STATUTEN CULTUURRAAD 1. DOELSTELLING Art.1 Het Decreet op het lokaal en geïntegreerd Cultuurbeleid van 12 juli 2001 bepaalt dat de organisatie van advies en inspraak voor het cultuurbeleid een bevoegdheid is van het Gemeentebestuur. Hiertoe nodigt het College van Burgemeester en Schepenen bij de aanvang van elke legislatuur alle culturele actoren uit om deel te nemen aan de inspraak. De nieuwe samenstelling dient te gebeuren binnen de 6 maanden na elke installatie van de nieuwe gemeenteraad.
Art.2 Het Stadsbestuur opteert hierbij voor de oprichting van sectorale deelraden samengebracht onder een Cultuurforum, met informerende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele gemeente en een Koepel voor het Cultuurbeleid met een adviserende bevoegdheid over de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid. Art.3 De Koepel voor het Cultuurbeleid heeft tot doel het adviseren van de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen inzake het stedelijk cultuurbeleid m.b.t. de culturele aangelegenheden,volgens art. 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 op de hervorming van de instellingen : taal en letteren wetenschapsbeleid kunstenbeleid cultuurbewaring en cultuurverspreiding bibliotheekbeleid lokale media vormings- en educatiebeleid vrijetijdsbeleid en toerisme Art.4 De gemeente moet geen advies vragen over de opmaak van de gemeentelijke begroting. Art.5 De Sectorale Deelraden enerzijds en de Koepel van het Cultuurbeleid anderzijds kunnen op eigen initiatief advies uitbrengen.
2. ORGANISATIE en SAMENSTELLING Art.6 Volgende actoren worden uitgenodigd om deel te nemen aan inspraak en overleg in de werkgroepen : 1. culturele verenigingen en organisaties die werken met vrijwilligers en hun werking op het grondgebied ontplooien
2. professionele culturele organisaties en instellingen die hun werking op het grondgebied ontplooien 3. deskundigen in de culturele materie, woonachtig in Torhout Art.7 De Koepel voor Cultuurbeleid bepaalt onder welke van de 3 sectorale deelraden de actoren worden ondergebracht. Hierbij is de doelstelling van de vereniging of organisatie de doorslaggevende factor. Art.8 Deskundigen dienen te beantwoorden aan het volgend profiel : actief werkzaam in de culturele sector, hetzij vrijwillig, hetzij professioneel of/en het hebben van een ruime kijk op cultuurbeleid om zich te engageren Art.9 Voor specifieke projecten of materies kan het College van Burgemeester en Schepenen of/en de Koepel de ruimere bevolking betrekken door het samenstellen van ad-hoc werkgroepen. Art.10 Het Stadsbestuur opteert voor de oprichting van 3 sectorale deelraden met adviserende bevoegdheid over hun materie: een erfgoedraad, Kunst-in-de-stad en de werkgroep podiumkunsten/amateuristische kunstbeoefening. De afgevaardigden van de sectorale deelraden vormen samen de Koepel voor het Cultuurbeleid met adviserende bevoegdheid over de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid. Het College van Burgemeester en Schepenen richt de adviesaanvragen steeds tot de koepel. De koepel bepaalt op haar beurt welke sectorale raad/raden het best geplaatst zijn om advies uit te brengen. Omgekeerd brengt elke sectorale deelraad advies uit aan het College van Burgemeester en Schepenen via de Koepel. De Koepel voor het Cultuurbeleid werkt coördinerend en niet bevoogdend. Art.11 Het Cultuurforum bestaat uit alle leden van de verschillende sectorale deelraden en komt minstens 1 maal per jaar bijeen voor algemene informatiemomenten rond het algemeen cultuurbeleid, feestvieringen en duidt de afgevaardigden voor de beheersorganen van bibliotheek en cultuurcentrum aan. Het Cultuurforum heeft geen enkele adviserende bevoegdheid tenzij over materies die de verenigingen specifiek behelsen. Art.12 De Cultuurbeleidscoordinator begeleidt zoveel als mogelijk de vergaderingen. De schepen wordt minstens uitgenodigd naar de bijeenkomsten van de Koepel voor het Cultuurbeleid en het Cultuurforum.
3. ORGANEN 3.1 Sectorale deelraden 3.1.1 Bevoegdheden Art.13 De sectorale deelraden kiezen onder hun leden een voorzitter, secretaris en een ondervoorzitter. Deze verkozen leden fungeren als een dagelijks bestuur en verzekeren de continuïteit van de werking.
