Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008

CN 01 100 117099 Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008 for Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

Stage 1 Audit Report Client

Standard(s)

Certification Number(s)

Audit Type

Puslitbang Sumber Daya Air

ISO 9001:2008

01 100 117099

1st Stage Certification Audit

Contents

1 2 3

Audit result.................................................................................................... 3 General issues .............................................................................................. 3 Scope............................................................................................................. 4

3.1

Description of the organization ......................................................................................... 4

3.2

Scope of certification ......................................................................................................... 4

3.3

Contract review .................................................................................................................. 6

4

Findings and opportunities for improvement ............................................ 6

4.1

Documentation and management system implementation .............................................. 6

4.2

Special features of stage 1 auditing ................................................................................ 18

4.3

Special features of stage 2 auditing ................................................................................ 18

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 2/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Audit Leader

:

Rachmat Kurniawan

Audit Team

:

Rahmawati Noor, Haerul Saleh, Rasman Manafi, Agustani Bustami

Management System Representative :

Ir. Alvadison

Audit Date

2011-06-15 to 17

:

1 Audit result The aim of the stage 1 audit was to review the organization’s readiness for the stage 2 audit. The results and findings are outlined in Section 4 of this report and permit appropriate planning of the stage 2 audit. The organization is fully ready for a stage 2 audit. The audit revealed weaknesses which may be rated as non-conformities in the stage 2 audit. The weaknesses must be eliminated as discussed, so that the stage 2 audit can be carried out as scheduled. X

The audit revealed critical weaknesses which will be rated as nonconformities in the stage 2 audit. Proof that these weaknesses have been eliminated must be submitted to the audit team by 23 Jun 2011 at the latest, so that the stage 1 audit can be concluded with a positive result and the planning for the stage 2 audit can be realized.

2 General issues Purpose and objective of certification The organization has documented the management system in accordance with the requirements and has clearly defined the scope of certification. Management system documentation as at Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01 rev. 0, dated 9 February 2011 was reviewed.

X

yes

no

The certification scope applies to the entire organization.

X

yes

no

The selection of the audit team is appropriate for the scope of certification.

X

yes

no

The scope matches the image presented by the organization (e.g. in brochures and on the Internet).

X

yes

no

The management system is appropriate for implementing corporate policy and objectives.

X

yes

no

The organization has established regulations to identify and comply with statutory and regulatory requirements.

X

yes

no

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 3/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Purpose and objective of certification The organization performed internal audits in line with the requirements.

X

yes

no

The management review of Puslitbang SDA was carried out in accordance with the requirements and was effective.

X

yes

no

The certification refers to multiple sites and is based on sampling.

X

yes

no

Multi-site organization: The management representative has appropriate authorities over the sites included in the multi-site organization. *

X

yes

no

Sampling can be performed in the stage 2 audit as intended. *

X

yes

no

The sequence and interactions of the relevant processes have been defined.

X

yes

no

The control of outsourced processes is defined in the quality management system.

X

yes

no

The organization maintains the following procedures required by the standard:

X

yes

no

- Document control

X

yes

no

- Control of quality records

X

yes

no

- Internal audits

X

yes

no

- Control of nonconforming product

X

yes

no

- Corrective action

X

yes

no

- Preventive action

X

yes

no

* tick only if applicable Basic statements on ISO 9001

Are any requirements of the standard to be excluded? (If “yes” see further information under Section 3 “Scope”)

yes

X

no

3 Scope

3.1 Description of the organization Company Name

:

Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum

Address

:

Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

Management Representative

:

Ir. Alvadison

Scope organization

:

Research and Development, Public Administration

3.2 Scope of certification Scope of certification: (per standard)


ISO 9001 standard requirements to be excluded

-

Reasons for exclusions:

-

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 4/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


The following sites and their scopes are included in the scope of certification: Site No. Sites included in cert. (CN ext.) Name/address of site

No. of emp.

Scope and processes

Standard(s)

Audited

100


ISO 9001:20 08

X

43


ISO 9001:20 08

X

ISO 9001:20 08

X

ISO 9001:20 08

X

Head office:

01

Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135 Balai Lingkungan Keairan

02

Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135 Balai Hidrologi dan Tata Air

03

04

Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135 Balai Bangunan Hidraulik dan Geoteknik Keairan Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

62

57

Balai Pantai 05

Jl. Sapan No. 37 Ciparay, Kabupaten Bandung Jl. Cut Meutiah, Bekasi 17113, PO Box 147


ISO 9001:20 08

X

66


ISO 9001:20 08

X

ISO 9001:20 08

X

ISO 9001:20 08

X

ISO 9001:20 08

X

Balai Sungai 07

Jl. Solo - Kartosuro Km 7, PO Box 159, Surakarta 57101

50

Balai Sabo 08

Sopalan, Maguwoharjo, Depak Sleman, Yogyakarta 55282

61

Balai Rawa 09

Rev. 3.0 (2011-06)

Jl. Gatot Subroto No. 6, Banjarmasin, Kalimantan Selatan


28

Balai Irigasi 06


13




Page 5/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


3.3 Contract review The details of the organization, i.e. the type, size, number of employees, structure and purpose of the organization, collected in the stage 1 audit comply with the information submitted by the organization prior to the audit (for offer preparation and contract review).

