Spreken en techniek 0. Inleiding 1. De tien meest populaire manieren om je presentatie te verknallen Handboeken communicatie vertellen hun lezers altijd waarop ze moeten letten en welke regels ze in het achterhoofd moeten houden. Maar misschien is het ‘s interessant om dit onderwerp van de andere kant te bekijken. Als je de volgende tips volgt, dan zal je presentatie gegarandeerd mislukken. Het is een overzicht van de tien meest gemaakte fouten bij een presentatie. 1. Je hebt je slecht of niet voorbereid op je presentatie. Zelfs degenen die altijd goeie presentaties geven, blijven zich voorbereiden op elke presentatie. Wie zich voorbereidt en oefent, kan zijn informatie veel beter presenteren en kan veel beter op reacties en vragen anticiperen. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij 1. Stap 1: De presentatie voorbereiden. 2. Je maakt een slechte eerste indruk. Een publiek oordeelt over een spreker binnen de eerste twee minuten van een presentatie. De meeste zelfs na 30 seconden. Wie dus een eerste slechte indruk maakt, verliest aan geloofwaardigheid en ziet zo zijn kansen verminderen op het geven van een efficiënte presentatie. Onthoud dus dat je nooit een tweede kans krijgt op een eerste goede indruk. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij 2. Stap 2: 1.4: De presentatie uitschrijven. 3. Niemand weet wat je met je presentatie eigenlijk wil bereiken. Als jij niet weet wat je publiek zou moeten kennen/kunnen/doen na je presentatie, dan heb je geen reden om een presentatie te geven. De doelstelling(en) van je presentatie kennen is de basis voor het ontwerpen van een efficiënte presentatie. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij 1. Stap 1: 1.3. Het doel van de presentatie. 4. Je presentatie heeft een slechte visuele ondersteuning. Beelden helpen je om de belangrijkste punten van je presentatie in de verf te zetten. Als een efficiënte visuele ondersteuning ontbreekt in je presentatie, gooi je één van de belangrijkste communicatiemiddelen overboord. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 2: 2. De visuele middelen. 5. Je blijft op die ene tegel plakken tijdens de hele presentatie. Er is niks erger dan een spreker die besloten heeft om zijn plekje nooit meer te verlaten. Natuurlijk moet je niet plots tijdens je presentatie de volledige zaal gaan verkennen, maar een natuurlijke lichaamsbeweging van de spreker helpt om het publiek bij het onderwerp te houden. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 3: 2.2. Het lichaam van de spreker. 6. Je betrekt het publiek niet in je presentatie. Je krijgt je toehoorders zeer gemakkelijk ongeïnteresseerd, als je ze toelaat om passief te blijven. Als je het publiek betrekt in je presentatie (bijvoorbeeld door aan hen vragen te stellen), dan zullen zij vlugger geneigd zijn om aandachtig te blijven. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 3: 2.4.5 Het publiek doet lastig.
Spreken en Techniek
1
7. Je slaagt erin slechts één gezichtuitdrukking te hanteren tijdens de hele presentatie. Gepaste gezichtsuitdrukkingen helpen om bepaalde elementen uit de presentatie te beklemtonen en zo de boodschap beter over te brengen. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 3: 2.2.3. Gelaatsuitdrukkingen. 8. Je maakt geen oogcontact met je publiek. Als je een presentatie geeft, dan wil je zo efficiënt mogelijk communiceren met je publiek. Als je geen oogcontact maakt met je publiek, dan zullen zij jou en/of je boodschap niet serieus nemen. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 3: 2.2.2 Oogcontact. 9. Je hebt vakkundig elke vorm van enthousiasme uit je presentatie geweerd. Als jij al niet enthousiast bent over het onderwerp, waarom zou je publiek het dan wel zijn? Sprekers die vol passie hun presentatie geven, zijn vaak de beste. Maar let er wel op dat je hierin niet onnodig gaat overdrijven. Niet elk onderwerp verlangt een spreker barstend van enthousiasme. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij Stap 3: 2. Vijf stappen in het geven van een goede presentatie. 10. Het slot van je presentatie lijkt nergens op. Zelfs al heb je bovenstaande valkuilen vermeden, dan nog kan je de efficiëntie van je presentatie ondergraven door het slot van je presentatie te verwaarlozen. Het slot verwijst terug naar het begin van de presentatie en vormt zo als het ware een beschermende ring rond je presentatie. Ook maak je hier (nog eens) duidelijk wat je van het publiek verwacht: iets kennen/kunnen/doen. Wil je deze fout vermijden? Lees dan verder bij 2. Stap 2: 1.4: De presentatie uitschrijven. Uiteraard kan je op nog veel andere manieren je presentatie verknoeien, maar deze tien komen het meest voor. Hou er wel rekening mee dat de oplossingen voor deze problemen soms meer schade aanrichten dan het eigenlijke probleem. Wie bijvoorbeeld weinig of geen expressie in zijn gezicht legt, moet niet ineens gekke bekken beginnen trekken tijdens zijn presentatie. Doe alles met mate. We weten nu al welke fouten we moeten vermijden, maar dat is niet voldoende om een goede presentatie te geven. In het volgende onderdeel bekijken we al even kort hoe je uiteindelijk een goede spreker kan worden. 2. Hoe geef je een goede presentatie?: een stappenplan Bijna alle goede sprekers volgen hetzelfde bouwplan om een presentatie te geven. Dat bouwplan werkt volgens vier stappen Stap1: Tijdens de voorbereiding van de presentatie concentreert men zich eerst op de algemene situatie van de presentatie. Welk thema moet men behandelen? Wat is het doel van de presentatie? Voor welk publiek gaat men spreken? Waar en wanneer zal dat alles plaatsvinden? Heeft die locatie de geschikte apparatuur? Daarna begint men het nodige materiaal voor de presentatie bijeen te zoeken. Zo kan men uiteindelijk het onderwerp afbakenen en het overgebleven materiaal structureren. Stap 2: Uiteindelijk wordt er aan de uitwerking van de presentatie begonnen. Er wordt een inhoudelijk sterke tekst geschreven die aan de basis zal liggen van de
Spreken en Techniek
2
presentatie. Samen daarmee maar meestal erna zullen goede sprekers vandaag een PowerPoint-presentatie in elkaar steken om hun presentatie te ondersteunen. Stap 3: Uiteraard komt ooit de dag van de waarheid waarop de presentatie gegeven zal moet worden. Tijdens zo’n presentatie let een goede spreker op zijn stemgebruik en lichaamstaal. Ook kan hij of zij dan perfect omgaan met onverwachtse voorvallen Stap 4: De laatste stap wordt vaak vergeten door sprekers die slechts af en toe een presentatie moeten geven. Na de presentatie zou een spreker moeten reflecteren op de geleverde prestatie. Wat was goed? Wat kon beter? Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik die fout(en) de volgende keer niet meer maak? Kortom: Stap 1: De presentatie voorbereiden - De algemene situatie van de presentatie kennen o Aanleiding van de presentatie? o Onderwerp van de presentatie? o Doel van de presentatie? o Doelpubliek van de presentatie? o Andere sprekers voor of na je presentatie? o Plaats van de presentatie? o Tijd van de presentatie? - De presentatie voorbereiden o Materiaal zoeken o Onderwerp afbakenen o Overgebleven materiaal structureren Stap 2: De presentatie uitwerken - Een tekst als basis voor de presentatie uitwerken o Inhoudelijk sterk o Structureel correct Inleiding Midden Slot o Aantrekkelijk - Presentatie visueel ondersteunen via MS PowerPoint Stap 3: De presentatie geven - Voor de presentatie: spreekangst en zaalopstelling - De stem goed gebruiken - Een gepaste lichaamstaal hanteren - Met onverwachtse voorvallen omgaan - Na de presentatie: de vragenronde Stap 4: De presentatie evalueren - Wat was goed? - Wat kon beter? - Hoe kan de presentatie verbeterd worden?
Spreken en Techniek
3
1. Stap 1: De presentatie voorbereiden 0. Inleiding Hoewel het overal tot treurens herhaald wordt, vergeten veel sprekers dat de voorbereiding meestal de kwaliteit van de uiteindelijke presentatie bepaalt. Problemen die later opduiken (bijvoorbeeld spreekangst), kunnen vaak weggewerkt worden door een grondige voorbereiding van de presentatie. Net zoals je eerst gaat controleren of een bepaald stuk land wel geschikt is voor het huis dat je wil bouwen, ga je ook eerst de ‘omgeving’ van de presentatie verkennen. Je zal je afvragen wat de algemene situatie van de presentatie is: bijvoorbeeld, wat is de aanleiding van de presentatie, en welk onderwerp moet er behandeld worden? Maar ook de meer ‘reële’ kenmerken van de presentatie mag je niet uit het oog verliezen: bijvoorbeeld, waar zal je de presentatie moeten geven, en wie zal je publiek zijn? En als we dezelfde beeldspraak van daarnet hernemen, moet je er ook voor zorgen dat de fundamenten van je huis in orde zijn, voordat je aan het eigenlijke metselwerk begint. Een gebouw zal in elkaar storten als het niet op een stevige fundering steunt. Voordat je de presentatie geeft, moet je dus goed voorbereid zijn. Eerst moet je genoeg materiaal over het onderwerp verzameld hebben. Daarna ga je de stukken selecteren die je in de presentatie zal behandelen. Uiteindelijk ga je die informatie op de gepaste manier structureren. 1. De algemene situatie van de presentatie Als je de opdracht krijgt om een presentatie te geven, dan begin je met jezelf enkele noodzakelijke vragen te stellen. Voorlopig hoef je nog geen materiaal te verzamelen of en een tekst uit te schrijven, want eerst moet je achterhalen welke soort presentatie je zal moeten geven. Het antwoord daarop zal de rest van je voorbereiding bepalen. Je probeert dus eerst volgende vragen op te lossen: - Wat is de aanleiding? - Wat is het onderwerp? - Wat is het doel? - Wie is het doelpubliek? - Komen er sprekers voor of na mij? - Waar is de presentatie? - Wanneer is de presentatie? 1. De aanleiding van de presentatie Waarom moet ik een presentatie geven? Wat kunnen de gevolgen zijn van mijn presentatie? Kadert het in een groter geheel? Is het een formele of informele bijeenkomst? 2. Het onderwerp van de presentatie Waarover zal mijn presentatie handelen? Moet ik het onderwerp sterk uitdiepen of moeten alleen de grote lijnen weergegeven worden? Het antwoord hierop hangt samen met de aanleiding, het doel, het doelpubliek en de gegeven tijd van de presentatie. Ook kunnen andere sprekers de invulling van je onderwerp beïnvloeden. 3. Het doel van de presentatie
Spreken en Techniek
4
Je moet duidelijk voor ogen hebben wat het publiek na afloop van de presentatie zou moeten kennen/kunnen/doen. Meestal onderscheidt men vijf mogelijke doelen bij menselijke communicatie. Soorten doelen
De spreker wil het publiek …
Informatief Instructief Persuasief Motiverend Affectief
Informeren Instructies geven Overtuigen Aanzetten tot actie Gevoelens opwekken
De spreker wil de … van het publiek beïnvloeden Kennis over feiten Vaardigheden Mening en houding Bereidheid en gedragsintentie Emoties
Volgens een recent Nederlands onderzoek (TU Delft) gaan ingenieurs vooral informatieve presentaties geven. Althans, de respondenten zelf omschreven iets meer dan de helft van hun presentaties als informatief.
