nama istri/suami Masukkan tanggal kapan mengajukan gugatan cerai Berikan penjelasan yang menjadi alasan perceraian Masukkan alamat tinggal sekarang yang digunakan untuk alamat suratmenyurat Masukkan alamat tinggal istri/suami, digunakan untuk alamat surat Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


9.2 Approval Perizinan Perceraian 9.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.





-

Tekan tombol


-


-



9.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-



9.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor persetujuan, untuk selanjutnya diterbitkan surat persetujuan agar pegawai yang bersangkutan dapat menyelesaikan perkara perceraiannya di pengadilan. Company Confidential Page 200 of 358

Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Perizinan Cerai

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan perizinan cerai.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal persetujuan yang telah ditentukan. Kemudian tekan tombol

pada kolom Action.


7.



8.


9.2.4

Keputusan Pengadilan

Responsibility: Admin KP Ketika Pengadilan telah mengeluarkan keputusan, yaitu diterbitkannya surat akta cerai, maka pegawai Company Confidential Page 202 of 358

telah resmi berubah status menikahnya. Keputusan tersebut perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Perizinan Cerai

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan perizinan cerai.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.

Masukkan nomor Akta Cerai yang telah diterbitkan. Dan ubah nilai dari field Status menjadi “Approve”. Kemudian tekan tombol

7.



8.


.




10

PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS

10.1 Usulan Pengangkatan PNS Tujuan

Mengajukan usulan pengangkatan CPNS, yang telah lulus prajabatan, menjadi PNS

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Pengangkatan CPNS menjadi PNS

10.1.1

Mengajukan Usulan Pengangkatan CPNS menjadi PNS

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Pengangkatan CPNS menjadi PNS

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan pengangkatan PNS.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

No. Usulan Unit Daftar

R

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas By default, nilai yang terpiliha adalah Ya, karena pengajuan ini digunakan untuk mengajukan untuk pengangkatan CPNS menjadi PNS


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


10.2 Approval Pengangkatan CPNS menjadi PNS 10.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika


dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-




10.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-




10.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pengangkatan CPNS menjadi PNS Company Confidential Page 219 of 358

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pengangkatan PNS.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol


7.



8.


10.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: Company Confidential Page 221 of 358

1.

Masuk ke menu: Pengangkatan CPNS menjadi PNS

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pengangkatan PNS.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Dan ubah nilai

pada kolom Action.

pada field Status menjadi “Approve”. Kemudian tekan tombol


7.



8.


.



11

PENGHARGAAN DAN TANDA JASA PEGAWAI

11.1 Usulan Penghargaan & Tanda Jasa Tujuan

Mengajukan usulan penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai yang telah memenuhi syarat, baik penghargaan dari Universitas Padjadjaran ataupun dari Pemerintah RI.

Responsibilty

UP Core Admin

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Core Admin > Pengajuan > Penghargaan dan Tanda Jasa

11.1.1

Mengajukan Usulan Penghargaan dan Tanda Jasa kepada Pegawai

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Penghargaan & Tanda Jasa

2.


3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol pegawai.

untuk memulai membuat pengajuan penghargaan dan tanda jasa kepada

6.



Req.

Tgl. Usulan

O

Jenis Penghargaan

R

No. Usulan Unit

R

7.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis penghargaan yang sesuai, diantaranya: Satya Karya Bhakti Kelas I Satya Karya Bhakti Kelas II Satya Karya Bhakti Mahaguru Satya Karya Bhakti Pendidikan Satya Karya Jasabhakti Satya Karya Purnabhakti Satyalancana Karya Satya Masukkan nomor atas pengajuan yang dibuat


.



8.


9.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-




10. Pada halaman Review, terdapat informasi daftar approver sebagai pihak-pihak yang akan menyetujui/tidaknya terkait pengajuan yang diusulkan.



11.2 Approval Penghargaan & Tanda Jasa 11.2.1

Admin Pusat



untuk


2.


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian (khusus untuk penghargaan Satyalancana Karya Satya), untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Penghargaan & Tanda Jasa Company Confidential Page 229 of 358

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol


7.



