Mojmír Král
Word 2013 snadno a rychle
Novinky programu Word 2013 a nastavení programu Písmo, odstavec a jejich úpravy Grafické objekty v souboru Tabulátory a jejich použití
Mojmír Král
Word 2013 snadno a rychle
Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.
Word 2013
snadno a rychle Mojmír Král Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou 5187. publikaci Odpovědný redaktor Pavel Němeček Sazba Tomáš Brejcha Počet stran 176 První vydání, Praha 2013 © Grada Publishing, a.s., 2013 V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s. ISBN 978-80-247-4727-9 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-8564-6 (elektronická verze ve formátu PDF) ISBN 978-80-247-8565-3 (elektronická verze ve formátu EPUB)
Obsah
1.
Úvod ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 1.1 Spuštění a ukončení programu Word ����������������������������������������������������� 16 1.1.1 Spuštění programu ������������������������������������������������������������������������������� 16 1.1.2 Ukončení programu ����������������������������������������������������������������������������� 18
1.2 Všeobecný popis okna programu ������������������������������������������������������������� 18 1.2.1 Panel nástrojů Rychlý přístup ����������������������������������������������������������� 18 1.2.2 Pás karet ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 19 1.2.3 Pravítko ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 1.2.4 Stavový řádek ������������������������������������������������������������������������������������������ 22
1.3 Celková koncepce dokumentu ����������������������������������������������������������������� 22 1.4 Pohyb a označování ��������������������������������������������������������������������������������������� 23 1.4.1 Pohyb v dokumentu ����������������������������������������������������������������������������� 24 1.4.2 Označování v dokumentu ����������������������������������������������������������������� 25
1.5 Možnosti zobrazení dokumentu ������������������������������������������������������������� 26 1.5.1 Základní zobrazení ��������������������������������������������������������������������������������� 26 1.5.2 Velikost zobrazení ��������������������������������������������������������������������������������� 27 1.5.3 Náhled před tiskem ������������������������������������������������������������������������������� 28
1.6 Metodika tvorby dokumentu ������������������������������������������������������������������� 28 1.7 Základní typografická pravidla pro psaní textů ��������������������������������� 29 1.7.1 Členicí (interpunkční) znaménka ����������������������������������������������������� 29 1.7.2 Zkratky ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 30 1.7.3 Značky ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 31 1.7.4 Čísla ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 32 1.7.5 Mezery ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 32 1.7.6 Číslování stránek ������������������������������������������������������������������������������������� 33 1.7.7 Adresy ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 33 1.7.8 Dopisy ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 34 1.7.9 Další ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 35
2.
1.8 Nápověda ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 35
Práce se soubory 2.1 Ukládání souborů ������������������������������������������������������������������������������������������� 39 2.1.1 Běžné uložení souboru ����������������������������������������������������������������������� 40 2.1.2 Vytvoření kopie souboru ��������������������������������������������������������������������� 41
Obsah 5
3.
2.2 Zavírání souborů ��������������������������������������������������������������������������������������������� 42 2.3 Otevírání souborů ����������������������������������������������������������������������������������������� 43 2.4 Odstraňování souborů ��������������������������������������������������������������������������������� 44
Text a písmo 3.1 Pohyb v souboru ��������������������������������������������������������������������������������������������� 45 3.1.1 Pohyb v dokumentu pomocí myši ������������������������������������������������� 45 3.1.2 Pohyb v dokumentu pomocí klávesnice ������������������������������������� 46
3.2 Psaní a mazání textu ����������������������������������������������������������������������������������� 46 3.2.1 Psaní textu a čísel ����������������������������������������������������������������������������������� 46 3.2.2 Mazání ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47
3.3 Označování v textu ��������������������������������������������������������������������������������������� 47 3.3.1 Označení textu pomocí myši ����������������������������������������������������������� 47 3.3.2 Označení textu pomocí klávesnice ������������������������������������������������� 48 3.3.3 Zrušení označení textu ����������������������������������������������������������������������� 48
3.4 Kopírování a přesouvání textu ����������������������������������������������������������������� 48 3.4.1 Kopírování textu ������������������������������������������������������������������������������������� 48 3.4.2 Přesouvání textu ������������������������������������������������������������������������������������� 49 3.4.3 Kopírování formátu ������������������������������������������������������������������������������� 50
3.5 Úpravy písma ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 50 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5
Typ písma ������������������������������������������������������������������������������������������������� 50 Druhy a typy písma ������������������������������������������������������������������������������� 50 Velikost písma ����������������������������������������������������������������������������������������� 52 Řez písma ������������������������������������������������������������������������������������������������� 54 Barva písma a barva pozadí písma i efekty textu ��������������������� 54
3.6 Speciální znaky a symboly ������������������������������������������������������������������������� 57 3.6.1 Vložení znaku pomocí tlačítka Symbol ����������������������������������������� 57 3.6.2 Vložení znaku pomocí klávesnice ��������������������������������������������������� 57
3.7 Jazyk a opravy textu ������������������������������������������������������������������������������������� 58 3.7.1 Nastavení jazyka ������������������������������������������������������������������������������������� 58 3.7.2 Kontrola pravopisu ������������������������������������������������������������������������������� 59 3.7.3 Tezaurus ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 60
4.
3.8 Obnovení stavu před chybnou akcí ��������������������������������������������������������� 61
Odstavce 4.1 Úpravy odstavců ��������������������������������������������������������������������������������������������� 63 4.1.1 Zarovnání odstavce ������������������������������������������������������������������������������� 65 4.1.2 Sirotek a vdova ��������������������������������������������������������������������������������������� 67
6 Word 2013 – snadno a rychle
4.2 Číslované seznamy a seznamy s odrážkami ��������������������������������������� 67
5.
4.2.1 Seznamy s odrážkami ��������������������������������������������������������������������������� 67 4.2.2 Číslované seznamy ������������������������������������������������������������������������������� 68 4.2.3 Víceúrovňové seznamy ����������������������������������������������������������������������� 69
Styly 5.1 Výchozí styly programu ������������������������������������������������������������������������������� 71 5.1.1 Zobrazení stylů ��������������������������������������������������������������������������������������� 71 5.1.2 Možnosti práce se stylem ������������������������������������������������������������������� 72 5.1.3 Použití výchozích stylů programu ��������������������������������������������������� 73
5.2 Vlastní styl odstavce ������������������������������������������������������������������������������������� 73
6.
5.2.1 Tvorba vlastního stylu ������������������������������������������������������������������������� 74 5.2.2 Použití vlastního stylu ��������������������������������������������������������������������������� 74 5.2.3 Odebrat či Odstranit styl? ������������������������������������������������������������������� 74
Grafické objekty 6.1 Obrázky ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75 6.1.1 Vložení obrázku ��������������������������������������������������������������������������������������� 75 6.1.2 Úpravy obrázku ��������������������������������������������������������������������������������������� 75
6.2 Klipart ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79 6.2.1 Vložení Klipartu ��������������������������������������������������������������������������������������� 79 6.2.2 Úpravy Klipartů ��������������������������������������������������������������������������������������� 80
6.3 Obrazce ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 80 6.3.1 Vložení obrazce ��������������������������������������������������������������������������������������� 80 6.3.2 Úpravy obrazce ��������������������������������������������������������������������������������������� 81
6.4 SmartArt ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83 6.4.1 Vložení SmartArtu ��������������������������������������������������������������������������������� 83 6.4.2 Úpravy SmartArtu ��������������������������������������������������������������������������������� 84
6.5 Grafy ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 85 6.5.1 Vytvoření grafu ��������������������������������������������������������������������������������������� 85 6.5.2 Typy grafů ������������������������������������������������������������������������������������������������� 87 6.5.3 Úpravy grafu �������������������������������������������������������������������������������������������� 88
6.6 Snímek obrazovky ����������������������������������������������������������������������������������������� 90 6.6.1 Snímek celé obrazovky ����������������������������������������������������������������������� 90 6.6.2 Výřez obrazovky ������������������������������������������������������������������������������������� 90
Obsah 7
7.
Tabulátory a tabulky 7.1 Tabulátory ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5
Tabulátorové zarážky ��������������������������������������������������������������������������� 93 Vytvoření seznamu pomocí tabulátorových zarážek ��������������� 95 Úpravy tabulátorových zarážek ������������������������������������������������������� 95 Převod textu na tabulku ��������������������������������������������������������������������� 96 Převod tabulky na text ������������������������������������������������������������������������� 96
7.2 Tabulky ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 97
8.
