Spisový řád Národního památkového ústavu

Spisový řád Národního památkového ústavu

Spisový řád Generální ředitelka Národního památkového ústavu (dále jen „NPÚ“) vydává k provádění Statutu NPÚ a Hlavního organizačního řádu tento Spisový řád.

I. Předmět 1. Spisový řád NPÚ (dále jen „SŘ“) stanoví zásady pro nakládání a manipulaci s dokumenty, tj. postup při jejich vzniku, přejímání, třídění, označování a evidování, oběhu, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování ve skartačním řízení. Je vydán v souladu se zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 2. Tento SŘ je závazný pro všechna pracoviště NPÚ. Každé pracoviště NPÚ nakládá s dokumenty podle SŘ a ukládá je podle spisového a skartačního plánu, který je přílohou tohoto SŘ. 3. SŘ je závazný pro všechny pracovníky NPÚ. Za jeho dodržování odpovídají jednotliví vedoucí nebo jimi pověření pracovníci v rámci jejich působnosti. 4. Práci s dokumenty obsahujícími utajované informace upravuje samostatný interní akt řízení vydaný GŘ.

II. Základní pojmy 1. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti NPÚ a jeho předchůdců, zahrnující příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. 2. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti NPÚ nebo mu byl doručen. 3. Spis je soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání a v průběhu vyřizování jedné věci, případně vzniká sdružením společně vyřizovaných dokumentů s přidělenými čísly jednacími nebo dodatečným sdružením po jejich vyřízení. 4. Podatelna je zřízena na každém pracovišti NPÚ. Zajišťuje příjem doručených dokumentů. Zajišťuje rovněž funkci výpravny, kde se dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna zajišťuje distribuci dokumentů na jednotlivé útvary. 5. Centrální podatelna Ústředního pracoviště NPÚ je zřízena pro příjem dokumentů doručených ústřednímu pracovišti. Dokumenty převezme, označí, zaeviduje a předá sekretariátu generální ředitelky NPÚ. 6. Evidenční pomůckou se rozumí prostředek k evidenci dokumentů. Základní evidenční pomůckou jsou podací deníky, dalšími evidencemi dokumentů např. kniha faktur. Podací deník je evidenční pomůcka vedená v digitální podobě. V NPÚ je Spisový řád Národního památkového ústavu

1

jeden podací deník segmentovaný do patnácti samostatných číselných řad. Musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. Další evidenční pomůcky k samostatným evidencím dokumentů mohou být vedeny v listinné podobě. Musí být vytvořeny z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označeny názvem ústředního pracoviště nebo územního odborného pracoviště, pro které jsou vedeny, rokem, v němž jsou užívány, a počtem listů. Další evidenční pomůcky mohou být vedeny i elektronicky se zabezpečením jejich archivace buď digitálním způsobem (zálohy, úložiště dat) nebo tiskem. 7. Evidencí dokumentů se rozumí zapsání dokumentu doručeného nebo vzniklého z vlastní činnosti do podacího deníku nebo jiné evidence dokumentů s náležitostmi podle ustanovení čl. V/5 tohoto spisového řádu. 8. Hlavní spisovna je zřízena na ústředním a každém územním odborném pracovišti NPÚ, slouží k ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 9. Specializované spisovny slouží k ukládání určených spisů a dokumentů podle příloh č. 2 tohoto SŘ. 10. Příruční registraturou se rozumí úložný uzamykatelný prostor (skříně) v útvaru, který ji zřizuje (nemusí jít o samostatnou místnost), sloužící k ukládání dokumentů vzniklých nebo došlých v běžném roce, do doby vyřízení spisu k jedné věci, pokud je to nutné. V příručních registraturách jsou dokumenty ukládány do doby, než mohou být předány do hlavní spisovny nebo specializované spisovny, max. však 1 rok. 11. Spisová značka (dále jen „ukládací značka“) je slovní označení nebo označení zkratkou, které určuje ukládání spisů v hlavní spisovně nebo specializované spisovně, pokud se spisy neukládají podle spisových znaků. V tom případě je přehled ukládacích značek uveden v ukládacím plánu příslušného pracoviště, v příloze č. 2 tohoto SŘ. 12. Spisový a skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Může-li být dokument zařazen z hlediska obsahu do několika skupin, zařadí se podle rozhodující obsahové složky. Spisový a skartační plán je přílohou č. 1 tohoto SŘ a slouží jako pomůcka k ukládání a vyřazování dokumentů a spisů. 13. Spisový znak (někdy též ukládací znak) je číselný kód určující třídění dokumentů do druhově shodných skupin s jednou skartační lhůtou. Jejich přehled s uvedením jednotlivých typů dokumentů tvoří spisový a skartační plán. 14. Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu podle jeho obsahu a udává, jak se s písemnostmi naloží po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení: a) Skartační znak „A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k výběru jako archiválie k trvalému uložení do příslušného archivu. U všech dokumentačních fondů je zásadně spouštěcím mechanismem plynutí skartační lhůty doba, kdy došlo k ukončení činnosti či uzavření dokumentačního fondu. V případě zániku NPÚ bez právního nástupce je doba pouze jeden rok u všech dokumentů typu „A“. Spisový řád Národního památkového ústavu

2

b) Skartační znak „S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. c) Skartační znak „V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A" nebo „S". 15. Skartační lhůta: je doba, po kterou se vyřízený dokument, resp. uzavřený spis ukládá v hlavní spisovně nebo specializované spisovně. Stanoví se na celé roky. Skartační lhůta je závazně stanovena ve spisovém a skartačním plánu, který je nedílnou součástí tohoto řádu. Po uplynutí skartační lhůty se dokument, resp. spis zařazuje do skartačního řízení. 16. Elektronická podatelna: zařízení sloužící pro evidenci a odesílání elektronických dokumentů. 17. Archivní kniha: je interní evidenční pomůcka spisovny nebo specializované spisovny informující o aktuálním stavu zde uložených dokumentů

III. Příjem dokumentů 1. Dokumenty doručené NPÚ přijímá zaměstnanec centrální podatelny, zaměstnanec podatelny územního pracoviště či pověřený pracovník detašovaného pracoviště. Při přejímání je povinen přezkoumat, zda převzal všechny doporučené dokumenty, jejichž převzetí potvrdil. Dokumenty, které nejsou adresovány NPÚ, nepřevezme. 2. Zaměstnanec podatelny zkontroluje při přebírání dokumentů, zda nejsou poškozeny; v případě závady reklamuje tuto skutečnost u doručitele. 3. Je-li podání učiněno ústně, vyhotoví se o něm záznam a bezodkladně se zaeviduje v podacím deníku. Záznam vyhotoví ten zaměstnanec, který ústní podání přijal. 4. Pokud nejsou dokumenty doručeny centrální podatelně nebo podatelně pracoviště NPÚ, ale předány přímo zaměstnanci NPÚ (např. během služební cesty, na poradě, jednání apod.), zaměstnanec je povinen neprodleně je předat příslušnému zaměstnanci centrální podatelny nebo podatelny pracoviště NPÚ k zaevidování. 5. Pokud je dokument v digitální podobě doručen mimo elektronickou podatelnu, tj. buďto na skupinovou e-mailovou adresu nebo na e-mailovou adresu zaměstnance, tento zaměstnanec doručený dokument v digitální podobě přijme. Pokud má úřední charakter a zejména je-li opatřen uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, předá ho podatelně nebo centrální podatelně k označení a zaevidování. 6. Je-li dokument doručen centrální podatelně nebo podatelně na technickém nosiči dat, je evidován jako příloha (např. CD-ROM, disketa apod.) průvodního dopisu. Jestliže příloha obsahuje dokument, který není opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou, příp. kvalifikovaným časovým razítkem, je předán adresátovi. Pokud příloha obsahuje dokument, který je opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, je předán elektronické podatelně k dalšímu opatření. Spisový řád Národního památkového ústavu

3

7. Dokumenty, s výjimkou dokumentů doručených elektronickým podatelnám, přejímá centrální podatelna nebo podatelna. Je-li to požadováno, potvrdí zaměstnanec centrální podatelny nebo podatelny převzetí doručeného dokumentu v doručovací knize, na soupisce nebo na kopii dokumentu. Kopii potvrzené soupisky vrací odesílateli, originál uloží v centrální podatelně nebo v podatelně. Převzetí dokumentu lze potvrdit také na průpise dokumentu nebo vystavením samostatného potvrzení v listinné podobě. Pokud nemá zaměstnanec centrální podatelny nebo podatelny možnost přesvědčit se, že doručený dokument je totožný s jeho kopií (doručený dokument je např. v obálce na jméno a příjmení zaměstnance), nepotvrdí převzetí na kopii, ale vystaví jen potvrzení o převzetí dokumentu. 8. Doručené zásilky se třídí na: a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, b) noviny, časopisy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), které se evidují ve zvláštní doručovací knize, pokud to stanoví vnitřní předpis pracoviště, c) letáčky, kulturní programy, propagační a informační materiály, ceníky, novoročenky a jiné dokumenty obdobného charakteru, pomocné materiály, dokumenty s výskytem škodlivého kódu, nevyžádaná obchodní sdělení, která nepodléhají evidenci, d) ostatní dokumenty podléhající evidenci.

IV. Elektronická podatelna 1. Elektronická podatelna se zřizuje k přijímání elektronických dokumentů prostředky informačních a komunikačních technologií. 2. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií elektronické podatelně NPÚ, považuje se za doručený tehdy, je-li dostupný elektronické podatelně. Pokud je elektronický dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, elektronická podatelna ověří jeho platnost. 3. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií na skupinovou adresu nebo individuální adresu, není opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem a jeho obsah je rozhodný pro další úřední činnost, jsou uživatelé skupinové nebo individuální adresy povinni předat ho příslušné podatelně k zaevidování (a to i tehdy, nemají-li číslo jednací odesílatele). Pokud je jednací protokol veden v listinné podobě, předá se podatelně k zaevidování průvodní dopis dokumentu; byl-li dokument doručen v příloze bez průvodního dopisu, vytiskne se hlavička e-mailu, která nahrazuje průvodní dopis. Pokud je jednací protokol veden v elektronické podobě, předá se podatelně doručený elektronický dokument. 4. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií na skupinovou adresu nebo individuální adresu a je opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, jsou uživatelé schránky povinni zaslat takovýto dokument elektronické podatelně. 5. Pokud zjistí elektronická podatelna neplatnost zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky, ověří, zda bylo připojeno kvalifikované časové razítko. Spisový řád Národního památkového ústavu

4

Pokud kvalifikované časové razítko bylo připojeno, oznámí tuto skutečnost neprodleně odesílateli současně s potvrzením o přijetí dokumentu. Jsou-li k elektronickému dokumentu připojeny přílohy, zkontroluje, zda odpovídají provozním pravidlům NPÚ. Přípustné formáty pro zasílání NPÚ jsou na www. stránkách NPÚ zveřejněny okamžikem spuštění elektronické podatelny. Pokud jim odpovídají, předá se dokument centrální podatelně nebo příslušné podatelně k zaevidování. Pokud jim neodpovídají, vyrozumí se odesílatel o této skutečnosti současně s potvrzením o přijetí dokumentu. Pokud je škodlivý kód zjištěn, doručený dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo věcnou informaci, jež může být bezpečně využita ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu, a digitální dokument může být bezpečně uložen mimo elektronickou podatelnu, se uloží do zvláštního úložiště. Ostatní doručené digitální dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód nebo obsahují nevyžádané sdělení, se zničí (vymažou). V takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený. Odesílatel dokumentu v digitální podobě obsahujícího nevyžádané obchodní sdělení nebude o jeho zničení (vymazání) vyrozuměn. 6. Pokud je možné zjistit z doručeného dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně se vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, případně o zničení dokumentu. 7. Pokud elektronická podatelna obdrží dokument v digitální podobě opatřený neplatným zaručeným elektronickým podpisem, vyrozumí odesílatele o této skutečnosti. Dokument v digitální podobě pak nepředá k evidenci v protokolu centrální podatelny, ale uloží v úložišti doručených datových zpráv.

V. Otevírání dokumentů 1. Podatelna neotevírá doručené dokumenty: a) adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno a příjmení adresáta uvedeno na prvním místě před názvem organizace,1 b) označené jako dokumenty s utajovanou informací, c) označené jako veřejná zakázka nebo výběrové řízení, d) označené jako žádost o vydání osvědčení pro prodej a vývoz předmětů kulturní hodnoty, e) adresované odborové organizaci. Všechny ostatní dokumenty podatelna otevírá. 2. Zjistí-li zaměstnanec podatelny po otevření dokumentu, že se jedná o soukromý dokument, nezaeviduje jej, obálku přelepí, označí na ní důvod otevření a připojí podpis. Dokument včetně obálky předá adresátovi. O obsahu soukromého dokumentu musí být zachována mlčenlivost. 3. Zjistí-li adresát po otevření dokumentu, doručeného jako soukromý, že se nejedná o soukromý dokument, je povinen jej neprodleně odevzdat zaměstnanci podatelny k zaevidování.

1

Čl. 13 Listiny základních práv a svobod.


5

4. Závady zjištěné po otevření dokumentu (např. chybějící přílohy) se vyznačí na obálce, v podacím deníku. 5. Doručené dokumenty podléhající evidenci se vždy opatří v den doručení otiskem podacího razítka. V případě, že se obálka v podatelně neotevírá, zaměstnanec podatelny umístí otisk podacího razítka na viditelném místě obálky. Otisk podacího razítka na obálce se nevyplňuje. 6. Pokud se z dokumentu pořizuje kopie, musí být označena takovým způsobem, aby ji nebylo možné považovat za prvopis (originál). Kopie se dále neeviduje v evidenci dokumentů. 7. Podací razítko musí vždy obsahovat tyto údaje: a) název pracoviště NPÚ, b) datum doručení, c) číslo jednací, d) počet listů, e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (DVD, CD, diskety apod.). 8. Obálky se ponechávají u došlých dokumentů vždy: a) u dokumentů z finančních úřadů, b) u dokumentů právní, kontrolní, finanční a mzdové povahy (zejména dokumenty od soudů, kontrolních úřadů, Policie ČR, apod.), c) obsahuje-li dokument stížnost nebo petici, d) u dokumentů zaslaných na dodejku e) není-li v dokumentu uvedeno datum nebo není-li dokument podepsán, a to i v případě, že je v dokumentu uvedeno jméno, příjmení a adresa odesilatele a také jeli jméno, příjmení a adresa odesilatele uvedena pouze na obálce, f) není-li odesilatel ze samého podání patrný. V ostatních případech se obálky vyřazují mimo skartační řízení ihned nebo podle pokynů nadřízeného zaměstnance.

VI. Označování a evidence dokumentů 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti se evidují v podacím deníku vedeném podatelnou v elektronické podobě nebo v jiné evidenci dokumentů podle čl. II/7 tohoto spisového řádu. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 2. Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo zákon č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, v platném znění), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence. 3. Samostatné evidenci podléhají následující skupiny dokumentů. Každá skupina dokumentů je evidována v samostatné evidenční pomůcce. Pokud to nevyžaduje zvláštní předpis nebo specifický charakter, nevede se samostatná evidence, dokumenty Spisový řád Národního památkového ústavu

6

jsou evidovány v podacím deníku vedeném centrální podatelnou nebo podatelnou pracoviště NPÚ: a) faktury, b) objednávky, c) smlouvy, d) žádosti o vydání osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb., e) cestovní příkazy, f) dokumenty vnitřního charakteru odesílané z památkových objektů, se kterými hospodaří příslušné územní odborné pracoviště (např. docházkové listy, dohody o pracovní činnosti a provedení práce, výdejky, příjemky, parafované faktury apod.) g) znalecké posudky h) protokoly technické laboratoře i) doporučená psaní na jméno j) Evidenční pomůcka faktur je členěna následně: datum doručení, odesilatel, číslo faktury. Evidenční pomůcka objednávek je členěna následně: číslo objednávky, datum, dodavatel, předmět dodávky, cena. Evidenční pomůcka smluv je členěna následně: číslo smlouvy, typ smlouvy, předmět smlouvy, zhotovitel, dodavatel, doba platnosti, den uzavření, poznámka. Evidenční pomůcka žádostí o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. je členěna následně: datum doručení, žadatel, jméno zaměstnance vyřizujícího žádost a způsob vyřízení. Vyřízení je pod číslem jednacím zapsáno v podacím deníku. Za lomítkem čísla jednacího je vždy uvedeno číslo jednací ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční pomůcka cestovních příkazů je členěna následně: datum, pořadové číslo, jméno zaměstnance, místo cesty, datum cesty, datum předání vyplněného cestovního příkazu do ekonomického úseku. Evidenční pomůcka dokumentů vnitřního charakteru je členěna následně: datum doručení, odesílatel, stručný obsah dokumentu. Evidenční pomůcky jednotlivých dokumentačních fondů jsou členěny: viz příloha č. 3 tohoto SŘ. Dokumenty se evidují v podacím deníku nebo v samostatné evidenci dokumentů v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly z činnosti NPÚ. Pokud se při zapisování do podacího deníku nebo v samostatné evidenci dokumentů používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku nebo samostatné evidence dokumentů. 4. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo jedná-li se o dokument z vlastní činnosti, datum jeho vzniku, c) identifikace odesilatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní", d) číslo jednací odesilatele, datum odeslání, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, Spisový řád Národního památkového ústavu

7

e) název organizační jednotky, které byl dokument přidělen, nebo jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení, f) stručný obsah dokumentu, g) způsob vyřízení včetně věcné klasifikace, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, i) adresát nebo adresáti vyřízení, j) ukládací značka, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, k) místo uložení l) údaje o skartačním řízení. 5. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem l. ledna pořadovým číslem l. a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku v elektronické podobě neuvádějí. 6. Zápisy do podacího deníku se provádí elektronicky. Chybný zápis se nahradí v případě potřeby správným zápisem. Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu, včetně všech změn. Při elektronickém vedení jsou čas, jméno a příjmení toho, kdo zápis a změny provedl zaznamenány automaticky, (uchovány trvale v programu, i když se vně zobrazuje pouze poslední změna). 7. Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací uváděné na vyřízení dokumentu obsahuje vždy zkratku NPÚ nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. (Vzor konstrukce jednacího čísla: yyy-aaa/xxxx/rrrr přičemž xxxx se rovná pořadovému číslu v podacím deníku, rrrr se rovná roku, v němž je dokument evidován, yyy se rovná zkratce Národního památkového ústavu, aaa se rovná číslu označujícímu územní odborné pracoviště. Číslo územního odborného pracoviště je určeno číselníkem organizací v elektronické spisové službě, který má vazbu na číselník ekonomický.) V podacím deníku, podacím razítku a dalších vnitřních evidencích vedených v pracovištích NPÚ se číselné označení pracoviště nemusí jednotlivě uvádět, tj. konstrukce zde uváděného jednacího čísla je xxxx/rrrr. V případě vytvoření čísla jednacího, které navazuje na speciální evidenci, musí být toto číslo jednací ještě doplněno o číslo samostatné evidenční řady. 8. V podacím deníku je vedena pro kalendářní rok jedna číselná řada, samostatné evidence mají vlastní číselné evidenční řady.

VII. Tvorba spisu Zjistí-li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, může tyto dokumenty spojit do jednoho spisu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se spojené dokumenty provážou křížovým odkazem. Součástí spisu je vždy soupis spojených dokumentů s jejich čísly jednacími uvedenými na přední straně referátníku. (viz příloha č. 4 tohoto SŘ).


8

VIII. Rozdělování a oběh dokumentů 1. Zaevidované dokumenty se předávají k vyřízení cestou sekretariátu generálního ředitele nebo ředitele územního odborného pracoviště, případně se rozdělují v podatelně vedoucím příslušných útvarů. 2. Při oběhu dokumentů musí být zabezpečen záznam o předání a veškeré manipulaci s dokumenty.

IX. Vyřizování dokumentů 1. Za vyřízení dokumentů odpovídá útvar, který je dostal k vyřízení, a zaměstnanec, jemuž byl přidělen k vyřízení. Vyřídí-li zaměstnanec dokument jinak, než v listinné formě, učiní o tom na referátníku záznam. Kopii takového vyřízení, pokud ji lze pořídit, připojí k vyřízenému dokumentu. 2. Dokumenty se vyřizují formou referátníků (viz příloha č. 4 tohoto SŘ). Dále je možno dokument vyřídit bez referátníku (např. v případě vzetí na vědomí, interního sdělení nebo dopisu z vlastního podnětu ve věci netýkající se hlavní činnosti, apod.). O vyřízení dokumentu jinou než písemnou formou (telefonem, osobním jednáním aj.) je nutné, aby referent učinil záznam (s kým bylo jednáno, výsledek jednání, datum a podpis). Všechny dokumenty vztahující se k jedné věci se mohou spojit ve spis. Při tvorbě spisu se postupuje takto: Jestliže je zaevidován dokument v záležitosti, v níž byl zaevidován dříve jiný dokument, spojí se oba dokumenty a vytvoří spis. Aby bylo možno dohledat předchozí dokument, je nutno poznamenat v záznamu o jeho evidenci v evidenci dokumentů do sloupce, který je většinou označen názvem „Vyřízeno“ nebo „Poznámka“, číslo jednací nového dokumentu, s nímž je předchozí dokument spojován. Při takovém postupu lze předchozí dokument kdykoliv dohledat, neboť záznam sdělí, že byl spojen s novým dokumentem. V záznamu o novém dokumentu lze pak zjistit, jak a kdy byl uložen společně s připojeným předchozím dokumentem. Součástí spisu vytvořeného spojováním dokumentů je vždy soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel dokumentů obsažených ve spisu nebo soupis spisových značek spisů spojených ve spis. 3. Dokumenty se vyřizují a) vzetím věci na vědomí, b) osobním jednáním, vyřízením věci ústně (osobně, telefonicky), c) faxovou zprávou, d) písemnou odpovědí, odesláním prvopisu dokumentu, e) emailem 4. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, označí referátník nebo dokument, který je vyřízen bez referátníku, spisovým znakem (případně ukládací značkou), skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu. Pokud je vedena elektronická spisová služba, jsou skartační znak a skartační lhůta automaticky generovány podle spisového znaku. 5. Za věcné a včasné vyřízení dokumentů a spisů, na jejichž vyřizování se podílí více útvarů nebo zaměstnanců (dále společný spis), odpovídá útvar a zaměstnanec, jemuž byl dokument nebo spis přidělen k vyřízení. 6. V případě nesprávného přidělení dokumentu je útvar nebo zaměstnanec, který dokument obdržel povinen bezodkladně vrátit dokument ke správnému přidělení, resp. Spisový řád Národního památkového ústavu

9

předat dokument příslušnému útvaru se záznamem o změně přidělení. Za vyřízení spisu pak odpovídá útvar, kterému byl spis prokazatelně předán k vyřízení. 7. Lhůty pro vyřízení dokumentů vyplývají buď z obecně závazných právních předpisů, žádosti zasilatele nebo pokynu nadřízeného zaměstnance, který jejich vyřizování sleduje. Není-li stanoveno jinak, vyřizují dokumenty odpovědní zaměstnanci bezodkladně, s přihlédnutím k povaze věci. 8. Oběh a vyřizování účetních dokladů se řídí zvláštní směrnicí o oběhu účetních dokladů. (např. zákon o účetnictví 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů).

X. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Vyřízení dokumentu písemnou odpovědí je skončeno podpisem odpovědného vedoucího zaměstnance, který zodpovídá za věcnou i formální správnost podpisovaného dokumentu a jeho předání k expedici. 2. Dokumenty, které jsou písemnými právními úkony, podepisují zaměstnanci oprávnění k tomu podle Statutu NPÚ, Hlavního organizačního řádu NPÚ a jiní zaměstnanci na základě písemného pověření nebo plné moci dané statutárním zástupcem a v rozsahu tohoto pověření nebo plné moci. 3. Dokumenty, které nejsou právními úkony, podepisuje vedoucí příslušného útvaru, pokud v interních předpisech není stanoveno jinak nebo pokud si jejich podpis nevyhradil zaměstnanec nadřízený vedoucímu útvaru. 4. Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec, uvede se jeho jméno a funkce a zastupující připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku „vz." (v zastoupení). Není-li čistopis vlastnoručně podepsán, uvede se na něm u jména podpisujícího doložka „v.r." (vlastní rukou) a pod ukončeným textem vlevo se uvede doložka „za správnost" s podpisem pracovníka odpovědného za správnost přepisu. 5. Přehled podpisových oprávnění je uveden v dispozičním řádu – podpisovém vzoru. 6. NPÚ (všechna jeho pracoviště) užívají v písemném styku hlavičkový papír v černobílé a barevné verzi. Detašovaná pracoviště nesmějí užívat vlastní hlavičkový papír, ale vkládají do zápatí úplný název detašovaného pracoviště (viz příloha č. 9 tohoto SŘ). 7. Organizační útvary používají razítka obdélníkového tvaru s označením pořadového čísla, která jsou uložena u vedoucího útvaru nebo jím pověřeného zaměstnance. Tato razítka se používají na běžnou korespondenci. NPÚ používá na dokumentech vydávaných podle zákona, vyhlášky a zákona č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, ve znění pozdějších zákonů a zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, jde-li o listiny osvědčující důležité skutečnosti, jakož i na jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti úřední razítko, tj. kulaté razítko s malým státním znakem. Úřední razítka jsou uložena v sekretariátu generálního ředitele, v sekretariátech náměstků a u dalších řídících zaměstnanců. Obdobný režim pro uložení úředních razítek platí i pro územní odborná pracoviště. Ústřední pracoviště NPÚ a územní odborná pracoviště NPÚ vedou evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení Spisový řád Národního památkového ústavu

10

a funkce zaměstnance, který úřední razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení úředního razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. Evidence úředních razítek se vede centrálně a to v sekretariátu GŘ pro celý NPÚ.

