T I J D S C H R I F T CONTROLLING
SOFTWARE
Drs. Jan G. Bloem RA CMC, partner PSO.PRO Management Consultants (
[email protected])
Sof t warepa k ke t t en be o orde eld me t PSO-s c ore c ard: e en over zicht
nr 9
september 2003
Software voor projectgestuurde organisaties
30
Wat zijn de eisen die een moderne Professional Ser vices Organization (PSO) of, op zijn Nederlands, zakelijke dienst verlener, stelt aan de inrichting van de bedrijfsvoering en hoe kan software daarbij helpen? Ook dit jaar is door PSO.PRO Management Consultants (www.psopro.nl en www.psaplaza.nl) een groot aantal softwarepakketten voor projectgestuurde organisaties in kaart gebracht. Wat heeft moderne bedrijfssoftware voor projectgestuurde organisaties te bieden? JAN BLOEM
In totaal participeerden veertig aanbieders in het onderzoek naar onder meer de functionaliteit, techniek en prijsstelling van de softwarepakketten en de branche-ervaring van de leveranciers. Van de grote shake out onder de softwareleveranciers die eind jaren negentig werd verwacht, is weinig terechtgekomen. Enkele leveranciers zijn failliet gegaan en sommige overgenomen. Velen zijn van naam veranderd. Het aanbod van standaardbedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners en andere projectgestuurde organisaties is nog steeds overvloedig. De zakelijke dienstverlening is heel divers, dat zullen de ingenieurs, advocaten, accountants, architecten en organisatieadviseurs ongetwijfeld beamen. Maar er zijn ook overeenkomsten in besturing en informatiebehoeften. Ze kennen allemaal het spanningsveld tussen twee domeinen: de groep klanten die zorgt voor omzet en de groep professionals (met hun eigen behoeften en agenda’s) die zorgen voor de ‘productie’. Ook in tijden van teruglopende economie. En ze werken allemaal min of meer projectmatig.
Anders dan bij logistiek (zoals in de sectoren industrie, handel en transport) hebben we in de zakelijke dienstverlening vooral – en bijna uitsluitend – te maken met mensen. Hoogwaardige diensten worden in de vorm van maatwerk geleverd, maar tevens zijn deze diensten sterk gepersonaliseerd en gebaseerd op de vaardigheden en ervaring van de individuele professionals. De overeenkomsten in de besturing vormen de basis voor het informatiemodel dat PSO•PRO Management Consultants (voorheen Bloem & Rosendaal) in de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. Dit model biedt mogelijkheden om de behoeften in beeld te brengen en is ontwikkeld op basis van vele bedrijfsanalyses binnen de zakelijke dienstverlening. De managementaandacht is volgens dit model verdeeld in vier groepen, te weten: Continuïteit, Klanten, Hulpbronnen en Opdrachtuitvoering. In elk van deze groepen zijn er verschillende onderwerpen van aansturing, zoals mensen en materialen, die specifieke aansturing behoeven (binnenring, zie figuur 1). Daarnaast zijn er meer algemene managementvragen per gebied, zoals investerings- en kwaliteitsmanagement (buitenring).
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
nr 9 september 2003
31
Functionaliteit Er zijn verschillende manieren om de functionaliteit in beeld te brengen. Eén manier is het in een grafiek zetten van het aantal mogelijke functionele gebieden uit de PSO-scorecard (X-as) en de mate waarin softwarepakketten daaraan voldoen (Y-as, zie figuur 2). De grafiek toont een totaalscore die iets zegt over de ‘integraliteit’ van de pakketten. Rechtsboven staan de ‘alleskunners’, met bekende internationale namen als Oracle, JD Edwards, Lawson, Niku, Changepoint, Unit4Agresso en het nieuwere Tenrox, maar ook de Nederlandse namen van AllSolutions, Assistance, Business Base, Co-maker, Rovict en Verito (Navision). Linksonder staan de smalle point solutions, die doorgaans een eenvoudig en laag geprijsde oplossing bieden, zoals Timewriter van XSO. Rechtsonder ligt het MKB-kwadrant, met namen als Carma Promis van B-ware, Accountview, Accensys, AFAS, Deltacare, Profitmanager (Eyetee), SharpOwl en Teamplan. Ook kunnen we een blik werpen op de aspecten van de PSO-scorecard en de mate waarin de onderzochte softwarepakketten deze gebieden afdekken (zie figuur 3). We meten dus de hoeveelheid functionaliteit per deelgebied. Wat valt op?
Ruim 60 procent van de PSO-pakketten is compleet webbased. Alle functionaliteiten zijn daarmee via een browser te benaderen, ook al bevindt u zich elders....