7.2.1 Tvorba tabulky ����������������������������������������������������������������������������������������� 97 7.2.2 Úpravy tabulky ������������������������������������������������������������������������������������ 100
Stránka 8.1 Vzhled stránky ���������������������������������������������������������������������������������������������� 109 8.1.1 Velikost stránky ������������������������������������������������������������������������������������ 109 8.1.2 Okraje na stránce �������������������������������������������������������������������������������� 109 8.1.3 Orientace stránky �������������������������������������������������������������������������������� 110
8.2 Záhlaví a zápatí �������������������������������������������������������������������������������������������� 111 8.3 Pozadí stránky ���������������������������������������������������������������������������������������������� 112 8.3.1 Vodoznak ������������������������������������������������������������������������������������������������ 112 8.3.2 Barva stránky ���������������������������������������������������������������������������������������� 113 8.3.3 Ohraničení stránky ������������������������������������������������������������������������������ 114
9.
8.4 Motivy stránky �������������������������������������������������������������������������������������������� 115
Další vybrané práce 9.1 WordArt ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 117 9.1.1 9.1.2
Vložení WordArtu �������������������������������������������������������������������������������� 117 Úpravy WordArtu �������������������������������������������������������������������������������� 118
9.2 Textové pole �������������������������������������������������������������������������������������������������� 120 9.2.1 Vložení textového pole �������������������������������������������������������������������� 120 9.2.2 Úpravy textového pole �������������������������������������������������������������������� 120
9.3 Iniciála ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 121 9.3.1 Vložení iniciály �������������������������������������������������������������������������������������� 121 9.3.2 Úpravy iniciály �������������������������������������������������������������������������������������� 122
9.4 Datum a čas �������������������������������������������������������������������������������������������������� 122 9.4.1 Vložení pole Datum a čas ���������������������������������������������������������������� 123 9.4.2 Úpravy pole Datum a čas ���������������������������������������������������������������� 124
9.5 Rovnice ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 124 9.5.1 Vložení a tvorba rovnice ������������������������������������������������������������������ 124 9.5.2 Úpravy rovnice ������������������������������������������������������������������������������������ 126 8 Word 2013 – snadno a rychle
9.6 Sloupce ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 126 9.6.1 Tvorba sloupců ������������������������������������������������������������������������������������ 126 9.6.2 Úpravy sloupců ������������������������������������������������������������������������������������ 127
9.7 Hromadná korespondence ���������������������������������������������������������������������� 127
10. 11. 12.
9.7.1 Přípravné práce (zdroj dat) �������������������������������������������������������������� 128 9.7.2 Zdrojový dopis ������������������������������������������������������������������������������������ 129 9.7.3 Propojení se zdrojem dat (Průvodce hromadnou korespondencí) ������������������������������������������������������������������������������������ 130
Ochrana 10.1 Ochrana před neautorizovaným otevřením souboru �������������������� 10.2 Ochrana před nechtěným ukládáním změn do souboru ������������ 10.3 Odstranění zadaných hesel �������������������������������������������������������������������� 10.4 Hesla ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������
135 137 139
139 10.4.1 Tvorba hesel ������������������������������������������������������������������������������������������ 139 10.4.2 Uchování hesel ������������������������������������������������������������������������������������ 140 10.4.3 Nalezení hesla �������������������������������������������������������������������������������������� 141
Tisk 11.1 Příprava před tiskem �������������������������������������������������������������������������������� 143 11.1.1 Záhlaví a zápatí ������������������������������������������������������������������������������������ 143 11.1.2 Náhled před tiskem ���������������������������������������������������������������������������� 148
11.2 Tisk �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 150 11.2.1 Nastavení dokumentu před tiskem �������������������������������������������� 150 11.2.2 Tiskárna �������������������������������������������������������������������������������������������������� 151 11.2.3 Tisk do PDF souboru �������������������������������������������������������������������������� 151
Nastavení programu 12.1 Nabídka Soubor ������������������������������������������������������������������������������������������ 153 12.1.1 Záložka Obecné ���������������������������������������������������������������������������������� 12.1.2 Záložka Zobrazení ������������������������������������������������������������������������������ 12.1.3 Záložka Kontrola pravopisu a mluvnice ������������������������������������ 12.1.4 Záložka Uložit �������������������������������������������������������������������������������������� 12.1.5 Záložka Jazyk ���������������������������������������������������������������������������������������� 12.1.6 Záložka Upřesnit ���������������������������������������������������������������������������������� 12.1.7 Záložka Přizpůsobit pás karet �������������������������������������������������������� 12.1.8 Záložka Panel Rychlý přístup ���������������������������������������������������������� 12.1.9 Záložka Doplňky ���������������������������������������������������������������������������������� 12.1.10 Záložka Centrum zabezpečení ������������������������������������������������������ Obsah 9
154 155 157 159 162 163 164 165 165 166
12.2 Panel nástrojů Rychlý přístup ���������������������������������������������������������������� 167
13.
12.2.1 Rychlé umístění příkazů ������������������������������������������������������������������ 168 12.2.2 Umístění příkazů a organizace příkazů �������������������������������������� 168
Novinky ve verzi 2013 ������������������������������������������������������������������������������ 171
Závěr �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 173 Použitá literatura �������������������������������������������������������������������������������������������������� 174 Rejstřík ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 175
10 Word 2013 – snadno a rychle
Úvod Vážení čtenáři, byl jsem požádán vydavatelstvím Grada Publishing, a.s. o napsání této knihy. Jelikož mne psaní knih baví a protože působím již dlouhou dobu také jako lektor počítačových kurzů (mezi něž patří namnoze i ty, které učí uživatele pracovat s programem Word), uvítal jsem tuto nabídku a doufám i věřím, že kniha, kterou držíte ve svých rukou, vám bude dobrým pomocníkem při vnikání do tajů práce s programem Microsoft Word 2013. Aplikace Word 2013 (dále také pouze Word či program) je programem, který slouží především pro práci s texty. Výstupem této vaší práce potom bývají různě upravené dokumenty obsahující nejenom text jako takový, ale třeba i tabulky, obrázky a jiné grafické objekty. Word dále umí pracovat s celou řadou dalších nástrojů a, v neposlední řadě, i s tzv. poli. Můžete tedy např. používat nástroje programu pro automatické číslování popisků a pro křížové odkazy, pro automatickou tvorbu obsahu publikace, při změnách můžete pole aktualizovat atd. A právě proto, že programy skupiny Office, a Word v tomto směru není výjimkou, zvládají širokou škálu možností, mne mrzí, že (vzhledem k určení knihy) si z nich můžeme ukázat jenom část. Přesto věřím, že program i tato kniha vám budou skvělými pomocníky, a pomohou vám vyřešit mnohé (i pracovní) úkoly. Rozhraní programu je velmi uživatelsky příjemné (byť jednodušší než v předchozích verzích) a intuitivní, doufám, že si na něho brzy zvyknete a budete je často používat. Program Word vám tak nabízí komfort ovládání, stále se zvyšující preciznost provedení, a přitom jednoduchost použití.
Jednotlivé kapitoly Z důvodů větší přehlednosti byla kniha rozčleněna do jednotlivých kapitol. Cílem je provést vás od samotného začátku práce s programem, až po vytvoření a vytištění dokumentu. Jednotlivé kapitola jsou proto uspořádány v tomto pořadí, nicméně platí, že pokud některé z uvedených témat ovládáte, nemusíte se dané kapitole věnovat, ale můžete ji s klidným svědomím „přeskočit“ a věnovat se té kapitole, která je pro vás důležitější. Jednotlivé kapitoly jsou tedy: ❚ Kapitola, věnovaná seznámení s programem Seznámení s programem Microsoft Word 2013, popisuje spuštění a ukončení chodu programu, jeho vzhled a nejdůležitější prvky. Naučíte se také pohybovat a označovat v souboru, stejně jako se dozvíte základní informace pro správnou tvorbu textového dokumentu (celkovou koncepci tvorby souboru, metodiku tvorby dokumentu, stejně jako alespoň základní typografická pravidla). A nepřijdete ani o informace o tom, jak pracovat s Nápovědou. ❚ Kapitola Práce se soubory se zabývá základními činnostmi při ukládání (vč. ukládání souboru jako kopie originálu) a otevírání jednotlivých souborů, podobně jako i jejich případným odstraněním. ❚ Kapitola pojmenovaná Text a písmo se věnuje nejen zadávání textu, ale ukazuje především různé možnosti při jeho úpravách. Naučíte se zde (mj.) také, jak zvolit správný typ, velikost a řez písma, dále jak kopírovat a vkládat úseky textu, také se dozvíte i možnosti vkládání různých netypických, ale přesto potřebných znaků, a taktéž o automatických opravách nechtěných překlepů.