8.



11.2.2


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Penghargaan & Tanda Jasa


2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Dan merubah nilai

pada kolom Action.



7.



8.


.



12

PEMBERHENTIAN PNS

12.1 Usulan Pemberhentian PNS Tujuan

Mengajukan usulan pemberhentian untuk pegawai negeri sipil (PNS) yang bermasalah

Responsibilty

UP Core Admin

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Core Admin > Pengajuan > Pemberhentian PNS

12.1.1

Mengajukan Usulan Pemberhentian PNS

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Pemberhentian PNS

2.


3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan pemberhentian PNS.

6.



Req.

Tgl. Usulan

O

Jenis pelanggaran

R

Tgl. Mulai Tgl. Akhir Uraian Alasan No. Usulan Unit

7.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan, diantaranya: Ketidakdisiplinan, Tindak Kriminal Masukkan tanggal mulai pegawai yang bersangkutan melakukan pelanggaran Masukkan tanggal akhir sebagai batas waktu toleransi pegawai yang bersangkutan melakukan pelanggaran Berikan penjelasan singkat pelanggaran yang telah dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan Masukkan nomor untuk pengajuan yang dibuat


.

Catatan: Setiap pengajuan yang baru akan otomatis terpilih. Sehingga jika nantinya sudah banyak pengajuan yang telah dibuat, tidak perlu bingung. Cara membedakannya, bisa dengan melihat kolom Tgl. Usulan atau kolom Status (dengan nilai “New”). Company Confidential Page 236 of 358

8.


9.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-




10. Pada halaman Review, terdapat informasi daftar approver sebagai pihak yang akan menyetujui/tidaknya terkait pengajuan yang diusulkan.



12.2 Approval Pemberhentian PNS 12.2.1

Admin Pusat



untuk


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Selanjutnya


data pengajuan tersebut telah masuk ke dalam sistem Oracle. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pemberhentian PNS

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pemberhentian PNS.

3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol

6.


7.



8.



12.2.2


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pemberhentian PNS

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pemberhentian PNS.


3.


4.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal surat keputusan Negara yang telah diterbitkan. Dan ubah nilai

pada kolom Action.


7.




8.


.



13

PERIZINAN KE LUAR NEGERI

13.1 Usulan Perizinan Ke Luar Negeri Tujuan

Mengajukan usulan perizinan ke luar negeri, baik untuk keperluan konferensi, kerjasama ataupun pelatihan.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Izin Ke Luar Negeri

13.1.1

Mengajukan Usulan Perizinan ke Luar Negeri

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Izin ke Luar Negeri

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan perizinan ke luar negeri.

3.




Req.


Tgl. Usulan

O

Jenis Keperluan

R

Uraian Keperluan

R

Dalam Kegiatan Penyelenggara

O O

Kota/Negara

R

Tgl. Mulai Tgl. Selesai

R R O

By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis keperluan dari perjalanan ke luar negeri, seperti: Konferensi, Kerjasama, Pelatihan, atau lainnya. masukkan uraian/alasan dari perjalanan ke luar negeri yang akan dilakukan. Masukkan nama atau deskripsi kegiatan yang akan dilakukan. Nama pihak yang berwenang/bertanggungjawab mengadakan kegiatan di luar negeri. Nama kota dan/atau negara tempat diselenggarakan kegiatan di luar negeri Masukkan tanggal kegiatan di luar negeri dimulai Masukkan tanggal berakhirnya kegiatan di luar negeri Nama pihak yang akan menanggung biaya tiket pesawat

O

Nama pihak yang akan menanggun biaya registrasi dan lumpsum

R

Sumber dana yang akan digunakan untuk keperluan perjalanan ke luar negeri Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas

Tiket Pesawat dibebankan Kepada Registrasi dan Lumpsum dibebankan kepada Sumber Dana No. Usulan Unit 4.

-


.



5.


6.


Tekan tombol


b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


13.2 Approval Perizinan Ke Luar Negeri 13.2.1




untuk melihat


2.


3.



4.



