SKRIPSI. PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN SEBAGAI ALAT UKUR TINGKAT EFISIENSI PERUSAHAAN PADA PT EXCELCOMINDO PRATAMA, Tbk MEDAN OLEH

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI MEDAN

SKRIPSI

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN SEBAGAI ALAT UKUR TINGKAT EFISIENSI PERUSAHAAN PADA PT EXCELCOMINDO PRATAMA, Tbk MEDAN

OLEH

NAMA

:

MICKY ASADE

NIM

:

050503217

DEPARTEMEN

:

AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009

Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: Perencanaan dan Pengawasan Persediaan sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S-1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 1Juli 2009 Yang Membuat Pernyataan

Micky Asade NIM. 050503217


KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, serta senantiasa memberikan kesehatan, kemampuan, dan kekuatan kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi dengan judul : “ Perencanaan dan Pengawasan Persediaan sebagai Alat ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan” Skripsi ini penulis persembahkan untuk keluarga tercinta yang telah memberikan doa dan dukungannya, terutama kepada kedua orang tua, Asril Said dan Ade Suryani, dan tak lupa kepada kakak dan adik-adik ku tersayang. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak berupa dukungan moril, materiil, spiritual, maupun administrasi. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan bantuan, terutama : 1.

Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2.

Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.

Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.


4.

Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Dosen Pembanding I dan Bapak Hasan Sakti Siregar, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembanding II yang telah memberikan kritik dan saran kepada penulis untuk menyempurnakan skripsi ini.

5.

Dosen Wali penulis, Bapak Iskandar Muda SE, Msi, Ak.

6.

Bapak dan Ibu Staf Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan bimbingan semasa perkuliahan, serta Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu birokrasi administrasi selama penyusunan skripsi.

7.

Kepada bapak Anom Riyanto dan Bapak Maf’ul Taufiq serta semua staff bagian Finance PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan terima kasih banyak atas semua data dan informasi yang diberikan sehigga mempermudah penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

8.

Kepada Papa dan Mama yang telah sabar dan selalu mendukung micky untuk semuanya. Terima kasih banyak untuk semua kasih sayang, doa, semangat, pengorbanan, serta pengertian yang sangat besar buat Micky, semoga micky bisa memberikan yang terbaik untuk Papa dan Mama.

9.

Kepada Om Bambang, bang Olic, kak Lucy dan serta Adik-adik ku, andre, felix dan gabril terima kasih untuk doa dan dukungannya. Semoga kak micky selalu bisa menjadi kakak yang baik untuk kalian.

10.

Teman-teman ku Ika, Ayu, Fatimah, wulan, marji , Yanti, iLa, iyo, Gita, Untuk semua teman-teman di HMI dan HMA, serta untuk rekan-rekan Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis


sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk dukungan dan semangat kepada Penulis. 11.

Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang telah membantu memberikan semangat dan dukungannya kepada penulis. Akhir kata penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

semua pihak yang memerlukannya. Wassalamualaikum Wr. Wb Medan, 1Juli 2009 Yang Membuat Pernyataan

Micky Asade NIM. 050503217


ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan dan untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan digunakan sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan Pada PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif . Jenis data dan sumber data yang dipakai adalah data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan dan pengolahan data dilakukan dengan teknik wawancara dan teknik dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perencanaan dan pengawasan persediaan dilakukan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure) dan SAP (System Application Process) belum berjalan secara efektif, karena perusahaan masih sering mengalami kelebihan ataupun kekurangan persediaan. Kata Kunci : perencanaan, pengawasan, persediaan, efisiensi, perusahaan


ABSTRACT The Proposal of this research is to find out how the planning and controlling of inventory applied and used as a measurement for the efficiency level of inventory in PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan. This research was classified as descriptive research. This research used primary and secondary data as the type. Inquiry and documentation technique were used as a collecting and analyzing data technique. The result indicated that the planning and controlling of inventory which used by using SOP (Standard Operating Procedure) and SAP (System Application Process ) has not come along effectively yet. This is due to the company often goes through excessive and lack inventory. Keywords : planning, controlling, inventory, efficiency, company


DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN…………………………………………………………....i

KATA PENGANTAR ……………………………………………………...ii ABSTRAK ………………………………………………………………….v ABSTRACT ………………………………………………………………..vi DAFTAR ISI ………………………………………………………………vii DAFTAR GAMBAR...................................................................................xi DAFTAR LAMPIRAN ..............................................................................xii DAFTAR TABEL.......................................................................................xiii

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ......................................................... 1 B. Perumusan Masalah ............................................................... 3 C. Tujuan Penelitian ................................................................... 4 D Manfaat Penelitian .................................................................. 4


BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Persediaan ............................................................................... 6 1. Pengertian Persediaan ...................................................... 6 2. Jenis-jenis Persediaan..........................................................7 3. Pos-pos yang dimasukkan dalam persediaan.................... 8 4. Metode Pencatatan dan penilaian persediaan..................... 10 B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan............................... 12 C. Tingkat efisiensi Perusahaan................................................... 15 1. SOP (Standard Operating Procedure)..............................

16

2. SAP(System Application Process)..................................... 23 D. Tinjauan Penelitian Terdahulu............................................ .... 26 E. Kerangka Konseptual............................................................. 27

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian......................................................................29 B. Jenis dan Sumber data...........................................................29 C. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.........................29 D. Lokasi dan jadwal penelitian................................................30


BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian..........................................................................31 1. Gambaran Umum PT Excelcomindo Pratama Tbk medan...31 a. Sejarah singkat Perusahaan.............................................31 b. Struktur Organisasi.........................................................33 2. Persediaan Perusahaan.........................................................38 a.

Jenis-jenis Persediaan...................................................38

b.

Metode Pencatatan dan penilaian Persediaan................39

c.

Catatan dan Dokumen yang digunakan.........................40

3. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan perusahaan..........41 B. Analisis Hasil penelitian............................................................53 1. Analisis Tingkat efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure)…53

2. Analisis Tingkat Efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan) SAP (System Aplication Process)……55


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A.

Kesimpulan..............................................................................................6 1

B.

Saran.........................................................................................................6 3

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................65 LAMPIRAN


DAFTAR GAMBAR

Nomor

Judul

Halaman

Gambar 2.1

Jalur Distribusi barang XL Medan.........................21

Gambar 2.2

Kerangka Konseptual............................................27

Gambar 4.1

High Level Distribusi.............................................54


DAFTAR LAMPIRAN

Nomor

Judul

Lampiran 1

Struktur Organisasi Perusahaan

Lampiran 2

Flow Proses Distribusi dari Main ke Branch

Lampiran 3

Flow Proses Distribusi dari Branch ke Depo/ XL Center

Lampiran 4

Flow Proses Distribusi dari Depo ke dealer

Lampiran 5

Form Transfer Request


DAFTAR TABEL

Nomor

Judul

Halaman

Tabel 2.1

Tinjauan Penelitian Terdahulu..................................................26

Tabel 3.1

Jadwal Penelitian .................................................................... 30

Tabel 4.1

Display warehouse stocks of material ..................................... 50


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Tujuan perusahaan pada umumnya adalah untuk pertumbuhan dan pengembangan perusahaan melalui realisasi laba yang optimal serta tercapainya kontinuitas usaha yang tidak terbatas. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan perlu melaksanakan penanganan yang menyeluruh dan terintegrasi pada seluruh bagian perusahaan, termasuk perencanaan mengenai kegiatan operasi perusahaan dan pengawasan agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan utamanya, tidak terlepas dari persediaan. Pengadaan persediaan harus dilaksanakan secara tepat baik dalam jumlah maupun waktu agar tidak mengalami stagnasi dalam pelaksanaan proses produksi. Peranan persediaan pada perusahaan sangat penting untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, yaitu untuk mencapai tujuan operasional perusahaan dalam memperoleh laba yang maksimum, kontinuitas dan perkembangan usaha. Tingkat produktivitas dan efisiensi perusahaan dapat dilihat dari persediaannya. Setiap perusahaan baik jasa, dagang, maupun manufaktur, besar atau kecil, selalu menghadapi masalah operasi normal yang berhubungan dengan persediaan. Oleh karena itu agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar adalah dengan mengadakan persediaan yang cukup.

Kelebihan persediaan akan

mengakibatkan tertanamnya investasi yang berlebihan dalam persediaan


sehingga dapat mengganggu kebutuhan pembiayaan lainnya, namun kekurangan persediaan juga dapat

menghambat

kegiatan operasi

perusahaan. Dengan sistem akuntansi yang baik penilaian terhadap persediaan akan menjadi suatu sarana untuk memberikan informasi yang dapat diperkaya dalam evaluasi perusahaan serta dapat digunakan sebagai alat untuk pengendalian intern yang baik. Perusahaan dituntut untuk mampu menerapkan kebijakan akuntansi perusahaan dengan baik agar dapat memberikan informasi yang akurat guna kelancaran aktivitas perusahaan. Dalam hal persediaan, keamanan dari sistem bukan hanya masalah keamanan data persediaan tetapi juga keamanan dari fisik persediaan tersebut. Salah satu cara untuk peningkatan keamanan persediaan adalah dengan melakukan pemisahan fungsi di dalam persediaan, misalnya fungsi gudang, fungsi pengawasan persediaan, dll. Pemisahan fungsi ini dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan antara data persediaan dan fisik persediaan. PT. Excelcomindo Pratama, Tbk., merupakan anak perusahaan dari Telkom Malaysia yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi, dan saat ini sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia. Bisnis PT. Excelcomindo Pratama, Tbk atau yang lebih dikenal dengan nama XL adalah consumer solutions sebagai penyedia jaringan seluler dual band melalui kartu pra bayar serta pasca bayar. Dan juga business solutions sebagai penyedia layanan solusi korporat berbasis sirket sewa


(leased line), broad band dan IP (Internet Protocol). Yang termasuk ke dalam persediaan pada XL adalah kartu prabayar, baik perdana, isi ulang, dan kartu pengganti serta handphone dan sparepart. Semua persediaan yang ada pada XL Medan diperoleh dari kantor pusat yang berdomisili di Jakarta, kemudian persediaan tersebut disalurkan kepada sub logistic XL, toko-toko, dan perusahaan yang bekerjasama dengan XL. . Mengingat persediaan barang dagang merupakan unsur terpenting dalam perusahaan ini, yang memerlukan suatu perencanaan dan pengawasan yang tepat, maka penulis memilih judul “Perencanaan dan Pengawasan Persediaan sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan”. B. Perumusan Masalah 1. Perumusan Masalah Dari uraian latar belakang masalah, secara sederhana dapat dirumuskan permasalahan yang akan diteliti yang dijelaskan berikut ini: 1. Bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan? 2.

Bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan digunakan sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan?


C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan. 2. untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan digunakan sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan D. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan yang lebih luas tentang perencanaan dan pengawasan persediaan sebagai alat ukur tingkat efisiensi perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan. 2. bagi PT. Excelcomindo Pratama, Tbk, penelitian ini diharapkan sebagai bahan masukan atau bahan pertimbangan dalam perencanaan dan pengawasan persediaan sebagai alat ukur tingkat efisiensi perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan. 3. bagi pihak lain, hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu bahan referensi dalam penelitian selanjutnya, khususnya yang berhubungan dengan perencanaan dan pengawasan persediaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Persediaan 1. Pengertian Persediaan Istilah persediaan sangat berkaitan dengan perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan, yang secara kontiniu diperoleh atau diproduksi dan dijual. Adapun beberapa defenisi persediaan adalah: Menurut IAI (2004: 14.1), Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, digunakan dalam proses produksi dan atau dalam proses perjalanan, serta dalam bentuk bahan atau pelengkap (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Menurut Stice et.al

(2004: 653), “Persediaan menunjukkan

barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan serta untuk perusahaan manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau dimasukkan ke dalam proses produksi.” Menurut Kieso et.al (2002: 444), “Persediaan adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan/dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual.” Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan merupakan barang-barang yang tersedia untuk dijual atau yang akan digunakan dalam kegiatan proses produksi suatu perusahaan.


Karakteristik dari barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi, tergantung dari jenis kegiatan usaha perusahaan tersebut. Dalam beberapa kasus ada perusahaan yang memasukkan aktiva yang secara normal tidak dianggap sebagai persediaan ke dalam kelompok persediaan. Misalnya, tanah dan bangunan yang dimiliki untuk dijual oleh suatu perusahaan real estate, bangunan yang masih dalam proses pembangunan yang akan dijual di masa depan oleh suatu perusahaan konstruksi dan surat-surat berharga investasi yang dimiliki untuk dijual oleh seorang pialang saham (stockbroker), semua ini diklasifikasikan sebagai persediaan oleh perusahaan dalam industri tersebut. 2. Jenis-jenis Persediaan Kata persediaan atau persediaan barang dagangan secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki perusahaan dagang, ketika barang-barang tersebut telah dibeli dan dalam kondisi siap dijual, sedangkan untuk perusahaan manufaktur atau industri, persediaan dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori yaitu: persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi. a. Persediaan Bahan Baku Bahan baku adalah bahan-bahan yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi. Persediaan bahan baku terdiri dari dua jenis yaitu bahan baku langsung (direct materials) yaitu bahan baku yang digunakan secara langsung dalam produksi barang, dan bahan baku tidak langsung (indirect materials)


yaitu bahan baku penting yang digunakan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan kedalam produk. b. Persediaan Barang Dalam Proses Barang dalam proses terdiri dari bahan-bahan yang telah diperoses namun masih membutuhkan pengerjaan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini terdiri dari tiga komponen biaya yaitu bahan baku langsung, tenaga kerja langsung dan overhead pabrik. c. Persediaan Barang Jadi Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi dan menunggu waktu untuk dijual. Setelah produk ini selesai diproduksi, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari akun persediaan barang dalam proses ke akun persediaan barang jadi. 3. Pos-pos yang Dimasukkan dalam Persediaan Menurut aturan umum, barang-barang seharusnya dimasukkan dalam persediaan dari suatu usaha memegang kepemilikan hukum. Pengalihan hak adalah istilah hukum yang diajukan pada titik dimana kepemilikan berubah. Ketika aturan pengalihan hak tidak diketahui, maka pelaporan seharusnya memasukkan pengungkapan yang tepat untuk praktik khusus yang diikuti serta faktor-faktor yang mendukung praktik tersebut. Berikut ini pos-pos yang dimasukkan dalam komponen persediaan ketika pemilikan barang berubah yaitu: barang dalam perjalanan (Gooods in Transit), barang dalam konsinyasi (Goods on Consignment), penjualan bersyarat (Conditional Sales).


a. Barang dalam Perjalanan (Goods in Transit) Hal ini tergantung dari persyaratan penjualan (the terms of sale). Ketika persyaratannya adalah FOB (free on board) shipping point, hak atas seluruh muatan beralih ke pembeli pada saat pengiriman. Sejak hak beralih di titik pengiriman, maka barang dalam perjalanan pada akhir tahun harus dimasukkan dalam persediaan pembeli meskipun belum diterima. Bila persyaratannya FOB destination, hak tidak beralih sampai barang diterima oleh pembeli. Dengan kata lain barang-barang tersebut masih menjadi milik penjual selama barang masih dalam perjalanan dan dimasukkan dalam persediaan penjual.

b. Barang dalam Konsinyasi (Goods on Consignment) Barang sering kali ditransfer ke penyalur atas dasar konsinyasi. Pengirim tetap memegang hak kepemilikan dan tetap memasukkan barang tersebut ke dalam persediaannya sampai persediaan tersebut berhasil dijual atau digunakan oleh penyalur dan pelanggan. Dengan adanya kesepakatan ini, pelanggan dapat mempertahankan tingkat persediaan yang rendah. c. Penjualan Bersyarat (Conditional Sales), Penjualan Cicilan atau Angsuran (Installment Sales), dan Perjanjian Kembali (Repurchase Agreements). Kontrak penjualan bersyarat dan penjualan cicilan mungkin mempertahankan hak kepemilikan di tangan penjual sampai harga jual sepenuhnya dibayar.


Dalam situasi seperti ini, penjual yang mempertahankan haknya, dalam menunjukkan barang yng berada dalam catatannya, dikurangi dengan nilai barang yang dimiliki pembeli seiring dengan penagihan. Sebaliknya, pembeli dapat melaporkan nilai barang yang dimiliki seiring dengan pembayaran yang dilakukan. 4. Metode Pencatatan dan Penilaiaan Persediaan Ada dua metode yang biasa digunakan dalam mencatat persediaan yaitu : sistem pencatatan perpetual (perpetual inventory system), sistem persediaan periodik (periodic inventory system). a. Sistem Pencatatan Perpetual ( Perpetual Inventory System ) Menurut sistem perpetual, catatan yang berkelanjutan menyangkut perubahan persediaan dicerminkan dalam akun persediaan yaitu, semua pembelian dan penjualan (pengeluaran) barang dicatat secara langsung kea kun persediaan pada saat terjadi.

b. Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory System) Menurut sistem periodik, kuantitas persediaan di tangan ditentukan secara periodik. Semua pembelian persediaan selama periode akuntansi dicatat dengan mendebet akun pembelian. Metode dasar penilaian persediaan yang paling umum digunakan adalah: 1. metode Indentifikasi Khusus Memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan.


2. metode Biaya Rata-rata (Weighted Average Method) Metode biaya rata-rata yang membebankan biaya tara-rata yang sama ke setiap unit. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari jumlah unit yang dibeli pada tiap harga. 3. metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (First-in, First-out atau FIFO) Metode first-in,first-out (FIFO) didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk. 4. metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (Last-in, First-out atau LIFO) Metode last-in, first out (LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. LIFO sering kali dikritik dari sudut pandang teoritis, karena metode LIFO menghasilkan nilai lama dalam neraca dan dapat memberikan angka harga pokok penjualan yang aneh ketika tingkat persediaan menurun. Namun, metode LIFO adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan pada saat ini dengan pendapatan pada saat ini. Selain keempat metode di atas, terdapat metode lain dalam menilai persediaan antara lain sebagai berikut: 1. metode yang Lebih Rendah antara Biaya dan Nilai Pasar (Lower of Cost or Market atau LCM)


Salah satu konsep akuntansi adalah konservatisme yaitu akui semua kerugian yang belum direalisasi, tapi jangan akui semua keuntungan yang belum direalisasi. Saat diaplikasikan dalam penilaian aktiva, konservatisme menghasilkan aturan nama yang lebih rendah antara biaya dan nilai pasar (lower of cost or market), yang berarti bahwa aktiva dicatat pada nilai yang lebih rendah antara biaya atau nilai pasarnya.

