SOSIALISASI SISTEM PENJAMINAN MUTU DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Oleh: SYIHABUDDIN
Apakah mutu Itu?
Kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk/jasa
Konsep Mutu dan Pergeserannya
Konsep Mutu bergeser sesuai perkembangan masyarakat Pandangan berubah dari suatu masalah yang harus diatasi (perlu inspeksi dan pengendalian) menuju ke pandangan bahwa mutu adalah kesempatan untuk menempatkan pada posisi kompetitif
Konsep Mutu dan Pergeserannya
Definisi Mutu bergeser dari: Fitness for use (Joseph uran)
Conformance to Customer Requirement (P.B
Crosby)
Meeting customer expectations (Armand VFeigenbaum)
Conformance to customer satisfaction (K. Ishikawa) Customer Value Added
Konsep Mutu dan Pergeserannya
Mutu bersifat subyektif, dinamis (sesuatu yang dianggap mutu pada hari ini kemungkinan bukan sesuatu yang dianggap mutu besok), Mutu pada akhirnya suatu proses dan bukan tujuan Mutu merangsang perusahaan, pemerintahan dan orang individu untuk lebih baik dalam merancang produk dan jasa
Evolusi Manajemen Mutu
Quality Planning Inspection and quality control Quality Assurance Total Quality Management Global Quality Management
Evolusi Manajemen Mutu
Quality Control (Kendali Mutu)
Input
Proses Rework
Out
Insp
OK
Not OK Reject
Kegiatan mengelola mutu :
:” Inspection”
Evolusi manajemen mutu
Quality Assurance
Output selalu konsisten Input
Proses
Standar Output selalu konsisten (tujuan)
Feed Back
PREVENTIF
Evolusi Manajemen Mutu
Total Quality Management Menyeluruh ( total participation) Continoues Improvement
QC
QA
TQM
Total, Continoues improvement
Evolusi Manajemen Mutu
Global Quality Management Menuju organisasi kelas dunia Sebagai jawaban atas globalisasi dan akibatnya Selain mengarah pada Customer’s satisfaction, Competency, juga pada aspek Legal dan tata hubungan internasional
Bagaimana supaya bermutu
Bagaimana mengelola mutu di Institusi, perusahaan, organisasi, ….. UPI ?
Mengembangkan SMM
Harus ada “SISTEM” di dalam suatu organisasi
“SISTEM” adalah suatu proses/kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran, peninjauan dan tindak lanjut/perbaikan SISTEM supaya baik ??????
SISTEM YANG DIKELOLA
Sistem Harus Dikelola
Agar sistem berjalan dengan baik harus ditetapkan arah (kebijakan) dan tujuannya (sasaran)
Sistem Manajemen Mutu
Sistem untuk manajemen mutu : “The organizational structure, responsibilities, procedures, processes, and resources for implementing quality management”
Sistem yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran mutu serta pencapaiannya Pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah argumentasinya di bidang mutu Segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan target untuk dicapai oleh suatu organisasi
PRINSIP utk IMPLEMENTASI APA2 SERBA BERMUTU
A
P
C
D
Pendekatan membangun SMM Content Policy ,
Organisasi
Quality
Process Budaya , Nilai –Nilai
Resources
ISO 9000 Series (1) ISO (International Standardization Organization) 9000 merupakan sebuah standar mutu internasional yang dapat diterapkan pada seluruh jenis manajemen organisasi. • ISO 9000 Fundamentals and Vocabulary • ISO 9001 Quality Management Systems – Requirements • ISO 9004 Quality Management Systems – Guidelines • ISO 19011 Management System Auditing
ISO 9000 Series (2)
Apa Sertifikat ISO 9001 itu ?