Art.14 Hun taak bestaat erin om regelmatig de vergadering bijeen te roepen, de agenda te bepalen en het verslag op te stellen. Art.15 De sectorale deelraad formuleert de adviezen (op eigen initiatief, op vraag van het College of op vraag vanuit de Koepel) die betrekking hebben op hun sector en richt deze binnen de maand na ontvangst voor verder gevolg aan de Koepel. Art.16 De sectorale deelraad kan initiatieven nemen om de werking van hun sector te stimuleren en om deze dichter bij de bevolking te brengen.
3.1.2. Samenstelling Art.17 Bij de samenstelling van de deelraad en het dagelijkse bestuur dient te worden gestreefd naar : 1. een aanvaardbare verhouding man/vrouw 2. een vertegenwoordiging van jongeren
3.1.3. Mandaten Art.18 De duur van de bestuursmandaten bedraagt normaal 6 jaar en lopen tot de sectorale deelraden opnieuw samengesteld worden uiterlijk binnen de 6 maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De verkiezingen van de nieuwe bestuursmandaten dienen te gebeuren binnen de maand na de nieuwe samenstelling. Art.19. De verkiezing van de voorzitter, secretaris en ondervoorzitter gebeuren via geheime stemming. Ook de verkiezing van het bijkomend lid voor de Koepel gebeurt via geheime stemming. Art.20 De voorzitter en een bijkomend lid zetelen namens hun sectorale deelraad in de Koepel. Art.21 De leden staan zelf in voor de goede werking van hun sectorale deelraad. Art.22. Aan het mandaat van een lid van de sectorale deelraad komt een einde door : 1.ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2. ontslag uit de sectorale deelraad 3. aanvaarden van een politiek mandaat 4. als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Torhout 5. als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van Torhout 6. overlijden
3.1.4. Werking
Art.23 De vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Derden kunnen uitgenodigd worden om hieraan deel te nemen. Art.24 De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen ongeacht het aantal aanwezigen.
3.2. De Koepel voor Cultuurbeleid: adviesorgaan 3.2.1. Bevoegdheden Art. 25. De Koepel voor het Cultuurbeleid fungeert als contactpunt tussen het College van Burgemeester en Schepenen en het cultureel werkveld, adviseert en begeleidt de cultuurbeleidplanning. Art.26. De Koepel bestaat uit 14 leden: 6 leden aangeduid door de sectorale deelraden (2 per deelraad), 2 door het Forum ( belangen verenigingen), de algemene voorzitter, de algemene secretaris, de schepen van Cultuur, de directeur van het Cultuurcentrum, de bibliothecaris en de cultuurbeleidscoördinator. Art.27. De Koepel bepaalt welke sectorale deelraad (deelraden) de adviesaanvragen moet(en) behartigen en bezorgt deze binnen de 15 dagen na postdatum aan de betrokken deelraden. De andere sectorale deelraden worden op de hoogte gesteld van de adviesaanvragen. De Koepel kan niet autonoom advies uitbrengen in naam van een of meerdere sectorale deelraden. Voor algemene materies geeft de Koepel, na raadpleging binnen de sectorale raden, zelf advies. De Koepel maakt de adviezen en hun motiveringen over aan het College van Burgemeester en Schepenen binnen de 2 maanden na ontvangst van de adviesaanvraag. Art.28. De Koepel voor het Cultuurbeleid neemt initiatieven om de werking van de culturele sector of een segment ervan te stimuleren of om deze dichter bij de bevolking te brengen. Hierbij is de oprichting van aparte werkgroepen of samenwerking tussen verschillende sectorale deelraden mogelijk. Art.29. De Koepel maakt een kopie van het verslag van elke bijeenkomst over aan het Stadsbestuur. Art.30. De Koepel maakt een lijst met voordrachten voor vertegenwoordigers voor de Raad van Bestuur van de Plaatselijke Openbare Bibliotheek en de beheerraad van het Cultuurcentrum, over aan het Stadsbestuur. De sectorale deelraden organiseren binnen hun geledingen verkiezingen om de vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur van de Plaatselijke Openbare Bibliotheek en de beheerraad van het CC de Brouckere aan te duiden. De voordrachten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Koepel.