2. metode Laba Kotor (Gross Profit Method) Metode laba kotor digunakan untuk mengestimasi persediaan akhir. Metode ini didasarkan pada observasi bahwa hubungan antara penjualan dan harga pokok penjualan biasanya relatif stabil. Persentase laba kotor ditetapkan pada penjualan guna mengestimasikan harga pokok penjualan. B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Perusahaan selalu dihadapkan pada pengambilan keputusan yang tepat

untuk

pencapaian

tujuan

perusahaan

dengan

keterbatasan-

keterbatasan yang ada. Kondisi ini mengharuskan manajemen untuk menyusun suatu rencana yang tepat agar dengan sumberdaya yang terbatas tersebut, manajemen dapat memberikan kegunaan yang optimal untuk pencapaian tujuan perusahaan. Menurut Handoko (1991: 77), “Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa”. Dari kutipan di atas, di dalam perencanaan terdapat beberapa faktor penting, yaitu: harus melibatkan masa


yang akan datang, harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan, harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dari tanggung jawab dan wewenang serta personil yang dapat diminta pertanggungjawaban atas terjadinya tindakan. Perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang ditetapkan sebelum aktivitas dilaksanakan sehingga tujuan operasi secara keseluruhan dapat tercapai. Sasaran akhir dari perencanaan persediaan ini adalah untuk menekan sekecil mungkin kerugian yang timbul karena kesalahan dalam pengelolaan persediaan. Perencanaan persediaan barang dagangan harus dinyatakan dan disusun dengan tegas, karena persediaan merupakan elemen utama dari modal kerja yang selalu berputar dan terus-menerus mengalami perubahan. Pengawasan persediaan berguna agar perencanan yang telah disusun dapat menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. Selain itu, pengawasan persediaan juga berguna untuk membantu tersedianya suatu tingkat persediaan optimum yang dapat memenuhi kebutuhan persediaan dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat serta biaya yang rendah dan memperkecil resiko yang dapat timbul. Menurut Hadibroto (1994:36), Pengawasan (control) adalah segala sesuatu yang termasuk dalam

aktivitas penentuan apakah

pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah terhadap harta benda usaha telah diadakan pengamanan yang sebaikbaiknya. Suatu pengawasan akuntansi dimaksudkan agar perusahaan


tersebut terhindar dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan atau akibat adanya penyelewengan, sehingga data-data keuangan perusahaan dapat dipercaya. Sedangkan pengawasan operasi dimaksudkan untuk menentukan operasi atau aktivitas perusahaan yang sesuai dengan sumberdaya perusahaan. Jika dihubungkan dengan persediaan, maka pengawasan operasi persediaan dimaksudkan supaya perusahaan dapat menjaga persediaannya selalu berada di tingkat yang optimal. Menurut Assuari (1998: 177), Tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: 1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar. Dari kutipan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan persediaan dilakukan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien. Kegunaan/Manfaat Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Adapun

kegunaan/manfaat

perencanaan

dan

pengawasan

persediaan barang dagangan yaitu: 1. Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum. 2. Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biaya yang timbul dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpanan, kekunoan, dan jarak serta asuransi persediaan. 3. Mengurangi resiko kecurangan atau kecurian persediaan.


4. Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan. 5. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan dengan cara selalu menyediakan bahan atau barang yang diperlukan. 6. Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pergudangan. 7. Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena perubahan harga.

C. Tingkat Efisiensi Perusahaan XL melakukan seluruh transaksi dengan mengikuti Standard Operating Procedure (SOP) dan Menggunakan system Application Process (SAP) untuk mempermudah dalam mengakses data terutama persediaan sehingga akan tercapai tingkat efisiensi Perusahaan.

1. Standard Operating Procedure (SOP) 1.1 Tujuan Tujuan Dari Standard Operating Procedure (SOP) ini adalah untuk dijadikan panduan dan pedoman pelaksanaan operasional bagi XL dalam melaksanakan fungsi masing-masing divisi sehubungan distribusi Starter Pack dan Voucher Fisik: 1.1.1 dari Main Warehouse ke Branch Warehouse 1.1.2 dari Branch Warehouse ke Depo Warehouse dan XL Center Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

1.1.3 dari Depo ke Dealer XL 1.1.4 pengembalian barang dari Depo dan XL Center ke Main Warehouse 1.2 Ruang Lingkup Cakupan dari Standard Operating Procedure (SOP) ini adalah kegiatan yang dilakukan oleh Team Main warehouse, team Branch Warehouse, Team Depo Warehouse, XL Center Operation dan Divisi-divisi XL lain yang terkait yang tercantum dalam SOP ini.

1.3 Defenisi yang terkait di dalam SOP 1.3.1 Logistik Main Warehouse merupakan Person In Charge (PIC) yaitu pelaku yang dituju dalam subjek pekerjaannya yang bertanggung jawab terhadap stock Gudang Main/Pusat dan bertanggung jawab terhadap distribusi dari Main ke Branch 1.3.2 Logistik Branch Warehouse merupakan Person In Charge (PIC) yang bertanggung jawab terhadap stock gudang Branch dan bertanggung jawab terhadap distribusi dari Branch ke Depo dan XL Center 1.3.3 Logistik Depo merupakan merupakan Person In Charge (PIC) yang bertanggung jawab terhadap stock gudang Depo 1.3.4 XL Center merupakan Person In Charge (PIC) yang bertanggung jawab terhadap stock barang di XL Center


1.3.5 ASOC/ASR merupakan ASOC (Area Sales Operation Coordinator) / ASR (Area Sales Representatives) adalah PIC yang mensupervisi kegiatan Depo masing-masing 1.3.6 Kurir yaitu unit yang memberikan jasa Pengiriman barang 1.3.7

313 merupakan proses transfer barang di SAP

1.3.8

315 merupakan proses terima barang di SAP

1.3.9 Finance Region adalah Persin In Charge (PIC) Finance di masing-masing region 1.3.10 PIC Activation Voucher merupakan PIC yang melakukan pengaktifan voucher fisik di masing-masing region 1.4 Penanggung Jawab dalam SOP 1.4.1 Logistik Main Warehouse 1.4.2 Logistik branch Warehouse 1.4.3 Logistik Admin Depo Nasional 1.4.4 XL Center Operation (CRR, CRC, CRS, Admin XL Center, Manager) 1.4.5 ASOC (Area Sales Operation Coordinator) / ASR (Area sales representative) Nasional 1.4.6 RSOM 1.4.7 Finance Region 1.4.8 PIC Activation 1.5 Tugas dan Tanggung Jawab


1.5.1 Logistik Main Warehouse, tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. kontrol stock yang ada di gudang Main b. melakukan pengiriman barang ke branch warehouse apabila ada request dan input 313 di SAP c. koordinasi dengan kurir untuk pengiriman barang yang harus menggunakan kurir d. memberikan barang ke PIC Logistik branch Warehouse apabila barang di ambil sendiri oleh logistik Branch Warehouse e. menerima barang dan cek stock apabila ada barang yang dikembalikan 1.5.2 Logistik

Branch

Warehouse,

tugas

dan

tanggung

jawabnya adalah : a. kontrol stock yang ada di gudang Branch b. meminta stock ke Main apabila stock kurang / tidak mencukupi c. menerima dan memeriksa barang dan input 315 di SAP d. memeriksa barang yang datang apakah ada yang rusak e. melakukan pengiriman barang ke Depo warehouse apabila ada permintaan dan input 313 di SAP f. koordinasi dengan kurir untuk pengiriman barang yang harus mengunakan kurir.


g. memberikan barang ke PIC logistik Depo Warehouse apabila barang di ambil sendiri oleh Depo/ logistik Depo Warehouse h. mengembalikan barang dari Main apabila ada yang harus dikembalikan dan proses/input mengembalikan barang di SAP 1.5.3 Logistik Admin Depo Warehouse, tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. kontrol stock yang ada di gudang Depo b. meminta stock ke Branch apabila stock kurang/ tidak mencukupi c. menerima dan memeriksa barang dan input stock masuk (315) di SAP d.

memeriksa apakah barang yang datang ada yang rusak

e. mengembalikan barang ke Main / Branch apabila ada repacking / ada yang harus dikembalikan f. proses pengembalian barang di SAP jika ada barang yang harus dikembalikan 1.5.4 XL Center, tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. kontrol stock yang ada digudang XL Center b. meminta stock ke Branch apabila stock kurang / tidak mencukupi


c. menerima dan memeriksa barang dan input stock masuk di IPOS / IRBS d. memeriksa barang yang datang apakah ada yang rusak e. mengembalikan barang ke Main apabila ada repacking sesuai informasi dari channel/ Main / koordinir repacking f. Proses pengembalian barang di system melalui POS / IRBS dan koordinasi dengan admin XLC untuk memastikan barang sudah berkurang 1.5.5 Admin XL Center, tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. memastikan barang masuk dan keluar sudah tercatat di SAP b. memastikan stock barang di SAP sesuai dengan stock fisik di XL Center (berkoordinasi dengan koordinator / Supervisor XL Center) 1.5.6 ASOC (Area Sales Operation Coordinator) / ASR (Area Sales representatives) Nasional a. memonitor pengiriman barang return ke Main apakah sudah di lakukan b. memonitor administrasi yang dilakukan Logistik Depo Warehouse (bagi area dimana Logistik masih di bawah Sales)


1.5.7 Finance Region a. memonitor Stock dan administrasi Logistik Depo / Branch bagi area yang Logistiknya sudah di bawah Finance b. stock opname ke semua gudang sesuai dengan kapasitasnya 1.5.8 PIC Activation a. Mengaktifkan fisik voucher atas permintaan dari Depo dan XL Center.


Berikut ini jalur distribusi persediaan pada PT. XL:

Main Warehouse TR

Goods

Branch warehouse

TR

Goods

TR Goods Goods

XL Center

Depo

Dealer PO &Payment Payment Goods XL Kita (DL)

Gambar 2.1 Jalur distribusi baraang XL Medan Sumber: PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan 2008 Dari jalur distribusi di atas dapat kita lihat bahwa jalur persediaan PT XL sangat panjang untuk sampai ke dealer (toko-toko XL kita) dan kemudian di jual. Apabila hal ini tidak didukung oleh perencanaan dan pengawasan yang baik dan efektif akan memungkinkan terjadinya


kelebihan ataupun kekurangan persediaan, barang tidak sampai pada waktunya, atau terjadinya kehilangan persediaan. 2. System Application Process (SAP) SAP (System Application Pocess) merupakan sistem yang digunakan XL untuk melakukan seluruh kegiatan operasional perusahaan, termasuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Perencanaan dan pengawasan persediaan material/ produk marketing (berupa SP/starter pack, PV/ physics voucher, presimse, bundling handset, datacard dll) yang diawali dari sales dan production planning untuk material tersebut. Proses produksi material adalah \tanggung jawab dari team channel HQ (Head Quarter) di Jakarta yang dilakukan oleh vendor XL. Data-data yang dibutuhkan sebagai ramalan (forecast) untuk perencanaan produksi antara lain yaitu: sales plan, monthly/annual sales target dan actual stock di Branch Warehouse dan Depo yang berasal dari region. Setelah proses produksi selesai, tahap selanjutnya adalah proses delivery/distribusi material tersebut dari Main Warehouse ke area-area di region. Material yang sudah menjadi stock di Branch Warehouse atau Depo area selanjutnya akan didistribusikan sesuai dengan permintaan, kebutuhan atau quota yang telah ditentukan. Branch Warehouse akan mensupply

kebutuhan

material

untuk

Depo

dan

XL

Center.