-

Tekan tombol


-


-


Return For Correction Company Confidential Page 253 of 358

Fasilitas ini disediakan jika pengajuan yang diusulkan dianggap masih belum lengkap, misalnya dalam hal berkas-berkas yang dilampirkan, dan dimaksudkan untuk mengembalikan pengajuan yang diusulkan agar dapat diperbaiki. Berikut cara melakukannya: - Klik link Return for Correction, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

13.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan terakhir. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang.


Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-


-



-


-



-



13.2.3

-


-


Admin Pusat



untuk


2.


3.



4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Izin ke Luar Negeri

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan perizinan ke luar negeri.

3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol

6.


7.




8.


13.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Izin ke Luar Negeri


2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan perizinan ke luar negeri.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol


7.



8.


.




14

PEMBEBASAN SEMENTARA DARI JABATAN FUNGSIONAL

14.1 Usulan Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional Tujuan

Mengajukan usulan pemberhentian sementara dosen/pegawai dari jabatan fungsional. Dan tunjangan fungsional yang mengikat pada jabatan tidak lagi diperhitungkan di Payoll.

Responsibilty

UP Core Admin

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Core Admin > Pengajuan > Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional

14.1.1

Mengajukan Usulan Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional

2.


3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol fungsional.

untuk memulai membuat pengajuan pembebasan sementara dari jabatan

6.



Req.

Tgl. Usulan

O

Alasan Pembebasan

R

Tgl. Mulai

R

Tgl. Selesai

R

Surat Referensi

R

No. Usulan Unit

R

7.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih alasan pegawai yang bersangkutan dibebaskan sementara dari jabatan fungsionalnya, seperti: Tugas Belajar, atau cuti diluar tanggungan negara. Masukkan tanggal mulai berlakunya pembebasan sementara dari jabatan fungsional Masukkan tanggal pembebasan sementara dari jabatan fungsional akan berakhir. Cantumkan nomor surat yang menjadi dasar/landaasan atas pengajuan pembebasan sementara dari jabatan fungsional Cantumkan nomor atas pengajuan yang dibuat.


.

Catatan: Setiap pengajuan yang baru akan otomatis terpilih. Sehingga jika nantinya sudah banyak pengajuan yang telah dibuat, tidak perlu bingung. Cara membedakannya, bisa dengan melihat Company Confidential Page 267 of 358

kolom Tgl. Usulan atau kolom Status (dengan nilai “New”).

8.


9.


Tekan tombol


b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-




10. Pada halaman Review, terdapat informasi daftar approver sebagai pihak-pihak yang akan menyetujui/tidaknya terkait pengajuan yang diusulkan.



14.2 Approval Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional 14.2.1

Admin Pusat



untuk


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Selanjutnya


data pengajuan tersebut telah masuk ke dalam sistem Oracle. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pembebasan sementara jabatan fungsional.

3.


4.


pada kolom Action.


5.

Tekan tombol

6.

Masukkan nomor dan tanggal usulan Kepegawaian (KP) yang telah ditentukan. Dan ubah nilai pada field Status menjadi “On Progress”. Kemudian tekan tombol

7.



8.



14.2.2


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pembebasan sementara dari jabatan fungsional.


3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol

7.




8.


.



15

PERIZINAN CUTI

15.1 Usulan Izin Cuti Tujuan

Melihat dan mengajukan cuti yang menjadi hak pegawai.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Izin Cuti

15.1.1

Mengajukan Usulan Izin Cuti

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Izin Cuti

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan izin cuti.


3.



Req.

Absence Status

R

Absence Type Absence Category

R -

Absence Reason Duration Start Date

O R

Description/Comments Pilih status absen yang akan di ajukan, “Confirmed” merupakan cuti yang sudah pasti dijalankan. “Planned” merupakan cuti yang masih direncanakan dan ketika cuti akan dijalankan, harus dilakukan pengajuan ulang dengan status “Confirmed” Jenis cuti yang harus dipilih untuk diajukan kepada atasan. Merupakan informasi kategori dari Cuti, Informasi ini akan otomatis muncul ketika Jenis Cuti dipilih. Merupakan jenis alasan Cuti yang lebiih spesifik. Tanggal dimulainya Cuti/Ijin


Field

Req.