Úvod 11
❚ Odstavce jsou jednou z „nosných“, a tudíž i nejdůležitějších kapitol. Zde se právě dozvíte, co činí správně upravený dokument dokumentem a jak se k takto upravenému souboru dopracovat. Odstavce představují základní části dokumentu, a je proto nutné jejich tvorbě a úpravě věnovat patřičnou pozornost. ❚ Styly jsou kapitolou na Odstavce velice úzce navazující. Zatímco předchozí dvě kapitoly (Text a písmo i Odstavce) popisují spíše „manuální“ činnosti tvorby a úpravy písma a odstavců, v kapitole Styly se již naučíte i „automatizovat“ svoji činnost při práci s textovými soubory. Používání stylů vám velice urychlí vaši práci. ❚ Kapitola Grafické objekty v dokumentu patří právem do této knihy, neboť vám ukáže, jak vkládat různé grafické objekty (obrázky, kliparty, obrazce, SmartArty, grafy a snímky obrazovky) do textového souboru, jak je upravovat a v dokumentu používat. ❚ Taktéž kapitola Tabulátory a tabulky do této publikace plným právem patří. Jakkoli je pro práce v tabulkách vhodnějším programem další ze skupiny programů Microsoft Office, a sice program Excel, můžete s velkým úspěchem, ve Wordu vytvářet, upravovat a používat i vyobrazení dat v tabulkách. A nejenom to – Word v těchto tabulkách umí i počítat (byť omezeně, a pro uživatele s jistou dávkou náročnosti práce). ❚ Kapitola, pojmenovaná Stránka, se věnuje volbě a nastavení (rozměrů) stránky, jelikož pro správné používání a zobrazování je nastavení stránky nezbytně nutné. Kromě toho je zde prostor pro nastavení rozměrů záhlaví a zápatí, a také pro nastavení pozadí stránky (např. vodotisku) či kompletního nastavení stránky pomocí tzv. témat. ❚ Protože program Word obsahuje i mnoho dalších nástrojů, které vám mohou velmi účinně pomoci, je zde kapitola Další vybrané práce. Do ní jsem zahrnul některé z činností (např. pole Datum a čas, ozdobné pole WordArt, textové pole, rovnice, sloupce aj.), které se při práci s tvorbou tiskového dokumentu mohou hodit. ❚ Kapitola s nepoetickým, ale praktickým názvem Ochrana pojednává o způsobech, jakými můžete jiným uživatelům zabránit otevírat vypracovaný soubor, a také, jak jim zabránit do tohoto souboru ukládat změny. Kromě toho zde naleznete i základní potřebné informace o heslech (jejich tvorbě a ukládání, i příp. nalezení zadaného hesla). ❚ S velkou pravděpodobností budete potřebovat vypracované dokumenty vytisknout. Proto v knize nemůže chybět kapitola nazvaná Tisk. Dozvíte se v ní, které práce je zapotřebí udělat ještě před tím (vč. zadání informací do záhlaví či do zápatí), než začnete tisknout, a které můžete udělat v průběhu tisku (resp. těsně před odesláním souboru na tiskárnu). Je zde uvedena i varianta tisku do tzv. PDF souborů. ❚ Kapitola zvaná Nastavení programu vás provede základním nastavením programu Word, která byste měli učinit, pokud chcete, aby program fungoval k vaší spokojenosti. ❚ Novinky ve verzi 2013 je kapitola, která uvádí některé (jenom ty základní – novinek je sice více, ale vzhledem k určení této publikace bude přehled uvedených vylepšení stačit) novinky v této nové verzi programu Word 2013. ❚ A konečně, nezapomenu ani na kapitolu Literatura, kde uvedu přehled literatury, ze které jsem čerpal své vědomosti, byť velkým zdrojem informací jsou pro mne patřičné webové stránky (jejichž tvůrcům tímto děkuji). V některých místech knihy jsou také (pro snazší pochopení tématu) uvedeny příklady. Veškeré v nich uvedené údaje jsou fiktivní a jakákoli podobnost s osobami žijícími je čistě náhodná. 12 Word 2013 – snadno a rychle
Čeština a angličtina V knize naleznete (kromě jiného) i popisy dialogových oken, jednotlivé nabídky, příkazy apod. Jelikož program můžete používat nejenom v českém, ale i v originálním anglickém jazykovém prostředí, je u jednotlivých popisů uvedeno jak české, tak i originální znění. Přesto, že by se některým čtenářům mohlo zdát, že se tímto kniha stává poněkud méně přehlednou, věříme, že si na tuto formu zvyknete, a naopak oceníte, že nyní práci s programem zvládnete bez problémů i v jeho originálním provedení.
Ovládání počítače V knize popisuji některé metody práce s myší či klávesnicí – protože by význam používaných pojmů nemusel být čtenáři ihned zřejmý, pokusím se vám vysvětlit, co jednotlivé výrazy znamenají: ❚ Pokud používám tlačítko myši bez bližšího určení, myslím tím vždy levé tlačítko myši; v případě, že chci, abyste nějakou udělali pravým tlačítkem myši, vždy to výslovně v textu zmiňuji. ❚ Pojem klepnout u mne znamená jedno krátké, jemné zmáčknutí tlačítka myši; pojmem poklepat potom myslím dvakrát rychle zmáčknout tlačítko na myši, a pojmem táhnout vyjadřuji stav, kdy myší najedete na určité místo, zmáčknete a držíte příslušné tlačítko, a za stálého držení tlačítka myši se posunete na jiné, konečné, místo. Tam potom tlačítko myši pustíte. ❚ Klávesové zkratky neboli kombinace kláves používáte tak, že prvně uvedené klávesy držíte a poslední z nich stisknete, tedy např. Shift+Alt+X znamená, že držíte klávesy Shift i Alt a stisknete klávesu X.
Přání a poděkování Doufám a pevně věřím, že vám kniha přinese potřebné informace a že vám tak bude dostatečným pomocníkem při používání programu Microsoft Word 2013, který vám bude vynikajícím prostředkem při řešení úkolů spojených s textovými soubory a jejich zpracováním na vysoké grafické úrovni. Nyní se již můžete dát do práce, a vězte, že: „I cesta dlouhá tisíc mil začíná prvním krokem.“ (čínské přísloví). Chtěl bych poděkovat především mé mamince a mému strýci, kteří mne nesmírně podporují; bez jejich pomoci bych tuto knihu nikdy nenapsal. Poděkování také patří pracovníkům firmy Grada Publishing, a.s., kteří se nějakým způsobem na této knize podíleli. Brno 28. února 2013 Ing. Mojmír Král
Úvod 13
1.
eznámení s programem S Microsoft Word 2013 Microsoft Word je program, který bývá označován jako textový editor a je součástí nabídky Office firmy Microsoft Corporation. Nejspíše máte nainstalovánu českou jazykovou mutaci sady Office 2013, pokud byste měli verzi originální, potom vám tato publikace dává k dispozici příkazy i v angličtině.
Součástí sady Office je i více programů, podle zakoupené varianty může obsahovat i programy: ❚ Access 2013 – program pro tvorbu a správu databází; ❚ Excel 2013 – program pro práci s tabulkami (počítání, úpravy tabulek), ale i pro tvorbu grafů a práce s databázovými tabulkami atp.; ❚ OneNote 2013 – digitální poznámkový blok pro pořizování, uchovávání a sdílení všech druhů informací; ❚ Outlook 2013 je programem pro elektronickou poštu a také jakýmsi organizačním managerem (obsahuje totiž i kalendář, seznam kontaktů, úkolů, deník i poznámky); ❚ PowerPoint 2013 je program pro tvorbu prezentací, zejména dynamických; ❚ Project 2013 – nebývá přímou součástí sady Office, je programem pro vedení a správu projektů; ❚ Publisher 2013 je program pro snadnou tvorbu dokumentů určených zejména pro reklamní účely (tvorba letáků, pozvánek, diplomů, ale i brožur, navštívenek, blahopřání); ❚ Visio 2013 – program určený zejména pro tvorbu schémat a diagramů, taktéž nebývá součástí sady Office; ❚ Word 2013 – program, jemuž je věnována tato publikace, jeho základním úkolem je tvorba a úprava textů. Obrázek 1.1: Skupina programů Microsoft Office v dlaždicovém zobrazení
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 15
Nová Office lze zakoupit jako předplatné verze Office 365 (Home Premium / Small Business Premium) nebo jako samostatné licence Office 2013: ❚ Office Home & Student 2013 – jejich součástí jsou: Word, Excel, PowerPoint a OneNote; ❚ Office Home & Business 2013 – kromě programů Word, Excel, PowerPoint, OneNote obsahují i Outlook; ❚ Office Professional 2013 – zahrnují Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, a také Access i Publisher.