Permintaan/request material dari Dealer berdasarkan quota yang telah ditentukan tiap minggunya akan dipenuhi oleh Depo. Untuk area dimana tidak terdapat Branch Warehouse atau hanya terdapat d\Depo saja,


kebutuhan material akan dikirim langsung oleh Main Warehouse Jakarta ke Depo tersebut, jadi tanpa melalui branch Warehouse. Semua proses pengadaan material yang dimulai dari sales production planning sampai pengeluaran/penjualan material tersebut oleh Depo ke Dealer dan penjualan barang oleh XL center ke customer secara system dilakukan dengan menggunakan applikasi yang terintegrasi yang disebut SAP (System Application Process). Tanggung jawab dalam aktivitas perencanaan dan pengawasan persediaan barang: • Sales Production Planning dilakukan oleh team channel Head Quarter (HQ) di Jakarta • Data sales plan dan annual sales target dilakukan oleh team RSO/Regional Sales Operatoin di region • Distribusi/delivery material dari Main warehouse ke area region dilakukan oleh team main Warehouse Jakarta • Maintain stock di SAP dan actual stock (termasuk transaksi material, inventory, rekonsiliasi dan lain-lain) di Branch Warehouse, Depo dan XL Center dilakukan oleh Admin branch Warehouse (under Departemen Finance region), admin Depo (under Departemen Sales Operation) dan admin XL Center (under Departemen XLC region). Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh


Wilkiinson et,al (2000:350) menyatakan bahwa kriteria-kriteria yang perlu diperoleh untuk menilai apakah sistem yang ada, atau yang akan dibuat, efektif dan efisien, antara lain: 1. Relevant 2. Capacity of system 3. Efficient 4. Timeliness 5. Accessibility 6. Flexibility 7. Accurate 8. Reliability 9. Security of system 10. Economics 11. simplicity Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan digunakan nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat terpenuhi dengan adanya sistem yang efektif.


D. Tinjauan Penelititan Terdahulu Tabel 2.1 Nama dan Judul Penelitian

Hasil Penelitian

Tahun Siswa Perencanaan dan Purnama pengawasan Sari(2002) persediaan Barang dagangan pada PT wicaksana Overseas Internasional Cabang Medan

Maslija Noviani Iwai (2007)

1.PT. Wicaksana Overseas International Cabang Medan merupakan perusahaan dagang yang menjual barang kebutuhan sehari-hari yang dikelompokkan ke dalam 7 macam Produk, yaitu: rokok, makanan, minuman, makanan ringan, perawatan diri, perawatan rumah tangga, dan perawatan kesehatan. 2.Sistem pencatatan yang di pakai perusahaan adalah perpetual, yaitu pencatatan yang dilakukan setiap terjadi mutasi barang. Pencatatan dilakukan di MHS (Mutasi Stock Harian) yang sudah menggunakan sistem komputerisasi. 3.Fasilitas pergudangan perusahaan cukup baik dan memadai, yang dapat menampung semua persediaan barang dagangan yang dijual.

Analisis Efektivitas Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian Barang pada PT. 1. .Hasil analisis efektivitas sistem menunjukkan bahwa Excelcomindo Sistem Informasi dan Pendistribusian Barang di XL Medan Pratama ,Tbk dinyatakan kurang efektif. Dari segi keamanan sistem disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi yang memungkinkan terjadinya penyelewengan persediaan dan hal ini berkaitan dengan sistem pengendalian internal persediaan. 2. Hasil analisis pengendalian internal persediaan menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal perusahaan dalam hal persediaan kurang efektif. Karena dari segi pemisahan fungsi, XL medan tidak menerapkan pemisahan fungsi dalam penanganan persediaan. Dimana fungsi yang menangani catatan persediaan dan fungsi yang menangani fisik persediaan hanya dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian Branch Warehouse.


E. Kerangka Konseptual PT .Excelcomindo Pratama , Tbk

Persediaan Produk

Perencanaan dan Pengawasan Persediaan

Alat Ukur Tingkat Efisiensi Persediaan dengan Menggunakan SOP (Standard Operasional Prosedure) & SAP (System Application Process)

Efisiensi Perusahaan

Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Dari skema di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : PT. Excelcomindo Pratama, Tbk Medan dalam kegiatan operasionalnya menjual persediaan produk berupa Starter Pack (kartu perdana) dan voucher fisik yang dalam hal ini sangat memerlukan perencanaan dan pengawasan agar tidak terjadi kekurangan/kelebihan persediaan serta tidak terjadi kecurangan ataupun pencurian persediaan, untuk membuat perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi


efektif dan efisien maka perusahaan membuat suatu Standard Operasional Prosedure (SOP) dan menggunakan sebuah sistem yaitu System Application Process (SAP) yang memudahkan perusahaan dalam mengakses data persediaan.


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian. B. Jenis dan Sumber Data Adapun data yang penulis gunakan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari: a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung yang

memerlukan pengolahan lebih lanjut dan dikembangkan dengan pemahaman sendiri oleh penulis. Misalnya, data yang bersumber dari wawancara dan pengamatan langsung oleh penulis. b. Data Sekunder, yaitu data yang sudah diolah yang bersumber dari perusahaaan yang diteliti, misalnya sejarah singkat perusahaan , struktur organisasi dan data yang berhubungan dengan akuntansi.

C. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data Teknik pengumpulan data dilakukan dengan: 1.

Teknik wawancara, dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan,

2.

Teknik dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan informasiinformasi yang diperlukan melalui buku-buku, literatur dan sumber lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.


D. Lokasi dan Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan yang beralamat di Jl. Diponegoro No.5 Medan. Tabel 3.1 Tabel Jadwal Penelitian

Bulan (2009) Tahapan Penelitian Mei

Juni

Juli

Agt

Sept

Okt

Pengajuan Judul Penyelesaian Proposal Pengumpulan Data Seminar Proposal Penulisan Laporan Penyelesaian Laporan


BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT Excelcomindo Pratama, Tbk a. Sejarah singkat perusahaan PT Excelcomindo Pratama, Tbk didirikan pada tanggal 6 oktober 1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari yang bergerak dibidang perdagangan dan jasa umum. Pada tahun 1995 seiring dengan kerjasama antara Rajawali Group pemegang saham PT Grahametropolitan Lestari dengan beberapa investor asing (Nynex, AIF, dan Mitsui), PT Grahametropolitan Lestari mengubah nama menjadi PT Excelcomindo Pratama Tbk dengan kegiatan utamanya sebagai penyelenggara jasa telekomunikasi. XL memperoleh lisensi GSM 900 pada bulan September 1995 dan beroperasi secara komersial pada tanggal 8 Oktober 1996. XL menyediakan pelayanan jaringan GSM seluler di Indonesia dengan menggunakan teknologi GSM 900. Dalam perkembangannya XL memperoleh izin jaringan bergerak seluler untuk teknologi DCS 1800. Semenjak itu, XL adalah perusahaan swasta pertama yang menyediakan layanan telepon mobile di Indonesia. XL merupakan salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia yang merupakan satu anggota operator Axiata bersama dengan Aktel (Bangladesh), HELLO (Cambodia), Idea (India), MTCE (Iran), Celcom (Malaysia), Multinet (Pakistan), M1 (Singapore) dan Dialog (Sri


Lanka). XL dimiliki oleh Axiata Group Berhad melalui Indocel Holding Sdn Bhd (83,8%), Etisalat melalui Emirates Telecommunications Corporation (Etisalat) International Indonesia Ltd. (16%) dan publik (0,2%). Bisnis XL saat ini adalah sebagai consumer solution yaitu sebagai penyedia jaringan selular dual band melalui kartu pra bayar ( bebas) dan pasca bayar (Xplor). Dan juga sebagai bussines solutions yaitu sebagai penyedia layanan solusi korporat berbasis sirket sewa (leased line), broad band dan IP (internet Protocol). Hingga saat ini, XL telah mendirikan lebih dari 14.000 menara Base Transceiver Station (BTS) di seluruh Indonesia untuk melayani lebih dari 22 juta pelanggannya. Untuk memberikan pelayanan dan dukungan terbaik bagi para pelanggannya, hingga kwartal I tahun 2007 telah tersedia lebih dari 156 gerai XL Center di seluruh Indonesia, didukung oleh layanan Contact Center yang selalu siap menyediakan informasi kepada pelanggan selama 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Beberapa pengecer juga turut serta menjual perdana dan voucher isi ulang XL. Pelanggan prabayar XL dapat memperoleh isi ulang elektronik pada setiap XL center dan outlet, mesin ATM pada bank-bank besar dan melalui call center XL. Pada tahun 2006, XL resmi memperoleh lisensi 3G, layanan telekomunikasi seluler berbasis 3G pertama yang tercepat dan terluas di Indonesia. b. Struktur Organisasi Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas (pertanggungjawaban) seluruh organisasi.


