Slide Panduan Pembelian Alat Berat Menggunakan Aplikasi e-Purchasing
Untuk PANITIA
Dalam Aplikasi e-Purchasing Alat Berat, ada 3 tipe user yang
terlibat yaitu - Panitia - Penyedia - PPK
PANITIA Agar dapat melakukan pembelian alat berat melalui aplikasi
e-Purchasing Alat Berat, satker /pokja harus mempunyai username dan password untuk login ke dalam website LPSE Satker login sebagai non-penyedia ke dalam website LPSE masing-masing
Masuk ke dalam lpse dimana satker terdaftar, dan Mengklik Login-Non Penyedia
Halaman Login, user memasukkan username dan password
username *******
Panitia berhasil login, saat di halaman Home memilih ‘Aplikasi
e-procurement lainnya’
Mengklik Halaman Aplikasi Home e-procurement aplikasi LPSE lainnya.
Panitia akan masuk ke dalam portal inaproc. Disini panitia memilih aplikasi e-Purchasing Alat Berat >> MasukVersi Production
Pilih aplikasi e-Purchasing Alat Berat
Setelah Login, Panitia akan masuk ke dalam halaman awal aplikasi e-purchasing alat berat
Klik kelola paket untuk membuat paket baru / mengecek paket yang ada
Tampilan halaman ‘kelola paket’ untuk semua user pada dasarnya
terdiri dari
Tombol Perintah
Filtering
List paket yang pernah dibuat
Halaman Kelola Paket List Tombol Paket FungsiPernah Filtering Perintah Dibuat
Fungsi Tombol Perintah Tombol perintah adalah bagian dari halaman yang memuat
tombol-tombol untuk melakukan perintah dalam aplikasi. Ada beberapa tombol diantaranya : - Buat paket untuk membuat paket baru - Validasi cetak pesanan melihat kapan terakhir surat pesanan dicetak - Refresh untuk me-refresh halaman (update halaman)
Fungsi Filtering Fungsi filtering adalah bagian untuk mencari paket tertentu Pencarian paket bisa melalui nama paket, status paket, posisi
paket, status negosiasi, dan urutan tanggal
List Paket Bagian list paket adalah bagian dari halaman yang
menampilkan paket yang telah ada. Ada beberapa fungsi yang dapat dilakukan pada paket yang telah ada yaitu edit, detail paket, dan download surat pemesanan
Mulai Membuat Paket Untuk membuat paket baru, klik “Buat paket”
Yang Harus Diisi Pada Form Pembuatan Paket Detail Satker
Detail PPK dan anggota ULP
Produk Alat Berat yang Dibeli
SIMPAN
Mengisi Form
Panitia Mengisi Form: Informasi detail KLDI dan detail PPK yang terkait dengan paket tersebut.
Menambahkan PPK Klik tombol “Cari PPK” untuk menambah informasi PPK
Menambahkan PPK Setelah mengklik ‘cari ppk’, akan muncul daftar list seluruh
PPK yang pernah login ke Aplikasi e-Purchasing Alat Berat. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama PPK yang mau ditunjuk. Jika PPK yang akan ditunjuk tetap belum ada di daftar list, kemungkinan PPK tersebut belum pernah login ke aplikasi ePurchasing Alat Berat. Maka PPK tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi e-Purchasing Alat Berat.
Fungsi Selanjutnya Filtering Tampilan untuk mengklik Daftar/List Mencari di nama PPK “Cari PPK yang yang PPK” hendak ditunjuk. ditunjuk.
Menambahkan Anggota Panitia
Klik tombol “Tambah Anggota” untuk memasukkan anggota panitia lainnya
Menambahkan Anggota Panitia Setelah mengklik ‘tambah anggota’, akan muncul daftar
list seluruh nama panitia yang pernah login ke Aplikasi ePurchasing Alat Berat. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama panitia yang masuk dalam satker. Jika nama panitia yang menjadi anggota satker tetap belum ada di daftar list, kemungkinan panitia tersebut belum pernah login ke aplikasi e-Purchasing Alat Berat. Maka panitia tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi ePurchasing Alat Berat.
