STAR, een online STAgeRegistratiesysteem

STAR, een online STAgeRegistratiesysteem

Samenvatting

Vicky de Windt, Universiteit Gent - Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen De Specifieke Lerarenopleiding (SLO) aan de Universiteit Gent (UGent) maakt sinds 2009 voor de administratie bij de organisatie van de stage gebruik van een online, intern ontwikkeld, registratiesysteem: STAR (http://www.star.ugent.be). Tijdens het Congres voor Lerarenopleiders 2011 werd de applicatie voor het eerst buiten de UGent voorgesteld. Deze presentatie kon op veel bijval rekenen. Uit de reacties van het publiek en de gesprekken achteraf bleek duidelijk dat administratieve chaos en last in de hedendaagse onderwijsorganisatie complexe en vaak voorkomende problemen zijn. Onderwijsbetrokkenen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de onderwijsadministratie te vereenvoudigen en tot een minimum te herleiden. Onze bijdrage op het congres vormde de aanleiding tot het schrijven van voorliggend artikel. Het artikel is bedoeld als inspiratiebron voor opleidingen in Nederland en Vlaanderen die met gelijkaardige uitdagingen worden geconfronteerd.

Context De SLO ressorteert onder de Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen (FPPW) van de UGent. Ze kent een omvang van 60 studiepunten. Er zijn 20 afstudeerrichtingen die elk op een masteropleiding aansluiten. Het curriculum bestaat uit algemene opleidingsonderdelen, opleidingsonderdelen specifiek voor de desbetreffende afstudeerrichting, een keuzevak en stage. Het opleidingsonderdeel 'stage' omvat 18 studiepunten en laat de student kennismaken met de lespraktijk. Men kan de lerarenopleiding in één academiejaar voltooien, desgewenst spreiden over meerdere academiejaren en in internationale uitwisselingsprojecten participeren. Daar de SLO aan de UGent over verschillende afstudeerrichtingen en faculteiten is verspreid, waren belangrijke administratieve gegevens niet altijd direct toegankelijk en moeilijk controleerbaar. Zo bleek het onder andere niet evident om op een snelle en efficiënte manier een volledig en correct overzicht te krijgen van participerende stagescholen en bijhorende contactpersonen. Stagegerelateerde informatie in het bijzonder is dan ook nog eens van die orde dat ze regelmatige en vaak op het laatste moment wijzigt. Tevens zijn de huidige leer- en stagetrajecten veel diverser dan pakweg tien jaar terug. Tijdens academiejaar 2010-2011 bijvoorbeeld waren slechts 293 van de 513 studenten voor een volledig studiejaar ingeschreven (bron: zelfevaluatierapport SLO, 2011). De laatste tendens is niet zozeer toe te schrijven aan de organisatie van de SLO an sich maar eerder te wijten aan de flexibilisering en internationalisering die het Europees hoger onderwijsveld typeren. Het is duidelijk dat het voor de SLO-betrokkenen steeds moeilijker werd om overzicht te bewaren.

STAR Om de administratieve chaos en last op te vangen, werden in 2009 de eerste stappen richting STAR gezet. De focus lag van bij de start op de ondersteuning en vereenvoudiging van de administratie bij de organisatie van de stage. In het licht van archivering en toegankelijkheid van informatie kozen we voor een webgebaseerd systeem dat bovendien samenwerking tussen Tijdschrift voor Lerarenopleiders, 34(1) 2013

