Stagecoördinator
Doel (Mede)opstellen van het stagebeleid en na goedkeuring zorgdragen voor de uitvoering hiervan, in lijn met het onderwijsbeleid en het studenten(loopbaan)-beleid, teneinde te komen tot voldoende gelijkwaardige (inter)nationale stageplaatsen met duidelijke, eenduidige leerdoelstellingen gebaseerd op onderwijseindtermen.
VSNU
1
Context Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen: • Directeur dienst • Afdelingshoofd
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING – STAGECOÖRDINATOR –VERSIE 2.0
- JANUARI 2005
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 1
Kader
Resultaat
Activiteiten
Onderwijsbeleid en doelstellingen
Bevordering van onderling gelijkwaardige stages en stagebegeleiding
•
Stagebeleid
Doen van voorstellen omtrent doelstellingen, vormgeving en begeleiding van stages
Onderwijsprogramma’s en eindtermen
• • •
2
Stagereglement/-formulieren
Opstellen en uitbrengen van een stagereglement waarin praktische zaken als stageduur, toelatingseisen, stagebegeleiding en standaardformulieren opgenomen zijn
Stagebeleid Juridische richtlijnen
Studenten en docenten zijn geïnformeerd over inhoudelijke en procedurele eisen voor stages en standaardformulieren zijn voorhanden
• • • • • •
3
Opstellen en up-to-date houden van het stagereglement Toetsen en bespreken van het reglement bij/met een stageplatform/stagecommissie of ander adviesorgaan Jaarlijks herzien van het reglement en zorgen voor reproductie en verspreiding Conceptreglement ter vaststelling voorleggen aan Onderwijsbestuur Opstellen van documenten als stagecontract, beoordelingsformulier, voortgangsformulier en deze opnemen in een (digitaal) stagereglement Door (in)formeel informeren, bevorderen van het gebruik van de documenten en het reglement (via informele contacten, brochures, website, e.d.)
Acquisitie
Benaderen van bedrijven, instellingen en faculteit(en) voor (interne) stageplaatsen en/of (door de faculteit/opleiding gedefinieerde) onderzoeksopdrachten in een concurrerende omgeving
4
Bijhouden van ontwikkelingen op het gebied van stages en andere werk-/leervormen (bijvoorbeeld duaal leren) en deze vertalen in invulling en aanbod binnen de eigen faculteit/opleiding Doen van voorstellen omtrent rol, plaats en invulling van stages binnen het onderwijsprogramma Doen van voorstellen omtrent stagebegeleiding Afstemmen van voorstellen met een adviesorgaan stages en deze ter goedkeuring voorleggen aan direct leidinggevende, Decaan, Onderwijsbestuur
Stagereglement Didactische eisen Eindtermen van een programmaonderdeel
Voldoende stageplaatsen/ onderzoeksopdrachten die aan de eisen en richtlijnen van de faculteit/opleiding voldoen
•
•
•
Opstellen en (laten) verzenden van mailings aan potentiële/al bekende stagebedrijven, alumni of interne opdrachtgevers (hoogleraren, directeuren onderzoeksinstituut en dergelijke) over de mogelijkheden van stageplaatsen/onderzoeksopdrachten Afleggen van stagebezoeken bij (potentiële) stagebedrijven en/of bezoeken van bedrijvendagen of andere bijeenkomsten/evenementen waarbij veel bedrijven uit de sector aanwezig zijn Organiseren van interne informatiebijeenkomsten voor studenten en medewerkers
Toetsing stageopdrachten
Toetsen van stageopdrachten uit acquisitie of van opdrachten die via studenten of stagedocenten binnenkomen.
