Č.j. : 58 772/2013772/2013-O10
Směrnice o cestovních náhradách
Úroveň přístupu „C“
1
Obsah Kapitola I – Úvodní ustanovení ………………………………………………………… 7 Kapitola II – Náhrady při pracovních cestách na území ČR ………………….8 Kapitola III – Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě ……………..12 Kapitola IV – Náhrady cestovních výdajů zaměstnanců ČD dojíždějících na přechodové stanice v zahraničí nebo náhrady cestovních výdajů zaměstnanců ČD při doprovodu vlaku do zahraničí a zpět ( včetně peážních tratí) ……………..................................................16 Kapitola V - Paušalizace náhrad ………………………………………………………..17 Kapitola VI – Ustanovení společná a závěrečná …………………………………..18
2
ZÁZNAM O ZMĚNÁCH Změna
Předpis
3
OBSAH ZMĚN Změna č. 1
Obsah změny
Účinnost od
sazby stravného u tuzemské pracovní cesty
4
1. 1. 2015
Změnu provedl Bauerová Lucie
ROZSAH ZNALOSTÍ
Útvar
Funkce
Znalost
Organizační útvary GŘ ČD
Všichni zaměstnanci GŘ
Informativní
Organizační složky ČD
Všichni zaměstnanci organizačních složek
Informativní
5
SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK ČD.....................
České dráhy, a.s.
ČR…………………..
Česká republika
KGŘ………………..
Kancelář generálního ředitele
MHD……………….
Městská hromadná doprava
MPSV………………
Ministerstvo práce a sociálních věcí České republiky
PKS………………….
Podniková kolektivní smlouva
ZP……………………
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
6
Kapitola I. Úvodní ustanovení 1.1 Tato směrnice upravuje pravidla pro poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnancům ČD. Cestovní náhrady podle této směrnice se poskytují i zaměstnancům, činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je-li sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště. 1.2 Cestovní náhrady slouží ke krytí rozdílu mezi pravidelnými výdaji zaměstnance a nutnými vyššími výdaji, které mu vznikají v souvislosti s pracovní cestou a při jiných změnách výkonu práce. 1.3
Cestovní náhrady se poskytují v zásadě podle prokázaných výdajů.
1.4 Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec projeví souhlas s vysláním na pracovní cestu i tím, že na ni podle pokynu zaměstnavatele nastoupí. Pracovní cestu koná zaměstnanec jen na základě předchozího vyslání zaměstnavatelem (§ 42 ZP). 1.5 Pravidelným pracovištěm se pro účely této směrnice rozumí místo dohodnuté se zaměstnancem. Není-li takové místo dohodnuto, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. Pravidelným pracovištěm může být i místo na území cizího státu. 1.6 Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR. 1.7 V železniční dopravě se pro účely této směrnice přechodem české státní hranice rozumí skutečná doba odjezdu nebo příjezdu vlaku z/do přechodové stanice. V letecké dopravě je rozhodnou dobou pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně odlet z České republiky, resp. přílet letadla do České republiky, při cestě silničním motorovým vozidlem je to skutečný přechod státní hranice. Skutečný čas vlastního přechodu státní hranice stvrzuje zaměstnanec zápisem při vyúčtování pracovní cesty.
