SPOLÉHÁNÍ EXTERNÍCH KONTROL NA VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM V PODNIKATELSKÉM PROSTŘEDÍ

SPOLÉHÁNÍ EXTERNÍCH KONTROL NA VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM V PODNIKATELSKÉM PROSTŘEDÍ Miluše Korbelová Klíčová slova: vnitřní kontrolní systém, inventarizace, ochrana majetku podnikatele. Key words: Internal control system,inventory, security of assets. Abstract Článek se zabývá zavedením účinného kontrolního systému v účetní jednotce podnikatelského typu, posouzením jeho účinnosti z pohledu zevnitř účetní jednotky a jeho vnímání samotnými zaměstnanci a vedením účetní jednotky, posouzením účinnosti vnitřního kontrolního systému z pohledu zvenčí externími kontrolními orgány a možnost spolehnutí se na tento systém. Abstract The issue of this article is internal control systém inside of The accounting unit in enterpreuner area. How this systém influences internal and external areas, how it is perceived by employes and how it is perceived by manegement of companies, how perceived this one by external contolors, if it is trusted, reliable. Úvod Zavedení vnitřního kontrolního systému /dále jen VKS/ je základním předpokladem zajištění správnosti fungování zavedených ekonomických informačních procesů. Účinný VKS by měl zabránit nejen nesprávnostem v účetnictví a celém informačním procesu účetní jednotky, ale zajistit standardní postupy výroby s cílem zabezpečení kvalitního výkonu a zajistit ochranu majetku jejich vlastníkům. Tuto skutečnost si velmi dobře uvědomuje stát, který zajišťuje zavedení kontrolních mechanismů zákony a vyhláškami /např. zákon o kontrole, 552/1991 Sb., zákon o finanční kontrole ve státní správě č. 320/200, vyhláška o inventarizaci 270/2010 Sb. V podnikatelském prostředí zůstává zavedení účinných vnitřních kontrol na vlastnících jednotlivých účetních jednotek. Neexistuje žádný zákon, vyhláška nebo pokyn nařizující zavádění VKS, případně návod jak jej implementovat. Informace o finanční situaci účetní jednotky, o stavu majetku a závazcích sdělují účetní jednotky veřejnosti prostřednictvím účetní závěrky a tak jediným zákonem, který nepřímo zavedení kontrol vyžaduje je zákon 563/1992 Sb o účetnictví. Tento zákon zároveň upravuje postih, pokud dojde k jeho porušení. Další požadavky na zavedení účinné kontroly je vyžadován zákonem 513/1991 Sb., obchodní zákoník, který stanovuje odpovědnost zejména statutárních a dozorčích orgánů za svěřený majetek a řádně vedené účetnictví. Proto je v tomto případě na každém majiteli, akcionáři, společníku, aby zavedení účinného kontrolního systému zajistil. Zavedení kontrol v kterékoli oblasti podnikání se promítá v konečné fázi v účetních výkazech a celé účetní závěrce. Vyvstává otázka je-li tento VSK zaveden a je-li, potom do jaké míry je účinný a zda je možné se na něj spolehnout. Podnikatelské prostředí tvoří jak velké společnosti, tak malé podniky, často rodinného typu. Velké nadnárodní společnosti disponují prostředky, které jim umožňují nejen osvětu ale i