17

verschillende actoren faciliteert. Een systeem dat met andere woorden continu en overal raadpleegbaar is. De applicatie wordt in php ontwikkeld en is opgebouwd rond een aantal MySQL databases. De servers worden centraal aan de UGent beheerd. STAR is voorlopig enkel toegankelijk voor diegenen die over een UGent account beschikken. Tijdens academiejaar 2011-2012 maakten aan de FPPW 4 opleidingen, 11 opleidingsonderdelen, 724 studenten en 216 begeleiders, verbonden aan de opleiding, gebruik van STAR. Meer specifiek voor de SLO tellen we 319 studenten en 95 praktijkassistenten. Een praktijkassistent in de SLO fungeert als stagebegeleider vanuit de opleiding en is verbonden aan een specifieke afstudeerrichting. De studenten registreerden in totaal 1107 'stages'. Een 'stage' in STAR is steeds aan een bepaalde stageplaats en stageperiode gekoppeld. De ontwikkeling van STAR is in handen van de Dienst Onderwijsondersteuning (DOO) van de FPPW. Deze dienst ondersteunt het leer- en onderwijsproces aan de faculteit in kwestie en staat ten dienste van alle opleidingen die daar worden ingericht. Doelstellingen van STAR zijn:  vereenvoudiging en stroomlijning van de administratie bij de organisatie van de stage.  bundeling en archivering van stagegerelateerde informatie. STAR is een work-in-progress. Het wordt continu verder uitgebreid en verfijnd. De keuzes die we in het ontwikkelingsproces maken, steunen op volgende uitgangspunten. STAR is:  opleidingsoverstijgend: de uitdaging bestaat erin STAR zo te ontwikkelen dat het niet alleen in de lerarenopleiding maar ook in de andere opleidingen aan de FPPW inzetbaar wordt. Op dit ogenblik maken meerdere opleidingen er effectief gebruik van.  flexibel: STAR zal nooit bepalen hoe een opleiding haar stage moet inrichten. De webiste wordt zo ontwikkeld dat elke opleiding met haar geëigende stageprocedure in STAR kan stappen. Toch streven we een zekere uniformiteit na, zijnde eenzelfde standaardformat voor elke opleiding.  intuïtief: het gebruik van STAR moet steeds voor zich spreken. Een handleiding is momenteel niet voorhanden en het is de bedoeling om dit zo te houden. STAR moet transparant, gebruiksvriendelijk en laagdrempelig zijn. Tijdens academiejaar 2011-2012 werd vooral op schaalvergroting binnen de faculteit ingezet (cfr. het opleidingsoverstijgend karakter).

Ontwikkelingsproces Aanvankelijk ontwikkelde de DOO een primitief administratief systeem dat stageplaatsen studentgerelateerde informatie bij de praktijkassistenten opvroeg. In ruil daarvoor kregen zij een online overzicht van hun studenten en participerende stagescholen. Eind 2009 werd het initiële systeem grondig herwerkt en kreeg het de naam STAR (STAgeRegistratiesysteem). Het aanleveren van informatie gebeurt sindsdien door de student. Het was een bewuste keuze om die responsabilisering volledig bij de student te situeren. Deze is verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie en wordt verondersteld elke wijziging te registreren. STAR voorziet de

18


mogelijkheid om na elke wijziging een contract te genereren. Deze flexibiliteit is noodzakelijk gezien de variabiliteit van de gegevens. De UGent erkent trouwens de juridische waarde van STAR: de laatst aangeleverde informatie geldt als referentie in geval van verzekering en discussie. Alle gegevens worden per academiejaar gearchiveerd.

Figuur 1. Student en STAR: overzicht van stages: de fase waarin de student zijn begeleider(s) op de stageplaats moet invullen.