Diberikan kepada setiap organisasi yang menerapkan ISO 9000 dan lulus audit oleh Badan Sertifikasi dengan auditor yang bersertifikat IRCA (International Register of Certificated Auditors) Dikeluarkan oleh badan sertifikasi dan berlaku 3 tahun Setiap periode tertentu (biasanya 6 bulan), lembaga sertifikasi akan melakukan kunjungan pengawasan untuk memastikan bahwa perusahaan masih menerapkan sistem secara konsisten
Model ISO 9000 (Version 2000) CONTINUAL IMPROVEMENT CONTINUAL IMPROVEMENT OF OF THE THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Management Responsibility
CC UU SS TT OO MM
EE RR
R R e e q q u u i i r r e e m m e e n n t t s s
Resource management
S
a a t t i i s s f f a a c c t t I I o o n n
Measurement, Analysis and improvement
Input
Product realization
Model of the process approach
Output
S
Product
CC UU SS TT OO MM
EE RR
Ciri Khas versi 2000
Struktur berdasarkan pola Plan-Do-Check-Act (TQM) Pendekatan proses Penekanan pada pelanggan dan continuous improvement Penekanan pada peran dan tanggung jawab manajemen puncak
Isi Persyaratan ISO 9001:2000 Clause 1 Clause 2 Clause 3 Clause 4 Clause 5 Clause 6 Clause 7 Clause 8
Ruang Lingkup Referensi Definisi Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
UMPAN BALIK UNTUK PENGENDALIAN KEBUTUHAN DAN HARAPAN PELANGGAN
IDENTIFIKASI PERUBAHAN KEBUTUHAN DAN HARAPAN PELANGGAN
INPUT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Mahasiswa Dosen Asisten Karyawan Fasilitas Peralatan Laboratorium Modal Dll
OUTPUT
PROSES TRANSFORMASI PERKULIAHAN
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kelulusan MK Kualifikasi D IPK Lulusan IPK Jurusan Kelulusan TW Dll.
PELANGGAN
Model Sistem Pengendalian Proses PENGENDALIAN PROSES
TEKNIK STATISTIK
P–D–C-A Penerapan Perbaikan (f)*
A Pengukuran dan analisa (e)*
* Menunjukkan sub-klausul 4.1 ISO 9001:2000
C
P D
Identifikasi urutan dan interaksi, kriteriadan metode (a,b,c)*
Penerapan rencana (d)*
Prinsip ISO 9000 Versi 2000 •Berfokus pada Pelanggan/Customer •Komitmen Kepemimpinan •Melibatkan Setiap Orang
•Menggunakan Pendekatan Proses •Pendekatan Sistem Manajemen •Peningkatan mutu terus menerus( Continual Improvement)
•Pendekatan Fakta untuk Pengambilan Keputusan •Hubungan yang baik dengan Pemasok
SISTEM PERGURUAN TINGGI Macro Education System Teachers Parents Schools
Students
Faculty Staff
Universities
Ministry of Education Bureaucrats
Macro-Education System
SISTEM PERGURUAN TINGGI (2) Mini Education System
Students
Facilities
Faculty/ Teachers Administrators & Managers Council/ Board
Institution
Govt. Regulations
Curriculum
SISTEM PERGURUAN TINGGI (3) Micro Eduation System
Students
Faculty/ Teachers
Facilities
Curriculum
Model Pendidikan Tinggi Leadership and Management
Vision dan Mission Strategi
External Environmen t
Organization and Culture INPUT
PROCESS
OUTPUT
Quality of New Enrollments
Quality of Teaching and Learning
Quality of Graduates
Instrumental INPUT
Information Capital
Financial Capital
Human Capital
Facilities Capital
Aspek Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi PROSES
Budaya, Organisasi
Perguruan Tinggi
SUMBER DAYA
ISI
Apakah Pelanggan Itu?
Pelangan adalah Organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk/Jasa PELANGGAN
Internal ?
Mahasiswa Teman sekerja Penerima pekerjaan kita, dll
Eksternal ? Pemakai lulusan Orang tua mhs Pemerintah
Latar Belakang
Peningkatan efisiensi proses bisnis (internal management) pendidikan tinggi UPI
Penerapan paradigma baru pendidikan tinggi (accountability, self control, ….)
Tingkat persaingan pendidikan tinggi semakin ketat, baik nasional maupun global
Peningkatan produktivitas kerja individu dan organisasi
Mengapa UPI Perlu ISO 9000 ? • Sebagai salah satu alat untuk persaingan • Memperbaiki mutu pelayanan pendidikan kepada mahasiswa • Memberikan jaminan pelayanan yang standar kepada mahasiswa • Sebagai alat untuk mengembangkan kerjasama, di dalam maupun di luar negeri
Dasar Pemikiran 1. Menuju UPI dengan Visi, Misi dan Kebijakan Mutu yang Baru 2. Strategi Layanan yang Lebih Baik
3. Efektivitas Operasional Organisasi Melalui Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik 4. Menuju Organisasi Universitas yang Tidak Birokratik – Organisasi Flat & Networking
5. Sedang Menuju Organisasi Pendidikan Tinggi yang Modern
Strategi dan Pendekatan 1. Akan Memberdayakan SDM yang Ada 2. Menggunakan Dukungan Teknologi & Sistem Informasi
3. Mengimplementasi Sistem Mutu ISO-9000 4. Memungkinkan Mengembangkan Program Lintas Jurusan atau Program Studi
Sentralisasi & Desentralisasi
UPI menerapkan prinsip organisasi” Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik”
Admin. Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan, Fasilitas, dan Kepegawaian, Mutu dan Renbang seluruhnya tersentralisasi di Rektorat.
