LAPORAN KERJA PRAKTEK
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Penulisan Tugas Akhir Pada Program Studi Manajemen Informatika
Diajukan Oleh :
Teuku Mas’Adi 08123014
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2011
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Oleh :
Teuku Mas’Adi 08123014
Telah Diperiksa/Disetujui Oleh Dosen Pembimbing,
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Mengetahui, Ketua STMIK U’budiyah,
Ketua Program Studi,
Ahmad Fitri Annahar, SE, MLIS
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
MENYATAKAN BAHWA LAPORAN KERJA PRAKTEK YANG BERJUDUL
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Telah disetujui dan disahkan pada : Hari
: Selasa
Tanggal : 3 Mei 2011
No.
Nama / NIP
Jabatan
1
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Dosen Pembimbing I
2
Bustamam, MI. SE
Pembimbing Lapangan
Mengetahui, Ketua Program Studi Manajemen Informatika STMIK U’budiyah Indonesia,
Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom
Tanda Tangan
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Laporan Kerja Praktek (LKP) dengan judul “PENGGUNAAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA” ini beserta seluruh isinya adalah benar-benar karya saya sendiri, dan tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku dalam masyarakat keilmuan. Atas pernyataan ini saya siap menanggung resiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Banda Aceh, 3 Mei 2011 Yang membuat pernyataan,
Teuku Mas’Adi 08123014
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan segala puji bagi kehadirat Allah SWT, yang Maha Pengasih lagi Maha Penyanyang, karena dengan rahmat dan hidayah-Nya Laporan Kerja Praktek ini dapat diselesaikan. Shalawat dan salam penulis sanjungkan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta para sahabat dan keluarga beliau atas segala perjuangan dan pengorbanan merekalah, kita telah terbebas dari alam kebodohan dan menuju ke alam yang berilmu pengetahuan seperti yang kita rasakan sekarang sampai detik ini. Alhamdulillah, berkat taufiq dan hidayah-Nya, penulis telah dapat menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek (LKP) yang berjudul “PENGGUNAAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA”. Penyusunan laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan penulisan Tugas Akhir (TA) / Karya Tulis Ilmiah (KTI) dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan dalam rangka menyelesaikan program studi DIII Manajemen Informatika pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK U’Budiyah Indonesia) Banda Aceh. Laporan ini belumlah mencapai taraf sempurna, karena masih banyak terdapat kekurangan dan kesulitan yang dihadapi dalam proses penyusunan dan penulisan Laporan Kerja Praktek ini serta keterbatasan ilmu yang penulis miliki. Meskipun pada
akhirnya berkat kesabaran dan pertolongan Allah SWT, segala kendala yang menghadang dapat penulis lewati. Laporan ini juga tidak akan tersusun bila tidak mendapat dukungan dari berbagai pihak yang memberikan bantuan baik moral maupun spiritual. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada: 1. Bapak Dedi Zefrizal, ST selaku Ketua Yayasan Pendidikan U’Budiyah Indonesia. 2. Bapak Ahmad Fitri Annahar, SE, MLIS selaku Ketua STMIK U’budiyah Indonesia. 3. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom sebagai pembimbing I sekaligus ketua program studi D-III Manajemen Informatika, yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta membimbing penulis dalam menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini. 4. Bapak
Bustamam,
MI.SE
sebagai
pembimbing
II,
yang
masih
menyempatkan diri memberi bimbingan dan pengarahan sehingga Laporan Kerja Praktek ini terselesaikan. 5. Dosen-dosen serta staf Akademik STMIK U’budiyah Indonesia. 6. Ayahanda dan Ibunda tercinta, yang telah membesarkan dan membimbing penulis baik secara moral maupun secara material, serta do’anya yang tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. Tiada yang dapat penulis berikan kecuali rasa hormat, terima kasih, dan cinta yang sedalam-
dalamnya dan hanya Allah saja kiranya dapat membalasnya dan semoga Ayahnda dan Ibunda senantiasa dalam lindungan Allah SWT. Amiiin…!!! 7. Kepada saudara-saudara penulis T. Peni Desmad, T. Rahmad Faisal, T. Indra, Cut Kak, Eriyati Handayani, Elia Kasma, Sarwati terima kasih atas motivasi yang kalian berikan. 8. Teristimewa buat Widi Wiranda selaku orang yang selalu memberikan motivasi termasuk dalam menyelesaikan penulisan penyusunan laporan kerja praktek ini, thanks so much. 9. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada Bapak Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya beserta seluruh staf karyawan/i yang telah memberikan data serta informasi kepada penulis dalam rangka penyelesaian penyusunan Laporan Kerja Praktek ini. 10. Kepada sahabat penulis iddonk, army & ria, aproel & renie, bandeng’46, b’harun, b’paizal, b’irman, hendra, adun, nasri, ip2nk, xs, ibob, salamat, mhd_ilham91, fajri, wax, jhovanka, rahmad, ubay, anak-anak ADV Community, anak-anak The Kogek’s, anak-anak Oprekers dan Linuxkers (pecinta tekhnologi tanpa batas), serta teman-teman semuanya yang tidak disebutkan satu persatu. 11. Kepada seluruh mahasiswa STMIK U’budiyah Indonesia yang tidak mungkin disebut namanya satu persatu, kakak letting angkatan`07 thanks atas informasi yang kalian berikan, temen-temen seangkatan`08 salam sukses,
adek
letting
angkatan`09
dan
angkatan`10
thanks
atas
dukungannya, jadikan STMIK U’budiyah Indonesia yang terbaik dan tetap Kreatif, Dinamis, Inovatif berlandaskan Iman kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Penulis sangat menyadari sepenuhnya, walaupun begitu banyak bantuan dari berbagai pihak, bukan berarti penyusunan Laporan Kerja Praktek ini dianggap sudah sangat sempurna, tetapi masih banyak kekurangan-kekurangan, baik dari segi teknis maupun dari segi penyampaian materi. Hal ini merupakan keterbatasan kemampuan dan ilmu pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif sangat dihargai demi kesempurnaan penyusunan penulisan Laporan Kerja Praktek ini. Akhirnya penulis berharap segala amal baik yang telah dilakukan mendapat keridhaan Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin Yaa Rabbal ‘Alamin…!!!
