Stravovací systém Uživatelská příručka Verze 02.42
Copyright 2000-2013 ESTELAR s.r.o.
1
1. 2. 3.
Úvod ................................................................................................... 4 Jak číst tuto příručku ............................................................................ 5 Instalace a první spuštění programu ....................................................... 6 3.1. Instalace .......................................................................................... 6 3.2. Instalace www rozhraní ...................................................................... 6 3.3. Instalace služby ................................................................................ 7 3.4. První spuštění ................................................................................... 8 3.4.1. Demo verze ................................................................................ 8 3.4.2. Registrace .................................................................................. 8 3.4.3. Zprovoznění................................................................................ 9 4. Obecné zakládání, evidence a zpracování dat .......................................... 10 4.1. Obecná pravidla ............................................................................... 10 4.2. Zakládání a editace dat ..................................................................... 10 4.2.1. Základní prohlížecí okno .............................................................. 10 4.2.2. Editace ...................................................................................... 13 4.2.3. Výběrové okno ........................................................................... 13 4.2.4. Seznam s výběrem možných hodnot ............................................. 14 4.3. Tisk ................................................................................................14 5. Základní data ...................................................................................... 16 5.1. Evidované seznamy .......................................................................... 16 5.1.1. Osoby ....................................................................................... 16 5.1.2. Osoby/Identifikační média ........................................................... 19 5.1.3. Osoby/Přístupové skupiny ........................................................... 20 5.1.4. Typ menu .................................................................................. 20 5.2. Definice složení jídel - receptury ......................................................... 21 5.2.1. Receptury .................................................................................. 21 5.2.2. Typy receptur ............................................................................ 21 5.2.3. Celá jídla ................................................................................... 21 5.2.4. Skladová evidence ...................................................................... 22 5.2.5. Čtecí zařízení ............................................................................. 22 5.2.6. Přístupové skupiny ..................................................................... 23 5.2.7. Třídy ......................................................................................... 24 5.2.8. Operace čtecích zařízení .............................................................. 24 5.2.9. Časové plány ............................................................................. 24 6. Postup zadání dat ................................................................................ 25 6.1. Počáteční nastavení .......................................................................... 25 6.2. Pravidelné zadávání dat..................................................................... 25 6.3. Denní zpracování .............................................................................. 25 7. Objednávkový a výdejní provoz ............................................................. 26 7.1. Sestavení jídelníčku .......................................................................... 26 7.2. Zpracování objednávek ..................................................................... 27 7.2.1. Uzavření dne ............................................................................. 27 7.2.2. Objednávání na terminálu............................................................ 29 7.2.3. Ruční objednávky ....................................................................... 29 7.2.4. Hromadná změna objednávek ...................................................... 30 7.2.5. Import objednávek ze souboru ..................................................... 30 7.2.6. Počty objednávek ....................................................................... 30 7.2.7. Výdej stravy .............................................................................. 31 7.2.8. Běžný provoz ............................................................................. 31 8. Kredit ................................................................................................ 32 8.1. Platby na účet .................................................................................. 32 2
8.1.1. Informace pro strávníky .............................................................. 32 8.1.2. Převod jednotlivých plateb ........................................................... 33 8.1.3. Postup zpracování výpisu ............................................................ 33 8.2. Vracení kreditu z účtu ....................................................................... 33 8.2.1. Tisk lístků pro sepsání čísel účtů od jednotlivých osob ..................... 34 8.2.2. Seznamy dávek - tisk ................................................................. 34 8.3. Hromadné platby .............................................................................. 34 8.4. Platby složenkou .............................................................................. 34 8.5. Záporný kredit ................................................................................. 34 8.6. Vyhodnocení stravného podle docházky ............................................... 34 9. Ubytování ...........................................................................................36 9.1. Typy ubytování ................................................................................ 36 9.2. Založení plateb na další měsíc ............................................................ 36 9.3. Platby a sledování............................................................................. 36 10. Skladová evidence ............................................................................... 37 10.1. Skladové karty .............................................................................. 37 10.2. Inventura ..................................................................................... 37 10.3. Přehled pohybů ............................................................................. 37 10.4. Normovaný výdej .......................................................................... 37 10.5. Skladová uzávěrka ........................................................................ 38 11. Normování .......................................................................................... 39 11.1. Převzetí počtů porcí z objednávek.................................................... 39 11.2. Normování .................................................................................... 39 11.3. Výdej surovin ze skladu .................................................................. 39 12. Webové rozhraní ................................................................................. 40 12.1. Identifikace .................................................................................. 40 12.2. Požadavky na objednávky .............................................................. 41 12.3. Přehled objednávek ....................................................................... 42 12.4. Platby .......................................................................................... 42 12.5. Nastavení ..................................................................................... 42 13. Služby ................................................................................................ 43 13.1. Import osob .................................................................................. 43 13.2. Export .......................................................................................... 44 13.2.1. Suma ceny objednávek za období .............................................. 44 13.3. Zálohování a obnova dat ................................................................ 44 13.4. Registrace .................................................................................... 45 14. Export dat přes DB .............................................................................. 49 14.1. Export jídel podle jídelníčku – zview_OdberStravy ............................. 49 14.2. Export odběru z bufetu – zview_OdberBufet ..................................... 49 14.3. Export odběru z bufetu - zview_SrazkaStravnehoPodleDochazky ......... 49 15. Nastavení parametrů pro odesílání emailů .............................................. 51 16. Plánové úlohy ..................................................................................... 52 16.1. Zálohování dat .............................................................................. 52 16.2. Uzavření objednávek...................................................................... 52 16.3. Zaslání počtů objednávek emailem .................................................. 53 16.4. Zpracování výdeje ......................................................................... 53 17. Uživatelé programu ............................................................................. 54 18. Příloha č. 1 .........................................................................................55 18.1. Zadání kódu ID čipu Dallas ............................................................. 55 18.2. Zadání kódu bezkontaktních médií ................................................... 55 19. Poznámky ........................................................................................... 56 3
Úvod Program je určen pro komplexní evidenci stravování. Při jeho využití dochází jak ke snížení pracnosti vedení stravovacího systému, tak i ke zpřehlednění celé agendy. Nasazení tohoto stravovacího systému odstraňuje veškerou manipulaci se stravenkami. Objednávání a výdej stravy je podstatně jednodušší a prokazatelnější. Na základě počítačového zpracování dat je možno snadno a rychle vyhledat požadované informace.
4
1.
Jak číst tuto příručku
Tato příručka předpokládá základní znalosti obsluhy PC a operačního systému Windows na uživatelské úrovni. Uživatel by měl být seznámen se základními pojmy jako je okno programu, tlačítko, menu či klávesová zkratka. Rovněž se předpokládá schopnost provedení základních úkonů: spuštění menu, zmáčknutí tlačítka, otevření a zavření okna, provedení dvojkliku. Je nutno brát na vědomí, že některé možnosti a funkce programu jsou závislé a mají opodstatnění pouze pro určitý typ hardware. Týká se to především časového omezení vstupu a časových plánů. Pokud váš hardware tyto možnosti nepodporuje, nemá smysl je nastavovat.
5
2.
Instalace a první spuštění programu
2.1. Instalace Pro účely instalace byl vytvořen jednoduchý průvodce instalací. Po jeho spuštění máte možnost postupně nastavit cílový adresář aplikace, instalované součásti a složku, do níž bude aplikace nainstalována. V případě, že neprovádíte speciální instalaci a program je instalován poprvé, můžete všechny volby ponechat na přednastavených nastaveních. Po potvrzení všech nastavení je systém nainstalován. Pokud provádíte reinstalaci systému, je nutno brát v úvahu rozdíly mezi aktuální a novou verzí. V každém případě doporučujeme provedení zálohy v původním systému. V případě, že mezi verzemi došlo ke strukturálním změnám, budete při prvním spuštění nové verze upozorněni, že proběhne převod dat na novou verzi. Je-li vaše původní verze menší než 02.01 a přecházíte na verzi 02.01 nebo vyšší, je nutno si připravit zálohu dat z původní verze. Při prvním spuštění v průběhu restrukturalizace se program bude na tuto zálohu dotazovat. Pokud chcete původní data korektně převést je nutno to provést v tomto místě restrukturalizace.
2.2. Instalace www rozhraní Instalace IIS (součást Windows). Instalace .NET Framework. Založit adresář pro aplikaci (např. C:\Inetpub\wwwroot\Jidelna V IIS vytvořit virtuální adresář (alias: Jidelna, adresář: ..\Jidelna) Rozbalit JidelnaWeb.zip do vytvořeného adresáře..\Jidelna. Z adresáře ..\Jidelna\bin\UserConfig nakopírovat soubory UserConfig.cs a c_UserConfig.bat o adresář níže. V souboru UserConfig.cs upravit připojení k databázi podle konkrétní instalace. SQL do firewallu přidat programy Shared/sqlbrowser.exe, Bin/sqlservr.exe pro přístup zvenčí: kontrola portu pro TCP 1433, UDP 1434 Nastavit cestu ke kompilátoru .NET v souboru c_UserConfig.bat a spustit c_UserConfig.bat – provede kompilaci a vytvoří soubor UserConfig.dll. V případě nutnosti registrace spustit „aspnet_regiis.exe –i“ Spuštění v IE http://PC_Name/Jidelna/Jidelna.aspx. Uvedené cesty jsou ilustrační a je samozřejmě možné je změnit podle požadavků konkrétní instalace a to včetně alisu. V virtuálním adresáři jídelny ve Vlastnosti/Dokumenty přidat Jidelna.aspx (spouštění:http://PC_Name/Jidelna). Ve výchozím webovém servru ve Vlastnosti/Dokumenty přidat jídelna/iidelna.aspx (spouštění:http://PC_Name). Pro přístup mimo intranet je nutno: - povolit (přesměrovat) port 80 na IP serveru - v nastavení sítě povolit Webový server HTTP
6
2.3. Instalace služby Služba slouží pro zpracování plánovaných úloh. V rámci služby je možno plánované úlohu provádět na pozadí bez přihlášeného uživatele. Při instalaci spusťte setup.exe a projděte instalaci. Po dokončení instalace je nutno službu zaregistrovat – spustit s parametrem /instar (/unistall pro odstranění). CCGSrvP.exe /install Pokud chcete změnit název nebo popis služby nebo potřebujete na jednom PC zaregistrovat službu vícekrát, pak proveďte kopii a do stejnojmenného souboru, ale s příponou ini (CCGSrvP.ini), zadejte jméno a popis služby. Name=SluzbaCCG2 DisplayName=Služba pro plánované úlohy CCG 2
Pokud chcete změnit název nebo popis služby, která je již zaregistrována, je nutno nejprve tuto službu odregistrovat, potom změnit název a popis a pak znovu zaregistrovat.
7
2.4. První spuštění Spuštění programu provedete poklepáním na ikonu nazvanou Stravovací systém, která se vytvořila na pracovní ploše. Nebo výběrem z nabídky Start/Programy/Stravovací systém. Při prvním spuštění program vyžaduje provedení restrukturalizace. Po jejím úspěšném provedení se programu spustí a je zobrazeno hlavní pracovní okno.