Tidak ada sekretariat pada jurusan/departemen, tapi ada sekretariat bersama dalam satu fakultas, 12 orang.
Aspek Proses 101
102
103
204
203
202
302
101 : Pembentukan Jurusan Baru
303
301
201: P_Ak_PMB 202: P_Ad_PMB
102 : Pembentukan/Perubahan Kurikulum 103 : Pembentukan/Perubahan Matakuliah
304
203: U_S_M_PMB 204: PMB
301 : Penjadwalan Kuliah 302 : Penerimaan Dosen Baru 303 : Persiapan Administratif Perkuliahan 304 : Perkuliahan 401 : Persiapan Soal Ujian 402 : Ujian 403 : Penerimaan Nilai Dari Dosen
401
402
403
602: Pendaftaran Ujian Skripsi 601: Pembimbing Skripsi 603: Ujian Skripsi
501: LHSS dan Evaluasi Dosen 502: Penentuan Matakuliah yang dibuka 503: KRSS 504: KRS 505: Batal tambah
503
502
504
505
501
701: Wisuda 601
701
602
603
201
PROSES BISNIS AKADEMIK UPI
Penelitian dan layanan masyarakat
Marketing
Calon mahasiswa
PMB
*
Unit pelayanan teknis
Registrasi
Perancangan kurikulum/ * GBPP/SAP
Perkuliahan dan evaluasi *
Dukungan finansial
Pengadaan sarana pendidikan
Pengadaan SDM
Evaluasi PBM
Mahasiswa lama
*
Supplier
*
Key Process Supporting Process Core Process
Tahap-tahap yang Dilalui
Tahap Persiapan
Tahap Penyusunan Dokumentasi
Tahap Implementasi
Tahap Audit dan Perbaikan
Tahap Sertifikasi
Tahapan Implementasi SMM ISO 9001: 2000
STEP
1
What
Management commitment
Who Top Management
2
3
4
5
6
Steering commitee
MR ISO Team
Awareness Training
System Development
System Implementation
Top Management
MR & ISO Team
MR & ISO Team
Top Management
All
Corrective Action
Findings
STEP What Who
Certificate
10
9
8
7
Certification Audit
Management Review
Internal Audit
Internal Audit
Certification Body
Top Management
Internal Auditor
ISO Team
Tahap Persiapan
Pengenalan sistem kepada manajemen
Mempelajari model yang akan diterapkan
Melalui seminar , lokakarya , atau pelatihan Sasaran dan Lingkup
Membentuk TIM Pertimbangkan untuk menggunakan konsultan Penyiapan sarana pendukung (ruang dan alat kantor) Kick off Meeting
Tahap Penyusunan Dokumentasi
Merupakan tahap yang paling banyak memakai resource waktu dan tenaga Diadakan pelatihan penyusunan dokumentasi Menyusun, memeriksa, mengesahkan, mendistribusikan, dan mengendalikan dokumen Libatkan personal yang langsung mengerjakan suatu proses / aktifitas Dokumen yang disusun : manual mutu, rencana mutu, prosedur, instruksi kerja, dan formulir Perlu segera memilih MR dan QSC
Tahap Implementasi
Dilakukan secara bertahap seiring dengan selesainya tiap dokumen sistem Lakukan awareness training agar penerima dokumen bisa mengerti dan mengerjakan apa yang ditulis Lakukan usulan perubahan jika sistem menyulitkan, asal tidak bertentangan dengan standard Lakukan Tinjauan Manajemen (Management Review) untuk mengevaluasi pelaksanaan di lapangan
Tahapan Implementasi ISO UPI
Inisialiasi: Tinjauan Sistem Berjalan Excecutive Meeting Pelatihan Manajemen Proses Re-Strukturisasi Organisasi ST Universitas Disain Sistem & Penyusunan Dokumen Kaji Ulang Rancangan Sistem & Dokumen Implementasi Sistem Mutu Pelatihan Audit Mutu Kegiatan Audit Mutu Internal Tinjauan Manajemen Penentuan Badan Sertifikasi Program Peraihan Sertifikat ISO 9001:2000
Tahap Audit dan Perbaikan
