Spisový a skartační plán UK A – Organizace, záležitosti vedení UK a jednotlivých pracovišť Spisový znak:
AI A I/1 A I/2 A I/3
A I/4 A II A II/1
A II/2
A III A III/1 A III/2 A III/3 A IV A IV/1
A IV/2
AV A V/1 A V/2 A VI A VI/1 A VI/2
Skartační znak a lhůta Legislativa a organizační normy Základní obecná ustanovení, základní normy o organizaci UK jako celku Zřizování fakult, ústavů (institutů), kateder a dalších pracovišť, jejich rušení, reorganizace Statuty a jiné základní dokumenty univerzity, fakult a dalších pracovišť Kopie nutno ponechat pro potřeby původce! Vnitřní normy UK, fakult a samostatných součástí UK Agenda akademických funkcionářů Agenda akademických funkcionářů UK - rektora, prorektorů, děkanů, proděkanů, ředitelů samostatných součástí UK (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce) Agenda akademických funkcionářů UK - rektora, prorektorů děkanů, proděkanů, ředitelů samostatných součástí (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty) Akademická samospráva Akademické volby (protokoly volebních komisí, seznamy kandidátů, volební programy, ukázky dokumentace volební kampaně) Akademický senát (zápisy z jednání, zásadní korespondence) Akademický senát (podklady, ostatní korespondence) Vedení univerzity a fakult Kolektivní orgány vedení UK, fakult a samostatných součástí UK správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (protokoly, zápisy ze zasedání, projednávané dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. Kolektivní orgány vedení UK, fakult a samostatných součástí UK správní rada, vědecká rada, kolegium, stálé komise (korespondence, podkladové dokumenty) Dokumenty ukládat podle jednotlivých orgánů. Kvestor a tajemníci fakult Agenda kvestora, tajemníků fakult (zápisy z porad, zásadní dokumenty vznikající při výkonu funkce) Agenda kvestora, tajemníků fakult (korespondence, podklady, další méně významné dokumenty) Sekce, moduly, instituty, katedry, ústavy, kliniky Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik (zápisy z porad, dlouhodobé plány činnosti, zásadní dokumenty) Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik (významná korespondence, podklady)
A 10 A 10 A 10
A 10 A5
V5
A5 A5 V5 A5
V5
A5 V5
A5 V5
1
A VI/3 A VII A VII/1 A VII/2 A VII/3 A VII/4 A VIII A VIII/1 A VIII/2 A VIII/3 A VIII/4
Agenda jednotlivých sekcí, modulů, institutů, kateder, ústavů, klinik (ostatní korespondence, pomocné a podkladové dokumenty) Hodnocení a kontrola Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (konečné výstupy) Evaluace, hodnocení UK, fakult a jednotlivých pracovišť (podklady, dílčí řešení apod.) Vnitřní audit – zprávy o auditu Vnitřní audit – plány, pracovní dokumentace Univerzitní ocenění, slavnosti a soutěže Čestné doktoráty, emeritní profesury Vyznamenání a udělování medailí UK, vědecké tituly udělované in memoriam Univerzitní a fakultní slavnosti Univerzitní soutěže (vědecké, studentské, odborné)
S5
A 10 V 10 A5 S5 A5 A5 A5 V 10
B – Personální agenda BI B I/1 B I/2 B II B II/1 B II/2 B III B III/1
B III/2 B III/3 B III/4 B IV B IV/1
B IV/2 BV B V/1 B V/2 B VI B VII B VII/1 B VII/2 B VII/3 B VIII B VIII/1
Normy a směrnice Základní pracovně právní předpisy Dílčí směrnice a normy personální agendy, systemizace míst Přijímání a hodnocení zaměstnanců Přijímání a vyřazování pracovníků – obecné záležitosti (inzeráty, konkurzy, žádosti o místo, nabídky) Odborné hodnocení pracovníků – obecné záležitosti, souhrnné zprávy Dokumentace pracovních vztahů Osobní spisy zaměstnanců: (přijetí, průběh zaměstnání, pracovní smlouvy, vědecké a studijní pobyty v zahraničí, platové výměry, ukončení pracovního poměru, apod.) Po dohodě s archivem je možné osobní spisy zaměstnanců rozdělit na akademické a ostatní Dohody