SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM

Institut klinické a experimentální medicíny

OS 107

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM

NÁZEV:

RUŠÍ se verze 02 z 15. 5. 2007

PLATÍ od: 15. 4. 2010

VYPRACOVAL

za ÚPP

SCHVÁLIL

Mgr. Zdeněk Žatečka

Mgr. Zdeněk Žatečka

Doc. MUDr. Jan Malý, CSc.

Obsah: Účel a oblast platnosti ...................................................................................... 2 Použité zkratky a vymezení základních pojmů ................................................ 2 Spisový řád – vymezení pravomocí ................................................................ 4 3.1. Příjem dokumentů ......................................................................................... 4 3.2. Evidence dokumentů ..................................................................................... 5 3.3. Rozdělování a oběh dokumentů .................................................................... 6 3.4. Forma vyřizování dokumentů ........................................................................ 7 3.5. Schvalování a podepisování dokumentů ....................................................... 7 3.6. Vyhotovování čistopisů .................................................................................. 7 3.7. Odesílání dokumentů .................................................................................... 8 3.8. Ukládání dokumentů..................................................................................... 8 3.9. Režim pro nakládání s dokumenty v digitální podobě (elektronická pošta) ... 9 4. Datová schránka v IKEM.................................................................................. 9 4.1. Postup při přijímání datových zpráv do IKEM prostřednictvím datové schránky ...................................................................................................... 10 4.2. Odesílání dokumentů z IKEM za použití datové schránky........................... 11 5. Skartační řád – vymezení pravomocí ............................................................. 11 5.1. Označování dokumentů ............................................................................. 12 5.2. Ukládání dokumentů ve skartační lhůtě ...................................................... 13 5.3. Skartační řízení ........................................................................................... 13 5.4. Ukládání a skartace elektronických dokumentů .......................................... 14 5.5. Utajované dokumenty .................................................................................. 14 6. Skartační řád zdravotnické dokumentace ....................................................... 15 6.1. Průběh skartačního řízení ........................................................................... 15 7. Související dokumenty .................................................................................... 16 8. Seznam příloh a formulářů ............................................................................. 16 9. Závěrečná ustanovení .................................................................................... 17 © 1. 2. 3.

OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03

Strana 1 (celkem 17)

1. Účel a oblast platnosti Účelem této OS je stanovení závazných pravidel provádění výkonu spisové služby v IKEM, kterou mu jako veřejnoprávnímu původci stanoví pro oblast nakládání s dokumenty zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění (dále jen zákon) a prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška). Součástí výkonu spisové služby je i způsob ukládání a vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost IKEM v procesu skartačního řízení včetně jejich zničení, popř. předání k archivování, jestliže příslušný archiv tyto dokumenty vybere a označí jako archiválie. Tato OS jako organizační norma IKEM zařazená ve II. vrstvě řízené dokumentace je závazná pro všechny zaměstnance. Na vedení zdravotnické dokumentace se nevztahuje čl. 3. Spisový řád a čl. 5 Skartační řád dokumentů IKEM této OS. Vedení zdravotnické dokumentace je upraveno speciálním zákonem – zákon č. 20/1966 Sb. o péči o zdraví lidu v platném znění, prováděcí vyhláškou č. 385/2006 Sb. o zdravotnické dokumentaci v platném znění k tomuto zákonu a jejími přílohami a OS IKEM č. 318 Zdravotnická dokumentace. Ukládání a vyřazování zdravotnické dokumentace v IKEM je upraveno v souladu s Přílohami č. 2 a č. 3 vyhlášky č. 385/2006 Sb. v platném znění v čl. 5 Skartační řád zdravotnické dokumentace této OS, skartační plán zdravotnické dokumentace je součástí Spisového a skartačního plánu IKEM (viz Příloha č. 1). Příjem datových dokumentů v IKEM se řídí dle Vyhlášky č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách a podle Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu v platném znění. Používání a činnost Datové schránky v IKEM se řídí podle ustanovení zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění a vyhláškou č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

2. Použité zkratky a vymezení základních pojmů OS – organizační směrnice ZD - zdravotnická dokumentace DS – datová schránka Spisová služba - zákonná povinnost IKEM pro péči o dokumenty za účelem rychlého vyhledávání, ověřování jejich věrohodnosti, právní průkaznosti a poskytování informace pro vnitřní potřebu IKEM i pro jiné subjekty. Výkonem spisové služby se rozumí zákonná povinnost stanovená IKEM zákonem a vyhláškou, písemnou nebo elektronickou formou zajistit odbornou správu dokumentů došlých do IKEM a vzešlých z činnosti IKEM, jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, vyhotovování a odesílání. Stejně tak ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Neoddělitelnou součástí výkonu spisové služby je provádění kontroly těchto činností. Systém spisové služby – v IKEM je prováděn výkon spisové služby v písemné podobě, pouze podací deník je veden elektronicky. Výjimku tvoří pouze režim nakládání s el. zprávami opatřenými zaručeným elektronickým podpisem a režim datových zpráv doručovaných a odesílaných z IKEM prostřednictvím datové schrány. U těchto dokumentů je prováděn převod z elekt. do písemné formy určenými zaměstnanci IKEM prostředky jiné konverze.