150

zajištění odborníků, kteří se zavedením kontrol zabývají. Velký význam pro společnost mají zejména drobné malé podniky, zajišťující zaměstnanost v jednotlivých regionech. Pro tyto podniky je zajištění odborníků pro zavedení VKS dost významným finančním problémem. Důvodem neochoty či podceňování zavedení VKS je zejména nedostatečná osvěta, podceňování problému, spoléhání se na „všemocnost“ externích spolupracovníků a kontrol jako je audit, daňový poradce, kontrola z finančního úřadu. Jde o zásadní neznalost funkce těchto externích kontrol. A tak se nejen z médií dozvídáme o zkresleních, zpronevěrách až krádežích. Hlavní vina je spatřována v tom, kdo toto způsobil nikoliv v tom, kdo toto zapříčinil. Cílem tohoto příspěvku je ukázat nastavení VKS u účetních jednotek malého rozsahu v podnikatelském prostředí. Chápání VKS samotnými vlastníky a posouzení, zda je možné se na nastavený VKS v účetní jednotce spolehnout při provádění kontroly. Cílem příspěvku není řešení problematiky. Příspěvek je základem pro další zkoumání. Vlastní výzkum 1. Východiska Informaci o majetku účetní jednotky o jeho stavu, o dluzích, o vlastním kapitálu a další informace získá uživatel z účetnictví. Předmětem účetnictví je zachycení stavu a pohybu majetku, závazků a ostatních pasív a aktiv, nákladů a výnosů a stanovení výsledku hospodaření za dané účetní období a je upraveno zákonem o účetnictví 563/1991 Sb., vyhláškou a Českými účetními standardy. Účetní jednotky sestavují pravidelně ke konci účetního období účetní závěrku, která je veřejně přístupná a zveřejňována prostřednictvím sbírky listin. Cílem této účetní závěrky je podání věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví a finanční situace. Zákon o účetnictví, vyhláška, standardy ale i další právní normy upravující podnikání jednotlivých účetních jednotek mohou mít další požadavky na zachycování a vyjadřování jednotlivých účetních případů v účetnictví /např. energetický zákon, daňové zákony. Výše zmíněné normy mají požadavky zejména na vytvoření vnitřních předpisů, zajišťující jednotný přístup a jednotnou metodiku k zachycování a vyjadřování aktiv a pasív, nákladů a výnosů a na vytvoření systému, který by zajistil dodržování těchto norem a zároveň zabránil nesprávnostem a omylům a ochránil majetek účetní jednotky. Tyto vnitřní předpisy nesmí být v rozporu se zákonem či vyhláškami a tvoří si je každá účetní jednotka sama. Jsou rozpracováním zákonných norem a jsou pro účetní jednotku závazné. Ochrana majetku účetní jednotky, majetku vlastníků účetní jednotky je stejně důležitá jako zajištění věrného a poctivého vyjádření informací zobrazených v účetních závěrce. Nastavení účinného vnitřního kontrolního systému je nezbytnou a základní podmínkou zajištění tohoto požadavku. Smyslem vnitřního kontrolního systému je přecházení a nesprávnostem a omylům, jejich včasnému odhalení a nápravě. Nástrojů jak toho dosáhnout je několik a jsou to zejména inventarizace a vnitřní směrnice. Mělo by být tedy hlavním zájmem vlastníků, aby vnitřní kontrolní systém byl nastaven dostatečně účinně a efektivně tak, aby předcházel, zabránil a včas odhalil nesprávnosti a omyly, které nelze nikdy vyloučit.

151

Podnikatelské prostředí často nepovažuje za důležité se VKS zabývat, zákony toto přímo nenařizují a tak se vlastníci spoléhají na manažery a manažeři na neznalost vlastníků. Do povědomí veřejnosti se dostal názor, že kontrolu provádí a odhaluje externí kontrolor, za kterého považují auditora, daňového poradce a finanční úřad. Obecně se má za to, že po kontrole zmíněných osob či institucí už se nemůže nic stát a společnost je dostatečně prověřena a ochráněna od všech možných chyb a nesprávností. Je třeba zdůraznit, že nelze spoléhat na externí kontroly v tom smyslu, že objeví každou nesprávnost. Externí kontroly se zaměří na cíl, s kterým kontrolu provádějí, nikoliv na veškeré nesprávnosti, které se v účetní jednotce mohou vyskytovat. Naopak, externí kontroly posuzují, zda je možné se při kontrole na vnitřní kontrolní systém spolehnout při jejich práci. O selhání nastaveného vnitřního kontrolního systému je každý z nás informován médii. Někdy jsou to nesprávnosti zjištěné při odhalení zpronevěr, někdy je to nedostatečná inventarizace, někdy jen zpráva o ověření účetní závěrky s výhradou či jiná zpráva o provedení kontroly.

