APLIKASI SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT STIKES MH THAMRIN JAKARTA © 2011
SILABUS
Pengenalan SIRS SIRS Terintegerasi Analisis Sistem SIRS SIRS Ideal SIRS Administrasi SIRS Klinis SIRS Medical Record SIRS Marketing SIRS SDM SIRS Keuangan SIRS Penunjang Keputusan SIRS Balanced Score Card
Lama Studi Teori 7 Kali Pertemuan Praktikum 5 Kali Pertemuan UTS setelah 7 Kali pertemuan UAS setelah 14 kali Pertemuan Jumlah 14 Kali Pertemuan
Kontak Dosen Nama
: Zulhalim, SKom, MTI
No. HP
: 08128065138 021-33696213
Email/YM :
[email protected]
APLIKASI SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT STIKES MH THAMRIN JAKARTA © 2011
SILABUS
Pengenalan SIRS SIRS Terintegerasi Analisis Sistem SIRS SIRS Ideal SIRS Administrasi SIRS Klinis SIRS Medical Record SIRS Marketing SIRS SDM SIRS Keuangan SIRS Penunjang Keputusan SIRS Balanced Score Card
Lama Studi Teori 7 Kali Pertemuan Praktikum 5 Kali Pertemuan UTS setelah 7 Kali pertemuan UAS setelah 14 kali Pertemuan Jumlah 14 Kali Pertemuan
Kontak Dosen Nama
: Zulhalim, SKom, MTI
No. HP
: 08128065138 021-33696213
Email/YM :
[email protected]
OVERVIEW OF HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
MENTION ANY THING THAT SUITABLE WITH HIS! EVERYONE SAY A WORD ABOUT HIS THEN WE CAN COMBINE THOSE TO MAKE APERSEPTION ABOUT HIS
Numb
Words
1
Sistem, data based
2
Pasien, room
3
Computerized, diagnose
4
Doctor, software
5
Technology, human resources
6
Health, nurse
7
Medicine, record
8
Network
9
Information
10
management
Hospital Information System is ,
HOSPITAL INFORMATION SYSTEM One that supports all hospital functions and activities such as patient records, scheduling, administration, chargecharge-back and billing, and often links to or includes clinical information systems such as RIS (Radiology Information System ) HIS in which computer systems are used as ICTICT-tools (information and communication technology )
HOSPITAL INFORMATION SYSTEM (HIS) IS INTERSECTION OF: 1.INFORMATION SCIENCE 2.TECHNOLOGY 3.HEALTHCARE
INFORMATION SCIENCE is an interdisciplinary science primarily concerned with the collection, classification, manipulation, storage, retrieval and dissemination of information. Information science is often (mistakenly) considered a branch of computer science. However, it is actually a broad, interdisciplinary field, incorporating not only aspects of computer science, but often diverse fields such as cognitive science, commerce, communications, law, library science, management, mathematics, public policy, and the social sciences.
COMPUTER SCIENCE (or computing science) science is the study of the theoretical foundations of information and computation, and of practical techniques for their implementation and application in computer systems. It is frequently described as the systematic study of algorithmic processes that describe and transform information Computer science focuses on the challenges in making computers and computations useful, usable, and universally accessible to people.
HEALTHCARE refers to the treatment and management of illness, and the preservation of health through services offered by the medical, pharmaceutical, dental, clinical laboratory sciences (in vitro diagnostics), nursing, and allied health professions. Health care embraces all the goods and services designed to promote health, including “preventive and curative interventions, whether directed to individuals or to populations
THE AIM OF HIS: ACHIEVE THE BEST POSSIBLE SUPPORT OF PATIENT CARE AND ADMINISTRATION IN HOSPITAL BY ELECTRONIC DATA PROCESSING
HIS CONSIST OF: 1.CLINICAL INFORMATICS 2.BUSINESS FUNCTION INFORMATICS
CLINICAL INFORMATICS SUCH AS: 1. MEDICAL INFORMATIC 2. NURSING INFORMATICS 3. LABORATORY INFORMATICS 4. RADIOLOGY INFORMATIC
BUSINESS FUNCTION INFORMATICS: 1. HEALTH SERVICE INFORMATICS SUCH AS EMERGENCY, OUTPATIENT, AND INPATIENT 2. HUMAN RESOURCE INFORMATICS 3. HOSPITAL PERFORMANCE INFORMATICS 4. PHARMACY ADMINISTRATION 5. FINANCIAL INFORMATICS 6. MARKETING INFORMATICS
WHY HIS? The question is not whether a hospital should be equipped with a hospital information system or not, but an appropriate question would be ... whether the performance should be enhanced, for example, by using state of the art ICT-tools HIS must consider all areas of a hospital: wards outpatient units service units (diagnostic and therapy) administrative departments management/executive units
HIS must consider all groups of persons: Physicians Nurses Administrative staff Technical staff Health informaticians Health manager ... and last, but not least, Patients Visitors Suppliers
ELEMENT OF HIS: HARDWARE SOFTWARE DATA BASES NETWORK ADMINISTRATION AND POLICY
HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
Registration
Consulting
Ward
Nursing Stores & Purchase
Diet & Kitchen
Pharmacy
And more...
OT
Blood Bank
Laboratory
Radiology
BENEFITS OF HIS Investment in HIS may result in many benefits (WHO): helping decision makers to detect and control emerging and endemic health problems, monitor progress towards health goals, and promote equity; empowering individuals and communities with timely and understandable health-related information, and drive improvements in quality of services; strengthening the evidence base for effective health policies, permitting evaluation of scale-up efforts, and enabling innovation through research; improving governance, mobilising new resources, and ensuring accountability in the way they are used.
HOSPITAL REQUIRES DATA IN ORDER TO: Assess
the impact of program interventions
Prioritize Adapt
policies and strategies
to reforms
Obtain
information pertinent to new styles, participants, and locations of (health) services management and decision-making
22
THIS INFORMATION CAN BE CATEGORIZED AS
Simple Model of Hospital Information System (HIS) & Data Movement
24
Laboratory
Data Entry & Results Review
Event Monitor
Medical Logic Modules
Billing & Financial Specialized Encoders MedLEE
Pharmacy
Database Interface Medical Entities Dictionary
Radiology Patient Database
Research Databases
25
26
HOSPITAL Based on ownership: Governmnet(province/regency) Private BUMN TNI/POLRI
HOSPITAL Based on level of service: Type A Type B Type C Type D
HOSPITAL Based on its kind of service: Public Special
LET’S DISCUSS ABOUT THIS!
1. IS HIS IMPORTANT FOR HOSPITAL DEVELOPMENT? WHY? 2. WHAT YOUR SUGGESTION TO DEVELOPMENT OF HIS? 3. TELL THE CLASS AN EXAMPLE ABOUT USING AND BENEFIT OF HIS ACCORDING TO YOUR EXPERIENCE IN USING HOSPITAL!
SYSTEM ANALYSIS IN HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC): SDLC: a set of steps that serves as the basis for most systems analysis and design methodologies The process of understanding how an information system can support business needs, designing the system, building it, and delivering it to users. SDLC involves: 1. Planning 2. Analysis 3. Design 4. Implementation
Key person of SDLC: system analyst who analyzes the business situation, identifies opportunities for improvements, and design an information system to implement them Primary objective: to create value for the organization which means increasing profits not to create a wonderful system
Building an information system like building a house. 1. Starts with a basic idea 2. Transforms idea into a simple drawing that is shown to the customer and refined until customer agrees that picture depicts what he or she wants 3. A set blueprints is designed that presents much more detailed information about house 4. The house is built following the blueprints and often with some changes and decisions made by the customer as the house is erected.
Planning: Why build this system? How to structure the project? Primary output: 1. System request with feasibility study (technical, economic, organizational) 2. Project plan
Analysis: Who, what, where, and when for the system? Primary output: system proposal
Design How will this system work? Primary output: system spesification
Implementation Delivery and support of completed system Primary output: installed system
When Has a System Failed? The total failure:
Major goals have never been implemented New system is implemented but immediately abandoned
The partial failure:
Major goals are unattained Significant undesirable outcomes. More difficult to identify due to subjectivity issues. ‘‘Whose
goals are unattained?’’ and ‘‘For who are the outcomes undesirable?’’.
The success:
Most stakeholder groups attain their major goals. No significant undesirable outcomes. Might be an element of subjectivity in identifying such outcomes. Richard Heeks
Reasons Why Hospital Information Systems Fail
Change management: Plays a very important role when introducing new systems. End user must understand the benefit of the new system – it must demonstrate alleviation of work pressure or the ineffectiveness of “old” systems (that they are familiar with) at a very early stage of the project. If not it is very difficult to get buy-in from users (close the design – reality gap).
Reasons Why Hospital Information Systems Fail
Failure to take account of healthcare cultures: Increased the workload of staff, but they received insufficient education before the system was introduced. Evaluation highlighted that training efforts concentrated too much on how to work the system rather than why it should be used.
Underestimating the complexity of healthcare processes: Most healthcare interactions occur in the context of apprehension, anxiety and time pressure with staff shortages being very common in the public sector. Health care providers are mostly concerned with managing the clinical needs of the patient. Even the most basic administrative tasks have more complex dimensions than equivalent tasks in the non-health sector.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail Staff turnturn-over: Healthcare management is changing rapidly and admin staff often switches responsibility in hospitals. Very common design - reality gap in the public health scenario. Stop putting good money after bad: Difficult to decide when funding should have been withdrawn. At the time, it is often easier to continue to inject resources in an attempt to achieve a result. If fundamental underlying factors are not corrected, the project will still fail but at additional cost. Failure to learn lessons from past projects: Evaluation of expensive healthcare interventions often fails to take an overall view. Managers usually monitor costs and meeting of contractual milestones, whereas academics or health economists assess effectiveness and overall worth (cost effectiveness). This fragmentation of responsibility (often with an absence of external and unbiased observers) can result in quite large deficits being missed until it is too late.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail in Electronic Patient Records System
Responsibility of Professional Staff? Developers of EPR systems are keen to afford the utilisation of data gathered in the patient process for secondary purposes:: administrative and financial management, research etc. Does the care giver or the patient benefit from the system and do generators of data understand the importance of their role? If the goal of EPR systems are to support the secondary utilisation of data outside the context of the health care process itself, this additional burdening of the actual care giver is highly problematic. It might even be unacceptable given the time and staffing constraints in public health and the fact that this additional task will take time away from their core responsibility, i.e. caring for the patient.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail Electronic Patient Record Systems Continue…
Staff Shortages Implementation of such EPR systems in hospitals with critical staff shortages yields a highly ironic paradox. Systems implemented in the name of “efficiency” and “improving quality of care” and these systems lead to an additional burdening of the primary data collectors, it may actually diminish quality of care by diluting time available for actual patient care. If all the patient information is not captured by month end (or any reporting period), these systems can not generate reliable, up to date secondary data for management of the hospital. These issues have emerged in the implementation of many EPR hospital information systems - a huge design – reality gap with very little evidence of improvisation to close the gap The only way to improvise for this very common design – reality gap is to ensure adequate staffing levels and the correct mix of staff (admin, support and clinical staff) as the first and most important consideration when the implementation of EPR systems is considered.
Possible Solutions for the Successful Implementation of Hospital Information Systems
Analysis and use of data at the level where the data is generated is of utmost importance if we want to improve the quality of the data. Data collection should be a natural part of normal patient care and administrative processes and data collection tools should be placed at points where routine recordkeeping of patient care takes place. As far as possible the burden of data collection, processing and capturing should be shared by nonclinical personnel.
LET’S DISCUSS THIS CASE N ANSWER THE QUESTIONS
A real-estate group in the federal government cosponsored a data warehouse with the IT department. A formal proposal was written by IT in which costs were estimated at $800,000, the project duration was estimated to be eight months, and the responsibility for funding was defined as the business unit’s. The IT department proceeded with the project before hearing whether the proposal was ever accepted. The project actually lasted two years because requirements gathering took nine months instead of one and a half, the planned user base grew from 200 to 2,500, and the approval process to buy technology for the project took a year. Three weeks prior to technical delivery, the IT Director canceled the project. This failed endeavor cost the organization $2.5 million. Source: “Data Warehousing Failure: Case Studies and Findings” The Journal of Data Warehousing, by Hugh J. Watson et al, 4 (1), 1999, pp. 44–54.
QUESTION: Why did this system fail? Why would a company spend money and time on a project and then cancel it? What could have been done to prevent this?
SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT TERINTEGRASI
PENDAHULUAN Rumah sakit adalah organisasi jasa pelayanan kesehatan sangat membutuhkan sistem informasi untuk menghasilkan value added bagi customer Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi Sistem informasi akan menghasilkan informasi: perencanaan, operasional, dan pelaporan RS Sistem informasi yang baik: peningkatan kinerja rumah sakit Sistem informasi yang baik: pelayanan yang cepat dan nyaman bagi customer
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Sistem informasi tidak harus melibatkan komputer tetapi penerapan teknologi computer dalam sistem informasi tidak dapat dihindari dengan alasan efisiensi waktu dan mengurangi duplikasi pelayanan. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS)
Sistem didefinisikan berdasarkan dua pendekatan: 1. Komponen 2. Prosedur Pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan dengan pendekatan komponen, sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya untuk membentuk satu kesatuan dalam mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang pemakainya.