XI. Odesílání dokumentů 1. Podepsané dokumenty připravené k vypravení předávají útvary k odeslání podatelně s rozdělovníkem na vnitřní straně referátníku s adresami určených příjemců případně elektronicky zaslanými adresami určených příjemců. Je-li to stanoveno odesílá podatelna dokumenty e-mailem. Rozdělovník musí být doplněn případným pokynem o způsobu doručení (do vlastních rukou, doporučeně apod.) 2. Zaměstnanec podatelny uvede v podacím deníku jak, kdy a komu byl daný dokument odeslán. V případě rozesílání stejných dokumentů na více adres vyznačí podatelna datum odeslání na přiloženém rozdělovníku. 3. Pokud je dokument třeba z časových důvodů doručit přímo, zajistí toto doručení příslušný útvar, s tím, že je třeba na kopii potvrdit příjemcem jeho převzetí. 4. Odesílání faxů zajišťují jednotlivé útvary samy nebo prostřednictvím sekretariátu. Zpracovatel na nich musí uvést kromě povinných náležitostí též faxové číslo adresáta. Hlášení o odeslání (activity report) vrátí sekretariát spolu s dokumentem odesilateli v případě, že je fax odesílán jeho prostřednictvím.

XII. Ukládání a nahlížení do dokumentů 1. Vyřízené dokumenty se ukládají v hlavní spisovně nebo ve specializovaných spisovnách podle přílohy č.1 a 2 tohoto SŘ. V příručních registraturách úseků, které je mají zřízeny se dokumenty ukládají dočasně, nejdéle 1 rok. V odůvodněných případech je možné tuto lhůtu prodloužit v souvislosti s potřebou mít dokumenty k dispozici pro vykonávání určitých typů agend. 2. Dokumenty, které tvoří sbírku příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek jsou uloženy ve specializované spisovně Ústředního seznamu kulturních památek ČR a ve specializovaných spisovnách regionálních částí Ústředního seznamu kulturních památek ČR. 3. Za přejímání, ukládání, evidenci, zapůjčování a vyřazování dokumentů odpovídá pověřený pracovník hlavní spisovny nebo specializovaných spisoven. 4. Dodržování podmínek řádného vedení příručních registratur a specializovaných spisoven kontroluje GŘ pověřený pracovník (metodický pracovník spisové služby pro NPÚ) a vedoucí příslušného pracoviště, v rámci něhož jsou zřízeny. 5. Pracovník hlavní spisovny je povinen provést při převzetí dokumentů kontrolu jejich úplnosti (podle předávacího seznamu) a prověřit, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a zda označení odpovídá skutečnému obsahu. Předávací seznamy (protokoly) slouží jako základní evidenční pomůcky spisovny. Spisový řád Národního památkového ústavu

11

6. Vstup do spisovny nebo do specializované spisovny a nahlížení do dokumentů je zaměstnancům NPÚ dovolen za přítomnosti odpovědného pracovníka spisovny nebo jím pověřeného zástupce. 7. Do dokumentu je povoleno nahlížet ve spisovně nebo v prostoru vyhrazeném pro badatele (studovna). Zapůjčit dokumenty ze spisovny či specializované spisovny lze pouze: a) zaměstnancům útvarů, v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, b) jiným zaměstnancům NPÚ, kteří v rámci výkonu své agendy tyto materiály oprávněně potřebují, v případě pochybnosti si pracovník spisovny nebo specializované spisovny vyžádá souhlas vedoucího těchto zaměstnanců (vzor souhlasu viz příloha č. 13 tohoto SŘ). c) v případě, že fyzický stav dokumentu neumožňuje jeho zapůjčení, nahlíží se na něj jen v prostoru k tomu vyhrazeném nebo se pro zapůjčení ze spisovny zhotoví jeho kopie, rozhodnutí o fyzickém stavu je odpovědností příslušného spisového pracovníka i ve specializovaných spisovnách se sbírkami dokumentace. 8. Externím badatelům se dokumenty zapůjčují k nahlédnutí pouze prezenčně, a to po vyplnění badatelského listu a případném předložení dokladů opravňujících k nahlížení do vybraných typů dokumentů (například doklad školy nebo instituce o zpracovávání konkrétní studijní nebo vědecké práce, souhlas vlastníka památkově chráněného objektu nebo věci atd.). Badatelské listy se povinně shromažďují a jedenkrát ročně se sváží do ročního celku. 9. Nahlížení do dokumentů může být externím badatelům odmítnuto, jedná-li se o dokumenty, z nichž by bylo možné získat osobní nebo citlivé osobní údaje o vlastnících nebo spoluvlastnících památkově chráněných objektů a věcí nebo o těchto objektech a předmětech apod. Pokud badatel zajistí písemný souhlas zmíněného vlastníka, spoluvlastníka nebo jeho pověřeného zástupce, který musí být zaslán NPÚ, bude mu nahlížení do uvedených dokumentů umožněno. Nahlížení může být také odmítnuto v případě dokumentů s utajovanými informacemi nebo s interními údaji týkajícími se NPÚ. 10. Zapůjčení dokumentu ze spisovny je nutno evidovat v „knize zápůjček". Zapůjčení potvrdí zapůjčovatel svým podpisem v „knize zápůjček". Knihu zápůjček je možné vést automatizovaně (pro podpis se pak pořídí klasický revers). 11. Zapůjčení dokumentu ze spisovny uvnitř NPÚ je možné nejdéle na dobu jednoho měsíce. Vyžádá-li si pracovní potřeba delší výpůjčku, musí o její prodloužení požádat vypůjčovatel pracovníka spisovny písemnou formou – interním sdělením. 12. Zapůjčení dokumentu ze spisovny mimo NPÚ je možné jen po předchozím písemném souhlasu GŘ nebo ředitele územního odborného pracoviště a to nejdéle na dobu jednoho měsíce. Jakékoliv prodloužení této lhůty musí být žádáno písemně a znovu potvrzeno GŘ nebo ředitelem územního odborného pracoviště. Zapůjčení může být GŘ nebo ředitelem územního odborného pracoviště odepřeno bez udání důvodů. 13. Při ztrátě nebo poškození dokumentů, případně při jejich zničení je nutno vyhotovit zápis obsahující příčiny, míru zavinění, eventuelně následky ztráty nebo zničení a určit způsob nahrazení dokumentu. Zápis podepíše vedoucí útvaru, jehož dokument byl Spisový řád Národního památkového ústavu

12

poškozen, ztracen či zničen a také vedoucí útvaru, v němž ke ztrátě nebo poškození dokumentů došlo. Existuje-li důvodné podezření, že ztrátou, zničením, poškozením nebo zneužitím byl spáchán trestný čin, předloží se zápis generální ředitelce NPÚ nebo řediteli územního odborného pracoviště, který rozhodne o dalším postupu. 14. Pořídit kopii spisu je možné pouze pro potřeby vlastníka nebo spoluvlastníka památkově chráněného objektu nebo předmětu (nebo jeho pověřeného zástupce), ke kterému se příslušné dokumenty vztahují. Vlastník, spoluvlastník nebo jeho pověřený zástupce jsou povinni předložit doklady, z nichž vyplývá, že jsou vlastníky nebo spoluvlastníky daného památkově chráněného objektu nebo předmětu nebo jsou oprávněni vlastníka nebo spoluvlastníka zastupovat. Pořídit kopii spisu je možné také pro potřeby dotčených orgánů veřejné moci, a to na základě předchozí odůvodněné žádosti. 15. NPÚ je oprávněn pořizovat si kopie spisů pro služební účely (s výjimkou zveřejňování). Při jejich pořizování musí dbát, aby nebyla porušena autorská práva, která se k nim vážou. 16. Při změně pracovního zařazení nebo při ukončení pracovního poměru protokolárně předá zaměstnanec vypůjčené dokumenty a vyřízené dokumenty k uložení pracovníkovi odpovědnému za spisovnu, protokolárně vrátí také odpovědnému pracovníkovi dokumenty vypůjčené ze specializované spisovny nebo určené k uložení ve specializovaných spisovnách. Nevyřízené dokumenty, které má u sebe, protokolárně předá svému přímému nadřízenému, kterému zároveň také prostřednictvím výše uvedených protokolů doloží odevzdání ostatních dokumentů do spisovny a specializovaných spisoven.

XIII. Delimitace dokumentů Delimitace dokumentů se provádí podle ustanovení samostatné směrnice – Příkaz generální ředitelky č. XIII/2009/NPÚ k provedení spisové rozluky a delimitace dokumentačních fondů NPÚ s účinností od 15. 7. 2009 a s platností na dobu neurčitou.

XIV. Skartační řízení a postup při vyřazování dokumentů 1. Skartační řízení je postup, při kterém se provádí výběr dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a které jsou nadále z provozního nebo ze správního hlediska pro činnost ústavu nepotřebné. Do skartačního řízení se zařazují rovněž úřední razítka vyřazená z evidence. 2. Skartační lhůta se určuje počtem let od l. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření, u účetních dokumentů po skončení účetního období ke kterému se vztahuje. V některých případech je okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty upřesněn v poznámce připojené ke skartační lhůtě. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen v hlavní spisovně nebo ve specializované spisovně a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3. Spouštěcím mechanismem skartační lhůty pokud není uvedeno přímo ve spisovém plánu jinak je v případě všech dokumentačních fondů (sbírek) okamžik, kdy došlo Spisový řád Národního památkového ústavu

13

k ukončení činnosti či uzavření dokumentačního fondu. Skartační lhůta je stanovena jednotně na dvacet let (A 20). 4. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně a po písemném souhlasu příslušného archivu prodloužena pokud NPÚ potřebuje dokument pro další vlastní činnost. 5. K provedení skartačního řízení ustanoví generální ředitelka nebo ředitel územního odborného pracoviště příkazem tříčlennou skartační komisi. Skartační komise se skládá ze zaměstnance pověřeného vedením spisovny nebo specializované spisovny, zaměstnance ekonomického oddělení a zaměstnance odpovědného za dokumentační fondy. 6. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo specializované spisovny. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S". Dokumenty se skartačním znakem „V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A" nebo k dokumentům se skartačním znakem „S". 7. Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. 8. Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu, v listinné podobě nebo v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. 9. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol o provedeném skartačním řízení, kterým vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S" a dohodne se skartační komisí termín a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. 10. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S" zabezpečí NPÚ jejich zničení. Zničením dokumentů se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. 11. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií s podpisy zástupců obou stran se ukládají v NPÚ a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. 12. V případě zániku NPÚ bez právního nástupce se postupuje podle ustanovení vyhlášky č. 191/2009 Sb.

XV. Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. V případě mimořádné situace se spisová služba vede náhradním způsobem v listinné podobě v podacích denících. 2. Bude-li systém elektronické spisové služby nedostupný do čtyřiadvaceti hodin: Spisový řád Národního památkového ústavu

14

a) Při nedostupnosti systému elektronické spisové služby do dvou hodin se práce s dokumenty a spisy v systému elektronické spisové služby zcela přeruší. b) Pokud bude systém elektronické spisové služby nedostupný i během následujících dvaadvaceti hodin, zaměstnanec podatelny nebo zaměstnanec pověřený vedením evidence dokumentů vedou během této doby pomocnou evidenci dokumentů v listinné podobě. c) Vede se a průběžně aktualizuje soupis označení jednotlivých součástí NPÚ pro tvorbu čísel jednacích jednotlivými součástmi NPÚ. d) Odesílání dokumentů mezi jednotlivými součástmi NPÚ zajišťují jednotlivé součásti NPÚ samostatně. e) Po obnovení dostupnosti systému se dokumenty evidované v pomocné evidenci přeevidují do systému elektronické spisové služby. 3. Bude-li systém elektronické spisové služby nedostupný více než čtyřiadvacet hodin: a) Evidence dokumentů bude převedena do náhradní evidence v listinné podobě. b) Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. c) Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, přeevidují se do evidence v systému elektronické spisové služby. d) Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, zůstanou pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. Přeevidování zajistí jednotlivé součásti NPÚ. e) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se uloží v centrální spisovně nebo ve spisovnách společně s ostatními dokumenty NPÚ. f) Podatelny odesílají zásilky po dobu nepřístupnosti systému elektronické spisové služby jen v listinné podobě.

XVI. Přechodná ustanovení 1. Nově vytvořené spisové znaky přidělené agendám, které dosud neměly samostatný spisový znak a skartační lhůtu a z důvodu např. vnějších kontrol nebo statistických důvodů je potřeba je sledovat samostatně, mohou být pro příslušné dokumenty využity i zpětně. 2. Výjimečně se změní skartační lhůty u dokumentů, které dosud měly skartační dobu „trvale uloženo“. 3. Do doby zavedení elektronické spisové služby platí z technických důvodů spisový plán upravený tak, aby obsahoval všechny nově definované agendy, ale zároveň umožnil kontinuální využití dosud užívaných spisových znaků.

XVI. Závěrečná ustanovení 1. Vedoucí útvarů odpovídají za to, že s tímto SŘ budou seznámeni všichni zaměstnanci jejich útvarů prokazatelným způsobem a to nejpozději do 1 měsíce od účinnosti tohoto SŘ a zajistí jeho dodržování. 2. Ruší se Spisový a skartační řád NPÚ ve znění změny ze dne 13.2.2007 a jeho dodatky a změny přijaté jednotlivými územními odbornými pracovišti NPÚ. Spisový řád Národního památkového ústavu

15

Spis. znak

Agenda

1

Vedení ústavu

10 100 101 102

Právní základ ústavu Zřizovací listina – rozhodnutí zřizovatele Statut a jeho změny Organizační řád a jeho změny, vznik, zrušení, delimitace organizačních částí ústavu 103 Oprávnění k podnikání (živnostenské listy, koncese) 11 Řízení a organizace ústavu 110 Příkazy, směrnice, pokyny, rozhodnutí ředitele 111 Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců 112 Právní zastupování a plné moci 112 Právní zastupování 112.1 Plné moci 113 Rady 113 Vědecká a památková rada - zápisy 113.1 Ostatní odborné rady 114 Porady 114.1 Porady ředitele 114.2 Porady náměstků 114.3.1 Porady vedení - územní pracoviště 114.3.2 Porady odborů a úseků 115 Komise 115.1 Komise interní 115.2 Komise externí 116 Statistické údaje o výkonnosti odborné složky 117.1 Smlouvy s externími partnery Všeobecné záležitosti řízení ústavu 12 120 Korespondence 120.1 Korespondence ředitele 121 Reprezentační záležitosti 122 Exkurze, studijní cesty, služební cesty, zprávy z cest 122.1 Zahraniční 122.2 Tuzemské 123 Spisová služba 123.1 Podací deníky, evidenční pomůcky 123.2 Ostatní 13 Spolupráce a styky 130 Spolupráce se státní správou a samosprávou 131 Spolupráce se společenskými a jinými organizacemi, vysokými školami 132 Sdružení související s památkovou péčí 134 Ostatní spolupráce 14 Kontroly a revize 140.1 Audit externí 140.2 Audit interní 141 Kontroly externí 142 Kontroly interní 15 Finanční řízení ústavu 150 Dlouhodobé plánování 151 Rozpočet, rozpočtové úpravy z MK ČR 152 Rozbory hospodaření, finanční analýzy, finanční plán 153 Čerpání rezerv, dotace, sponzoring 154 Smlouvy s bankou o vedení účtu, seznam účtů 155 Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy 156 Podpisové vzory, dispoziční oprávnění

Skartační lhůta

Spisový a skartační plán NPÚ

Skart. znak

Příloha č. 1

Určení počátku počítání lhůty, alokace spisu

A A A

10 po pozbytí platnosti 10 po pozbytí platnosti 10 po pozbytí platnosti

A

10 po ukončení činnosti

A A

10 po pozbytí platnosti 45

V V

10 10

A A

15 15

V V V V

10 10 10 10

A A A A

10 10 5 10 po skončení platnosti

V V

3 3

V V

10 5

A V

5 5

V V

5 5

V V

10 5

A V A S

10 od splnění smlouvy 5 10 10

A A A V V A V

10 10 10 5 5 po skončení platnosti 10 po skončení platnosti 10 po skončení platnosti

157 158 158.1 158.2 158.2.1 158.2.2 158.3 158.4 158.5 158.6 158.7 16 160 160.1 160.2 161 162 163 163 163.1 163.2 164 165 17 170 171 171.1 171.2 171.3 171.4 171.6 171.7 171.8 18 180 181 182 183 184 185 186 187 188 19 190 191 192 20

Dotace, sponzoring, granty (jiné než z vědy) Evropské fondy Evropské fondy obecná korespondence Strukturální fondy EU a Kohezní fond EU obecná korespondence Operační programy EU 2007-2014 Operační programy EU 2015-2021 Komunitární programy EU 2007-2013 Finanční mechanismus EHP/Norsko 2004-2009 Finanční mechanismus EHP/Norsko 2009-2014 Program švýcarsko - české spolupráce 2007-2017 Jiné evropské dotační zdroje Propagace a Public Relation Výroční zprávy Podklady pro výroční zprávy Výroční zprávy – exempláře Instalace, prezentace, propagace, výchovné projekty, výstavy Ediční činnost a publikační činnost Výkon pedagogické činnosti Pedagogická (osvětová) činnost Praxe studentů na pracovišti Odborná splupráce s veřejností Cestovní ruch Ostatní korespondence k PR Informační a komunikační technologie Knihovnické systémy Výpočetní technika, informační technologie a systémy Projekty počítačových sítí Dokumentace programového vybavení Správa (administrace a archivace) dat Správa webové prezentace NPÚ Správa (administrace) počítačové sítě Smlouvy na dodavatelské služby v oblasti IT, licenční smlouvy k softwaru, objednávky, dodací a záruční listy Odborné informační systémy (MIS, GIS, IISPP) - SW Právní záležitosti Soudní rozsudky, smíry, spisy o sporech a exekucích Právní úkony spojené s převody vlastnictví, správy a dlouhodobého užívání majetku České republiky Náhrady škod Závažné písemnosti jiného trvalého významu Ostatní běžné právní věci krátkodobého charakteru Stížnosti Poskytování informací podle zákona 106/99 Sb. o svobodném přístupu k informacím Legislativní procesy Veřejné zakázky (kromě staveb) Zvláštní záležitosti Agenda ZÚ, CO Podací protokoly dokumentů s utajovanými informacemi

V

10 po skončení platnosti

V V V V V V V V V

15 15 15 15 15 15 15 15 15

S A V A V

5 5 5 5 5

V V V V

5 5 5 5

V

5

V V V V V V

20 10 5 10 3 5 po skončení platnosti

V

10

A A

10 20

V V S V V

5 5 5 5 5

V V

5 15

V S

10 10 po vyřazení všech evidovaných dokumentů 5

V

200 201

Běžná korespondence Stavby, investice, jejich provoz ve správě daného pracoviště NPÚ (kromě SHZ) Investiční záměry, studie Stavební dokumentace budov – stavební části, rozpočtová část

202

Stavební řízení – korespondence, povolení stavby, kolaudace

A

A V

po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu po skončení programu

10 10 pominou-li provozní potřeby nebo po výrazné změně, která má za následek nahrazení novou dokumentaci 10 pominou-li provozní potřeby nebo po výrazné změně, která má za následek nahrazení novou dokumentaci

203 204

V S

5 5

V

15

S


V


V V

5 5

V


V S

10 3

A

5 po ztrátě provozní potřeby

A

5 po ztrátě provozní potřeby

A A V

5 po ztrátě provozní potřeby 5 po skončení platnosti 5

V S

5 5

301.3 302

Karty evidence Nájemní smlouvy (bytové a nebytové prodśtory, pozemky) Ostatní korespondence k majetku a MTZ Dlouhodobý majetek (mimo nemovitosti) DM Doklady o nabytí a vyřazení (DM) Korespondence k DDM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly) Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (DDM, DNM)

S

3

302.1 302.3 303 303.1 303.2 303.3 303.4 303.5 304 304.1

Doklady o nabytí a vyřazení DDM Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Inventarizace Rozhodnutí inventarizační komise, inventurní zápisy Rozhodnutí škodní komise, škodní protokoly Rozhodnutí likvidační komise, likvidační protokoly Inventurní soupis majetku Ostatní k inventarizaci Materiálně technické zásobování Objednávky, dodací a přejímající listy a korespondence vč. služeb

S S

5 3

S V S A S

10 10 5 10 3

S

3

304.2 40 400 401 401.1 401.1.1 401.2 401.3 401.4 401.4.1 401.5 401.6 401.7 402 402.1 402.2 402.3 403

Skladové karty zásob Účetnictví obecně Směrnice a předpisy Doklady Pokladní doklady příjmové a výdajové Pokladní doklady příjmové a výdajové - daňové Výpisy z bankovních účtů Faktury přijaté a odeslané, upomínky faktur Interní účetní doklady, limitky a náhrady cestovních výdajů Interní účetní doklady - daňové Korespondence s Finančním úřadem Korespondence s exekutory, OSSZ, bankami, ZP Návrhy fakturace z technické laboratoře Účetní knihy Hlavní knihy Pokladní knihy a evidence cenin Knihy objednávek Účetnictví – souhrnné výstupy

S

5

A


S S S S S S S S S

5 10 5 5 po vypořádání faktury 5 10 5 10 5

S S S

10 5 5

205 205.1 206 206.1 206.2 206.3 206.4 207 207.1 207.2 207.3 30 300 300.1 300.2 300.3 300.4 301 301.1 301.2

Stavební deníky Údržba budov a technologie budov, technická zařízení (tlakové nádoby, výtahy apod.), revizní knihy, osvědčení o způsobilosti a atesty Zadávání veřejných zakázek-mimo správu SHZ Zadávání veřejných zakázek - mimo správu SHZ Požární ochrana Doklady o začlenění požárního nebezpečí, doklady o předepsaných revizích a kontrolách zařízení, školení PO Požární poplachové směrnice, řády a evakuační plán, požární kniha, zápisy o požárních kontrolách Zprávy, protokoly a šetření požárů a jejich příčin Rozhodnutí kontrolních orgánů (opatření, pokuty) Ostraha Smlouvy, dohody o zabezpečení ostrahy objektů (včetně projektové dokumentace) Vniknutí do objektu, poškození majetku, trestná činnost Ostatní k ostraze Majetek a MTZ, nemovitosti Smlouvy a rozhodnutí o nabytí nemovitosti, o prodeji nemovitosti a převodu vlastnického práva Výpis z katastrálních knih a návrhy na vklad do katastru nemovitostí

403.1 403.2 403.3 50 500 501 501.1 501.2 501.3 501.4 502 503 503.1 503.2 504 505 506 507 508 60 600 601 602 603 603.1 603.2 604 605 605.1 606 607 608 609 61 610 611 612 613 614 615 616 617 62 620

626 63 630 70 700 700.1 700.2 701 702 703 704

Účetní závěrky Daňová přiznání Statistická hlášení (ekonomická) Mzdové účetnictví Mzdové listy, evidenční list důchodového zabezpečení, (předstihové řízení) Výplatní listiny, přehledy o vyplacených mzdách Potvrzení příjmů pro Úřad práce Potvrzení příjmů pro výplatu sociálních dávek Potvrzení příjmů pro jiné účely Hromadné oznámení pro zdravotní a sociální pojišťovnu Prohlášení k dani z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců, roční vyúčtování záloh daně z příjmů závislé činnosti Přehled vyměřovacího základu plateb Přehled vyměřovacího základu plateb sociálního pojištění Přehled vyměřovacího základu plateb zdravotního pojištění Potvrzení o pracovní neschopnosti (zahájení/ukončení) Dovolenky, plány dovolených, docházky Evidence srážek, půjček, spoření a exekuci Mimořádné odměny, výkonnostní odměny, hmotná zainteresovanost ředitele Mzdové záležitosti ostatní Personalistika a péče o zaměstnance Fond kulturních a sociálních potřeb Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva Jednání s odbory, činnost odborů ústavu Výchova a vzdělávání – zvyšování odbornosti Dvouletý kurz (pomaturitní studium) - frekventanti Jednoletý kurz pro vysokoškoláky - frekventanti Péče o zaměstnané ženy a pracovníky zdravotně postižené Pojištění zaměstnanců Důchodové pojištění Stravování zaměstnanců Zaměstnání cizinců Průkazy zaměstnanců Oznámení Úřadu práce Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Pracovní úrazy Náhradové (regresní) řízení Prověrky, kontroly a pokuty BOZP Školení BOZP Doklady o hodnocení rizik a o kategorizaci prací Doklady o předepsaných revizích a kontrolách zařízení Směrnice a příkazy vydané pro oblast BOZP Korespondence k BOZP Osobní spis Pracovní smlouva, zápočtový list, platový výměr, jmenování, přihláška pojištěnce Správě soc. zabezpečení, oznámení u které zdrav. pojišťovny je pojištěn, osobní dotazník, doklady o školení a přezkušování, pracovní hodnocení, upozornění na možnost výpovědi Personální záležitosti ostatní Ostatní pracovní vztahy DPP, DPČ a ostatní pracovní smlouvy Doprava Pojištění Pojištění vozidel Pojištění zákonné odpovědnosti Jízdní příkazy, výkazy jízd Opravy a údržba, dopravní nehody Školení řidičů Pojistné události