Banda Aceh, 3 Mei 2011
Teuku Mas’Adi 08123014
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN .....................................................................
i
LEMBAR PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING ........................
ii
LEMBAR PERNYATAAN ....................................................................
iii
KATA PENGANTAR .............................................................................
iv
DAFTAR ISI ............................................................................................
viii
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................
x
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..............................................................
1
1.2. Rumusan Masalah ..........................................................
2
1.3. Tujuan dan Manfaat .......................................................
3
1.4. Sistematika Penulisan ...................................................
5
BAB II. TINJAUAN KEPUSTAKAAN 2.1. Pengertian Sistem ..........................................................
7
2.2. Pengertian SIAK ............................................................
8
2.3. Pengertian Sistem Komputer..........................................
9
BAB III. METODE PENELITIAN 3.1.1. Sejarah Singkat ...........................................................
10
3.1.2. Visi dan Misi ..............................................................
12
3.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi .............................................
13
3.1.4. Tujuan dan Sasaran .....................................................
14
3.1.5. Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran .........................
16
3.1.6. Struktur Organisasi .....................................................
17
3.2.1. Konsep Sistem Informasi Kependudukan ...................
19
3.2.2. Tujuan ........................................................................
19
3.3.1. Lokasi Kerja Praktek ..................................................
21
3.3.2. Lama Waktu Kerja Praktek ........................................
22
3.3.3. Kegiatan Selama Kerja Praktek ..................................
23
3.3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................
23
3.3.5. Analisis Data ..............................................................
25
3.4.1. Tujuan SIAK ..............................................................
25
3.4.2. Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan) .........
26
3.4.3. Pengertian KK (Kartu Keluarga) ...............................
27
3.4.4. Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk) ..................
27
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.1. Perangkat / Hardware yang digunakan .......................
30
4.1.2. Alur Proses Penggunaan SIAK ..................................
31
4.1.3. Tampilan SIAK ..........................................................
32
BAB V. PENUTUP Kesimpulan ...........................................................................
43
Saran......................................................................................
44
DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................
46
LAMPIRAN .............................................................................................
47
DAFTAR GAMBAR
Halaman 4.1. Gambar Perangkat / Hardware yang dugunakan .................................
30
4.2. Gambar Alur Proses Penggunaan SIAK ............................................
31
4.3. Gambar Tampilan Home ....................................................................
32
4.4. Gambar Tampilan Form Login ..........................................................
33
4.5. Gambar Tampilan Menu Utama .........................................................
34
4.6. Gambar Tampilan Form Permohonan ................................................
35
4.7. Gambar Tampilan Peringatan ............................................................
36
4.8. Gambar Tampilan Peringatan Identitas yang sama ............................
37
4.9. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KK ..........................
38
4.10. Gambar Tampilan Printout KK ........................................................
39
4.11. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KTP ......................
40
4.12. Gambar Tampilan Printout KTP ......................................................
41
4.13. Gambar Sisi Belakang KTP .............................................................
41
4.14. Gambar Sisi Belakang KTP .............................................................
42
4.15. Gambar Sisi Depan KTP ..................................................................
42
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Provinsi
Aceh
merupakan
suatu
wilayah
yang
terdapat
dalam
pemerintahan Republik Indonesia yang harus mengikuti peraturan perundangundangan kependudukan sesuai dengan hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia. Dalam Era Globalisasi ini perkembangan komputer begitu cepat berkembang dengan pesat. Perkembangan teknologi komputer saat ini sangat berpengaruh terhadap perkembangan berbagai bidang kehidupan, dengan kecanggihan teknologi saat ini pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh manusia dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan komputer. Peranan komputer sangat diperlukan untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. Salah satu fungsi dari komputer adalah untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh user. Semakin tinggi tingkat ketelitian dalam pengolahan data suatu perusahaan / instansi, semakin tinggi pula tingkat keefisienan dan keefektifan informasi yang dihasilkan. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan salah satu SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data kependudukan di suatu daerah, begitu juga di Kabupaten Aceh Barat Daya (ABDYA), maka Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya merupakan salah satu contoh perlunya penerapaan komputerisasi agar dapat
menghasilkan informasi yang akurat. Begitu pula dengan sistem pembuatan KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada kantor
ini yang
membutuhkan suatu aplikasi pembuatan KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) guna mempermudah dalam proses pembuatan, sehigga pelayanan terhadap masyarakat menjadi lebih baik. Dalam memperhatikan latar belakang di atas maka perlu dilakukan penelitian yang berkaitan dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Penelitian ini sendiri lebih ditujukan pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maka penulis mengangkat permasalahan ini dalam sebuah Laporan Kerja Praktek (LKP) dengan judul : “Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya”. Penulisan ini dilakukan untuk membahas tata cara kerja Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan beberapa pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang berjalan saat ini pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga)
dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya . 2. Bagaimana kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. 3. Seberapa besar peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
1.3 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek Adapun tujuan Kerja Praktek ini adalah : 1. Untuk
mengetahui
cara
kerja
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. 2. Untuk mengetahui kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.
