Structuurplan en beleidsvoornemens Watersportvereniging De Eerste Aanleg, Breukelen
1
Inleiding Voor u ligt een structuurplan met de beleidsvoornemens van de Watersportvereniging De Eerste Aanleg voor de komende vijf jaar. Het is voor het eerst dat een dergelijk plan is gemaakt. De ambitie van de DEA is om een bloeiende en actieve watersportvereniging te zijn en te blijven. In dit plan staan de activiteiten en de organisatie van de vereniging beschreven en worden de ambities voor de langere termijn aangegeven. Watersportvereniging De Eerste Aanleg organiseert sinds 1965 kleine en grote evenementen op de Loosdrechtse plassen. De vereniging heeft veel betrokken leden, die deelnemen aan de evenementen of bijdragen aan de organisatie van de evenementen. Daarnaast zijn er leden die niet meer actief zijn, maar vanuit hun betrokkenheid, uit het verleden lid zijn. Naast leden heeft de vereniging een grote groep donateurs. De evenementen van de vereniging bestaan uit diverse winter- en zomerzeilwedstrijden, waaronder 6-uurs van Loosdrecht. Ook organiseert de vereniging klaverjaswedstrijden, viswedstrijden, sloepentochten, en een pinkstertocht voor motorboten. De vereniging beschikt over een clubhuis. Ambitie De ambitie van de vereniging is om een bloeiende watersportvereniging te zijn. Hiertoe wil de DEA het huidige activiteitenniveau voort zetten en uit bouwen. Tevens wil de vereniging het ledenaantal verhogen. Om die ambities te kunnen verwezenlijken, moeten er diverse knelpunten worden opgelost. De aanwas van nieuwe leden is beperkt, evenals het aantal leden dat bijdraagt aan de organisatie van de activiteiten van de vereniging. Daarnaast trekken leden die zich jarenlang hebben ingespannen voor de vereniging zich terug. Dat betekent dat het steeds moeilijker wordt om het activiteitenprogramma van de vereniging op peil te houden, terwijl de ambitie juist is om het op te voeren. Naast het teruglopen van actieve leden, worden de eisen die aan de vereniging gesteld worden ook steeds hoger. Omslag Wil de DEA de activiteiten en het niveau daarvan op peil houden en zelfs vergroten, dan moet er de komende jaren een omslag worden gemaakt. De eerste stappen die daarin gemaakt moeten worden, zijn het formuleren van de ambities en de plannen van de vereniging de komende jaren en het vastleggen van de structuren en afspraken binnen de vereniging. Dit kan helpen om de schouders er onder te zetten en maakt het participeren in de vereniging en de organisatie van activiteiten door leden gemakkelijker.
2
Het is dan immers duidelijk wat er wordt ondernomen, door wie en hoe de communicatie- en de organisatielijnen lopen. Daarmee wordt ook de last op de schouders van de ervaren leden lichter en daarmee hun actieve bijdrage wellicht langer. Doel van dit alles is om de actieve vereniging op peil te houden en op termijn de ambities kunnen verhogen en uit te groeien tot een grote bloeiende watersportverenging met nog meer activiteiten, grote participatie en een hoog niveau, aantrekkelijk voor nieuw en oud zeiltalent. Missie en doelstellingen van de Watersportvereniging De Eerste Aanleg De missie van de watersportvereniging, zoals is vastgelegd in haar statuten, is het bevorderen van de watersport. Doelstellingen daarbij zijn: - het verhogen van het niveau en de vaardigheden van de zeilers - het bevorderen van plezier in de watersport - het vergroten van het aantal zeilers en leden van de vereniging - het organiseren van evenementen bedoeld voor de motorvaart Daarnaast is ook de gezelligheid die de vereniging de leden biedt belangrijk. De doelgroepen van de vereniging zijn: Jeugdzeilers, wedstrijdzeilers, recreanten, overige watersporten, oudwedstrijdzeilers en vrijwilligers betrokken bij de watersport en de vereniging. Status Quo, verwachtingen en groei Onderstaand volgt een overzicht van de verschillende activiteiten van de vereniging. Per onderwerp wordt er een beschrijving gegeven van de activiteiten, de doelstellingen en de doelgroepen. Daarnaast staat aangegeven hoe de activiteit wordt ingebed in de vereniging, wat er nodig is om deze activiteiten te kunnen realiseren en wat de verwachtingen en de groeimogelijkheden zijn. Zeilen voor volwassenen Het aanbod van trainingen en opleidingen voor volwassenen is gering. Hiermee mist de club een kans. Wedstrijdzeilers gaan elders zeilen en trainen en komen zo weinig tot niet bij de club. Voor beginnende wedstrijdzeilers is het zo moeilijk om aansluiting te vinden. DEA wil een programma voor volwassenen starten en bij voldoende belangstelling uitbreiden. Er wordt gezocht, binnen het bestuur, naar een persoon die dit op zich gaat nemen.
