Stichting Himalayan Care Hands Beleidsplan 2012
foto 1: projectbezoek Mainapokhari, Nepal (februari 2012)
“Minds shape the world, hands create it” 1
Beleidsplan Stichting Himalayan Care Hands (HCH) 1. Doelstellingen, visie en werkwijze van Stichting Himalayan Care Hands (HCH) ........................................................... 3 Doelstelling .................................................................................................................................................................. 3 Visie ............................................................................................................................................................................. 3 Werkwijze .................................................................................................................................................................... 3 a. Organigram .............................................................................................................................................................. 4 b. Bestuur..................................................................................................................................................................... 4 c. Adviesteam/Vrijwilligers .......................................................................................................................................... 6 3. Projecten....................................................................................................................................................................... 7 3a. Kraamkliniek Mainapokhari ................................................................................................................................... 7 3b. Plattelandsschool Singiyahi: ‘ school in a box’ ....................................................................................................... 8 3c. Engelse les aan dove kinderen ............................................................................................................................. 10 4. Voorlichting ................................................................................................................................................................ 13 1. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het vergroten van draagvlak over ontwikkelingssamenwerking in Nepal 13 2.Voorlichtingsactiviteiten gericht op de concrete aanpak van HCH in projecten en hoe de visie en aanpak van HCH in die projecten zichtbaar wordt. .................................................................................................................. 13 3. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het verwerven van eenmalige donaties ................................................... 13 4.Voorlichtingsactiviteiten gericht op het verwerven van vrijwilligers ................................................................. 13 5. Administratie ......................................................................................................................................................... 15 6. Financiën projecten ............................................................................................................................................... 15 Dekkingsplan .............................................................................................................................................................. 16
Colofon Stg Himalayan Care Hands Heideveldweg 13a 6414 XJ Heerlen Telefoon 06-57598866 www.himalayancarehands.nl
[email protected] Rekeningnummer Rabobank 1382.57.698 KvK-nummer: 53018591
2
1. Doelstellingen, visie en werkwijze van Stichting Himalayan Care Hands (HCH)
Doelstelling Himalayan Care Hands (HCH) is een non-profit stichting, die zich inzet voor co-creatie in ontwikkelingssamenwerking met een praktische en effectieve “handen uit de mouwen” aanpak. HCH is opgericht in 2011 in samenwerking met de Nepalese zusterstichting, een groep gedreven ondernemers en particulieren in Nepal. Zij opereren onder de Development and Empowerment Act van de Nepalese overheid uit 1977. Onze stichtingen richten gezamenlijk hun activiteiten op het ontwikkelen van, en het toegang verschaffen tot onderwijs- en medische faciliteiten, met name in afgelegen plattelandsgebieden. Onze missie is het verbeteren van de kwaliteit van het leven van kansarme inwoners in Nepal. Kinderen, volwassenen, mensen met een (te) grote afstand tot medische en onderwijsvoorzieningen. Met de metafoor van helpende handen leggen we de nadruk op een concrete aanpak en samen-werken met lokale gemeenschappen. Onze doelstelling is gericht hun capaciteitsopbouw en verzelfstandiging om daarmee rechtvaardigheid, gelijkheid, de algehele ontwikkeling en een verbeterde welvaart te faciliteren.
Visie HCH is vooral actief in landelijke, vaak afgelegen gebieden in Nepal. Gebieden waar nog weinig hulpverleners te vinden zijn en waar onderwijs en gezondheidszorg nagenoeg afwezig zijn. In deze gebieden leven grote groepen mensen onder de armoedegrens en staat de kwaliteit van het leven onder grote druk. HCH propageert duurzame ontwikkeling door juist gebruik te maken van lokaal beschikbare middelen en draagt kennis en vaardigheden over via (inter) nationale vrijwilligers. Onze projecten richten zich op integratie van onderwijs met gezondheidszorg, landbouw- en ecologische ontwikkeling. Ons kenmerk is een hands-on en ‘bottom-up’ benadering. We managen projecten zo goed als mogelijk in specifieke, realistische, meetbare acceptabele, resultaatgerichte en tijdgebonden termen.
