PROCEDURE SAG 2014
PROCEDURE PROJECT AANVRAAG
STICHTING ACHMEA GEZONDHEIDSZORG
1
PROCEDURE SAG 2014 INHOUDSOPGAVE
1.
INLEIDING ............................................................................................... 3
2.
PROCEDURE ‘PROJECTAANVRAAG INDIENEN’ ............................................ 6
3.
PROCEDURE ‘GOEDGEKEURD PROJECT’ ..................................................... 7
4.
PROCEDURE ‘AFGEKEURD PROJECT’ ......................................................... 9
5.
AANVRAAGFORMULIER FINANCIERING ZORGPROJECTEN SAG .................... 10
6.
TOELICHTING BIJ AANVRAAGFORMULIER ................................................. 13
7.
RAPPORTAGEFORMULIER SAG ................................................................. 16
8.
TOELICHTING BIJ RAPPORTAGEFORMULIER............................................... 17
9.
COMMUNICATIE RONDOM SAG................................................................ 19
BIJLAGE 1 VOORBEELD CONTROLEVERKLARING ................................................. 20 CONTROLEPROTOCOL VOOR SUBSIDIES ............................................................ 22 BIJLAGE 2 PROCEDURE URENREGISTRATIE ........................................................ 26
2
PROCEDURE SAG 2014 1. INLEIDING In deze brochure treft u informatie aan over de werkwijze en criteria voor het indienen van projecten bij de Stichting Achmea Gezondheidszorg (SAG) en voorheen het Agis Innovatiefonds. De beide fondsen zijn in 2013 samengevoegd en worden hierna aangeduid als SAG. Deze informatie heeft tot doel het creëren van duidelijkheid en inzicht in de werkwijze c.q. procedure van de Stichting Achmea Gezondheidszorg en het genereren van projectaanvragen. De reserves van de voormalige vrijwillige ziekenfondsverzekering zijn in deze fondsen ondergebracht. Doelstelling van SAG is deze reserves te besteden conform het convenant dat in 1998 is gesloten in ZN-verband en naderhand nog is voorzien van een addendum. De jaarlijks te besteden middelen bedragen circa € 7,5 miljoen. Op grond van het convenant wordt hiervan jaarlijks 25% afgestaan ten behoeve van centraal (in ZNverband) te financieren projecten. Hiervoor is een stichting opgericht waarin SAG vertegenwoordigd is, St. Innovatiefonds Zorgverzekeraars. Van het restant wordt maximaal 50% besteed aan bedrijfsgerelateerde projecten ten behoeve van kwaliteitsverbetering van de dienstverlening aan de verzekerden en minimaal 50% aan zorggerelateerde projecten. Om voor financiering door SAG in aanmerking te komen moeten voorgestelde projecten aan een aantal criteria voldoen. Op basis van bovengenoemd convenant gelden de volgende criteria: • de verlening van zorg in de ruimste zin van het woord, met uitzondering van de reguliere zorg in het kader van de Zvw en de AWBZ aan onze verzekerden; • uitgaven voor maatregelen ter voorkoming van ziekten; • uitgaven ten behoeve van onderzoek gericht op de bevordering van de volksgezondheid; • uitgaven ten behoeve van onze bedrijfsvoering ter bevordering van kwaliteit en doelmatigheid van de dienstverlening aan onze verzekerden. Aanvullend gelden voor financiering van projecten door SAG de volgende criteria. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar: • Minimale criteria: indien niet aan alle criteria wordt voldaan, wordt de aanvraag niet gehonoreerd. • Aanvullende criteria: voldoen aan aanvullende criteria vergroot de kans op honorering van de aanvraag. Minimale criteria Om voor subsidie in aanmerking te komen, dienen projecten altijd aan alle navolgende criteria te voldoen. Het project: • is vernieuwend, gericht op doorbraken in de zorg(infrastructuur) • leidt tot aantoonbare verhoging van de kwaliteit van zorg (volgens de gangbare definitie van de zorgsector)
3
PROCEDURE SAG 2014
• • • • • •
levert op termijn een aantoonbare relevante bijdrage aan het verlagen van de zorgkosten is gericht op een bij in omvang relevante groep verzekerden met veel voorkomende zorgvraag of aandoening moet kwalitatief zodanig zijn dat het doel redelijkerwijs binnen de kaders van het project te realiseren is wordt voor minimaal 25% door een andere partij gefinancierd, bij voorkeur door de aanvragende partij zelf, indien de totale kosten van het project € 15.000 of meer bedragen heeft een eenmalig karakter en duurt maximaal drie jaar betreft niet: - zuiver wetenschappelijk onderzoek; - medisch onderzoek dat zich in een dierexperimenteel stadium bevinden; - activiteiten die tot de exploitatie van een instelling horen; - een inrichting- of bouwproject; - activiteiten die kunnen worden gefinancierd uit reguliere geldstromen van AWBZ of Zorgverzekeringswet; - een project dat al is gestart of waarvoor al met de aanvraag overlappende financieringstoezeggingen zijn gedaan.