o provedení práce – dohody a vyúčtování Dohody o provedení práce – návrhy, podklady Krátkodobé stáže a studijní pobyty na UK Disciplinární řízení Disciplinární řízení, postihy zaměstnanců, suspenze, amnestie, rehabilitace (konkrétní výsledky, rozsudky apod. nutno ukládat i v personáliích zaměstnanců) Odpovědnost za vzniklou škodu Docházka a dovolené Přehledy, rozpisy dovolených Evidence docházky Statistiky, přehledy zaměstnanců UK Sociální záležitosti a kolektivní vyjednávání Sociální potřeby zaměstnanců (vztahující se k pracovišti) Kolektivní vyjednávání a smlouvy Závodní preventivní péče Bezpečnost práce Bezpečnost práce (směrnice, koncepce, přehledy za období roční a
A 10 A5 V5 V5 A 10
V 10 S5 A5 A 10
V5 S3 S3 A 10 A 10 A 10 S5 A 10
2
B VIII/2 B VIII/3
delší, knihy úrazů, těžké pracovní úrazy) Bezpečnost práce (lehké úrazy, knihy úrazů, odškodňovací komise) Bezpečnost práce (výkazy, podklady, školení)
V 10 S5
C – Vědecko-výzkumná činnost CI
C II C II/1 C II/2
C II/3 C II/4 C II/5
C II/6
C II/7 C III C III/1 C III/2 C III/3 C III/4
C III/5 C IV C IV/1 C IV/2 CV C VI C VI/1 C VI/2 C VII C VII/1 C VII/2
Koncepce vědecké činnosti, zásadní normy, programy, korespondence s MŠMT (výzkumné záměry, dlouhodobé projekty, návrhy, hodnocení) Granty Grantová agentura UK – její koncepce, činnost Grantová agentura UK – přijaté projekty – návrhy, posudky, smlouvy, průběžné a závěrečné zprávy (včetně tištěných výstupů z informačních systémů) Grantová agentura UK – nepřijaté projekty, návrhy, posudky (včetně tištěných výstupů z informačních systémů) Grantová agentura UK – podklady a přípravný materiál Zapojení pracovníků UK do činnosti tuzemských grantových agentur a dalších programů podpory vědy (mimo UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty Zapojení pracovníků UK do projektů tuzemských grantových agentur a dalších programů podpory vědy (mimo UK) – smlouvy, zprávy, zásadní dokumenty Zahraniční granty Výzkum a spolupráce Dílčí výzkumné úkoly (fakultní, katedrové, ústavní) – zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy Vědecká spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR (s výjimkou grantů) Spolupráce se zahraničními vědeckými a pedagogickými institucemi v oblasti vědeckého výzkumu (s výjimkou grantů) Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními podniky, zdravotnickými zařízeními (zadání, smlouvy, souhrnné a závěrečné zprávy apod.) Základní a aplikovaný výzkum (pracovní korespondence, důležitá dokumentace, průběžné zprávy apod.) Znalecká činnost Znalecká činnost – znalecké posudky Znalecká činnost – ostatní Léčebná činnost – kliniky, ústavy Vědecko-pedagogické tituly Docentury a habilitační řízení, habilitační práce Profesury a jmenovací řízení Vydavatelská činnost Ediční plány, autorské smlouvy, přehledy vydaných publikací (fakult UK a Nakladatelství Karolinum) Ediční záležitosti, příprava publikací, vydavatelská agenda, redakční a ediční rady (UK, fakult, samostatných součástí UK a Nakladatelství Karolinum)
A 10
A 10 A 10
A5 V5 A 10
A 10
A 10 A 10 A 10 A 10 A 10
V5
V 10 S5 V 10 A5 A5 A5 V 10
3
C VIII C VIII/1
C VIII/2 C IX C IX/1 C IX/2
Knihovny Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – koncepce činnosti, organizace, základní předpisy, zprávy o činnosti za roční a delší období Univerzitní, fakultní knihovny, střediska vědecko-technických informací – ostatní Vědecké konference Vědecké konference – zápisy z jednání, souhrnné zprávy, konferenční sborníky Vědecké konference – běžná agenda
A10
S5
A5 S5
D – Studijní záležitosti DI D II D II/1 D II/2
D II/3 D III D III/1
D III/2 D III/3
D III/4 D IV D IV/1
D IV/2 D IV/3
D IV/4
