Algemene vergadering sportraad d.d. 11/06/09 Aanwezig: Voorzitter: Marc Vanneste (WTC Pellenberg) Secretaris: Danny Decupere (VMS) Penningmeester: Roger Poffé Bestuurslid: Alex Wandels (SMS Lubbeek) Bestuurslid: Renate Mafrans Sportfunctionaris: Tom Harding Schepen van sport: Hilke Verheyden SMS Lubbeek: Verheyden Jan, Demarsin Jos Lizards: Lerouge Bram VMS: Rudi Wuyts Biljartclub ‘t Lanterreke Lubbeek: Peeters Francis FC Binkom: Veuchelen Frans, Rudi Claes Hagelandse Aanspanning: Coart Guido Turnkring Iris Linden: Hilde Lens-Gielis, Smekens Maggy Wandelclub Horizonstappers: Huguette Van Goidsenhoven Hakkoryu Kansui Dojo Lubbeek: Hilde Waeckens, Ivan Michaux Lubbinton: Sven De Ruyter WTC Pellenberg: Wierinckx Jos; Alaerts Nicole Lubko: Erik Deroover, Ronny Jacobs Hajimé Linden: Peeters Herman Sint-Bernardus Lubbeek: Janssens Roger, Guido Cartoos VK Linden: Volders Philip LUBBS: Eddy Lalou, Paul Janssens Karateschool Lubbeek: Ronny Thys Nieuwe clubs: United Binkom: Sven Ons Dancin’ Movement: Murielle Puttemans, Chantal Monfrèu Fietsclub Sint-Bernard Lubbeek: Moors Marleen, Celis Margriet Badmintonclub De Gevallen Pluim: Mark Schobyn Volley Steenveld Vedel: Luc Schepers, An Bastiaens Niet aanwezig: Lumivoc Floikes Goe Moe Linden Ballers De Kastaars Verontschuldigd: Bestuurslid: Erik Azijn (VK Linden) Erkend deskundige: T. Francken
Toelichting bij het subsidiereglement en het invullen van de subsidiebundel Sportfunctionaris Tom Harding geeft toelichting bij het invullen van de subsidiebundel en geeft meer uitleg over sommige aspecten van het subsidiereglement (toelichting behandelt enkele van de aspecten van het subsidiereglement. De volledige tekst van het subsidiereglement is de echte basis). Er zijn drie nieuwe reglementen: • het erkenningsreglement, • het sportraadreglement • het subsidiereglement. Het erkenningsreglement: enkele van de voordelen van erkend te zijn: • directe link tussen club en gemeente • fiscale attesten die verleend worden door gemeente aan de deelnemers van sommige activiteiten van de erkende verenigingen • vermindering op huur sportinfrastructuur • Erkende club kan aansluiten bij sportraad • Erkenning vereist voor jeugdbegeleidingssubsidie Het sportraadreglement: toelichting bij erkenning door sportraad: Voor aansluiting invullen effectieven en plaatsvervanger: • Als de club volwassen leden heeft en daar zijn zowel mannen als vrouwen bij dan moeten er onder de effectieven één man en één vrouw zitten • en één man/vrouw uit de gemeente, • het moet ook één iemand van het hoofdbestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester) bij de effectieve leden zitten • Bestuursleden sportraad moeten komen uit de effectieven • idem voor afgevaardigde subcommissies (moet bij de effectieven horen) Het subsidiereglement: er zijn drie soorten subsidies: • Jeugdbegeleidingssubsidies • Kwaliteitssubsidies • Subsidies gebaseerd op kwantitatieve criteria Jeugdbegeleidingssubsidies: • Enkel voor erkende verenigingen • Mbt vorming van de begeleiders: wanneer zij een opleiding hebben gevolgd tijdens afgelopen seizoen: kan terugbetaling gebeuren. Er is evenwel de beperking van het budget dat voor jeugdbegeleidingssubsidies is uitgetrokken. Indien de som van de jeugdbegeleidingsinitiatieven zou leiden tot een overschrijding van het budget dan krijgt elk jeugdbegeleidingsinitiatief een vergoeding die gelijk is aan het product van het aantal punten dat toegekend werd aan dit initiatief en de
• • •
•
• •