Duration End Date

R

Total Days

O

Context

O

4.

Description/Comments Tanggal berakhirnya Cuti/Ijin Total hari dari cuti yang diajukan (Otomatis muncul ketika klik ) “Informasi Tambahan” untuk alamat selama menjalankan Cuti


Tekan tombol

b.



Req.


Add

R

Untuk kebutuhan upload, pilih: Desktop File/Text/URL

Title

O


Description

O


R

Tekan tombol ’Browse...’ untuk memilih file yang akan di-upload, dengan menentukan letak direktori yang menyimpan file tersebut (pada komputer lokal).


Field

Req.


-


-


-


5.


6.



.

Catatan: Setiap pengajuan yang baru akan otomatis terpilih. Sehingga jika nantinya sudah banyak pengajuan yang telah dibuat, tidak perlu bingung. Cara membedakannya, bisa dengan melihat kolom Tgl. Usulan atau kolom Status (dengan nilai “New”). 7.



8.



9.


15.2 Approval Perizinan Cuti 15.2.1




untuk melihat


6.


7.

Untuk melihat lampiran yang disertakan, pada bagian Attachments atau pada tabel Supporting Documents, klik link dari nama/judul file yang diupload.

8.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem menyimpannya ke dalam database. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang.


16

PENSIUN

16.1 Usulan Pensiun Tujuan

Mengajukan usulan pensiun: BUP, pensiun duda/janda, pensiun uzur, dan pensiun dini.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Usulan Pensiun

16.1.1

Mengajukan Usulan Pensiun

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Usulan Pensiun

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan pensiun.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

Jenis Pensiun

R

T.M.T Pensiun Pangkat Pengabdian T.M.T Pangkat Alamat Setelah Pensiun No. Usulan Unit

R O O O O

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Pilih jenis pensiun yang seusai, seperti: BUP, Pensiun Dini, Pensiun Duda/Janda, atau Pensiun Uzur Masukkan tanggal mulai berlakunya pensiun Pilih pangkat yang sesuai Masukkan tanggal mulai berlakunya pangkat yang baru Masukkan alamat yang dapat dihubungi setelah pensiun Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


16.2 Approval Pensiun 16.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.





-

Tekan tombol


-


-



16.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.



Update Action Fasilitas ini digunakan jika Anda, sebagai atasan, berinisiatif untuk meng-update data yang dianggap kurang, termasuk mencamtukan nomor usulan unit. Berikut cara penggunaannya: - Klik link Update Action, maka muncul tampilan seperti contoh berikut:

-


-


-



-


-



16.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan. Company Confidential Page 297 of 358

Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Usulan Pensiun

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pensiun.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.


7.



8.


16.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat Company Confidential Page 299 of 358

persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Usulan Pensiun

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pensiun.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.


7.



8.


.




17

BANTUAN BIAYA STUDI LANJUT

17.1 Usulan Bantuan Biaya Studi Lanjut Tujuan

Mengajukan usulan untuk mendapatkan bantuan biaya dalam penyelesaian studi lanjut yang dilaksanakan oleh pegawai.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Bantuan Biaya Studi Lanjut

17.1.1

Mengajukan Usulan Bantuan Biaya Studi Lanjut

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Bantuan Biaya Studi Lanjut

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan bantuan biaya studi lanjut.

3.




Req.

Tgl. Usulan

O

No. Usulan Unit Jenis Usulan

R

Jenjang Studi Perguruan Tinggi Kota/Negara Tgl. Mulai Tgl. Selesai

R R R R R

4.

Description/Comments By Default, tanggal usulan adalah tanggal pada saat pengajuan tersebut dibuat. Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas Pilih jenis usulan yg ingin diajukan, seperti: BSDN, BSLN, Bantuan Izin Belajar, dan lain-lain Pilih jenis studi yang akan diikuti, diantaranya: D3, S1, S2, atau S3 Nama perguruan tinggi tujuan Nama kota/negara dimana perguruan tinggi tujuan berada Masukkan tanggal kegiatan studi lanjut dimulai Masukkan tanggal berakhir kegiatan studi lanjut


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


17.2 Approval Bantuan Biaya Studi Lanjut 17.2.1




untuk melihat


2.


