SKRIPSI. Disusun Oleh: GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN

SKRIPSI PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN MAHASISWA BERBASIS WEB PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PRODI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Disusun Oleh: GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN 107091003872

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014 M/1435 H i

PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN MAHASISWA BERBASIS WEB PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PRODI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh: GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN 107091003872

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMARTIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA 2014 M/1435 H

ii

iii

iv

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Mei 2014

GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN NIM. 107091003872

v

ABSTRAK

Geilandri Rathella Dharmawan, dengan judul Perancangan Sistem Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, dibimbing oleh Hendra Bayu Suseno, M.Kom dan Rayi Pradono Iswara, MSc. Dalam konteks perkuliahan, perkembangan teknologi juga sangat membantu dalam aktifitas mahasiswa dalam kesehariannya dalam dunia perkuliahan. Proses yang dianggap mempermudah dalam penunjang perkuliahan antara lain proses pembuatan surat menyurat yang dibutuhkan mahasiswa. Memang dalam kenyataannya pada prodi teknik informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta dalam proses pembuatan suratnya telah menggunakan komputerisasi. Namun dalam prosesnya masih terasa kurang efektif dan efisien. Mahasiswa diharuskan untuk membuat surat yang mereka butuhkan dengan terlebih dahulu mendatangi kampus. Sebaiknya dengan perkembangan teknologi yang maju saat ini dapat meminimalisir aktifitas mahasiswa dengan bantuan teknologi yang dianggap sudah pesat saat ini. Oleh karena itu penulis mencoba untuk membuat sistem penyuratan berbasis web yang dapat memudahkan mahasiswa yang membutuhkannya. Sistem ini dapat diakses melalui media komputer, laptop maupun telepon pintar (smartphone). Sistem ini dibuat dengan tampilan responsive sehingga dapat diakses melalui media smartphone. Dalam proses pembuatannya sistem ini menggunakan metode pengembangan sistem waterfall. Sistem ini dapat memudahkan mahasiswa dalam proses pembuatan surat keterangan yang mereka butuhkan kapanpun dan dimanapun mereka butuhkan tanpa harus terlebih dahulu mendatangi kampus untuk hanya sekedar memproses surat yang butuhkan dan prosesnya lebih efisien, yaitu dapat mengolah data-data tersebut secara terkomputerisasi, sehingga dapat memudahkan dan mengoptimalkan kinerja bagi pengguna aplikasi sistem, yaitu Sub Bagian Akademik dan Mahasiswa.

Kata Kunci : Aplikasi Persuratan, Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa, Pengembangan Aplikasi Menggunakan metode waterfall, Smartphone, Web Based

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Illahi Rabbi Allah Subhana Wata‟la yang telah melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah kepada hamba-Nya. Semoga shalawat serta salam selalu terlimpahkan kepada Nabi Muhammad Shalallahu‟alaihi wassalam. Walaupun tidak terjadi kendala yang berarti dalam penyusunan skripsi ini, namun pada skripsi ini masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan dan menghargai adanya kritik dan saran membangun yang nantinya berguna bagi penulis dan pembaca. Dengan mengucap kalimat Hamdallah dan semoga ridho Allah SWT selalu menyertai kita sehingga apa yang tertulis dalam skripsi dapat bermanfaat bagi yang membaca. Pada kesempatan ini penulis juga hendak mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan, bimbingan, bantuan kepada saya selama melakukan praktek kerja dan proses penyelesaian laporan ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada : 1.

Terima kasih sangat besar kepada Allah SWT atas rahmat, taufiq dan hidayah kepada hamba-Nya dan semua kelancaran yang diberikan-Nya kepada saya dalam proses pengerjaan skripsi ini dari awal sampai akhir pengerjaan skripsi ini.

2.

Bapak. Dr. Agus Salim M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3.

Ibu Nurhayati, Ph.D selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi serta Bapak Hendra Bayu selaku Sekretaris Program Studi Teknik Informatika di Fakultas Sains dan Teknologi, UIN vii

Syarif Hidayatullah Jakarta, terimakasih untuk data-data yang sangat mendukung dalam penelitian serta arahan, bimbingan dan motivasinya. 4.

Bapak Hendra Bayu Suseno, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I dan Bapak Rayi Pradono Iswara, M.Sc selaku Dosen Pembimbing II yang secara bijaksana dan kooperatif telah memberikan bimbingan, bantuan dan dukungan baik secara moral maupun teknis serta selalu meluangkan waktu dalam membantu menyelesaikan skripsi ini.

5.

Ibunda tercinta, Sri Umiwati yang selalu memberi do‟a dan harapan tak pernah lepas dari ucapanmu, untuk keberhasilan saya. Ucapan terima kasih tidak akan cukup membalas semua jasamu.

6.

Ayahanda tercinta, Alm. Helmy Tazwar yang telah memberikan semangat kepada saya dalam melakukan setiap pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Doaku selalu menyertaimu.

7.

Kakak tersayang, Ranggi Rathella Setiawan yang telah memberikan support dan semangat untuk terus melakukan yang terbaik dan memotivasi untuk menjadi contoh yang baik.

8.

Sahabat-sahabat Kosan Buntu tercinta, Ramadhinara Pratopo, Krismayadi, Ferdiansyah Farhan, Muhammad Haikal, Sukri Adi, Dede Isnaeni, Rio Chaerul Umam, Brus Don Mardo, Akong, Achi, Odat beserta semua sahabat dan teman-temanku yang tidak dapat disebutkan satu-persatu yang telah bersedia membantu, memberikan masukan, semangat dan ilmu serta memotivasi saya agar selalu dapat melakukan yang terbaik.

9.

Keluarga kedua saya Boyor Family, Afandika Akbar, Ardiansyah Erwin, Saiful Al Bahri, Arief Rachman, Karina Ramadhani, Dira Aziz, Syahbana Susanto, Vebro, Alm. Yudha Satya Graha dan masih banyak lagi yang viii

lainnya, maaf tidak dapat dsebutkan satu persatu yang telah memberikan masukan, semangat dan ilmu serta memotivasi saya agar selalu dapat melakukan yang terbaik. Tetap kompak sampai kapanpun. 10.

Sahabat saya Freddy Setyawan yang sangat besar jasanya dalam proses pembuatan skripsi ini, rasanya tak cukup kata terima kasih saja saya berikan kepadanya untuk bantuannya ini. Terima kasih kawan.

11.

Teman-teman kelas Teknik Informatika D dan Multimedia serta Temanteman angkatan 2007 seperjuangan. Terima Kasih untuk kerjasamanya, kalian semua begitu hebat.

12.

Rekan-rekan Exotic Sport Academy, Abang Aris Hakiem, Yoppy Nahumurry, Geo, Desi, Qomarudin dan seluruh anggota yang lainnya, yang selalu memberikan semangat kepada saya untuk dapat menyelesaikan proses skripsi ini.

13.

Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya skripsi ini, maaf jika saya tidak bisa menyebutkan satu per satu. Pada kesempatan ini saya juga memohon maaf yang sebesar-besarnya

dan menyadari bahwa karya ini belumlah sempurna, maka saya sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca dan pihak lain untuk penulisan laporan selanjutnya yang lebih baik. Akhir kata saya berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian. Amien. Jakarta, 21 Mei 2014

Geilandri Rathella Dharmawan

ix

DAFTAR ISI JUDUL .................................................................................................................... i HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. iii PENGESAHAN UJIAN ....................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... v ABSTRAK ............................................................................................................ vi KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii DAFTAR ISI .......................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii DAFTAR TABEL .............................................................................................. xvi DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xviii BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1 1.2. Rumusan Masalah.......................................................................................... 4 1.3. Batasan Masalah ............................................................................................ 4 1.4. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6 1.5. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 6 1.5.1 Bagi Penulis ............................................................................................ 6 1.5.2 Bagi Universitas ..................................................................................... 7 1.5.3 Bagi Pengguna ........................................................................................ 7 1.6. Metodologi Penelitian .................................................................................... 7 1.6.1. Metode Pengumpulan Data ................................................................... 8 1.6.2. Metode Pengembangan.......................................................................... 8 1.7. Sistematika Penulisan .................................................................................... 9 BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 11 2.1. Pengertian Sistem ........................................................................................ 11 2.2. Aplikasi ........................................................................................................ 13 2.3. Internet ......................................................................................................... 13 2.4. Website ......................................................................................................... 15 2.5. Mobile Web .................................................................................................. 16 2.6. JQuery Framework ...................................................................................... 16 2.7. Basis Data .................................................................................................... 18 2.7.1. Komponen Basis Data ......................................................................... 19 2.7.2. Struktur Basis Data .............................................................................. 19

x

2.8. MySQL Database ........................................................................................ 20 2.9. Structure Query Language (SQL) ................................................................ 21 2.10. PHP .............................................................................................................. 21 2.11. XAMPP ....................................................................................................... 22 2.12. Adobe Dreamweaver ................................................................................... 24 2.13. Smartphone .................................................................................................. 25 2.14. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ........................................................... 25 2.15. Flowchart ..................................................................................................... 30 2.16. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................... 32 2.17. Entity Relational Diagram (ERD) ............................................................... 34 2.18. Pengujian Black-Box .................................................................................... 35 BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 37 3.1. Pengumplan Data ......................................................................................... 37 3.1.1. Studi Kepustakaan ............................................................................... 37 3.1.2. Studi Lapangan .................................................................................... 39 3.2. Planning....................................................................................................... 44 3.3. Modelling ..................................................................................................... 48 3.4. Construction ................................................................................................ 52 3.4.1. Coding ................................................................................................. 52 3.4.2. Implementasi Sistem............................................................................ 52 3.4.3. Pengujian Sistem ................................................................................. 53 3.5. Deployment .................................................................................................. 53 3.6. Kerangka Berfikir Penelitian ....................................................................... 54 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................... 55 4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta .......... 55 4.2. Planning....................................................................................................... 62 4.3. Modelling ..................................................................................................... 73 4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)......................................................... 78 4.3.2. Flowchart............................................................................................. 82 4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD) ......................................................... 86 4.3.4. Struktur Data........................................................................................ 87 4.3.5. Desain Interface ................................................................................. 100 4.4. Construction .............................................................................................. 105 4.4.1. Coding ............................................................................................... 105 4.4.2. Implementasi Sistem.......................................................................... 106 4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing .......................... 116

xi

4.5. Deployment ................................................................................................ 121 BAB V PENUTUP ............................................................................................. 126 5.1 Kesimpulan .................................................................................................. 126 5.2 Saran .......................................................................................................... 127 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 128

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Hasil kuesioner pengguna smartphone ............................................. 3 Gambar 1.2. Metode Waterfall .............................................................................. 8 Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem............................................................. 26 Gambar 2.2. Simbol arus atau garis alir .............................................................. 30 Gambar 2.3. Simbol Pertemuan garis alir............................................................ 31 Gambar 2.4. Simbol On line computer proses .................................................... 31 Gambar 2.5. Simbol Logika atau Decision.......................................................... 31 Gambar 2.6. Simbol Terminal ............................................................................. 32 Gambar 2.7. Simbol Disk Storage....................................................................... 32 Gambar 2.8. Simbol External Entity ................................................................... 33 Gambar 2.9. Simbol Proses ................................................................................. 33 Gambar 2.10. Simbol Data Storage .................................................................... 33 Gambar 2.11. Simbol Data Flow......................................................................... 34 Gambar 2.12. Derajat tiga.................................................................................... 35 Gambar 3.1. Hasil data kuesioner........................................................................ 42 Gambar 3.2. Kerangka berpikir penulis .............................................................. 54 Gambar 4.1. Diagram alur pembuatan surat ........................................................ 61 Gambar 4.2. Skema alur pembuatan saat ini ....................................................... 63 Gambar 4.3. Alur pembuatan surat yang diusulkan penulis ................................ 67 Gambar 4.4. Diagram Konteks ............................................................................ 79 Gambar 4.5. Diagram Level 1 ............................................................................. 81 Gambar 4.6. Flowchart administrator................................................................. 83 Gambar 4.7. Flowchart user ................................................................................ 85

xiii

Gambar 4.8. Entitiy Relation Diagram............................................................... 87 Gambar 4.9. Interface sebelum login ................................................................ 100 Gambar 4.10. Interface halaman admin ............................................................ 101 Gambar 4.11. Interface halaman user ............................................................... 102 Gambar 4.12. Interface user responsive setelah login....................................... 104 Gambar 4.13. Tampilan halaman admin ........................................................... 106 Gambar 4.14. Tampilan menu program studi .................................................... 107 Gambar 4.15. Tampilan Tampilan menu data mahasiswa................................. 107 Gambar 4.16. Tampilan menu data surat admin ................................................ 108 Gambar 4.17. Tampilan menu data surat keterangan ........................................ 109 Gambar 4.18. Tampilan menu data admin ........................................................ 109 Gambar 4.19. Tampilan menu data admin ........................................................ 110 Gambar 4.20. Tampilan menu home user.......................................................... 110 Gambar 4.21. Tampilan menu profil mahasiswa ............................................... 111 Gambar 4.22. Tampilan menu data surat user ................................................... 111 Gambar 4.23. Tampilan home user responsive ................................................. 113 Gambar 4.24. Tampilan profil mahasiswa responsive ...................................... 114 Gambar 4.25. Tampilan data surat responsive .................................................. 115 Gambar 4.26. Tampilan login pengguna ........................................................... 116 Gambar 4.27. Tampilan data mahasiswa responsive ......................................... 117 Gambar 4.28. Tampilan program studi responsive............................................ 117 Gambar 4.29. Tampilan data surat keterangan .................................................. 118 Gambar 4.30. Tampilan data admin responsive ................................................ 119 Gambar 4.31. Tampilan edit data mahasiswa responsive.................................. 120 Gambar 4.32. Tampilan edit password user responsive.................................... 120 xiv

Gambar 4.33. Tampilan input data surat responsive ......................................... 121 Gambar 4.34. Tampilan persentase responden ................................................. 123 Gambar 4.35. Tampilan persentase user friendly .............................................. 124 Gambar 4.36. Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem ...................... 125 Gambar 4.37. Kuesioner tampilan sistem.......................................................... 126

xv

DAFTAR TABEL Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT......................................................................... 69 Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi........................................................................ 69 Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi .................................................... 76 Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case ........................................................................ 76 Tabel 4.5. Tabel Mahasiswa ................................................................................. 89 Tabel 4.6. Tabel prodi .......................................................................................... 90 Tabel 4.7. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah .................................................. 92 Tabel 4.8. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan .................................................. 94 Tabel 4.9. Tabel Surat Riset ................................................................................. 96 Tabel 4.10. Tabel Surat Bimbingan Skripsi ......................................................... 98 Tabel 4.11. Tabel User ......................................................................................... 99 Tabel 4.12. Tabel Tools Perangkat Lunak.......................................................... 106 Tabel 4.13. Tabel Pengujian Login Pengguna.................................................... 116 Tabel 4.14. Tabel Pengujian Tambah Mahasiswa .............................................. 116 Tabel 4.15. Tabel Pengujian Tambah Prodi ....................................................... 117 Tabel 4.16. Tabel Pengujian Cetak Dan Update Surat ....................................... 118 Tabel 4.17. Tabel Pengujian Tambah Admin ..................................................... 119 Tabel 4.18. Tabel Pengujian Edit Data Mahasiswa............................................ 119 Tabel 4.19. Tabel Pengujian Edit Password ....................................................... 120 Tabel 4.20. Tabel Pengujian Data Surat ............................................................. 121 Tabel 4.21. Tabel Responden ............................................................................. 123 Tabel 4.22. Tabel Kuesioner User Friendly ....................................................... 123 Tabel 4.23. Tabel Kuesioner Fitur ...................................................................... 124 Tabel 4.24. Tabel Kuesioner Tampilan Sistem ................................................. 125 xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Surat Keterangan Dosen Pembimbing ............................................................... 130 Surat Data Riset Kepala Prodi ............................................................................ 131 Surat Data Riset Kepala Sub Akademik ............................................................. 132 Diagram SOP Pembuatan Surat Mahasiswa ....................................................... 133 SOP Alur Pembuatan Surat Mahasiswa .............................................................. 134 Lampiran Wawancara Kepala Prodi ................................................................... 135 Lampiran Wawancara Kepala Sub Akademik .................................................... 136 Lampiran Kuesioner ............................................................................................ 137

xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat pada jaman sekarang ini memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap semua sektor kehidupan manusia. Hal ini dapat dirasakan dengan semakin mudahnya kita mendapatkan informasi baik dalam bentuk teks, gambar, audio dan juga video. Salah satu teknologi yang terus berkembang adalah telepon pintar atau smartphone, baik dari segi bentuk, fasilitas yang disediakan, dan juga kemampuan dalam mengakses data dan mencari informasi yang diinginkan oleh pengguna dalam waktu yang singkat. Smartphone pada saat sekarang ini, tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi saja, akan tetapi telah berkembang sebagai alat yang memiliki berbagai fungsi, salah satunya adalah sebagai alat penyedia berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dengan memanfaatkan smartphone sebagai media informasi, penulis ingin merancang aplikasi penyuratan berbasis web. Fakultas

Sains

dan

Teknologi

Universitas

Islam

Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta yang dalam hal ini adalah prodi Teknik Informatika merupakan tempat dimana komunitas ilmiah berkumpul dan berinteraksi untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu bidang akademik harus dikelola dengan baik. Pengelolaan bidang akademik menjadi permasalahan yang sangat kompleks apabila hanya ditangani secara manual.

1

2

Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan pada narasumber Kepala Prodi Teknik Informatika Ibu Nurhayati Ph.D yang dilakukan di ruang kerja beliau lantai 3 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, pengelolaan akademik akan menjadi lebih efektif dan efesien jika menggunakan komputer atau media smartphone sebagai alat bantu. (hasil wawancara terlampir) Jenis telepon smartphone yang ada pada saat ini terdiri dari beberapa macam sistem operasi. Beberapa sistem operasi telepon pintar yang ada di Indonesia diantaranya yaitu Symbian OS dari ponsel Nokia, iOS dari Apple, BlackBerry OS dari RIM, meego dari Intel dan Android dari Google dan sebagainya. Alur proses pembuatan surat keterangan mahasiswa pada prodi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini memang sudah cukup baik dengan standart yang juga cukup bagus pula, hal ini dikuatkan dengan sudah dikelolanya sistem pembuatan surat keterangan dengan berbasis komputerisasi di gedung lantai 2 Fakultas Sains dan Teknologi. Tetapi, menurut penulis sendiri, alurnya akan lebih efisien apabila ditambah dengan bantuan media informasi yang dalam hal ini adalah komputer atau smartphone yang pastinya akan dapat menghemat waktu dan tenaga mahasiswa. Saat ini mahasiswa diharuskan untuk datang ke kampus untuk pembuatan surat – surat seperti surat aktif kuliah, surat riset, surat pengajuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dll. Bahkan, tidak jarang pula proses cetak dari surat keterangan itu sendiri tidak selesai dalam waktu satu hari dikarenakan adanya beberapa tahap birokrasi yang memang telah menjadi kebijakan tetap dari kampus. Hal ini menyebabkan terbuangnya waktu dan tenaga serta pula biaya yang harus dikeluarkan oleh mahasiswa untuk memperoleh surat -

3

surat keterangan yang mereka butuhkan. Tidak jarang mahasiswa harus kembali ke kampus untuk hanya sekedar memproses surat dan beberapa hari kemudian kembali lagi hanya untuk mengambil surat yang telah mereka buat sebelumnya. Efisiensi waktu sangatlah berguna pada zaman yang serba cepat seperti ini, dengan begitu mahasiswa tidak perlu repot datang berulang kali ke kampus hanya untuk membuat sebuah surat, sehingga dapat hemat waktu, tenaga dan biaya untuk keprluan yang lainnya. Sebagai bukti penulis mencoba untuk melampirkan hasil penyebaran kuesioner yang dilakukan penulis pada tanggal 15 Januari 2014 dengan sasaran mahasiswa – mahasiswa pengguna smartphone yang dalam lingkup ini adalah mahasiswa – mahasiswa jurusan Teknik Infomatika yang berkuliah di Universitas Islam Negeri (UIN) Jakarta dan sampel diambil secara acak dari berbagai angkatan.

Gambar 1.1 Hasil kuesioner pengguna smartphone

Dari data diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa penggunaan smartphone dilingkungan prodi Teknik Infomatika Universitas Islam Negeri

4

(UIN) Jakarta sudah cukup tinggi. Untuk itu penulis mencoba untuk membuat “Sistem Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta”.

1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka masalah yang penulis teliti adalah : 1. Bagaimana merancang sistem penyuratan surat berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN) Jakarta? 2. Bagaimana membangun sistem web dengan tampilan responsive yang

dapat

memudahkan

pengguna

smartphone

dalam

menggunakannya? 3. Bagaimana hasil implementasi perancangan system pembuatan surat berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN) Jakarta?

1.3.

Batasan Masalah Berdasarkan perumusan masalah di atas, batasan masalah penelitian yang

dibahas meliputi : 1. Aplikasi ini hanya berfungsi untuk membuat berbagai macam surat yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang sarana perkuliahan. 2. Aplikasi ini terkonsentrasi hanya pada proses pembuatan surat.

5

3. Aplikasi ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang dalam contoh kasusnya hanya untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Aplikasi ini dapat diakses oleh pangguna yang dalam hal ini adalah user dan admin. 5. Aplikasi ini dapat diakses pada web browser perangkat desktop dan juga web browser pada device smartphone yang telah terhubung dengan jaringan internet. 6. Aplikasi ini berbentuk web based dan bukan aplikasi web yang terinstall pada perangkat komputer atau smartphone. 7. Hasil cetak dari sistem ini berupa surat dengan format RTF (Rich Text Format). 8. Peneltian ini dibangun menggunakan metode waterfall yang terdiri atas beberapa tahapan, yaitu: planning, modelling, construction dan deployment. 9. Penelitian ini hanya dilakukan sampai tahap pengujian sistem. 10. Penelitian ini mengambil contoh beberapa surat saja, surat dalam sistem ini hanya berisikan surat keterangan aktif kuliah, surat bimbingan skripsi, surat Praktek Kerja Lapangan, dan surat riset. 11. Penelitian ini dibangun menggunakan beberapa perangkat seperti: pembuatan script menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS 6, XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++. 12. Sistem ini hanya sebatas penyebaran hasil saja dan belum di online kan.

6 13. Sistem ini hanya berjalan pada „local’ dan tidak terintegrasi pada sistem AIS (Academic Information System). 14. Proses pengambilan surat keterangan mahasiswa masih bersifat manual.

1.4.

Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari penelitian ini adalah untuk

membuat berbagai macam surat yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang sarana perkuliahan dengan menggunakan dekstop dan telepon pintar (smartphone) yang bisa diakses melalui media browser yang terdapat pada fitur komputer atau smartphone menggunakan jaringan internet.

1.5.

Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian dari penyusunan skripsi ini adalah : 1.5.1

Bagi Penulis 1. Sebagai

kesempatan

untuk

menerapkan

dan

mengimplementasikan ilmu yang penulis dapatkan selama masa perkuliahan sehingga dapat meningkatkan pemahaman akan disiplin ilmu-ilmu tersebut. 2. Memberikan

wawasan

kepada

penulis

mengenai

sistem

penyuratan berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta.

7

1.5.2

Bagi Universitas 1.

Diharapkan sebagai karya ilmiah dalam disiplin ilmu khusunya dalam bidang teknologi informasi.

2.

Menambah

bahan

referensi

perpustakaan

UIN

Syarif

Hidayatullah Jakarta khususnya mengenai sistem penyuratan berbasis web pada Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika. 3.