Tento systém provádění výkonu spisové služby je možné v IKEM provádět nejpozději do 30. 6. 2012. Ode dne 1. 7. 2012 je IKEM jako veřejnoprávní původce povinen v souladu s platným Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (viz Věstník Ministerstva vnitra částka 76/2009) vykonávat spisovou službu pouze v elektronické podobě) . Samostatnou organizační směrnicí (OS 318) je upraven režim nakládání se zdravotnickou dokumentací. Veřejnoprávní původce - pro potřebu této OS je IKEM ve smyslu zákona a vyhlášky veřejnoprávním původcem na základě svého postavení v souladu s platnou právní úpravou. Jako veřejnoprávní původce je povinen uchovávat dokumenty a umožnit příslušnému archivu výběr archiválií. Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena z činnosti IKEM jako veřejnoprávního původce nebo která byla do IKEM doručena. Podací deník – je v IKEM veden v elektronické podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Je označen názvem IKEM, rokem, v němž je užíván a počtem všech listů. Slouží k evidenci dokumentů, tzn. že jsou do něho zapisovány došlé dokumenty, event. ústně učiněná podání a stejně tak dokumenty vzniklé z vlastní činnosti IKEM. Každá podatelna má přístup do elektronického podacího deníku a to pod individuálním heslem jednotlivých zaměstnanců podatelny. Číselná a časová řada v něm evidovaných dokumentů je jedna pro celý IKEM. Každá podatelna má možnost kontroly dokumentů, které v podacím deníku sama zaevidovala. Rejstřík – evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentů v podacím deníku. Je veden v elektronické podobě formou vyhledávacího formuláře přímo připojeného k podacímu deníku. Je veden podle obsahu dokumentu (věcně) a podle evidenčních čísel. Správce podacího deníku – Úsek informační a komunikační IKEM (odpovědný ing. Jiří Amler), zabezpečuje provoz a servis elektronického podacího deníku. Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Příslušný archiv - pro potřebu této OS je příslušným archivem Národní archiv se sídlem Archivní 4, 140 00 Praha 4. Archiválie - takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchovávání a byl vzat do evidence archiválií. Spisovny - zřízená místa (místnosti) vyhrazené v IKEM pro uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu pracovištím a zaměstnancům IKEM po dobu trvání skartační lhůty a k provádění skartačního řízení. Poštovní oddělení – obstarává příjem, evidenci, rozdělování dokumentů došlých v listinné podobě podatelnám a odesílání dokumentů v IKEM, je umístěno v bloku A Novostavby, 3. poschodí, místnost č. A 3006. Podatelny - činnost podatelen zajišťují sekretariáty organizačních útvarů IKEM uvedené v Příloze č. 2 této OS. Mají přístup do digitálního podacího deníku, ve kterém evidují doručené dokumenty, stejně jako vzniklé z vlastní činnosti na pracovištích v jejich působnosti, předávají odpovědným zaměstnancům dokumenty k vyřízení, kontrolují jejich oběh na pracovištích, kterým byly zaslány k vyřízení, provádí kontrolu kompletnosti dokumentů před jejich odesláním. Provádějí 1x měsíčně kontrolu, zda jsou dokumenty v termínech vyřizovány. Před předáním dokumentů do spisoven provádějí záznam o předání do podacího deníku. Datová schránka - je elektronické úložiště určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Zřizuje a spravuje ji Ministerstvo vnitra ČR. OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky – osoby pověřené ředitelem IKEM: asistentka ředitele a asistentka statutárního zástupce ředitele ( dále oprávněné osoby). Administrátor datové schránky – osoba určená ředitelem IKEM k provádění úkonů ve vztahu k datové schránce IKEM, které jsou vyhrazeny pouze řediteli (statutárnímu orgánu) IKEM ve vztahu k dalším oprávněným (pověřeným) osobám a k MV ČR : statutární zástupce ředitele. Externí dokument - dokument doručený do IKEM, který je evidován v podacím deníku, je opatřen identifikačním čárovým kódem. Dokument vzniklý z vlastní činnosti IKEM – dokument, kterým se neodpovídá na doručený dokument, byl zpracován na pracovišti konkrétním zaměstnancem dle požadavku zpracovatele nebo z rozhodnutí příslušného vedoucího zaměstnance. Tento dokument není vybaven identifikačním čárovým kódem. Konverze dokumentů - úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody jejich obsahu a připojení ověřovací doložky , konverzí rovněž je převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu a připojení ověřovací doložky.

3. Spisový řád – vymezení pravomocí Stanoví základní závazná organizační pravidla pro manipulaci s dokumenty v IKEM, jeho neoddělitelnou součástí je spisový a skartační plán (Příloha č. 1). Odpovědný vedoucí zaměstnanec – odpovídá za věcné zpracování předaného dokumentu zaměstnanci v jeho řídící pravomoci. Vyřizující zaměstnanec – provádí činnosti spojené s vyřízením dokumentu včetně jeho označení spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, odpovídá za evidenci a zapůjčování uložených dokumentů a za jejich předkládání do skartačního řízení. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny – zajišťuje uložení vyřízených dokumentů označených spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou, připravuje uložené dokumenty ke skartačnímu řízení. 3.1. Příjem dokumentů Veškeré dokumenty všeho druhu mimo dokumentů v elektronické podobě adresované IKEM přejímají od pošty zaměstnanci poštovního oddělení na základě plné moci. Doručení dokumentů v elektronické podobě, tzn. dokumentů podepsaných elektronickým podpisem ve smyslu § 4 zákona o elektronickém podpisu, není zatím v IKEM běžně používáno, poštovní oddělení neeviduje dokumenty elektronické podatelny. Pokud je takový dokument do IKEM doručen, postupuje Úsek informační a komunikační IKEM dle § 2 odst. 4, písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách v platném znění, tzn. opatří takový dokument identifikátorem elektronické podatelny. U převzatých poštovních dokumentů zaměstnanci poštovního oddělení: a) potvrdí poště příjem zásilek doporučených a obdobných, tj. cenných psaní, zásilek na dodejku, peněžních zásilek, balíků apod. Překontrolují, zda všechny patří IKEM, zásilky nepatřící IKEM vrátí poště. b) doručené dokumenty (které neotevírají) podle adres na obálkách roztřídí dle podatelen a zapíší do předávacích protokolů, každý dokument k vyznačenému volnému pořadovému číslu podacího deníku a to nejdříve dokumenty běžné, po nich dokumenty doporučené a obdobné. K dokumentům doporučeným, doručeným kurýrem, spěšným apod. připíší nezbytné identifikační údaje a ostatní náležitosti. Na tiskárně vytisknou ke každému dokumentu identifikační čárový kód. Dokumenty, jejichž bližší adresát není známý, zapíší do předávacího protokolu podatelny Úseku ředitele.