3.



4.



-

Tekan tombol


-


-




17.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai. Dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan terakhir. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian


Related Applications.


-


-


-



-


-




17.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu diinputkan data-data terkait bantuan Company Confidential Page 316 of 358

biaya studi lanjut yang akan diberikan, untuk selanjutnya diterbitkan surat persetujuan/SK. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Bantuan Biaya Studi Lanjut

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan bantuan biaya studi lanjut.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.

Masukkan nilai hitungan bantuna yang akan diberikan, beserta nomor dan tanggal persetujuan. Dan nilai pada field Status, diubah menjadi “Approve”. Kemudian tekan tombol

7.



8.





18

PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU

18.1 Usulan Pembuatan Kartu Tujuan

Mengajuakan usulan pembuatan Kartu Pegawai (KARPEG), Kartu Istri (KARIS) / Kartu Suami (KARSU).

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Pembuatan Kartu

18.1.1

Mengajukan Usulan Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Pembuatan Kartu

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu.

3.




Req.

Jenis Kartu Pemegang Kartu

O R

No. Usulan Unit

-

4.

Description/Comments Pilih jenis kartu yang akan diajukan KARIS, KARPEG atau KARSU Nama dari pemegang kartu, tampilan yang akan muncul adalah nama pribadi Biarkan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas.


.


5.



6.


Tekan tombol

b.




Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


18.2 Approval Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu 18.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol


untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-




18.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-




18.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat pengantar/usulan yang akan dikirimkan ke Negara untuk mendapatkan persetujuan.


Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pembuatan Kartu

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.

tombol


7.



8.



18.2.4


Responsibility: Admin KP Ketika pengajuan yang dikirimkan ke Negara telah mendapatkan jawaban, yaitu diterbitkannya surat persetujuan/keputusan, maka pegawai yang bersangkutan telah resmi mendapatkan hak atas pengajuan yang diusulkan. Dan berlaku efektif terhitung mulai tanggal yang telah ditentukan. Keputusan yang telah dikeluarkan oleh Negara perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai dasar hukum atas perubahan data kepegawaian yang bersangkutan. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pembuatan Kartu

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu.

3.


4.


5.

Tekan tombol

pada kolom Action.


6.


7.



8.


.




19

BPJS

19.1 Usulan BPJS Tujuan

Mengajukan usulan untuk mendapatkan fasilitas BPJS, baik ketenagakerjaan atapun kesehatan.

Responsibilty


Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Pengajuan > Pengajuan BPJS

19.1.1

Mengajukan Usulan Peserta BPJS

Langkah-langkah: 1. Masuk ke menu: Pengajuan BPJS

2.

Tekan tombol

untuk memulai membuat pengajuan BPJS.

3.




Req.

No. Usulan Unit Jenis Layanan

O R

Nama Peserta No. KK NIK/KITAS/KITAP

O O O

Nama Pasangan NIK/KITAS/KITAP

O O

Nama Anak Ke-1

O

NIK/KITAS/KITAP

O

Nama Anak Ke-2

O

NIK/KITAS/KITAP

O

Nama Anak Ke-3

O

NIK/KITAS/KITAP

O

Nama Faskes Tk.I Kelas Rawat T.M.T

O O O

4.