Het bestuur kan in bijzondere gevallen een projectaanvraag accorderen die niet aan alle minimale criteria voldoet. Het bestuur zal deze afwijking in voorkomende gevallen motiveren. Aanvullende criteria De voorkeur wordt gegeven aan projecten die/waarvan daarnaast voldoen aan één of meer van onderstaande aanvullende criteria. Het project: • is primair gericht op één van de volgende speerpunten: - belangrijke chronische aandoeningen (waaronder chronisch hartfalen, diabetes, astma/COPD, hart- en vaatziekten en depressie), - oncologie, - kraamzorg, - dementie, - zorg voor senioren, - e-health, - verbetering samenhang binnen de zorg (waaronder regionale aanpak), - gericht betrekken verzekerden bij hun zorgsituatie, - klantgerichte zorgarrangementen, - gezondheidsbevordering en preventie van werknemers, - versterking zelfstandigheid en zelfzorg bij verzekerden/patiënten. • draagt bij aan het voor verzekerden inzichtelijk maken van de kwaliteit van zorg • is potentieel imago-ondersteunend voor Achmea en, indien van toepassing, te koppelen zijn aan een van onze labels • wordt in eerste aanleg uitgevoerd in één of meer kernregio’s van Achmea • is landelijk uitrolbaar en en kan geborgd worden binnen de reguliere zorgstructuren • heeft de potentie van een positieve businesscase • heeft de potentie van structurele financiering De aanvrager is bereid om aan te sluiten bij soortgelijke andere initiatieven, om zo synergie in aanpak te bewerkstellingen.
4
PROCEDURE SAG 2014
Voordat u een projectaanvraag indient, adviseren wij u gebruik te maken van de mogelijkheid tot uitvoering van een QuickScan. Hierbij kunt een projectbeschrijving met een begroting aanbieden aan het secretariaat. De projectbeschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld en mag uit maximaal 3 pagina’s bestaan. Deze projectbeschrijving dient minimaal de volgende gegevens te bevatten: aanleiding, doelgroep, doelstelling, resultaat, planning, implementatie en borging. Op basis van deze informatie wordt beoordeeld of het project eventueel in aanmerking zou kunnen komen voor subsidiering. Een projectplan kunt u digitaal aanleveren aan het secretariaat:
[email protected]. Hierbij vermelden wij expliciet dat dit slechts een advies is en dat hieraan geen rechten kunnen worden verleend. Slechts het bestuur is bevoegd tot besluitvorming over subsidietoekenning. Een overzicht van tot nu toe door SAG goedgekeurde bestedingsdoelen kan aangevraagd worden bij het secretariaat van SAG (telefoon 071-36 70 287). Mocht u ondanks deze informatie nog vragen, tips en/of ideeën hebben met betrekking tot (verbetering van) de procedure of anderszins, dan kunt u deze aan het secretariaat doorgeven, (tel. 071-36 70 287, e-mail:
[email protected]). Het bestuur van Stichting Achmea Gezondheidszorg en bestaat sinds 1 juli 2013 uit: N.F.H. Hoogers, voorzitter O. Gerrits Mw. A. Heijer Mw. M. Verstappen
5
PROCEDURE SAG 2014 2. PROCEDURE ‘PROJECTAANVRAAG INDIENEN’ Hieronder wordt de procedure voor het indienen van een aanvraag tot financiering van een project bij SAG beschreven. PROCEDURE Stap 1: Het projectidee/initiatief wordt vanuit Zorg en/of het veld (aanbieders/cliënten) voorbereid. Stap 2: De aanvrager vult een aanvraagformulier in (zie pagina 9). Dit aanvraagformulier kan aangevraagd worden bij het secretariaat. Het aanvraagformulier dient vergezeld te gaan van een projectplan en een gedetailleerde begroting met dekkingsplan. Stap 3: Het ingevulde aanvraagformulier wordt in zowel Word-format als ondertekend PDFformat per e-mail gestuurd aan het secretariaat. Zij scant de aanvraag op volledigheid, haalbaarheid en helderheid. Stap 4: Het secretariaat stuurt het aanvraagformulier naar interne deskundigen (zowel de referentencommissie als het betreffende zorginkoopsegment of anderszins betrokken afdeling), teneinde daarover een advies uit te brengen. De interne deskundigen toetsen het projectvoorstel op de criteria. Op basis hiervan wordt een advies opgesteld ten behoeve van het bestuur. Stap 5: Als de vorige stappen zijn doorlopen wordt het aanvraagformulier met de daarover uitgebrachte adviezen aan het bestuur van SAG voorgelegd. Stap 6: De aanvraag en het opgestelde advies wordt besproken in de bestuursvergadering. Terugkoppeling van de besluitvorming aan de aanvrager geschiedt door het secretariaat.
6
PROCEDURE SAG 2014 3. PROCEDURE ‘GOEDGEKEURD PROJECT’ Hieronder wordt de procedure beschreven die gevolgd moet worden nadat het bestuur een positief besluit heeft genomen ten aanzien van een project. Deze procedure geldt voor alle type projecten. Stap 1: Het secretariaat bericht de aanvrager schriftelijk omtrent het besluit van het bestuur. In de brief zijn de voorwaarden voor toekenning van de financiële bijdrage opgenomen. De geadresseerde stuurt een getekende kopie van de brief retour aan het secretariaat. De interne contactpersoon van Achmea Zorg & Gezondheid ontvangt een afschrift van de bevestigingsbrief. Bij een positief besluit dient het project binnen 3 maanden na ontvangst van schriftelijke bevestiging gestart te zijn. Als dit niet lukt, dient hierover een schriftelijke motivatie te worden gegeven aan het secretariaat, die dat voorlegt aan het bestuur. Het bestuur kan vervolgens besluiten of subsidie wel/niet geldig blijft. Bij toekenning van subsidie behoudt SAG, en de aan deze stichting verbonden zorgverzekeraars, zich het recht voor om inhoudelijk over de projecten te publiceren. Stap 2: De aanvrager draagt zorg voor tijdige rapportages aan het bestuur, overeenkomstig de afgesproken frequentie. Als op grond van de rapportages de voortgang en/of resultaten van het project als onvoldoende worden beoordeeld, behoudt de Stichting zich het recht voor verder financiële bijdragen aan het project te stoppen. Indien de Stichting dit niet binnen twee maanden na bespreking van de tussenrapportage heeft aangegeven, mag u er van uitgaan dat de financiering wordt gecontinueerd. Stap 3: Facturen inzake kosten van projecten die ten laste van SAG moeten komen, worden te allen tijde aangeleverd bij het secretariaat, dat de factuur toetst aan de gemaakte afspraken in de bevestigingsbrief. Indien alles correct is wordt de factuur geaccordeerd, waarna de financiële administratie zorg draagt voor betaling. De betalingstermijn van de factuur is 30 dagen. Bij goedgekeurde projecten met een financiering boven € 50.000, zal er aan het einde van het project een goedkeurende controleverklaring van de accountant moeten worden opgeleverd, dat de verstrekte middelen zijn besteed aan het onderhavige project. Betaling van de laatste subsidietermijn is te allen tijde verbonden aan oplevering (en goedkeuring) van de eindrapportage plus de controleverklaring. Wanneer de getrouwheidsverklaring van de registeraccountant niet of niet tijdig wordt aangeleverd, dan heeft SAG het recht om alle gelden terug te vorderen aangezien niet is voldaan aan de subsidievoorwaarden. Deze controleverklaring dient uiterlijk op 31 oktober van het jaar nadat het project is afgerond beschikbaar te zijn. Een voorbeeld controleverklaring treft u aan de bijlage 1 van dit document. Het controleprotocol is tevens hierop opgenomen.
