PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-purchasing ALAT MESIN PERTANIAN (ALSINTAN) PANITIA

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-PURCHASING ALAT MESIN PERTANIAN (ALSINTAN) PANITIA

Update 27 Februari 2014

Daftar Isi

1

Pendahuluan.......................................................................................................................... 2 1.1 Alur Proses e-Purchasing Alsintan Pemerintah Dalam Aplikasi .............................................. 4

2

Memulai Aplikasi ................................................................................................................... 5 2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Alsintan Pemerintah ................................................................ 5

3

Penjelasan Fungsi dan Fitur .................................................................................................... 6 3.1 Menu Halaman Utama ............................................................................................................ 6 3.2 Menu Kelola Paket .................................................................................................................. 6 3.3 Menu Riwayat Akses ............................................................................................................. 23 3.4 Menu Hubungi Kami ............................................................................................................. 23 3.5 Menu Petunjuk Penggunaan ................................................................................................. 23

4

Mengakhiri Aplikasi ............................................................................................................. 24

5

Penutup ............................................................................................................................... 24

E-PURCHASING ALAT MESIN PERTANIAN 1

1

Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user


guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan e-Purchasing Alsintan Pemerintah.

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan Alsintan pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Alsintan Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan Alsintan. Dengan adanya e-Purchasing Alsintan Pemerintah, diharapkan proses pengadaan Alsintan pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.


1.1

Alur Proses e-Purchasing Alsintan Pemerintah Dalam Aplikasi

Gambar Alur Proses e-Purchasing Alsintan Pemerintah


2

Memulai Aplikasi

2.1

Akses ke dalam e-Purchasing Alsintan Pemerintah Panitia dapat mengakses e-Purchasing Alsintan Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link ‘Aplikasi e-Procurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.

Gambar Halaman Home Panitia

Pada halaman Portal Inaproc, pilih

e-Purchasing Alsintan dan klik tombol Masuk Versi

Production untuk melakukan pemesanan Alsintan atau tekan tombol Masuk Versi Latihan untuk masuk ke dalam aplikasi latihan e-Purchasing Alsintan.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Alsintan


Kemudian akan tampil halaman e-Purchasing Alsintan Pemerintah

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Alsintan

3

Penjelasan Fungsi dan Fitur

3.1

Menu Halaman Utama Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Alsintan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut.

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Alsintan

3.2

Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Aktivasi Paket, yaitu aktif atau batal. Selain


itu berdasarkan Status Paket, yaitu Persiapan Pembelian, Panitia Setuju, Penyedia Setuju, Penyedia Menolak, PPK Setuju, Pembelian Diproses, dan PPK Menolak, kemudian berdasarkan Posisi Paket, yaitu Panitia, Penyedia, dan PPK, serta berdasarkan Status Negosiasi, yaitu Sepakat atau Masih Negosiasi. Pencarian dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Tekan tombol Filter Data untuk memulai pencarian. Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket, Jumlah Penyedia/Alsintan, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta link format Surat Pesanan yang dapat diunduh. Untuk membuat paket, tekan tombol Buat Paket.

Gambar Halaman Kelola Paket

Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-data yang diperlukan pada text field yang tersedia di halaman Buat Paket.

Gambar Halaman Buat Paket – Informasi K/L/D/I


Informasi K/L/D/I  Jenis, adalah instansi yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-Purchasing Alsintan Pemerintah;

Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan

Persiapan  Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah;  Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-Purchasing Alsintan Pemerintah. Tekan tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan. Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka PPK tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing sehingga data PPK tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-Purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Alsintan – PPK).


Gambar Pop Up Window Cari PPK

 NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;  Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen;

Anggota ULP Tekan tombol Tambah Anggota untuk menambah anggota yang melakukan proses ePurchasing Alsintan Pemerintah. Akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama Panitia yang terdaftar di dalam e-Purchasing Alsintan.

