STAGEREGLEMENT Onderliggend reglement omvat de organisatie van de door de wetgever opgelegde stage, die de opname op het tableau van de advocaten voorafgaat. 1. Aanvang van de stage 2. Stagiair en stagemeester 3. Stagiair en Stagesecretaris 4. Duur van de stage 5. Einde van de stage
1. AANVANG VAN DE STAGE De zich in de wettelijke voorwaarden bevindende kandidaat-stagiair kan opgenomen worden op de lijst van de stagiairs door een beslissing van de Raad van de Orde : 1. na de eed te hebben afgelegd 2. nadat een schriftelijke overeenkomst, conform punt 2, artikel 4, door de Stafhouder is geviseerd.
2. STAGIAIR EN STAGEMEESTER Artikel l. De stagemeester
1.1. Voorwaarden De stagemeester moet aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen : - De kandidaat-stagemeester dient minstens gedurende zeven achtereenvolgende jaren ingeschreven te zijn op het tableau der advocaten. - De kandidaat-stagemeester dient opgenomen te zijn op de lijst van de stagemeesters.
1.2. Opname op de lijst van de stagemeesters De kandidaat-stagemeester zal een schriftelijke aanvraag om opgenomen te worden op de doorlopend geactualiseerde lijst van erkende stagemeesters richten aan de Stafhouder. De Stafhouder geeft schriftelijke gemotiveerde adviezen over de goedkeuring of weigering van de erkenning als stagemeester aan de Raad van de Orde met inachtname van de criteria waarin voorzien door artikel 3.2. De Raad van de Orde neemt terzake bindende beslissingen. In geval van ongunstig advies wordt de betrokken kandidaat-stagemeester gehoord. De opname als stagemeester kan geweigerd worden, wanneer de Raad van de Orde oordeelt dat er ongunstige elementen voor handen zijn zoals: -
onvoldoende beschikbaarheid of inzet voor de stageopleiding;
1
-
onmogelijkheid om op adequate wijze aan de verplichtingen van het stagemeesterschap te voldoen;
-
tuchtrechtelijke problemen en/of bewarende maatregelen genomen door de Stafhouder en/of de Raad van de Orde;
-
het niet betalen van de baliebijdrage;
-
het niet voldoen aan de verplichting tot permanente vorming;
-
problematisch gedrag van de stagemeester tegenover de stagiair zelf;
Deze opsomming is niet limitatief. De opname als stagemeester wordt geweigerd wanneer hij of zij het voorwerp uitmaakt van een definitief geworden tuchtstraf, houdende schorsing, minder dan 3 jaar voor zijn aanvraag.
1.3. Weglating van de lijst van de stagemeesters De stagemeester wordt weggelaten van de lijst wanneer hij zelf om zijn weglating verzoekt. De betrokken stagemeester kan van de lijst van de stagemeesters weggelaten worden wanneer de Raad van de Orde oordeelt dat er ongunstige elementen voorhanden zijn zoals: -
onvoldoende beschikbaarheid of inzet voor de stageopleiding;
-
onmogelijkheid om op adequate wijze aan de verplichtingen van het stagemeesterschap te voldoen;
-
tuchtrechtelijke problemen en/of bewarende maatregelen genomen door de Stafhouder en/of de Raad van de Orde;
-
het niet betalen van de baliebijdrage;
-
het niet voldoen aan de verplichting tot permanente vorming;
-
problematisch gedrag van de stagemeester tegenover de stagiair zelf;
Deze opsomming is niet limitatief. De stagemeester wordt automatisch van de lijst van de stagemeesters weggelaten wanneer hij of zij het voorwerp uitmaakt van een definitief geworden tuchtstraf, houdende schorsing. De Stafhouder geeft schriftelijke gemotiveerde adviezen over de weglating van de lijst van de stagemeesters aan de Raad van de Orde met inachtname van de criteria waarin voorzien door artikel 3.2. De Raad van de Orde neemt terzake bindende beslissingen. In geval van ongunstig advies wordt de betrokken stagemeester gehoord.
2
De stagiair wordt onverwijld op de hoogte gebracht van de definitief geworden beslissing van weglating van zijn stagemeester van de lijst der stagemeesters. Vanaf de datum van de kennisgeving beschikt de stagiair over een periode van 3 maanden om de naam van zijn nieuwe stagemeester aan het secretariaat van de balie kenbaar te maken, zoniet kan hij van de lijst van de stagiairs weggelaten worden. De advocaat die is weggelaten van de lijst van de stagemeesters mag zich niet aan de Raad van de Orde als stagemeester voorstellen gedurende drie jaar na de weglating. Dit geldt niet voor de stagemeester die zelf om zijn weglating heeft verzocht.