3
Nieuwe leden Nieuwe leden van de club hebben met regelmaat vragen over het reilen en zeilen van de club en het wedstrijdvaren. De bestuurleden worden gevraagd om als mentor van een nieuw actief lid op te treden. De bestuursleden kunnen binnen de vereniging ook een ander lid vragen. Beginnende wedstrijdzeilers worden gestimuleerd om deel te nemen aan de zeilwedstrijden om zo kennis te kunnen maken met het wedstrijdzeilen. De wedstrijdleider van deze wedstrijden legt nieuwe leden ruim voor aanvang van de eerste start het reilen en zeilen van een zeilwedstrijd uit. Zeilschool De bestaande zeilschool wordt geïntrigeerd in de vereniging en gaat onder verantwoordelijkheid van het bestuur vallen. De zeilschool zal haar zelfstandigheid, zoals aangegeven in de statuten, niet verliezen. De beschikbare middelen worden, indien mogelijk, gebruikt voor de aanschaf van een lesboot. Hierdoor krijgt de vereniging weer de mogelijkheid om de jeugd kennis te laten maken met het zeilen. Hierbij wordt, in eerste instantie, niet gedacht aan opleiding op CWO-niveau. De lesboot is, indien deze niet gebruikt wordt voor lessen, tegen een geringe vergoeding te huur voor leden/donateurs. Ex zeilers, donateurs en motorboters Oud leden, zeilers en donateurs zijn te allen tijde welkom bij de vereniging en zijn zeer welkom als vrijwilliger bij de evenementen. Donateurs en oud zeilers kunnen aparte activiteiten opzetten, als toertochten. Het initiatief en de organisatie ervan moet door de donateurs, ex zeilers en moterboters zelf ter hand worden genomen en wordt door de vereniging ondersteund. Vooraf dient een plan met een begroting te worden ingediend en door het bestuur te worden goedgekeurd. De activiteit moet bij voorkeur een (licht) positief saldo hebben, om zo weer extra activiteiten voor de vereniging te kunnen organiseren. Overige watersporten De watersportvereniging DEA is een watersportverenging, en heeft oog voor andere watersporten. Indien er zich andere watersporters melden (roeiers, surfers etc.) dan zijn deze van harte welkom en wordt er in het jaarprogramma gekeken naar de opname van activiteiten van deze groep, mits er een actieve deelname aan de organisatie en de activiteit zelf gegarandeerd wordt. Wedstrijden De watersportverenging De Eerste Aanleg organiseert wedstrijden en evenementen voor de alle typen boten en hanteert het SW handicap. Er wordt gezocht naar een nieuw verenigingsschip, ter vervanging van het huidige schip. De staat van onderhoud van het huidige schip gaat ten koste van de veiligheid van de bemanning. Het jaarprogramma voorziet in wedstrijden voor de gevorderde wedstrijdzeilers, beginners en recreanten. 4
Te weten: Zeilwedstrijden DEA organiseert tenminste 6 winter- en 8 zomerwedstrijden per seizoen. Deze wedstrijden zijn bedoeld voor iedere zeiler die wil kennismaken met wedstrijdzeilen, een recreatieve wedstrijd wil zeilen of als training- of oefenwedstrijdje. De wedstrijden staan open voor iedere klasse en voor elk niveau. In deze wedstrijden wordt bij het wel of niet doorgaan van de wedstrijden rekening gehouden met het niveau van de zeilers. (noot: bij alle wedstrijden is deelname voor eigen risico) Voor deze wedstrijden is een kleine vergoeding verschuldigd. Tijdens de zomerreeks zijn er extra zeildagen gereserveerd. Deze worden gebruikt voor een andere vorm van wedstrijdzeilen. 6-uur van Loosdrecht Een keer per jaar organiseert Watersportvereniging De Eerste Aanleg de 6-uurs van Loosdrecht. Deze wedstrijd is bedoeld voor alle zeilers, ook zeilers die niet zijn aangesloten bij onze vereniging. Het doel van deze wedstrijd is om zoveel mogelijk rakken in 6 uur te zeilen. Elk rak mag maar 2 keer gevaren worden, in zelf gekozen richting. PR, communicatie en sponsoring Op het terrein van PR, communicatie en sponsoring moet veel gebeuren. De interne communicatie moet worden gestructureerd, de communicatie naar de leden geïntensiveerd en er moet een PR en sponsorbeleid worden opgebouwd. DEA Clubdag Jaarlijks vindt er een clubdag plaats en is bedoeld om de saamhorigheid van de club te vergroten. Deze dag is bedoeld voor alle leden, donateurs en adverteerders. De clubdag wordt georganiseerd door een groep enthousiaste leden. Het is een combinatie van waterspelen en wordt afgesloten met een gezamenlijke BBQ. Klaverjasavonden Er vinden jaarlijks 10 klaverjasavonden plaats in het clubgebouw. Deze worden goed bezocht door leden, niet-leden en donateurs. Uit deze avonden volgen regelmatig nieuwe donateurs. Viswedstrijden Gedurende de zomermaanden worden er 3 viswedstrijden georganiseerd waar groot en klein aan deelneemt.