7
1.8 Při cestách vlakem v noční době, tj. od 22.00 hodin do 6.00 hodin, může zaměstnanec použít místo v lehátkovém nebo lůžkovém voze. 1.9 Práva a povinnosti, které z této směrnice pro zaměstnavatele vyplývají, vykonává za zaměstnavatele vedoucí zaměstnanec příslušné organizační složky, nebo jím pověřený zaměstnanec, pokud v této směrnici není uvedeno jinak. 1.10 Zaměstnavatel, vysílající zaměstnance na pracovní cestu, je povinen tomuto zaměstnanci předem určit místo jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a ukončení pracovní cesty. Může mu dále určit další podmínky pracovní cesty. Zaměstnavatel je přitom povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Pokud zaměstnavatel neurčí jinak, rozumí se počátek a konec pracovní cesty, odjezd resp. příjezd dopravního prostředku podle jízdního řádu. 1.11 Pro účely této směrnice se za člena rodiny zaměstnance považuje jeho manžel, vlastní děti, osvojenci, děti svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitelé, opatrovníci, pěstouni, registrovaní partneři, popřípadě další osoby, žijící se zaměstnancem ve společné domácnosti, pokud mají trvalý pobyt na území ČR. 1.12 Zaměstnancům nelze poskytnout současně v průběhu pracovní cesty za stejný časový úsek náhradu zvýšených stravovacích výdajů při pracovních cestě na území ČR a náhradu stravovacích výdajů v cizí měně. Kapitola II. Náhrady při pracovních cestách na území ČR 2.1 Cestovními výdaji, za které se zaměstnanci poskytují cestovní náhrady v souvislosti s výkonem práce se rozumí: výdaje při pracovní cestě, výdaje při cestě mimo pravidelné pracoviště, výdaje při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, výdaje při přeložení, výdaje při dočasném přidělení, výdaje při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, výdaje při výkonu práce v zahraničí. 2.1.1 Výdaje při pracovní cestě Zaměstnanci přísluší při pracovní cestě : a) náhrada jízdních výdajů, b) náhrada výdajů za ubytování, c) náhrada zvýšených stravovacích výdajů ( dále jen „ stravné“),
8
náhrada nutných vedlejších výdajů, e) náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny. d)
a) náhrada jízdních výdajů Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za použití určeného dopravního prostředku dálkové dopravy mezi určeným místem zahájení cesty a místem určeným k ukončení cesty v prokázané výši. Nemohl-li si zaměstnanec opatřit ubytování v obci přechodného pracoviště, hradí mu zaměstnavatel i prokázané jízdní výdaje za cestu do místa ubytování a zpět. Jízdními výdaji jsou výdaje za jízdné, místenku, za použití lehátkového nebo lůžkového vozu, za použití nájemného auta a taxislužby. Jízdní výdaje musí zaměstnanec prokázat (jízdenkou, místenkou a pod.). Zaměstnanec je povinen využít možnosti slev jízdného, pokud to není v rozporu s předpisy platnými pro přiznávání těchto slev. Jinak mu zaměstnavatel náhradu neposkytne. Použije-li zaměstnanec při pracovní cestě se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazba základní náhrady činí u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty přísluší zaměstnanci ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty, kterou zaměstnanec prokazuje dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Neprokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty, vypočte se výše náhrady z průměrné ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou MPSV. Spotřeba pohonné hmoty silničního motorového vozidla se vypočte z údajů uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Pokud technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu
9
pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování Zaměstnanci přísluší náhrada nákladů za každou noc, kterou stráví na pracovní cestě, prokázané náklady za ubytování. Všechny předložené účetní doklady musí znít na adresu zaměstnavatele, tzn. název zaměstnavatele a jméno zaměstnance. Zaměstnanec je povinen v případě, že mu organizace zajistí bezplatné ubytování, toto ubytování využít. Nezajistí-li zaměstnavatel bezplatné ubytování podle předchozího odstavce nebo odmítne-li jej zaměstnanec ze závažného důvodu, poskytne mu zaměstnavatel náhradu za ubytování v prokázané výši. Při zajišťování ubytování je zaměstnanec povinen dbát zásad maximální hospodárnosti.Pokud je do ceny za ubytování zahrnuta i snídaně (ať je či není vyčíslena její cena), krátí se stravné podle bodu 2.1.1, písm. c) této kapitoly. c) stravné Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, které činí: a) zaměstnancům, u nichž převažuje častá změna místa výkonu práce, tj. u strojvedoucích, strojvedoucích v přípravě, vlakvedoucích osobních vlaků, průvodčích osobních vlaků, vedoucích stevardů SC Pendolino, stevardů SC Pendolino, průvodčích stevardů, kontrolorů vozby, vozmistrů, vlakových revizorů, a to při řízení nebo odbavení drážních vozidel a při doprovodu vlaků: 75,75,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, 114,114,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, 175,175,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
10
b)
ostatním zaměstnancům 69,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, 104 104,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, 163,- Kč, Kč trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Bylo-li zaměstnavatelem během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, stravné za každé bezplatné jídlo se krátí o tyto hodnoty: • • •
70%, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, 35%, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 25%, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá • •
5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla
V případě, že zaměstnavatel krátí stravné o hodnotu nižší než mají určeni zaměstnanci zaměstnavatele z nepodnikatelské sféry (§ 109, odst. 3 ZP), je tento rozdíl v míře krácení posuzován jako zdanitelný příjem zaměstnance, který současně podléhá platbám pojistného. Trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, mohou být zaměstnavatelem během pracovní cesty poskytnuta pouze dvě jídla, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. d) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů V rámci náhrad prokázaných nutných vedlejších výdajů hradí zaměstnavatel zaměstnanci jiné prokázané výdaje, které zaměstnanec musel nutně vynaložit v souvislosti s plněním pracovních úkolů na pracovní cestě (např. poplatky za WC, koupelnu, vstupenky, parkování, služební telefon a pod.). Jednotlivé položky těchto výdajů je zaměstnanec povinen doložit doklady. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.
