Informatiebrief auto van de zaak en loonadministratie De belastingdienst zal bij controles over het jaar 2010 speciale aandacht besteden aan de belastingheffing over de auto van de zaak. Mede door het toenemend aantal verklaringen geen privégebruik en een toenemend aantal bijzondere regelingen, mag de auto van de zaak zich sowieso de laatste tijd al verheugen in extra belangstelling van de fiscus. Het is daarom van belang dat de loonadministratie beschikt over actuele gegevens betreffende de auto van de zaak, zodat misverstanden en onnodige bedrijfsbezoeken van de belastingdienst worden voorkomen. Met deze brief willen wij u informeren over de fiscale behandeling van de auto van de zaak, zodat u op de hoogte bent van de ontwikkelingen, uw werknemers op de juiste wijze kunt voorlichten, weet van welke informatie u de salarisadministratie moet voorzien en u de fiscale risico’s voor uzelf zo klein mogelijk maakt. 1. Privégebruik auto van de zaak Uitgangspunt is dat, zodra u een auto ter beschikking stelt, rekening moet worden gehouden met een fiscale bijtelling. Slechts indien het tegenbewijs wordt geleverd dat de auto niet voor meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt, kan de bijtelling achterwege worden gelaten. De werknemer betaalt loonbelasting over de forfaitair bepaalde waarde van het privégebruik van de auto van de zaak. Deze bijtelling voor privégebruik moet ook in aanmerking worden genomen als alle kosten van de privéauto worden betaald of vergoed door de werkgever. Betaalt u alle kosten van de privé auto van uw werknemer? Uw werknemer heeft in fiscaal opzicht een auto van de zaak; breng uw salarisadministratie hiervan op de hoogte! 2. Bijtelling De bijtelling bedraagt in beginsel 25% van de cataloguswaarde (nieuwprijs inclusief bpm en btw). Deze regeling geldt ook voor bestelauto’s, ook al bent u zelf als ondernemer vrijgesteld van deze bpm. Auto’s met een lage CO2-emissie kunnen onder lagere percentages vallen: Voor auto’s met een nulemissie (elektrisch en waterstof) geldt vanaf 2010 een tarief van 0%. Voor zeer zuinige auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 95 gram/km bij dieselmotoren en 110 gram/km in overige gevallen geldt vanaf 2008 een 14%-tarief. Voor zuinige auto’s daarboven, maar met een maximale uitstoot van 116 gram/km bij diesel en 140 gram/km in overige gevallen, geldt vanaf 2009 een 20%-tarief. Rijden werknemers in een auto met een lage CO2-emissie? Graag ontvangt de salarisadministratie, naast de datum van het afgifte van het kenteken in verband met toekomstige aanpassing van de CO2-grenzen, de exacte CO2-uitstootgegevens (niet het energielabel van de auto). Soms moeten opties worden meegenomen in de cataloguswaarde. Vanaf medio 2006 geldt dat echter uitsluitend nog voor opties af-fabriek. Voor auto’s met een tenaamstelling vóór 1 juli 2006 Informeer uw salarisadministratie ook over de waarde van opties voorkomend in de prijslijst van de importeur of fabrikant die zijn ingebouwd vóór de dag van toekenning van het kenteken. Voor auto’s met een tenaamstelling na 1 juli 2006 Informeer uw salarisadministratie over de cataloguswaarde inclusief de af-fabriek gemonteerde opties. 3. Verklaring geen privégebruik Als uw werknemer de auto van de zaak voor niet meer dan 500 km privé gebruikt, adviseren wij u dringend de bijtelling alleen achterwege te laten als de werknemer u een verklaring geen privégebruik overlegt. De werknemer kan zo’n verklaring aanvragen bij de belastingdienst.