5
In de club zelf Leden DEA is en blijft een ledenorganisatie. Dat betekent dat de leden goed inzicht moeten hebben in het doen en laten van hun vereniging. Dat betekent ook dat het bestuur goed moet weten wat er speelt onder de leden, binnen de doelstellingen van DEA, namelijk het bevorderen van de watersport. De communicatie met de leden is daarbij van essentieel belang. Nu is de organisatie van DEA voor veel leden onzichtbaar en is onduidelijk wie waar over gaat. Bovendien is niet voor iedereen duidelijk welke activiteiten DEA organiseert. In het volgende hoofdstuk worden de organisatiestructuur en de communicatielijnen beschreven. De communicatie met de leden zal worden geïntensiveerd. Jaarlijks ontvangen de leden na betaling van de contributie een jaarprogramma. Verder worden er moderne communicatiemiddelen ingezet, zoals een nieuwsbrief per e-mail. De nieuwe website wordt het belangrijkste instrument voor de communicatie met de leden. Hierop is alle informatie over de vereniging te vinden, evenals het jaarprogramma en andere informatie over de activiteiten. Maar de website biedt ook mogelijkheden voor leden om ervaringen via de webmaster uit te wisselen, verslagen en oproepen te plaatsen. Donateurs De donateurs doneren jaarlijks om hun motiverende redenen aan de vereniging. Zij ontvangen ook ons clubblad. Nieuwe leden De aanwas van nieuwe leden binnen de vereniging is beperkt. Om meer leden te krijgen, is na het doorvoeren van een nieuw beleid, een ledenwerfcampagne op zijn plaats (we hebben immers wel wat te bieden). Verder moeten nieuwe leden zich welkom voelen in de club. Hiervoor krijgen ze een brief en straks ook een contactpersoon bij wie ze met vragen terecht kunnen. Externe communicatie De externe communicatie van de vereniging moet sterk worden verbeterd. Direct doel is de verbetering van de naam en het imago van de verenging. Indirect doel is het vergroten van het ledenaantal. De volgende terreinen verdienen aandacht: Media DEA organiseert regelmatig grote evenementen, die zeker in de pers aandacht verdienen. Daarvoor zijn nodig persberichten vooraf en uitslagen + foto’s na afloop van een evenement.