Kalendář
Počty porcí na vybraný den
Tlačítka pro rychlé spouštění
Hlavní menu a tlačítková lišta
2.4.1. Demo verze Po instalaci program pracuje v demo režimu. Systém aktivně pracuje pouze se 3 osobami. V tomto režimu je možno program používat pouze pro předváděcí účely.
2.4.2. Registrace Pokud jste zakoupili plnou verzi programu obdrželi jste soubor s příponou LIC ve kterém je uložena informace o vaší licenci a konfiguraci programu. V menu Služby/Registrace v dialogu pro otevření souboru vyhledejte registrační soubor s příponou LIC a otevřete jej. Po správném provedení registrace bude v hlavním okně programu vypsán název organizace pro kterou je program registrován.
8
2.4.3. Zprovoznění Po prvním spuštění a registraci můžeme začít se zadáváním dat a celkovým nastavení systému podle vašich požadavků. Složitost nastavení je závislá na počtu osob, cenových kategorií, druhů vydávaných jídel a požadovaných výstupech.
9
3.
Obecné zakládání, evidence a zpracování dat
3.1. Obecná pravidla Je velmi vhodné pečlivě prostudovat obezná pravidla pro zpracování dat. Tato pravidla platí pro většinu dat. V ostatních případech tato pravidla také platí, ale jsou rozšířena o další možnosti. V minimu případů jsou pro zpracování určitých dat vyvinuty speciální prostředky odpovídající jejich charakteru a požadavkům na zvláštní ovládání.
3.2. Zakládání a editace dat Většina zadávání a evidence dat se provádí ve standardních oknech, u nichž je stanoveno několik společných pravidel pro jednotné ovládání. V některých případech byla vytvořena speciální okna pro zvýšení názornosti a snadnější pochopení logiky zadávaných dat.
3.2.1. Základní prohlížecí okno Okno obsahuje titulkovou lištu, menu, tlačítkový panel a prostor pro zobrazení dat. Volitelně pak vyhledávací panel a panel pro filtraci. Text v titulkové liště označuje zpracovávaná data. V případě, že je toto okno závislé, je zobrazeno z jiného datového okna a jeho obsah je určen aktuální pozicí v nadřazeném okně, můžete v titulku najít informace o vlastníku tohoto okna (těchto dat). Typickým příkladem hlavního okna je seznam všech výpisů načtených z banky a příkladem závislého okna je pak seznam položek konkrétního výpisu označeného v hlavním okně.
Menu je významově rozděleno. V položce seznamy lze najít závislá data pro aktuální řádek. V položce funkce se zpravidla nachází spouštění zpracovatelských procesů (přepočty, kontroly, vyhodnocení, …). Pod položkou hledání najdeme možnosti související s hledání dat. V menu editace se nachází příkazy pro zakládání, editaci a rušení dat. Export a tisk pak umožňují výstup zpracovávaných dat.
10
Pod menu se nachází tlačítková lišta. V ní je umístěno několik nejčastěji používaných položek menu pro rychlejší spouštění. Pod tlačítkovou lištou může být zobrazen panel určený pro filtraci dat a hledací panel. V hlavní části jsou vidět evidovaná data obsahující záhlaví a data samotná. V dolní části je pak umístěn stavový řádek obsahující informaci o počtu záznamů v zobrazených datech.
Data Data jsou zobrazena v mřížce. Jsou zobrazována v řádcích pod sebou. První řádek je označován jako záhlaví a obsahuje názvy sloupců. V následujících datových řádcích pak jeden řádek odpovídá jednomu záznamu zpravidla jedné evidované položce (osoba, čtecí zařízení, třída, kategorie, …). Zde je zpravidla jeden řádek barevně odlišen a na jeho začátku je zobrazena informační značka. Takovýto řádek nazýváme aktivní. Akce spouštěné v menu „Seznamy“ jsou vždy vázány na tento aktivní řádek. Navíc jsou s aktivním řádkem spojeny speciální akce (např. test čtecích zařízení – test je vždy prováděn nad jedním zařízením, jedním řádkem, který je aktivní). Kliknutím na záhlaví některého sloupce v seznamu provedete seřazení dat podle hodnoty v tomto sloupci. Je-li již řazení podle tohoto sloupce provedeno, je po opakovaném kliknutí na toto záhlaví změněn směr řazení. U sloupců je možno měnit jejich pořadí zobrazení jednoduchým přetažením na požadovanou pozici nebo měnit jejich velikost. Seznam si tak můžete upravit podle svých požadavků. Stejně tak je možno měnit umístění a velikost celého okna. Všechny tyto informace jsou uchovávány a při příštím spuštění se vám seznam zobrazí podle vámi nastavených parametrů. Práce v daném okně je prováděna pomocí jednotlivých menu. Toto menu má rovněž standardizovaný tvar a pro konkrétní data je pak doplňováno podle jejich požadavků.
Seznamy V menu seznamy je možno otevřít podokna, která k označenému řádku v aktuálním okně zobrazí další závislá data – seznam. Po otevření závislého okna je v jeho titulku zobrazena informace o hlavním okně resp. aktuálním záznamu z hlavního okna. Pokud se v hlavním okně změní aktuální záznam, je automaticky aktualizován obsah všech otevřených závislých oken s datovými seznamy. Podokna není tedy nutno neustále zavírat a znovu otevírat. Stačí je vhodně umístí na obrazovce tak, aby je hlavní okno překrývalo a pak pouze měnit aktuální záznam v hlavním okně. Při zavření hlavního okna se automaticky zavřou všechna skla se seznamy dat a uloží se jejich pozice. Při příštím otevření podokna se otevře v poslední známé pozici a velikosti. Pokud okno obsahuje podokna, je v levé části zobrazen sloupec, odkud je možno nejčastěji využívaná podokna přímo otevřít.
Funkce V menu funkce najdete nejrůznější pomocné akce. Mohou pracovat jak s aktuálním záznamem, tak se všemi zobrazenými daty. Tyto akce nezobrazují konkrétní seznam dat, ale zpravidla data nějakým způsobem generují, upravují nebo testují. Mohou také upravovat nebo generovat závislá data.
11
Hledání V menu hledání najdete spojené s vyhledáváním záznamů. Základní položka hledání je obsažena ve všech oknech a zapíná/vypíná hledací panel. Dále zde mohou být další položky pro necílní vyhledávání např. hledání podle ID média. Základní hledací panel obsahuje zadávací políčko, do nějž se vypisuje hledaná hodnota. Za ní je tučně uvedeno, v jakém sloupci dat se bude zadaná hodnota vyhledávat. Zaškrtávací políčko „Pamatovat hledání“ udává, zda se má zadaná hodnota pamatovat a znovu předepsat do zadávacího políčka při příštím otevření daného okna.
Možnosti Menu možnosti obsahuje speciální nastavení související s konkrétním oknem. Řazení umožňuje nastavit vlastní seřazení seznamu dat. „Přechod na poslední záznam“ určuje, zda se má po otevření okna přejít na poslední záznam v seznamu dat nebo zda má zůstat aktivní první pozice.
Editace Menu editace obsahuje položky určené ke změně dat. Při založení nového záznamu nebo editaci stávajícího záznamu je otevřeno nové okno, které umožňuje změnu jednotlivých políček. Základní menu pro editaci je následující:
• • • • •
Nový záznam – založení nového záznamu (Ctrl+Insert) Kopie záznamu – založí nová záznam a jako vzor pro je použit aktuální záznam (Shift+Ctrl+Insert) Editace záznamu – umožní změnu záznamu (Ctrl+E, Enter, dvojklik na aktuálním záznamu) Zrušení záznamu – zruší aktuální záznam s případnými závislými daty (Ctrl+Del) Obnova dat – provede aktualizaci dat, jejich nové načtení a zobrazení (Ctrl+O)
Export Menu export obsahuje akce spojené s exportem dat. Základní export data ukládá v CSV formátu. Jde o textový formát oddělený středníkem. Tento formát je možno načíst např. do Excelu. Druhou položkou je přímý export do Excelu.
Tisk Menu tisk obsahuje položky pro tisk dat. V základní tvaru obsahuje položky:
12
• • •
Tisk – tisk aktuálního záznamu (Ctrl+T), přímý tisk nebo vyvolání filtru před tiskem Náhled – zobrazí sestavu před tiskem bez zobrazení filtračních údajů Tisk seznamu – tisk celého seznamu dat, přímý tisk nebo vyvolání filtru před tiskem
3.2.2. Editace Založíte-li nový záznam, nový záznam jako kopii stávajícího nebo spustíte editaci existujícího záznamu, otevře se nové okno. Tomuto oknu se říkáme editační okno. V něm máte možnost měnit jednotlivá políčka.
Kromě editace okno umožňuje i posun aktuálního záznamu v nadřazeném seznamu, z nějž bylo editační okno vyvoláno. V titulku okna je uvedena informace, jaký typ záznamu je evidován. Pod titulkem je konkrétní označení původního záznamu. Zpravidla jsou zde uvedeny základní hodnoty, které daný záznam identifikuji. U osoby její osobní číslo, jméno a příjmení. U třídy její kód a název. V hlavní části jsou jednotlivá editační políčka, kde je možno provádět změny. Základní textová a číselná políčka umožňují přepis hodnot.
Políčka, v nichž je vyžadována hodnota z nějakého předdefinovaného seznamu obsahují na svém konci rozbalovací trojúhelníček. Po kliknutí na něj se rozbalí seznam možných hodnot, z něhož je možné požadovanou hodnotu vybrat. Rozbalovací seznam je také možno otevřít pomocí klávesové zkratky Alt+šipka dolů.
3.2.3. Výběrové okno V případě rozsáhlejších dat je hledání v rozbalovacím seznamu zdlouhavé. Proto je vhodnější využít výběrového seznamu. V tomto případě se otevře standardní okno se seznamem dat, stejné jako při zadávání dat. Platí zde stejná pravidla pro řazení a vyhledávání a jsou dostupná všechna podokna a funkce, jako při plné editaci. Jediný rozdíl je v tom, že v titulku je uvedeno „VÝBĚR“. V tomto okně naleznete požadovaný
13
záznam a pomocí dvojkliku nebo stištěním Enteru se provede vybrání záznamu. Výběrové okno je zavřeno a aktuální záznam je předán do výběrového políčka. Označení výběrového okna
Z daného políčka se výběrový seznam vyvolá pomocí kláves Ctrl+A nebo dvojklikem na editační políčko.
3.2.4. Seznam s výběrem možných hodnot V některých případech je možné se setkat s klasickým seznamem doplněným o další seznam, v němž jsou zobrazeny dostupné hodnoty. Pro názornost si uvedeme příklad. Pro aktuální osobu potřebujeme nadefinovat seznam přístupových skupin, do nichž osoba patří. V takovémto okně pak máme na levé straně přiřazené přístupové skupiny a na straně pravé přístupové skupiny, které dané osobě nejsou přiřazeny. Přesuny zleva doprava (odebrání) a zprava doleva (přidání) můžeme provádět tlačítky mezi těmito seznamy nebo pomocí klávesových zkratek.
Ostatní pravidla platí jako pro klasický seznam. Za aktuální záznam je považován záznam v seznamu v levé části okna.