11
e) náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě člena rodiny Trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší. 2.1.2 Výdaje při cestě mimo pravidelné pracoviště Dle této směrnice se za pracovní cestu považuje cesta v místě sjednaného výkonu práce, mimo pravidelné pracoviště. Zaměstnancům při této cestě náleží náhrady podle této směrnice. 2.1.3 2.1.3 Výdaje při přeložení a dočasném přidělení Zaměstnavatel při dočasném přidělení zaměstnance k výkonu práce k jiné právnické nebo fyzické osobě a při přeložení z důvodu nezbytné provozní potřeby poskytne zaměstnanci náhrady jako při pracovní cestě v rozsahu stanoveném v bodě 2.1.1, písm. a) až e) této kapitoly. Zaměstnanci, který pobírá stravné při přeložení a dočasném přidělení a je v téže době vyslán na pracovní cestu mimo místo přeložení nebo dočasného přidělení, přísluší stravné, které je pro zaměstnance výhodnější. Ostatní cestovní náhrady přísluší zaměstnanci jako při pracovní cestě. Kapitola III. Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě 3.1 a) b) c) d) e)
Zaměstnanci, vyslanému na zahraniční pracovní cestu, přísluší :
náhrada prokázaných jízdních výdajů, náhrada prokázaných výdajů za ubytování, náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, náhrada stravovacích výdajů v cizí měně ( dále jen „zahraniční stravné“), náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů.
a) náhrada prokázaných jízdních výdajů Na poskytnutí náhrady prokázaných jízdních výdajů při zahraničních pracovních cestách platí obdobně úprava uvedená v kapitole II, bodu 2.1.1, písm. a). Zaměstnavatel zásadně poskytuje na pracovní cesty v zahraničí volné
12
mezinárodní železniční služební jízdenky. Proto jsou tyto cesty přednostně realizovány železničními spoji. Zaměstnanec je povinen po návratu ze zahraniční pracovní cesty neprodleně vrátit zapůjčené přenosné služební jízdenky určenému odboru GŘ. Pokud byla zaměstnanci poskytnuta kuponová jízdenka FIP na jméno, předá ji, resp. odešle, poštou do 10 dnů určenému odboru GŘ. Za jízdní výdaje se považují letištní a přístavní poplatky, servisní poplatky za použití lůžkového nebo lehátkového vozu, jednotlivé jízdenky MHD s vyznačením ceny a pod. V případech, kdy je zaměstnanci výjimečně povoleno na pracovní cestě použít silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, je náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně uhrazena pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může se poskytnout náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech nedoložení platného dokladu. b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování Na poskytování náhrady výdajů za ubytování při zahraničních pracovních cestách platí obdobně úprava uvedená v kapitole II, bodu 2.1.1, písm. b). Pokud je v ceně za ubytování zahrnuta snídaně, sníží se zaměstnanci stravné o určené krácení stravného. c)
náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než jeden měsíc a byla-li návštěva člena rodiny sjednána nebo určena před vysláním na zahraniční pracovní cestu, poskytuje se náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny podle této směrnice, nejvýše však v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance na území České republiky. Za limitní se přitom považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější.