Zásilky adresované smluvním uživatelům poštovního oddělení uloží neotevřené, uživatelé si tyto odnášejí samostatně. c) obdobně se postupuje při příjmu a manipulaci s balíkovými, peněžními a jinými zásilkami d) neotevřené dokumenty, předávací protokol a čárové kódy předávají denně jednotlivým podatelnám oproti podpisu. Originály předávacích protokolů zakládají zaměstnanci poštovního oddělení jako listinný dokument, který podléhá skartačnímu režimu dle této OS. e) Dokumenty doručené kurýrem nebo spěšné se předávají ihned po doručení. Vnitřní poštu přebírá poštovní oddělení od podatelen, event. od zaměstnanců. Vnitřní poštu mohou podatelny doručovat přímo pracovištím, kterým jsou dokumenty určeny. Dokumenty vnitřní pošty evidované v podacím deníku musí být vybaveny průvodním listem dokumentu – čímž je košilka dokumentu (viz Příloha č. 3), který potvrdí podatelna nebo přebírající pracoviště. Je-li vnitřní dokument doručován přes poštovní oddělení, musí být průvodní list vyhotoven ve dvou stejnopisech, z nichž jeden eviduje předávající pracoviště, druhý poštovní oddělení. Není-li dokument vnitřní pošty evidován v podacím deníku a předávající pracoviště požaduje potvrzení převzetí, postupuje obdobně. Pro příjem, evidenci a oběh dokumentů označených jako utajované, platí zvláštní předpisy, faktury a další účetní doklady podléhají mimo režimu tohoto spisového řádu rovněž evidenci, která se řídí ustanoveními zákona o účetnictví. Zvláštnímu režimu podléhá také evidence smluv vedená v číslovaných Knihách evidence smluv na právním a grantovém oddělení. Okamžikem zapsání dokumentu zaměstnancem poštovního oddělení do předávacího protokolu je dokument automaticky zaevidován v podacím deníku a to k podatelně, které je předán. 3.2. Evidence dokumentů Podatelna organizačního útvaru dokumenty, které byly útvaru předány poštovním oddělením, otevře a označí podacím razítkem. Na první stranu dokumentu přilepí do pravé horní části čárový kód. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřené. Zjistí-li adresát neotevřeného dokumentu, že se dokument týká služební problematiky, předá jej bezodkladně zpět do podatelny k zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v elektronické podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, tento dokument vytiskne a dále se postupuje se podle předchozí věty. U dokumentů otevřených a oražených zapisuje podatelna k pořadovému číslu v podacím deníku další uvedené údaje, dokumenty adresované fyzickým osobám označí jako soukromé. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást a společně s ním se předá k vyřízení: a) je-li v souladu se zvláštními předpisy zásilka doručována určenému zaměstnanci do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému zaměstnanci doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesilatele. V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení ihned po otevření dokumentu. Podací razítko vždy obsahuje: - název podatelny IKEM - datum doručení - číslo jednací - počet listů a počet listů příloh. V podacím deníku zapisuje podatelna tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


b) u doručeného dokumentu datum doručení, u dokumentu vzniklého vlastní činností datum vzniku. U datových zpráv se za čas doručení počítá okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, u datové schránky viz. čl. 4.1./3 této OS. c) identifikace podatele, dokument vzniklý z vlastní činnosti se označí „Vlastní“, d) číslo jednací odesilatele, počet listů, počet listů příloh, e) stručný obsah dokumentu, f) název pracoviště organizačního útvaru, kterému byl dokument postoupen k vyřízení, jméno (popř. jména) zaměstnance, kterému bylo vyřízení dokumentu postoupeno. Použije-li se zkratka pracoviště, uvede se zkratka útvaru podatelny uvedená v Příloze č. 2 této OS. g) způsob vyřízení (včetně údajů, které podatelně byly postoupeny a kdy, event. kdy byl dokument vrácen), den odeslání dokumentu (shodný s dnem předání dokumentu k odeslání poštovnímu oddělení) včetně počtu listů, listů příloh. Ke každému dokumentu se připojí průvodní list, ve kterém se zaznamená, kterému dalšímu útvaru byl dokument postoupen, kdo vyřizoval, datum dalšího postoupení. Průvodní list se zakládá k dokumentu, ke kterému se vztahuje. h) spisový, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, i)

záznam o vyřazení ve skartačním řízení.

Písmena a) – f) se zapisují ihned po převzetí dokumentu, další údaje pak postupně. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1.1. a pořadovým číslem 1, končí dnem 31.12. příslušného kalendářního roku. Jestliže byl ve stejné záležitosti označen již jiný dokument, připojí se k novému dokumentu dokument předchozí. Tyto dokumenty se spojí ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, které jsou jeho součástí. Dokument zaevidovaný v podacím deníku je možno vyhledat podle odesílatele nebo stručného obsahu (ekvivalent jmenného a věcného rejstříku). Je-li dokument zaevidován v podacím deníku, není možné evidenční číslo a dokument vymazat. Je možné pouze poznamenat do rubriky vyřízení, že se evidenční číslo stává neplatným a z jakého důvodu. Neevidují se a do podacího deníku se nezapisují dokumenty, které z hlediska činnosti IKEM nejsou úředního charakteru, tzn. různé tiskoviny, časopisy, prospekty, právní předpisy, periodická hlášení, nabídkové letáky, propagační materiály apod.

3.3. Rozdělování a oběh dokumentů Podatelna organizačního útvaru předá otevřené dokumenty odpovědnému vedoucímu zaměstnanci, k dokumentům připojí formuláře průvodních listů dokumentů, které vyplní. Ten otevřené a zaevidované dokumenty přezkoumá a následně přidělí k vyřízení jednotlivým zaměstnancům svého útvaru, jméno vyřizujícího zaměstnance uvede do průvodního listu k dokumentu. Ve složitých případech projedná záležitost s vyřizujícím zaměstnancem osobně nebo vyznačí přímo na průvodním listu dokumentu pokyn pro zpracování. V případě, že vyřízení dokumentu nespadá do působnosti tohoto útvaru, postoupí se podatelně příslušného útvaru. Postoupení se zaznamená v podacím deníku odesílající podatelny do rubriky adresát s uvedením zkratky podatelny a poznámky „postoupeno“. Přidělené dokumenty se vyřizují včas, s přihlédnutím k jejich charakteru nejpozději ve lhůtách stanovených právními předpisy, popř. vnitřními normami IKEM, event. ve lhůtách vyplývajících z věcí samých, příp. stanovených pokynem vedoucího. Stanovený termín vyřízení zaznamenává podatelna do podacího deníku. Nelze-li dokument vyřídit ve stanovené lhůtě, vyrozumí o tom zpracovatel odpovědného vedoucího zaměstnance.



Podatelna kontroluje včasnost vyřizování dokumentů podle záznamů o stanovení termínu pro jejich vyřízení. Jednou za měsíc se provádí podle podacího deníku kontrola všech dosud nevyřízených dokumentů.