3.3. Tisk Obecná pravidla pro používání tiskových sestav vám umožní naučit se rychle používat tisky a snadno se orientovat v jejich možnostech. Stejně jako u seznamů e
14
editace dat jsou tato pravidla platná pro velkou většinu tisků a je tedy vhodné si je pečlivě prostudovat. Po spuštění tisku se ve většině případů zobrazí okno, které umožňuje nastavit tisk. Okno je označováno jako výběr před tiskem. V horní části se zadávají kritéria pro omezení a výběr dat před tiskem. Tato část je závislá na tom, co se má tisknout, z jakého typu dat bude sestava vytvořena. V dolní části jsou parametry pro nastavení tisku. Tato část je společná pro většinu oken.
Kritéria pro omezení a výběr dat Nastavení parametrů tisku
• • • • •
Předloha určuje, jakým způsobem budou data vytištěna. Určuje formu dat, uspořádání do sloupců, formát písma, záhlaví, zápatí, … . Řazení udává pořadí políček, podle kterých budou data seřazena. Náhled – před tiskem budou data zobrazena Opakovat výběr – po odeslání tisku na tiskárnu bude toto okno znovu zobrazeno a bude tak možno přímo zadat nové parametry dalšího tisku Ukládat hodnoty výběru – umožňuje uložení parametrů tisku a při příštím vyvolání tohoto tisku parametry automaticky nastavit podle předchozích parametrů
15
4.
Základní data
4.1. Evidované seznamy 4.1.1. Osoby Seznam evidovaných osob (firem). Osoby jsou evidovány na základě osobního čísla, které je přiděleno při založení nové osoby automaticky, případně jej můžete změnit ručně. Osobní číslo je v základním nastavení považováno za jednoznačný identifikátor. Proto pokud jej osobě změníte na takové, které má již přiděleno jiná osoba, systém vás na to upozorní hlášením. Pokud není nezbytně nutné mít stejná osobní čísla, je vhodnější dodržovat jejich jednoznačnost.
Vlastnosti editace OSC Třída Časový plán
- osobní číslo, identifikace osoby - rozdělení osob do tříd pro účely tisku a vyhledávání - rozdělení osob sloužící k povolení přístupu k vybraným zařízením v daných časových intervalech, plán pracovní doby pro tisk průchodů v pracovní době Adresa - adresa Číslo pracovního poměru – identifikační údaj pro mzdy, při automatickém importu je možno ho načítat Datum nástupu, datum ukončení – určuje platnost osoby Středisko - identifikační údaj pro mzdy Debet bez omezení – je-li zapnuto může daná osoba libovolně čerpat záporný kredit, je-li vypnuto, je možno zadat limit kreditu, pod tuto hodnotu nemůže osobě limit klesnout Kredit - aktuální stav kreditu stravného Poč. kredit - počáteční kredit, na počátku je 0, je nastavován při odstranění starých dat jako kumulace rušených plateb a objednávek Je ubytován - určuje, zda je pro danou osobu definováno ubytování nebo ne Typ ubytování - typ ubytování podle číselníku, určuje cenu ubytování a používá se při hromadných objednávkách stravy pro rozlišení strávníků Rušení na terminálu – povolí/nepovolí dané osobě rušit jídlo na terminálu Výdej bez objednávky - povolí/nepovolí dané osobě výdej bez objednávky na výdejním terminálu Hotovostní platby při prodeji – určuje zda bude osoba při platbě na pokladně platit v hotovosti nebo kartou Měnit kategorii podle věku – definuje, zda bude daná osoba zařazena do výpočtu pro určení kategorie podle věku Kód banky, číslo účtu – určuje, kab se budou vracet přeplatky, pokud se budou vracet přes účet Přihlašovací jméno – přihlašovací jméno dané osoby pro www rozhraní Změna hesla - tlačítko pro změnu přihlašovacího hesla, pro úspěšnou změnu hesla je nutno znát původní heslo Načíst ID - tlačítko pro rychlé načtení ID přes čtečku, po načtení je provedena kontrola, zda dané ID není aktuálně přiděleno někomu jinému a je zobrazen seznam kategorií pro výběr 16
Seznamy Identifikační média - přidělená ID média pro přístup ke čtecím zařízením, většina osob používá jedno ID médium jako hlavní Přístupové skupiny – rozdělení osob do skupin pro přístup k terminálům a čtecím zařízením Historie ID médií - seznam dříve přidělených ID médií
Funkce Platba v hotovosti - příjem kreditu v hotovosti Vrácení kreditu na účet – krací celkový kredit na účet, přidá aktuální kredit osoby jako položku do aktuální dávky pro převod Import osob - načtení osob ze souboru nebo z jiné databáze, může být spouštěno pravidelně jako plánovaná úloha Změna kategorie podle věku – spustí nastavení kategorií osob podle jejich věku, aby se udané osoby provedlo určení kategorie, je nutno aby byl nastavena vlastnost „Měnit kategorii podle věku“ a aby byl zadán datum narození, systém pak pro takovou osobu určí věk k zadanému datu a podle věku přiřadí odpovídající kategorii
Nastavení přihlašování – pro vybrané osoby provede nastavení přihlašovacího jména a hesla, jakým způsobem má být přihlašovací jméno a heslo generováno je možno nastavit pomocí parametrů, přihlašovací jméno i heslo se tak může generovat jako OSC, jméno nebo příjmení, případně jejich kombinace, heslo může být navíc generováno i náhodně Nastavení data narození podle rodného čísla – pro vybrané osoby podle zadaného rodného čísla vygeneruje datum narození Rušení osob po třídách – zruší všechny osoby ve vybrané třídě, podmínkou pro zrušení osoby, aby měla vynulovaný kredit Aktivace zrušené osoby – zobrazí seznam zrušených osob a umožní vybranou osobu znovu aktivovat, osoba je obnovena z výjimkou ID média, to je nutno přidělit znovu. U osoby budou obnoveny i její odběry stravy, platby či průchody.
17
Funkce U osob jsou mimo standardního hledání implementovány dva speciální typy hledání pro vyhledávání podle ID média.
Najít podle ID média – po spuštění systém očekává přiložení ID média ke čtečce, po načtení a nalezení ID média je přesunut aktivní záznam na hledanou osobu. Pokud není ID médium nikomu přiděleno, je zobrazeno hlášení o neznámém médiu. Najít podle ID média zadaného ručně – funguje stejně jako předchozí hledání s tím rozdílem, že se ID médium nenačítá přes čtečku, ale zadává se ručně
Tisk Tisk
tisk seznamu osob, v rámci předloh obsahuje tisk: seznam osob s možností rozdělení po třídách seznam osob se zůstatkem kreditu seznam osob s přiděleným ID médiem informací pro platbu na účet
žádost pro vrácení kreditu na účet
Tisk plateb - vytiskne seznam plateb daného strávní za zadané období. Tisk odběru stravy – vytiskne odběry teplá stravy za zadané období Tisk odběru v bufetu – vytiskne odběry v bufetu
Data Z důvodu zpětného dohledávání určitých informací nejsou evidované osoby při zrušení ze systému odstraněny přímo, ale jsou pouze skryty pro běžný provoz. Pomocí menu Funkce/Aktivace zrušené osoby je možno zrušenou osobu znovu aktivovat. Osobě může mít přiděleno několik identifikačních médií. Jednoduché přidělení jednoho média lze provést přímo v editačním okně osob na záložce identifikační média. Pro toto načítání musíte mít k počítači připojen personifikátor (zařízení pro čtení kódů identifikačních médií) a provedenu jeho správnou konfiguraci. Na záložce identifikační média stiskněte tlačítko „Načíst ID“. Zobrazí se informační okno a program čeká na přiložení média. Přiložte médium. Program přečte jeho kód a zavře informační okno. Potom provede hledání a je-li zadané médium přiděleno jiné osobě, zobrazí chybové hlášení. Není-li dosud žádné médium přiděleno a seznam je prázdný, 18
bude založen nový záznam pro danou osobu. Pokud má již osoba nějaká média přidělena, bude přepsáno identifikační médium v aktuálním řádku. Z výše uvedeného vyplývá, že tímto způsobem lze založit pouze první záznam. Pokud chcete osobě přidělit více identifikačních médií nebo potřebujeme nastavit jinou vlastnost než identifikace, je nutno to provést v seznamu identifikačních médií pro osobu Seznamy/Identifikační média.
Tlačítko pro načtení identifikace média
4.1.2. Osoby/Identifikační média Identifikační média slouží pro základní komunikaci osob se systémem. Objednávání stravy, evidence průchodů a další činnosti jsou prováděna na základě tohoto média a bez něj nelze provést potvrzení těchto akcí. Dále tato média umožňují zrychlené vyhledávání při zpracování dat na počítači.
Vlastnosti editace Kód - identifikace Identifikace - kód identifikačního média Kategorie - určuje cenovou kategorii pro odběr stravy Objednávat porcí – udává počet porcí, který se bude nabízet při objednávání Max. objednávaných porcí – maximální počet porcí, které si strávník může objednat Změna množství při objednávání – povoluje/zakazuje osobě zadávat (měnit) počet objednávaných porcí, není-li povoleno, je počet objednaných porcí roven hodnotě „Objednávat porcí“ Počet dotovaných porcí – udává počet porcí, které budou v daném dnu strávníkovi uznány za dotovanou cenu, ostatní porce budou počítány za plnou cenu Platnost od Platnost do - udává platnost identifikačního média Poznámka - popis Množství
- odebírané množství při jednom odběru, v případě většího počtu než 1 je při objednávání přes terminál osobě umožněno změnit počet objednávek, v případě nastavení na 1 nemá osoba možnost při objednávání přes terminál možnost změnit počet porcí a je vždy objednána pouze jedna porce
Poznámka 19
Editace Pro načtení identifikačního média přes personifikátor můžete použít tlačítko na konci tohoto políčka. Před načtením si připravte identifikační médium. Pak klikněte na tlačítko na konci políčka nebo stiskněte klávesovou zkratku Shift+F12. Po stisknutí se zobrazí výzva k přiložení identifikačního média „Přiložte identifikátor“. Po správném přiložení se výzva zavře a kód identifikace je načten do políčka. V případě, že přiložení neprovedete, zobrazí se hlášení o nenačtení. Po potvrzení hlášení můžete akci opakovat.
Pokud se zobrazí chybové hlášení, je pravděpodobně nesprávně nastaveno čtecí zařízení. V tomto případě kontaktujte správce systému. 4.1.3. Osoby/Přístupové skupiny Přístupové skupiny rozdělují osoby podle oprávnění k jednotlivým čtecím zařízením. Prakticky se osoby přiřazují do přístupových skupin a přístupové skupiny se přiřazují k jednotlivým terminálům. Pokud je osoba přidělena do některé z přístupových skupin, která náleží k vybranému terminálu, pak daná osoba tento terminál může využívat. V opačném případě bude terminál karty dané osoby ignorovat nebo provede záznam o neoprávněném pokusu o použití terminálu. 4.1.4. Typ menu Požadované typy stravy. Určují základní rozdělení objednávané a vydávané stravy související zpravidla s dobou výdeje (snídaně, oběd, večeře). Vlastnosti: Název Zkratka Výdej od, do - doba výdeje na výdejním terminálu (Oběd: 11:00 – 13:00) Typ zasílání - typ zpracování jídla na terminálu Standart – běžné zpracování na objednávkovém i výdejním terminálu Salát/Zákusek – neobjednává se na objednávkovém terminálu, výdej se provádí přes speciální typ výdejních terminálů Vkládat automaticky – při založení jídelníčku na určitý den je tento typ do jídelníčku automaticky vložen Počet vkládaných jídel – při automatickém vložení do jídelníčku určuje počet vložených jídel. Nadefinujeme-li tedy pro typ jídla oběd „automatické vkládání“ a do „počtu vkládaných jídel“ uvedeme 2, pak bude do jídelníčku mimo jiné automaticky vložen Oběd-1 a Oběd-2. Přiřazení kláves - seznam objednávacích kláves na terminálu pro daný typ menu.