2. Analýza V rámci výzkumu byl zpracován dotazník a rozeslán jednotlivým drobným podnikům. Protože návratnost dotazníků je téměř nulová, požádala jsem kolegy, aby požádali osobně o jeho vyplnění. Vrátilo se pět odpovědí. Při zpracování opovědí jsem si uvědomila jak je důležité velmi dobře dotazník připravit a jak důležitá je stručnost, jasně položená otázka a omezení se na základní informace. To vše ovlivňuje kvalitu dotazníku i chuť ho vyplnit a spolupracovat. Po zpracování dotazníků vyšly najevo zajímavé informace, některé známé z praxe a některé zcela nové. Výzkum byl prováděn u účetních jednotek, podnikatelů s počtem zaměstnanců z 80% do 50 a z 20% do 2 000. Zajímavé je, že 100% dotazovaných je každoročně auditováno, 80ti procentům je tato povinnost dána zákonem u 20% jde o dobrovolný audit. Výsledky analýzy reprezentuje následující tabulka: Dotaz: Vlastníci jsou členy statutárních nebo dozorčích orgánů

Ano: 84%

Vím co je vnitřní kontrolní systém 60% Vnitřní směrnice jsou zavedeny 50% Inventarizace jsou provedeny na veškerém majetku a 80% závazcích Je zpracována směrnice na výběr dodavatele 20% Hmotný majetek je nesmazatelně opatřen invent. číslem 50% Je u dlouhodobému majetku přidělen další identifikátor 84% /souběžně s inventárním číslem/ Jsou zpracovány kalkulace na výrobek,službu 40% Domníváte se, že je VKS účinně zaveden 84% Účetní závěrka je ověřena auditorem 100% Zdroj: vlastní výzkum, vlastní výpočty

152

Ne: 16%

Nezodpovvězeno: -

40% 50% 20%

-

60% 50% 16%

20% -

60% 16%

-

Na dotaz Kdo a jak často provádí odpovězeno: Osoba: Auditor 33% Majitel 8% Daňový poradce 17% Účetní 42%

kontrolu správnosti údajů zachycených v účetnictví bylo Četnost kontroly: každé čtvrtletí majitel na poradě

67% 33%

Dotaz na osobu, která dotazník zpracovala: 40% účetní 60% ekonom

3. Vyhodnocení Vyhodnocení dotazníku ukazuje na malou pozornost, kterou věnují vlastníci společností nejen vnitřnímu kontrolnímu systému ale i nezájem o zpracování dotazníku. Vypracování dotazníku bylo svěřeno ekonomovi nebo dokonce jen účetní, která by s tvorbou VKS neměla mít nic společného. Zajímavé je tvrzení, že vnitřní směrnice jsou zpracovány v polovině z dotazovaných společností, stejně tak inventarizace je prováděna v polovině společností na veškerém majetku a závazcích. Přesto se 60% dotázaných domnívá, že ví co je VKS a 84% dotázaných se domnívá, že VKS je účinný. Praxe ukazuje na případy prolomení kontrolního systému, kde nejvíce případů nesprávností, omylů až zpronevěr způsobí právě účetní či ekonomové. To jsou právě ty osoby, které dotazník zpracovaly. Každá z těchto společností auditována. S jakým výsledkem byl audit proveden nebylo předmětem dotazu. Zárověň je zarážející, že kontroly správnosti účetnictví přenechávají majitelé na externích kontrolách – 40% nebo na vlastních účetních – 42%. Majitelé tedy nevěnují svému majetku takovou pozornost, jakou by měli. Dalším zarážejícím jevem v dotazníku je, že inventarizace jsou prováděny jen u 50% dotazovaných. Inventarizace je základním prvkem a nedílnou součástí kontrolního procesu a její provedení je vyžadováno přímo zákonem o účetnictví. Její neprovedení má za následek neprůkazné účetnictví, účetní závěrky a je pod penalizací stanovenou tímto zákonem. Je tedy nanejvýš udivující, že majitelé společností nevěnují ani této skutečnosti patřičnou pozornost. Nástroji kontroly jako je kalkulace, rozpočetnictví, plány a jejich vyhodnocování, které je předmětem manažerského účetnictví využilo jen 40% dotázaných. Právě manažerské účetnictví vede společnost k efektivnějšímu kontrolnímu procesu a silným a účinným nástrojem kontroly. Stále platí staré známé důvěřuj, ale prověřuj. Pokud se v tisku objeví zahanbující článek jak si účetní převedla finanční prostředky na svůj účet nebo na účet svého přítele, vždy se klade vina na účetní. Účetní je odsouzena. Nezaznamenala jsem informaci, že by vlastníci nebo soudce poznamenali, že té účetní takovéto jednání někdo umožnil a tedy je spoluvinen. Jednou ze zásad kontroly je kontrola tzv. čtyřma očima, ten, kdo kontroluje by neměl být shodný s osobou odpovědnou za kontrolovanou oblast. Nastavení kontrol je nesmírně náročné na nastavení kontrolních procesů. Vlastní kontrolní proces již není tak náročný. Universální návod jak to udělat dát nelze. Dalším zarážejícím jevem v dotazníku je, že inventarizace jsou prováděny.