Gambar Halaman Buat Paket – Anggota ULP

Gambar Pop Up Window Cari Panitia

Terdapat fasilitas pencarian nama Panitia berdasarkan nama lengkap atau username. Klik nama Panitia yang sudah ditentukan. Apabila nama Panitia yang dicari belum


terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka Panitia tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing sehingga data Panitia tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-Purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Alsintan – Panitia - Bab 2). Nama Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP dapat dilihat di sebelah kanan menu pop up window Daftar Anggota. Nama-nama tersebut dapat dihapus dengan cara klik ikon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri Nama Panitia. Tekan tombol Ok untuk kembali ke halaman Buat Paket.

Gambar Halaman Buat Paket – Anggota ULP

Pada halaman Buat Paket – Anggota ULP, masukkan data NIP dari masing-masing Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP.

Penyedia dan Alsintan Klik menu drop down Pilih di Nama Penyedia, kemudian akan keluar pilihan Daftar Penyedia. Pilih penyedia yang tersedia dengan cara klik nama penyedia tersebut pada pilihan menu drop down;

Gambar Halaman Buat Paket – Penyedia dan Alsintan

Kemudian Tekan tombol Tambah Alsintan untuk memasukkan data Alsintan yang akan dibeli.

Selanjutnya akan keluar pop up window Daftar Alsintan. Yang pertama-tama harus diisi oleh panitia adalah filter lokasi nya. Disini panitia harus menentukan lokasi terlebih dahulu.


Gambar Pop Up Window Daftar Alsintan

Panitia

mengisi

informasi

lokasi

provinsi

nya,

baru

kemudian

mengisi

lokasi

kabupaten/kotanya. Jika lokasi sudah diisi, maka akan muncul produk-produk yang dimiliki oleh penyedia tersebut di lokasi yang dipilih.

Gambar produk Alsintan yang ada di daerah yang dipilih

Klik nama Alsintan di kolom nama Alsintan pada tabel hasil pencarian untuk memilih Alsintan yang akan dibeli. Alsintan yang sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada kolom Daftar Alsintan yang dipilih. Panitia dapat menghapus Alsintan yang dipilih pada kolom Daftar Alsintan yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama Alsintan. Tekan tombol OK untuk menyimpan data Alsintan yang akan dibeli.


Gambar Panitia telah memilih Alsintan yang akan dipesan

Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas masing-masing Alsintan pada text field yang tersedia (format kuantitas angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.) atau koma (,)). Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan menghitung total harga dari masing-masing Alsintan. Pastikan total harga sudah terkalkulasi oleh aplikasi sebelum menyimpan paket. Dan pada isian ini juga terdapat komponen ongkos kirim yang akan diisikan sesuai dengan daerah dan ongkos kirim yang terlampir di e-katalog.

Gambar isi kuantitas dan ongkos kirim

Tombol Delete Semua Alsintan berfungsi untuk menghapus seluruh data Alsintan yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per-Penyedia. Icon X berwarna merah yang terletak di sebelah Alsintan juga berfungsi untuk menghapus data Penyedia atau Alsintan sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia.

Gambar Delete Alsintan


Pembatalan Paket Aplikasi e-Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib diisi).

Gambar Halaman Buat Paket – Pembatalan Paket

Simpan Paket Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket tersebut dengan cara tekan tombol Simpan di bagian atas.

Gambar Halaman Buat Paket

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil disimpan. Tekan tombol OK.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan


Mengajukan Harga Negosiasi

Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Pada tahap ini, panitia diberi kesempatan jika hendak mengajukan harga negosiasi. Caranya adalah tekan nama paket yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel.


Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Alsintan, untuk melakukan negosiasi harga, panitia dapat merubah nilai pada kolom Harga Satuan dan Ongkos Kirim. Secara otomatis Total Harga akan dikalkulasi oleh aplikasi, tekan tombol Ajukan Negosiasi, kemudian akan keluar konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi. Setelah itu, panitia tekan tombol Sepakati Harga di bagian negosiasi.

Gambar pop up window Detail Paket


Gambar pop up window Detail Paket – Pantia setuju harga negosiasi

Langkah selanjutnya adalah tekan tombol Kirim ke Penyedia untuk mengirimkan paket kepada penyedia. Aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada penyedia Alsintan (opsional), kemudian tekan tombol Submit.