7
PROCEDURE SAG 2014
Indien er sprake is van projectmedewerkeruren die ten laste van de subsidie worden gebracht, dient er sprake te zijn van een deugdelijke (sluitende) urenregistratie zodat bij de opstelling van de controleverklaring door de accountant duidelijk kan worden aangetoond welke uren daadwerkelijk aan het project zijn besteed. In bijlage 2 treft u de procedure urenregistratie alsmede een voorbeeld urenregistratieformat aan. Partijen zijn zich ervan bewust dat voldaan moet zijn aan de subsidie-eisen die gelden voor projecten die gefinancierd worden uit de Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering en dat de gelden moeten worden terugbetaald wanneer op enigerlei wijze achteraf blijkt dat niet aan de voorwaarden is voldaan.
8
PROCEDURE SAG 2014 4. PROCEDURE ‘AFGEKEURD PROJECT’ Hieronder wordt de procedure beschreven die gevolgd wordt nadat het bestuur een negatief besluit heeft genomen ten aanzien van een project. Deze procedure geldt voor alle type projecten. Stap 1: Na een negatieve beslissing van het bestuur van SAG meldt het secretariaat van SAG dit schriftelijk aan de aanvrager, met een kopie aan de contactpersoon, onder vermelding van de reden van afwijzing. De beslissing van het bestuur is definitief en over het besluit kan niet worden gecorrespondeerd.
9
PROCEDURE SAG 2014 5. AANVRAAGFORMULIER FINANCIERING ZORGPROJECTEN SAG
Aanvraagformulier financiering Zorgprojecten Stichting Achmea Gezondheidszorg
Initiatief nr.
Naam initiatief Naam (hoofd-)initiatiefnemer Adres Postcode / Woonplaats Aanvrager
Tel:
Emailadres:
Fax:
Contactpersoon binnen Achmea |
Tel:
Divisie Zorg & Gezondheid Inleiding/schets achtergrond of probleemstelling* 1
Op welke doelgroep is het project van toepassing en wat is de omvang van de doelgroep
Inhoudelijk doel initiatief
Kwantificering van de doelen in dit initiatief
Beoogd resultaat
1
Projectplan dient onderdeel te zijn van de aanvraag
10
PROCEDURE SAG 2014 Wijze waarop de resultaten wordt gemeten
Wijze waarop de resultaten worden geborgd in de reguliere zorgstructuren
Beschrijving potentiële positieve businesscase
Zijn er vergelijkbare initiatieven in het land. En zo ja, welke kunt u noemen
Is er samenwerking met andere instanties. En zo ja met welke?
Beoogde startdatum Beoogde looptijd Begroting (in grote lijnen)* 2 Kosten
Totaal
€ € € €
Betreft begroting voor periode tot en met Inkomsten Gevraagd bedrag SAG Andere bronnen (graag specificeren) Totaal
Moet er BTW in rekening worden gebracht?
Ja
Nee
Zo ja, is daarmee in de aanvraag rekening gehouden?
Ja
Nee
€ € € €
Indien BTW van toepassing is, graag de bedragen inclusief BTW vermelden.
2
Gedetailleerde begroting met dekkingsplan moet onderdeel uitmaken van de aanvraag
11
PROCEDURE SAG 2014 Dekking projectbegroting en welke partijen hebben hiervoor toezeggingen gedaan.
Waarom is het niet (volledig) regulier te financieren / is oude financiering wegbezuinigd?