Současné objednávky Pro jednotlivé typy menu je možno nadefinovat současně objednávaná jídla bez ohledu na dobu výdeje. Tato definice je pouze jednoúrovňová. Objednávání není prováděno rekurzivně. Při objednávaní je zohledňováno požadované množství. 20
Automaticky je objednáváno menu 1. Současné objednávání platí jak pro objednávání na terminálu, tak i objednávání na terminálu. Pro tuto funkčnost je nutno nastavit parametr „Současně objednávat vázané menu“.
Záměna výdeje K jednotlivým menu lze definovat záměnu na výdejním terminálu. Dané menu pak bude na terminálu jako jiné menu, případně i v jiné výdejní době. Příkladem použití je výdej studeného oběda současně se snídaní. Pro tuto funkčnost je nutno nastavit parametr „Záměna menu na výdejním terminálu“.
4.2. Definice složení jídel - receptury 4.2.1. Receptury Receptury definují složení jídel ze surovin. Jsou zpravidla normována na 10 nebo 100 porcí. V systému jsou využívány k určování spotřeby na základě skutečného počtu objednaných jídel. Vlastnosti (F10): Název Typ receptury Počet porcí
- určuje, pro kolik porcí je definováno množství v položkách
Položky receptury Určují konkrétní složení receptury. Složení receptury lze rozdělit do několika množstevních skupin podle velikosti porce: Vlastnosti (Alt-F1): Skupina - množstevní skupina, do níž jsou suroviny zařazeny Surovina - spotřebovávaná surovina Množství - je uváděno množství potřebné na počet porcí v hlavičce receptury
4.2.2. Typy receptur Slouží pro rozdělení receptur. Ve stávající verzi nevyužíváno.
4.2.3. Celá jídla Celé jídlo obsahuje definici několika položek – receptur. Pomocí celých jídel si lze dopředu nadefinovat složení pravidelně vařených jídel a usnadnit si tak definici jídelníčku. Místo vkládání jednotlivých receptur (maso, omáčka, knedlík) lze do jídelníčku vložit jednorázově celé jídlo, které tyto receptury obsahuje. Vlastnosti: Název
Položky jídla Jednotlivé receptury, zahrnuté do daného jídla.
21
Vlastnosti (Alt-F1): Receptura
4.2.4. Skladová evidence Skladová evidence umožňuje jednoduché vedení skladu surovin. Evidence zahrnuje definice skladových karet, jejich základních vlastností, příjmy a výdeje. V rámci skladové evidence je definováno několik základních seznamů (měrné jednotky, typy skladových karet, rozpracovanost)
Skladové karty Skladové karty reprezentují jednotlivé položky evidované na skladě. V rámci skladových karet lze provádět tisk skladových karet s nedodrženým minimálním nebo maximálním množstvím. Tisk inventurního seznamu lze tisknout ve dvou variantách, s množstvím a cenou a bez množství. Varianta bez množství slouží k fyzické evidenci ve skladu. Druhá varianta pak slouží k porovnání skutečných skladových zásob se stavem evidovaným. Vlastnosti: Název Typ Provádět uzávěrku Rozpracovanost Množství Měrná jednotka Norma Min. množ. Max. množ. Typ zaokrouhlení Rozměr Směr zaokrouhlení Popis
- označení skladových karet, pro něž má být prováděna uzávěrka, neoznačené karty se používají zpravidla jako obaly - aktuální množství na skladě -
běžně požadovaný stav na skladě minimální požadované množství na skladě maximální požadované množství na skladě desetinná místa / balení počet desetinných míst / velikost balení v MJ zaokrouhlit / vždy nahoru / vždy dolu
4.2.5. Čtecí zařízení Ve čtecích zařízeních jsou evidována zařízení pro načítání ID médií. Definují se zde jak čtečky zaznamenávající objednávky, tak i personifikátory používané pro snadnější zadávaní dat. Nastavitelné vlastnosti se mohou lišit v závislosti na typu zařízení. Vlastnosti: Kód Název Aktivní Zařízení Použití
- určuje zda bude s daným zařízením prováděna komunikace nebo ne - určuje typ připojeného hardware (RD1,RD2, LOG3, AL40, ) - pro dané zařízení definuje, k jakým účelům bude používáno (dveře, objednávání stravy, …)
22
Název počítače
- určuje počítač, který s daným zařízením komunikuje; bude-li toto políčko prázdné, bude se zařízením probíhat komunikace na každém počítači
V editaci se po stisknutí tlačítka „Nastavení parametrů“ zobrazí dialog pro nastavení parametrů komunikace. Nastavené hodnoty musí korespondovat s hodnotami připojeného hardware. Podle připojeného zařízení nastavte adresu a komunikační rychlost. Vyberte sériový port, k němuž je zařízení připojeno. Pokud je zařízení připojeno přes převodník DL232 zvolte ve výběru „Připojení“ hodnotu RS485.
Na záložce „Log“ můžete nastavit možnost pro zapisování průběhu komunikace do log souboru a jeho umístění. Vlastnost „Data do souboru“ umožňuje povolit/zakázat zápis načtených dat do samostatného textového souboru. Tuto vlastnost doporučujeme ponechat zapnutou. Po provedených změnách doporučujeme provést test komunikace pro ověření správnosti nastavení.
Připojení personifikátoru RDx Používáte-li stolní čtecí zařízení RD1, RD2 nebo RD2-B pro načítání kódů identifikačních médií, připojte toto zařízení na volný sériový port nebo do příslušného konektoru v převodníku DL232 (pouze RD2 a RD2-B). V seznamu čtecích zařízení založte nový záznam se „zařízením“ ID_RD1 nebo ID_RD2 a v nastavení parametrů nastavit příslušné hodnoty. Testem čtení ověřte, že jste personifikátor nastavili správně. Po spuštění testu v menu „Funkce/Test“ přiložte médium k personifikátoru. Pokud je zařízení nastaveno správně, objeví se v testovacím okně identifikace přiloženého média. Pokud je konfigurace tohoto personifikátoru s danou konfigurací používána obecně, nevyplňujte název počítače. Na všech počítačích pak ale musí být personifikátory tohoto typu se stejným připojením. Pokud tomu tak není a potřebujete individuální konfiguraci, přiřaďte čtecímu zařízení i název počítače, k němuž je připojeno.
4.2.6. Přístupové skupiny Přístupové skupiny umožňují rozdělit osoby do skupin s tím, že jedna osoba může být i ve více skupinách. Přístup ke čtecím zařízením je pak definován po skupinách. Pro každou skupinu osob s odlišnými přístupovými právy vytvořte samostatnou přístupovou skupinu (vedení, THP, dělníci, údržba, externí zaměstnanci, hosté, …).
23
Seznamy/Osoby Seznam osob patřících do dané přístupové skupiny
Seznamy/Čtecí zařízení Seznam čtecích zařízení, do nichž má daná přístupové skupina povolen přístup.
4.2.7. Třídy Třídy umožňují rozdělení osob pro účely tisku a vyhodnocení. Každé osobě může být přidělena pouze jedna třída. Většinu výstupních sestav je možno omezit výběrem požadované třídy.
4.2.8. Operace čtecích zařízení Operace čtecích zařízení reprezentují jednotlivé úkony zadávané prostřednictvím čtecích zařízení. Vlastnosti: Kód Název Barva Implicitní
- barva pro zobrazení dané operace (např. při sledování přítomnosti) - po založení nového čtecího zařízení budou všechny implicitní operace novému čtecímu zařízení přiřazeny
4.2.9. Časové plány Časové plány umožňují definovat seznam časových intervalů.
Seznamy/Intervaly Zde je možno každému časovému plánu přidělit seznam časových plánů určených časem od-do a vybranými dny v týdnu.
24
5.
Postup zadání dat
Popis základního nastavení stravovacího systému a běžný provoz
5.1. Počáteční nastavení Před spuštění systému je třeba zadat: Kategorie Třídy Osoby Typy menu Ceny menu Třídy Seznam osob
5.2. Pravidelné zadávání dat Jídelníček
5.3. Denní zpracování Zpracování výdeje Uzavření objednávek
25
6.
Objednávkový a výdejní provoz
Za předpokladu, že máme nadefinovaná základní data, můžeme přistoupit k běžnému výdejnímu a objednávkovému provozu jídelny. Ten se skládá ze sestavení jídelníčku, objednávání stravy, zpracování objednávek a výdeje stravy. Zpracovávaný 6.1. Sestavení jídelníčku den Menu: Jídelníček/Jídelníček, F9
Typy jídel
Menu na aktuální den
Jídelníček je sestavován vždy na jednotlivý den. V levé horní části okna je určen den, na nějž právě jídelníček sestavujeme. Vpravo od datumu je seznam typů jídel, které můžeme do jídelníčku přiřadit. V dolní časti okna je pak menu na aktuální den. Při vložení nového jídla do jídelníčku vybereme požadovaný typ menu a přes “Přidat” provedeme přidání do jídelníčku. V dolní části okna se automaticky zobrazí další jídlo v daném typu. Systém vytvoří nový název podle typu a pořadového čísla. Lze ho však libovolně přepsat. Tento text je při objednávání zobrazován na terminálu. Pokud bude zapnuto nastavení Možnosti/Menu číslovat automaticky, bude novému menu vždy přiřazeno první volné číslo v daném typu automaticky. V opačném případě jste na nové číslo dotázáni. Provedení bez dotazu je rychlejší, ale nemáte možnost přeskakovat čísla menu. Nastavení tohoto chování lze měnit libovolně dle potřeby. Při rušení jídel z jídelníčku provede označení rušeného jídla v dolní časti okna a tlačítkem Smazat provedeme zrušení. Nelze zrušit jídla, na něž již existují objednávky. Pro kontrolu si můžete v menu Možnosti/Rušit pouze poslední menu 26
zapnout kontrolu rušení. V tomto případě můžete z jídelníčku rušit jídla pouze od posledního v daném typu. Pro zjednodušení při vyplňování jídelníčku slouží funkce předplnění (Funkce/Předplnit aktuální den). Po jejím spuštění systém automaticky naplní jídelníček na celý den podle nastavení v seznamu typů menu. Takto předplněný jídelníček lze dále libovolně upravovat. Předplňovací funkci nelze použít pro den, na nějž již existují objednávky. Pro rychlé zadání jídelníčku na několik dní najednou můžete použít funkci pro předplnění celého období (Funkce/Předplnit období). V tomto případě budou podle nastavených parametrů předplněny najednou všechny vybrané dny. Vy zadáte pouze první a poslední den. Sestavování jídelníčku není nutno provádět denně. Je možno si jej nadefinovat na libovolný počet dní dopředu a dále provádět pouze denní zpracování objednávek. Vlastností „objednávat na terminálu“ je možno pro určená jídla zakázat objednávání na terminálu. Jídelníček je možno importovat z textového souboru ve formátu: Datum;Typ menu;Menu;Text menu
Příklad: 15.2.2007;O;1;Svíčková na smetaně 15.2.2007;O;2;Vepřový řízek 16.2.2007;O;1;Boloňské špagety 16.2.2007;O;2;Buchty s tvarohem
Do stejného formátu je možno jídelníček generovat.