Verkopen 6% Adviseren 12% Informeren 51%
Instrueren 14%
Gemengd 17%
Toch moeten hier enkele bedenkingen bij gemaakt worden. Ten eerst, een presentatie bespeelt meestal verschillende doelen tegelijkertijd. Als een publiek aangezet moet worden tot actie, dan zal je dat publiek eerst daarover moeten informeren, overtuigen waarom ze het zouden doen, en uiteindelijk instrueren hoe ze dit moeten doen. Ook kan je vragen stellen bij het begrip ‘informatieve presentatie’. Volgens bepaalde onderzoekers geef je geen presentatie om de mensen te tonen wat je kent, maar wel meestal om die mensen te overtuigen van je zaak. Bijvoorbeeld, een presentatie als Eindpresentatie aan klant van een concept boorplatform zal die klant niet alleen willen informeren over dat boorplatform maar waarschijnlijk die ook willen overtuigen van de rendabiliteit, nut, enzovoort ervan. Toch is het zeer nuttig om vooraf de doelen van de presentatie voor jezelf duidelijk te maken. Op die manier kan je de informatie op de meest gepaste manier ordenen. Bijvoorbeeld, als je het bouwontwerp van een nieuw gemeentehuis moet toelichten, dan hou je er best rekening mee dat je de burgemeester en schepenen van je plannen zal moeten overtuigen. Misschien zal een opsomming van zeer technische gegevens in je presentatie dan plaats ruimen voor een meer uitgebreide uiteenzetting van de voordelen van zo’n ontwerp. Soms is een presentatie zelfs niet het meest geschikte middel om een bepaalde doel te bereiken: Spreken en Techniek
5
-
als er veel en gedetailleerd informatie overgedragen moet worden; als er veel informatie onthouden moet worden; als er complexe materie overgebracht moet worden die praktisch toegepast moet worden. In deze gevallen is het veel efficiënter om het materiaal schriftelijk aan het publiek mee te geven. Ondanks deze beperkingen zijn er ook veel situaties waarin een presentatie net veel nuttiger is dan zijn schriftelijke tegenhanger. Een presentatie kan perfect: - de belangstelling opwekken voor het onderwerp; - de mening van het publiek over het onderwerp opwekken; - het publiek tot actie aanzetten; - de discussie over een bepaald onderwerp aanwakkeren. 4. Het doelpubliek van de presentatie Zoals het bekendste communicatieschema duidelijk maakt, gaat communicatie nog altijd over een zender die een boodschap stuurt naar een ontvanger. Die ontvanger moet steeds centraal staan in de voorbereiding van je presentatie, en daarom probeer je eerst volgende vragen op te lossen: - Wat is de achtergrond van het publiek? Kennen ze het onderwerp? Zo ja, hoe goed kennen ze het? Hebben ze al bepaalde ideeën over het onderwerp? - Waarom komen ze naar mijn presentatie? Wat verwachten ze te horen? - Kennen ze elkaar? - Wat is de gemiddelde leeftijd? - Welk taalgebruik associëren ze met een presentatie? - Zijn ze (niet) verplicht aanwezig? - Welke vragen zullen ze waarschijnlijk stellen? - Hoeveel personen zullen er zijn? De laatste vraag is zeer belangrijk, want zoals Amerikaanse presentatie-experts het omschrijven: “Size does matter!” Hoeveel personen het publiek telt, bepaalt welke soort presentatie je zal geven. Onderstaand schema toont hoe een verschillend aantal toeschouwers de presentatie een volledig andere richting uitduwt. Kleine groep (tot 6 pers.) … staat centraal Visuele ondersteuning
het publiek
Interactieve groep (tot 12 pers.) de inhoud
geen beperkingen
geen beperkingen
Gestructureerde groep (tot 25 pers.) de inhoud en de spreker doelstellingen van de presentatie beklemtonend
Groepen in een grote zaal (vanaf 25 pers.) de spreker wel beperkingen: moet nl. gemakkelijk om te lezen zijn
Bij kleine groepen staat het publiek centraal. Doordat er zo een intieme relatie ontstaat tussen publiek en spreker, gaan de toeschouwers zich belangrijk voelen. Ze krijgen de indruk dat zij de presentatie gaan sturen. Presenteerstijl, tempo of de mate van groepsinteractie lijken door het publiek bepaald, en niet door de spreker. De kwaliteit van de presentatie wordt dan niet onmiddellijk bepaald door de structuur ervan of door jouw presentatietechnieken, maar door je band met het publiek. Vanaf meer dan 6 personen wordt echte interactie tussen spreker en publiek bijna onmogelijk tijdens een presentatie. Als compensatie wordt de inhoud nu beklemtoond,
Spreken en Techniek
6
waardoor de visuele ondersteuning de inhoudelijke doelstellingen van de presentatie nu helpt te verduidelijken. Zodra je een presentatie geeft aan een groep van 12-25 personen, moet je alleen maar gefocust zijn op hoe je de boodschap zo goed mogelijk zal overbrengen. Het publiek verwacht dit ook en zal daarom niet onmiddellijk proberen om je te onderbreken. Interactie tussen spreker en publiek is zo zeer minimaal. Maar het verwacht dan wel dat de visuele ondersteuning zich concentreert op de belangrijkste doelstellingen van de presentatie. Bij zeer grote groepen moet je beseffen dat het publiek alleen afgekomen is omdat het jou wil zien. Niet alleen de inhoud van de presentatie maar ook de spreker zelf is dus nu belangrijk. Doordat de groep zo groot is, moet men ook de leesbaarheid van de visuele ondersteuning niet uit het oog verliezen. Hoe je die visuele ondersteuning nu concreet moet invullen, wordt behandeld in Stap 2. 5. Andere sprekers voor of na de presentatie Vaak ben je de enige die een presentatie moet geven, maar het kan toch ook voorvallen dat er andere sprekers voor of na jou optreden. Hou daarom rekening met de volgende vragen: - Zijn er andere sprekers? - Waarover zullen ze presenteren? Zal hun presentatie overlappen met die van jou? Zullen ze jouw standpunt aanvechten? 6. De plaats van de presentatie Zelfs al heb je de beste presentatie ooit in je achterzak zitten en ben jij de meest geschikt persoon om die te geven, dan nog kan de kwaliteit van je presentatie sterk tegenvallen. Wie bijvoorbeeld een schitterende PowerPoint-presentatie in elkaar gestoken heeft, ziet misschien de moed in zijn schoenen zakken als hij ontdekt dat de zaal geen computer of beamer heeft. Externe omstandigheden zorgen er soms voor dat je moet afwijken van je planning en soms gaat een presentatie dan volledig de mist in. De tijd van de presentatie is hierin een belangrijke factor, dat behandelen we straks, maar ook de plaats van de presentatie kan een belangrijke rol spelen in het slagen van je prestatie: - Waar moet ik de presentatie geven? - Kan ik die zaal op voorhand bekijken? - Is de nodige apparatuur aanwezig? (computer, projectiescherm, beamer, projector, audio-installatie) - Zal er technische bijstand aanwezig zijn? - Hoe zal de zaal opgesteld zijn? De zaalopstelling kan een presentatie kraken of maken. Als de eerste tien rijen leeg staan, dan zal niemand meer de honderd mensen opmerken die naar jou aan het luisteren zijn. Ook kan het bijvoorbeeld een intieme en opbouwende sfeer creëren, maar soms kan het net een zeer hiërarchische en autoritaire indruk geven. Uiteraard kan elke zaalopstelling ooit gebruikt worden, maar niet bij elke presentatie. Hoe je de zaal inricht, hangt af van de soort presentatie die je gaat geven: 1. Een theater Dit is vooral gepast voor grotere groepen. Alvast zorg je ervoor dat iedereen jou en de visuele ondersteuning goed kan zien. Vaak kan je niet zoveel veranderen
Spreken en Techniek
7
aan de uiteindelijke zaalopstelling. Meestal zorgt ‘een theater’ voor een zeer hoogdravende indruk, maar soms verandert de sfeer al volledig, als de banken bijvoorbeeld niet meer tegen elkaar staan, maar kleine eilandjes vormen. Zoiets noemt men dan een leslokaal-opstelling. 2. Een U Deze opstelling wordt vooral bij kleinere groepen gebruikt. Contact tussen spreker en publiek is veel directer, waardoor deze opstelling vaak gebruikt wordt voor trainingen en groepsdiscussies. 3. Een vergadertafel Bij kleinere groepen is de ‘vergadertafel’-opstelling de meest populaire. Zowel formele als informele presentaties kunnen bij zo’n opstelling gegeven worden. Daarnaast kan het contact tussen spreker en publiek heel direct zijn. Het blijft wel belangrijk dat de spreker aan het hoofd van de tafel zit (of aan een andere prominente plaats), zodat de spreker alle aandacht blijft opeisen. Kortom:
Grootte groepen Sfeer
Een theater Groot Formeel
Een U Kleiner Vooral informeel
Een vergadertafel Eerder klein Zowel formeel als informeel
De zaal mag nooit volledig verduisterd worden tijdens projecties, want de aandacht van het publiek zal hierdoor veel sneller verslappen. Ook kunnen ze intussen geen notities nemen, als ze dat zouden willen. Daarnaast kan de spreker geen oogcontact meer houden met zijn publiek. 7. De tijd van de presentatie Als het gaat over de tijd van de presentatie zijn er drie essentiële vragen die beantwoord moeten worden: - Hoeveel tijd heb ik om de presentatie voor te bereiden? - Hoe lang moet de presentatie duren? - Wanneer moet ik spreken? Is de presentatie aan het begin van de dag of net aan het einde ervan? Kom ik vlak voor of net na een pauze? Komt het publiek net uit een vakantie of gaan ze er net aan beginnen? Vaak krijg je voor een presentatie een opgelegd aantal minuten om te vullen, en kan je zelf niet kiezen hoe lang je zal spreken. Als je toch een van die zeldzame keren meemaakt dat je zelf de tijdsduur van je presentatie mag vastleggen, dan moet je zeker volgende informatie in het achterhoofd houden. Talrijke Amerikaanse onderzoeken toonden aan dat de gemiddelde volwassen toehoorder slechts 15 tot 20 minuten met zijn volle aandacht bij een presentatie kan blijven. (zie onderstaande grafiek) Na 5 minuten zien we al een eerste verval. Bij testen viel onder andere op dat studenten vooral de eerste minuten van een presentatie nog zeer goed konden herinneren. De tweede val in de concentratie valt onvermijdelijk na ongeveer 20 minuten. Terwijl ze enkele minuten daarvoor nog driftig notities aan het nemen waren, gaan studenten in colleges bijvoorbeeld dan hun pennen even aan de kant leggen. Sommigen gaan zelfs enkele seconden hun ogen sluiten, anderen zitten enkele minuten voor zich uit te staren zonder enige beweging te maken.