4 Findings and opportunities for improvement

4.1 Documentation and management system implementation Internal audits:

Management review:

The organization verified the implementation, maintenance and effectiveness of the management system by conducting internal audits. This audit is reliably implemented in the company. The nonconformities that were found internally were rectified by the time of the audit documented here. Audit programs for the regular audit of the quality management system are established. Last Internal Audit conducted 27 April – 10 May 2011. Corrective action already taken for all Non-conformities. The areas of focus of the management review included: Process performance, including quality objectives. Internal audit result Customer feedback: customer satisfaction measurement result, customer complains. Status of corrective/preventive action Recommendation for improvement Management Review of Puslitbang Sumber Daya Air was conducted 1 June 2011. The output from management reviews include decisions and actions related to possible changes to policy, objectives, targets and other elements of the quality management system, consistent with the commitment to continual improvement.

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 6/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Objectives:

Priority objectives include: NO 1

Quality Objectives Pelaksanaan Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 Tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum dan memperoleh Sertifikat SNI ISO 9001: 2008 pada bulan Juli 2011

2

Meningkatnya jumlah Pejabat Fungsional sebesar 2 % setiap tahun

3

Terlaksananya proses penyelesaian usulan kenaikan angka kredit para pejabat fungsional dalam jangka waktu 5 hari kerja setelah diterimanya berkas permononan dari yang bersangkutan Membuat dokumen pengadaan sarana litbang pada awal bulan Februari 2011 Bertambahnya akreditasi Laboratorium di lingkungan Pusat Litbang Sumber Daya Air dari 3 menjadi 6 dan bertambahnya ruang lingkup Akreditasi pada 2 Laboratorium yang telah terakreditasi

4 5

6

Bertambahnya Pilihan Teknologi PU Siap Pakai dengan Jumlah IPTEK Penelitian dan Pengembangan Sub Bidang Sumber Daya Air sebanyak 49 buah

7

Bertambahnya Konsep Standar Pedoman Manual (SPM) di bidang Sumber Daya Air minimal 5 buah yang baru dan 5 buah revisi

8

Kerjasama dengan pihak dalam negeri sebanyak 5 buah, dan luar negeri 2 buah ditandai dengan penandatangan MoU

9

Meningkatnya penyerapan anggaran sebesar 2 % dari tahun 2010

10

Meningkatnya waktu proses usulan rencana pelasanaan kegiatan dalam waktu 5 hari dan pertanggunjawaban dalam jangka waktu 7 hari kerja

11

Dapat diterimanya gaji setiap tanggal 1, TKK dan Uang Makan tanggal 10 dan Honor Kegiatan tanggal 20 atau satu hari sesudahnya jika tanggal-tanggal tersebut hari libur

Review of management system documentation and verification of management system implementation revealed the following results: No. 1. 2. 3.

Unit/Department/Site

Opportunities for Improvement

Rating*)

Top Management

Menjadikan Pusair sebagai Technical Backbone Direktorat Jenderal Sumberdaya Air

Top Management

Menjadikan Pusair sebagai Pusat Pembelajaran Integrated Water Management di Asia Pasifik

+

Top Management

Dilaksanakannya lomba karya tulis ilmiah SMA tingkat nasional tentang arti penting air

+

Rev. 3.0 (2011-06)

+

Page 7/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


MR

Belum ditetapkannya pengendalian terhadap bagian dari proses yang melibatkan pihak luar organisasi PUSAIR SDA (outsourced process). (4.1) Termasuk kriteria seleksi dan evaluasinya belum ditetapkan. (7.4.1)

4.

Litbang BLK

3

Contoh: pemakaian nara sumber dari pihak eksternal dalam penelitian Teknologi Daur Ulang Limbah.

MR

Uraian dari interaksi antar proses terkait dengan peran maupun kegiatan balai dan outsourced process belum ditetapkan dalam business process yang terdapat pada Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01, rev. 0, tanggal 9 February 2011. (4.2.2)

3

MR

Pemakaian kop surat dalam format rekaman sebaiknya ditetapkan lebih jelas dalam pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman. (4.2.3; 4.2.4).

