STRATEGI PROGRAM LAYANAN BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA KANTOR WALIKOTA LHOKSEUMAWE TESIS

STRATEGI PROGRAM LAYANAN BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA KANTOR WALIKOTA LHOKSEUMAWE

TESIS

Untuk Memperoleh Gelar Magister Studi Pembangunan (MSP) dalam Program Studi Pembangunan pada Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara

Oleh SABARUDDIN 067024042/SP

SEKOLAH PASCASARJANA UNVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

Sabaruddin: Strategi Program Layanan Bagian Hubungan masyarakat pada Kantor Walikota Lhokseumawe. USU e-Repository © 2008.

Judul Tesis

: STRATEGI PROGRAM LAYANAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA WALIKOTA LHOKSEUMAWE : Sabaruddin : 067024042 : Studi Pembangunan

Nama Nomor Pokok Program Studi

BAGIAN KANTOR

Menyetujui Komisi Pembimbing

(Drs. Humaizi, MA) Ketua

Ketua Program Studi

(Prof. Dr. M. Arif Nasution, MA)

Tanggal Lulus :

(Drs. Agus Suriadi, M.Si) Anggota

Direktur

(Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B, M.Sc)

5 Juli 2008


STRATEGI PROGRAM LAYANAN BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA KANTOR WALIKOTA LHOKSEUMAWE

TESIS

Oleh SABARUDDIN 067024042/SP

SEKOLAH PASCA SARJANA UNVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008


Telah diuji pada Tanggal 5 Juli 2008

PANITIA PENGUJI TESIS Ketua

: Drs. Humaizi. MA

Anggota

: 1. Drs. Agus Suriadi, M.Si 2. Drs. Kariono, M.S.i 3. Drs. M. Thamrin Nasution, M.Si 4. Prof. Dr. M. Arif Nasution, MA


ABSTRACT

The place of Public Relation in structure organisation, really too on service can is given all statisfied. Only that, have Public Relation give duty and it self place foremost to support government Lhokseumawe city work. It will some into the research is this. Public Internal that is become at part public from unit/body/organisation it self. A hope capable until to identification or know which appear negatif of picture in organisation self in the people, wisdom before with organisation ways. Relation to out (Public External) that is public (people) at growth endevous to do and the positive picture public to organisation which vice, description on basic, observation quation in request is this to write how the way service programme public relation town hall office how is strategi town hall office public relation. The research each is this descriptive and document to save did quantitative ways. Technic altough/without document with is in depth interview and direct observation. Research information is this given two of part, that is public internal is at self (individual/employee/staff which in town hall environment as tell key information. Part two is external public, come from public people and from journalist. Show research yiel is service programme public relation government Lhokseumawe city not yet to do with good. Service programme which ways in journalist relation only. Facility less and lows facility communication and information is first difficult in to do some relation public programme repair strategi public relation government Lhokseumawe city given in two place, that is strategi in very short times and strategi too long on strategi in very short times repair to do withy .Element part fuction on public relation and information center and education and training to repair human resourches as repair step human resourches. Strategy too long temporary is want to stand public relation proffesional and strategi programme service important to public internal altough public external from activity destination is ti build positive name good government and too help fluent worked government in environment. Technic service operational public relation government Lhokseumawe city in the service public, good public internal and public external, not yet given yiel congret/real key word: strategy, relationship people service and relationship journalist. Key Word: Strategi, Relathionship People Service and Ralathionship Journalist.

ii


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan karunian-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini sebagai salah satu syarat

untuk memeperoleh gelar Magister Studi Pembangunan pada

Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara. Tesis ini berjudul ” Strategi Program Layanan bagian Hubungan Masyarakat Pada Kantor Walikota Lhokseumawe. Penulisan tesis dipengaruhi oleh latar belakang penulis yang melihat masih belum optimalnya pelayanan di bidang kehumasan di bagian Humas kantor Walikota Lhokseumawe. Dalam peyelesaian tesis ini, penulis banyak mendapat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih: 1. Bapak Prof.dr Chairuddin P.Lubis, DSAK, DTMH, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B, M.Sc., selaku direktur sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Subhilhar, MA.,Ph.D terima kasih atas segala pengarahan yang selama ini dalam pimpinanya kami mendapat ilmu yang tak terhingga. 4. Prof. Dr. M. Arif Nasution. M.A., selaku Ketua Program Studi Magister Studi Pembangunan yang baru semoga akan lebih berkembang dan sesuai dengan apa yang diharapkan. 5. Bapak Drs. Humaizi, MA., sebagai Ketua komisi Pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan, arahan dan bimbingan dalam penulisan tesis ini. 6. Bapak Drs. Agus Suriadi, M.Si., sebagai anggota komisi Pembimbing, yang dengan kesabaran, ketulusan dan kearifannya telah membimbing penulis.

iii


7. Ayah dan Ibu tercinta, H. Ilyas Hayat dan Hj. Nur’asma ltief, terima kasih atas segala doa yang telah diberikan, semoga do’a menjadikanku orang yang beriman dan berilmu serta berguna bagi keluarga dan masyarakat. 8. Istri tercinta Asriani, AM.Keb. terima kasih yang tidak terhingga dan cinta yang tulus penulis hadiahkan kepada istri tercinta , Kaulah sumber kekuatan, inspirasi dan semangat juangku. 9.

Anak –anak tercinta dan terkasih : Muhammad Ryan Nafiandy. Reza Farhan Okatafiandy, Muhammad Roby Juniandy dan Zaki Ahmad Firas” kalianlah tempatku bersandar dari segala pergulatan hidup ini dan kalian pula asaku di depan.

Akhirnya kepada Allah SWT, Tuhan yang Maha Esa, penulis berserah diri, semoga tesis ini bermanfaat untuk orang banyak dan menjadi berarti bagi peningkatan kualitas pelayanan di bagian Hubungan Masyarakat di Kantor Walikota Lhokseumawe.

Lhokseumawe, 5 Juli 2008

Sabaruddin

iv


ABSTRAK Penempatan humas di dalam suatu struktur organisasi, pasti akan sangat berpengaruh pada pelayanan yang bisa diberikan pada khalayak. Untuk itu, sudah sewajarnya apabila humas diberikan peran dan tempat tersendiri yang sifatnya mandiri terutama untuk mendukung kinerja pemerintah kota Lhokseumawe. Beberapa hal yang akan dilihat dalam penelitian ini adalah membina hubungan ke dalam (public internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari unit/badan/organisasi itu sendiri, sehingga diharapkan mampu untuk mengidentifikasi atau mengenal halhal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam organisasinya sendiri atau masyarakat internalnya, sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi. Membina hubungan ke luar (public external), yaitu publik umum (masyarakat) mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya. Berdasarkan uraian di atas, pertanyaan penelitian yang diajukan dalam penulisan ini adalah bagaimana program layanan kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe? Bagaimana strategi kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe? Jenis penelitian ini adalah deskriptif dan penyajian data dilakukan secara kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan data adalah dengan wawancara mendalam (in-depth interview) dan observasi langsung. Informan penelitian ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu publik internal adalah para individu/pegawai/pejabat yang berada di dalam lingkungan Kantor Walikota Lhokseumawe yang disebut sebagai informan kunci. Kelompok kedua adalah publik eksternal, yang berasal dari masyarakat publik dan dari kalangan media. Hasil penelitian menunjukkan bahwa berbagai program layanan Humas Pemko Lhokseumawe belum terlaksana dengan baik. Program layanan yang berjalan hanya di media relations. Kekurangan prasarana dan minimnya sarana informasi dan komunikasi merupakan kendala utama dalam pelaksanaan berbagai program Humas. Strategi pembenahan Humas Pemko Lhokseumawe dibagi dalam 2 (dua) tahap, yaitu strategi jangka pendek dan strategi jangka panjang. Pada strategi jangka pendek pembenahan dilakukan melalui pembentukan bagian unsur fungsional pada Pusat Informasi dan Humas dan pelatihan serta pendidikan bagi perbaikan SDM, sebagai upaya pembenahan sumber daya manusia. Sementara strategi jangka panjang adalah bercita-cita agar terbentuknya Humas yang mandiri dan profesional. Strategi program layanan Humas Pemko Lhokseumawe terbagi atas program layanan untuk kepentingan publik internal maupun publik eksternal. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah, selain untuk membentuk citra positif pemerintah serta juga membantu memperlancar pekerjaan di lingkungan pemerintah. Operasional teknis pelayanan Humas Pemko Lhokseumawe dalam melayani publiknya, baik publik internal dan publik eksternalnya, ternyata belum memberikan hasil nyata Kata kunci: Strategi, Layanan Hubungan Masyarakat, dan Hubungan Media

i


RIWAYAT HIDUP

I.

DATA PRIBADI 1. Nama

: SABARUDDIN

2. Tempat/ Tgl Lahir

: GEUDONG ACEH UTARA, 01 Mei 1968

3. Alamat

: Jl. Pase Mongeudong Lr. II

No. 9A

Lhokseumawe 4. Nama Istri

: ASRIANI

5. Nama Anak

: 1. MUHAMMAD RYAN NOFIANDY 2. REZA FARHAN OKTAFIANDY 3. MUHAMMAD ROBBY JUNIANDY 4. ZAKY AHMAD FIRAS

II.

DATA PENDIDIKAN 1. SD NEGERI NO.2 KUTABLANG

: TAMAT TAHUN 1981

2. SMP NEGERI NO.3 LHOKSEUMAWE

: TAMAT TAHUN 1984

3. SMA NEGERI LHOKSEUMAWE

: TAMAT TAHUN 1987

4. APDN BANDA ACEH

: TAMAT TAHUN 1991

5. UNIBRAW ADM. NEGARA MALANG

: TAMAT TAHUN 1996

6. MAGISTER STUDI PEMBANGUNAN SEKOLAH PASCASARJANA USU MEDAN

iii

: TAMAT TAHUN 2008


III.

DATA PENGALAMAN KERJA 1. 1998 – 2001 KASUBBAG BINA KETERTIBAN, SETDAKAB ACEH UTARA.

2. 2001, SEKCAM DEWANTARA, PEMKAB ACEH UTARA. 3. 2001-2003, KASIE PEMB.OPERASIONAL KANTOR SATPOL-PP ACEH UTARA.

4. 2003-2006, KASUBBAG KETERTIBAN SETDAKO LHOKSEUMAWE 5. 2006-2008, KABAG. HUMAS SETDAKO LHOKSEUMAWE. 6. 2008, KABAG. UMUM SETDAKO LHOKSEUMAWE.

IV. DATA PENGALAMAN ORGANISASI 1. 1986 -1987, WAKIL SEKRETARIS OSIS SMAN LHOKSEUMAWE 2. 1989-1990, DANKIMA RESIMEN MAHASISWA APDN BANDA ACEH

iv


DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK ........................................................................................................... i ABSTRACT ........................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ........................................................................................ iii RIWAYAT HIDUP ............................................................................................ v DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... vii

BAB I

PENDAHULUAN ............................................................................ 1 1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah .......................................................................... 6 1.3. Tujuan Penelitian .............................................................................. 9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 10

2.1. Pendahuluan .................................................................................... 10 2.2. Fungsi dan Peran Humas .................. ............................................. 11 2.3. Kedudukan Humas dalam Organisasi ............................................ 20 2.3.1. Bagian Humas .....................................................................

24

2.3.2. Personal dan Kualifikasi....................................................... 27 2.3.3. Kelebihan adanya Bagian Humas ......................................... 29 2.3.4. Kegiatan Bagian Humas ........................................................ 30 2.4. Humas dalam Pembentukan Citra .................................................. 31

vii


2.5. Humas dalam Departemen ............................................................... 38 2.6. Pelayanan ......................................................................................... 40 2.7. Konsep Strategi Komunikasi Kehumasan ....................................... 42

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN ............................................... 44

3.1. Jenis Penelitian ................................................................................ 44 3.2. Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 45 3.3. Informan ........................................................................................... 46 3.4. Analisis Data .................................................................................... 48

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................... 49 4.1. Gambaran Umum Bagian Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe............................................................................. 49 4.1.1. Sejarah Singkat tentang Perkembangan Humas di Lhokseumawe .............................................................. 49 4.2. Misi dan Visi Pemerintah Kota Lhokseumawe........................... 55 4.2.1. Visi ................................................................................... 55 4.2.2. Misi .................................................................................. 55 4.3. Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe .................................... 55 4.3.1 Kelemahan dan Kendala Program layanan Kehumasan.... 57 4.4. Program – Program Kegiatan Bagian Humas Lhokseumawe...... 58 4.5. Strategi Kehumasan Lhokseumawe............................................. 61

viii


4.5. Operasional Teknis Humas Pemko Lhokseumawe...................... 77

BAB V PENUTUP ............................................................................................ 82 5.1. Kesimpulan ............................................................................ 82 5.2. Saran ....................................................................................... 84 5.2.1 Saran Akademis ................................................................... 84 5.2.2. Saran Praktis ...................................................................... 85

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 89

ix


DAFTAR GAMBAR

Nomor

Judul

Halaman

1.

Hubungan Humas, Organisasi dan Publik .................................................

24

2.

Struktur Organisasi Bagian Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe .......

56

x


BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Sejalan dengan perkembangan sistem pemerintahan yang terjadi di Indonesia sekarang ini, maka dituntut adanya paradigma baru dalam penyelenggaraan pemerintahan, yaitu paradigma sistem pemerintahan yang mengarah pada ”Good Governance”. Merujuk pada perkembangan kebijakan pemerintahan yang tersebut diatas, tampaknya penyelenggaraan pelayanan pemerintahan yang baik, sekarang dituntut untuk mulai mengembangkan dimensi keterbukaan, mudah diakses, accountable dan transparan. Kantor-kantor pemerintah, seperti departemen, atau instansi pemerintah lainnya, mulai menyadari bahwa untuk membangun pemerintahan yang sehat, bersih dan berwibawa, sangatlah diperlukan banyaknya kritikan dan pendapat pihak lain atau pendapat publik. Salah satu bagian atau lembaga yang berada di kantor pemerintah yang bertugas mewujudkan bentuk keterbukaan, transparan dan mudah diakses adalah bidang Hubungan Masyarakat (Humas). Sebagaimana diketahui, Humas di dalam menjalankan fungsinya, mengemban tugas guna melayani kepentingan publik, yang pada akhirnya membangun citra kantor atau organisasi dimana humas itu berada. Mengenai pendekatan fungsi Humas dari Bertrand R. Canfield dalam bukunya ”Public Relations Principles and Problem", yang dikutip


1

2

oleh Rosady Ruslan (1995:42) mengemukakan unsur-unsur utama dalam fungsi humas adalah mengabdi kepentingan publik, memelihara komunikasi yang baik, dan menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik. Selain itu, fungsi humas juga bertujuan guna memperoleh kepercayaan (trust), saling pengertian (mutual understanding) dan citra yang baik (good image) dari masyarakat (public opinion). Sasaran humas adalah menciptakan opini publik yang favorable dan menguntungkan semua pihak. Tugas itu tentu tidaklah semudah seperti membalik telapak tangan. Upaya-upaya yang dilakukan humas, haruslah usaha untuk menciptakan hubungan harmonis antara suatu badan organisasi dengan publiknya dan masyarakat luas melalui suatu proses komunikasi timbal balik atau dua arah (Rahmadi, 1994:22). Sejauh ini, khusus untuk pekerjaan humas pada berbagai instansi pemerintah, ada suatu hal yang biasa terjadi dan menjadi suatu kebiasaan yang berlaku, bahwa bagian humas baru akan bergerak apabila ada instruksi dari atasan (top down), atau apabila ada suatu kegiatan pemerintahan yang sifatnya rutin dilaksanakan. Jikalaupun ada kegiatan yang mau mendengarkan feed back atau timbal balik dan masukan yang positif, hal itu hanyalah reaktif pada sebatas analisis di media belaka. Jadi dalam hal ini, posisi eksistensi dan peran humas di berbagai instansi pemerintahan baik yang berada di pusat maupun instansi pemerintah yang berada di daerah tidak bisa maksimal, yakni hanyalah sebatas corong, jalur komunikasi atau hanyalah sebagai media bagi para pejabat pemerintah untuk bicara kepada publiknya, tentang hal-hal