Werkwijze HCH is gericht op kleinschalige, concrete projecten voor het integraal toegankelijk maken van onderwijs en gezondheidszorg aan inwoners in moeilijk bereikbare gebieden. Zo willen we een kraamkliniek hoog in de Himalaya’s (Dolakha) realiseren en hebben we unieke onderwijsprojecten voor dove kinderen. In het uiterste zuiden van Nepal (Singiyahi) hebben we geïmproviseerde, maar effectieve onderwijsvoorzieningen met behulp van ICT gerealiseerd. Op 23 juni 2011 is Stichting HCH notarieel opgericht en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53018591. Stichting HCH is tevens erkend als Algemeen nut Beogende Instelling (ANBI) door de Belastingdienst onder nummer 97626.
3
2. Organisatie a. Organigram
Stichting HCH Bestuur
Albert Kampermann Patrick Baaij Marina Kampermann Linda Keijbets Fer Teunen
voorzitter secretaris penningmeester Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid
website administratie financiën vrijwilligersorganisatie sponsorwerving
John Gerrichhauzen Wilfried Vander Meeren Peter Soons
Adviesteam/vrijwilligers Adviesteam/vrijwilligers Adviesteam/vrijwilligers
onderwijsmanagement Monitoring en metingen Sponsorwerving België
HCH foundation, Kathmandu, Nepal Jagat Dahal, chairman Govinda Khatiwada, general secretary Indira Khatiwoda, treasurer Dhurbra KC, general member Deepak Dahal, general member
4
b. Bestuur Het bestuur bestaat uit vijf leden, namelijk een voorzitter, penningmeester, secretaris en twee algemeen bestuursleden, welke belast zijn met fondsenwerving en de vrijwilligersorganisatie. Albert Kampermann De taken van de voorzitter zijn: Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en vrijwilligers; Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie; Het delegeren en mede-uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden; Het bewaren van evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking; Het rapporteren over bovenstaande tijdens de bestuursvergaderingen; Het onderhouden van de websites van de stichting. Marina Kampermann-van der Laan De taken van de penningmeester zijn: Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven; Financiële administratie van de stichting in het algemeen; Financiële administratie van de projecten; Het aangeven van de documentatie die de boekhouder aan het einde van het jaar nodig heeft om het onafhankelijke jaarverslag, incl. accountantsverklaring, op te stellen; Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuurvergaderingen; Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn. Patrick Baaij De taken van de secretaris zijn: Behandelen van de inkomende en uitgaande post en e-mail; Archiveren van de inkomende en uitgaande post en e-mail; Het naar buiten treden namens de organisatie, afhankelijk van de statutaire en reglementaire bevoegdheden en de situatie; Bijhouden van het ledenbestand; Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen; Notuleren en verslagleggen van de bestuursvergaderingen. Linda Keijbets De taken zijn in het bijzonder: Het voeren van intakegesprekken met vrijwilligers; Het in samenspraak met de zusterinstelling in Nepal organiseren van het vrijwilligerswerk; Het begeleiden van vrijwilligers tijdens hun werk via mail en telefoon; Het zorgdragen van de continuïteit tussen vrijwilligers in projecten. Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen; Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn. Fer Teunen De taken zijn in het bijzonder: Het inventariseren van sponsor- en subsidiemogelijkheden; Het aanschrijven, contacteren van particulieren en bedrijven Het opzetten en uitvoeren van wervingsactiviteiten Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen;
5
Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn.