1

MR

Ditemukan „Daftar Induk Dukumen Standar Eksternal“, F02/DSM/BALITBANG/PR/01 rev. 0. Hal ini tidak sesuai dengan penetapan judul dan format rekaman berdasarkan F02/DSM/PUSAIR/PR/01 rev. 0.

2

MR

Sebaiknya dalam format rekaman daftar induk rekaman, daftar induk dokumen internal dan eksternal sebaiknya ditambahkan informasi unit kerja penyimpan daftar-daftar dukumen/rekaman tersebut. (4.2.3/4.2.4)

1

MR

Sangat disarankun untuk membuat definisi/kriteria yang jelas mengenai Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS) dalam Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS), DSM/PUSAIR/PR/04 rev. 0 9 Feb 2011. (8.3)

1

MR

Hasil ketidaksesuaian internal audit direkam pada F05/DSM/PUSAIR/PR/03. Tindakan korektif hasil internal audit tersebut dilaporkan juga jalam format tindakan korektif berdasarkan DSM/PUSAIR/PR/05 rev. 0 9 Feb 2011. Hal ini sebaiknya cukup menggunakan satu format saja. (8.2.2)

1

MR

Sangat disarankan penetapan akar penyebab masalah/ketidaksesuaian yang terjadi ditetapkan lebih jelas lagi. Berikut pembedaan antara tindakan koreksi dan korektifnya.

1

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Begitu pula dengan penetapan peninjauaan keefektifan tindakan korektif atas hasil internal audit diperjelas dalam F05/DSM/PUSAIR/PR/03. (8.5.2) MR

2

Begitu pula dengan penetapan 60% kepuasan pelanggan tidak dapat dijelaskan, apakah 60% tersebut berdasarkan kategori cukup, baik ataupun memuaskan. Sebagaimana tercantum dalam Hasil Anailis Kepuasan Pelanggan yang menyebutkan 4 kategori (perlu ditingkatkan, cukup, baik dan memuaskan). (5.4.1)

12.

13.

Penetapan sasaran mutu 10% peningkatan kompetensi SDM bidang Sumber Daya Air tidak dapat dijelaskan acuan penetapan sasaran yang ditetapkan.

MR

Rev. 3.0 (2011-06)

Disarankan frekuensi pengukuran kepuasan ditatapkan dengan dengan jelas. (8.2.1)

pelanggan

1

Page 8/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Penetapan tindakan korektif atas hasil pengukuran kepuasan pelanggan belum mencakup waktu penerapan dan penanggung jawabnya. Contoh: jika ditetapkan perlu sosialisasi kembali, kapan sosialisasi tersebut akan dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanankannya. (8.5.2)

2

MR

Ditemukan penetapan 5 orang internal auditor (SK Kapuslit No 9) yang pengalaman kerjanya kurang dari 4 tahun sebagaimana yang disyaratkan pada instuksi kerja (6.2.1)

2

MR

Peryaratan kompetensi internal auditor belum ditetapkan (6.2.1)

2

MR 14.

15. 16.

(5.6) Acuan normatif dalam prosedur Tinjauan Managemen DSM/PUSAIR/PR/07 belum mengacu pada klausul ISO 9001 yang benar, yaitu 5.6 (tertulis 8.5.2) 17.

MR

Disamping itu sebaiknya cukup menggunakan standar SNI ISO 9001:2008, tidak perlu SNI 19-9001:2008

2

Agenda input di sub bagian 4.4. dapal prosedur ini terkait dengan “hasil audit mutu internal, sebaiknya diganti dengan “hasil audit” (jadi yang dibahas bukan hanya hasil audit mutu internal, tetapi hasil audit yang lain sepertidati phak external juga perlu dibahas). BIDANG SUMBER DAYA KELITBANGAN 18. SDK Persyaratan kompetensi untuk staff belum ditetapkan. (6.2.1) SDK 19.

Tanggung jawab dan wewenang untuk staaf belum ditetapkan. Begitu pula dengan struktur organisasi bidang belum ditetapkan dan disahkan dengan jelas.

2 2

Begitu pula untuk tugas dan wewenang untuk masing-masing unit dan staff belum ditetapkan di BLK. (5.5.1) SDK 20.

Evaluasi keefektifan pelatihan belum ditetapkan dangan jelas dalam Petunjuk Pelaksanaan Pelatihan dan Pendidikan DSM/PUSAIR/PP/17 bagian 7.2.3.6 . Kapan dan oleh siapa evaluasi pasca pelaksanaan pelatihan dan pendidikan tersebut dilakuakan. Termasuk perangkat evaluasinya belum ditetapkan. Contoh: Pelatihan Teknik Pantai tanggal 5-8 April 2011. (6.2.2c)

2

BALAI LINGKUNGAN KEAIRAN 21.