Een student die zich voor het eerst op STAR registreert, dient eenmalig een 'intake' te doorlopen. Daarbij wordt naar identiteits- en opleidingsgerelateerde gegevens gepeild welke in een online profiel worden opgeslagen. Eenmaal de intake doorlopen, kan de student informatie opzoeken over de stageplaatsen die in de STAR databank zijn opgenomen. STAR beschikt over een uitgebreide databank waarin alle Vlaamse scholen als potentiële stageplaats zijn opgenomen. Elke stageplaats beschikt daarin over een 'fiche' waarin alle gegevens, die een student nodig heeft om een stage aan te vragen, zijn opgenomen. Zowel de student als de praktijkassistent kan aan de databank stageplaatsen toevoegen. Stagehandleidingen, evaluatieformulieren en dergelijke meer worden in een 'documentenruimte' aangeboden. Naast het raadplegen van de databank dient de student elke stage die hij effectief onderneemt in STAR te registreren. Dit impliceert het duiden van een stageplaats, een stageperiode, de begeleiding op de stageplaats en de stageopdracht. De student krijgt in STAR een overzicht van al zijn stages. Figuur 1 illustreert STAR vanuit het perspectief van de student. Onder de rubriek 'stageplaats info' krijgt deze de databank met beschikbare stage-aanbieders te zien, onder 'stagedocumenten' alle nodige documenten. Voorts krijgt elke student een overzicht van zijn geregisteerde stages. Tijdschrift voor Lerarenopleiders, 34(1) 2013

19

Samengevat gebruikt een student STAR als volgt:  de student doorloopt de intake  de student zoekt een stageplaats  de student contacteert de stageplaats volgens de geëigende procedure, zoals aangegeven in de 'schoolfiche' (verloopt buiten STAR)  de stageschool en de opleiding bevestigen de keuze (verloopt buiten STAR)  de student registreert de stage(s) in STAR (zie Figuur 2): - STAP 1: de stageplaats selecteren - STAP 2: de stageperiode ingeven - STAP 3: de begeleider(s) op de stageschool identificeren - STAP 4: de invulling van de stage expliciteren  via STAR wordt een automatisch ingevuld stagecontract met de opleiding gegenereerd. Naast de rol van student onderscheiden we in STAR de rollen van praktijkassistent en coördinator. Er is één stagecoördinator voor de SLO, die verantwoordelijk is voor de globale organisatie van de stage. Waar de coördinator zicht heeft op alle afstudeerrichtingen binnen de SLO heeft een praktijkassistent enkel zicht op die studenten waarvoor hij binnen één bepaalde afstudeerrichting verantwoordelijk is. Beiden kunnen via STAR het stageverloop van één of meerdere studenten volgen en overzichten trekken van de door de student aangeleverde informatie zoals stagescholen, begeleiders op de stagescholen etc. Figuur 3 toont hoe een overzicht van studenten eruit kan zien.

Figuur 2. Vier stappen bij de registratie van een stage.

20


Figuur 3. Begeleider en STAR: overzicht van studenten.

De stem van de gebruiker De stem van de gebruiker was van bij de start een belangrijke bron van feedback. Deze bepaalt grotendeels de keuzes die we tijdens het ontwikkelingsproces maken. Medio 2010 werd bij die gebruiker een kleinschalige tevredenheidspeiling gehouden. De resultaten van deze peiling waren de insteek voor verdere verfijning. De studenten reageerden in de peiling overwegend positief op het gebruik van STAR. Figuur 4 illustreert de mening van de in totaal 195 ondervraagde SLO-studenten. Ze scoorden op een vijfpuntenschaal - gaande van oneens tot eens - de stelling: ‘De administratieve coördinatie van de stages verliep vlot via het stageregistratiesysteem (STAR)’. Dit resulteerde in een gemiddelde score van 3.09. Tijdens een focusgesprek kregen een tiental studenten de kans om meer toelichting te geven bij deze score. Daaruit bleek onder andere dat zij STAR zien als een administratief medium dat ze hoofdzakelijk vóór de aanvang van hun stage gebruiken voor de effectieve registratie ervan. Ze ervaren heel wat chaos in de organisatie van de stage: zo is het vaak niet duidelijk welke administratieve stappen ze verondersteld worden te nemen voor ze stage kunnen lopen. Ze verwachten dat STAR op dit vlak soelaas biedt en geloven in het centraal verzamelen en bijhouden van relevante stage-informatie. Consistentie en transparantie in de aanpak en het verloop van de stage, en dit over alle afstudeerrichtingen heen, is wat de SLO aan de UGent volgens hen nodig heeft. Ze zien in STAR bovendien een geschikt kanaal om hun stages, stageplaatsen en begeleiders te evalueren. Dit is één van de pistes die we in de toekomst dan ook graag verder uitwerken.