c. Adviesteam/Vrijwilligers De volgende aanvullende taken worden vervuld door de leden in het adviesteam, c.q. vrijwilligers: E-learning HCH is vooral gericht op het aanbieden van faciliteiten voor onderwijsdoeleinden. Voorlichten is een didactisch gebeuren, we richten ons niet alleen op klassikaal onderwijs, maar op leer- en ontwikkelingsprocessen van kinderen en volwassenen. In Nepal is sprake van formeel onderwijs, vastgelegd in het curriculum waaraan we zo veel mogelijk gevolg geven door gebruik te maken van de beschikbare onderwijsmaterialen zoals beschikbaar gesteld door het Ministerie van Onderwijs in Nepal en Open Learning Exchange in Kathmandu. Deze materialen worden door HCH vrijwilligers in overleg bewerkt zodat ze ook geschikt zijn voor geïmproviseerde schoolsituaties in afgelegen gebieden. We hebben dit proces onder de naam schoolmanagement geschaard, welke wordt gecoördineerd door John Gerrichhauzen. Om verder leerresultaten te monitoren, wordt een beroep gedaan op de kennis van Wilfried Vander Meeren.
ICT ondersteuning Met hulp van stichting Open Wijs wordt gebruikt gemaakt van speciale laptops die door hun speciale kenmerken (water- en stofdicht, onbreekbaar, laag energieverbruik) uitermate geschikt zijn in ontwikkelingslanden. Ook de ontwikkeling en het gebruik van open source software wordt aangewend om onderwijsactiviteiten via deze laptops mogelijk te maken. Dit wordt ondersteund door Frits Hoff.
Internationale werving van gelden en vrijwilligers De sponsorwerving beperkt zich niet tot Nederland. Ook in België en Zwitserland zijn we via vrijwilligers activiteiten gestart om organisaties en particulieren; deze worden gecoördineerd door Peter Soons.
De vrijwilligers worden aangestuurd door het bestuur. Zij hoeven niet bij de bestuursvergaderingen aanwezig te zijn. Verder wordt door iedereen tijd en energie gestoken om op een goede manier alle projecten en het projectmanagement af te stemmen met de collega’s in Nepal. Deze samenwerking is van grote waarde omdat we hiermee directe zicht hebben op de dagelijkse gang van zaken, via hen de benodigde regelgeving in acht kunnen houden, vergunningen regelen en controle houden op de voortgang in projecten en snel kunnen ingrijpen als verwachtingen over en weer onduidelijk zijn en bijgesteld moeten worden.
6
3. Projecten
3a. Kraamkliniek Mainapokhari Het eerste project dat uitgevoerd zal worden is de realisatie van een kraamkliniek in Mainapokhari (Dolakha district). De moeder- en kindersterfte is in deze berggemeenschappen erg hoog door het ontbreken van deskundige kraamzorg. Samen met de zusterstichting in Nepal zijn (bouw)plannen ontvouwd om een dringend benodigde kraamkliniek te realiseren. Het betreft een kleine kliniek met vooralsnog verblijven voor 12 patiënten, 2 behandelkamers, apotheek, laboratorium, spreekkamers, receptie en sanitaire ruimtes. Tegelijk fungeert de kliniek ook als een ‘ontmoetingsplek’ voor vrouwen en kinderen waar preventieve voorlichtingsactiviteiten ontwikkeld kunnen worden om een integratie van medische hulp en onderwijs mogelijk te maken. In 2011 is uitvoerig contact geweest met de gemeenschappen zelf over de mogelijkheden om in Mainapokhari een kraamkliniek te vestigen en te verzelfstandigen, o.a. verwerving van geschikte locatie, toegangswegen en infrastructuur. Daarbij is ook aan de orde gekomen in hoeverre de gemeenschappen zelf en de overheid moeten bijdragen in de exploitatie van de kliniek. Een plaatselijke aannemer is gevraagd -op basis van gesprekken met artsen in Kathmandu- een eerste ontwerp te maken voor de (medische) opzet en inrichting van de kraamkliniek, gegeven de bevolkingsaantallen en geboorten per jaar en een kostenplaatje voor het geheel. De kostencalculatie maakt zichtbaar dat voor de bouw van de kliniek incl. medische apparatuur een bedrag benodigd is van €45.000. Er is een geschikte locatie verworven op circa 300 meter van het centrum, gelegen aan een nieuwe toegangsweg met water- en elektravoorzieningen. De benodigde grond is -om niet- afgestaan door de eigenaren en thans wettelijk overgedragen en in eigendom van HCH. Ook zijn de benodigde vergunningen in 2011 afgegeven door de plaatselijke autoriteiten voor het vestigen van een medische voorziening.
