Stand van Zaken Masterplan 2013-2015
verder bouwen …
april 2014 / EvE
Beste vrienden, Ter voorbereiding op de Nivonraad van november vorig jaar is de notitie ‘stand van zaken Masterplan 20132015’ opgesteld en voorgelegd. Tijdens de themaraad staan wij opnieuw stil bij het Masterplan, en dan vooral bij de huidige stand van zaken en bij de verdere uitwerking hiervan. Het leek ons goed om een verkorte versie van de eerdere notitie opnieuw mee te zenden, ter voorbereiding op een vruchtbare bijeenkomst. Van belang is op te merken dat het Centraal Bestuur ver gevorderd is met de reorganisatie. De interimmanager heeft zijn opdracht vrijwel afgerond, de nieuwe directeur is begonnen en op dit moment wordt gewerkt aan het uitvoeringsplan. Het CB heeft ook een besluit genomen over nieuwe, goedkopere huisvesting in Amsterdam. Voor het overzicht hebben wij op een rij gezet welke stappen tot nu toe gezet zijn in het kader van het Masterplan: -
Aankondiging Masterplan op de Nivonraad november 2012 Startnotitie CB december 2012 Bijeenkomst actief kader januari 2013 Bestuursweekend CB februari 2013 Plannen van Aanpak februari – mei 2013 Themaraad mei 2013 Bespreking Plannen van Aanpak in CB juni – september 2013 Vatstellen aanpak Masterplan Nivonraad 17 november 2013 Brainstormbijeenkomst 15 maart 2014
Tot 17 mei!
Het Centraal Bestuur Friso Teerink Freerk de Jong Erik van Esterik Marchella Bakker Erik Bouman Onno Hoogerhuis Gerard de Jager Herman van Kordenoordt Ben Lindeman Eric Seugling Marieke Sieslieng
Urgentie Hoe urgent is deze opdracht? Het Nivon als vitale ledenvereniging is geen vanzelfsprekendheid. Dat blijkt wel uit de financiële resultaten van het afgelopen jaar en de nabije toekomst. Hier ligt een aantal trends aan ten grondslag die niet zonder gerichte actie te keren zijn. We zien ons gesteld voor een aantal uitdagingen die een systematische aanpak vereisen. •
het nadrukkelijker profileren van het Nivon in de maatschappij; We zijn trots op ons gedachtegoed en toch stellen wij ons bescheiden op. Voor een vereniging als de onze is het essentieel zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te zijn omdat dit de eerste stap is om mensen aan ons te binden die zich ook bij het Nivon thuis voelen. We zijn op dit moment te onzichtbaar en dat is een gemiste kans in de wetenschap dat er veel mensen zijn die zich bij ons thuis zouden voelen
•
het ombuigen van het dalende ledenaantal; Het Nivon is een vereniging met meer dan 20.000 leden; een aantal waar menige organisatie trots op zou zijn. Dit aantal staat echter al een aantal jaren onder druk en het duurt niet lang of we zakken onder dit magische getal. Het zal een uitdaging zijn om het lidmaatschap zo aantrekkelijk te maken dat deze daling tot stilstand komt
•
het daar waar nodig activeren en centraal ondersteunen van de afdelingen zodat zij activiteiten kunnen aanbieden aan hun leden; De afdelingen zijn bij uitstek het platform voor gelijkgestemden om elkaar te ontmoeten, en die gedachte leeft volop gezien de veelheid van activiteiten die wekelijks plaats vinden. Toch daalt het aantal actieve afdelingen gestaag en zonder een actieve basis is een ledenvereniging als het Nivon niet levensvatbaar
•
het verhogen van de bezettingsgraad van de huizen en terreinen; De accommodaties zijn niet alleen een historisch belangrijk bezit, ze zijn ook de uiting van een belangrijk element van ons gedachtegoed: een plek voor sociale en sobere recreatie in of bij de natuur, in stand gehouden door een grote groep vrijwilligers. Het gebruik van onze huizen en terreinen daalt echter en vormt daarmee langzaam maar zeker een financieel risico
•
het nadrukkelijker in de markt zetten van de wandelpaden en de boekjes; De wandelpaden van het Nivon zijn een begrip – hoewel niet altijd bekend als Nivon-pad. De subsidies voor de paden vallen echter weg. Tegelijkertijd hebben we hiermee een bijzonder “product” in handen dat een kans biedt
•
het laten aansluiten van de werkwijze van het centrale bureau bij de behoefte aan ondersteuning van onze vrijwilligers en het meebewegen van de werkwijze en omvang van het landelijke bureau met de nieuwe visie op het Nivon en de minder beschikbare financiële middelen; Het Landelijke Bureau kan een belangrijke rol spelen bij de impuls die nodig is en tegelijkertijd zien we dat het bureau op dit moment daartoe niet uitgerust is. Een reorganisatie en afslanking is noodzakelijk, al is het alleen al vanwege de afnemende financiële middelen
•
het duurzaam in balans brengen van uitgaven en inkomsten; Een blik op de financiën in de periode 2012-2017 maakt snel duidelijk dat zonder maatregelen de inkomsten en uitgaven steeds verder uit evenwicht raken. Een gezonde vereniging vereist gezonde financiën. Daarvoor is het nodig de stuurbaarheid van onze vereniging te versterken