A S S

10 10 5

S

50

S S S S S S

5 10 10 2 10 5

S S S S S S S

10 10 10 10 2 5 po skončení pracovního poměru 5

V

5

S A S V A A S S S S S S S

5 5 5 10 10 10 5 10 10 5 10 10 10

A V S S S S A V V V

5 10 10 5 10 10 5 5 45 45 po skončení pracovního poměru

S

5

S

10 po skončení

S S S S S S

5 po skončení smlouvy 5 po skončení smlouvy 3 5 3 5

705 706 80 800.1 800.2 800.3 801 801.1

Smlouvy - garážování vozidel Platební karty PHM Odborná činnost - výzkum, vzdělání a metodické řízení Hlavní a mimořádné úkoly Pokyny zřizovatele (ad hoc) Koncepce odboru - celkové a dílčí Metodické řízení a organizace (obecné) Metodické pokyny odborné (ředitele, ON, MK)

S S

5 5

A V A

10 10 10

A

801.2

Metodiky (vlastní odborné)

A

801.3 801.4 801.5

Metodické dílny (workshopy) Konference, semináře, sympozia a výstavy NPÚ Metodiky jiných subjektů a resortů dotýkající se kulturního dědictví

V V V

5 po skončení platnosti (náhradě novým pokynem) 10 po vydání publikace,výstupy se ukládají trvale v redakci (pro příp. reedice) 5 5 5

802 802.1

Výzkum a vývoj - koordinace a řízení Institucionální výzkum (dílčí a závěrečné zprávy, přidělení prostředků, metodické dokumenty, zápisy z komise, oponentní posudky, vlastní výstup) Účelové projekty (dílčí a závěrečné zprávy, metodické dokumenty, přidělení prostředků, zápisy z komise, oponentní posudky, vlastní výstup) Granty ostatní

V A

10 20 po ukončení se ukládají v jednom paré v dokumentačním středisku

A

20 po ukončení se ukládají v jednom paré v dokumentačním středisku

A

10 po ukončení se ukládají v jednom paré v dokumentačním středisku

A A V V A

10 po skončení kurzu 10 po skončení kurzu 5 5 20 po uzavření knihovního fondu

V

5

A

20 po ukončení činnosti v agendě ÚSKP 20 po ukončení činnosti v agendě ÚSKP 10 po skončení úkolu 20 po ukončení činnosti v agendě ÚSKP 5 databáze, po aktualizaci novým zpracováním 20 po ukončení činnosti v agendě ÚSKP 10

802.2

802.3 803 803.1 803.2 803.4 804 805 81 810 810.1 810.2 810.3 810.4 810.5 810.7

Vzdělávání Dvouletý kurz (pomaturitní studium) Jednoroční kurz pro vysokoškoláky Korespondence ke vzdělání Ostatní korespondence knihovní Přírůstky knihovny Ochrana památkového fondu Ústřední seznam kulturních památek - ostatní související korespondence aj. dokumenty Sdělení údajů o památkové ochraně - výpis z ÚSKP (informace o památkové ochraně obecně) Zrušování prohlášení za KP (movitou a nemovitou, návrhy a rozhodnutí, řízení, dokumentace) Obnova identifikace Prohlašování za KP (movitou a nemovitou, návrhy a rozhodnutí, řízení) Seznam ohrožených památek

A A A V

A V

20 po ukončení agendy dle uvedeného zákona 20 po ukončení agendy ISO 10

813.3 813.4 814

Změna údajů o KP (přemístění, změna vlastnictví, odcizení, poškození, apod.) Územní hodnotitelská komise - regionální komise (pozvánky, prezence, zápisy) Certifikáty dle zákona č. 71/1994 Sb. a další agenda dle tohoto zákona ISO Pořizování dokumentace pracovníky NPÚ (žádosti o udělení souhlasu ke vstupu, ke studiu) Badatelské listy Ostatní badatelská agenda Plány zásad ochrany památkově hodnotných území

A S A

10 5 20 po ukončení prací v agendě ÚSKP

815

Základní evidence mobiliárních fondů a zámeckých knihoven

A

815.2 816 816.1

Kartotéka CES Památkově chráněná území, NKP Ochranná pásma

A

20 po ukončení činnosti v agendě ÚSKP 20 po uzavření činnosti

A

20 po ukončení prací v agendě ÚSKP

810.8 811 812 813

A A A

816.2

MPR, MPZ

A


816.3

VPR, VPZ

A


816.4

KPZ

A


816.6

APR - archeologické památkové rezervace

A


816.7

Národní kulturní památky (příprava vyhlášení, revize, zákresy apod.) SAS SAS - území s archeologickými nálezy, evidence

A


A

20 po ukončení agendy SAS

A A

20 po ukončení agendy SAS 20 po ukončení agendy SAS

A A A A

20 po ukončení prací 20 po ukončení prací 20 20

A

20

A A A

20 po ukončení agendy 20 po ukončení agendy 20 po ukončení agendy

Územně plánovací dokumentace - ostatní (i SEA) Proces územního plánování Komplexní pozemkové úpravy Urbanismus - ostatní (architektonické soutěže, studie apod.) Liniové stavby EIA podle zákona 100/2001 Sb. zákona Restaurování movitých a nemovitých KP Restaurování mobiliárních fondů Odborná vyjádření technologické laboratoře (materiály, postupy) Zápisy a záznamy z místních šetření, kontrolní dny Znalecké posudky Ostatní odborná vyjádření mimo správní řízení a informace (i z vlastního popudu) 825 Finanční podpora, fondy, dotace, sponzoring 825.1 PZAD - program záchrany architektonického dědictví 825.2 PPZAV program podpory záchranných výzkumů 825.3 Havarijní ad programy včetně programů regenerace a krajských programů obnovy 826 Ostatní související korespondence 83 Správa hradů a zámků a ostatních památkových objektů 830 Objekty NPÚ 830.1.1 Správa majetku 830.1.2 Zabezpečení majetku (EZS, EPS, pojištění ad.) 830.1.3 Nájemní smlouvy 830.2 Náměstek pro správu památkových objektů (hlavní kastelán)

A A A A A A A A A A A A

20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20

A A A A

10 10 10 5

V

5

V A A

5 10 5

830.2.1 Depozitáře 830.2.2 Sledování, vyhodnocování a rozvoj návštěvnosti památkových objektů 830.2.3 Setkávání kastelánů, porady 830.2.4 Rozvoj památkových objektů 830.2.5 Ostatní související korespondence 830.3 Tvorba památkových interiérových instalací

V A

10 10

A A V A

10 10 5 20

817 817 817.1 817.2 818 818.1 818.2 818.3 818.4

SAS - smlouvy SAS - předání dat, protokoly Archeologické akce Oznámení o zahájení archeologické akce (OZAA) Zpráva o archeologické akci (ZAA) Nálezové zprávy (NZ) Jiné zprávy (dendrochronologické, antropologické, ostatní a expertízy k archeologickým výzkumům) 818.5 Ostatní informace archeologické - rešerše, sdělení 82 Péče o památkový fond (výkon) 820 Odborná vyjádření ve správním řízení 820.1 KP, NKP 820.2 Ostatní, které nejsou KP 820.3.1 Územně plánovací dokumentace k památkově chráněným územím 820.3.2 820.3.3 820.3.4 820.3.5 820.3.6 820.3.7 820.4 820.4.1 820.5 821 822 823

po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy po ukončení agendy

831

Průběžná evidence mobiliárních fondů, zámeckých knihoven a sbírek evidovaných v CES 831.1 Rozhodnutí inventarizační komise, inventarizační protokoly 831.2 Inventární knihy, lokační katalogy, knihy průběžné evidence 831.3 Složky reversů a smluv a příkazy k vydání 831.4 Vypořádání inventarizačních rozdílů 831.5 Doklady o nabytí mobiliárních a sbírkových předmětů 831.6 Nákupy movitých předmětů z prostředků MK 831.7 Scelování mobiliárních fondů 832 Provoz objektů 833 Obnova objektů 84 Mezinárodní spolupráce, UNESCO 840 Indikativní seznam svět. dědictví 840.1 Harmonogram indikativního seznamu 840.2 Žádost o zápis na indikativní seznam 840.3 Usnesení týkající se památek na indikativním seznamu 841 Nominace světového dědictví 841.1 Pozvánky a zápisy z jednání k nominaci světového dědictví 841.2 Nominační dokumentace 841.2.1 Nominační dokumentace v rozpracovanosti a k předložení Výboru světového dědictví 841.2.2 Ostatní písemnosti související s nominací světového dědictví 841.3 Odborné hodnocení nominace ICOMOS 842 Světové dědictví 842.1 Zápisy z jednání se zástupci Centra světového dědictví 842.2 Periodické zprávy 842.3 Roční monitorovací zprávy 842.4 Korespondence související se světovým dědictvím 842.5 Management Plan (doplněno názvem lokality) 842.6 Zápisy z jednání ve věci světového dědictví, z porad referátu 842.7 Dotační tituly týkající se světového dědictví (doplněné názvem dotačního titulu) 842.8 Projekty týkající se světového dědictví 843 ICOMOS 844 Značka Evropského dědictví 845 Semináře a konference k problematice 846 Ostatní mezinárodní korespondence 847 Kulturní statky chráněné dle Haagské úmluvy 848 Nemateriální kulturní dědictví včetně seznamu statků tradiční a lidové kultury EAC Evropská archeologická rada - pozvánky, zápisy, metodiky 849 85 Dokumentační fondy 851 Kartotéka ÚSKP 851.1 Kartotéka ÚSKP - movité a nemovité kulturní památky 851.2 Kartotéka ZEMF 851.3 Kartotéka historických knihovních fondů 852 Kartotéka předmětů kulturní hodnoty 852.1 Kartotéka archeologických nálezů z objektů NPÚ 852.2 Kartotéka památek místního významu 853 Fotodokumentace 854 Videodokumentace 856 Plánová dokumentace+B185 857 SHP 858 Operativní průzkumy a dokumentace 859 Nálezové zprávy jiné 861 Restaurátorské zprávy 862 Mapová díla 864 Protokoly technologické laboratoře 865 Dokumentace ISO

A A A A A A A A A

20 20 20 20 20 10 10 10 10

A A A A

20 5 5 5

A A A

5 5 5

V A

5 5

A A A V A A A

5 10 10 5 10 5 5

A A A V V A A

5 10 10 5 5 10 10

A

10

A A A A A A A A A A A A A A A A

20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20

po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti po uzavření činnosti

NPÚ, ústřední pracoviště Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace Evidenční (specializované) co je pomůcka ukládáno hlavní spisovna Odborné spisy hl. podací deník – Všeobecná MonumNet část – 100 ad. evidence smluv – právní oddělení spisovna ÚSKP

ÚSKP a sbírka příloh

spisovna MF spisovna plánů

ZEMF Sbírka map, SURPMO, restaurátorské zprávy, plánová dokumentace, SHP

spisovna ISO a agendy dle 71/1994 Sb. spisovna archeologie spisovna evropských fondů spisovna V+V

spisovna personální a PAM spisovna ekonomická spisovna technologické laboratoře spisovna fotodokumentace

Přílohy 2 a 3

Evidence žádostí o osvědčení podle 71/1994 Bez evidence

600 ad.

Způsob tvoření Odpovědná evidenčního čísla osoba NPÚ/č. pracoviště/č. pořadové/rok - pořadové číslo/rok

Spisový pracovníkprávník-podatelna Vedoucí evidence a dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace

Pracovník dokumentace ISO Pověřený archeolog Pověřený pracovník EF.

Evidence výstupů Excel, ostatní typy dokumentů bez evidence, jen část přes podací deník Bez evidence

Pověřený pracovník V+V

Bez evidence

Sekretář/ka ekonomického náměstka Pověřený pracovník technologické laboratoře Pracovník dokumentace fotograf

Personalista

1

spisovna utajovaných dokumentů

Jednací protokol

knihovna

Kniha přírůstků

Pověřený pracovník pro utajované dokumenty knihovník

Ukládací plán Ukládací plán s uvedením všech specializovaných spisoven a typů podacích deníků a dalších evidenčních pomůcek A. Podací deníky a evidenční pomůcky 1. Podatelna:  Hlavní podací deník  Evidence doporučených zásilek  Evidence korespondence odesílané bez čj. - ověřit  Evidence odeslané pošty (poštovného)  Evidence balíků  Evidence žádostí podle zákona č. 71/1994 Sb.  Evidence cestovních příkazů 2. Sekretariát GŘ  Evidence příkazů, směrnic a pokynů  Evidence znaleckých posudků  Evidence používaných razítek 3. Ekonomický odbor  Kniha faktur  Kniha objednávek  Kniha cestovních příkazů 4. ÚSKP  Rejstřík vedený elektronicky 5. Sbírka plánů  Přírůstkové knihy jednotlivých druhů ukládané dokumentace 6. Restaurátorské licence  Rejstřík vedený elektronicky 7. Sbírka fotodokumentace  Přírůstkové knihy jednotlivých druhů ukládané fotodokumentace: - negativy - jedna číselná řada  přírůstkové knihy negativů vlastních  přírůstkové knihy negativů získaných (od 150.000) - originální fotografie – přírůstkové knihy zvláštní číselná řada - před číslem označení F Přílohy 2 a 3

2

-

diapozitivy – přírůstkové knihy zvláštní číselná řada před číslem označení D  přírůstková kniha dia do tisku (od 50.000)

8. Technologická laboratoř  Kniha vzorků 9. Archeologické nálezové zprávy 10. Právní oddělení  Evidence smluv 11. Oddělení vědy a výzkumu  Evidence V+V 12. Oddělení Evropských fondů  Evidence EF B. Ukládací plány hlavní a specializovaných spisoven 1.

Přehled ukládacích značek v hlavní spisovně ústředního pracoviště:

Spisy řádně označené spisovými znaky a skartačními lhůtami podle SSŘ se lokačně ukládají v hlavní spisovně pod těmito ukládacími značkami (pro zachování kontinuity v historicky zažitém ukládání): Archeologie (mimo KP, NKP a památkově chráněná území, včetně EAC) CER CULTURE 2000 ESPON EZS - zabezpečení památek (minimum, agenda přešla pod MK ČR, starší věci byly odevzdány do Národního archive ČR v říjnu 2009 a březnu 2010) Fotoarchiv – žádosti, smlouvy s žadateli, apod. Granty (mimo UV a IV) H+Z podle místa a abecedy (SH, SZ) – evidence komise mobiliární fondy knihovny sbírky různé Hlavní úkoly HS - doprava - údržba - dokumentace budov - různé ICOMOS IISPP GIS ISO Přílohy 2 a 3

3

IT - projekty počítačových sítí Knihovna - periodický tisk, publikace Komise interní a externí Laboratoř Metodika - vnitřní předpisy, pokyny MK NKP – podle názvu a místa Nové Město NPU - všeobecně - řízení (GŘ, jmenování, statut, organizační řády) - porady (vědecká, KGŘ, náměstků) - rada specialistů - komise - konference, semináře, kongresy ap.) - zaměstnanci (přijetí do prac. poměru, životopisy, změny v zařazení apod.) - různé - NPÚ, ú.o.p. dle názvu Obnova identifikace (reidentifikace) Seznam ohrožených památek Památková ochrana - fondy, dotace - PZAD - Program regenerace - Havarijní program - Program restaurování - PZAP - ostatní Památkově chráněná území PPR MPR MPZ VPR VPZ KPZ AR OP Památky – péče a ochrana, obnova, odvolání a j. – podle místa abecedně, Praha podle katastrů kostely kláštery palácové zahrady paláce divadla mimopražská podle místa divadla Praha lidová architektura PEN - rozpočet - smlouvy - uzávěrky - různé (kromě uloženého ve spec. spisovně EÚ) Plány ochrany (plány zásad ochrany památkových hodnot území) Policie ČR (trestní oznámení, spisy mimo konkrétní agendy) Porady

Přílohy 2 a 3

4

Povodně Prostorová identifikace památkového fondu Příkazy, směrnice, pokyny Prováděcí plan Publikace Restaurátoři - koncese Restaurování Restaurování – posudky Restituce SAS - data archeologie, nálezy, evidence Semináře SHP - stavebně historický průzkum Spolupráce - mezinárodní a v rámci ČR Stížnosti (urgence apod.) Strukturální fondy Technické památky (doly, mlýny, elektrárny atd.) UNESCO indikativní seznam nominace monitoring (sledování) ÚSKP - ústřední seznam kulturních památek Územní plány VZ - veřejné zakázky - výběrová řízení (podle zákona o veřejných zakázkách nikoli personální) Výstavy Vzdělávání – jednoroční a dvouleté kurzy Zákony Zákon – památková péče ZPP (časopis) – uloženo take v referátu ZPP (nové písemnosti), v Káčku, na Smíchově (starší písemnosti) ZSC – zahraniční služební cesty Židovské památky Ukládání se prolíná podle spisového plánu se spisovými značkami. Primárně je spisová značka, pak ukládací značka alokalita podle abecedy, uvnitř složky je řazení chronologické. 2. Evidence Kanceláře GŘ (Ledebourský palác) Spisy jsou uloženy jen v nejnutnější registratuře (nejživější spisy), jinak důsledně ukládány v hlavní spisovně. Evidují se příkazy GŘ pro celé NPÚ – jedna řada a pro ÚP NPÚ – druhá řada. V sekretariátu jsou uloženy otisky razítek ÚP NPÚ s podpisy pověřených osob a rovněž razítek celého NPÚ. Ročně se aktualizuje. 3. Ukládací plán dokladů Sekce provozně ekonomické (Ledebourský palác, Bubeneč) Přímo v místnosti účtárny jsou ukládány následující písemnosti – příruční registratura pro 2008 - 2010 :

Přílohy 2 a 3

5

 

Směrnice pro oběh účetních dokladů Ostatní vnitřní účetní předpisy a postupy účtování

Výše uvedené písemnosti jsou založeny v samostatných šanonech tak, aby byly k dispozici po celou dobu, po kterou jsou účinné. Dále má ekonomický odbor vlastní specializovanou spisovnu v Bubenči. Jsou zde uloženy v šanonech doklady uspořádané chronologicky (2000 – 2010).                      

Pokladní doklady příjmové a výdajové Výpisy z bankovních účtů Faktury přijaté Faktury vydané Interní účetní doklady a limitky. Pokladní knihy Knihy cenin Limitky Hlavní knihy Účetní deníky Další ekonomické spisy Daňová přiznání Statistická hlášení Inventury Skladové karty, evidence majetku a DM a DDM Delimitace Audity – interní a externí Veřejné zakázky Vozový park Pojistné události a pojištění Nájmy Rozpočty

Výjimka z výše uvedených pravidel : Z knihy pokladních dokladů jsou vzhledem ke způsobu jejich využívání a celkovému množství vyjmuty cestovní příkazy tuzemské. Tyto jsou uloženy podle jednotlivých ročníků ve speciálních šanonech formátu A5 – chronologicky (vzhledem ke skartační lhůtě jen 2006 – 2010).  

Smlouvy s externími dodavateli zahrnující finanční vztah jsou uloženy v místnosti účtárny (platné i ukončené) a jsou, na rozdíl od ostatních dokladů, řazeny abecedně. Korespondence s Finančním úřadem je uložena ve zvláštní složce v místnosti účtárny.

Starší ročníky výše uvedených dokladů (včetně smluv do roku 2006 a veřejných zakázek do 2009) jsou uloženy v detašovaném depozitáři na Smíchově, Nádražní ulice a na půdě v Kklubu, U zlaté studny, Praha 1.

Přílohy 2 a 3

6

Personální agenda (Bubeneč): V Bubenči jsou uloženy mzdové listy a personální agenda z let 1958 – 2010. Dále tu jsou i dohody o provedení práce, dohody v rámci Vědy a výzkumu. Část starších personálních písemností je uložena na Smíchově (včetně vzdělávání s osobními údaji). Docházka zaměstnanců z období 2006 – 2010 4. Ukládací plán ÚSKP (Ledebourský palác) 4. 1. Evidenční karty nemovitých a movitých kulturních památek a národních kulturních památek se ukládají podle: – kraje okresu abecedně podle ZSJ – v sídle nemovité nejprve bez čp. (podle r. č.), dále podle čp., movité podle objektů a r. č. 4. 2. Stejnopisy dokladů k památkové ochraně (prohlášení, zrušení, přemístění, jiná změna) se ukládají přírůstkově podle rejstříkového čísla (resp. jeho první poloviny. 4. 3. Ochranná pásma se ukládají – kraj, okres, abecedně místo. 4. 4. Památkově chráněná území – kraj, okres, místo abecedně. 4. 5. Návrhy na prohlášení – kraj, okres, místo abecedně, bez čp., čp. 4. 6. Sdělení o památkové ochraně – nechráněno – číslo žádosti vzestupně (chráněné v ev. kartě). 4. 7. Karty základní evidence mobiliárních fondů (ZEMF) Jsou ukládány dle jednotlivých objektů, řazených abecedně. V objektu jsou předměty řazeny podle hesláře závazného pro ZEMF. 4. 8. Ukládání další dokumentace kulturních památek a předmětů kulturní ochrany 4. 8. 1. Žádosti o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. v platném znění (Ledebourský palác) Ukládány jsou všechny žádosti podané na ÚP-NPÚ a to dle čísla žádostí a roku přijetí. K vydaným certifikátům je zakládán originál formuláře A žádosti. K žádostem postoupeným na MK ČR s návrhem na prohlášení je zakládán tiskový výstup detail žádosti z evidenční databáze ArtGuard společně s návrhem na prohlášení, dodatečně je k těmto žádostem přiloženo rozhodnutí MK ČR společně s příslušnými originálními formuláři. Evidence žádostí umožňující vyhledávání a lustraci je vedena v databázi ArtGuard, starší žádosti (roky 1994 - 2004) jsou evidovány v pomocných pracovních databázích. 4. 8. 2. Fotodokumentace ISO (Ledebourský palác) Positivy fotodokumentace jsou ukládány do kartoték a řazeny dle následujících údajů: Kraj Okres Obec = ZSJ

Přílohy 2 a 3

7

Objekt Digitální obrazová dokumentace ISO je ukládána do centrálního fotoarchivu ve stejném řazení složek v souladu s platnou metodikou Evidence digitální dokumentace ISO. 5. Ukládací plán sbírky plánů (Ledebourský palác, K-klub, Smíchov, Liliová, Soudní) Přírůstky dokumentace ve sbírce plánů jsou evidovány v soupisech („přírůstkových knihách“) a místně uspořádané kartotéce vyhotovených v elektronické podobě. Dokumentace se rozděluje do níže uvedených částí a označuje příslušným inventárním číslem, které má zároveň význam signatury. Každá z částí dokumentace má vlastní evidenční pomůcku. 5.1. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A4; inventární číslo ve tvaru NPÚ  ÚP A n příp. NPÚ  ÚP A n/a, např. NPÚ  ÚP A 161/13 (A označuje tuto část sbírky, n je vlastním inventárním číslem, a je číslem výkresu). 5.2. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A3; inventární číslo ve tvaru NPÚ  ÚP B n příp. NPÚ  ÚP B n/a. 5.3. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A2 a větších; inventární číslo ve tvaru NPÚ  ÚP C n příp. NPÚ  ÚP C n/a. 5.4. restaurátorská dokumentace k restaurátorským akcím, na něž dohlížejí pracovnící NPÚ  ÚP; inventární číslo ve tvaru NPÚ  ÚP D n. 5.5. restaurátorská dokumentace k žádostem o oprávnění k restaurování; inventární číslo ve tvaru NPÚ  ÚP E n. 6. Ukládací plán restaurátorských licencí Licence vydané MK ČR se ukládají podle data vydání a licenčního čísla ze seznamu restaurátorů, podpůrnou evidenční pomůckou je abecední seznam restaurátorů s čísly licence. 7. Ukládací plán sbírky fotografické dokumentace - základní řazení – abecední podle jednotlivých obcí - vyčleněna Praha - speciální katalog rukopisů a starých tisků a různé 7.1. Řazení v rámci obce  plány, mapy  historická vyobrazení  celkové pohledy  opevnění  náměstí  ulice

Přílohy 2 a 3

8

 jednotlivá čísla popisná  církevní stavby  různé (hřbitovy, sochy, kašny, …) 7.2. Řazení v rámci jednotlivých čísel popisných  exteriéry – celkové pohledy, detaily  interiéry – celkové pohledy, detaily 7.3. Praha –řazení  mapy, plány  historická vyobrazení  celkové pohledy  jednotlivé městské čtvrti – Staré Město Nové Město Malá Strana Hradčany další pražské čtvrtě řazeny abecedně  řazení v rámci jednotlivých čtvrtí odpovídá řazení v rámci jednotlivých obcí 7.4. Speciální katalog rukopisů (Ledebourský palác)  řazení podle místa uložení – obec, knihovna  nejprve Praha, další řazení obcí je abecední 7.5. Různé  cizina  cizina, rukopisy  umělecký průmysl  obrazy  portréty  výstavy  apod. 7.6. Fotografie (Ledebourský palác) 7.6.1. Fotografie náhledové – vloženy do náhledových karet  Náhledová karta obsahuje následují údaje:  místo  okres  inventární číslo  objekt  označení (popis)  autor (objektu)  datování (objektu)  datum zhotovení fotografie  fotograf  rozměr negativu  poznámka 7.6.2. Fotografie originální (bez negativu) (Ledebourský palác)  do rozměru 13x18 vloženy do náhledových karet a uloženy v hlavní kartotéce  originální fotografie větších rozměrů - nalepeny na kartony - popis odpovídá údajům na náhledové kartě - uloženy v archivních krabicích - řazení abecední, odpovídá způsobu řazení náhledových karet  v evidenci mají vlastní číselnou řadu – označení F + přírůstkové číslo

Přílohy 2 a 3

9

7.7. Negativy (Ledebourský palác)  jednotná číselná řada  uloženy v zásobnících podle rozměrů  nezpracované negativy ORBIS uloženy abecedně, odpovídá řazení v hlavní kartotéce  tzv. Heroutova sbírka – pracovní negativy referentů, bez čísel, řazení abecední, odpovídá způsobu řazení v hlavní kartotéce 7.8. Diapozitivy (Ledebourský palác)  jedna číselná řada  řazení podle rozměru negativu  pouze podle čísel  dia určené pro tisk uloženy zvlášť  abecední lístkový katalog podle obcí 7.9. Archiv SÚRPMO (Liliová. K-klub, Soudní – Praha 4, Pankrác)  negativy SÚRPMO – bloky negativů uložených podle autorů  není jednotná číselná řada  náhledové pozitivy neexistují  evidence v sešitech podle autorů, bez přesnějšího rozlišení 8. Způsob zapisování vzorků a ukládání protokolů v Technologické laboratoři (Ledebourský palác) Číslování vzorků Vzorky k analýze mají č. „akce“ (např. soubor analýz omítek z paláce xy, převzatý k urč. datu má stejné č. akce – např. 4/07 –akce 4 v roce 2007). Jednotlivé vzorky mají ještě pořadová č. – např. 4/25, 4/26,..... Takto jsou zapsány v „knize vzorků“. U každé akce je ještě č. zakázky (= číslo jednací, přidělené příslušné objednávce v podatelně). V knize vzorků je dále u každé akce uveden objednatel, lokalita, ze které vzorky pocházejí a u každého vzorku přesná specifikace odběru, zadání analýzy a osoba, která ji zpracovává. Kniha vzorků byla původně vedena písemně, posléze písemně i elektronicky. Je archivována pro každý rok v písemné i elektronické podobě. Protokoly jsou archivovány rovněž v písemné i elektronické podobě, pro každý rok separátně a i jednotlivé listy jsou v záhlaví číslovány podle akcí. Fotodokumentace digitální je archivována elektronicky spolu s protokoly , opět pod č. akce a vzorku, fotodokumentace klasická (negativy) je archivována podle čísel akce a vzorku a pro každý rok zapisována ve zvl. sešitu (v jednom negativu je většinou řada vzorků z různých akcí). Samotné nespotřebované vzorky jsou archivovány separátně pro jednotlivé roky, každá akce odděleně (v krabičce nebo v PE sáčku s plastickým zipem) s popisem akce/č.vz.. 9. Odbor archeologie 9.1. Archivace mapových listů 1:10 000 (dále jen ML) Mapy jsou uloženy v podle okresů a řazeny vzestupně podle čísel mapových listů.