1.1 Spuštění a ukončení programu Word Je naprosto jasné, že úplně první dovedností, kterou musí každý uživatel programu splňovat, je umět program spustit a posléze ho i správně ukončit.
Nezapomeňte, že před ukončením chodu programu je nanejvýš vhodné rozpracované soubory uložit, čehož nejrychleji dosáhnete pomocí klávesové kombinace Ctrl+S.
1.1.1 Spuštění programu Spuštění programu je tou nejzákladnější dovedností. Programy sady Office 2013 mohou být nainstalovány na operačním systému Windows 7 nebo na nejnovějším operačním systému Windows 8, a podle toho jsou také k dispozici možnosti spouštění programu Word: ❚ Windows 7 obsahují i tlačítko Start1, a tak můžete využít i této cesty: a) program Word již můžete vidět v hlavní nabídce tlačítka Start; b) pokud program Word nevidíte, můžete jej najít ve skupině programů Microsoft Office 2013; ovšem c) rychlejší cestou, jak využít tlačítko Start, je situace, když po klepnutí na toto tlačítko napíšete název programu do hledacího řádku a systém za vás již najde vlastní program. Na jeho název, v horní části otevřeného okna, potom klepněte. ❚ Windows 8 nabízí i jiné možnosti: a) nainstalované programy můžete mít umístění i ve výchozím (dlaždicovém) zobrazení Start – stačí klepnout na ikonu programu (viz obrázek 1.1); nebo b) rovnou napište Word, Windows 8 vám zobrazení ikonu programu Word 2013 v horním levém rohu okna a program samotný spustíte klepnutím na tuto ikonu (viz obrázek 1.2); dále c) můžete používat i klasické zobrazení Pracovní plocha (Desktop), a – pokud máte na ploše umístěnu ikonu zástupce programu – spustíte program Word poklepáním na tuto ikonu zástupce (viz obrázek 1.3); nebo
Tlačítko Start se dá doinstalovat i do verze Windows 8 (jako externí aplikace pod stejnojmenným názvem), a funguje potom stejně jako ve verzi Windows 7. Více informací: Král, M., Slavík, P., Windows 8: kompletní příručka, Grada Publishing, a.s., Praha, 2013.
1
16 Word 2013 – snadno a rychle
d) máte-li ikonu zástupce programu na Hlavním panelu (Control Panel), potom stačí na tuto ikonu klepnout myší (viz obrázek 1.3).
Obrázek 1.2: Možnosti spuštění programu Word v zobrazení Start (Windows 8)
Obrázek 1.3: Možnosti spuštění programu Word 2013 v zobrazení Pracovní plocha
Jak pracovat s operačním systémem Windows 8 a v této souvislosti, jak umístit ikony zástupců v zobrazení Start či v zobrazení Pracovní plocha, vám nejlépe poradí kniha vydaná nakladatelstvím Grada: Král, M., Slavík, P., Windows 8: kompletní příručka, Grada Publishing, a.s., Praha, 2013.
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 17
* 1.1.2 Ukončení programu
Ukončit práci s programem je také již dlouhodobě známou záležitostí: ❚ v nabídce Soubor (File) klepněte na příkaz Zavřít (Close) – viz obrázek 1.4; ❚ klepněte na tlačítko Zavřít (Close) v pravém horním rohu okna programu (viz obrázek 1.5).
Obrázek 1.5: Ovládací tlačítka programu Word 2013
Obrázek 1.4: Nabídka Soubor; příkaz Zavřít a další příkazy
Práci se soubory se věnuje samostatná kapitola nazvaná (nikterak překvapivě) Práce se soubory.
Zavřít okno aktivního programu můžete i klávesovou kombinací Alt+F4.
1.2 Všeobecný popis okna programu Vzhled okna programu můžete do jisté míry přizpůsobit vlastním požadavkům, nicméně při prvním otevření okna programu to může vypadat podobně jako na obrázku 1.6: Okno programu Word 2013.
1.2.1 Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup (Quick Access Toolbars) je malý panel nacházející se v levém horním rohu okna programu (viz obrázek 1.7), který může obsahovat různé, vámi často používané příkazy (tlačítka). Ty základní přidáváte aktivací jednotlivých tlačítek, která uvidíte, pokud klepnete na šipečku seznamu v pravé části panelu.
18 Word 2013 – snadno a rychle
Obrázek 1.6: Okno programu Word 2013
Obrázek 1.7: Panel nástrojů Rychlý přístup a pásy karet
Popis, jak upravit a nastavit panel nástrojů Rychlý přístup (Quick Access Toolbar) naleznete v kapitole Nastavení programu (viz dále).
1.2.2 Pás karet Pás karet (Ribbon) je umístěn v horní části okna programu. Nástroje jsou na jednotlivých kartách setříděny do skupin = sekcí.
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 19
Jednotlivé „základní“ karty jsou: ❚ Domů (Home) – obsahuje základní nástroje a sekce pro úpravu písma, odstavce a stylů. ❚ Vložení (Insert) – jak její název jasně napovídá, zde se nachází nástroje pro vkládání různých objektů. Vkládat můžete: a) tabulky (Table); b) obrázky (Pictures); c) různé tvary (Shapes); d) schémata, diagramy… (SmartArt); e) grafy (Chart); f ) snímky obrazovky (Screenshot); g) a další objekty jako kupř. hypertextové odkazy (Hyperlink), komentáře (Comment), záhlaví (Header) a zápatí (Footer), textová pole (Text Box), ozdobné písmo WordArt, kalendářní datum a čas (Date & Time), rovnice (Equation) a symboly (Symbol). ❚ Návrh (Desing) – na této kartě se nachází nástroje pro rychlou úpravu textu stránky, úpravy písma i barevného pojetí. Taktéž zde můžete vkládat např. i vodoznak (Watermark). ❚ Rozložení stránky (Page Layout) – uvedená karta slouží k nastavení stránky, ale také odstavců atp. ❚ Reference (References) – nástroje na této kartě zejména vkládají odkazy poznámky pod čarou, citace, titulky a rejstřík. ❚ Korespondence (Mailings) – zde naleznete nástroje na tvorbu tzv. hromadné korespondence, čili možnost vytvářet dopisy, obálky a štítky a propojovat je se zdroji dat např. s databázovými tabulkami v Excelu či Accessu. ❚ Revize (Review) – karta obsahuje nástroje pro sledování změn (možnost sledovat změny v dokumentu a posléze tyto změny buď přijímat, nebo zamítat). ❚ Zobrazení (View) – na této kartě se vyskytují různé možnosti zobrazení dokumentu. Kromě toho můžete vpravo od těchto základních karet vidět i kartu Vývojář (Developer). A dále, pokud budete mít na stránce vložen nějaký objekt (např. obrázek, klipart, graf atp.) a pokud tento objekt označíte (tj. bude aktivní), budete mít k dispozici tzv. místní = kontextové karty. Jejich počet se různí, stejně tak jako se různí jejich zabarvení. Na těchto kartách se nachází nástroje pro úpravu označeného objektu (viz obrázek 1.6: Okno programu Word 2013). Tlačítka (nástroje) na jednotlivých kartách jsou sdružena do sekcí – např. na kartě Domů (Home) naleznete sekce Písmo (Font) či Odstavec (Paragraph): ❚ Některá tlačítka jsou vidět jako „samostatná“, tj. klepnutím na toto tlačítko se provede požadovaná akce. Příkladem budiž tlačítka jako Tučně (Bold) nebo Kurzíva (Italic) v sekci Písmo (Font). ❚ Jiná tlačítka mají u sebe šipku seznamu – klepnutím na tuto šipku potom rozbalíte nabídku, ze které si můžete vybrat požadovanou hodnotu. Typickým příkladem jsou tlačítka Písmo (Font) či Velikost písma (Font Size) opět ze sekce Písmo (Font) – viz obrázek 1.7 a obrázek 1.8. ❚ Šipky seznamu u polí v některých sekcích mohou mít i mírně odlišný tvar: viz sekce Styly (Styles) na kartě Domů (Home), konkrétně viditelný přehled stylů – dvě „normální“ šipky směřující dolů či nahoru pouze posouvají nabídku uvnitř zobrazeného pole, kdežto šipka s vodorovnou čárkou je teprve ta pravá šipka seznamu (klepnutím na ni otevíráte nabídku možností). 20 Word 2013 – snadno a rychle
❚ Některé sekce obsahují v pravém dolním rohu šipečku zvanou Spouštěč dialogového okna (viz obrázek 1.7 a obrázek 1.8). Klepnutím na něj otevřete patřičné dialogové okno, které obsahuje stejnou, příp. rozšířenou nabídku jako má sekce samotná.