3. Untuk mengetahui tata cara permohonan untuk pembuatan KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. 4. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada program DIII jurusan Manajemen Informatika STMIK U’BUDIYAH INDONESIA. 5. Untuk melatih dan mengukur sejauh mana kemampuan penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian menyusunnya dalam bentuk Laporan Kerja Praktek. Manfaat yang ingin dicapai dalam suatu penulisan LKP ini adalah : 1. Untuk memperoleh fakta dan data serta informasi yang diperlukan bagi penyusunan LKP penulis yang berkaitan dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). 2. Untuk menambah wawasan Ilmu dan Pengetahuan penulis, terutama yang menyangkut dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. 3. Memberikan laporan atas Kerja Praktek yang penulis lakukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.
1.4 Sistematika Penulisan Untuk memberi penjelasan ringkas mengenai permasalahan objek per bab maka di buat sistematika penulisan untuk mempermudah pembaca. Adapun sistematika tersebut adalah sebagai berikut : Bab I Merupakan Pendahuluan, dimana dalam Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek serta Sistematika Penulisan. Bab II adalah Tinjauan Kepustakaan, dimana dalam Bab ini menjelaskan tentang Pengertian Sistem, Pengertian Sistem Administrasi Kependudukan serta Pengertian Sistem Komputer. Bab III Metode Penelitian, dalam Bab ini mendeskripsikan secara singkat gambaran umum instansi (Sejarah, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, Tujuan dan Sasaran, Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran, serta Struktur Organisasi) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, Konsep Sistem Informasi Kependudukan, Lokasi Kerja Praktek, Lama Waktu Kerja Praktek, Kegiatan selama Kerja Praktek, Metode Pengumpulan Data, Analisis Data, Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan), Pengertian KK (Kartu Keluarga) sertaPengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk). Bab IV merupakan Bab Hasil dan Pembahasan yang menjelaskan tentang sistem informasi administrasi kependudukan dan cara penggunaannya kepada
pegawai/user Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Bab V merupakan Bab Penutup, dimana pada bagian Bab ini terdapat Kesimpulan dan Saran, pada Bab terakhir ini penulis menemukan beberapa kesimpulan dan saran-saran yang hendaknya dapat dijadikan jalan keluar dari permasalahan yang ditengahkan. Pada akhir dari laporan ini penulis lengkapi dengan daftar kepustakaan, lampiran-lampiran dan biodata penulis.
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1 Pengertian Sistem Sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisah. Sebuah sistem merupakan suatu cara untuk melaksanakan serangkaian aktivitas. Sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan elemen yang membentuk sistem tersebut sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja tiap elemen sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem. Beberapa para ahli mengemukan pengertian sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan” (Zaki Baridwan : 2000).
“Sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (James A. Hall : 2001). Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem harus menjamin ketersediaan data-data yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mengarahkan kejadian-kejadian dari suatu perusahaan dan dalam memberikan laporan.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggaraan dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil (Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. Abdya : 2011).
2.3 Pengertian Sistem Komputer Kata komputer berasal dari Bahasa asing ‘to compute’ atau dari Bahasa Yunani ‘compute’ yang artinya adalah alat bantu hitung atau mesin hitung. Komputer tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu tetapi juga memegang peranan penting dalam pengolahandata elektronik, sehingga komputer disebut juga sebagai alat pengolah data. Pengertian sistem komputer adalah “suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan serangkaian operasi yang logis serta memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia” (Cusshing, 1985 : 110). Sistem komputer adalah “sebagai alat bantu pengolahan data bukanlah suatu alat berdiri sendiri atau tunggal, seperti juga manusia terdiri dari anggota badan dan panca indra, demikian juga komputer secara fisik terdiri dari beberapa alat masing-masing mempunyai tugas khusus namun sering bekerja sama” (Suryatmo, 1992 : 19). Jadi sistem komputer itu sendiri adalah sekumpulan dari elemen-elemen diantaranya perangkat keras, perangkat lunak, informasi dan prosedur manusia.
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum Instansi (Sejarah dan struktur organisasi) 3.1.1 Sejarah singkat Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dibentuk pada Bulan Juni 2005 yang dipimpin oleh TANTAWI, S.Sos sebagai kepala Dinas pertama dengan lokasi perkantorannya berada di Geulumpang Payong Kecamatan Blangpidie yang sekarang menjadi rumah Dinas Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005 Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Pada saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang di namakan DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL. Dalam waktu yang tidak terlalu lama dilantiknya pejabat baru sebagai Kepala Dinas yaitu Bapak Ir. SYAMSURIZAL, M.Si yang sekarang sebagai Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Kemudian pada tanggal 13 September 2006 Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil dipindahkan ke lokasi Komplek Perkatoran Padang Meurante Kecamatan Susoh Kabupaten Aceh Barat Daya.
