Exact Online
SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF 10 onmisbare tips voor een goede jaarafsluiting
www.exactonline.nl
02
SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF
INTRODUCTIE Het is eerder donker, de creditcardlimieten worden sneller bereikt en binnenkort staat sporten noodgedwongen op het lijstje met goede voornemens. Oftewel het is weer december. Tijd om het jaar in stijl af te sluiten. Voor de meeste ondernemers betekent die afsluiting meer dan shop, eat of party ‘till you drop. Want het is ook tijd om het boekjaar in stijl af te sluiten. En dat moet natuurlijk pietje precies. Want volgend jaar is er weer een dure decembermaand. Gelukkig hoeft dat niet zoveel tijd te kosten. Want wij hebben 10 onmisbare tips voor een goede jaarafsluiting verzameld. Ga er vandaag nog mee aan de slag en sluit zonder zorgen zowel het boekjaar als het kalenderjaar af.
03
SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF
Tip 01
Tip 02
Tip 03
Tip 04
Tip 05
Werk wekelijks de administratie bij
Gebruik een aparte bankrekening voor de zaak
Digitaliseer de schoenendoos
Stap de cloud in
Factureer op tijd
Inderdaad, wekelijks! Plan er een uurtje voor in op een vaste dag, maak er een gewoonte van. De stapel met bonnen, facturen en bankafschriften is dan ook veel kleiner. De herkomst van alle paperassen staat helder voor ogen, het snelle werk geeft een voldaan gevoel en de administratie klopt als een bus aan het einde van het jaar.
Voor de doorgewinterde ondernemer misschien een no-brainer. Maar toch belangrijk om te noemen. Een aparte bankrekening voor de zaak zorgt ervoor dat werk en privé veel makkelijker te scheiden zijn. Dat zorgt voor meer overzicht én minder administratiewerk.
Bonnen, facturen en bankafschriften zijn vandaag de dag in een handomdraai te digitaliseren. Bijvoorbeeld met een smartphone of tablet. De betere online boekhoudsoftware verwerkt het daarna automatisch in de administratie. En doordat alles veilig in de cloud staat is die ene bon of factuur makkelijk terug te vinden. Dat scheelt enorm veel tijd. Nu én later.
Wat nog meer tijd scheelt? Helemaal in de cloud werken! Koppel de bank, brandstofpas of de webshop aan de online boekhouding. Alles wordt automatisch in de administratie verwerkt. Alles is razendsnel terug te vinden. Zelfs bij het factureren hoeft er geen papiersnipper meer aan de pas te komen. Stuur ze digitaal, als PDF per e-mail. Of sla dat over en ga e-factureren, dat gaat nog sneller!
Logisch nietwaar? Maar toch factureren veel ondernemers niet op tijd. De praktijk wijst uit dat facturen die te laat verstuurd worden meestal ook te laat of pas na veel herinneringen betaald worden. Zorg er dus voor dat de facturen zo snel mogelijk de deur uitgaan. Door facturatie online te doen gaat dit allemaal veel sneller en professioneler. De laatste stand van zaken is zo tevoorschijn te toveren. Ook handig voor inkomende facturen. En herinneringen voor de eigen facturen zijn veel sneller uit te sturen. Wel zo goed voor de cashflow!
04
SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF
Tip 06
Tip 07
Tip 08
Tip 09
Tip 10
Kappen met cash
Sla aan het begroten en budgetteren
Durf te vragen!
Hou de rechtsvorm onder de loep
Plan de accountant in
Met kasgeld werken? Liever niet! Of beperk het tot een minimum. Het is makkelijk te verliezen en de kans op diefstal is groter. Hou het kassaldo nauwgezet bij in de administratie. Dat kan tegenwoordig automatisch door een kassasysteem te koppelen aan de online boekhouding! Boek eventuele restanten af als kasverschillen. Dat voorkomt veel discussies met de Belastingdienst.
Maak een begroting voor het nieuwe jaar. Zet verwachte inkomsten en uitgaven per maand op rij en ga budgetteren. Ook voor privéuitgaven. Is het spannend? Nee. Is het verstandig? Ja! Een eventuele kink in de kabel is ver van te voren te spotten. Verrassingen zijn makkelijker te counteren. Wel zo prettig. Maak er alleen geen goed voornemen van, doen het nu!
Niet helemaal zeker hoe de jaarafsluiting geregeld moet worden? Ga dan eens van te voren om tafel zitten met de accountant. Die kan heel gericht advies geven. Of het nu gaat om de opgestelde jaar rekening of belastingwijzigingen in het nieuwe jaar. En misschien zijn er subsidieregelingen die de zaak vooruit kunnen helpen. Hoe eerder dat in kaart is gebracht hoe beter. Kortom, durf te vragen!
Past de rechtsvorm nog wel bij de onderneming? Of is het een goed idee om dat eens te veranderen? Misschien van eenmanszaak up graden naar bv? Of omgekeerd? En wat komt daar allemaal bij kijken? Duik er eens in met de accountant.
Accountants en boekhouders hebben het enorm druk rondom de jaarwisseling. Voorkom peentjes zweten over de aangifte en de jaarrekening, spreek een planning af. Wie levert wat aan en wanneer komt het terug. Geloof ons maar: dat kan de accountant waarderen. Het kan ook nog eens flink besparen op de factuur. Kortom, een winwinsituatie. •
Veel succes en sluit het jaar goed af!
© Exact Group B.V., 2013. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.
M CL 6 410 0 0 N L 0 0 5