1. Plan van Aanpak: Profilering De natuurvrienden zijn sinds de oprichting rood en groen. Ontstaan vanuit het democratische socialisme is het Nivon een door haar leden bestuurde organisatie die zich bezighoudt met een veelheid van activiteiten: toerisme, vrijetijdsbesteding en maatschappelijke bewustwording. Deze aspecten zorgen er allemaal tegelijk en tezamen voor dat het Nivon zowel rood als groen en zowel leuk als links is. Wij doen dit niet (alleen ) voor anderen, de Nivon-leden doen dit uit een welbegrepen eigenbelang. Het Nivon is een gezamenlijk bezit en een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leden. Het Nivon is niet een vrijwilligersorganisatie, maar een ledenorganisatie waar de leden het voor het zeggen hebben en waar de leden het werk doen. Samen voor onszelf en anderen. De Natuurvrienden waren één van de eerste organisaties die zich bezighielden met natuurbescherming, natuurbehoud en verantwoord gebruik van de natuurlijke hulpbronnen. Dat is logisch. De industriearbeider en de spoorwegman wist uit eigen aanschouwing hoe er met het milieu werd omgesprongen. De natuurvrienden waren en zijn actief milieubewust. Tegelijk heeft het Nivon haar wortels in de beweging van georganiseerde arbeiders. Aanvankelijk vast verankerd in de “rode familie” die rond de Sociaal Democratische Arbeiders Partij geschaard was, met vakbond, omroepvereniging, vrouwenorganisatie, verzekeringsmaatschappij, coöperatie, jongerenbeweging bejaardenbond , zangkoren en drankbestrijdingsorganisatie. Wij hoorden bij de “rode familie’. Inmiddels zijn wij met ingang van de komende jaarwisseling de laatst overgebleven democratischsocialistische organisatie. Het Nivon is deel van de Internationale van Natuurvrienden-organisaties. Want wij zijn niet alleen, maar maken deel uit van een internationale beweging met een historie van meer dan honderd jaar. In onze maatschappelijke oriëntatie en in onze activiteiten zijn wij uniek. Anderen zijn rood. Anderen zijn groen. Wij Natuurvrienden zijn het tegelijk en bij ons is het ondeelbaar. De Nederlandse Natuurvrienden bestaan na negentig jaar nog steeds, met ruim 20.000 leden. Wij hebben veertien natuurvriendenhuizen en zeven kampeerterreinen waar tientallen vrijwilligers het beheer voor hun rekening nemen. Wij hebben afdelingen, wij organiseren reizen en vakantiekampen voor jong en oud. Onze huidige missie en visie weerspiegelen de historische rode en groene waarden nog steeds. Ambitie Het Nivon moet weer zichtbaar worden als een rode en groene ledenorganisatie die staat voor een solidaire samenleving en die uit welbegrepen eigenbelang de natuur en het milieu wil behouden en beschermen. Positionering van het Nivon gaat over wat het Nivon is, wat het Nivon wil zijn en hoe het Nivon zich presenteert naar de buitenwereld. Dit staat los van de vraag of dat op dit moment reëel is of niet. Het gaat om de vraag hoe het Nivon kan worden wat het wil zijn.
Bij deze ambitie hoort een aantal samenhangende doelstellingen: 1. Het Nivon moet weer zichtbaar worden als een rode en groene ledenorganisatie die staat voor een solidaire samenleving en die uit welbegrepen eigenbelang de natuur en het milieu wil behouden en beschermen. Het Nivon is nu te weinig zichtbaar. Waar onze Duitse zusterorganisatie kans ziet zich te profileren als een ledenorganisatie voor actieve vrijetijdsbesteding met een helder en links politiek profiel, blijft het Nivon een onzichtbare organisatie. De bedoelingen zijn goed, maar het komt niet tot uiting. Wij willen wel, maar we doen het niet. Wij moeten uit onze schulp kruipen. 2. Door als vereniging naar buiten te treden en onze idealen, opvattingen en ideeën uit te dragen versterken wij bij onze huidige en toekomstige leden het gevoel dat wij samen iets gemeenschappelijks hebben en dat het prettig is om erbij te horen en deel uit te maken van de Natuurvriendenbeweging. 3. Wij worden weer zichtbaar als vereniging met een rood en groen imago dat actief wordt uitgedragen. Het Nivon is bekend en te vinden mensen die zich bij ons thuis zouden voelen. Het Nivon staat zelfbewust voor haar idealen en opvattingen en laat dat zien en merken. 4. De huizen, kampeerterreinen, reizen, kampen, wandelpaden en afdelingen worden gepromoot als onderdeel van het Nivon en de Natuurvriendenbeweging. Randvoorwaarden Wij hebben ruim twintigduizend leden en dat is niet weinig. Deze leden hebben een aantal opvattingen gemeenschappelijk. Met twintigduizend leden kunnen we meetellen, maar dan moeten we ons wel durven te uiten. Wij hebben afdelingen waar activiteiten worden georganiseerd. Wij hebben natuurvriendenhuizen en kampeerterreinen. Dat is ook niet weinig. Van dit bezit moeten we gebruik willen en durven maken. Richting uitvoering Hoe presenteren wij ons? Hoe maken wij in bladen en op de website, maar ook in gesprekken duidelijk wat we zijn, wie we zijn en waar we voor staan? Het blijkt vaak moeilijk om dit kort en kernachtig samen te vatten. Al discussiërend moeten we de motto’s ontwikkelen, uitproberen en deels weer verwerpen. Tijdens dit proces moeten we de gok maar wagen en met onvoldragen motto’s en overdreven uitspraken aan de gang gaan. Als je een blokje metaal haaks moet vijlen begin je ook met een zaag, daarna een grove vijl en uiteindelijk maak je het werkje af met poetslinnen. Deze arbeideristische vergelijking geeft ook weer hoe we onze presentatie naar buiten moeten opbouwen van grof naar fijn. Onze gemeenschappelijkheid en onze identiteit is te vinden in vier aspecten: 1. De activiteiten die we organiseren in onze afdelingen, op onze accommodaties en vanuit de landelijke werkgroepen. Kernpunten hiervan zitten in een spectrum van activiteiten rond politiek en cultuur, natuur en milieu en reizen en toerisme 2. De wereldbeschouwing die we aanhangen: democratisch socialistisch en ongodsdienstig 3. Het gegeven dat wij, binnen onze doelstellingen, een veelheid van activiteiten organiseren. Wij zijn geen democratisch socialistische kampeervereniging, wij zijn geen democratisch socialistische milieuorganisatie, wij zijn geen democratisch socialistische reizenorganisatie. Wij zijn een