In februari 2012 is een HCH delegatie vanuit Nederland naar Mainapokhari afgereisd om kennis te nemen van de situatie en de projectlocatie. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met de lokale gemeenschap en artsen o.a. over de gekozen aanpak om parallel aan de realisatie van de kliniek voorlichtings- en trainingsactiviteiten te starten met een tweeledig doel: -preventie t.b.v. (aanstaande) moeders over zwangerschap, bevallen en kraamzorg. -werving en selectie van potentiele kandidaten om de kliniek te werken als assistent-verloskundigen. Een eerste training wordt in juli verzorgd door een nieuwe vrijwilliger van HCH, Wendy Jonkhout (verloskundige-in-opleiding) en na evaluatie in oktober gecontinueerd door Jessie van Oostrum (verpleegkundige). die nu gefocusseerd zijn op voorlichting aan vrouwen In de exploitatie wordt in een belangrijk deel een beroep gedaan op een eigen ‘fonds’ (gemeenschapskas), met individuele bijdragen van de lokale bevolking zelf, en met ondersteuning van de overheid.
7
Momenteel wordt met hulp van het bureau internationale samenwerking BIS geprobeerd om de benodigde funding te realiseren waarna in de planning wordt uitgegaan van een bouwstart per 1 januari 2013 met een doorlooptijd van 1 jaar.
Figuur 1 Bouwtekening kliniek
3b. Plattelandsschool Singiyahi: ‘ school in a box’ Ons tweede belangrijke project is gesitueerd in het uiterste zuiden van Nepal, waar voornamelijk de ‘ lagere kasten’ in relatief grote gemeenschappen bijeenwonen op het platteland. Onderwijs en gezondheidszorg zijn nagenoeg afwezig. Kinderen werken op het land mee of in uitzonderlijke gevallen kunnen ze naar kleine gemeenschapsscholen die de afgelopen jaren door Unicef en Heifer International zijn gesponsord met “village development programs”. Er is een hele kleine, maar volstrekt ontoereikende medische post voor de circa 6.300 inwoners. Het merendeel is analfabeet.
Via een psychotherapeute werkzaam voor Trans Psychosocial Organization Nepal en als vrijwiliiger voor HCH (Bipan Shah), is contact gelegd met het plaatselijke Center For Integrated Rural Development (CIRD) in Janakpur, gelegen op 3 uur rijden van Singiyahi. Er is met hen een plan opgesteld om het onderwijs te
8
bevorderen door gebruik te maken van de ‘school in a box’, laptops gevuld met alle benodigde onderwijsmaterialen voor basis- en een deel voortgezet onderwijs. HCH heeft in oktober 2011 zes laptops gesponsord en een leerplan opgesteld met een vrijwillige docent. Er is onder de kinderen een pilotgroep gevormd van 15 kinderen die participeren in dit onderwijsexperiment. Ze hebben toestemming van hun ouders om iedere middag 2 uur onderwijs te volgen bij het huis van de docent. Het projectverloop wordt gemonitord door CIRD in nauwe samenwerking met HCH.
Figuur 2: verspreiding van kennis via kinderen naar gemeenschap
Het onderwijsprogramma aan de kinderen wordt ook indirect gebruikt voor kennisvermeerdering aan volwassenen (zie figuur 3). De volwassenen hebben nog nooit een computer gezien, maar dankzij de films die erop staan (o.a. over belang schoon water en persoonlijke hygiëne), raken ze niet alleen vertrouwd met de ‘ magische apparatuur, maar ontwikkelen ze ook vertrouwen in het nut ervan. In februari 2012 is een bezoek gebracht aan Singiyahi en is het project geëvalueerd. Uit de resultaten blijkt dat de kinderen veel vorderingen hebben gemaakt met lezen en rekenen en ook via de meer speelse software gezamenlijk aan tekeningen, foto’s en video’ werken die gedeeld worden met andere kinderen en hun ouders.