Diharapkan dapat berkembang dan diimplementasikan pada sistem akademik prodi teknik informatika.

4.

Bagi Prodi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat memanfaatkan hasil penulisan ini untuk pengolahan data administrasi perkuliahan dalam meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa.

1.5.3

Bagi Pengguna 1.

Memudahkan mahasiswa prodi teknik informatika dalam membuat apapun yang berhubungan dengan surat menyurat.

2.

Memasyarakatkan penggunaan teknologi perangkat bergerak (mobile) yang dapat terintegrasi langsung dalam kehidupan manusia sehari-hari.

1.6.

Metodologi Penelitian Dalam melaksanakan penelitian ini, digunakan beberapa metode sebagai

berikut :

8

1.6.1. Metode Pengumpulan Data Metodologi yang digunakan adalah : 1.

Studi Kepustakaan Melakukan pengumpulan data dengan cara membaca skripsi, artikel media cetak yang berhubungan dengan topik yang akan dibahas dalam skripsi.

2.

Studi Lapangan Melakukan pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke tempat pokok perancangan sistem. Studi lapangan yang dipakai dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara dan kuesioner.

1.6.2. Metode Pengembangan Metode Pengembangan yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah menggunakan siklus hidup pengembangan sistem dengan model waterfall. metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu Planning, Modelling, Construction, Deployment.

Planning Modelling Construction Deployment

Gambar 1.2 Metode Waterfall

9

1.7.

Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan dalam melakukan penelitian ini, maka

penulis membagi sesuai dengan ruang lingkup yang dijelaskan sebelumnya secara garis besar yang dibagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat dijabarkan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang penelitian, rumusan masalah, batasan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan teori-teori umum dan teori-teori khusus yang digunakan untuk mendukung penelitian dan proses rancang bangun aplikasi yang penulis kerjakan.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tentang analisis metodologi penelitian yang penulis gunakan dalam proses sistem penyuratan berbasis web pada Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika.

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang tahapan - tahapan dalam merancang dan membangun aplikasi daftar periksa pasien dengan menggunakan metode pengembangan sistem waterfall. Bab ini juga berisi

10

tentang hasil pengujian (Testing) yang melihat apakah tahap implementasi sudah sesuai dengan perancangan dan dapat menjawab permasalahan yang penulis bahas.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian yang penulis lakukan dalam skripsi ini. Pada bab ini juga berisi jawaban dari rumusan masalah serta saran yang didapat dari penelitian ini.

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.

Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang

dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003:54). Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen–komponen, batas, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan (Jogiyanto, 2008:3). a.

Komponen–komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya

saling

bekerjasama

membentuk

suatu

kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian–bagian dari sistem. b.

Batas sistem (boundary). Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

11

12

c.

Lingkungan luar (environment). Merupakan apapun di luar batas dari sistem yang

mempengaruhi

operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut. d.

Penghubung (interface). Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lain.

e.

Masukan sistem Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input utuk diolah menjadi informasi.

f.

Keluaran sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan–bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi keluaran keuangan dan laporan–laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

13

g.

Sasaran sistem (goal). Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2.

Aplikasi Aplikasi menurut Jogiyanto (1999:22) adalah penggunaan dalam suatu

komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output. Menurut (KBBI) Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:2) aplikasi adalah penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu.

2.3.

Internet Internet merupakan contoh jaringan terbesar yang menghubungkan jutaan

komputer yang tersebar di seluruh dunia dan tidak terkait pada suatu organisasi, dalam hal ini, jaringan tersusun atas berbagai jenis komputer dan sistem operasi, supaya bisa berhubungan dengan internet seorang pemakai dapat mengakses komputer yang telah terkoneksi ke internet yang telah berlangganan pada sebuah ISP (Internet Service Provider). ISP adalah organisasi komersial yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa ke internet. Ada beberapa istilah yang sering digunakan apabila Anda bekerja dalam Internet, diantaranya yaitu:

14

1. WWW (World Wide Web), merupakan kumpulan web server dari seluruh dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi untuk digunakan bersama. Berbagai informasi dapat ditemukan pada WWW, seperti informasi politik, ekonomi, sosial, budaya, sastra, sejarah, teknologi, pendidikan dan sebagainya. Kita dapat mengumpamakan WWW ini merupakan perpustakaan besar yang menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu teks pendekatan menjadi acuan untuk membuka dokumen yang lain. Dengan adanya hypertext ini seseorang dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari suatu dokumen ke dokumen yang lain (Kadir, 2003:4) 2. Web Site (Situs Web), merupakan tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu. Diumpamakan situs web ini adalah sebuah buku yang berisi topik tertentu. 3. Web Pages (Halaman Web), merupakan sebuah halaman khusus dari situs web tertentu. Diumpamakan halaman web ini adalah sebuah halaman khusus buku dari situs web tertentu. 4. Homepage, merupakan sampul halaman yang berisi daftar isi atau menu dari sebuah situs web. 5. Browser,

merupakan

program

aplikasi

yang

digunakan

untuk

memudahkan Anda melakukan navigasi berbagai data dan informasi pada WWW.

15

2.4.

Website Website atau yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan istilah situs

adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML. Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol HTTPS. Penemu situs web adalah Sir Thomas Tim Berners Lee, sedangkan situs web yang tersambung dengan jaringan pertama kali muncul pada tahuns 1991. Tujuan Sir Thomas untuk merancang situs web adalah untuk memudahkan menukar dan memperbaharui informasi pada sesama peneliti di tempat ia bekerja. Pada tanggal 20 April 1993, tempat Sir Thomas bekerja mengumumkan bahwa WWW dapat digunakan secara gratis oleh publik.

16

2.5.

Mobile Web Mobile web merupakan aplikasi akses internet menggunakan peralatan

yang bersifat mobile berbasiskan browser yang bertujuan untuk mengakses layanan data secara wireless dengan menggunakan perangkat mobile seperti telepon smartphone, PDA dan perangkat portable yang tersambung ke sebuah jaringan telekomunikasi smartphone. Mobile web yang dapat diakses melalui perangkat mobile perlu dirancang dengan mempertimbangkan keterbatasan perangkat mobile seperti sebuah handphone yang memiliki layar dengan ukuran yang terbatas ataupun beberapa keterbatasan pada sebuah perangkat mobile.

2.6.

JQuery Framework JQuery

merupakan

suatu

Framework

(library)

Javascript

yang

menekankan bagaimana interaksi antara Javascript dan HTML. JQuery merupakan pustaka JavaScript yang cepat dan ringkas yang menyederhanakan traversing dokumen HTML, penanganan event, animasi, dan interaksi Ajax untuk mempercepat pengembangan web. JQuery pertama kali dirilis pada tahun 2006 oleh John Resig. Pada perkembangannya JQuery tidak sekedar sebagai Framework Javascript, namun memiliki kehandalan dan kelebihan yang cukup banyak. Hal tersebut menyebabkan banyak developer web menggunakannya. JQuery merupakan library open source dengan lisensi GNU General Public License dan MIT License. Dari segi ukuran, Framework JQuery hanya berukuran 20 KB dan hanya terdiri dari satu file. Akan tetapi, bagi yang menginginkan fungsi lebih, JQuery memungkinkan penambahan fungsionalitas dalam bentuk plugin. Beberapa kelebihan dari JQuery adalah sebagai berikut :

17

1.

Mengakses bagian halaman tertentu dengan mudah. Tanpa adanya library Javascript khusus, untuk mengakses suatu bagian tertentu dari halaman, harus mengikuti aturan Document Object Model (DOM) dan pengaksesan harus secara spesifik menyesuaikan dengan struktur HTML. Dengan kata lain, pengaksesan bagian tertentu dari halaman sangat tergantung pada struktur dari HTML. JQuery menawarkan cara yang mudah dalam mengakses bagian tertentu dari halaman, pengaksesan juga tidak tergantung pada struktur HTML.

2.

