SMĚRNICE Č. 24 O pravomocech a postupech při finančních výdajích z rozpočtu obce, včetně zadávání veřejných zakázek Datum schválení zastupitelstvem: 11. 02. 2015 Směrnice nabývá účinnost: 01. 03. 2015 Zastupitelstvo obce Vavřinec vydává dne 11. 02. 2015 na základě zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) tuto směrnici o pravomocech a postupech při finančních výdajích z rozpočtu obce: I.
Základní ustanovení
1) Pro účely této směrnice se rozumí: • Zadavatelem obec Vavřinec (dále jen obec); obec je v souladu s ust. § 2 odst. 2 písm. c) ZVZ veřejným zadavatelem • Příkazcem operace starosta/ka nebo místostarosta/ka • Veřejnou zakázkou je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejné zakázky se podle předmětu dělí na zakázky na dodávky, zakázky na služby a zakázky na stavební práce. Přesné definice jednotlivých druhů zakázek jsou uvedeny v §8-10 ZVZ • Nadlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota odpovídá nejméně finančnímu limitu stanovenému nařízením vlády. • Podlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota činí v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby nejméně 2.000.000,- Kč nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce nejméně 6.000.000,Kč a nedosáhne finančního limitu pro nadlimitní zakázky. • Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosahuje v případě dodávek a služeb 2.000.000,- Kč a v případě stavebních prací 6.000.000,- Kč. Zakázky malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat postupem podle ZVZ, zadavatel je však povinen při svém postupu dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace (§ 18 zákona ZVZ). • Kategorii zakázek malého rozsahu - Zakázky malého rozsahu jsou pro účely této směrnice rozděleny podle předpokládané hodnoty zjištěné např. průzkumem trhu do 3 kategorií: o Zakázky I. kategorie: Zakázky na dodávky, služby a na stavební práce s finančním plněním do 40.000 Kč včetně o
Zakázky II. kategorie: Zakázky na dodávky, služby a na stavební práce s finančním plněním od 40.001 Kč do 200.000 Kč včetně
o
Zakázky III. kategorie: Zakázky na dodávky, služby a na stavební práce s finančním plněním od 200.001 Kč do výše zákonných limitů
1
• • •
Hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění, Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.
2) Do finančních limitů uvedených v této směrnici není zahrnuta DPH. II. 1) • • • •
Zavázání k finančnímu výdaji
Obec je zavazována k finančnímu výdaji zejména: Zadáním veřejné zakázky Rozhodnutím o poskytnutí příspěvku, dotace, půjčky či daru Rozhodnutím o přijetí úvěru Uzavřením pracovněprávního vztahu
2) Obec nesmí být zavázána k výdaji bez zajištění finančních prostředků v rozpočtu. 3) Předmět závazku nesmí být rozdělen, jestliže by tím došlo ke snížení finančního výdaje pod stanovené finanční limity. III.
Postup před uzavřením závazku
Před vznikem každého závazku zajistí příkazce operace prověření • Nezbytnosti uskutečnění připravované operace • Dodržení všech platných právních předpisů, včetně interních předpisů obce • Dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti • Dodržení zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace ve smyslu ust. §6 ZVZ • Věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci • Dostatku finančních prostředků v rozpočtu obce • Oslovených zájemců z hlediska odborných, materiálních a dalších předpokladů pro úspěšné zvládnutí zakázky v potřebné kvalitě a ve stanovené lhůtě Dále příkazce operace odpovídá rovněž za to, že zadání zakázky bude za cenu obvyklou v místě a čase plnění. IV.
Zadávání veřejných zakázek v režimu zákona o veřejných zakázkách
Podlimitní a nadlimitní zakázky jsou zadávány postupem dle zákona o veřejných zakázkách.
V.
Zadávání zakázek malého rozsahu I. Kategorie
1) O rozsahu a zadání zakázky malého rozsahu I. kategorie rozhoduje příkazce operace, tj. starosta/ka nebo místostarosta/ka.
2
2) Příkazce operace může rozhodovat o přímém zadání zakázky nepřesahující výši předpokládané hodnoty zakázky malého rozsahu I. kategorie pouze za cenu v místě obvyklou, přitom je povinen vycházet z informací o trhu a ze svých zkušeností. Dále odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy a usneseními zastupitelstva obce. 3) Závazek za zadavatele uzavírá a smlouvu podpisuje příkazce operace. Za smlouvu se považuje i objednávka v písemné či elektronické formě. Přípustná je rovněž i forma přímého nákupu v obchodě. 4) K přímému nákupu v obchodě jsou oprávněni též zaměstnanci obce a zastupitelé obce, doklad o nákupu však musí být před zaúčtováním opatřen razítkem obce a podpisem starosty/ky či místostarosty/ky. 5) Příkazce operace může provést na zakázku výběrové řízení. Minimálně tři písemné cenové nabídky k zakázce vyhodnotí na základě jednoduchého vyhodnocení s prioritou nejnižší ceny. VI.