3

apa yang akan dilakukan oleh kantor atau organisasi pemerintah tersebut, sebagaimana pernyataan yang disampaikan oleh Drs. H. Muadz, dalam "Two Days Indonesian Public Relation, Seminar and Workshop", di Bandung, 2003. Meskipun pernyataan tersebut tidak bisa digeneralisasikan untuk semua lembaga atau departemen yang ada di pemerintah, tetapi beberapa pembicara dalam seminar dan workshop itu melihat bahwa, secara umum fungsi layanan humas yang ada di lembaga atau departemen di pemerintahan, belum bisa menempatkan posisi humas sebagaimana yang diharapkan publiknya. Posisi humas yang ada di Kantor Walikota Lhokseumawe, haruslah melaksanakan sebahagian tugas pokok Kantor Walikota Lhokseumawe, yaitu dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, dan peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM), sebagaimana yang disebutkan pada pembukaan UUD 1945. Untuk mencapai dan mewujudkan cita-cita tersebut, haruslah diterapkan suatu kinerja yang maksimal dengan mengoptimalkan sumber daya yang sudah tersedia. Penempatan humas di dalam suatu struktur organisasi, pasti akan sangat berpengaruh pada pelayanan yang bisa diberikan pada khalayak. Untuk itu, sudah sewajarnya apabila humas diberikan peran dan tempat tersendiri yang sifatnya mandiri. Hal ini dimaksudkan agar humas dapat langsung mengakses kepada semua unsur unit utama baik yang ada di pusat maupun kantor dinas pendidikan yang ada di daerah, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang kinerja humas akan makin


4

baik dari hari kehari, serta terus menerus akan mengalami berkurangnya hambatan hirarkis sebagaimana dan yang selama ini terjadi. Sesuai struktur organisasi di Kantor Walikota Lhokseumawe, sebagaimana yang selama ini terus dilakukan, tetap dituntut dan selalu berupaya untuk dapat terus menerus melakukan berbagai kegiatan yang mengacu kepada kepuasan publik penggunan (end-user)

nya, baik untuk publik internal Kantor Walikota

Lhokseumawe, maupun publik eksternal (media dan masyarakat umum), serta dalam upaya menjalin hubungan baik dengan sesama instansi pemerintah yang lain. Berbagai kegiatan telah coba dimunculkan oleh bagian humas, yang antara lain adalah kegiatan untuk menyiapkan bahan informasi bagi semua publik yang dilayaninya, serta kegiatan-kegiatan lainnya yang sifatnya memberikan bahan penerangan dan publikasi kepada masyarakat tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan departemen. Sedangkan beberapa layanan yang diberikan, sebagaimana penulis lihat sejauh ini, diantaranya adalah layanan konferensi pers, pers release, dan kliping media. Kegiatan layanan konferensi pers, misalnya, hanya dilakukan apabila ada informasi dari pemerintah daerah yang perlu disampaikan kepada publik, sehingga frekuensi dan jumlah kegiatan konferensi pers, tidak dilakukan secara rutin, dan tidak bisa ditentukan dalam jangka waktu tertentu. Kegiatan press release merupakan kegiatan rutin dilakukan dengan media massa, baik media cetak atau media elektronik, yang berisi tentang berbagai informasi yang terjadi di Pemerintah Kota Lhokseumawe, yang dianggap perlu


5

untuk diketahui oleh publik. Selain itu, ada juga kegiatan pengklipingan media yang disampaikan namun hanya untuk konsumsi dan kepentingan publik internal departemen saja. Khusus yang berkaitan dengan masalah sumber daya manusia (SDM), yang lazim diikuti karena penyesuaian struktur organisasi, ternyata berpengaruh pula pada ketersediaan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang selanjutnya berkaitan dengan kompetensi, kapabilitas dan profesionalisme pegawai/staf humas, yang pada akhirnya sangat berpengaruh dan mempengaruhi dalam upaya untuk pencapaian citra positif Kantor Walikota Lhokseumawe terhadap publiknya. Humas yang biasanya lebih populer disebut dengan public relations tidak lain merupakan suatu upaya yang terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan menjaga hubungan baik dan saling pengertian antara organisasi dan publik atau khalayak. Kegiatan public relations pada hakekatnya adalah kegiatan komunikasi. Ciri hakiki dari komunikasi dalam public relations adalah komunikasi yang bersifat timbal balik atau dua arah. Hal ini sangat penting dan mutlak harus ada dan dilakukan dalam kegiatan public relations, agar ada dan terciptanya feedback atau umpan balik dan masukan, yang merupakan prinsip pokok dalam kegiatan public relations (Rahmadi, 1992:67) Tugas public relations adalah memberikan informasi tentang keadaan suatu lembaga atau organisasi tersebut kepada publiknya secara jujur, sehingga dapat membentuk saling pengertian atau pemahaman publik tentang lembaga dimana


6

humas itu berada. Disinilah letak peran pentingnya humas, yakni dalam upaya pembentukan serta peningkatan citra suatu lembaga atau organisasi. Komunikasi interaktif, penerimaan umpan balik dan masukan, pembentukan atau peningkatan citra di hadapan publik merupakan alasan utama mengapa humas sangat diperlukan oleh setiap lembaga atau instansi pemerintah, khususnya Kantor Walikota Lhokseumawe Oleh karena itu, penulis sangat tertarik untuk mengangkat permasalahan program-program layanan Humas Kantor Walikota Lhokseumawe, sebagai sebuah kajian bagi rekomendasi strategi kehumasan di Kantor Walikota Lhokseumawe.

1.2. Perumusan Masalah Public relations secara konsepsional dalam pengertian "state of being" di Indonesia sendiri baru dikenal pada awal tahun 1950-an, sedangkan pengembangan secara akademis baru dimulai sejak dekade 1960-an. Dalam pengertian state of being, seperti yang dimaksud di atas, public relations di Indonesia menggunakan istilah hubungan masyarakat atau disingkat dengan humas, adalah sebagai terjemahan dari public relations. Sehingga di beberapa instansi pemerintahan kita, banyak dan dapat dijumpai nama-nama atau istilah seperti Direktorat Hubungan Masyarakat atau Biro Hubungan Masyarakat atau Bagian Hubungan Masyarakat. Keberadaan Humas pada instansi besar seperti departemen, kota atau kabupaten, masih banyak hanyalah dilatarbelakangi oleh kepentingan dari para


7

pimpinan organisasi dimaksud, dalam hal ini menteri, walikota/bupati dan seterusnya. Mengingat para pimpinan tersebut mempunyai lingkup tugas yang sangat berat dalam membawa roda organisasi departemen atau instansi yang dipimpinnya, maka mereka sangat berkeinginan agar instansi atau organisasi yang dipimpinnya menjadi suatu organisasi atau departemen yang mempunyai konotasi atau nama baik yang melekat sesuai dengan harapan mereka selaku para pimpinan yang menjadi komandan dari suatu instansi atau organisasi dimaksud. Namun demikian, karena ruang lingkupnya yang masih sangat luas, adanya keterbatasan waktu, tenaga dan pikirannya untuk menyelesaikan tugas-tugas yang pokok lainnya, menyebabkan para pimpinan tersebut tidak mungkin dapat menangani kegiatan rutin hubungan masyarakat. Itulah sebabnya, mengapa mereka tetap menganggap bahwa keberadaan Humas di dalam struktur organisasinya, tidak lain, hanyalah sebagai corong atau jalur media komunikasi dari para pimpinan suatu lembaga, instansi atau departemen kepada publiknya. Seiring dengan perkembangan yang terjadi pada masyarakat, maka beberapa instansi pemerintah mulai memandang dan menerapkan bahwa peran dan fungsi humas tidak hanya sebagai sekedar corong atau jalur media komunikasi para pimpinan lembaga, instansi atau pemerintah saja. Humas sekarang ini mulai diberikan porsi untuk mempunyai peran dan fungsi sebagai bagian yang dapat melakukan kegiatan-kegiatan baik yang ditujukan ke dalam (internal public relations) dan ataupun kegiatan-kegiatan yang ditujukan ke luar (external public relations).


8

Humas mulai diberikan tempat khusus untuk dapat memberikan masukan atau saran-saran yang diperlukan oleh pimpinan dalam menghadapi permasalahan yang terjadi. Selanjutnya, kegiatan-kegiatan humas sangat diharapkan untuk dapat menjadi indera penglihatan dan pendengaran atau sebagai mata dan telinga bagi organisasi atau instansi yang bersangkutan. Oleh karenanya, humas kemudian berkembang ruang lingkup tugasnya, yang antara lain meliputi: 1. Membina hubungan ke dalam (public internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari unit/badan/organisasi itu sendiri, sehingga diharapkan mampu untuk mengidentifikasi atau mengenal hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam organisasinya sendiri atau masyarakat internalnya, sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi; 2. Membina hubungan ke luar (public external), yaitu publik umum (masyarakat) mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya. Berdasarkan uraian di atas, pertanyaan penelitian yang diajukan dalam penulisan ini adalah: 1. Bagaimana program layanan kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe? 2. Bagaimana strategi kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe?


9

1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan masalah pokok di atas, tujuan utama kajian ini adalah: 1. Untuk mengetahui dan menganalisis program layanan kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe (strategi kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe). 2. Untuk memberikan masukan/rekomendasi guna menyusun strategi kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pendahuluan Public relations secara konsepsional dalam pengertian "state of being" di Indonesia baru dikenal pada tahun 1950-an, dan pengembangan secara akademis dimulai sejak dekade 1960-an. Dalam pengertian state of being, public relations d Indonesia menggunakan istilah hubungan masyarakat atau disingkat humas sebagai terjemahan dari public relations. Maka di beberapa instansi dapat dijumpai Direktorat Hubungan Masyarakat atau Biro Hubungan Masyarakat atau Bagian Hubungan Masyarakat, tergantung dari besar kecilnya organisasi dan luas sempitnya ruang lingkup yang dijangkau. Bersamaan dengan itu, beberapa perusahaan swasta mulai menempatkan bagian humas di dalam organisasi usahanya. Pada public relations melekat dua aspek yang hakiki yang tidak bisa tidak ada, yang artinya kedua aspek hakiki tersebut harus ada dalam public relations. Kedua aspek tersebut adalah: pertama sasarannya adalah publik internal (internal public) dan publik eksternal (external public), dan yang kedua, adalah adanya komunikasi dua arah dan timbal balik (reciprocal two way traffic communication) (Effendy, 1993:110). Menurut Putra (1999:1) memahami public relations melalui satu atau dua definisi tidaklah mudah, karena sebuah definisi bisa jadi tidak menggambarkan substansi kegiatan hubungan masyarakat (humas) yang sesungguhnya. Beberapa


10

11

definisi memberikan penekanan yang berbeda-beda terutama dalam hal tujuan kegiatan public relations. Hanya saja, apabila ditelusuri lebih jauh, sejumlah definisi tersebut mempunyai banyak persamaan satu sama lainnya, hanya cara penyampaian atau pengungkapkannya saja yang berbeda. Humas menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun non komersial. Keberadaan humas dalam organisasi adalah untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu organisasi dengan masyarakat (publiknya), baik internal maupun eksternal melalui proses komunikasi timbal balik atau dua arah. Hubungan yang harmonis itu muncul dari adanya mutual understanding, mutual confidence dan image yang baik (Rahmadi, 1994:22). Disamping itu, merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh goodwill atau kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik atau positif dari publik. Melihat kedudukan humas yang sangat penting tersebut, maka posisinya dalam struktur organisasi serta kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia (SDM) yang ada di bagian ini haruslah diperhatikan. Hal ini agar dapat menghasilkan pegawai yang handal, kreatif, dan bekerja secara professional. Berdasarkan uraian di atas, maka penempatan bagian humas dalam suatu organisasi dan pembinaan sumber daya manusia (SDM) yang berkelanjutan perlu dilakukan, termasuk diantaranya mengenal peran dan fungsi Humas itu sendiri.


12

2.2. Fungsi dan Peran Humas Fungsi humas menurut Cutlip & Center dalam bukunya, Effective Public Reltions (1985) adalah: 1. Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili publik suatu organisasi, sehingga kebijakan serta operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik tersebut. 2. Memberi nasehat pada unsur manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik. 3. Merencanakan

dan

melaksanakan

program-program

yang

dapat

menimbulkan kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi. Sementara Edwars L Bernays dalam bukunya Public Relations, University of Oklahoma Press, yang dikutip oleh Rosady Ruslan (1999:19) menjelaskan bahwa hubungan masyarakat (humas) mempunyai tiga fungsi, yaitu: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat. 2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung. 3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan atau lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.


13

Mengenai pendekatan fungsi humas dari Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations "Principles and Problem", yang dikutip oleh Rosady Ruslan (1995:42) mengemukakan unsur-unsur utama dalam fungsi humas, adalah: 1. Mengabdi kepentingan publik. 2. Memelihara komunikasi yang baik. 3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik. Garis besar dari berbagai beberapa pendapat di atas adalah, yang pertama mengenai fungsi humas itu sebagai pengabdi pada kepentingan umum. Pengertian mengabdi pada kepentingan umum atau masyarakat adalah suatu perilaku yang positif dan berminat utuk membantu orang lain atau masyarakat dalam memperoleh manfaat bersama (benefit), dan juga tentang hal apa saja yang telah dilakukan oleh humas dari suatu institusi. Selanjutnya lembaga humas ini harus juga memelihara komunikasi yang baik dengan menitikberatkan moral dan perilaku yang baik. Hal ini bisa dilakukan melalui kegiatan yang bersifat persuasi untuk senantiasa mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung. Moral dan perilaku yang baik tersebut, sangat penting dan ditekankan kepada para pejabat humas tersebut karena mereka adalah sebagai wakil atau duta dari organisasi, yang berhubungan dan mengadakan komunikasi timbal balik langsung dengan publik sasaran atau masyarakat lainnya. Selain itu, pejabat humas juga diharapkan dapat memberikan nasehat pada unsur manajemen organisasi mengenai jalan dan cara untuk menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk


14

dapat diterima secara maksimal oleh publik. Tujuan pokoknya adalah untuk membangun opini, persepsi dan citra baik (good image) bagi organisasi. Sedangkan Robert S. Cole (1981) memberikan penjelasan tentang humas yaitu, kesadaran dan apresiasi terhadap kebijakan perusahaan. Kegiatan-kegiatan ini dibuat untuk membentuk informasi dan komunikasi dua arah sehingga pihak manajemen dapat belajar tentang hal-hal apa yang diimpikan dan dibutuhkan oleh publik dan tentang publik itu sendiri sebagai masukan untuk strategi manajemen. Jadi, fungsi humas untuk membentuk komunikasi dua arah adalah dengan tujuan agar pihak manajemen dapat belajar dan membuat strategi tentang hal-hal yang diimpikan dan diinginkan oleh publiknya itu sendiri. Mengenai peranannya, maka kegiatan-kegiatan humas diharapkan dapat menjadi indera mata dan telinga bagi top manajemen dari organisasi atau lembaga. Maksudnya, top manajemen melalui humas bisa mengetahui apa yang terjadi di dalam organisasi dan di luar organisasi. Ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas a. Membina hubungan ke dalam (public internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari unit/badan/organisasi itu sendiri, serta mampu mengidentifikasi atau mengenal hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi.


15

b. Membina hubungan ke luar (public external) kepada publik umum atau masyarakat luas, serta mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya. Jadi peran humas disini, haruslah bersifat dua arah, yaitu berorientasi ke dalam (in-ward looking), dan ke luar (out-ward looking). Menurut Oemi Abdurrachman, (1995:34-45) kegiatan-kegiatan humas (public relations) yang menggambarkan peranannya meliputi kegiatan-kegiatan yang ditujukan ke dalam (internal public relations) dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan ke luar (external public relations). Maksud dari peran tersebut yaitu: a. Internal Public Relations. Dalam melaksanakan perannya tersebut, yang dimaksud dengan publik internal ialah karyawan (employee) dan para pemegang saham (stockholder) (Effendy, 1993). Berdasarkan pengelompokan ini, maka harus ada hubungan dengan karyawan (employee relations) dan hubungan dengan pemegang saham (stockholder relation). Karyawan yang dimaksud di sini ialah semua pekerja yang ada dalam organisasi. Baik itu pekerja halus yang berpakaian bersih, maupun pekerja kasar yang berpakaian kotor, seperti yang ada pada pekerja di bagian lapangan. Bagian humas bukan hanya duduk di kantornya saja, tetapi melainkan juga harus berkomunikasi langsung dengan para karyawan. Untuk dapat memainkan peranan ini, setiap anggota atau personil bagian humas dituntut untuk harus dan senantiasa


16

mengadakan kontak pribadi (personal contact), dengan siapapun juga dalam organisasi tersebut, karena hubungan secara pribadi adalah modal dasar dan merupakan sesuatu penting dalam upaya memupuk adanya kepercayaan dan kerjasama. Untuk itu, kemampuan setiap pejabat humas dalam upaya untuk menciptakan suasana yang menyenangkan, akan memberi keuntungan bagi organisasi, lembaga atau badan itu sendiri. Itu sebabnya, maka komunikasi yang bersifat ”two ways communications” penting sekali dan mutlak harus ada serta dilakukan dengan baik dalam suatu organisasi. Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang kedua-duanya lebih merupakan feedback. Jadi kerja humas dalam hal ini harus juga berdasarkan pada good human relations dan bentuk hubungan ini tentunya sesuai dengan prinsip kerja humas pada umumnya.