Pada tahun yang sama juga diangkat Pelaksanaan Tugas (PLT) Kepala Dinas yaitu Drs. M. YUSUF DAUD karena Ir. SYAMSURIZAL, M.Si masuk peserta Calon Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Dalam waktu yang singkat pula, pada Tanggal 13 Desember 2006 dilantik lagi Pejabat baru sebagai Kepala Dinas yaitu Drs. THAMRIN. Sebulan kemudian yakni pada Tanggal 11 januari 2007 dilantik
Pejabat
baru
lagi
sebagai
Kepala
Dinas
yaitu
Bapak
Drs.
SYARIFUDDIN. Berselang satu tahun oleh Bapak Bupati Aceh Barat Daya AKMAL IBRAHIM pada Tanggal 21 Januari 2008 dibentuklah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, yang merupakan peleburan DISNAKER menjadi DISDUKCAPIL, yang dilantik kembali Pejabat baru yang sebelumnya pernah menjabat sebagai Kepala DISNAKER pada Tanggal 13 Desember 2006 sampai pada Tanggal 11 Januari 2007 yaitu Bapak Drs. THAMRIN dan sampai saat ini Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dipimpin oleh Bapak FAKHRUDDIN, S.Pd yang dilantik pada Tanggal 05 Oktober 2009 sampai sekarang ini yang berlokasikan di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude Paya Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat daya.
3.1.2 Visi dan Misi Visi : Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat adalah “Terwujudnya Tertib Administrasi dan Informasi Kependudukan dan Catatan Sipil Yang Akurat”. Visi
tersebut
mengandung
arti
behwa
seluruh
personel
Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil melayani pelayanan publik dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan dengan sebaik-baiknya dan menginformasikan database kependudukan dengan akurat dan benar.
Untuk mewujudkan visi dimaksud, ditetapkan misi sebagai berikut : Misi secara umum : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya mempunyai komitmen untuk menjamin pemerataan, keadilan, dan meningkatkan mutu pelayanan kependudukan bagi seluruh masyarakat di Kabupaten Aceh Barat Daya melalui mobilisasi sumber daya yang dimiliki.
Secara spesifik, misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah : 1. Meningkatkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil mendorong masyarakat akan pentingnya dokumen kependudukan. 2. Menyajikan informasi database kependudukan yang akurat. 3. Menyajikan informasi database catatan sipil yang akurat.
3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan khususnya yang berkaitan dengan masalah kependudukan dan mengkoordinir secara komprehensif seluruh aspek kegiatan pelayanan kependudukan yang meliputi aspek kesiapan tenaga kerja, kinerja, mutu pelayanan dan peningkatan kualitas laporan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya mempunyai fungsi : a) Memberdayakan semua sektor pelayanan kependudukan yang berada di lingkup Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya baik sektor pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maupun sektor pelayanan catatan sipil. b) Mempertahankan
dan
meningkatkan
kesinambungan
pelayanan
kependudukan sesuai dengan tatanan sistem kependudukan nasional.
3.1.4 Tujuan dan Sasaran Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya adalah : 1. Meningkatkan sistem pelayanan kependudukan di Kabupaten Aceh Barat daya secara optimal, terkoordinir dan menyeluruh dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan kependudukan yang berkualitas sehingga dapat meningkatkan layanan kependudukan masyarakat. 2. Mewujudkan
masyarakat
yang
sadar
akan
pentingnya
dokumen
kependudukan. 3. Meningkatnya kualitas pelayanan dari hari ke hari. 4. Pemerataan jangkauan pelayanan kependudukan kepada semua penduduk dan kepada seluruh lapisan masyarakat.
Sasaran yang ingin dicapai adalah : 1. Meningkatkan pelayanan kependudukan pada setiap unit pelayanan kependudukan secara adil dan merata serta efisiensi dan efektif. 2. Meningkatnya pelayanan kependudukan masyarakat yang optimal. 3. Meningkatnya jumlah warga yang mengurus dokumen kependudukan. 4. Mudahnya pengurusan layanan kependudukan.
Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran berdasarkan visi dan misi yang ada, maka kebijakan strategik yang ditetapkan adalah : Kebijakan Umum : 1. Mendukung komitmen pemerintah pusat, provinsi, kabupaten terhadap tercapainya target yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana nasional. Dalam konteks tersebut lebih ditekankan pada sasaran yang terkait dengan tercapainya program setiap masyarakat harus memiliki akta kelahiran pada tahun 2010. 2. Menerapkan kebijakan nasional, provinsi, kabupaten dalam mendukung sistem kependudukan nasional dan standar pelayanan minimum. 3. Mewujudkan peran dan kewajiban pemda dalam penyelenggaraan pelayanan sistem kependudukan secara utuh yang dapat berfungsi secara efektif dan efesien. 4. Mendorong peran serta masyarakat dalam setiap program kependudukan sebagai upaya memberdayakan individu, keluarga dan masyarakat agar pentingnya dokumen kependudukan. 5. Mendorong kerjasama dengan organisasi swasta, LSM dan organisasi lainnya.
Kebijakan Khusus 1. Penyediaan pelayanan kependudukan bagi masyarakat Kabupaten Aceh Barat Daya. 2. Memperjelas desentralisasi dan dekonsentrasi pembiayaan, perencanaan, dan fungsi administrasi di sektor kependudukan. 3. Penekanan pada mutu, efektivitas, dan efisiensi penyediaan pelayanan kependudukan di setiap institusi penyedia pelayanan kependudukan. 4. Optimalisasi SDM melalui perencanaan yang tepat, penempatan tenaga kependudukan dan peningkatan kapasitas untuk mendukung pembangunan sistem kependudukan daerah. 5. Penggunaan informasi kependudukan untuk perencanaan, implementasi, pengawasan dan evaluasi dalam sektor kependudukan. 6. Implementasi pembiayaan kependudukan untuk memberikan prioritas kepada kelompok masyarakat miskin. 7. Mendorong
penyusunan
kebijakan yang
tepat
untuk
melindungi
masyarakat dan penyedia pelayanan kependudukan.