Stagebeleid Stagereglement
Bevordering van gelijkwaardige stages
•
•
• •
VSNU
2
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING – STAGECOÖRDINATOR –VERSIE 2.0
Beoordelen van stageopdrachten die niet via de universiteit binnengekomen zijn aan de daarvoor geldende criteria (tijdsduur, aantal studiepunten, in- en externe stagebegeleider, plaats binnen de studie en tijdstip in studie) Zelfstandig toetsen van stageopdrachten op wetenschappelijke inhoud/niveau en zonodig in overleg met de opdrachtgever de stageopdracht herschrijven of dit laten doen door docentbegeleiders Opnemen van contact met stagebedrijf en/of stagedocent indien er vragen zijn over de geschiktheid van de stageplaats/-opdracht Geven van suggesties aan stagebedrijf en/of -docent voor veranderingen betreffende de praktische stage-eisen zodat deze beter past bij eisen die door de faculteit/opleiding gesteld worden
- JANUARI 2005
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 5
Resultaat
Activiteiten
Stagereglement
Aanbod van stageplaats(en) voor studenten
•
Aanbod stageplaatsen
Verzamelen, archiveren en aan studenten aanbieden van (interne) stageplaatsen en van informatie over de plaatsen, bedrijven en procedures
6
Kader
• •
Bemiddeling stageplaats
Koppelen van student enerzijds en stageplaats en -bedrijf anderzijds
Stageopdracht Studiehistorie studenten
Studenten zijn voorzien van een stageplaats die qua inhoud en niveau past bij hun studieniveau
• • • •
•
7
Voeren van intake-gesprekken met studenten over hun wensen omtrent een stageplaats en/of de capaciteiten, kennis die ze hiervoor hebben Beslissen of student geschikt is voor succesvol uitvoeren van de stageopdracht Zoeken in het aanbod van stageplaatsen naar een plaats die qua inhoud en studieniveau past bij een student Contact leggen met stagebedrijven om studenten voor te dragen en geven van informatie over studenten aan het bedrijf (bijvoorbeeld curriculum vitae, studieresultaten) Plannen van een kennismakings-/sollicitatiegesprek tussen student en stagebedrijf
Begeleiding studenten
Begeleiden van (groepen) studenten bij het zoeken van, solliciteren of reageren op stageplaatsen
Wensen en behoeften van studenten Kennis van de (specifieke) arbeidsmarkt
Ondersteuning aan studenten bij het verkrijgen van een stageplaats
• •
• • •
8
Bundelen en in overzichtelijke vorm presenteren (bijvoorbeeld elektronisch, fysieke map ter inzage) van beschikbare stageplaatsen en informatie over de plaatsen en de stagebedrijven Aanbieden van informatie over de procedure omtrent het opstarten van een stage en van de hiervoor benodigde formulieren Mondeling toelichten van stageplaatsen op verzoek van studenten
Begeleidingsgesprekken voeren met studenten over keuzemogelijkheden, aansluiting van stageplaatsen op hun studie, wijze waarop zij een bedrijf kunnen benaderen, e.d. Geven van trainingen in vaardigheden die nodig zijn voor de betreffende (door de faculteit/opleiding gedefinieerde) stageopdrachten zoals telefoontraining, training onderzoeksvaardigheden, e.d. Organiseren van bijeenkomsten met gastsprekers werkzaam in het betreffende veld Doorlezen van sollicitatiebrieven en curriculum vitae, studenten hier feedback op geven en voorbereiden of oefenen van gesprekken Suggesties doen voor inhoudelijke stagebegeleiding binnen de faculteit/opleiding
Stagecontract
Stimuleren van en/of toezien op afsluiten van stagecontracten/ -overeenkomsten tussen student, stagebedrijf en docent danwel zelf een contract/overeenkomst opstellen en zorgdragen voor ondertekening daarvan
VSNU
3
Standaardcontract/ -overeenkomst
Formeel vastgelegde leerdoelen, werkafspraken en condities, gemaakt met alle betrokken partijen
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING – STAGECOÖRDINATOR –VERSIE 2.0
• • • •
Informeren van docenten en studenten over (nut van) het gebruik van stagecontract/ -overeenkomst en waar deze te vinden zijn Innemen en archiveren van afgesloten stagecontracten/-overeenkomsten Opstellen van stagecontracten / overeenkomsten en deze laten ondertekenen door betrokken partijen Beoordelen van contracten/-overeenkomsten van de stagebedrijven zelf op de mate waarin wensen en eisen van de faculteit/opleiding hierin vertegenwoordigd zijn en aangeven of/wanneer dit een geldig contract/overeenkomst is
- JANUARI 2005
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 9
Kader
Resultaat
Activiteiten
Stagereglement
Bevordering van tijdige afronding van stages conform de afspraken uit het stagecontract
•
Adequate informatieoverdracht inzake (on)mogelijkheden op het gebied van stages voor betrokkenen
•
Intermediair
Bemiddelen tussen verschillende partijen bij knelpunten of onduidelijkheden
Stagecontract
• •
Informeren bij de verschillende partijen over hun visie op knelpunten en komen met voorstellen om deze op te lossen Verhelderen van procedures, inhoud, status stagecontract en andere informatie van belang voor wijze van uitvoering stage en de voorwaarden waaronder gewerkt wordt Voeren van gesprekken met/begeleiden van gesprekken tussen betrokken partijen en proberen te komen tot gedeelde visie op knelpunten en tot mogelijke oplossingen hiervoor
10 Voorlichting Schriftelijk en mondeling voorlichten van studenten, docenten en bedrijven over stagemogelijkheden en procedures hieromtrent
Stagebeleid Stagereglement
•
• • •
Opstellen van teksten op het eigen aandachtsgebied ten behoeve van de studiegids Opstellen, (laten) reproduceren en verspreiden van folders/brochures over stagemogelijkheden binnen de faculteit/opleiding en deze informatie op de (faculteits-/ instellings-)website plaatsen Inhoudelijk vullen en up-to-date houden van dat deel van de (faculteits-/instellings-) website waarop informatie over stagemogelijkheden en procedures te vinden zijn Schriftelijk of mondeling beantwoorden van vragen van studenten/docenten aangaande de stagemogelijkheden en -procedures Bekendheid geven aan stagemogelijkheden onder andere via studievoorlichtingsdagen, universiteits-/faculteitbladen, e.d.
