Stichting Mental Health Improvement Vietnam
Beleidsplan & Activiteitenplan 2015 - 2020
Our mission is to increase the well-being of disadvantaged people by improving their knowledge, skills and confidence. We focus on the positive direction of the mindset. Because we do this without the use of medication, medical treatment or physical therapy was chosen for
MENTAL HEALTH IMPROVEMENT
Inhoud 1. Inleiding 2. 2.1 2.2 2.3
Visie en missie Beleid Expertise Activiteiten
3. Bestuur en organisatie 4. Financiën 5. Voortzetting beleid 2015 – 2020
Inleiding Aanleiding De Stichting Mental Health Improvement Vietnam is opgericht op 6 februari 2012 door Peter J. de Vries en ontstaan nadat hij bijna drie jaar in Vietnam werkzaam was geweest. Hij was uitgezonden door VSO en gedetacheerd bij internationale en lokale organisaties ter ondersteuning van mensen met een handicap. De stichting is gevestigd in Nederland en fungeert als intermediair tussen Nederland en Vietnam om lokale activiteiten in Vietnam (gedeeltelijk) te financieren uit westerse fondsen. Plaatselijke deskundigen en/of professionele en legale organisaties ter plekke voeren de lokale activiteiten uit. Fondsenwerving Op grond van de geformuleerde doelstellingen, werkwijze en begroting van activiteiten en projecten in Vietnam werft de stichting financiering in Nederland. De stichting ziet er op toe dat de projectomschrijving en –begroting in overeenstemming zijn met de reële haalbaarheid en kosten. Dit gebeurt door de voorzitter die sinds mei 2009 werkzaam is in het bedoelde werkveld van instellingen en organisaties in Vietnam. Hij heeft een uitgebreid netwerk opgebouwd van NGO’s, Self Help Groups en lokale overheid. Vietnamese deskundigen Ook volgt de stichting ter plekke de ontwikkelingen vanaf voorbereiding tot en met afronding van de projectactiviteiten. Waar nodig verstrekt de stichting ondersteuning met advies en suggesties. De daadwerkelijke uitvoering vindt plaats door de Vietnamese deskundigen en professionele organisaties. De stichting laat audits uitvoeren gedurende en bij de afronding van de projectactiviteiten door een Vietnamese accountant die als financial controller aan de stichting is verbonden. Hierdoor is er vanaf het begin tot het eind toezicht, controle en correctie direct mogelijk. Plaatselijke ondersteuning De financial controller rapporteert de bevindingen aan de stichting en ontvangt daarvoor een vrijwilligersvergoeding. Voor optimale communicatie is een Vietnamese tolk verbonden aan de stichting. Zij vertaalt documenten en woont als tolk de besprekingen bij met Vietnamese partners en relaties. Ook zij ontvangt een vrijwilligersvergoeding. Zij ondersteunen de voorzitter in belangrijke mate.
2. Visie en missie Visie In de gewenste visie van de stichting leeft de bevolking in Vietnam in harmonie met elkaar en kan iedereen zonder belemmeringen deelnemen aan de samenleving. Ook individuen of groepen die buiten hun toedoen niet kunnen. De realiteit leert echter dat er in Vietnam veel mensen buiten de samenleving vallen. Dat kan zijn door medische en/of psychische beperkingen, geslacht, etniciteit (in Vietnam leven 54 etnische minderheden veelal in afgelegen gebieden), analfabetisme, Hiv-Aids infecties, drugsgebruik, prostitutie of huiselijk geweld en anderszins. Missie De stichting stelt zich ten doel de gewenste visie te realiseren door in de westerse wereld financiële middelen te werven en ten behoeve van professionele organisaties en deskundigen in Vietnam. Dit om ter plekke de beoogde en overeengekomen doelen te verwezenlijken. 2.1 Beleid De stichting ziet erop toe dat de projectplannen van de lokale instellingen en deskundigen legaal en geregistreerd zijn, en voldoen aan de door de financiers gestelde voorwaarden. Daartoe toetst de stichting de projecten en activiteitenplannen op haalbaarheid en doelmatigheid, en doet zo nodig suggesties ter verbetering. De stichting volgt de uitvoering van de projecten en activiteiten die voor financiering in aanmerking komen. De voortgang en de resultaten worden gerelateerd aan de overeengekomen en gewenste resultaten. De stichting vindt het belangrijk dat de bruto donaties volledig beschikbaar komen aan de projectactiviteiten. Om die reden heeft de stichting in Nederland geen kantoor noch betaalde bestuurders of medewerkers. Tevens is daarom met bestuur en vrijwilligers overeen gekomen in principe af te zien van beloning en van vergoeding van de onkosten. Wel kan de bestuurder of medewerker deze als donatie (in natura) aan de stichting schenken. Indien een bestuurder of vrijwilliger wel voor vergoeding van gemaakte onkosten in aanmerking komt dient dit voorafgaand te zijn overeengekomen en geldt het besluit van de belastingdienst: Inkomstenbelasting. Giften en algemeen nut beogende instellingen Belastingdienst/Directie Vaktechniek Belastingen Besluit van 19 december 2014, nr. BLKB2014/1415M.