Dekking – Per gebied dekt meer dan de helft van de pakketten het merendeel van de functionaliteit, met uitzondering van twee aspecten, namelijk: • Geld (43 procent) gaat over de financiële administratie. Veel organisaties gebruiken daarvoor een standaard financieel pakket waarmee veel PSO-pakketten kunnen koppelen, maar daardoor de financiële kernfunctionaliteit niet zelf bieden. • Projecten gaan over gedegen planning & scheduling volgens de officiële regels der kunst, zoals bepaald in PM/BOK, Prince 2, Earned Value Analysis. Veel pakketten bieden wel eenvoudige projectsturingsmogelijkheden. – Het investeringsmanagement is mager vertegenwoordigd. Onder de noemer ‘project portfoliomanagement’ (PPM)
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
figuur 1: Verdeling managementaandacht over vier groepen
Investment management Knowledge management Quality management
Marketing management Pipeline management Contract & credit management
Continuïteit
P l a n n i n g
Klanten
Management
+
inf orma t i e
Hulpbronnen
C o n t r o l
Opdrachtuitvoering
Strategie Allianties Organisatie Geld
Mensen Materialen Materieel
Markten Klantorganisaties
Projecten Dossiers Objecten Evenementen Personen
wordt hieraan momenteel binnen IT-land veel aandacht geschonken. Daarbij gaat het om een combinatie van strategie, investeringen en projecten. Dus ook op het gebied van projectmanagement is er nog huiswerk te doen. Het aantal pakketten dat PPM in de volle breedte en diepte aankan, is naar onze mening nog op één hand te tellen. – Het gebied dat in IT-land met CRM wordt aangeduid, wordt ruim afgedekt (marketing-, relatie- en pipeline management). Nieuw is om naast relaties, prospects en klanten ook meer naar markten en bewegingen daarin te kijken. – De pakketten zijn vooral mensgericht. Aansturing van
logistiek rond materialen en materieel is in een aantal pakketten niet of beperkt aanwezig en overigens vaak niet nodig. – In de categorie Opdrachtuitvoering lijken de vormen dossier- en persoonsgericht het gemakkelijkst in te vullen. Dit zijn administratief gezien ook de meest simpele (zie ook verderop in dit artikel). – Steeds meer pakketten bieden goede mogelijkheden voor collaboration, het samenwerken in virtuele teams, met uitwisseling van documenten, issues en andere informatie die het werken efficiënter maken.
figuur 2: Functionaliteit versus integratie
Integrale oplossingen
Uitgebreide functionaliteit
32
Operational management Risk management Content management
Point solutions
MKB-segment
Beperkte functionaliteit
nr 9
september 2003
Competence management Time & cost management Vendor management
N.B.: de cijfers 1 tot en met 40 corresponderen met de nummering van de leveranciers in figuur 4. 0
Point solutions
Geïntegreerde systemen
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
De tabel met werkvormen toont veel onderscheid tussen de softwarepakketten. Opvallend is dat goede functionaliteit om ‘echte’ projecten te managen en uit te voeren in de breedte beperkt aanwezig is. Dossier- en persoongestuurde opdrachten worden wel door een brede groep van softwarepakketten afgedekt.
Verschillende projecten (werkvormen) Laten we nog een niveau verder inzoomen op de functionaliteit en kijken naar de verschillende werkvormen die binnen een moderne PSO zijn te onderscheiden. Het ene project is namelijk het andere niet. Zo bestaan er kleine, grote en megaprojecten. Maar ook kort- en langlopende projecten, dure en low budgetprojecten, enzovoorts. Zakelijke dienstverleners kennen in hun opdrachtuitvoering daarom verschillende werkvormen, zoals: – projecten met een duidelijk afgebakend doel en (tussentijds) resultaat, een begin en eind en een aparte organisatie. Hier is duidelijk behoefte aan zogenoemde Gantt-charts voor de planning tussen mijlpalen, de business case, programma management en earned value meting voor onder andere onderhanden werkbepaling. – dossiers, waarbij het verloop gedurende het traject wordt bepaald (advocatuur) en dossieropbouw belangrijk is voor de verantwoording achteraf. – objecten die onderwerp zijn van dienstverlening, zoals te onderhouden machines of patiënten in de gezondheidszorg. – evenementen die plaats en tijdgebonden zijn, waar mensen aan deelnemen en begeleiden en waaraan voorbereiding en nazorg zijn verbonden. – detachering, als personen voor bepaalde (deel)tijd worden uitgeleend aan een andere organisatie. Deze werkvormen vragen elk om een eigen wijze van aansturing (prestatie-indicatoren) en operationeel beheer. En bij de wat grotere dienstverleners komen ze heel vaak naast elkaar voor, zoals een organisatieadviesbureau dat via een bepaalde business unit ook trainingen verzorgt voor haar klanten en waar consultants ook als trainer worden ingezet.