9
Ouders zijn nu ook meer bereid dan voorheen hun kinderen ‘ toestemming’ te geven om te participeren in de pilotgroep. Deze groep geeft thans ook zelf les aan andere kinderen.
Figuur 3: Screenshot van pilotprogramma
HCH collecteert momenteel voor het realiseren van ziekenvervoer van Singiyahi naar het dichtstbij gelegen ziekenhuis in Janakpur, op ongeveer 2,5 uur rijden. Verder is het doel om de onderwijspilot te verruimen door opnieuw de plaatselijke ‘ docenten’ (vrijwilligers) te ondersteunen met nieuwe laptops en leerprogramma’s (circa €1.500). Voor de eigen ‘ambulance’ is een bedrag benodigd van €15.000; HCH overweegt echter om met de presidenten van de gemeenschappen een plan op te stellen voor het inrichten van een eigen, medische hulppost ter plaatse.
3c. Engelse les aan dove kinderen In ons derde project zijn we actief met een onderwijsproject in de Kavre dovenschool in Banepa. De Kavre school is opgericht door de Nederlandse stichting Kumari. Onze bijdrage betreft de levering van speciaal, door MIT in de VS voor ontwikkelingslanden ontwikkelde laptops (zogeheten XO’s, water- en stofdicht, onbreekbaar, zuinig energieverbruik). Vanuit Nederland zijn in samenwerking met de stichting Open Wijs trainingsmaterialen ontwikkeld en meegeleverd om plaatselijke docenten te leren hoe de laptops binnen onderwijs te benutten. Daarnaast heeft Himalayan Care Hands (afgekort HCH) als een van haar eerste activiteiten middelen ingezameld om een internetverbinding aan te leggen waardoor een nieuwe wereld aan informatie en communicatie voor de dove kinderen is ontsloten. Zo wordt het programma Skype gebruikt om in gebarentaal en in schrift met andere kinderen en medewerkers van verschillende ondersteunende stichtingen te
10
communiceren. Een aantal medewerkers van HCH hebben een achtergrond in afstandsonderwijs en zijn bedreven in het ontwikkelen van onderwijsdidactiek met computers en internet. Deze expertise is goed van pas gekomen bij het vormgeven van nieuwe onderwijsvormen en –inhouden. Daarbij is ook contact gelegd met OLE Nepal (Open Learning Exchange in Kathmandu) die het officiële onderwijscurriculum voor de belangrijkste schoolvakken gedigitaliseerd heeft en beschikbaar stelt via Internet.
Na de zomer van 2011 werd echter duidelijk dat het gebruik van de laptops en internet achterbleef bij de verwachtingen. Uit navraag bij de directie van de dovenschool bleek dat zowel leerkrachten als studenten de Engelse taal onvoldoende begrijpen om optimaal te kunnen profiteren van de nieuwe mogelijkheden. HCH heeft daarop een unieke, experimentele lesmethode opgezet waarbij een medewerkster van HCH Nepal Engelse lessen is gaan verzorgen met behulp van een gebarentolk op de school. Vanuit Nederland zijn de originele Nepalees-Engelse taalboeken die in het basisonderwijs gebruikt worden, omgewerkt zodat kinderen van verschillende en vooral hogere leeftijden in een versneld tempo Engels kunnen leren. Het verzorgen van de tweewekelijkse Engelse lessen is zeer succesvol gebleken (wat onder meer blijkt uit de gemeten leerresultaten en dat naast de bestaande pilotgroep van 15 kinderen, nu alle 85 leerlingen hebben aangegeven in de Engelse klas te willen participeren). In 2012 zal opnieuw worden geprobeerd 5 laptops te doneren (€1.500), de breedband internetaansluiting te continueren voor het gehele jaar (€400) en het verzorgen van Engelse lessen €500). Ook wordt geprobeerd een uitwisselingsprogramma te starten met Nederlandse scholen (zie figuur).