1.4. Aantal stagiairs per stagemeester Behoudens schriftelijke toelating van de Stafhouder mag een stagemeester slechts twee stagiairs per gerechtelijk jaar aanvaarden, en ten hoogste drie stagiairs tegelijk opleiden.
1.5. Naamlening Naamlening met het oog op de opleiding van stagiairs is verboden.
Artikel 2. Verplichtingen van de stagiair 2.1. Algemene verplichtingen De stagiair zal zijn prestaties verrichten op het kantoor van zijn stagemeester met het oog op zijn opleiding in de praktijk van het beroep van advocaat, behoudens de uitzondering voorzien in artikel 3.1; De stagiair zal de zittingen van de rechtscolleges, in het bijzonder de rechtbanken en hoven, bijwonen teneinde de procedures en de pleidooien te volgen; De stagiair zal de hem door zijn stagemeester toevertrouwde zaken zorgvuldig en stipt behandelen. Op de stagiair rust een inspanningsverbintenis om de doelstellingen, zoals omschreven in de stageovereenkomst, te verwezenlijken (zie art. 4.2). Op het einde van het eerste, tweede en derde stagejaar en ingeval van een vroegtijdige beëindiging van de stageovereenkomst, maakt de stagiair een schriftelijk evaluatieverslag van zijn stage over aan de stagesecretaris.
2.2. Stagiair en Bureau voor Juridische Bijstand De stagiair heeft de verplichting de hem door het Bureau voor Juridische Bijstand toebedeelde zaken te behartigen. Deze verplichting neemt een aanvang vanaf de maand januari van het gerechtelijk jaar waarbinnen de stagiair werd opgenomen op de lijst van de stagiairs.
3
De stagiair heeft de verplichting minstens éénmaal in de loop van zijn eerste jaar stage de functie van bijzitter in het Bureau voor Juridische Bijstand waar te nemen. Vanaf het tweede jaar stage verleent hij tevens medewerking aan een piketdienst. In het kader van de verplichte medewerking aan het Bureau voor Juridische Bijstand moet bovendien verwezen worden naar de artikelen 508/1 tem 508/23 Ger. W. en de nationale reglementen betreffende de Bureaus van consultatie en verdediging – vergoeding advocaten-stagiairs (Reglementen van 12 juni 1987, 1 december 1988, 17 mei 1990, 20 februari 1992 en 24 juni 1993).
2.3. Beroepsopleiding De stagiair heeft volgende verplichtingen: -
gedurende het eerste en/of tweede jaar stage alle lessen in beroepsopleiding bijwonen die door de Raad van de Orde worden georganiseerd in uitvoering van de reglementen van de Orde van de Vlaamse Balies of zijn rechtsopvolger;
-
slagen in de controleproef over de lessen in beroepsopleiding;
In dit verband moet tevens verwezen worden naar het nationaal reglement van 28 november 1991.
Artikel 3. Verplichtingen van de stagemeester 3.1. Algemene regel De aanvaarding van een stagiair brengt voor de stagemeester de verplichting mee hem degelijk op te leiden in de praktijk van het beroep, daartoe taken te verstrekken en hem daarvoor te vergoeden. De stagemeester zal tevens aan de stagiair de mogelijkheid geven een eigen cliënteel op te bouwen, hem hierbij begeleiden en hem toelaten deze eigen zaken te behartigen. In beginsel houdt de stagiair kantoor bij de stagemeester. Hiervan kan slechts worden afgeweken mits schriftelijke regeling in de stageovereenkomst ex artikel 4. Ingeval de stagiair kantoor houdt bij de stagemeester stelt deze laatste hiervoor de nodige aangepaste infrastructuur ter beschikking van de stagiair. Indien de stagiair kantoor houdt bij de stagemeester dient de stagemeester een naambord van de stagiair aan zijn kantoor aan te brengen en de naam van de stagiair in te lassen op zijn briefhoofd, website en alle bekendmakingen naar het publiek toe. 3.2. Opleiding en evaluatie 3.2.1. Opleiding De stagemeester is correct, beschikbaar en bekwaam om een intensieve opleiding te verschaffen en hij kan bogen op ervaring en de nodige vakbekwaamheid.