Sistem informasi adalah sistem yang menyediakan informasi spesifik yang mendukung proses pengambilan keputusan pada setiap tingkatan organisasi Sistem informasi adalah seperangkat tatacara, metodologi, organisasi, perangkat lunak, dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk memasukkan dan mengambil kembali data yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelola organisasi. sistem informasi meliputi sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses yakni data menjadi informasi, dan diselenggarakan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI Blok masukan, masukan terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Komponen ini merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Blok keluaran, keluaran merupakan produk dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. Blok teknologi, teknologi merupakan tool box untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras
Blok basis data, data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Terdapat tiga hal penting yang terkait dengan basis data, yakni: data yang diorganisasi dalam bentuk basis data, simpanan permanen untuk basis data tersebut, dan perangkat lunak yang dipergunakan untuk memanipulasinya. Blok kendali/kontrol, yang merupakan mekanisme yang dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI Sistem pengolahan transaksi, transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin dan inventarisasi. Sistem otomasi perkantoran, erkantoran sistem yang dipakai untuk menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan kadang-kadang di luar itu
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, CON’T... Sistem kerja pengetahuan, engetahuan adalah sistem yang mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkonstribusikannya ke organisasi atau masyarakat. Sistem informasi manajemen, manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi untuk kepentingan manajerial atau proses-proses manajemen (perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi) kegiatan organisasi
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, CON’T... Sistem pendukung keputusan, keputusan merupakan sistem informasi terkomputerisasi di atas sistem informasi manajemen yang lebih menekankan pada fungsi mendukung pengambilan keputusan di seluruh tahaptahapnya. Sistem pakar dan kecerdasan buatan, buatan merupakan sistem yang menggunakan pendekatan kecerdasan buatan untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis dan secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.
PENGEMBANGAN SIRS Pengembangan sistem informasi: menyusun suatu sistem informasi baru untuk menggantikan sistem informasi yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem informasi yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu: 1. Adanya permasalahan yang timbul pada sistem lama 2. Untuk memperoleh peluang 3. Adanya instruksi
SIRS IDEAL Dinamis sesuai kebutuhan rumah sakit Aman dalam pengelolaan data Sesuai dengan aturan hukum yang berlaku di Indonesia
DAMPAK PENGEMBANGAN SIRS Akan terjadi peningkatan: 1. Kinerja 2. Informasi 3. Aspek ekonomis 4. Pengendalian 5. Efisiensi 6. Operasional Pelayanan
METODE PENGEMBANGAN SIRS 1. SDLC (System Development Life Cycle), meliputi tahapan analisis, desain, implementasi dan perawatan 2. Metode Paket (Package), merupakan pembelian modul dalam bentuk paket sistem informasi. 3. Prototype, mengandalkan pengembangan paket kecil secara terus-menerus selama digunakan sampai prototype tersebut memiliki bentuk jadi yang diinginkan 4. EUC (End User Computing) yang dikembangkan para praktisi dari dalam/insourcing 5. Outsourcing, merupakan sistem informasi yang dikembangkan dan dioperasikan oleh pihak ketiga/vendor
Pengaplikasian dari sistem informasi di RS dapat dilakukan dengan berbagai cara. Penerapan aplikasi ini dapat mengikuti fungsifungsi organisasi RS atau tingkatan manajemen RS dimana sistem informasi tersebut diaplikasikan: 1. SI Administrasi Pelayanan RS 2. SI Pelaporan RS 3. SI Klinik 4. SI SDM 5. SI Pemasaran 6. SI Keuangan
PENGINTEGRASIAN SIRS Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu hal penting dari sistem informasi RS yang baik. Secara manual, integrasi dapat juga dicapai, misalnya data dari satu bagian dibawa ke bagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Berbagai sistem di rumah sakit dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan kebutuhannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data yang tersimpan dalam suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi RS adalah membaiknya arus informasi dalam rumah sakit mengingat bahwa RS memiliki berbagai unit yang operasionalnya saling tergantung Keuntungan: sifatnya yang mendorong manajer untuk mendistribusikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen/bagian/unitnya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang membutuhkan.
Humas Masyarakat & Pegawai
Menjalin kerja sama dengan Perusahaan & Instansi serta memberikan informasi kepada umum
Perusahaan, Asurani, dan Instansi
UGD
Registrasi & MedRec
Pendaftaran Tindakan Apotik malam Billing Report
Melakukan Pendaf-taran pasien baru, memberikan no MR, registrasi pasien lama, serta menjadwalkan pasien
Report
Invoice
Unit Rawat Inap
Unit Medis OK
KIA
Tindakan Billing Report
Spesialis
Tindakan Billing Report
Gigi
Tindakan Billing Report
Tindakan Billing Report
Umum
Tindakan Billing Report
Kelas Kamar Lama dirawat Billing Report
Invoice Surat
Resep
Unit Penunjang Radiologi
Tindakan Billing Report
Fisiotherapy
Tindakan Billing Report
Balut & Suntik
Unit Farmalkes
Tindakan Billing Report
Gizi
Gudang
Tindakan Billing Report
Tindakan Billing Report
Report Keuangan Invoice
Resep Billing Report
Logistik
Laboratorium
Apotik
Penyimpanan & Pendistribusian Obat/ Medical Supplies
Obat
Pemesanan Obat Obat
Report Medis masing-masing Bagian
Pesan & Beli Obat
Report
Billing masingmasing Bagian
PBF
Pembayaran Obat Keuangan Pendapatan
Billing Cash Billing Non Cash Report
Biaya
Biaya Cash Biaya Non Cash Report
Aset
Daftar Aset Penyusutan Report
Collector
Pembayaran Piutang Report
Kas
Penerimaan Pengeluaran Report
Pengalaman Pengembangan SIRS di RS Pertamina Cirebon th 2003
KESIMPULAN Pengembangan sistem informasi RS dapat diawali dengan pengembangan sistem informasi di berbagai unit pelayanan yang selanjutnya diintegrasikan secara keseluruhan untuk mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang baik Pengembangan sistem informasi RS terintegrasi merupakan upaya yang penting dilakukan untuk efektifitas dan efisiensi pelayanan di rumah sakit
CONCEPT OF GOOD HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
The Utilization of Hospital Information System
Hospital Role in Health Information System
Module of Integrated Hospital Information System
HIS IDEAL: Dinamic with hospital needs Safe in database Not opposite to law n policy in country where it is implemented
HIS needs: Patient needs: quick and comfortable service with accurate documentation Hospital needs: to handle all of transactions or activities and to report it on time Developer must know exactly about hospital condition and important to know about the role of analyst system
Implementation of HIS: Doctor and nurse function wouldn’t be eliminated by HIS implementation Not reduce authentic of medical record There are some authentic medical record forms which are related to law aspect: Lembar ringkasan masuk-keluar/RMK, Lembar resume, Catatan perawat, Hasil pemeriksaan lab/radiologi, Lembar Inform consent, Laporan operasi
Criteria of Ideal HIS: Reducing of workload especially in medical record unit in handling medical record forms Reducing of paper using except authentic medical record forms Increasing in communication with others system in healthservice, it can be by web service Increasing in real time service
Hospital Information System consist of:
Bioinformatics 1. Biological structure informatics 2. Computational biology 3. Expression profiling and microarrays 4. Genomic ontologies 5. Genomics 6. Linking the genotype and phenotype 7. Neuroinformatics 8. Pharmacogenomics 9. Proteomics
Clinical Informatics 10. Barriers to clinical system implementation 11. Clinical systems in ambulatory care 12. Clinical systems in high intensity care 13. Careflow and process improvement systems 14. Disease management 15. E-health and clinical communication 16. Evaluation of health information systems 17. Health data warehousing 18. Health information systems 19. Integrated health and financial systems
Education and Training 20. Computer-assisted medical education 21. Consumer health information 22. E-learning or distance learning 23. Education and training 24. Library information systems 25. Medical informatics teaching 26. Patient education and self-care 27. Professional education
Human Information Processing & Organizational Behavior 28. Cognitive models and problem solving 29. Data visualization 30. Natural language understanding and text 31. Human factors and usability 32. Human factors and user interfaces 33. Human-computer interaction 34. Models of social and organizational behavior 35. Natural language processing
Imaging & Signal Analysis 36. Image processing & transmission 37. Image recognition, registration, segmentation methods 38. Imaging & signal standards 39. Knowledge representation & ontologies for imaging 40. Model-based imaging 41. Signal processing & transmission 42. Virtual reality & active vision methods & applications
Innovative Technologies in Health Care 43. Computer-communication infrastructure
44. Internet applications 45. Mobile computing and communication 46. Portable patient records 47. Security and data protection 48. Software agents and distributed systems 49. Telemedicine 50. Virtual reality 51. Wireless applications & handheld devices Knowledge Management 52. Automated learning & discovery 53. Clinical guidelines & protocols 54. Controlled terminology, vocabularies, & ontologies 55. Intelligent data analysis & data mining 56. Decision support systems 57. Knowledge management 58. Knowledge representation 59. Neural network techniques 60. Pattern recognition/classification
Nursing Informatic 61. Nursing informatics 62. Nursing care systems 63. Nursing vocabulary & terminology 64.Nursingeducation/Curriculum in nursing informatics 65. Nursing documentation
Organizational Issues 66. Careflow management systems
67. Care delivery systems 68. Cooperative design and development 69. Economics of care 70. Ethical and legal issues 71. Health services evaluation: performance and quality 72. Organizational impact of information systems 73. Quality assessment and improvement 74. System implementation and management issues 75. Technology assessment
Patient Record 76. Cryptography, database security & anonymization 77. Database access & delivery 78. Database design & construction 79. Data standards & enterprise data sharing 80. Patient record management 81. Privacy, confidentiality, and information protection 82. Standard medical vocabularies 83. Standards for coding 84. Standards for data transfer
Public Health Informatics 85. Administrative/financial systems 86. Biosurveillance 87. Consumer health informatics 88. Emergency and disaster response 89. Genetic epidemiology 90. Health intervention systems 91. Health promotion systems 92. Health outcomes assessment 93. Patient self-care and patient-provider interaction
DISCUSSION Give your opinion about 1. How to develop ideal HIS? 2. How to assure that HIS is implemented well?
Thing to do before next week 1.
Find out more about example of hospital information system, then answer these questions below: ◦ Tell briefly about this HIS ◦ Is this an ideal HIS ◦ What benefits does this HIS bring to the organisation it belongs to?
SYSTEM ANALYSIS IN HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC): SDLC: a set of steps that serves as the basis for most systems analysis and design methodologies The process of understanding how an information system can support business needs, designing the system, building it, and delivering it to users. SDLC involves: 1. Planning 2. Analysis 3. Design 4. Implementation
Key person of SDLC: system analyst who analyzes the business situation, identifies opportunities for improvements, and design an information system to implement them Primary objective: to create value for the organization which means increasing profits not to create a wonderful system
Building an information system like building a house. 1. Starts with a basic idea 2. Transforms idea into a simple drawing that is shown to the customer and refined until customer agrees that picture depicts what he or she wants 3. A set blueprints is designed that presents much more detailed information about house 4. The house is built following the blueprints and often with some changes and decisions made by the customer as the house is erected.
Planning: Why build this system? How to structure the project? Primary output: 1. System request with feasibility study (technical, economic, organizational) 2. Project plan
Analysis: Who, what, where, and when for the system? Primary output: system proposal
Design How will this system work? Primary output: system spesification
Implementation Delivery and support of completed system Primary output: installed system
When Has a System Failed? The total failure:
Major goals have never been implemented New system is implemented but immediately abandoned
The partial failure:
Major goals are unattained Significant undesirable outcomes. More difficult to identify due to subjectivity issues. ‘‘Whose
goals are unattained?’’ and ‘‘For who are the outcomes undesirable?’’.
The success:
Most stakeholder groups attain their major goals. No significant undesirable outcomes. Might be an element of subjectivity in identifying such outcomes. Richard Heeks
Reasons Why Hospital Information Systems Fail
Change management: Plays a very important role when introducing new systems. End user must understand the benefit of the new system – it must demonstrate alleviation of work pressure or the ineffectiveness of “old” systems (that they are familiar with) at a very early stage of the project. If not it is very difficult to get buy-in from users (close the design – reality gap).
Reasons Why Hospital Information Systems Fail
Failure to take account of healthcare cultures: Increased the workload of staff, but they received insufficient education before the system was introduced. Evaluation highlighted that training efforts concentrated too much on how to work the system rather than why it should be used.
Underestimating the complexity of healthcare processes: Most healthcare interactions occur in the context of apprehension, anxiety and time pressure with staff shortages being very common in the public sector. Health care providers are mostly concerned with managing the clinical needs of the patient. Even the most basic administrative tasks have more complex dimensions than equivalent tasks in the non-health sector.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail Staff turnturn-over: Healthcare management is changing rapidly and admin staff often switches responsibility in hospitals. Very common design - reality gap in the public health scenario. Stop putting good money after bad: Difficult to decide when funding should have been withdrawn. At the time, it is often easier to continue to inject resources in an attempt to achieve a result. If fundamental underlying factors are not corrected, the project will still fail but at additional cost. Failure to learn lessons from past projects: Evaluation of expensive healthcare interventions often fails to take an overall view. Managers usually monitor costs and meeting of contractual milestones, whereas academics or health economists assess effectiveness and overall worth (cost effectiveness). This fragmentation of responsibility (often with an absence of external and unbiased observers) can result in quite large deficits being missed until it is too late.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail in Electronic Patient Records System
Responsibility of Professional Staff? Developers of EPR systems are keen to afford the utilisation of data gathered in the patient process for secondary purposes:: administrative and financial management, research etc. Does the care giver or the patient benefit from the system and do generators of data understand the importance of their role? If the goal of EPR systems are to support the secondary utilisation of data outside the context of the health care process itself, this additional burdening of the actual care giver is highly problematic. It might even be unacceptable given the time and staffing constraints in public health and the fact that this additional task will take time away from their core responsibility, i.e. caring for the patient.