Beloning of vergoeding zal indien mogelijk uitsluitend worden uitgekeerd ter plekke aan de Vietnamese vrijwilligers. 2.2 Expertise De deskundigheid van de stichting ligt in de bekendheid en opgedane ervaring met de cultuur, collegiale werkwijzen en omgangsvormen in Vietnam doordat de voorzitter sinds mei 2009 werkzaam is geweest in Vietnam als adviseur voor verschillende NGO’s en geregistreerde Self Help Groups aldaar. Het bestuur bestaat uit drie ondernemers met het hart op de goede plaats, die redelijk goed zaken doen en hebben gedaan en daardoor tijd
over hebben om een bijdrage te leveren aan mensen in landen waar de welvaart en voorzieningen op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en de beschikking over vrijheid een grote achterstand hebben vergeleken met de situatie in Nederland. De vrijwilligers die zich inzetten voor de stichting zijn gedreven enthousiastelingen die zich kunnen verenigen met de visie, missie en het beleid van de stichting, en bovendien graag en met veel plezier hun steentje bijdragen. 2.3 Activiteiten Gemiddeld de helft van het jaar is de voorzitter aanwezig in Vietnam om te adviseren bij en toezicht te houden op de besteding van de middelen gerelateerd aan de overeengekomen doelstellingen en het verkozen beleid. De stichting, haar bestuur en vrijwilligers zijn gevestigd in Nederland om donaties te werven, voorlichting en informatie te leveren aan belangstellenden en donateurs. Ook organiseren zijn acties om inkomsten te verkrijgen.
3. Bestuur en organisatie
Bestuur Geert Streppel Henk Brinksma Peter J. de Vries
Activiteitencommissie Harmke Veldhuizen Jose Olde Dubbelink Anneke Boven
Communicatie & Vormgeving Anne-Marie Krap -tekst Lieke Bakker -vormgeving
website + boekhouding Nanette Kalisvaart
Bestuursondersteuning in VN Vu Ngoc Thoa financial controller Dinh Thuong Huyen communication manager
Het bestuur bestaat uit drie leden: een voorzitter, penningmeester en secretaris. Eventueel kan het bestuur aangevuld worden met twee algemene bestuursleden, al of niet met een duidelijk omschreven functie. Bij voorkeur wordt het bestuur echter klein en kernachtig gehouden, om daarmee effectieve besluitvorming te bevorderen.
De voorzitter De taken van de voorzitter zijn: Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en vrijwilligers. Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie. Het delegeren en mede-uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden. Het bewaren van evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking. Het rapporteren over bovenstaande tijdens de bestuursvergaderingen.
De penningmeester De taken van de penningmeester zijn: Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven. Financiële administratie van de stichting in het algemeen. Financiële administratie van de projecten. Het aangeven van de documentatie die de boekhouder aan het einde van het jaar nodig heeft om het onafhankelijke jaarverslag, incl. accountantsverklaring, op te stellen. Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen. Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn.
De secretaris De taken van de secretaris zijn: Behandelen van de inkomende en uitgaande post en e-mail. Archiveren van de inkomende en uitgaande post en e-mail. Het naar buiten treden namens de organisatie, afhankelijk van de statutaire en reglementaire bevoegdheden en de situatie. Bijhouden van het ledenbestand. Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen. Notuleren en verslagleggen van de bestuursvergaderingen. Vrijwilligers De volgende aanvullende taken worden vervuld door vrijwilligers: Redactie (website, pr, voorlichting) De kwartaalnieuwsbrieven worden geschreven en geplaatst op de website. Daarnaast moet de website regelmatig tekstueel en visueel aangepast worden. Ook moet er een voorlichtingsplan worden geschreven. Dit voorlichtingsplan geeft aan hoe in dat jaar de bestaande donateurs worden onderhouden met nieuwsbrieven en eventuele kleine evenementen of acties. Ook moet het voorlichtingsplan voorschrijven hoe en hoeveel nieuwe donateurs er geworven zijn in dat jaar.
IT Deze vrijwilliger onderhoudt de technische kant van de website, levert de bij- en afschrijvingen aan de belastingconsulent en ondersteunt o.a. bij het versturen van nieuwsbrieven bij e-mail.
Activiteitencommissie De activiteitencommissie bedenkt in samenwerking met de redactie activiteiten die de voorlichting ondersteunen en die donateurs werven. De uitvoerende taken zijn dan bijvoorbeeld het verzorgen van gastlessen of het organiseren van een feest of borrel. Als belangrijke actie ter verwerving van particuliere donaties organiseert de activiteitencommissie jaarlijks een evenement.