11
Figuur 4: Concept Cultureel bewustwordings- en uitwisselingsprogramma met Nederlandse scholen voor doven
12
4. Voorlichting Stichting HCH is een organisatie met een mix van mensen uit wetenschappelijk onderwijs, of met psychotherapeutische achtergrond en met veel kennis van moderne ICT toepassingen. Dit stelt ons in staat de voorlichtingsactiviteiten adequaat vorm te geven met tekst, beeld en geluid. Deze multimediale mix heeft een grote aantrekkingskracht op jong en oud. Zo zijn er sinds de oprichting in eigen beheer al vele documentaires en marketingvideo’s gemaakt t.b.v. de projecten en is HCH ook op Internet vertegenwoordigd met een uitgebreide Engelstalige en Nederlandstalige website, maar ook via de social media op YouTube, Vimeo, Facebook en Linkedin. De voorlichtingsactiviteiten kunnen worden opgesplitst in: 1. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het vergroten van bewustwording van Nepal als ontwikkelingsland 2. Voorlichtingsactiviteiten gericht op de concrete aanpak van HCH in projecten en hoe de visie en aanpak van HCH in die projecten zichtbaar wordt 3. Voorlichtingsactiviteiten het werven van donateurs 4. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het verwerven van vrijwilligers
1. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het vergroten van draagvlak over ontwikkelingssamenwerking in Nepal Als maatschappelijke organisatie heeft Stichting HCH de taak om voorlichting te bieden over de situatie van kansarme inwoners in Nepal, met name omdat Nepal niet bekend staat als DAC Ontwikkelingsland. HCH heeft les- en voorlichtingsmaterialen ontwikkeld voor scholen, particuliere presentaties, workshops en open dagen. Zij stelt haar documentatie en videoproducties ook gratis ter beschikking.
2.Voorlichtingsactiviteiten gericht op de concrete aanpak van HCH in projecten en hoe de visie en aanpak van HCH in die projecten zichtbaar wordt. Er is duidelijk een kentering waarneembaar in het ‘anoniem’ sponsoren van goede doelen doordat een maatschappelijke discussie is opgelaaid over besteding van gelden n.a.v. humanitaire rampen (o.a. Tsunami Zuidoost Azië en aardbeving Haïti). Binnen HCH proberen we de bijdragen van donateurs te personaliseren door zo concreet mogelijk relaties te leggen tussen donaties en bestedingen, visueel zo zichtbaar mogelijk te maken wat met gelden concreet wordt gedaan en donateurs te laten liezen uit projectbijdragen (bijv. het kopen van een met naam gegraveerde steen voor de kraamkliniek, het kopen van een ziekenhuisbed, een laptop). Ook is er een regelmatige persoonlijke terugkoppeling naar donateurs via individuele mailing en nieuwsbrieven).
3. Voorlichtingsactiviteiten gericht op het verwerven van eenmalige donaties Een hoofddoelstelling is potentiele donateurs achtergrondinformatie te verschaffen over hoe bepaalde situaties in Nepal tot armoede kunnen leiden. De culturele factoren, financiële situatie, omgevingsfactoren). We proberen aan te geven hoe problemen ontstaan, welke factoren daarop van invloed zijn en welke oplossingsrichtingen denkbaar en mogelijk zijn. Hiermee proberen we donateurs te werven door hen zo goed als mogelijk te informeren en te betrekken bij de aanpak van de stichting.
4.Voorlichtingsactiviteiten gericht op het verwerven van vrijwilligers Een cruciaal gegeven is het overdragen van nieuwe kennis en vaardigheden aan lokale gemeenschappen. HCH is zich ervan bewust dat lokale problemen uiteindelijk om lokale oplossingen vragen. Door kennisoverdracht
13
hopen we verzelfstandiging en empowerment bij gemeenschappen en mensen mogelijk te maken. Dat kan alleen als we gebruik kunnen maken van vrijwilligers die tijdelijk in de projecten participeren met verschillende onderwijskundige, medische, technische of sociaal maatschappelijke achtergronden. Bovendien leidt dit tot win-win situaties (voor de vrijwilliger als leerervaring) en met de overige voorlichtings- en marketingactiviteiten.
