Stichting BO viert FEEST Algemeen beleidsplan
1
Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van Stichting BO viert FEEST. Stichting BO viert FEEST is een initiatief van zes ondernemende mensen uit Veenendaal die zich betrokken voelen bij de samenleving. De stichting is op 6 juni 2013 opgericht en houdt zich bij aanvang bezig met fondsenwerving en de organisatie van verjaardagsfeestjes voor basisschoolkinderen uit gezinnen in Veenendaal e.o. die hier zelf de financiële middelen niet voor hebben. In Nederland leven ruim 1.2 miljoen mensen onder de armoedegrens. Bijna een derde hiervan is kind. Het aantal gezinnen dat noodgedwongen gebruik maakt van de diensten van de Voedselbank neemt door de huidige economische situatie zeer snel toe.
Kinderen zijn de toekomst. Stichting BO viert FEEST is zich ervan bewust dat de sociale en maatschappelijke ontwikkeling van deze kinderen hieronder te lijden heeft. Samen met lokale betrokken ondernemers en particulieren zorgt Stichting BO viert FEEST ervoor dat ook deze kinderen hun verjaardag op school, thuis en op een feestlocatie met vriendjes en vriendinnetjes kunnen vieren. Want ieder kind verdient een verjaardagsfeestje! Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van Stichting BO viert FEEST. Tevens is het voor de stichting een kader waarbinnen zij het beleid voor de komende jaren verder vorm zal geven. Veenendaal, april 2014
Stichting BO viert FEEST
2
Inleiding In een rijk land als Nederland leven ruim 1,2 miljoen mensen onder de armoedegrens. Bijna een-derde ervan is kind. Armoede heeft veel invloed op de sociale en maatschappelijke ontwikkeling van kinderen. Er is geen geld voor leuke kleding, een sportclub, een feestelijke traktatie op school, een cadeautje, slingers of ballonnen. Laat staan voor een verjaardagsfeestje met vriendjes en vriendinnetjes ergens op locatie! De meeste kinderen vieren hun verjaardag dan maar niet, melden zich ziek op school en mijden feestjes van hun klasgenootjes met als gevolg dat zij zelf ook buiten de boot vallen. Stichting BO viert FEEST organiseert in samenwerking met lokale betrokken ondernemers verjaardagsfeestjes voor kinderen uit gezinnen die hier zelf de financiële middelen niet voor hebben. De stichting is volledig afhankelijk van giften en sponsoring. BO, de naamgever van de stichting, is een fictief figuur, die de hoofdrol speelt in een reeks kinderverhalen. BO is een vrolijk en nieuwsgierig, figuratief nijlpaardje dat samen met zijn vriendjes allemaal leuke avonturen beleeft. Een character, waarmee de jarige job zich gemakkelijk kan identificeren. Elke jarige mag, net als BO, maximaal zeven vriendjes en/of vriendinnetjes uitnodigen om samen zijn verjaardagsfeestje mee te vieren.
In dit beleidsplan staat uitvoerig beschreven hoe Stichting BO viert FEEST haar visie en missie in de praktijk brengt: het plan van aanpak, de organisatiestructuur, de samenwerking met maatschappelijk instanties en lokale ondernemers, PR en communicatie, het financieel beleid en haar blik op de toekomst.
3
1. DOEL EN AANPAK 1.1.
Missie en doel
1.2
Aanpak
Stichting BO viert FEEST is ontstaan vanuit het idee dat ieder kind het verdient om zijn verjaardag te vieren. Door de huidige economische situatie leven er steeds meer gezinnen onder de armoedegrens. Een groot aantal van deze gezinnen heeft met structurele financiële problemen te maken. Zij zijn aangewezen op de hulp van maatschappelijke organisaties als het BAC, Schuldhulpmaatje en de Voedselbank. Stichting BO viert FEEST trekt zich het lot aan van de kinderen uit deze gezinnen. Met name van kinderen die op de basisschool zitten. In deze belangrijke periode is hun sociale en maatschappelijke ontwikkeling in volle gang. Zij moeten een plaatsje zien te veroveren in de maatschappij. Stichting BO viert FEEST streeft ernaar zoveel mogelijk kinderen een gratis verjaardagsfeestje aan te bieden op verschillende aangesloten locaties. Onze giftboxen met daarin een groot aantal vouchers voor gratis verjaardagsgerelateerde producten en/of kortingsbonnen maken het de jarige bovendien mogelijk om ook thuis en op school ‘jarig’ te kunnen zijn. De wijze waarop Stichting BO viert FEEST de verjaardagsfeestjes organiseert en geld inzamelt, is statutair vastgelegd en wordt bereikt door:
samenwerking met lokale ondernemers die verjaardagsfeestjes faciliteren en /of sponsoren sponsoring van lokale ondernemers van cadeaubonnen voor in de BO viert FEEST- verjaardagsgiftbox geld inzamelen middels sponsoring en giften
de verkoop van BO viert FEEST-artikelen via lokale verkooppunten en de webwinkel
De uitgangspunten van de werkwijze van Stichting BO viert FEEST zijn als volgt:
Giftboxen worden verstrekt aan gezinnen die geselecteerd en cliënt zijn van de Voedselbank/Kledingbank Giftboxen worden verstrekt aan gezinnen die aangedragen worden door basisscholen en maatschappelijk betrokken organisaties.