Tujuan hubungan baik ini

bisa juga disebut internal public relations, apabila tujuan dari hubungan baik ini adalah untuk memberikan atau mencapai karyawan agar mempunyai kegairahan kerja. Hal ini dapat diciptakan apabila pejabat humas memperhatikan kepentingankepentingan para pegawai ditinjau dari berbagai hal, seperti: 1. masalah upah; 2. perlakuan yang adil; 3. ketenangan kerja; 4. perasaan diakui; 5. penghargaan atas hasil kerja; 6. penyaluran perasaan, dan lain-lain. Menurut Effendy (1993) dalam rangka melaksanakan employee relation itu, bagian humas perlu banyak melihat


17

dan mendengarkan para karyawan. Kegiatan ini bisa menimbulkan banyak inisiatif pula. Hanya dengan komunikasi antar personal dengan para karyawan dapat dibina hubungan yang harmonis. Dalam hubungan dengan pemegang saham (stockholder), dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti: 1) Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru. 2) Memberikan laporan berkala. 3) Mengirim majalah organisasi. 4) Mengadakan pertemuan, dan sebagainya. b. External Public Relations Publik ekternal yang menjadi sasaran ialah para pelanggan (customer), khalayak sekitar (community), instansi pemerintah (government), pers (press), dan kelompok lain di luar organisasi. Berhubungan dengan kelompokkelompok, seorang pejabat humas haruslah senantiasa dapat mengadakan komunikasi dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang baik dan harmonis. Komunikasi yang diselenggarakan pun haruslah bersifat timbal balik. Yang dimaksud dengan pelanggan (customer) adalah perorangan atau individu yang telah menjadi pelanggan, baik tetap atau pun tidak tetap, dari suatu perusahaan atau organisasi. Khalayak sekitar atau komunitas (community) ialah orang-orang yang bertempat tinggal disekitar komplek organisasi (perusahaan,


18

instansi, dan sebagainya). Instansi pemerintah yaitu instansi pemerintah baik yang ada hubungan langsung ataupun tidak ada hubungan langsung dengan organisasi. Yang dimaksud pers (press) di sini ialah pers dalam arti luas, yaitu semua media massa yang terdiri dari koran, radio, televisi, dan sebagainya. Perhatian yang besar terhadap kepentingan publik dan bertindak sesuai dengan kepentingan mereka akan membangkitkan simpati dan kepercayaan publik terhadap organisasi dimana humas berada. Sebaliknya sikap dan tindakan dari orang-orang di sebuah organisasi yang tidak memperhatikan kepentingan publik, maka akan membawa kerugian pada badan atau organisasi yang bersangkutan. Publik kadang-kadang sangat kritis, oleh sebab itu sikap yang correct dan ramah merupakan salah satu syarat dalam berkomunikasi dengan publik. Komunikasi dengan ekternal publik dapat diselenggarakan diantaranya dengan: a. Personnel contact (kontak pribadi) Kontak pribadi adalah komunikasi dua arah yang bersifat langsung atau tatap muka dengan kalangan publik eksternal. b. Press release Press release adalah siaran pers dari sebuah organisasi yang disampaikan kepada kalangan media. Siaran pers bisa dilakukan secara berkala atau pada waktu-waktu tertentu, sesuai dengan kepentingan organisasi.


19

c. Press Relation Pers relation adalah hubungan baik antara pejabat humas dengan kalangan pers, baik dengan orang-orang yang terlibat langsung dengan di sebuah media seperti wartawan, redaktur atau pimpinan redaksi, atau mereka yang selalu berhubungan dengan media (penulis lepas, kolomms, dan sebagainya). d. Press Conference & Press Briefing Press conference & press briefing adalah kegiatan mengundang kalangan pers untuk menjelaskan sesuatu hal. Bagi humas dalam keadaan tertentu, dianjurkan untuk menyelenggarakan pers conference. Instansi dapat mengadakan pers conference atas inisiatifnya send iri atau atas permintaan wakil-wakil pers sendiri. Sementara press briefing dapat diselenggarakan secara reguler oleh seorang public relations officer. Pada kesempatan ini informasi-informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang baru teriadi disampaikan pada para wakil media, dan pertanyaan bisa diajukan bila para wartawan itu belum puas dan menginginkan keterangan-keterangan yang lebih mendetail. e. Publicity Publicity yaitu kegiatan publikasi yang dilakukan bagian humas dalam bentuk berita yang dimuat di media cetak atau disiarkan di media-media elektronik. Bahkan kegiatan publicity ini termasuk juga kegiatan advertising, layanan masyarakat, dan sebagainya. f. Media komunikasi dan informasi lainnya.


20

Bagi humas selain dengan menggunakan media yang telah dikemukakan di atas, masih banyak cara-cara lain untuk menyebarluaskan informasi dan mengadakan hubungan dengan publik. Diantaranya dengan menggunakan film, kartu pos bergambar, kalender, telepon, internet, kunjungan, dan sebagainya. Untuk menggunakan salah satu media di atas maka public relations officer harus memikirkan efektivitasnya. Oleh karena itu, sangat diharapkan bahwa mereka mempunyai pengetahuan yang memadai tentang media komunikasi hingga apabila diperlukan bisa memilih yang mana yang paling tepat dipergunakan.

2.3. Kedudukan Humas dalam Organisasi Fungsi hubungan masyarakat (humas) diharapkan berhasil kalau berada di bawah pimpinan atau mempunyai hubungan langsung dengan pimpinan tertinggi (pengambil keputusan) pada organisasi bersangkutan. Artinya, fungsi humas dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik (dua arah) antara organisasi yang diwakilinya dengan publik sebagai khalayak sasaran yang pada akhirnya dapat menentukan sukses tidaknya tujuan dan citra yang dicapai oleh organisasi yang bersangkutan. Hanya saja, tidak ada kedudukan dan struktur humas yang baku bagi suatu organisasi. Dalam organisasi struktur yang tetap disesuaikan dengan keadaan lingkungan organisasi itu sendiri. Grunig (1992) menyarankan struktur ideal bagi public relation adalah:


21

1. Memiliki akses terhadap pembuatan keputusan. 2. Kesatuan unit. Fungsi public relation harus disatukan dalam satu departemen. Sementara untuk desain struktur organisasi maka menurut Moore, 1981 public relations dipengaruhi oleh: 1. Ukuran (size) perusahaan dan publik yang dilayani. 2. Dana yang tersedia. 3. Sasaran program public relations. Secara garis besar (Grunig, 1992) menyatakan bahwa dalam menghadapi lingkungannya, publiknya, terdapat 2 teori system, yaitu open system theory dan closed system theory. Open-system theory menyarankan bahwa fungsi public relations sebagai bagian dari sebuah sub sistem yang adaptif, melihat publiknya sebagai publik yang dinamis. Oleh karena itu, kebijakan organisasi dan lingkungan yang dihadapinya tidak boleh melihat publik sebagai bagian yang statis. Sebuah sub sistem yang adaptif mendeteksi perubahan dan ancaman pada organisasi, sehingga organisasi dapat bertahan dan tumbuh dalam lingkungannya. Public system berperan serta dalam ancaman

dengan

membuat

proses

relations

sebagai

bagian

dari

sub

menjawab/mengantisipasi perubahan dan perencanaan yang sistematis dan rasional. Organisasi dapat memiliki sub sistem yang adaptif dan memegang peran kunci sebagai pengontrol dan pengambil keputusan. Jika public relations terbagi


22

dalam kegiatan pendukung dalam sub sistem lain, maka public relations bukan merupakan bagian integral dari sebuah sub sistem adaptif. Closed system theory sebuah organisasi dapat dioperasikan sebagai sistem tertutup jika tidak menggunakan sistem adaptif formal. Pendekatan sistem tertutup dalam public relations menghasilkan publik yang statis dan strategi media yang kaku. Teori Closed System dan Open System, merupakan cermin dari lingkungannya. Kondisi lingkungan mempengaruhi bentuk struktur organisasi. Hage dan Hill membangun tipologi organisasi. Tipologi ini merupakan gabungan dua faktor dalam organisasi, yaitu skala dan kompleksitas. Skala mecerminkan ukuran dan pengulangan segala kegiatan yang menjadi karakteristik operasional organisasi. Kompleksitas menunjukkan pada pengalaman teknis atau dasar pengetahuan operasional. Berdasarkan dua variabel pendekatan di atas dihasilkan beberapa tipe organisasi sebagai berikut: 1. Tradisional, bentuk organisasi skala kecil dan dasar pengetahuan rendah. 2. Mekanistis, bentuk organisasi skala besar dan kompleksitas struktur rendah. 3. Organis, bentuk organisasi skala kecil tetapi kompleksitas tinggi. 4. Organisasi tradisional dan mekanistis lebih mendekati untuk lingkungan yang stabil atau statis dan organisasi organis dan gabungan mendekati untuk lingkungan yang berubah ataupun dinamis.


23

Public relatons dikatakan baik (excellence) jika bagian tersebut dapat membuat suatu strategi untuk memaksimalkan kontribusi dari program-program komunikasi bagi efektifitas organisasi. Perusahaan atau organisasi dapat dikatakan baik apabila secara keseluruhan mereka memiliki programprogram komunikasi yang baik pula. Dari beberapa karakteristik organisasi atau perusahaan yang baik terdapat dua karakteristik bagian public relations yang baik, yaitu: 1. Strategic

planning:

organisasi

atau

perusahaan

yang

baik

berusaha

memaksimalkan departemen yang ada dengan mengidentifikasi peluang dan penghambat dalam lingkungan mereka. 2. Simetrical communication system: adanya komunikasi dua arah, baik oleh internal atau publik eksternal. Perusahaan atau organisasi dekat dengan stakeholdernya. Sedangkan untuk menjelaskan hubungan antara humas dengan organisasi serta publiknya , dijelaskan dalam gambar:


24

Public Relations Profesional

Organization Management

Publics

Sumber: James E. Grunig PR Newsletter

Gambar 1. Hubungan Humas, Organisasi dan Publik

Diagram tersebut menunjukkan bahwa antar organisasi dengan publiknya saling menimbulkan konsekuensi diantara mereka.

2.3.1. Bagian Humas Besar kecilnya bagian PR internal (internal PR) dari suatu organisasi atau perusahaan tergantung dari tiga hal utama, yakni:


25

a)

Ukuran Organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

b)

Kebutuhan perusahaan akan PR yang efektif dan nilai atau arti penting dari fungsi PR bagi pihak manajemen.

c)

Karakteristik khas PR bagi masing-masing organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi pasti memiliki kebutuhan-kebutuhannya sendiri yang tidak

bisa diseragamkan dari organisasi-organisasi yang lain. Pada beberapa organisasi tertentu, misalnya pada yayasan atau lembaga-lembaga nirlaba, fungsi humas langsung dirangkap oleh direktur atau sekretaris dewan pimpinan. Pada beberapa pemerintah daerah, fungsi-fungsi humas ada yang dijalankan langsung oleh sekretaris walikota. Hanya saja, sebagian besar pemerintahan daerah (kota-kota) di Inggris sudah memiliki staf humas khusus yang bekerja secara permanen. Hal yang paling penting untuk diingat di sini adalah harus rnemperhatikan dan memanfaatkan fungsi-fungsi humas dalam rangka berkomunikasi dengan khalayak. Hal ini harus disadari sepenuhnya oleh para pemimpin dari setiap organisasi. Wright dalam buku "How to Pass Public Relation", menyatakan sebagai suatu departemen memiliki 4 (empat) kunci. "Four key activity areas provide a major due to public relations's role, function and responsibilities. They are: 1. counseling and the formation of strategi 2. liaison within and outside the organization 3. media relations and media management


26

4. event manajement " Dalam penjabaran tugas, kebanyakan bagian public relation pada sebuah organisasi memiliki fungsi (Moore, 1981) sebagai berikut: 1. Programming, meliputi analisa permasalahan dan kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk dapat berkembang, menentukan tujuan dan publiknya, merekomendasi serta merencanakan biaya dan menetapkan wewenang yang berkeitan dengan public relations. 2. Relationship, Public Relations yang baik harus dapat membangun hubungan ke luar dan ke dalam untuk memperoleh informasi. 3. Writing and editing, untuk menjangkau khalayaknya. 4. Information, memilih saluran atau media yang tepat untuk menyebarkan informasi perusahaan. 5. Production, membuat brosur, laporan, film dan sebagainya. Departemen public relation tidak harus dapat mengerjakan hal itu sendiri, tetapi pengetahuan tentang teknik produksi harus dapat diketahui. 6. Special Event. 7. Speaking. 8. Research and evaluation dalam rangka mencari fakta. Dari fakta ini akan disusun program kegiatan. Praktisi public relation harus mempelajari dan mengevaluasi program yang telah dilaksanakan.


27

2.3.2. Personal dan Kualifikasi Ada sementara orang yang menganggap bagian humas merupakan orang sewaan dari orang-orang kaya, yang menginginkan orang-orang kaya tersebut bisa mempertahankan image yang bersih di mata masyarakat. Meski, orang tersebut misalnya melakukan hal-hal yang kotor. Yang dimaksud dengan orang kaya adalah para manager atau pengusaha sedangkan orang miskin adalah karyawan. Ada pula yang melihat miring seperti diantara para wartawan ada yang menuduh humas adalah orang-orang yang pekerjaannya menutup-nutupi kesalahan organisasi. Para wartawan berpendapat demikian karena begitu sukar atau sering mendapat rintangan ketika ingin menginterview manager atau memperoleh bahan berita. Anggapan khalayak seperti itu timbul oleh karena bagian humas tidak melaksanakan fungsi humas sebagaimana mestinya, atau pegawai di bagian tersebut tidak mengetahui apa itu fungsi humas. Padahal berkarier di bidang humas adalah suatu dedikasi. Berkarier di bidang ini bukan jalan pintas, tetapi perlu dasar pendidikan yang tepat, serta perlu kerja keras untuk menguasai bidang ini. Wright menyatakan beberapa kualifikasi yang dibutuhkan karyawan/pegawai bagian humas adalah: 1. Integrity yaitu integritas terhadap pekerjaan sebagai humas. 2. Truthfulness yaitu perilaku yang dapat dipercaya oleh orang lain. 3. Sense of fair play yaitu menerapkan fair play dalam setiap tindakan.


28

4. Sound judgedment yaitu menyuarakan keadilan dalam setiap pendapatnya 5. Orderly thinking yaitu memiliki berbagai alternatif pemikiran. 6. Creativity yaitu memiliki kreativitas dalam pekerjaannya 7. Energy yaitu memiliki semangat dalam bekerja. 8. Versatility yaitu kemampuan untuk menanggulangi persoalan. Kualifikasi lain yang dibutuhkan sebagai pegawai humas, adalah: 1. Public relations knowledge yaitu memiliki pengetahuan tentang kehumasan. 2. Public relations ability yaitu memiliki kemampuan sebagai Humas. 3. Management ability yaitu memiliki kemampuan dalam manajemen. 4. Ability work tinder pressure yaitu mampu bekerja di bawah tekanan. 5. Sensitivity to situations yaitu mampu bekerja dalam berbagai situasi. 6. Communication skills yaitu mempunyai kemampuan berkomunikasi. 7. A wide range of general knowledge yaitu mempunyai pengetahuan yang luas dari berbagai bidang. 8.

Patience yaitu memiliki jiwa yang sabar.

9.

The courage of one's own convictions

10. The ability to bounce back cheerfully, when under pressure yaitu mampu bekerja dengan penuh perhatian atau teliti dalam keadaan dibawah tekanan. Seorang humas tidak hanya harus memahami teori-teori public relations, tetapi juga menguasai masalah praktek. Kolonel William P. Nuckols, Direktur Kursus Public Relations pada United Army Air Forces (Effendy:1993) telah memberikan


29

sebuah ilustrasi kepada para tarunanya mengenai Public Relations, PR adalah cermin yang anda pegang di depan organisasi anda, organisasi yang anda wakili, dan publik dapat melihat segala sesuatu yang terdapat pada cermin tersebut. Jika cermin itu kotor, retak dan banyak goresan, akan merefleksikan pantulan (image) yang rusak dari wajah organisasi anda sendiri. Tetapi apabila cermin itu bersih cemerlang, akan terlihat bagaimana organisasi Anda itu sebenarya, terang dan jelas". Sementara Jefkins menyebutkan ada tujuh kriteria yang merangkum keahlian seorang public relations, yaitu: 1. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik. 2. Mampu berkomunikasi dengan baik. 3. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. 4. Memiliki integritas personal yang baik. 5. Memiliki imajinasi. 6. Kemampuan mencari tahu. 7. Mampu melakukan penulisan dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kampanye PR, serta belajar dari hasil tersebut.