Přílohy 2 a 3

10

Každý mapový list je označen evidenčním číslem. Evidence mapových listů je vedena elektronicky v databázi ISPA, kde lze pomocí dotazů vyhledávat dle zadaných kritérií. 9.2. Archivace Oznámení o zahájení archeologické akce (OZAA), Zpráv o archeologické akci (ZAA) a nálezových zpráv (NZ) – jen mladší písemnosti, starší jsou ukládány v hlavní spisovně v Ledebourském paláci. Každá položka (OZAA, ZAA, NZ) dostává jedinečný identifikátor složený z čísla jednacího, lomeného pořadovým číslem. Evidence OZAA, ZAA a NZ je vedena elektronicky v databázi Microsoft Access, kde lze pomocí dotazů vyhledávat dle zadaných kritérií. 9.2.1.Formuláře OZAA a ZAA jsou uloženy po krajských celcích v šanonech, ty jsou abecedně rozdělené na okresy, okresy abecedně podle obcí a obce abecedně podle ulic. 9.2.2. Nálezové zprávy jsou uloženy v kartónových deskách a šanonech. Řazeny jsou podle lokalit. 10. Ukládací plán – Oddělení právní (Ledebourský palác) Spisy ukládají do příručního registru. Třídí se dle vztahu k příslušným územním pracovištím nebo dle tematiky – probíhající spory, smlouvy, spisy týkající se vnitřních norem NPÚ, organizačních záležitostí atd. a chronologicky. Spisy uvnitř jednotlivých složek ÚOP se řadí dle data doručení/vzniku vzestupně, dle návaznosti. Starší spisy před 2008 jsou uloženy v hlavní spisovně a v Káčku na půdě (U zlaté studny, Praha 1), část i na Smíchově.. 11. Ukládací plán – Referát evropských fondů (Liliová) Nově zřízená specializovaná spisovna v Liliové ulici, Praha 1 eviduje a ukládá písemnosti EF, všechny programy, dlouhé ukládací lhůty (V 15 po ukončení programu je povinné). Pro evidenci kromě MonumNet s čj je zavedena archivní kniha. Ukládáno je podle spisových znaků a chronologicky. 12. Ukládací plán – Referát vědy a výzkumu (Ledebourský palác) Nově zřízená specializovaná spisovna obsahuje vše kromě účtů, co agenda zahrnuje včetně výstupů V + V. Výstupy jsou vedeny v Excelu, ostatní dokumenty zápisy, hodnocení apod jsou zatím bez čj a bez evidence. Zpracováno: Sedláková, Štěpánek, Dědek, Snopek, Hocková, Kopecká, Cafourková, Podroužková, 26.1.2007; aktualizováno: Skalická, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

11

NPÚ, územní odborné pracoviště v hlavním městě Praze Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace Evidenční (specializované) co je pomůcka ukládáno hlavní spisovna jen odborné hl. podací deník spisy MonumNet

Způsob tvoření Odpovědná evidenčního čísla osoba NPÚ/č. pracoviště/č. pořadové/rok

Spisový pracovník

spisovna dokumentace

- rekonstrukce objektů - zaměření -nálezové zprávy -evid. Karty KP -fotodokumentace vlastní -fotodokumentace cizí -fotodokumentace digitální -evid. pom. CD -původní plánová dokumentace -stavebně hist. průzkumy -historické dokumenty -grantů a úkolů V+V -knihovního fondu

Pracovník pověřený vedením ÚSKP a pracovník dokumentace

spisovna movitých KP

-movitých KP -návrhy prohlášení KP -projektu ISO -jednací protokol utajovaných dokumentů -cestovní příkazy -nemovité arch. KP -pomocné výstupy arch. grantů a úkolů V+V -terénní a pracovní dokumentace

Pracovník dokumentace

spisovna sekretariátu spisovna archeologie

Přílohy 2 a 3

Sekretář/ka

Archeolog

1

spisovna právní spisovna účtárny spisovna provozně zásobovací spisovna personální a PAM

-nálezové a další související zprávy -smlouvy - faktury - objednávky - pracovních smluv DPP a DPČ - mzdových listů - listů důchodového zabezpečení - platových výměrů - pracovních náplní

Sekretář/ka Účetní Pracovník provozu a zásobování Personalista

Ukládací plán

Druh evidence I. 1.

Spisovna

Podací deník/evid. pomůcka

Evidence nemovitých kulturních památek Rekonstrukce objektů

Specializovaná spisovna dokumentace 2. Zaměření objektů Specializovaná spisovna dokumentace 3. Nálezové zprávy Specializovaná spisovna dokumentace 4. Evidenční karty nemovitých KP Specializovaná spisovna nemovitých KP

Evidenční pomůcka rekonstrukce objektů Evidenční pomůcka zaměření objektů Evidenční pomůcka nálezových zpráv Evidenční pomůcka evid.karet nemov. KP

II. Evidence nemovitých archeologických památek 1. Evidence nemovitých archeologických kulturních památek 2. Evidence výstupů archeologických grantů a úkolů V+V 3. Evidence výsledků archeologických výzkumů 3.1 Terénní a pracovní dokumentace 3.2 Nálezové a další související zprávy

III. 1.

Specializovaná spisovna archeologie Specializovaná spisovna archeologie

Evid.pomůcka nem.arch. kulturních památek Evid.pom.výstupů arch. grantů a úkolů V+V

Specializovaná spisovna archeologie Specializovaná spisovna archeologie

Evid.pom.terénní a pracovní dokumentace Evid.pom.nálezových a dalších souvis.zpráv

Evidence movitých kulturních památek Evidence movitých památek

Přílohy 2 a 3

Specializovaná spisovna movitých KP

Evidenční pomůcka movitých památek

2

IV.

Evidence příloh seznamu kulturních památek

1. Evidence odborného spisového fondu 2. Evidence sbírek obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace vlastní

Hlavní spisovna

Specializovaná spisovna dokumentace 2.2. Fotodokumentace cizí Specializovaná spisovna dokumentace 2.3. Fotodokumentace digitální Specializovaná spisovna dokumentace 2.4. CD Specializovaná spisovna dokumentace 3. Původní plánová dokumentace Specializovaná spisovna nemovitých KP 4. Evidence stavebně historických Specializovaná spisovna průzkumů dokumentace 5. Evidence restaurátorských zpráv Specializovaná spisovna dokumentace 6. Evidence historických Specializovaná spisovna dokumentů dokumentace V. Ostatní odborná evidence 1. Evidence návrhů na prohlášení Specializovaná spisovna za kult.památku movitých KP 2. Evidence dokumentace získané Specializovaná spisovna z projektu ISO movitých KP 3. Evidence výstupů grantů a úkolů Specializovaná spisovna V+V dokumentace 4. Knihovní fond Specializovaná spisovna dokumentace VI. Provozní, ekonomická a jiná evidence 1. Evidence dokumentů Specializovaná spisovna s utajovanými informacemi sekretariátu 2. Evidence smluv Specializovaná spisovna právní 3. Evidence faktur Specializovaná spisovna účtárny 4. Evidence objednávek Specializovaná spisovna provozně zásobovací 5. Evidence cestovních příkazů Specializovaná spisovna sekretariátu 6. Evidence pracovních smluv Specializovaná spisovna personální a PAM 7. Evidence dohod o proved. práce Specializovaná spisovna a o pracov. činnosti personální a PAM 8. Evidence mzdových listů Specializovaná spisovna personální a PAM 9. Evidence evidenčních listů Specializovaná spisovna Přílohy 2 a 3

Podací deník podatelny

Evidenční pomůcka fotodokumentace vlastní Evidenční pomůcka fotodokumentace cizí Evidenční pomůcka fotodokument. digitální Evidenční pomůcka CD Evidenční pomůcka pův.plán.dokumentace Evid.pomůcka stavebně historických průzkumů Evidenční pomůcka pův.plán.dokumentace Evidenční pomůcka historických dokumentů Evidenční pomůcka návrhů na prohl. za KP Evidenční pomůcka projektu ISO Evidenční pomůcka grantů a úkolů V+V Evidenční pomůcka knihovního fondu Evidenční pomůcka utajovaných dokumentů Evidenční pomůcka smluv Evidenční pomůcka faktur Evidenční pomůcka objednávek Evidenční pomůcka cestovních příkazů Evidenční pomůcka pracovních smluv Evidenční pomůcka DPP a DPČ Evidenční pomůcka mzdových listů Evidenční pomůcka 3

důchodového zabezpečení 10. Evidence platových výměrů 11.

Evidence pracovních náplní

personální a PAM Specializovaná spisovna personální a PAM Specializovaná spisovna personální a PAM

evidenčních listů DZ Evidenční pomůcka platových výměrů Evidenční pomůcka pracovních náplní

1. STAVEBNĚ HISTORICKÉ PRŮZKUMY: Do r. 2001 jsou evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace 2. ZAMĚŘENÍ: plánová dokumentace (situace, půdorysy, řezy, pohledy) stávajících stavů jednotlivých objektů v hl. m. Praze. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace 3. REKONSTRUKCE: plánová dokumentace, vztahující se k rekonstrukcím jednotlivých objektů v hl.m. Praze. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace. 4. NÁLEZOVÉ ZPRÁVY: zprávy ze sondážních průzkumů jednotlivých objektů. Nově jsou do tohoto fondu zakládány mykologické a statické průzkumy. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace 5. HISTORIE: propagační letáky, drobné tisky, příp. i rukopisy, týkající se jednotlivých pražských objektů. Ukládány od r. 2001, přírůstky evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace

Přílohy 2 a 3

4

6. CIZÍ FOTOGRAFIE: fotografie, které do NPÚ přicházejí jako součást jednotlivých spisů. Ve spisovně jsou oddělovány a ukládány v oddělení dokumentace. Do r. 2001 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace 7. PŮVODNÍ PLÁNOVÁ DOKUMENTACE: fond obsahuje původní či historické plány k jednotlivým pražským objektům. Fond je budován od roku 1994 a je evidován v programu World. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu nemovitých KP 8. VĚDA A VÝZKUM: dokumentace a vyhodnocení dochovaných řemeslných a uměleckořemeslných prvků v jednotlivých objektech; dokumentace a vyhodnocení industriální architektury. Výzkumy a soupisy prvků zpracovávané našimi pracovníky od r. 2002 do r. 2006. Jsou vypracovány v klasické podobě + na CD, evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A 5 , řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace 9. NEGATIVY A NAŠE FOTOGRAFIE: fotografie (většinou formátu 13x18 cm) vytvořené pracovníky našeho ústavu. Evidováno v klasické přírůstkové knize negativů. Fotografie s negativy jsou ukládány v kartotéce fotografií a řazeny dle katastrů a čp. Fond je uložen v Referátu dokumentace 10. CD: fond obsahuje archivní materiály zaznamenané na CD a DVD. Většinou jde o fotografie, ale i o plánovou dokumentace, terénní výzkumy, SHP, restaurátorské zprávy atp. Fond je evidován v programu Excel + klasická kartotéka, řazená opět dle katastrů a čp. Fond je uložen v Referátu dokumentace 11. DIGITÁLNÍ SNÍMKY: digitální fotografie pořizované našimi pracovníky popisované a ukládané v programu Zoner na odděleném serveru zákl. systém řazení podle katastrů a jednotlivých čísel popisných +. obsah viz příloha. Fond je uložen v Referátu dokumentace 12. RESTAURÁTORSKÉ ZPRÁVY: restaurátorské záměry, průzkumy a závěrečné restaurátorské zprávy. Do r. 2001 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu Excel. Na fond restaurátorských zpráv je vedena speciální kartotéka na kartičkách formátu A 6 . Záznamy jsou opět řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných.

Přílohy 2 a 3

5

Fond je uložen v Referátu dokumentace 13. KNIHOVNA: Publikace jsou evidovány v klasických přírůstkových seznamech. Katalogy jsou zpracovávány v klasické formě na kartičkách mezinárodního knihovnického formátu 7,5x12,5 cm. Jde o: jmenný katalog předmětový katalog pragensií. katalog časopisů Zároveň jsou zpracovávány v počítačové verzi v programu Access a na počítačové síti jsou přístupné pracovníkům ústavu. Fond je uložen v Referátu dokumentace 14. EVIDENČNÍ KARTY NEMOVITÝCH PAMÁTEK Klasická kartotéka a nedokončená a neúplná databáze, započatá v programu Access a následně přepracovaná Karty jsou řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných. Karty jsou uloženy v Referátu evidence nemovitých KP 15. EVIDENCE NÁVRHŮ NA PROHLÁŠENÍ ZA PAMÁTKU Návrhy ukládány v hlavní spisovně pod číslem jednacím. Kopie návrhů v klasické kartotéce. Karty jsou řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných. Od roku 1989 počítačová evidence. Karty jsou uloženy v Referátu evidence nemovitých KP 16. EVIDENCE ISO Evidence vedena od r. 1995. Na zpracované předměty jsou vypracovávány evidenční karty v programu Art Guard a jsou zaznamenávány i na videokazetách, později na digitálních filmech. Celkem máme 99 videokazet a 15 digitálních filmů. Celkem evidováno 13762 předmětů ze 151 objektů. Materiály jsou uloženy v Referátu evidence movitých KP 17. EVIDENCE MOVITÝCH PAMÁTEK Evidence je vedena v rejstřících řazených podle Prahy 1 – 10, následně podle katastrů. Rejstříky jsou vedeny klasickou formou v knihách + v počítačové databázi v programu EXCEL. Na každou památku je zpracovávána karta formátu A 4 s fotografií a popisem. Nově jsou karty zpracovávány na počítači v programu WORD. Materiály jsou uloženy v Referátu evidence movitých KP Zpracováno: Kutílek, Dragoun, Čižinská, Matiášková, 29.1.2007; aktualizováno: Střižanovský, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

6

NPÚ, územní odborné pracoviště středních Čech v Praze Struktura spisoven Název spisovny (specializované) hlavní spisovna

Konkretizace co je ukládáno Odborná část dle lokalit Všeobecná část podle spisových znaků

spisovna ekonomická a provozní

spisovna správy objektů spisovna personální

Finanční, účetní, majetková, personální podle spisových znaků

Evidenční pomůcka

Způsob tvoření evidenčního čísla

Odpovědná osoba

hl. podací deník – MonumNet

NPÚ/321/č. pořadové/rok

Spisový pracovník

MonumNet a Excel (evidence smluv i listinný) Listinný protokol stížností Evidence faktur, objednávek (Wams/3, MonumNet, Vema) MonumNet

600 ad.

MonumNet, Vema

spisovna dokumentační

9 listinných protokolů

spisovna evidenční

MonumNet

spisovna ISO videodokumentace

Excel

spisovna fotodokumentační

Paradox, MIS

spisovna bezpečnostní

Přílohy 2 a 3

Utajované dokumenty

Sekretář/ka ředitele

Listinné protokoly

Ekonom – provozní

NPÚ/321/pořadové číslo/rok Pořadové číslo/zkratka dokumentu/rok Zkratka dokumentačního fondu/přírůstkové číslo NPÚ321/pořadové číslo/rok Pětimístné přírůstkové čísloprvní trojčíslí značí pracoviště (321) Přírůstkové číslo

Správce objektů Personalista Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace pracovník dokumentace

Pracovník dokumentace – fotograf V/pořadové Pověřený číslo/rok/NPÚ-321 pracovník pro utajované dokumenty

1

Ukládací plán Na pracovišti jsou vedeny následující protokoly:        

Hlavní elektronický protokol – MonumNet Protokol smluv – listinný, Excel Protokol objednávek - listinný Protokol stížností - listinný Protokoly dokumentů ekonomických – Vams/3, Vema Protokoly dokumentů personálních - Vema Protokoly dokumentačních fondů – listinné, MIS, Excel (archiv, fototéka, ISO) Protokol vyhrazených dokumentů - listinný

Zapisování do protokolů a rozdělování spisů na jednotlivá pracoviště se řídí podle značek jednotlivých pracovišť, určených organizačním řádem pracoviště. Za vedení hlavního elektronického protokolu jsou odpovědní všichni pracovníci, jejichž spisy jsou přes něj vedeny (spisy sekce odborného náměstka, sekce správy památkových objektů a kanceláře ředitele). Základní zápis (věc, odesílatel, vypravení….) provádějí pracovnice podatelny nebo výjimečně pracovnice spisoven. Pracovníky odpovědné za vedení ostatních protokolů určí příkaz ředitele. Za tvorbu spisu (soubor dokumentů vzniklých při vyřizování jedné věci), jeho označení spisovým znakem a skartační lhůtou a včasné předání do spisovny zodpovídá referent, pověřený vyřízením spisu, případně pracovník pověřený vedením příslušné příruční registratury. Referent, který spis vyřizuje, označí spis před založením spisovým znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního řádu, viditelně uvede seznam vložených dokumentů (jejich čísla jednací z hlavního protokolu územního pracoviště) a v případě, že jde o žádost, která nebyla vyřízena písemně, také způsob vyřízení. Do doby vyřízení spisu a krátce po něm může být spis uložen u referenta, jemuž byl přidělen. Výjimečně u dlouhodobějších kauz může být spis u referenta uložen maximálně 6 měsíců. Spisy se ukládají podle:  lokality (případně názvu památky)  spisového znaku  věcné ukládací značky Pokud jde o spis ukládaný podle lokality (případně podle názvu památky), odpovědný pracovník spisovny zřetelně označí lokalitu (případně název památky), zároveň vyplní název lokality (případně název památky) do hlavního podacího deníku jako ukládací značku. Pokud je spis ukládaný podle spisového znaku nebo věcné ukládací značky (např. příkazy ředitele, finanční programy), odpovědný pracovník spisovny zřetelně označí nebo viditelně uvede spisový znak nebo věcnou ukládací značku, zároveň vyplní spisový znak nebo věcnou ukládací značku do podacího deníku jako ukládací značku. Ukládání spisů na územním pracovišti se realizuje podle XII. kapitoly spisového a skartačního řádu a podle této přílohy. Vyřízené dokumenty se ukládají v hlavní spisovně a ve specializovaných spisovnách. Na územním pracovišti středních Čech jsou tyto spisovny:

Přílohy 2 a 3

2

název spisovny

odpovědná osoba

hlavní spisovna - odborná Spisový pracovník (KaŘ) část hlavní spisovna – všeobecná Sekretariát ředitele část specializovaná spisovna Ekonomický odbor ekonomická a provozní

evidenční pomůcka

způsob tvorby evidenčního čísla

MonumNet

NPÚ-321/pořadové číslo/rok

MonumNet, Excel Wams/3, MonumNet, Vema


21XXDF10, 21XXV, 21XXV(P), 21XXS (T.R,X)

specializovaná spisovna správy objektů specializovaná spisovna personální

Správa objektů odbor

MonumNet


personalista

Vema, MonumNet

pořadové číslo/zkratka dokumentu/ rok

specializovaná spisovna dokumentační

Dokumentátor z evidence (OEDIS)

9 listinných protokolů

specializovaná spisovna evidenční specializovaná spisovna ISO - videodokumentce

Dokumentátor z evidence (OEDIS) Dokumentátor z evidence (OEDIS)

MonumNet

zkratka dokumentačního fondu/přírůstkové číslo NPÚ-321/pořadové číslo/rok

specializovaná spisovna fotodokumentační specializovaná spisovna bezpečnostní

Dokumentátor z evidence (OEDIS) Pověřený pracovník

Paradox, MIS listinné protokoly

Excel

pětimístné přírůstkové číslo – první dvojčíslí značí pracoviště přírůstkové číslo V/pořadové číslo/rok-NPÚ-321

Maximálně jeden rok od vyřízení může být spis uložen v příruční registratuře. Na územním pracovišti středních Čech jsou tyto registratury:          

příruční registratura odborná část – pí. Marie Bonaventurová příruční registratura všeobecná část – pí. Kovaříková, pí. Ježková příruční registratura právní a kontrolní – pí. JUDr. Jaroslava Štamberková příruční registratura dislokovaného pracoviště v Kutné Hoře – p. PhDr. Aleš Pospíšil příruční registratura zahrady a parky – pí. Ing. Růžena Bočková příruční registratura archeologická – p. Mgr. Zdeněk Neústupný příruční registratura Havarijního programu – pí. Ing. Bohumila Králová příruční registratura Programu péče o VPR a VPZ – pí. Mgr. Jana Berková příruční registratura Programu restaurování – pí. Mgr. Ludmila Maděrová příruční registratura Soutěže o cenu za nejlepší přípravu Programu regenerace MPR a MPZ – pí. Ing. Michaela Glosová

Struktura ukládaných spisů: Hlavní spisovna:

Přílohy 2 a 3

3

Hlavní spisovna se z prostorových a personálních důvodů dělí na dvě části: část všeobecná část odborná, týkající se převážně agendy dle zákona č. 20/1987 Sb. V části všeobecné se spisy zakládají podle členění, které se řídí dle struktury skartačního plánu. V části odborné se spisy ukládají převážně podle lokalit, v rámci lokalit se řadí časově. (Tam, kde to dovolují prostorové možnosti spisovny, se lokality dělí dále podle památek a čísel popisných.) Svazky spisů jsou podle lokalit řazeny abecedně. Starší ročníky spisů jsou vzhledem k prostorovým omezením spisovny umístěny zvláště, řazeny jsou rovněž abecedně a dále podle ročníků. Malá část spisů v odborné části hlavní spisovny se ukládá podle věcných ukládacích značek (finanční programy) a správních obvodů (liniové stavby), řazeny jsou opět chronologicky. Zpracováno: Poslušná, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

4

NPÚ, územní odborné pracoviště v Českých Budějovicích Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co Evidenční pomůcky (specializované) se ukládá

Odpovědná osoba

hlavní spisovna

Způsob tvorby evidenčního čísla Monumnet – NPÚ/č. podací deník pracoviště/č. pořadové/rok - hl. podací deník NPÚ/č. - evid. razítek pracoviště/č. - evid.cestovních pořadové/rok příkazů - evid. smluv

Pracovník spisovny

evid. faktur evid. objednávek

Účetní - ekonom

Odborné spisy

spisovna všeobecné spisy kanceláře ředitele 100 ad.

spisovna finanční účtárny a rozpočtu spisovna mzdové listy, personalistiky osobní spisy, důchodové, pracovní smlouvy 600 ad. spisovna provozní spisovna evidence nemovitých KP spisovna evidence movitých KP spisovna agendy podle zákona 71/1994 Sb. spisovna ISO spisovna zámeckých knihoven spisovna základní evidence MF spisovna průběžné evidence MF spisovna restaurování Přílohy 2 a 3

Pracovník kanceláře ředitele

Personalista

Provozní ekonom Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Evid. Žádostí o osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb.