3.1.5 Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran Kebijakan strategik tersebut di atas masing-masing dijabarkan dalam beberapa program yaitu : 1. Program pelayanan administrasi perkantoran.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur. 3. Program peningkatan Disiplin Aparatur. 4. Program penataan administrasi kependudukan.
3.1.6 Struktur Organisasi Sebelum membahas tentang struktur organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya,
maka penulis ingin
mengemukakan apa itu yang dimaksud dengan struktur organisasi itu sendiri. Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal, dimana organisasi yang dikelola menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola setiap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda suatu organisasi. (Handoko : 1986) Pengertian struktur organisasi ialah : “Sebagai alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Karena tujuan tersebut berasal dari strategi keseluhan organisasi yaitu ketika strategi dan struktur saling terkait, lebih spesifik struktur harus mengikuti strategi”. (Robbins : 1999) Berikut Uraian Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya menurut Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya Nomor : 1 Tahun 2008, Tanggal 21 Januari 2008 / 12 Muharram 1429 H :
1. Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil 2. Sekretaris a. Kasubbag Umum dan Perlengkapan b. Kasubbag Kepegawaian dan Tata Laksana c. Kasubbag Keuangan 3. Kabid Program dan Pelaporan a. Kasi Perencanaan dan Pengolahan Data b. Kasi Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan 4. Kabid Adminstrasi dan Mobilitas Penduduk a. Kasi Administrasi dan Mobilitas Penduduk b. Kasi Mobilitas Penduduk 5. Kabid Catatan Sipil a. Kasi Pelayanan Catatan Sipil b. Kasi Registrasi dan Dokumentasi 6. UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) 7. Kelompok jabatan fungsional
Untuk melihat bentuk Bagan Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat pada halaman lampiran.
3.2.1 Konsep Sistem Informasi Kependudukan Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Berdasarkan UU No. 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi Kependudukan adalah suatu sistem informasi yang pengelolaan, pengkajian, penyimpan dan pengembangan Sistem Informasi Kependudukan untuk tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Pada Pasal 83 dalam Undang-Undang tersebut lebih dijelaskan tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut : 1. Data Penduduk yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
dan
tersimpan
di
dalam
database
kependudukan
dimanfaatkan untuk kepentingan perumusan kebijakan di bidang pemerintahan dan pembangunan. 2. Pemanfaatan data Penduduk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus mendapatkan izin Penyelenggara. 3. Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan dan tata cara mendapatkan izin sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dalam Peraturan Menteri.
3.2.2 Tujuan Tujuan adanya sistem informasi administrasi kependudukan, yaitu : 1. Database Kependudukan terpusat.
2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll). 3. Sistem informasi administrasi kependudukan terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll). 4. Standarisasi Nasional Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan online, yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan. Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.
3.3.1 Lokasi Kerja Praktek Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005 Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Pada saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang di namakan DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga merupakan suatu Instansi Pemerintahan dalam Kabupaten Aceh Barat Daya yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data kependudukan serta melayani seluruh masyarakat dalam pemprosesan pembuatan KK (Kartu Keluarga), KTP (Kartu Tanda Penduduk), Surat Pindah, Akte Kelahiran, Akte Kematian di wilayah Kabupaten Aceh Barat Daya. Oleh karena itu, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya merupakan lokasi penulis memilih untuk melakukan Kerja Praktek, yang lokasinya sekarang beralamat di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude Paya Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat Daya. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya terletak di pinggiran jalan raya Blangpidie – Tapak Tuan atau ±2 km dari pusat Perkantoran ABDYA sebelah selatan. Dengan lokasi seperti ini, memudahkan bagi seluruh masyarakat untuk menjangkaunya karena alat transfortasi (angkutan
umum) selalu lalu lalang setiap hari di depan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
3.3.2 Lama Waktu Kerja Praktek Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu bagian dari mata kuliah dalam program
Diploma
III
Manajemen
Informatika.
Yang
mengharuskan
mahasiswa/mahasiswi untuk terjun langsung ke tempat praktek selama 1 (satu) bulan, praktek ini terhitung mulai tanggal 07 Februari sampai dengan 08 Maret 2011. Selama Kerja Praktek penulis ditempatkan di Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk), yang merupakan salah satu bagian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Untuk menjaga kedisiplinan waktu, pihak Dinas menetapkan ketentuan jam kerja sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Aceh Barat Daya Nomor : 061.2/140/2008 Tanggal 28 Januari 2008, tentang pelaksanaan 6 hari kerja selama seminggu bagi Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Honorer di lingkungan Kabupaten Aceh Barat Daya, yaitu dimulai dari hari senin s/d hari sabtu, dengan ketentuan jam kerja hari senin s/d kamis jam 07.45 wib s/d 14.15 wib, hari jum’at jam 07.00 wib s/d 12.00 wib, dan hari sabtu jam 07.45 s/d 14.15 wib atau memenuhi 37.5 jam perminggu, ketentuan ini diberlakukan kembali sejak Tanggal 07 Februari 2011.