Dengan adanya struktur organisasi, setiap bagian di dalam perusahaan dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. PT Excelcomindo Pratama, Tbk juga memiliki stuktur yang mencerminkan arus tanggung jawab, otoritas, dan pertanggungjawaban dari setiap bagian di dalam perusahaan. Adapun struktur organisasi dari PT Excelcomindo Pratama, Tbk cabang Medan dapat dilihat pada lampiran 1. Berikut ini uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam perusahaan : Vice President Merupakan posisi tertinggi di dalam struktur. Vice President dibantu oleh dua orang general manager yaitu General Manager Sales dan general Manager Network. General manager Sales Tugas dan tanggung jawabnya : 1. meningkatkan demand terhadap produk-produk XL di pasar 2. melakukan aktivitas untuk meningkatkan revenue/penjualan 3. meningkatkan pelayanan terhadap customer agar lebih loyal, sehingga meningkatkan revenue. 4. Meningkatkan kerja sama corporate dengan perusahaan lainnya dengan menjual produk/jasa XL 5. menentukan kegiatan promosi di areanya 6. memilih/menentukan channel penjualan General Manager Sales membawahi beberapa orang manager yaitu :


Manager Business Solution (Busol), tugas dan tangung jawabnya : a. melakukan penjualan kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa telekomunikasi XL. b. Harus mencapai target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan untuk jasa yang dijual kepada pihak luar Manager Busol dibantu oleh beberapa orang staff. Manager XL Center, tugas dan tanggung jawabnya : a. memberi pelayanan Customer Service yang terbaik bagi pelanggan yang datang ke XL center Medan b. melakukan penjualan produk-produk XL dan melakukan penerimaan pembayaran/tagihan bulanan customer c. berusaha meningkatkan loyalitas customer Manager XL Center dibantu oleh beberapa orang supervisor dan beberapa orang staf. Manager Promo, tugas dan tanggung jawabnya : a. melakukan kegiatan/event agar dapat meningkatkan penjualan dari departemen sales b. melakukan kerja sama dengan Event Organizer untuk aktivitas promosi c. melakukan publikasi kepada semua media elektronik, cetak, visual,dll. Manager promo dibantu oleh satu orang supervisor dan coordinator promo serta beberapa orang staf. Manager Sales Medan, tugas dan tanggung jawabnya :


a. melakukan penjualan produk-produk XL b. meningkatkan ketersediaan barang atau produk XL di pasar c. melakukan pembinaan/pengembangan terhadap sales distribution di area masing-masing d. meningkatkan revenue perusahaan dengan meningkatkan produk yang di jual dipasar. Manager Sales Medan dibantu oleh beberapa orang ASOC (Area Sales Operation Coordinator) dan beberapa orang staf. General Manager Network, tugas daan tanggung jawabnya adalah : 1. memastikan avaibelity signal XL di seluruh area 2. menjaga BTS agar selalu dalam keadaan aktif 3. meningkatkan pembangunan BTS yang ada di areanya 4. menentukan area/titik daerah yang akan dibangun BTS 5. melakukan supporting terhadap departemen General Manager Network membawahi beberapa orang manager yaitu: Manager Field Maintanance, Manager Construction, Manager Network Support. Manager Field Maintenance, tugas dan tanggungjawabnya terdiri dari: a. melakukan pengawasan terhadap BTS-BTS yang ada b. secara rutin melakukan pemeriksaan/controlling terhadap BTS-BTS tersebut c. mencegah terjadinya pencurian, pemadaman listrik, dan lain-lain yang mengakibatkan operasi BTS menjadi terganggu


d. melakukan pemeliharaan terhadap BTS maupun lingkungan sekitarnya Manager Field Maintenance dibantu oleh satu orang supervisor dan beberapa orang staff. Manager construction, tugas dan tanggung jawabnya terdiri dari: a. melakukan pembangunan BTS b. melakukan pengawasan dalam instalasi peralatan/perlengkapan BTS dari awal hingga BTS tersebut aktif. c. Mengatur jadwal pembangunan BTS tersebut, mana yang prioritas dan mana yang tidak Manager Construction dibantu oleh satu orang supervisor dan beberapa orang staff. Manager Network Support, tugas dan tanggung jawabnya terdiri dari: a. mengawasi jalannya project yang sedang dilakukan b. melakukan

pengawasan

terhadap

budget

perusahaan

dalam

hal

pembangunan BTS c. melakukan pencatatan administrasi atas BTS-BTS yang telah aktif d. mengatur pemakaian energi terhadap BTS (missal : pemilihan PLN atau solar) Manager Network Support dibantu oleh coordinator project dan coordinator budgeting serta beberapa orang staff. Selain membawahi general manager sales dan general manager network, vice president juga membawahi beberapa orang manager yang langsung


bertanggung jawab terhadap vice President yaitu: manager finance dan manager management service. Manager finance Adapun tugas dan tanggung jawab manager finance adalah: 1. melakukan pengawasan terhadap prsediaan produk-produk XL ysng ada. 2. Meminimumkan terjadinya Bed debt kepada perusahaan rekanan lainnya 3. Melakukan pengawasan terhadap pembelian-pembelian barang yang akan di beli dalam kaitannya dengan project 4. Melakukan controlling terhadap dana yang ada di Medan Manager finance dibantu oleh beberapa orang supervisor yaitu supervisor account receivable (A/R), supervisor inventory, dan supervisor procurement serta beberapa orang staff di bawah supervisor tersebut. Manager management service Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Management Service adalah: 1. Melakukan pengawasan terhadap gedung dan fasilitas kantor lainnya 2. Melakukan rekrutmen/pengangkatan karyawan 3. Melakukan pendekatan terhadap pemerintahan/lembaga daerah lainnya. Manager management service dibantu oleh beberapa orang supervisor yaitu supervisor human resources development (HRD), supervisor external affair (EA), dan supervisor facilities management (FM) serta beberapa orang staff dibawah supervisor tersebut. 2. Persediaan Perusahaan a. Jenis-jenis persediaan


Jenis persediaan di XL Medan hanya terdiri dari persediaan barang jadi. Persediaan ini didapat dari Main warehouse yang berlokasi di Jakarta. Persediaan barang jadi ini dikelompokkan berdasarkan produk yang dijual oleh perusahaaan. Untuk memudahkan pencatatan, produk-produk tersebut telah diberi kode terlebih dahulu yang hanya diketahui oleh bagian yang menangani persediaan. Adapun produk-produk yang dijual oleh XL medan yaitu: 1. Kartu perdana bebas yang merupakan kartu pra bayar dan kartu perdana Xplor yang merupakan kartu pasca bayar. Produk-produk ini diberi kode seperti: •

Spbebas2-10mdn untuk kartu perdana bebas

•

Spxplor50k-mdn untuk kartu perdana Xplor

2. Voucher isi ulang kartu bebas. Voucher ini ada yang bernilai Rp. 5000 sampai yang bernilai Rp. 100.000. produk ini di beri kode seperti: • Voucher100k • Voucher50k • Voucher10k • Voucher5k 3. Sim card penukaran (kartu pengganti) kartu bebas dan Xplor. Produk-produk ini diberi kode seperti: •

Presimse 16k

•

Presimse32kopq, dan lain-lain


b. Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan PT excelcomindo Pratama, Tbk menggunakan software system application process (SAP) dalam melaksanakan seluruh aktivitas bisnisnya, termasuk sistem persediaan. Telah kita ketahui bahwa SAP terdiri dari modul-modulyang saling terintegrasi. Dalam hal persediaan perusahaan menggunakan modul persediaan yang terintegrasi dengan modul di dalam marketing dan finance. Di dalam modul persediaan, setiap terjadi transaksi persediaan, baik penerimaan maupun pengeluaran barang, karyawan yang bertanggung jawab menangani persediaan langsung memproses transaksi tersebut ke dalam proses SAP. Proses ini menyebabkan ter up-datenya data-data mengenai persediaan. Contohnya ketika terjadi pemesanan barang dari depo kepada branch warehouse, karyawan yang menangani persediaan di branch warehouse langsung melakukan proses SAP T-code VL1OB dan T-code VLO2N untuk proses delivery order dan inbound barang yang dilakukan depo. Dengan selesainya proses delivery order dan inbound maka data/catatan persediaan langsung ter up-date. Dari penjelasan di atas kita dapat menarik kesimpulan bahwa dalam mencatat persediaannya perusahaan menggunakan sistem

perpetual. Dimana sistem perpetual

memberikan informasi yang berkelanjutan mengenai catatan persediaan. Setiap perubahan/mutasi persediaan akan langsung mempengaruhi akun persediaan, sehingga catatan persediaan akan selalu menunjukkan angka yang terbaru (up to date).


Dalam menilai persediaannya perusahaan menggunakan metode first-in first-out (FIFO), dimana barang yang pertama kali masuk merupakan barang yang pertama kali dikeluarkan untuk di jual. Metode ini dipilih perusahaan karena produk yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki masa kadaluarsa produk (expire date). Dengan menggunakan metode ini, perusahaan akan dapat menghindari barang yang akan kadaluarsa sehingga kerugian perusahaan dapat dicegah. c. Catatan dan Dokumen yang Digunakan Dokumen dalam bentuk fisik yang merupakan dokumen pendukung dalam proses perencanaan dan pengawasan persediaan terdiri dari: •

Dokumen permintaan barang. Dikirim oleh Branch warehouse kepada main warehouse yang berisi alokasi permintaan tiap jenis barang yang dibutuhkan tiap bulannya.

•

Transfer request/purchase order. Merupakan dokumen yang digunakan oleh Branch warehouse maupun depo logistik ketika memesan barang kepada main warehouse atau Branch warehouse

•

Dokumen

pengeluaran

barang.

Merupakan

dokumen

pendukung ketika Branch warehouse mengeluarkan barang dari gudang. Dokumen ini juga sebagai bukti bahwa Branch warehouse telah diberi otorisasi untuk mengeluarkan barang dari gudang.