2.3.3 Kelebihan Adanya Bagian Humas Secara umum keuntungan dengan adanya suatu unit (bagian) humas atau adanya seorang manajer humas di dalam suatu organisasi adalah:


30

1. Manajer humas tentunya lebih akrab dan mengenal seluk beluk dan segala sesuatu yang berkenaan dengan organisasi atau perusahaanya sendiri. 2. Manajer humas pasti juga memiliki keahlian dan pengalaman khusus di bidang perdagangan, sektor industri/bisnis tertentu, atau bidang kerja yang digeluti oleh organisasi atau perusahaan yang mempekerjakannya 3. Manajer humas akan dapat dengan mudah menciptakan jalur-jalur komunikasi di dalam organisasi/perusahaannya sendiri dan dapat mengumpulkan berbagai macam informasi yang penting dan dapat dipercaya dengan cepat. 4. Manajer humas biasanya akan selalu siaga dan dapat bertindak cepat terutama dalam keadaan kritis. 5. Manajer humas memiliki posisi yang kuat untuk memberikan masukan-masukan secara rutin kepada pihak manajemen.

2.3.4. Kegiatan Bagian Humas Pada umumnya jenis jenis pekerjaan yang biasa dilakukan bagian humas adalah: 1. Menyusun serta mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan berbagai artikel untuk dikonsumsi kalangan media massa. 2.

Mengorganisasikan konferensi pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaan.


31

3. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media massa. 4. Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio, dan televisi dengan pihak manajemen. 5. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola sebuah perpustakaan foto, serta mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal lainnya seperti kaset rekaman video, slide untuk presentasi, majalah dinding, dan sebagainya. 6. Menyunting serta memproduksi jurnal-jumal internal. 7. Mempersiapkan dan mengatur acara-acara pameran dan menjalankan eksibisi Humas, termasuk menyediakan berbagai macam materi yang diperlukan. 8. Berhubungan baik dengan kalangan politisi, birokrat, pengusaha, dan masyarakat. 9. Mengorganisasikan berbagai umpan balik dari berbagai sumber informasi, mulai dari kliping koran/majalah, berita-berita televisi dan radio, serta memantau berbagai bentuk laporan dari luar. 10. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai suatu tujuan, dan lain-lain.

2.4. Humas dalam Pembentukan Citra Pengertian citra adalah abstrak (intangible) dan tidak dapat diukur secara sistematis, tetapi dampaknya bisa dirasakan dari hasil penilaian baik atau buruk.


32

Citra yang baik dalam suatu organisasi akan mempunyai dampak yang menguntungkan, sedangkan citra yang jelek akan mempunyai dampak merugikan organisasi. Citra yang baik berarti masyarakat (khususnya publik) mempunyai kesan positif terhadap suatu organisasi, sedangkan citra yang kurang baik berarti masyarakat mempunyai kesan yang negatif terhadap organisasi. Citra sendiri merupakan reputasi dan prestasi yang hendak dicapai oleh bagian public relations atau humas. Bernstein dalam Gronroos, image adalah realitas. Oleh karena itu, program pengembangan dan perbaikan citra harus didasarkan pada realitas. Jika salah (citra tidak sesuai dengan realitas), dan kinerja baik, itu adalah kesalahan kita dalam berkomunikasi. Jika citra itu benar dan merefleksikan kinerja kita yang jelek, itu berarti kesalahan kita dalam mengelola organisasi. Citra adalah realitas, oleh karena itu jika komunikasi tidak cocok dengan realitas, secara normal realitas akan menang. Jika masalah citra adalah problem yang nyata, hanya tindakan nyata pulalah yang akan menolong. Citra tidak bisa dibangun dengan kebohongan informasi. Membangun citra di atas informasi yang tidak benar, tidak akan mampu meningkatkan citra, malah sebaliknya citra akan menjadi rusak. Agar citra yang dipersepsikan oleh masyarakat baik dan benar (dalam arti ada konsistensi antara citra dengan realitas), citra perlu


33

dibangun secara jujur. Cara yang sudah digunakan secara luas dan mempunyai kredibilitas yang tinggi, yaitu hubungan masyarakat. Hubungannya dengan konsumen, Marken mengatakan bahwa sasaran yang sangat hebat untuk menciptakan konsumen. Sedangkan Gaulke dalam Marken mengatakan bahwa tujuan hubungan masyarakat adalah merancang dan melindungi citra organisasi. Jadi, peranan hubungan masyarakat dalam mengembangkan citra telah dibuktikan dan mendapat dukungan pendapat dari para ahli hubungan masyarakat. Hubungan masyarakat harus disusun sedemikian rupa agar mampu menarik dan menciptakan citra yang positif. Berikut ini sebelas prinsip dalam hubungan masyarakat yang diberikan oleh Steven: 1. Katakan kebenaran. Setiap informasi kebenaran dan bukan kebohongan. 2. Hubungan masyarakat seharusnya bersifat membujuk. Aktivitas hubungan masyarakat baik dalam kegiatannya maupun bahasanya, harus mampu membujuk masyarakat agar mau memperhatikan dan kalau bisa melakukan hubungan dengan organisasi. 3. Yakin dengan misi yang ingin dicapai. Keyakinan terhadap pencapaian misi akan menciptakan suasana kerja yang baik, sehingga aktivitas hubungan masyarakat akan berjalan dengan baik pula. 4. Mampu membangkitkan imajinasi. Hendaknya hubungan masyarakat dibangun agar masyarakat mampu membuat imajinasi atas informasi yang diterimanya.


34

Kemampuan membuat imajinasi ini akan menyebabkan daya ingat masyarakat menjadi kuat. 5. Hubungan masyarakat harus dipersiapkan secara matang. 6. Pekerjaan (hubungan masyarakat) yang anda lakukan harus diperlakukan seolah-olah hidup anda bergantung padanya. Dengan perkataan lain, pekerjaan harus dilakukan sebaik-baiknya dan dengan sepenuh hati. 7.

Jadilah pendengar yang baik. Hal ini berarti, perencana hubungan masyarakat harus mampu mendengarkan saran dan masukan dari berbagai pihak, agar hubungan masyarakat yang dilakukan berjalan dengan baik.

8. Kalau anda pemain sulap yang baik, cari lapangan pekerjaan lain. Prinsip ini sebenarnya mengingatkan para praktisi hubungan masyarakat bahwa pekerjaan hubungan masyarakat bukan untuk mengubah sikap masyarakat secara seketika apalagi dengan menyampaikan pesan yang direkayasa tanpa kebenaran. 9. Individu yang cerdas, tegas, dan mempunyai keinginan yang kuat sangat diperlukan.

Penjilat

seharusnya

jangan

berprofesi

dalam

hubungan

masyarakat. 10. Individu yang banyak akal, berani dan suka mengambil risiko tidak diperlukan dalam hubungan masyarakat.


35

11. Individu yang haus akan pengetahuan sangat diperlukan. Orang yang menganggap dirinya tahu segalanya tidak tepat sebagai praktisi hubungan masyarakat. Menurut Frank Jefkins, dalam bukunya Hubungan Masyarakat diterbitkan oleh Internusa, 1992, ada beberapa jenis citra (image) yang dikenal di dunia aktivitas hubungan masyarakat (public relations) yaitu: 1. Citra Cermin (mirror image) Pengertian di sini bahwa citra yang diyakini oleh perusahaan bersangkutan, terutama para pemimpinnya yang tidak percaya “apa dan bagaimana” kesan orang luar terhadap perusahaan yang dipimpinnya itu tidak selamanya selalu dalam posisi baik. Setelah diadakan studi tentang tanggapan, kesan dan citra di masyarakat ternyata terjadi perbedaan antara yang diharapkan dengan kenyataan citra di lapangan, bisa terjadi justru mencerminkan, citra negatifnya yang muncul. 2. Citra Kini (Current Image) Citra merupakan kesan yang baik diperoleh dari orang lain tentang perusahaan/organisasi atau hal yang lain berkaitan dengan produknya. Kemudian ada kemungkinan berdasarkan pada pengalaman dan informasi yang diterima yang kurang baik, sehingga dalam posisi tersebut pihak Humas akan menghadapi resiko yang sifatnya permusuhan, kerugian, prasangka buruk (prejudice), dan hingga muncul kesalahpahaman (misunderstanding) yang menyebabkan citra kini yang ditanggapi secara tidak adil atau bahkan kesan negatif yang diperolehnya.


36

3. Citra Keinginan (Wish Image) Citra keinginan ini adalah seperti apa yang ingin dan dicapai oleh pihak manajemen terhadap lembaga/perusahaan, atau produk yang ditampilkan tersebut lebih dikenal (good awareness), menyenangkan dan diterima dengan kesan yang selalu positif diberikan (take and give) oleh publiknya atau masyarakat umum. 4. Citra Perusahaan (Corporate image) Jenis citra ini adalah yang berkaitan dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utamanya, bagaimana menciptakan citra perusahaan (corporate image) yang positif, lebih dikenal dan diterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab sosial (social care) sebagainya. Dalam hal ini pihak humas/public relations berupaya atau bahkan ikut bertanggungjawab untuk mempertahankan citra perusahaan, agar mampu mempengaruhi harga sahamnya tetap bernilai tinggi (liquid) untuk berkompetisi di pasar bursa saham. 5. Citra Serbaneka (multiple image) Citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan di atas, misalnya bagaimana pihak Humas akan menampilkan pengenalan (awareness) terhadap identitas, atribut logo, brand's name, seragam (uniform) para front linier, sosok gedung, dekorasi

lobi

kantor

dan

penampilan

para

profesionalnya,

kemudian

diunifikasikan atau diidentikan ke dalam suatu citra serbaneka (multiple image) yang diintegrasikan terhadap citra perusahaan (corporate image).


37

6. Citra penampilan (performance image) Citra penampilan ini lebih ditujukkan kepada subyeknya, sebagaimana kinerja atau penampilan diri (performance image) para profesional pada perusahaan bersangkutan, misalnya dalam memberikan berbagai bentuk dan kualitas pelayanannya, bagaimana pelaksanaan etika menyambut telepon, tamu, dan pelanggan serta publiknya, serba menyenangkan serta memberikan kesan yang selalu baik. Mungkin masalah citra penampilan ini kurang diperhatikan atau banyak disepelekan orang. Misalnya, dalam hal mengangkat secara langsung telepon yang sedang berdering tersebut dianggap sebagai tindakan interupsi, termasuk si penerima telepon masuk tidak menyambut identitas nama pribadi atau perusahaan bersangkutan merupakan tindakan kurang bersahabat. Hal yang harus diperhatikan adalah sesering dan sebaik apapun program aktivitas hubungan masyarakat yang telah dilakukan, tidak akan ada artinya tanpa dukungan dari media massa. Bukan berarti tanpa media massa aktivitas hubungan masyarakat tidak berarti sama sekali, tetapi hanya akan mempunyai pengaruh yang kecil. Aktivitas hubungan masyarakat tanpa dukungan media massa, hanya akan mempunyai dampak pengaruh pada kelompok masyarakat dimana aktivitas itu dilakukan. Untuk itu, guna mendapat dukungan dari media massa, maka jalinan yang erat dengan media massa merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Agar publikasi yang dilakukan berkenaan dengan aktivitas hubungan masyarakat dapat


38

berjalan efektif dan dengan biaya yang efisien, sudah sewajarnya suatu organisasi perlu mempertimbangkan efektivitas masing-masing media massa.

2.5. Humas dalam Departemen Konsep humas untuk departemen, merujuk pada pendapat Bertrand R Canfield (1993) adalah sebagai berikut: 1) Mengabdi kepada kepentingan umum. Yang dimaksud dengan kepentingan umum adalah publik internal dan eksternal yang harus dibina dan dijaga hubungannya. Di sini, meskipun humas diangkat oleh pimpinan, namun untuk tercapainya tujuan dari organisasi yang bersangkutan, maka sudah sewajarnya tetap memperhatikan pelayanan secara maksimal kepada publik yang memerlukan informasi. Yang penting adalah bagaimana seorang pejabat humas dapat menyakinkan pimpinannya dengan argumentasi yang masuk akal, sehingga pimpinan organisasi dapat memahami, bahwa salah satu fungsi humas adalah memberikan pelayanan kepada publik. 2) Memelihara komunikasi yang baik. Komunikasi yang baik diartikan sebagai hubungan komunikatif dengan publik eksternal dan internal. Dalam memelihara hubungan ini, humas tidak memandang seseorang dari kedudukan, umur dan pekerjaannya, semuanya patut dihargai sama sebagai manusia.


39

3) Menitikberatkan moral yang baik. Hal ini dapat difahami karena seorang kepala dasarnya mewakili organisasinya sehingga citra seorang kepala humas akan membawa organisasi yang diwakilinya. Beberapa pihak yang terkait secara langsung dan tidak langsung berhubungan dengan bagian humas adalah : a. Pemerintah asing termasuk lembaga-lembaga asing. b. Pemerintah melalui departemen terkait.. c. Lembaga pendidikan, LSM, dan sebagainya. Menurut Effendy (2000:109) kalau saja hubungan masyarakat itu hanya dalam pengertian state of being dan yang dipraktekkan method of communication. Maka istilah hubungan masyarakat dapat dipertanggungjawabkan. Tetapi apabila kegiatan yang dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat itu hanyalah mengadakan hubungan dengan khalayak di luar organisasi, misalnya penyebaran press release ke media masa, mengundang wartawan untuk jumpa pers atau wisata pers maka istilah

hubungan masyarakat tersebut tidaklah tepat apabila

dimaksudkan sebagai terjemahan public relations. Pada public relations melekat dua aspek yang hakiki yang tidak bisa tidak ada. Apabila tidak ada kedua aspek tersebut, maka nama lembaga atau nama kegiatan itu bukanlah public relations. Kedua aspek tersebut adalah


40

a. Sasaran public relations adalah publik intern dan publik ekstern. b. Kegiatan public relations adalah komunikasi dua arah timbal balik.

2.6. Pelayanan Pelayanan sebagai kegiatan yang diberikan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Kegiatan yang demikian, mengasumsikan pelayanan merupakan kegiatan yang dapat dilihat secara fisik maupun non fisik. Sebagaimana diungkapkan Kotler bahwa: "A service is any act of performance that one party can offer to another that is essentially intangible and does not result in the owenership of any thing. Its production may not be tied to physical product (Kottler, 1997:464) Pendapat

yang

sama

dengan

Kottler,

Armstrong

(1999:467)

mendefinisikan jasa (pelayanan) adalah aktifitas/manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak menghasilkan kepemilikan apapun. Sedangkan

Supranoto

(1997:239)

menyatakan

bahwa

pelayanan

merupakan suatu kinerja penampilan tidak berwujud dan cepat hilang serta lebih dapat dirasakan daripada dimiliki. Pelayanan dapat melekat pada kegiatankegiatan baik yang dapat dilihat secara fisik maupun tidak.


41

Pernyataan

yang

sama

juga

dinyatakan, Juwono dkk (2003:14)

menyatakan pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau perusahaan/organisasi. Pemberian nilai disamakan dengan aktifitas pemberian manfaat dan pemenuhan kebutuhan pengguna. Oleh sebab itu, pelayanan yang dihasilkan tentunya merupakan apresiasi keinginan pengguna. Menurut

Roger

W.

Schmenner

(1992:35)

terdapat

dua

hal

yang

mempengaruhi terbentuknya jenis-jenis pelayanan yakni: 1) degree of labor intensity (tingkat intensitas pekerja) dan 2) degree of interaction & customization (tingkat interaksi dan kebiasaan). Dari kedua poin tersebut terbentuknyh jenis-jenis pelayanan, yaitu a.

Service factory, yakni pelayanan dengan tingkat interaksi dan kebiasaan yang rendah dan tingkat intensitas pekerja yang rendah.

b. Service shop, yakni pelayanan dengan tingkat interaksi dan kebiasaan kebiasaan yang tinggi dan tingkat intensitas pekerja yang rendah. c. Mass service, yakni pelayanan dengan tingkat intensitas pekerja yang tinggi dan tingkat interaksi dan kebiasaan yang rendah. d. Profesional service, yakni pelayanan dengan tingkat intensitas pekerja yang tinggi dan tingkat interaksi dan kebiasaan yang tinggi.


42

2.7. Konsep Strategi Komunikasi Kehumasan Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini ternyata berdampak pada komunikasi antar individu dalam organisasi. Keberhasilan suatu kegiatan komunikasi dapat ditentukan oleh berbagai faktor, salah satunya adalah bagaimana starategi atau taktik komunikasi itu dijalankan. Robins dan Hasan (2005:43) mendifinisikan strategi sebagai penentu tujuan dari tujuan jangka panjang dan sasaran suatu organisasi. Menurut Siagian (1986:16) strategi adalah cara yang terbaik untuk mempergunakan dana, daya, dan peralatan yang tersedia untuk memenangkan suatu

peperangan.