Pracovník ISO dokumentace Pracovník ISO dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace 1

předmětů z MF spisovna evidenčních karet nemovitých KP spisovna plánové dokumentace spisovna restaurátorských zpráv spisovna map

Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Knihovník – archivář, pracovník dokumentace Archeolog

spisovna klasické fotodokumentace spisovna digitální fotodokumentace spisovna archeologických nálezů spisovna utajovaných dokumentů

Přílohy 2 a 3

doručovací kniha, manipulační kniha a jednací protokol utajovaných dokumentů

Pověřený pracovník k utajovaným dokumentům

2

NPÚ, územní odborné pracoviště v Plzni Struktura spisoven Název spisovny (specializované) spisovna odborných agend

Konkretizace co Evidenční je ukládáno pomůcka Odborná činnost MonumNet sp. znak 800 Plánová dokumentace Stavebněhistorické průzkumy Operativní průzkumy Nálezové zprávy


Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace Pracovník pověřený vedením ÚSKP Pracovník ZEMF Dokumentátor –fotograf Pracovník ISO

Restaurátorské zprávy Mapová díla Výstupy V+V Kartotéka ÚSKP

Kartotéka ZEMF Fotodokumentace

spisovna utajovaných dokumentů spisovna finanční spisovna právních záležitostí a smluv spisovna personální

Přílohy 2 a 3

Osvědčení podle 71/1991Sb. Utajované dokumenty

Odpovědná osoba Spisový pracovník Pracovník dokumentace Pracovník dokumentace

Jednací protokol

Číselná řada/rok

Dle spisových znaků Smlouvy dle směrnice GŘ č.II/2009-NPÚ

Archivní kniha Elektronická evidence

Číselná řada/skart.znak/sk. lhůta Poř.číslo smlouvy,číselník341, poslední dvojčíslí letopočtu

Sp. znak 600 ad.

Elektron. personální a mzdový program VEMA

Pověřený pracovník pro utajované dokumenty Účetní Právník/čka

Personalista

1

spisovna mzdová

spisovna investic, veřejných zakázek a projektů spisovna IT, ostraha, EZS, EPS, BOZP,PO a doprava

Mzdové a výplatní listy, zdravotní pojištění

Elektron. personální a mzdový program VEMA

Mzdové listy: rok/evidenční č. pracovníka Výplatní listy: měsíc/rok Zdravotní pojištění: označení pojišťovny/rok Elektronická Označení památkového evidence objektu/č.šanonu/označen mimo VZ í akce chronol, VZ samostatně

Elektronická Objekt/číselná řada/rok evidence

Účetní

Pověřený pracovník/spoj ená pozice s pracovníkem pověřeným pro utajované dokumenty Správce sítě

Ukládací plán I. Podatelna Činnosti podatelny v Národním památkovém ústavu, územním odborném pracovišti v Plzni (dále NPÚ ÚOP v Plzni) vykonává sekretariát ředitele NPÚ ÚOP v Plzni. Plní též roli výpravny. Podatelna vede - podací deník došlé pošty - podací deník odeslané pošty - evidenční knihu faktur - evidenční knihu doporučené pošty II. Příprava předávání dokumentů do spisovny Vedoucí pracovníci jsou povinni zajistit, aby nejpozději do konce dubna každého roku byly do příslušné spisovny předány všechny vyřízené dokumenty z minulého roku. Před předáním do spisovny se vyřadí různé bezcenné poznámky a duplicitní kopie dokumentů. III. Hlavní spisovna Dokumenty , vyjma dokumentů uložených ve specializovaných spisovnách, se ukládají do hlavní spisovny. Ukládají se podle typů písemností vymezených spisovými znaky, uvedenými v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ (SSŘ). Jednotlivé typy jsou řazeny podle čísel jednacích. Hlavní spisovna vede jako evidenční pomůcky předávací seznamy, zápůjční listy a knihu zápůjček. Hlavní spisovnu vede sekretářka ředitele. IV. Specializované spisovny Na ÚOP v Plzni jsou vedeny tyto specializované spisovny: 1) Odborných agend – sbírka příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek 2) Utajovaných dokumentů 3) Finanční Přílohy 2 a 3

2

4) 5) 6) 7) 8) 9)

Právních záležitostí a smluv Personální Mzdová Investic, veřejných zakázek a projektů IT, ostraha, EZS, EPS BOZP, PO a doprava

Ad 1) Spisovna odborných agend – sbírka příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek Dokumenty jsou uloženy v šanonech a pořadačích označených následovně: okres, místo, objektu u nemovitých památek okres, místo, objekt a předmět u movitých památek Stejné je uložení dokumentů vztahující se k památkovému potenciálu, chráněným územním a prostředí kulturních památek. Součástí specializované spisovny odborných agend je: dislokovaná spisovna kulturní památky, chráněná území a specialisté dislokovaná spisovna průzkumy a restaurování dislokovaná spisovna archeologie dislokovaná spisovna ÚSKP a dokumentace dislokovaná spisovna mobiliární fondy sp. znak 820, 820.1 - 820.3.7 – agenda uložena v místnostech č. 206 a 222 v šanonech řazení po pověřených obcích v rámci okresů a dále abecedně po lokalitách a objektech Havarijní program MK ČR – agenda je uložena v místnosti č. sp. znak 825 222 v šanonech po letech a v rámci let po okresech a lokalitách Program regenerace MPR a MPZ – agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 PZAD – agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 Program péče o VPR a VPZ - agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 sp. znak 802.1 institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů sp. znak 801.2 metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení dislokovaná spisovna sp. znak 825

sp. znak 820.4

Přílohy 2 a 3

oddělení průzkumů a restaurování agenda k Programu restaurování movitých kulturních památek v rozsahu: záměry na restaurování, kopie formulářů a doklady k jednotlivým akcím základní členění: akce NPÚ akce jiných investorů dále je agenda členěna po letech a v rámci roků podle okresů, obcí, ulic a objektů (předmětů) agenda restaurování, soupisy restaurátorských akcí

3

sp. znak 861

sp. znak 855-9

sp. znak 802.1 sp. znak 801.2

je uložena v šanonech po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích, dále podle ulic a objektů (předmětů) restaurátorské zprávy uloženy v samostatném oddělení odborné knihovny, označené přírůstkovým číslem ve vlastní číselné řadě s lokačním a jmenným katalogem výsledky průzkumů, SHP, plánová dokumentace uloženo v místnosti 307 s kontrolovaným přístupem; materiály jsou řazeny do regálů pod přírůstkovými čísly s písmenným označením, které specifikuje typ dokumentace a je k nim zpracován katalog. institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení

dislokovaná spisovna sp. znak 801.2 sp. znak 802

archeologie metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení výzkum a vývoj (koordinace a řízení) agenda je uložena v základním členění po letech komise interní sp. znak 115.1 Západočeská regionální archeologická komise (dále ZčRAK) – zápisy jsou uloženy chronologicky po letech sp. znak 115.2 komise externí ZčRAK – koordinace arch. činnosti v regionu, zápisy a výpisy z databáze arch. akcí jsou uloženy v základním členění po letech a měsících. sp. znak 817 SAS, území s archeologickými nálezy – evidence agenda je uložena v členění okres, katastrální území/naleziště, kultura, druh nálezu sp. znak 818 – 818.2 archeologické akce, oznámení archeologické akce, zpráva o archeologické akci (akce, které provádí NPÚ) agenda je uložena v zákl. členění po letech a v rámci roků na: okres, katastrální území, objekt, naleziště sp. znak 818.3 nálezové zprávy Uloženy v místnosti č.307 s kontrolovaným přístupem. Materiály jsou řazeny pod přírůstkovými čísly a je k nim zpracován katalog sp. znak 820, 823, 860 odborná vyjádření, ostatní odborná vyjádření a informace, zvláštní informace archeologické agenda je uložena po letech a v rámci roků po okresech a lokalitách sp. znak 825 finanční podpora – fondy, programy, dotace, sponzoring Program podpory záchranných archeologických výzkumů agenda je uložena po letech a v rámci roků členěna na: oprávněné organizace a naleziště mapová díla (ZM 1:10 000 a mapy stabilního katastru) jsou sp. znak 862 uložena po okresech a číslech a po okresech a lokalitách

Přílohy 2 a 3

4

dislokovaná spisovna: sp. znak 851.1

sp. znak 852

sp. znak 853

sp. znak 862 sp. znak 812

Přílohy 2 a 3

ÚSKP a dokumentace kartotéka ÚSKP kartotéka nemovitých kulturních památek je uložena v plechových registraturách v místnosti č. 220 v řazení po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách a objektech kartotéka movitých kulturních památek je uložena v plechových registraturách v místnosti č.209 s omezeným přístupem v řazení po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách, objektech a předmětech a současně je vedena v databázi ArtGuard. kartotéka předmětů kulturní hodnoty je uložena v místnosti č. 209v plechových registraturách řazená po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách, objektech a předmětech a současně je vedena v databázi ArtGuard fotodokumentace Je uložena v místnostech s kontrolovaným přístupem a sledovanou vlhkostí. negativy jsou ukládány v číselné řadě, evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu náhledové fotografie k nemovitostem a náhledové fotografie k movitostem jsou uloženy odděleně v plechových registraturách po okresech, v rámci okresů abecedně po lokalitách a rámci lokalit po objektech (předmětech) fotografie bez negativů jsou uloženy abecedně v plechových registraturách,evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu diapozitivy jsou uloženy v přenosných registraturách, řazeny v číselné řadě a evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu filmový materiál uložen v plechové registratuře a zapsán v přírůstkové knize mapová díla k nemovitým kulturním památkám jsou uložena v plechových registraturách a řazena po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách agenda ISO digitální fotodokumentace ISO je archivována na pevných discích v kancelářích č. 007 a č. 209 s kontrolovaným přístupem a zálohy jsou na nosičích CD-R v kartotéčním boxu v kanceláři č. 209 videodokumentace ISO analogové a digitální videokazety jsou uloženy v místnosti č. 209 s kontrolovaným přístupem v samostatné kartotéce zápisy o pořízení videodokumentace jsou uloženy dle okresů a v rámci okresů v abecedním řazení žádosti o přidělení dotace ISO, závěrečné vyúčtování jsou řazeny v šanonech po jednotlivých letech předávací protokoly zpracovaných výsledků ISO jsou uloženy podle jednotlivých činností a podle institucí zápisy z kontroly MK ČR k plnění úkolů a využití dotace ISO

5

sp. znak 811

sp. znak 810.1 sp. znak 810.2 sp. znak 810.5 sp. znak 802.1 sp. znak 801.2 dislokovaná spisovna ukl.znak 84 sp. znak 131-134 sp. znak 161 sp. znak 801.2 sp. znak 801.3 sp. znak 802.1 sp. znak 815

sp. znak 820.4 sp. znak 822 sp. znak 825 sp. znak 851.2

Přílohy 2 a 3

jsou řazeny podle roků manuální kartotéka odcizených předmětů je uspořádána podle okresů a v rámci okresů abecedně podle obcí seznamy pracovníků pověřených ISO jsou uloženy po letech podle aktuálních změn certifikáty jsou uloženy a uspořádány v členění: certifikáty po jednotlivých letech prohlášené předměty ve vlastní přírůstkové řadě návrhy na prohlášení po jednotlivých letech osvědčení vydané na dobu určitou po jednotlivých letech sdělení údajů o památkové ochraně a evidenci jsou uložena po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. dokumentace ke zrušení památkové ochrany je uložena po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. návrhy na prohlášení jsou uloženy po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení mobiliární fondy mezinárodní spolupráce – agenda výpůjček předmětů do zahraničí je uložena v šanonech v chronologickém řazení spolupráce se společenskými a jinými organizacemi – agenda je ukládána podle akcí na jednotlivých objektech a let realizace instalace, prezentace, propagace, výchovné projekty - materiály jsou ukládány do šanonů označených Expozice, Didaktické programy, a dále dle jednotlivých akcí a projektů. metodiky – agenda je ukládána tematicky v šanonech metodické dílny – agenda týkající se workshopů je ukládána v šanonech podle tématického zaměření institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů základní evidence mobiliárních fondů – agenda je ukládána v šanonech chronologicky po jednotlivých objektech; agenda základní evidence k centrálnímu depozitáři je vedena v řazení po letech restaurování – agenda přípravy restaurátorských akcí je řazena po letech a jednotlivých památkových objektech NPÚ znalecké posudky k mobiliárním předmětům jsou ukládány k objektům a předmětům, kterých se týkají finanční podpora, fondy, sponzoring, dotace – agenda je ukládána podle účelu použití prostředků a let, zvlášť je uložena agenda grantů EU členěná podle jednotlivých akcí kartotéka základní evidence je uložena v místnosti č. 118 s omezeným přístupem v plechových registraturách po jednotlivých objektech a číselných řadách; zde je uložena i digitalizovaná fotodokumentace základní evidence

6

sp. znak 851.3 sp. znak 831,831.1 sp. znak 831.2 sp. znak 831.3 sp. znak 831.4 sp. znak 831.5

kartotéka knihovních fondů je uložena v místnosti č. 118 s omezeným přístupem v plechových registraturách po jednotlivých objektech a číselných řadách. inventarizace, rozhodnutí inventarizační komise, inventarizační protokoly – agenda je řazena do šanonů dle jednotlivých památkových objektů za sebou podle časové posloupnosti. inventární knihy, lokační seznamy, knihy průběžné evidence Agenda je řazena po jednotlivých objektech, lokační seznamy a průběžná evidence je vedena v elektronické databázi. složky reversů a smluv jsou uloženy v šanonech po jednotlivých objektech a rozděleny podle charakteru pohybu předmětu; další jsou řazeny tématicky podle předmětu smlouvy vypořádání inventarizačních rozdílů je uloženo s dalšími inventarizačními doklady v šanonech v řazení podle objektů doklady o nabytí mobiliárních fondů jsou uloženy v šanonech v řazení podle objektů

Ad 2) Jsou zřízeny při sekretariátu NPÚ ÚOP v Plzni a na správách památkových objektů jím řízených. Ukládají se dokumenty kategorií vyhrazené, důvěrné , tajné, přísně tajné ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti v platném znění. Odpovídá sekretářka ředitele a správce jednotlivého památkového objektu. Ad 3) Vedena při finančním oddělení, za vedení odpovídá ekonom. Ukládají se spisy finanční, účetní, majetkové.Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 151, 152, 154, 156, 157, 300.2, 301.1, 302.1, 303.1, 303.4, 304.2, 400, 400.1, 401.1, 401.2, 401.3, 401.4, 402.1, 402.2, 403.1, 403.2, 403.3. Ad 4) Vedena při kanceláři ředitele ÚOP v Plzni. Za vedení odpovídá vedoucí kanceláře ředitele. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 117.1, 180 - 185 Ad 5) Vedena při kanceláři personalistky, za vedení odpovídá personalista ÚOP v Plzni. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 603, 603.1, 603.2, 605, 610, 62, 620, 620.1, 621, 623, 624, 625, 630. Ad 6) Vedena při mzdové účtárně, za vedení odpovídá mzdová účetní. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 401.5, 500, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 622. Ad 7) Vedena v kanceláři vedoucího provozního a hospodářského oddělení (OPH), za vedení odpovídá vedoucí OPH. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 206, 206.1, 206.2, 206.3, 206.4, 206.5, 61, 612, 613, 614, 615, 616, 700.1, 700.2, 701, 702, 703.

Přílohy 2 a 3

7

Ad 8) Vedena při referátu systémové ochrany, za vedení odpovídá referent systémové ochrany. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 830.1.2, 207, 207.1, 207.2, 207.3, 171, 171.1, 171.2, 171.3, 171.6, 171.7,171.8. Ad 9) Vedena při oddělení investic, veřejných zakázek a projektů, za vedení odpovídá vedoucí oddělení. Obsahuje zejména dokumenty 833, 05.1. V. Příruční registratury Dokumenty, které pracovníci dočasně nepotřebují ke své práci se ukládají podle spisových značek a věcné logiky do ukládacích jednotek v příruční registratuře. Za řádné uložení v příruční registratuře odpovídá pracovník, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení, vedoucí pracovníci Příruční registratury jsou na všech správách památkových objektů, řízených NPÚ ÚOP v Plzni. Správy PO vedou podací deník došlé a odeslané pošty. Nejdéle konce dubna následujícího kalendářního roku správci postupují vyřízené dokumenty hlavní spisovně NPÚ ÚOP v Plzni k uložení.

Zpracováno: ÚOP Plzeň, 29.1.2007; aktualizováno: 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

8

NPÚ územní odborné pracoviště v Lokti Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co (specializované) je ukládáno hlavní spisovna Ukládá se vše – odborné dle lokalit, ostatní dle spisových znaků spisovna Finanční, účetní, ekonomická majetková, personální podle spisových znaků

Evidenční pomůcka hl. podací deník – MonumNet

Způsob tvoření evidenčního čísla NPÚ/č. pracoviště/č. pořadové/rok

Odpovědná osoba Sekretář/ka ředitele

Evidence faktur, objednávek, smluv

Vždy pořadové číslo ze samostatné evidence/číslo jednací z podacího deníku

Ekonomprovozní

spisovna správy památkových objektů spisovna evidence, dokumentace a informačních systémů

ZEMF, MonumNet

spisovna specialisté

Správa majetku a ZEMF – podle spisových znaků Evid. listy KP, dokum. Fondy, plány, mapy, SHP, fotodokumentace a RZ Archeologie a dokumentace operativních průzkumů

evidence pouze restaurátorské zprávy ostatní zatím bez evidence

Pracovník dokumentace RZ + pořadové Pracovník číslo dokumentace Fotografie – číslo negativu pořadové

Zatím bez evidence

Ukládací plán Spisovny Hlavní spisovna část všeobecná – v části všeobecné se spisy zakládají podle členění, které se řídí dle struktury skartačního plánu. část odborná (týkající se převážně agendy podle § 14 zákona č. 20/1987 Sb.) – v části odborné se spisy ukládají podle lokalit, dále podle jednotlivých objektů a v rámci jednotlivých objektů se řadí časově. Lokality jsou řazeny abecedně, objekty bez čísel popisných (např. kostely, drobné památky), čísla parcel, domy podle čísel popisných. Tam, kde je velká frekvence spisů, se dále člení na jednotlivé roky. Hlavní spisovnu vede sekretářka ředitele. Specializované spisovny: specializovaná spisovna sekretariátu ředitele (fakticky splývá s všeobecnou částí hlavní spisovny) Přílohy 2 a 3

1

specializovaná spisovna sekce provozně ekonomické – spisy finanční, účetní, majetkové a personální povahy specializovaná spisovna sekce památkové péče (fakticky však kancelář ředitele) – finanční podpora, dotace apod. specializovaná spisovna sekce památkové péče – oddělení evidence, dokumentace a informačních systémů – evidenční listy kulturních památek – dokumentační fondy (plány, mapy, stavebně-historické průzkumy, ...) – fotodokumentace – restaurátorské zprávy specializovaná spisovna sekce památkové péče – oddělení specialistů – archeologie, dokumentace operativních průzkumů specializovaná spisovna sekce správy památkových objektů – správy majetku – základní evidence mobiliárních fondů Příruční registratury Příruční registraturu zřizují všechny úseky, písemnosti jsou zde ukládány do uplynutí běžné provozní potřeby. Zpracováno: Smola, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

2

NPÚ, územní odborné pracoviště v Ústí nad Labem Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co (specializované) je ukládáno hlavní spisovna Ukládá odborné dokumenty

Evidenční pomůcka hl. podací deník – MonumNet

spisovna sekonomická

evidence faktur, objednávek, smluv, MonumNet

spisovna evidence, dokumentace a informačních systémů spisovna utajovaných dokumentů

Finanční, účetní, majetková, personální podle spisových znaků, včetně zn. 100 vedení ústavu


Vždy pořadové číslo ze samostatné evidence/číslo jednací z podacího deníku Evid. listy KP, evidence v rámci RZ + pořadové dokum. Fondy, ÚSKP a číslo plány, mapy, jednotlivých Fotografie – číslo SHP, sbírkových fondů negativu fotodokumentace zvláštní evidence pořadové a RZ a ISO dle zákona specialisté, ISO č. 71/1994 Sb. jednací protokol

Odpovědná osoba Spisový pracovník Ekonomprovozní a sekretář/ka


Pracovník pověřený utajovanými dokumenty

Ukládací plán Podací deníky 1. Hlavní podací deník – elektronický (Monumnet) a současně uloženo i v tištěné podobě 2. Podací deník žádostí o osvědčení podle zák.č. 71/1994 Sb., v platném znění 3. Podací deník pro utajované skutečnosti Evidence: Evidenční pomůcky 1. Evidence příkazů ředitele a vnitropodnikových směrnic (Kniha) 2. Evidence cestovních příkazů (Složka) 3. Evidence objednávek (Kniha) 4. Evidence smluv – elektronická 5. Evidence právních sporů – elektronická

Přílohy 2 a 3

1

6. Evidence restaurátorských zpráv (Přírůstková kniha + elektronický seznam) 7. Evidence obrazové dokumentace (Přírůstková kniha + elektronický seznam) 8. Evidence faktur - elektronická 9. Evidence stížností – Kniha Ukládání ve spisovnách: Spisovny NPÚ, ÚOP v Ústí nad Labem, označení pro MonumNet (ukládací značka): 1. Hlavní spisovna a) všeobecná b) odborná - pro správu PO

HSV HSO

2. Odborná spisovna (PP) a) spisovna odborné spisovné dokumentace b) spisovna obrazové dokumentace c) spisovna plánů a map d) spisovna SHP e) spisovna restaurátorských zpráv f) spisovna archeologické spisové dokumentace

OS OSa OSb OSc OSd OSe OSf

3. Ekonomická spisovna

ES

Zpracováno: Holečková, 25.2.2010

Přílohy 2 a 3

2

NPÚ, územní odborné pracoviště v Liberci Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno


hlavní spisovna

Odborná část dle lokalit

hl. podací deník – Monumnet


jednací protokol

Všeobecná část podle spisových znaků

evidence faktur

Číslo dokladu, Spisový pracovník došlo dne, dodavatel, číslo faktury, datum, text, číslo účtu, celkem, splatnost, poznámky

Evidence objednávek

Č. objednávky, Spisový pracovník věc – MS Excel

Evidence smluv

Chronologicky Spisový pracovník podle čísel jednacích bez čísla zvláštní evidence

Cestovní příkazy evidence

EkonomČíselná řada chronologicky provozní(jméno, počet účetní jízd, stravné, data jízd, objekt, náklady)

Přílohy 2 a 3


Odpovědná osoba Spisový pracovník Pověřený pracovník pro utajované dokumenty

1

spisovna dokumentační fondy

Dokumenty vnitřního charakteru – DNP, DPČ Digitální databáze elektronických karet – Filemaker + webové rozhraní a MS Excel

Číselná a Ekonomchronologická provoznířada účetní Územně dle částí obce a vzestupně dle čísla Státního seznamu


ÚSKP Movité KP + ISO

ArtQuard a MS Excel

Územně dle částí obce a vzestupně dle čísla Státního seznamu


Kartotéka ZEMF

CastIS, tzv. černé knihy

ÚSKP Nemovité KP


Signatura ve Fondy zámeckých knihoven Soupisy fondů, Clavius tvaru ZK F00001 Kartotéka knihovních fondů Clavius, MS Excel

Přílohy 2 a 3


Pracovník Přírůstkové číslo, autorské dokumentace údaje, názvové údaje, nakladatel, místo a datum vydání, způsob nabytí, cena, datum zápisu a poznámky

Kartotéka památek dělnických na území kraje

MS Excel

Obec, část obce, kategorie, název, bližší územní identifikace, autor, datace, poznámky)


Kartotéka archeologických nálezů z objektů NPÚ

DEMUS

Ident. arch. akce, lokalizace v nálezovém


2

kontextu, popis artefaktu, počet, uložení, vlastnosti artefaktů, přírůstkové číslo Fotodokumentace (negativy –L0000000, diapozitivy – D0000, letecké snímky – č. MISu, historické reprodukce (kopie) K00000000, dig.vyvolané bez negativů F0000000, kontakty (náhledy) N000000, elektronické kopie E00000000(publikovatelné), E0000000_n (nepublikovatelné)