3.3.3 Kegiatan Selama Kerja Praktek Kegiatan penulis selama
melakukan Kerja Praktek pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil adalah sebagai berikut : a. Servise CPU. b. Meginstall Ulang Komputer. c. Install Aplikasi Komputer. d. Membersihkan Virus. e. Menulis arsip Akte Kelahiran. f. Menulis Surat Masuk / Expedisi Surat Keluar. g. Memberikan Stempel Leges pada KK, KTP, Akte Kelahiran. h. Mengetik Surat Undangan NIK (Nomor Induk Kependudukan). i. Melayani masyarakat. j. Ambil photo / Edit photo pembuatan KTP. k. Mengentri data masyarakat. l. Cetak KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk). m. Melayani pembuatan KK / KTP.
3.3.4 Metode Pengumpulan Data Untuk melengkapi data-data penggunaan sistem informasi administrasi kependudukan, maka penulis melakukan metode pengumpulan data dengan cara : 1. Studi Lapangan (Field Research)
Studi yang dilakukan secara langsung ketempat kerja praktek pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya untuk memperoleh data yang dibutuhkan, data tersebut diperoleh melalui cara, yaitu : a. Wawancara (interview) Yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pegawai dan kepala bagian tentang permasalahan yang akan dibahas. b. Pengamatan (observasi) Yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung pada Bidang Operator Komputer pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya guna memperoleh data yang berhubungan dengan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
2. Studi Kepustakaan (Library Research) Studi yang akan dilakukan dengan-kegiatan pengumpulan data yang berkaitan dengan laporan ini, metode yang digunakan antara lain dengan menggunakan buku-buku bacaan perpustakaan, materi kuliah, bahan dari internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
3.3.5 Analisis Data Dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menggunakan metode analisis diskriptif, yaitu yang diperoleh, dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
3.4.1 Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu : 5. Database Kependudukan terpusat 6. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll) 7. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll) 8. Standarisasi Nasional Sedangkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai adalah terdaftarnya Kabupaten Aceh Barat Daya dalam percepatan dan penyelesaian e-KTP yang berbasis NIK dan Sidik Jari secara Nasional dan terdaftarnya semua anak yang memiliki
Akta
Kelahiran
dan
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
lain-lain
yang
menyangkut
dalam
3.4.2 Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan) NIK (Nomor Induk Kependudukan) adalah nomor identitas Penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia. NIK (Nomor Induk Kependudukan) berlaku seumur hidup dan selamanya, yang diberikan oleh Negara / Pemerintah dan diterbitkan oleh Instansi Pelaksana kepada setiap Penduduk setelah dilakukan pencatatan biodata. NIK (Nomor Induk Kependudukan) pertama kali diperkenalkan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan ketika Institusi Pemerintah ini menerapkan sistem KTP Nasional yang terkomputerisasi. NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing penduduk terdiri dari 16 digit. Kode penyusun NIK (Nomor Induk Kependudukan) terdiri dari 2 digit awal merupakan kode propinsi, 2 digit setelahnya merupakan kode kab/kota, 2 digit sesudahnya kode kecamatan, 6 digit selanjutnya merupakan tanggal lahir dalam format ddmmyy (untuk wanita tanggal ditambah 40, misalkan lahir pada tanggal 01 maka menjadi 41), lalu 4 digit terakhir merupakan nomor urut yang dimulai dari 0001 sampai dengan 9999. Sebagai contoh, misalkan seorang perempuan lahir di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Susoh pada tanggal 22 Desember 1990 maka NIK-nya adalah: 11-12-04-621290-0001.
3.4.3 Pengertian KK (Kartu Keluarga) KK (Kartu Keluarga) adalah kartu yang memuat data Kepala Keluarga beserta keluarganya, setiap Kepala Keluarga wajib memiliki KK (Kartu Keluarga) serta NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing anggota dalam keluarga. Cara Memperoleh KK (Kartu Keluarga) Nasional : 1. Surat pengantar dari Geucik, 2. KK (Kartu Keluarga) Lama (ASLI), atau 3. Daftar seluruh keluarga, 4. Fotocopy KTP (Kartu Tanda Penduduk) Keluarga.
3.4.4 Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk) KTP (Kartu Tanda Penduduk) adalah kartu sebagai bukti diri (legitimasi) bagi setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia. Warna layar yang dipakai dibalik layar photo KTP hanya mengunakan 2 (dua) warna, yaitu warna Merah dan warna Biru. Dari kedua warna tersebut ternyata juga mempunyai arti/fungsi tersendri yang tidak kita ketahui sebagai penduduk yang telah mempunyai KTP selama ini. Layar warna Merah dipakai pada KTP penduduk yang tahun lahirnya Ganjil (contoh : 1989), sedangkan layar warna Biru terdapat dibalik layar photo KTP penduduk yang lahirnya pada tahun Genap (contoh : 1990).