Alleen met een dergelijke verklaring kunt u zonder risico’s op naheffing loonheffingen en (hoge) boetes1 de bijtelling achterwege laten. Een eventuele correctie wordt geheven van de werknemer en niet van de werkgever. Als het voor u duidelijk is dat de verklaring ten onrechte is afgegeven, loopt u wel een risico op naheffing. Heeft uw werknemer geen verklaring van de belastingdienst en vindt geen bijtelling plaats? Informeer de salarisadministratie ter voorkoming van naheffing en hoge boetes. Is de verklaring geen privégebruik duidelijk ten onrechte afgegeven? Informeer uw werknemer dat u van mening bent dat er een bijtelling moet plaatsvinden en geef dit door aan de salarisadministratie. Stel, de werknemer informeert u in september dat hij de 500-kilometergrens heeft overschreden, of dat blijkt uit andere u ter beschikking staande gegevens. Dan moet u met ingang van de maand oktober een bijtelling voor het privégebruik van de auto toepassen. Doet u dat niet, dan wordt de naheffingsaanslag over de maanden oktober t/m december aan u opgelegd; u wist immers dat de verklaring geen privégebruik ten onrechte is afgegeven. Over de periode januari t/m september wordt nageheven van de werknemer. U mag over die maanden ook zelf correcties aanbrengen in de salarisadministratie. Vertelt uw werknemer u in de loop van het jaar dat de 500-kilometergrens is overschreden? informeer de salarisadministratie dat de bijtelling in ieder geval met ingang de volgende maand moet worden toegepast (of dat correcties moeten plaatsvinden over de voorbije maanden). 4. Terbeschikkingstelling van een auto van de zaak in de loop van het jaar Indien de werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt, dan mag de bijtelling tijdsevenredig worden bepaald. Voor de vraag of er meer dan 500 km met de auto privé wordt gereden moet deze grens echter worden omgerekend naar een heel jaar. Voorbeeld: Uw werknemer krijgt met ingang van 1 oktober een auto van de zaak. In de periode 1 oktober tot en met 31 december rijdt hij 200 km privé. Het privégebruik op jaarbasis bedraagt 12/3 *200 km = 800 km; er dient een bijtelling plaats te vinden. De bijtelling bedraagt dit jaar 3/12 * 25%*cataloguswaarde. Tijdsevenredige berekening komt ook aan de orde bij in-en uitdiensttreding of als de auto aan de werkgever moet worden teruggegeven: bijvoorbeeld tijdens ziekte of verblijf in het buitenland (let op: u moet dit kunnen aantonen). De bijtelling loopt echter gewoon door als de auto (ongebruikt) bij de werknemer thuis of bijvoorbeeld bij het vliegveld blijft staan. 5. Wijziging van auto in de loop van het jaar Ook bij verandering van auto in de loop van een jaar past u de tijdsevenredige berekening toe. Voorbeeld: Een auto met een catalogusprijs van € 20.000 wordt op 1 augustus vervangen door een auto van € 25.000. De bijtelling bedraagt op jaarbasis 7/12 × 25% van € 20.000 plus 5/12 × 25% van € 25.000. Als een auto waarmee de werknemer minder dan 500 km rijdt wordt vervangen door een auto die hij wel voor meer dan 500 km gaat gebruiken, dan dient de bijtelling het gehele jaar op beide auto’s te worden toegepast. Dit is slechts anders bij wisseling van werkgever.
1
De verzuimboete bedraagt 80% van het maximum van € 4.920 (en 100% van het maximum ingeval van een onjuiste of onvolledige rittenadministratie). De inspecteur kan echter ook, als hij daarvoor bewijs levert, een vergrijpboete opleggen van 40% (bij grove schuld), 80% (bij opzet) of zelfs 100% van het te betalen bedrag (ingeval van een onjuiste of onvolledige rittenadministratie).