Dimulai dengan pelatihan audit (untuk auditor dan auditee) Lakukan siklus audit mutu internal Perbaikan dan pencegahan menjadi perhatian utama, sehingga ada peningkatan mutu proses Hasil audit dibawa dalam Tinjauan Manajemen Lanjutkan terus semua tahap implementasi (mulai dari penyusunan dokumen s/d audit)
Tahap Sertifikasi
Minimal 6 bulan telah melakukan implementasi
Memilih badan sertifikasi
Pertimbangan latar belakang badan sertifikasi dan badan akreditasinya
Pertimbangkan Biaya Sertifikasi dan Surveillance
Minta penjelasan / proposal
Tahap Desk Audit dan Audit Lapangan
Peran MR (manajemen representative)
Badan Sertifikasi dan Akreditasi
Badan Sertifikasi : SGS, Lloyd’s , Veritas Quality, Kema, Sucofindo Badan Akreditasi : JAS-ANZ, ANZI
Budgeting: Komponen Biaya Biaya
Pelatihan (*****) Biaya penyusunan dokumen (*************) Biaya konsultansi (jika ada) (********) Biaya operasional (******) Biaya sertifikasi Biaya lain (honor ?)
Struktur Dokumen Sistem Mutu
What How, What, Who, Where, When, Why
Quality Manual Quality Procedure / System Procedure
How, What & With
Work Instruction / SOP
Where, What & With
Records, Supporting Doc. (From, Checklist, etc.)
TAHAP SERTIFIKASI RUANG LINGKUP KEGIATAN:
Menetapkan Sasaran Sertifikasi
Menetapkan Kriteria Badan Sertifikasi
Memilih Badan Sertifikasi
TAHAP MENJALANKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN:
Surveillance setiap tahun Audit Mutu Internal (AMI), 2 kali setahun Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), 2 kali setahun Pengukuran Sasaran Mutu, 3 kali setahun Tindakan Koreksi & Pencegahan
Perubahan yang Terjadi
Komitmen Mutu sudah menjadi milik semua unit dan orang dalam UPI
Timbulnya Rasa bangga, kami bermutu
Dokumentasi sistem dan prosedur semakin rapi dan terkendali
Arah dan tahapan pencapaian tujuan program selalu jelas dan mudah dikendalikan
Usaha untuk berubah dan berkembang semakin nyata
Perlu program-program baru yang berkaitan dengan mutu
TAHAP PENGEMBANGAN RUANG LINGKUP KEGIATAN:
Pengukuran Sistem Mutu Analisis & Evaluasi Sistem Mutu Penetapan Target Sistem Mutu UPI Langkah-langkah Pengembangan
KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN
KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN
Kunci Keberhasilan
KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN
HASIL IMPLEMENTASI ISO 9001: 2000
Manfaat Implementasi ISO 9001: 2000 Mengatur sistem = mengatur pola pikir pola kerja pengembangan individu dan organisasi Kebutuhan untuk menjadi besar dan terus berkembang Strategi berkompetisi dalam marketing
Manfaat Untuk Lembaga (Perguruan Tinggi) Komitmen yang jelas terhadap mutu yang ingin dicapai Memiliki “Quality assurance” atas semua proses yang dilakukan -> meningkatkan produktifitas dan efisiensi Sistem Administrasi yang rapi untuk pengendalikan catatan mutu Mendukung program pengembangan SDM Adanya pengakuan internasional
Manfaat Bagi Dosen • Mengarahkan dosen dalam mengembangkan mutu isi dan proses pengajaran • Memiliki tolok ukur standar bagi kinerja dosen • Memiliki pedoman dalam pengembangan keahlian diri dosen
Manfaat bagi Mahasiswa • Mendapat Pelayanan Akademik yang Lebih Terarah & Bertarget • Pelayanan Pendidikan dengan Jaminan Standar Mutu • Bisa terlibat dalam Proses Perbaikan Mutu yang Berkesinambungan