153

Závěr Provedený průzkum potvrdil skutečnost, známou každému kontrolnímu orgánu. Tou je fakt, že účetní jednotky nevyužívají nástroje vedoucí k zavedení VKS ač je k tomu vede sám zákon. Domnívají se, že mají zaveden účinný vnitřní kontrolní systém, a že další administrativa nebo nabádání v této oblasti je zbytečnou byrokracií, že pokud účetní jednotka má účetní závěrku ověřenu auditorem, má daňové přiznání zpracováno daňovým poradcem nebo projde kontrolou finančního úřadu, že tato kontrola je vyčerpávající a je naprosto dostatečná. Majitelé si nepřipouštění myšlenku, že po těchto kontrolách by mohlo dojít v jejich účetních jednotkách k selhání. Toto tvrzení dokazuje fakt, že 84% dotázaných se domnívá, že VSK je účinný, avšak v porovnání s ostatními odpověďmi vyznívá tato domněnka jako dost úsměvná. Na druhou stranu je třeba také brát v úvahu osobu, která dotazník zpracovávala a její subjektivní názor na danou problematiku. Zmíněné názory jsou pravděpodobně způsobeny několika faktory: - Nedostatečnou osvětou - Zahlcení majitelů starostmi o udržení a rozvoj podnikání - Nedostatečnými znalostmi z ekonomické oblasti - Neochota naslouchat upozorněním a požadavky na zavedení VKS Z provedeného průzkumu je patné, že se na zavedený vnitřní kontrolní systém ve většině případů nelze spolehnout. Jako další poznatek je, že majitelé společností nevěnují dostatečnou pozornost VKS a přenechávají zodpovědnost za něj na svých zaměstnancích nebo na externích kontrolách. Základní předpoklad odstranění těchto předsudků vidím především v osvětové činnosti. Provedený průzkum je počátkem k dalšímu zkoumání v této oblasti a hlavně jeho prohloubení. Zejména bych ráda rozpracovala dotazované oblasti nejen na podnikatelskou sféru, kde zavedení VSK není přímo dáno zákonem, ale i o oblast neziskových organizací jak státních tak nestátních. Výsledkem by měla být analýza slabých míst, práce s VKS a přípravu osvěty v této oblasti. Toto jsou náměty k dalšímu výzkumu.

Literatura: [1] 563/1992 Sb., zákon o účetnictví. [2] Vyhlášky pro jednotlivé účetní jednotky, provádějící zákon o účetnictví a České účetní standardy. [3] Král Bohumi a kol., Manažerské účetnictví, 2. vydání, Management Press, s.r.o.2008, ISBN 978-80-7261-141-6. [4] Schiffer Vladimír, Vnitřní kontrolní systém. Významný nástroj ochrany majetku a hospodaření účetních jednotek. 1.vydání, Praha:ASPI,2009,s.224. ISBN 978-80-7357436-9. Ing. Miluše Korbelová Externí doktorandka Fakulta financí a účetnictví Vysoká škola ekonomická v Praze nám, W. Churchilla 4, 130 67 Praha 3 [email protected]

154