3.4. Forma vyřizování dokumentů Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu, rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Písemný dokument nemůže být vyřízen pouze odesláním e–mailem adresátovi (v elektronické podobě může být vyřízen pouze pokud je opatřen elektronickým podpisem vyřizujícího, popř. odesláním datovou schránkou ,je-li to možné dle zákona). Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě, učiní o tom na průvodním listu dokumentu záznam. Dále připojí pokyn k založení, datum a podpis. Podatelna v podacím deníku zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu (viz Příloha č. 1). Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. 3.5. Schvalování a podepisování dokumentů Dokumenty v IKEM podepisuje především ředitel, dále vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci, kterým je dána podpisová pravomoc vnitřními právními předpisy IKEM nebo osoba, kterou ředitel vybavil pověřením nebo plnou mocí. Dokument se opatřuje otiskem razítka. Závazná pravidla pro písemný styk a podepisování v IKEM obsahuje OS IKEM č. 102 Podpisový řád. Jeho ustanovení ve věcech vymezení podpisových kompetencí, formálních náležitostí podepisování, včetně razítkování, jsou pro výkon spisové služby v IKEM závazná i pro potřebu této OS. 3.6. Vyhotovování čistopisů Zásady pro úpravu čistopisů vyřízení jsou stanoveny ČSN 016910 "Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem" vydaná v listopadu 2002. Dokument, kterému podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“ je vyhotovován na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. Každý čistopis, kterým se odpovídá na doručený dokument, se označí číslem jednacím odesílatele, pod kterým došel a číslem jednacím vlastním (IKEM). Dokument vzniklý z vlastní činnosti se označuje pouze číslem jednacím vlastním. Číslo jednací se skládá ze zkratky IKEM, zkratky útvaru podatelny, která dokument zaevidovala a pořadového čísla dokumentu lomeného zkratkou roku, např.: IKEMÚPP 123/10. Čistopisy vyřízení a jejich kopie se pořizují jen v nezbytném počtu výtisků. Zároveň s čistopisem se vyhotovuje i obálka pro odeslání, která musí být opatřena razítkem pracoviště nebo podatelny (jako odesílajícího). Čistopis je v horní části vybaven záhlavím (zpravidla předtištěným), které obsahuje název a sídlo Institutu, jméno ředitele, případně název útvaru Institutu a jeho vedoucího. Záhlaví dokumentu ve vnitřním styku se zpracovává podle vzoru uvedeného v Organizační směrnici IKEM č. 116, v čl. 7. – Grafický manuál. K vypracování záhlaví faxů lze využít formulářů OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


textového procesoru Word. V záhlaví se dále vyznačí po levé straně spisová značka a po pravé straně adresa příjemce dokumentu, místo a datum zpracování (odeslání). Podle druhu dokumentu lze na začátku textu stručně vyjádřit heslem (tučným písmem nebo podtrženým textem) obsah spisu. Odpovídá-li se na podání, uvede se pod označením věci jeho číslo jednací. Vpravo pod textem se uvádí jméno podepisujícího a jeho funkce. Po levé straně pod podpisem se uvádí počet a seznam příloh. Čistopisy se zpravidla podepisuji vlastnoručně. Není-li to výjimečně možné, vyznačí se pod uvedením jména značka v.r. a v levé části spisu vedle jména schvalujícího poznámka "za správnost vyhotovení" s podpisem zaměstnance, který dokument vyřizoval. Požaduje-li to vnitřní organizační norma IKEM (např. OS č. 102, 315 a další) připojí příslušný zaměstnanec, který čistopis posuzoval a doporučil, k podpisu v levém spodním rohu první strany čistopisu svoji parafu. Vyřízení adresovaná fyzickým osobám se vždy podepisují vlastnoručně. Na dokumentech, z jejichž obsahu plyne pro Institut právní nebo peněžní závazek, či které zakládají jiné právní poměry Institutu, se používá služebních razítek. Podrobnější postup pro orazítkování je uveden v čl. V. OS IKEM č. 102 Podpisový řád. Po vyřízení dokumentu se jedna kopie zakládá, není-li čistopis vyhotoven ve více stejnopisech, z nichž jeden je pro potřebu IKEM. 3.7. Odesílání dokumentů Podatelna přezkoumá, zda čistopisy vyřízení mají všechny nutné náležitosti, zejména, zda je správně uvedeno číslo jednací, datum, adresa, zda jsou všechna vyřízení podepsána, zda jsou připojeny vyznačené přílohy a zaznamená odeslání dokumentu (předání poštovnímu oddělení) do podacího deníku. Dokumenty v zalepené obálce předá neprodleně poštovnímu oddělení, příp. do schránky tohoto oddělení. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Zaměstnanci poštovního oddělení odesílané zásilky ofrankují, doporučené a obdobné zásilky a odesílané balíkové zásilky zapíší do sešitu odeslaných doporučených zásilek a předají obvyklým způsobem k přepravě. Obdobným způsobem se postupuje při odesílání zásilek do zahraničí. Odesílající zaměstnanec přitom odpovídá za to, že zásilka do zahraničí má všechny náležitosti. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, po vrácení do IKEM předá poštovní oddělení příslušné odesílající podatelně, která dodejku zaměstnanci, který dokument vyřizoval předá k připojení k příslušnému dokumentu. 3.8. Ukládání dokumentů Originály dokumentů, stejně jako kopie odesílaných vyřízení se ukládají zpravidla po jejich vyřízení (pokud povaha věci nevyžaduje, aby vyřizující zaměstnanec měl vyřízený dokument déle – což se poznamenává v podacím deníku) podle věcného obsahu v chronologickém pořadí ve spisovnách IKEM, poté, co je vyřizující zaměstnanec označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. Spisovnami se rozumí i dosud užívaná označení „příruční registratury útvarů “, „specializované spisovny“, „centrální spisová a účetní spisovna“, „spisovna (dříve archiv) zdravotnické dokumentace“, „spisovna transplantační dokumentace“, „ speciální spisovna VLK “ apod. Podatelny (určení zaměstnanci) organizačních útvarů IKEM poznamenají do podacího deníku spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, jež jsou vyznačené na dokumentu vyřizujícím zaměstnancem. Dokument protokolárně (formulář F33 IKEM Předávací protokol dokumentů) předají zaměstnanci pověřenému vedením spisovny, předání zapíší do podacího deníku. OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


Zaměstnanec pověřený vedením spisovny provede přezkoumání dokumentu z hlediska jeho úplnosti a uloží ho v souladu se spisovým plánem IKEM. Uložené dokumenty zaznamenává do Knihy evidence uložených dokumentů (formulář F34 IKEM) . Zaměstnanec pověřený vedením spisovny vede zvláštní evidenci zapůjčení uložených dokumentů (formulář F35 IKEM Kniha zápůjček dokumentů ze spisovny). Dojde-li ke ztrátě dokumentu, zapíše podatelna (určený zaměstnanec organizačního útvaru tuto skutečnost do podacího deníku do kolonky „Poznámka“ slovo ztráta a datum, kdy ke ztrátě došlo.

3.9. Režim pro nakládání s dokumenty prostř. elektronické podatelny Oprávnění ke komunikaci prostřednictvím elektronické pošty nastává pro zaměstnance přidělením schránky v elektronickém adresáři IKEM. Prostřednictvím elektronické pošty se komunikuje jak při vnitřním, tak i vnějším styku IKEM. Ochrana dat a údajů se řídí OS IKEM č. 410 Metodický pokyn k vymezení základních pravidel ochrany ve výpočetním systému IKEM. Na dokumenty přenášené elektronickou formou převedené do písemné podoby se vztahují přiměřeně ustanovení této OS. Za obsah dokumentů doručovaných formou elektronické pošty odpovídá výlučně uživatel, který je povinen dodržet obecné právní předpisy a vnitřní právní přepisy IKEM upravující ochranu osobních údajů, jakož i skutečnosti tvořící předmět povinné mlčenlivosti. Příjem datových dokumentů do IKEM se řídí vyhláškou č. 496/2004 Sb . o elektronických podatelnách. Pokud je dokument doručen v elektronické podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení. Pokud není datový dokument opatřen elektronickým podpisem, nemůže nahradit čistopis dokumentu v listinné podobě. K dokumentu v elektronické podobě připojuje pověřený zaměstnanec, který disponuje ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a prováděcího Nařízení vlády ČR č. 495/2004 Sb., elektronický podpis. Dokument v digitální podobě, se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti IKEM musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku není možné zabezpečit, musí být dokument převeden do písemné formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu a to nejpozději před jeho zařazením do skartačního řízení. Obdobně se postupuje při vyřizování dokumentů přijatých IKEM v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.