Obecné studijní předpisy (směrnice a nařízení, korespondence s MŠMT ČR apod.) Učební plány Učební plány, formy studia, koncepce oborů, modulové systémy, akreditace oborů, souhrnné zprávy, dokumenty zásadní povahy Učební plány, formy studia, koncepce oborů, modulové systémy, akreditace oborů, zkušební komise – pracovní a pomocná dokumentace Karolinky (seznamy přednášek, základní informace o fakultě...) Přijímací řízení a zápis ke studiu Přijímací řízení, stanovené podmínky – pravidla, závěrečné zprávy, modelové otázky, přehledy přijatých a nepřijatých (s uvedením výsledků zkoušek) Přezkumné řízení Přijímací řízení, dotazníky, výsledky testů, zkoušek – nepřijatí posluchači (Pozn.: před skartací nutno revidovat a vyjmout originály vysvědčení. Doporučeným způsobem výběru je ponechání kompletního souboru přijímacího řízení vždy jednou za 5 let, tj. rok 0/1 a 5/6) Zápis ke studiu Evidence studentů Osobní spisy studentů bakalářského, magisterského, doktorského, osobní spisy rigorózního řízení (včetně protokolů o státních závěrečných zkouškách) Spisy je po dohodě s Archivem UK možné členit podle druhu, formy studia a dokončení/nedokončení studia. Osobní spisy jsou řazeny abecedně v rámci akademického roku ukončení studia/manipulačního období. Spisy jsou do Archivu UK předávány s abecedním seznamem v elektronické podobě. Matriky studentů, absolventů a doktorů UK Celkové seznamy studentů jednotlivých fakult UK v daném akademickém roce (katalogy posluchačů) – tištěné výstupy z informačního systému Celoživotní (zájmové) vzdělávání – Univerzita třetího věku – souhrnné seznamy a statistické přehledy posluchačů podle oborů,
A 10
A 10 V5
A1 A5
V 10 V5
A 10 A 10
A3 A průběžně A5
4
D IV/5
DV D V/1
D V/2 D V/3 D V/4
D V/5 D V/6 D V/4 D VI D VI/1 D VI/2 D VII D VII/1 D VII/2 D VII/3 D VIII D IX DX D X/1 D X/2 D XI D XI/1 D XI/2 D XII D XII/1 D XII/2
přehledy vypsaných kursů Celoživotní vzdělávání – zvyšování kvalifikace, včetně atestací lékařů (smlouvy, doklady o splněných atestacích a získané kvalifikaci) V případě souběhu s odborným studiem se materiály ukládají do osobního spisu studenta. Kvalifikační práce a doklady o atestacích Kvalifikační práce – bakalářské, magisterské, rigorózní, disertační (Doporučujeme práce rozdělovat podle typu a řadit podle signatur přidělených při knihovnickém zpracování, při předání do Archivu UK je nutné přiložit elektronický soupis předávaných prací.) Dílčí zkoušky a zkušební výkazy Studijní potvrzení vystavovaná na žádost žadatele a úřadů Rozhodování o studiu - přerušení, zanechání, vyloučení, rozhodování o modifikacích studia u handicapovaných studentů (konečné rozhodnutí se zakládá do osobního spisu studenta) Osvědčení o dodatečném udělení titulů (Mgr., Ph.D., Th.D.) Duplikáty studijních dokladů, dokladů o získané VŠ kvalifikaci Uznávání vysokoškolského vzdělávání a kvalifikace (Nostrifikace) Disciplinární řízení a úrazy studentů Disciplinární řízení, rehabilitace Úmrtí, úrazy Zahraniční studenti a studium v zahraničí Zahraniční studia studentů ČR organizovaná univerzitou Studia zahraničních studentů v ČR organizovaná univerzitou, doklady o získaných atestacích Studia zahraničních studentů v ČR organizovaná univerzitou, ostatní Studentské, fakultní a univerzitní spolky Styk s absolventy (Spolek Carolinum) Poplatky za studium Poplatky za studium: základní předpisy, podmínky výběru, souhrnné přehledy Poplatky za studium: výběr, evidence Stipendia Stipendia: základní předpisy, souhrnné přehledy Stipendia: žádosti, udělování, dílčí přehledy Koleje Koleje – základní předpisy, souhrnné přehledy Koleje (přidělování míst)
A5
A5
S5 S3 V 10
A5 S5 A5 A 10 V 10 V 10 A 10 V 10 V5 V 10 A 10 V 10 A 10 V 10 A 10 S5
E – Mezinárodní styky EI E I/1 E I/2 E I/3