puntwaarde die bekomen werd na deling van het budget door het totaal aantal punten voor alle jeugdbegeleidingsinitiatieven. de vergoeding gaat naar de clubs maar die kunnen daarmee doen wat ze willen: vermelding van de naam van de trainer, welke cursus en de kosten club mag zelf ook cursus organiseren. De uren die de lesgever heeft gepresteerd worden dan terugbetaald a rato van BLOSO tabel (onder voorwaarde dat het budget voor jeugdbegeleidingssubsidies niet overschreden wordt (anders cfr boven) Kwaliteitsvolle begeleiding: aantal actieve uren onder gekwalificeerde jeugdsportbegeleider. Er is een correctiefactor: percentage jeugdleden van Lubbeek tov totaal aantal jeugdleden. Een jeugdlid is een actief lid dat tijdens werkingsjaar de leeftijd had van 18 jaar of jonger (einde werkingsjaar is 30 juni) Er wordt ook rekening gehouden met een weging voor het opleidingsniveau van de trainers (diploma dient eveneens voor te komen in de assimilatietabel van de Vlaamse Trainersschool) Relevante bijlagen voor jeugdbegeleidingssubsidies: o betalingsbewijs van de vorming plus deelnamebewijs o diploma’s van de trainers o voor eigen vorming plus bewijs dat jullie die cursus effectief zelf georganiseerd hebben plus de effectieve diploma’s van de trainers zelf o …
Kwaliteitssubsidies: vorming van trainer. Dit is vergelijkbaar met de regeling bij de jeugdbegeleidingssubsidies maar dit is voornamelijk voor de clubs die geen jeugd hebben. Budgetten zijn wel een beetje kleiner: trainer die zowel jeugd als senioren doet kunnen we maar één keer terug betalen Subsidies gebaseerd op kwantitatieve criteria • Representatie: subsidies voor aanwezigheid op de sportraadvergadering • Medewerking: uren die u presteert voor activiteiten van de sportraad of de sportdienst: dag van de sportclub, grabbelpas, fietstocht enz…. • Voor alle activiteiten van de sportraad controleert de sportraad de deelnames maar voor de prestaties tav de scholen zijn de scholen vragende partij voor sportdagen enz… De sportraad kan dit zelf moeilijk controleren. Daarom wordt een nota van de leerkracht LO gevraagd. Deze nota moet vermelden waar het over gaat, wie het juist was, aantal uren en alle andere info die relevant kan
Enkele belangrijke punten bij het invullen van de subsidiebundel: • • • •
Naam sportbond: dit is belangrijk omdat enkel subsidies uitgekeerd worden aan clubs aangesloten bij erkende sportfederaties: lijst is beschikbaar VZW of feitelijke vereniging anders geen subsidies Locatie is die locatie waar je het meest je sport doet Aantal leden: actieve en niet actieve sportleden, belangrijk is dat je minimum dertig procent van de leden uit Lubbeek hebt
•
• • • •
• • •
•
Gegevens van het bestuur: maatschappelijke zetel moet in Lubbeek zijn, bestuur moet uit drie verschillende personen bestaan, niet verplicht dat bestuursleden uit Lubbeek zijn, voornaamste is dat de leden uit Lubbeek zijn en dat u sport aanbiedt aan Lubbekenaren. Facturatieadres: is belangrijk voor clubs die infrastructuur huren van de gemeente Bestuursinformatie is ook belangrijk voor sportraad gegevens Verplichte bijlage: o.a.doelstellingennota of statuten, ondertekend Panathlon charter Ledenlijst: aangesloten bij een federatie, dan hebben we graag de ledenlijst van de federatie eventueel ook andere leden niet aangesloten bij de federatie, die mag je op de aparte ledenlijst invullen. o Voor erkenning is adres van elk lid van belang (voor percentage Lubbekenaren) o voor subsidies is leeftijd van belang.( Voor de jeugdleden, wanneer het excel bestand van de leden wordt ingevuld, kunnen we automatisch filteren op de leeftijd) o voor aansluiting sportraad is ook het geslacht van belang. Subsidies is op basis van afgelopen seizoen , wordt betaald in komend seizoen. Actieve sportwerking: bewijs dat jullie effectief een sportwerking hebben, bvb kalender van de federatie, facturen van sporthal Verder nog enkele voorbeelden die subsidies opleveren: o Communicatie: u krijgt punten indien u de subsidieaanvraag elektronisch doorstuurt, vooral de excel file, andere documenten mogen ingescand worden maar ook per post opgestuurd worden o Ook beloning voor ouder of infoavond één maal per jaar : wel bewijs uitnodiging, agenda plus verslag van wat er besproken is. o website o Nieuwsbrief of e-zine. o Clublogo o Communicatieverantwoordelijke om te weten wie er aanspreekpunt is o info@adres o subsidies voor beleid: bestuursgericht bijscholingen worden ttz een punt per bijgewoonde vorming o VZW o organigram en structuur van subcommissies o scheidsrechter (wel bewijs van de federatie nodig) Limiet voor inlevering subsidiebundel: 1 oktober 12uur
