Stafmedewerker ICT 1. Identificatiegegevens Functietitel
Stafmedewerker ICT
Dienst
Onthaal & informatie
Afdeling
Algemene zaken
Niveau
B
Graad
B1-B3
2. Positionering in het organogram Geeft leiding aan Rapporteert aan
Diensthoofd Algemene zaken
3. Doel van de functie Realiseren, ondersteunen en helpen bij de maximale en efficiënte automatisering binnen de diverse gemeentelijke diensten en instaan voor een betrouwbare werking, beheer, onderhoud en verdere coherente ontplooiing van de informatica, netwerken en telefonie. Instaan voor het opleiden van de gebruikers in de diverse toepassingen, zodat de diensten hun taken naar behoren kunnen vervullen. 4. Taken en verantwoordelijkheden
Instaan voor een efficiënte automatisering van alle gemeentelijke diensten, het College en de Gemeenteraad, zodat de organisatie en het bestuur kunnen werken met de meest efficiënte en op elkaar afgestemde of gebruiksvriendelijke hard- en software. Dit omvat ondermeer volgende taken : o opmaak van een automatiseringsplan (beleidsplan informatica) op korte en lange termijn rekening houdend met de terzake genomen beleidsbeslissingen o instaan voor het opvolgen van de verschillende systemen binnen de verschillende entiteiten en de verschillende systemen efficiënt laten samenwerken binnen één serveromgeving
o o o o
instaan voor een werkwijze voor de installatie, de beveiliging, het onderhoud en de herstelling van hard -en software coördineren van alles wat met informatica te maken heeft ontwikkeling en beheer van het framework voor internet en intranet beheren van het globale budget van de dienst of projecten
Instaan voor het beheer van centrale computersysteem en het onderhoud van hard- en software. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Up-to-date en operationeel houden van netwerkcomponenten, servers, pc’s, laptops, IP adresseringslijst, netwerkconfiguratie o Implementeren en beheren van back-upsysteem, zodat er geen gegevens verloren gaan: Nemen van back-ups onderhoud en configuratie van back-up servers bewaren en indexeren van back-up tapes o Instaan voor de beveiliging : Beheren en opvolgen van de beveiliging (toegang, antivirus, firewall, enz.) o Verzekeren van gebruikersbeheer: toegang en rechten o Plannen en uitvoeren van nieuwe installaties zowel qua hard- als software o Zoeken naar vernieuwingen en verbeteringen aan het computersysteem
Instaan voor een efficiënt beheer van de ICT-infrastructuur (computer- en telefoniepark). Dit omvat ondermeer volgende taken : o Begeleiden en adviseren van alle entiteiten betreffende telefonie, hard- en software. o Netwerk en PC’s beveiligen tegen, virussen inbraakpogingen o Installeren van PC’s en randapparatuur o Uitvoeren van servertaken o Uitvoeren van netwerktaken o Onderhoud en planning servers, backups, … o Onderhoud en planning van PC’s en randapparatuur o Onderhoud en ondersteuning van componenten netwerk zowel LAN als WAN o Installatie, opvolging en onderhoud van hard- en software o Onderhoud, ondersteuning en planning van telefoniecomponenten
Organiseren van telecommunicatie tussen de gemeentelijke diensten en de burger door middel van de uitbouw en het beheer van de gemeentelijke website, zodat de burger geïnformeerd wordt over het beleid en de dienstverlening via elektronische weg. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Beheer en algemene structuur website o Beheer technische aspecten webstek (browser, java-scripts, HTMLcode, …) o Aandacht voor toepassingen die de interactie met de burger bevorderen
o
Onderhoud en bijwerken van de gemeentelijke website
Organiseren van telecommunicatie tussen de gemeentelijke diensten en de burger door middel van de uitbouw en het beheer van sociale media, zodat het bestuur informatie kan delen met de burger. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Instaan voor het informeren via sociale media rekening houdend met de genomen beleidsbeslissingen o Vorm geven en opvolgen van het sociale-media aspect van het bestuur o Waken over de kwaliteit van de gedeelde informatie, zodat de artikels die verschijnen aantrekkelijk zijn en passen binnen de look-and-feel van het bestuur
Organiseren van telecommunicatie tussen de gemeentelijke diensten en de burger door middel van de uitbouw en het beheer van het digitaal loket, zodat de toegankelijkheid van de dienstverlening verbeterd wordt door een 24u loket en andere elektronische kanalen ter beschikking te stellen. Dit omvat ondermeer volgende taken : o Ontwikkelen van e-formulieren o Ter beschikking stellen van e-zuilen o Ontwikkelen van nieuwe initiatieven op basis van nieuwe ICTmogelijkheden o Permanente promotie e-loket naar de burger verzorgen
Bijdragen tot het definiëren van het lastenboek en opvolgen van de uitbestede werken door de contractanten, zodat de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken uitgevoerd worden : Dit omvat ondermeer volgende taken : o Bieden van technische ondersteuning voor de opmaak van het bestek o Opvragen van prijzen o Controleren van de werkzaamheden o Controleren van en rapporteren over de vorderingsstaten