Spreken en Techniek
8
Na 45 minuten is het onmogelijk om een publiek nog te boeien. Dan kan de aandacht niet meer bij de spreker gehouden worden. Het publiek wordt dan onrustig en begint storende geluiden te maken. Vreemd genoeg duren de meeste lessen in het hoger onderwijs vaak meer dan één uur, terwijl de laatste minuten van die colleges dus eigenlijk bijna zinloos zijn. Het publiek let toch niet meer op. Het secundair onderwijs daarentegen vangt dit probleem wel op door lesuren van 50 minuten in te voeren.
aandacht van het publiek
Daarom, de ideale presentatie duurt: - ongeveer 20 minuten, - maar zeker niet langer dan 45 minuten! Als het mogelijk is, dan moet de spreker ook de belangrijkste informatie in de eerste vijf minuten plaatsen van zijn presentatie. Zo zal het publiek dit zeker onthouden.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
60
tijd (minuten)
2. De voorbereiding van de presentatie Zelfs al moet je niet voortdurend presentaties geven, dan nog besef je waarschijnlijk wel dat je eerst de inhoud van je presentatie moet gaan verzamelen voordat je die kan gaan uitwerken. Hoewel dit dus voor de meeste sprekers vrij irrelevant lijkt om hier te vermelden, mogen deze onderdelen toch niet in ons stappenplan ontbreken. 1. Materiaal zoeken Uiteraard hangt het af van je onderwerp waar je de informatie ervoor gaat zoeken. Maar ook andere kenmerken van de presentatie (doelstelling, publiek, enzovoort) bepalen welk materiaal de spreker zal moeten zoeken. Toch moet je je niet laten beperken in het totale aantal materiaal. Vaak kent de spreker de materie van zijn presentatie door en door, en als expert weet hij dan uiteraard welke bronnen hij hiervoor moet aanspreken. Het blijft wel een interessante oefening om te bedenken welke bronnen je NIET gaat gebruiken. Zoals daarnet al vermeld1, bestaan puur informatieve presentaties niet, en wordt er steeds een extra doelstelling gekoppeld aan zo’n presentatie. Bij het kiezen van 1
- zie 1.1.3
Spreken en Techniek
9
de bronnen toon je al voor de eerste keer je eigen mening over het onderwerp. Daarom kan je de opinie van een spreker vaak afleiden van de bronnen die hij niet vermeldt of gebruikt in zijn presentatie. 2. Onderwerp afbakenen Bij het elimineren van het overbodige materiaal moet je de volgende stelregel in het achterhoofd houden: Het publiek staat centraal bij een presentatie. Wat willen zij horen? Meestal hebben sprekers geen moeite om te achterhalen wat zij willen meedelen, maar wel vergeten ze intussen dat het publiek ook verlangens heeft. 3. Overgebleven materiaal structureren Nadat je het materiaal voor je presentatie gevonden hebt en geselecteerd hebt wat gebruikt kan worden in de presentatie, moet je het overgebleven materiaal in een structuur gieten. Wie nu nog niet weet welke richting de presentatie uit zal gaan, zal zijn toevlucht moeten zoeken tot psychologische ‘trucjes’ zoals de ontwikkelmethode. Maar wie eerst ‘de algemene situatie van de presentatie’ bekeken heeft zoals publiek en doelstelling, zou geen probleem mogen ondervinden om de gepaste structuur te vinden. Uiteraard verwijzen we hiervoor door naar het onderdeel ‘structureren’.
Spreken en Techniek
10
2. Stap 2: De presentatie uitwerken 0. Inleiding Nadat je alle mogelijke informatie over de presentatie hebt verzameld, moet je beginnen met de eigenlijke uitwerking. Meestal dient een uitgeschreven tekst al basis voor de latere presentatie, daarom wordt dit eerst behandeld. Daarna start je met de noodzakelijke visuele ondersteuning van je presentatie. 1. Inhoud 1. Spreken vs. schrijven Vaak herkent een publiek direct een spreker die zijn presentatie van buiten geleerd heeft. Als je aan de toehoorders dan vraagt waarom ze dit vermoeden, dan vertellen ze “dat het niet natuurlijk klinkt”. De spreker is moeilijk te volgen: hij gebruikt te zware woorden, vermeldt teveel details, enzovoort. Slechte sprekers schrijven inderdaad hun presentaties woord voor woord uit, memoriseren die tekst en gaan dan zo voor het publiek staan. Maar ze verliezen uit het oog dat een geschreven tekst die luidop gelezen wordt geen synoniem is voor een presentatie. Gesproken taal heeft namelijk enkele zeer kenmerkende eigenschappen, die niet voorkomen in schrijftaal. Spreektaal Korte zinnen Eenvoudige zinsconstructies Bijna geen bijzinnen: vooral “en… en…” Persoonlijke stijl: veel persoonlijke voornaamwoorden (ik, jij, wij, jullie) Vooral actieve zinnen: bijna geen zinnen met ‘worden’ Eenvoudig taalgebruik: - vooral alledaagse woorden: b.v. sturen - veel kwalificerende termen: b.v. veel, een heleboel - veel alomvattende termen: b.v. geen, nooit, altijd Veel rechtstreekse aanspreekvormen: vragen en instructies Relatief veel taalfouten: o.a. ongrammaticale zinnen Relatief veel onderbrekingen: veel aarzelingen (“euh”) en onafgemaakte zinnen
Schrijftaal Lange zinnen Complexe zinsconstructies Veel bijzinnen Onpersoonlijke stijl: bijna geen verwijzingen naar de schrijver Vooral passieve zinnen: zinnen met ‘worden’ Moeilijk taalgebruik: - vooral ambtelijke of ouderwetse woorden: b.v. zenden - jargon - exacte aanduidingen Weinig rechtstreekse aanspreekvormen: meer indirect Alleen kleine taalfouten: vooral spelling Bijna geen onderbrekingen
Bijvoorbeeld, de gemiddelde lengte van een zin is in een gesprek ongeveer 16 woorden korter. De woordenschat in een gesprek is ook veel beperkter: persoonlijke voornaamwoorden als ‘ik’ en ‘jij’ vormen zelfs acht procent van het totale aantal gebruikte woorden. Daarnaast zijn die gebruikte woorden gemiddeld korter dan die uit een tekst. Ook luistert een gemiddeld publiek niet graag naar een spreker die voortdurend ‘zwakke woorden’ gebruikt als misschien en waarschijnlijk. Je toehoorders verwachten bijna
Spreken en Techniek
11
altijd dat jij de expert bent en dat je niet twijfelt aan wat je vertelt. Als je dan toch niet zeker bent van je stuk, probeer je dat met de nodige gegevens te staven zodat het publiek bemerkt dat je twijfel grondig gefundeerd is. Dus: - schrijf korte en eenvoudige zinnen, - spreek je publiek aan, - zorg ervoor dat je woordenschat aangepast is aan het publiek dat voor je zit, - gebruik geen ‘zwakke’ woorden. 2. Spreken vs. presenteren Sommige handleidingen voor presentaties raden hun lezers aan om bij een toespraak of voordracht hun publiek toe te spreken alsof ze met hen een gesprek aan het voeren zouden zijn. Hoewel veel toehoorders verkiezen dat sprekers op natuurlijke wijze een presentatie geven, moeten er toch drie belangrijke verschillen gezien worden tussen spreken en presenteren: - Presenteren is veel gestructureerder. Zoals stap 1 duidelijk voorschrijft, is een grondige planning vereist. Wie zich bij het begin van een presentatie excuseert dat hij het niet grondig heeft kunnen voorbereiden, gaat steevast over zijn tijdslimiet en brengt zijn verhaal zeer wanordelijk. Ook toon je eigenlijk minachting voor je publiek door je slechts gebrekkig voor te bereiden. - Presenteren is formeler dan gewoon converseren. Natuurlijk is een presentatie niet het equivalent van een gesproken formele tekst, maar het gebruikt toch veel meer formele woorden dan een spreker tijdens een gesprek. Een publiek houdt er niet van als een spreker zijn toehoorders dood slaat met moeilijke woorden, maar men hoeft het publiek ook niet te behandelen alsof het pas leren lezen heeft. Onderzoek toont aan dat te informeel taalgebruik de geloofwaardigheid van een presentatie aantast. - Presenteren vraagt een andere manier van spreken, want je moet je stem en houding aanpassen aan deze specifieke situatie. Zo moet je je zeer persoonlijke en daarom irritante maniertjes van spreken en je gedragen afgooien tijdens een presentatie. 3. Geschreven tekst vs. gesproken tekst Hou er rekening mee dat 1 uitgeschreven tekst van 1 A4’tje overeenkomt met 2 à 3 minuten praten. Een andere regel die niet vergeten mag worden, is dat 5 minuten oefentijd meestal overeenkomt met 7 minuten effectieve spreektijd. Tijdens de echte presentatie gaat namelijk alles wat trager dan wanneer je thuis alles rustig zit voor te bereiden. Oefentijd 5 minuten 10 minuten 15 minuten
Spreektijd 7 minuten 14 minuten 21 minuten
4. Het uitschrijven van de presentatie Een presentatie staat of valt met de structuur ervan. Elke goede (geschreven of gesproken) tekst kent de befaamde driedeling: inleiding, midden en slot. Bij een presentatie wordt het slot vaak vergeten, waardoor het een onaffe indruk nalaat bij het publiek. Echt slechte sprekers slagen erin om de inleiding compleet te negeren en hun presentatie plots af te ronden met “dat is ‘t”.