democratisch socialistische organisatie die een veelheid van activiteiten organiseert. En die activiteiten organiseren we niet alleen samen, die activiteiten doen we ook allemaal samen. 4. Wij zijn deel van de Internationale Natuurvriendenbeweging. Wij zijn rood en groen Hoe onderscheiden wij ons? De activiteiten die wij organiseren, worden ook door veel ideële en commerciële aanbieders gedaan. Soms ook goedkoper. Soms ook beter. Onze wereldbeschouwing onderscheidt ons van alle andere aanbieders. Samen met het derde aspect, de gezamenlijkheid, organiseren wij de ontmoeting met anderen in een democratisch-socialistische en ongodsdienstige omgeving. Dat is ons unieke sellingpoint. Dat dit ook leuk en plezierig kan zijn moet blijken uit de aanduiding “links en toch leuk”. Het Nivon moet zichtbaar worden De beeldvorming moet aansluiten bij de twee eerder genoemde aspecten: de activiteiten binnen het spectrum politiek en cultuur, natuur en milieu en reizen en toerisme, verbonden met de wereldbeschouwing democratisch socialistisch en ongodsdienstig. De beeldvorming is aanvankelijk wellicht meer gebaseerd op wat wij willen dan op wat wij daadwerkelijk presteren. Echter, laten wij wel bedenken dat de weg ernaar toe het doel is. In wezen gaat het om een propagandaslag. Om dit te doen is een zeker lef nodig. Maar hebben we wat te verliezen? Voorstel 1: We gaan ons aansluiten bij of nemen het initiatief voor acties en petities die gaan over onderwerpen die wij belangrijk vinden en aansluiten bij ons spectrum van activiteiten en onze wereldbeschouwing. Het in de publiciteit brengen van dit soort initiatieven kan zonder veel moeite worden gerealiseerd in aanvulling op ons bestaande PR activiteiten. Voorstel 2: We denken na over de teksten, over de motto’s, die we toevoegen aan de letters Nivon. Deze moeten kort en krachtig aanduiden waar het Nivon voor staat en waar het Nivon zich mee bezig houdt. Deze motto’s gebruiken we in onze publicaties, folders en website. Voorstel 3: We bieden onze leden weer de kans zich te laten herkennen als lid van het Nivon. En we maken het Nivon weer herkenbaar via onze leden. We maken een collectie Nivon-stickers, vlaggetjes en andere reclameuitingen met de handjes en de bloemetjes volgens het internationaal vastgestelde beeldmerk dat ook in ons vignet is terug te vinden. Voorstel 4: Wij gaan onze leden inschakelen bij het verspreiden van onze uitingen. Wij gaan onze leden vragen om regelmatig stapeltjes met De Toorts en folders van onze huizen en terreinen neer te leggen in de plaatselijke bibliotheek, in het plaatselijke stadskantoor, in de wachtkamer van het gezondheidscentrum etc. Voorstel 5: Wij gaan nadenken over de mogelijkheid om onze accommodaties tegen gunstige voorwaarden beschikbaar aan verwante organisaties voor manifestaties en conferenties. Denk aan Platform DSE (Fair en green deal), Genoeg, IVN, Milieudefensie, NJN. Voorstel 6: Wij knopen vriendschappelijke betrekkingen aan met min of meer verwante politieke, culturele en groene organisaties. Wij nodigen ze uit bij onze bijeenkomsten en wij gaan op bezoek bij hun bijeenkomsten. Dit proberen we zowel op afdelingsniveau als op landelijk niveau te realiseren.
2. Plan van Aanpak: Het ledenaantal Het ledenaantal daalt al een aantal jaren gestaag, het Centraal Bestuur verwacht niet dat deze trend vanzelf tot stilstand komt. Een stabiel ledenaantal is echter essentieel: het vormt daarmee een stevige basis voor kader, activiteiten, draagvlak en inkomsten. Enkele constateringen: -
rond 1980 kende de vereniging circa 45.000 leden na de verkoop van de SBB kampeerterreinen daalt het ledenaantal naar circa 35.000 vervolgens daalt het aantal leden gestaag: eerst met 1.000 per jaar, tijdens de huidige recessie met 2.000 per jaar aan het begin van 2013 telt de vereniging ruim 20.000 leden een jaarlijkse instroom van circa 750 leden, m.n. via internet en huizen (vrijwel allemaal huizengerelateerd, met een kleine piek bij aanvang afdelingsseizoen) 20% van de leden zegt binnen een jaar op gemiddelde duur van lidmaatschap 1,6 jaar
Ambitie Om een gezonde vereniging te zijn streeft het Centraal Bestuur ernaar het ledenaantal stabiel op 22.000 te krijgen en te houden. Daartoe worden acties ondernomen om een evenwicht in opzeggingen en aanmeldingen te krijgen. Het is onze ambitie om aan de ene kant te werken aan het werven van nieuwe leden en aan de andere kant er voor te zorgen dat het loont op lid te blijven. Een groep die speciale aandacht zal krijgen zijn jongeren. Doelstellingen: 1. 2.