Instaan voor de IT-helpdesk zodat alle medewerkers worden ondersteund in het gebruik van alle hard- en software die noodzakelijk zijn om een vlotte dienstverlening te waarborgen voor de burgers : Dit omvat ondermeer volgende taken : o Het ondersteunen van gebruikers bij het werken en bij het oplossen van specifieke problemen met betrekking tot de hardware en software o Installeren en onderhouden van de nodige hard- en software gebruikt door de medewerkers. o De binnengekomen probleemmeldingen zo correct mogelijk analyseren en categoriseren naar soort probleem en hoogdringendheid o Eenvoudige problemen zoveel mogelijk zelf oplossen vanuit de dienst Informatica, de nodige instructies doorgeven aan de probleemmelder en de overige problemen correct doorspelen naar de specialisten (bvb. Cevi) o Het opzetten van de nodige procedures om zo snel mogelijk een probleem te lokaliseren en op te lossen
o o o o o
Feedback geven aan gebruikers met betrekking tot het gemelde probleem en de oplossing Maken van sjablonen en standaarddocumenten van de eindgebruikers Bijhouden inventaris computer hard- en software Ontwikkelen van kleine automatiseringsprojecten Opleiden van de gebruiker
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie en middelen die noodzakelijk zijn om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat ondermeer volgende taken : o Constructief deelnemen aan het werkoverleg o Informeren van de leidinggevende en het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst o Zorgen voor een optimale communicatie met het college en in het bijzonder met de functioneel bevoegde schepen o Zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de andere diensten (intranet, info voor website, folders en brochure, jaarverslag, pers, ….) o Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening o Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben
Ontwikkelen en stimuleren van samenwerkingsverbanden en instaan voor de externe communicatie en vertegenwoordiging van de dienst Dit omvat ondermeer volgende taken : o Stimuleren en ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met het OCMW, buurgemeenten… o Verzorgen van contacten met hard- en softwareleveranciers, subregionale centra voor informatica, provinciale, gewestelijke en federale overheidsinstellingen op gebied van ICT. o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het gemeentebestuur
Bestuderen, voorbereiden en implementeren van nieuwe of gewijzigde wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst Dit omvat ondermeer volgende taken : o Opvolgen integreren van wetgevingen en reglementeringen o Door herhaaldelijk marktonderzoek, bijscholing en vorming op de hoogte blijven van de software aangeboden door externe bedrijven o De nodige vakkennis op doen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie o Vakgerichte informatie raadplegen
5. Competentieprofiel KERNCOMPETENTIES
Zelfontwikkeling o neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling o vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies o staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes o werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties o kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen o probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan Klantgerichtheid o leeft zich in de situatie van klanten in o stelt zich dienstverlenend op voor iedereen o speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen o neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten o streeft naar klanttevredenheid Samenwerken o overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen o leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na o blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang o helpt anderen o stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang o stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep o zoekt mee naar oplossingen bij conflicten o gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Integriteit o geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten o kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar o wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie o gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie o houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is o heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Loyaal zijn o voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin o vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten
o toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid o bouwt mee aan een positief imago van de organisatie FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Plannen en organiseren o plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten o stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af o houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen o past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen o plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig o verzekert continuïteit en behoudt overzicht Adviseren o verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, … o vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen o houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier o onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten o betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Mondeling communiceren o o o o o o o o