Ketentuan bagi setiap penduduk yang berkaitan dengan KTP 1. Setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun atau telah/pernah kawin wajib memiliki KTP (Kartu Tanda Penduduk). 2. Setiap penduduk hanya boleh memiliki satu KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Cara Memperoleh KTP (Kartu Tanda Penduduk) Nasional : a. Pembuatan KTP Baru 1. Berusia 17 tahun atau telah / pernah kawin, 2. Surat pengantar dari Geucik, 3. KK (Kartu Keluarga), 4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau 5. Photo di tempat.
b. Perpanjangan KTP 1. Surat pengatar Geucik, 2. KK (Kartu Keluarga), 3. KTP yang habis masa berlakunya, 4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau 5. Photo di tempat.
c. Perbaikan KTP hilang / rusak 1. Surat pengantar dari Geucik, 2. KK (Kartu Keluarga), 3. KTP yang rusak, 4. Surat keterangan dari Camat bagi mereka yang kehilangan KTP , 5. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau 6. Photo di tempat.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan 4.1.1 Perangkat / Hardware yang digunakan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan Database yang digunakan untuk menyimpan seluruh data penduduk yang telah terdaftar pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang disimpan pada sebuah server. Sistem ini mulai dijalankan sejak Desember 2005, sistem ini dapat diakses melalui LAN yang langsung dihubungkan ke server karena sistem ini masih merupakan sebuah jaringan Ofline. Perangkat yang digunakan pada server :
Gambar 4.1 Perangkat / Hardware yang digunakan pada server (Sumber : Server SIAK pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.2 Alur Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut :
User
Login ke SIAK
¾
Nama Pengguna
¾
Kata Kunci
¾
PIN Anda
¾
Ketik ulang PIN Anda
¾
Nomor Otorisasi
Menu Pendaftaran
Menu Pilihan
Permohonan / Perubahan
Cetak
Logout
Gambar 4.2 Alur Proses Penggunaan SIAK (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.3 Tampilan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Untuk dapat mengakses Sistem Informasi Administrasi Kependudukan maka terlebih dahulu si user melakukan login melalui Internet Explorer dengan memasukan ULR : http://siak.depdagri.go.id/. Tampilan Form Home :
Gambar 4.3 Tampilan Form Home (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : setelah user mengisi Nama Pengguna dan Kata Kunci, maka user harus Login untuk masuk ke form berikutnya.
Bentuk tampilan Form Login :
Gambar 4.4 Tampilan Form Login (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : setelah user menginput PIN Anda, Ketik Ulang Pin Anda, Nomor Otorisasi, maka user memilih tombol PERIKSA untuk masuk ke form Menu Utama menurut kecamatan, atau user memilih tombol LOGOUT untuk keluar dari sistem.
Bentuk tampilan Menu Utama menurut Kecamatan :
Gambar 4.5 Tampilan Form Menu Utama menurut Kecamatan (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : ini adalah form menu utama pandaftaran penduduk menurut kecamatan, pada form ini terdapat beberapa pilihan menu untuk menginput, proses dan output.
Untuk membuat KK (Kartu Keluarga) baru, maka user memilih Menu Masukan pada pilihan Data Individu yang didalamnya terdapat empat pilihan yaitu Pendaftaran Biodata, Perubahan Biodata, Penambahan/Ubah Gelar Pendidikan dan Perubahan Pekerjaan. Dari empat pilihan tersebut maka user memilih pilihan Pendaftaran Biodata untuk pembuatan KK (Kartu Keluarga) baru. Form Permohonan :
Gambar 4.6 Tampilan Form Permohonan Baru (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : form diatas merupakan form permohonan pembuatan KK baru WNI yang berdasarkan provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan dimana pemohon/penduduk bertempat tinggal.
Setelah mengisi Form Permohonan, setelah user entri maka muncul pesan peringatan sebagai berikut :
Gambar 4.7 Tampilan Peringatan (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : gambar diatas merupakan tampilan peringatan setelah user mengentri data permohonan pembuatan KK baru.
Apabila data yang dimasukkan benar dan sesuai maka data tersebut tersimpan
secara
otomatis
ke
database
Sistem Informasi
Administrasi
Kependudukan dan dari data penduduk yang di entri maka akan menciptakan Nomor Kartu Keluarga dan Nomor Induk Kependudukan untuk penduduk tersebut. Apabila pendudukan tersebut memiliki keluarga lainnya (Istri, Anak, Famili, dll) maka user akan memasukan daftar nama-nama penduduk yang menjadi anggota keluarganya pada daftar individu atas nama pemohon Kepala Keluarga tersebut.
Namun setelah entri data tersebut ternyata nama yang akan menjadi anggota keluarganya telah memiliki Nomor Induk Kependudukan atau telah terdaftar sebelumnya (nama yang sama, tempat tanggal lahir yang sama) maka akan muncul peringatan :
Gambar 4.8 Tampilan Peringatan Identitas yang sama (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Peringatan : gambar diatas adalah tampilan peringatan bahwa terjadinya biodata/identitas yang sama, maka user harus memeriksa kembali.
Setelah selesai entri data semua anggota keluarga pengikut pemohon kepala keluarga, maka user keluar, lalu masuk ke Menu Pilihan Keluaran lalu pilih Cetak Dokumen yang terdapat tiga pilihan yaitu Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Biodata dan Cetak FI01. Untuk mencetak KK (Kartu Keluarga) yang telah selesai maka user memilih Kartu Keluarga.
Gambar 4.9 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KK (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : form diatas merupakan form untuk mengolah data penduduk untuk melakukan cetakan KK.
Untuk memastikan data keluarga tersebut benar, maka user memilih tombol LIHAT untuk melihat hasil print-out KK (Kartu Keluarga) supaya user mengecek ulang
apakah adanya kesalahan penginputan data pada identitas
penduduk apa tidak sebelum mencetaknya, berikut tampilan printoutnya :
Gambar 4.10 Tampilan Printout KK (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Sesudah memastikan bahwa data tersebut benar, maka user langsung cetak dan keluar.