•

Dokumen penerimaan barang. Merupakan dokumen pendukung ketika Branch warehouse menerima barang dari main warehouse. Dokumen ini digunakan sebagai alat perbandingan ketika Branch menghitung jumlah barang yang dikirim oleh main warehouse, apakah jumlahnya sesuai dengan yang tercantum didalam dokumen.

3. Perencanaan dan Penawasan Persediaan Perusahaan Persediaan merupakan salah satu aktiva yang penting didalam perusahaan dan merupakan salah satu unsur dari modal kerja perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengawasan yang memadai untuk melindungi persediaannya. Sehingga kelebihan ataupun kekurangan persediaan tidak akan terjadi, serta penyelewengan terhadap persediaan seperti pencurian terhadap persediaan dapat dihindarkan. sales plan yaitu pihak/orang yang diberi wewenang untuk merencanakan persediaan yang akan di pesan dari Main warehouse Jakarta ke Branch warehouse Medan agar tidak terjadi keleebihan ataupun kekurangan persediaan dalam satu periode pemesanan tertentu. Dalam menjalankan perencanaan dan pengawasan persediaannya, XL Medan menerapkan sejumlah aturan-aturan yang harus diikuti oleh seluruh karyawan. Setiap transaksi persediaan di XL Medan dilakukan oleh bagian warehouse yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi persediaan baik penerimaan maupun pengeluaran barang dan juga bertugas untuk menyimpan persediaan di dalam gudang. Ketika terjadi penerimaan


dan pengeluaran barang, karyawan branch warehouse harus menyiapkan dokumen-dokumen pendukung penerimaan dan pengeluaran barang. Dokumen-dokumen tersebut harus mendapat pengesahan terlebih dahulu oleh atasan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya pengeluran barang tanpa otorisasi. Persediaan fisik disimpan di dalam sebuah gudang penyimpanan yang terkunci. Dimana kunci tersebut dipegang oleh satu orang karyawan, yang

bertugas

mengawasi

persediaan,

baik

penerimaan

maupun

pengeluaran barang. Setiap karyawan yang ingin mengakses fisik persediaan harus memperoleh izin dari atasan. Perhitungan fisik persediaan (stock opname) dilakukan setiap bulan oleh bagian finance. Tujuan dari perhitungan fisik persediaan adalah untuk merekonsiliasi catatan persediaan dengan fisik persediaan yang ada di gudang, apakah sesuai atau tidak. Sehingga apabila terjadi penyelewengan persediaan, maka dapat diatasi dengan cepat. Seperti yang telah dijelaskan di dalam bab II untuk mencapai tingkat efisiensi perusahaan, XL Medan melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan menggunakan SOP (Standard Operasional Procedure) dan SAP (System Application Process). Di dalam SOP (Standard Operasional Procedure) terdiri dari beberapa proses dalam melakukan pendistribusian produk, diantaranya adalah:


Proses Distribusi dari Main ke Branch 1. Logistik Branch warehouse setiap bulannya melakukan aktifitas SOP sales dan Production Planning, yaitu melakukan alokasi permintaan barang kepada main warehouse. 2. Logistik Branch warehouse setelah melakukan aktifitas SOP sales dan Production Planning dari proses Disteribusi Branch ke Depo / XL Center ada permintaan SP dan voucher Fisik 3. Logistik Branch warehouse melakukan permintaan barang/produk ke Main Warehouse 4. Logistik Main memeriksa barang apakah tersedia atau tidak. 5. Apabila tidak tersedia main warehouse melakukan penundaan pengiriman barang 6. Apabila barang tersedia, maka main warehouse memberi konfirmasi kepada branch baahwa barang yang diminta telah tersedia dan meminta branch untuk mengirimkan form transfer request. 7. Apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika iya, logistik Main Warehouse melakukan pengiriman barang memberikan barang kepada kurir untuk dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirim barang ke branch dengan memberi report pengiriman. Jika tidak, logistic Branch Warehouse melanjutkan ke proses mengirim barang khusus ke region Jabodetabek yang tidak menggunakan kurir dan menginput 313 di SAP.


8. Logistik branch Warehouse melakukan pengecekan barang yang datang dari Main (baik melalui kurir atau tidak), apakah barang sesuai atau cukup? Jika ya, lanjut ke proses menerima barang dan input Good Receipt (313) di SAP, lanjut ke Proses distribusi Branch ke Depo / XL Center). Jika tidak lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke branch. 9. Logistik Branch warehouse melakukan proses Distribusi ke Depo dan XL Center. 10. Logistik Main Warehouse melakukan proses pembayaran jasa Kurir, menerima report pengiriman barang dari kurir dan invoice untuk diproses pembayarannya. Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada lampiran 2.

Proses Distribusi dari Branch ke Depo / XL Center 1. Logistik Depo melakukan proses distribusi dari Main warehouse ke Branch Warehouse 2. Logistik Depo meminta barang untuk penjualan ke Dealer 3. XL Center meminta barang untuk penjualan di XL Center 4. Logistik Branch Warehouse melakukan pengecekan apakah barang tersedia? Jika iya, lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke Depo / XL Center. Jika tidak, meminta barang ke main warehouse atas


permintaan dari Depo dan XL Center (dilakukan pada saat stock tidak mencukupi / habis) 5. Branch memeriksa apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika ya, logistik branch warehouse

memberikan barang kepada kurir untuk

dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirimkan barang ke branch atas permintaan main warehouse dan mengirimkan report pengiriman ke main warehouse, selanjutnya logistik Branch Warehouse menerima reportreport pengiriman dan invoice dari kurir. jika tidak, memberikan barang ke PIC Depo dan PIC XL Center dan input 313 di SAP 6. Depo memeriksa apakah fisik dan jumlah sesuai permintaan? Jika ya, menginput barang masuk di 313 SAP. Jika tidak, logistik Branch warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL Center. 7. Pada XL Center melakukan pengecekan apakah barang sesuai permintaan. Jika ya, XL Center menginput barang masuk di POS / IRBS (D+1, akan terotomatis terinput stock masuk di SAP). Jika tidak, logistik Branch Warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL Center 8. XL Center melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau Voucher Fisik. Jika SP XL Center memproses penjualan di XL Center. Jika Voucher, XL Center meminta PIC Departemen terkait untuk mengaktifkan voucher.


9. PIC Activation Voucher melakukan proses aktivasi fisik Voucher yaitu dengan mengaktifkan voucher fisik yang di minta oleh XL Center.(Note : untuk regional Jabodetabek, yang mengaktifkan voucher adalah Finance Region. Untuk Region lainnya, yang mengaktifkan voucher fisik adalah Sales Departemen ). Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada lampiran 3. Proses Distribusi dari Depo ke Dealer 1. Dealer melakukan aktifitas dengan mengikuti Standard Operating Procedure (SOP) Dealer Management 2. Dealer melakukan pembelian dan pembayaran sesuai dengan kuota, target dan jadual yang telah ditentukan 3. Depo melakukan pemeriksaan apakah barang tersedia? Jika ya, Depo menginformasikan kepada dealer bahwa barang sesuai Purchase Order (PO) dapat diambil di Depo. Jika tidak, depo melakukan proses request barang ke branch 4. Admin Depo menginput stock di SAP. 5. Depo melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau Voucher fisik. Jika SP , depo meminta PIC Departemen terkait untuk mengaktifkan voucher. Jika voucher maka dealer mengambilkan barang di Depo. 6. PIC Activation Voucher mengaktifkan voucher fisik yang diminta oleh XL Center (untuk region jabodetabek, yang mengaktifkan voucher


adalah Finance region, untuk region lainnya, yang mengaktifkan voucher fisik adalah sales departemen) 7. Dealer memeriksa apakah barang dan jumlah sesuai? Jika iya, dealer menerima barang dari depo dan menanda tangani tanda terima barang dan kemudian dilanjutkan ke SOP dealer management. Jika tidak, dealer mengambil barang di Depo dan memeriksa barang dari Depo. 8. Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada lampiran 4. Dari beberapa proses di atas menunjukkan proses pengiriman barang yang panjang untuk sampai ke Dealer, hal ini kurang efektif dan efisien. Untuk itu perlunya dilakukan perubahan SOP agar pengiriman barang lebih cepat dan tepat untuk sampai ke tangan dealer. SAP juga mempunyai peran yang sangat penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Berikut ini terdapat hal-hal yang ada di SAP terkait dengan perencanaan dan pengawasan Persediaan (Stock): a.

Existing stock di system/SAP stock yaitu stock yang tercatat di SAP berdasarkan jenis dan quantity material yang ada di suatu storage Location (SLoc). Ada tiga jenis stock yang ada di SAP yaitu : good Stock, Stock in transit,Blocked Stock. •

Good Stock yaitu stock yang sudah masuk di suatu SLoc dan sudan dilakukan proses penerimaan barang (good receive).


•

Stock in transit yaitu stock yang masih dalam perjalanan di suatu SLoc karena belum dilakukan proses penerimaan barang (good receive). Hal ini mungkin dikarenakan fisik material belum diterima ataupun material sudah di terima tetapi belum dilakukan proses penerimaan barang (good receive) oleh admin.

•

Block stock yaitu stock yang sudah masuk di suatu SLoc tetapi diblocked statusnya (masih tetap berada di SLoc tersebut) dikarenakan beberapa hal seperti old material (tidak dipakai / dijual lagi), broken material, deact material dll. Hal ini dilakukan untuk lebih memudahkan pengawasan persediaan ( me-manage stock) antara stock yang statusnya masih bagus dengan stock yang statusnya bermasalah. Selanjutnya untuk material yang berstatus blocked stock ini nantinya akan dilakukan proses write off/ scrapp untuk periode tertentu (misal pertahun).