4. Datová schránka v IKEM V IKEM je zřízena Ministerstvem vnitra ČR datová schránka za účelem doručování do IKEM a odesílání dokumentů formou datových zpráv orgánům veř. moci a to jako právnické osobě na základě žádosti ředitele IKEM. ID datové schránky zřízené v IKEM – btgjvdm Dokumenty doručené a odeslané jako datové zprávy prostřednictvím datové schránky mají stejný právní účinek jako dokumenty v listinné formě podepsané oprávněnou osobou. Datová schránka jako elektronické úložiště dokumentů je důvěryhodným úložištěm umožňující bezpečné provádění úkonů způsobem, který vysoce přesahuje bezpečnost a důvěryhodnost současných doručovacích cest. Vzhledem k tomu je možné datovou schránkou zasílat dokumenty podléhající zvláštní ochraně, tzn. např ochraně práv pacientů = zdravotnickou dokumentaci, osobní údaje, bankovní nebo obchodní tajemství. Výjimkou jsou



pouze utajované skutečnosti vymezené v zákoně č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti v platném znění. K přístupu do datových zpráv doručovaných do IKEM prostřednictvím datové schránky má oprávnění pouze ředitel IKEM a jím pověřené oprávněné osoby ( viz. čl. 2.této OS). 4.1. Postup při přijímání datových zpráv do IKEM prostřednictvím datové schránky Oprávněné osoby mají tyto pravomoci: - číst všechny doručené dokumenty - vytvářet a odesílat dokumenty - prohlížet seznam dodaných dokumentů a doručenek, Toto oprávnění se nevztahuje na dokumenty určené do vlastních rukou statutárního orgánu. 1. Oprávněné osoby se přihlašují do datové schránky pomocí individuálních přihlašovacích údajů. Pravidelně kontrolují datové zprávy doručené do datové schránky, kontrolují identifikátor, zkontrolují, zda datová zpráva obsahuje kvalifikované časové razítko, kterým vybavuje zprávu MV ČR. Mimo to MVČR vyrozumí některou z oprávněných osob IKEM na jejich e-mailová čísla, že do datové schránky byla doručena datová zpráva. 2. Po doručení zprávy do datové schránky provede oprávněná osoba konverzi datové zprávy do listinné formy ( vytištěním), zprávu zaeviduje do podacího deníku IKEM tak, že za přidělené číslo jednací ( viz. čl. 3.6. této OS) doplní lomítko a za něj napíše písm.d. Např. IKEM- ÚPP 123/10/d. Dále zajistí připojení razítka s čárovým kódem. 3. Datová zpráva (dokument) v datové schránce je doručena dnem jejího přijetí oprávněnou osobou, přihlášenou do datové schránky. Nepřihlásí –li se oprávněná osoba do datové schránky ve lhůtě 10 dnů od dodání do schránky považuje se datová zpráva (dokument) za doručený poslední den této 10ti denní lhůty. Ode dne doručení počínají běžet veškeré lhůty k vyřízení dokumentu stejně jako u dokumentů doručených v listinné formě. Dokument ( datová zpráva) dodaný do datové schránky IKEM je v této schránce uložen po dobu 90 dnů ode dne dodání dále je dokument automaticky převeden do centrálního úložiště MV ČR. 4. Bezodkladně po konverzi datové zprávy do listinné formy oprávněná osoba předá dokument oproti potvrzení data a času převzetí podatelně pracoviště viz Příloha č. 2 této OS), pro které byla datová zpráva určena. Předání bude zaevidováno v podacím deníku IKEM. Podatelna pracoviště pak dále předá dokument k vyřízení. Zaměstnanec, kterému bude dokument předán, zajistí jeho vyřízení ve stanovených lhůtách. Dokument bude evidován stále pod stejným číslem, pod kterým bude evidován v podacím deníku z důvodu, aby byl kdykoli dohledatelný. Doručené datové zprávy do datové schránky IKEM (dokumenty) ukládá v elektronické formě pověřený zaměstnanec ÚIK s vyznačením skartačního znaku a skartační lhůty po jejímž uplynutí je postupováno stejně jako s jinými digitálními dokumenty dle čl. 3.9. této OS. Datové zprávy ( dokumenty) doručené do datové schránky, které oprávněná osoba převede do listinné podoby prostředky “Jiné konverze“ ( dle § 5 vyhlášky č 191 / 2009 Sb.) , tato



osoba označí stejným skartačním znakem a vyznačí skartační lhůtu shodnou s dokumentem v elektronické podobě a uloží do spisovny písemných dokumentů. Oprávněné osoby provádějí 1 x za tři měsíce kontrolu oběhu a vyřizování datových zpráv doručených do IKEM prostřednictvím datové schránky. 4. 2. Odesílání dokumentů z IKEM za použití datové schránky IKEM není orgánem veřejné moci a nemá povinnost odesílat dokumenty prostřednictvím datové schránky. Autor dokumentu zváží, jakou formou dokument odešle. Jde-li o odpověď na dokument doručený datovou schránkou je v takovém případě povinen nahlásit podatelně svého pracoviště, jakou formou odpovídá- zda písemně nebo prostř. datové schránky. Vyřízení a jakou formou k němu došlo zaznamená podatelna do podacího deníku. Dokument, který bude odesílán prostřednictvím. datové schránky musí být nejprve zpracován v písemné formě, musí splňovat všechny požadavky na čistopis dokumentu dle č. 3.6. této OS ( včetně vlastnoručního podpisu a razítka). Tento dokument bude označen skartačním znakem, skartační lhůtou a uložen do spisovny v čistopise a po uplynutí skartační lhůty bude zahájeno skartační řízení, jak uvedeno v čl. 5. Této OS. Uvedený dokument bude odeslán formou e- mailu na sekretariát ředitele, k rukám oprávněných osob s žádostí o jeho odeslání datovou schránkou. Tento e-mail nemusí být podepsaný. Na emailové podobě bude vyznačeno č.j. stejné jako dokumentu v čistopise bude vyznačeno ID datové schránky doručitele, půjde –li o odpověď na dokument z datové schránky taktéž ID doručené datové schránky. Oprávněné osoby zajistí doručení dokumentu formou datové zprávy datovou schránkou doručiteli. Potvrzení o doručení odešlou podatelně odesílatele dokumentu. Konverze dokumentu z listinné formy do datové zprávy je i zde prováděna oprávněnými osobami prostředky jiné konverze = převedením do formátu PDF, ve kterém bude datová zprávy datovou schránkou odeslána. Zpráva bude označena uživatelským jménem a bezpečnostním heslem oprávněné osoby.