3.2.2. Samenstelling Art.31 De Koepel kiest onder zijn leden een voorzitter, secretaris en ondervoorzitter die samen het dagelijks bestuur vormen. De taak van het bestuur bestaat erin om minstens tweemaandelijks de vergadering bijeen te roepen, de agenda te bepalen en het verslag op te
stellen. De verkozen algemeen voorzitter en algemeen secretaris van de Koepel nemen ontslag als gemandateerde van de sectorale deelraad waartoe ze behoren. De betrokken sectorale deelraad/deelraden voorziet/voorzien in hun vervanging. De schepen van Cultuur heeft geen stemrecht. Art.32 Bij de samenstelling dient te worden gestreefd naar : 1. een aanvaardbare verhouding man/vrouw 2. een vertegenwoordiging van jongeren Art.33 De verkiezingen voor voorzitter, ondervoorzitter en secretaris gebeuren bij geheime stemming. De schepen van Cultuur, de directeur van het Cultuurcentrum, de bibliothecaris en de cultuurbeleidscoördinator komen hiervoor niet in aanmerking. Bij het niet invullen van een mandaat kan de Koepel een persoon van buiten de Koepel aanduiden.
3.2.3. Mandaten Art.34 De duur van de bestuursmandaten bedraagt normaal 6 jaar en lopen tot de Koepel voor Cultuurbeleid opnieuw samengesteld wordt door de nieuwe gemeenteraad, uiterlijk binnen de 6 maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De verkiezingen van de nieuwe bestuursmandaten dienen te gebeuren binnen de maand na de nieuwe samenstelling. Art.35 De bestuursleden staan zelf in voor de goede werking van de koepel. Art.36. Aan het mandaat van een lid/bestuurslid van de koepel komt een einde door : 1.ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2. ontslag uit de sectorale deelraad of koepel 3. aanvaarden van een politiek mandaat 4. als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Torhout 5. als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooienop het grondgebied van Torhout 6. overlijden De koepel voorziet binnen de 3 maanden in vervanging van dit bestuurslid via verkiezingen. 3.2.4. Werking Art.37 De vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Derden kunnen uitgenodigd worden om hieraan deel te nemen. Art.38 De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen ongeacht het aantal aanwezigen.
3.3. Cultuurforum 3.3.1. Bevoegdheden
Art.39. Om de communicatie en samenhang met het hele werkveld te behouden, roept de Koepel voor het Cultuurbeleid het Cultuurforum minstens 2 maal per jaar samen, bepaalt de agenda en stelt het verslag op. Art.40 Het Cultuurforum heeft geen adviserende of juridische bevoegdheid maar biedt de mogelijkheid om informatiemomenten voor het gehele culturele werkveld of feestvieringen te organiseren. Het Forum duidt de vertegenwoordigers voor de beheerraden van bibliotheek en Cultuurcentrum aan. Het Forum duidt twee extra personen aan uit het Forum om te zetelen in de Koepel om de belangen van de verenigingen te behartigen.
3.3.2. Samenstelling Art.41 Alle leden uit de sectorale deelraden maken deel uit van dit Cultuurforum, dit samen met afgevaardigden van andere adviesraden. 3.3.3. Mandaten Art. 42. De voorzitter en secretaris van de Koepel voor het Cultuurbeleid zijn meteen ook de voorzitter en de secretaris van het Cultuurforum. 3.3.4. Werking Art. 43 De vergaderingen zijn openbaar. 4. VERTEGENWOORDIGING BEHEERSORGANEN BIBLIOTHEEK EN CULTUURCENTRUM Art. 44. De aanduiding van de mandaten van het cultureel werkveld in de raad van beheer van de bibliotheek en de beheerraad van het Cultuurcentrum is een taak van het stadsbestuur. Art. 45 Hiertoe worden binnen de sectorale raden een oproep gedaan naar kandidaten. Bij de start van elke legislatuur wordt deze lijst van kandidaten voorgelegd aan het Forum dat daarop de vertegenwoordigers zal aanduiden. De kandidaturen worden door de Koepel voorgedragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Art. 46. De duur van de mandaten bedraagt normaal 6 jaar en lopen tot de volgende nieuwe samenstelling, uiterlijk binnen de 6 maanden na de samenstelling van de nieuwe gemeenteraad. Art. 47 Aan het mandaat van een lid van de raad van beheer van de bibliotheek en de raad van bestuur van de Cultuurraad komt een einde door : 1. ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2. ontslag uit de sectorale deelraad 3. ontslag uit de raad van beheer van de bibliotheek of de algemene vergadering van het Cultuurcentrum 4. aanvaarden van een politiek mandaat
5. als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Torhout 6. als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van Torhout 7. overlijden Art. 48. Deze statuten vervangen alle voorgaande reglementen omtrent de organisatie van inspraak betreffende de culturele materies. Art.49. Alle andere afspraken worden opgenomen in een interne nota over de dagelijkse werking van de verschillende organen.