14
5. Administratie Het bestuur is gezamenlijk bevoegd tot het beheren van het stichtingsvermogen en voorzitter en penningmeester tot het overboeken van door het bestuur goedgekeurde donaties, vrijwilligersvergoedingen en eventuele andere kosten. De (financiële) administratie wordt wekelijks gecontroleerd en geregistreerd door de penningmeester. Per kwartaal biedt de penningmeester een toelichting op het verloop van de baten en lasten van de stichting en of de fondsenwerving dan wel de uitgaven moeten worden bijgestuurd. De administratie wordt daarbij vergeleken met de vooraf vastgestelde exploitatie- en projectbegrotingen, waarin is bepaald hoeveel geld nodig is om de vastgestelde projecten uit te voeren en daarnaast de organisatiekosten te dekken. Afgesproken is dat bestuursleden en vrijwilligers hebben in 2012 enkel recht op een vooraf overeengekomen vergoeding van gemaakte reiskosten binnen Nederland en/of België op basis van een kilometervergoeding van €0,19. Andere incidentele gemaakte onkosten worden vergoed na toestemming van het bestuur. Voor 2012 is een bedrag gereserveerd op donaties van €800 voor organisatiekosten. In het geval dat er niet voldoende geld is geworven om onkostenvergoedingen te financieren, zal er voorrang worden gegeven aan het financieren van de projecten. Indien er nog een budget over is voor vrijwilligersvergoedingen, maar niet genoeg voor alle ingediende overzichten, dan zal er tijdens een algemene vergadering, in aanwezigheid van bestuur en vrijwilligers besloten worden over een zo eerlijk mogelijke verdeling. Het bestuur heeft hierin de definitieve beslissingsbevoegdheid.
6. Financiën projecten Projectkosten Kavre 2012 5 laptops internetaansluiting
€ 1.500,00 € 400,00
kopie 15 boeken Engels
€ 50,00
schrijfmaterialen
€ 30,00
reiskosten leerkracht
€120,00
totaal
€2.100,00
Projectkosten Mainapokhari 2011 funding kraamkliniek
€ 46.000,00
trainingsmaterialen
€ 100,00
reiskosten vrijwilligers Reservering latere exploitatie
€ 400,00
totaal
€ 1.500,00 € 48.000,00
Projectkosten Singiyahi 2011 3 laptops en onderwijsmaterialen Hulppost plan/ambulance
€ 15.000,00
totaal
€16.500,00
€ 1.500,00
15
Organisatiekosten HCH KvK Hosting website
€ 25,00 € 100,00
reiskosten Kantoormaterialen en kopieën onvoorzien
€100,00
totaal
€800,00
€ 400 €175
Dekkingsplan totaal geplande budget in 2012 is: Projectbegroting Begrote organisatiekosten Totaal
€ 66.600,00 €800 € 67.400,00
Voor €46.000 is subsidie aangevraagd waarna een bedrag resteert van € 21.400,00 dat uit actieresultaat opgehaald moet worden. Schatting individuele donaties van particulieren d.m.v. ‘ stenen’-actie, eigen keuze donatiekeuzeformulier, opbrengst handgemaakte artikelen uit Nepal Schatting opbrengst Nepal dag 30 juni 2012 Schatting opbrengst wervingsactiviteiten bedrijven/organisaties Schatting opbrengst internationale wervingsactiviteiten bedrijven/organisaties Schatting opbrengst wervingsactiviteiten zusterinstelling HCH Nepal
€8.000
€1.500 €6.000 €1.000 €5.000
Het dekkingsplan kan dus als volgt worden samengevat: Inkomsten subsidieaanvraag
€ 46.000
Donateursinkomsten
€ 22.000
Totaal
€ 68.000,00
Het overschot aan actieresultaat zal worden gereserveerd voor het volgende boekjaar.
16