Reasons Why Hospital Information Systems Fail Electronic Patient Record Systems Continue…
Staff Shortages Implementation of such EPR systems in hospitals with critical staff shortages yields a highly ironic paradox. Systems implemented in the name of “efficiency” and “improving quality of care” and these systems lead to an additional burdening of the primary data collectors, it may actually diminish quality of care by diluting time available for actual patient care. If all the patient information is not captured by month end (or any reporting period), these systems can not generate reliable, up to date secondary data for management of the hospital. These issues have emerged in the implementation of many EPR hospital information systems - a huge design – reality gap with very little evidence of improvisation to close the gap The only way to improvise for this very common design – reality gap is to ensure adequate staffing levels and the correct mix of staff (admin, support and clinical staff) as the first and most important consideration when the implementation of EPR systems is considered.
Possible Solutions for the Successful Implementation of Hospital Information Systems
Analysis and use of data at the level where the data is generated is of utmost importance if we want to improve the quality of the data. Data collection should be a natural part of normal patient care and administrative processes and data collection tools should be placed at points where routine recordkeeping of patient care takes place. As far as possible the burden of data collection, processing and capturing should be shared by nonclinical personnel.
LET’S DISCUSS THIS CASE N ANSWER THE QUESTIONS
A real-estate group in the federal government cosponsored a data warehouse with the IT department. A formal proposal was written by IT in which costs were estimated at $800,000, the project duration was estimated to be eight months, and the responsibility for funding was defined as the business unit’s. The IT department proceeded with the project before hearing whether the proposal was ever accepted. The project actually lasted two years because requirements gathering took nine months instead of one and a half, the planned user base grew from 200 to 2,500, and the approval process to buy technology for the project took a year. Three weeks prior to technical delivery, the IT Director canceled the project. This failed endeavor cost the organization $2.5 million. Source: “Data Warehousing Failure: Case Studies and Findings” The Journal of Data Warehousing, by Hugh J. Watson et al, 4 (1), 1999, pp. 44–54.
QUESTION: Why did this system fail? Why would a company spend money and time on a project and then cancel it? What could have been done to prevent this?
REKAM MEDIK & SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
APAKAH REKAM MEDIK? CATATAN KONFIDENSIAL DISIMPAN OLEH DOKTER, RS DAN PUSAT PELAYANAN KESEHATAN LAIN (ISI MILIK PASIEN, DOKUMEN MILIK SIAPA?) MERANGKUM KONTAK PASIEN DENGAN PELAYANAN: DATA PASIEN, PEMERIKSAAN, PENGOBATAN DAN TINDAKAN YANG DIBERIKAN, KORESPONDENSI DEMI KESINAMBUNGAN PELAYANAN BIASANYA DALAM BENTUK KARTU
SEJARAH
CORAT-CORET DOKTER PRIBADI, UNTUK MEMUDAHKAN MENGINGAT AWAL ABAD 20, PENDEKATAN ILMIAH DALAM PRAKTEK DAN PENDIDIKAN KEDOKTERAN: SETIAP PASIEN MEMILIKI REKAM MEDIK ABSTRAKSI REKAM MEDIK UNTUK PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT(STATISTIKA RUMAH SAKIT) STRUKTUR INTERNAL REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (LAWRENCE WEED, 1969): MENINGKATKAN PATIENT CARE KOMPUTERISASI WEB-BASED (REKAM MEDIK VIRTUAL)
MANFAAT REKAM MEDIK
KOMUNIKASI MENGENAI APA YANG DIRENCANAKAN ATAU TELAH DILAKUKAN PENINGKATAN MUTU PELAYANAN INFORMASI UNTUK PENGENDALIAN PENYAKIT DI MASYARAKAT PERENCANAAN PROGRAM DAN ANGGARAN PELAYANAN KESEHATAN SEBAGAI DOKUMEN HUKUM SEBAGAI BAHAN PENELITIAN DAN PENDIDIKAN
PENGISIAN REKAM MEDIK DATA RELEVAN (ADMINISTRATIVELY AND CLINICALLY RELEVANT) YANG DIREKAM PADA WAKTU PELAYANAN DIBERIKAN SEBAIKNYA CUKUP SEKALI DAN TIDAK DUPLIKASI INFORMASI DARI DATA YANG DIREKAM DAPAT DIMANFAATKAN OLEH MEREKA YANG BERWENANG MEMANFAATKANNYA, DI RS YANG SAMA ATAU TEMPAT LAIN
KRITERIA REKAM MEDIK DAPAT DIBACA DENGAN JELAS STRUKTUR SAMA ANTARA SATU REKAM MEDIK DENGAN REKAM MEDIK YANG LAIN ITEM DATA YANG DICATAT BERSIFAT VITAL, ESENSIAL DAN SEDIKIT MUNGKIN YANG NON ESENSIAL MUTU DATA DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN
ELEMEN DATA REKAM MEDIK
INFORMASI PASIEN: nomor ID, nama, jenis kelamin, suku bangsa, tanggal lahir, alamat INFORMASI KUNJUNGAN: unit atau instalasi, dokter yang memeriksa, asuransi, disposisi (pulang, dirawat, dirujuk) INFORMASI KLINIK: keluhan, riwayat sakit, riwayat keluarga, kondisi sosial dan perilaku, pemeriksaan fisik, lab, diagnosis, prosedur pengobatan dan tindakan MEMUAT DATA EPISODE KUNJUNGAN TETAPI JUGA DATA LONGITUDINAL (LIFELIFE-TIME)
DISTRIBUSI UMUR PASIEN DM RAWAT INAP DI RS X, 1998 - 2000
PULANG SEMBUH OUTCOME: S 400
500
400
300
300
200 200
100 100
Std. Dev = 11.58 Std. Dev = 11.95
Mean = 57.4
Mean = 57.8
N = 1509.00
0
N = 1941.00
0
0 0. 10
.0 90
.0 80
.0 70
.0 60
.0 50
.0 40
.0 30
.0 20
.0 10
0 0.
0.0
10.0 5.0
AGE
20.0
15.0
30.0
25.0
40.0
35.0
50.0
45.0
60.0
55.0
70.0
65.0
80.0
75.0
90.0
85.0
95.0
AGE
PULANG PAKSA
PULANG MENINGGAL
OUTCOME: P
OUTCOME: M
30
60
50
20
40
30
10
20
Std. Dev = 13.35
Std. Dev = 12.79
10
Mean = 57.0 N = 155.00
0 25.0
35.0
30.0
AGE
45.0
40.0
55.0
50.0
65.0
60.0
75.0
70.0
85.0
80.0
95.0
90.0
100.0
Mean = 60.4 N = 273.00
0 5.0
15.0
10.0
AGE
25.0
20.0
35.0
30.0
45.0
40.0
55.0
50.0
65.0
60.0
75.0
70.0
85.0
80.0
95.0
90.0
JENIS STRUKTUR REKAM MEDIK REKAM MEDIK BERORIENTASI WAKTU (TIME ORIENTED MEDICAL RECORD) REKAM MEDIK BERORIENTASI SUMBER (SOURCE ORIENTED MEDICAL RECORD) REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (PROBLEM ORIENTED MEDICAL RECORD)
REKAM MEDIK BERORIENTASI WAKTU
FOLLOW UP PEMERIKSAAN PASIEN
DICATAT DAN DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM LAPORAN LAB DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM TINDAKAN DAN PENGOBATAN DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM SEMUA DATA TERCAMPUR
REKAM MEDIK BERORIENTASI SUMBER HASIL PEMERIKSAAN DAN PERINTAH DOKTER DITEMPAT TERTENTU LAB DIKUMPULKAN DI TEMPAT TERTENTU HASIL PEMERIKSAAN RADIOLOGI DIMASUKKAN DI AMPLOP YANG JUGA BERISI FILM
REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (PROBLEM ORIENTED MEDICAL RECORD)
KELUHAN SUBYEKTIF: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL3 (S) PEMERIKSAAN OBYEKTIF: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL3 (O) PENILAIAN (ASSESSMENT) TERMASUK DIAGNOSIS MASALAH: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL 3 (A) PERENCANAAN (PLAN): TANGGAL1, TANGGAL 2, TANGGAL3 (P) CATATAN KEMAJUAN MENGATASI MASALAH (PROGRESS NOTES)
BENTUK REKAM MEDIK REKAM
MEDIK KARTU REKAM MEDIK ELEKTRONIK
REKAM MEDIK KARTU ◦ "Rekam medik dalam bentuk kartu sudah jauh dari memadai….melecehkan profesi yang menciptakannya. Lebih sering, kartu rekam medik tersebut terlalu tebal, compang-camping, tidak terorganisasi secara rapi, bahkan tidak terbaca; catatan kemajuan, laporan konsultan, hasil radiologi dan catatan perawat bercampuraduk. Kartu rekam medik tersebut justru lebih membingungkan, bukan mempermudah pelayanan; merupakan tantangan yang berat bagi siapa saja yang mencoba memahami apa yang dialami oleh pasien”. (Bleich, H., MD, Computing, Vol 10 no 2, p70, 1993)
KETERBATASAN REKAM MEDIK KARTU ISI: SULIT MENEMUKAN DATA FRAGMENTASI: JIKA MASING-MASING UNIT ATAU INSTALASI MENYIMPAN REKAM MEDIK BERBEDA UNTUK ORANG YANG SAMA UNTUK MENGIRIMKAN INFORMASI: DATA PERLU DISALIN TIDAK BISA MENGINTEGRASIKAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KLINIK DENGAN INFORMASI PASIEN YANG TELAH DIKUMPULKAN
REKAM MEDIK DI RAK: tidak lengkap, sulit diakses KARTU REGISTER REKAM MEDIK: perlu waktu lama, sulit dikelola
REKAM MEDIK ELEKTRONIK ◦ "Saya pernah meyakini bahwa saya akan mampu mengingat dan memproses semua variabel yang dibutuhkan di sisi tempat tidur pasien pada waktu melakukan tindakan medis setelah seseorang menguasai kurikulum ilmu kedokteran. Saya sekarang percaya bahwa dibutuhkan perpanjangan elektronik atas ingatan dan kapasitas analitik sebagaimana X-ray yang membantu penglihatan mata manusia. Para dokter harus mengandalkan sarana-sarana tersebut, sebagaimana pengembara yang mengandalkan peta dan tidak sekadar mengingat jalan-jalan yang harus dilalui melalui kursus geografi. Di samping itu, para dosen dan peneliti harus menjamin bahwa sarana pengetahuan itu selalu up to date”. (Weed, L.L. Perspectives over 40 years. Proceedings of the ACM Conference on the History of Medical Informatics, p 105. New York: ACM 1987).
MANFAAT REKAM MEDIK ELEKTRONIK
KEMUDAHAN PENELUSURAN DAN PENGIRIMAN INFORMASI BISA DIKAITKAN DENGAN INFORMASI LAIN YANG BERASAL DARI LUAR REKAM MEDIK PENYIMPANAN LEBIH RINGKAS DATA DAPAT DITAMPILKAN DENGAN CEPAT SESUAI KEBUTUHAN ABSTRAKSI, PELAPORAN LEBIH MUDAH BAHKAN OTOMATIS KUALITAS DATA DAN STANDAR DAPAT DIKENDALIKAN DAPAT DIINTEGRASIKAN DENGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG KEPUTUSAN
HAMBATAN REKAM MEDIK ELEKTRONIK KEPERCAYAAN TERHADAP KOMPUTER: KETERANDALAN, PRIVASI, KEAMANAN PEMANFAATAN UNTUK KEPERLUAN KLINIK SEHARI-HARI (PERLU WAKTU UNTUK ANALISIS) TECHNOPHOBIA: SIKAP NEGATIF ATAU GAGAP TEKNOLOGI TERHADAP KOMPUTER DI TEMPAT KERJA
YANG DAPAT DISIMPAN DALAM REKAM MEDIK ELEKTRONIK TEKS (KODE, NARASI, REPORT) GAMBAR (KOMPUTER GRAFIK, GAMBAR YANG DI-SCAN, HASIL FOTO RONTGEN DIGITAL) SUARA (SUARA JANTUNG, SUARA PARU) VIDEO (PROSES OPERASI)
Contoh Register Rekam Medis Pasien secara Elektronik
Contoh Data Rekam Medis pada Praktek Mandiri Dokter secara Elektronik
Contoh Formulir untuk Memasukkan Data Rekam Medis Pasien Secara Elektronik
Contoh PHR yang Memuat Data Rekam Medis per Pasien
KETERBATASAN TEKS BEBAS PENELUSURAN LAMBAT, DATABASE CENDERUNG BESAR KESALAHAN MENGEJA NAMA BERBEDA (TERMASUK SINGKATAN) UNTUK HAL YANG SAMA SULIT MELAKUKAN PENGELOMPOKAN DAN ANALISIS DATA
TEKS TERSTRUKTUR
CHECK BOX
PILIHAN TERBATAS KODE DATA PIILIHAN DAPAT DITAMPILKAN ATAU DICARI, SEHINGGA DENGAN MENEKAN PILIHAN, DATA DAPAT DIMASUKKAN ANALISIS DATA MUDAH
REKAM MEDIK ELEKTRONIK
BUDAYA INFORMASI
Resume Sistem Pelaporan Data Rumah Sakit Jenis Data
Nama Formulir
Kode
Periode Laporan
Jadwal Laporan
Data Kegiatan
Data Kegiatan RS
RL 1
Triwulan 1/1-31/3
Tgl 15 bulan ke-4
Data Morbiditas
Data Keadaan Morbiditas Irna
RL 2a
Tgl 15/1
Data Keadaan Morbiditas IRJa
RL 2b
Data Keadaan Penyakit Khusus Irna Data Keadaan Penyakit Khusus IRJa Data Status Imunisasi
RL 2a1
Tahunan 1/1-31/12 Tahunan 1/1-31/12 Bulanan
RL 2b1
Bulanan
RL 2c
Bulanan
Data Individual Pasien Irna -Pasien Umum -Pasien Obstetri -Bayi Baru Lahir
RL 2.1 RL 2.2 RL 2.3
Data Inventarisasi Pelayanan
Data Inventarisasi Yankes RS
Data Ketenagaan Data Peralatan
Keterangan
Tgl 15/1 Tgl 15 bulan berikut Tgl 15 bulan berikut Tgl 15 bulan berikut
Dinkes Kab/Kota
Triwulan Triwulan Triwulan (sampling 10 hr)
Tgl 25 bulan sampling
Depkes
RL 3
Tahunan 31/12
Tgl 15/1
Data Ketenagaan RS Data Individual Ketenagaan RS
RL 4 RL 4a
Semester 30/6&31/12 Tahunan 31/12
Tgl 15/7&15/1 Tg; 15/1
Data Peralatan Medis RS
RL 5
Tahunan 31/12
Tgl 15/1
Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota
Depkes
ADMINISTRATIVE INFORMATION SYSTEM OF HOSPITAL
4 Basic questions for designing HIS: What is core function of hospital? What is core target of hospital service? How about the supporting resources for its service? What system is needed for its service?