Obrázek 1.8: Šipka seznamu s nabídkou a Spouštěč dialogového okna
1.2.3 Pravítko Aktivní Pravítko (Ruler) slouží nejenom k zobrazení rozměrů stránky souboru, jejích okrajů, ale také k zobrazení umístěných zarážek tabulátoru. Z uvedeného vyplývá, že pravítko nemusíte mít nutně zobrazeno vždy, ale zejména při práci s tabulátory se bude nepochybně hodit. Zobrazení pravítka provedete jednoduchou aktivací stejnojmenného tlačítka Pravítko (Ruler) v sekci Zobrazit (Show) na kartě Zobrazení (View) – viz obrázek 1.9.
Obrázek 1.9: Tlačítko Pravítko; tabulátorová zarážka
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 21
Práci s tabulátory se věnuje patřičná kapitola Tabulátory a tabulky (viz dále).
1.2.4 Stavový řádek Stavový řádek (Status Bar) se nachází ve spodní části okna programu (viz obrázek 1.6: Okno programu Word 2013), a jeho: ❚ levá část poskytuje informativní údaje o počtu stránek, počtu slov, nastaveném jazyce (s možností změny) a nahrávání makra (viz obrázek 1.10); ❚ pravá část nabízí (viz obrázek 1.10): a) Lupa (Zoom) – možnost zvětšování / zmenšování zobrazení vzhledu souboru – toto provádíte pomocí tlačítek se znaménky „minus“ = zmenšování či „plus“ = zvětšování, či příp. tažným jezdcem na vodorovné ose; b) Zobrazení (View) – tři tlačítka vlevo jsou tlačítka vhodná k zobrazení celého souboru (zleva): Pro čtení (Read Mode), Rozložení pro tisk (Print Layout) Rozložení webové stránky (Web Layout). Tato tlačítka jsou k dispozici i na kartě Zobrazení (View) v sekci Zobrazení (Views) – viz dále (a také obrázek 1.9; nahoře).
Obrázek 1.10: Stavový řádek
A mimo všech těchto součástí okna programu vidíte ještě svislou blikající čárku zvanou textový kurzor – na této čárce se píše text (čili nezapomínejte – nejprve je nutno se posunout na požadované místo v textu (viz dále), potom na toto místo umístit textový kurzor – třeba klepnutím myší – a teprve v této fázi začít psát text).
1.3 Celková koncepce dokumentu Soubor, který vytváříte pomocí programu Microsoft Word, se nazývá dokument. Ten má (od verze Microsoft Office 2007) standardně koncovku .docx. Kromě toho program disponuje i rozsáhlou nabídkou šablon (koncovka .dotx), které slouží k urychlení práce s dokumenty.
Více informací naleznete v kapitole Práce se soubory (viz dále).
22 Word 2013 – snadno a rychle
Stránka a oddíl. Každý dokument obsahuje jednu (např. dopis) nebo i více stránek (např. zpráva či kniha). Tyto stránky potom vidíte na obrazce v závislosti podle zvoleného způsobu zobrazení (viz dále). Výchozí formát stránky je formát A4, s okraji 2,5 cm ze všech stran (což potom dává 1 800 znaků na jednu stránku: 60 znaků na řádek a 30 řádků na stránku). Dokument také může být členěn na jednotlivé oddíly (jakési kapitoly), a pro každý oddíl můžete potom samostatně nastavovat různé vlastnosti – např. orientaci stránky, rozdílná záhlaví a zápatí apod. Odstavec je v textových dokumentech základní stavební jednotkou a provádí se stiskem klávesy Enter. Odstavce mohou být různě upraveny, zejména pro lepší čitelnost textu (viz dále). Odstavec se skládá z jednotlivých řádků. Pokud při psaní textu dopíšete text až na hranici konce stránky, tento volně „přeteče“ na další spodní řádek. Chcete-li ale v rámci jednoho a téhož odstavce ukončit řádek v určitém místě (např. při psaní adresy – viz obrázek 1.11), stiskněte kombinaci kláves Shift+Enter. Samozřejmě, že součástí odstavce jsou jednotlivá slova oddělená klávesou Mezerník – pamatujte si, že mezerník je určen právě k oddělení jednotlivých slov od sebe, nikoli k posunu textu.
Obrázek 1.11: Adresa
Sloupec. V dokumentu můžete vytvářet i sloupce, což se často používá v novinách a časopisech.
Více informací o tvorbě a úpravě novinových sloupců naleznete v kapitole Další vybrané práce (viz dále).
1.4 Pohyb a označování Taktéž pohyb v souboru a označování v dokumentu jsou nezbytnými dovednostmi běžného uživatele. Seznámení s programem Microsoft Word 2013 23
1.4.1 Pohyb v dokumentu Pohyb v souboru je možný několika způsoby, základním rozdělením je pohyb pomocí myši či pomocí klávesnice. Myš. Pohyb za využití myší je velmi jednoduchý – používat můžete (a věřte, že si tento způsob oblíbíte) kolečko na myši: ❚ otáčením kolečkem k sobě se posouváte v dokumentu dále; ❚ otáčením kolečkem od sebe se zase posouváte po dokumentu zpátky. Dále můžete používat šipky a tažného jezdce na pravém okraji okna programu: ❚ klepnutím na šipku směrem nahoru se posouváte v dokumentu zpátky; ❚ klepáním na šipku směrem dolů se naopak posouváte po dokumentu dopředu; ❚ mezi šipkami se nachází tažný jezdec (viz obrázek 1.12) – tažením ve směru nahoru nebo dolů se pohybujete po dokumentu směrem zpět či vpřed. V bublinové nápovědě vždy vidíte, na jaké jste straně, a v jaké kapitole či podkapitole se zrovna nacházíte.
Obrázek 1.12: Tažný jezdec na svislém postranním panelu
Klávesnice. Další možností, jak se rychle pohybovat po souboru je klávesnice: ❚ pohyb pomocí klávesových pohybových šipek ani netřeba vysvětlovat – šipky doleva či doprava vás posouvají po řádku, šipky nahoru / dolů vás posouvají mezi řádky v patřičném směru; ❚ také můžete používat i klávesy Page Up či Page Down – posun je potom o cca třetinu stránky zpět nebo vpřed; ❚ dalšími klávesami určenými pro pohyb jsou klávesa Home a také klávesa End. První z nich posune textový kurzor na začátek řádku, druhá ze jmenovaných zase posune kurzor na konec řádku.
Pohyb o stránku vpřed či o stránku vzad můžete vyzkoušet také pomocí kombinace kláves Ctrl+PageDown nebo Ctrl+PageUp. Pro rychlý pohyb po stránkách (a nejenom po stránkách) můžete používat i klávesovou kombinace Ctrl+G. V dialogovém okně potom zadejte číslo stránky a klepněte na tlačítko Další. Posunout se rychle na začátek celého souboru lze i kombinací kláves Ctrl+Home a na konec celého souboru zase klávesovou zkratkou Ctrl+End.