Zadávání zakázek malého rozsahu II. kategorie
1) Návrh rozsahu zakázky a zadání zakázky stanovuje příkazce operace. O zadání zakázky vždy prokazatelně informuje všechny zastupitele obce například e-mailem na vědomí. Pokud o to některý ze zastupitelů požádá, musí být zadání zakázky projednáno a odsouhlaseno zastupitelstvem obce. 2) Výzva k podání nabídek musí být zaslána nejméně třem dodavatelům. Rozhodnutí musí být doloženo minimálně dvěma nabídkami. V případě, že od oslovených dodavatelů bude předložena pouze 1 nabídka, rozhodne o využití nabídky zastupitelstvo obce. 3)
Výzva k podání nabídek musí být shodná pro všechny dodavatele a musí obsahovat: • identifikační údaje zadavatele, • informaci o druhu, předmětu a rozsahu zakázky, • vymezení plnění zakázky nebo zadávací dokumentaci, popř. informaci o přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, • způsob podání nabídek • lhůtu a místo pro podání nabídek, tato lhůta musí být minimálně 10 denní • údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, • závazný vzor smlouvy o dílo či jiného typu smlouvy dle předmětu zakázky
4) Ve výzvě k podání nabídek je dále možné uvést např.: • další doplňující, popřípadě upřesňující popis zakázky, • požadavky na prokázání splnění kvalifikace (čestná prohlášení) • termín otevírání obálek • datum vyhodnocení nabídek, • popis průběhu řízení (způsob doručení a označení nabídek, vyhodnocení nabídek, realizace zakázky, právo zrušit zakázku a právo nepřijmout žádnou nabídku, vyhodnocení realizace zakázky), • kontaktní osobu zadavatele (jméno a příjmení, zařazení, telefonické a emailové spojení), • čestné prohlášení, že uchazeč není vůči zadavateli v prodlení s plněním povinností, • prohlášení uchazeče, že souhlasí se zveřejněním hodnocení nabídek včetně uzavřené smlouvy,
3
• • •
možnost variantního řešení, pokud ji v zadání zadavatel nevyloučí, zadávací lhůtu, minimální požadavky na obsah příslušné smlouvy.
5) Příkazce operace, který realizuje zadávací řízení, může ve výzvě k podání nabídek podle odst. 4 tohoto článku stanovit další zadávací podmínky, které musí být shodné pro všechny dodavatele. 6) Zadávací podklady mohou být zaslány písemně, elektronicky nebo osobně předány proti podpisu. Za správnost a úplnost zadávací dokumentace odpovídá příkazce operace, který veřejnou zakázku zadává. Pokud je v průběhu řízení nutné doplnit zadávací dokumentaci nebo upřesnit některé podmínky na dotaz byť jednoho zájemce o zakázku, je příkazce operace, který zakázku realizuje, povinen o doplnění zadávají dokumentace informovat všechny známé uchazeče a příslušnou dokumentaci bez zbytečných odkladů doplnit o nové skutečnosti. 7)
Komise pro otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek musí mít nejméně tři členy (vždy lichý počet), jejím členem musí být příkazce operace, který veřejnou zakázku zadává. Pokud o to některý ze zastupitelů požádá, stává se automaticky členem komise.
8) Příkazce operace, který zadává veřejnou zakázku, zajistí po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek, posouzení a hodnocení doručených nabídek a pořízení písemného zápisu o otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek. 9) Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, hodnotící komise vyzve k doplnění či je vyřadí, vyřazení odůvodní a dále již nehodnotí. 10) O výběru nejvhodnější nabídky dodavatele rozhoduje příkazce operace na základě doporučení hodnotící komise. 11) Příkazce operace, který veřejnou zakázku zadával, je povinen zajistit zaslání oznámení výsledku zadávacího řízení všem uchazečům. 12) Na základě rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky zadavatel uzavře smlouvu s vybraným dodavatelem, k platnému uzavření takové smlouvy je nutný podpis starosty/ky a místostarosty. Před uzavřením smlouvy vždy prokazatelně informuje zastupitele obce. VII. 1)
Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie
Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie platí obdobně i pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie, není-li v tomto článku stanoveno jinak.