Spreken en Techniek
12
Inleiding en slot zijn zo belangrijk dat er vaak aangeraden wordt om die twee onderdelen van buiten te leren. Op die manier kom je zeer vlot en ontspannen over tijdens die zeer belangrijke momenten in je presentatie. 1. De inleiding 1. De regels - Begroet het publiek. Je bedankt hen ook voor hun komst. Daarnaast kan je dan je jezelf voorstellen. - Stem het publiek gunstig. Soms is er een afstand tussen spreker en publiek, waardoor de boodschap nooit vlot kan overkomen. Maar als de toehoorders de spreker sympathiek vinden, zullen ze aandachtiger luisteren en een afwijkende mening vlugger aanvaarden. Daarom gaan geoefende sprekers bijvoorbeeld beginnen met een anekdote om het contact tussen hen beiden te vergemakkelijken. - Wek de aandacht voor het onderwerp. Veel onderwerpen lijken op het eerste zicht dodelijk saai. Vaak moet je een publiek verleiden om naar jou te luisteren, zelfs al zitten ze uit vrije wil in de zaal. Een gepaste invalshoek zorgt er al voor dat de meeste toehoorders zich overwonnen geven. Je vertelt welke vragen je zal beantwoorden tijdens je presentatie of waarom dit onderwerp hen zal interesseren. - Geef een korte vooruitblik op je presentatie. Je vermeldt wat de inhoud en structuur van je presentatie is, hoe lang de presentatie zal duren, of er hand-outs zijn, en wanneer het publiek vragen kan stellen. 2. Mogelijke openers - naar de actualiteit verwijzen, - een grap vertellen (maar wees dan ook grappig) die verband houdt met het onderwerp, - een (persoonlijke) anekdote (door iets van/over jezelf vertellen kan je bijna elk publiek behagen), - beeldspraak: een vergelijking, - een citaat, - een historische invalshoek, - een vraag, - het publiek verwelkomen (vooral bij zeer officiële toespraken), - het belang van het onderwerp onderstrepen, - de probleemstelling aanhalen (vaak geven presentaties een oplossing voor een probleem), - maar vergeet vooral niet: – de structuur van de presentatie aan te halen, – de duur van de presentatie te vermelden. 2. Het midden Het midden van je presentatie (in het Engels noemt men dit ‘the body’) volgt de richtlijnen die aangereikt worden in het onderdeel ‘structureren’. We verwijzen dan ook graag door naar die pagina’s. 3. Het slot 1. De regels - Waarschuw het publiek dat het einde van de presentatie nadert. Om alles misverstanden te vermijden vermeld je expliciet dat je nu aan het einde van de presentatie begint. Bewust of onbewust gaan je toehoorders even hun rug strekken en met hernieuwde aandacht luisteren naar wat je gaat vertellen.
Spreken en Techniek
13
-
-
-
Maak een samenvatting van belangrijkste punten van je presentatie. In je slot verduidelijk je voor het publiek nog eens wat de doelstellingen van je presentatie zijn. Als je een stelling probeert te bewijzen, herhaal je de belangrijkste argumenten om jouw verhaal te geloven. Herhaal het besluit van je presentatie, of doe een voorstel om het probleem op te lossen. Om ervoor te zorgen dat het publiek de boodschap goed begrepen heeft, vermeld je nog eens de conclusie van je verhaal. Zorg er dan wel voor dat het publiek snapt hoe je tot dat besluit komt. In het midden van je presentatie moet je dus je argumentatie opbouwen. Als je als slot een voorstel doet, moet je ervoor zorgen dat je toehoorders de redenen weten waarom je net dat voorstelt. Terugverwijzen naar de inleiding (‘de cirkel is rond’: je begint bij een bepaald punt en eindigt er ook mee). Een gemiddeld publiek houdt ervan dat de presentatie een afgerond geheel vormt. Door naar de inleiding te verwijzen creëer je samenhang in je betoog.
2. Mogelijke afsluiters - Verwijs terug naar je inleiding. - een conclusie of samenvatting, - een dankwoord (hoewel het daar vaak niet op zijn plaats staat), - oproep tot actie 5. De presentatie aantrekkelijk maken Als je de regels voor een correct inleiding en slot volgt, zijn al enkele van de grootste struikelblokken van presenteren ontweken. Toch moet je er ook voor zorgen dat het een interessant geheel blijft. Hierna krijg je enkele manieren om je presentatie aantrekkelijk te maken voor het publiek. Uiteraard gebruik je ze met mate, anders verliezen ze hun sterkte. - Doe alles in drievoud. Niet alleen bestaat elke goede tekst uit drie delen (inleiding, midden en slot), maar ook kleinere tekstonderdelen bestaan best uit drie. Als je een opsomming geeft, vermeld je er best drie. Als je vier argumenten hebt om je stelling te staven, reduceer je die best tot drie. Blijkbaar kunnen mensen iets beter begrijpen als het uit drieën bestaat. De befaamde drieslag is de vreemdste maar waarschijnlijk ook de meest efficiënte techniek om een presentatie te verlevendigen. - Herhaal. Herhaal. Herhaal. Uiteraard kan je vaak je standpunt herhalen zodat het publiek goed beseft wat je wil overbrengen. Maar ook kan je zinnen herhalen, maar natuurlijk slechts drie keer… Of bijvoorbeeld slechts het begin van een bepaalde zin, zoals goede sprekers doen als ze een toespraak moeten houden. - Wees grappig. Toon een cartoon, vertel een grap, beschrijf een grappige situatie. Zorg er wel voor dat dit alles met je presentatie te maken heeft. En vooral, wees dan ook grappig. Niks pijnlijker dan een grap die mislukt tijdens een presentatie. Als het publiek niet lacht, begin dan niet de grap uit te leggen. Waarschijnlijk is dat nog pijnlijker. - Steel interessante uitspraken. Vaak gebruiken sprekers citaten om hun presentatie op te fleuren. Soms lijkt het zelfs zo dat de geciteerde autoriteit op die manier de zaak van de spreker verdedigt. - Vermeld statistieken en getallen.
Spreken en Techniek
14
Cijfers helpen soms een situatie te verduidelijken, maar kunnen een presentatie ook verzwaren. Teveel informatie is namelijk nooit goed, maar je kan dit gevaar ontwijken door je cijfermateriaal in de PowerPoint te steken. Dan moeten je luisteraars niet voortdurend aandachtig luisteren, maar kunnen ze alles gewoon van het scherm aflezen, wat veel minder inspanning vraagt. Daarnaast is het intellectueel oneerlijk om cijfermateriaal alleen mondeling mee te delen. Je geeft het publiek dan geen kans om over die informatie na te denken. - Geef voorbeelden. Vaak kunnen toehoorders iets sneller begrijpen als je een voorbeeld geeft dat de theorie illustreert. - Vertel anekdotes in verband met het onderwerp. Als een onderwerp te theoretisch voorgesteld wordt, dan gaat het publiek veel sneller zijn aandacht verliezen. Een verhaal daarentegen scherpt de geest van je toehoorders en doet ze even rechtop zitten. Opnieuw moet je erop letten in welke context je een presentatie geeft. Heel formele evenementen vereisen soms dat je je beperkt tot het theoretisch kader. - Gebruik een persoonlijke invalshoek. Soms kan een presentatie nood hebben aan een luchtiger moment, en een persoonlijke ontboezeming kan hierbij helpen. Maar zorg ervoor dat het publiek zich geen voyeur begint te voelen. Wees dus ook niet te persoonlijk. - Bedenk aanlokkelijke titels. Uiteraard moet je presentatie een titel hebben die het publiek naar jouw voorstelling zal lokken, of tenminste een titel die beweert dat het boeiend zal worden. Maar ook moeten de verschillende dia’s van je PowerPoint-voorstelling een titel krijgen. Opnieuw heb je hier de mogelijkheid om het onderwerp zonder franje te vermelden, maar je kan je toehoorders ook verleiden met een aansprekende titel… 6. Welke soort tekst meenemen naar de presentatie? Je hebt drie mogelijke ‘voorbereidingen’ voor een presentatie: - een tekst die volledig uitgeschreven is, - een spreekschema, - de nodige informatie die op steekkaarten is gezet. Soms is het nuttig om de tekst van je presentatie volledig uit te schrijven, - als je moet spreken in een taal die je niet volledig beheerst, - bepaalde citaten die je letterlijk wil vermelden. Maar meestal worden alleen de inleiding en slot van de presentatie volledig uitgeschreven. Zelfs geoefende sprekers doen dit soms omdat zij het belang van deze twee delen correct inschatten. Dan willen ze namelijk geen haperingen meemaken, waardoor het zou lijken alsof ze geen zelfvertrouwen hebben, Anderen opteren voor een spreekschema waarin alles met kernwoorden aangeduid wordt: - de linkermarge bevat de regieaanwijzingen: wat moet je wanneer doen? Bijvoorbeeld, een volgende dia van de PowerPoint geven, - de rechtermarge geeft de tijd die je verwacht nodig te zullen hebben om dat allemaal te vertellen. Bijvoorbeeld, na vijf minuten moet ik de volgende puntjes behandeld hebben, - de grote middenkolom bevat de presentatietekst in enkele kernwoorden.