3.
Het ledental is in 2015 op hetzelfde niveau als in 2013 (22.000), daartoe dient de neergaande trend van de laatste twintig jaar te worden doorbroken We zetten in op actieve werving van nieuwe leden i. In het kader van het 90-jarig bestaan van de vereniging wordt een ledenwerfactie georganiseerd ii. Er wordt actief ingezet op het werven van leden via de ‘natuurlijke kanalen’: natuurvriendenhuizen, kampeerterreinen, reizen, afdelingsactiviteiten e.d. iii. We bieden combinatielidmaatschappen met collega-verenigingen aan iv. We bezien welke andere mogelijkheden, niet zijnde het lidmaatschap, er zijn om de vereniging te steunen, bijvoorbeeld een “donateurschap” gekoppeld aan een specifieke activiteit zoals de wandelpaden en sociale groepsvakanties v. We maken de vereniging weer aantrekkelijk voor jongeren We zetten in op het behouden van leden i. Het lidmaatschap krijgt (zichtbaar) meer waarde ii. We “belonen” ledenloyaliteit iii. Opzeggingen voorzien van een follow-up
Richting uitvoering In 2014 wordt in het kader van het negentig jarig bestaan een ledenwerfactie georganiseerd. Hiervoor wordt een actieplan uitgewerkt. Ideeën daarbij zijn: • • •
• •
Het samenstellen van een klein informatiepakket dat tijdens Nivon-activiteiten kan worden aangeboden aan niet-leden die belangstelling tonen voor het Nivon Het Pinksterkamp 2014 wordt het moment waarop het negentig jarig bestaan wordt gevierd. Alle niet-leden die deelnemen aan het kamp worden automatisch lid Bij opzegging wordt gevraagd waarom mensen hun lidmaatschap opzeggen, op basis van de antwoorden wordt bekeken welke actie kan worden ondernomen om mensen toch lid te laten blijven. Contact leggen met verwante organisaties om te kijken of zij in hun ledenbladen ruimte willen aanbieden voor onze ledenwerfcampagne Onderzoeken of er andere vormen van (financiële) steun mogelijk zijn
Randvoorwaarden Belangrijke randvoorwaarden zijn: -
een goed functionerende ledenadministratie met koppelingen naar oa reizen een analyse van het ledenbestand (o.a. leeftijdsopbouw, geografische spreiding, gezinssamenstelling, duur lidmaatschap) inzicht in de motieven waarom men lid is geworden van het Nivon
3. Plan van Aanpak: de functie, bezetting en exploitatie van de huizen en terreinen De functie, bezetting en exploitatie van de huizen en terreinen is een van de onderwerpen die door het Centraal Bestuur zijn geselecteerd om in het kader van het Masterplan `het nieuwe Nivon` van een plan van aanpak te voorzien. Het begon een aantal jaar geleden met teruglopende bezoekerscijfers en negatieve exploitatieresultaten van de accommodaties. Aanleiding voor een ingreep die in 2007 als “implementatietraject” is ingezet en de bedoeling had om het beheer en de exploitatie van de Nivon-accommodaties in de toekomst veilig te stellen. Maar ook om de opvatting van het toenmalige bestuur dat wellicht accommodaties afgestoten zouden moeten worden verder te kunnen onderbouwen. In 2009 constateerde het bestuur een verwijdering tussen de accommodaties en de vereniging en heeft zich uitgesproken voor een nauwe verbinding tussen de accommodaties en de Nivon-organisatie. Afstoten van accommodaties werd gezien als ultimum-remedium en het implementatietraject is doorgezet met als stip op de horizon dat alle accommodaties in 2012 in staat moeten zijn om een sluitende exploitatie te realiseren. Bedrijfsplannen per accommodatie zouden daar leidend in moeten zijn. Anno 2013 moeten we constateren dat de exploitatie van diverse accommodaties niet is verbeterd, over de hele linie sprake is van dalende bezoekersaantallen en over 2012 wederom sprake is van een aanzienlijk exploitatietekort. Enkele constateringen daarbij zijn: -
een lage gemiddelde bezettingsgraad van minder dan 30% een algemene terugloop in gebruik, redelijk parallel aan het aflopend ledental meer groepen en niet-leden (respectievelijk 27% en 50% van de inkomsten) meer arrangementen en activiteiten in laagseizoen, gebruik vrijwel alleen door leden toename vrienden- en familiegroepen (<20p) discussie over de prijs-kwaliteitsverhouding onvoldoende profilering (o.a. op internet) gebrek aan duidelijke kaders voor beheercommissies gebrek aan deugdelijke bedrijfsvoeringsgegevens/kengetallen om te kunnen (bij-)sturen achterstallig onderhoud enkele accommodaties zijn niet meer duidelijk verbonden met het Nivon-gedachtegoed
Het Centraal Bestuur maakt zich dan ook zorgen over de toekomst van de Nivon-accommodaties. De bezetting is (te) laag en daarmee is de bedrijfseconomische toekomst onzeker van een belangrijk en waardevol bezit van onze vereniging. De exploitatie (de bezettingsgraad en de verhouding inkomstenuitgaven) dient te verbeteren!