Gevraagd bedrag betreft lening
subsidie
*aankruisen wat van toepassing is
*
Op welke data zou de gevraagde subsidie beschikbaar moeten worden gesteld en voor welk bedrag? Data: Hoogte bedrag: Raakvlak met doelstellingen van Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid
Ruimte voor overige opmerkingen
Datum
Handtekening/naam aanvrager
12
PROCEDURE SAG 2014 6. TOELICHTING BIJ AANVRAAGFORMULIER Voor u ligt de instructie voor het invullen van het ‘elektronische’ aanvraagformulier in verband met de mogelijk mede door SAG te financieren projecten. Het formulier kan vanuit het secretariaat per e-mail naar u toegestuurd worden. Het formulier wordt in Word for Windows ingevuld, opgeslagen en geprint. Voordat u het formulier gaat invullen is het verstandig om eerst alle vragen aandachtig door te nemen. Bij voorkeur dienen alle aspecten en argumenten slechts eenmaal, op de meest geëigende plek, in het formulier genoemd te worden. Het aanvraagformulier dient een samenvatting te zijn van het beoogde project. Een projectplan en een begroting met dekkingsplan dient als bijlage te worden aangeleverd. Het projectplan dient aan de volgende aspecten te voldoen: - Dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld; - Mag maximaal 20 pagina’s groot te zijn - Dient de volgende onderwerpen te bevatten: - Aanleiding - Doelgroep - Doelstelling - SMART omschrijving van de resultaten - Activiteiten- c.q. mijlpalenplanning - Implementatie en borging. Het ingevulde formulier met bijlagen stuurt u digitaal naar het secretariaat. Zij zorgt voor de verdere procedure. Stichting Achmea Gezondheidszorg T.a.v. Marjan Boekestijn of Dénise van der Blom locatie kern 3, 7e etage Postbus 444 2300 AK Leiden e-mail:
[email protected] en
[email protected] Op de volgende pagina’s vindt u een korte uitleg over de in te vullen velden. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, wendt u dan tot het secretariaat (Marjan Boekestijn, tel. 071-36 70287). Veldnaam Initiatiefnummer Naam initiatief Naam (hoofd)initiatiefnemer Adres/postcode/ woonplaats Aanvrager Telefoonnummer Faxnummer
Omschrijving Dit veld wordt door het secretariaat van SAG ingevuld Projectnaam, zoals de aanvragende instelling het heeft ingediend Naam van de instelling die de aanvraag indient Adresgegevens van de initiatiefnemer Naam van de contactpersoon in de instelling die de aanvraag voorlegt Telefoonnummer van de aanvrager Faxnummer van de aanvrager 13
PROCEDURE SAG 2014
Veldnaam Emailadres Contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid Telefoonnummer Inleiding/schets achtergrond of probleemstelling Doelgroep Inhoudelijk doel initiatief Kwantificering doelen in dit initiatief Beoogd resultaat Wijze waarop resultaat wordt gemeten Wijze waarop resultaten worden geborgd in de reguliere zorg Business case
Omschrijving emailadres van de aanvrager Naam van de persoon die, op grond van zijn reguliere taken, de meest voor de hand liggende contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid is voor betrokken instelling. Telefoonnummer van de contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid. Geef hier een weergave van de problematiek die u met uw initiatief wilt aanpakken. Beschrijf hier het aantal cliënten van de potentiële doelgroep, het gewenste aantal cliënten dat men wil bereiken en omvang van de totale doelgroep. Vul hier kort de doelen in die de aanvrager voor ogen heeft. Geef hier een meetbare omschrijving van de beoogde doelen (SMART). Vermeld hier het beoogde projectresultaat (SMART). Vul hier de wijze in waarop het resultaat van het project wordt gemeten om tussentijds en naderhand te kunnen zien of het beoogde resultaat behaald is. Onderbouw dit in aanvraag door middel van een mijlpalenplanning. Beschrijf hier hoe na afloop van het project de eventuele voortzetting in de reguliere zorgstructuren plaatsvindt (zowel de werkwijze als bekostiging).
Vermeld hier tot welke kwaliteitswinst en/of kostenbesparing het project kan leiden. Maak hierbij onderscheid tussen de maatschappelijke “benefits” en de financiële “benefits”. Zijn er vergelijkbare Vermeld hier of u bent nagegaan of er vergelijkbare initiatieven zijn initiatieven in het en zo ja welke dat zijn. Beschrijf hierbij tevens of u hierbij land? aansluiting heeft, of gaat zoeken. Is er samenwerking Beschrijf hier met welke partijen er wordt samengewerkt en waaruit met andere instanties? deze samenwerking bestaat. Vermeld hierbij of er draagvlak is vanuit de samenwerkende instanties. Beoogde startdatum Vul hier de geplande, reële startdatum in na toekenning van de subsidie. Beoogde looptijd Vul hier de te verwachten einddatum in. Betreft begroting voor Vul hier de startdatum in die voor deze begroting relevant is. periode Tot en met Vul hier de einddatum in die voor deze begroting relevant is. Kosten Noem hier in maximaal 3 categorieën de kostenposten en het bedrag in hele euro’s. Voeg een gedetailleerde begroting met dekkingsplan toe als bijlage. Inkomsten Benoem hier de diverse inkomstenbronnen en het bedrag in hele euro’s. Totaal Hier komen de totaalbedragen voor de kosten respectievelijk de inkomsten te staan. Vermeld hier de totale bedragen voor de gehele looptijd. 14
PROCEDURE SAG 2014
Veldnaam Moet er BTW in rekening worden gebracht/ is daarmee in de aanvraag rekening gehouden? Dekking projectenbegroting
Omschrijving Van belang is of het aangevraagde projectbedrag in- of exclusief BTW gefinancierd moet worden. Indien het bedrag inclusief BTW gefinancierd moet worden, dan moet dit bedrag ook meegenomen worden bij het inkomstenoverzicht.