Spreken en Techniek
15
De meest populaire methode echter is een systeem met losse kaartjes. Het grote voordeel hieraan is dat ze niet zo opvallen en dat je niet meer gebonden bent aan je spreekgestoelte. 2. De visuele middelen 1. Het nut van visuele ondersteuning 1. Beelden zien is geloven Veelvuldig onderzoek toont aan dat het zicht het zintuig is dat mensen het meest gebruiken. Drie vierde van alle stimuli ontvangen we op deze manier. Je kan dus maar beter genoeg visueel materiaal gebruiken tijdens een presentatie, want mensen zijn het nu eenmaal gewoon om via dat kanaal informatie te verwerven.
Ontvangen stimuli van buitenaf (procenten) 75 %
3%
ruiken
4%
smaken
7%
voelen
11 %
horen
zien
2. Beelden zien is leren (1) Wat zorgt ervoor dat de toehoorders iets onthouden van een presentatie? Beelden in de presentatie zorgen alvast voor meer dan de helft van wat je leert. Slechts 38% leer je door het te horen, en de overige 7 procent wordt door de tekst aangebracht (University of California at Los Angeles). WAT er op een PowerPoint-dia staat, is dus belangrijk, maar HOE dat alles weergegeven wordt, heeft een veel grotere impact. Foto’s, grafieken en kaarten trekken nu eenmaal de aandacht van het publiek. Een goede combinatie van visuele en auditieve middelen kent dus de beste resultaten.
Spreken en Techniek
16
Wat zorgt ervoor dat een publiek iets onthoudt van je presentatie?
tekst 7%
beeld
geluid 38%
55%
3. Beelden zien is leren (2) Wie alleen mondeling presenteert (en dus de visuele ondersteuning achterwege laat), kan niet eens 10 procent van zijn boodschap overbrengen naar het publiek. Wie daarentegen zijn verhaal steunt met beelden, verhoogt dit tot bijna 40 procent.
Hoeveel procent van de boodschap brengt de presentatie over? 38
40 35 30 25 20 15 10
7
5 0 mondeling
mondeling + visueel
4. Beelden zien is de spreker begrijpen Wie zijn presentatie visueel ondersteunt, heeft dubbel zoveel kans om zijn doelstellingen te bereiken dan iemand die dit nalaat. Wie dus geen visuele ondersteuning gebruikt bij zijn presentatie, is twee keer minder succesvol in het overbrengen van zijn boodschap. Met andere woorden, beelden zijn noodzakelijk voor een effectieve presentatie.
Spreken en Techniek
17
Hoeveel procent van de presentaties zijn effectief? 80 70 60 50 40 30 20 10 0
67
33
ZONDER visuele ondersteuning
MET visuele ondersteuning
5. Beelden zien is tijd winnen Wie beelden gebruikt tijdens een presentatie op een vergadering, is gemiddeld een kwart vroeger klaar dan wie hetzelfde onderwerp alleen mondeling presenteert. “Time is money” beweren economen. Wie zijn presentatie visueel ondersteunt, gaat dus niet alleen effectiever werken, maar gaat in een bedrijfscontext ook veel tijd en geld besparen.
Hoe langt duurt een presentatie tijdens een vergadering gemiddeld? 30
26,8
(minuten)
25 18,6
20 15 10 5 0 ZONDER visuele ondersteuning
MET visuele ondersteuning
2. Wat verstaan we onder visuele ondersteuning? Elk beeld dat de spreker gebruikt tijdens zijn presentatie, beschouwen we eigenlijk als visuele ondersteuning. Dus niet alleen PowerPoint-dia’s, maar ook de beelden in die dia’s. Daarnaast hebben we nog video’s, hand-outs (door creatieve taalbouwers wel eens ‘een uitreikje’ genoemd) enzovoort. Maar hier betekent visuele ondersteuning vooral een PowerPoint-voorstelling. Veel van die andere visuele elementen worden trouwens daarin vermengd. De spreker toont
Spreken en Techniek
18
videofragmenten in zijn PowerPoint, en de hand-out is vaak gewoon een print van de verschillende dia’s met wat plaats ernaast waar je extra informatie kan noteren. Deze cursus negeert andere middelen om een presentatie visueel te ondersteunen, zoals een dia- of overheadprojector. Binnen enkele jaren zullen die namelijk alleen nog waarde hebben als antiekstuk. Daarnaast kunnen de meeste richtlijnen voor het ontwerpen van een effectieve PowerPoint-voorstelling probleemloos toegepast worden op andere visuele apparaten. Ook heeft MS PowerPoint een monopolie verworven als hét programma om een presentatie te ondersteunen. Veel van zulke programma’s bieden trouwens ‘templates’ aan, waardoor je slechts de verschillende dia’s maar hoeft in te vullen. Het eigenlijke ontwerp van de dia’s wordt dus gedaan door het computerprogramma. Daarom wordt het correct opbouwen van een dia hier niet tot in het detail besproken. 3. De kenmerken van een goede PowerPoint-voorstelling 1. Letters Het voornaamste criterium is dat alles goed leesbaar moet zijn. Daarnaast moet je correct kunnen inschatten welk soort presentatie je geeft. Sommige lettertypes zijn namelijk zeer vrolijk, maar die passen uiteraard niet bij een zeer formele presentatie. -
Gebruik ongeschreefde lettertypes zoals Arial en Verdana. Gebruik geen geschreefde lettertypes (d.i. letters met streepjes aan de uiteinden) zoals Times New Roman en Garamond. Deze zijn uitstekend voor teksten die je van dichtbij leest zoals kranten, maar niet bij presentaties.
-
Gebruik lettertypes die altijd en overal voorkomen. Dus geen lettertypes die vernoemd zijn naar steden. De computer waarmee je de presentatie geeft, kent dit misschien niet, en zal dan een ander lettertype kiezen, dat vaak niet past bij jouw dia’s.
-
Zet maximum 2 verschillende lettertypes op 1 dia, liefst slechts 1 lettertype.
-
Gebruik steeds hetzelfde lettertype voor de hele presentatie.
-
Gebruik een lettergrootte tussen 32 en 48 punt. Vuistregel hierbij is dat de letters van je presentatie liever wat te groot dan te klein en dus onleesbaar zijn. Vergeet niet dat je de leesbaarheid van de dia’s sterk kan verbeteren door de interlinie aan te passen. Zorg er wel voor dat het publiek niet te ver van het projectiescherm zit. De regel hiervoor is dat het scherm 1/6 tot 1/8 is van de zaaldiepte, of tot waar de toehoorders zitten.
-
Zet titels van de dia’s 1/3 groter dan de gewone tekst. Gebruik verschillende lettergroottes met mate, maximum drie per dia.
2. Accentueren van tekstonderdelen Soms wil je bepaalde elementen uit je tekst lichten om er de aandacht op te vestigen. Opnieuw geldt hier dat je de bestaande technieken met mate moet gebruiken, anders wordt de dia onleesbaar. Volledige zinnen accentueren is uit den boze! Heel vaak geldt de regel dan ook dat je die technieken moet vermijden. –
Een woord of enkele woorden in het vet zetten is de meest geschikte oplossing.
Spreken en Techniek
19
–
–
–
Gebruik nooit onderstrepen. Het leest enorm slecht en de lijn lijkt een grens aan te duiden tussen twee onderdelen. Vermijd het gebruik van HOOFDLETTERS in je presentatie. HET IS ONMOGELIJK DAT DE HELE TEKST ZO BELANGRIJK IS DAT ALLES IN KAPITALEN GEZET MOET WORDEN, EN OOK GAAT HET LEZEN VAN HOOFDLETTERS STUKKEN MINDER VLOT. Een woord in het cursief vertraagt het lezen. Soms kan dit handig zijn, als je bijvoorbeeld net wil dat het publiek dit woord heel traag leest.
3. De belangrijkste richtlijn: de 1-6-6-regel Vaak kunnen PowerPoint-presentaties plots beter worden door het correct navolgen van de eenvoudige 1-6-6-regel. – –
–
1 dia = 1 idee Probeer niet meerdere ideeën te verwerken in 1 dia. 1 dia = maximum 6 tekstregels Uiteraard zal de kwaliteit van je presentatie niet dramatisch dalen als je dia plots zeven tekstregels telt. 1 tekstregel = maximum 6 woorden Dat betekent dat je ongeveer 30 à 40 tekens per schrijfregel gebruikt.
4. Teksten – Gebruik geen doorlopende tekst. Geef informatie in puntjes, lijstjes, of andere vormen van opsomming. –
Spreid informatie over verschillende dia’s. Vaak gaan sprekers hun presentatie ondermijnen door teveel informatie op 1 dia te plaatsen, waardoor er te lang stil gestaan wordt bij die ene dia, en de vaart uit de presentatie verdwijnt. Zorg er daarom voor dat een dia maximum 2 à 3 minuten op het scherm blijft staan.
–
Zet zo weinig mogelijk tekst op je dia. Hoe meer tekst op je dia, hoe meer tekst je toehoorders zullen moeten lezen, en hoe minder tijd ze dus zullen hebben om naar jou te luisteren.
–
Schrijf kernwoorden. We lezen 25 procent trager als we iets moeten aflezen van een scherm. Plus, onderzoek toont aan dat slechts 20 procent van het publiek de volledige tekst op een dia leest. De overige 80 procent leest maar af en toe een woord. Zet dus geen zinnen op je dia.
–
Geef een spraakmakende titel aan je dia.
–
Ga de tekst links uitlijnen. Begin nooit de tekst rechts uitlijnen, en ga alleen belangrijke woorden centreren die je extra in de verf wil zetten.
–
Begin je tekst bij de dia steeds bovenaan. Als je maar enkele woorden op de dia wil zetten, spreid ze dan niet uit over de hele dia. Als je steeds bovenaan begint met de tekst, dan ben je altijd zeker dat iedereen het zal kunnen lezen.