Mengubah tampilan halaman tertentu Untuk melakukan pengaturan dalam mempercantik halaman web dibutuhkan CSS, namun CSS mempunyai kelemahan yang cukup mengganggu, yaitu beberapa perintah CSS tidak didukung oleh semua browser. Dengan adanya JQuery, kesenjangan yang terjadi antara browser dalam urusan CSS akan tertutup dengan baik.

3.

Mengubah isi halaman web Mengubah isi web berarti mengganti teks, menambahkan teks atau gambar, mengurutkan suatu daftar, menghapus baris tabel dan sebagainya. Dengan JQuery, hal tersebut dapat dilakukan dengan hanya beberapa baris perintah.

4.

Merespon interaksi user dalam halaman Website yang baik tidak cukup digambarkan dengan user-interface dan tampilan yang memukau, namun lebih dari itu, bagaimana pengunjung dapat berinteraksi dengan website dan dapat mengatur tampilannya sendiri. Interaktivitas sangat bergantung bagaimana pemrograman yang dipakai dalam menangani event saat terjadi click. Akan tetapi event

18

handling pada javascript terbatas pada object-object tertentu, dan jenisnya terbatas. JQuery melengkapi semuanya dengan tambahan penanganan event handling yang semakin mudah. 5.

Menambahkan animasi ke halaman Animasi seringkali disertakan dalam suatu halaman web untuk menambah kecantikannya. JQuery menawarkan konsep animasi yang cukup apik namun ramah bandwidth. Salah satu animasi yang bisa dibuat dengan JQuery adalah fading jika terdapat suatu bagian dari halaman ditambahkan atau dihilangkan.

6.

Mengambil informasi dari server tanpa melakukan refresh seluruh halaman Merupakan salah satu konsep dasar dari AJAX (Asychronous Javascript dan XML). Pada penerapannya, ada beberapa kendala yang dihadapi pada saat melakukan pembuatan website. Dengan adanya library JQuery dapat mempermudah dalam melakukan pembangunan website.

7.

Menyederhanakan penulisan JavaScript biasa Semboyan JQuery adalah “Write less, do more” atau dengan kata lain kesederhanaan dalam penulisan kode, tetapi menghasilkan tampilan yang lebih. Hal inilah yang menjadi daya tarik tersendiri bagi para pengembang web untuk menggunakan JQuery.

2.7.

Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

19

menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi bagi para pemakai. Ada beberapa bagian-bagian dari basis data yaitu :

2.7.1. Komponen Basis Data Komponen yang terdapat pada suatu basis data antara lain : 1.

Table Sebuah komponen yang digunakan untuk menyimpan suatu data yang telah diakses dan dimasukkan kedalamnya.

2.

Record Isi atau data dari tabel tersebut yang telah dikelola. Record bisa mempunyai beberapa macam data. Dan data bervariasi tersebut disimpan ke dalam tabel dan itulah yang disebut record.

3.

Field Pemberian identitas suatu data dimana data tersebut akan diletakkan sesuai dengan pengelompokan datanya.

2.7.2. Struktur Basis Data Struktur database adalah suatu pengaturan field-field pada suatu tabel pada database. Struktur database adalah sebagai berikut : 1.

Nama Field Digunakan sebagai suatu pemberian identitas atau memberi keterangan pada field.

20

2.

Tipe data Pemberian suatu tipe pada field sesuai dengan identitas yang telah diberikan.

3.

Ukuran data Pemberian panjang atau banyak data yang telah diinputkan.

4.

Keterangan Memberikan suatu keterangan atau deskripsi pada sebuah field.

2.8.

MySQL Database MySQL merupakan sebuah Database Management System (DBMS) server

buatan TcX Data Konsultan AB, Swedia. MySQL cocok untuk aplikasi berbasis web dengan skala yang kecil sampai menengah. Beberapa keunggulan yang ditawarkan MySQL antara lain (Bambang Hariyanto, 2004, 17) : 1.

Kecepatan akses, kecepatan MySQL kira-kira tiga sampai empat kali lebih cepat dibanding basis data komersial.

2.

Kemudahan penggunaan.

3.

Biaya yang murah karena MySQL tidak berbayar dan open source.

4. Konektivitas dan keamanan. MySQL bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat flexibel dan cepat. Aktifitas-aktifitas yang dapat dilakukan dengan menggunakan MySQL adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2010): 1. Menyimpan data kedalam tabel. 2. Menghapus data dalam tabel.

21

3. Mengubah data dalam tabel. 4. Mengambil data yang tersimpan dalam tabel. 5. Memungkinkan untuk memilih data tertentu dalam tabel. 6. Memungkinkan untuk melalukan hak akses terhadap data.

2.9.

Structure Query Language (SQL) Menurut Yenie Kustiyahningsih (2010:145) basis data adalah sekumpulan

informasi yang diatur agar mudah dicari. Dalam arti umum basis data adalah sekumpulan data yang diproses dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan tepat, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Bahasa ini secara de facto merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen datanya. Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa yaitu Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation language (DML). DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data seperti tabel, view, user, dan lainnnya. Sedangkan DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada dalam basis data.

2.10.

PHP Menurut Valade J. (2004) PHP merupakan bahasa scripting yang bersifat

open source dan dirancang untuk pengembangan situs web. Awalnya, PHP

22

dimulai dari peralatan personal home page yang dikembangkan oleh Rasmus Lerdorf. PHP merupakan bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML. Dengan demikian kode program yangt tertulis dalam PHP tidak terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. Salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem manajemen basis data, sehingga dapat menciptakan suatu halaman web yang dinamis. PHP mempunyai koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS antara lain Oracle, Sybase, mSQL, MySQL, Microsoft SQL Server, Solid, PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, dan tak terkecuali semua database ber-interface ODBC. PHP juga memiliki integrasi dengan beberapa library eksternal yang dapat membuat pengguna melakukan segalanya dari dokumen PDF hingga mem-parse XML. Hampir seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan utama adalah konektivitas basis data dengan web.

2.11.

XAMPP XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL

instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut. Selain paket installasi instant XAMPP versi 1.7.0 juga memberikan fasiltias pilihan pengunaan PHP4 atau PHP5. Untuk berpindah versi PHP yang ingin digunakan juga sangat mudah dilakukan dengan mengunakan bantuan PHP

23

Switch yang telah disertakan oleh XAMPP dan yang terpenting XAMPP bersifat free atau gratis untuk digunakan. Sejarah singkat XAMPP, XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP (Linux Apache, MySQL, PHP and PERL), XAMPP ini merupakan project nonprofit yang di kembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad' Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan mempromosikan pengunaan Apache web server. Berikut ini detail paket pada XAMPP versi 1.7.0 yang disertakan pada penulisan ini adalah : 1. Apache 2.2.11 2. MySQL 5.1.30 (Community Server) 3. PHP 5.2.8 + PEAR (Support for PHP 4 has been discontinued) 4. PHP-Switch win32 1.0 (use "php-switch.bat" in the xampp main directory) 5.

XAMPP Control Version 2.5 from www.nat32.com

6.

XAMPP Security 1.0

7.

SQLite 2.8.15

8.

OpenSSL 0.9.8i

9.

PhpMyAdmin 3.1.1

10. ADOdb 4.990 11. Mercury Mail Transport System v4.52 12. FileZilla FTP Server 0.9.29 13. Webalizer 2.01-10

24

2.12.