Vermeld hierbij het bedrag van cofinanciering en welke partijen financieel participeren in de projectkosten en specificeer welke partij welke kosten op zich neemt. Waarom is het niet Geef hier in het kort aan wat de reden is waarom SAG de regulier te financieren/ financiering voor beperkte tijd voor zijn rekening zou moeten nemen, ofwel waarom het elders niet (geheel of deels) gefinancierd kan is oude financiering wegbezuinigd? worden. Gevraagd bedrag S.v.p. aankruisen of het om een lening of een subsidie gaat. betreft lening/subsidie Op welke data zou de De subsidie wordt in termijnen uitgekeerd. Het is van belang om te gevraagde subsidie weten op welke data initiatiefnemer de subsidie dient te ontvangen beschikbaar moeten en wat de hoogte van de subsidie op die datum moet zijn. worden gesteld. Raakvlak met andere Geef hier eventuele extra argumenten aan gebaseerd op de actuele doelstellingen van visie en strategie van Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid. Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid Ruimte voor overige Gebruik dit veld om opmerkingen en/of bijzonderheden met opmerkingen betrekking tot de aanvraag te vermelden. Datum Datum van de aanvraag. Handtekening/ naam Handtekening c.q. naam van de aanvrager vermelden. aanvrager
15
PROCEDURE SAG 2014 7. RAPPORTAGEFORMULIER SAG Initiatief nr.
Rapportageformulier financiering Zorgprojecten Stichting Achmea Gezondheidszorg Naam initiatief Naam (hoofd-)initiatiefnemer Adres Postcode / woonplaats Aanvrager
Tel:
Contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid
Tel:
betreft tussentijdse rapportage *) aankruisen wat van toepassing is periode
*
betreft eindrapportage
*
t/m
Informatie toekenningbeslissing (periode, bedrag, oorspronkelijke en nadere voorwaarden)
Rapportage in algemene termen
Rapportage in termen van gestelde doelen/voorwaarden - behaald resultaat tot op heden (SMART)
Bijzonderheden (vermeld hier of er bv. sprake is van uitloop van de beoogde projectperiode of andere van invloed zijnde factoren)
Financiële rapportage betreft financiële rapportage voor periode Kosten € € € Totaal € Datum
Inkomsten Gebruikt bedrag SAG Andere bronnen Totaal
€ € € €
Handtekening/naam aanvrager
16
PROCEDURE SAG 2014 8. TOELICHTING BIJ RAPPORTAGEFORMULIER Voor u ligt de instructie voor het invullen van het “elektronische” rapportageformulier in verband met door SAG gefinancierde projecten. Dit rapportageformulier moet voor tussenrapportage(s) en eindrapportage gebruikt worden. Het rapportageformulier mag vergezeld gaan van een uitgebreidere rapportage, in eigen format. Indien de projectaanvraag goedgekeurd wordt, krijgt u een bevestigingsbrief waarin aangegeven wordt op welke data u tussenrapportages en de eindrapportage aan het einde van het project dient aan te leveren. Het formulier kan vanuit het secretariaat per e-mail naar u toegestuurd worden. Het formulier wordt in Word for Windows ingevuld, opgeslagen en geprint. Voordat u het formulier gaat invullen is het verstandig om eerst alle vragen aandachtig door te nemen. Bij voorkeur dienen alle aspecten en argumenten slechts eenmaal, op de meest geëigende plek, in het formulier genoemd te worden. Het ingevulde formulier stuurt u digitaal naar het secretariaat. Zij zorgt voor de verdere procedure. Stichting Achmea Gezondheidszorg T.a.v. Marjan Boekestijn, locatie F1.17 Postbus 444 2300 AK Leiden e-mail:
[email protected] mailto: Op de volgende pagina’s vindt u een korte uitleg over de in te vullen velden. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, wendt u dan tot het secretariaat van SAG (Marjan Boekestijn, tel. 071-36 70287).
Veldnaam Initiatiefnummer Naam initiatief Naam (hoofd)initiatiefnemer Adres/postcode/ woonplaats Aanvrager Telefoonnummer Contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid Telefoonnummer
Omschrijving dit veld wordt door het secretariaat van SAG ingevuld Projectnaam, zoals de aanvragende instelling het heeft ingediend Naam van de instelling die de aanvraag indient Adresgegevens van de initiatiefnemer Naam van de contactpersoon in de instelling die de aanvraag voorlegt Telefoonnummer van de aanvrager Naam van de persoon die, op grond van zijn reguliere taken, de meest voor de hand liggende contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid is voor betrokken instelling Telefoonnummer van de contactpersoon binnen Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid
17
PROCEDURE SAG 2014
Veldnaam Aard rapportage Periode … t/m … Informatie toekenningbeslissing Rapportage in algemene termen Rapportage en termen van gestelde doelen/ voorwaarden Bijzonderheden
Omschrijving S.v.p. aankruisen of dit een tussen- of eindrapportage is vul hier de relevante begin- en einddatum in Vermeld hier in het kort de inhoud van de indertijd door SAG genomen toekenningbeslissing Vermeld hier in het kort de stand van zaken rond voortgang Vermeld hier in het kort de concreet gestelde doelen en in hoeverre deze gehaald zijn. Vermeld ook het resultaat tot op heden
Gebruik dit veld om opmerkingen en/of bijzonderheden met betrekking tot het initiatief te vermelden die elders in het formulier nog niet aan de orde konden komen. Vermeld hier of er bv. sprake is van uitloop van de beoogde projectperiode of andere van invloed zijnde factoren. Financiële Bij afronding van het project tevens een financiële rapportage over de rapportage gemaakte kosten indienen Kosten Noem hier in maximaal 3 categorieën de kostenposten en het bedrag in hele euro’s. Inkomsten Benoem hier de diverse inkomstenbronnen en het bedrag in hele euro´s Totaal Hier komen de totaal bedragen voor de kosten respectievelijk de inkomsten te staan. Datum Datum van de rapportage. Handtekening/naam Handtekening c.q. naam van de aanvrager vermelden aanvrager
18
PROCEDURE SAG 2014 9. COMMUNICATIE RONDOM SAG Wanneer een project door het bestuur geaccordeerd is, worden er afspraken gemaakt met de indieners van het project over de communicatie. SAG willen de mogelijkheid hebben om in overleg met de indieners van het project op (een) goed gekozen moment(en) binnen en buiten Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid te communiceren over het project. SAG beogen daarmee twee doelen te bereiken. 1. Het voor het voetlicht brengen van kwalitatief goede en aansprekende projecten. 2. Duidelijk maken dat projecten mogelijk zijn dankzij de bijdrage vanuit deze innovatiefondsen. In elk geval zal in de afspraken geregeld moeten worden dat de indieners van de projecten geen communicatie plegen zonder ruim van tevoren overleg te hebben gevoerd met de subsidieverstrekker. De beoordeling of en wanneer er over de projecten gecommuniceerd kan c.q. moet worden, ligt bij de perswoordvoerder van Communicatie van Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid. Om te kunnen vaststellen of goedgekeurde projecten voor publiciteit in aanmerking komen ontvangt de perswoordvoerster van de afdeling Communicatie de gegevens over nieuwe projecten zodra ze formeel zijn goedgekeurd. In de bevestigingsbrief aan de aanvrager staat vermeld dat, alvorens publiciteit wordt gezocht, er overleg plaatsvindt met Achmea | Divisie Zorg & Gezondheid. Hiertoe kan contact worden opgenomen met het secretariaat van SAG.