5. Skartační řád – vymezení pravomocí Upravuje režim ukládání a nakládání s dokumenty IKEM v době trvání skartační lhůty, podrobnosti Skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů a razítek v IKEM. Evidované dokumenty – veškeré dokumenty dle definice uvedené ve Spisovém řádu evidované v podacím deníku. Pro potřebu této OS se rozumí evidovaným dokumentem i razítka uvedená v OS IKEM č. 102 Podpisový řád. Určený vedoucí zaměstnanec – vedoucí zaměstnanec v jehož působnosti je příslušná spisovna. Odpovídá za kvalitu zpracování skartačního návrhu, jeho předložení k podpisu řediteli a odeslání Národnímu archivu . Zaměstnanec pověřený vedením spisovny – odpovídá za režim ukládání a manipulace s dokumenty uloženými ve spisovně, připravuje uložené dokumenty ke skartačnímu řízení. Archivář – zaměstnanec Národního archivu pověřený k provedení odborné archivní prohlídky dokumentů a razítek v IKEM navržených na vyřazení.



5.1. Označování dokumentů Pro potřeby skartačního řízení musí být všechny evidované dokumenty označeny skartačními znaky a lhůtami, po které zůstávají uloženy ve spisovnách IKEM. K výběru skartačních znaků a lhůt slouží spisový a skartační plán, který je nedílnou součástí této směrnice (Příloha č. 1). Skartačním znakem se rozumí rozlišení dokumentu podle jeho informační a dokumentační závažnosti, jeho základní funkcí je rozlišit, zda dokument má být po uplynutí skartační lhůty skartován (zničen) či trvale uchován v příslušném archivu. Používají se tři typy skartačních znaků: „A“ (archiv) – do této kategorie patří dokumenty, které jsou pro trvalou informační a dokumentační hodnotu vybrány jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Mezi takové dokumenty patří zejména dokumenty tvořící organizační, statutární, majetkoprávní základy organizace apod. „S“ (stoupa) – tento znak stanoví, že z hlediska dokumentárního není trvalá archivace po uplynutí správní a provozní funkce dokumentu (uplynutí skartační lhůty) nutná a dokument bude ve skartačním řízení navržen ke zničení . „V“ (výběr) – označuje dokument, jehož dokumentační hodnotu z hlediska potřeby archivace nebo zničení bude možné rozhodnout až s určitým časovým odstupem. Ve skartačním řízení po uplynutí skartační lhůty bude posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „ A“ nebo skartačním znakem „S“. ( Pozn.: Obsahuje-li spis písemnosti s různými skartačními znaky, je rozhodující znak nejvyšší v pořadí „A“, „V“, „S“). Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou musí být dokument po jeho uzavření uložen v některé ze spisoven IKEM s ohledem na její provozní či správní funkci, vyplývající z jejího obsahu. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu, nebo po jeho uzavření. Např. po vyřízení celé záležitosti, po uplynutí určitých záruk uvedených v dokumentu (např. u technické dokumentace), po skončení platnosti příkazu, smlouvy nebo směrnice apod. nebo od počátku roku následujícího po skutečnosti, jíž se dokument týkal (např. statistické přehledy). (Pozn.: Odlišně počíná běžet skartační lhůta u specifických písemností, např. u osobních spisů, kde se odvozuje od skončení pracovního poměru, a u jiných písemností, kde je stanovena přímo zákonnou normou, jako u pokladních dokladů) Dokumenty označuje vyřizující zaměstnanec na útvaru odlišnou barvou v jeho pravém horním rohu a současně v podacím deníku provede podatelna záznam dle Spisového řádu. Kromě toho vyznačí vyřizující zaměstnanec před předáním do spisovny na dokumentu vedle skartačního znaku a skartační lhůty rok skartace (tj. rok následující po skončení skartační lhůty) . Za výběr skartačního znaku a skartační lhůty (také spisového znaku) odpovídá ten, kdo dokument vyřizuje. Pokud se vyskytnou dokumenty ve skartačním plánu neuvedené, posuzují se analogicky dle věcně nejblíže podobných písemností. V rozporných případech rozhodne ÚPP IKEM. Skartační znaky a lhůty jsou závazné pro originální vyhotovení dokumentu. Ostatní výtisky mohou být vyřazeny okamžitě poté, kdy ztratí svůj provozní význam. I s těmito výtisky je nutné zacházet tak, aby zejména byla zajištěna ochrana dat, příp. utajovaných skutečností.