Fungsi Filtering untuk Mencari Nama Panitia Selanjutnya Mengklik Tampilan Nama Daftar/List Panitia yang “Tambah Akan Dijadikan Anggota” Anggota Satker yang Hendak Dimasukkan Menjadi Satker
Menambahkan Alat Berat yang Dibeli Untuk memasukkan produk alat berat yang akan dibeli, dengan
cara memilih nama penyedia alat berat terlebih dahulu. Perlu diketahui bahwa pengertian paket dalam sistem aplikasi ePurchasing Alat Berat berbeda dengan pengertian paket pada istilah pengadaan. Paket pada aplikasi e-Purchasing hanya bisa untuk pembelian ke satu penyedia saja. Jadi apabila ada paket (menurut istilah pengadaan) akan membeli produk alat berat dari dua penyedia, maka panitia membuat dua buah paket di aplikasi e-Purchasing dengan informasi nama paket, PPK, anggota, mata anggaran,dsb yang sama persis.
Pilih penyedia alat berat terlebih dahulu
Klik tombol “Tambah Alat Berat” untuk menambah produk
Pilih produknya, kemudian klik “OK” di kanan bawah
Total harga tiap produk dan Total Keseluruhan akan otomatis terupdate
Isi Kuantitas jumlah sesuai produkdengan Ubah Ongkir yang dipesan Lampiran Ongkir (jika ada)
Bila seluruh informasi telah diisi, panitia menyimpan paket
dengan meng-klik tombol “Simpan” di bagian atas Klik “Simpan” untuk menyimpan paket
Masuk ke Halaman Detail Paket Setelah selesai membuat sebuah paket, maka paket tersebut
akan muncul di list paket. Klik pada nama paket tersebut untuk masuk ke detail paket
Mengirim Paket ke Penyedia dan Negosiasi Setelah paket tersimpan, maka proses selanjutnya adalah mengirim
paket tersebut ke penyedia dan tahapan negosiasi Panitia diberi kesempatan untuk melakukan negosiasi terhadap harga yang dicantumkan oleh penyedia (dari halaman detail paket) Untuk melakukan negosiasi, caranya ialah Mengubah / masukkan harga baru pada kolom harga satuan kemudian klik Ajukan Negosiasi Jika Panitia tidak ingin melakukan negosiasi, maka tinggal klik Sepakati Harga Tahapan selanjutnya adalah kirim ke penyedia dengan klik Kirim ke Penyedia
Status Negosiasinya, bila panitia telah setuju, klik tombol ’Sepakati Harga’. Paket hanya dapat dilanjutkan bila panitia dan penyedia dua-duanya telah setuju pada harga Tombol “Ajukan Negosiasi”
Tombol untuk mengirimkan paket ke penyedia
Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi
Setiap mengklik ‘Kirim ke Penyedia’ akan muncul box,
box ini bisa diisi dengan catatan pesanan untuk dibaca penyedia misalkan terkait tenggat waktu. Box ini bisa dikosongkan. Waktu Pelaksanaan 60 hari Akan tetapi kami sarankan untuk memanfaatkan fitur ini untuk diisi dengan informasi yang penting sbg teknis pengadaan tetapi belum diakomodir oleh sistem. Misalnya jangka waktu pelaksanaan.
Setelah mengklik “Kirim ke Penyedia” atau “Kirim
Ulang ke Penyedia”, ada dua jenis notifikasi yaitu: - Berhasil dan notifikasi email sudah dikirim - Berhasil namum email gagal dikirim Hal tersebut sama-sama menandakan bahwa paket sudah berhasil dibuat dan sudah masuk ke halamannya Penyedia. Bedanya hanya penyedia tidak menerima notifikasi email bahwa ada paket masuk, tetapi sebenarnya paket tsb sudah ada di Penyedia, dan sudah tertampil saat mereka login aplikasi e-purchasing.
Di sisi penyedia, akan muncul harga negosiasi yang
diberikan oleh panitia, disini penyedia dapat melakukan nego harga juga dengan memasukkan harga yang diinginkan pada kolom harga dan klik ajukan negosiasi Tetapi bila penyedia sudah setuju, maka penyedia mengklik tombol sepakati harga agar paket dapat dilanjutkan ke proses berikutnya Panitia juga bisa melakukan hal yang sama untuk menanggapi nego yang diajukan oleh penyedia.
Jika sudah terjadi kesepakatan harga dan penyedia sudah
menyanggupi paket, maka disebut ‘paket sepakat’ Paket sepakat tersebut kemudian dikirimkan ke PPK
Tampilan detail paket yang sudah sepakat antara penyedia dan panitia
Tombol untuk meneruskan paket ke PPK
Tugas Pantia Sudah Selesai sampai di tahap paket sepakat Tugas selanjutnya adalah di PPK
Pertanyaan Jika ada pertanyaan terkait aplikasi e-purchasing bisa
menghubungi: - Call Center: (021) 29935577 - Call Center: (021) 46293000 - Email helpdesk:
[email protected] - Email katalog:
[email protected]
wsn