Strategi

dalam

pengertian

disini

adalah

bagaimana

melaksanakan suatu kegiatan secara efektif kaitannya dengan taktik operasional yang mempunyai orientasi efisien. Sedangkan Rosadi Ruslan (2000:31) mengemukakan bahwa strategi pada hakekatnya adalah suatu perencanaan (planning) dan manajemen untuk mencapai tujuan tertentu dalam praktik operasionalnya. Pandangan lain mengemukakan bahwa strategi merupakan model perencanaan yang secara eksplisit dikembangkan oleh para manajer dengan mengidentifikasikan arah tujuan, kemudian mengembangkan rencana tersebut secara sistematis dan terukur untuk mencapai tujuan. Tujuan strategi komunikasi menurut Pace, Peterson, dan Burnet dalam Rosadi Ruslan (2000:31) dapat dijabarkan yaitu:


43

a. To secure understanding, untuk memastikan bahwa terjadi suatu pengertian dalam berkomunikasi. b. To establish acceptance, bagaimana cara penerimaan itu terus dibina dengan baik. c. To motive action, penggiatan untuk motivasinya. d. The goals which the communicator sought to achieve, bagaimana mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh pihak komunikator dari proses komunikasi tersebut. Lebih lanjut menurut Uchana dalam Erliana Hasan (2005:44). strategi komunikasi mempunyai 2 (dua) fungsi yaitu: Pertama, menyebarluaskan peran komunikasi yang bersifat informatif persuatif dan instruktif secara sistemik untuk memperoleh hasil optimal. Kedua, menjembatani cultural gap akibat kemudahan yang diperolelinya media massa yang begitu ampuh, yang jika dibiarkan dapat mempengaruhi nilai-nilai budaya. Strategi komunikasi dilakukan untuk efektifitas penyampaian pesan sehingga tujuan komunikasi dapat dicapai secara optimal. Dengan demikian suatu strategi komunikasi humas adalah kemampuan suatu organisasi dalam kaitannya untuk mencapai tujuan. Untuk itu, sangat diperlukan suatu kemampuan khusus untuk mengajak orang lain guna melakukan suatu kerja sama, yang mencakup kegiatan merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, melakukan pengawasan dan mengevaluasi kegiatan organisasi tersebut.


BAB III METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif dan penyajian data dilakukan secara kualitatif. Artinya prosedur penelitian ini akan menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata yang tertulis atau dengan menggunakan media lisan yang disampaikan, dengan fokus kepada orang/manusia yang diamati. Jadi dalam penelitian ini tidak mengikat atau tidak mengisolasi individu atau organisasi ke dalam variabel atau hipotesis, tapi memandangnya sebagai bagian dari suatu keutuhan. Dalam penelitian yang bersifat deskriptif, data yang dikumpulkan adalah berupa catatan kata-kata, gambar, tulisan atau pun perilaku yang semuanya dapat dilihat dan dirasakan secara langsung ketika dilakukan penelitian. Namun demikian, secara kualitatif penelitian ini tidak mengukur atau membandingkan antara variabel yang satu dengan yang lainnya. Data penelitian yang bersifat deskriptif dalam penulisan ini antara lain meliputi data a. Catatan tentang profit organisasi dan dokumen organisasi. b. Hasil wawancara dan hal-hal lain yang sering diungkapkan.


44

45

c. Dokumen resmi lainnya baik yang internal maupun eksternal seperti peraturan-peraturan pemerintah, keputusan-keputusan pemerintah, laporan pemerintah, majalah, buletin, ataupun berita yang disiarkan oleh media inassa.

3.2. Teknik Pengumpulan Data Teknik

pengumpulan

data

untuk

penelitian

ini

adalah

dengan

mengumpulkan data primer dan pengumpulan data sekunder. Pengumpulan data primer adalah dengan wawancara mendalam (in-depth interview) dan observasi langsung. Wawancara mendalam adalah proses pengumpulan data dengan cara menggunakan informasi hasil interview dengan informan yang pemilihannya didasarkan kepada orang-orang yang menduduki posisi strategis, yang dapat memberikan informasi dan fakta aktual tentang berbagai aspek yang ada pada departemen dalam lingkup kehumasan departemen dan orang yang berperan dalam Humas itu sendiri. Observasi langsung merupakan keterlibatan langsung peneliti untuk mengamati dan ikut serta dalam setiap kegiatan humas Kantor Walikota Lhokseumawe. Metode ini disebut metode observasi tak teraturan, dimana peneliti lebih bebas dan lebih flexible mengamati peristiwa yang terjadi di Bagian Humas Kantor Walikota Lhokseumawe


46

Sedangkan pengumpulan data sekunder diperoleh dengan mengacu pada buku-buku referensi, khususnya public relations, pedoman penelitian, peraturanperaturan pemerintah, dokumen asal usul kebijakan.

3.3. Informan Informan penelitian ini dibagi menjadi dua kelompok, yang terdiri dari publik internal dan publik eksternal. Kelompok pertama atau publik internal adalah para individu/pegawai/pejabat yang berada di dalam lingkungan Kantor Walikota Lhokseumawe yang disebut sebagai informan kunci terdiri dari: l. Pejabat eselon II

: 1 orang

2. Kepala Bagian

: 3 orang

3. Kepala SubBagian dan Camat

: 2 orang

Bagi pejabat eselon, seperti yang dimaksud pada publik internal diatas, akan dimintai pendapatnya tentang strategi kehumasan Kantor Walikota Lhokseumawe. Pertanyaan utama berkaitan dengan masalah informasi strategi Kehumasan antara lain menyangkut tentang: 1) fungsi dan peran Humas; 2) program-program layanan humas; 3) citra atau image; 4) komunikasi internal; 5) komunikasi eksternal;


47

6) kelemahan atau kendala program layanan kehumasan; 7) personal dan kualifikasi SDM humas; 8) kedudukan humas dalam struktur organisasi departemen; 9) strategi dan upaya peningkatan program-program layanan Humas; 10) strategi program layanan lainnya;

Sedangkan bagi individu atau pegawai staf yang bekerja di dalam lingkungan Kantor Walikota Lhokseumawe, akan dimintakan pendapatnya tentang arah kebijakan dan kemungkinan kendala yang teknis terjadi dilapangan. Kelompok kedua adalah publik eksternal, yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian. Bagian pertama adalah publik eksternal yang berasal dari masyarakat publik (pemangku kepentingan) yang berhubungan langsung dengan Kantor Walikota Lhokseumawe. Sedangkan bagian eksternal yang kedua adalah publik eksternal yang berasal dari kalangan media (wartawan), baik media tulis/cetak maupun elektronik, yang bertugas dilingkungan Kantor Walikota Lhokseumawe. Informan-informan kunci atau key person yang merupakan sumber informasi yang diteliti yang berasal dari publik ekternal, yaitu orang media yang bertugas di kantor pusat Kantor Walikota Lhokseumawe dan masyarakat publik termasuk pegawai/staf kantor Pusat Kantor Walikota Lhokseumawe terdiri dari: 1. Wartawan

: 2 orang

2. Masyarakat (pemangku kepentingan)

: 4 orang


48

3.4. Analisis Data Perolehan data primer dan data sekunder yang diperoleh diolah dan dianalisis secara kualitatif dalam bentuk studi kasus, dan berdasarkan data yang diperoleh pada Kantor Walikota Lhokseumawe. Adapun langkah-langkah analisis yang dipaparkan dalam laporan penelitian adalah pertama, mengumpulkan dan mencatat semua informasi dan kejadian yang relevan, kemudian mempelajari serta memahami untuk kemudian mendapatkan pengertian-pengertian yang mendalam dari data yang diperoleh. Kedua, dari data yang bermakna tersebut dikembangkan, dikaitkan dengan tema kajian secara sistematik dan konsisten sehingga mendapatkan pemahaman yang aktual. Ketiga, dari temuan-temuan kajian yang sudah dikembangkan berdasarkan kerangka teori, maka disusun penjelasan secara deskriptif dan diformulasikan kedalam kesimpulan sebagai rumusan hasil penelitian.


BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Bagian Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe 4.1.1. Sejarah Singkat tentang Perkembangan Humas di Lhokseumawe Bagian humas di pemerintah kota Lhokseumawe telah ada sejak terbentuknya pemerintah kota Lhokseumawe melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Lhokseumawe. Bagian humas di pemerintah kota Lhokseumawe telah ada sejak terbentuknya pemerintah kota Lhokseumawe melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Lhokseumawe. Bagian Humas merupakan salah satu unit yang dipimpin oleh seorang kepala bagian (eselon III) di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum. Dalam rangka pelaksanaan pembangunan yang berkesinambungan Pemerintah Kota Lhokseumawe mempunyai tugas pokok utama yaitu mendukung upaya-upaya pelayanan publik seperti mencerdaskan kehidupan bangsa, guna meningkatkan kualitas sumber daya manusia, pengelolaan sumber daya alam untuk kepentingan masyarakat kota Lhokseumawe. Asal kata Lhokseumawe adalah "Lhok" dan "Seumawe". Lhok artinya dalam teluk, palung laut dan Seumawe artinya air yang berputar-putar atau pusat dan mata air pada laut sepanjang lepas Pantai Banda Sakti dan sekitarnya. Keterangan lain juga menyebutkan nama Lhokseumawe berasal dari nama seorang Teungku Yaitu


49

50

Teungku Lhokseumawe, Yang dimakamkan di Kampong Uteun Bayi, merupakan kampung tertua di Kecamatan Banda Sakti. Sebelum abad ke-XX negeri ini diperintah oleh Uleebalang Kutablang. Tahun 1903 setelah perlawanan pejuang Aceh terhadap penjajah Belanda melemah, Aceh mulai dikuasai, Lhokseumawe menjadi daerah takluknya dan mulai saat itu status Lhokseumawe menjadi Bestuur Van Lhokseumawe dengan Zelf Bestuurder adalah Teuku Abdul Lhokseumawe dan tunduk dibawah aspiran Controeleur dan di Lhokseumawe berkedudukan juga Controleur atau wedena serta Asisten Residen atau Bupati. Pada dasa warsa kedua abad XX itu, diantara seluruh daratan Aceh, salah satu pulau kecil luas sekitar 2 Km2 yang dipisahkan sungai Krueng Cunda diisi dengan bangunan-bangunan pemerintah umum, militer dan perhubungan kereta api oleh pemerintah Belanda pulau kecil dengan desa-desa Kampung Keude Aceh, Kampong Jawa, Kampung Kuta Blang, Kampung Mon Geudung, Kampung Tumpok Teungoh, Kampung Hagu, Kampung Uteun Bayi dan Kampung Ujong Blang, yang keseluruhan baru berpenduduk 5.500 jiwa, secara jamak disebut Lhokseumawe. Bangunan demi bangunan mengisi daratan ini sampai terwujud embrio kota yang memiliki pelabuhan, pasar, stasiun kereta api dan kantor-kantor lembaga pemerintah. Masa pendudukan Jepang, Zelf Bestuurder Lhokseumawe tidak lagi dipegang Maharaja, tetapi mulai tahun 1942 sampai dengan 1946 dipegang putranya Teuku Baharuddin.


51

Sejak proklamasi kemerdekaan, pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia belum terbentuk secara sistematik sampai ke kecamatan ini. Pada mulanya Lhokseumawe digabung dengan Bestuurder Van Cunda. Penduduk di daratan ini semakin ramai berdatangan dari daerah sekitamya seperti Buloh Blang Ara, Matangkuli, Loksukon, Blang Jruen, Nisam dan Cunda serta Pidie. Pada tahun 1956 dengan Undang-Undang DPR (Dewan Perwakilan Rakyat) Nomor 7 tahun 1956, terbentuk daerah otonom. Kabupaten-kabupaten dalam lingkungan daerah Provinsi Sumatera Utara, dimana salah satu Kabupaten diantaranya adalah Aceh Utara dengan Ibukotanya Lhokseumawe. Dengan wedenanya M. Hasan dan Bupati Aceh Utara saat itu Tgk. A. Wahab Dahlawy. Kemudian pada tahun 1964 dengan keputusan Gubernur Daerah Istimewa Aceh Nomor 24/G.A/I964 tanggal 30 November 1964, ditetapkan bahwa kemudian Banda Sakti dalam Kecamatan Muara Dua, dijadikan Kecamatan tersendiri dengan nama Kecamatan Banda Sakti. Nama Banda Sakti diberikan oleh Kolonel Habib Muhammad Syarif Danrem Lilawangsa waktu itu. Camat Banda Sakti yang pertama adalah M. Jamil Insya beliau adalah pensiunan ABRl. Asisten wedena atau camat M. Jamil Insya mengakhiri masa bakti tahun 1966 dan mulai tahun 1967 Camat Banda Sakti dijabat Bupati Aceh Utara Teuku Ramli Angkasah. Selanjutnya berturut-turut mulai tanggal 04 Agustus 1967 sampai saat ini Camat Banda Sakti adalah :


52

1.

Said Umar Muhammad

8.

GhazaIi A Gani, BA

2.

Alibasyah HS

9.

Drs. Mahyiddin AR

3.

Drs. Ramli A. Haitami

10. Drs. Jakfar M. Adam

4.

Drs. M. Su 'ud

11. Drs. Rachmatsyah

5.

Drs. Nurhayati A Y

12. Drs. H. ZuIkifli Yusuf

6.

Drs. Zakaria

13. Bukhari, S.Sos., M.Si

7.

A. Haris, S.Sos., M.si

Pemerintah di Daerah, berpeluang peningkatan status Lhokseumawe menjadi kota Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Administratif. Dengan Nota Dinas Bupati Kepala Daerah TK.lI Aceh Utara Nomor 125/50/80 tanggal 12 Mei 1980, Drs. H. Mahyiddin AR ditunjuk sebagai Ketua Tim perencanaan Kota Lhokseumawe menjadi Kota Administratif dibawah arahan Bupati Aceh Utara Kolonel H. Ali Basyah. Pada tanggal 14 Agustus 1986 dengan peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1986 Pembentukan Kota Administratif (Kotit) Lhokseumawe ditandatangani oleh Presiden Soeharto, yang diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri Soeparjo Roestam, pada tanggal 31 Aguntus 1987 dengan Walikota Perdananya Bapak Drs. H. Mahyiddin AR yang dilantik oleh Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Aceh, Prof. Dr. Ibrahim Hasan, MBA.


53

Dengan peresmian dan pelantikan walikota secara dejuree dan defacto Lhokseumawe telah menjadi Kota Administratif dengan luas wilayah 253.87 Km2 yang meliputi 101 Desa dan 6 Kelurahan yang tersebar di 5 (lima) Kecamatan, yaitu : 1. Kecamatan Banda Sakti

2. Kecamatan Muara Dua

3. Kecamatan Dewantara

4. Kecamatan Muara Batu

5. Kecamatan Blang Mangat. Pada tanggal 31 Oktober 1992, Pejabat Walikota (Drs. Mahyiddin AR) meninggal dunia dan dilanjutkan oleh sekretaris Kotif sebagai pelaksana tugas H. Syuib Nursyah, SH. Kemudian pada tanggal 29 Juni 1994 jabatan Walikota definitif dijabat oleh Drs. Muhammad Usman dibawah Bupati Kepala Daerah TK.II Aceh Utara H. Karimuddin Hasybullah, SE selanjutnya mulai tanggal 11 Juni 1996 dijabat oleh Drs. Rachmatsyah dibawah kepemimpinan Bupati Aceh Utara H. Karimuddin Hasybullah, SE. Sejak tahun 1988 Bupati Aceh Utara H. Karimuddin Hasybullah, SE menggagas peningkatan status Kotif Lhokseumawe untuk menjadi Kotamadya, kemudian pada tahun 2000 Bupati Aceh Utara Tarmizi A. Karim, merekomendasi peningkatan status itu bersama Pimpinan DPRD Aceh Utara yang diketuai H. Saifuddin Ilyas. Atas dukungan Gubernur Aceh mulai Prof. Dr. Syamsuddin Mahmud pejabat Gubernur H. Ramli Ridwan, SH dan Gubernur Jr. H. Abdullah Puteh Msi serta penyampaian visimisi Kota ke Departemen Dalam Negeri dan DPR-RI oleh Walikota Drs. H. Rachmatsyah, kemudian lahir UU Nomor 2 Tahun 2001, tentang Pembentukan Kota


54

Lhokseumawe tanggal 21 juni 2001 yang di tandatangani Presiden RI H. Abdurrachman Wahid, yang wilayahnya mencakup 3 (tiga) kecamatan yaitu : 1. Kecamatan Banda Sakti 2. Kecamatan Muara Dua 3. Kecamatan Blang Mangat Kemudian pada tanggal 17 Oktober 2001 di Jakarta, Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia

Hari

Sabarno

meresmikan

Pemerintah

Kota

(Pemko)

Lhokseumawe bersama 12 Kabupaten/Kota seluruh Indonesia, selanjutnya pada tangggal 02 November 2001 bertempat di Banda Aceh, Gubernur Provinsi Nanggroe Aceh Utara Ir. H. Abdullah puteh melantik Drs. H. Rachmatsyah MM sebagai Pejabat Walikota Lhokseumawe Perdana yang sudah berakhir masa jabatannya pada akhir tahun 2004 dan yang menjabat sebagai Walikota sementara saat ini adalah Drs. Marzuki Mood. Amin, MM. Pada tanggal 23 Desember 2001 Perangkat Pemko Lhokseumawe, meliputi Sekretariat Daerah ,Bawasda, Bappeda, Dinas Pendapatan, Dinas Kesehatan, Dinas Kimpraswil, Dinas PSDA dan kelautan, Dinas P & K, Kantor Sanitasi Kebersihan dan Pertamanan dan Kecamatan Banda Sakti, Kecamatan Muara Dua, serta Kecamatan Blang Mangat, dibentuk dikukuhkan dan diisi jabatan strukturalnya, sehingga mulai tahun anggaran 2002 Daerah Otonom baru Kota Lhokseumawe telah ada dengan baik.