DATA-INFORMATION IN DATAHOSPITAL TOP MANAGEMENT INFORMATION
DECISION
HIS UNIT
DATA
MEDIC HEALTHCARE ADMINISTRATION SUPPORTING SERVICE
SERVICE
SOME INDICATORS THAT SHOW THE UTILIZATION OF HOSPITAL SERVICE 1.Pelayanan Rawat Jalan: Rata-rata kunjungan ke poliklinik per hari Rata-rata kunjungan pasien baru ke poliklinik per hari Rasio kunjungan pasien baru thd total kunjungan Persentase pelayanan spesialistik Rasio kunjungan pasien thd tenaga perawat Rasio pasien thd penduduk
2.Pelayanan Rawat Inap Bed Occupancy Rate : hari perawatan/(TT x hari buka) Bed Turn Over:pasien keluar/TT Length of Stay: hari perawatan/pasien keluar Turn Over Interval: (TT x hari buka)-hari perawatan/pasien keluar Net Death rate: pasien yg meninggal>48 jam/pasien keluar Gross Death rate: pasien meninggal<48 jam/pasien keluar Nosocomial Infection Rate: pasien yg terkena nosokomial/pasien keluar Rasio hari perawatan thd tenaga perawat: hari perawatan/perawat di rawat inap Rasio pasien rawat inap thd penduduk: pasien rawat inap/jml penduduk
3.Pelayanan IGD Rata-rata pasien IGD per hari Angka kematian pasien IGD Rasio pasien IGD thd tenaga perawat
4.Pelayanan Rujukan Persentase pasien rujukan rawat jalan Persentase pasien rujukan rawat inap Persentase pasien rawat jalan yg dirujuk Persentase pasien rawat inap yg dirujuk
5.Pelayanan Bedah Rata-rata operasi per hari Persentase operasi darurat Post Operative Death Rate Post Operative Infection Rate Anestesi Death Rate Pre Operative Length of Stay Rasio hari perawatan bedah thd tenaga perawat
6.Pelayanan Persalinan Rata-rata persalinan per hari Maternal Death Rate Infant Mortality Rate Perinatal Death Rate Sectio Caesarea Rate Rasio persalinan thd tenaga bidan
7.Pelayanan Penunjang Medik Radiologi: Rata-rata pemeriksaan per hari Persentase pemeriksaan thorax Persentase pemeriksaan tanpa kelainan Persentase pemeriksaan dari luar RS Rasio pemakaian bahan thd pemeriksaan Laboratorium: Rata-rata pemeriksaan per hari Persentase pemeriksaan rutin Persentase pemeriksaan tanpa kelainan Persentase pemeriksaan dari luar RS Rasio pemakaian bahan thd pemeriksaan
8.Pelayanan Penunjang Non Medik Ambulans: Jumlah pelayanan ambulans Index cost ambulance Laundry: Rasio banyaknya cucian thd pasien rawat inap Index cost Gizi: Persentase penyediaan makanan khusus bagi pasien rawat inap
BENEFIT OF ADMINISTRATIVE HIS 1. OWNER 2. GOVERNMENT 3. CUSTOMER 4. SOCIETY
CONSIDER! Sistem Informasi Administrasi yang Canggih belum tentu membantu bila yang terkait dengan pengambilan keputusan sejalan dengan Dinamika Kecanggihan
ADMINISTRATIVE HIS: HIS: “Information system for helping administrative activities in hospital”
EXAMPLE OF ADMINISTRATIVE HIS PATIENT
RECORD INFORMATION SYSTEM BILLING INFORMATION SYSTEM PHARMACY INFORMATION SYSTEM SALARY INFORMATION SYSTEM
MEDICAL RECORD IRJA
IRNA
IGD
1. Identitas pasien 2. Tanggal dan waktu 3. Hasil anamnesis, minimal keluhan n riwayat penyakit 4. Hasil pemeriksaan fisik n penunjang medis 5. Diagnosis 6. Rencana penatalaksanaan 7. Pengobatan/tindakan 8. Pelayanan lainnya 9. Pasien poly gigi disertai hasil pemeriksaan gigi 10. Peretujuan tindakan bila diperlukan
1. Identitas pasien 2. Tanggal dan waktu 3. Hasil anamnesis, minimal keluhan n riwayat penyakit 4. Hasil pemeriksaan fisik n penunjang medis 5. Diagnosis 6. Rencana penatalaksanaan 7. Pengobatan/tindakan 8. Persetujuan tindakan bila diperlukan 9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan 10. Ringkasan pulang 11. Nama n ttd dr/drg/nakes tertentu 12. Pelayanan lain yang diberikan nakes tertentu 13. Pasien gigi disertai hasil pemeriksaan gigi
1. Identitas pasien 2. Kondisi pasien saat tiba di RS 3. Identitas pengantar pasien 4. Tanggal dan waktu 5. Hasil anamnesis, minimal keluhan n riwayat penyakit 6. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis 7. Diagnosis 8. Pengobatan/tindakan 9. Ringkasan kondisi pasien sblm di follow up 10. Nama dan ttd dr/drg/nakes tertentu 11. Sarana transportasi jika pasien dirujuk/dipindahkan 12. Pelayanan lainnya
PATIENT REGISTERING N BILLING INFORMATION SYSTEM
SISTEM INFORMASI FARMASI INFORMATION SYSTEM ABOUT LOGISTIC IN PHARMACY (DRUGS AND HEALTH INSTRUMENTS)
Salary information system
SISTEM INFORMASI KLINIK
Pengertian SISTEM INFORMASI KLINIK “ Sistem informasi yang meliputi
proses penyimpanan dan pengambilan informasi dalam membantu kegiatan langsung kepada pasien”
3 MACAM KEBUTUHAN INFORMASI KLINIK o o o
KEBUTUHAN OPERASIONAL KEBUTUHAN PERENCANAAN KEBUTUHAN DOKUMENTASI
Sumber-Sumber SumberData Klinik Pasien SUMBER Riwayat sakit Temuan Temuan dengan alat
CARA PEMAKAIAN Verbal Observasi Monitor
Cairan badan Pemeriksaan laboratorium Bagian badan Pencitraan (imaging) Rekam medik Kartu, yang lalu microfiche
PEMROSESAN catatan Catatan Interpretasi, pencetakan hasil Sinyal elektrik atau kimiawi Interpretasi gambar Kopi atau salinan
BENTUK DALAM REKAM Teks, frase Teks, lembar isian Transkripsi hasil interpretasi atau cetakan hasil Nilai numerik atau kategori Teks, kode diagnostik, gambar Teks, kode diagnostik, abstrak, kopi
Jenis sistem Informasi Klinis 1. Sistem informasi pembantu diagnosa (diagnostic assistance) 2. Sistem informasi pembantu pengobatan dan tindak lanjut (therapy critiquing and planning) 3. Sistem informasi pemantauan pasien 4. Sistem informasi rekam medis (image recognition n interpretation)
Contoh Aplikasi SI Klinik: 1. SI untuk menentukan kebutuhan perawatan pasien 2. SI peresepan obat oleh dokter untuk menentukan dosis yang tepat dan informasi tentang interaksi obat 3. SI yang dapat memberikan informasi/saran tentang tindakan medis yang akan dilakukan dokter 4. SI pemantauan pasien ICU 5. SI pemantauan operasi
Arsitektur SI Klinik Lab
Farmasi
Data entry Hasil, review
Modul logik medis
Interface database
Billing, finansial
Database pasien
Penelitian
Radiologi
Knowledge Base Inference Engine
Event Monitor
Clinical Data Repository (CDR)
User
Recipient(s)
Notifier
SI Asuhan Keperawatan Pasien
SI Diagnosis Penyakit pada Pasien
SI Pemantauan Kondisi Pasien
SI Peresepan Obat oleh Dokter
SI Imaging Recognition
Contoh Aplikasi SI Klinik untuk Menentukan Kebutuhan Perawatan Gigi: Pengukuran IKPO (Indikator Kebutuhan Perawatan Ortodonti)
• •
0 – 13 14 – 23
: MEMBUTUHKAN PERAWATAN ORTODONTI : TIDAK MEMBUTUHKAN PERAWATAN ORTODONTI
KEBUTUHAN PADA SI KLINIK Physicians’ needs: Nurses’ needs Hospital administrators’ needs Patients’ needs Third payers’ needs Health records’ needs Health researchers’ needs
Pendorong klinisi menjadi pengguna sistem informasi
Presentasi data ◦ Riwayat klinik, alergi obat, hasil lab ◦ confidentiality
Knowledge ◦ MEDLINE ◦ Clinical practice guidelines
Komunikasi ◦ Email (lokal maupun global)
Alert, reminder
DISKUSI 1. Bedakan antara sistem informasi administrasi dan sistem informasi klinis! 2. Bagaimana sebuah sistem informasi dapat meningkatkan kualitas kegiatan klinis di RS?
REKAM MEDIK & SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
APAKAH REKAM MEDIK? CATATAN KONFIDENSIAL DISIMPAN OLEH DOKTER, RS DAN PUSAT PELAYANAN KESEHATAN LAIN (ISI MILIK PASIEN, DOKUMEN MILIK SIAPA?) MERANGKUM KONTAK PASIEN DENGAN PELAYANAN: DATA PASIEN, PEMERIKSAAN, PENGOBATAN DAN TINDAKAN YANG DIBERIKAN, KORESPONDENSI DEMI KESINAMBUNGAN PELAYANAN BIASANYA DALAM BENTUK KARTU
SEJARAH
CORAT-CORET DOKTER PRIBADI, UNTUK MEMUDAHKAN MENGINGAT AWAL ABAD 20, PENDEKATAN ILMIAH DALAM PRAKTEK DAN PENDIDIKAN KEDOKTERAN: SETIAP PASIEN MEMILIKI REKAM MEDIK ABSTRAKSI REKAM MEDIK UNTUK PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT(STATISTIKA RUMAH SAKIT) STRUKTUR INTERNAL REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (LAWRENCE WEED, 1969): MENINGKATKAN PATIENT CARE KOMPUTERISASI WEB-BASED (REKAM MEDIK VIRTUAL)
MANFAAT REKAM MEDIK
KOMUNIKASI MENGENAI APA YANG DIRENCANAKAN ATAU TELAH DILAKUKAN PENINGKATAN MUTU PELAYANAN INFORMASI UNTUK PENGENDALIAN PENYAKIT DI MASYARAKAT PERENCANAAN PROGRAM DAN ANGGARAN PELAYANAN KESEHATAN SEBAGAI DOKUMEN HUKUM SEBAGAI BAHAN PENELITIAN DAN PENDIDIKAN
PENGISIAN REKAM MEDIK DATA RELEVAN (ADMINISTRATIVELY AND CLINICALLY RELEVANT) YANG DIREKAM PADA WAKTU PELAYANAN DIBERIKAN SEBAIKNYA CUKUP SEKALI DAN TIDAK DUPLIKASI INFORMASI DARI DATA YANG DIREKAM DAPAT DIMANFAATKAN OLEH MEREKA YANG BERWENANG MEMANFAATKANNYA, DI RS YANG SAMA ATAU TEMPAT LAIN
KRITERIA REKAM MEDIK DAPAT DIBACA DENGAN JELAS STRUKTUR SAMA ANTARA SATU REKAM MEDIK DENGAN REKAM MEDIK YANG LAIN ITEM DATA YANG DICATAT BERSIFAT VITAL, ESENSIAL DAN SEDIKIT MUNGKIN YANG NON ESENSIAL MUTU DATA DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN
ELEMEN DATA REKAM MEDIK
INFORMASI PASIEN: nomor ID, nama, jenis kelamin, suku bangsa, tanggal lahir, alamat INFORMASI KUNJUNGAN: unit atau instalasi, dokter yang memeriksa, asuransi, disposisi (pulang, dirawat, dirujuk) INFORMASI KLINIK: keluhan, riwayat sakit, riwayat keluarga, kondisi sosial dan perilaku, pemeriksaan fisik, lab, diagnosis, prosedur pengobatan dan tindakan MEMUAT DATA EPISODE KUNJUNGAN TETAPI JUGA DATA LONGITUDINAL (LIFELIFE-TIME)
DISTRIBUSI UMUR PASIEN DM RAWAT INAP DI RS X, 1998 - 2000
PULANG SEMBUH OUTCOME: S 400
500
400
300
300
200 200
100 100
Std. Dev = 11.58 Std. Dev = 11.95
Mean = 57.4
Mean = 57.8
N = 1509.00
0
N = 1941.00
0
0 0. 10
.0 90
.0 80
.0 70
.0 60
.0 50
.0 40
.0 30
.0 20
.0 10
0 0.