Persediaan (stock) pada waktu lampau untuk tanggal atau periode tertentu juga bisa dilihat di dalam SAP ini, hal ini misalnya dapat digunakan untuk beberapa keperluan, sebagai contoh untuk melakukan rekonsiliasi maka SAP tersebut dapat dilhat.


Tabel 4.1 Display warehouse stocks of material, 22 Juni 2009 material

plnt

SLoc

Material Description

Unrestr

Trans/

Blocked

Tfr

Tran

In

sit

Tran sit

SP10KW2W-BST

SA

XDO

SP,PREACTVOU:SIM BEBAS_W2W,10K,BRASTAGI

SP10KW2W-MDN

SAL

XDO3

SP,PREACTVOU:SIM BEBAS_W2W, 10K,MEDAN

SP10KW2W-PBN

SAL

XDO3

SP,PREACTVOU:SIM BEBASW2W, 10K,PANGKAL>

SP5K-BST

SAL

XDO3

SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,BRASTAG

SP5K-MDN

SAL

XDO3

SP5K-PBN

SAL

VOUCHER100KV\

0

0

100

0

0

200

0

9

0

0

0

50

0

0

0

2.900

2.400

0

0

0

SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,MEDAN

10.275

20.000

0

0

0

XDO3

SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,PANGKA

1.000

0

0

0

0

SAL

XDO3

VOUCHER, CARD:100K

1.491

0

0

0

0

VOUCHER10K

SAL

XDO3

VOUCHER,CARD: 10K,MINI BEBAS

697

0

0

0

0

VOUCHER10K-MINI

SAL

XDO3

VOUCHER,CARD: 10K,MINI BEBAS 2 IN 1

5.125

5.000

0

0

0

Persediaan (stock) tersebut dapat dilihat dengan meng-akses SAP oleh semua admin Depo / Branch warehouse, Main warehouse atau yang punya otoritas dengan transaction code terkait. Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

b. Material transaction Proses

transaksi

material

yang

dilakukan

antara

lain:

Pengeluaran (transfers 313/ good issue), penerimaan (315/ good receive), SODO (sales order delivery order), batalkan (cancel) dokumen transaksi yang telah pernah dibuat, change jenis material (bila ada suatu program khusus) dll. Transfer material ke area di region dimulai dari Main Warehouse di Jakarta ke Branch Warehouse region. Branch warehouse akan transfer material untuk memenuhi kebutuhan Depo dan XL Center. Penjualan ke dealer dilakukan oleh Depo sedangkan XL Center selain sebagai pusat pelayanan customer juga memiliki fungsi untuk melakukan penjualan produk XL ke Customer. Terdapat juga adanya transaksi berupa return material, baik dari XL Center/ Depo ke branch Warehouse maupun branch warehouse ke Main warehouse Jakarta karena beberapa hal seperti broken material,material sisa program tertentu dll. c. Material movement Semua transaksi yang pernah dilakukan di suatu SLoc oleh user akan tercord, dalm bentuk material dokumen number yang berisi tentang informasi user name,type transaksi, tanggal


transaksi dan tanggal posting, jenis dan jumlah barang, supplying dan receving SLoc,dll. Sehingga dengan adanya menu/fasilitas ini kita dapat melakukan monitoring dalam periode waktu tertentu (missal dalam sebulan) pergerakan (keluar/masuk/penjualan) material di suatu Sloc (Branch Warehouse/ Depo/XLC) baik secara jumlah maupun jenis materialnya. Hal ini tentunya akan menjadi dasar untuk merencanakan jumlah dan jenis material yang akan diminta (request), pengawasan / maintain existing stock, dimensioning warehouse berdasarkan kapasitas ruang penyimpanan, existing stock, expired date material dan buffer stock, sehingga diharapkan tidak akan terjadi overstock (stock lebih) atau lack stock (stock kurang). d. HU (Handling Unit) Number for SP (Starter Pack) Dalam setiap SP (kartu perdana) akandicantumkan nomer packing atau HU/Handling unit dalam setiap box (kotak) kecil berisi 50 buah SP, yang disebut HU1 (pertama) dan box besar berisi 1000 buah SP yang disebut HU2 (kedua). Sebelum SP dikeluarkan oleh Main Warehouse ke area, HU number ini terlebih dahulu akan diload datanya ke SAP. Fungsi HU number ini adalah sebagai data identifikasi yang unik dari SP terkait nanti ke penjualan ke dealer. Saat proses sales order di SAP oleh admin Depo harus menfinput no HU dari SP yang


terjual ke dealer. Data yang terdapat di HU adalah jenis SP dan POC-nya,MSISDN, ICCID dan tanggal kada lursa (expired date). Untuk cross checking sebaiknya admin melakukan check (samling/ random) antara HU yang tertera di fisik box SP dengan HU yang ada di SAP, untuk memeriksa apakah data didalamnya sudah sama. B. Pembahasan Hasil Penelitian 1. Analisis Tingkat efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure) SOP secara garis besar telah di jelaskan dalam bab II, agar suatu proses/ aktivitas pekerjaan dapat berjalan dengan sesuai yang diinginkan dengan hasil yang optimal sudah seharusnya SOP terkait proses tersebut dijalankan dengan benar dan baik. Untuk proses terkait persediaan material sendiri saat ini sudah ada revisi yang baru tetapi belum efektif dijalankan di region West/ Sumatera. SOP yang saat ini masih dijalankan terkait distribusi material alur ringkasannya adalah sebagai berikut: Main warehouse Jakarta

Branch Warehouse

Depo

Dealer

SOP distribusi yang nantinya (di tahun 2009) akan dijalankan secara ringkas sebagai berikut : Main Warehouse Jakarta

Dealer

Untuk lebih jelasnya kedua proses tersebut dapat di lihat sebagai berikut :


Distribusi regular

Distribusi Langsung dari Main ke Dealer Main Warehouse

Main Warehouse TR

Goods

Branch warehouse

Confirm

PO

Goods TR XL Center

Depo

Goods

Payment & Dealer

Payment Goods XL kita

Delivery Request

Depo

Dealer PO &Payment Payment Goods XL Kita

Gambar 4.1 High Level Distribusi


Dari gambar proses distribusi di atas terlihat bahwa proses barang dari distribusi leguler lebih banyak memakan waktu dan biaya, sehingga kurang efektif dan efisien.sedangkan distribusi langsung dari Main ke Dealer lebih cepat sampai ke tangan dealer untuk segera di pasarkan ke konsumen. Sehingga dapat disimpulkan bahwa distribusi produk dari main ke dealer lebih efektif dan efisien. Proses distribusi langsung dari Main ke Dealer belum sepenuhnya dilaksanakan oleh XL Medan, dan apabila proses tersebut telah dilaksanakan sepenuhnya dengan baik dan benar maka akan distribusi barang akan menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Analisis Tingkat Efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SAP (System Aplication Process) Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh Wilkiinson seperti yang telah dijelaskan pada BAB II. Dari sebelas kriteria yang ditetapkan oleh Wilkinson, penulis hanya mengambil empat dari kriteria tersebut yaitu: efisiensi dari sistem, ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, kemudahan dalam mengakses, keamanan dari sistem. kriteria tersebut penulis ambil karena berdasarkan pra surveyyang penulis lakukan, permasalahan perusahaan terletak pada ketepatan informasi dan keamanan persediaan, beriku ini analisis lebih lanjut mengenai tingkat efisiensi perencanaan dan pengawasan persediaan


dengan menggunakan SAP berdasarkan kriteria yang telah penulis tetapkan.

a.

Efisiensi SAP Setiap perusahaan mengharapkan sistem yang dibangun di dalam

perusahaannya berjalan secara efektif dan efisien. Dikatakan berjalan dengan efisien ketika sistem tersebut dapat mengurangi biaya pemrosesan transaksi dimana ketika terjadi suatu transaksi bisnis tidak banyak bagian/ fungsi yang harus dilalui sehingga pemrosesan transaksi dapat berjalan dengan cepat, tepat, dan akurat. XL Medan menggunakan sistem SAP dalam menjalankan seluruh aktifitas bisnisnya termasuk transaksi persediaan. Berdasarkan analisis flow yang penulis lakukan, diperoleh suatu kesimpulan bahwa sistem informasi persediaan dan pendisteribusian barang di XL Medan telah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat dilihat dari prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran barang hanya bagian warehouse yang melakukan proses transaksi, mulai dari pencatatan transaksi sampai pada penyimpanan dan pengeluaran barang. Selain itu penggunaan sistem SAP menyebabkan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Karena pemprosesan data-data persediaan dilakukan dengan menggunakan TcodeTcode dalam sistem SAP yang menyebabkan semua data-data persediaan langsung ter up-date ketika karyawan menjalankan program Tcode Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

tersebut. Penggunaan dokumen secara fisik juga berkurang di dalam sistem SAP sehingga menghemat biaya perusahaan dalam mencetak dokumen, dan juga tidak memerlukan tempat yang banyak untuk menyimpan dokumen- dokumen tersebut. Karena semua data transaksi persediaan telah disimpan di dalam sebuah file pita magnetis. Efisiensi juga dapat tercapai ketika perusahaan dapat mengawasi tingkat persediaan di dalam perusahaan, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan dapat dihindari yang berarti berkurangnya total biaya persediaan. XL

medan

sering

mengalami

kelebihan

dan

kekurangan

persediaan. Persediaan dipesan berdasarkan alokasi permintaan bulanan yang telah disiapkan sebelumnya. Selain itu barang yang diterima oleh branch tidak sesuai dengan alokasi permintaan yang telah dibuat sebelumnya, karena branch tidak memiliki target batas

waktu kapan

seharusnya barang tersebut sampai ke tangan branch. Sehingga branch sering mengalami kekosongan persediaan ketika Depo memesan barang ke Branch. Apabila dinilai dari segi efiseinsi, maka sistem pengawasan persediaan di XL Medan dapat dikatakan belum efisien. Karena perusahaan masih sering mengalami kekurangan dan kelebihan persediaan. Kekurangan persediaan menyebabkan perusahaan tidakdapat memenuhi pesanan yang berarti hilangnya kesempatan perusahaan untuk memperoleh keuntungan dari penjualan persediaan. Sedangkan keleebihan persediaan menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar dalam hal


penanganan persediaan yaitu biaya penyimpanan persediaan agar persediaan tersebut jangan sampai rusak atau using. Dari penjelasan di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang pada XL Medan belum sepenuhnya berjalan dengan efektif. Karena dinilai dari segi efisiensi,sistem yang telah diterapkan belum sepenuhnya berjalan dengan efisien. Dimana belum efisiennya sistem pengawasan persediaan perusahaan. b.

Ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi Persediaan Penggunaan sistem SAP di XL medan menyebabkan informasi

yang dihasilkan oleh XL Medan menjadi lebih baik, baik dari segi kualitas maupun ketepatan waktu. Ketika terjadi transaksi persediaan, sistem SAP langsung memperoses transaksi tersebut dan data-data persediaan langsung ter up date. sehingga ketika suatu bagian membutuhkan data mengenai persediaan, data-data yang diberikan merupakan data-data yang terbaru sehingga pengambilan keputusan yang salah dapat dihindari. Berdasrkan ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL Medan dapat dikatakan telah berjalan dengan efektif. c.

Kemudahan dalam mengakses SAP Penggunaan sistem SAP di dalam perusahaan, tidak selalu

memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses datadata setiap bagian di dalam perusahaan, walaupun sistem SAP menginterasikan setiap bagian di dalam prusahaan. Begitu pula dengan Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

modul persediaan, hanya orang-orang yang telah ditujuk oleh perusahaan yang dapat mengakses secara langsung data-data mengenai persediaan. Hanya data-data yang bersifat umum yang dapat diakses secara langsung oleh setiap bagian di dalam perusahaan. Setiap bagian yang ingin mengakses data-data mengenai persediaan secara lebih detail, harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang, dalam hal ini adalah bagian warehouse. Berdasarkan kemudahan akses dari SAP dapat dikatakan sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL Medan telah berjalan dengan efektif. d. Keamanan dari sistem XL Medan menerapkan sejumlah aturan dalam mengamankan setiap data di dalam sistem yang dipakainya, termasuk sistem prsediaan. Setiap data mengenai persediaan tersimpan di dalam sebuah file pita magnetis dan file persediaan akan disimpan di dalam gudang file. File persediaan tersebut dilengkapi dengan sistem keamanan yaitu penggunaan password ketika hendak membuka file. Jadi hanya orang yang memiliki passwordlah yang dapat membuka file tersebut, dan biasanya orang tersebut telah memiliki otorisasi dalam mengakses file. Keamanan dari persediaan bukan hanya berkenaan dengan keamanan catatan persediaan tetapi juga keamanan fisik persediaan. Jadi harus ada pemeriksaan stock opname setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian finance untuk merekonsiliasi antara catatan dengan yang ada di gudang.


Dari semua penjelasan dan analisis di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum sepenuhnya berjalan dengan Efektif . Karena dari empat kriteria yang telah ditetapkan oleh penulis hanya satu kriteria yang menunjukkan bahwa sistem perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum berjalan dengan efektif. Sedangkan tiga kriteria lainnya yaitu ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi persediaan, aksesibilitas, dan keamanan dari sistem menunjukkan bahwa perencanan dan pengawasan persediaan telah berjalan dengan efektif.


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Dari hasil analisis penelitian pada PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dalam

menjalankan

seluruh

kegiatan

perusahaan,

XL

Medan

menggunakan menggunakan SOP(Standard Operating procedure) dan SAP (System Application Process). 2. SOP (Standard Operating Procedure) merupakan panduan dan pedoman pelaksanaan operasional bagi XL, di dalam SOP terdapat beberapa prosedur yang akan dilaksanakan oleh masing-masing divisi sehubungan distribusi Starter Pack dan voucher Fisik. SOP tersebut tujuannya agar kegiatan operasional perusahaan dalam pendistribusian persediaan menjadi efektif dan efisien. 3. SAP (System Application Process) merupakan sistem yang digunakan XL untuk melakukan seluruh kegiatan operasional perusahaan, termasuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Penggunaan SAP oleh perusahaan menyebabkan seluruh transaksi persediaan menjadi lebih lancar, cepat, tepat, dan akurat. Seluruh data transaksi persediaan merupakan data yang terbaru atau up to date dalam sistem SAP. 4. Hasil analisis efektivitas SOP menunjukkan prosedur yang dilakukan XL Medan untuk saat ini dinyatakan kurang efektif, karena untuk sampai ke Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.

dealer (XL kita) melewati beberapa proses yang panjang, memakan waktu yang lama, dan memerlukan biaya yang lebih besar. Saat ini SOP XL Medan yang masih dijalankan terkait distribusi material alur ringkasnya: Main Warehouse Jakarta

Branch

Warehouse

Depo

Dealer

SOP distribusi yang lebih efisien dan Efektif dan direncanakan akan dilaksanakan pada tahun 2010 sebagai berikut : Main Warehouse Jakarta

Dealer

SOP yang baru ini memiliki tingkat efektivitas yang baik dalam pendistribusian barang, banyak keutungan yang diperoleh jika sistem ini dilaksanakan dengan baik,yaitu menghemat waktu, biaya, mempermudah dalam pendistribusian barang untuk sampai dengan cepat,tepat dan lancar ke tangan konsumen. 5. Hasil analisis efektifitas System Application Process menunjukkan bahwa sistem perencanaan dan pengawasan Persediaan dinyatakan kurang efektif. Karena dari segi efisiensi pendistribusian barang sistem yang dijalankan oleh XL Medan belum efektif . dari segi efisiensi disebabkan tidak adanya suatu sistem tertentu yang digunakan perusahaan dalam mengawasi tingkat persediaan yang menyebabkan perusahaan sering mengalami kelebihan dan kekurangan persediaan.


B. SARAN Dari kesimpulan di atas penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan di atas, antara lain: 1. Dalam permasalahan mengenai efisiensi prosedur yang di gunakan dalam SOP

di XL Medan kurang efektif, sebaiknya dilakukan

penyederhanaan proses seperti yang telah dijelaskan dikesimpulan tersebut, sehingga akan menghemat waktu dan biaya. 2. Dalam hal efisiensi sistem dimana perusahaan masih sering mengalami kelebihan

dan

kekurangan

persediaan,

sebaiknya

perusahaan

menggunakan suatu sistem tertentu dalam mengawasi tingkat persediaannya, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan dapat dihindari. Salah satu sistem yang dapat di pakai oleh XL Medan yaitu sistem EOQ (Economic Order quantity). Dalam sistem ini perusahaan menetapkan batas minimum barang yang ada di gudang. Ketika persediaan telah mencapai titik tersebut perusahaan akan langsung memesan barang yang dibutuhkan, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan akandapat dihindari. Penggunaan sistem yang tepat dalam perencanaan dan penawasan persediaan akan mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahan dalam memesan barang kepada Main warehouse.


DAFTAR PUSTAKA

Assuari, Sofyan, 1998. Manajemen Produksi dan operasi, Edisi revisi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI, Jakarta. Anthony,

Robert

N.,

Vijay Govindarajan,

2005.

Sistem Pengendalian

Manajemen,Edisi Sebelas, Buku Satu, Terjemahan Kurniawan Tjakrawala, Salemba Empat, Jakarta. Carter, William K., dan Milton F. Usry, 2004. Akuntansi Biaya, Edisi Tiga Belas, Buku Satu, Terjemahan Krista, Salemba Empat, Jakarta. Erlina, Sri Mulyani.2007. Metode Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Medan: Usu Press. Garrison, 2007. Management Accounting, Edisi Sebelas, Buku Dua, Terjemahan Nuri Hinduan dan Edward Tanajaya, Salemba Empat, Jakarta. Hadibroto, H. S., 1994. Masalah Akuntansi, Buku satu, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, Yogyakarta. Handoko, T. Hani.1991.Manajemen, Edisi Dua, Badan Penerbit fakultas Ekonomi, Yogyakarta. Ikatan Akuntan Indonesia,2001. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta. Jurusan

Akuntansi

Penulisan

Fakultas

Proposal

Ekonomi,

Penelitian

2004,”Buku

dan

Penulisan

Petunjuk Skripsi

Teknis Jurusan

Akuntansi,Fakultas Ekonomi USU, Medan.


Kieso, Donald E., Jerry J. Weygrandt, dan Terry D. warfield,2004 Akuntansi Intermediate, Jilid Satu, Terjemahan Emil Salim, Erlangga, Jakarta. Mulyadi, 1999. Akuntansi Biaya, Edisi Lima, Penerbit Aditya Media,Yogyakarta. Stice, Earl K, james D. Stice., dan K. Fred Skousen, 2004. Akuntansi Intermediate, Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Edisi Kelima Belas, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta. Supriono, A. R., Sistem Pengndalian Manajemen,Buku Dua, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta,2000. ----------------------, Sistem pengendalian Manajemen, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000. Umar, Husein,2003. Riset Akuntansi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Van Horne, James.C., John M. Wachowicz, JR., 2005. Prinsip-Prinsip Manajemen Keuangan. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Edisi Dua Belas, Jilid Satu. Salemba Empat, Jakarta. Wilkinson, Joseph W., Michael J.cerullo.,Vasant Raval, and Bernard Wong on Wing, 2000. Accounting Information System, Fourth Edition, New York: John Wiley and Sons.Inc.



SKRIPSI. PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN SEBAGAI ALAT UKUR TINGKAT EFISIENSI PERUSAHAAN PADA PT EXCELCOMINDO PRATAMA, Tbk MEDAN OLEH

Recommend Documents