d) zahraniční stravné Rozhodnou dobou pro vznik nároku na stravné v cizí měně je doba překročení české státní hranice (kapitola I, bod 1.7). Výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanoveného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Pro účely této směrnice se rozumí „vyhlášená základní sazba zahraničního stravného“ základní sazba stravného v cizí měně stanovená vyhláškou Ministerstva financí, která je vydávána vždy k 1. lednu. Vyhlášená sazba je stanovena na kalendářní den zahraniční pracovní cesty ve výši základních sazeb zahraničního stravného v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny. Pro účely této směrnice se rozumí „stanovená základní sazba zahraničního stravného“ sazba, která je stanovena ve výši 75 % vyhlášené základní sazby zahraničního stravného se zaokrouhlením na celé jednotky směrem nahoru. Výše
13
zahraničního stravného bude zaměstnavatelem zveřejněna vždy k 1. lednu pro vybrané cizí státy. Stanovená sazba je určena na kalendářní den zahraniční pracovní cesty ve výši základních sazeb zahraničního stravného v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny. Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši příslušné sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin zahraničního stravného, trvá-li tato doba 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši jedné třetiny sazby zahraničního stravného. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Pokud zahraniční pracovní cesta trvá celkem méně jak 18 hodin, pro poskytování zahraničního stravného je určena „stanovená základní sazba zahraničního stravného“, ze které se provede příslušný výpočet náhrady. Trvá-li zahraniční pracovní cesta celkem 18 a déle jak 18 hodin, při výpočtu zahraničního stravného se vychází z „vyhlášené základní sazba zahraničního stravného“. Bylo-li zaměstnavatelem nebo zahraničním partnerem během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, stravné za každé bezplatné jídlo se krátí o tyto hodnoty: • • •
70%, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby 35%, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby 25%, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby
Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá • •
1 (popř. 5) až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla déle než 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla
V případě, že zaměstnavatel krátí stravné o hodnotu nižší než mají určeni zaměstnanci zaměstnavatele z nepodnikatelské sféry (§ 109, odst. 3 ZP), je tento rozdíl v míře krácení posuzován jako zdanitelný příjem zaměstnance, který současně podléhá platbám pojistného. Při zahraniční pracovní cestě vzniká kromě nároků v cizí měně nárok na stravné v tuzemské měně za dobu cesty na území ČR za podmínek stanovených pro tuzemskou pracovní cestu. (kapitola II, bod 2.1.1, písm. c). Při zahraniční pracovní cestě při určení stravného v tuzemské měně za dobu strávenou na území České republiky se doby strávené od počátku pracovní cesty až do ukončení pracovní cesty na území České republiky sčítají (doby do přechodu a po přechodu čs.státní hranice), pokud spadají do jednoho kalendářního dne a posuzují-li se jako jedna pracovní cesta. Pokud za dobu zahraniční pracovní cesty strávenou mimo území
14
České republiky nevznikne zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně, připočte se tato doba k době trvání pracovní cesty na území České republiky. Toto stravné se vykazuje zvlášť. Je-li zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do svého bydliště, přísluší mu stravné a zahraniční stravné pouze za cestu do bydliště a zpět, za cesty k výkonu práce a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného při tuzemských pracovních cestách. e) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Nutnými vedlejšími výdaji se rozumí takové výdaje, které zaměstnanec musí nutně vynaložit v souvislosti s plněním pracovních úkolů. Jedná se např. o výdaje za použití hygienických zařízení, vstupenky na veletrh a pod. Náklady na zdravotní pojištění léčebných výloh se uznávají jako nutný vedlejší výdaj. Toto pojištění v zásadě sjednává a hradí zaměstnavatel hromadně. V případě malé četnosti zahraničních pracovních cest, kdy hromadné pojištění není efektivní, budou zaměstnanci hrazeny náklady na individuální pojištění léčebných výdajů, maximálně však do výše minimální sazby příslušného pojišťovacího subjektu v ČR, u kterého uzavřel zaměstnanec pojištění, a to za každý kalendářní den strávený na pracovní cestě v zahraničí. Jednotlivé položky těchto výdajů je zaměstnanec zásadně povinen doložit doklady. 3.2
Kapesné
Kapesným se rozumí částka v cizí měně určená na krytí osobních výdajů zaměstnance po dobu jeho pobytu v místě jednání. Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci kapesné ve výši 40% poskytovaného stravného.Toto kapesné nepřísluší za kalendářní den strávený pouze v dopravním prostředku cestou do místa jednání (výkonu práce) a z místa jednání (výkonu práce) a dále nepřísluší zaměstnancům, kterým se poskytují cestovní náhrady dle Kapitoly IV. této směrnice. Pokud je zaměstnanci zabezpečeno plně nebo částečně bezplatné stravování, nárok na výplatu kapesného nezaniká. 3.3
Společná a obecná ustanovení k zahraničním pracovním cestám
Při zpracování návrhů a při realizaci zahraniční pracovní cesty je třeba dbát zásad maximální hospodárnosti. Pro výpočet nároku cestovních náhrad je rozhodující nejhospodárnější spoj do místa výkonu práce (jednání) a zpět.