19
PROCEDURE SAG 2014 BIJLAGE 1 VOORBEELD CONTROLEVERKLARING
Controleverklaring ingevolge de eindafrekening van de financiering van het project [naam project] door Stichting Achmea Gezondheidszorg Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Afgegeven ten behoeve van Stichting Achmea Gezondheidszorg Aan: (Opdrachtgever) Wij hebben de door ons gewaarmerkte eindafrekening ingevolge (naam project) van (naam entiteit) te (statutaire vestigingsplaats) over (periode/jaar) gecontroleerd. De eindafrekening/projectverantwoording met bijlagen is opgesteld door het bestuur van (naam entiteit) 3 op basis van het controleprotocol Besteding Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering van juni 2006 en de overige eisen en aanwijzingen van de Toetsingscommissie RVVZ en Stichting Achmea Gezondheidzorg zoals opgenomen in de toekennings- en eventuele latere brieven. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de eindafrekening in overeenstemming met het controleprotocol Besteding Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering van juni 2006 en de overige eisen en aanwijzingen van de Toetsingscommissie RVVZ en Stichting Achmea Gezondheidzorg. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de eindafrekening/projectverantwoording met bijlagen mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de eindafrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de Nederlandse controlestandaarden, en het controleprotocol Besteding Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering van juni 2006 en de overige eisen en aanwijzingen van de Toetsingscommissie RVVZ en Stichting Achmea Gezondheidzorg. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de eindafrekening/ projectverantwoording met bijlagen geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de eindafrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de eindafrekening/projectverantwoording met bijlagen geen afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
3
Afhankelijk van de aard van de entiteit te vervangen door een meer passende aanduiding zoals “het bestuur van de “vereniging”, “stichting” enz.
20
PROCEDURE SAG 2014 Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het voor het opstellen van de eindafrekening door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en referentiekader voor de rechtmatige totstandkoming van verantwoorde transacties. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de eindafrekening Naar ons oordeel is de eindafrekening van (naam entiteit) over (periode/jaar) in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met het controleprotocol en de overige eisen en aanwijzingen van de Toetsingscommissie RVVZ en Stichting Achmea Gezondheidzorg. Dit impliceert dat: • de eindafrekening op zodanige wijze is opgesteld dat deze inzicht geeft in de gemaakte kosten in relatie tot de bij de (naam entiteit) ingediende en goedgekeurde begroting; • ten behoeve van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten een afzonderlijke (project)administratie is gevoerd terzake waarvan alle gemaakte kosten aan de hand van administratieve bescheiden controleerbaar zijn; • de in de eindafrekening opgenomen kosten juist zijn en de besteding heeft plaatsgevonden overeenkomstig het doel van de financiële steun zoals aangegeven in de toekenningsbrief met briefnummer (briefnummer) d.d. (datum brief) en mogelijk daaropvolgende brieven. Beperking in verspreidingskring en gebruik De eindafrekening/projectverantwoording met bijlagen is opgesteld om (naam entiteit) in staat te stellen te voldoen aan het controleprotocol Besteding Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering van juni 2006 en de overige eisen en aanwijzingen van de Toetsingscommissie RVVZ en Stichting Achmea Gezondheidzorg. De eindafrekening/projectverantwoording met bijlagen hoeft derhalve niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Onze rapportage is louter bestemd voor (naam entiteit) ter verantwoording aan Stichting Achmea Gezondheidzorg en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen dan Stichting Achmea Gezondheidzorg. Plaats, datum
Ondertekening (Handtekening, naam)
21
PROCEDURE SAG 2014 CONTROLEPROTOCOL VOOR SUBSIDIES
Indeling 1 Rechtspersonen 2 Doelstelling 3 Procedures inzake het opstellen van het controleprotocol 4 Wet- en regelgeving 5 Controleobject 5.1 Getrouwheid 5.2 Rechtmatigheid besteding reserves 5.3 Naleving specifieke aanwijzingen 6 Toleranties en gewenste zekerheid 7 Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole 7.1 Bijzondere aandacht 7.2 Procedurele aandacht 8 Verslaglegging
1 1 2 2 2 2 2 2 3 3 4 4 4
1 Rechtspersonen Dit controleprotocol is van toepassing op de subsidieaanvragers van bij de Stichting Achmea Gezondheidszorg (hierna: SAG) aangevraagde subsidies (hierna: projectuitvoerders). De projectuitvoerder wordt geacht dit controleprotocol en alle overige van belang zijnde wet- en regelgeving die van toepassing is verklaard aan haar accountant te geven. 2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen aan de instellings accountant, die is belast met de controle van de, door de projectuitvoerder, bij xxxx in te dienen verantwoording ten behoeve van de definitieve vaststelling van de SAG subsidie zoals toegekend bij beschikkingsbrief d.d. xxx met nummer xxx. De controle dient te worden uitgevoerd door een registeraccountant (RA). Het protocol heeft betrekking op de volgende (afgeleide) controleobjecten; • • •
In • • • •
het (inhoudelijke) verslag inzake de besteding en omvang van de projectsubsidie de toepassing van de regelgeving, zoals o.a. opgenomen in paragraaf 4; de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie bij de projectuitvoerders. Dat wil zeggen de opzet, het bestaan en de werking van de besteding van de projectsubsidie en de administratie hiervan; het controleprotocol is ten aanzien van de bovengenoemde objecten geregeld; de door de accountants te controleren onderwerpen; de tekst van de controleverklaring; de bij de controle te hanteren tolerantie; procedures/activiteiten Toetsingscommissie (RVVZ).