55

4.2. Visi dan Misi Pemerintah Kota Lhoukseumawe 4.2.1. Visi Bersama rakyat kita membangun dan mewujudkan Kota Lhokseumawe yang Islami, Makmur, Sejahtera dan "Beradat" (Bersih, Aman, Damai dan Tertib).

4.2.2. Misi 1. Mengimplementasikan kebutuhan dasar masyarakat demi tercapainya ketahanan pangan, air minum, kesehatan dan pendidikan. 2. Mewujudkan

pengembangan

sektor-sektor

ekonomi

kerakyatan

meliputi

pertanian kelautan, perdagangan dan jasa. 3. Meningkatkan penyediaan sarana dan prasarana sebagai penggerak pembangunan. 4. Menciptakan nuansa Islami dalam segala aspek kehidupan berbangsa, bernegara dan berkarya. 5. Menjadikan atau merubah Kota Lhokseumawe sebagai Kota tujuan wisata yang Islam.

4.3. Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe Dalam pemerintahan, humas sering disebut sebagai "sekretaris pers", "information officer", "public affair specialisf” atau "communications specialist", bertugas menginformasikan pada publik mengenai aktivitas yang dilakukan pemerintah dan pejabat-pejabat eselon I di lingkungan Setdako Lhokseumawe Humas


56

Pemko Lhokseumawe juga berurusan dengan publisitas institusi, serta berurusan dengan

semua

aspek

pekerjaan.

Humas

akan

menghubungi

orangorang,

merencanakan dan melakukan penelitian dan menyiapkan material untuk distribusi. Humas juga mengurus pekerjaan advertising atau promosi untuk mendukung kegiatan sosialisasi kebijakan pemerintah. Bagian Humas Pemerintah yang berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum Pemerintah Kota Lhokseumawe terdiri atas: a. Subbagian Humas dan Protokoler b. Subbagian Media Cetak, Elektronik, Penerbitan dan Dokumentasi c. Subbagian Pemberitaan

Kabag Humas

Subbagian Humas & Protokoleh

Subbagian Media Cetak, Elektronik, Penerbitan, dan Dokumentasi

Subbagian Media Cetak, Elektronik, Penerbitan, dan Dokumentasi

Sumber: Bagian Humas, 2007

Gambar 2. Struktur Organisasi Bagian Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe


57

4.3.1. Kelemahan dan Kendala Program Layanan Kehumasan Humas (public relation) memegang peranan yang sangat penting dan strategis sebagai kegiatan komunikasi dan berfungsisebagai jembatan untuk membangun suasana yang kondusif dalam rangka ''win-win solution" dengan berbagai stakeholder organisasi, baik internal maupun eksternal, dalam rangka membangun imagel citra dari organisasi pemerintah itu sendiri. Harus diakui, selama ini peran dan fungsi Humas di lingkungan Pemerintah Kota Lhokseumawe belum optimal, karena masih banyak hal yang menyebabkan kurang berfungsinya Humas itu sendiri seperti: 1. Struktur Lemahnya struktur dan kultur organisasi humas di dalam Struktur pemerintah kota Lhokseumawe yang masih cenderung di tambah belum utuhnya persepsi pimpinan terhadap peran dan fungsi humas itu sendiri, seperti masih ada pehaman bahwa bagian humas adalah tukang foto, shooting dan tukang kliping koran. 2. Infrastruktur Masih terbatasnya sarana dan prasarana penunjang yang memadai seperti belum terkoneksinya jaringan internet dan belum adanya website pemko lhokseumawe. 3. SDM Sumber daya manusia yang belum memenuhi kualifikasi sebagai petugas/pejabat humas. Sempat ada sejumlah anggapan, bahwa divisi humas adalah tempat buangan, dan hanya pelengkap suatu organisasi pemerintah.


58

4. Kurangnya SDM Kurangnya SDM yang berkualifikasi kehumasan dari sisi pendidikan formal, kualifikasi menjadi pejabat dan petugas humas (skill-knowledge-managerial) masih sangat lemah. Petugas humas hanya sebagai pelengkap pengisian jabatan organisasi, yang tidak didasarkan pada criteria kebutuhan, dan belum dianggap penting oleh pimpinan. Sehingga rekruitmen juga terkesan “seadanya”.

4.4. Program - Program Kegiatan Bagian Humas Lhokseumawe Program merupakan kumpulan kegiatan nyata, sistematis dan terpadu yang dilaksanakan oleh Bagian Humas dan Protokol guna mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Hal-hal yang menjadi landasan penetapan program adalah: 1. Program Pemerintah Kota Lhokseumawe 2. Program Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe. 3. Tugas pokok dan fungsi Bagian Humas dan Protokol. 4. Keadaan sebelumnya, sekarang dan perkiraan keadaan masa mendatang 5. Skala prioritas yang menunjang visi dan misi. Program Bagian Humas dan Protokol yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut: a) Program Peningkatan Akses Informasi Program ini bertujuan meningkatkan ketersediaan dan kemudahan dalam akses informasi tentang Pemerintahan dan Pembangunan Pemerintah Kota


59

Lhokseumawe. Kegiatan program ini adalah: 1.

Menyusun Teks Sambutan Walikota

2.

Pemberitaan di Penerbitan Pers dan Media Elektronik

3.

Pembuatan kliping tentang informasi pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan dari media cetak yang menyangkut Pemerintah.

4.

Pembuatan dokumentasi toto dan VCD tentang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di Kota Lhokseumawe.

5.

Penyusunan analisa informasi kehumasan dan kebijakan Pemerintah Kota Lhokseumawe

b) Program Peningkatan Jangkauan Penyebarluasan Informasi Publik Program ini bertujuan meningkatkan pemerataan dan mutu informasi dan komunikasi kepada masyarakat khususnya yang berada di wilayah Kota Lhokseumawe. Kegiatan program ini adalah: 1.

Penyebarluasan Informasi Melalui Penerbitan Buletin Info Kota

2.

Penyebarluasan Informasi Melalui Pemutaran Film Keliling dan

3.

Siaran Keliling

4.

Penyebarluasan Informasi Melalui Pameran dan Promosi

5.

Penyebarluasan Informasi Melalui Media Luar Ruang. (BillBoard)

6.

Penyebarluasan Informasi Melalui Dialog Publik

7.

Penyebarluasan Informasi Melalui Media Pertunjukan Rakyat

8.

Penyebarluasan Informasi Melalui Siaran Obrolan di RRI


60

9.

Penyebarluasan Informasi Melalui Siaran Interaktif di RRI

10.

Pembuatan Press Release

11.

Melaksanakan Kemitraan dengan pers dalam peliputan dan pemberitaan

c) Program Peningkatan Pelayanan Keprotokolan Program ini bertujuan meningkatkan kualitas pelayanan eprotokolan yang professional Kegiatan program ini adalah: 1. Melaksanakan tugas-tugas advance keprotokolan 2. Melaksanakan pelayanan keprotokolan

d) Program Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Umum Program ini bertujuan meningkatkan pelayanan dan penyediaan buku-buku perpustakaan. Kegiatan program ini adalah: 1. Perawatan buku-buku perpustakaan 2. Labelisasi dan klasffikasi buku-buku perpustakaan 3. Pembinaan perpustakaan desalkelurahan/ponpes masjid

e) Program Peningkatan Kualitas Sumberdaya Aparatur Program

ini

bertujuan

meningkatkan

kemampuan

dan

pegawai/staf Kegiatan program ini adalah:


ketrampilan

61

1. Mengikutsertakan Diklat Teknis yang diselenggarakan oleh Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi Nanggroe aceh Darussalam, atau oleh pihak lainnya. 2. Melakukan pembinaan pelaksanaan tugas secara berkelanjutan.

4.5. Strategi Kehumasan Lhokseumawe 1. Fungsi dan Peran Humas Fungsi

dan

peran

Humas

Pemerintah

Kota

Lhokseumawe

adalah

melaksanakan urusan dan koordinasi serta bahan pembinaan hubungan kerja sarna antara pemerintah kota dengan masyarakat, lembaga swadaya masyarakat, dan lembaga negara serta menyusun bahan penerangan dan publikasi. Menurut beberapa data diketahui bahwa fungsi dan peran humas belum berjalan dengan baik. Kegiatan komunikasi yang dilakukan Humas lebih banyak berjalan satu arah. Humas tidak bisa memudahkan atau menjamin arus informasi yang bersifat mewakili publik. Lebih jauh lagi humas tidak dapat merancang atau melaksanakan program program yang dapat menimbulkan citra positif terhadap kebijakan dan operasionalisasi departemen. Menurut Informan 2, bahwa: "Setiap perubahan aturan pasti ada dampaknya. Fungsi dan tugas pokok bagian Humas yang dikalahkan, dampaknya fungsi Humas sebagai pelayanan pada masyarakat tidak kelihatan Kita sendiri, juga kerap ada masalah, dimana antar !intas internal dinas, dan bagian misalnya mengalami kesu!itan apabila ada informasi yang dibutuhkan atau akan disampaikan pada bagian lain”.


62

Hal yang sama dikemukakan oleh Informan 3, bahwa : "Informasi dari dan ke dinas dan bagian misalnya tersebut tidak berjalan lancar. Kita juga kerap mendapat masukan tentang pegawai Humas yang tidak maksimal bekerja karena hambatan yang dialami”. Fungsi dan peran humas yang utama adalah berupaya untuk membentuk komunikasi dua arah dengan tujuan, agar pihak manajemen dapat belajar dan membuat strategi tentang hal-hal yang diimpikan dan diinginkan oleh publiknya (Robert S. Cole, 1981) Beberapa pendapat para ahli yang menyatakan bahwa fungsi humas sebagai pengabdi bagi kepentingan umum, adalah dengan melakukan perilaku yang positif guna membantu orang lain atau masyarakat dalam memperoleh manfaat bersama (benefit). Selanjutnya lembaga ini juga harus memelihara komunikasi yang baik dan menitikberatkan moral dan perilaku yang baik pula. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan tindakan persuasif, yang bertujuan untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung. Tujuan pokoknya adalah untuk membangun opini, persepsi dan citra baik (good image)

bagi

organisasi. Dari hasil temuan lapangan dan teori tersebut nampak bahwa humas Pemerintah Kota Lhokseumawe, temyata belum menjalankan peran dan fungsinya dengan baik, hal ini bisa dibuktikan dengan program-program yang belum berjalan dengan maksimal.


63

2. Program-program Layanan Humas dapat dikatakan baik (excellence) jika humas dapat membuat suatu strategi untuk memaksimalkan kontribusi dari program-program komunikasi bagi efektifitas kepentingan organisasinya. Perusahaan atau organisasi dapat dikatakan baik apabila secara keseluruhan mereka memiliki program-program komunikasi yang baik pula. Dari beberapa karakteristik organisasi atau perusahaan yang baik, terdapat dua karakteristik Humas yang baik, yaitu: 1. Strategic

plannin,:

organisasi

atau

perusahaan

yang

baik

berusaha

memaksimalkan departemen yang ada dengan mengidentifikasi peluang dan penghambat dalam lingkungan mereka. 2. Simetrical communication system, adanya komunikasi dua arah, baik oleh internal atau publik eksternal. Perusahaan atau organisasi dekat dengan stakeholdernyanya. Perubahan dalam struktur humas ternyata tidak merubah program-program kegiatan dan layanan Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe. Jika melihat kepada fungsi programming, maka Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe (berdasarkan juklak yang dikeluarkan) ternyata sudah memiliki rincian program untuk melaksanakan urusan dan koordinasi serta penyusunan bahan pembinaan hubungan kerja sarna antara pemerintah kota, dinas dengan masyarakat, lembaga swadaya masyarakat, dan lembaga negara lainnya, dalam menyusun bahan penerangan dan publikasi.


64

Menurut beberapa data lapangan, diketahui bahwa program-program humas yang berjalan hanyalah program media relations, kliping media, serta beberapa kegiatan lain. Beberapa program yang menyangkut kerja sama antar dinas, kerjasama dengan masyarakat, swadaya masyarakat, dan sebagainya belum berjalan secara maksimal. Hal ini sejalah dengan yang dikatakan oleh informan 1, yang menyatakan: "Program-program layanan Humas sudah ada tetapi belum berjalan dengan maksimal. Hanya saja dalam beberapa bulan terakhir ini kita sedang dan sudah membenahi herbagai program kegiatan Humas”. Pemyataan yang hampir sama, khusunya mengenai program-program layanan Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe, dikemukankan informan 6 bahwa: "Harus diakui program-program Humas baru digalakkan dalam 2 (dua) bulan terakhir ini. Jadi, baru sebagian program yang berjalan dengan baik”. Hanya saja informan 1 menyatakan, bahwa: "Apabila tidak ada keberanian dari pucuk pimpinan untuk mereformasi Humas menjadi Humas yang profesional. dimanapun posisi Humas dapat dipastikan program-programnya tidak akan berjalan dengan baik" Dari pernyataan tersebut terlibat bahwa memang benar kalau programprogram Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe belum berjalan dengan baik. Hanya saja, baik berdasarkan data di lapangan maupun pernyataan beberapa nara sumber yang dihubungi, tampak ada upaya dari bagian Humas untuk melakukan berbagai pembenahan denan memulai menjalankan berbagai program yang sudah ada. Beberapa program kegiatan yang baru dilakukan seperti memberikan


65

informasi kepada publik melalui media secara rutin seperti di RRI melalui siaran obrolan. Kegiatan dalam program tersebut adalah produk pembentukan layanan humas yang baru berjalan. Program ini ditujukan untuk bisa mejembatani antara stake holder dengan pihak pemerintah kota. Selebihnya, adalah komitmen pimpinan bagian untuk menjadikan Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe menjadi humas yang profesional.

3. Citra atau Image Citra haruslah dibangun atas informasi yang benar. Untuk itu, agar persepsi tentang citra itu muncul dari masyarakat, akan menjadi baik dan benar, haruslah ada konsistensi antara citra yang sedang dibangun dengan realitas. Citra sangat perlu dibangun, namun demikian harus dibangun secara jujur. Cara yang sudah lazim digunakan secara luas dan mempunyai kredibilitas yang tinggi, yaitu program layanan hubungan masyarakat. Jadi, peranan hubungan masyarakat dalam mengembangkan citra telah dibuktikan dan mendapat dukungan dari para ahli. Informan 5 menyadari bahwa citra pemerintah kota Lhokseumawe belum seperti yang diharapkan, maka untuk mengangkat citra pemerintah perlu suatu strategi, arahnya nanti internal dan eksternal. "Memang citra Pemko Lhokseumawe belum positif'. Sementara Informan 8 menyatakan, bahwa: "bagian Humas belum bisa memberikan pelayanan dengan haik. Beberapa informasi yang dibutuhkan dalam waktu singkat, terkadang baru bisa


66

dilayani setelah beberapa hari” Jadi jelas bahwa citra yang belum positip dari masyarakat terhadap pemerintah kota adalah dikarenakan program-program pelayanan yang belum baik dan sukarnya mendapat informasi dari pemerintah kota Lhokseumawe. Menurut Henry Assael (1992:712) Image: a total perception of an object formed by processing information from various source over time. 4. Komunikasi Internal Kita mengetahui bahwa komunikasi dalam organisasi memegang peranan yang sangat penting, karena dengan komunikasi seseorang akan memperoleh informasi, baik untuk kepentingan dirinya maupun untuk menuntaskan suatu masalah. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi sebagai aliran informasi yaitu ada pertukaran informasi dan transmisi (penerusan) dari makna yang penting dalam sistem sosial maupun organisasi. Setiap anggota organisasi merupakan mata rantai dalam rantai informasi yang ada. Guna membantu kelompoknya berfungsi, maka seseorang harus menerima dan mengirim pesan yang diperlukan. Komunikasi

internal

dalam

perusahaan

banyak

dilakukan

dengan

menggunakan surat-surat keputusan, surat-surat memo, intruksi, perintah dan lainlain yang sifatnya formal kedinasan. Sedangkan antar karyawan (non formal) hanyalah bincang-bincang atau sekedar ngobrol saja. Menurut Informan 2, bahwa : "komunikasi internal tidak jalan dan ada gap antara bagian. Komunikasi internal antar bagian kurang berjalan dengan baik sehingga sering atau


67

mengakibatkan miscommunication”. Sedangkan menurut Informan 6, bahwa: "komunikasi internal tidak berjalan seperti yang diharapkan oleh organisasi dikarenakan menyangkut wewenang dan keberanian berkomunikasi dari bagian Humas” Menurut hasil interview dilapangan diketahui bahwa pihak bagian Humas Pemko Lhokseumawe baru menyadari hal tersebut sejak 2 (dua) bulan yang lalu dengan mulai diadakannya kegiatan pertemuan antar bagian Humas. Kegiatan ini mempunyai maksud dan tujuan untuk menggugah setiap pegawai/staf pada bagian humas agar bisa memanfaatkan keberadaan jalur komunikasi hubungan masyarakat sebagai jalur komunikasi yang dapat menjembatani arus informasi yang ada di Pemerintah Kota Lhokseumase.