Adobe Dreamweaver Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web

keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah versi 12 yang ada dalam Adobe Creative Suite 6 (sering disingkat Adobe CS6). Tata letak tampilan Design memfasilitasi desain cepat dan pembuatan kode seperti memungkinkan pengguna dengan cepat membuat tata letak dan manipulasi elemen HTML. Dreamweaver memiliki fitur browser yang terintegrasi untuk melihat halaman web yang dikembangkan di jendela pratinjau program sendiri agar konten memungkinkan untuk terbuka di web browser yang telah terinstall. Aplikasi ini menyediakan transfer dan fitur sinkronisasi, kemampuan untuk mencari dan mengganti baris teks atau kode untuk mencari kata atau kalimat biasa di seluruh situs, dan templating feature yang memungkinkan untuk berbagi satu sumber kode atau memperbarui tata letak di seluruh situs tanpa server side includes atau scripting. Behavior Panel juga memungkinkan penggunaan JavaScript dasar tanpa pengetahuan coding, dan integrasi dengan Adobe Spry Ajax framework menawarkan akses mudah ke konten yang dibuat secara dinamis dan interface. Dreamweaver dapat menggunakan ekstensi dari pihak ketiga untuk memperpanjang fungsionalitas inti dari aplikasi, yang setiap pengembang web bisa menulis (sebagian besar dalam HTML dan JavaScript). Dreamweaver didukung oleh komunitas besar pengembang ekstensi yang membuat ekstensi

25

yang tersedia (baik komersial maupun yang gratis) untuk pengembangan web dari efek rollover sederhana sampai full-featured shopping cart. Dreamweaver, seperti editor HTML lainnya, edit file secara lokal kemudian diupload ke web server remote menggunakan FTP, SFTP, atau WEBDAV.

2.13.

Smartphone Smartphone adalah teknologi canggih yang merupakan kombinasi PDA

dan mobile phone. Menurut (Brusco, 2010), Smartphone adalah mobile phone yang memiliki fungsi seperti sistem komputerisasi, pengiriman pesan (email), akses internet dan memiliki berbagai aplikasi sebagai sarana pencarian informasi seperti kesehatan, olahraga, uang dan berbagai macam topik. Bisa disimpulkan smartphone layaknya komputer namun dalam ukuran kecil. Smartphone diciptakan untuk menyediakan berbagai aplikasi yang dapat di download dari internet dengan menggunakan sebuah operating system (OS) spesifik seperti Apple dengan iOS, Google Android, Microsoft Windows Mobile dan Windows Phone, Nokia Symbian, RIM BlackBerry OS dan lain-lain. Harga dari aplikasi ini bermacam-macam, ada yang berbayar dan ada yang gratis (Cummiskey, 2011). Fitur yang disajikan oleh smartphone bermacam-macam, mulai dari fitur multimedia, fitur game, fitur office, dan fitur online.

2.14.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Model proses pengembangan perangkat

lunak yang digunakan yaitu

model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya

26

sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya (Pressman ,2005: 86) . Dalam penyusunan skripsi ini, metode perancangan sistem menggunakan metode waterfall. Menurut Roger S. Pressman, tahapan metodologi perancangan sistem dengan metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu : Palnning, Modelling, Construction dan Deployment.

Planning Modelling Construction Deployment

Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem (Pressman, 2005)

1.

Planning Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari masalah yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement (kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan. Selanjutnya dari analisis masalah ini penulis akan menguraikan beberapa kebutuhankebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam pembuatan sistem surat menyurat ini.

2.

Modeling Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data,

27

arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. 3.

Construction Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

4.

Deployment Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi dengan siklus waterfall adalah sebagai berikut (Ladjamuddin, 2005 :46) : 1.

Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang

28

sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88) 2.

Perancangan Sistem: merancang sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang baik. Kegiatan yang dilakukan antara lain merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.

3.

Programming dan Testing System: pada tahap ini dilakukan perancangan algoritma dengan menggunakan psedocode yang ditulis dalam bahasa Indonesia terstruktur/bahasa Inggris terstruktur.

Perancangan

algoritma

sebaiknya

dilakukan

dengan menggunakan pendekatan Top-Down (Pemograman Modular).

Setelah

selesai

pembuatan

algoritma,

maka

dibuatlah program aplikasi dengan menggunakan salah satu bahasa pemrograman terpilih. 4.

Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5.

Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

29

6.

Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan

Kelebihan dari model ini adalah ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek, maka Software Engineering (SE) dapat berjalan dengan baik dan tanpa masalah. Meskipun seringkali kebutuhan sistem tidak dapat didefinisikan seeksplisit yang diinginkan, tetapi paling tidak, problem pada kebutuhan sistem di awal proyek lebih ekonomis dalam hal uang (lebih murah), usaha, dan waktu yang terbuang lebih sedikit jika dibandingkan problem yang muncul pada tahap-tahap selanjutnya. Kekurangan yang utama dari model ini adalah kesulitan dalam mengakomodasi perubahan setelah proses dijalani. Fase sebelumnya harus lengkap dan selesai sebelum mengerjakan fase berikutnya. Masalah dengan waterfall : 1.

Perubahan sulit dilakukan karena sifatnya yang kaku.

2.

Karena sifat kakunya, model ini cocok ketika kebutuhan dikumpulkan secara lengkap sehingga perubahan bisa ditekan sekecil

mungkin.

Tapi

pada

kenyataannya

jarang

sekali

konsumen/pengguna yang bisa memberikan kebutuhan secara lengkap, perubahan kebutuhan adalah sesuatu yang wajar terjadi. 3.

Waterfall pada umumnya digunakan untuk rekayasa sistem yang besar yaitu dengan proyek yang dikerjakan di beberapa tempat berbeda, dan dibagi menjadi beberapa bagian sub-proyek.

30

2.15.

Flowchart Definisi bagan alir (flowchart) menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin dalam

bukunya analisis dan desain sistem informasi, menyatakan bahwa : “Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah”. Fungsi dari bagan alir (flowchart) adalah untuk menunjukkan alir dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu sebagai berikut: 2.15.1.

Simbol Penghubung atau alir (Flow Direction Simbols) Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol

yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting line. Simbol-simbol tersebut adalah yang diterapkan sebagai berikut : 1. Simbol arus atau garis alir : Untuk menunjukan arah dari suatu proses, dapat ke atas, ke bawah, ke kanan dan ke kiri.

Gambar 2.2 Simbol arus atau garis alir

2. Pertemuan garis alir : Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.

31

Gambar 2.3 Simbol Pertemuan garis alir

2.15.2.

Simbol Proses (Processing Simbols) Simbol yang menunjukan jenis operasi pengelolahan dalam

suatu proses atau prosedur. Simbol-simbol tersebut yang diterapkan adalah sebagai berikut : 1. On line computer proses : Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

Gambar 2.4 Simbol On line computer proses

2. Simbol Logika atau Decision : Untuk menunjukan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban , ya atau tidak.

Gambar 2.5 Simbol Logika atau Decision

3. Simbol Terminal : Untuk menyatakam permulaan atau akhir dari suatu program.

32

Gambar 2.6 Simbol Terminal

2.15.3.

Simbol Input_output Simbol Disk Storage : Untuk menyatakan input berasal dari

harddisk atau output disimpan ke harddisk.

Gambar 2.7 Simbol Disk Storage

2.16.

Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan

sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. (Jogiyanto, 1999 : 700). Penggunaan notasi / simbol dalam diagram arus data berguna untuk membantu komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem (user) agar dapat memahami suatu sistem secara logika, selain itu notasi / simbol dalam diagram arus data itu juga membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitanya. Data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambar sistem yang sedang berjalan atau sistem yang diusulkan yang digambarkan secara logik tanpa

mempertimbangkan

lingkungan

fisik

dimana data tersebut mengalir atau data tersebut disimpan. Simbol-simbol dalam diagram alir ada 4 (empat) macam (Jogiyanto,1999 : 702) adalah sebagai berikut :

33

1. External Entity Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat

memberikan

input atau menerima output dari luar sistem.

Gambar 2.8 Simbol External Entity

2. Proses Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang

masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output. Proses digambarkan dengan

notasi/simbol lingkaran

atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

Gambar 2.9 Simbol Proses

3. Data Storage Simpanan data itu dapat berupa suatu file atau database pada system komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual, atau suatu agenda / buku.

Gambar 2.10 Simbol Data Storage

34

4. Data flow / Arus Data Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus dari data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses suatu sistem. Bentuk fisik arus data bias berupa formulir atau dokumen, laporan dari sistem, output dilayar komputer dari sistem,

komunikasi ucapan, sedangkan bentuk logika arus data dari

dokumen tersebut misalnya : data pesanan, data yang dibaca atau direkam suatu file, dan lain-lain.

Gambar 2.11. Simbol

2.17.