MS Excel pro Přírůstkové Pracovník číslo, datace, pozitivy dokumentace lokalita, objekt MS Access pro negativy

Přírůstkové číslo, datace, lokalita, objekt

MIS pro digitální foto


Videodokumentace (ISO převzaté z Pardubic a Ustí)

Přílohy 2 a 3

Plánová dokumentace

MS Excel a Clavius

PD klasická Pracovník vedena dokumentace zaměření Z+pořadové číslo, PD k parkům P+ pořadové číslo, PD k objektům zkratka názvu objektu a pořadové číslo např. FR 10 – Frýdlant 10

Průzkumy a zprávy

MS Excel se převádí do Clavius

SHP+pořadové Pracovník číslo dokumentace Archeologické průzkumy A + pořadové číslo Ostatní ještě bez evidence

Operativní průzkumy a výstupy V+V

MS Excel a Clavius

Řazeno vzestupně


3

podle evidenčních čísel od řešitele úkolu např. ve formě OPD0036 Restaurátorské zprávy

MS Excel, převáděno do Clavius

Vzestupně dle evidenčních čísel


Mapová díla

MS Excel, Clavius převáděno

Podle typů – mapy zón, rezervací a podle lokalit


Podací deníky 1. 2. 3. 4. 5. 6.

hlavní podací deník podací deník faktur podací deník žádostí o osvědčení podle zák. č. 71/19940Sb., v platném znění podací deník cestovních příkazů evidence znaleckých posudků evidence korespondence bez čísel jednacích

Spisovny 1. Hlavní spisovna 2. Ekonomická spisovna Ukládací plán Hlavní spisovna: uloženo v Liberci spisy řazeny dle lokalit následujícím způsobem: abecedně dle katastrálních území -

objekty KP – řazeny dle názvu a č.p. vzestupně

-

plošně chráněná území – řazeny abecedně dle ulic, u menších obcí dle č.p. vzestupně  řazeny dle č.p. vzestupně  liniové stavby  ostatní územní plánování

-

Přílohy 2 a 3

4

Ekonomická spisovna: řazeno dle skartačního znaku: uloženo na Sychrově A: řazeno dle roku vzniku dokumentu S: řazeno dle roku vzniku dokumentu V: řazeno dle roku vzniku dokumentu Zpracováno: Křížková, Šternová 29.1.2007; aktualizováno 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

5

NPÚ, územní odborné pracoviště v Pardubicích Struktura spisoven –ÚOP Pardubice Název spisovny (specializované)

Konkretizace co je ukládáno



Evidence a odpovědné osoby a pozice nejsou na ÚOP dořešeny

provozně ekonomická spisovna Lístková kartotéka, Přírůstková kniha, kniha uložení

signatura je tvořena Spisový pracovník velkým písmenem, které označuje okres dále následuje pořadové číslo ( např.: P 84), dále přírůstkové číslo a číslo uložení

Stavebněhistorické průzkumy

Lístková kartotéka, Přírůstková kniha, kniha uložení

stejný způsob jako Spisový pracovník u plánové dokumentace. Jenda karta do kartotéky plánové dokumentace a druhá do kartotéky SHP

Nálezové zprávy


stejný způsob jako Spisový pracovník u plánové dokumentace. Jenda karta do kartotéky plánové dokumentace a druhá do kartotéky NZ

Restaurátorské zprávy


přírůstkové číslo stejný způsob jako u plánové dokumentace, vedeny společně v kartotéce s plánovou dokumentací

odborná spisovna Plánová (projektová) dokumentace

Přílohy 2 a 3

Odpovědná osoba

Spisový pracovník

1

Zvláštní informace archeologické

Není zaevidováno

Spisový pracovník

Mapová díla

Lístková kartotéka, Přírůstková kniha, kniha uložení spolu s SHP

Spisový pracovník

Ukládací plán Podací deníky a evidenční pomůcky: ▫ kniha pošty (podací deník) ▫ doručovací knihy - pro každé oddělení samostatná ▫ evidence doporučených došlých zásilek ▫ evidence doporučených odeslaných zásilek ▫ evidence časopisů a ostatních periodik ▫ kniha objednávek ▫ evidence smluv Spisovny: Archiv - specializovaná spisovna odborné složky Pardubice ▫ spisová dokumentace ▫ plánová dokumentace · stavebně-historické průzkumy · zaměření · stavební dokumentace · nálezové zprávy ▫ restaurátorské zprávy a související spisy ▫ archeologie Litomyšl - specializovaná spisovna ekonomického odboru ▫ odbor ředitele ▫ technický odbor ▫ finanční řízení ústavu ▫ účetnictví · doklady · souhrnné výstupy · rozbory, analýzy ▫ personalistika a mzdové účetnictví ▫ správa hradů a zámků Oddělení EDOP ▫ fotoarchiv ▫ videoarchiv ▫ evidence movitých a nemovitých kulturních památek Přílohy 2 a 3

2

▫

dokumentace ISO a osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb.

Každé oddělení si zřizuje příruční registratury. Zpracováno: 20.1.2007; aktualizováno: Jaroš, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

3

NPÚ, územní odborné pracoviště v Josefově Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno dokumentační fondy

Přílohy 2 a 3


Způsob tvoření evidenčního čísla Rejst. Číslo

Odpovědná osoba Pracovník dokumentace

kartotéka ÚSKP

MonumNet

Kartotéka ZEMF

CastIS, tzv. černé knihy


Kartotéka knihovních fondů

Clavius


Fotodokumentace

Bez pomůcky Negativy: inv.č., Pracovník dokumentace rozměr, okres, místo, fotograf, datum, objekt Pozitivy: kartotéka podle okresů, abecedně dle obcí, vzestupně dle čp.

Plánová (projektová) dokumentace

Clavius Desky dokumentace – podle okresů, přír. číslo, sign (typ dokumentace, zkratka okresu, pořadové číslo P HK 68 + uložení v č. krabice

Stavebně-historické průzkumy

Desky dokumentace – dle okresů, př.č., sign (jako plánová) Clavius (přír.č., sign., uložení,

Přír. číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah

Pracovník dokumentace a spisový pracovník, archivář


1

autor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah)

Přílohy 2 a 3

Operativní průzkumy a nálezové zprávy

Dle okresů, desky dokumentace – př.č., sign., (typ, zkr, okresu, poř.č., např. OPD HK 68) a č. krabice (uložení) Clavius – př.č.,uložení, autor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., č. ÚSKP, rok, rozsah



Dle okresů, př.č.,sign (typ dokumentace, zkratka okresu, poř.č. např. RZ NA 13) + uložení Čp., číslo ÚS Clavius př.č., sign., uložení, restaurátor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah – počet fotografií


2

Zvláštní informace archeologické

Desky dokumentace – podle okresů, př.č., a sign (typ dokumentace, zkratka okresu, poř.č., např. A JC 52) a uložení (č.krabice) Clavius – př. Č., sign., uložení, autor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah


Mapová díla

Desky dokumentace – podle okresů, př.č., sign. (typ dokumentace, zkr. okresu, poř. Č., např. M TU 29) a uložení (č.krabice)


Clavius – př.č., sign., uložení, autor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah) Výstupy V a V

Přílohy 2 a 3

Řazeno podle okresů, př.č., sign. (typ dokumentace, zkr. okresu,


3

poř. Č., např. W NA 95) a uložení (č. krabice) v deskách dokumentace Clavius – př.č., sign., uložení, autor, název, objekt, lokalita, kat. území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah, výzkumný úkol) hlavní spisovna

Podle spisových znaků

Podací deník


ekonomická spisovna

Podle spisových znaků

Podací deník, kniha faktur, objednávek, smluv a cestovních příkazů

Ekonom

spisovna sekretariátu ředitele

Podací deník - MonumNet


spisovna utajovaných dokumentů

Jednací protokol

Pověřený pracovník pro utajované skutečnosti

Ukládací plán Evidenční pomůcky (mimo dokumentační fondy) ٠ faktury - sekretariát ředitele ٠ objednávky - sekretariát ředitele

Přílohy 2 a 3

4

٠ smlouvy - sekretariát ředitele ٠ cestovní příkazy (cesty mimo region Odborná spisovna Evidováno v MonumNet, ukládáno dle spisového plánu a spisových znaků Dokumentační fondy Kartotéka ÚSKP - EDIS:  odděleně řazeny evidenční karty movitých a nemovitých památek  evidenční pomůckou MonumNet Kartotéka ZEMF - EDIS:  evidenční pomůckou CastIS, černé knihy Kartotéka knihovních fondů - EDIS:  evidenční pomůckou Clavius Fotodokumentace - EDIS:  negativy: evidenční pomůcka řazena do rubrik inv. č. (= pořadové číslo), rozměr, okres, místo, fotograf, datum, objekt  pozitivy: řazeny v kartotékách podle okresů, abecedně podle obcí, v rámci obce vzestupně podle čp.; evidenční pomůcka není Plánová (projektová) dokumentace - EDIS:  řazena podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. P HK 68) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah) Stavebně-historické průzkumy - EDIS:  řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. SHP TU 43) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah) Operativní průzkumy a nálezové zprávy - EDIS:  řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. OPD HK 68) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah)

Přílohy 2 a 3

5

Restaurátorské zprávy - EDIS: řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. RZ NA 13) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, restaurátor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah - počet fotografií) Zvláštní informace archeologické - EDIS:  řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. A JC 52) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah) Mapová díla (plánová sbírka) - EDIS:  řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. M TU 29) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah) Výstupy V + V - EDIS:  řazeny podle okresů  přírůstkové číslo + sign. (= typ dokumentace + zkratka okresu + pořadové číslo dokumentace, např. W NA 95) + uložení (číslo krabice) - vše uvedeno na deskách dokumentace  evidenční pomůcka vedena v elektronické podobě v programu CLAVIUS (přírůstkové číslo, signatura, uložení, autor, název, objekt, lokalita, katastrální území, okres, ulice, čp., číslo ÚSKP, rok, rozsah, výzkumný úkol) Zpracováno: Macková, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

6

NPÚ, územní odborné pracoviště v Brně Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno


Odborná činnost sp. Znak 8


Plánová dokumentace 855

Excel

Signatura/přírůst. Pracovník Číslo (PL/123) dokumentace

Stavebně-historické průzkumy 856

Excel

Sign/přír. číslo (D/136)


Operativní průzkumy 857

Excel



Nálezové zprávy 859

Excel

Sign/přír. číslo (NZ/15)


Restaurátorské zprávy 861

Excel

Sign/přír. číslo (RZ/65)


Mapová díla 862

Excel

Sign/přír. číslo (M/12)


Výstupy V+V

Excel

Sign/přír. číslo (V/11)

Knihovníkarchivář

Kartotéka ÚSKP

Mon.

Rejst. číslo

Pracovník pověřený vedením ÚSKP

odborná spisovna

spisovna provozněekonomická

Přílohy 2 a 3


Odpovědná osoba Knihovníkarchivář

Kartotéka ZEMF


Fotodokumentace

Dokumentátor –fotograf

Sp. znak 2 – výstavba, investice, provoz , 3 – majetek a MTZ, 4 – finance, 5 – mzdy, 6 –

Evidence faktur

Číslo dokladu, došlo dne, dodavatel, číslo faktury, datum,


1

personalistika, 7 doprava

text, číslo účtu, celkem, splatnost, poznámky Evidence objednávek

Č. objednávky, věc – MS Excel

Účetní

Evidence smluv

Chronologicky podle čísel jednacích bez čísla zvláštní evidence

Právník


Číselná řada chronologicky

účetní

Ukládací plán A. Podací deníky a evidenční pomůcky 1. podací deníky centrální podací deník v elektronické podobě 2. evidenčních pomůcky kniha žádostí o vydání osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb. kniha cestovních příkazů na každém odboru kniha došlých a odeslaných faktur kniha došlé a odeslané pošty na jednotlivých sekretariátech kniha objednávek kniha smluv B. Spisovny I. hlavní spisovna Ukládají se do ní archiválie právních předchůdců NPÚ ÚOP v Brně do r. 1958 a vyřízené dokumenty vzniklé od r. 1959 až do současnosti označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 1. Vedení ústavu (spisový znak 10 Právní základ ústavu, 11 Řízení a organizace ústavu, 12 Všeobecné záležitosti řízení ústavu, vyjma dokumentů ekonomické povahy, 13 Spolupráce a styky, 16 Propagace a Public Relations, dále 17 Sdělovací služba, výpočetní technika a informatika, 18 Právní záležitosti, 19 Zvláštní záležitosti), 2. Výstavba, investice a jejich provoz, 8. Ochrana kulturních památek (spisový znak 800 Koncepce památkové péče, 801 Organizace památkové péče, 81 Evidence a dokumentace kulturních památek - korespondence, 82 Obnova kulturních památek, 83 Zpřístupněné a instalované objekty a další dokumenty převzaté z příruční registratury oddělení obrany a ochrany v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 122 Stížnosti, které jsou starší 2 let, dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní Přílohy 2 a 3

2

záležitosti, 207 Požární ochrana, 208 Ostraha, 840 Bezpečnostní opatření k ochraně památek po pominutí důvodu jejich utajení, a odboru SHZ označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 300.1 Výpisy z pozemkových knih (katastr zaměření nemovitostí) a 300.2 Karty evidence, 833.1 Reversy zápůjček po pozbytí jejich aktuálnosti. V rámci hlavní spisovny jsou uloženy následující archivní fondy a sbírky: 1. archivní fond Památkového úřadu pro Moravu a Slezsko Jsou v něm uloženy archiválie právních předchůdců NPÚ ÚOP v Brně do r. 1958. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 2. sbírka map a plánů Ukládají se do ní především dokumenty povahy map a plánů. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně.

3. sbírka SHP Ukládají se do ní především SHP a dílčí průzkumy nemovitých kulturních památek. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 4. sbírka plakátů Ukládají se do ní především dokumenty - plakáty vydané NPÚ ÚOP v Brně. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 5. sbírka restaurátorské dokumentace Ukládají se do ní dokumenty povahy restaurátorské dokumentace, zejména restaurátorské průzkumy, technické a jiné průzkumy, závěrečné restaurátorské zprávy, laboratorní průzkumy apod., analýzy, expertní posudky mající vztah k restaurování kulturních památek či jejich částí. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 6. sbírka CD-R a DVD a ostatních elektronických nosičů záznamu Ukládají se do ní dokumenty na výše uvedených nosičích s výjimkou dokumentů vzniklých z činnosti oddělení ISO. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. Dokumenty k jednotlivým kulturním památkám a areálům památek (dále jen areál) jsou v ústřední spisovně tradičně řazeny abecedně dle jednotlivých okresů, v rámci okresů abecedně dle obcí a v rámci obcí dle posloupnosti v ÚSKP. Pokud mají obce uliční síť, řadí se dokumenty v rámci obcí abecedně dle názvu ulic a v rámci ulic vzestupně dle čísla orientačního. Dokumenty vztahující se k objektům, které nejsou kulturními památkami ve smyslu zákona č. 20/87 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů, se u obcí, které mají uliční síť, řadí abecedně dle názvu ulic a v rámci ulic vzestupně dle čísla orientačního a jsou zařazeny do složky označené: „různé“. Ve složkách se dokumenty řadí chronologicky od nejstaršího k nejmladšímu a v rámci jednotlivých let od nejnižšího čísla hlavního protokolu jednacího k nejvyššímu. II. spisovny specializované II. 1. spisovna institucionálních. a účelových úkolů Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 802 Výzkum a vývoj. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně.

II. 2. spisovna evidence kulturních památek Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. I Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 85 Evidence a dokumentace kulturních památek mimo korespondenci, která je uložená v

Přílohy 2 a 3

3

ústřední spisovně a vyjma . Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ Ú0P v Brně.

II. 3. spisovna fotografií (stará a nová) Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 853 Fotodokumentace - fotografie - klasické (včetně negativů, diapozitivů a dalších nosičů) i digitální vzniklé z činnosti NPÚ ÚOP v Brně a jeho právních předchůdců. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. II. 4. spisovna ISO Ukládají se do ní VHS a DVD vzniklé z činnosti označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 812 ISO. Tyto dokumenty jsou evidovány a uloženy dle zvláštních předpisů (usnesení vlády č. 307/91 ze dne 28. srpna 1991 ve smyslu Soubor opatření ke snížení kritické situace ochrany sbírek, expozic, depozitářů, muzeí a galerií a památkových objektů ČR, oddíl III/2 Doplnění dokumentace fondu kulturního dědictví a příslušné smlouvy o spolupráci při naplňování usnesení č. 307/91). A dále dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 811 Certifikáty. Tyto dokumenty jsou evidovány a uloženy dle zvláštních předpisů (zákon č. 71/1994 Sb. o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty ve znění zák. č. 80/2004 Sb. a Metodický pokyn Ministerstva kultury k výkonu činností vyplývajících ze zák. č. 71/1994 Sb. o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty ve znění zák. č. 80/2004 Sb.). Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. II. 5. spisovna ekonomická Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 14 Kontroly a revize, 15 Finanční řízení ústavu, 3. Majetek a MTZ, 4. Finanční účetnictví, 5. Mzdové účetnictví, 7. Doprava. II. 6. personální spisovna Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 6. Personalistika a péče o zaměstnance

III. příruční registratury III. 1. příruční registratura oddělení obrany a ochrany Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 185 Stížnosti, dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní záležitosti, 206 Požární ochrana, 207 Ostraha, 830.1.1. Zabezpečení majetku. Dokumenty jsou zde uloženy trvale. III. 2. příruční registratura právního oddělení Ukládají se do ní aktuální dokumenty právní povahy označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 117.1 Smlouvy s externími partnery, spisovým znakem 18 Právní záležitosti. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 3. příruční registratura odboru SHZ Ukládají se do ní aktuální dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 83 Správa hradů, zámků a ostatních památkových objektů, 300.1 Výpisy z pozemkových knih (katastr zaměření nemovitostí) a 300.2 Karty evidence. Do Přílohy 2 a 3

4

ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 4. příruční registratura ředitele Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 1 Vedení ústavu vyjma dokumentů povahy právní, ekonomické a dokumentů označených v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 185 Stížnosti a dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní záležitosti. Do ústřední spisovny se ukládají po jednom roce. III. 5. příruční registratura publikačního oddělení Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 16 Propagace a Public Relation. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 6. příruční registratury jednotlivých odborů výkonu PP Aktuální dokumenty jsou zde uloženy po dobu 6 měsíců od vyřízení. III. 7. příruční registratury na objektech ve správě NPÚ, úop v Brně Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 830 Objekty NPÚ a 832 Provoz objektů. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. Zpracováno: ÚOP Brno, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

5

NPÚ územní odborné pracoviště v Telči Struktura spisoven –ÚOP Telč Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno


Odborná činnost sp. Znak 8


Plánová dokumentace 855

Excel

Signatura/přírůst. Číslo (PL/123)

Stavebně-historické průzkumy 856

Excel


Operativní průzkumy 857

Excel


Nálezové zprávy 859

Excel


Restaurátorské zprávy 861

Excel


Mapová díla 862

Excel


Výstupy V+V

Sign/přír. číslo Excel Převádí se do (V/11) systému Clavius

Kartotéka ÚSKP

MonumNet

Odborná spisovna EDIS

Spisovna provozněekonomická

Přílohy 2 a 3


Rejst. číslo

Odpovědná osoba Knihovníkarchivář


Kartotéka ZEMF

Pracovník ZEMF

Fotodokumentace

Dokumentátor –fotograf

Sp. Znak 2 – výstavba, investice, provoz , 3 – majetek a MTZ, 4 – finance, 5 – mzdy, 6 –

Evidence faktur

Číslo dokladu, došlo dne, dodavatel, číslo faktury, datum,


1


text, číslo účtu, celkem, splatnost, poznámky Evidence objednávek

Č. objednávky, věc – MS Excel

Účetní – ekonom

Evidence smluv

Chronologicky podle čísel jednacích bez čísla zvláštní evidence

Účetní – ekonom


Číselná řada chronologicky

Účetní ekonom

Ukládací plán A. Odborná (specializovaná) spisovna o vedením pověřen: pracovník knihovník-archivář o sp. znak 8 - Odborná činnost řazeno podle okresů, v rámci okresu dle katastrálního území o sp. znak 855 – Plánová (projektová) dokumentace evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. PL/123) o sp. znak 856 – Stavebně-historické průzkumy evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. D/136) o sp. znak 857 – Operativní průzkumy evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. D/147) o sp. znak 859 – Nálezové zprávy evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. NZ/15) o sp. znak 861 – Restaurátorské zprávy evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. RZ/65) o sp. znak 862 – Mapová díla evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. M/12) o sp. znak 863 – Výstupy V + V evidenční pomůcka vedena v programu Excel evidenční číslo: signatura + přírůstkové číslo (např. V/11) Přílohy 2 a 3

2

B. Kartotéka ÚSKP o uložena na odboru EDIS o vedením pověřen: pracovník pověřený vedením ÚSKP C. Kartotéka ZEMF o uložena na odboru EDIS o vedením pověřen: pracovník ZEMF D. Fotodokumentace o uložena na odboru EDIS o vedením pověřen: pracovník dokumentátor-fotograf E. Odborná (specializovaná) spisovna provozně-ekonomická o vedením pověřen: pracovník kanceláře ředitele odpovědný za spisovou službu o sp. znak 2 – Výstavba, investice a jejich provoz – kromě SHZ o sp. znak 3 – Majetek a MTZ o sp. znak 4 – Finanční účetnictví o sp. znak 5 – Mzdové účetnictví o sp. znak 6 – Personalistika a péče o zaměstnance o sp. znak 7 – Doprava Zpracováno: Vítková, 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

3

NPÚ, územní odborné pracoviště v Kroměříži Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace Evidenční (specializované) co je pomůcka ukládáno hlavní spisovna Ukládá se vše hl. podací deník – – odborné dle MonumNet lokalit, ostatní inventář map dle spisových inventář znaků dokumentačních fondů

Způsob tvoření Odpovědná evidenčního čísla osoba NPÚ/č. Spisový pracovník pracoviště/č. pořadové/rok Mapy – M/pořadové číslo Dokumentační fondy podle typu přírůstkový seznam v Excelu – N, OPD, R, SHP a pořadové číslo

příruční registratury sekretariát

Spisové znaky Podací deník 114-115, 117, MonumNet 120-123, 130134, 301.2301.3, 302.2, 701

Sekretar/ka ředitele

personálněprávní

100-103, 110- Podací deník, evidence smluv 112, 117.1, 140-142, 171.7, 180186, 206.3206.5, 207, 300, 300.1, 300.3, 303.2, 601-605, 610, 611, 614, 616, 620, 623, 625, 630

Právník a personalista

Evidence účetní a mzdová 150-157, 300.2, 301.1, objednávek, 302.1, 303.1, evidence faktur 303.3-303.5, 304, 400-403, 500-507, 600621, 622

Přílohy 2 a 3

Hlavní účetní

1

investiční a 200-206.3, technická agenda 612, 613, 615, 624, 700, 702, 703, 830, 832834

Provozní, technický a investiční referent

mobiliárních fondů

Kurátor mobiliárních fondů

815, 831, 851.2, 851.3

Ukládací plán Hlavní spisovna odborné spisy (spisové znaky 820, 821, 823, 826) jsou řazeny dle lokalit následujícím způsobem: podle okresů abecedně dle obcí - objekty KP – řazeny dle názvu a č.p. vzestupně - ostatní objekty – řazeny abecedně dle ulic, u menších obcí dle č.p. vzestupně - územní plánování ostatní spisy jsou řazeny dle spisových znaků V ÚOP NPÚ v Kroměříži není žádná specializovaná spisovna, od roku 2007 je zřízena hlavní spisovna a příruční registratury. PŘÍRUČNÍ REGISTRATURY uložení sekretariát

kancelář ředitele sekretariát

personálně – právní agenda

oddělení provozní a ekonomické – právník - personalista

účetní a mzdová agenda

oddělení provozní a ekonomické

spisové znaky 114 – 115, 117.2, 120 – 123, 130 – 134, 301.2 – 301.3, 302.2 – 302.3,701 100 – 103, 110 – 112, 117.1, 140 - 142, 171.7, 180 – 186, 206.3 - 206.5, 207, 300, 300.1, 300.3, 303.2, 601 – 605, 610, 611, 614, 616, 620, 623, 625, 630 150 – 157, 300.2, 301.1, 302.1, 303.1, 303.3 – 303.5, 304, 400 - 403, 500 – 507, 600, 621, 622

– hlavní účetní

investiční a technická agenda

oddělení provozní a ekonomické

200 – 206.3, 612, 613, 615, 624, 700, 702, 703, 830, 832 - 834

– provozní, technický a investiční referent

mobiliárních fondů

Přílohy 2 a 3

oddělení péče o hrady a

815, 831, 851.2, 851.3

2

zámky – kurátor mobiliárních fondů

Součástí hlavní spisovny je: - inventář map a plánů NPÚ ÚOP v Kroměříži, přírůstkový seznam je veden elektronicky, evidenční číslo je tvořeno písmenem M a pořadovým číslem - inventář dokumentačních fondů, přírůstkový seznam je veden elektronicky, evidenční číslo je tvořeno písmeny N, OPD, R, SHP (podle druhu dokumentu) a pořadovým číslem Zpracováno: Mušková (Nádbělová), 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