6
Daarnaast wordt de pers rondom DEA geattendeerd op goede uitslagen van de DEA zeilwedstrijden. Adverteerders Rondom de vereniging zijn tal van bedrijven en organisaties. Contacten met deze bedrijven dienen gestructureerd en met beleid te worden onderhouden. Middelen daarvoor zijn het jaarprogramma, activiteiten voor adverteerders, de persberichten van grote evenementen en het clubblad Sponsoring De sponsoring voor de club en evenementen is beperkt en wordt ad hoc geregeld. Kennismaken met de watersport Er moet gelegenheid geschapen worden om mensen kennis te laten maken met de watersport. Gezocht wordt naar een bestuurlid dat de verantwoordelijkheid voor de PR en communicatie van de vereniging wil dragen. Veiligheid Een steeds grotere factor bij de organisatie van evenementen en lessen is de veiligheid en de verantwoordelijkheid. Binnen de vereniging moet daar in de toekomst structureel aandacht aan worden gegeven. Er moet een veiligheidsparagraaf worden ontwikkeld. Materiaal DEA beschikt over een breed scala van materialen. Deze materialen zijn nodig om de activiteiten van de vereniging veilig en goed uit te kunnen voeren. De materialen bestaan uit de volgende categorieën: 1. Wedstrijdschip 2. Wedstrijdbenodigdheden als mobiele telefoon, vlaggen etc., wedstrijdboeien Het is voor de uitvoering van de activiteiten van DEA van groot belang dat de materialen in goede staat verkeren en direct zijn te gebruiken indien nodig. De materialen worden beheerd door het bestuurslid belast met materiaal en technische zaken en/of door een of meer door dit bestuurslid gedelegeerde personen. Voor het tijdig kunnen vervangen van materialen worden afschrijvingen en bestemmingsreserves binnen de begroting opgenomen.
7
Organisatie De Watersportvereniging De Eerste Aanleg heeft een bestuur. Onder het bestuur vallen commissies en binnen de commissies kunnen (soms tijdelijke) werkgroepen actief zijn. Het streven is om het bestuur zoveel mogelijk te beperken tot de werkelijke bestuurstaken, uitzetten van het beleid (uiteraard in nauw overleg met de leden actief in commissies en werkgroepen), het houden van overzicht, het aansturen van de activiteiten en het binnenhalen van subsidies, sponsoren etc. De commissies en de werkgroepen zijn in eerste instantie belast met de uitvoering van een onderdeel van de verenging en houden daarover contact met het bestuur. Om de communicatie en de afstemming te verbeteren en vloeiend te laten verlopen, heeft ieder bestuurslid een commissie in zijn of haar portefeuille en is ook woordvoerder van die commissie. Hierdoor beschikt de commissie over goede informatie vanuit het bestuur en kunnen zaken goed worden afgestemd tussen de verschillende commissies. Binnen commissies en onder verantwoordelijkheid van een commissie kunnen werkgroepen worden geformeerd. Het bestuur heeft een oneven samenstelling en bestaat uit minimaal 5 leden. In het bestuur zijn de volgende portefeuilles voorzien. Voorzitter Secretaris, algemene secretariaatstaken en ledenadministratie Penningmeester, gelden Lid Zeilcommissie Lid Barcommissie Lid PR en Sponsoring Lid Evenementen Onderstaand volgt een overzicht van alle commissies die nodig zijn om het programma van de vereniging te kunnen realiseren. Commissie Zeilwedstrijden Deze commissie geeft het wedstrijdzeilen voor volwassenen / jeugd handen en voeten. Het ontwerpt een programma, is belast met de introductie voor nieuwe leden en probeert leden aan te trekken, te enthousiastmeren en binnen de club te houden. Tevens is de commissie verantwoordelijk voor het geen beschreven staat in het huishoudelijke reglement artikel 9-5.
8
Barcommissie De commissie heeft het beheer over het clubhuis De Bun. Ze dragen zorg voor de inventaris van het clubhuis en verzorgt de barbediening. Ook dragen zij zorg voor het onderhoud van het clubhuis en de organisatie van de feestavonden. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Binnen deze commissie kan eventueel ook een groep vrijwilligers worden gevormd die zich bezig gaan houden met onderhoud en modernisering van het clubhuis. Pr en sponsoring Deze commissie spant zich in om de activiteiten van de vereniging onder de aandacht te brengen in de omgeving van de Loosdrechtse Plassen, in de media en onder watersporters. Daarnaast onderhoudt de commissie contacten met de adverteerders van DEA en probeert meer relaties op te bouwen. Ook is de commissie belast met de sponsoring van de verenging en de elementen. De organisatie van de communicatie met de leden berust bij deze commissie, eveneens als de inhoud en het beheer van de website en het clubblad Brug. De commissie zoekt en organiseert zoveel mogelijk momenten en activiteiten om nieuwe leden voor de club te trekken. Evenementencommissie De commissie organiseert alle evenementen voor de vereniging welke niet worden verzorgd door de commissie zeilwedstrijden en de barcommissie. Welke evenement door de commissie worden georganiseerd wordt voor 15 januari van het lopende verenigingsjaar aan het bestuur kenbaar gemaakt. Van eventuele vergadering van de commissie en de georganiseerde evenementen doet de commissie verslag aan de secretaris van de vereniging.
9