Ambities Het Centraal Bestuur spreekt de volgende ambities uit m.b.t de nivon-accommodaties: bezettingsgraad verhogen naar gemiddeld 35% in 2014 en 40% in 2015 alle accommodaties kunnen hun eigen broek op houden in 2015 (financieel gezond) onderhoudssituatie is op peil (geen achterstallig onderhoud) alle betrokken spelers binnen het Nivon nemen hun verantwoordelijkheden (heldere kaders) het Nivon en zijn accommodaties zijn zichtbaar en vindbaar (profilering) bedrijfsvoering NVH - en daarmee inzicht in kosten/baten- is op orde Het Centraal Bestuur doet hierbij een aantal richtinggevende uitspraken om de benoemde ambities te kunnen bereiken: extra impuls bij accommodatie (ondersteuning, budget, verantwoordelijkheid) experimenteren buiten huidige werkwijze extra begeleiding en aansturing (intern en/of extern door een “coördinator”) profilering van de Nivon- accommodaties professionalisering van de exploitatie in brede zin (bedrijfsvoering, voorzieningen, vrijwilligers, informatie, PR), binnen de financiële mogelijkheden. Het Centraal Bestuur vindt dat er enerzijds moet worden gekeken naar ‘nieuwe’ mogelijkheden om de exploitatie te verbeteren en anderzijds dat de basis -of te wel het huis- op orde moet zijn. Om de uitgesproken ambities te bereiken, zijn door het Centraal Bestuur een aantal doelstellingen bepaald. Voor deze doelstellingen worden in de volgende fase van het Masterplan-traject actieplannen opgesteld. Daarnaast spreekt het Centraal Bestuur uit dat een Nivon-accommodatie wordt gekarakteriseerd door een eigen sfeer en opzet (sober, met elkaar, door vrijwilligers, natuurrecreatie) en dat dit uitgangspunt blijft. Doelstellingen De algemene doelstelling van het Centraal Bestuur is de Nivon-accommodaties -het waardevolle bezit van onze vereniging- in stand te houden. Om deze doelstelling te bereiken heeft het Centraal Bestuur een aantal concrete doelen benoemd; enerzijds gericht op de basis en anderzijds op een extra impuls. Het realiseren van de gestelde doelen zal moeten bijdragen aan het bereiken van de benoemde ambities. 1. Bedrijfsvoering NVH op orde Deze doelstelling zal in samenhang met Financiën verder worden uitgewerkt in een actieplan. Een goed inzicht in van belang te kunnen sturen door Bestuur, Bureau en Beheercommissies om de benoemde ambities te kunnen bereiken. De volgende onderdelen vindt het Centraal Bestuur bij die uitwerking van belang: Inzicht in cijfers en kengetallen Managementinformatie voor sturing en verantwoording Inzicht in kosten en opbrengsten Boekhouding (afschrijving/reservering) Objecten in beeld (centrale registratie) Onderhoudssituatie van alle accommodaties op peil
Vanwege de financiële situatie van de vereniging is een aantal jaren bespaard op investeringen, ook op onderhoud. Het Centraal Bestuur is van mening dat kritisch gekeken moeten worden naar de noodzakelijkheid van onderhoudsinvesteringen; van achterstallig onderhoud kan/mag echter geen sprake zijn. In de afgelopen jaren is geïnvesteerd de onderhoudssituatie weer op peil te krijgen. Daartoe zijn in 2011 meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) per accommodatie opgesteld en is budget beschikbaar gesteld. Het Centraal Bestuur heeft bij dit doel de volgende aandachtspunten benoemd: Uitwerking MJOP naar werkwijze Nivon-organisatie (vrijwilligersorganisatie) Financiële vertaling MJOP; benodigde onderhoudsreserve (boekhouding, afschrijving/reservering) Niet besparen op noodzakelijk onderhoud 2. Handboek accommodaties In de afgelopen jaren is geconstateerd dat op onderdelen niet altijd duidelijk is hoe verantwoordelijkheden liggen tussen Centraal Bestuur, Landelijk Bureau en Beheercommissies. Ook een centrale ontsluiting van afspraken en besluiten wordt gemist. Het Centraal Bestuur stelt dan ook dat een geactualiseerd handboek beschikbaar moet komen, waarin o.a. de volgende onderwerpen worden vastgelegd: Kaders/werkwijze Afspraken/besluiten Wet en regelgeving 3. (betere) Zichtbaarheid en vindbaarheid van de Nivon-accommodaties Om de bezettingsgraad van de huizen te verhogen, zal het Nivon en zijn accommodaties (nog) beter zichtbaar moeten zijn en moeten aansluiten bij de huidige maatschappelijke standaard en ontwikkelingen, zoals sociale media. Met het invoeren van een nieuw reserveringssysteem per 2013 is online boeken van de Nivon-accommodaties mogelijk geworden. Het Centraal Bestuur heeft de volgende aandachtspunten bij dit doel benoemd: Profilering Promotie Website Sociale media Samenwerking 4. Geactualiseerde bedrijfsplannen In 2010 zijn bedrijfsplannen per accommodatie opgesteld. Gekeken is naar ambities en doelstellingen de accommodatie op een hoger peil te krijgen. Zijn de benoemde ambities en doelstellingen bereikt, waarom niet, waren ze reëel, wat is er voor nodig? Het Centraal Bestuur zet in de bedrijfsplannen te evalueren en bij te stellen, waarbij per accommodatie gekeken wordt naar de sterke en minder sterke kanten van de betreffende accommodatie. Sterke kanten extra uitnutten! Evaluatie bedrijfsplannen 2010 Bijstelling bedrijfsplannen