Behoudens deze onderwerpen kunnen jaarlijks aanwijzingen worden gegeven met betrekking tot vigerende regelgeving en specifieke aandachtspunten van de controle. 22
PROCEDURE SAG 2014
3 Procedures inzake het opstellen van het controleprotocol De bij het controleprotocol betrokken instanties zijn SAG. Het controleprotocol is gebaseerd op het controleprotocol welke de Toetsingscommissie RVVZ hanteert voor haar toezicht op de RVVZ reserves beherende rechtspersonen, in deze SAG. Het definitieve controleprotocol is getoetst aan de “Handreiking Controleprotocollen” van het NBA van februari 2007 en de bijbehorende checklist voor het toetsen van controleprotocollen. Het controleprotocol wordt (periodiek) door de Toetsingscommissie opgesteld c.q. aangepast en afgestemd met het bestuur van SAG. Het controleprotocol wordt aan de betreffende projectuitvoerder gezonden met het uitdrukkelijke verzoek dit te verstrekken aan de accountants. Dit controleprotocol dient als basis voor de controleactiviteiten. 4 Wet- en regelgeving Op de subsidies is de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) van toepassing: • Statuten Stichting Centraal Fonds RVVZ (centrale projecten) • Richtlijnen van de Toetsingscommissie RVVZ; • Actuele wet- en regelgeving; • Burgerlijk Wetboek; • Archiefwet (1995). 5 Controleobject 5.1 Getrouwheid Reguliere controlewerkzaamheden ten behoeve van een getrouw beeld; Controle op naleving van de bepalingen in de subsidieregeling, controleprotocol en met het SAG eventueel nader gemaakte afspraken, voor wat betreft de inzichtelijkheid van de besteding van de reserves. 5.2 Rechtmatigheid besteding reserves - Juistheid en rechtmatigheid van de besteding van de projectsubsidies. Deze aanwending is rechtmatig, indien de projectsubsidies worden besteed aan de in het de subsidiebeschikking genoemde bestedingsdoelen (welke zijn afgeleid van het Convenant Besteding Reserves Voormalige Vrijwillige Ziekenfondsverzekering (hierna: het Convenant), zoals tussen de Toetsingscommissie RVVZ en de SAG is afgesloten). 5.3 Naleving specifieke aanwijzingen - Naleving aanwijzingen van het bestuur van het SAG, voorzover aanwezig en voorzover deze directe gevolgen hebben voor de rechtmatige besteding van de projectsubsidies. Met name wordt hierbij gedacht aan bepalingen met betrekking tot; • de inhoud van het (periodieke) verslag, in het bijzonder wanneer dit verslag een onderdeel vormt van een andere financiële verantwoording; • dossiervastlegging, documentatie en elektronische archivering.
23
PROCEDURE SAG 2014
6 Toleranties en gewenste zekerheid Ten behoeve van het afgeven van de controleverklaring worden algemeen aanvaarde controlegrondslagen en methodieken gehanteerd. Het onderzoek is gericht op het verkrijgen van een oordeel met een (relatief) hoge mate van zekerheid. Een hoge mate van zekerheid komt overeen met een betrouwbaarheid van 95%. Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit dat de accountant een (relatief) hoge, maar geen absolute mate van zekerheid verschaft. Bij de oordeelsvorming over het verslag spelen naast kwantitatieve aspecten, ook nog andere zogenaamde kwalitatieve aspecten een rol. Zo dient te worden nagegaan of de verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de betreffende bepalingen uit het controleprotocol, het Convenant c.q. de aanwijzingen van het bestuur van SAG en of de toelichting bij het verslag toereikend is. Bij grotere (meerjarige) projecten kan het gewenst zijn dat SAG van de projectuitvoerder tussenrapportages inzake deze projecten verlangt, bijvoorbeeld bij afronding van zekere mijlpalen. Hierbij bestaat de kans dat een (te) groot bedrag gedurende de lange looptijd niet gedekt wordt door een controleverklaring, hetgeen consequenties kan hebben voor de strekking van een controleverklaring bij de financiële verantwoording van het project als geheel. Een andere dan goedkeurende strekking van de controleverklaring bij de verantwoording van een projectsubsidie kan gevolgen hebben voor de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening van SAG en de verantwoording van de rechtmatige besteding van de Reserves RVVZ door SAG aan de Toetsingscommissie RVVZ. Het bestuur van het SAG behoudt zich daarom het recht voor, om, afhankelijk van de specifieke situatie, voor bepaalde grotere (meerjarige) projecten een financiële tussenrapportage inclusief controleverklaring te verlangen. Omgaan met geconstateerde fouten Inzake het omgaan met geconstateerde fouten geldt de gedragslijn, dat geconstateerde fouten, die invloed hebben op de omvang van de rechtmatige besteding van de projectsubsidie, en die herstelbaar zijn, moeten worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor fouten waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. 7 Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de te controleren organisatie c.q. projectuitvoerder en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. Met uitzondering van de in dit protocol opgenomen bijzondere en procedurele aandachtspunten dient, met normale aandacht te worden gecontroleerd. Tot deze normale aandacht behoort onder meer de controle dat de verantwoording in overeenstemming is met de administratie, de beginstand van de lopende projecten van een jaar aansluit met de eindstand van het voorafgaande jaar, dat de ontvangen subsidiebedragen sluiten met het overzicht van de projectuitgaven en tenslotte dat de totaaltellingen correct zijn.