Er wordt samengewerkt met lokale ondernemers, scholen en particulieren. Onder het motto: ‘Van de samenleving – Voor de samenleving’ Alle inkomsten verkregen door sponsoring, giften en de verkoop van BO viert FEEST-artikelen komen ten gunste van de stichting 4
Er wordt te allen tijde discreet omgegaan met de gezinnen en kinderen die gebruikmaken van de mogelijkheid hun feestje via Stichting BO viert FEEST te vieren.
1.3 Waarom kiezen voor Stichting BO viert FEEST Armoede -van ‘om de hoek’
Stichting BO viert FEEST heeft oog voor de problematiek van ‘om de hoek’. De meeste maatschappelijke goede doelen richten zich op de problematiek elders, terwijl armoede zich in Nederland helaas steeds meer openbaart. Kijk eens om je heen en bied je naaste een helpende hand. Onze kinderen zijn onze toekomst. Concreet en direct
Lokale ondernemers kunnen participeren door vouchers voor gratis producten te verstrekken of kortingsbonnen. Zij hoeven geen grote geldbedragen te doneren waarvan zij zich zouden kunnen afvragen voor welke doeleinden deze uiteindelijk gebruikt worden. Juist door de mogelijkheid om eigen diensten of producten aan te bieden, wordt het aantrekkelijk en makkelijk om mee te kunnen doen. Iedere gift, groot of klein, wordt gewaardeerd. Sterker nog, juist hierdoor wordt participatie van meerdere lokale ondernemers mogelijk. Samen maken we het verschil! Van de samenleving… voor de samenleving
Stichting BO viert FEEST is een maatschappelijk betrokken stichting met oog voor de lokale maatschappij. Het doel is om verjaardagsfeestjes te organiseren voor zoveel mogelijk basisschoolkinderen uit gezinnen uit de maatschappij die hier zelf de financiële middelen niet voor hebben. Dit doel wordt mogelijk gemaakt door sponsoring en giften van lokale ondernemers, scholen en particulieren, met de achterliggende gedachte dat iedere gift, groot of klein, van harte welkom is. Juist door de ‘wij-gedachte’ zetten we met z’n allen een grote stap vooruit! Transparantie
Een zorgvuldig en verantwoordelijk financieel beleid zorgt ervoor dat elke euro die gedoneerd wordt, elke voucher die gesponsord wordt en elk verjaardagsfeestje dat georganiseerd wordt terug te herleiden is. Het overzicht van financiële giften en kosten wordt iedere twee weken aan het bestuur bekend gemaakt. Het aantal feestjes à € 5,00 per kind met een maximum van € 40,00 per feestje ( 8 kinderen) wordt zorgvuldig bijgehouden.
5
2. ORGANISATIE 2.1 Het bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur, beleid, financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit zes bestuursleden;
een voorzitter; verantwoordelijk voor het bestuur.
een penningmeester, verantwoordelijk voor het financieel beleid.
een secretaris; verantwoordelijk voor de notulen en vanuit bestuurslid functie voor communicatie en PR ( informatieve functie; onderhouden van persrelaties, opmaak nieuwsbrieven). een algemeen bestuurslid; verantwoordelijk voor de Marketingcommunicatie (website en alle overige commerciële uitingen). een algemeen bestuurslid; verantwoordelijk voor de samenwerking met maatschappelijke instellingen. een algemeen bestuurslid; verantwoordelijk voor de afstemming rond de verjaardagsfeestjes.
De bestuursleden genieten voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd. Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten. De taken worden verdeeld over de zes bestuursleden.
6
VOORZITTER Verantwoordelijk voor het bestuur
Penningmeester
Secretaris
Financieel beleid
communicatie + PR
Alg. bestuurslid
Alg. bestuurslid
Alg. bestuurslid
Gast bestuurslid
Marketingcommunicatie
samenwerking maatsch.
afstemming feestjes
illustrator
instellingen
Het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter, penningmeester en secretaris, heeft de eindverantwoordelijkheid. 2.2. Vergadercyclus
Het bestuur vergadert minimaal zes keer per jaar en verder zo vaak als wenselijk is. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering. 2.3. Samenwerking
Om de haalbaarheid en kwaliteit te waarborgen laat Stichting BO viert FEEST zich adviseren en ondersteunen door een aantal organisaties, vrijwilligers en professionele adviseurs op het gebied van:
financieel beleid.
profilering en uitstraling.
communicatie .
de selectie van onze doelgroep.