Spreken en Techniek
20
5. Tabellen Hou je aan de KISSS-regel voor tabellen: Keep It Simple, Short and Stimulating. Probeer die richtlijn zowel op de inhoud als vorm van je tabel toe te passen. – Gooi overbodige informatie weg. Behoud enkel de gegevens die iets te maken hebben met wat je wil bewijzen. – Zorg ervoor dat alles van de tabel goed leesbaar is: de data, eventuele legende, enzovoort. Zet bijvoorbeeld iets in het vet als je net die gegevens uit de tabel wil gebruiken. 6. Videofragmenten Een stukje video is een van de beste manieren om te tonen waarover je aan het praten bent. Het grote gevaar hierbij is dat een stukje video ook een van de beste manieren is om je publiek in slaap te wiegen. Vermijd dit door volgende tips in de gaten te houden: – Kader het videofragment in je presentatie. Vertel je publiek wat de inhoud en bedoeling van het fragment zijn. Zeg hun ook wat je achteraf ermee wil doen: moeten ze erna enkele vragen kunnen beantwoorden? – Maak dat het fragment zo kort mogelijk is. – Zeg dat de belangrijkste informatie op het einde van het fragment komt. Als men weet dat het einde het belangrijkste stuk is van de video, zal men naar de hele video aandachtig kijken en luisteren. Zorg er wel voor dat dit waar is. 7. Kleuren Het verhaal over kleuren in een presentatie is niet eenduidig. Op de eerste plaats zijn we bezorgd over de leesbaarheid van de dia’s. Hoe groter het contrast tussen letters en achtergrond, hoe beter de leesbaarheid. Daarom zou zwarte letters op een witte achtergrond de beste oplossing moeten zijn. Maar voortdurend moeten kijken naar een bleke achtergrond leidt tot oogvermoeidheid. Een witte achtergrond met zwarte letters kan dus blijkbaar toch niet… Daarom zijn kleuren die het beste van deze twee benaderingen combineren ideale kleuren voor presentatiedia’s. Bij een PowerPoint-presentatie is de achtergrond best wat donkerder, terwijl de letters lichtere kleuren zouden moeten zijn. - goede achtergrondkleuren: zwart, donkerblauw, donkerrood of bruin - goed leesbare kleuren: wit, geel, lichtblauw, lichtgroen, magenta Voor presentaties met een overheadprojector gebruik je echter liever wel zwarte tekst met een witte achtergrond. Daarnaast zijn bepaalde kleurencombinaties gewoon lelijk. Je moet proberen die vermijden door kleuren te combineren die elk aan een andere kant van het kleurenspectrum zitten, bijvoorbeeld: - geel + blauw - magentarood + groen - cyaanblauw + rood Maar vaak kan je de kleuren van je presentatie niet kiezen. Wie voor een bedrijf werkt, moet bijna altijd de kleuren van het bedrijf als basis in zijn presentatie verwerken. Meestal krijg je zelfs gewoon een ‘template’ om in te vullen. 8. Overgangen tussen de dia’s MS PowerPoint beschikt over een waaier van verschillende overgangseffecten. De
Spreken en Techniek
21
verleiding is groot om die allemaal ’s te gebruiken in je presentatie, maar opnieuw geldt hier de regel dat overdaad schaadt. Voor kleinere presentaties (ongeveer 20 dia’s) geldt de richtlijn dat 1 soort overgangseffect volstaat. Bij grotere presentaties kan je meer variëren volgens het communicatiedoel dat je wil bereiken: - links naar rechts schuiven: een stap vooruit zetten, - rechts naar links schuiven: een stap achteruit zetten, - boven naar beneden schuiven: overgang naar basisinformatie, - beneden naar boven schuiven: overgang naar abstracte informatie, - inzoomen: overgang van hoofdonderwerp naar detail, - uitzoomen: overgang van detail naar overzicht, - snelle overvloei: overgang naar verwante informatie, - langzame overvloei: overgang naar enigszins verwante informatie, - overvloeien naar zwart: overgang naar een ander onderwerp. Maar nogmaals, ga niet voor elke overgang een ander effect gebruiken. Het publiek zal anders eerder beginnen letten op de overgangen tussen de dia’s dan op de dia’s zelf. Wees ook rustig met gebruik van geluidseffecten. Vaak werken die zeer storend, en dragen die niet bij tot de kwaliteit van de presentatie. Bepaalde sprekers gebruiken bijvoorbeeld geluidseffecten om wat humor in hun presentatie te steken, maar dat is bijna nooit grappig, wat zeer pijnlijk kan zijn. 4. Voorbeelden van geslaagde en minder geslaagde PowerPoint-voorstellingen
Spreken en Techniek
22
3. Stap 3: De presentatie geven 1. Inleiding 1. Het ergste wat je kan overkomen In 1973 vroeg men aan 2500 Amerikanen waar zij het meest angst voor hadden. Men kreeg een vrij onverwachte fobie die het lijstje van de tien meest ‘populaire’ angsten aanvoerde. 10. 9. 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1.
Honden Eenzaamheid Vliegen De dood Ziekte Diep water Financiële problemen Insecten en torren Hoogtes Een toespraak houden
11,2% 13,6% 18,3% 18,7% 18,8% 21,5% 22,0% 22,1% 30,0% 40,6%
Terwijl iedereen wel weet dat sommige mensen niet optimaal kunnen functioneren door bijvoorbeeld hun hoogtevrees, is het minder bekend dat de angst om te presenteren bij velen zo groot is. Nochtans moet iedereen steeds meer presentaties geven. In het hoger onderwijs is het al een sterk ingeburgerde onderwijsvorm, en in bedrijven hoort men liever een mondelinge uiteenzetting over een bepaalde thema dan men een lijvig rapport erover moet lezen. Het is dus vrij onvermijdelijk dat die spreekangst hun vele presentaties negatief zal beïnvloeden. Daarom is het nuttig om enkele tips te geven om die fobie tot zijn juiste proporties te herleiden, voordat de meer algemene spreektechnieken behandeld zullen worden. 2. Hoe spreekangst overwinnen? Voordat we enkele tips geven om spreekangst wat te verlichten, moeten we wijzen op twee belangrijke feiten over presenteren. 1. Iedereen voelt spanning voor een presentatie. Wie geen lichte stress voelt in zich lichaam, geeft meestal een slechte presentatie. Je hebt nu eenmaal die extra dosis adrenaline nodig om een optimale prestatie te kunnen geven. Met andere woorden, spreekangst zal nooit verdwijnen. Gelukkig maar. Maar spreekangst kan wel in die mate verminderd worden zodat die niet meer verlammend werkt. 2. Een publiek ziet de spanning bij de spreker niet. De spanning die je voelt voordat je begint, neem alleen jij waar. Terwijl sommige mensen vermoeden dat de stress hun gezicht verkrampt, bemerkt het publiek vaak niks. Die lichamelijke ‘probleempjes’ (hart dat in de keel klopt, droge mond, enzovoort) ziet het publiek niet. Hoe kan je die spanning beheersen? De beste manier om overdreven spreekangst te beheersen is er zo goed mogelijk voor zorgen dat er niks verkeerd kan lopen. Vaak is men bang om te presenteren omdat er iets verkeerd kan lopen tijdens de presentatie. Probeer alle randfactoren uit te schakelen die voor problemen zouden kunnen geven. Als je bijvoorbeeld drie exemplaren van je
Spreken en Techniek
23
tekst mee neemt, hoef je niet te vrezen dat je er onderweg een zal verliezen. Je hebt dan nog twee reserve-exemplaren. 1. Wees goed voorbereid op de presentatie. Zorg ervoor dat je tevreden bent over je voorbereiding, zodat je jezelf niet kwelt met vragen: is dit de presentatie die het publiek verwacht?, is de aangereikte informatie wel correct?, is de nodige audiovisuele apparatuur aanwezig in de zaal?, heb ik wel goed geoefend?, ken ik wel mijn tekst?, werkt de computer?, enzovoort. Twijfel vlak voor een presentatie zal er altijd bestaan, maar kan door een grondige voorbereiding sterk verminderen. 2. Wees uitgeslapen. Vermoeidheid vermindert het prestatievermogen, en moet dus vermeden worden. 3. Wees op tijd. Als je op tijd aankomt op de plaats waar je zal presenteren, heb je nog tijd genoeg om eventuele problemen op te lossen die plots opduiken. 4. Wees zonder ‘lichamelijke probleempjes’. - Controleer je kleding voordat je begint - Ga voor de presentatie nog eens naar het toilet. De adrenaline in je lichaam zorgt ervoor dat je blaas weinig kan bevatten. - Drink water. De stress geeft je een droge mond. o Drink geen koffie vooraf. Dat bezorgt je namelijk een droge mond. o Drink geen koolzuurhoudende dranken vooraf. Oprispingen en een borrelende maag verhogen de kwaliteit van je presentatie niet. o Ook melk is uit den boze. 5. Beweeg. Vaak verkrampt de stress je spieren, en lijkt je lichaam één brok zenuwen. Ook beginnen sommige mensen dan een storende beweging voortdurend te herhalen: met een balpen tikken, een trillende voet, enzovoort. Je kan dit vermijden door meer beweging in je presentatie toe te laten: loop rond, maak meer gebaren, kijk rond, enzovoort. Je gaat dus ook liever niet zitten bij een presentatie. 6. Kijk het publiek aan. In het begin lijkt het alsof je daarmee de spreekangst nog vergroot, je moet nu namelijk ook nog eens de toehoorders aankijken. Toch is dit een zeer effectieve manier om je angst te verminderen, want door oogcontact met je publiek krijg je direct feedback over je prestatie. Spreekangst is meestal een ander woord voor de vrees om af te gaan, en op die manier weet je dus of je goed bezig bent of niet. 2. Vijf stappen in het geven van een goede presentatie 1. Voor de presentatie In het stuk hierboven staan enkele tips beschreven om spreekangst te beheersen. Vooral puntje 4 Wees zonder lichamelijke ‘probleempjes’ zou ook hier geplaatst kunnen worden, maar alle andere tips zijn een goede voorbereiding voor de gemiddelde spreker. Het zijn namelijk enkele noodzakelijke stappen die elke goede spreker doorloopt voordat hij gaat presenteren. In Stap 1: 1.6. De plaats van de presentatie hebben we ook al de verschillende zaalopstellingen besproken. Daar vind je bijvoorbeeld wat de invloed daarvan kan zijn op de sfeer van je presentatie.