3

NPÚ, územní odborné pracoviště v Ostravě Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno


Způsob tvoření Odpovědná evidenčního osoba čísla Pracovník spisovny

hlavní spisovna

Podle spisových znaků Podací deník 10 právní základ ústavu, 11 řízení a organizace, 12 všeobecné záležitosti, 13 spolupráce a styky, 16 PR, 18 právní záležitosti, 19 zvláštní záležitosti, 20 stavby, 60 péče o zaměstnance, 61 bezpečnost a ochrana zdraví, 80 odborná činnost, 81 ochrana pam. fondu, 82 péče o památkový fond, 84 mezinárodní spolupráce

spec. spisovna evidence, dokumentace a průzkumů

Evidence KP a chráněných území

Inventární kniha kartotéka evid. Listů mov. A nem. KP a chrán. území


Evidence mobiliárních fondů

CastIS Inventární knihy a kartotéky evid. Listů, protokoly z inventur


Evidence sbírkových fondů

CES (Michal sbírka prům. dědictví a sbírka výt. Umění Hradec), přírůstková kniha seznam sbírky, protokoly z inventur,


Přílohy 2 a 3

1

průběžná evidence Evidence historických knihoven

Seznam knih, map, fotografií a průběžná evidence

Evidence příloh seznamu KP - odborný spisový fond - sbírky obrazové dokumentace – fotodokumentace – negativy, diapozitivy, kontakty, náhledy – fotoindexy, zvětšeniny, fotografie, digitální obrazová dokumentace na CD a DVD - videodokumentace

U každého typu inventární kniha

- letecké snímky

Přírůstkové číslo Pracovník např. 256883 dokumentace

Kniha zakázek LS/OP/99 Pracovník (zkratka okresu a dokumentace př. číslo) Evidenční kniha, topografická kartotéka

Lístkovnice Evidence plánové mapové sbírky (vyčleněna pro Hradec dokumentace ke GO a akce Raduň a Důl Michal – specializované na objektech)

Přílohy 2 a 3



Pracovník dokumentace M+P/10

Sbírka map (katastrální 1:2880, 1:2000, 1:5000 a pam. chr. území)

Přírůstková kniha map a plánů a průběžný aktualizovaný seznam


Historické mapy a plánová dokumentace

Přírůstková kniha a průběžný aktualizovaný


2

seznam Evidence stavebněhistorických průzkumů

Přírůstková kniha a topografická kartotéka


Evidence restaurátorských zpráv

Přírůstková kniha a průběžný aktualizovaný seznam


Evidence plánů ochrany památkově chráněných území


Ostatní evidence e. návrhů na prohlášení

Kniha podnětů

e. dokumentů ISO (písemné zápisy, audiovizuální nosiče, sbírka fotografií)

Kniha pořízených videozáznamů, kartotéka protokolů, kartotéka audioviz. dokumentů, databáze ArtGuard

Bez signatur 51062 (č. pracoviště Ostrava a trojčíslí přírůstkové) D označuje digitální 51362 D

e. k agendě č.71/1994

Protokolární kniha, kartotéka žádostí, evidence žádostí (spisový materiál v hl. spisovně – přes podací deník)

Podle směrnice GŘ č. 2/2003

e. archeologických průzkumů nálezových zpráv e. výstupů V+V

Přílohy 2 a 3


Pracovník dokumentace -archeolog Přírůstková kniha

Přírůstkové číslo Pracovník (vedena vlastní dokumentace přírůstková řada)

3

knihovna – odborná

Jmenný a předmětový katalog knihovních fondů, jmenný katalog časopisů, katalogizační lístky, přírůstkový seznam, úbytkový seznam

Knihovník

-

příruční v Raduni

Přírůstková kniha a autorský rejstřík

knihovník

-

příruční archeologická v Opavě

Přírůstková kniha

Knihovníkarcheolog

Terénní dokumentace – archiv odboru archeologického terénní plány, seznamy zkoumaných ploch, fondu zaměření, formuláře se strat. Jednotkami, seznamy strat. Jednotek, seznamy odebraných vzorků, zprávy o výsledcích, foto, seznamy nálezových souborů, deníky výzkumů, zprávy o arch. Akci, inventář nálezů Nálezové zprávy.

archivy instalovaných objektů

Přílohy 2 a 3

Dokumentace k objektům vč. CES, RZ, odborná vyjádření, smlouvy o zápůjčkách, instalační záměry – kopie ZEMF, knihovna

Archeolog

Seznam nálezových zpráv

Archeolog


4

zámecká, foto sbírek – v originálu u správce, stejnopisy evidence majetku, zabezpečení, obnovy, protokoly inventarizací archiv informačních systémů

Správce sítě

Správcem sítě zálohy a písemnosti k IT

příruční registratury – detašovaná pracoviště Bruntál, Opava, Důl Michal, Rožnov, Raduň, Hradec nad Moravicí jen běžný rok ekonomická spisovna

Dle spisových znaků do Evidence smluv, faktur uplynutí lhůt 117 a objednávek smlouvy, 201 zabezpečení, 3 – majetek a MTZ, 4 finanční účetnictví, 5 mzdové účetnictví, 6 personalistika, 7 doprava

Směrnice GŘ 2009, směrnice GŘ č. VIII/2009/NPÚ Objednávky 12/2010 číselná řada

Pověřený pracovník

Ukládací plán A) Typy spisoven B) Typy podacích deníků C) Systém vedení evidence a dokumentace: a) Hlavní spisovna b) Specializovaná spisovna odboru evidence a dokumentace průzkumů I. Evidence kulturních památek a chráněných území 1. Evidence nemovitých kulturních památek 2. Evidence movitých kulturních památek 3. Evidence chráněných území 4. Evidence mobiliárních fondů 5. Evidence sbírkových fondů 6. Evidence historických knihoven

Přílohy 2 a 3

5

II. Evidence příloh seznamu kulturních památek 1. Evidence odborného spisového fondu 2. Evidence sbírky obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace 2.2. Videodokumentace 2.3. Letecké snímky 3. Evidence plánové a mapové sbírky 3.1. Plánová dokumentace 3.2. Sbírka map 3.3. Historická mapová a plánová dokumentace 4. Evidence stavebně historických průzkumů 5. Evidence restaurátorských zpráv 6. Evidence plánů ochrany památkově chráněných území III. Ostatní evidence 1. Evidence návrhů na prohlášení za kulturní památku 2. Evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví (ISO) 3. Evidence vztahující se k agendě vydávání osvědče ní podle zákona č. 71/1994 Sb. o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty 4. Evidence výstupů grantů a institucionálních úkolů 5. Knihovny c) Archív odboru archeologie 1. Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 1.1.Terénní dokumentace 1.2.Nálezové zprávy d) Archívy instalovaných objektů e) Archiv informačních systémů f) Archiv informačních systémů g) Příruční registratury h) Ekonomická spisovna

A) Typy spisoven a) hlavní spisovna b) specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů c) archiv odboru archeologie d) archívy instalovaných objektů e) archiv informačních systémů f) příruční registratury g) ekonomická spisovna

B) Typy podacích deníků 1. hlavní podací deník v elektronické podobě 2. kontrolní knihy převzaté pošty odboru ochrany technických památek, odboru ochrany památkového fondu, odboru evidence a dokumentace a na správách instalovaných objektů, tj. Správa zámku Hradce nad Moravicí, Správa zámku Raduň a Správa Dolu Michal ve fyzické nebo elektronické podébě 3. kontrolní podací deník ekonomického odboru v elektronické podobě Evidenční pomůcky Přílohy 2 a 3

6

1. evidence faktur 2. evidence objednávek 3. evidence smluv 4. evidence žádostí o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. 5. evidence cestovních příkazů 6. evidence korespondence odesílané bez čísla jednacího

C) Systém evidence a dokumentace a)

Hlavní spisovna

Je umístěna v přízemí budovy Korejská 12 v Ostravě (místnost č. 9) a slouží k ukládání písemností znaku "S", "V" a „A“, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost (jsou „neživé“), ale nemají ještě prošlou uschovací lhůtu. Písemnosti zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. Zde jsou uloženy spisy v archivních pořadačích v rychlovazačích dle spisových znaků čísla jsou řazena dle čísel podacího deníku směrem nahoru vždy za příslušný rok. Do pořadače jsou vkládány spisy v rychlovazačích podle roku uložení. Na hřbetu archivního pořadače je označení názvu podniku, předznamenání skupiny /11. Řízení a organizace ústavu…/ spisový znak, rok, skartač. znak a lhůta, rok vyřazení. Vložené rychlovazače se spisy jsou označeny spis. znakem, rokem, skartač. znakem a lhůtou, rokem vyřazení. Spisy jsou zde uloženy až do doby provedení skartačního řízení dle skartačních lhůt. Podle přílohy č.1 Příkazu GŘ č. XXV/2006 NPÚ jsou ve spisovně uloženy archivní pořadače s těmito spisovými znaky: skupina 10 Právní základ ústavu spisový znak 100, 101, 102 skupina 11 Řízení a organizace ústavu spisový znak 110, 113, 114.1, 114.2, 114.3, 115.1, 115.2, 117.2 skupina 12 Všeobecné záležitosti ústavu spisový znak 120.1, 120.2, 121, 122 skupina 13 Spolupráce a styky spisový znak 130, 131, 132, 133, 134 skupina 16 Propagace a Public Relation spisový znak 160, 160.1, 160.2, 161,162, 164, 165 skupina 18 Právní záležitosti spisový znak 185 skupina 19 Zvláštní záležitosti spisový znak 190 skupina 20 Stavby spisový znak 206, 206.1, 206.2, 206.3, 206.4, 206.5 skupina 60 Péče o zaměstnance spisový znak 600, 601, 602, 603 skupina 61 Bezpečnost a ochrana zdraví spisový znak 612, 613, 614, 615, 616 skupina 80 Odborná činnost spisový znak 800, 800.1, 800.2, 801, 801.1, 801.2,801.4, 802, 802.2,802.3, 803.4, 804 skupina 81 Ochrana památkového fondu spisový znak 811, 812, 814, 816, 819 skupina 82 Péče o památkový fond spisový znak 825, 826 skupina 84 Mezinárodní spolupráce spisový znak 843, 845, 846 V hlavní spisovně je zavedena Kniha návštěv hlavní spisovny, kde se zapíše účel nahlížení do dokumentu a Kniha zápůjček, v níž je vedeno zapůjčení a vrácení dokumentů.

b

Specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů

Její součástí jsou prostory odboru evidence, dokumentace a průzkumů, kde jsou uloženy evidenční listy nemovitých a movitých kulturních památek, sbírka příloh (820.1), (820.2), Přílohy 2 a 3

7

(820.3) (820.3.1), (820.3.2), (820.4), (821), (822), (823), (825), (826), fotodokumentace, restaurátorské zprávy a stavebně historické průzkumy s dlouhodobou uschovací lhůtou „A“. Písemnosti k havarijnímu programu MK ČR (825) včetně příloh se z důvodů ekonomické kontroly uchovávají minimálně 5 let odděleně na sekretariátu ředitele; až po uplynutí této doby se postupně zařazují do příslušných sbírek; kopie jsou již dříve uloženy na OEDP NPÚ, ú. o. p. v Ostravě. Mimo specializovanou spisovnu existuje dislokované pracoviště pro uložení plánové dokumentace a pro evidenci negativů na Dole Michal.

I.

Evidence kulturních památek a chráněných území

Stejnopis prohlášení (zrušení prohlášení) věci za kulturní památku a rozhodnutí o přemístění kulturní památky, oznámení a změně vlastnictví a užívání 810.l, 810.2, 810.6, 813.1, 813.2, 816.1, 816.2, 816.3, 816.4 Originál (v případě absence originálu 1. kopie) stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku je uložen z důvodu ochrany před nežádoucí manipulací odděleně od kartoték evidenčních listů. Jednotlivé stejnopisy prohlášení jsou vloženy v průhledných fóliích. K stejnopisu prohlášení je případně přiložen stejnopis zrušení prohlášení (810.2), eventuálně rozhodnutí o přemístění kulturní památky (813.1 – u nemovité KP a 813.2 – u movité KP) a sdělení o přemístění kulturní památky (813.1 – u nemovité KP a 813.2 – u movité KP) pokud bylo při revizi zjištěno, že předmět byl přemístěn bez rozhodnutí o přemístění a sdělení o odcizení kulturní památky nebo její části (810.6). Fólie se stejnopisy prohlášení za kulturní památku, doplněné o další výše zmíněné písemnosti, jsou ukládány v šanonech, v abecední posloupnosti podle lokalit. Z originálu (resp. 1. kopie) stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku je pořízena kopie, která je uložena v obálce příslušné kulturní památky. Obálka s kopií stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku, případně s kopií zrušení prohlášení za kulturní památku, kopií rozhodnutí o přemístění kulturní památky, event. sdělením o jejím přemístění nebo odcizení, je uložena abecedně podle lokality, vždy před složkou se spisy vztahujícími se k dané kulturní památce. Obálka movité kulturní památky, stejně jako složka se spisy, jsou označeny velkým červeným písmenem M, na obálce i složce je uvedena lokalita, objekt, v němž je movitá kulturní památka uložena, označení movité kulturní památky a rejstříkové číslo movité kulturní památky. Obdobně se postupuje i v případě nezrušení prohlášení. Z doby platnosti zákona č. 22/1958 Sb. o kulturních památkách jsou ukládány stejnopisy vyrozumění o zapsání věci do seznamu kulturních památek (810.1). Shodný mechanismus ukládání je aplikován na vládní usnesení a nařízení, publikované ve Sbírkách zákonů a věstníků, týkající se prohlášení a zrušení prohlášení za národní kulturní památky a památky UNESCO. Vyhlášky MK o územní ochraně – MPZ (816.2), MPR (816.2), VPZ (816.3), VPR (816.3), krajinné památkové zóny (816.4) publikované ve Sbírkách zákonů a věstníků se v kopiích zakládají do kartotéky chráněných území. Stejně se postupuje při ukládání rozhodnutí o prohlášení ochranných pásem (816.1). Rejstřík kulturních památek 813.1, 813.2

Přílohy 2 a 3

8

Rejstříky regionálních seznamů kulturních památek byly vedeny do 31. 12. 2002, a to odděleně pro nemovité (813.1) a movité památky (813.2). Evidenční listy kulturních památek 851.1 Evidenční listy chráněné průhlednými fóliemi jsou ukládané v kartotékách; základní uložení je podle okresů a abecedně podle sídelních jednotek. I / 1 Evidence nemovitých kulturních památek 813.1 Evidenční listy nemovitých kulturních památek Evidenční listy jsou uloženy v kovových kartotékách podle základního uspořádání topografickým způsobem, tj. podle okresů a abecedně podle sídelních jednotek. V rámci jednotlivých lokalit je řazení dále specifikováno podle typů kulturních památek: archeologické lokality; hrady a zámky; hradby či jiné pozůstatky městského opevnění; kostely, kláštery, kaple; hřbitovy; domy a tovární nebo jiné budovy (řazeny abecedně podle názvů ulic a čísel popisných) a ostatní památky (sochy, kříže, památníky, mosty apod.) K evidenčním listům se podle druhu památky přikládají tyto další dokumenty: kopie prohlášení za kulturní památku (příp. i kopie zrušení prohlášení za kulturní památku, kopie rozhodnutí o přemístění kulturní památky, event. sdělení o jejím přemístění nebo odcizení nebo kopie oznámení o změně vlastníka) kopie katastrálního snímku se zákresem objektu (příp. kopie výpisu z katastru nemovitostí) Příruční seznamy nemovitých kulturních památek 813.1 Jsou pomocnou evidencí pro nemovité kulturní památky, jsou vedené k jednotlivým okresům. Nemovité kulturní památky v příručních seznamech jsou řazeny abecedně podle obcí Příruční seznamy jsou průběžně aktualizovány a existují v tištěné a počítačové podobě. V seznamech jsou rovněž zaneseny podané návrhy na prohlášení za kulturní památku. I / 2 Evidence movitých kulturních památek 810, 813.2, 851.1 Evidenční listy movitých kulturních památek Evidenční listy jsou uloženy v kovových kartotékách podle základního topografického uspořádání (okres – sídelní jednotka) a dále podle typu objektu, v němž je kulturní památka uložena (kostel, fara, kaple, ostatní objekty). Evidenční listy kulturních památek v soukromém vlastnictví, které byly prohlášeny v souvislosti s žádostí vlastníka o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb.o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty, jsou z bezpečnostních důvodů ukládány zvlášť, v uzamčené kartotéce, jsou řazeny podle okresů, abecedně podle sídelních jednotek. Tyto evidenční listy trvale zůstávají na oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (851.1). Obálky movitých kulturních památky, stejně jako složky se spisy, jsou uloženy na oddělení evidence a dokumentace (810 a 813.2). Originály prohlášení za kulturní památku nebo zrušení prohlášení nebo rozhodnutí o přemístění kulturní památky jsou uloženy do fólií a v abecední posloupnosti podle lokalit vloženy do šanonů a uloženy v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek na Korejské 12 (810 a 813.2).

Přílohy 2 a 3

9

I / 3 Evidence chráněných území 816 K památkovým rezervacím, památkovým zónám a ochranným pásmům jsou vedeny dokumenty o jejich prohlášení ( Vyhlášky MKČR, rozhodnutí ONV apod.), případně dokumenty vymezující podmínky památkové ochrany a mapové přílohy. Tyto dokumenty jsou řazeny v samostatných složkách abecedně podle jednotlivých chráněných území v rámci okresů. Materiály jsou uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace: MPZ (816.2), MPR (816.2), VPZ (816.3), VPR (816.3), krajinné památkové zóny (816.4), ochranná pásma (816.1). Návrhy na prohlášení nových památkových zón a ochranných pásem jsou evidovány shodným způsobem a jsou uloženy v téže kartotéce. I / 4 Evidence mobiliárních fondů 815, 831, 834.2 Mobiliární fondy zámků jsou jako celek prohlášeny za kulturní památku a zapsány do příslušných rejstříků. Evidence je uložena v samostatné lístkovnici a v regálech: stejnopis rozhodnutí MK ČR o prohlášení za kulturní památku inventární kniha, kterou tvoří řádně vyplněné evidenční listy, předtištěné na papíře formátu A4 a svázané do svazků. Listy jsou řazeny podle nových inventárních čísel a jsou číslovány v aritmetickém sledu průběžně pro celý mobiliární fond památkového objektu. kartotéka evidenčních listů s fotografiemi; tento souhrn evidenčních listů je zpracován ve formě kartotéky, kterou tvoří průpisy evidenčních listů přeložené v polovině na formát A 5, doplněné fotografickou dokumentací a dalšími údaji. protokoly z inventur včetně všech příloh 831.1 Evidence se pořizuje v Programu CastIS (OEDP, pracoviště zámek Raduň, pracoviště zámek Bruntál, pracoviště zámek Hradec nad Moravicí, pracoviště Kunín). Ostatní evidence je uložena přímo na instalovaných objektech. I / 5 Evidence sbírkových fondů 815.2 Sbírka průmyslového dědictví Dolu Michal v Ostravě – Michálkovicích a Sbírka výtvarného umění 20. a 21.století zámku Hradec nad Moravicí jsou považovány za sbírky muzejního a galerijního typu a jsou zapsány v Centrální evidenci sbírek ČR. v samostatné lístkovnici jsou uloženy: originály rozhodnutí MK ČR o zapsání sbírek do CES seznam sbírky (zjednodušená kopie přírůstkové knihy) protokoly z inventur včetně všech příloh 831.1 Evidence sbírek se pořizuje v Programu DEMUS – CESik Průběžná evidence se vede včetně doplňujících dokladů ( smlouvy o výpůjčce, protokoly) na památkovém objektu a v agendě EU; kopie jsou uloženy na OEDP NPÚ, ú.o.p. v Ostravě. I / 6 Evidence historických knihoven 815.1, 831.1, 831.6 Fondy historických knihoven jsou jako celek prohlášeny za kulturní památku a zapsány do příslušných rejstříků. Evidence je uložena v samostatné lístkovnici a obsahuje: originál rozhodnutí MK ČR o prohlášení za kulturní památku seznam knih, map, fotografií ad. se základními daty a charakteristikou knihovního fondu protokoly z inventur 831.1

Přílohy 2 a 3

10

Průběžná evidence se vede včetně doplňujících dokladů ( smlouvy o výpůjčce, protokol o ztrátě,…) na památkovém objektu

II.

Evidence příloh seznamu kulturních památek

II / 1 Evidence odborného spisového fondu Organizačními jednotkami systému jsou: a) Hlavní spisovna b) Specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů c) Příruční registratury II / 2 Evidence sbírky obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace 813.1, 813.2, 853, 863 Sbírka je uložena ve fotoarchivu OEDP – částečně v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853) a částečně v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853); negativy jsou deponovány odděleně na pracovišti fotolaboratoře na Dole Michal (853). Fotografie pořízené v rámci programu ISO se do sbírky nezahrnují a jsou uložené zvlášť na oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek. Evidence zakázek se zapisuje do Knihy zakázek. Archivace: Negativy jsou uloženy v plastových trezorcích a ty pak v kovových kartotékách. Jsou řazeny podle přírůstkových čísel v Přírůstkové knize negativů, uloženo na Dole Michal (853). Diapozitivy jsou uloženy v kovových kartotékách a označeny přírůstkovým číslem, uloženo v OEDP, Korejská 12 (853). Kontakty – malé náhledové fotografie barevné i černobílé, rozměrů 6 x 9, 9 x 13, jsou lepeny na popisovou kartu a uloženy v kovových kartotékách. Řazeny jsou podle okresů a v rámci okresů podle obcí. Náhledové fotografie MKP formátu 10x15 (9x13) se opatřují popisem (polepem s popisovým rámečkem) na rubovou stranu a ukládají se v kovových kartotékách v prostorách oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek. Popisy kontaktů ( přírůstkové číslo, datum pořízení, popis snímku, autor, případně další informace ) jsou součástí počítačového zpracování sbírky a zároveň jsou v tištěné podobě uloženy v Knize kontaktů, řazené přírůstkově podle čísel negativů. Starší knihy kontaktů tvoří ručně psané popisy. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Náhledy ( fotoindexy ) - přehledy snímků filmu na kartě celkového rozměru 20 x 30 jsou lepeny na popisovou kartu dle jednotlivých objektů. Řazeny jsou abecedně podle sídelních útvarů, ukládají se v prospektových obalech do pákových pořadačů. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Zvětšeniny - fotografie barevné i černobílé, nejčastěji rozměrů 13 x 18 ad. jsou uloženy v kovových kartotékách, řazeny abecedně podle sídelních útvarů. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Fotografie, které jsou nedílnou součástí spisu, se naskenují, kopie se uloží se spisem; originál opatřený popisem, datem pořízení, autorským určením se předá do sbírky obrazové

Přílohy 2 a 3

11

dokumentace. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853) Digitalizovaná obrazová dokumentace (CD a DVD) - veškerá dokumentace uložená na CD a DVD nosičích (např. obrazová a fotografická dokumentace, mapové podklady, odborné texty aj.) ukládaná v archivu digitální dokumentace v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek a v oddělení evidence a dokumentace. Tato dokumentace je vždy pořizována a ukládána ve dvou vyhotoveních (originál a zálohová verze). Tyto zásady platí i pro případnou zvukovou dokumentaci (chráněné hudební nástroje, zejména varhany - 863). Pro zapůjčování kontaktů, zvětšenin, náhledů je zavedena Kniha zápůjček kontaktů, zvětšenin, náhledů. Pro zápůjčky CD a DVD je vedena samostatná Kniha zápůjček CD a DVD. 2.2. Videodokumentace 854 Videodokumentace je pořizována zejména v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví nebo tam, kde je účelnější než obrazová a fotografická dokumentace.Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek.. Dokumentaci tvoří kartotéka audiovizuálních nosičů v přírůstkovém řazení, seznam pořízených záznamů v řazení dle lokality, objektu a datace. Zakázky se zapisují do Knihy zakázek. Způsob provádění a evidence videodokumentace v rámci programu ISO řeší samostatný metodický pokyn NPÚ, ú. p. 2.3. Letecké snímky 813, 853 Letecké snímky (černobílé i barevné) jsou uchovávány v kartonových složkách příslušných velikostí. Každý letecký snímek je na zadní straně označen archivačním číslem. Uloženo v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12. II / 3 Evidence plánové a mapové sbírky 3.1. Plánová dokumentace 813, 856 Sbírka plánové dokumentace obsahuje všechny druhy projektové dokumentace pořízené pro památkové objekty a objekty v památkově chráněných územích. Je uložena v hlavním plánovém archivu na instalovaném objektu Dolu Michal . Evidenci představuje: evidenční kniha. topografická kartotéka formou kartotéčních lístků, která se postupně digitalizuje. výpůjční kniha Z hlavního plánového archivu je vyčleněna projektová dokumentace ke generální opravě zámku Hradce nad Moravicí, dále pro potřeby zajišťování stavební údržby případně větších oprav projektová dokumentace pro akce na zámku Raduň a na Dole Michal, které jsou trvale deponovány na příslušných objektech. Pro jejich vedení platí stejné podmínky jako pro hlavní plánový archiv včetně zpracování do počítačové databáze. V hlavním plánovém archivu jsou k dispozici soupisy položek těchto deponovaných fondů. 3.2. Sbírka map 862 Sbírku tvoří katastrální mapy (měřítko1:2880 a 1:2000), mapy měřítka 1:5000 a mapy chráněných území (mapy památkových rezervací, památkových zón a ochranných pásem). Katastrální mapy měřítka 1:2880 a 1:2000 jsou uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace. Jsou řazeny podle okresů a v rámci nich abecedně podle jednotlivých sídelních útvarů.