5. 2. Ukládání dokumentů ve skartační lhůtě Ukládání vyřízených dokumentů po dobu skartačních lhůt se v IKEM řídí zejména provozními potřebami a možnostmi přehledného a bezpečného uložení a podle druhů dokumentů. Provádí se ve spisovnách IKEM. Tyto mohou být nazývány „příruční registratury“, „specializované spisovny“, „specializované spisovny zdravotnické (popř. transplantační) dokumentace“, „speciální spisovna vědeckovýzkumných dokumentů a publikací VLK IKEM“, popř. podobně. Do těchto spisoven předávají dokumenty řádně označené spisovým a skartačním znakem, skartační lhůtou a rokem, jak výše uvedeno, zaměstnanci podatelen organizačních útvarů IKEM. Předání je provedeno protokolárně, zpravidla počátkem roku, ve kterém počíná běžet skartační lhůta. Protokol podepisuje vedoucí organizačního útvaru IKEM, v jehož působnosti dokument vznikl nebo do níž byl doručen, určený zaměstnanec sekretariátu, který dokumenty předává a zaměstnanec pověřený vedením spisovny. Předávací protokol dokumentů (F33 IKEM) se ukládá ve spisovnách spolu s dokumenty. Označení spisoven Spisovny v IKEM, ve kterých jsou uloženy dokumenty po dobu trvání skartační lhůty se označují na formulářích F33 – F37 této OS takto : Spisovny v Novostavbě: SN + písmeno dle situačního plánu/číslo dveří/označení podatelny (organizačního útvaru do jehož působnosti spisovna patří – např. : SNA/ 5015a/ÚPP). Spisovny v jiných pavilonech: S + písmeno označující pavilon/číslo dveří/pracoviště pod jehož působnost spisovna patří – např. SS/ 0010/ÚNOČ. Proces správy dokumentů uložených ve spisovnách po dobu skartační lhůty spočívá zejména v manipulaci zaměstnanců pověřených vedením spisoven s těmito dokumenty při jejich využívání pro správní a provozní účely. Jde především o zajištění evidence uložených dokumentů (F34 IKEM), výpůjční služby, která je založena na zásadách zajišťujících ochranu uložených dokumentů před jejich ztrátou, zničením nebo zneužitím. O evidenci zápůjček se vede kniha zápůjček (F35 IKEM), z níž musí být zřejmé, komu byl dokument zapůjčen, doba zápůjčky, vrácení dokumentu, event. povolení zápůjčky v případech, kdy zapůjčitel není z útvaru, kde dokument vznikl, popř. podléhá-li zvláštnímu režimu (např. ochraně osobních údajů, zdravotnická dokumentace apod.). Protože zaměstnanci pověření správou spisoven jsou odpovědni za ochranu uložených dokumentů, jsou povinni a oprávněni činit opatření k dodržování zásad výpůjční služby včetně kontroly zapůjčených dokumentů. 5. 3. Skartační řízení Po uplynutí skartační lhůty se uložené dokumenty zařazují do skartačního řízení. Účelem skartačního řízení je roztřídit dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta, podle skartačních znaků a zajistit vyřazení (skartaci) nebo archivaci těchto dokumentů. Skartační lhůty nelze zkracovat, výjimečně mohou být prodlouženy, pokud některý organizační útvar IKEM dokument potřebuje pro další vlastní činnost. Tuto skutečnost oznámí příslušný vedoucí organizačního útvaru IKEM prostřednictvím zaměstnance pověřeného vedením spisovny příslušnému archivu. Do skartačního řízení se zařazují i razítka v IKEM vyřazená příslušným sekretariátem organizačního útvaru IKEM z evidence z důvodů : - ztráta jeho platnosti, - jeho ztráty, - jeho opotřebování. Do příslušné spisovny předává vyřazená razítka oproti protokolu obdobnému Předávacímu protokolu určený zaměstnanec sekretariátu organizačního útvaru IKEM. Skartační řízení se provádí zpravidla jednou ročně po dohodě s příslušným archivem. Náměstek ředitele IKEM, do jehož působnosti náleží spisovna, ve které má být provedeno skartační řízení, předloží řediteli návrh Příkazu ředitele k provedení skartačního řízení, jehož OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


součástí je návrh na jmenování skartační komise (minimálně 3členné). Jedním z členů musí být zaměstnanec pověřený vedením spisovny (správního archivu), ve kterém bude skartační řízení provedeno. Dokumenty připravuje ke skartaci tento pověřený zaměstnanec. Zpracuje seznamy dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení (formuláře F36 IKEM a F37 IKEM), zvlášť dokumenty označené „A“, zvlášť dokumenty označené „S“. Dokumenty označené „V“ skartační komise posoudí a zařadí je mezi dokumenty „A“ nebo dokumenty „S“. Skartační komise zpracuje skartační návrh na vyřazení dokumentů obsahující žádost o provedení odborné archivní prohlídky, který předloží předseda komise k podpisu řediteli IKEM. Po podpisu odešle předseda komise skartační návrh Příslušnému archivu. Určený zaměstnanec příslušného archivu provede v dohodnutém termínu ve spisovně (spisovnách), popř. správním archivu IKEM odbornou archivní prohlídku dokumentů (event. vyřazených razítek). V průběhu odborné archivní prohlídky posoudí předložený skartační návrh a uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v příslušném archivu jako archiválie a seznam dokumentů určených ke zničení. Se skartační komisí dohodne způsob předání archiválií do příslušného archivu. Po provedení odborné archivní prohlídky sepíše skartační Protokol o vyřazení písemností (viz Příloha č. 4) a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených „S “. Zničení dokumentů zajistí zaměstnanec pověřeným vedením spisovny a to předáním k průmyslovému zpracování (může být prostřednictvím sběrny). Utajené dokumenty, dokumenty obsahující osobní údaje a zdravotnickou dokumentaci předá přímo k průmyslovému zpracování nebo ke zničení tak, aby nedošlo k ohrožení těchto chráněných skutečností. Jednotlivé organizační útvary IKEM si mohou ponechat pro vlastní potřebu kopie dokumentů, které jsou po projití skartační lhůty zničeny nebo předány příslušnému archivu. Zaměstnanci, kteří budou s takovými kopiemi nakládat, plně odpovídají za jejich zabezpečení z hlediska ochrany dat, která dokumenty obsahují. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení příslušného archivu o jejich převzetí se ukládají v originále ve spisovně IKEM, ve které bylo skartační řízení provedeno. 5.4. Ukládání a skartace elektronických dokumentů Elektronické dokumenty vzniklé z evidovaného „papírového“ originálu se pokládají za jeho kopie a zachází se s nimi jako s papírovými kopiemi, tzn. že se po využití likvidují mimo skartační řízení při zachování ochrany dat a informací. Dokumenty došlé v elektronické podobě, pokud mají charakter evidovaného dokumentu, se převádí do tištěné formy a při evidenci, manipulaci, ukládání, skartaci a archivaci se na ně vztahují všechny zásady platné pro písemnou dokumentaci. Převod dokumentů se provádí prostředky autorizované konverze ( z moci úřední, popř. na žádost )nebo prostředky jiné konverze v souladu s platnými právními předpisy. Pokud elektronické informace či data nepodléhají evidenci, vyřazují se výmazem z databáze. Za evidenci, převod a následné ukládání, případně vyřazení elektronické informace, odpovídá zaměstnanec, který elektronickou informaci zpracoval, případně přijal. Elektronické písemnosti opatřené elektronickým podpisem ve smyslu příslušných právních předpisů musí být vždy evidovány a vztahují se ně všechny zásady ukládání a skartace podle této OS. 5. 5. Utajované dokumenty Skartace dokumentů obsahujících utajované skutečnosti se provádí podle stejných odborných zásad (tj. hodnocení obsahu a jeho dokumentárního významu), jako vyřazování ostatních neutajovaných skutečností. Při skartaci utajovaných písemností se však aplikují OS 107 Spisový a skartační řád IKEM verze 03


některé zvláštnosti plynoucí ze zvláštních právních předpisů (zák. č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností v platném znění, zák. č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění). Vyřazování utajovaných skutečností zabezpečuje Úsek ředitele a řídí se v obecném směru touto směrnicí a ve vztahu k utajovaným skutečnostem uvedenými předpisy. Návrhy na vyřazování utajovaných písemností se předkládají Státnímu ústřednímu archivu.