Impulssubsidies en projectsubsidies: • • • • •
twee keer budget van 2500€. Max vijfhonderd per club apart excel blad per project- of impulsdossier voor één oktober aanvragen voor afgelopen seizoen Nu uitzondering want eerste keer korte periode, er kan een beetje retroactief gewerkt worden
• • •
personeelskosten en kosten infrastructuur vallen er onder enkel voor de erkende clubs Hefboomsubsidie (projectsubsidie) o is specifiek voor plus 35 of recreanten • impulssubsidie : o voor nieuwe projecten o of voor opstarten van nieuwe lessen reeks o of voor verruimende sportactiviteit o criterium blijft fysieke inspanning mag bovenlokaal zijn maar primair doel is en blijft Lubbekenaar
Fietshappening Taakverdeling: binnensturen of e-mailen; affiches en flyers zijn beschikbaar
Werkvergadering subcommissies 4 subcommissies: • Buitensporten • Zaalsporten • Verdedigingssporten • Niet specifieke sporten Bedoeling: • Verruiming bestuur sportraad • Feedback naar bestuur sportraad (bvb in verband met geschillen, gebrekkige accommodatie enz plus doorspelen van problemen De vergadering van de subcommissies: • Verkiezing afgevaardigde bestuur o Buitensporten: Jan Verheyden o Zaalsporten: Paul Janssens o Verdedigingssporten: nog niemand gevonden o Niet specifieke sporten: in beraad • Impulssubsidies& hefboomsubsidies: o Buitensporten: SMS Lubbeek: driedaagse stage FC Binkom: minivoetbaltornooi o Zaalsporten LUBBS: trainerscursus plus actie voor ledenwerving Lizards: sportweek in kerstvakantie, uitwisseling met buitenlands volleybalclub VMS: Start To Run, Paasstage : Kerststage o Verdedigingssporten: Hakko Ryu zelfverdediging voor vrouwen (is meer onder hefboomsubsidies want voor recreanten (in september)) o Onconventionele sporten: • Dag van de sportclub: o Buitensporten:
Voetbalclubs (samen):in de voormiddag: initiatie, in de namiddag klein tornooi o Zaalsporten Volley Steenveld Vedel vraagt ruimte om club te promoten Basket: buiten op voorwaarde dat infrastructuur terug hersteld wordt. Lizards &VMS cfr vorig jaar o verdedigingssporten vragen meer plaats o Onconventionele sporten: WTC Pellenberg: informatiestanden; mountainbike Biljartclub ’t Lanterreke: probleem dat er niemand boven in de cafetaria kan Boogschutters terug buiten zoals vorig jaar Hakkoryu Kansui Dojo Lubbeek (Ivan Michaux) lanceert idee van kaart en stempeltjes en daaraan gadget of prijs te verbinden Bedoeling om eerst een bestuurvegadering te organiseren en daarna nog eens samen te komen
Dag van de sportclub: laatste zaterdag van augustus, wie doet wat, waar: zie boven
Gegevens van de sportgids • •
Moeten voor 1 juli ingediend worden wordt half augustus huis aan huis verspreid
Varia o Dynamo project: o Initiatief van Vlaamse sportfederaties (VSF) o uw club kan management ondersteuning krijgen o project loopt drie à vier jaar o hulplijn zowel per e-mail als telefonisch o ondersteuning van management: wetgeving, vzw , feitelijke vereniging, organiseren ook vormingen o Vrijetijdsbank.be sport op maat voor mensen met een handicap: folder volgt (Tom) o Suggestie om drank te voorzien met glazen indien vergadering lang duurt o Basketbal: vraag om informatie voor sportgids: wat gebeurt er met die informatie naar de website van de gemeente toe: info wordt op website geplaatst (ingekort). De buitengewone activiteiten komen er ook op. Gemeente werkt hiervoor samen met ‘Uit in Vlaanderen‘. De gemeente heeft een deel van die website. Het toffe er aan is dat uit die artikels ook in Passe-Partout en ROB verspreid worden Vergadering wordt afgesloten om 22u15 Verslag: Danny Decupere