Přílohy 2 a 3

12

Mapy měřítka 1:5000 jsou uloženy v lístkovnicích v hlavním plánovém archivu na Dole Michal. Mapy památkově chráněných území - památkových rezervací, památkových zón a ochranných pásem jsou spolu s dalšími materiály k chráněným územím uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace. Jsou řazeny podle okresů a v rámci nich abecedně podle jednotlivých chráněných území. Výpůjčky map se zapisují do Výpůjční knihy. 3.3. Historická mapová a plánová dokumentace 813, 856, 862 Sbírku tvoří především černobílé a barevné kopie map stabilního katastru a jiné historické mapové a plánové dokumentace. Jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace, Korejská 12. Uchovávají se v šanonech a archivních složkách příslušných velikostí, kde jsou jednotlivé mapy opatřeny archivačním číslem.K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha map a plánů Průběžně aktualizovaný seznam řazený abecedně podle lokalit. Výpůjčky historické mapové a plánové dokumentace odborným pracovníkům NPÚ se zapisují do Výpůjční knihy. II / 4 Evidence stavebně historických průzkumů 813, 857,857 Do sbírky patří standardní stavebně historické průzkumy (813, 857), operativní stavebně historické průzkumy (813, 858) a nálezové zprávy (813, 859) k obnově památkových objektů. Průzkumy jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace odděleně od ostatních sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel. K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha SHP průběžně aktualizovaný seznam SHP se řazením abecedně podle sídelních útvarů. Výpůjční kniha. II / 5 Evidence restaurátorských zpráv 813, 861 Sbírku tvoří restaurátorské zprávy k obnově památkových objektů na všech úrovních zpracování, tj. průzkumy, záměry i zprávy o provedeném restaurování. Restaurátorské zprávy jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace odděleně od ostatních sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel. K jejich evidenci je určena: přírůstková kniha restaurátorských zpráv. topografická kartotéka se řazením kartotéčních štítků podle sídelních útvarů v rámci jednotlivých okresů. výpůjční kniha II / 6 Evidence plánů ochrany památkově chráněných území 814 Sbírku tvoří plány ochrany pro jednotlivé městské a vesnické sídelní útvary zpracované v textové, grafické a mapové formě. Plány územní ochrany jsou uloženy na pracovišti

Přílohy 2 a 3

13

evidence a dokumentace odděleně od ostatních sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel.K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha územních plánů ochrany a průběžně aktualizovaný seznam se řazením abecedně podle sídelních útvarů. výpůjční kniha. III. Ostatní evidence III / 1 Evidence návrhů na prohlášení věci za kulturní památku Podnět k návrhu se zapisuje do Knihy podnětů. Evidence návrhů na prohlášení věci za kulturní památku 810.4.1, 810.4.2 Návrhy na prohlášení za nemovitou kulturní památku jsou ukládány na oddělení evidence a dokumentace ve složkách, vložených do kartoték, které jsou uspořádány podle okresů, složky jsou řazeny abecedně podle sídelních jednotek (810.4.1). Návrhy movitých památek jsou označeny velkým písmenem M a jsou uloženy odděleně od návrhů nemovitých památek na oddělení evidence a dokumentace; je na nich dále uveden objekt, ve kterém je navrhovaná věc uložena (810.4.2). Návrhy technických památek ( nemovité i movité) jsou vedeny v samostatné řadě. III / 2 Evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví ( ISO) 812 Pro způsob evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví v současnosti zpracovává NPÚ, ú. p. příslušný metodický pokyn. Na NPÚ, ú. o. p. v Ostravě je nyní aplikován kombinovaný systém uložení a řazení získané dokumentace a její evidence.Tuto evidenci tvoří: evidence pořízených videozáznamů s určením místa, objektu, datem pořízení, evidenčním číslem nosiče záznamu, stopáží v přírůstkovém řazení kartotéka protokolů o pořízení záznamu potvrzených vlastníkem objektu nebo jeho zástupcem v přírůstkové řazení dle data. kartotéka nosičů audiovizuálních záznamů v přírůstkovém řazení databáze ARTGUARD instalovaná na počítači v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, zálohovaná na HD lokálního serveru ISO seznam objektů s dokončenou dokumentací v řazení dle data a dále abecedně podle obcí Dokumentační materiál tvoří: písemné zápisy pořízené v souvislosti s videodokumentací jako základní identifikační a odborný popis předmětů kulturní povahy v řazení podle příslušnosti k děkanátům audiovizuální nosiče s pořízeným videozáznamem ( kazety VHS, od r. 2003 DVD), řazené přírůstkově sbírka fotografií podle lokalit a objektů Dokumentační materiál je stále uložen v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12; písemné zápisy se ukládají v archivních boxech, audiovizuální nosiče v uzamykatelné kovové skříni, fotografie v kovových kartotékách. Výjimku tvoří pouze dokumentace vztahující se k movitým kulturním památkám.

Přílohy 2 a 3

14

Písemné záznamy z dokumentace movitých kulturních památek jsou v tištěné podobě ukládány ve složkách označených velkým písmenem „M“, uložených na příslušném místě ve specializované spisovně OEDP. III / 3 Evidence vztahující se k agendě vydávání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty 811 Tuto evidenci tvoří: protokolární kniha – uložena na sekretariátě ředitele, Korejská 12 kartotéka vydaných osvědčení – uložena v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 evidence žádostí v elektronické podobě v databázi MacArt Pro – uložena v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 spisový materiál vzniklý na základě agendy týkající se zákona č. 71/1994 Sb. se ukládá v hlavní spisovně, Korejská 12 III / 4 Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 817, 818, 818.1, 818.2, 818.3, 853, 856, 863 je uložena ve stejnopisech jako v archivu odboru archeologie a AÚ AV ČR. III / 5 Evidence výstupů grantů a institucionálních úkolů 802.1, 802.2, 802.3 Sbírku tvoří výstupy grantů a institucionálních úkolů, většinou zpracovaných v rámci programu věda a výzkum. Jsou uloženy odděleně od ostatních sbírkových příloh v archivních boxech na pracovišti oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12. K jejich evidování je určena: přírůstková kniha výstupů grantů a institucionálních úkolů. Výpůjčky grantů a institucionálních úkolů odbornými pracovníky NPÚ se zapisují do Výpůjční knihy. III / 6 Knihovny 851.3, 804 V organizaci fungují tyto knihovny: a) Odborná knihovna NPÚ ÚOP v Ostravě – základní knihovna se specializovaným knihovním fondem registrovaná na MK ČR jako veřejná knihovna; je umístěna v budově na Korejské 12, Ostrava. Evidenci tvoří: jmenný a předmětový katalog knihovních titulů jmenný katalog časopisů katalogizační lístky Přírůstkové knihy - vázaný seznam přírůstků Úbytkový seznam Evidence je vedena v tištěné podobě a v počítačové databázi ( v programu KP WIN ) Jako trvalá zápůjčka je deponována část knihovního fondu se zaměřením na problematiku technických památek na Důl Michal (výpůjční reverz obnovovaný po jednom roce). b) Příruční knihovna na zámku v Raduni Evidence je vedena formou Přírůstkové knihy a Autorského rejstříku

Přílohy 2 a 3

15

c) Příruční knihovna Odboru archeologického fondu, Bezručovo náměstí č.l, Opava Evidence vedena v digitální formě přírůstkově, dále zavedena Kniha výpůjček Doplňující korespondence, související s provozem všech knihoven, je ukládána v hlavní spisovně.

c)

Archív archeologie

Je umístěn na odboru archeologie – detašované pracoviště Bezručovo náměstí 1 v Opavě jako samostatný archiv s určeným režimem ukládání dokumentace. 1. Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 817, 818, 818.1, 818.2, 818.3, 853, 856, 863 1.1.Terénní dokumentace Terénní dokumentace z archeologických výzkumů včetně jejích seznamů je ukládaná na odboru ochrany archeologického fondu na detašovaném pracovišti v Opavě, Bezručovo náměstí č.1 Tato dokumentace obsahuje: terénní plány seznamy terénních plánů seznamy zkoumaných ploch, sond a dokumentovaných profilů zaměření zkoumaných ploch, sond a profilů formuláře se standardizovaným popisem stratigrafických jednotek seznamy stratigrafických jednotek seznamy odebraných vzorků zprávy o výsledcích specializovaných analýz fotografickou dokumentaci (negativy a pozitivy, digitální fotografie) standardizované formuláře s popisem terénní fotografické dokumentace digitální data (digitální fotografie, digitalizované terénní plány a mapy) seznamy nálezových souborů ze všech stratigrafických jednotek (evidence sáčků) Deníky výzkumů Zprávy o archeologické akci (standardizovaný formulář distribuovaný AÚ AV ČR) inventář nálezů 1.2 Nálezové zprávy Nálezové zprávy z archeologických výzkumů jsou ukládány v archivu odboru ochrany archeologického fondu NPÚ, ú. o. p. v Ostravě na detašovaném pracovišti v Opavě, Bezručovo náměstí č. 1. a v kopii na pracovišti evidence a dokumentace v Ostravě. K jejich evidenci slouží digitálně vedený Seznam nálezových zpráv s řazením podle přírůstků.

d)

Archívy instalovaných objektů

Slouží k ukládání dokumentace, související se správou objektu, mobiliárních a knihovních fondů a sbírek muzejní povahy. Dokumentace k instalovaným objektům (plánová dokumentace, odborná vyjádření a rozhodnutí výkonného orgánu, historická dokumentace, restaurátorské zprávy, prohlášení o zapsání mobiliárního fondu a zámeckých knihoven za KP, potvrzení o zapsání sbírky do CES, smlouvy o zápůjčkách, instalační záměry a scénáře, apod..) je ukládána v kopii i v archivu každého instalovaného objektu – Důl Michal, zámek Hradec nad Moravicí a zámek Raduň. Evidence základní i průběžná movitých kulturních památek – mobiliárních fondů, zámeckých knihoven a sbírek muzejní povahy (815, 815.1, 815.2 a také 831, 831.2, 831.3, 831.4, 831.5, Přílohy 2 a 3

16

831.6, 831.7), evidence studijního a pomocního materiálu a doklady k provozu objektů (852); fotodokumentace fondů a sbírek; fotodokumentace akcí je ukládána v originálech u příslušného správce. Ve stejnopisech se vede evidence majetku (830.1.1), zabezpečení majetku (830.1.2), obnova objektu včetně fotodokumentace (833), protokoly z inventarizací (831.1),

e)

Archiv informačních systémů171

Je vedený správcem počítačové sítě v jeho pracovně a slouží k ukládání všech písemností, týkajících se informačních a komunikačních technologií. Je uložena v šanonech v uzamykatelných skrinkách. (171.1, 171.2, 171.3, 171.4, 171.5, 171.6, 171.7, 171.8)

f)

Příruční registratury

Slouží k dočasnému ukládání odborných písemností vzniklých nebo došlých v běžném roce na detašovaná pracoviště NPÚ, ú. o. p. v Ostravě, tj. na pracoviště odboru archeologie v Opavě, Bezručovo nám. č. 1, na pracoviště odboru ochrany památkové péče v Bruntále, v Rožnově pod Radhoštěm a v Opavě, na pracoviště odboru ochrany technických památek na Dole Michal a na správy instalovaných objektů, tj. Správu státního Zámku Hradce nad Moravicí, Správu státního zámku Raduň a Správu Dolu Michal. Za příruční registraturu se považuje také prostor k ukládání písemností v jednotlivých kancelářích zaměstnanců, případně prostor společný pro více kanceláří.

e)

Ekonomická spisovna

Je umístěna v přízemí budovy Korejská 12 v Ostravě (místnost č. 9) a slouží k ukládání písemností znaku "S", "V" a „A“, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost (jsou „neživé“), ale nemají ještě prošlou uschovací lhůtu. Písemnosti zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. Zde jsou uloženy spisy v archivních pořadačích v rychlovazačích dle spisových znaků čísla jsou řazena dle čísel podacího deníku směrem nahoru vždy za příslušný rok. Do pořadače jsou vkládány spisy v rychlovazačích podle roku uložení. Na hřbetu archivního pořadače je označení názvu podniku, předznamenání skupiny, spisový znak, rok, skartač. znak a lhůta, rok vyřazení. Vložené rychlovazače se spisy jsou označeny spis. znakem, rokem, skartač. znakem a lhůtou, rokem vyřazení. Spisy jsou zde uloženy až do doby provedení skartačního řízení dle skartačních lhůt. V příruční spisovně ekonomicko provozního úseku jsou uloženy po dobu vyřízení: 117.1 154 155 171.7 207.1

Smlouvy s externími partneři Smlouvy s bankou o vedení účtu, seznam účtů Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy Smlouvy na dodavatelské služby v oblasti IT, licenční smlouvy k softwaru, objednávky, dodací a záruční listy Smlouvy, dohody o zabezpečení ostrahy objektů

3

Majetek a MTZ

30

Nemovitosti

300

Smlouvy a rozhodnutí o nabytí nemovitosti, o prodeji nemovitosti a převodu vlastnického práva

300.1

Výpis z pozemkových knih (katastr. zaměření nemovitostí)

Přílohy 2 a 3

17

300.2

Karty evidence

300.3

Nájemní smlouvy (bytové a nebytové prostory, pozemky)

301

Dlouhodobý majetek (mimo nemovitosti) DM

301.1

Doklady o nabytí a vyřazení (DM)

301.2

Korespondence k DM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly)

301.3

Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace

302

Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (DDM, DNM)

302.1

Doklady o nabytí a vyřazení DDM

302.2

Korespondence k DDM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly)

302.3

Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace

303

Inventarizace

303.1

Rozhodnutí inventarizační komise, inventurní zápisy

303.2

Rozhodnutí škodní komise, škodní protokoly

303.3

Rozhodnutí likvidační komise, likvidační protokoly

303.4

Inventurní soupis majetku

303.5

Ostatní

304

Materiálně technické zásobování

304.1

Objednávky, dodací a přejímací listy a korespondence

304.2

Skladové karty zásob

4

Finanční účetnictví

40

Účetnictví obecně

400

Směrnice pro oběh účetních dokladů

400.1

Ostatní vnitřní účetní předpisy

401

Doklady

401.1

Pokladní doklady příjmové a výdajové

401.2

Výpisy z bankovních účtů

401.3

Faktury přijaté a vydané

401.4

Interní účetní doklady, limitky a náhrady cestovních výdajů

401.5

Korespondence s finančním úřadem

402

Účetní knihy

402.1

Hlavní knihy

402.2

Pokladní knihy, ceniny

403

Účetnictví – souhrnné výstupy

403.1

Účetní závěrky

403.2

Daňová přiznání

403.3

Statistická hlášení (ekonomická)

5

Mzdové účetnictví

500

Mzdové listy, evidenční list důchodového zabezpečení, (předstihové řízení)

501

Výplatní listiny, přehledy o vyplacených mzdách

502

Prohlášení k dani z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců, roční vyúčtování záloh daně z příjmů závislé činnosti Přehled vyměřovacího základu plateb

503

Přílohy 2 a 3

18

- sociálního a zdravotního pojištění - zdravotního pojištění 504

Potvrzení o pracovní neschopnosti (zahájení/ukončení)

505

Dovolenky, plány dovolených, docházky

506

Evidence srážek, půjček, spoření a exekuci

507

Mimořádné odměny, výkonnostní odměny, hmotná zainteresovanost ředitele

6

Personalistika a péče o zaměstnance

60 600 601 602 603 603.1 603.2 604 605 62 620 620.1 620.2 621

Péče o zaměstnance Fond kulturních a sociálních potřeb Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva Jednání s odbory, činnost odborů ústavu Výchova a vzdělávání – zvyšování odbornosti Dvouletý kurz (pomaturitní studium) - frekventanti Jednoletý kurz pro vysokoškoláky - frekventanti Péče o zaměstnané ženy a pracovníky zdravotně postižené Pojištění zaměstnanců Osobní spis Pracovní smlouva, platový výměr, zápočtový list zápočtový list Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců Přihláška zaměstnance – pojištěnce Správě sociálního zabezpečení

622 623

Oznámení zaměstnance, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn Osobní dotazník zaměstnance s doklady předkládanými před uzavřením pracovního poměru (lékařská prohlídka, doklad o ukončení vzdělání, speciální znalost, pracovní posudek apod.) Doklady o školení, přezkušování a zdravotní způsobilosti (řidiči, elektrikáři apod.) Pracovní hodnocení zaměstnance v průběhu zaměstnání, ostatní doklady vzniklé v průběhu pracovněprávního vztahu, osobní hodnocení zaměstnance Ostatní pracovní vztahy DPP, DPČ a ostatní pracovní smlouvy Doprava Pojištění vozidel Pojištění zákonné odpovědnosti

624 625 63 630 7 700.1 700.2

Zpracováno: 29.1.2007; aktualizováno: 15.3.2010

Přílohy 2 a 3

19

NPÚ, územní odborné pracoviště v Olomouci Struktura spisoven Název spisovny Konkretizace co je (specializované) ukládáno odborná spisovna


Odpovědná osoba

Odborná činnost


Plánová dokumentace

Excel

Signatura/přírůst. Pracovník Číslo (PL/123) dokumentace

Stavebně-historické průzkumy

Excel



Operativní průzkumy

Excel



Nálezové zprávy

Excel




Excel



Mapová díla

Excel



Výstupy V+V

Excel

Sign/přír. číslo (V/11)

Pracovník dokumentace - knihovník

Kartotéka ÚSKP

Mon.

Rejst. číslo


Knihovníkarchivář

Kartotéka ZEMF


Fotodokumentace


Osvědčení podle 71/1991Sb.

Pracovník ISO

Sp. Znak 2 – výstavba, investice, provoz , 3 – majetek a MTZ, 4 – finance, 5 – mzdy, 6 – Přílohy 2 a 3


Evidence faktur

xx/2010

Ekonomúčetníprovozní

1


Spisovna sekretariátu ředitele

Ekonomúčetníprovozní

Evidence objednávek

Den, měsíc, pořadí dne, rok (např. 2701/2/2010

Evidence smluv

EkonomChronologicky podle čísel účetníjednacích i s č. provozní zvláštní evidence xx/391/10 NPÚ391/xx/2010


xx/2010 číselní řada, chronologicky

Účetní


Jednací protokol

Pověřený pracovník pro utajované dokumenty

Vedení ústavu sp. 100

MonumNet


Ukládací plán Hlavní spisovna Ř ředitel KŘ (obsahuje P právní agendu a BA agendu BOZP, PO a autodopravy) ON odborný náměstek PP odbor péče o památkový fond PP/G oddělení garantů území PP/S oddělení specialistů EDIS Odbor evidence, dokumentace a IS ENMP Oddělení evidence a dokumentace SHP Referát SHP a OPD IS Referát informačních systémů OA Odbor archeologie AV Oddělení archeologických výzkumů PAN Oddělení péče o archeologické nálezy) PEN Provozně ekonomický náměstek EKM Oddělení ekonomiky a správy majetku

Přílohy 2 a 3

2

PROV referátu provozu NSP Náměstek pro správu památkových objektů SVS Oddělení servisní IVZ Referát investic a veřejných zakázek BZ Odbor správy SH Bouzov BZ/N Oddělení návštěvnického provozu BZ/Ú Oddělení údržby a provozu ST Oddělení správy SH Šternberk VL Oddělení správy SZ Velké Losiny JV Oddělení správy SZ Jánský Vrch PK Oddělení správy Souboru staveb lidové architektury Příkazy TD Sbírka duplicitní technické a projektové dokumentace Zpracováno: Konečný, 26.2.2010

Přílohy 2 a 3

3

NÁZEV ORGANIZACE Útvar – oddělení, odbor ………………………….. Dne……………………… Předávací seznam dokumentů Dnešního dne byly do spisovny předány tyto dokumenty skupiny S – A – V (nehodící se škrtněte) Pořadové číslo

Spisový znak

………………………….. Pracovník spisovny

Příloha 5

Druh dokumentu

Období rok

………………………… Razítko

Skartační znak a lhůta

Místo uložení

………………………....... Vedoucí odboru, oddělení

1

NÁZEV ORGANIZACE Dne ………………………….. Návrh na vyřazení (skartaci) dokumentů Dokumenty skupiny A – S (nehodící se škrtněte) Pořadové číslo

Spisový znak

………………………….. Vypracoval

Příloha 6

Druh dokumentu

Období rok

………………………… Razítko

Skartační znak a lhůta

Množství

………………………....... Vedoucí odboru, oddělení

1

Kniha návštěv spisovny Národní památkový ústav, pracoviště ……………………………………

Pořadové číslo

Podpis nahlížejícího zaměstnance

Příloha 7

Zkratka Dokumenty předložené útvaru k nahlížení a účel nahlížení

Datum nahlížení a podpis pracovníka spisovny

Poznámky

1

Rok……..

Pořadové číslo………..

Badatelský list Národní památkový ústav pracoviště ………………………………………………………………………………….. Jméno a příjmení……………………………………………………………………………… Bydliště trvalé…………………………………………………………………………………... přechodné……………………………………………………………………………... kontakt………………………………………………………………………………… Občanský průkaz nebo jiný osobní doklad č. ……………………………………………….. Přesné označení tématu s časovým vymezením ………………………………………………………………………………………………… Účel studia: 1. úřední (služební) 2. soukromý Zaměření studia: 1. vědecké (studie, monografie, studentská práce apod.) 2. soukromé zájmové vzdělávání 3. publicistické účely 4. výstavní účely 5. pro potřeby úřadů 6. pro potřeby vlastníků kulturních památek 7. kronikářské 8. jiné……………………………………………………………………. V případě úředního (služebního) účelu nahlížení : Název a sídlo právnické osoby, pro kterou badatel téma zpracovává: …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………... Prohlašuji, že jsem si plně vědom své osobní odpovědnosti za nakládání s informacemi, jež jsem získal nahlížením do předložené dokumentace a beru na vědomí, že při porušení základních povinností mi může být další nahlížení do materiálů odepřeno. V…………………………

dne…………………………………………………….

Čitelný podpis………………………………………………………………………………….. Údaje přezkoumal:……………………………. …. dne:……………………………………… Přílohy:…………………………………………………………………………………………. Poznámky:……………………………………………………………………………………….

Příloha 8

1

Rok……..

Pořadové číslo………..

Doklad o předloženém a navráceném studovaném materiálu: Poř. č.

Příloha 8

Studovaný materiál

Vydáno dne Podpis a podpis badatele vydávajícího pracovníka

Vráceno dne a podpis přebírajícího pracovníka

2

Interní sdělení pro: Vaše sdělení čj/ze dne

čj.

Vyřizuje/linka

Spisový znak

Datum

Věc:

Příloha 10

1

Číslo pracoviště -----------------------

Název pracoviště ---------------------------------------------------------

302

ústřední pracoviště

311

územní odborné pracoviště v hl. m. Praze

321

územní odborné pracoviště pro střední Čechy v Praze

331

územní odborné pracoviště v Českých Budějovicích

341

územní odborné pracoviště v Plzni

342

územní odborné pracoviště v Lokti

351

územní odborné pracoviště v Ústí nad Labem

353

územní odborné pracoviště v Liberci

361

územní odborné pracoviště v Pardubicích

362

územní odborné pracoviště v Josefově

371

územní odborné pracoviště v Brně

372

územní odborné pracoviště v Telči

373

územní odborné pracoviště v Kroměříži

381

územní odborné pracoviště v Ostravě

391

územní odborné pracoviště v Olomouci

Příloha 11

1

Revers (doklad o výpůjčce)

Dne …………………… jsem si z ústřední (hlavní) spisovny NPÚ zapůjčil pro interní potřebu spis:…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. Vypůjčené spisy řádně vrátím do jednoho měsíce od jejich vypůjčení.

………………………………….. Pracovník spisovny

Příloha 12

……………………………………… Vypůjčitel

1

Revers (doklad o externí výpůjčce)

Dne …………………… jsem si ze spisovny NPÚ zapůjčil za účelem: ……………………………………………………………………………………………… spis:…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. Vypůjčené spisy řádně vrátím do jednoho měsíce od jejich vypůjčení. Souhlas ředitele (ÚOP NPÚ, GŘ NPÚ)…………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………. Podpis

………………………………….. Pracovník spisovny

Příloha 13

……………………………………… Vypůjčitel

1

Spisový řád Národního památkového ústavu

Recommend Documents