Stadsarchief
Datum april 2010
Aanpak archieven DWR, WLB, HAV en ZAG
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Werkwijze? Uitgangspunt: ruimen + borgen handelen Voorwaarde borgen handelen: kijken naar werkprocessen
Een kort schematisch overzicht Besturingsprocessen: Strategische ori ëntatie op en Strategie, beleid Strategisch beleidcommunicatie en control met externe partijen en control
Realisatie processen:
Vragen Klanten contacten onderhouden
Opdrachten Opdrachten
n, ne en in r w ve er l e at en kw en rin er D uiv Z
Particulieren Consumenten Bedrijven Gemeentes
contacten onderhouden Klanten
W bes atersy ture s n en temen beh eers en
Vragen
Diensten Contracten Informatie Facturen
Klanten contacten onderhouden
Rapportages Rapportages Waterschap AGV
melen r inza e t a Afvalw zuiveren en
Ondersteunende processen: Ondersteunende processen: Installaties Installaties en processen en processen HRM ontwikkelen en realiseren ontwikkelen & realiseren
Ondersteuning en advisering over bedrijfsvoering en mensen
Particulieren Consumenten Bedrijven Gemeentes
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Werkprocessen Wat zijn de bronnen voor de besturingsprocessen? Welke primaire processen kun je onderscheiden en wat waren hiervan de belangrijkste bronnen? Wat zijn de belangrijkste bronnen voor de ondersteunende processen?
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Werkwijze Uitzoeken wat de belangrijkste bronnen zijn per hoofdproces Beoordelen kwaliteit bronnen (volledigheid en wijze van ontsluiten) Keuze beste bronnen Beschrijven bronnen en opnemen in inventaris
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Voorbeeld Bestuursproces WLB Analyse: Belangrijkste bron: MT verslagen WLB (hierin alle belangrijke onderwerpen besproken) Beoordelen kwaliteit: volledig, maar slechts op datum raadpleegbaar Beschrijven bronnen: serie op datum, maar ook neveningang maken op onderwerp dmv OCR agenda
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Ander voorbeeld Primair proces DWR afvalwater zuiveren (rioleringstaak gemeente Amsterdam) Analyse: wat zijn die taken? Zijn dit taken waarvan neerslag bewaard moet worden of op termijn VVV? Taken waarvan neerslag bewaard moet worden: aanleg persleidingen Hoe is aanleg persleidingen gedocumenteerd? Digitaal of analoog? Beoordelen kwaliteit Opnemen meest volledige neerslag in inventaris (bijvoorbeeld de digitale kaarten met overzichten rioleringen in inventaris)
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet Project:
2.1.1 Riolering
Verantwoordelijk: Ondersteunend (rol): Aanpak en verantwoording:
DWR voert de rioleringstaak uit voor de gemeente Amsterdam. Daartoe beheert DWR: -Riolen: aanleg (B, overzicht?), onderhoud, reiniging, inspectie (V) -Persleidingen: aanleg (B), onderhoud, reiniging, inspectie (V) -Huisaansluitingen (V) -Rioolgemalen: bouw (B, bouwkundig, uitzonderlijke installaties), onderhoud (V), monitoring (V) -Overstorten (B overzicht) -Kolken (B overzicht?)
Producten van project:
Inventaris; digitale bestanden in overdraagbare vorm brengen; materiële verzorging papieren bestanden
Planning en taakverdeling:
Deelproject Leidingen (Riolen/Persleidingen) Rioolgemalen Overstorten/Kolken
Totaal aantal uren:
Uitvoerende
Gepland e tijd
Deadline
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Totaal Twee projectenboeken: Projectenboek DWR Projectenboek WLB
Hierin: Opsomming belangrijkste processen WLB en DWR Opsomming activiteiten die verricht moeten worden om deze processen vast te leggen in inventaris. Opgeknipt in (deel)projecten, uit te voeren door medewerkers Waternet en medewerkers Stadsarchief
Stadsarchief Aanpak oud archief Waternet
Maar?
We ruimen toch ook papier op? (doelstelling 1) Hoe weten we dat we volledig zijn? Beoordelen we dan niet alles? Nog meer vragen?