5. Impulsaccommodaties In 2010 na gereedkomen van de bedrijfsplannen hebben het Centraal Bestuur en de Beheercommissies de stand van zaken opgemaakt. Anno 2013 is dat nog eens tegen het licht gehouden en met de huidige cijfers en constateringen zien we dat we vooral de verkeerde kant op bewegen. Het Centraal Bestuur wil een “experiment” aangaan om te bezien of het mogelijk is de exploitatie substantieel te verbeteren. Een 4-tal accommodaties is geselecteerd voor dit experiment; naast de reguliere aandacht en de algemene doelstellingen krijgen de geselecteerde accommodaties een extra “impuls”. In overleg met de betreffende accommodaties wordt de impuls uitgewerkt in een actieplan per accommodatie. Inzet is een zodanige verbetering van exploitatie te bewerkstelligen dat er perspectief is op een sluitende exploitatie in 2015. Het Centraal Bestuur wil zich in eerste instantie richten op een beperkt aantal accommodaties voor een extra impuls en vervolgens bezien of de acties ook van toepassing kunnen zijn op de andere Nivonaccommodaties). De impuls kan per accommodatie verschillend zijn en kan gericht zijn op o.a.: Extra ondersteuning Investeringen (binnen financiële mogelijkheden) Experimenteren/ruimte bieden m.b.t. exploitatievormen Belangrijke elementen bij de actieplannen per accommodatie zijn: bezettingsgraad omhoog meer bezoekers meer omzet kostenreductie Het Centraal Bestuur heeft de volgende 4 accommodaties voor het ‘impulstraject’ geselecteerd: Allardsoog De Hondsrug De Meenthe Morgenrood De betreffende beheercommissies zijn/worden in het traject meegenomen.
4. Plan van Aanpak: ondersteuning en activering afdelingen Het Centraal Bestuur ziet de afdelingen en hun activiteiten als een belangrijke basis van het Nivon. Het is de plek waar leden gelijkgestemden ontmoeten en samen iets ondernemen. Zonder afdelingen missen we die belangrijke ontmoetingsplek. De interne democratie is grotendeels gebaseerd op de Nivon-raad als hoogste orgaan binnen de vereniging. De afdelingen leveren hiervoor het grootste aantal stemgerechtigde afgevaardigden. Enkele constateringen: -
het aantal actieve afdelingen neemt af afdelingen hebben te maken met een krimpend actief kader de regiovorming heeft (te) weinig gebracht of is onvoldoende tot ontwikkeling gekomen. er zijn afdelingen die bloeien en een aantrekkelijk platform bieden voor leden voor een deel zijn het de afdelingen die “waar voor het lidmaatschap” bieden waar geen actieve afdelingen zijn, missen leden een aantal mogelijkheden
Ambities De afdelingen en regio’s vormen een basis van de verenigingsdemocratie. De afdelingen en regio’s zijn de plekken waar de leden elkaar ontmoeten en samen dingen ondernemen. Daar krijgt de doelstelling van de vereniging handen en voeten. Afdelingen worden gedragen door actieve leden. Afdelingen hebben een bestuur en commissies die activiteiten organiseren. De leden die hierin actief kunnen rekenen op ondersteuning door het Centraal Bestuur. Het Centraal Bestuur spreekt de ambitie uit om de actieve afdelingen extra te ondersteunen zodat zij actief blijven en een aantal afdelingen extra te activeren en formuleert de volgende doelstellingen: 1. 2. 3.
het extra ondersteunen van de actieve afdelingen het re-activeren van een aantal afdelingen als pilot door extra aandacht het ontwikkelen van een “eigentijds, centraal aanbod” voor afdelingen
Het Centraal Bestuur wil afdelingen en regio’s waar mogelijk behouden, zwakke e afdelingen wil het Centraal Bestuur waar mogelijk reactiveren en het werk van de afdelingen en regio’s wil het Centraal Bestuur voor een langere periode borgen. Het Centraal Bestuur gaat kadervorming ontwikkelen en aanbieden, specifiek voor de actieve leden van de afdelingen. Het Centraal Bestuur gaat bevorderen dat de afdelingen en regio’s nieuwe leden kunnen verwelkomen en dat gereageerd wordt op leden die het lidmaatschap beëindigen. Het Centraal Bestuur gaat proberen de uitwisseling van ervaringen en ideeën tussen de actieve leden in de afdelingen en regio’s te verbeteren door landelijke ontmoetingen te organiseren en een discussieplatform te openen.