0.0
10.0 5.0
AGE
20.0
15.0
30.0
25.0
40.0
35.0
50.0
45.0
60.0
55.0
70.0
65.0
80.0
75.0
90.0
85.0
95.0
AGE
PULANG PAKSA
PULANG MENINGGAL
OUTCOME: P
OUTCOME: M
30
60
50
20
40
30
10
20
Std. Dev = 13.35
Std. Dev = 12.79
10
Mean = 57.0 N = 155.00
0 25.0
35.0
30.0
AGE
45.0
40.0
55.0
50.0
65.0
60.0
75.0
70.0
85.0
80.0
95.0
90.0
100.0
Mean = 60.4 N = 273.00
0 5.0
15.0
10.0
AGE
25.0
20.0
35.0
30.0
45.0
40.0
55.0
50.0
65.0
60.0
75.0
70.0
85.0
80.0
95.0
90.0
JENIS STRUKTUR REKAM MEDIK REKAM MEDIK BERORIENTASI WAKTU (TIME ORIENTED MEDICAL RECORD) REKAM MEDIK BERORIENTASI SUMBER (SOURCE ORIENTED MEDICAL RECORD) REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (PROBLEM ORIENTED MEDICAL RECORD)
REKAM MEDIK BERORIENTASI WAKTU
FOLLOW UP PEMERIKSAAN PASIEN
DICATAT DAN DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM LAPORAN LAB DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM TINDAKAN DAN PENGOBATAN DISUSUN MENURUT TANGGAL DAN JAM SEMUA DATA TERCAMPUR
REKAM MEDIK BERORIENTASI SUMBER HASIL PEMERIKSAAN DAN PERINTAH DOKTER DITEMPAT TERTENTU LAB DIKUMPULKAN DI TEMPAT TERTENTU HASIL PEMERIKSAAN RADIOLOGI DIMASUKKAN DI AMPLOP YANG JUGA BERISI FILM
REKAM MEDIK BERORIENTASI MASALAH (PROBLEM ORIENTED MEDICAL RECORD)
KELUHAN SUBYEKTIF: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL3 (S) PEMERIKSAAN OBYEKTIF: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL3 (O) PENILAIAN (ASSESSMENT) TERMASUK DIAGNOSIS MASALAH: TANGGAL1, TANGGAL2, TANGGAL 3 (A) PERENCANAAN (PLAN): TANGGAL1, TANGGAL 2, TANGGAL3 (P) CATATAN KEMAJUAN MENGATASI MASALAH (PROGRESS NOTES)
BENTUK REKAM MEDIK REKAM
MEDIK KARTU REKAM MEDIK ELEKTRONIK
REKAM MEDIK KARTU ◦ "Rekam medik dalam bentuk kartu sudah jauh dari memadai….melecehkan profesi yang menciptakannya. Lebih sering, kartu rekam medik tersebut terlalu tebal, compang-camping, tidak terorganisasi secara rapi, bahkan tidak terbaca; catatan kemajuan, laporan konsultan, hasil radiologi dan catatan perawat bercampuraduk. Kartu rekam medik tersebut justru lebih membingungkan, bukan mempermudah pelayanan; merupakan tantangan yang berat bagi siapa saja yang mencoba memahami apa yang dialami oleh pasien”. (Bleich, H., MD, Computing, Vol 10 no 2, p70, 1993)
KETERBATASAN REKAM MEDIK KARTU ISI: SULIT MENEMUKAN DATA FRAGMENTASI: JIKA MASING-MASING UNIT ATAU INSTALASI MENYIMPAN REKAM MEDIK BERBEDA UNTUK ORANG YANG SAMA UNTUK MENGIRIMKAN INFORMASI: DATA PERLU DISALIN TIDAK BISA MENGINTEGRASIKAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KLINIK DENGAN INFORMASI PASIEN YANG TELAH DIKUMPULKAN
REKAM MEDIK DI RAK: tidak lengkap, sulit diakses KARTU REGISTER REKAM MEDIK: perlu waktu lama, sulit dikelola
REKAM MEDIK ELEKTRONIK ◦ "Saya pernah meyakini bahwa saya akan mampu mengingat dan memproses semua variabel yang dibutuhkan di sisi tempat tidur pasien pada waktu melakukan tindakan medis setelah seseorang menguasai kurikulum ilmu kedokteran. Saya sekarang percaya bahwa dibutuhkan perpanjangan elektronik atas ingatan dan kapasitas analitik sebagaimana X-ray yang membantu penglihatan mata manusia. Para dokter harus mengandalkan sarana-sarana tersebut, sebagaimana pengembara yang mengandalkan peta dan tidak sekadar mengingat jalan-jalan yang harus dilalui melalui kursus geografi. Di samping itu, para dosen dan peneliti harus menjamin bahwa sarana pengetahuan itu selalu up to date”. (Weed, L.L. Perspectives over 40 years. Proceedings of the ACM Conference on the History of Medical Informatics, p 105. New York: ACM 1987).
MANFAAT REKAM MEDIK ELEKTRONIK
KEMUDAHAN PENELUSURAN DAN PENGIRIMAN INFORMASI BISA DIKAITKAN DENGAN INFORMASI LAIN YANG BERASAL DARI LUAR REKAM MEDIK PENYIMPANAN LEBIH RINGKAS DATA DAPAT DITAMPILKAN DENGAN CEPAT SESUAI KEBUTUHAN ABSTRAKSI, PELAPORAN LEBIH MUDAH BAHKAN OTOMATIS KUALITAS DATA DAN STANDAR DAPAT DIKENDALIKAN DAPAT DIINTEGRASIKAN DENGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG KEPUTUSAN
HAMBATAN REKAM MEDIK ELEKTRONIK KEPERCAYAAN TERHADAP KOMPUTER: KETERANDALAN, PRIVASI, KEAMANAN PEMANFAATAN UNTUK KEPERLUAN KLINIK SEHARI-HARI (PERLU WAKTU UNTUK ANALISIS) TECHNOPHOBIA: SIKAP NEGATIF ATAU GAGAP TEKNOLOGI TERHADAP KOMPUTER DI TEMPAT KERJA
YANG DAPAT DISIMPAN DALAM REKAM MEDIK ELEKTRONIK TEKS (KODE, NARASI, REPORT) GAMBAR (KOMPUTER GRAFIK, GAMBAR YANG DI-SCAN, HASIL FOTO RONTGEN DIGITAL) SUARA (SUARA JANTUNG, SUARA PARU) VIDEO (PROSES OPERASI)
Contoh Register Rekam Medis Pasien secara Elektronik
Contoh Data Rekam Medis pada Praktek Mandiri Dokter secara Elektronik
Contoh Formulir untuk Memasukkan Data Rekam Medis Pasien Secara Elektronik
Contoh PHR yang Memuat Data Rekam Medis per Pasien
KETERBATASAN TEKS BEBAS PENELUSURAN LAMBAT, DATABASE CENDERUNG BESAR KESALAHAN MENGEJA NAMA BERBEDA (TERMASUK SINGKATAN) UNTUK HAL YANG SAMA SULIT MELAKUKAN PENGELOMPOKAN DAN ANALISIS DATA
TEKS TERSTRUKTUR
CHECK BOX
PILIHAN TERBATAS KODE DATA PIILIHAN DAPAT DITAMPILKAN ATAU DICARI, SEHINGGA DENGAN MENEKAN PILIHAN, DATA DAPAT DIMASUKKAN ANALISIS DATA MUDAH
REKAM MEDIK ELEKTRONIK
BUDAYA INFORMASI
Resume Sistem Pelaporan Data Rumah Sakit Jenis Data
Nama Formulir
Kode
Periode Laporan
Jadwal Laporan
Data Kegiatan
Data Kegiatan RS
RL 1
Triwulan 1/1-31/3
Tgl 15 bulan ke-4
Data Morbiditas
Data Keadaan Morbiditas Irna
RL 2a
Tgl 15/1
Data Keadaan Morbiditas IRJa
RL 2b
Data Keadaan Penyakit Khusus Irna Data Keadaan Penyakit Khusus IRJa Data Status Imunisasi
RL 2a1
Tahunan 1/1-31/12 Tahunan 1/1-31/12 Bulanan
RL 2b1
Bulanan
RL 2c
Bulanan
Data Individual Pasien Irna -Pasien Umum -Pasien Obstetri -Bayi Baru Lahir
RL 2.1 RL 2.2 RL 2.3
Data Inventarisasi Pelayanan
Data Inventarisasi Yankes RS
Data Ketenagaan Data Peralatan
Keterangan
Tgl 15/1 Tgl 15 bulan berikut Tgl 15 bulan berikut Tgl 15 bulan berikut
Dinkes Kab/Kota
Triwulan Triwulan Triwulan (sampling 10 hr)
Tgl 25 bulan sampling
Depkes
RL 3
Tahunan 31/12
Tgl 15/1
Data Ketenagaan RS Data Individual Ketenagaan RS
RL 4 RL 4a
Semester 30/6&31/12 Tahunan 31/12
Tgl 15/7&15/1 Tg; 15/1
Data Peralatan Medis RS
RL 5
Tahunan 31/12
Tgl 15/1
Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota
Depkes
SIRS PENDUKUNG KEPUTUSAN
MASALAH Merasa ada kesenjangan/gap 2. Merasa ada penyimpangan dari rencana 3. Merasa tidak puas 4. Merasa bertanggung jawab 1.
Proses Pengambilan Keputusan: 1. Intelligence: pencarian kondisi-kondisi yang dapat menghasilkan keputusan 2. Design: menemukan, mengembangkan, dan menganalisis materi-materi yang mungkin akan dikerjakan 3. Choice: pemilihan dari materi-materi yang tersedia, mana yang akan dikerjakan 4. Implementation: penerapan keputusan terpilih
Decision Support System: Sistem basis komputer yang mempunyai 3 komponen interaktif: 1)Bahasa (mekanisme yang menyediakan komunikasi user dan pelbagai komponen dalam DSS), 2)Knowledge (penyimpanan knowledge domain permasalahan yang ditanamkan di DSS baik sebagai data/prosedur), 3)Sistem pemrosesan permasalahan (link antara 2 komponen yang mengandung kemampuan memanipulasi masalah untuk pengambilan keputusan)
Decision Support System: Sistem berbasis komputer yang interaktif dan membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalahmasalah yang tak terstruktur
Decision Support System: Sistem tambahan yang mampu mendukung analisis data secara ad hoc dan permodelan keputusan yang berorientasi pada perencanaan masa depan
SIRS SEBAGAI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN “Model dengan basis sistem prosedur untuk memproses data dan dugaan dalam membantu manajer mengambil keputusan pelayanan RS”
Alasan menggunakan DSS: 1. RS beroperasi pada ekonomi tak stabil 2. RS dihadapkan pada kompetisi meningkat 3. RS menghadapi kesulitan dalam melacak aktivitas-aktivitas usaha 4. Sistem komputer RS tidak mendukung peningkatan tujuan RS dalam segi efisiensi, profitabilitas serta mencari solusi yang menguntungkan
HASIL SURVEI MENGENAI FAKTOR PERLUNYA DSS Faktor
Presentase
1. Diperlukan keakuratan informasi
67
2. DSS menggunakan organisasi yang unggul
44
3. Diperlukan informasi baru
33
4. DSS mengolah manajemen orang - waktu
22
5. Jika diperlukan informasi yang tepat waktu
17
6. Dapat mengurangi biaya
6
Manfaat Menggunakan DSS di RS: 1. Kebutuhan informasi menjadi akurat 2. DSS sebagai alat diferensiasi 3. Kebutuhan infomasi baru meningkat 4. Manajemen membutuhkan DSS 5. Penyediaan informasi tepat waktu 6. Pengurangan biaya
DSS Ideal: 1. Menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan yang memadukan pertimbangan manusia dan informasi komputer 2. Dukungan untuk pelbagai level manajerial mulai dari puncak sampai manajer lapangan 3. Dukungan bagi individu juga kelompok 4. Dukungan ke pelbagai keputusan yang saling berkaitan dan berurutan 5. Mendukung pelbagai fase proses pengambilan keputusan (intelligence, design, choice, implementation) 6. Mendukung berbagai proses pengambilan keputusan 7. Dapat beradaptasi selamanya/fleksibel sehingga diperlukan pengambil keputusan yang reaktif 8. Mudah digunakan 9. Dapat meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu dan kualitas) 10. Pengambil keputusan punya kendali menyeluruh 11. Mengarah pada pembelajaran 12. Pengguna mampu menyusun sendiri sistem sederhana 13. Mendayagunkan pelbagai model baik standar/sesuai kebutuhan pengguna 14. Dilengkapi komponen knowledge untuk memberi solusi yang efektif dan efisien
Komponen DSS: 1. Data management: database yang mengandung data relevan untuk pelbagai situasi dan diatur software (DBMS) 2. Model management: melibatkan model finansial, statistik, management science, atau model kuantitatif lain sehingga memberikan kemampuan analitis ke sistem 3. Communication: Pengguna dapat memberi perintah pada DSS, terdapat sistem interface 4. Knowledge management: mendukung subsistem lain atau sebagai komponen yang berdiri sendiri
GAMBARAN DSS 1. Data Internal dan Eksternal 2. Statistik dan perm asalahan
10. Grafik
9. Queries
3. Lem bar ko lom
P usat Info rm asi 8. Analisis dan pem buatan m odel
4. Prosedur grafik
7. M anajem en Proyek
5. Kom unikasi B isnis 6. Pelaporan
PENGAMBILAN KEPUTUSAN “ Proses pemilihan salah satu alternatif dari berbagai alternatif pemecahan masalah yang rasional”
SIKLUS PEMECAHAN MASALAH D IIK U T I D A N D IE V L U A S I
R U A N G L IN G K U P
PEN E TA PA N K EPU TUSAN
ID E N T IF IK A S I M ASALA H
P E M IL IH A N A L T E R N A T IF
EVA LUASI A L T E R N A T IF
P R IO R I T A S M ASALAH
A L T E R N A T IF PEM ECA HAN M ASALAH
P E N G A M B IL A N K E P U T U S A N
M ASALAH D IS E L E S A IK A N
PEM ECAHA N M ASALAH
PENGEMBANGAN DSS fa s e
fa s e
fa s e
1
S e le k s i P r o y e k S e le k s i p e r a n g k a t k e r a s d a n lu n a k
2
3
B a n g u n b a s is d a t a t e r k a it m a n a je m e n
fa s e 5
fa s e 4
B a n g u n a n b a s is m o d e l d a n t e r k a it d e n g a n m a n a je m en
B a n g u n s u b s is t e m d ia lo g fa s e 6
B a n g u n k o m p o n e n p e n g e ta h u an
F a s e
7
P e n g in t e g r a s ia n n
F a s e
8
U j i C o b a , E v a lu a s i, P e n in g k a t a n
F a s e
9
L a t ih a n b a g i p e n g g u n a
F a s e
1 0
F a s e
1 1
P e n d o k u m e n t a s ia n p e m e lih a r a a n
A d a p ta s i
d a n
Contoh Pengembangan Sistem Bantu Keputusan untuk Analisis Pemasaran RS: 1. Sebagai Decision Support System dengan Analisis: -Analisis Perbandingan; -Pembuatan laporan; 2. Sebagai analisis pemasaran yang cepat dan mudah; 3. Data, proses, informasi, interpretasi dan laporan yang mendorong peningkatan management skill.