Description/Comments Biakan kosong, field ini akan diisi oleh Admin unit kerja/fakultas. Pilih jenis layanan yang diusulkan, yaitu: BPJS Ketenagakerjaan, atau BPJS Kesehatan. Pilih peserta yang akan diusulkan (nama Anda sendiri). Masukkan nomor kartu keluarga yang Anda miliki. Masukkan nomor induk kependudukan, atau kartu izin tinggal sementara, atau kartu izin tinggal permanen atas nama Anda sendiri. Masukkan/pilih nama peserta yang merupakan istri/suami Anda Masukkan nomor induk kependudukan, atau kartu izin tinggal sementara, atau kartu izin tinggal permanen atas nama istri/suami Anda. Masukkan/pilih nama peserta yang merupakan anak (tanggungan) Anda. Masukkan nomor induk kependudukan, atau kartu izin tinggal sementara, atau kartu izin tinggal permanen atas nama anak Anda. Masukkan/pilih nama peserta yang merupakan anak (tanggungan) ke-2 Anda. Masukkan nomor induk kependudukan, atau kartu izin tinggal sementara, atau kartu izin tinggal permanen atas nama anak ke-2 Anda. Masukkan/pilih nama peserta yang merupakan anak (tanggungan) ke-3 Anda. Masukkan nomor induk kependudukan, atau kartu izin tinggal sementara, atau kartu izin tinggal permanen atas nama anak ke-3 Anda. Pilih fasilitas kesehatan yang sesuai. Pilih kelas rawat yang diinginkan. Masukkan tanggal mulai berlakunya layanan yang diusulkan.


.



5.


6.


Tekan tombol


b.



Req.


Attachment Type

R


Title

O


Description

O


R


-


-


-






8.


19.2 Approval BPJS 19.2.1




untuk melihat


2.


3.


4.

Jika setelah direview data yang dimasukkan sudah dianggap benar, tekan tombol untuk menyetujui penambahan/perubahan data yang telah dilakukan oleh pegawai, dan


kemudian sistem akan meneruskan prosesnya untuk mendapatkan persetujuan selanjutnya. Catatan: Jika data yang telah dimasukkan oleh pegawai masih dianggap kurang/salah (termasuk jika dibutuhkan lampiran), maka tekan tombol untuk menolak perubahan data yang dilakukan, agar kemudian pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengajuan ulang. Jika dalam pengajuan yang diusulkan oleh pegawai dianggap perlu adanya perbaikan, termasuk berkas tambahan yang perlu dilampirkan, bisa menggunakan fasilitas yang tersedia pada bagian Related Applications.


-

Tekan tombol


-


-



19.2.2

-


-


Admin Unit



2.


untuk melihat jenis


3.


4.




-


-


-



-


-



19.2.3

-


-


Admin Pusat



2.


untuk


3.


4.


Setelah Admin Kepegawaian menyetujui pengajuan, maka perlu dibuatkan nomor usulan Kepegawaian, untuk selanjutnya diterbitkan surat penganta (atau data) yang akan dikirimkan ke PT. BPJS untuk Company Confidential Page 352 of 358

mendapatkan penyelesaian. Berikut langkah-langkahnya: 1. Masuk ke menu: Pengajuan BPJS

2.

Masukkan nama pegawai yang telah disetujui atas pengajuan BPJS.

3.


4.


5.

Tekan tombol

6.


pada kolom Action.


7.



8.



20

E-CV (ESS)

20.1 Melihat Data e-CV Tujuan

Melihat data e-CV pegawai

Responsibilty

UP Employee Self Service

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Work Information > e-CV

20.1.1

Melihat Data e-CV

Langkah-Langkah: 1. Masuk ke menu: e-CV

2.

Muncul tampilan riwayat hidup, seperti contoh berikut:



21

E-PAYSLIP (ESS)

21.1 Melihat Data e-Payslip Tujuan

Melihat informasi penerimaan dan potongan dari penghasilan yang diterima oleh pegawai

Responsibilty

UP Employee Self Service

Frekuensi

Ad Hoc

Navigasi

UP Employee Self Service > Work Information > e-Payslip

21.1.1

Melihat Data e-Payslip

Langkah-Langkah: 1. Masuk ke menu: e-Payslip

2.

Pilih periode Payment Run yang akan ditampilkan.

3.

Berikut contoh tampilan slip pembayaran (payslip):



User Manual Universitas Padjadjaran Self Service. Tanggal Pembuatan : 6 Januari 2017 Revisi Terakhir : Dokumen : Versi : 1.0

Recommend Documents