PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e- PURCHASING KENDARAAN PANITIA

 

PETUNJUK  PENGGUNAAN     APLIKASI  e-­‐PURCHASING  KENDARAAN     PANITIA  

10  Juni  2013  

 

Daftar Isi

1   Pendahuluan .................................................................................................................... 2   1.1   Panitia Pengadaan  ..............................................................................................................  3   1.2   Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi  .............................  4   2   Memulai Aplikasi .............................................................................................................. 5   2.1   Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah  .................................................  5   3   Penjelasan Fungsi dan Fitur ........................................................................................... 6   3.1   Menu Halaman Utama  ........................................................................................................  6   3.2   Menu Kelola Paket  ..............................................................................................................  6   3.3   Menu Log Akses  ................................................................................................................  19   4   Mengakhiri Aplikasi ....................................................................................................... 19   5   Penutup........................................................................................................................... 19  

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   1    

 

1

Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya

adalah

dengan

pelaksanaan

proses

Pengadaan

Barang/Jasa

Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib

melaksanakan

Pengadaan

Barang/Jasa

secara

elektronik

untuk

sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   2    

  menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara eTendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP) kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.

1.1 Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam ePurchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut: • Membuat paket; • Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket; • Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan; • Men-download format standar kontrak; • Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   3    

 

1.2 Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi

Gambar Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah

     

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   4    

 

2

Memulai Aplikasi

2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman “Home” terdapat link ‘Aplikasi eProcurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.

Gambar Halaman Home Panitia

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik tombol Masuk Versi Production.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   5    

 

Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah

Gambar Halaman e-Purchasing Kendaraan

3

Penjelasan Fungsi dan Fitur

3.1

Menu Halaman Utama Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut. Pada menu ini juga terdapat buku petunjuk penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh.

3.2

Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan ePurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah. Terdapat pengelompokan tampilan daftar paket yang ingin ditampilkan, apakah semua paket, paket yang masih berupa draft, paket yang sudah dicetak surat pemesanannya, dan paket yang dibatalkan. Untuk membuat paket, klik tombol

.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   6    

 

Gambar Halaman Daftar Paket

Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.

Gambar Halaman Buat Paket – Informasi K/L/D/I

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   7    

  Informasi K/L/D/I • Instansi, adalah nama instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat Pesanan; • Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah; • Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah; • Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah; • Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk ePurchasing Kendaraan Pemerintah;

Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan

Persiapan • Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran; • NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran; • Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen; • NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen; • Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen; • Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Ditulis dengan format “ []”, misalkan “Ridho Budiharto [13504024]”;

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   8    

 

Gambar Halaman Buat Paket – Proses e-Purchasing

Proses e-Purchasing • Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia; • Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor yang sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu yang tersedia; • Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam kontrak payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Alamat Penyedia Kendaraan, adalah alamat penyedia kendaraan bermotor/dealer yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; Penunjukan Penyedia Barang – diisi setelah proses berlangsung • Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang dilakukan oleh pihak instansi kepada pihak penyedia; • Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak penyedia ke pihak instansi; • Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor oleh pihak instansi kepada pihak penyedia; • Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak penyedia ke pihak instansi; • Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia ke pihak instansi; • Tanggal BPKB, adalah tanggal serah terima BPKB dari pihak penyedia ke pihak instansi;

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   9    

  • Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data paket.

Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link Daftar Kendaraan.

Gambar Halaman Kelola Paket

Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol

.

Gambar Halaman Daftar Kendaraan

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   10    

 

Kemudian akan tampil halaman “Tambah Kendaraan”.

Gambar Halaman Tambah Kendaraan

• Model, adalah model kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Tipe, adalah tipe kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Tahun Kendaraan, adalah tahun produksi kendaraan bermotor yang dipesan; • Warna Kendaraan, adalah warna kendaraan bermotor yang dipesan; • Harga Off The Road, adalah harga off the road kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Harga PKB, adalah harga PKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Harga BBN-KB, adalah harga BBNKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   11    

  • Ongkos Kirim, adalah harga ongkos kirim kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat (jika ada) pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Harga Karoseri, adalah harga Karoseri kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah; • Total Harga Satuan, adalah total jumlah harga off the road, harga PKB, harga BBNKB, harga Karoseri, dan ongkos kirim; • Jumlah Pesanan, adalah jumlah pesanan kendaraan bermotor yang akan dipesan. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan tampil

halaman “Negosiasi dan Survey”.

Gambar Halaman Negosiasi Harga dan Teknis

Negosiasi Harga dan Teknis • Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang akan menyediakan kendaraan bermotor; • Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi harga dari pihak instansi; • Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh tim nego kepada pihak penyedia; • Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak instansi dan pihak penyedia. Klik tombol

jika telah selesai mengisi data survey dan negosiasi.

Untuk mengedit data kendaraan, klik link model kendaraan pada halaman “Daftar Kendaraan”.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   12    

 

Gambar Halaman Daftar Kendaraan

Lalu akan tampil halaman “Edit Kendaraan”. Klik tombol

jika telah selesai

mengedit data kendaraan.

Gambar Halaman Edit Kendaraan

Untuk menghapus data kendaraan, klik tombol

pada halaman “Edit

Kendaraan”.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   13    

 

Gambar Halaman Edit Kendaraan

Untuk mengedit data paket, klik nama paket pada halaman “Daftar Paket”.

Gambar Halaman Daftar Paket

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   14    

  Lalu akan tampil halaman “Edit Paket”. Klik tombol

  jika telah selesai

mengedit data paket.

Gambar Halaman Edit Paket

Untuk membatalkan paket, beri checklist kolom Paket Batal pada halaman ”Edit Paket” dan isikan alasan pembatalan paket. Kemudian klik tombol

.  

Gambar Halaman Edit Paket

Untuk mencetak surat pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada paket yang bersangkutan pada halaman “Daftar Paket”.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   15    

 

Gambar Daftar Paket

Lalu akan tampil halaman

Pada halaman ini, Panitia dapat

memasukkan informasi kontrak dan surat pesanan.

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   16    

 

Gambar Halaman Cetak Surat Pemesanan

Data Dokumen Kontrak Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak antara PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut: • Nomor Dokumen Kontrak; • Tanggal Dokumen Kontrak; • Harga Total Kontrak; • Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia); • Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia). Data Dokumen Surat Pesanan Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut: • Nomor Surat Pesanan; • Tanggal Selesai Pekerjaan; • Tanggal Terima Barang; • Alamat Pengiriman Barang; • Tempat Penandatanganan Dokumen;

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   17    

  • Tanggal Penandatanganan Dokumen; • Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia); • Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia). Klik tombol

apabila telah selesai mengisi data kontrak dan surat

pesanan. Contoh hasil file pdf yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:

Gambar Contoh Surat Pesanan

       

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   18    

 

3.3

Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.

Gambar Halaman Log Akses

4

Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

5

Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Kendaraan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian ePurchasing Kendaraan Pemerintah, silakan menghubungi nomor Helpdesk LPSE LKPP di nomor 021 – 7167 3000 / 021 – 2953 9700 atau email ke [email protected].  

E-­‐PURCHASING  KENDARAAN   19