6.2. Zpracování objednávek Pokud máme nadefinován jídelníček, je možno na daná jídla provádět objednávky. Ty lze zakládat buď přímo na počítači nebo přes objednávkový terminál. Při založení objednávky je dané osobě automaticky odečten kredit za objednané jídlo a objednávka je přičtena do počtů na daný den. Objednávky lze provádět na několik dní dopředu. V tomto případě, kdy je strávníkům dovoleno objednávat jídla na několik dní dopředu, zpravidla týden až čtrnáct dní, je možno získat dopředu odhad počtu objednávek na daná jídla. Varianta pro objednávání na víc dní dopředu je rovněž výhodná pro internátní stravování, kdy se některé osoby stravují např. pouze v sudé či liché týdny. Ti tak získají možnost si na konci týdne provést objednávku až na přespříští týden a tím odstranit problematičnost pondělního stravování.
6.2.1. Uzavření dne Ve stanovenou dobu před výdejem je nutno zakázat objednávání jídel tak, aby bylo možno stanovit počet objednaných jídel a kuchyň měla dostatečný čas na jejich přípravu.
Menu: Uzavření objednávek (Objednávky/ Uzavření objednávek, F5). Před samotným provedením uzavření je zobrazeno okno, v němž máme možnost nastavit prováděné uzavírání. Na uzavřený den již nelze objednávky měnit.
27
V případě potřeby některých změn v již uzavřeném dnu je nutno nejprve daný den otevřít: Objednávky/Otevřít/Otevřít uzavřený den. Zde je otevírán aktuální den na hlavním okně. Datum pro uzavírání vždy vybere systém automaticky, a to první neuzavřený den. V případě dodatečného otevření dne je tedy automaticky uzavřen nejprve tento den. Nelze tak nechat zapomenutý otevřený den. Na obrázku je prováděno uzavírání na 4.4.2000. V horní části máme možnost výběru ze dvou typů uzavření na první z uzavíraných dní (na 4.4.2000): - Celý den den je uzavřen kompletně, objednávky již nelze provádět - Po položkách den není uzavřen, ale pro vybraná jídla lze zakázat jejich objednávání na terminálu, ruční objednávky lze nadále provádět na všechna jídla daného dne Další den za aktuálně uzavíraným dnem (v našem případě 5.4.2000) lze uzavřít pouze částečně. Při částečném uzavírání budou jídla označená bílou ikonou dále objednávána, jídla označená ikonou s červeným přeškrtnutým kolečkem není možno objednávat na terminálu. Změnu lze provést dvojklikem nebo F5 na aktuálním jídle. Je-li aktuální typ jídla, je nastavení provedeno pro všechna jídla v daném typu podle prvního jídla v daném typu. Takto lze ovlivnit objednávání jídel na den dopředu. Na víc dní dopředu je možno toto nastavení provést v definici jídelníčku. Zákaz objednávání některých jídel na víc dní dopředu je využíván pro případy, kde je nutno z důvodů speciálních surovin nutno znát počet objednávek dřív než u standardních jídel.
28
6.2.2. Objednávání na terminálu Při objednávání na terminálu je nutno nejprve zaslat informace o jídelníčku na terminál. Strávníci pak provedou objednávku a po zpracování jsou data přenesena do počítače. Tento způsob zpracování objednávek je velmi efektivní a nenáročný na obsluhu. Pouze jednoduchým spouštěním akce z menu jsou aktualizovány počty objednávek i kredit stravovaných osob. Samotné zpracování probíhá dvěma způsoby: Uzavření objednávek (Objednávky/ Uzavření objednávek, F5) Zpracování objednávek (Objednávky/Zpracování objednávek, Ctrl+F5) – v tomto případě se převedou objednávky z terminálu do počítače. Pro objednávkové terminály lze v rámci nastavení stravy určit i počet dní, na něž lze na terminálu dopředu objednávat. Maximální počet dnů je ovlivněn typem terminálu, počtem vařených jídel a počtem strávníků. Nastavení těchto hodnot konzultujte s dodavatelem systému.
6.2.3. Ruční objednávky
Ruční objednávky lze provádět přímo na hlavním okně nebo přes okno zjednodušující vyhledávání osob a změnu objednávek na celý měsíc: Objednávky/Ruční objednávání F8. Postup změny objednávek: • označte požadovanou osobu • vyberte období – měsíc (libovolné datum v požadovaném měsíci)
29
•
pokud chcete objednávat, nastavte menu a počet porcí, které chcete objednat na jedno jídlo • v zobrazených objednávkách označte objednávky, které chcete změnit. Označení se provede stisknutím levého tlačítka myši na prvním požadovaném políčku a tažením k poslednímu políčku. • po označení vyberte požadovanou akci (objednat, zrušit, vydat) Pokud změníte osobu, zůstanou ostatní parametry nezměněny. Toho je možno využit, pokud provádíte tutéž změnu pro více osob. V levé dolní části okna jsou parametry pro zobrazení dalších informací o objednávce a jídelníčku.
6.2.4. Hromadná změna objednávek Hromadná změna objednávek umožňuje jednoduché generování a rušení objednávek. Pro zpracování máme možnost nastavit období pomocí datumu, vybrat požadovanou skupinu osob a typ menu. Zpracování se provádí pouze pro otevřené dny. V případě generování objednávek jsou pro danou osobu tyto objednávky zakládány pouze pokud strávník ještě nemá daný typ menu objednán.
6.2.5. Import objednávek ze souboru Objednávky je možno také načítat z textového souboru (Objednávky/Import ze souboru). Formát souboru: OSC;DALLAS;Datum;Typ menu;Menu;Množství;Cena OSC – osobní číslo DALLAS – kód identifikačního média, v dialogu je možno nastavit typ přepočtu (viz. Import osob); musí pro danou osobu souhlasit s OSC Datum – den na který je objednávka požadována Typ menu – není-li vyplněn ve vstupním souboru je místo něj doplněna hodnota z dialogu Menu – musí odpovídat hodnotám v jídelníčku na daný den (čísluje se od 1), není-li zadáno nebo je zadána 0, je převedeno na 1 Množství – není-li zadáno, je započteno množství 1 Cena – cena ve vstupním souboru je za jednu porci, není-li uvedena, je cena určena podle jídelníčku
Dialog pro spuštění importu objednávek dovoluje nastavit: Soubor - cestu ke vstupnímu souboru Konverze ID média – převod hodnoty DALLAS Přeobjednávat – při výběru bude případná předchozí objednávka změněna, v opačném případě budou objednávky neustále přidávány, bez ohledu na již existující objednávky Implicitní typ menu – není-li ve vstupním souboru uveden typ menu, je použita tato hodnota
6.2.6. Počty objednávek Na hlavním okně na záložce objednávky lze vidět aktuální stav objednávek. V horní části okna jsou objednávky po jednotlivých osobách, v dolní časti je možno vidět celkové počty objednávek na den. Tisková sestava Objednávky/Tisk/Tisk počtů objednávek F7 pak ukazuje počty za jednotlivá jídla, součty za kategorii a za daný typ celkem. 30
6.2.7. Výdej stravy Před začátkem výdeje stravy je nutno provést zaslání objednávek na výdejní terminál. Při výdeji jsou provedené výdeje zaznamenávány a následně přenášeny do počítače. Při pokusu o opakovaný výdej jednoho strávníka je výdej odmítnut a obsluha je upozorněna, že výdej již byl proveden.
Zpracování informací na výdejním terminálu probíhá ve dvou úrovních. Zpracování výdeje je základní operací. Provede načtení informací o vydaných jídlech a následně zápis objednaných jídel od zadaného dne. Načtení vydaných jídel pouze přečte informace o vydaných jídlech.
6.2.8. Běžný provoz Pro přehlednost jsou zde uvedeny operace prováděné při běžném provozu. Pro zjednodušení jsou v pravém dolním rohu hlavního okna objednávek umístěna tlačítka pro spuštění nejčastějších akcí.
• • • • •
Uzavření objednávek Objednávky/Uzavření objednávek F5 Zpracování výdeje Objednávky/Zpracování výdeje F6 Změna objednávek Objednávky/ Změna objednávek F8 Tisk počtů objednávek Objednávky/Tisk/Tisk počtů objednávek Zadání jídelníčku: Jídelníček/Jídelníček F9, není nutno zadávat denně,lze zadat i na několik dní dopředu.
31
7.
Kredit
V rámci osob jsou evidovány tři typy kreditu: strava, ubytování a záloha na kartu. Pro účely platby jsou používány platby v hotovosti, platby přes finanční ústav a hromadné platby. Při provedení platby v hotovosti je po jejím zadání částka příslušné osobě ihned přičtena. V seznamu plateb v hotovosti je možno dohledat provedené platby. Import výpisu umožňuje připisování plateb osobám na základě jejích plateb na váš účet. Platby jsou zaváděny na základě výpisů z účtu. Přes účet lze platit jak stravné, tak i ubytování.
7.1. Platby na účet Platby přes účet jsou realizovány prostřednictvím plateb strávníků na váš účet. V rámci výpisů z účtů jsou pak jednotlivé platby převáděny do systému a automaticky připisovány jednotlivým strávníkům.
7.1.1. Informace pro strávníky Pro provedení platby musí strávník znát číslo účtu, kód banky a variabilní symbol, s nímž má provádět platby na váš účet. Tyto informace je možno ze systému přímo vytisknout a v papírové formě předat jednotlivým strávníkům. Tisk naleznete v seznamu osob v menu Tisk/Tisk. Předloha „Informace pro platbu na účet“ nebo „Informace pro platbu na účet - ubytování“. Druhá sestava je pro případ, kdy používáte ubytování a jednotlivé osoby platí zvlášť stravu a zvlášť ubytování. Takováto osoba obdrží dva variabilní symboly, jeden pro stravné a druhý pro ubytování. Druhou možností pro strávníka, jak získat svůj variabilní symbol, je přihlásit se do webového rozhraní pro stravovací systém a přepnout se na záložku „Platby“, kde jsou jeho platební informace zobrazeny.
Strávníci mohou na váš účet platit libovolnou formou (jednorázovým platebním příkazem, trvalým platebním příkazem, hotově na přepážce v bance, …). Podstatné je, aby byl správně vyplněn příslušný variabilní symbol.
32
7.1.2. Převod jednotlivých plateb Převod jednotlivých plateb do systému je prováděn pomocí ABO formátu. Nutnou podmínkou tedy je, aby váš bankovní systém umožňoval generování výpisů z účtů v tomto formátu (mezi možné systémy patří například „profiBanka“ nebo „mojeBanka„ v rámci Komerční banky, „BusinessBanking 24“ v rámci ČSOB nebo HomeBanking v rámci Poštovní spořitelny).