DISKUSI YUK!
1. Identifikasikan DSS yang mungkin digunakan dalam pelayanan di RS dan berikan penjelasan masingmasing!
DSS: 1.DSS konsultasi pasien 2.DSS alert pada pelayanan dokter 3.DSS antrian pasien 4.DSS optimasi pelayanan IGD 5.DSS pmantauan status gizi 6.DSS mengurangi medical error 7.DSS pelayanan KIA 8.DSS penilaian prestasi karyawan
DSS: 1.DSS penilaian kinerja nakes 2.DSS penentuan investasi RS 3.DSS konsultasi pengobatan penyakit 4.DSS penetapan KLB penyakit
SISTEM INFORMASI PEMASARAN RS
SI PEMASARAN RS: RENCANA STRATEGIK: rencana pemasaran jangka panjang, rencana pemasaran produk/pasar baru, model strategi yankes RENCANA OPERASIONAL: rencana pemasaran, rencana keuangan, rencana produk, rencana harga, peramalan penjualan, riset pasar yankes, rencana promosi, rencana jalur distribusi LAPORAN PENGENDALIAN: anggaran pengeluaran, pangsa pasar, distribusi yankes, keuntungan, realisasi penjualan, realisasi harga, litbang PROSES TRANSAKSI: data permintaan yankes, faktur/bukti pemberian yankes, laporan penjualan yankes
SI PEMASARAN RS: Suatu sistem berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan prosedur yg ditujukan untuk mengumpulkan , menyaring, menganalisis dan membagikan informasi yg spesifik, tepat waktu dan cermat untuk digunakan para pengambil keputusan di bidang pemasaran dgn tujuan penyempurnaan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pemasaran.
DALAM SI PEMASARAN MELIPUTI: Adanya sistem yg terdiri dari orang, peralatan dan prosedur Adanya pembuatan informasi melalui kegiatan mengumpulkan, menyaring, dan menganalisis data Informasi yg dibuat adalah spesifik, tepat waktu dan cermat sehingga menjamin kualitasnya Pemakai informasi adalah para pengambil keputusan pemasaran Tujuan dari SI pemasaran RS adalah penyempurnaan perencanaan seperti renstra
5 ELEMEN ORIENTASI PEMASARAN DI RS: Dasar pemilihan dari pelanggan yg dilayani Perlunya informasi pemasaran hasil pengumpulan data yg cocok Strategi yg sesuai yg dapat mencapai tujuan pemesaran secara benar Pelaksanaan operasional yg efektif Integrasi dari pengorganisasian pemasaran
PROGRAM-PROGRAM PEMASARAN DI RS Rawat di rumah: hemodialisa, fisioterapi Kedokteran pencegahan: pemeriksaan rutin pap smears Kedokteran holistik: program intrevensi P3 NAPZA, check up kesehatan Pelayanan bukan untuk pasien: kantin, sewa ruang praktek, sewa ruang pertemuan Kerjasama pelayanan: Outsorcing pelayanan laundry Kerjasama lainnya: Pelayanan komputer, pelayanan asuransi
ARAHAN PERENCANAAN STRATEGIK OLEH BAGIAN PEMASARAN RS: Penyesuaian adanya spesialis sesuai kebutuhan Menambah dr spesialis sesuai keadaan pasar Menelaah departemen tertentu yg sering mendapat keluhan dari pasien Mengembangkan pelayanan khusus sesuai peta pasien Mengembangkan program yg dirancang bersama masyarakat: rawat inap di rumah, pelayanan geriatrik Mengembangkan program pendidikan berkelanjutan dan berkualitas, promosi langsung dan mengembangkan komunikasi umum: newsletter, booklet, leaflet
CONTOH STRATEGI JANGKA PANJANG RS: Pengembangan jalur produk: strategi meningkatkan dan mempertahankan pelanggan (pengembangan pelayanan jantung anak, mengenal kapsiatas produk yg masih rendah, memantapkan pelayanan rawat jalan) Pelayanan spesialistik: pelayanan atas dasar geografi dan sosek Pelayanan integrasi vertikal dan horizontal: pelayanan rawat di rumah (home care), kunjungan perawat ke rumah Penggabungan: Penggabungan bagian tertentu di RS dgn maksud meringankan beban biaya Diversifikasi: penyewaan gedung pertemuan, adanya restoran dan pertokoan di RS Pengerutan: menutup pelayanan yg merugi, mengurangi pelayanan tertentu
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PEMASARAN RS: Pelaksanaan: pengolahan transaksi, pemberian informasi/laporan Manajemen lini: perencanaan operasional, pengambilan keputusan, pengendalian Manajemen madya: perencanaan strategik, penentuan kebijakan, pengambilan keputusan
INFORMASI PEMASARAN TERKAIT DGN EKSISTENSI RS YANG MELIPUTI: Pemanfaatan prospective payment organization agar memberikan biaya murah dengan pelayanan bermutu Adaptasi terhadap strategi pemasaran yang memerlukan informasi yang baik Bahan acuan bagi pengambilan keputusan Mengikuti perubahan insentif pada sektor tertentu di RS Pembinaan sistem informasi secara kontinu Penetapan posisi RS yang membutuhkan peran besar dari informasi
BEBERAPA PERUBAHAN PERILAKU MASYARAKAT PENGGUNA YANKES DI RS: Adanya kelas perawatan yang menunjukkan perbedaan status Makin diperlukannya jaminan kesehatan dan asuransi sebagai bagian dari aktivitas pemasaran RS Peraturan pemerintah ttg 25% TT bagi masyarakat kecil sebagai upaya pemerataan yankes
DALAM MENDAPATKAN INFORMASI PEMASARAN, PERLU DILAKUKAN RISET PEMASARAN YANG MELIPUTI: Analisis penjualan: analisis catatan yg ada ttg yankes dan kuota yankes, analisis yankes sesuai jenis produksi, pelanggan dan geografis Motif pembelian: untuk meproduksi yankes yg benar sesuai dengan minat pelanggan Usaha penjualan: mengorganisir program yankes Organisasi penjualan: revenue masuk ke bagian penjualan yankes sehingga organisasi penjualan adalah penting Saluran distribusi: penentuan jenis yankes yang diproduksi, pendistribusian seperti apa, dan kapan yankes diberikan Strategi periklanan: penting untuk memberikan informasi yang tepat dan cepat kepada masyarakat pengguna potensial yankes
SI PEMASARAN RS BERBASIS REKAM MEDIK: Komponen rekam medik Komponen akuntansi manajemen Komponen riset pemasaran Komponen perbandingan pemasaran Komponen pemasaran analitik.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN DI RS MEMEGANG PERAN PENTING UNTUK RS MENGADAKAN PERUBAHAN SECARA PROAKTIF YANG DAPAT MENGANTISIPASI: TREND PENYAKIT, PERUBAHAN PERILAKU MASYARAKAT PENGGUNA YANKES, TRANSISI EPIDEMIOLOGI, WABAH, TREND PEMASARAN YANKES
BAHAN DISKUSI: PEMASARAN DALAM RS MASIH DIANGGAP SEBAGAI SUATU HAL YANG TIDAK WAJAR. BAGAIMANA PERAN SISTEM INFORMASI DALAM MENDUKUNG AKTIVITAS PEMASARAN YANG WAJAR DI RS?
1. Contoh aktivitas pemasaran di RS: -Konsultasi medis di media cetak/elektronik -Baksos bidang kesehatan -Seminar untuk masyarakat -Iklan di media TV mengenai pelayanan di RS -Media leaflet, brosur, website ttg pelayanan di RS 2. Peran sistem informasi untuk menunjang aktivitas pemasaran: -Pengadaan fasilitas untuk penyelenggaraan aktivitas pemasaran -Adanya informasi ttg output pelayanan di RS -Mempermudah manajemen mengambil keputusan pemasaran -Pengaturan supaya informasi pelayanan up to date secara real time -Bahan seminar berdasarkan informasi yang benar dari SI
SISTEM INFORMASI SDM RS
MODEL SI-SDMRS Lingkungan eksternal Peraturan pemerintah
Teknologi
Pasar Kerja
Sistem manajemen SDM
Sistem manajemen strategik
Sub Fungsi SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan -Kinerja -Kompensasi -QWL
Tujuan organisasi -Produktivitas -Laba -ROI -Moral karyawan
Sistem informasi SDM Umpan balik Umpan balik
KETERKAITAN SI-SDMRS
Lingkungan -Legal -Politik -Sosial
SI lain di luar RS -Asuransi -Dana pensiun -Konsultan pajak
Sub fungsi Manajemen SDM -Perencanaan -Staffing -Pelatihan dan pengembangan -Manajemen kinerja -Kompensasi -QWL
SI-SDM RS
SI lain dlm RS
Proses manajemen Kinerja -Pengembangan yankes -Diversifikasi -Merger -Akuisisi
Contoh Manajemen Data SI-SDMRS Perencanaan n pengembangan
Administrasi biodata
Kehadiran
Database Pegawai
Informasi pegawai
Penggajian
PENGEMBANGAN SI-SDMRS FUNGSI SPESIFIK FORMULIR DAN TAMPILAN KHUSUS LAPORAN TERSENDIRI ANALISIS KHUSUS ELEMEN DATA YANG BAIK
TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDMRS Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan) Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporan Desain sistem pendahuluan Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilai sistem alternatif, Memberi rekomendasi, Menentukan persyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan Rekayasa sistem Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajian pendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desain terbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program Pengujian dan implementasi sistem Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem, Menjalankan SI-SDMRS tsb Evaluasi dan pemantauan Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem, Memodifikasi sistem jika diperlukan, Monev berkesinambungan
MARILAH BERPIKIR SEJENAK UNTUK MENJAWAB PERTANYAAN BERIKUT INI!
1. Identifikasikan aktivitasaktivitas yang berhubungan dengan SDM di RS! 2. Identifikasikan aplikasi yang mungkin untuk SI SDM RS! 3. Jelaskan masing-masing aplikasi tersebut!
CONTOH-CONTOH KEMUNGKINAN APLIKASI SI SDM
1. Kebutuhan dan distribusi nakes 2. Penjadwalan tugas nakes 3. Penjadwalan diklat nakes 4. Penggajian nakes 5. Penilaian kinerja nakes
Terdapat permasalahan SDM di RS: 1. Dr spesialis jarang visite pasien rawat inap 2. Dr spesialis jarang hadir di poliklinik spesialis 3. Tenaga perawat tidak berada di poliklinik rawat jalan saat jam buka pelayanan RS dan pasien dibiarkan menunggu 4. Banyak laporan yang tidak selesai tepat waktu 5. Tercatat ada sejumlah medical/medication error di RS Berikan saran anda bagaimana mengatasi permasalahan tersebut menggunakan SIRS!
SISTEM INFORMASI PEMASARAN RS
SI PEMASARAN RS: RENCANA STRATEGIK: rencana pemasaran jangka panjang, rencana pemasaran produk/pasar baru, model strategi yankes RENCANA OPERASIONAL: rencana pemasaran, rencana keuangan, rencana produk, rencana harga, peramalan penjualan, riset pasar yankes, rencana promosi, rencana jalur distribusi LAPORAN PENGENDALIAN: anggaran pengeluaran, pangsa pasar, distribusi yankes, keuntungan, realisasi penjualan, realisasi harga, litbang PROSES TRANSAKSI: data permintaan yankes, faktur/bukti pemberian yankes, laporan penjualan yankes
SI PEMASARAN RS: Suatu sistem berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan prosedur yg ditujukan untuk mengumpulkan , menyaring, menganalisis dan membagikan informasi yg spesifik, tepat waktu dan cermat untuk digunakan para pengambil keputusan di bidang pemasaran dgn tujuan penyempurnaan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pemasaran.