Selanjutnya user akan mencetak KTP (Kartu Tanda Penduduk) dari semua anggota keluarga yang umurnya telah boleh untuk memiliki KTP, maka user memilih Cetak Kartu Tanda Penduduk sebagai mana caranya pada Cetak Kartu Keluarga, berikut tampilannya :
Gambar 4.11 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KTP (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Setelah data penduduk yang ingin mencetak KTP (Kartu Tanda Penduduk) muncul, maka user klik tombol tampilkan untuk melihat hasil print-out, sebagaimana pada contoh tampilan berikut :
Gambar 4.12 Tampilan Printout KTP / sebelum cetak (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Berikut contoh tampilan KTP sesudah dicetak dan perhatikan NIK-nya, maka NIK-nya sesuai dengan tanggal lahir karena berjenis kelamin laki-laki. Sebagai contoh, misalkan seorang laki-laki bertempat tinggal di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Blangpidie lahir pada tanggal 10 Februari 1989 maka NIK-nya adalah: 11-12-01-100289-0003 :
Gambar 4.13 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak (Sumber : Penulis Laporan Kerja Praktek / Penduduk / Warga Kab. ABDYA)
Sedangkan NIK perempuan pada tanggal lahirnya ditambahkan 40 (empat puluh). Sebagai contoh, misalkan seorang perempuan bertempat tinggal di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Susoh lahir pada tanggal 22 Desember 1990 maka NIK-nya adalah: 11-12-04-621290-0001.
Gambar 4.14 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak (Sumber : Penduduk / Warga Kab. ABDYA)
Contoh tampilan sisi depan KTP Nasional :
Gambar 4.15 Contoh Sisi Depan KTP (Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukakan pada BabBab sebelumnya, maka penulis mencoba membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas untuk melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil dan juga merupakan suatu Instansi Pemerintahan yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai data kependudukan dan melayani seluruh masyarakat dalam pemprosesan pembuatan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat Pindah, Akte Kelahiran dan Akte Kematian. b. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan
informasi
administrasi
kependudukan
di
tingkat
penyelenggaraan dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. c. Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah supaya database kependudukan terpusat dan dapat terintegrasikan serta sangat membantu user dalam proses pembuatan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.
d. Database Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat diakses oleh beberapa user melalui Internet Explorer dengan jaringan LAN (Local Area Network) sehingga memudahkan user untuk mengaksesnya sehingga mempercepat dan membantu pekerjaan user.
5.2 Saran Adapun saran-saran yang penulis sampaikan sebagai tambahan dan masukan, maka penulis mencoba mengusulkan saran semoga menjadi masukan yang berguna bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam meningkatkan pelayanan kepada seluruh masyarakat khususnya di Kabupaten Aceh Barat Daya. Adapun saran-saran tersebut adalah : a. Supaya mulai menggunakan Otomasi Perkantoran (Absensi Sidik Jari) demi terwujudnya kedisiplinan, apabila masih menggunakan Absensi Manual maka penulis harapkan supaya Absen dipertegaskan dan jangan ada yang saling membantu paraf Absensi karyawan/i yang lain. b. Agar selalu melaksanakan seluruh kegiatan sesuai dengan struktur organisasi atau tugas yang sudah ditetapkan. c. Selalu disiplin dalam mengatur waktu dan manfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya. d. Tambahkan jumlah operator/user SIAK sesuai dengan jumlah kecamatan yang ada dalam Kabupaten Aceh Barat Daya.
e. Untuk piket supaya tetap selalu berada ditempat untuk melayani masyarakat yang datang dan sambutlah dengan senyuman dan sapaan demi kepuasaan masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, (2010). Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan Penerapan Kinerja Tahun 2011 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Sistem Informasi Administrasi Kepndudukan.
Kementrian Dalam Negeri, (2010). Persiapan dan Pelaksanaan Pemutakhiran Data Kependudukan, Penerbitan NIK dan Penerapan e-KTP, Jakarta : 25 Mei 2010.
Peraturan Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya, (2009). Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.
BIODATA
Nama
: Teuku Mas’Adi
NIM
: 08123014
Agama
: Islam
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Tempat/Tgl. Lahir
: Mata Ie, 10 Februari 1989
Anak Ke
: 3 (Tiga) dari 4 (Empat) Bersaudara
Alamat
: Jln. Taman Siswa, Lr. Pocut Merah, Merduati – Banda Aceh
e-mail
:
[email protected] /
[email protected]
Riwayat Pendidikan Tamatan 2001
: SD Negeri Mata Ie
Tamatan 2004
: SMP Negeri 2 Blangpidie
Tamatan 2007
: SMA Negeri 1 Blangpidie
Identitas Orang Tua Nama Ayah
: H. T. Muhammad. KR
Pekerjaan
: Tani
Alamat
: Jln. Irigasi, Lr. Makmu Beusare No. 11 Kuta Tinggi, Kec. Blangpidie, Kab. Aceh Barat Daya, Prov. Aceh
Nama Ibu
: Hj. Nurmala Wati
Pekerjaan
: Ibu Rumah Tangga
Alamat
: Jln. Irigasi, Lr. Makmu Beusare No. 11 Kuta Tinggi, Kec. Blangpidie, Kab. Aceh Barat Daya, Prov. Aceh