Pengendali Mutu; Deputi Pengendali Dokumen BLK

Daftar Rencana Mutu Pelaksanaan yang ditetapkan tidak sesuai dengan format pengendalian dokumen dalam prosedur DSM/PUSAIR/PR/01 rev. 0, 9 Feb 2011. (4.2.3)

Litbang BLK

Pemantauan sasaran mutu termasuk evaluasi RMP kegiatankegiatan penelitian sebaiknya ditetapkan dengan jelas mengenai rencana waktu selanjutnya (pemantauan ke-3, 4 hingga ke-6). (5.4.1; 8.2.3)

1

Penetapan RMP dan keterkaitannya dengan sasaran mutu ditetapkan dengan baik. (5.4.2; 5.4.1)

+

22.

23.

Litbang BLK

Rev. 3.0 (2011-06)

2

Page 9/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Penerapan dan Pelayanan BLK 24.

Litbang BLK 25. Litbang BLK 26.

Akses audit dokumentasi, termasuk bukti implementasi kegiatan laboratorium sebagai sarana pendukung layanan balai dan kegiatan kelitbangan sangat disarankan agar dipersiapkan untuk pelaksanaan audit sertifikasi tahap ke-2. (4.1) Perlu ditetapkan pengendalian dokumen-dokumen KAK (dibuatkan daftar induk dokumennya) hingga hasil tinjauan/verifikasi KAK tersebut. (4.2.3)

1

1

Bukti hasil tinjauan dan verifikasi KAK sangat disarankan lebih dilengkapi pengesahan (tanda tangan) oleh pihak yang bersangkutan, yang diselenggarakan di tingkat balai maupun di tingkat pusat. (7.3.4; 7.3.5)

1

Sasaran mutu yang ditetapkan sebaiknya dipertajam sebagai indikator kinerja sub bagian masing-masing. Terutama pada sub bagian umum. (5.4.1)

1

Perlu ditetapkannya permintaan tindakan korektif kepada masing-masing unit kerja/bidang/bagian maupun balai atas hasil monitoring/pemantauan aktual penyerapan rencana anggaran terhadap perencanaan yang telah dibuat. (8.5.2)

1

BAGIAN TATA USAHA Pengendali Mutu TU 27. Sub. Bag. Keuangan 28. Sub Bag. Umum 29. Sub Bag. Umum

30.

Sub Bag. Umum 31.

Daftar Pekerjaan Perawatan dan Rehabilitasi Gedung yang dibuat sebaiknya dilengkapi dengan penetapan waktu rencana pekerjaan yang lebih jelas lagi. (6.3) Rencana pelaksanaan dalam jenis kegiatan dalam RMP yang dibuat tidak mempunyai korelasi yang jelas dengan program yang ditetapkan. Contoh: Rehabilitasi Sarana dan Prasarana Kantor  dalam pelaksanaannya tercantum beberapa kegiatan yang tidak relevan dengan judul program yang ditetapkan. (5.4.2) Penomoran dan tanggal terbit RMP juga belum ditetapkan dengan jelas. (4.2.4) Sasaran mutu yang ditetapkan di masing-masing RMP (Perawatan Sarana Gedung Kantor, Perbaikan Peralatan Kantor, dsb.) tidak secara spesifik dan keterukurannya tidak jelas. (5.4.1)

1

2

2

BIDANG STANDAR DAN DISEMINASI (5.4.1) 32.

Bidang Standis

Sasaran mutu,bidang Standis sebaiknya dapat terukur lebih baik lagi.

1

(8.2.1) 33.

Pengendali Mutu Standis

Metode dan alat untuk pengukuran kepuasan pelanggan bidang standis sebaiknya ditinjau kembali, dengan lebih memahami keinginan pelanggan.

1

(7.1)

34.

Bidang Standis - Standard

Dokumen acuan dari Balitbang DSM/Balitbang/PP/03 untuk penyusunan SPM (Standar, Panduan, Manual, belum dimasukkan ke dalam rencana mutu (RMP) Bidang Standis Sub Bidang Standard.

2

Rencana mutu belum mencakup bagaimana melakukan verifikasi, validasi dan monitoring terhadap pembuatan Manual Rev. 3.0 (2011-06)

Page 10/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


35.

Bidang Standis – Desiminiasi

Terdapat 2 prosedur Petunjuk Pelaksanaan Layanan Teknis DSM/Balitbang/PP/05 dan DSM/PUSAIR/PP/07. Belum dipastikan dokumen mana yang digunakan, apakah salah satunya ataukan keduanya. (7.1) Pelaksanaan prosedur belum dilakukan dengan konsisten, seperti Advis Teknik Pekerjaan Penutupan Terusan Randu (belum adanya rencana kerja) , Banjir Medan dan sekitarnya (belum ada kesimpulannya, namun laporan dinyatakan sesuai). (7.1; 8.2.4)

2

BALAI BANGUNAN HIDRAULIK DAN GEOTEKNIK KEAIRAN 36.