6. Skartační řád zdravotnické dokumentace Zdravotnická dokumentace se uchovává po dobu 5 let a označuje se skartačním znakem „S“, pokud není ve zvláštním právním předpise nebo v příloze č. 3 vyhlášky č. 385/2006 Sb. o zdravotnické dokumentaci stanoveno jinak (viz Příloha č. 1). Skartační lhůta pro uchovávání zdravotnické dokumentace vedené o pacientovi pouze v IKEM počíná běžet dnem 1. ledna následujícího kalendářního roku po dni, v němž byl učiněn poslední záznam ve zdravotnické dokumentaci pacienta. Pokud zdravotnická dokumentace nebo její část vedená o pacientovi svým zařazením nebo věcným obsahem dle Přílohy č. 1 této OS podléhá několika lhůtám, doba uchování a skartační znak se stanoví vždy podle nejdelší lhůty. Zásady vyřazování zdravotnické dokumentace – rozumí se posuzování ZD a plánovitý výběr takové, která je nadále pro poskytování zdravotní péče nepotřebná. Při tomto výběru se rozhoduje o tom, zda ZD bude po uplynutí skartační lhůty vyřazena z evidence a navržena ke zničení. – předmětem skartačního řízení je veškerá ZD, u které uplynula skartační lhůta; – vyřazování se provádí ve skartačním řízení, které se provádí 1x za rok pro celý IKEM – bez skartačního řízení nelze ZD zničit. Skartační lhůty Určují dobu, po kterou je nutné uchovat ZD v IKEM. Před jejím uplynutím nesmí být zdravotnická dokumentace zařazena do skartačního řízení. Skartační znaky „A“ – takto se označuje ZD, která se po skončení skartační doby navrhne k odevzdání pro trvalé uložení do příslušného archivu, do skartačního řízení ji lze zařadit po uplynutí skartační lhůty 10 let. Bude-li nadále potřebná k zajištění zdravotní péče, skartační lhůta se prodlouží nejméně o 5 let. „S“ – označuje ZD, která se po uplynutí skartační lhůty navrhne ke zničení „V“ – označuje ZD, jejíž hodnotu nelze v době vzniku určit. Takto označenou ZD lze po uplynutí skartační lhůt (viz Příloha č. 1) zařadit do skartačního řízení. Skartační lhůta zdravotnické dokumentace může být prodloužena vždy nejméně o 5 let, pokud je ZD nebo její část nadále potřebná k zajištění zdravotní péče. 6. 1. Průběh skartačního řízení Skartační řízení se zahajuje u ZD, jejíž skartační lhůta uplynula. Podle skartačních znaků se ZD rozdělí do skupiny „V“ a skupiny „S“. U zdravotnické dokumentace skupiny „V“ posoudí ředitelem IKEM pověřený vedoucí zaměstnanec pracoviště, které ZD vede nebo jiný určený zdravotnický pracovník (dále jen pověřený zdravotnický pracovník), která část bude navržena k posouzení ve skartačním řízení a které části bude prodloužena skartační lhůta. Pověřený zdravotnický pracovník vypracuje Skartační návrh, k němu připojí seznam ZD k vyřazení. V něm bude ZD rozdělena podle skartačních znaků „A“ a „S“.



Skartační návrh podepisuje pověřený zdravotnický pracovník a poté jej předává se všemi náležitostmi skartační komisi, k posouzení a souhlasu. Po schválení komisí a odsouhlasení ředitelem IKEM zajistí Skartační komise skartaci ZD k níž má dle trvalého souhlasu Národního archivu oprávnění. Příkazem ředitele IKEM č. 17/2009 ve znění Příkazu 4/2010 byla v IKEM jmenována Skartační komise IKEM, jejímž úkolem je provádět skartační řízení vybraných dokumentů ZD za podmínek stanovených „Rozhodnutím Národního archivu o udělení trvalého souhlasu k vybraných dokumentů – zdrav. dokumentace v IKEM“ ze dne 14.7. 2008. U ZD k jejíž skartaci komise oprávnění nemá zajišťuje skartaci Národní archiv – jedná se o: chorobopisy transplantovaných pacientů. Zdravotnická dokumentace vyřazena ve skupině „S“ musí být zničena, tzn. znehodnocena takovým způsobem, aby byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jejího obsahu.

7. Související dokumenty Organizační řád IKEM OS IKEM č. 102 OS IKEM č. 115 OS IKEM č. 116 OS IKEM č. 318 OS IKEM č. 410 Příkaz ředitele č. 4/2010

- Podpisový řád - Pravidla a způsob zabezpečení kontroly užívání počítačových programů - Grafický manuál - Zdravotnická dokumentace - Metodický pokyn k vymezení základních pravidel ve výpočetních systémech IKEM - Jmenování skartační komise IKEM

zák. č. 499/2004 Sb. - o archivnictví a spisové službě vyhl. č. 191/ 2009 Sb. - o podrobnostech výkonu spisové služby zák. č. 20/1966 Sb. - o péči o zdraví lidu vyhl. č. 496/2004 - o elektronických podatelnách zák. č. 227/2000 Sb. - o elektronickém podpisu Nař vlády č. 495/2004 Sb.. - kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb. o elektron. podpisu zák. č. 148/1998 Sb. - o ochraně utajovaných skutečností zák. č. 412/2005 Sb. - o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti vyhl. č. 385/2006 Sb. - o zdravotnické dokumentaci zák. č. 300/2008 Sb - o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyhl. č. 193/2009 Sb. - o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů vyhl. č. 194/2009 Sb - o stanovení podrobností užívání a provozování inf. systému datových schránek ČSN 01 6910

- Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory (všechny předpisy v platném znění)

8. Seznam příloh a formulářů Příloha č. 1 - Spisový a skartační plán IKEM



Příloha č. 2 - Seznam podatelen IKEM Příloha č. 3 - Průvodní list ( košilka dokumentu) Příloha č. 4 - Skartační návrh na vyřazení dokumentů F33 IKEM - Předávací protokol dokumentů F34 IKEM - Kniha evidence uložených dokumentů F35 IKEM - Kniha zápůjček dokumentů ze spisovny F36 IKEM - Seznam dokumentů ke skartačnímu řízení – dokumenty skupiny A F37 IKEM - Seznam dokumentů ke skartačnímu řízení – dokumenty skupiny S

(Při ukládání ZD se ve formulářích F33 IKEM a F34 IKEM uvádí jako číslo jednací rodné číslo pacienta, jako spisový znak se uvede ZD.)

9. Závěrečná ustanovení Návrh organizační směrnice zpracoval JUDr. Jan Polanecký – právní oddělení IKEM.



SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD IKEM

Recommend Documents