Data Flow

Entity Relational Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) atau disebut dengan R-R secara grafis

menggambarkan isi secara

database (Fathansyah,2002 : 79). Database

merupakan kumpulan file yang saling berhubungan. Diagram ini memiliki dua komponen utama yaitu entitas dan relasi. Pada model relasi antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. ERD menggunakan sejumlah notasi / simbol untuk menggambarkan struktur

dan

hubungan

antar

data. ERD menggunakan

tiga

macam

notasi/simbol antara lain seperti : 1. Entity : suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem

35

yang dibuat. Entity digambarkan dengan simbol yang disebut rectangle/box. 2. Atribut : entity memiliki elemen yang disebut dengan atribut, yang berfungsi untuk menjelaskan karakter dari entity. Atribut digambarkan dengan simbol yang disebut ellips. 3. Line : line atau garis ini berfungsi untuk menghubungkan atribut dengan entity, dan entity dengan relationship/relasi. 4. Hubungan : entity dapat berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan

ini dinamakan relationship/relasi, seperti halnya entity

maka didalam hubungannya harus dibedakan antara hubungan/bentuk hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri. ERD yang diterapkan dalam pembuatan sistem penyuratan adalah ERD derajat tiga (Ternary) yaitu relasi yang menghubungkan 3 buah entitas.

Mahasiswa

Kuliah

Kampus

Cabang

Gambar 2.12. Derajat tiga

2.18.

Pengujian Black-Box Pengujian Black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat

lunak. Dengan mengetahui fungsi yang ditentukan dimana produk dirancang untuk melakukannya, pengujian dapat dilakukan untuk memperlihatkan bahwa masing-masing fungsi beroperasi sepenuhnya, pada waktu yang sama mencari

36

kesalahan pada setiap fungsi. Pengujian black-box berkaitan dengan pengujian yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Pengujian black-box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi perangkat lunak adalah operasional yang memiliki arti bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan dengan tepat dan integritas informasi eksternal (seperti file data) dipelihara. Pengujian black-box menguji beberapa aspek dasar suatu sistem dengan sedikit memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak tersebut. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi merupakan pendekatan komplementer yang kemungkinan besar mampu mengungkap kelas kesalahan daripada metode white-box (Pressman, 2002:551). Pengujian black-box cenderung diaplikasikan selama tahap akhir pengujian. Pengujian black-box berusaha untuk menemukan kesalahan pada beberapa kategori, yaitu: 1.

Fungsi yang tidak benar atau hilang.

2.

Kesalahan interface.

3.

Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.

4.

Kesalahan perilaku atau kinerja.

5.

Kesalahan inisialisasi atau terminasi.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1.

Pengumplan Data Tahap ini digunakan untuk mengumpulak data-data yang nanti nya akan

digunakan untuk pengolahan sistem selanjutnya. Pengumpulan data ini sangat penting karena itu penulis menjabarkan beberapa tahapan dalam pengumpulan data yang penulis lakukan.

3.1.1. Studi Kepustakaan Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang yang akan diteliti dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu penulis dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis atau yang ada kaitannya dengan penelitian yang penulis lakukan, dan penelitianpenelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Dengan melakukan studi kepustakaan, penulis dapat memanfaatkan semua informasi dan pemikiran-pemikiran yang relevan dengan penelitian yang sedang dilakukan. Ada banyak literatur mengenai aplikasi surat, namun hanya ada beberapa literatur yang penulis gunakan. Pencarian literatur yang penulis gunakan hanya berdasar pada kecocokan terhadap judul dan maksud dari skripsi penulis, serta implementasi aplikasi dari skripsi penulis. Adapun beberapa literatur adalah sebagai berikut:

37

38

1. Hendra Kurniawan, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam

penelitiannya

yang

berjudul

“Pengembangan

Sistem

Manajemen Reservasi Ruangan Online Dengan ZK Ajax Framework (Studi Kasus: PT. Layang-Layang Business Center)”. Tujuan dari penelitiannya adalah terpecahkannya permasalahan organisasi seperti terjadinya tumpang tindih pemesanan dan pembelian barang yang dapat menyebabkan ganti rugi, terdapatnya pelaksanaan event yang berbarengan, dan jeda waktu yang lama dalam memproses sebuah event. Masalah-masalah tersebut dapat diatasi melalui pengembangan terdukungnya

sistem proses

reservasi

yang

pengorganisasian

terotomasi dan

sehingga

konsistensi

data

reservasi. 2. Fauzi Rahman, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam penelitiannya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Repository Surat Keputusan (SK) Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework (Studi Kasus: Sub Bagian Organisasi Tata Laksana dan Perundangundangan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta)”. Tujuan dari penelitiannya adalah membuat aplikasi yang dapat mengolah penyimpanan arsip secara digital di lingkungan UIN Jakarta dalam bentuk repository berbasis website agar kelak dapat memudahkan dalam pencarian kembali, dapat diakses oleh pimpinan dari masing-masing unit kerja, dan pimpinan direktorat pada saat dibutuhkan secara realtime, serta mengurangi resiko terjadinya

39

kehilangan file SK yang telah dibuat mengingat pentingya suratsurat yang diarsipkan tersebut. 3. Miftah Haris, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam penelitiannya

yang

berjudul

“Sistem

Informasi

Manajemen

Persuratan Mahasiswa Berbasis Web Menggunakan Zk Framework (Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi Uin Syarif Hidayatullah Jakarta)”,. Tujuan dari penelitiannya adalah membuat sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang dinamis, jelas dan cepat serta dapat disajikan dalam bentuk sebuah laporan mengingat dirasakan kurang efektif dan efisian jika informasi dalam bentuk kertas yang sifatnya statis atau mengandalkan memori seseorang sebagai media penyimpanan. Dikarenakan sekolah tersebut masih menggunakan cara manual dalam penilaian siswa terhadap rapor, yang bisa mengakibatkan data yang diolah hilang atau rusak, maka pentingnya sebuah aplikasi yang dapat mengatur informasi secara teratur, jelas, dan cepat.

3.1.2. Studi Lapangan Studi lapangan yang dilakukan oleh peneliti adalah wawancara, observasi dan kuesioner. Deskripsi hasil studi lapangan penulis adalah sebagai berikut :

40

1.

Observasi Observasi dilakukan oleh penulis sebelum penulis melakukan wawancara dan penyebaran kuesioner. Observasi dilakukan agar penulis dapat melakukan pengamatan terkait proses yang sedang berjalan pada sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang saat ini sedang berjalan di prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Observasi dilakukan pada tanggal 6 Januari 2013.

2.

Wawancara Pada tahap wawancara, peneliti melakukan wawancara dengan bagian kepala Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Ibu Nurhayati, Ph.D. Adapun daftar wawancara yang peneliti lakukan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana tanggapan anda terhadap proses pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika sudah berjalan cukup efisienkah untuk mahasiswa? 2. Apakah format surat yang berlaku saat ini di prodi Teknik Informatika sudah memenuhi standar penyuratan yang baik? 3. Apakah tanggapan anda terkait judul skripsi yang penulis buat terhadap keadaan nyata di prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah?

41

4. Bagaimana tanggapan anda terhadap pentingnya proses komputerisasi yang berjalan pada sistem informasi akademik prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah? Wawancara berikutnya yang penulis lakukan adalah dengan mewawancarai Ibu Sunduz Nuzulia, Msi yang menjabat sebagai Kasubbag Umum Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta. Wawancara tersebut bertujuan untuk mencari tahu proses pembuatan surat yang ada saat ini. Adapun pertanyaan wawancara tersebut sebagai berikut : 1. Bagaimana

S.O.P

(Standard

Operating

Procedure)

pembuatan surat yang ada di Akademik saat ini? 2. Siapakah yang berperan langsung dalam proses print dan penandatanganan surat – surat yang ada saat ini? 3. Apakah S.O.P penandatanganan surat yang ada saat ini harus menggunakan tanda tangan secara langsung? 4. Berapa lama proses pembuatan surat sampai surat tersebut berhasil dicetak dan di tanda tanganin oleh pihak yang berwenang?