Pengendali mutu Balai BHGK

(8.2.1) Metode pengukuran kepuasan pelanggan eksternal (permintaan yang bukan diterima dari Standis) belum diukur.

2

(6.2.1) 37.

Balai BHGK-Litbang

Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti dan ahli hidrogeologi (Penelitian Metode Pembangunan Waduk Bawah Tanah)

2

(6.2.2) 38.

Balai BHGK-Rapyan

Persyaratan kompetensi tenaga ahli untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan

2

(7.5.1)

39.

Balai BHGK-Rapyan

1. Tidak dapat ditunjukkan bahwa Ahli Bidang Topografi dan Ahli Bidang Angkutan Sedimen tersedia sesuai KAK dan Laporan Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan.

2

2. Laporan Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan menyatakan bahwa kegiatan ini melibatkan 21 orang (dalam Lembar susunan tim pelaksana ) sedangkan dalam SK Kapuslitbang No. 48/KPTS/La/2010, kegiatan ini melibatkan 29 orang. BALAI HIDROLOGI DAN TATA AIR 40.

All, discussed at Pengendali Mutu Balai HITA

41.

All, discussed at Balai HITA-Litbang

(8.2.1) Metode pengukuran kepuasan pelanggan (70% - Ditjen SDA) belum ditetapkan.

2

(7.1) Belum dipahami fungsi Rencana Mutu (RMP), sebagai pengendali proses dan produk untuk memastikan baik proses dan produk berjalan/dihasilkan sesuai sepesifikasi

2

(7.3) 42.

Balai HITA-Litbang

43.

Balai HITA-Litbang

Dalam tahapan penelitian dan pengembangan, belum jelas apa dan siapa yang melakukan verifikasi dan validasi.

2

(6.2.2)

Rev. 3.0 (2011-06)

Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti

2

Page 11/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


(7.4.1) 44.

Balai HITA-Rapyan

45.

Balai HITA-Rapyan

Evaluasi kinerja pemasok jasa dan barang pasca pembelian belum dilakukan. Saat ini yang telah dilakuakn adalah seleksi supplier dengan menggunakan form “Evaluasi”. Analisis data kepuasan pelanggan laboratorium sebaiknya memperhatikan point-point lemah, seperti contohnya waktu penyelesaian, untuk diambil langkah improvement. (8.4)

2

1

SATUAN KERJA PUSLITBANG SDA 46.

47.

Pengendali Mutu Satker

Metode Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kerumahtanggan dan Keuangan tidak ditetapkan (8.2.1)

2


Tidak dilakukan tindakan perbaikan (corrective action) atas kepuasan pelanggan yang tidak mencapai target. Contoh: Kepuasan Pelanggan Keuangan; Penilaian Kinerja Proses & Produk; target ”Baik” = 60%; pencapaian = 13.64% (8.5.2)

2


Analisa pengukuran kepuasan pelanggan sebaiknya dibuat lebih detil untuk memudahkan dalam identifikasi penyebab masalah sekiranya target yang ditetapkan tidak tercapai. Contoh: Analisa terhadap seluruh parameter pengukuran untuk Penilaian Kinerja Proses & Produk, yaitu: Transparansi Prosedur, Kesederhanaan Prosedur, Konsistensi Pelaksanaan, dan Waktu Layanan (8.4)

1

Koordinator Pelaksana Bidang Litbang

Kriteria dan mekanisme evaluasi kinerja rekanan (vendor) belum ditetapkan guna menjamin terkendalinya proses pengadaan barang & jasa (7.4.1)

2

Koordinator Pelaksana Bidang Keuangan

Metode pengukuran sasaran mutu tidak ditetapkan. Contoh: Sasaran Mutu ”Dapat diterimanya gaji setiap tanggal 1, TKK dan Uang Makan tanggal 10, dan Honor Kegiatan tanggal 20...” (5.4.1)

2

48.

49.

50.

BIDANG PROGRAM DAN KERJASAMA

51.

Pengendali Mutu Proker, Sub Bidang Program dan Evaluasi, Sub Bidang Pengembangan Kerjasama.

Sasaran mutu yang ditetapkan telah sesuai dengan Penetapan Kinerja (PK). Namun disarankan agar lebih dapat terukur atau dengan kata lain secara kuantitatif. (5.4.1)

1

52.

Sub Bidang Program dan Evaluasi

Pedoman-pedoman Kementrian Negara Pembangunan Nasional/Bappenas sebaiknya dikendalikan sebagaimana dokumen eksternal lainnya. (4.2.3)

1

53.