7
2.4 ANBI
Stichting BO viert FEEST heeft vooralsnog geen ANBI-status. Momenteel is dit nog niet van toepassing vanwege de relatief kleine giften per sponsor. Mocht het zo zijn dat het in de toekomst wel nodig is om een ANBI-status bij de Belastingdienst aan te vragen, zodat giften geheel of gedeeltelijk aftrekbaar zijn van het belastbaar inkomen, dan zal dat zeker gebeuren. 2.5 Vrijwilligers
Stichting BO viert FEEST werkt met vrijwilligers. De leden van Stichting BO viert FEEST werven en begeleiden de vrijwilligers. Toetsing vindt plaats aan de hand van een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) die vrijwilligers gratis bij het gemeentehuis kunnen aanvragen. Stichting BO viert FEEST draagt de eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersteam.
8
3. UITVOERING 3.1 Inleiding
Stichting BO viert FEEST organiseert verjaardagsfeestjes voor basisschoolkinderen uit gezinnen die dit hier zelf niet de financiële middelen voor hebben. De stichting is niet verantwoordelijk voor de selectie van de betreffende gezinnen. Daarom heeft zij ervoor gekozen om samen te werken met maatschappelijk sociale instellingen, zoals de lokale Voedselbank en basisscholen. 3.2 Samenwerking met de Voedselbank, maatschappelijk instellingen en basisscholen
Wekelijks verstrekt de Voedselbank voedselpakketten aan hun cliënten; gezinnen die van een bepaald inkomen moeten rondkomen. Hun inkomen is dusdanig laag dat het hen niet lukt om naast het betalen van de vaste lasten, voldoende gevarieerd en gezond eten en drinken te kunnen kopen. Stichting BO viert FEEST wordt aan het begin van iedere maand op de hoogte gesteld van het aantal basisschoolkinderen dat die maand jarig is. Maandelijks worden de BO viert FEEST-verjaardagsgiftboxen met daarin de door lokale ondernemers gesponsorde cadeau- en kortingsbonnen uitgereikt. Dit zijn bijvoorbeeld vouchers voor een verjaardagstaart, een kortingsbon voor een verjaardagscadeautje, een kappersbon, snackcoupon om met het hele gezin lekker van te genieten, snoepzakjes en natuurlijk een aanmeldvoucher voor een verjaardagsfeestje van Stichting BO viert FEEST! De samenstelling van de giftbox is geheel afhankelijk van het aantal gesponsorde vouchers, maar bevat doorgaans een samenstelling van gelijke strekking als onderstaand:
Zakje ballonnen en een slinger.
1 voucher voor een verjaardagstaart.
Acht snoepzakjes (voor het feestje).
1 bakpakket voor muffins (schooltraktatie). 9
1 snackcoupon voor friet etc… / cadeaubon voor gratis pizza’s.
1 cadeaubon voor speelgoed.
1 voucher voor een gratis knipbeurt bij de kapper. 1 aanmeldingsvoucher voor een verjaardagsfeestje.
3.3 Samenwerking met de ondernemer die het verjaardagsfeestje faciliteert.
Gezinnen krijgen een aanmeldvoucher in de giftbox
Dit moet nog nader worden besproken. De gezinnen kunnen zich dus niet via de website aanmelden voor een feestje. Dat gaat nu dus nog via
[email protected] (Marianne) of maakt het gezin direct een afspraak via het reserveringssysteem bij de Schatkids?)
De gezinnen maken zelf via het reserveringssysteem van Schatkids een afspraak voor een feestje.
3.4 Facturatie van de feestjes... dit gaat vooralsnog aan de hand van het reserveringssysteem van de Schatkids. Marianne houdt die lijst van het aantal feestjes en het aantal kinderen bij. 1 keer per maand ontvangt Stichting BO viert FEESTvan de Schatkids een factuur 4. COMMUNICATIE 4.1. Website
De website www.stichtingboviertfeest.nl is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs en vrijwilligers. Op de website is informatie te vinden over de stichting, haar werkwijze, verschillende manieren van sponsoring voor bedrijven en particulieren, de webwinkel en diverse feestlocaties. Tevens worden de bedrijven die sponsoren (Vrienden van BO, Goede Vrienden van BO en Beste Vrienden van BO) met naam en logo op de website vermeld. De website moet idealiter ook een communicatiekanaal zijn voor de gezinnen. Informatie over hoe zij in aanmerking kunnen komen voor een giftbox bijvoorbeeld. In de toekomst wordt de website mogelijk uitgebouwd met een besloten persoonlijke online omgeving voor de gezinnen, die hier zelf kunnen inloggen.