PSO-pakketten zijn vooral mensgericht Daarnaast geldt voor object- en evenementgerichte activiteiten, met een vaak branchegebonden karakter, dat er ook veel onderscheid tussen de pakketten is. Een aantal pakketten scoort over de volle breedte goed, waardoor ze geschikt zijn voor organisaties die de verschillende type werkvormen kennen.
55% 88% 73%
Investment management Knowledge management Quality management
Marketing management Pipeline management Contract & credit management
Continuïteit
P l a n n i n g
Klanten
Management
+
inf orma t i e
75% 80% 98% 43%
Strategie Allianties Organisatie Geld
Hulpbronnen 65% 48% 63%
68% 95% 65%
Competence management Time & cost management Vendor management
Mensen Materialen Materieel
C o n t r o l
63% 83% 55%
Markten 50% Klantorganisaties 63%
Opdrachtuitvoering Projecten Dossiers Objecten Evenementen Personen
43% 80% 63% 68% 83% Operational management Risk management Content management
90% 48% 75%
september 2003
figuur 3: PSO-scorecard en percentage van de pakketten dat meer dan 50 procent van de functionaliteit per gebied afdekt.
nr 9
Techniek Toepassing van browser-technologie om via het Internet of intranet toegang tot systemen te krijgen neemt stilaan toe. Ruim 60 procent van de pakketten is compleet webbased (alle functionaliteit via browser te benaderen) en 70 procent biedt mogelijkheden voor een client/server architectuur. In 2002 waren deze percentages nog 55 procent en 95 procent. Er is dus sprake van een verschuiving naar webbased-oplossingen. Daarnaast is het overige deel ‘webenabled’ (enkele functies zijn via de browser toegankelijk). Een paar voorbeelden van webfunctionaliteit: – Timesheets invullen en opvragen via het web is usance geworden: 95 procent van de pakketten biedt deze mogelijkheid.
33
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
figuur 4: Leveranciersoverzicht PSO-softwarepakketten
nr 9
september 2003
Leverancier; pakket werkvorm Website; telefoonnummer
34
4. Accensys; Accensys Software; www.accensys.nl; 0348-480044 5. AccountView; Accountview; www.accountview.nl; 020-3552999 16. Acto; MyProject; www.acto.nl; 033-4226800 12. AFAS; AFAS Profit; www.afas.nl; 033-4341800 31. AllSolutions; AllSolutionsPSA; www.allsolutions.nl; 0348-430110 20. Artemis international; Artemis; www.artemisintl.nl; 0299-418181 36. Assistance; Assistance PSO; www.assistancesoftware.com; 036-5227876 11. Asta: TeamPlan; www.powerproject.nl; 030-2729976 26. Augeo; Augeo5; www.augeo.com; 033-2473600 33. Business Base; Business Base PSA; www.businessbase.nl; 030-2415538 3. B-ware; Carma Promis; www.b-ware.nl; 053 - 789 0 987 27. Co-maker; InfoAware; www.co-maker.nl; 070-3178040 8. Conclusion Internet; TMS; www.conclusion-internet.nl; 0343-444767 19. Deltacare; DC-P; www.deltacare.nl; 073-6444666 10. Evanty; SunSystems/SharpOwl; www.evanty.com; 010-2066190 6. EyeTee / Open Line; Profitmanager; www.eyetee.nl; 0433635700 25. Herkemij; PACS Lite; www.herkemij.nl; 010 4580899 15. HumanDialog; HumanWork; www.humandialog.nl; 030-2729976 14. IBS; PSO suite; www.ibs.nl; 030-6026666 22. J.D.Edwards; J.D.Edwards 5; www.jdedwards.com; 035-5480200
projecten
dossiers
objecten
evenementen
personen
+/-
+
-
-
+
-
+
+
-
+
+
+
++
-
+
+/-
+/-
+/-
+
+/-
+
++
++
+
++
++
++
+
+
+
+
++
+
+
+
+
+
+
+
++
++
++
+
++
+
+
+
++
++
+
+/-
+/-
-
-
+
+
++
++
+
+
+/-
+
+/-
+
++
+
+/-
+
+/-
+
+/-
-
-
+/-
+
+/-
+
+/-
+/-
+
++
+
+
+/-
+
+
++
+
++
++
+
+
+/-
+/-
++
+
++
++
-
-
Bron: PSO Solutions Guide, editie 4 (PSO.PRO management Consultants, 2003)