Gambar pop up window konfirmasi setuju

Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Alsintan, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan Alsintan per-penyedia melalui aplikasi e-Purchasing Alsintan. Untuk mencetak daftar pesanan Alsintan, tekan tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan Alsintan tersebut menjadi file pdf.



Gambar daftar pesanan Alsintan yang dicetak melalui aplikasi e-Purchasing Alsintan


Untuk melihat validasi daftar pesanan Alsintan yang telah dicetak melalui aplikasi ePurchasing Alsintan, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara tekan tombol Close pada pop up window Detail Paket, kemudian tekan tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola paket.


Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID, Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket, dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa file pdf dapat dicari pada tabel Validasi ID di aplikasi e-Purchasing Alsintan.

Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan

Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara tekan tombol download pada kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia.



Gambar contoh format Surat Pesanan

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang terletak di sebelah nama paket pada tabel.



Tahapan pembuatan paket Alsintan e-Purchasing Alsintan Panitia sudah selesai dan menunggu konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat konfirmasi dari penyedia.


Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar Alsintan yang akan dibeli pada tab Daftar Alsintan dan data Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia.


Apabila Penyedia melakukan negosiasi harga, maka pada bagian Negosiasi, tombol Sepakati Harga akan tampil kembali, disini panitia melihat harga yang ditawarkan oleh penyedia, bila sudah sepakat, klik tombol Sepakati Harga dan dilanjutkan dengan tombol Kirim Ulang ke Penyedia. Selanjutnya nanti panitia akan kembali menunggu konfirmasi dari penyedia apakah menyanggupi untuk melayani paket yang dipesan.

Jika panitia tidak setuju dan akan melakukan negosiasi harga kembali, maka rubah nilai pada field Harga Satuan, kemudian tekan tombol Ajukan Negosiasi dilanjutkan dengan menekan tombol Sepakati Harga pada bagian Negosiasi. Proses negosiasi ini tidak dibatasi, jadi selama belum terjadi kesepakatan harga antara panitia dan penyedia, negosiasi harga masih bisa terus dilakukan.

Namun apabila Penyedia telah setuju terhadap harga yang dinegosiasikan oleh panitia (status negosiasi penyedia telah setuju), dan penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket tersebut, maka selanjutnya tugas panitia adalah melanjutkan paket ke PPK dengan menekan tombol Setuju, kirim ke PPK (baru akan muncul jika penyedia sudah menyanggupi untuk melayani paket) untuk meneruskan paket ke PPK.


Bila Panitia sudah setuju dan menekan tombol Setuju, Kirim ke PPK, maka akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu tekan tombol Submit.


Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian pembayaran dari proses pembelian Alsintan. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran pada aplikasi e-Purchasing Alsintan.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Pembayaran

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses ePurchasing Alsintan yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK.


Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Paket

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi, Panitia dapat melihat proses negosiasi e-Purchasing Alsintan yang telah dilakukan oleh Panitia dan Penyedia. Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan harga dari pihak Panitia atau Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1, maka yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2, maka pihak Panitia dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi.

Gambar pop up window Detail Paket – tab Riwayat Negosiasi

Tekan tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-Purchasing Alsintan Panitia sudah selesai dilaksanakan.


3.3

Menu Riwayat Akses Menu ini berisi informasi riwayat akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e-Purchasing Alsintan.

Gambar Halaman Riwayat Akses – Riwayat Akses Saya

Gambar Halaman Riwayat Akses – Pengguna Online

3.4

Menu Hubungi Kami Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi e-Purchasing Alsintan, dapat menghubungi Communication Center LKPP via telepon atau email.

Gambar Halaman Hubungi Kami

3.5

Menu Petunjuk Penggunaan Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Alsintan berupa file pdf yang dapat diunduh.

Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan


4

Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

5

Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Alsintan Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Alsintan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Alsintan Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-Purchasing Alsintan Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 4629 3000 / (021) 299 355 77 atau email ke [email protected] atau [email protected].


PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-purchasing ALAT MESIN PERTANIAN (ALSINTAN) PANITIA

Recommend Documents