10
4.2. Social media
Stichting BO viert FEEST heeft een eigen Facebookpagina. Een leuke, vrolijke, informatieve pagina die regelmatig wordt voorzien van een update. Meerdere bestuursleden kunnen iets posten uit naam van de stichting. Een van de bestuursleden is belast met de taak om vragen via dit kanaal te beantwoorden. 4.3 Nieuwsbrief
Twee keer per jaar wordt er een nieuwsbrief verstrekt. Hierdoor blijven de sponsors betrokken en geïnformeerd en legt de stichting verantwoording af de Vrienden van BO. 4.4 Informatiemateriaal
Het regelmatig verstrekken van informatie in de vorm van flyers is erg belangrijk. De flyers worden bij evenementen uitgedeeld, liggen bij de deelnemende ondernemers, op gemeenschappelijke locaties als het gemeentehuis, de bibliotheek etc… Verder worden deze meegenomen ter informatie naar bijeenkomsten op presentaties bij serviceclubs. Op de bijeenkomsten en events worden ook stickers, kleurplaten en ander passen promotiemateriaal uitgedeeld. Tevens krijgen alle deelnemende ondernemers een ruitsticker, zodat zij zichtbaarheid kunnen geven aan hun deelname (MVO).
11
5. FINANCIËN
5.1 Penningmeester
De penningmeester houdt de inkomsten en kosten van de stichting nauwlettend in de gaten. Elke twee weken krijgen de bestuursleden een overzicht hiervan. Stichting BO viert FEEST gelooft in absolute transparantie als het aankomt op de financiële cijfers. Tevens wordt er jaarlijks een jaarverslag gemaakt. Op een nader te bepalen wijze zal deze informatie ook via de website worden gedeeld. 5.1 Inkomsten
De activiteiten van Stichting BO viert FEEST worden gefinancierd vanuit giften, sponsoring, donaties en de verkoop van BO viert FEEST-artikelen. Voor bedrijven zijn er drie sponsorpakketten samengesteld.
Vriend van BO € 250,00 (naam + logo op website)
Beste vriend van BO € 1000,00 (vermelding van naam + logo op homepage)
Goede vriend van BO € 500,00 (naam + logo op website)
Particulieren en bedrijven kunnen er ook voor kiezen om een feestje voor 1 kind à € 5,00 of een compleet verjaardagsfeestje voor 8 kinderen à € 40,00 te sponsoren. Voor iedereen geldt: elke gift, groot of klein, is van harte welkom!
Lokale serviceclubs en verenigingen zijn ook een belangrijke bron van inkomsten. Regelmatig wordt SBVF als goed doel uitgekozen om een inzamelingsactie voor te organiseren. De bestuursleden zullen dan ook regelmatig een informatieve presentatie moeten geven bij de diverse serviceclubs, verenigingen en zaken. Daar is tot op heden niet 1 vast bestuurslid voor aangesteld. Tevens wordt er optimaal gebruik gemaakt van de diverse netwerken van de bestuursleden om meer donateurs te krijgen.
12
5.2. Kosten
Er zijn tot op heden diverse opstartkosten gemaakt:
Aansprakelijkheidsverzekering Basis BTA-polis à € 250,00 p/jaar
Drukkosten verjaardagskalender
Domeinnaam + hosting website Presentatiekosten (promotiekleding) Kosten voor de feestjes (€ 5,00 per kind, max. € 40,00 per feestje)
Wij streven ernaar om zo min mogelijk kosten te maken door zoveel mogelijk met lokale ondernemers samen te werken en deze een deel van de kosten voor hun rekening te laten nemen (in de vorm van sponsoring).
5. DE TOEKOMST
Voor nu streeft Stichting BO viert FEEST ernaar verjaardagsfeestjes mogelijk te maken voor alle basisschoolkinderen uit Veenendaalse gezinnen die hier zelf de financiële middelen niet voor hebben. Door een gedegen beleid, een strakke organisatiestructuur, een goed sponsorbeleid en een stabiele samenwerking met plaatselijke ondernemers is dit zeker haalbaar.
Het zou natuurlijk geweldig zijn als op den duur andere gemeenten dit maatschappelijke ‘project’ kunnen overnemen. Het is de taak van Stichting BO viert FEEST om heel duidelijk vast te leggen onder welke voorwaarden andere gemeenten onder de noemer van Stichting BO viert FEEST mogen opereren.
13