15
Zaměstnancům ČD vyslaným k dlouhodobému působení v zahraničí, přísluší za dny cesty do místa působení a zpět (při nástupu a návratu) náhrady jako při zahraniční pracovní cestě. V dohodě o vzájemné výměně zaměstnanců lze sjednat poskytování bezplatného ubytování a stravného a dále kapesného v dohodnutém rozsahu. Náklady na dopravu hradí vždy vysílající organizace. Zaměstnanci ČD v zahraničí může být dohodnuto poskytování stravného maximálně do výše sazby stanovené pro příslušný stát. Kapitola IV. Náhrady cestovních výdajů zaměstnanců ČD dojíždějících na přechodové stanice v zahraničí ( vlakvedoucí osobních vlaků, průvodčí osobních vlaků, stevard SC Pendolino, vedoucí stevard SC Pendolino, Pendolino, průvodčí stevard a strojvedoucí) nebo náhrady cestovních výdajů zaměstnanců ČD při strojvedoucí) doprovodu vlaku do zahraničí a zpět (včetně peážních tratí) Tato kapitola upravuje poskytování cestovních náhrad zaměstnancům dojíždějícím na přechodové stanice v zahraničí k výkonu služby, vlakvedoucím osobních vlaků, průvodčím osobních vlaků, stevardům SC Pendolino, vedoucím stevardům SC Pendolino, průvodčím stevardům (dále jen pracovníci obsluhy osobních vlaků) a strojvedoucím při doprovodu vlaku do zahraničí a zpět (včetně peážních tratí). Pro účely této kapitoly se pod pojmem „přechodové stanice v zahraničí“ rozumí i další stanice cizích železničních správ. U pracovníků obsluhy osobních vlaků a strojvedoucích se přechodem státní hranice rozumí skutečná doba odjezdu nebo příjezdu vlaku z/do přechodové stanice. Zaměstnanec tuto dobu vyznačí do provozního záznamu. Náhrady stravného se poskytují zaměstnancům dojíždějícím na přechodové stanice v zahraničí k výkonu služby, vlakvedoucím osobních vlaků, průvodčím osobních vlaků, vedoucím stevardům SC Pendolino, stevardům SC Pendolino, průvodčím stevardům a strojvedoucím při doprovodu vlaku do zahraničí a zpět dle stanovené základní sazby zahraničního stravného pro příslušný cizí stát, pokud zahraniční pracovní cesta trvá: déle než 18 hodin – ve výši stanovené základní sazby stravného, déle než 12 hodin nejvýše však 18 hodin – ve výši dvou třetin stanovené základní sazby stravného, 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné – ve výši jedné třetiny stanovené základní sazby stravného. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely
16
zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného při tuzemských pracovních cestách. Výši denní sazby stanovené základní sazby zahraničního stravného zaměstnavatel určí vždy po vyhlášení základních sazeb zahraničního stravného Ministerstvem financí ČR. Zaměstnancům, dojíždějícím na přechodové stanice v zahraničí k výkonu služby, pracovníkům obsluhy osobních vlaků a strojvedoucím při doprovodu vlaku do zahraničí a zpět (včetně peážních tratí), se kapesné neposkytuje. neposkytuje Kapitola V. Paušalizace náhrad 5.1 Náhrady podle této směrnice lze paušalizovat. Paušalizaci jsou oprávněni provádět zaměstnanci uvedení v kapitole I, bod 1.9. 5.2 Paušální náhrady lze stanovit jak skupinám zaměstnanců téže profese, tak i jednotlivým zaměstnancům, kteří konají pravidelné časté pracovní cesty. 5.3 Paušální náhrady lze stanovit jak pro cesty s denním návratem, tak i pro cesty vícedenní. 5.4 Stanovenou paušální náhradu je možno poskytnout i novému zaměstnanci, který koná práci za uvolněného nebo dlouhodobě nepřítomného zaměstnance za nezměněných podmínek. 5.5 Stanovená paušální částka náhrad cestovních výdajů musí odpovídat průměrným zvýšeným výdajům, vznikajícím u jednotlivců i vybraných skupin zaměstnanců. 5.6 Nelze paušalizovat náhrady cestovních výdajů při pracovních cestách konaných nepravidelně, při cestách, které jsou konány do různých míst s rozdílnými náklady, vznikajícími v souvislosti s pracovní cestou. 5.7 Paušální náhrady mohou být stanoveny z náhrad jízdních výdajů a ze stravného. 5.8 Paušální náhrada se vypočítá průměrem z náhrad vyplácených zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců téže profese za období nejméně 3 měsíců. 5.9 Stanovené paušální náhrady zaměstnavatel průběžně sleduje a vyhodnocuje. Při trvalé změně výše náhrad nebo změně podmínek, podstatných pro stanovení náhrad, provede zaměstnavatel úpravu dotčených paušálních náhrad. Podnět k přehodnocení paušálních náhrad může v odůvodněných případech dát i zaměstnanec.