formuleert helder en duidelijk houdt een samenhangend betoog sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties kan de aandacht vast houden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon vraagt door op gegeven informatie toetst of de boodschap goed en correct is overgekomen brengt structuur en houvast gaat strategisch om met argumenten
Visie ontwikkelen o neemt afstand van de dagelijkse problemen o neemt tijd om vooruit te denken o overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties o ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties o richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn o kan stategieën op een heldere manier voorstellen Probleemoplossend werken o signaleert problemen op tijd o onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden o kan tot synthese/beoordeling komen o onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten o betrekt de juiste mensen of instanties bij problemen o formuleert praktische en haalbare oplossingen
o
bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen
Zelfvertrouwen o heeft vertrouwen in eigen standpunten en draagt deze uit o geeft gemaakte fouten openlijk toe o heeft een stevige en weerbare opstelling in contacten o laat zich aanspreken op gedrag en staat open voor feedback o straalt gezag en vertrouwen uit o treedt consequent en vastberaden op FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES o Kennis van architectuur van informaticasystemen en infomaticatechnologieën o Kennis hebben inzake hardware ,en software voor administratieve ondersteuning in gebruik bij het bestuur en andere netwerken o Kennis van besturingssystemen in gebruik bij het bestuur en andere netwerken o Kennis van webdesign o kennis inzake projectmanagement o Kennis van beveiligingsregels voor informatica en telecom SOLLICITEREN Uw kandidaatstelling (sollicitatiebrief met CV en kopie van het diploma) mag gemaild worden naar
[email protected] of kan verstuurd worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, Oud Dorp 2 te 9260 Wichelen tegen uiterlijk 10 september 2015.
Wervingsvoorwaarden • Diploma/relevante beroepservaring: in het bezit zijn van o Minstens een Bachelor diploma of een daarmee gelijkgesteld diploma in de richting van informatica of in een richting die hiermee in de lijn ligt o Ofwel o Minstens een niet-specifiek bepaald Bachelor diploma of daarmee gelijkgesteld diploma én minimum 2 jaar relevante ervaring binnen het werkgebied van de functie hebben • Slagen voor het aanwervingsexamen Het aanwervingsexamen A. Schriftelijk deel – 50 punten, minstens 50% van de punten te behalen om geslaagd te zijn. Het schriftelijk gedeelte omvat één of meerdere geïntegreerde opdrachten zoals: • Een proef gevalstudie en/of meerdere cases met betrekking tot zaken die rechtstreeks verband houden met het werkgebied van de dienst en de eigen bevoegdheden, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. Dit luik kan een praktijkgerichte informaticatest integreren. In dit onderdeel worden de competenties vereist voor de functie op basis van de resultaatsgebieden in de functiebeschrijving en het competentieprofiel getoetst. • Proef wetgeving die de basiskennis van het Gemeentedecreet, de gemeentelijke organisatie en de vereiste wetgeving (gelinkt aan de resultaatsgebieden van de functiebeschrijving) toetst. De proef wetgeving kan deels of geheel verwerkt worden in het luik gevalstudie en/of cases. B. Mondeling deel – 50 punten, minstens 50% van de punten te behalen om geslaagd te zijn. Het mondeling deel voorziet in: • Mondelinge toelichting bij de schriftelijke opdracht(en) waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en competentieprofiel getoetst worden. • Interview waarin er getoetst wordt naar de competenties die vereist zijn voor de functie en waarin er gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein Om geslaagd te zijn voor het schriftelijk en mondeling gedeelte moeten de kandidaten in totaal 60 % van de punten behalen. De selectiecommissie bestaat uit drie externe ervaringsdeskundigen, waarvan minstens twee ervaringsdeskundigen werkzaam in een lokaal bestuur, met een kwalificatie minstens gelijkgesteld aan de functie waarvoor het examen georganiseerd wordt. Waarnemende leden van het gemeentebestuur Wichelen: • Secretaris of personeelslid van de gemeente die als secretaris fungeert van de jury • Diensthoofd technische dienst
Wervingsreserve Er wordt een wervingsreserve voor de duur van drie jaar aangelegd, verlengbaar met twee jaar, onder voorwaarde dat de geselecteerde competenties nog relevant zijn voor de inhoud van de functie.