7.1.3. Postup zpracování výpisu • v bankovním systému vygenerujte výpis do přenosového adresáře nebo na • • •
přenosové médium (flash, …), podrobnější informace naleznete v manuálu k vašemu bankovnímu systému nebo na podpoře vaší banky ve stravovacím systému spusťte „Načtení výpisu z účtu“ – zobrazí se seznam dostupných výpisů, které je možno načíst vyberte požadovaný výpis a stiskněte tlačítko OK – dojde k načtení výpisu a ve stravovacím systému bude založena kopie výpisu, která však bude obsahovat pouze položky týkající se stravování nebo ubytování před ukončením převodu je zobrazen načtený výpis, který máte možnost vytisknout
V systému je uchovávána historie převodů, takže máte možnost kdykoliv dané výpisy dodatečně vytisknout, opravit nebo doplnit (např. pro případ, kdy strávník zadá nesprávný variabilní symbol).
7.2. Vracení kreditu z účtu Systém vám rovněž dovoluje vracení kreditu přes účet – z vašeho účtu jednotlivým strávníkům na jejich účty. Pro přenos dat je využíván ABO formát. Pro vracení kreditu přes účet je nutno mít zadáno: • kód banky a číslo účtu pro jednotlivé osoby • založenu hlavičku dávky v “Seznamu výdejů přes účet” s platným datumem splatnosti, která dosud nebyla exportována Postup zpracování: • založit novou dávku (Menu: Kredit/Seznam výdejů přes účet/Založení hlavičky …) a nastavit datum splatnosti na požadovaný den • do dávky přidat položky - osoby a jejich vracený kredit (viz. níže), lze přidávat i několik dní, nesmí však být překročen datum splatnosti • provést export dávky ve stravovacím systému (Menu: Kredit/Seznam výdejů přes účet/Export/Export - Banka) a načtení v bankovním systému, pro danou dávku je nutno provést nejpozději v den splatnosti, po exportu a úspěšném načtení do bankovního systému by v dávce neměly být prováděny úpravy Postup při určení osoby a výše vraceného kreditu (dvě varianty): A) V tomto případě je osobě vrácen kladný zůstatek kreditu na stravném i ubytování. Platba je přidána do nevyexportované dávky s největším datumem splatnosti: • v seznamu osob označte osobu, které požadujete vrátit kredit • spusťte menu Funkce/Vrácení kreditu na účet (Ctrl + F4) 33
B) V tomto případě máte možnost sami určit vracenou částku: • • • •
přejděte do seznamu výdejů přes účet (Menu: Kredit/Seznam výdejů přes účet) označte dávku, v níž chcete kredit vrátit otevřete okno položek pro vybranou dávku založte nový záznam
Načtení dávky do bankovního systému
KB ČSOB ČS a.s.
Dávky příkazů/Pořizování dávek/ tlačítko Import Správce/Import/ABO Výběr účtu – Import/Procházet
7.2.1. Tisk lístků pro sepsání čísel účtů od jednotlivých osob Tisk naleznete v menu: Osoby/Tisk/Tisk. Zde nastavte požadovaný filtr a vyberte předlohu „Informace pro vracení kreditu na účet“. 7.2.2. Seznamy dávek - tisk V seznamu dávek “Seznamu výdejů přes účet” označte požadovanou dávku. Potom vyberte tisk a zvolte předlohu „Tisk plateb – celkem za osobu“. Získáte tak možnost kontroly počtu plateb i celkové částky při načtení do bankovního systému.
7.3. Hromadné platby Hromadné platby jsou využívány pouze k platbám stravného. Jsou definovány pouze pro osoby, které mají ve vlastnostech hromadné platby povoleny. Za zadané období jsou pro daného strávníka sečteny všechny jeho objednávky a jejich cena je strávníkovi přičtena ke kreditu. Období, pro něž jsou hromadné platby generovány, by se neměly překrývat. Jinak mohou být některé objednávky započteny vícekrát. Pro vybrané osoby je možno zakázat nebo povolit objednávání stravy na objednávkovém terminálu. V případě zakázání pak strávník nemá možnost objednávat stravu nemá-li dostatečný kredit. Tím lze předejít vzniku možných dluhů, osoby však musí mít neustále předplacenou jistou sumu kreditu.
7.4. Platby složenkou K platbám stravného i ubytování lze využít platby složenkou. Pro určený seznam osob lze založit platby ve výši aktuálního záporného kreditu nebo lze placenou částku zadat ručně. Pro takto definované platby je možno provádět tisk na složenku, sledovat již vytištěné a nevytištěné platby. Po předložení ústřižku je možno platbu označit za potvrzenou.
7.5. Záporný kredit V rámci sestavy Osoby/Tisk/Záporný kredit lze sledovat osoby se záporným kreditem, a to jak za stravné, tak i za ubytování.
7.6. Vyhodnocení stravného podle docházky Vyhodnocení stravného se provádí za zadané období. Pro jednotlivé osoby je možno počty odebrané stravy rozdělit na část související s pracovní dobou a část nad tuto pracovní dobu. Pro každou skupinu tohoto odběru je stanovena samostatná cena 34
(dotovaná/nedotovaná) a na základě těchto informací je možno jednotlivým osobám proplácet stravné podle skutečné docházky. Vyhodnocení naleznete v menu Kredit/Vyhodnocení stravného podle docházky. Po založení nové hlavičky vyplňte období a cenu základní (dotovanou) a cenu pro odběr nad normu (nedotovanou). Po uložení spusťte: - Funkce/Doplnit seznam podle odběru objednávek - Import z docházky (OSC;Rodné číslo;Norma;Datum) Nyní máte k dispozici ohodnocené odběry stravy za dané období, které lze vidět v Seznamy/Položky vyhodnocení. Data je možno exportovat v menu Funkce/Export ve formátu: • OSC;Rodné číslo;Začátek období;Konec období;Počet odběrů v normě;Cena odběrů v normě;Počet odběrů nad normu;Cena odběrů nad normu • OSC;1;5241;Cena odběrů v normě;Cena odběrů nad normu
35
8.
Ubytování
Systém umožňuje evidenci plateb za ubytování. Ubytované je možno rozdělit do několika různých skupin podle typu ubytování. V rámci osoby je pak kredit za ubytování sledován odděleně od stravného.
8.1. Typy ubytování Typy ubytování jsou určeny k rozdělení osob do ubytovacích skupin podle ceny ubytování. Každé osobě pak lze přiřadit jeden z těchto typů. Kromě ceny je na typ ubytování vázána možná povinnost odběru stravy. Tato vlastnost se využívá na školách s internátním ubytováním.Typu ubytování lze přiřadit tři možné varianty: A-stále, S-sudý, L-lichý. Daná vlastnost se pak využívá při výpočtu splnění povinného minimálního počtu odebraných jídel. Žák má tedy např. povinnost odebrat dvě teplá jídla za den. Je-li ubytován celoročně, má tuto povinnost denně. Je-li však ubytován pouze v liché týdny, je jeho stravovací povinnost omezena pouze na tyto týdny.
8.2. Založení plateb na další měsíc Evidování předpisů plateb za ubytování je rozdělena po měsíčních obdobích. Při založení nového předpisu systém automaticky vyhledá další neobsazený měsíc, na který dosud nebyly platby založeny. Po potvrzení dotazu jsou pro všechny osoby s definovaným ubytováním založeny měsíční povinné platby. Kredit za ubytování je pro osobu snížen o příslušnou částku. V případě dodatečného ubytování nebo předčasného odhlášení je nutno upravit vlastnosti osoby tak, aby již nebyla dále zahrnována/nezahrnována do dalšího předpisu plateb. V případě, že již došlo k generování předpisu plateb, je možno udělat dodatečné změny individuálně: Ubytování/Seznam plateb/Položky. Zde lze pro danou osobu stávající předpis platby zrušit nebo dodatečně založit platbu novou.
8.3. Platby a sledování Placení ubytování je možno provádět hotově nebo převodem. Při zaplacení ubytování je navýšen kredit osoby. V tiskové sestavě záporných kreditů pak lze velmi snadno sledovat neplatiče a získat přehled o dlužných částkách.
36
9.
Skladová evidence
Skladová evidence umožňuje jednoduchou evidenci surovin na skladě, provádění příjmů a výdejů. Pro každou příjemku a výdejku je definována hlavička a seznam položek.
9.1. Skladové karty Skladové karty reprezentují jednotlivé položky evidované na skladě. Vlastnosti: Název Typ Rozpracovanost Provádět uzávěrku Množství Průměrná cena MJ Norma množství Min. množství Max. množství Popis
rozdělení rozdělení umožňuje vyřazení skladové karty ze skladových uzávěrek aktuální množství na skladě aktuální cena položky za měrnou jednotku obvyklé skladové množství minimální požadované množství maximální požadované množství
Pro zjištění splnění minimálního a maximálního požadovaného množství na skladě lze vytisknout samostatnou sestavu s aktuálními stavy.
9.2. Inventura Pro potřeby inventury je možno vytisknout inventurní seznam ve dvou variantách. Varianta bez množství je určena pro skladovou kontrolu při zjišťování skutečných stavů na skladě. Do volných polí se vpisují skutečné stavy zjištěné na skladě. Druhá varianta s množstvím a cenou je určena pro porovnávací a kontrolní činnost.
9.3. Přehled pohybů Základní evidenci doplňuje možnost vyhledávání pohybů na základě zadaných kritérií.
9.4. Normovaný výdej Ve skladové evidenci lze zadávat příjmy a výdeje ručně běžným způsobem. Lze jej tak využít pro libovolnou skladovou agendu.
37
Ve spojení se stravováním je zde navíc možnost provádět výdeje dle nanormovaného množství surovin. V tomto případě je výdejka generována do skladu ze stravovacího systému na základě požadavku na odpis potřebných surovin.
9.5. Skladová uzávěrka Pro vyhodnocení skladu slouží skladová uzávěrka. Za zadané období jsou pro jednotlivé skladové karty vyhodnoceny všechny pohyby na skladě. Z těchto uzávěrek lze pomocí vlastnosti skladové karty „provádět uzávěrku“ vyloučit vybrané skladové karty. Používá se např. při evidenci obalů. Na skladové kartě nás zajímá aktuální stav přepravek na skladě pro dokumentaci výměny s dodavatelem. Ale jejich pohyby nechceme do skladových uzávěrek zahrnovat.
38
10. Normování 10.1. Převzetí počtů porcí z objednávek Jídelníček/Jídelníček F9 Funkce/Převzetí počtů porcí z objednávek Shift+F1 (množství dle objednávek) Seznamy/Počty porcí Alt+F1 - ruční úprava
10.2. Normování Jídelníček/Jídelníček F9 Seznamy/Normování Alt+F2 Pro definici norem na daný den a pro jednotlivá jídla je nutno provést výpočet: Funkce/Výpočet spotřeby Shift+F2 Do norem se doplní skutečné množství podle počtu porcí.