17
5.10 Paušální náhrady nenáležejí zaměstnanci za dny, kdy nekoná pracovní cestu (např. pro nemoc nebo úraz), za dny dovolené, náhradního volna a v případě ostatních překážek na straně zaměstnance. 5.11 Vyúčtování pro účely paušálních náhrad cestovních výdajů předkládá zaměstnanec po ukončení příslušného zúčtovacího období (např. kalendářního měsíce). 5.12 Zaměstnanec, který vyúčtování předkládá, odpovídá za úplnost a správnost údajů ve vyúčtování. Zaměstnanec, který vyúčtování schvaluje, odpovídá za věcnou stránku (např. účel cesty, doba jejího trvání, druh použitého dopravního prostředku). 5.13 Vyúčtované paušální náhrady cestovních výdajů se vykazují zvlášť na příslušném mzdovém druhu ( popř. druhovém znaku).
5.14 Změny v paušalizaci u většího počtu pracovníků je nutno projednat s odborovými organizacemi. Kapitola VI. Ustanovení společná a závěrečná 6.1 V případě tuzemských i zahraničních pracovních cest je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu na cestovní náhradu až do výše předpokládané náhrady, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně. 6.2 Nespotřebované finanční prostředky je zaměstnanec povinen vrátit v případě vyšší poskytnuté zálohy ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci vždy v české měně. 6.3 Nedohodne-li se jinak je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu. 6.4 Zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky, nedohodne-li se jinak.
18
6.5 Objektivní promlčecí lhůta pro uplatnění peněžních nároků z cestovních náhrad je tři roky. Pouze v této lhůtě lze uplatnit nedoplatky, resp. vrácení přeplatků. 6.6 Pokud čas strávený na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů spadá do pracovní doby zaměstnance, považuje se za dobu překážky v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nekrátí. Pokud však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda ušla, přísluší mu náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. 6.7 Zaměstnavatel může výjimečně poskytnout náhrady v jím uznané výši s přihlédnutím k určeným podmínkám pracovní cesty i v případě, kdy zaměstnanec požadované doklady nepředložil (např. v případě ztráty apod.) s výjimkou náhrady výdajů za pohonné hmoty, kterou poskytne ve výši určené podle průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV. Zaměstnanec musí v tomto případě prokázat, že si doklady opatřit nemohl nebo v případě ztráty, že učinil vše, co je možné od něj spravedlivě požadovat, aby si opatřil náhradní doklady nebo potvrzení. 6.8 Cestovní náhrady, které jsou poskytovány podle této směrnice, se hradí z nákladů organizační složky, která zaměstnance na pracovní cestu vysílá. 6.9 Dnem účinnosti této směrnice se ruší Směrnice o cestovních náhradách č.j. S-8454/2006-O10. 6.10 Změny a doplňky této směrnice vyplývající z pracovně právních předpisů je zmocněn provádět náměstek GŘ pro průřezové činnosti po projednání s odborovými organizacemi.
6.11 Tato směrnice nabývá účinnosti dnem podpisu.
V Praze dne: 7.1.2014
Ing. Dalibor Zelený Generální ředitel Českých drah, a.s.
19