24 Word 2013 – snadno a rychle
1.4.2 Označování v dokumentu Další, nezbytně nutnou základní dovedností je umět označovat určité (potřebné) úseky textu, totiž – chcete-li provádět např. úpravy písma, musí být toto dopředu označeno. Pokud chcete upravovat odstavec (viz dále) stačí do patřičného odstavce jenom klepnout textový kurzor, kdežto pro úpravy písma je nutno požadovaný úsek textu označit. Opět existují dvě základní možnosti, jak označovat text v souboru, a to buď za pomoci myši, či za pomoci klávesnice. Myš. I označování textu myší má několik variant, zejména se používá tažení myší: ❚ Souvislý úsek textu označujete tak, že najedete myší na začátek označované oblasti, a poté se (se stisknutým levým tlačítkem myši) posunete až na konec požadované oblasti. ❚ Nesouvislý úsek textu – první část označíte „normálním“ tažením myší a poté pokračujete za stálého držení klávesy Ctrl. ❚ Myší můžete také označit celý řádek, a to tak, že najedete vlevo od řádku textu tak, aby se ukazatel myši změnil na šipku směřující doprava nahoru, a poté klepněte myší (viz obrázek 1.13). Více řádků potom označíte tažením myší. ❚ Jedno slovo označíte tak, že myší poklepete uvnitř tohoto slova, jeden celý odstavec označíte trojím klepnutím dovnitř odstavce. Celou větu označíte tak, že držíte klávesu Ctrl a klepnete dovnitř věty.
Obrázek 1.13: Označení celého řádku myší
Souvislou oblast textu můžete také označit myší za pomoci klávesnice tak, že myší klepnete na začátek této oblasti, držíte klávesu Shift, a klepnete na konec požadované oblasti textu. Můžete také označit souvislou oblast textu jako sloupec – najeďte myší na začátek této oblasti, držte klávesu Alt a tažením myší ve svislém směru označíte požadovanou oblast (viz obrázek 1.14).
Obrázek 1.14: Označení souvislé oblasti (sloupce) textu
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 25
Klávesnice. Taktéž klávesnici můžete používat k označování textu, možností je opět k dispozici více, mezi ty nejzajímavější patří: ❚ Při označování souvislé oblasti umístěte kurzor na začátek požadované oblasti, poté držte klávesu Shift a některou z pohybových kláves (šipky, klávesy Home / End / Page Up / Page Down) označujete oblast: pohybové šipky označují odpovídající počet znaků, pokud budete držet klávesy Shift+Ctrl+ některou z pohybových šipek (doprava/doleva) budete označovat vždy celé slovo v patřičném směru. ❚ Část řádku (příp. celý) na začátek / konec řádku – kurzor umístěte dovnitř řádku, kde chcete začít označovat. Poté držte Shift a klepněte na klávesu End / Home, a označíte tak zbytek řádku do jeho konce / začátku.
Celý dokument označíte kombinací kláves Ctrl+A.
Zrušení označení textu provedete nejrychleji tak, že myší klepnete kamkoli do textu, příp. zmáčknete kteroukoli z pohybových kláves (např. některou z pohybových šipek).
1.5 Možnosti zobrazení dokumentu Microsoft Word nabízí několik možností zobrazení souboru podle toho, co potřebujete, všechny se nachází na kartě Zobrazení (View) nebo v pravém dolním rohu okna obrazovky (tři tlačítka – viz níže).
1.5.1 Základní zobrazení Jednotlivé varianty zobrazení dokumentu můžete tedy najít na kartě Zobrazit (View) v levé části, v sekci Zobrazení (Views): ❚ Režim čtení (Read Mode) – rozvržení na dvě stránky (viz obrázek 1.15): a) pro pohyb po stránkách slouží šipky uprostřed každé stránky na vnějších okrajích; b) pro návrat zpátky do výchozího zobrazení můžete použít buď tlačítko Rozložení při tisku (Print Layout) v pravé spodní části okna obrazovky, nebo klávesa Esc. ❚ Rozložení při tisku (Print Layout) – základní rozvržení pro běžnou práci se souborem. V tomto zobrazení budete dokument vytvářet a upravovat. ❚ Rozložení webové stránky (Web Layout) – zobrazí dokument tak, jak by vypadal při uložení do prostředí webového prohlížeče. ❚ Osnova (Outline) – jedno z důležitých zobrazení, používané zejména při práci s tzv. rozsáhlým souborem, které umožňuje provádět organizační práce s dokumentem.2 ❚ Koncept (Draft) – slouží k zobrazení dokumentu v zjednodušené verzi bez typických konců stránek, záhlaví a zápatí.
Omlouvám se, ale práce s tzv. rozsáhlým souborem nejsou náplní této publikace.
2
26 Word 2013 – snadno a rychle
Obrázek 1.15: Zobrazení Čtení na obrazovce
Pro zobrazení dokumentu v uvedených možnostech slouží i tlačítka v pravém spodním rohu okna na Stavovém řádku (Status Bar), pořadí zleva doprava: ❚ Pro čtení (Read Mode); ❚ Pro tisk (Print Layout); ❚ Pro webový prohlížeč (Web Layout).
1.5.2 Velikost zobrazení Další variantou je možnost upravit velikost zobrazení (jedná se zejména o zobrazení Pro tisk (Print Layout)) – k dispozici je opět karta Zobrazení (View) a sekce Velikost (Zoom): ❚ tlačítko Lupa (Zoom) – otevírá stejnojmenné okno s různými možnostmi zobrazení (viz obrázek 1.16); ❚ 100 % – zobrazí soubor v 100% velikosti; ❚ Jedna stránka (One Page) – zobrazení přesně jedné stránky; ❚ Několik stránek (Multiple Pages) – zobrazuje více stránek, obvykle dvě, ale v proveObrázek 1.16: Okno Lupa dení i s mezerami mezi stránkami; ❚ Šířka stránky (Page Width) – zobrazuje jednu stránku v základní, výchozí velikosti zobrazení. Seznámení s programem Microsoft Word 2013 27
Kromě těchto možností máte, opět v pravém spodním rohu okna obrazovky, možnost pohled na soubor zvětšovat či zmenšovat: k dispozici je tažný jezdec či tlačítka „plus“ + / / „minus“ -.
1.5.3 Náhled před tiskem Náhled před tiskem je dalším z možných způsobů zobrazení dokumentu. Před vlastním tiskem si potřebujete zkontrolovat, jestli jsou všechna nastavení v pořádku. K tomuto slouží Náhled před tiskem (Print Preview). Docílit tohoto zobrazení můžete např. pomocí nabídky Soubor (File) a příkazem Vytisknout (Print) – viz obrázek 1.4: Nabídka Soubor; příkaz Zavřít a další příkazy. Zpět se vracíte šipkou (směřující doleva) v horní části nabídky Soubor (File).
Náhled před tiskem spustíte také kombinací kláves Ctrl+F2, zpátky se vracíte klávesou Esc.
Více informací bude uvedeno v odpovídající kapitole Tisk (viz dále).
1.6 Metodika tvorby dokumentu Příprava dokumentu – před započetím prací na dokumentu Microsoft Word je vhodné mít alespoň rámcovou představu o tom, jak bude výsledný dokument vypadat. I když většina úprav se dělá až po napsání textu (po napsání textu můžete dělat všechny úpravy), některé úpravy je výhodné udělat před vlastním psaním (kupř. nastavení formátu papíru a okrajů na stránce; nastavení a úpravy stylů). Následující postup berte, prosím, pouze jako doporučení, konkrétní body závisí vždy na odpovídajícím dokumentu (některé práce lze vynechat, jiné naopak udělat, v určitých případech lze pořadí bodů přehodit). Základní doporučený postup tvorby dokumentu: 1. Nastavení formátu papíru a okrajů stránky (viz dále). Formát papíru (a jeho orientace) jsou dány nainstalovanou tiskárnou (nejčastěji A4, v anglofonních zemích typ Letter); okraje na stránce jsou již také nastaveny, lze je přesto měnit zejména s ohledem na záhlaví a zápatí dokumentu. 2. Vlastní psaní textu. 3. Nastavení a použití automatických oprav textu. 4. Úprava písma (změna typu písma z patkového Times New Roman CE na nepatkový Arial CE – v odůvodněných případech; změna velikosti písma – v odůvodněných případech; změna řezu písma – v odůvodněných případech) – viz dále. 28 Word 2013 – snadno a rychle
5. Úprava odstavců (zarovnání odstavce, mezery mezi odstavci, úprava a použití stylů odstavců) – viz dále. 6. Organizační úprava dokumentu – oddíly a konce stránek (viz dále). 7. Nastavení a zapsání záhlaví a zápatí dokumentu (obsah a úprava záhlavní a zápatí) – viz dále. 8. Jazyková úprava dokumentu (např. předložky a spojky na koncích řádků atd.). 9. Příprava před tiskem. 10. Kontrola před tiskem (Náhled). 11. Tisk (a před samotným tiskem nastavení tisku).