In Vietnam wordt de voorzitter ondersteund door de financial controller en de communication manager. Bij zijn afwezigheid vervangen zij hem en voeren regelmatig overleg. Alle vrijwilligers worden aangestuurd door het bestuur. Zij hoeven niet bij de bestuursvergaderingen aanwezig te zijn.
4. Financiën De inkomsten van de stichting worden gegenereerd door donaties van particulieren, bedrijven en fondsenwerving bij rechtspersonen. Jaarlijks organiseert de stichting een bijeenkomst om voorlichting te geven over de activiteiten en donaties te werven onder een selecte groep donateurs en belangstellenden. Voor de uit te voeren projecten worden vermogensfondsen aangeschreven. De projectkosten en onkosten van de stichting worden gefinancierd uit de inkomsten. De onkosten van de stichting worden zo laag mogelijk gehouden, en de bestuursleden en vrijwilligers doneren de door hen gemaakte kosten aan de stichting hetzij in geld of in natura. Per project in Vietnam is er een projectadministratie opgesteld door de lokale uitvoerder. Namens de stichting toetst de financial controller in Vietnam deze en rapporteert direct aan de voorzitter. Een belastingconsulent in Nederland stelt de jaarrekening van de stichting op. In het jaarverslag is een samenvatting opgenomen. Desgewenst stuurt de stichting een volledig integraal exemplaar in pdf-format toe.
5. Voortzetting beleid 2015 - 2020 De eerste twee jaren is met een aantal verschillende partnerorganisaties samengewerkt. Op grond van de opgedane ervaringen is in 2014 een tweetal preferente partners verkozen om langdurig mee samen te werken. Dit zijn Microfinance & Development Center in Hanoi en de Association for the Blind in Thai Binh. Vooruitblikkend op de komende vijf jaren kiest onze stichting voor een voortzetting van het beleid zoals verwoord in het eerste beleidsplan 2012-2013. Dit beleid is afgelopen jaar herschreven met deze notitie als resultaat. Ons kerndoel is en blijft:
Het bevorderen van mentale en economische onafhankelijkheid van kansarmen in Vietnam. De keuze om een soortgelijk microfinancieringproject te starten als in 2013, zetten we door in 2015 t/m 2017. Het gaat om het starten van een eigen bedrijfje met behulp van microfinanciering in een andere provincie. In onze ogen is economische onafhankelijkheid op een goede manier te bereiken door het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van mensen, waardoor ze ook andere vaardigheden ontwikkelen. Een belangrijke voorwaarde is de begeleiding en opleiding in de zakelijke aspecten van het ondernemerschap van de deelnemers. Onderdeel van het project is een spaargroep die een internationaal beproefde methode hanteert (de VSLA methodiek). Deze spaargroep is van bijzonder grote waarde. We vinden het van belang dat er inzicht ontstaat in de waarde van sparen voor financiële zelfstandigheid en onafhankelijkheid. Gebruik van microkrediet zou gereserveerd moeten worden voor een korte termijn met een redelijke verwachting op snelle aflossing. Daarom wordt het nadrukkelijker aan de haalbaarheid van het bedrijfsplan gekoppeld. Voor diegenen waarvoor dat nog niet haalbaar is willen we binnen onze projecten het volgen van daartoe benodigd (beroeps) onderwijs bieden. Gedacht wordt aan projecten als het leren van braille aan blinde kinderen in Thai Binh en het starten van kleinschalige bedrijvigheid met microkrediet door alleenstaande moeders in Bac Giang en My Duc. Het concrete en meetbare resultaat van deze projecten maakt voor de deelnemers een wezenlijk verschil en verandert hun leven. Voor een blind kind dat braille beheerst is het volgen van verder onderwijs mogelijk geworden. Voor een alleenstaande moeder die inkomen verwerft uit zelfstandige arbeid is economische onafhankelijkheid bereikt voor haar en haar kind(eren). Dit bedoelen we met de resultaten van een project die het significante verschil maken voor de toekomst van de deelnemers. Bij het toetsen van aanvragen en projectvoorstellen wordt dit tot de kerncriteria gerekend, waaraan het project zal moeten voldoen. In de komende jaren willen we verdere stappen zetten in deze richting. De samenwerking met onze twee preferente partnerorganisaties zetten we voort. Aan beide hebben we de intentie kenbaar gemaakt dat we continuïteit en samenwerking nastreven voor een langere termijn. Hoe lang dat zal gaan duren willen we laten afhangen van de ervaringen. Tevens willen we open blijven staan voor eventuele nieuwe partners indien die de visie, missie en
werkwijze van MHIVN delen. Door onze nauwe en positieve samenwerking met M&D en TBBA hoeven we niet actief op zoek naar nieuwe partners wat ons een vertrouwd gevoel en stabiliteit biedt. Voor meer informatie over de samenwerking en de activiteiten verwijzen we naar de actuele jaarverslagen en nieuwsbrieven die ook via de website beschikbaar zijn.
Opgemaakt op 19 februari 2015 te Oranjewoud.
Peter J. de Vries Voorzitter Stichting MHIVN