Sub Bidang Program dan Evaluasi

Sebaiknya ditetapkan kriteria persyaratan tim evaluator dalam melakukan tinjauan dan verifikasi KAK hingga evaluasi program/kegiatan yang dilakukan. (6.2.2a)

1

Semua Balai

Sebaiknya dipastikan adanya penetapan kriteria/persyaratan tim evaluator proposal kegiatan/program kelitbangan di Balaibalai. Termasuk evaluator yang didatangkan dari pihak eksternal. (7.3

1

54.

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 12/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


Semua Bidang/Balai/Bagian 55.

56.

Semua Bidang/Balai/Bagian

Sebaiknya dipastikan Penetapan Kinerja (PK) dijadikan sebagai sasaran mutu yang ditetapkan dan terkorelasi dengan lebih baik dalam RMP yang ditetapkan untuk pencapaiannya. Penetapan Kinerja yang dijadikan sebagai sasaran mutu sebaiknya dibuat untuk lebih terukur indikator ketercapaiannya. Dapat juga dibuatkan matriks keterkaitan antara PK dengan sasaran mutu. (5.4.1; 5.4.2)

1

Sangat disarankan untuk melakukan tinjauan format-format dokumen/rekaman, dalam hal keselarasannya satu sama lain. Contoh: pada prinsipnya terdapat kontens yang sama dalam isi RMP dan KAK. (7.1)

1

BALAI PANTAI Pengendali Dokumen 57.

58.

(Bp. Agung Setia)

Koordinator Pelaksana Penerapan dan Pelayanan

Pada audit internal yang dilaksanakan 28 – 29 April 2011, ditemukan ada beberapa dokumen IK yang belum disahkan oleh pengendali dokumen pusat. Tindakan koreksi berupa pengajuan dokumen ke pusat telah dilakukan pada 18 Mei 2011. Sampai saat ini belum ada bukti dokumen tersebut telah disahkan tetapi dalam laporan tinjauan manajemen tidakan koreksi tsb telah diverifikasi. (8.2.2)

2

Pengukuran kepuasan pelanggan untuk PUSAIR pusat dan pelanggan eksternal belum dilakukan. (8.2.1)

2

Mengacu pada laporan tinjauan manajemen tanggal 1 Juni 2011, tidak semua agenda dibahas sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2008 pasal 5.6. Ditemukan 2 agenda review output yang belum dibahas, yaitu :

2

(Bp. Yudi) Pengendali mutu (Ibu Teti) 59.

b) improvement/ peningkatan produk terkait dengan ketentuan pelanggan, dan c) kebutuhan sumber daya. (5.6.2)

60.

Deputi Pengendali Dokumen

Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk petunjuk kerja dan instruksi kerja.

1

Bagian pelaksana penerapan dan pelayanan belum membuat ketentuan pelaksanaan kegiatan survey, advis teknis dan penyediaan data. (7.1)

2

2

(Ibu Teti)

Dokumen kententuan pelaksanaan laboratorium dan pedoman penyusunan proposal telah ditetapkan, tetapi belum dimasukkan ke dalam daftar dokumen internal sebagai dokumen terkendali. (4.2.3)

Koordinator Pelaksana Bagian TU

Struktur organisasi PUSAIR Balai Pantai telah ditetapkan, tetapi ditemukan ketidaksesuaian seperti berikut:

2

(Bp. Agung Setia)

61.

Koordinator Pelaksana Penerapan dan Pelayanan (Bp. Yudi) Pengendali mutu

62.

63.

(Ibu Sri Wardiani)

a. Belum dicantumkan title/ judul, revisi, tanggal dan persetujuan dokumen. (4.2.3) b. Belum ditetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. (5.5.1)

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 13/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


64.

65.


2

(Ibu Sri Wardiani)

Tidak ada bukti telah ditetapkan identifikasi kebutuhan pegawai tahunan sesuai dengan ketentuan DSM/PUSAIR/PP/13 (7.1)


Belum ada bukti telah dibuat usulan pelatihan dan program pelatihan. (6.2.2)

2

Belum ada bukti penetapan tata cara evaluasi pelatihan sesuai yang dipersyaratkan dalam DSM/PUSAIR/PP/17 (6.2.2c)

2

Diagram proses kegiatan PUSAIR telah ditetapkan dalam Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01 halaman 11/54. Tetapi belum ditetapkan diagram proses kegiatan khusus untuk Balai Rawa (4.1)

2

Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk dokumen petunjuk pelaksanaan dan instruksi kerja.

1

Daftar induk dokumen dan rekaman sistem mutu sudah dibuat, tetapi perlu ada perbaikan dari daftar tersebut disesuaikan dengan persepsi dari standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3/4.2.4.