Richting uitvoering Het Centraal Bestuur gaat de volgende acties ondernemen: • • • • • • • • • •
Ontwikkelen en aanbieden van een aantal panklare programma-activiteiten aan de afdelingen, onder de titel “tourneeprogramma” Ontwikkelen van kadervorming, specifiek voor de actieve leden van de afdelingen Afdelingen en regio’s waar nodig helpen bij het onderhouden van onderlinge- en externe contacten Afdelingen waar nodig helpen met het inrichten van regionale samenwerkingsverbanden Bijeenkomsten organiseren voor het kader van de afdelingen en de regio’s Opzetten van een helpdesk van ervaren afdelingsbestuurders die nieuwelingen bijstaan met raad en daad Afdelingen en regio’s de gelegenheid bieden elkaar te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen in een periodiek landelijk overleg onder te titel “Overleg afdelingen en activiteiten” Afdelingen snel informeren over inkomende en uitgaande leden Afdelingen voorzien van naam, leeftijd, adres, woonplaats en e-mailadres gegevens; Afdelingsactiviteiten opnemen in de landelijke website en het activiteitenoverzicht in De Toorts, zonder dat alles nog een keer opnieuw ingevoerd moet worden
Afdelingen en regio’s werken waar mogelijk samen met de accommodaties in hun gebied. Wat afdelingen daadwerkelijk doen is natuurlijk hun eigen verantwoordelijkheid. Het is wel goed om vanuit het landelijk bestuur met belangstelling kennis te nemen van de daadwerkelijke situatie en hun activiteitenprogramma en dit daadwerkelijk te ondersteunen. Het land is opgedeeld in afdelingen en regio’s. Dit is een historisch gegroeide indeling op basis van gegevenheden als bereikbaarheid en centrumfuncties. Het is goed om de indeling van afdelingen nog eens kritisch te bezien en te zorgen dat leden zo veel als mogelijk onderdak kunnen vinden bij een actieve afdeling of regio. Daarbij moeten de gebieden van afdelingen en regio’s zo veel als mogelijk de kaart van Nederland dekken. Dit alles uiteraard in overleg met de betrokken afdelingen en regio’s Leden moeten de mogelijkheid krijgen om, in afwijking van de indeling, te opteren voor het lidmaatschap van een afdeling naar keuze. Het Centraal Bestuur verlaat het idee dat elk Centraal Bestuurlid een regio van zijn/haar rekening neemt. Gerard de Jager en Herman van Kordenoordt zijn de portefeuillehouders afdelingen en regio’s. Randvoorwaarden Adressen van afdelingen zijn nu in verschillende gegevensbestanden ondergebracht. Actualiseren en onderbrengen in één toegankelijk adressenbestand, dat gebruikt kan worden door Nivon-bestuurders en Nivon-geledingen is dringend nodig. Er moet een directe uitwisselingsmogelijkheid komen tussen de website van een afdeling of accommodatie en de landelijke website en het activiteitenoverzicht in De Toorts. Ditzelfde geldt ook voor accommodaties. Deze softwarematige belemmering voor de koppeling van de afdelingswebsites aan de landelijke websites moet worden opgeheven. Gebeurt dit niet dan heeft dit tot gevolg dat de programma’s van afdelingen en accommodaties niet ontsloten worden.
5. Richtinggevende uitspraken: actieve recreatie Net als de afdelingen ziet het Centraal Bestuur de actieve recreatie in al haar verschijningsvormen (kinderkampen, 50-plus-reizen, watersport, bergsport, wintersport, wandelen en sociale groepsvakanties) als een platform en ontmoetingsplek voor Nivon-leden en andere gelijkgestemden om met elkaar iets te ondernemen. Het zijn, net als de Nivon-huizen en de afdelingsactiviteiten, “gezichtsbepalende activiteiten” voor onze leden en voor andere geïnteresseerden. Enkele constateringen: -
de subsidie voor het onderhoud van de wandelpaden staat onder druk de uitgave van de wandelboekjes zijn alleen kostendekkend vanwege het Pieterpad het aantal reizen neemt af het aantal jongerenkampen is geslonken er vinden activiteiten, onder de Nivonvlag, buiten het zicht van het CB plaats
Ambities Het Centraal Bestuur spreekt de ambitie uit om vast te houden aan het aanbod van actieve recreatie en wil dit uitbouwen tot een van de redenen van lid te zijn van het Nivon. Specifiek heeft het CB de ambitie om de het wandelen en de kinderkampen een impuls te geven. Het Centraal Bestuur heeft de volgende doelstellingen: 1. de Kinderen- en Jongerenkampen krijgen een impuls 2. het Wandelen krijgt een impuls 3. het Reizenwerk blijft bestaan en wordt doorontwikkeld volgens het dienstenmodel
6. Plan van Aanpak: de werkwijze en omvang van het landelijk bureau Het landelijk bureau sluit in omvang en werkwijze niet meer aan bij de financiële situatie en de wensen en eisen van het Nivon en haar leden. Het Centraal Bestuur wil hier op ingrijpen en het bureau reorganiseren. De gedachte is dat ‘het nieuwe Nivon’ waaraan gewerkt wordt, gefaciliteerd dient te worden door een bijpassende organisatie. Ook dient afgewogen te worden of het bureau in Amsterdam gehuisvest blijft of dat voor een andere (goedkopere) locatie gekozen wordt. Het Centraal Bestuur heeft de ambitie uitgesproken om in 2013 de reorganisatie een impuls te geven en de eerste concrete stappen te zetten richting een kleiner en effectiever landelijk bureau. Noodzaak reorganisatie Afgelopen jaren zijn diverse discussies gevoerd over de taak, functie en invulling van het bureau. Dit mede in het licht van gewijzigde financiële omstandigheden van de vereniging en kritische vragen bij het functioneren van de organisatie. Op verschillende manieren is getracht om wijzigingen en verbeteringen in de bureauorganisatie tot stand te brengen. Naar de mening van het bestuur heeft dit nog onvoldoende effect gesorteerd en blijft een discrepantie tussen de omvang en werkwijze van het bureau en het verwachtingspatroon van bestuur en vrijwilligers (voort-)bestaan. Samengevat is er een aantal belangrijke redenen de reorganisatie van het bureau door te zetten: •
het Nivon bevindt zich in toenemende mate in zwaar weer: het ledenaantal daalt gestaag, het aantal overnachtingen bij de accommodaties blijft achter, het aantal reizen neemt af en het aantal actieve afdelingen staat onder druk. Hierdoor staan de financiën onder druk en is de verwachting dat het Nivon jaarlijks met een (stijgend) exploitatietekort sluit. Het bureau dient daarom af te slanken
•
het Centraal Bestuur heeft met het Masterplan op een zestal terreinen ambities uitgesproken om te werken aan een duurzame toekomst van het Nivon als vereniging, mede om de eerder genoemde tendensen een halt toe te roepen. Het bureau dient een bijdrage te kunnen leveren aan de noodzakelijke impulsen en andere werkwijzen
•
ook heeft het Centraal Bestuur zich uitgesproken over het nieuwe Nivon waar meer dan voorheen een beroep gedaan wordt op leden cq. vrijwilligers om activiteiten mogelijk te maken en waar het meer dan voorheen essentieel is dat het bureau vrijwilligers ondersteunt en faciliteert
•
tegelijkertijd is het belangrijk dat de kwaliteit en competenties in voldoende mate aanwezig zijn om bovenstaande waar te maken
Met de reorganisatie wordt derhalve beoogd dat het bureau enerzijds in omvang afneemt en anderzijds passender bij de nieuwe werkwijze en inhoudelijke ambities wordt georganiseerd.