DALAM SI PEMASARAN MELIPUTI: Adanya sistem yg terdiri dari orang, peralatan dan prosedur Adanya pembuatan informasi melalui kegiatan mengumpulkan, menyaring, dan menganalisis data Informasi yg dibuat adalah spesifik, tepat waktu dan cermat sehingga menjamin kualitasnya Pemakai informasi adalah para pengambil keputusan pemasaran Tujuan dari SI pemasaran RS adalah penyempurnaan perencanaan seperti renstra
5 ELEMEN ORIENTASI PEMASARAN DI RS: Dasar pemilihan dari pelanggan yg dilayani Perlunya informasi pemasaran hasil pengumpulan data yg cocok Strategi yg sesuai yg dapat mencapai tujuan pemesaran secara benar Pelaksanaan operasional yg efektif Integrasi dari pengorganisasian pemasaran
PROGRAM-PROGRAM PEMASARAN DI RS Rawat di rumah: hemodialisa, fisioterapi Kedokteran pencegahan: pemeriksaan rutin pap smears Kedokteran holistik: program intrevensi P3 NAPZA, check up kesehatan Pelayanan bukan untuk pasien: kantin, sewa ruang praktek, sewa ruang pertemuan Kerjasama pelayanan: Outsorcing pelayanan laundry Kerjasama lainnya: Pelayanan komputer, pelayanan asuransi
ARAHAN PERENCANAAN STRATEGIK OLEH BAGIAN PEMASARAN RS: Penyesuaian adanya spesialis sesuai kebutuhan Menambah dr spesialis sesuai keadaan pasar Menelaah departemen tertentu yg sering mendapat keluhan dari pasien Mengembangkan pelayanan khusus sesuai peta pasien Mengembangkan program yg dirancang bersama masyarakat: rawat inap di rumah, pelayanan geriatrik Mengembangkan program pendidikan berkelanjutan dan berkualitas, promosi langsung dan mengembangkan komunikasi umum: newsletter, booklet, leaflet
CONTOH STRATEGI JANGKA PANJANG RS: Pengembangan jalur produk: strategi meningkatkan dan mempertahankan pelanggan (pengembangan pelayanan jantung anak, mengenal kapsiatas produk yg masih rendah, memantapkan pelayanan rawat jalan) Pelayanan spesialistik: pelayanan atas dasar geografi dan sosek Pelayanan integrasi vertikal dan horizontal: pelayanan rawat di rumah (home care), kunjungan perawat ke rumah Penggabungan: Penggabungan bagian tertentu di RS dgn maksud meringankan beban biaya Diversifikasi: penyewaan gedung pertemuan, adanya restoran dan pertokoan di RS Pengerutan: menutup pelayanan yg merugi, mengurangi pelayanan tertentu
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PEMASARAN RS: Pelaksanaan: pengolahan transaksi, pemberian informasi/laporan Manajemen lini: perencanaan operasional, pengambilan keputusan, pengendalian Manajemen madya: perencanaan strategik, penentuan kebijakan, pengambilan keputusan
INFORMASI PEMASARAN TERKAIT DGN EKSISTENSI RS YANG MELIPUTI: Pemanfaatan prospective payment organization agar memberikan biaya murah dengan pelayanan bermutu Adaptasi terhadap strategi pemasaran yang memerlukan informasi yang baik Bahan acuan bagi pengambilan keputusan Mengikuti perubahan insentif pada sektor tertentu di RS Pembinaan sistem informasi secara kontinu Penetapan posisi RS yang membutuhkan peran besar dari informasi
BEBERAPA PERUBAHAN PERILAKU MASYARAKAT PENGGUNA YANKES DI RS: Adanya kelas perawatan yang menunjukkan perbedaan status Makin diperlukannya jaminan kesehatan dan asuransi sebagai bagian dari aktivitas pemasaran RS Peraturan pemerintah ttg 25% TT bagi masyarakat kecil sebagai upaya pemerataan yankes
DALAM MENDAPATKAN INFORMASI PEMASARAN, PERLU DILAKUKAN RISET PEMASARAN YANG MELIPUTI: Analisis penjualan: analisis catatan yg ada ttg yankes dan kuota yankes, analisis yankes sesuai jenis produksi, pelanggan dan geografis Motif pembelian: untuk meproduksi yankes yg benar sesuai dengan minat pelanggan Usaha penjualan: mengorganisir program yankes Organisasi penjualan: revenue masuk ke bagian penjualan yankes sehingga organisasi penjualan adalah penting Saluran distribusi: penentuan jenis yankes yang diproduksi, pendistribusian seperti apa, dan kapan yankes diberikan Strategi periklanan: penting untuk memberikan informasi yang tepat dan cepat kepada masyarakat pengguna potensial yankes
SI PEMASARAN RS BERBASIS REKAM MEDIK: Komponen rekam medik Komponen akuntansi manajemen Komponen riset pemasaran Komponen perbandingan pemasaran Komponen pemasaran analitik.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN DI RS MEMEGANG PERAN PENTING UNTUK RS MENGADAKAN PERUBAHAN SECARA PROAKTIF YANG DAPAT MENGANTISIPASI: TREND PENYAKIT, PERUBAHAN PERILAKU MASYARAKAT PENGGUNA YANKES, TRANSISI EPIDEMIOLOGI, WABAH, TREND PEMASARAN YANKES
BAHAN DISKUSI: PEMASARAN DALAM RS MASIH DIANGGAP SEBAGAI SUATU HAL YANG TIDAK WAJAR. BAGAIMANA PERAN SISTEM INFORMASI DALAM MENDUKUNG AKTIVITAS PEMASARAN YANG WAJAR DI RS?
1. Contoh aktivitas pemasaran di RS: -Konsultasi medis di media cetak/elektronik -Baksos bidang kesehatan -Seminar untuk masyarakat -Iklan di media TV mengenai pelayanan di RS -Media leaflet, brosur, website ttg pelayanan di RS 2. Peran sistem informasi untuk menunjang aktivitas pemasaran: -Pengadaan fasilitas untuk penyelenggaraan aktivitas pemasaran -Adanya informasi ttg output pelayanan di RS -Mempermudah manajemen mengambil keputusan pemasaran -Pengaturan supaya informasi pelayanan up to date secara real time -Bahan seminar berdasarkan informasi yang benar dari SI
SISTEM INFORMASI KEUANGAN RS
Merupakan sistem informasi administratif Pengembangan SI keuangan bertujuan: 1. Kemudahan proses 2. Mempercepat proses 3. Mengurangi beban kerja 4. Mengurangi tumpukan kertas dan arsip
Karakeristik SI administrasi komputerisasi: Menangani pencatatan: pencatatan cepat tagihan pada pasien Menangani perhitungan: perhitungan cepat dalam monitoring stok obat Menangani pengarsipan: penghematan ruangan karena mengurangi tumpukan kertas
Sistem Informasi Keuangan RS, misalnya: Penagihan pasien rawat inap Pengembangan SI penagihan pasien rawat inap perlu memperhatikan: Beban kerja pegawai Kemampuan sistem yang dibuat Manfaatnya
Hal-hal sehubungan dengan SI penagihan pasien rawat inap: Kelengkapan: apakah tagihan dari berbagai pelayanan telah terdaftar dan tertagih? Kecepatan: Apakah cara mencatat bisa cepat? Ketepatan: Apakah yang tertagih nilainya tepat tanpa kesalahan? Prosedur: Apakah prosedur jelas?
Hal-hal sehubungan dengan SI penagihan pasien rawat inap, con’t: Kesesuaian: Apakah yang tertagih sesuai dengan yang telah dikeluarkan Kewenangan: Apakah yang menagih punya kewenangan yang ditentukan? Kejelasan: Apakah yang ditagih jelas nilainya dan ada buktinya Kelancaran: Apakah pencatatan lancar tanpa keraguan
Agar SI penagihan pasien dapat memenuhi kesemua hal penting tersebut, maka berikut adalah gambaran tentang input-proses-output SI penagihan pasien rawat inap:
-Komponen biaya INPUT
-Nilai biaya -Waktu -Pengisian -Bukti
PROSES
-Pengelompokan -Perhitungan -Tagihan perhari
OUTPUT
-Tagihan total sampai hari terakhir -Kondisi deposit
Tanggal 1 Januari 2008
INPUT Tanggal 2 Januari 2008 Tanggal 3 Januari 2008
-Perawatan Kelas I -Lab rutin -Foto torax -EKG -Perawatan kelas VIP -Lab kimia darah -Perawatan Kelas VIP -Pulang
Rp 75.000 Rp 10.000 Rp 15.000 Rp 10.000 Rp 150.000 Rp 50.000 Rp 150.000
PENGELOMPOKAN: -Tanggal (1,2,3) thun 2008 -Perawatan
PROSES
-Laboratorium Radiologi EKG PERHITUNGAN: -Penjumlahan No
Komponen
Tanggal 1
1
OUTPUT
2
3
4
Perawatan -Kelas VIP -Kelas I -Kelas II Laboratorium -Rutin -Kimia Darah
2
Rp 150.000
Jumlah 3
Rp 150.000
Rp 75.000
Rp 10.000
Rp 300.000 Rp 75.000
Rp 10.000 Rp 50.000
Rp 50.000
Radiologi -Foto Torax
Rp 15.000
Rp 15.000
EKG
Rp 10.000
Rp 10.000
Jumlah
Rp 110.000
Rp 200.000
Rp 150.000
Rp 460.000
Perangkat SI Penagihan pasien: Hardware Software Operator
DISKUSI: SI keuangan seperti SI penagihan pasien rawat inap akan membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan yang tepat bagi pengembangan yankes di RS. Berikan komentar anda mengenai pernyataan tersebut!
Contoh-contoh lain dalam SI keuangan RS: -Penggajian pegawai -SI akuntansi RS (Laporan keuangan RS) -Penagihan hutang pasien -Investasi RS
SIRS PENDUKUNG KEPUTUSAN
MASALAH Merasa ada kesenjangan/gap 2. Merasa ada penyimpangan dari rencana 3. Merasa tidak puas 4. Merasa bertanggung jawab 1.
Proses Pengambilan Keputusan: 1. Intelligence: pencarian kondisi-kondisi yang dapat menghasilkan keputusan 2. Design: menemukan, mengembangkan, dan menganalisis materi-materi yang mungkin akan dikerjakan 3. Choice: pemilihan dari materi-materi yang tersedia, mana yang akan dikerjakan 4. Implementation: penerapan keputusan terpilih
Decision Support System: Sistem basis komputer yang mempunyai 3 komponen interaktif: 1)Bahasa (mekanisme yang menyediakan komunikasi user dan pelbagai komponen dalam DSS), 2)Knowledge (penyimpanan knowledge domain permasalahan yang ditanamkan di DSS baik sebagai data/prosedur), 3)Sistem pemrosesan permasalahan (link antara 2 komponen yang mengandung kemampuan memanipulasi masalah untuk pengambilan keputusan)
Decision Support System: Sistem berbasis komputer yang interaktif dan membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalahmasalah yang tak terstruktur
Decision Support System: Sistem tambahan yang mampu mendukung analisis data secara ad hoc dan permodelan keputusan yang berorientasi pada perencanaan masa depan
SIRS SEBAGAI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN “Model dengan basis sistem prosedur untuk memproses data dan dugaan dalam membantu manajer mengambil keputusan pelayanan RS”
Alasan menggunakan DSS: 1. RS beroperasi pada ekonomi tak stabil 2. RS dihadapkan pada kompetisi meningkat 3. RS menghadapi kesulitan dalam melacak aktivitas-aktivitas usaha 4. Sistem komputer RS tidak mendukung peningkatan tujuan RS dalam segi efisiensi, profitabilitas serta mencari solusi yang menguntungkan
HASIL SURVEI MENGENAI FAKTOR PERLUNYA DSS Faktor
Presentase
1. Diperlukan keakuratan informasi
67
2. DSS menggunakan organisasi yang unggul
44
3. Diperlukan informasi baru
33
4. DSS mengolah manajemen orang - waktu
22
5. Jika diperlukan informasi yang tepat waktu
17
6. Dapat mengurangi biaya
6
Manfaat Menggunakan DSS di RS: 1. Kebutuhan informasi menjadi akurat 2. DSS sebagai alat diferensiasi 3. Kebutuhan infomasi baru meningkat 4. Manajemen membutuhkan DSS 5. Penyediaan informasi tepat waktu 6. Pengurangan biaya
DSS Ideal: 1. Menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan yang memadukan pertimbangan manusia dan informasi komputer 2. Dukungan untuk pelbagai level manajerial mulai dari puncak sampai manajer lapangan 3. Dukungan bagi individu juga kelompok 4. Dukungan ke pelbagai keputusan yang saling berkaitan dan berurutan 5. Mendukung pelbagai fase proses pengambilan keputusan (intelligence, design, choice, implementation) 6. Mendukung berbagai proses pengambilan keputusan 7. Dapat beradaptasi selamanya/fleksibel sehingga diperlukan pengambil keputusan yang reaktif 8. Mudah digunakan 9. Dapat meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu dan kualitas) 10. Pengambil keputusan punya kendali menyeluruh 11. Mengarah pada pembelajaran 12. Pengguna mampu menyusun sendiri sistem sederhana 13. Mendayagunkan pelbagai model baik standar/sesuai kebutuhan pengguna 14. Dilengkapi komponen knowledge untuk memberi solusi yang efektif dan efisien
Komponen DSS: 1. Data management: database yang mengandung data relevan untuk pelbagai situasi dan diatur software (DBMS) 2. Model management: melibatkan model finansial, statistik, management science, atau model kuantitatif lain sehingga memberikan kemampuan analitis ke sistem 3. Communication: Pengguna dapat memberi perintah pada DSS, terdapat sistem interface 4. Knowledge management: mendukung subsistem lain atau sebagai komponen yang berdiri sendiri
GAMBARAN DSS 1. Data Internal dan Eksternal 2. Statistik dan perm asalahan
10. Grafik
9. Queries
3. Lem bar ko lom
P usat Info rm asi 8. Analisis dan pem buatan m odel
4. Prosedur grafik
7. M anajem en Proyek
5. Kom unikasi B isnis 6. Pelaporan
PENGAMBILAN KEPUTUSAN “ Proses pemilihan salah satu alternatif dari berbagai alternatif pemecahan masalah yang rasional”
SIKLUS PEMECAHAN MASALAH D IIK U T I D A N D IE V L U A S I
R U A N G L IN G K U P
PEN E TA PA N K EPU TUSAN
ID E N T IF IK A S I M ASALA H
P E M IL IH A N A L T E R N A T IF
EVA LUASI A L T E R N A T IF
P R IO R I T A S M ASALAH
A L T E R N A T IF PEM ECA HAN M ASALAH
P E N G A M B IL A N K E P U T U S A N
M ASALAH D IS E L E S A IK A N
PEM ECAHA N M ASALAH
PENGEMBANGAN DSS fa s e
fa s e
fa s e
1
S e le k s i P r o y e k S e le k s i p e r a n g k a t k e r a s d a n lu n a k
2
3
B a n g u n b a s is d a t a t e r k a it m a n a je m e n
fa s e 5
fa s e 4
B a n g u n a n b a s is m o d e l d a n t e r k a it d e n g a n m a n a je m en
B a n g u n s u b s is t e m d ia lo g fa s e 6
B a n g u n k o m p o n e n p e n g e ta h u an
F a s e
7
P e n g in t e g r a s ia n n
F a s e
8
U j i C o b a , E v a lu a s i, P e n in g k a t a n
F a s e
9
L a t ih a n b a g i p e n g g u n a
F a s e
1 0
F a s e
1 1
P e n d o k u m e n t a s ia n p e m e lih a r a a n
A d a p ta s i
d a n
Contoh Pengembangan Sistem Bantu Keputusan untuk Analisis Pemasaran RS: 1. Sebagai Decision Support System dengan Analisis: -Analisis Perbandingan; -Pembuatan laporan; 2. Sebagai analisis pemasaran yang cepat dan mudah; 3. Data, proses, informasi, interpretasi dan laporan yang mendorong peningkatan management skill.