11 Administratie Opzetten en onderhouden van (een) databestand(en) met gegevens over stagebedrijven, -plaatsen (vacatures), -studenten, in- en externe begeleiders
Administratieve systeem
Up-to-date inzicht in de stages die lopen, studenten die stages willen lopen en bedrijven die stageplaatsen hebben
•
• •
Opstellen en (laten) verzenden van mailings over onder andere mogelijkheden voor stagebedrijven, opnemen van stageplaatsen in vacaturebank/stageaanbod van de faculteit(en)/instelling Afleggen van stagebezoeken bij (potentiële) stagebedrijven (Laten) verzenden van informatiemateriaal aan nieuwe/potentiële stagebedrijven
Kloppende, actuele adressenbestanden
12 Arbeidsmarkt Medeontwikkelen en -geven van cursussen gericht op oriëntatie op de arbeidsmarkt en/of op vaardigheden voor het betreden van de arbeidsmarkt, alsmede het individueel begeleiden van studenten bij het zoeken van en solliciteren op een baan
VSNU
4
Uitstroombeleid
Overdracht van kennis van en specifieke vaardigheden voor het betreden van de arbeidsmarkt
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING – STAGECOÖRDINATOR –VERSIE 2.0
• • • •
•
In samenwerking met professionele trainer(s) ontwikkelen/vormgeven van onder andere cursussen oriëntatie op de arbeidsmarkt en sollicitatiecursussen Medeontwikkelen van cursusmateriaal Medegeven van genoemde cursussen Organiseren van de cursussen waaronder activiteiten vallen als het regelen van locaties, trainers, inschrijvingen, sturen van bevestigingen en informatiemateriaal, bekend maken van de cursussen aan de juiste doelgroep Houden van een spreekuur, maken van individuele afspraken voor vragen op het gebied van (toetreden tot) de arbeidsmarkt
- JANUARI 2005
Indelingscriteria Stagecoördinator Functieniveau
Stagecoördinator 1
Stagecoördinator 2
Indelingscriteria Stagebeleid
Toetsing stageopdrachten
Bemiddeling stageplaatsen
Doen van inhoudelijke voorstellen omtrent rol, plaats, invulling en eindtermen van stages binnen het onderwijsprogramma.
Doen van (verbeter)voorstellen omtrent praktische aspecten van vormgeving van stages zoals plaats van stage in het studiejaar, duur van stages, vorm van de begeleiding.
Zelfstandig toetsen van stageopdrachten op inhoudelijke en didactische eisen gesteld vanuit instelling of faculteit(en) en deze zonodig in overleg met de opdrachtgever (her)schrijven.
Beoordelen van stageopdrachten aan de hand van de daarvoor geldende praktische criteria (tijdsduur, aantal studiepunten, in- en externe stagebegeleider, plaats binnen de studie en tijdstip in studie). Zonodig contact opnemen met opdrachtgever om voorstellen te doen voor aanpassing hierin.
Het betreft stageopdrachten die als afstudeeronderzoek/-opdracht gelden.
Het betreft veelal stageplaatsen in de eerste drie jaar van de studie gericht op kennismaking met het werkveld of het in praktijk brengen van vaardigheden en kennis opgedaan binnen één vak(gebied).
Voeren van intake-gesprekken met studenten over hun wensen omtrent een stageplaats en over de capaciteiten, kennis die ze hiervoor (nodig) hebben. Beslissen of studenten geschikt zijn voor succesvol uitvoeren van de stageopdracht en contact op kunnen nemen met het stagebedrijf over de betreffende opdracht.
Voeren van intake-gesprekken met studenten over hun wensen omtrent een stageplaats. Doen van suggesties omtrent een stageplaats die qua inhoud en studieniveau past bij een student.
Indelingsregels Stagecoördinator • •
Stagecoördinator 2 is van toepassing indien tenminste aan 2 van de 3 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Stagecoördinator 2 Stagecoördinator 1 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Stagecoördinator 1
VSNU
5
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING – STAGECOÖRDINATOR –VERSIE 2.0
- JANUARI 2005