Business Case 1 : streefbeeld en doelstellingen reorganisatie Het Landelijk Bureau dient in omvang te krimpen en tegelijkertijd een kanteling in functioneren te maken. Wanneer wij het nieuwe Landelijk Bureau voor ons zien, onderscheiden wij voor dit streefbeeld de volgende kenmerken: A. een kleine basisformatie ingericht voor de uitvoering van de meer administratieve, facilitaire en ondersteunende taken, zoals: o Ledenadministratie o Financiële administratie o Vastgoed administratie o Facilitaire zaken o Bestuursondersteuning o Ledenbeheer, PR & Marketing Deze medewerkers zijn in vaste dienst, werken op basis van efficiënt ingerichte processen. B. er is een nadrukkelijke wens om het bureau op onderwerpen projectmatig te laten werken, al dan niet versterkt met Nivon-vrijwilligers en/of ingehuurde arbeidskrachten. Hiermee kan ingespeeld worden op concrete onderwerpen (georganiseerd in de vorm van een project) die van belang zijn voor het Nivon: o Activering en ondersteuning van afdelingen, leden en werkgroepen o Ondersteuning en het initiëren van actieve recreatie o Ondersteuning en professionalisering van de accommodaties o PR & Marketing getinte activiteiten C. een klein aantal coördinerende functies. Zij richten zich op: o Het aansturen van de basisformatie en de projecten o Het vormgeven aan het Algemeen beleid, Financieel beleid en initiatieven gericht op de toekomst van het Nivon o Het zijn van eerste aanspreekpunt voor het Centraal Bestuur Deze medewerkers zijn in vaste dienst en vormen in zekere zin het management van het bureau. Het is logisch dat een van deze medewerkers de algemene leiding heeft D. een planmatige werkwijze die verantwoording mogelijk maakt: o Het CB legt elk jaar een ‘driejaren-beleidsplan’ voor aan de Nivonraad o De directeur van het landelijk bureau legt elk jaar een ‘driejaren-actieplan’ voor aan het CB E. het bureau wordt op basis van drie filosofieën georganiseerd: o efficiëntie daar waar het gaat om de basistaken o slagkracht en flexibiliteit daar waar het gaan om de projectmatige taken o het ondersteunen van en samenwerken met vrijwilligers Dit streefbeeld dient door de reorganisatie-manager middels een reorganisatieplan en business case nader uitgewerkt te worden.
Randvoorwaarden Voor de business case van de reorganisatie geven wij duidelijke randvoorwaarden mee. Wij stellen dat de vaste formatie (de basisformatie inclusief de coördinerende functies) maximaal 7 fte omvat. De personeelskosten bedragen dan net iets meer dan €400.000,-. Ten opzichte van de begroting 2013 dient de besparing op de salarislasten €372.000,- te bedragen en resteert een beschikbaar personeelsbudget van €400.000,-. Daarbij laten we de definitieve omvang van de formatie afhankelijk zijn van de uitwerking van de business cases. De personele frictiekosten schatten wij in op maximaal €270.000,-. De reorganisatie wordt geleid door een reorganisatiemanager. Deze persoon trekken wij voor een afgebakende periode van een half jaar aan en deze krijgt ook de opdracht een nieuwe leidinggevende aan te trekken, samen met het CB. De kosten bedragen maximaal €150.000,- (inclusief budget voor juridisch advies, outplacement medewerkers, werving e.d.). De reorganisatie kost derhalve taakstellend €420.000,- hetgeen ten laste gebracht moet worden van de algemene reserve. Business Case 2: huisvesting De vraag waar het landelijk bureau het beste gehuisvest kan worden, wordt afgewogen middels een business case. Wij gaan er vanuit dat er in principe verhuisd wordt naar Rotterdam omdat we daar gebruik kunnen maken van een eigen pand. Niettemin dienen drie opties afgewogen te worden: het bureau blijft in Amsterdam in het huidige pand gehuisvest, het bureau verhuist naar het Nivon-pand in Rotterdam of er wordt een kantoorpand gehuurd op een andere locatie. Belangrijkste doelstelling is om de (huisvestings)kosten voor het Nivon als totaal te beperken. Randvoorwaarden Een eventuele verhuizing gaat ook gepaard met frictiekosten: verhuiskosten, inrichting, afkoop huidige huurcontract, reiskosten medewerkers e.d. Deze kosten dienen afgewogen te worden tegen de lagere exploitatielasten van de nieuwe locaties en de ‘terugverdientijd’ dient acceptabel te zijn.