4
De praktijkopleiding heeft onder meer betrekking op de wijze van omgang met cliënten, confraters en magistraten, op het bijhouden en onderzoeken van dossiers en op het behandelen van zaken. Tevens maakt de stagemeester de stagiair wegwijs in de organisatie van een kantoor, het opstellen van staten van kosten en honoraria en de naleving van sociale en fiscale verplichtingen. De stagemeester zal verder de aandacht van de stagiair vestigen op de stageverplichtingen en de BUBA-opleiding, hem hierin begeleiden en hem toelaten deze verplichtingen te vervullen tijdens de kantooruren. De stagiair dient over drie werkdagen te beschikken met het oog op de voorbereiding van zijn balie-examens. 3.2.2. Evaluatie Na verloop van zes maanden, op het einde van het eerste en op het einde van het tweede stagejaar, maakt de stagemeester een tussentijdse evaluatie op en bespreekt hij deze met de stagiair. Op het einde van het eerste en tweede stagejaar en ingeval van een vroegtijdige beëindiging van de stageovereenkomst, maakt de stagemeester een schriftelijk evaluatieverslag over aan de stagesecretaris. Op het einde van het derde stagejaar brengt de stagemeester een eindverslag uit bij de Stafhouder en de stagesecretaris. Dit verslag bevat alle nuttige inlichtingen om over de inschrijving van de stagiair op het tableau te oordelen.
3.3. Vergoeding 3.3.1. Algemeen De stagemeester die aan zijn stagiair taken toevertrouwt, dient zijn stagiair daarvoor te vergoeden. Voor een voltijdse stage - waarin minimum 20 kalenderdagen vakantie per jaar begrepen zijn - geldt steeds een minimum vergoeding. Deze vergoeding is jaarlijks indexeerbaar, gekoppeld aan de evolutie van het indexcijfer der consumptieprijzen, aanvangsindex september 2006. 3.3.2. Eerste en tweede jaar stage Voor het eerste en tweede jaar stage wordt bij voorkeur een forfaitaire maandvergoeding betaald. De forfaitaire maandvergoeding bedraagt voor het eerste en tweede jaar stage minimaal: in het eerste jaar stage 1.000,00 € /ma a nd in het tweede jaar stage 1.500,00 € /ma a nd Deze bedragen zijn gebaseerd op een beschikbaarheid van de stagiair om taken voor zijn stagemeester uit te voeren, op jaarbasis geschat op 1000 uren geleverde prestaties. Ingeval van hogere of lagere beschikbaarheid voor de stagemeester, kan deze maandelijkse minimumvergoeding a rato van de beschikbaarheid na evaluatie aangepast worden in meer of in min. Er wordt in elk geval vereist dat de stagiair ten minste 500 uur op jaarbasis voor zijn stagemeester beschikbaar is. De betaling dient stipt te geschieden door middel van overschrijving op de beroepsrekening van de stagiair op het einde van iedere maand. 5
Voor het eerste en tweede jaar stage kan de vergoeding ook op uurbasis worden overeengekomen. Deze vergoeding kan evenwel nooit minder zijn dan de bovenvermelde minimale forfaitaire maandvergoeding. De betaling van de uurvergoeding gebeurt op basis van gedetailleerde time sheets, opgemaakt door de stagiair. Bij betwisting omtrent de vergoeding, beslist de Stafhouder. De betaling dient maandelijks te geschieden binnen de 10 dagen na voorlegging door de stagiair op het einde van iedere maand van een ereloon- en kostenstaat en dit door middel van overschrijving op de beroepsrekening van de stagiair. 3.3.3. Derde jaar stage Voor het derde jaar stage wordt de vergoeding in onderling overleg tussen de stagemeester en de stagiair vastgelegd. Deze vergoeding kan nooit minder zijn dan de onder 3.3.2. bepaalde minimale forfaitaire maandvergoeding voor het tweede jaar stage. Bij voorkeur wordt een uurvergoeding betaald. De vergoeding die tijdens het derde jaar stage per voor het kantoor beschikbaar uur toegekend wordt, bedraagt minimaal 18,00 € /u u r . De betaling van de uurvergoeding gebeurt op basis van gedetailleerde time sheets, opgemaakt door de stagiair. Bij betwisting omtrent de vergoeding, beslist de Stafhouder. De betaling dient maandelijks te geschieden binnen de 10 dagen na voorlegging door de stagiair op het einde van iedere maand van een ereloon- en kostenstaat en dit door middel van overschrijving op de beroepsrekening van de stagiair. 