DISKUSI YUK!
1. Identifikasikan DSS yang mungkin digunakan dalam pelayanan di RS dan berikan penjelasan masingmasing!
DSS: 1.DSS konsultasi pasien 2.DSS alert pada pelayanan dokter 3.DSS antrian pasien 4.DSS optimasi pelayanan IGD 5.DSS pmantauan status gizi 6.DSS mengurangi medical error 7.DSS pelayanan KIA 8.DSS penilaian prestasi karyawan
DSS: 1.DSS penilaian kinerja nakes 2.DSS penentuan investasi RS 3.DSS konsultasi pengobatan penyakit 4.DSS penetapan KLB penyakit
PENGEMBANGAN SI BERBASIS BALANCED SCORECARD (BSC) (KONSEP BSC DALAM SIRS)
PERTANYAAN Berada di jaman apa kita sekarang? Apakah cara pengelolaan terhdap
organisasi yang kita pakai sekarang masih efektif? –Mindset –Toolset –Skillset Apakah informasi yang kita gunakan untuk mengelola organisasi fit dengan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh organisasi
BALANCED SCORECARD THE AGE OF THE NETWORK
PERSPECTIVES
STRATEGIC OBJECTIVES
FINANCIAL SHAREHOLDER VALUE
Financial Returns
Sustainable outstanding financial returns CUSTOMER CUSTOMER CAPITAL How we provide for our customer an “offer” with the following attributes: speed, connectivity, and intangibles?
Offers INTERNAL/BUSINESS PROCESS
ORGANIZATIONAL CAPITAL How we build and maintain an organization which has the following attributes: boundaryless, learning capability, capacity to change, and accountability?
Boundaryless Organization
Knowledge Workers
LEARNING AND GROWTH
HUMAN CAPITAL How we attract, recruit, motivate, utilize the most talented people we can find?
Hakikat Perencanaan strategik Proses penerjemahan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi ke dalam sasaran dan inisiatif strategik yang: -komprehensif, -koheren, -terukur, dan -seimbang
PERENCANAAN STRATEGIK VISI, TUJUAN, DAN STRATEGI
MISI, CORE BELIEFS, DAN CORE VALUES
Diterjemahkan
SASARAN STRATEGIK (STRATEGIC OBJECTIVES)
STRATEGI
Diterjemahkan
INISIATIF STRATEGIK (STRATEGIC INITIATIVES)
JADI Perusahaan harus memiliki sistem untuk merumuskan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi Misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi harus senantiasa dipantau ketepatannya dengan lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh perusahaan Misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi harus difahami dengan baik rationale-nya Misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi harus difahami fungsinya masing-masing dalam pengelolaan
MISI, KEYAKINAN DASAR, NILAI DASAR DAN VISI
Keyakinan dasar membangkitkan semangat tinggi di sepanjang perjalanan mewujudkan visi organisasi
MISI
Misi merupakan jalan pilihan untuk menuju masa depan
Perwujudan visi dilaksanakan dengan perilaku yang dilandasi keyakinan dan nilai dasar
KEYAKINAN DASAR NILAI DASAR Nilai dasar memberikan panduan bagi personel dalam pengambilan keputusan di sepanjang perjalanan mewujudkan visi organisasi
VISI
Visi merupakan kondisi masa depan yang hendak diwujudkan, yang dirumuskan berdasarkan hasil trendwatching dan envisioning
Tahap Manajemen Strategik Tradisional
Perencanaan Strategik
Kontemporer
Perumusan Strategi
Tahap perencanaan ini digunakan untuk melakukan trendwatching envisioning — perumusan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi
Perencanaan Strategik
Balanced Scorecard digunakan dalam menerjemahkan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi untuk menghasilkan sasaran dan inisiatif strategik yang komprehensif, koheren, terukur, dan seimbang
Penyusunan Program
Penyusunan Program
Tahap perencanaan ini digunakan untuk menjabarkan inisiatif strategik ke dalam program
Penyusunan Anggaran
Penyusunan Anggaran
Implementasi
Implementasi
Pengendalian
Pemantauan
dan
DAMPAK BSC DALAM ORGANISASI
Sukses masa lalu tidak menjajikan
sukses di masa depan
Lingkungan bisnis turbulen dan kompetitif
menuntut good management
Good management tercermin dari good
planning
Good planning memerlukan good
information
SISTEM INFORMASI DENGAN BSC Informasi yang didapatkan dari sistem
informasi RS dapat digunakan untuk pengambilan keputusan baik klinis maupun manajerial yang didukung oleh basis pengetahuan. Pemanfaatan informasi menjadi
pengetahuan untuk menghasilkan RS unggulan diperlukan scorecard kinerja RS Scorecard kinerja yang komprehensif
adalah BSC karena mencakup perspektif non keuangan dan keuangan (SDM, Proses Pelayanan Kesehatan, Pelanggan, dan Keuangan)
DISKUSI Dalam manajemen RS diperlukan SIRS yang baik untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen maupun klinis secara tepat. Konsep BSC relevan digunakan dalam pengembangan SIRS.
MENURUT ANDA, BAGAIMANAKAH PENGEMBANGAN SIRS BERBASIS BSC?
SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT TERINTEGRASI
PENDAHULUAN Rumah sakit adalah organisasi jasa pelayanan kesehatan sangat membutuhkan sistem informasi untuk menghasilkan value added bagi customer Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi Sistem informasi akan menghasilkan informasi: perencanaan, operasional, dan pelaporan RS Sistem informasi yang baik: peningkatan kinerja rumah sakit Sistem informasi yang baik: pelayanan yang cepat dan nyaman bagi customer
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Sistem informasi tidak harus melibatkan komputer tetapi penerapan teknologi computer dalam sistem informasi tidak dapat dihindari dengan alasan efisiensi waktu dan mengurangi duplikasi pelayanan. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS)
Sistem didefinisikan berdasarkan dua pendekatan: 1. Komponen 2. Prosedur Pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan dengan pendekatan komponen, sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya untuk membentuk satu kesatuan dalam mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang pemakainya.
Sistem informasi adalah sistem yang menyediakan informasi spesifik yang mendukung proses pengambilan keputusan pada setiap tingkatan organisasi Sistem informasi adalah seperangkat tatacara, metodologi, organisasi, perangkat lunak, dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk memasukkan dan mengambil kembali data yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelola organisasi. sistem informasi meliputi sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses yakni data menjadi informasi, dan diselenggarakan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI Blok masukan, masukan terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Komponen ini merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Blok keluaran, keluaran merupakan produk dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. Blok teknologi, teknologi merupakan tool box untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras
Blok basis data, data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Terdapat tiga hal penting yang terkait dengan basis data, yakni: data yang diorganisasi dalam bentuk basis data, simpanan permanen untuk basis data tersebut, dan perangkat lunak yang dipergunakan untuk memanipulasinya. Blok kendali/kontrol, yang merupakan mekanisme yang dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI Sistem pengolahan transaksi, transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin dan inventarisasi. Sistem otomasi perkantoran, erkantoran sistem yang dipakai untuk menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan kadang-kadang di luar itu
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, CON’T... Sistem kerja pengetahuan, engetahuan adalah sistem yang mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkonstribusikannya ke organisasi atau masyarakat. Sistem informasi manajemen, manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi untuk kepentingan manajerial atau proses-proses manajemen (perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi) kegiatan organisasi
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI, CON’T... Sistem pendukung keputusan, keputusan merupakan sistem informasi terkomputerisasi di atas sistem informasi manajemen yang lebih menekankan pada fungsi mendukung pengambilan keputusan di seluruh tahaptahapnya. Sistem pakar dan kecerdasan buatan, buatan merupakan sistem yang menggunakan pendekatan kecerdasan buatan untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis dan secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.
PENGEMBANGAN SIRS Pengembangan sistem informasi: menyusun suatu sistem informasi baru untuk menggantikan sistem informasi yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem informasi yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu: 1. Adanya permasalahan yang timbul pada sistem lama 2. Untuk memperoleh peluang 3. Adanya instruksi
SIRS IDEAL Dinamis sesuai kebutuhan rumah sakit Aman dalam pengelolaan data Sesuai dengan aturan hukum yang berlaku di Indonesia
DAMPAK PENGEMBANGAN SIRS Akan terjadi peningkatan: 1. Kinerja 2. Informasi 3. Aspek ekonomis 4. Pengendalian 5. Efisiensi 6. Operasional Pelayanan
METODE PENGEMBANGAN SIRS 1. SDLC (System Development Life Cycle), meliputi tahapan analisis, desain, implementasi dan perawatan 2. Metode Paket (Package), merupakan pembelian modul dalam bentuk paket sistem informasi. 3. Prototype, mengandalkan pengembangan paket kecil secara terus-menerus selama digunakan sampai prototype tersebut memiliki bentuk jadi yang diinginkan 4. EUC (End User Computing) yang dikembangkan para praktisi dari dalam/insourcing 5. Outsourcing, merupakan sistem informasi yang dikembangkan dan dioperasikan oleh pihak ketiga/vendor
Pengaplikasian dari sistem informasi di RS dapat dilakukan dengan berbagai cara. Penerapan aplikasi ini dapat mengikuti fungsifungsi organisasi RS atau tingkatan manajemen RS dimana sistem informasi tersebut diaplikasikan: 1. SI Administrasi Pelayanan RS 2. SI Pelaporan RS 3. SI Klinik 4. SI SDM 5. SI Pemasaran 6. SI Keuangan
PENGINTEGRASIAN SIRS Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu hal penting dari sistem informasi RS yang baik. Secara manual, integrasi dapat juga dicapai, misalnya data dari satu bagian dibawa ke bagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Berbagai sistem di rumah sakit dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan kebutuhannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data yang tersimpan dalam suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi RS adalah membaiknya arus informasi dalam rumah sakit mengingat bahwa RS memiliki berbagai unit yang operasionalnya saling tergantung Keuntungan: sifatnya yang mendorong manajer untuk mendistribusikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen/bagian/unitnya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang membutuhkan.
Humas Masyarakat & Pegawai
Menjalin kerja sama dengan Perusahaan & Instansi serta memberikan informasi kepada umum
Perusahaan, Asurani, dan Instansi
UGD
Registrasi & MedRec
Pendaftaran Tindakan Apotik malam Billing Report
Melakukan Pendaf-taran pasien baru, memberikan no MR, registrasi pasien lama, serta menjadwalkan pasien
Report
Invoice
Unit Rawat Inap
Unit Medis OK
KIA
Tindakan Billing Report
Spesialis
Tindakan Billing Report
Gigi
Tindakan Billing Report
Tindakan Billing Report
Umum
Tindakan Billing Report
Kelas Kamar Lama dirawat Billing Report
Invoice Surat
Resep
Unit Penunjang Radiologi
Tindakan Billing Report
Fisiotherapy
Tindakan Billing Report
Balut & Suntik
Unit Farmalkes
Tindakan Billing Report
Gizi
Gudang
Tindakan Billing Report
Tindakan Billing Report
Report Keuangan Invoice
Resep Billing Report
Logistik
Laboratorium
Apotik
Penyimpanan & Pendistribusian Obat/ Medical Supplies
Obat
Pemesanan Obat Obat
Report Medis masing-masing Bagian
Pesan & Beli Obat
Report
Billing masingmasing Bagian
PBF
Pembayaran Obat Keuangan Pendapatan
Billing Cash Billing Non Cash Report
Biaya
Biaya Cash Biaya Non Cash Report
Aset
Daftar Aset Penyusutan Report
Collector
Pembayaran Piutang Report
Kas
Penerimaan Pengeluaran Report
Pengalaman Pengembangan SIRS di RS Pertamina Cirebon th 2003
KESIMPULAN Pengembangan sistem informasi RS dapat diawali dengan pengembangan sistem informasi di berbagai unit pelayanan yang selanjutnya diintegrasikan secara keseluruhan untuk mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang baik Pengembangan sistem informasi RS terintegrasi merupakan upaya yang penting dilakukan untuk efektifitas dan efisiensi pelayanan di rumah sakit