1.7 Základní typografická pravidla pro psaní textů Základní pravidla pro psaní textů vychází z ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory (listopad 2002).
1.7.1 Členicí (interpunkční) znaménka Tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník, otazník – píší se k předcházejícímu slovu bez mezery, za nimi však mezera musí být. Následuje-li více interpunkčních znamének za sebou, přináleží mezera poslednímu z nich. Tečka za zkratkou na konci věty platí také jako tečka za větou. Tři tečky znamenají vynechaný text nebo pokračování výčtu. Používá se pro ně zvláštní znak zvaný výpustek … (provádí se kombinací kláves Ctrl+tečka). Mezi předcházejícím slovem a výpustkem je mezera. Spojovník spojuje dvě části slova nebo dva výrazy bez mezer. Končí-li předcházející řádek spojovníkem, opakuje se spojovník i na začátku řádku dalšího. Spojovník se píše jako klasické minus z numerické klávesnice; typickým příkladem jsou jména apod.: Jean-Marie le Pen, Marie Skłodowska-Curie, Billie-Jean King atd., okres Brno-město, budete-li … Pomlčka se odděluje z obou stran mezerami. Za počáteční pomlčku a před koncovou pomlčku se vkládá pevná mezera (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Začáteční pomlčka se nepíše na konci řádku předcházejícího a koncová pomlčka na začátku řádku následujícího. Je možno rozeznat dva typy pomlček: ❚ krátká pomlčka (kombinace kláves Ctrl+numerické minus) se píše do čísel (tvořících jeden celek) – typickým příkladem může být např. číslo účtu: 89289 – 61552 00367. ❚ dlouhá pomlčka se píše v textu kombinací kláves Ctrl+Alt+ numerické minus. Závorky a uvozovky (a lomítko) přiléhají bez mezer k začátku a konci výrazu, který je jimi sevřen, mezery jsou však z vnějších stran. Je-li v závorkách či uvozovkách celá věta, koncová závorka nebo uvozovka se umístí za interpunkční znaménko, které větu ukončuje: ❚ Závorky se píší přednostně okrouhlé (hranaté závorky vyjadřují výslovnost, zejména anglických výrazů – např. laser [lejzr], v odborných pracích potom označují číslo citované publikace z číslovaného seznamu použité literatury. Složené a hranaté závorky se ještě mohou používat v matematických výrazech).
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 29
❚ Uvozovky většinou uvozují přímou řeč – lektor povídá: „Teď si uděláme pětiminutovou přestávku, která bude trvat deset minut. Takže za čtvrt hodiny nashledanou.“ Přední uvozovky mají znak umístěný dole, zadní nahoře (píše se automaticky). ❚ Lomítko se někdy používá jako dělicí znaménko mezi údaji (potom před / za lomítkem není mezera) – př. 333 km/h, fa č. 2059/2002. Odsuvník (apostrof ) nahrazuje vynechané písmeno – Paul’s dog.
1.7.2 Zkratky Způsob psaní zkratek stanoví Pravidla českého pravopisu. Používat by se měly jenom běžně známé zkratky. Zkratky častých slov – za zkratkami, které se tvoří začátkem slova, se píše tečka, např. p. Novák, r. 2002. Jestliže se slovo krátí začátkem a koncem slova, tečka za zkratku nepatří – fa (firma, faktura), pí (paní) atd. Některé zkratky dvou nebo více slov se píší dohromady jako kupř. tj., atp., atd., čp. Za iniciálovými zkratkami (utvořenými z počátečních velkých písmen) se tečka nepíše – ČR, MF ČR, OSN atd. Uvnitř zkratek dvou nebo více slov náleží za každou zkratku mezera – a. s., v. r. Zkratky akademických titulů, vědeckých a vojenských hodností před jménem se čárkou neoddělují, za jménem se čárkou oddělují – viz prof. Ing. Jiří Vaverka, DrSc. Mezery jsou tzv. pevné (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Označení titulu je základním projevem zdvořilosti a je nutno jej napsat správně (viz tabulka 1.1), počáteční písmeno se píše velké, pouze v průběhu textu lze psát s malým počátečním písmenem. Zkratky právního označení firem – před názvem se čárkou neoddělují, za názvem ano – viz Krach &, s. r. o. Tabulka 1.1: Tituly Zkratka titulu
Název titulu
Umístění
Bc.
bakalář
před jménem
BcA.
bakalář umění
před jménem
Ing.
inženýr
před jménem
Ing. arch.
inženýr architekt
před jménem
MUDr.
doktor medicíny
před jménem
MVDr.
doktor veterinární medicíny
před jménem
MgA.
magistr umění
před jménem
Mgr.
magistr
před jménem
JUDr.
doktor práv
před jménem
PhDr.
doktor filozofie
před jménem
RNDr.
doktor přírodních věd
před jménem
30 Word 2013 – snadno a rychle
Zkratka titulu
Název titulu
Umístění
PharmDr.
doktor farmacie
před jménem
ThLic.
licenciát teologie
před jménem
ThDr.
doktor teologie
před jménem
Ph. D.
doktor
za jménem
Th. D.
doktor teologie
za jménem
prof.
profesor
před jménem
doc.
docent
před jménem
CSc.
kandidát věd
za jménem
DrSc.
doktor věd
za jménem
dr. h. c.
čestný doktorát
za jménem
PaedDr.
doktor pedagogiky
před jménem
Dr.
doktor
před jménem
PhMr.
magistr farmacie
před jménem
DiS.
diplomovaný specialista
za jménem
1.7.3 Značky Značka a příslušná hodnota musí být napsána na témže řádku, tzn., že mezera mezi značkou a hodnotou je pevná (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Složená slova (číslice a slovo nebo slovo a číslice) se píší bez mezer – 20násobek. Značky měrných jednotek se píší bez tečky, od hodnoty jsou odděleny pevnou mezerou – 100 cm, 6 V, 1 000 l H2SO4. Samostatné výše položené značky se připojují bez mezery – plnotučné pivo 12˚, ∅ 3/4”. Značky měn se v textech píší buď před (doporučeno) nebo za peněžní částku, v sestavách vždy před: Kč 10.000,–; v bankovní praxi je možno použít třímístný kód: CZK 1.000.000,–. Mezera je opět pevná (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Matematické značky se od čísel oddělují mezerami (10 + 20 = 30); v textech se píší slovně (Uvedená cena plus Kč 645,– DPH). Indexy a exponenty se píší bez mezer – 100 l H2O, 600 cm3, (a + b)2. Procento a promile se píší s pevnou mezerou (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník) – kupř. úrok 5 %, ale bez mezery 5% úrok coby složené přídavné jméno. Znaménka (+, -), vyjadřující hodnotu čísla se píší bez mezer: -10 ºC. V textu se značky, pokud nejsou použity s číslem, vypisují – při nehodě vyteklo mnoho litrů oleje. Voleb do zbytečného Senátu se zúčastnilo jen malé procento voličů.
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 31
1.7.4 Čísla Desetinná čísla – desetinná místa se od jednotek oddělují desetinnou čárkou. Vícemístná čísla se člení do skupin po třech místech jednou mezerou – 117 256,20 km2. Mezera je opět pevná (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Peněžní částky – symbol měny se píše dopředu (viz dříve), skupiny tří čísel se oddělují tečkou (Kč 50.000.000,–). Mezera je opět pevná (kombinace Shift+Ctrl+Mezerník). Sestavy čísel se píší uspořádány po řádech (jednotky pod jednotky, desítky pod desítky atd.), začíná se od desetinné čárky. Za desetinnou čárkou se uvádí vždy stejný počet desetinných míst. Kalendářní data – přípustné je sestupné číselné vyjádření kalendářního data 2013-0325 (čísla jsou oddělena spojovníkem) nebo vzestupné 25.3.2013 (čísla jsou oddělena tečkou bez mezery), kdy rok je psán čtyřmístně, den a měsíc dvoumístně a to při vyplňování rubrik, v odvolacích údajích apod.; vzestupné slovní vyjádření (25. března 2013) se píše v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech apod. Letopočty se píší dohromady. V souvislém textu se datum píše vzestupně. V případě zápisu místa a kalendářního data je místo v prvním pádě a datum je uvedeno slovním zápisem: Brno 25. března 2013. Časové údaje se píší sestupně odděleny dvojtečkami – 14:07 nebo 14:07:30. Všechna čísla se píší na stejné základně (tedy nikoli jako horní index). Telefonní a faxová čísla se člení podle údajů uvedených v aktuálních Zlatých stránkách – 544 234 662 (k dnešnímu dni, tj. 9. prosince 2002). Ostatní čísla se píší v souladu s příslušnými předpisy, rodné číslo se píše bez mezer – 615520/0367; PSČ se píše jako trojice mezery dvojice dvě mezery a pošta (velkými písmeny) – 629 00 BRNO. Spojení čísel se slovy se píše bez mezer – 10násobek, 5krát. Římské číslice se píší velkými písmeny abecedy; menší číslo před větším se odečítá, menší číslo za větším se přičítá: I = 1, V = 5, X = 10, L = 50, C = 100, D = 500, M = 1000, čili XC = 90 a CX = 110 (nápověda: Ivan Vedl Xenii Lesní Cestou Do Města).