Spreken en Techniek
24
Wacht met de start van je presentatie tot de zaal volledig stil is. Op die manier worden zowel jij als de toehoorders rustig. Veel communicatiehandboeken raden ook aan om nooit te beginnen met je te verontschuldigen. Dat zou een het publiek de indruk geven dat je een zwakke persoonlijkheid. Uiteraard moet je deze richtlijn met een korrel zout nemen. Als je het publiek een tijd hebt laten wachten, dan kan je best je kort excuseren en de reden van je te laat zijn vermelden. De meeste mensen vinden het niet zo erg om even te wachten, maar ze willen dan wel graag weten waarom de presentatie later gestart is. Maar hou het kort. Veel sprekers leren hun inleiding en slot van buiten, zodat ze in het midden van de presentatie wat kunnen improviseren. Op die manier komen ze op twee zeer cruciale momenten in de presentatie zeer vlot en zelfzeker over, maar verliezen ze toch hun natuurlijke manier van spreken niet. 2. Het lichaam van de spreker 0. Inleiding Zoals al vermeld,2 vormt ‘tekst’ slechts een tiende van hoe mensen communiceren, de overige 90 procent van onze informatie halen wij uit hoe mensen spreken, maar vooral uit wat de lichaamstaal van iemand ons vertelt. Woorden Toonhoogtes Lichaamstaal
7% 38 % 55 %
Bijvoorbeeld, “Ik heb geen zin om naar de winkel te lopen” lijkt een neutrale zin, waarin alle mogelijke informatie al vervat zit. Toch kan je door één woord te beklemtonen plots een volledig andere invalshoek nemen. Bijvoorbeeld: - IK heb geen zin om naar de winkel te lopen, (maar Katrien wel). - Ik heb GEEN zin om naar de winkel te lopen, (misschien dat je dacht dat ik wel zin had). - Ik heb geen zin om naar DE WINKEL te lopen, (maar wel naar het station). - Ik heb geen zin om naar de winkel te LOPEN, (maar als we de auto nemen, wil ik wel). Dit zijn al vier verschillende situaties, maar de mogelijkheden zijn onbeperkt, zeker als je beseft hoeveel verschillende lichaamsbewegingen en gelaatsuitdrukkingen die zin nog kunnen vergezellen. Denk gewoon maar ’s aan de films met Charlie Chaplin. Je hebt hiervoor geen geluid nodig om toch alles te begrijpen. Lichaamstaal is dus een ontzettend belangrijk communicatiemiddel. Je kan dus een perfecte tekst geschreven hebben voor je presentaties, maar als je geen klemtonen legt, en als je evenveel beweegt als een uitgedroogde cactus in een Mexicaanse hittegolf, dan zal je boodschap nooit je publiek bereiken. 1. Gebaren maken: goede en slechte lichaamshoudingen Vaak geven gespecialiseerde handboeken over presentatietechnieken verschillende voorbeelden van slechte lichaamshoudingen, maar meestal vergeten ze hun lezers uit te leggen waarom die houdingen verkeerd zijn. Eigenlijk moet je slechts twee richtlijnen in het achterhoofd houden. 2
- zie Stap 2: 2.1.2. Beelden zien is leren
Spreken en Techniek
25
1. Je handen mogen niet ‘op slot’ zitten (ergens ‘vast zitten’). 2. Je armen moeten bewegen, aangezien dat de enige manier is om genoeg stemvolume te bereiken. De volgende goede lichaamshoudingen zijn een toepassing van die twee regels: – De handen los langs het lichaam Veel mensen houden niet zoveel van deze houding, want ze vinden het onnatuurlijk om je handen werkloos naast je lichaam te laten hangen. Daarom verkiezen ze heel vaak de volgende twee lichaamshoudingen. –
De tennisbalhouding Je doet alsof je handen een tennisbal vasthouden. Op die manier voelt het voor velen prettiger aan om te presenteren. Zo kan je ook nog gemakkelijk een gebaar maken als je wil, want uiteraard zijn je handen niet verstrengeld. Anders zouden die ‘op slot zitten’.
–
Iets vasthouden De meest populaire correcte houding is iets (een balpen, steekkaarten, enzovoort) vasthouden. Natuurlijk moet je er dan voor zorgen dat je geen storende bewegingen daarmee begint te maken, zoals in wereldrecordtempo je balpen aan- en uitdrukken.
Uiteraard mag je niet voortdurend molenwiekend je presentatie geven, maar een gebrek aan gebaren is even erg. De volgende slechte lichaamshoudingen zien we nog al te vaak bij presentaties – De boer op zijn akker Je zit de hele presentatie lang met je handen in je zakken. Door deze nonchalante pose geef je de toehoorders de indruk dat ze jou niet interesseren. –
In the navy Je houdt je handen achter de rug, waardoor het lijkt alsof je de wacht houdt bij het koninklijk paleis. Deze onhandige houding doet je ook zeer serieus en streng lijken, terwijl dat eigenlijk niet hoeft. Je wil een band creëren met je publiek en je verhaal aan hen vertellen, je hoeft hen dus niet bevelen.
–
Handen in de zij Zelfs de meest gefotografeerde topmodellen staan zeer onelegant met deze houding, en je toehoorders zullen je al vlug zeer arrogant vinden. Net dat wat je niet wilt.
–
Hou me vast! Je armen zijn stijf over elkaar geslagen. Daardoor kom je erg bang en verlegen over, want je armen lijken je te willen beschermen tegen de boze en harde wereld.
–
Hand op de pols Deze houding kan zowel voor als achter de rug gedragen worden, maar is in beide gevallen sterk af te keuren. Opnieuw kom je hierdoor zeer schuchter en verlegen over.
Uiteraard betekent dit niet dat je deze houdingen nooit mag aannemen. Soms gebeurt het wel ’s dat zo’n pose onvermijdelijk is. Maar een goede spreker moet er toch naar streven om zijn handen niet op te sluiten en zijn handen/armen te bewegen om zijn verhaal te ondersteunen.
Spreken en Techniek
26
2. Oogcontact Eigenlijk zou iedereen in het publiek de indruk moeten hebben dat je ze persoonlijk aanspreekt. Uiteraard is het onmogelijk om dit effectief uit te voeren. Bij kleinere groepen zouden je toehoorders zich zelfs aangevallen voelen. Daarnaast is oogcontact de beste manier om direct feedback te krijgen over je prestatie: hebben ze alles begrepen? gaat het te traag? De volgende tips kunnen je helpen om een goed oogcontact te krijgen met je publiek. - Verdeel de zaal in vier gelijke groepen, en kijk afwisselend naar de centrale punten van de verschillende groepen. Iedereen zal denken dat jij ze aangekeken hebt. Deze methode wordt ook gebruikt door populaire zangers als Koen Wauters. - Als je wat angst hebt om de mensen recht in de ogen te kijken, kan je altijd naar hun neus kijken. Zij zullen dan ook denken dat je ze recht aankijkt. Vermijd dan ook volgende veelvoorkomende situaties: - Muur staren: je kijkt niet naar het publiek, maar vindt dat de muur op het einde van de zaal goed bestudeerd moet worden. - Blad staren: je negeert dat er publiek aanwezig is bij je presentatie, en begint dan verwoed je aantekeningen af te lezen zonder ook maar één keer je hoofd op te richten. - Projectiescherm staren: je ontkent dat er publiek in de zaal is, en begint een gesprek te houden met het projectiescherm. 3. Gelaatsuitdrukkingen Glimlach bij het begin van de presentatie naar het publiek. Vaak gaan mensen onbewust de gelaatsuitdrukkingen en lichaamsbewegingen kopiëren van iemand die tegen hen aan het spreken is. Als je glimlacht, zal je publiek zonder het te beseffen dit imiteren. Dat betekent echter niet dat je tijdens de hele presentatie met een glimlach op de lippen moet lopen. Hou het natuurlijk. Vaak kan je met je gezichtsuitdrukkingen bepaalde elementen uit je toespraak in de verf zetten. Bijvoorbeeld, fronsen na het voorlezen van bepaalde statistieken zegt veel meer dan gewoon vermelden dat je de resultaten niet gelooft. Maar opnieuw, hou alles in de perken. Een spreker is geen mimespeler. 4. Extra tips om je lichaamstaal te verbeteren - Wees enthousiast en toon dat o.a. in je lichaamstaal. Als jij al niet overtuigd bent van het nut van je presentatie, dan kan je beter stoppen met de presentatie. Probeer daarom een zelfverzekerde indruk te maken: recht je rug, steek je schouders naar achteren, en kijk glimlachend je publiek aan. - Doe alles met mate. Begin bijvoorbeeld niet plots te snelwandelen tijdens je presentatie, omdat je nu meer wil bewegen. - Maak dat je stevig op je benen staat. Zorg ervoor dat je niet voortdurend van steunbeen verandert. Dan lijkt het eerder alsof je kapitein op een schip bent. - Ga niet op een zeer storende manier met iets spelen. Zoals juwelen, je haar, je horloge, geld in je broekzakken, enzovoort. 3. De stem van de spreker 1. Volume Spreek luid genoeg zodat iedereen je kan begrijpen. Te stil praten kan je volledige presentatie teniet doen. Anderzijds mag je ook niet gaan schreeuwen. Dat hou je
Spreken en Techniek
27