3.3.4. Bijkomende vergoedingen Zowel vergoedingen voortkomend uit vervangingen en erelonen uit eigen cliënteel, als vergoedingen verworven in het kader van de stageverplichtingen komen de stagiair integraal toe. 3.3.5. Kosten De stagemeester zal alle kosten, omschreven in een door de stagiair opgestelde kostenstaat en door hem betaald voor zaken van de stagemeester, onverwijld en integraal terugbetalen. Hieronder zijn ook de kosten van de verplaatsing buiten kantoor begrepen, volgens de door de balie geldende tarieven (0,4 € /k m) . De kosten voor het gebruik van de kantoorfaciliteiten van de stagemeester kunnen niet worden aangerekend aan de stagiair. Enkel de toerekenbare dossierkosten die hij voor eigen zaken heeft gemaakt, kunnen hem tegen kostprijs worden aangerekend. In de stageovereenkomst worden duidelijke afspraken omtrent de begroting van deze kosten opgenomen. Bij gebreke aan afspraken omtrent de begroting van deze kosten en bij gebreke aan opgave van deze kosten, kunnen de door de stagiair gemaakte toerekenbare dossierkosten hem niet worden aangerekend. De kosten die de stagiair voor eigen zaken heeft gemaakt moeten schriftelijk worden gedetailleerd in kostenstaten. Bij betwisting omtrent deze kostenstaten, beslist de Stafhouder.
6
Artikel 4. Schriftelijke overeenkomst 4.1. Vóór het begin van de stage dient een schriftelijke overeenkomst opgesteld te worden tussen stagiair en stagemeester. De ondertekening van de overeenkomst impliceert de aanvaarding van het stagereglement. 4.2. Deze schriftelijke overeenkomst dient minstens volgende aangelegenheden nauwkeurig te behandelen: -
de stagevergoedingen, met als minima de in artikel 3.3 bepaalde vergoedingen en de samenstelling daarvan; de wijze en ogenblik van betaling; de terugbetaling van de kosten gemaakt door de stagiair voor de zaken van de stagemeester, zoals parkeerkosten, telefoonkosten, kosten om kopieën te nemen, werkelijk gemaakte verplaatsingskosten (auto, trein,..), etc.; de vakantieregeling; de concrete doelstellingen van de samenwerking;
4.3. Deze overeenkomst dient neergelegd te worden op het secretariaat van de Orde. Bij gebreke aan tijdige neerlegging, kan de kandidaat-stagiair niet opgenomen worden op de lijst van de stagiairs. Artikel 5. Beëindiging wederzijdse verbintenissen De stagemeester en de stagiair hanteren bij het beëindigen van hun wederzijdse verbintenissen de regels van de confraterniteit. Indien deze beëindiging plaats heeft in de loop van de stage, zullen de stagemeester en de stagiair de Stafhouder hiervan onverwijld in kennis stellen. Gelijktijdig zullen zij gezamenlijk aan de Stafhouder de modaliteiten van deze beëindiging mededelen. Bij gebreke daaraan zal de Stafhouder of desgevallend de stagesecretaris de modaliteiten van de beëindiging bepalen op eerste verzoek daartoe. Bovendien zullen de stagemeester en de stagiair een schriftelijk evaluatieverslag overmaken aan de stagesecretaris.
3. STAGIAIR EN STAGESECRETARIS Artikel 6
De stagesecretaris moet lid of oud-lid zijn van de Raad van de Orde. Hij wordt op voordracht van de commissie van stagiairs door de Raad van de Orde aangewezen. Indien de voorgedragen kandidaat niet wordt aanvaard door de Raad van de Orde, dient de commissie van stagiairs een nieuwe kandidaat voor te dragen. Indien de commissie van stagiairs geen kandidaat voordraagt, wordt de Stagesecretaris gekozen door de Raad van de Orde uit één van haar leden. De stagesecretaris wordt aangewezen voor de duur van één jaar, ten laatste op l juni. De stagesecretaris treedt bemiddelend op in geschillen tussen stagemeester en stagiair die bij hem worden aangebracht. Brengt de bemiddeling geen oplossing dan stuurt de stagesecretaris het dossier onverwijld door naar de Stafhouder.