1.7.5 Mezery Mezera se dělá – viz dříve, naopak mezera se nedělá: ❚ za tečkou při číselném označování části textu (1.1.1 Úvodní úvod úvodu) nebo v peněžních částkách (Kč 30.000,–), v datech (20.05.1961), v emailových a webových adresách; ❚ za čárkou k vyznačení desetinných míst (210,55 mm); ❚ za dvojtečkou při psaní časových údajů (14:07) a ve webových adresách; ❚ před a za spojovníkem (česko-polský); ❚ před a za lomítkem (100 km/h); ❚ za znaménky +, -, vyznačují-li hodnotu čísla (-5 °C); ❚ při psaní výše položených značek a indexů (52, H2O); ❚ následuje-li více členicích znamének za sebou (hráli Smetanovu „Mou vlast“). 32 Word 2013 – snadno a rychle
1.7.6 Číslování stránek Stránky se (kromě první stránky nebo úvodních stránek) průběžně číslují arabskými číslicemi v (záhlaví) zápatí stránky a to buď na horizontálním středu, nebo na vnějších okrajích.
1.7.7 Adresy Při psaní adres se postupuje podle ČSN ISO 11180. Dále budou uvedeny pouze některé vybrané (důležité) skutečnosti. Označení adresáta se liší podle toho, zda jde o dopisy právnickým či fyzickým osobám. Dopisy právnickým osobám obsahují: ❚ název firmy, podniku, úřadu; ❚ právní formu organizace; ❚ (slovo „firma“ pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby; obor podnikání je-li to účelné, a podle potřeby i označení organizační složky nebo jméno pracovníka). Dopisy fyzickým osobám obsahují: ❚ oslovení (pan, paní, slečna); ❚ titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; ❚ funkce (je-li to vhodné) a podle potřeby i zpřesňující údaje (u pana Nováka). Místní údaje – místo dodání se určuje těmito údaji: ❚ ulice, třída, náměstí, nábřeží, sady apod. a také orientační číslo či číslo popisné; číslo bloku, vchodu, podlaží, bytu; může být použit i údaj „poštovní přihrádka“ (p. p.); ❚ název obce, která nemá vlastní dodávací poštu, se píše na předposlední řádek; ❚ PSČ a název dodávací pošty se píše na poslední řádek; ❚ PSČ se píše ve tvaru „trojčíslí mezera dvojčíslí“ za PSČ následují dvě mezery; ❚ název dodávací pošty se přednostně píše velkými písmeny.
Úprav adres: ❚ adresa začíná velkým písmenem; ❚ všechny údaje se píší v 1. pádě; ❚ všechny řádky začínají od jednotné levé svislice; ❚ v adrese se nic nezvýrazňuje ani nijak jinak neupravuje. Příklady adres: Fond TunelTrend pobočka Bahamas odbor zbytečností Džamil Kulecáb Za Vodou 13 110 00 PRAHA 1
Zdravotní středisko Pakárna paní MUDr. Dežomila Zvrhlíková náměstí Na Prostředku 2 301 00 CHÁNOV
Vážený pan Ing. Kradousek V Lihovaru 456 100 00 PRAHA
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 33
1.7.8 Dopisy Hlavička dopisu – uvádí se v něm přesný název odesílající organizace, její právní forma, její úplná adresa, případně firemní znak (umisťuje se do záhlaví stránky). Odvolací údaje – mezi tyto patří: Vaše značka, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon (nebo značka ), Linka, Mobil, Fax, E-mail, Webová adresa, Datum. Odvolací údaje nemusí být použity všechny, jejich pořadí však musí zůstat zachováno. Odvolací údaje mohou být uspořádány sloupcově (většinou vlevo od adresového pole; člení se do skupin oddělených prázdným řádkem – první obsahuje pevné údaje, druhá údaje o pracovníkovi, který dopis vyřizuje, třetí datum – a údaje v nich uvedené nesmí zasáhnout do adresového pole) nebo řádkově (píší se pod adresové pole; odvolací údaj začíná pod první písmenem předtisku a nesmí přesáhnout pod další předtisk, je-li delší, píše se do více řádků). Věc – pod posledním odvolacím údajem po vynechání dvou řádků (odstavců) se napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu. Začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou a zvýrazňuje se tučným písmem (slovo Věc se nepíše). Oslovení – mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se opět vynechávají dva řádky (odstavce). Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek (odstavec). Oslovuje se 5. pádem. Text – v obchodních a úředních dopisech se používá jednoduché řádkování, v osobních dopisech řádkování 1 ½. Odstavce jsou odděleny mezerami mezi odstavci. Pozdrav – na konci dopisu se považuje za samostatný odstavec a začíná od stejné svislice jako předcházející odstavce. Podpis – jestliže odstavce začínají od levé svislice, potom se podpis umisťuje rovněž od levé svislice. Mají-li odstavce odsazení prvního řádku, pak se podpis umisťuje na střed pravé poloviny papíru. Pod podpisem se vypisuje titul, jméno (napřed a nezkráceně), příjmení a na samostatný řádek i funkce pracovníka. Nad takto vypsaným jménem a příjmením musí zůstat dostatek místa na vlastnoruční podpis a případné razítko, přičemž se žádná z těchto údajů nesmí překrývat. Jsou-li podpisy dva, potom pracovník funkčně vyšší se podpisuje vlevo (jsou-li funkčně na stejné úrovni, uvádí se v abecedním pořadí). Příklady podpisů: JUDr. Alois Podfuk generální ředitel
Dezyder Horvath, CSc. vrchní metalurg
Přílohy – upozornění na přílohy se uvádí od levé svislice pod posledním řádkem textu (vynechávají se dva až čtyři odstavce). Přílohy se mohou: ❚ uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu) — 3 přílohy; ❚ vyjmenovat (při malém počtu) — každá příloha se zvýrazní tučně; ❚ vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy. Zápatí dopisu obsahuje doplňující údaje, jako jsou kupř. IČO, DIČ, bankovní spojení, návštěvní dny a hodiny (písmo menší o dva řády). 34 Word 2013 – snadno a rychle
1.7.9 Další Další základní typografická pravidla – nepíše se velkými písmeny (krom výjimky – v adrese název pošty = místo, např. BRNO) a nepodtrhává se (pro zdůraznění textu se používají jiné úpravy).
1.8 Nápověda Běžnou součástí drtivé většiny programů je i část, která je (zejména) určena k pomoci uživatelům – tato část se nazývá Nápověda pro Microsoft Word (Microsoft Word Help). A jak tedy spustit Nápovědu? Ve verzi programu Word 2013 máte k dispozici tlačítko Nápověda programu Word (Microsoft Word Help) charakterizované symbolem „otazník“ v pravém horním rohu okna programu – viz obrázek 1.5.
Rychlejší cestou, jak spustit Nápovědu je stisk funkční klávesy F1.
Vlastní nápověda můžete využívat buď jako místní (lokální), či jako nápovědu z webových stránek firmy Microsoft (online nápověda). V levé horní části okna nápovědy podle obrázku 1.17 vidíte šipku seznamu u textu Nápověda pro Microsoft Word (Word Help) – klepnete-li na tuto šipku seznamu, potom vidíte, že si můžete vybrat právě mezi výše zmíněnými variantami: ❚ Nápověda pro Word z webu Office.com (Word Help from Office.com).3 ❚ Nápověda pro Word z počítače (Word Help from your computer).
Obrázek 1.17: Nápověda programu Word A tuto verzi Nápovědy budu v textu popisovat (tedy: převážně tuto).
3
Seznámení s programem Microsoft Word 2013 35
Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.