10.3. Výdej surovin ze skladu Jídelníček/Jídelníček F9 Funkce/Odpis ze skladu Shift+F3 – je-li na skladě dostatečné množství, provede se odběr ze skladu a vygeneruje se výdejka
39
11. Webové rozhraní Webové rozhraní umožňuje strávníkům provádět objednávky pomocí počítače kdekoliv na světě. V kanceláři, ve škole, doma nebo kdekoliv jinde, kde máte počítač připojený do internetu si tak můžete prohlédnout jídelníček, zrušit nebo objednat jídlo a případně zkontrolovat stav kreditu. Rodiče mohou snadno získat informace o způsobu stravování svých dětí, o vyzvednutých či nevyzvednutých porcích. Webové rozhraní obsahuje 4 základní části: požadavky na objednávky, přehled objednávek, přehled plateb, nastavení.
11.1. Identifikace Pro přihlášení do systému přes webové rozhraní je požadováno zadání uživatelského jména a heslo. Tyto informace je nutno strávníkům dodat předem. Na webové rozhraní není možno se přihlašovat pomocí ID média. Pro nastavení přihlašovacích údajů byl vytvořen generátor, který vám pomůže s počátečním nastavením přihlašovacích údajů.
40
11.2. Požadavky na objednávky Umožňuje zadat požadavek strávníka na objednání, změnu nebo zrušení stravy. Postup pro objednávání je následující: • V zobrazeném kalendáři zvolte datum, po zvolení se zobrazí jídelníček na vybraný den • Pro objednání klikněte na tlačítko „Objednat“ u požadovaného jídla, pro zrušení klikněte na tlačítko zrušit Před provedením objednávky nebo zrušením jídla je vhodné zkontrolovat vybrané datum v kalendáři aby nedošlo k objednání na jiný den, než strávník požaduje. Po objednání nebo zrušení je do seznamu požadavků doplněna informace o požadované změně (zrušení/objednání) objednávek. Po provedení uzávěrky jsou požadavky převedeny na objednávky.
41
11.3. Přehled objednávek Zobrazuje přehled objednávek. Objednávky jsou zobrazeny od vybraného data. Toto datum si strávník sám nastaví podle zobrazeného kalendáře. Po nastavení jsou objednávky automaticky zobrazeny.
11.4. Platby Zobrazuje seznam plateb a informace pro placení na účet stravovací organizace (číslo účtu, kód banky, variabilní symbol daného strávníka.
11.5. Nastavení Umožňuje změnu přihlašovacího jména s hesla.
42
12. Služby V menu služby najdete možnosti pro import osob, zálohování a obnovu databáze a registraci programu.
12.1. Import osob Umožňuje načtení seznamu osob a identifikačních médií z textového souboru. Tento import je také možno využít pro aktualizaci (např. pravidelné přebírání dat z jiných systémů, …). • Seznam osob v textovém souboru je definován v následujícím formátu: Rodné číslo; OSC; Datum nástupu; Datum ukončení; Číslo pracovního poměru ;Jméno; Příjmení; Titul; Třída; Identifikace (DALLAS); Datum přiřazení ID; Datum ukončení ID; X1; X2; X3; Kategorie; Skupina; Ubytování; Ulice;Město; PSČ; Hromadné platby; Debet bez omezení; Rušení na terminálu; Výdej bez objednávky; Hotovostní platba • Seznam osob z databáze je definován v následujícím formátu: C-řetězec, I-Celočíselná hodnota, Date – datum, DateTime – datum a čas Název pole Typ Popis DatumZmeny DateTime Datum změny OSC I OSC RodneCislo C20 Rodné číslo DatumNastupu Date Datum nástupu DatumUkonceni Date Datum ukončení CPP C20 Číslo pracovního poměru Jmeno C20 Jméno Prijmeni C20 Příjmení Titul C5 Titul Trida C20 Třída Identifikace (DALLAS) C16 Identifikace (DALLAS) DatumPrirazeniID Date Datum přiřazení ID DatumUkonceniID Date Datum ukončení ID Kategorie C20 Kategorie Skupina C20 Skupina Ubytovani C20 Ubytování Ulice C20 Ulice Mesto C25 Město PSC C10 PSČ DebetBezOmezení C10 (0/1) Debet bez omezení LimitDebetu C10 LimitDebetu HromadnePlatby C10 (0/1) Hromadné platby RuseniNaTerminalu C10 (0/1) Rušení na terminálu VydejBezObjednávky C10 (0/1) Výdej bez objednávky HotovostniPlatba C10 (0/1) Hotovostní platba Tučně jsou označena doporučená pole. Plnění ostatních hodnot je na zvážení uživatele. Ve zdrojové tabulce je nutno, aby existovala pouze pole, která uživatel požaduje přebírat, ostatní pole existovat nemusí. Toto se nadefinuje v dialogu pro nastavení importu osob.
43
Pro převod identifikace je možno použít několik konverzí. Pro identifikaci již existující osoby je použito rodné číslo a OSC. Podle nastavení importu je možno osobní čísla aktualizovat podle importu. V opačném případě je vyžadována shodnost rodného i osobního čísla s daty v importu. Dojde-li ve zdrojových datech ke změně rodného čísla, nelze tuto změnu provádět prostřednictvím importu, ale je nutno upravit rodné číslo ručně ještě před provedením importu. S definicí osob jsou načítána i identifikační média. Při načítání se doplní identifikace média na 16 znaků zprava nulou ‘0’. Je li osobě přiřazena identifikace, kterou vlastní jiná osoba, je tato identifikace u původní osoby zrušena a je přiřazena osobě nové. Třídy, kategorie, … je možno do vstupního souboru zadávat jak číselnou hodnotou, kat i názvem. Pokud není daná položka nalezena je založena jako nový záznam. V případě, že ve vstupním souboru není definována kategorie nebo skupina, jsou doplněny podle třídy osoby. Podle třídy jsou pro danou osobu také doplněny přístupové skupiny. Implicitní hodnoty pro Hromadné platby Záporný kredit Rušení na terminálu
import: ano ano ano
12.2. Export 12.2.1.
Suma ceny objednávek za období
Export ceny objednávek za zadané období a osoby z vybraných tříd. Každá osoba je exportována v samostatném záznamu. Export je prováděn na základě rodného čísla nebo osobního čísla. Formáty exportu: • Účetní kód,RČ,Cena objednávek • Účetní kód,RČ,OSC,Cena objednávek
12.3. Zálohování a obnova dat Pro případ havárie systému je nutné provádění pravidelných záloh. Provádění a manipulace se zálohami je velmi nenáročné a několikanásobně jednodušší než případné dohledávání a obnova nezálohovaného systému. Proto doporučujeme věnovat této oblasti patřičnou pozornost. Doporučujeme pevně zvolit interval a pravidla zálohování. Osvědčeným způsobem bývá zálohování min. na dvě různá média. Např. při týdenních zálohách provádět zálohu v lichém týdnu na jedno médium a v sudém týdnu na médium jiné (případně sudý a lichý den). Četnost zálohování rovněž ukazuje, jak si své práce vážíte a jaký význam pro vás pořizovaná data mají. Zálohování provádíme v menu hlavního okna: „Služby/Zálohování dat“. Po potvrzení parametrů zálohování bude záloha provedena. Pro obnovu dat ze zálohy spusťte menu „Služby/Obnova dat ze zálohy“. V tomto případě budete vyzváni k zadání umístění zálohy, z níž chcete obnovu provést. Po potvrzení budou aktuální data zrušena a budou nahrazena daty v záloze.
44
12.4. Nastavení parametrů Nastavení parametrů umožňuje konfiguraci systému. Parametry jsou rozděleny do skupin podle jejich významu.
12.4.1.
Jídelna
• DPH pro prodej stravy z jídelníčku DPH při výpočtu ceny, ceny v jídelníčku jsou zadávány včetně DPH, u jednotlivých objednávek je pak vypočtena cena bez DPH a DPH samotné. • Na obj. a výd. trm. osoby podle přístup. skupin Na objednávací a výdejní terminál nejsou posílány všechny osoby, ale jsou posílány podle přístupových skupin. Pomécí přiřazení osob do přístupových skupin je tak možno rozhodnout, kde si daná osoba jídlo může objednat a kde si jej může vyzvednout. • Na obj. trm. zobrazovat název podle typu menu Přepínač pro nastavení, zda se na objednávacím terminálu bude zobrazovat test zadaný v jídelníčku nebo zkrácený test podle typu menu a čísla menu (oběd 1). • Na salátový terminál po načtení zapisovat osoby Nastavení pro komunikaci se salátovým terminálem. Umožňuje automatické zapisování osob pro snadnější aktualizaci. • Na výdejní. trm. posílat pouze osoby s objednávkou Na výdejní terminál budou před výdejem zaslány pouze osoby s objednávkou. zkracuje dobu komunikace s terminálem. Omezuje možnost výdeje bez objednávky, protože osoby v terminálu nejsou zavedeny. • Normovací množství pro zakládání norem Přednastavené množství pro zakládání nové morny. • Objednávky - datum do Datum pro objednávky zaslané do terminálu. • Objednávky - datum od Datum pro objednávky zaslané do terminálu. • Osoba odpovědná za jídelníček Zadaná osoba bude vytisknuta v patičce jídelníčku jako osoba odpovědná za jídelníček. • Počet dnů pro objednávání Udává, na kolik dní dopředu si strávníci mohou na objednávacím terminálu objednávat. Omezuje počet dnů z jídelníčku, které se budou do objednávacího terminálu posílat. Zpravidla je nastavováno na 7 dní. • Počet dnů zasílaných na výdej Udává, na kolik dnů dopředu se budou do výdejního terminálu posílat objednávky pro výdej. Pokud provádíte aktualizaci výdejního terminálu každý den a vydáváte pouze jeden typ menu, stačí posílat do terminálu data na jeden den. • Rozlišení výdejen Nastavuje v systému rozlišení výdejen – výdejních míst. Strávníci v tomto případě mají možnost objednávání a vydávání jídla v různých výdejných. Při objednávání si pak musí vybrat výdejnu, ve které si chtějí jídlo vyzvednout nebo je pro dané objednávací zařízení stanoveno, že na něm provedená objednávka bude vydána na konkrétní výdejně. • Současně objednávání a rušení vázaného menu 45
• • • •
12.4.2.
Povoluje současné objednávky a rušení objednávek. Nastavení provázání objednávek se nastavuje v typech menu. Výdej - datum do Datum zaslaných objednávek na výdejní terminál. Výdej - datum od Datum zaslaných objednávek na výdejní terminál. Výpočet dotovaných/nedotovaných cen jídel Na pokladně je možno provádět výpočet dotovaných a nedotovaných jídel. Záměna menu na výdejním terminálu Povoluje záměnu menu na výdejním terminálu. Záměna menu je definována v typech menu.