24
PROCEDURE SAG 2014
Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle waarbij wordt vastgesteld, dat de subsidiegelden die zijn verstrekt ook rechtmatig zijn besteed. Daarbij wordt nagegaan of de geldende voorschriften zijn nageleefd en moet de controle dus verder gaan dan de normale aandacht die bij de controle wordt uitgeoefend. Onder procedurele aandacht wordt verstaan: controle waarbij er op wordt toegezien of procedures in het leven zijn geroepen om te waarborgen dat aan de desbetreffende voorschriften wordt voldaan en de toets of deze procedures worden gevolgd en leiden tot naleving van die voorschriften en of die procedures. 7.1 Bijzondere aandacht De accountant stelt vast dat de uitgaven en inkomsten in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving. Het niet/onjuist toepassen van dit controleprotocol resulteert (indien dit onherstelbaar is) tot het constateren van een rechtmatigheidsfout die als een onjuistheid in de financiële verantwoording wordt geëvalueerd. Hieronder zijn nadere aanwijzingen voor deze controle verstrekt. Inzake het voldoen aan de Subsidieregeling De accountant controleert of de verantwoording voldoet aan de volgende eisen: • de kosten zijn gemaakt en daadwerkelijk betaald en zijn rechtstreeks toe te rekenen aan het project ter zake waarvan subsidie is verleend; • de in aanmerking genomen kosten zijn in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en de afgegeven subsidiebeschikking; • de eindverantwoording heeft een duidelijke verwijzing naar de ingediende en goedgekeurde begroting, waarbij afwijkingen van de begroting moeten worden toegelicht in de eindrapportage. 7.2 Procedurele aandacht Bij de controle stelt de accountant vast dat de procedurele verplichtingen worden nageleefd zoals opgenomen in de subsidiebeschikking. 8 Verslaglegging De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring over de getrouwheid van deze verantwoording en de rechtmatige besteding van de projectsubsidie. Voor deze verklaring dient de tekst te worden gehanteerd conform de modelverklaring zoals als bijlage bij dit controleprotocol is opgenomen. Naast zijn oordeel over de financiële verantwoording vermeldt de accountant in een toelichtende paragraaf eventuele specifieke bevindingen, die naar het oordeel van de accountant van belang (kunnen) zijn voor het SAG.
September 2013
25
PROCEDURE SAG 2014 BIJLAGE 2 PROCEDURE URENREGISTRATIE Algemeen De urenregistratie van een SAG gesubsidieerd project is zodanig opgezet dat de juistheid van de geregistreerde uren aantoonbaar is en daardoor gewaarborgd. Het gaat hierbij om alle uren die medewerkers spenderen aan het project. Waarbij in de aanvraag is aangegeven, welke uren (aard en maximum) ten laste van het project mogen worden gebracht. Aangezien de gegevens niet anders kunnen worden onderbouwd dan via de registratie zelf, worden de waarborgen in de procedure van het registreren verankerd: Uren registreren Elke projectmedewerker draagt wekelijks verantwoording af over haar/zijn eigen uren. Hiertoe wordt het aantal uren dat op een dag aan een werkpakket van een project is besteed in een weekstaat geregistreerd. De kleinste eenheid is hierbij een 1/2 uur. Uren welke niet aan het project zijn besteed, of niet ten laste van het project mogen worden gebracht, worden niet verantwoord via de weekstaat. Inleveren weekstaat De projectmedewerker controleert haar/zijn eigen opgave, parafeert de weekstaat incl. datumvermelding en levert de weekstaat in bij de projectleider. De weekstaat wordt uiterlijk de tweede werkdag na afronding van de week ingeleverd. Goedkeuren weekstaat Nadat een projectmedewerker de weekstaat heeft ingeleverd, beoordeelt de projectleider de bestede uren. Indien de weekstaat onjuist is, dan onderbouwt de projectleider haar/zijn bevindingen en bespreekt dit met de desbetreffende projectmedewerker. Indien de projectleider de opgave goedkeurt, dan parafeert hij/zij de weekstaat incl. datumvermelding. Archiveren weekstaat De projectleider scant wekelijks de weekstaten van de projectmedewerkers en archiveert de weekstaten in het elektronische projectdossier. Indien een dergelijk dossier niet voorhanden is, archiveert hij/zij de papieren versie in het projectdossier. Het scannen van weekstaten heeft echter de voorkeur in verband met het traceren van de weekstaten na verloop van jaren en de uit te voeren audits. Een voorbeeld urenregistratieformat treft u op de volgende pagina aan.
26
PROCEDURE SAG 2014
URENREGISTRATIE SAG PROJECTEN
Naam medewerker: Organisatie: Afdeling: Projectnaam: Projectnummer:
Periode:
Omschrijving werkzaamheden
Ma
Di
Wo Do
Vrij
Subtotaal
Totaal
Paraaf medewerker:
Datum:
Paraaf projectleider:
Datum: Naam projectleider:
27