– Documenenbeheer via het web scoort eveneens hoog: 80 procent. – Het via drag & drop maken van een Gantt-chart via het web is echter voorbehouden aan 20 procent van de pakketten. – Internetportal-functies zoals zoekmogelijkheden op begrippen (tekst) en personificeren (waardoor een individuele schermindeling ontstaat) wordt door 90 respectievelijk 80 procent van de pakketten geboden. In de database managementsystemen die worden toegepast, is sprake van uniformering. Oracle wordt ondersteund door 65
procent en Microsoft’s SQL Server door 80 procent; vorig jaar was dat respectievelijk 60 procent en 70 procent. Qua operating systeem springt MS Windows er duidelijk uit: alle pakketten ondersteunen wel een variant daarvan. UNIX/Linux wordt door 50 procent ondersteund, de IBM AS/400 door 20 procent en de Apple Macintosh door 10 procent. De helft van de pakketten is cross platform inzetbaar. Maatwerk is verleden tijd Al met al kunnen we concluderen dat er in Nederland een mooi aanbod is van bedrijfssoftware voor dienstverleners. De catego-
T I J D S C H R I F T CONTROLLING
Leverancier; pakket werkvorm Website; telefoonnummer
objecten
evenementen
personen
+
++
++
+
+
+
++
++
+
+
++
++
+/-
++
-
++
++
+/-
+/-
+
+
++
-
+
-
+
++
++
++
++
++
++
++
++
+
++
++
++
+
+
+/-
+
+
+/-
+/-
+/-
-
+/-
-
-
+
-
+
-
+
++
++
+
+
++
+
++
+
+
+
+
-
-
+
++
+/-
++
+/-
++
-
+
++
++
+
+
+
+
+
++
++
+
+
+
++
+
+/-
++
+/-
+
+
-
+/-
-
-
+
september 2003
www.pylades.com; 0294-490055 2. Quality On-Line; Quality On-Line; www.qonline.nl; 053-4809090 18. Qurius; Navision; www.qurius.nl; 0418-683500 32. Relief ICT/ Tenrox; Tenrox PSA; www.relief-ict.nl; 0653 771246 28. Rovict; VGIinfo; www.rovict.nl; 035 6036080 13. Solution 6; Novient; www.solution6.com; 030 2106447 9. Synaxion; Synaxion Enterprise; www.synaxion.nl; 040-2390830 34. Timesoft; Changepoint; www.timesoft.com; 0348-484700 37. Unit4 Agresso; Agresso Business World; www.unit4agresso.nl; 030-6377139 30. Verito; Navision; www.verito.nl; 055-5343006 24. VIM; VIM*Project; www.vrolings.nl; 0416 565020 1. XSO; TimeWriter Pro; www.xso.nl; 058 2159123
dossiers
nr 9
29. Lawson; Lawson; www.lawson.com; 020-3120510 39. Maconomy; Maconomy; www.maconomy.nl; 023-5499040 21. Microsoft; MS EPM; www.microsoft.nl; 020 5001500 39. Niku; Niku 6; www.niku.com; 033 4892555 7. Open Text; Livelink; www.opentext.com; 023-5652333 40. Oracle; Oracle E-Business Suite; www.oracle.nl; 030-6699000 35. Planview; Planview; www.planview.nl; 020-6541700 17. Primavera; Primavera Enterprise; www.primavera-nederland.nl 010-4425177 23. PYLADES; Axapta;
projecten
35
Legenda: 0-9 procent van de functionaliteit aanwezig = -, 10-49 procent = +/-, 50-89 procent = +, > 90 procent functionaliteit aanwezig = ++
rie van PSA-software (Professional Services Automation), zoals de ‘opvolger’ van de ERP-software reeds enige jaren wordt genoemd, is na de startperiode eind jaren negentig nu duidelijk in het volgende stadium van volwassenheid gekomen. Natuurlijk blijven er ontwikkelingen in de bedrijfsvoering en ondersteunende IT die tot vernieuwing van systemen aanzetten. Maar het compleet zelf (laten) bouwen van software-applicaties, het zogenoemde maatwerk, is hopelijk verleden tijd. Het is ook niet meer nodig, want u kunt het systeem dat vroeger nog als maatwerk gold, tegenwoordig gewoon aantreffen op het schap standaardbedrijfssoftware! De overweging om
maatwerkapplicatiesoftware in te zetten is inmiddels achterhaald door de kwaliteit van het aanbod van standaardbedrijfssoftware. Ook voor deze hulpmiddelen geldt: buy, not make! En met een goed overzicht van het aanbod in de hand (zie figuur 4) is een succesvolle selectie van het juiste systeem weer een stapje dichterbij gekomen.
Voor meer informatie verwijzen wij u naar de PSO Solutions Guide, uitgegeven door PSO.PRO Management Consultants –C te De Bilt (www.psopro.nl).