5. Komunikasi Eksternal Komunikasi dengan eksternal publik dapat dilakukan dengan kontak pribadi (personal contact), press release, press relations, press conferece & press briefing, publicity, media komunikasi dan informasi seperti kalender, ceramah, kunjungan, dan sebagainya. Informan 4 menyatakan, bahwa : "Humas Pemko Lhokseumawe saat ini sedang berupaya agar komunikasi dengan pihak luar semakin intensif dilakukan”. Hanya saja, beberapa pegawai bagian Humas yang dapat dihubungi,


68

menyatakan

bahwa

kegiatan

komunikasi

eksternal

membutuhkan

berbagai

persyaratan agar bisa berjalan dengan baik dan efektif. Persyaratan tersebut seperti sarana dan prasarana, biaya, kesediaan dari berbagai pihak di dinas dan bagian untuk berinteraksi dengan publik eksternal, dan sebagainya. Sejauh ini, persyaratanpersyaratan tersebut sukar sekali dipenuhi oleh bagian Humas. Misalnya, bila seorang wartawan ingin mendapat penjelasan dari salah satu bagian atau dinas di Pemko Lhokseumawe, maka SDM pada bagian tersebut masih merasa enggan untuk bertemu dengan perwakilan dari media tersebut. Berkaitan dengan sarana untuk penunjang kegiatan komunikasi eksternal, ternyata sering sarana tersebut tidak memadai, dan sebagainya. Dari hasil pantauan di lapangan diketahui bahwa beberapa program layanan kegiatan humas meski banyak mendapatkan hambatan, namun tetap berjalan sebagaimana yang diharapkan, seperti kegiatan press release, pusat

pengaduan

masyarakat, publicity, dan sebagainya. Frekuensi pertemuan, sekarang pun sudah lebih banyak dilakukan oleh bagian Humas apabila dibandingkan dengan kegiatan beberapa waktu yang lalu.

6. Kelemahan atau Kendala Program Layanan Melihat dan mengikuti aktivitas yang dijalankan humas Pemerintah Kota Lhokseumawe setelah peraturan baru dikeluarkan, ternyata masih terdapat beberapa hambatan yang harus dihadapi Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe, yang antara


69

lain, adalah: 1. Faktor utama yang paling berpengaruh adalah masalah prasarana dan dana. Beberapa prasarana yang ada sudah tidak memadai untuk menunjang kegiatan humas yang dituntut sekarang ini. Selain itu, dana yang sudah dialokasikan dengan pasti, tetap saja sangat sukar untuk menutupi kebutuhan-kebutuhan yang tiba-tiba muncul. Banyak program-program humas yang tidak bisa terlaksana secara maksimal akibat terbentur masalah prasarana dan dana. 2. Faktor kedua adalah masalah internal organisasi yang belum memanfaatkan fungsi humas atau belum memberdayakan peran humas secara maksimal dan profesional. Hal ini terlihat dari berbagai persoalan dalam penyampaian informasi baik antar instansi/bagian ataupun informasi untuk publiknya. Informan 2 menyatakan: “menurut saya yang agak menyedihkan adalahmasalah prasarana, kadang teman-teman di bagian humas melaporkan kendala masalah prasarana yang seharusnya sudah diganti tetapi dipaksakan untuk dipergunakan” Masalah sarana dan prasarana tersebut hampir sama dengan pernyataan dari informasi 11 yang menyatakan bahwa: “sudah waktunya pihak departemen melengkapi prasaran untuk menunjang program-program yang dibutuhkan bagian humas“

7. Kualifikasi Pegawai Humas Seorang humas tidak hanya harus memahami teori-teori publik relation tetapi juga menguasai dan memahami masalah yang berkaitan dengan praktek dilapangan. Menurut informan 6, bahwa :


70

“hingga saat ini masih terdapat sumber daya manusia (SDM) dibagian humas yang kurang memiliki skill kehumasan, tetapi kita optimis dengan adanya orang-orang baru yang masuk ke bagian ini dengan latar belakang S1 serta sedikit menguasai masalah kehumasan di masa depan akan lebih baik lagi”. Hanya saja informan 3 menyatakan “yang penting bukan latar belakang pendidikan tetapi kemampuan dan kemauan pegawai tersebut”. Sementara Informan 8 menyatakan, bahwa : "Persoalan Humas di departemen biasanya masalah mentalitas, dimana mental birokrasi sangat kental. Jadi, mental birokrasi untuk posisi Humas jelas harus dikikis. Beberapa pegawai Humas masih memiliki mental seperti ini, meskipun diakui banyak pula SDM di Humas yang sudah memahami atau menjiwai posisinya sebagai Humas”. Dari data yang diperoleh maka SDM di bagian humas sebagian besar pegawai/stafnya temyata berasal dari pendidikan diluar bidang kehumasan. Hanya sebagian kecil pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan kehumasan, dan memahami bidang pekerjaan yang berkaitan dengan humas. Padahal berkarier di bidang humas adalah suatu dedikasi. Berkarier di bidang ini bukan jalan pintas, tetapi perlu dasar pendidikan yang tepat, serta perlu kerja keras untuk menguasai bidang ini. Wright dalam buku "How To pass Public Relation" (1999:97) menyatakan beberapa kualifikasi yang dibutuhkan karyawan/pegawai yang bekerja pada bagian humas, seperti integrity, truthfulness, sense of fair play, sound judgedment, orderly thinking, creativity, energy, dan versatility. Sementara itu, Jefkin (2002:24) menyebutkan ada 6 (enam) kriteria yang merangkum keahlian seorang humas, yaitu (1) mampu menghadapi semua orang, (2)


71

mampu berkomunikasi dengan baik, (3) mampu mengorganisasi segala sesuatu, (4) integritas personil yang baik, (5) memiliki imajinasi, kemampuan mencari tahu, serta (6) mampu melakukan penelitian dan evalusi. Humas adalah suatu dedikasi. Berkarier di bidang ini bukan jalan pintas, tetapi perlu dasar pendididkan yang tepat, serta perlu kerja keras untuk menguasai bidang ini. Dari hasil kajian lapangan dan teori maka petugas humas bisa berasal dari latar pendidikan di luar kehumasan selama memiliki kriteria-kriteria seorang humas, yang ditunjang dengan kemauan dan mengikuti berbagai pelatihan kursus tentang kehumasan.

8. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi Humas keberadaannya dalam organisasi adalah untuk menciptakan citra atau image serta hubungan yang harmonis antara organisasi dengan masyarakat (publiknya), baik internal maupun eksternal melalui proses komunikasi timbal balik. Hubungan yang harmonis itu muncul dari adanya mutual understanding, mutual confidence dan image yang baik (Rachmadi, 1994:22). Berdasarkan hasil penelitian dokumen dan wawancara dengan sejumlah informan secara jelas diketahui bahwa kedudukan Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe dalam struktur organisasi ada pada Biro Luar Negeri dan Hubungan Masyarakat, sangatlah tidak menguntungkan bagi semua pihak. Melihat kenyataan tersebut, terlihat dengan mudah bahwa kedudukan dan


72

keberadaan humas dalam Pemerintah Kota Lhoksumawe masih belum ditempatkan sebagai humas yang memiliki fungsi sebagai 'fungsional' organisasi. Hal ini diungkapkan oleh Informan 2, bahwa : "Posisi Humas menjadi biro tersendiri atau pusat komunikasi itu tidak penting. Yang utama adalah bagaimana peran dan fungsi dari Humas terse but bisa berjalan”. Berbeda dengan Informan 2 beberapa pejabat menengah dan pegawai di Pemko Lhokseumawe mengatakan bahwa sesuai dengan fungsi humas Pemerintah Kota Lhokseumawe maka sudah selayaknya humas berada di bawah Asisten Administrasi Umum. Sehingga tanggungjawab humas berada langsung dibawah pengawasan Asisten tersebut. Namun, perlu dipertimbangkan juga pembentukan sebuah Badan Informasi dan Komunikasi yang merangkai untuk diinformasikan kepada masyarakat tentang kegiatan-kegiatan di pemerintah kota Lhokseumawe. Informan 4 menyatakan bahwa: "Dalam organisasi pemerintahan, kedudukan atau posisi sebuah bagian sangat berpengaruh terhadap tugas dan wewenang badan tersebut"

9. Strategi Peningkatan Program-program Layanan Dumas Strategi adalah cara yang terbaik untuk mempergunakan dana, daya, dan peralatan yang tersedia untuk memenangkan suatu peperangan atau mencapai suatu tujuan. Rosadi Ruslan (2000:31) mengemukakan bahwa strategi pada hakekatnya adalah suatu perencanaan (planning) dan manajemen untuk mencapai tujuan tertentu


73

dalam praktik operasionalnya. Tujuan strategi komunikasi menurut Pace, Peterson, dan Burnet dalam Ruslan (2000:31) dapat dijabarkan yaitu: 1. To secure understanding, untuk memastikan bahwa terjadi suatu pengertian dalam berkornunikasi, 2. To establish acceptance, bagaimana cara penerimaan itu terus dibina dengan baik, 3. To motive action, penggiatan untuk motivasinya, 4. The goals which the communicator sought to achieve, bagaimana rnencapai tujuan yang hendak dicapai oleh pihak kornunikator dari proses kornunikasi tersebut. Strategi dalam kornunikasi Humas merupakan paduan antara perencanaan kornunikasi dan manajemen komunikasi. Tujuan sentral adalah mengacu pada kepentingan pencapaian target citra perusahaan dan kultur perusahaan. Menurut Informan 2, bahwa: "Dalam pembenahan Humas maka kita bekerjasama dengan pihak swasta atau outsourching dengan pihak luar, prosesnya sedang berlangsung. Programnya sudah ada, tinggal proses kesepakatannya. Jadi, nanti mereka memberikan 'konsultasi' sekalgus praktek kehumasan pada bagian Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe. Setelah skill bagian Humas semakin baik, mereka secara bertahap akan berhenti. Dalam jangka panjang maka Humas sudah bisa melaksanakan peran dan fungsi kehumasan secara profesional dan independen”. Hal yang hampir sarna dikemukakan oleh Informan 6, bahwa: "Pada bagian Humas sedang dilakukan berbagai 'reformasi', baik


74

menyangkut SDM atau program-program layanan. Orientasi kerja Humas tidak lagi sebagai corong pemerntah tetapi terbentuknya komunikasi dua arah antara pemerintah dengan publik. Serta yang paling penting adalah, kesadaran dari semua dinas dan bagian di pemerintah akan pentingnya pembentukan citra positif pemerintah kota dan pembenahan pelaksanaan program-program Humas" Hanya saja, Informan 12 menyatakan, bahwa: "Rencana matang dari bagian Humas dalam membenahi diri belum terlihat, yang terlihat adalah beberapa program baru, dimana efeknya pun belum tentu baik. Misalnya program interaktif, itu bisa berdampak negatif apabila banyak keluhan yang tidak bisa direspon. Jadi, ya hampir sama saja keadaan Humas sekarang atau yang lalu”. Tetapi Informan 7 menyatakan, bahwa: "Draf perubahan itu sudah ada, karena kita bagian humas ya lain bergeraknya dengan swasta" Dari hasil kajian di lapangan maka strategi pembenahan program-program pelayanan Humas Pemko Lhokseumawe dibagi dalam 2 tahap, yaitu strategi jangka pendek dan strategi jangka panjang. Pada strategi jangka pendek pembenahan dilakukan melalui pembentukan Pusat Komunikasi dan Informasi dan perbaikan SDM Humas melalui pelatihan dan pendidikan. Sementara strategi jangka panjang yaitu terbentuknya Humas yang professional dan independen.

10. Strategi Program Layanan Menurut beberapa data diketahui bahwa strategi untuk program-program layanan Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe terbagi atas program layanan untuk publik internal dan publik eksternal. Tujuan dari kegiatan ini yaitu selain membentuk


75

citra positif pemerintah, juga membantu memperlancar pekerjaan di lingkungan Pemko Lhokseumawe. Program bagi publik internal, menempatkan humas sebagai jembatan informasi bagi berbagai bagian/instansi di lingkungan Pemko Lhokseumawe. Disamping itu humas juga sebagai berperan sebagai jembatan informasi bagi berbagai bagian/instansi publik eksternal. Beberapa program yang akan dilakukan, seperti press breefing atau pertemuan secara berkala dengan media massa dilaksanakan dengan menghadirkan pembicara dari bagian-bagian yang ada di Pemko Lhokseumawe. Program layanan publik ekternal yang menjadi sasaran ialah instansi pemerintah (government), DPR, media (press), kelompok lain di luar organisasi, dan sebagainya. Beberapa program yang akan dilakukan seperti: a. Personal contact (kontak pribadi), yaitu komunikasi dua arah yang bersifat langsung atau tatap muka dengan kalangan external public. Kegiatan ini sudah berlangsung, diantaranya untuk masalah layanan terhadap pengaduan melalui siaran interaktif di radio dan media atau surat yang datang ke Pemko Lhokseumawe. b. Press release yaitu Siaran pers yang disampaikan kepada kalangan media. Kegiatan ini mulai dibenahi untuk masalah schedule frekuensi pertemuan atau waktu-waktu pertemuan yang dilakukan secara berkala. c. Press Relation adalah hubungan baik antara pejabat humas dengan kalangan pers,


76

baik dengan orang-orang yang terlibat langsung dengan di sebuah media seperti wartawan, redaktur atau pimpinan redaksi, atau mereka yang selalu berhubungan dengan media (penulis lepas, kolomnis, dan sebagainya). Program press relation yang dilakukan humas Pemerintah Kota Lhokseumawe diantaranya dengan berkunjung ke beberapa dapur redaksi sebuah media. d. Press Conference & Press Briefing adalah kegiatan mengundang kalangan pers untuk menjelaskan sesuatu hal. Bagi Humas Pemerintah Kota Lhokseumawe program press conference & press briefing akan ditingkatkan e. Publicity yaitu kegiatan publikasi yang dilakukan dalam bentuk berita yang dimuat di media cetak atau disiarkan di media elektronik. Bahkan kegiatan publicity ini termasuk juga kegiatan advertising, layanan masyarakat, dan sebagainya. Program publicity adalah membuat semua kegiatan publicity yang berasal

dari

berbagai

bagian/instansi

di

lingkungan

Pemerintah

Kota

Lhokseumawe dikoordinasi oleh Bagian Humas Pemko Lhokseumawe. f. Komunikasi dengan pihak lain Humas melakukan koordinasi dengan berbagai bagian di lingkungan Pemko Lhokseumawe ketika melakukan pertemuan dengan instansi pemerintah (government), DPR, atau lembaga-Iembaga lain.


77

4.6. Operasional Teknis Humas Pemko Lhokseumawe 1. Pelayanan Humas Pelayanan sebagai kegiatan yang diberikan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Kegiatan yang demikian, mengasumsikan pelayanan merupakan kegiatan. yang dapat dilihat secara fisik maupun non fisik Pelayanan humas merupakan kegiatan yang diberikan oleh bagian humas baik untuk publik internal maupun publik eksternal Menurut

beberapa

informasi

diketahui

bahwa

pelayanan

humas

Lhokseumawe secara umum tidak ada begitu baik. Hal ini dikemukakan oleh Informan 9, bahwa: "Secara umum tidak ada perbedaan yang mencolok antara pelayanan Humas dulu dengan sekarang. Karena Humas di lembaga pemerintahan memang bekerja berdasarkan peraturan atau birokrasi yang sudah ada" Hal yang sedikit berbeda dikemukakan oleh Informan 12, bahwa: "Kalau memperhatikan kinerja pegawai Humas dalam pelayanan publik itu sama, bedanya sekarang justru untuk mendapatkan data/informasi di Humas menjadi semakin lama" Dari penjelasan di atas terlihat bahwa kinerja pelayanan Humas yang perlu diperhatikan adalah dengan berubahnya waktu pelayanan menjadi semakin lama.

2. Program-Program Pelayanan Program-program kegiatan Humas Lhokseumawe merupakan upaya untuk membentuk citra positif Pemko Lhokseumawe. Dari hasil pengumpulan informasi


78

dari beberapa sumber yang dihubungi, temyata program-program layanan humas belum berjalan dengan baik, bahkan yang sangat menyedihkan sekali adalah banyak pihak public external yang tidak mengetahui akan program-progran apa saja yang ada di Bagian Humas Pemko Lhokseumawe. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh informan 10, bahwa: "Sepatutnya Humas jadi pusat informasi, nah kila malah tidak tau sepak terjang Humas, apa kegiatannya? Ada program apa saja yang berhubungan dengan masyarakat luas? Bukan hanya program Humas yang harus dimasyarakatkan, tetapi keberadaan Humas pun harus dimasyarakatkan”. Hal yang berbeda dikemukakan oleh Informan 12, bahwa: "Program layanan bagi media ada, seperti konferensi press, press release, press relation, dan sebagainya”. Dari pernyataan tersebut maka terlihat bahwa program-program pelayanan bagi public external belum merata, atau baru sebatas program program bagi kalangan tertentu untuk kepentingan publik ekstemalnya.