Voorbeeld: Periode 1/1-31/7: auto 1 (minder dan 500 km privégebruik, met verklaring geen privégebruik): cataloguswaarde € 20.000; Periode 1/8-31/12: auto 2 (meer dan 500 km privégebruik): cataloguswaarde € 25.000. De bijtelling bedraagt op jaarbasis 7/12 × 25% van € 20.000 plus 5/12 × 25% van € 25.000. Heeft uw werknemer met de eerste auto niet meer dan 500 km gereden (verklaring geen privégebruik) en met de tweede auto meer dan 500 km (geen verklaring aangevraagd)? Ook voor de 1e auto moet alsnog een bijtelling plaatsvinden; graag doorgeven aan de salarisadministratie zodat de correctie kan worden verwerkt. 6.
Specifieke regels voor de bestelauto
Voor bestelauto’s gelden soms specifieke regels. De bestelauto die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt en bestemd is voor goederenvervoer valt bijvoorbeeld niet onder de forfaitaire bijtelling. De bijtelling bedraagt dan het werkelijk aantal privékilometers maal de kilometerkostprijs. Het gaat om bestelauto’s met één stoel, om zeer grote bestelauto’s die door hun maatvoering niet goed voor privédoeleinden bruikbaar zijn en om zeer specifiek ingerichte bestelauto’s. Ook bestaat voor bestelauto’s de mogelijkheid om gebruik te maken van een vereenvoudigde rittenregistratie. De werknemer hoeft dan per rit niet alle gegevens bij te houden, als de gegevens over bezochte adressen maar uit uw administratie blijken en u toepassing van de vereenvoudigde rittenregistratie met de berijder bent overeengekomen. Indien gewenst, sturen wij u een modelovereenkomst daarvoor toe. Voor bestelauto’s geldt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een overeenkomst met daarin een verbod op privégebruik. De berijder hoeft dan geen rittenregistratie meer bij te houden. U loopt dan echter wel het risico om zelf met naheffing en boetes geconfronteerd te worden. Een rittenregistratie mét een verklaring geen privégebruik is voor u als werkgever dan ook veiliger. Mocht u wel gebruikmaken van zo’n verbod op privégebruik, dan dient dit in de loonaangifte als zodanig gecodeerd te worden. Bestelauto’s die doorlopend afwisselend door verschillende werknemers worden gebruikt, kunnen onder de eindheffing van de loonbelasting vallen. Deze bedraagt € 300 per auto per jaar. Er mag dan geen vaste berijder of vast gebruikspatroon zijn. Ook deze bestelauto’s vereisen een specifieke loonbelastingverwerking. Is er sprake van een van bovengenoemde situaties binnen uw wagenpark, dan verneemt de salarisadministratie dat graag inclusief de onderliggende gegevens van de bestelauto(‘s) en de berijder(s) van u. 7. Eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik Sommige werkgevers brengen een eigen bijdrage in rekening aan hun werknemers in verband met de ter beschikking gestelde auto, met name voor het privégebruik van de auto. Maar ook kan worden gedacht aan een betaling in verband met: - het overschrijden van een normleasebedrag; - parttime dienstverband; - het laten aanbrengen/inbouwen van accessoires; - eigen risico bij schade. Betalingen die werknemers in verband met de auto van de zaak aan de werkgever doen, komen alleen in mindering op de autokostenbijtelling als zij een vergoeding zijn voor het privégebruik van de auto. Als er geen nadere afspraken vastliggen, kan de belastingdienst zich op het standpunt stellen dat de vergoeding van de werknemer ziet op het totale gebruik van de auto, dus zowel op de zakelijke als de privékilometers. Alleen het deel dat betrekking heeft op de privékilometers kan op de bijtelling in mindering komen.