1

Merujuk pada hasil internal audit pada 2 – 3 Mei 2011, terdapat 5 ketidaksesuaian dan sudah ditindaklanjuti pada 31 Mei 2011. Tetapi dalam lembar tindakan korektif perlu ada perbaikan untuk penetapan penyebab dan tindakan koreksi. (8.5.2)

1

PUSAIR Balai Rawa telah menetapkan sasaran mutu pada 1 Juni 2011 beserta jadwal pelaksanaan kegiatan. Tetapi perlu ada perbaikan berupa hubungan yang jelas antara antara kedua dokumen tersebut.

1

Belum ada bukti telah dibuat jadwal kalibrasi peralatan pengukuran (7.6)

2

Koordinator Pelaksana Penerapan dan Pelayanan

Belum ada bukti sistem pelaksanaan perawatan infra struktur dan lingkungan kerja sesuai dengan ketentuan petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/24.

2

(Bp. Asep Syaefudin)

Diantaranya: gedung, peralatan laboratorium, AC dll


(6.3)

(Ibu Sri Wardiani) 66.

Koordinator Pelaksana Bagian TU (Ibu Sri Wardiani)

BALAI RAWA Pengendali Mutu 67.

68.

(Bp. Alvadison)

Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi )

69.

Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi ) Pengendali Mutu

70.

71.

(Bp. Alvadison)

Koordinator Pelaksana Litbang (Bp. Parlinggoman)

72.

Koordinator Pelaksana Penerapan dan Pelayanan (Bp. Asep Syaefudin)

73.

74.

(Ibu Norma) 75.

Koordinator Pelaksana Bagian TU (Ibu Norma)

Rev. 3.0 (2011-06)

Sistem pengadaan barang dan jasa telah diatur dalam petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/23 dan ketentuan eprocurement. Sebaiknya ketentuan e-procurement tersebut dicantumkan dalam dokumen petunjuk pelaksanaan. (7.5.1)

1

Page 14/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


76.


Struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab telah ditetapkan, tetapi belum ditetapkan wewenangnya. (5.5.1)

2

Menjadikan Balai Sungai sebagai Centre Backbone PUSAIR.

+

Menetapkan strategi satu langkah kedepan dalam hal:

+

(Ibu Norma) BALAI SUNGAI Pengendali Mutu 77. Kepala Balai (Pak Isnugroho) Pengendali Mutu Kepala Balai (Pak 78. Isnugroho)

1) teknologi persungaian, 2) manajemen pengelolaan sungai, 3) SDM pengelola sungai

Pengendali Mutu Kepala Balai (Pak Isnugroho)

Disusunnya 90 modul untuk pengembangan dan peningkatan kompetensi SDM pengelola sungai.

+

79.


Menjadikan Balai Sungai sebagai pusat Sharing Knowledge melalui CRBOM (Centre for River Basin Organization and Management)

+

80.

81.


Perlu disusun metode dan analisis mengukur kepuasan pelanggan (8.2.1)

1

82.


Tidak dapat dibuktikan evaluasi pencapaian sasaran mutu telah dilakukan (5.4.1)

2

83.

Deputi Pengendali Dokumen (Bu Isti)

Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja didimuat dalam Daftar Dokumen Internal (DSM/…/01) (4.2.3)

1

84.

Deputi Pengendali Dokumen (Bu Isti)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali dokumen (6.2.1)

2

85.

Subseksi program dan evaluasi Koordinator Litbang (Pak Asep)

Sebaiknya fungsi Tim Evaluator diperjelas tanggung jawab dan wewenangnya pada No Dok: DSM/…./04 point 5.5 (5.5.1)

1

86.

Subseksi pengolahan data dan system informasi Koordinator Litbang (Pak Suprapto)

Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/…./IK/08.01) point 4.4 dan 4.5 ditambahkan tahapan pengumpulan data dan pengolahan validasi sumber data. (7.5.1)

1

87.


Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/…./IK/08.01) point 4.6 ditambahkan tahapan upload data ke PUSAIR (7.5.1)

1

88.


Belum dilakukannya monitoring pencapaian sasaran mutu Litbang. (5.4.1)

2

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 15/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


89.

Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari)

Sebaiknya daftar inventaris peralatan lab sungai dilengkapi isiannya dan sesuai permintaan form FT/5.5/6-01. (4.2.4)

1

90.


Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai. (6.2.1)

2

91.


Sebaiknya dibuatkan IK tentang Simpul Layanan Informasi standar sesuai SK BSN No 96/KEP/BSN/4/2008 (7.5.1)

1

92.


Sebaiknya disediakan kolom checklist pada Form FT/54/2-02 yang menjelaskan proses dilanjutkan atau tidaknya dalam tahapan proses permintaan pengujian. (7.2.1)

1

93.


Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu Pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.1)

2

94.

Subseksi Lab Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Bu Sri)

Sebaiknya dibuatkan IK pengajuan akreditasi yang berkaitan dengan flow chart DSM/..../PP/12 (7.5.1)

1

95.

Koordinator TU (Pak Mujiono)

Belum ditetapkan pengukuran keefektifan dalam meningkatan kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan. (6.2.2c)

2

96.


Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu keTU-an (5.4.1)

2

97.


Usulan perbaikan kendaraan yang digunakan belum sesuai dengan form DSM/.../PP/24 (6.3)

2

Balai Irigasi-Litbang

Pengisian RMP Kegiatan Pengkajian Efisiensi Penggunaan Irigasi Air TAnah (Irigasi Mikro) Tahun 2011 tidak lengkap untuk Section 12 (Rencana dan Metode Verifikasi, Validasi,….) dan Section 15 (Daftar Rekaman). (7.1, 4.2.4)

2

Balai Irigasi -TU

Metode pengukuran kepuasan pelanggan belum ditetapkan Balai Irigasi untuk memastikan pencapaian sasaran mutu Balai yaitu Kepuasan Pelanggan 60% (DSM/Balai irigasi/PM/03). (8.2.1)

2

100. Balai Irigasi

Terdapat 2 dokumen sistem manajemen mutu di Balai Irigasi, karena Balai Irigasi sudah disertifikasi ISO 9001:2008 terlebih dahulu oleh badan sertifikasi lain. Sangat disarankan untuk meninjau 2 dokumen sistem tersebut, sehingga penggunaannya tidak membingungkan dan lebih efisien. (4.1; 4.2.3)

2

Balai Irigasi – Rapyan101. Lab

Belum dilakukannya pengendalian dokumen external di laboratorium. Contoh: Instruksi dan Manual – Japan International Cooperation Agency yang belum dimasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal. (4.2.3)

2

BALAI IRIGASI 98.

99.

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 16/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


102.

Balai Irigasi – RapyanLab

Disarankan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan terhadap Jurnal yang diterbitkan oleh Balai Irigasi. (8.2.1)

1

BALAI SABO Pengendali Mutu 103. Kepala Balai (Pak Untung)

Menjadikan Balai Sabo sebagai tempat rujukan pengendalian erosi dan sedimentasi

+

104.

Deputi Pengendali Dokumen (Bu Suratmi)

Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja dimuat dalam Daftar Dokumen Internal lebih lengkap lagi. (4.2.3)

1

105.

Deputi Pengendali Dokumen (Bu Suratmi)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali dokumen (6.2.1)

2

106.

Koordinator Litbang (Pak Bambang)

Perlu ditetapkan pencapaian sasaran mutu kelitbangan dengan lebih jelas lagi. (5.4.1)

1

Koordinator Pelaksa107. naan penerapan dan pelayanan (Pak Judi)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai (6.2.1)

2

Koordinator Pelaksa108. naan penerapan dan pelayanan (Pak Judi)

Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.1)

2

Urusan Laboratorium 109. dan Pelayanan Teknis (Bu Tata)

Sebaiknya flow chart alur proses pengelolaan lab dilakukan perbaikan khususnya arah tanda panah dan uraian tahapan kegiatan. (7.5.1)

1


Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penguji bahan konstruksi (6.2.1)

2


Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penyelia bahan konstruksi (6.2.1)

2

112.

Koordinator TU (Bu Rumanti)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi internal auditor (6.2.1)

2

113.


Belum ditetapkan evaluasi keefektifan dalam meningkatan kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan (6.2.2c)

2

114.


Belum dilakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu ke-TU-an (5.4.1)

2

115.


Belum dicantumkan rekaman lain yang digunakan dalam rapat administrasi umum (DSM/.../IK/26-01) meliputi: Undangan, Daftar hadir, notulensi rapat. (4.2.4)

2

*) Rating:

1 = Opportunities for improvement 2 = Probably rated as nonconformity in stage 2 3 = Not ready for certification (proof of elimination of weaknesses must be submitted before completion of the stage 1 audit)

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 17/18


Standard(s)


Audit Type


ISO 9001:2008

01 100 117099


In view of the fact that audits are always based on sampling, weaknesses may still exist which were not revealed and identified during the audit. The audit team and the certification body will treat all information gained during the audit with strict confidentiality.

4.2 Special features of stage 1 auditing The audit was carried out on site.

4.3 Special features of stage 2 auditing No further special features must be complied with. The stage 2 audit was scheduled together with the client to take place on 2011-06-27 to 30.

2011-06-17

Rachmat Kurniawan

Date

Audit Leader

Rev. 3.0 (2011-06)

Page 18/18

Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008

Recommend Documents