trouwens geen volledige presentatie vol, en het publiek is wel bereid om naar jou te luisteren, maar wil niet afgeblaft worden. 2. Articulatie Misschien spreek je wel luid genoeg, maar als je met een stevige West-Vlaamse tongval presenteert, dan zal de meerderheid van het publiek je niet begrijpen. Zelfs al zit de zaal vol West-Vlamingen, dan zullen ze je misschien wel begrijpen maar heel waarschijnlijk zullen ze je niet aanvaarden als een volwaardige spreker. Ga daarom je woorden goed articuleren en spreek een aanvaardbaar Algemeen Nederlands dat bij de situatie past. 3. Tempo Opnieuw is de gulden middenweg hier de enige goede oplossing: niet te snel (want anders kan niemand je verhaal volgen), maar ook niet traag (want anders geraakt men snel verveeld). Hou er ook rekening mee dat een zaal met veel galm vereist dat je trager dan normaal gaat spreken. De echo zal anders voortdurend je woorden doorkruisen. Ook ga je de inleiding van je presentatie niet te snel afwerken. Het gemiddelde publiek wil zich eerst rustig aanpassen aan de nieuwe situatie: het onderwerp is misschien niet zo bekend, ze zitten nog niet ideaal op hun stoelen, enzovoort. 4. Toonhoogte of intonatie Vele ongeoefende sprekers gaan elke zin op dezelfde manier zeggen. Meestal gaat de toonhoogte op het einde van een mededelende zin plots de hoogte in, wat zeer storend is. Ten eerste klinkt de tekst zo enorm van buiten geleerd, en zo enorm onnatuurlijk. Als daarbij alle zinnen ook op datzelfde monotone toontje uitgesproken worden, wordt het ook nog eens vreselijk vervelend om ernaar te luisteren. 5. Hoe kan je stem bepaalde elementen uit je presentatie beklemtonen? - Zeg het stiller of luider. Je hoeft niet altijd iets luider te zeggen om het meer te benadrukken. Vaak dwing je het publiek om aandachtiger te luisteren als je iets veel stiller zegt. Uiteraard moet het nog technisch mogelijk zijn om te verstaan wat je net gezegd hebt; - Verander het tempo waarop je spreekt. Anekdotes kan je vlugger behandelen dan de kern van je betoog. Als het spreektempo dan plots zakt, weet het publiek dat er iets belangrijks volgt. - Laat een pauze. Als geoefende sprekers iets willen beklemtonen, gaan ze vaak een pauze laten in hun presentatie. Zo’n pauze is het luidste uitroepteken waarover je kan beschikken. Uiteraard ga je alleen zo nadrukkelijk pauzeren bij belangrijke informatie uit je presentatie. 4. Onverwachtse voorvallen (en hoe ermee omgaan) 1. De (audiovisuele) apparatuur werkt niet. Je zou dit kunnen opvangen door zeker op tijd te komen, alles goed vooraf te testen en een oplossing te zoeken voor eventuele problemen, maar zelfs dan kan het best dat de apparatuur defect blijft. Dan kan je beter het publiek inlichten dat je bijvoorbeeld de computer wou gebruiken, maar dat dit nu niet zal lukken. Zorg er daarom voor dat je altijd een print mee hebt van je PowerPoint-dia’s zodat je de belangrijkste informatie eventueel toch op een scherm
Spreken en Techniek
28
kan noteren met een stift. 2. Tijdens de presentatie ben je plots de draad van je verhaal kwijt. Zoek gewoon de plaats in je tekst op waar je de draad kwijt geraakt bent. Herhaal dan gewoon je laatste punt en ga verder met de presentatie. Uiteraard moet je tekst goed gestructureerd zijn, als je zoiets vlug wil terugvinden. In noodgevallen kan je altijd vragen aan het publiek waar je zat. Of als je een bepaald punt niet terugvindt, dan kan je altijd vermelden dat je er straks op terugkomt. (Doe het dan ook.) 3. Je slaat per ongeluk een stuk tekst over. Als het een essentieel stuk is, kan je die verder weer in je presentatie opnemen. Als het geen bouwsteen van je betoog is, dan laat je het liever gewoon weg. Niemand zal het opgemerkt hebben. 4. Je hebt te weinig tijd voor teveel tekst. Uiteraard kan je dit het best opvangen in je voorbereiding op de presentatie.3 Dan heb je al beslist wat er weggelaten kan worden als je in tijdsnood geraakt. Hou er daarom altijd rekening mee dat je presentatie ingekort zal moeten worden: je moet ingeleid worden, een andere spreker heeft teveel tijd genomen, enzovoort. Probeer hoe dan ook de voornaamste punten van de rest van je betoog aan te halen. Maar maak niet de fout om dan plots door je betoog te hollen. Anders zal het publiek niets meer snappen van je verhaal, en kan je beter onmiddellijk stoppen. 5. Het publiek doet lastig. - Ze stellen vragen waarop je het antwoord niet weet. Wees eerlijk, vertel gewoon dat je het antwoord niet weet. Probeer wel te vermijden dat je voortdurend gestoord wordt door vragen uit het publiek. Bouw een vragenmoment in op het einde van de presentatie. - Er gebeurt iets in de zaal en iedereen kijkt ernaar. Wacht tot het voorbij is en ga daarna verder. Hun aandacht ben je nu toch kwijt. Goede sprekers verwerken zo’n voorval zelfs in de rest van de presentatie. - Het publiek is ongeïnteresseerd. Begin niet in hoog tempo de rest van je presentatie af te werken. Probeer via korte, gerichte vragen de toehoorders mee te trekken. Geef meer voorbeelden uit hun leefwereld. - Iemand uit het publiek gelooft niets van wat je zegt en laat dat ook blijken. Bij stand-up comedians valt het vaak voor dat zogenaamde hacklers de avond storen. Ze proberen op allerlei manieren de persoon vooraan uit zijn concentratie te halen, bijvoorbeeld door schunnige opmerkingen te roepen. Een stand-up comedian moet dan zijn waarde bewijzen door daar gevat op te kunnen antwoorden. Uiteraard loopt het bij de meeste presentaties niet zo de spuigaten uit. Maar als je een ‘controversiële’ presentatie geeft, dan moet je ervan bewust zijn dat zoiets zeker kan gebeuren. Soms tonen ze hun ongenoegen door voortdurend vijandig opmerkingen te maken. Ook willen ze je steeds onderbreken om jouw onkunde te bewijzen. Probeer dan beleefd te zijn en hun vragen door te verwijzen naar het discussiemoment op het einde van de presentatie. Op die manier zal de rest van het publiek jouw kant kiezen. Maak uiteraard dat je tijdens dat discussiemoment je zaak grondig kan bewijzen. Zorg dus voor statistieken, de nodige literatuur, 3
- zie o.a. Stap 2: 1.3. Geschreven vs. gesproken tekst
Spreken en Techniek
29
grafieken, enzovoort. 5. Na de presentatie: de vragenronde Aan het begin van de presentatie vertel je altijd wanneer men vragen kan stellen. Bij kleinere groepen kan dit wel terwijl je nog bezig met je verhaal, maar bij grotere groepen zorg je beter voor een apart moment op het einde van de presentatie. Vaak heerst er wat spreekangst in de groep bij het begin van zo’n vraagronde, maar je kan het publiek op verschillende manieren wat loslippiger maken. Dit zijn enkele van de meest bekende ijsbrekers: - Je geeft het publiek wat tijd om met elkaar te overleggen; - Je kan zelf het publiek een vraag stellen waarop ze moeten antwoorden; - Je spreekt met iemand af dat hij de eerste vraag zal stellen. Op die manier is de eerste vraag gesteld, en jij weet alvast het antwoord erop. Alleen maar voordelen. Probeer de volgende regels in het achterhoofd te houden als je vragen beantwoordt na een presentatie: - Kijk naar de persoon die de vraag stelt, en luister. Kijk dus niet naar je notities of andere papieren. Op die manier toon je respect voor de vraagsteller en word je gedwongen om je te concentreren op de vraag. - Neem je tijd voor het antwoord. Je mag gerust een adempauze inlassen voordat je een antwoord geeft. Dat geeft jou enkele seconden om je gedachten op een rijtje te zetten. - Indien mogelijk, geef een complimentje. Vaak volstaat een kort “Goede vraag”. - Herhaal de vraag. Je heromschrijft de vraag, wat jou de tijd geeft om nog ’s goed over de vraag na te denken. - Bekijk de hele groep als je antwoord geeft. Hoewel slechts één iemand van de groep de vraag stelt, wil vaak de hele groep het antwoord erop weten. - Geef een gestructureerd antwoord. Onthoud dat een antwoord 3 delen kent: inleiding, midden, en slot. - Bekijk op het einde van je antwoord de vraagsteller. Op die manier weet je of hij jouw antwoord voldoende acht of misschien nog meer uitleg verwacht. Vaak kan je je zeer goed voorbereiden op vragen uit het publiek. Maak vooraf een lijst van mogelijke vragen die bij jouw presentatie kunnen passen. Sommige sprekers vinden het echter moeilijk om hun eigen tekst/presentatie kritisch te bekijken. Laat daarom iemand anders vooraf jouw tekst lezen of jouw presentatie horen, en vraag hem om mogelijke vragen hierbij te formuleren.
Spreken en Techniek
30
4. Stap 4: De presentatie evalueren 1. Het laatste deel van de presentatie Je hebt je presentatie gegeven, en daarmee is ook jouw presentatie afgelopen? Voor de meeste sprekers eindigt het verhaal inderdaad hier. Maar de echt sterke sprekers beseffen dat je steeds kan verbeteren. Nadat zij hun presentatie hebben gegeven, gaan zij hun eigen prestaties evalueren. Wat was goed? Wat was slecht? Wat kon beter? Voor wie goede/betere presentaties wil geven, is dit een onvermijdelijk stadium. Aan de hand van onderstaande checklist kan je jezelf evalueren. Onthoud echter dat zo’n evaluatie zinloos blijft als er geen terugkoppeling. Met andere woorden, wie wel de checklist invult maar vergeet om de volgende keer aan die minpunten te werken, kan zijn tijd ergens anders veel nuttiger gebruiken. 2. Checklist voor presentaties4
Inhoud duidelijk
zeer slecht
slecht
matig
goed
zeer goed
toelichting
boeiend ter zake gestructureerd Taalgebruik en uitspraak woordgebruik zinsbouw uitspraak articulatie Non-verbale communicatie (spreker) stemvolume spreektempo intonatie mimiek en houding Non-verbale communicatie (audio-visuele middelen) vlot gebruik leesbaarheid nauwkeurig meerwaarde
4
- Naar de checklist gebruikt door het departement Management (Universiteit Antwerpen). Waarvoor bedankt uiteraard.
Spreken en Techniek
31
Algemene indruk
Opmerkingen
Spreken en Techniek
32
5. Nog meer info nodig? Wie graag nog meer over presentaties en presenteren wil weten, kan best Even uw aandacht – Succesvol informatief presenteren (Academie Press, 2005) raadplegen. Marc Mombaerts en Tania Van den Bergh verzamelden de belangrijkste informatie hierover in een handig en mooi verzorgd boek. Waarschijnlijk het beste Nederlandstalige werk over dit onderwerp.
Spreken en Techniek
33