Tijdschrift voor Lerarenopleiders, 34(1) 2013

21

De mening van de praktijkassistenten (20 respondenten) komt in grote lijnen overeen met die van de studenten. Ze scoorden de vragen van Figuur 5 op een vijfpuntenschaal - gaande van helemaal niet akkoord tot helemaal akkoord. Tijdens een groepsgesprek beklemtoonde één van de bevraagden de administratieve meerwaarde van het systeem: "Ik gebruik STAR vooral om 'op de hoogte' te blijven. Ik log minstens wekelijks aan om te kijken welke student in 't 'vetjes' staat. In sommige gevallen gebruik ik STAR dan ook als administratief hulpmiddel: e-mailadressen van begeleiders, scholen opzoeken etc." Vooral de vlotte hanteerbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van STAR werden door de praktijk-assistenten in de verf gezet. Een handleiding vinden ze voorlopig dan ook overbodig.

Toekomst 70 Vandaag worden we met een aantal nieuwe uitdagingen geconfronteerd. 60 Zo werken steeds meer stagescholen in 50 Vlaanderen met eigen webapplicaties voor de aanvraag van stages. Het kan 40 niet de bedoeling zijn dat de gebruiker 30 in verschillende applicaties dezelfde info registreert. Er dient bekeken te 20 worden of en hoe we tot een synergie 10 kunnen komen. Die synergie is niet alleen van toepassing op de webappli0 caties van de scholen maar evenzeer op A (oneens ) B C (neutraal) D E (eens ) de elektronische leeromgeving van de Figuur 4. Tevredenheidspeiling bij studenten. UGent: Minerva. Hoewel beide andere doeleinden hebben - STAR als administratief platform, Minerva als inhoudelijk begeleidingsmedium - vertonen ze toch enige overlap. We willen STAR ook graag zo snel mogelijk op één of andere manier toegankelijk maken voor externen, met name diegenen die niet over Mean een UGent account Ik geloof dat STAR een meerwaarde kan bieden 4,21 beschikken. We denken STAR is gebruiksvriendelijk 3,94 daarbij in de eerste plaats aan de stageplaatsen en Ik weet steeds waar terecht bij problemen 3,42 hun begeleiders. Ten STAR voldoet aan mijn verwachtingen 3.24 slotte spelen we met de Ik heb nood aan een begeleidende handleiding 2.89 idee om een permanente STAR is meer dan een elektronisch administratiesysteem 2,83 evaluatiemodule in STAR Ik voel me betrokken bij de ontwikkeling van STAR 2,53 te voorzien, dit inspelend Ik wil meer betrokken zijn bij de ontwikkeling van STAR 2,22 op de feedback die we STAR bezorgt me extra werklast 1,44 van de studenten verkregen. Hiermee willen we Figuur 5. Tevredenheidspeiling bij begeleiders, gerangschikt de stem van de gebruiker van de hoogste naar de laagste score. een meer centrale plaats

22


geven en creëren we een structureel feedbackmechanisme. Bedoeling daarvan is om niet alleen STAR maar evenzeer de kwaliteit van de organisatie van de stage en het stageaanbod te verbeteren. Het lijdt dus geen twijfel dat, zolang STAR een meerwaarde vormt voor de organisatie en de kwaliteit van de opleiding, we blijvend investeren in de verdere uitbouw ervan. Meer informatie over de applicatie: Kris Erauw - [email protected] en Vicky De Windt - [email protected] Wil je meer info over STAR in de SLO, contacteer dan: Anneleen Jachowicz - [email protected]

Tijdschrift voor Lerarenopleiders, 34(1) 2013

23

24


STAR, een online STAgeRegistratiesysteem

Recommend Documents