Mezinárodní styky Uzavírání smluv a dohod se zahraničními univerzitami a jinými vědecko-pedagogickými institucemi Zprávy ze zahraničních cest a pobytů Statistika a plánování mezinárodních styků
A průběžně A5 V5
5
F – Právní záležitosti FI F I/1 F I/2
Právní záležitosti Právní spory a zastupování (rozsudky, zásadní spisy) Právní záležitosti (pracovní dokumentace, podklady)
A 10 V5
G – Investice, projektové práce, generální opravy GI G I/1 G I/2 G I/3 G I/4 G III G II/1 G II/2 G III G III/1 G III/2
Plány, styk s dodavateli a ministerstvem školství Výhledové a roční plány Projednávání a styk s dodavateli Projednávání a styk s ministerstvem školství Smlouvy s dodavateli Investiční záměry a generální opravy Investiční záměry, schvalovací řízení Generální opravy (časové plány, výběrová řízení, dokumentace) Arbitráž a statistika Arbitráž a penalizace Statistika
A5 V5 V10 A5 S 10 S 10 V 10 V 10
H – Rozpočet, finanční hospodaření a účetnictví HI H I/1 H I/2 H I/3 H II H II/1 H II/2 H II/3 H II/4 H II/5 H III H IV H IV/1 H IV/2 H IV/3 H IV/4 HV H V/1 H V/2 H VI H VII
Účetnictví Dokumentace účtů (zřizování, výpisy) Účetní závěrka a výroční zpráva (podle § 31, odst. 2, písm. a/ zák. č. 563/1991 Sb. O účetnictví) Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účetní záznamy (podle § 31, odst. 2, písm. b/, c/ zák. č. 563/1991 Sb. O účetnictví) Rozpočty Specifikace rozpočtových dat Rozpisy rozpočtů UK, fakult a samostatných součástí UK Rozpisy rozpočtů nižších organizačních složek UK Rozpočtové změny Roční a pololetní statistické údaje Fakturace Výběrová řízení a zakázky Výběrová řízení (nadlimitní zakázky) Výběrová řízení (ostatní zakázky) Smlouvy o zadávání prací (nadlimitní zakázky) Smlouvy o zadávání prací (ostatní zakázky) Mzdy Mzdové listy Podklady ke mzdám Pokladní služba Evidenční listy důchodového pojištění
V 10 A 10 V 10
S 10 S 10 S5 S 10 S 10 S 10 V 10 S3 V 20 S3 V 50 S 10 V 10 S 50
J – Vnitřní správa (správa budov, technické záležitosti) JI
Budovy 6
J I/1 J I/2 J II J II/1 J II/2 J III J IV JV J V/1 J V/2 J V/3 J V/4 J V/5 J VI J VI/1 J VI/2 J VII J VIII J VIII/1 J VIII/2 J IX J IX/1
J IX/2
JX J X/1 J X/2
Správa budov, smlouvy, nákupy, prodeje, dary, odkazy Pasportizace budov (výstup z informačního systému - při založení nového pasportu a při přestavbě či zásadní rekonstrukci) Nájmy nemovitostí Pronájmy a nájmy budov a místností, pozemků Nájemníci, služební byty Revizní a kontrolní zprávy zásadního významu Nadace (nadační dary, správa nadačního jmění) Údržba a provoz Údržba, údržbářské dílny Autoprovoz Drobné opravy Styk s dodavateli (nadlimitní zakázky) Styk s dodavateli (ostatní zakázky) Inventarizace Inventarizace – hlavní inventarizační zápis Inventarizace – inventurní soupisy Přístrojové vybavení, stroje, zařízení Správa ubytovacích zařízení Správa kolejí a menz Domovní knihy ubytovacích, výcvikových a rekreačních zařízení Spisová služba Spisovna a podatelna, evidence dokumentů (v listinné podobě, tištěné výstupy z elektronických systémů spisové služby), rejstříky aj. pomůcky spisové služby Archiv (převzetí spisů fakult a jednotlivých pracovišť) Požární ochrana Požární ochrana, ochrana budov – směrnice, koncepce, výkazy za období roční a delší Požární ochrana, ochrana budov – periodická hlášení a výkazy, školení
A5 A0 (průběžně) V 20 V 10 A5 A 10 S3 S3 S1 V5 S1 V 10 S5 S5 V 10 S6 A5 A– průběžně
A 10 S5
K – Výpočetní technika a informační systémy KI K II K III K IV
Dlouhodobé koncepce zavádění výpočetní techniky, souhrnné zprávy o činnosti ÚVT a oddělení VT za roční a delší období Projektová dokumentace informačních systémů Provozní a uživatelské směrnice, vnitřní předpisy, dílčí zprávy a dokumentace Pracovní dokumentace
A5 V5 V5 S3
Kopie, duplikáty – vyřazovat průběžně podle potřeby původce mimo skartační řízení (technicky bude ještě dořešeno)
7