Het is dus belangrijk om afspraken over de betalingen van de werknemer aan de werkgever vast te leggen en ook de redactie van de bepalingen in de overeenkomst is van cruciaal belang om de eigen bijdrage in mindering te brengen. Het is daarbij van belang dat eventuele bijdragen van de werknemer worden verdisconteerd in de eigen bijdrage voor privégebruik en dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Als wordt afgesproken dat de werknemer een bedrag ineens betaalt (bijvoorbeeld bij de aanschaf van een duurdere auto), moet deze betaling voor de bepaling van de eigen bijdrage voor privégebruik worden verspreid over de gebruiksperiode van de auto. Heeft geen vastlegging heeft plaatsgevonden voor de betalingen van de werknemer? Neem contact op met uw salarisadministratie; optimalisatie is wellicht mogelijk. Is de overeenkomst op de fiscale gevolgen beoordeeld? Zo niet, laat de overeenkomst beoordelen om te voorkomen dat ten onrechte te weinig bijtelling heeft plaatsgevonden; optimalisatie is wellicht mogelijk. Betaalt de werknemer een bedrag ineens? Informeer de salarisadministratie hierover. Er geldt een aanvullende voorwaarde voor betalingen in verband met het eigen risico bij schade. Deze kan alleen als eigen bijdrage voor privégebruik in aanmerking komen als de betreffende schade niet het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen. Ook deze betaling moet vooraf worden vastgelegd. Betaalt uw werknemer het eigen risico bij schade? Neem contact op met de loonadministratie ter voorkoming van risico’s en om uw autoregeling te optimaliseren. 8. Betalingen aan derden Ook betalingen aan derden kunnen, mits een en ander vooraf en op de juiste wijze is vastgelegd in een combinatie van declaratie en eigen bijdrage voor privégebruik, in mindering komen op de bijtelling. U kunt hierbij denken aan brandstofkosten in het buitenland, parkeerkosten, tolgelden, waskosten en aan uitgaven voor onderhoudsmiddelen (bijvoorbeeld motorolie, ruitenwisservloeistof). Betalingen aan derden kunnen niet in mindering komen op de bijtelling als zij deel uitmaken van een vaste kostenvergoeding. Is er geen vastlegging van afspraken over betalingen aan derden en wordt hiervoor wel een bedrag in mindering gebracht op de bijtelling? Neem contact op met de salarisadministratie ter voorkoming van risico’s en om uw autoregeling te optimaliseren. 9. Vragenlijst Wij verzoeken u de vragenlijst in de bijlage te beantwoorden. Indien u een of meer vragen ontkennend beantwoordt, vragen wij u contact op te nemen met de salarisadministratie.
Vragenlijst ten behoeve van verwerking auto van de zaak in de loonadministratie JA Werknemers ontvangen maximaal € 0,19 per km voor de voor zakelijk ritten met de privé auto? U heeft de loonadministratie geïnformeerd over de waarde van opties/accessoires? (auto’s < 1 juli 2006) U heeft de loonadministratie geïnformeerd over de waarde inclusief af-fabriek gemonteerde opties? (auto’s ≥ 1 juli 2006) U heeft de loonadministratie geïnformeerd over de CO2 norm? U heeft de loonadministratie geïnformeerd over het toepassen van de bijtelling voor auto’s waarvoor geen verklaring van geen privégebruik is afgegeven? U heeft de loonadministratie geïnformeerd over uw vermoeden dat een verklaring geen privégebruik ten onrechte is afgegeven? U heeft de loonadministratie geïnformeerd als de 500 km privé in de loop van het jaar is overschreden? U heeft de loonadministratie geïnformeerd als sprake is van vervanging van de auto van de zaak? U heeft de loonadministratie geïnformeerd als sprake is van vervanging van de auto van de zaak, waarbij voor de 1e auto geen bijtelling heeft plaatsgevonden? Liggen afspraken over de betalingen aan de werkgever vast? Zijn deze afspraken beoordeeld op de fiscale gevolgen? U heeft de loonadministratie geïnformeerd over betalingen ineens door de werknemer bij inzet van een nieuwe auto? Liggen afspraken over betaling door uw werknemer van het eigen risico bij schade vast en zijn deze op fiscale gevolgen beoordeeld?
NEE