7
De stagesecretaris onderhoudt een zeer regelmatig contact met de Voorzitter van de commissie van stagiairs. Hij brengt elk jaar in de maand april zowel bij de Raad van de Orde als bij de commissie van de stagiairs verslag uit over de activiteiten van het stagesecretariaat. Het verslag bevat in voorkomend geval de suggesties van de stagesecretaris betreffende de organisatie van de stage.
Artikel 7 Ingeval de stagesecretaris onduidelijkheden, moeilijkheden of onregelmatigheden vaststelt in de stageverslagen, zal hij de partijen horen en desgevallend bemiddelend optreden. Brengt de bemiddeling geen oplossing, dan maakt de stagesecretaris het dossier onverwijld over aan de Stafhouder.
4. DUUR VAN DE STAGE Artikel 8 De stage duurt minimaal drie jaar. De duur kan worden verlengd ingeval van opschorting van deze stageverplichtingen. Tijdelijke stage aan een andere Balie in België of in het buitenland kan, mits toestemming van de Stafhouder, voor de berekening van de stageduur worden aanvaard, indien: -
reeds een jaar daadwerkelijke stage vervuld werd aan de Balie te Gent, en tijdens dat jaar zijn verplichtingen heeft nageleefd; een attest wordt overgelegd van de Stafhouder van de andere betrokken Balie, waarin bevestigd wordt dat de belanghebbende gedurende de betrokken periode alle verplichtingen opgelegd aan de stagiairs van die Balie vervuld heeft, ofwel indien het een stage in het buitenland betreft - een attest wordt afgeleverd waarin de stagemeester een gedetailleerde beschrijving geeft van de activiteiten die de stagiair heeft gepresteerd. De advocaat blijft onderworpen aan het tuchtrecht van de Balie van Gent. Gedurende de stage aan een andere Balie of in het buitenland blijft de beroepsbijdrage verschuldigd. De duur van de hier bedoelde stageperiode mag niet meer bedragen dan zes maanden, eenmaal verlengbaar. Artikel 9 De opschorting van de stageverplichtingen brengt mee dat de stagiair wordt vrijgesteld om de hierboven vermelde stageverplichtingen te volbrengen binnen de termijn van drie jaar. De verlenging van de termijn mag, behoudens andersluidende beslissing van de Raad van de Orde, de duur van twee jaar niet overschrijden. Tijdens de opschortingstermijn blijft de stagiair ingeschreven op de lijst van de stagiairs, mag hij het beroep van advocaat uitoefenen, in voorkomend geval deelnemen aan de verkiezingen, en moet hij zijn bijdrage aan de Orde betalen. Indien een stagiair verhinderd is de stageverplichtingen te vervullen wegens gezondheidsredenen, wegens voortzetting of hervatting van rechts- of aanverwante studies, een opleiding ter vervolmaking van de beroepsbekwaamheid, of wegens iedere andere geldig bevonden reden, dient de betrokken stagiair een gemotiveerd schriftelijk 8
schorsingsverzoek te richten tot de Stafhouder. De Raad kan de stageverplichtingen opschorten voor een zelfde duur als die van de verhindering, in acht genomen de in het tweede lid vermelde maximumduur. Met toegestane periodes van opschorting van stageverplichtingen wordt geen rekening gehouden voor de berekening van de stageduur. Met de stageperiode van voor de onderbreking wordt wel rekening gehouden, wanneer de stagiair na het beëindigen van de onderbreking het volbrengen van de stageverplichting verder zet.
5. EINDE VAN DE STAGE Artikel 10 De op het tableau opgenomen advocaat blijft belast met hem door het Bureau voor Juridische Bijstand toebedeelde zaken, ook indien na zijn inschrijving op het tableau een rechtsmiddel wordt of moet worden aangewend.
Artikel 11 Na drie jaar effectieve stage moet de stagiair in beginsel aan al zijn stageverplichtingen hebben voldaan, zoniet wordt hem door de Raad van de Orde een jaar uitstel verleend. Dit uitstel kan eenmaal worden hernieuwd. De stagiair die bij het verstrijken van de uiterste termijn niet aan al zijn stageverplichtingen heeft voldaan, kan van de lijst van de stagiairs worden weggelaten. De hierbovenvermelde termijnen worden verlengd met de duur van opschorting van de stageverplichtingen. In geval van verlenging van de stage, behalve bij verlenging wegens opschorting van de stageverplichtingen, wordt de bijdrage van de stagiair aan de Orde vanaf het vierde jaar vastgesteld alsof hij op het tableau ware ingeschreven.
9