Jídelna – banka
• Archivace importovaných souborů Adresář, kam se ukládání načítané soubory s denním výpisem • Číslo účtu (6-10 doplněno nulami) Číslo účtu organizace. Na toto číslo strávníci hradí stravu i ubytování. Je nutno, aby číslo účtu bylo zadáno v plném formátu. Toto číslo je tištěno na vypraných tiskových předlohách např. jako informace pro strávníky nebo je zobrazována na www rozhraní. • Exportní formát převodu kreditu (KB_KM,CSOB_ABO,CSAS_ABO) Udává formát souboru do nějž se budou zapisovat o vracení kreditu na účet. • Importní formát převodu kreditu (KB_KM,CSOB_ABO,CSAS_ABO) Udává formát souboru z nějž se budou načítat denní výpisy. • Kód banky Kód banky organizace. • Konstantní symbol při vracení kreditu Konstantní symbol, který bude uváděn u všech plateb při vracení kreditu přes účet. • Poplatek - položka příjem jiná banka • Poplatek - položka příjem jiná platba • Poplatek - položka příjem stejná banka • Poplatek - položka výdej jiná banka • Poplatek - položka výdej stejná banka • Při vraceni kreditu na účet rozlišovat stravu a ubytování Při zapnutí bude při vracení kreditu vráceno stravné i ubytování jako samostatné položky. Při vypnutí bude vracené stravné i ubytování sečteno a vráceno jako jedna položka. • Rušit zdroj Při zapnutí bude po načtení denního výpisu vstupní soubor zrušen. • Umístění archivu exportu Archivní adresář s exportními soubory pro přenos vracení kreditu. • Umístění archivu importu Archivní adresář s importními soubory s denními výpisy. • Umístění exportovaných souborů Adresář s exportními soubory pro přenos vracení kreditu. • Umístění importovaných souborů Adresář s importními soubory s denními výpisy. • Úvodní část variabilního symbolu pro stravné • Úvodní část variabilního symbolu pro ubytování 46
• • • •
12.4.3.
Úvodní Úvodní Úvodní Úvodní
část část část část
variabilního variabilního variabilního variabilního
symbolu symbolu symbolu symbolu
pro pro pro pro
vrácení stravného vrácení ubytování vrácení zálohy na kartu zálohu na kartu
Jídelna – Limit kreditu
• Limit kreditu po dnech (1:100,15:200) Úroveň kreditu pro jednotlivé dny v měsíci. Udává maximální debet do daného dne.
12.4.4.
Jídelna – web
• Log objednávek přes web Při zapnutí je pro objednávání a rušení objednávek generován textový soubor, kde jsou zaznamenávány jednotlivé změny v objednávkách. Pomocí tohoto souboru je pak možno dohledat postup při objednávání pro konkrétní osoby.
12.4.5.
Jídelna – Touch
• Log objednávek přes touch Při zapnutí je pro objednávání a rušení objednávek generován textový soubor, kde jsou zaznamenávány jednotlivé změny v objednávkách. Pomocí tohoto souboru je pak možno dohledat postup při objednávání pro konkrétní osoby.
12.4.6.
Jídelna – EURO
• Datum přechodu na EURO Datum dne stanoveného jako den pro přechod na EURO • Euro konverze (0-ne,1-před,2-po) Stav konverze aktuální měny na EURO • Euro kurs Stanovený kurz pro přechod na EURO • Konverzní kurs Konverzní kurz pro přepočet pokladních dokladů • Měna Textové označení konverzní měny
12.5. Číselné řady U některých záznamů jsou vybraná políčka generována jako posloupnost.
Vlastnosti editace Řada Podtyp Název Hodnota Krok Min Max Počet pozic Prefix
-
základní označení druhá část označení číselné řady název číselné řady aktuální číselná hodnota pro generování následující položky posun hodnoty po vygenerování další položky minimální hodnota maximální hodnota počet znaků na kolik má být upravena hodnota text uvedený na začátku nové položku 47
Sufix
- text uvedený na konci nové položku
12.6. Registrace Po instalaci je program automaticky nainstalován jako demo. Pro jeho plné využití je nutno provést registraci. Pro účely registrace je zapotřebí s dodavatelem konzultovat požadovanou konfiguraci. Na základě této konzultace pak obdržíte licenční soubor dle vašich požadavků. Samotnou registraci provedete přes menu „Služby/Registrace“.
48
13. Export dat přes DB C-řetězec, I-Celočíselná hodnota, D – desetinné číslo, Date – datum, B-Boolean
13.1. Export jídel podle jídelníčku – zview_OdberStravy Název pole OSC RodneCislo CPP Jmeno Prijmeni Titul Trida NazevTridy Datum TypMenu Menu Mnozstvi Cena Vydano
Typ I C20 C20 C20 C20 C5 I C20 Date I I I D B
Popis OSC Rodné číslo Číslo pracovního poměru Jméno Příjmení Titul Kód třídy Název třídy Datum TypMenu Menu Počet Cena za 1 kus Vydáno
13.2. Export odběru z bufetu – zview_OdberBufet Název pole OSC RodneCislo CPP Jmeno Prijmeni Titul Trida NazevTridy Datum Cena Dotace
Typ I C20 C20 C20 C20 C5 I C20 Date D B
Popis OSC Rodné číslo Číslo pracovního poměru Jméno Příjmení Titul Kód třídy Název třídy Datum Cena Dotace/bez dotace (alkohol, …)
13.3. Export odběru z bufetu zview_SrazkaStravnehoPodleDochazky Název pole OSC RodneCislo CPP Jmeno Prijmeni Titul Trida NazevTridy Vyhodnoceni DatumOd DatumDo
Typ I C20 C20 C20 C20 C5 I C20 I Date Date
Popis OSC Rodné číslo Číslo pracovního poměru Jméno Příjmení Titul Kód třídy Název třídy Kód vyhodnoceni Datum – počátek období Datum – konec období 49
SrazkaCelkem SrazkaDotace SrazkaBezDotace CenaDotaceStrava CenaBezDotaceStrava CenaDotaceBufet CenaBezDotaceBufet
D D D D D D D
Celková srážka ze mzdy Srážka za dotovanou stravu Srážka za nedotovanou stravu Cena dotované stravy Cena nedotované stravy Cena dotovaného prodeje v bufetu Cena nedotovaného prodeje v bufetu
* SrazkaCelkem = SrazkaDotace + SrazkaBezDotace
50
14. Nastavení parametrů pro odesílání emailů V seznamu parametrů je několik položek, které se týkají odesílání emailů. Některé funkce používající odesílání emailu provádí odesílání na základě těchto parametrů. Proto je před jejich použitím nutno tyto parametry správně nastavit.
Parametr E-mail: E-mail: E-mail: E-mail: E-mail: E-mail: E-mail:
příklad nastavení
host email.firma.cz port 25 ID ID odesílatel (text) Firma spol. s r.o. odesílatel (el. adresa ve jménu)
[email protected] účet (el. adresa)
[email protected] heslo xxxxxx
51
15. Plánové úlohy Plánované úlohy umožní uživateli automatické provedení určitých akcí bez přítomnosti obsluhy. Můžete si tak naplánovat např. automatické provádění zálohování nebo zpracování objednávek. Pro automatické provádění naplánovaných úloh je nutno nastavit parametr „Interval pro spouštění plánovaných úloh (s)“. Zde se uvádí číselná hodnota v sekundách, která udává interval pro provádění plánovaných úloh. Hodnota 0 znamená, že se spouštění plánovaných úloh nebude provádět. Změna tohoto parametru se projeví při novém spuštění programu. Pro každou úlohu je možno nastavit hodnotu „Aktivní“ (úloha se bude nebo nebude provádět), plánované spouštění a název počítače na němž se má daná úloha provádět. Podle typu úlohy je nutno nastavit určité parametry nezbytné k jejímu správnému provedení. Některé plánované úlohy pro svou funkci využívají odesílání zpráv emailem. Pro jejich spolehlivou funkci je nutno mít správně nastaveny parametry pro odesílání emailu. Každá plánovaná úloha může mít definovánu adresu pro zaslání chybového hlášení při nesprávném dokončení provedené úlohy. Kromě seznamu naplánovaných úloh je v programu evidováno provádějí jednotlivých úloh. Zde je možno zjistit kdy a s jakými výsledky či chybovým hlášením byla úloha spuštěna a dokončena.
15.1. Zálohování dat Provede zálohu dat. Parametr „Záloha do souboru“ udává název souboru do něhož se má záloha uložit. Soubor musí být definován včetně cesty a přípony. Druhý parametr udává formát datumu podle něhož bude doplněn název souboru se zálohou. V případě, že bude tento parametr prázdný, bude se záloha provádět neustále do jednoho souboru.
15.2. Uzavření objednávek Provede uzavření objednávek podle nastavených parametrů, načte objednávky z objednávacích terminálů a zaktualizuje terminály. Parametry: O kolik dnů dopředu uzavřít – číselná hodnota (0 – žádný den, 1 – zítřejší den (první následující den na který je definován jídelníček, …) V následujícím dnu uzavřít včetně menu – číslo menu které se má uzavření v následujícím objednávacím dnu po posledním uzavřeném dnu Započítat dny (0-pracovní, 1-s jídelníčkem, 3-kalendář) – udává, které dny se mají započítávat: 0 – budou se počítat pouze dny, na něž je zadán jídelníček a typ v jídelníčku je nastaven na „Pracovní den“ 1 – budou se počítat všechny dny, na které je zadán jídelníček 3 – budou se počítat všechny dny podle kalendáře, bez ohledu na to, zda je na daný den jídelníček založen nebo ne Kdy spouštět (0-jídelníček na prac. den, 1-každý den) - určuje, kdy bude úloha skutečně spustěna: 52
0 – úloha bude spuštěna pouze v den, na který je zadán jídelníček a typ dne v jídelníčku je nastaven na „Pracovní den“ 1 – úloha bude spuštěna v každý naplánovaný den
15.3. Zaslání počtů objednávek emailem Provede výpočet objednávek na daný den a výsledek odešle emailem na definovanou adresu. Parametry: O kolik dnů dopředu – 0 – dnešní den (den spuštění), 1 – následující den, … Soubor – název souboru do nějž budou výsledky uloženy Zaslat na adresu – emailová adresa, na niž mají být výsledky odeslány Předmět – předmět v emailu
15.4. Zpracování výdeje Provede zpracování výdeje. Načte informace o vydaných jídlech a zaktualizuje výdejní terminály.
53
16. Uživatelé programu Vstup do programu je možno zabezpečit přístupovým jménem a heslem. V menu hlavního okna „Nastavení/Uživatelé“ spustíte seznam pro zadání a změnu oprávněných uživatelů. Zde zadejte libovolný seznam uživatelských jmen a jejich hesel pomocí kterých se lze do systému přihlásit a sdělte je oprávněným osobám.
54
17. Příloha č. 1 17.1. Zadání kódu ID čipu Dallas Každý kontaktní identifikační čip Dallas obsahuje jedinečný 64-bitový kód, který je vyražen přímo na pouzdru každého čipu. Pro sestavení 16-ti znakového kódu klíče pro zápis do identifikace uživatele je třeba použít následující postup. Znaky z čipu čtěte v ASCII formátu tak jak jsou vyznačeny v následujícím pořadí: První dva znaky Následuje 12 znaků Poslední dva znaky
velké číslo vpravo na čipu (u typu DS 1990A vždy <01>) řada malých čísel, čteno zprava po dvojicích velké číslo vlevo na čipu
Příklad
01B3D8FB000000E6
17.2. Zadání kódu bezkontaktních médií Při použití bezkontaktních médií (karty nebo přívěsky) většinou není jejich kód uveden a je třeba vždy použít čtečku RD2 pro načtení kódů karet. Bezkontaktní média obsahují většinou osmimístný kód který se zadává v HEX zápisu a doplňuje se na požadovanou délku 16 znaků.
55
18. Poznámky
56