3. Jenis Program Layanan yang Sering Digunakan Beberapa layanan yang sering digunakan oleh publik ekstemal adalah layanan bagi kalangan media massa. Tetapi, sejak bulan April 2007 program layanan yang mulai banyak dimanfaatkan oleh masyarakat, adalah Program penyebarluasan informasi melalui siaran obrolan dan interaktif di RRI dan infomrasi melalui Medai Pertunjukan Rakyat. Humas Lhokseumawe menerima pengaduan, tanggapan, pertanyaan dan lain


79

sebagainya sekitar 50 hingga 60 jenis aduan setiap hari. Isi pesan mulai dari pengaduan mengenai tenaga pendidik, pelayanan sekolah, pungutan, kenaikkan pangkat, sampai masalah dugaan KKN yang dilakukan oleh oknum-oknum di lingkungan Pemko Lhokseumawe. Tanggapan Humas atas pesan tersebut diantaranya, ada yang bisa dijawab secara langsung, disampaikan pada bagian yang berhak menerima informasi tersebut, mengundang langsung masyarakat pemberi informasi, dan lain sebagainya. Mengenai manfaat program-program tersebut dikemukakan oleh Informan 11, bahwa: "Masyarakat mengharapkan ada tempat dimana dengan mudah menerima berbagai persoalan sekitar pelayanan publik. Di era sekarang tidak bisa lagi pemerintah memakai informasi satu arah, tetapi harus dua arah. Layanan pengaduan lewat dialog interaktif itu baik diteruskan, dengan catatan ada respon dari pihak pemerintah. Kalau tidak bisa menjadi bumerang”.

4. Keakuratan dan Kemudahan Informasi Seperti telah dipaparkan di bagian atas bahwa citra harus dibangun di atas informasi yang benar. Agar citra yang dipersepsikan oleh masyarakat baik dan benar (dalam arti ada konsistensi antara citra dengan realitas), citra perlu dibangun secara jujur. Dari hasil pengumpulan data diketahui bahwa informasi yang disampaikan bagian Humas tergolong akurat. Seperti misalnya yang dikemukakan oleh Informan 12, bahwa: "Informasi atau data yang bersumber dari bagian Humas hampir semuanya


80

akurat" Hanya saja, tingkat keakuratan informasi atau data tersebut tidak dibarengi dengan kemudahan untuk mendapatkannya. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Informan 12, bahwa: "Tetapi untuk mendapatkan informasi atau data tersebut sering harus menunggu terlalu lama, jadinya informasi tersebut sudah basi”. Dari penjelasan tersebut nampak bahwa pembentukan citra Pemko Lhokseumawe masih terhambat oleh lambatnya bagian Humas dalam memberikan informasi yang dibutuhkan publik. Meskipun dari segi keakuratan informasi yang diberikan, dapat dipertanggungjawabkan.

5. Petugas Bagian Humas Dari hasil pengumpulan data mengenai petugas bagian Humas maka hingga saat ini masih mendapat sorotan dari berbagai pihak, termasuk beberapa karyawan yang ada di Pemko Lhokseumawe. Informan 13, menyatakan: "Petugas bagian Humas kurang tanggap, kita berkali-kali menyampaikan surat ke bagian Humas agar mereka bisa terlibat dalam kegiatan kemasyarakan, tetapi hingga tidak ada jawaban”. Pernyataan yang hampir sama dikemukakan oleh informan 12, bahwa: "Kualitas kerja pegawai Humas harus ditingkatkan agar pekerjaan mereka bisa terlihat oleh masyarakat. Hingga kini kami tidak melihat hasil kerja bagian Humas”.


81

6. Perubahan Struktur Organisasi Dari hasil pengumpulan data di lapangan diketahui bahwa publik ekstemal terutama yang banyak berhubungan dengan bagian Humas Lhokseumawe yang dianggap mengurangi gerak Humas dalam menjalankan tugas-tugasnya. Informan 12, menyatakan: "Kita sering melihat kedudukan Humas dalam organisasi seperti sekarang sangat menghambat kinerja Humas. Kinerja Humas terhambat oleh birokrasi. Sebaiknya posisi humas dalam organisasi langsung di bawah Walikota agar kinerjanya tidak terhambat oleh birokrasi”. Informan 9 menyebutkan bahwa: "Sudah selayaknya Humas pada suatu badan pemerintahan saat ini tidak terlalu 'terikat' oleh birokrasi dalam bekerja. Hal ini untuk merespon tuntutan masyarakat yang semakin kritis.”

Dari penjelasan tersebut terlihat bahwa posisi humas Lhokseumawe dalam organisasi perlu diredisposisi agar tidak terhambat oleh birokrasi yang ada.


BAB V PENUTUP

5.l. Kesimpulan 1. Kedudukan dan struktur organisasi Humas di Pemko Lhokseumawe tidak mempunyai pengaruh terhadap berbagai pengambilan keputusan, demikian juga terhadap terhadap berbagai program layanan yang ada baik untuk kegiatan internal dan eksternal. 2. Hasil penelitian menunjukkan bahwa berbagai program layanan Humas Pemko Lhokseumawe belum terlaksana dengan baik. Program layanan yang berjalan hanya di media relations. Kekurangan prasarana dan minimnya sarana informasi dan komunikasi merupakan kendala utama dalam pelaksanaan berbagai program Humas. 3. Kegagalan dalam pelaksanaan berbagai program dan kesukaran untuk mendapatkan berbagai akses informasi telah berimplikasi terhadap kemorosotan citra Humas di Pemko Lhokseumawe. 4. Terjadi kontroversial tentang kedudukan Humas dalam struktur organisasi Pemko Lhokseumawe. Sebagian menginginkan struktur Humas ditempatkan pada bagian khusus atau tersendiri, sedangkan sebagaian yang lain menginginkan Humas ditempatkan di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum. 5. Mengenai kedudukan Humas dalam struktur organisasi, terdapat beberapa pendapat. Salah satu pendapat menyatakan bahwa posisi Humas menjadi badan


82

83

tersendiri atau pusat informasi dan hubungan masyarakat, tidaklah penting. Pokok utama persoalan adalah bagaimana peran dan fungsi dari Humas tersebut bisa berjalan sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan pendapat yang lain menyatakan, bahwa keberadaan bagian Humas yang berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum sangat berpengaruh terhadap kinerjanya. Humas mendapat banyak hambatan dalam menjalankan peran dan fungsinya akibat terkendala dan terhalang oleh struktur birokrasi. Pada saat itu, kedudukan dan keberadaan Humas di Pemko Lhokseumawe masih belum dipandang perlu untuk ditempatkan sebagai Humas yang memiliki fungsi dan peran sebagai jembatan informasi bagi organisasi. 6. Strategi pembenahan Humas Pemko Lhokseumawe dibagi dalam 2 (dua) tahap, yaitu strategi jangka pendek dan strategi jangka panjang. Pada strategi jangka pendek pembenahan dilakukan melalui pembentukan bagian unsur fungsional pada Pusat Informasi dan Humas dan pelatihan serta pendidikan bagi perbaikan SDM, sebagai upaya pembenahan sumber daya manusia. Sementara strategi jangka panjang adalah bercita-cita agar terbentuknya Humas yang mandiri dan profesional. Strategi program layanan Humas Pemko Lhokseumawe terbagi atas program layanan untuk kepentingan publik internal maupun publik eksternal. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah, selain untuk membentuk citra positif pemerintah serta juga membantu memperlancar pekerjaan di lingkungan pemerintah.


84

7. Operasional teknis pelayanan Humas Pemko Lhokseumawe dalam melayani publiknya, baik publik internal dan publik eksternalnya, ternyata belum memberikan hasil nyata. 8. Persoalan-persoalan umum dan klasik yang sering dihadapi pada saat teknis operasional dilaksanakan, yaitu sukarnya bagi publik untuk mendapatkan layanan informasi yang dibutuhkan dari pihak humas pemerintah kota, termasuk feed back atau masukan yang lambat dari pihak humas itu sendiri. Meskipun dari segi keakuratan

data

yang

dipertanggungjawabkan.

dikeluarkan

Pihak

humas

oleh juga

humas masih

tersebut,

terkesan

tidak

dapat bisa

mengkoordinasi informasi yang akan keluar dari pemerintah kota, dan sebagainya.

5.2. Saran 5.2.1 Saran Akademis Pada Bagian penutup ini, penulis juga memberikan implikasi akademis terhadap bidang kajian ilmu Public Relations atau Humas, sebagai berikut: 1. Diharapkan kepada mahasiswa dan pemerhati masalah humas, khususnya humas kepemerintahan dapat melanjutkan penelitian di Bagian humas Pemko Lhokseumawe ini. Sehingga dengan adanya penelitian ini diharapkan sebagai langkah awal untuk lebih banyaknya penelitian yang lebih mendalam dan lebih komprehensif.


85

2. Keberadaan Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat berguna untuk melihat lebih jauh fungsi dan keberadaan dari Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat pada Pemerintah Kota Lhokseumawe sangatlah diperlukan. Hal ini juga dimaksudkan untuk mengevaluasi beberapa produk program layanan yang baru dikeluarkan, seperti dialog dan obrolan interaktif yang disiarkan di radio serta melalui media pertunjukan rakyat. 3. Melihat perkembangan humas di masa lalu dalam unsur lembaga kepemerintahan pada umumnya dan di Pemerintah Kota Lhokseumawe pada khususnya, yang kurang mendapatkan perhatian dari pimpinan, maka kemandirian Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat dapat dijadikan sebagai program alternatif yang dapat diusulkan menuju ke arah perbaikan dan sekaliguas mengundang peneliti-peneliti yang lain agar bersedia dan mau berusaha membantu untuk humas instansi pemerintah. Agar secara bersamasama mencoba untuk mencari jawaban atas perubahan dan perkembangan di masyarakat yang terjadi sekarang ini dan di masa yang akan datang.

5.2.2. Saran Praktis a. Perencanaan Strategi pada hakekatnya adalah suatu perencanaan (planning) untuk mencapai tujuan tertentu dalam praktik operasionalnya. Strategi merupakan model perencanaan yang secara eksplisit dengan mengidentifikasikan arah tujuan, kemudian


86

mengembangkan rencana tersebut secara sistematis dan terukur untuk mencapai tujuan. Strategi Humas Pemko Lhokseumawe diantaranya adalah dengan membuat perencanaan secara sistematis dan terukur yang mengacu pada tujuan pada visi dan misi pemerintah kota, seperti misalnya kepentingan pencapaian target membangun opini, persepsi, citra baik (good image), kultur pemerintah dan lain-lain. b. Peran dan Fungsi. Peran dan fungsi Humas Pemko Lhokseumawe adalah dengan upaya memelihara komunikasi yang baik dan menitikberatkan pada moral dan perilaku yang baik. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan persuasif untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat. Karena itu, sangat ditekankan perubahan moral dan perilaku yang baik tersebut, dimulai dari pihak pejabat Humas Pemko Lhokseumawe itu sendiri, yang nota bene adalah sebagai wakil atau duta dari pemerintah, yang berhubungan dan mengadakan komunikasi timbal balik dengan publik sasaran atau masyarakat lainnya. Selain itu, pihak pejabat Humas juga dituntut untuk memberi masukan pada pemerintah mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi, untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik. Pihak pemerintah terutama bagian humas senantiasa tanggap terhadap segala upaya yang dilakukan untuk memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili publik, sehingga kebijakan serta operasionalisasi pemerintah dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik tersebut. Merencanakan serta melaksanakan


87

program-program yang dapat menimbulkan masukan atau feed back dari publik terhadap kebijaksanaan, program layanan kegiatan dan operasionalisasi organisasi.

c. Program Layanan Program layanan Humas Pemko Lhokseumawe yang senantiasa selalu ditujukan pada publik internal dan publik eksternal. Kegiatan untuk publik internal seperti senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact) dengan karyawan dari bagian lain, membangun komunikasi yang bersifat two way communications, menyediakan fasilitas komunikasi, menerima masukan, dan sebagainya. Program kegiatan untuk publik ekstemal seperti kontak pribadi (personal contact), press release, press relation, press conference & press briefing, publicity, pusat pengaduan, serta pelayanan melalui media komunikasi dan informasi.

d. Kedudukan dalam Organisasi Kedudukan Humas Pemko Lhokseumawe dalam organisasi sebaiknya disesuaikan dengan keadaan lingkungan pemerintah itu sendiri. Apabila Humas ditempatkan di bawah Asisten Administrasi Umum bisa berakibat menghambat kinerja bagian Humas. Maka sebaiknya kedudukan Humas jangan berada pada badan tersendiri. Tetapi apabila Humas ditempatkan di bawah Asisten Administrasi Umum bisa bekerja dengan baik maka Humas bisa ditempatkan pada tersebut. Dari hasil kajian di lapangan, ternyata penempatan Humas pada Asisten


88

Administrasi Umum telah menghambat kinerja Humas itu sendiri, maka sebaiknya Humas tidak ditempatkan dalam organisasi tersendiri seperti badan. Pertimbangan untuk kedudukan Humas Pemko Lhokseumawe pada organisasi pemerintah adalah: 1. Humas bisa memiliki akses terhadap pembuatan keputusan, 2. Memperhatikan ukuran (size) bagian dan publik yang dilayani, 3. Sarana, prasarana dan dana yang tersedia, 4. Sasaran dan tujuan program Humas Pemko Lhokseumawe,

e. Pegawai Humas Berkarier di bidang Humas bukan jalan pintas, tetapi perlu suatu proses yang memerlukan kerja keras, pengetahuan dan keterampilan yang sangat dibutuhkan guna menunjang pekerjaan dalam bidang ini. Pegawai pada bagian ini harus mengetahui peran dan fungsi Humas. Pegawai Bagian Humas Pemko Lhokseumawe sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan kehumasan, atau setidak-tidaknya mengikuti pelatihan pelatihan dan kursus kehumasan lain nya. Pegawai Humas Lhokseumawe, sekarang ini dituntut sebagai suatu keharusan untuk memiliki integrity, truthfulness, sense of fair play, sound judgedment, orderly thinking, creativity, energy, dan versatility.


DAFTAR PUSTAKA

Abdurrahman, Oemi, 1995, Dafar-Dasar Public Relations, Bandung, Citra Aditya Bakti. Canfield, R. Bertrand and Moore, Frazier, 1973, Public Relations: Principles, Cases and Problem, Sixth edition, Ilinois, USA: Richard D.Irwin Inc. Cole, Robert, 1981, The Practical Handbook of Public Relation, New Jersey, Prentice Hall Inc. Efendy, Onong Uchjana, 1993, Human Relations dan Public Relations, Jakarta, Mandar Maju. ______1984, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung, Remaja Rosdakarya. Grunig, James E, 1992, Excellency in Public Relations and Communications Management, New Jersey, Lawrence Elbaum Association Publisher. Hasan, Erlena, 2005, Komunikasi Pemerintahan, Bandung, Refika Aditama. Juwono, Hadita Hadi, Budiharto Sanusi, dan Nini Tanjung, 2003, Jangan Sekedar Service, Jakarta, Intisari Mediatama. Kottler, Philip, 1997, Marketing Manajement: Analysis, Planning, Implementation And Control, Edisi ke lima, New Jersey, Prentice- Hall, Inc. Kottler, Philip dan Gerry Amstrong, 2003, Principles of Marketing, Ted. Alexander Sindoro, Jakarta, Prenhallindo. Moor, Frazier, 1981, Public Relation, Principles Case and Problem, Home Wood Richard P, New York, Irwin, Inc. Roger W. Schmenner, 1992, Managing Service: Marketing, Operations, and Human Resources, New Jersey, Prentice Hall Inc. Rahmadi, F, 1994, Public Relations dalam Teori dan Praktek, Jakarta, Gramedia. Ruslan, Rosady,1994, Seri Manajemen Public Relations I, Jakarta, Ghalia Indonesia.


89

90

______, 1999, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Grafindo Persada.

Jakarta,

Raja

______, 2000, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relation Edisi Revisi, Jakarta, Raja Grafindo Persada. Siagian, Sondang, 1986, Analisis serta Perumusan Kebijaksanaan dan Strategi Organisasi, Jakarta, Gunung Agung. Supranoto, J, 1997, Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan, Jakarta, Rineka Cipta.


STRATEGI PROGRAM LAYANAN BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT PADA KANTOR WALIKOTA LHOKSEUMAWE TESIS

Recommend Documents