2) O realizaci zakázky, oslovení uchazečů a stanovení podmínek pro realizaci zakázky rozhoduje zastupitelstvo obce usnesením. 3) Výzvu k podání nabídky připravuje příkazce operace a po odsouhlasení zastupitelstvem obce zasílá tuto výzvu k podání nabídek nejméně 3 dodavatelům. Každý zastupitel má právo navrhnout dalšího dodavatele, který má být osloven. O výjimce může rozhodnout zastupitelstvo obce. 4) Pro obsah a firmu výzvy platí ustanovení článku VI. odstavců 3) a 4).
4
5) Nabídky vyhodnocuje a pořadí zájemců navrhuje komise jmenovaná zastupitelstvem obce pro každou takovou zakázku zvlášť. Komise má vždy lichý počet a nejméně 5 členů, a pokud je to s ohledem na předmět zakázky vhodné či nutné, musí mít minimálně jeden člen odbornou způsobilost pro posouzení úplnosti a vhodnosti nabídek. Právo být členem komise má každý zastupitel obce, který o to požádá. Členem je rovněž příkazce operace, který zakázku připravoval. Na počátku jednání komise každý člen učiní písemné prohlášení o své nepodjatosti. Komise provede otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek a sestaví pořadí uchazečů podle platných hodnotících kritérií. O jednání komise vyhotoví příkazce operace zápis. 6) O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne zastupitelstvo obce usnesením na základě doporučení hodnotící komise. V případě odchýlení se od návrhu komise své rozhodnutí v usnesení odůvodní. 7) Závazek uzavírá za zadavatele starostka. VIII. 1)
Výjimky z věcné působnosti
Zásady a postupy upravené těmito pravidly se nevztahují na pořizování drobného spotřebního materiálu, jehož celková hodnota nepřesáhne za jeden kalendářní rok 30.000,-Kč.
2) Při potřebě zadání zakázky malého rozsahu v krajně naléhavém případě, který zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani jej nemohl předvídat a z časových důvodů není možné zadat zakázku standardním postupem v souladu s touto směrnicí, např. půjde-li o zakázky na předejití, odstranění či zmírnění škod způsobených mimořádnými událostmi, je možné zkrátit lhůty pro podání nabídek a ve výjimečných případech postačí vyžádání cenové nabídky od minimálně jednoho dodavatele bez ohledu na předpokládanou hodnotu. O zakázce rozhoduje a závazek uzavírá starost/ka a místostarosta/ka. Zastupitelstvo obce je o zakázce vždy informováno na nejbližším zasedání. 3) V případě opakujících se zakázek (zakázky na stejný předmět zadané stejnému zájemci v témže kalendářním roce s celkovým finančním plněním vyšším než 200.000 Kč v případě dodávek a služeb, resp. 300.000 Kč v případě stavebních prací) podléhají režimu schvalování podle čl. VII. této směrnice. 4) V případě dodatečné zakázky, kdy by písemně zdůvodněná změna dodavatele přinesla technickou neslučitelnost nebo potíže při provozu a údržbě, postačuje vyžádání cenové nabídky od stejného dodavatele. Závazek v takovém případě uzavírá starosta/ka spolu s místostarostou. V případě nesouhlasu místostarosty/ky či starosty/ky podléhají dodatečné zakázky podle výše finančního plnění režimu schvalování podle čl. V. – VII. této směrnice. 5) V případě zakázky, která může být plněna z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodu práv z průmyslového a jiného duševního vlastnictví pouze určitým dodavatelem, může být osloven pouze tento dodavatel. 6) Pokud obec realizuje veřejnou zakázku na základě získaného grantu nebo dotace a podmínky veřejné soutěže na zhotovitele jsou v pravidlech grantu či dotace byť jen z části přísnější, musí zadavatel podmínky, které jsou přísnější než jednotlivá ustanovení této směrnice, bezvýhradně splnit.
5
IX.
Závěrečná ustanovení
1) Tato směrnice nabývá účinnosti 15 dnem po dni vyhlášení. 2) Nabytím účinnosti těchto pravidel pozbývají platnosti směrnice č. 12 Směrnice k veřejným zakázkám ze dne 03.01.2011 a směrnice č. 20 PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU MIMO REŽIM ZÁKONA ze dne 7.6.2012
Leoš Červenka místostarosta obce
Jana Semerádová starostka obce
Vyvěšeno dne: 16.02.2015 Sejmuto dne: 03.03.2015
6