5.

Kuesioner Kuesioner diberikan kepada responden pada tanggal 15 Januari 2014 di sekitar Prodi Teknik Informatika Universitas Islam

42

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jumlah reponden yang terlibat yaitu dua puluh lima orang. Kuesioner ini bertujuan untuk mengetahui seberapa pentingnya sistem yang penulis buat untuk mempermudah mahasiswa dalam proses pembuatan surat menyurat yang dalam lingkup ini adalah mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah Jakarta. Daftar pertanyaan kuesioner terlampir di dalam lampiran. Gambar 3.1 Hasil data kuesioner

120 100 80 60 40 20

Ya

0

Tidak

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Keterangan kuesioner yang didapat yaitu : 1.

52% responden memiliki jarak tempat tinggal yang berdekatan dengan lokasi perkuliahan. Kurang lebih setengah dari narasumber memiliki jarak lokasi tempat

43

tinggal yang berjauhan dengan tempat narasumber melakukan perkuliahan 2.

68% narasumber beranggapan bahwa sistem akademik yang sudah ada saat ini sudah cukup baik.

3.

32% responden berasumsi bahwa fitur yang terdapat sistem informasi akademik saat ini sudah cukup lengkap.

4.

68% responden telah menggunakan sistem akademik yang ada saat ini dengan semaksimal mungkin.

5.

100% responden berasumsi bahwa birokrasi yang ada saat ini di kampus kurang efisien.

6.

92% responden merasa proses pembuatan surat menyurat di kampus saat ini cukup sulit karena prosesnya yang tidak simple.

7.

92%

responden menggunakan tipe handphone

smartphone. 8.

100% responden menganggap pentingnya handphone dalam kehidupan sehari-hari untuk berbagai macam aktifitas.

9.

100% responden menyetujui apabila proses pembuatan surat menyurat dikampus dapat diakses melalui media smartphone menggunakan fasilitas browser yang dimiliki tiap smartphone.

44

10.

100 persen responden beranggapan dengan adanya sistem pembuatan surat yang dapat diakses melalui media smartphone dapat mempermudah responden.

3.2.

Planning Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari masalah

yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement (kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan. Selanjutnya dari analisis masalah ini penulis akan menguraikan beberapa kebutuhan-kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam pembuatan sistem surat menyurat ini. 3.2.1.

Identifikasi Masalah Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap masalah yang

berhubungan dengan pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Adapun masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut : a) Kondisi birokrasi yang memakan waktu berdampak kurang efisiennya proses pembuatan surat di prodi Teknik Informatika. b) Sebagian

besar

mahasiswa

tidak

hanya

menghabiskan

waktunya untuk hanya sekedar berkecimpung di dunia perkuliahan

saja,

banyak

dari

mereka

yang

ternyata

45

menggunakan waktunya untuk bekerja dan kuliah, sehingga mereka sangat mempergunakan waktu seefisien mungkin. c) Banyak dari mahasiswa yang ingin memperoleh data yang dalam hal ini adalah proses pembuatan surat dengan cara semudah mungkin.

3.2.2.

Analisis Masalah Tahap ini merupakan tindak lanjut dari penelitian terhadap masalah

yang ada dan dilakukan penelitian lebih lanjut sehingga dapat ditemukan solusi dari permasalahan yang ada. Pada tahap ini juga, akan terbentuk gambaran umum dari sistem. Dalam fase ini, terdapat empat langkah yang perlu dilakukan di dalam membangun sistem pembuatan surat keterangan berbasis web browser yaitu sebagai berikut : 1) Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup sistem yang akan dibangun dan mencari tahu apa saja yang menjadi kebutuhan sistem baik yang mandatory maupun sebagai pelengkap. Hal ini dilakukan agar proses menjadi jelas dan desain sistem dapat dilakukan. Ruang lingkup dan kebutuhan sistem pembuatan surat keterangan ini yaitu :

46

a. Sistem ini hanya berlaku untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika sebagai user yang sudah terdaftar oleh bagian akademik prodi yang dalam hal ini adalah admin. b. Sistem ini hanya melayani pembuatan surat keterangan aktif kuliah, surat riset, surat permohonan Praktek Kerja Lapangan dan surat bimbingan skripsi. c. Sistem ini berbasis website, artinya adalah untuk dapat mengakses sistem dibutuhkan jaringan internet baik untuk akses melalui media komputer maupun media smartphone yang telah memiliki perangkat browser didalamnya dan perangkat lain untuk mengaksesnya. 2) Melakukan studi wilayah operasi sistem Studi wilayah ini bertujuan untuk mencari tahu apakah proses sistem ini dapat berjalan dengan baik di wilayah bersangkutan dan mencari solusi dari permasalahan yang ada, dalam hal ini pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika Unversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, sehingga dapat dibangun suatu sistem untuk mengatasi permasalahan tersebut. Studi wilayah yang dilakukan antara lain sebagai berikut : a. Observasi kondisi tempat pembuatan surat keterangan yang terdapat pada prodi Teknik Informatika bagian akademik lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

47

b. Observasi sekitaran Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah guna mencari info terkait fungsi dari sistem yang sedang dibuat oleh penulis. 3) Menentukan tools dan teknologi Pada tahapan ini, ditentukan alat atau perangkat apa saja yang digunakan dalam sistem dan teknologi yang diterapkan. Perangkat tersebut harus dipersiapkan untuk perancangan dan pembangunan sistem agar dapat berjalan dengan lancar. Teknologi digunakan untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ditemukan dengan menerapkan ilmu teknik informatika sehingga dapat dihasilkan

suatu

kemudahan

dalam

kehidupan

sehari-hari.

Teknologi-teknologi yang digunakan di dalam sistem pembuatan surat ini adalah sebagai berikut : a.

Teknologi perangkat keras Perangkat keras yang penulis gunakan dalam melakukan perancangan aplikasi ini adalah komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : Intel(R) Core(TM)2 CPU 6300 @ 1.86GHz (2 CPUs), ~1.9GHz, 3072MB RAM, NVIDIA GeForce 9500 GT, Hard Disk 160GB.

b.

Teknologi perangkat lunak Perangkat lunak yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut. Pada sistem operasi yang

48

penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Microsoft Windows 7 Ultimate 32-bit. Proses pembuatan script menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS 6, XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++. 4) Melakukan studi kelayakan sistem Studi kelayakan sistem adalah mencari tahu apakah sistem itu pantas dan layak digunakan serta mempunyai manfaat sesuai tujuan perancangan. Studi kelayakan sistem ini dilakukan dengan cara : a. Mewawancarai narasumber yang telah disebutkan di awal pembahasan mengenai apakah sistem ini dapat menjadi solusi bagi mahasiswa dalam mempermudah proses pembuatan surat menyurat di prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. b. Menguji apakah fitur yang ada didalam sistem sudah mempunyai

solusi

untuk

permasalahan

yang

telah

disebutkan diatas c. Mengetahui apakah sistem layak untuk digunakan karena melihat kondisi mahasiswa yang pada umumnya memiliki akses internet melalui media smartphone pribadi.

3.3.

Modelling Tahap desain sistem merupakan tahap dimana perancangan sistem

pembuatan sistem surat melakukan deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur

49

proses yang terjadi dalam sistem, struktur data apa saja yang dibutuhkan, dan gambaran user interface sistem yang akan dirancang didalam sistem meliputi : 1.

Kelas User Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem. Entitas user hanya dapat mengakses sistem dan dapat melakukan proses apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau melakukan registrasi apabila user belum terdaftar untuk dapat melakukan proses pada sistem.

2.

Kelas Administrator Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu entitas yang mempunyai peranan untuk melakukan semua proses manajemen di dalam sistem atau dalam proses nyatanya adalah staf akademik. Kelas administrator terdapat di dalam sistem yang berarti untuk dapat akses kelas ini, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dan pengguna terdaftar sebagai administrator. Kelas administrator mempunyai peranan sentral untuk menjaga proses dapat berjalan karena sistem ini menggunakan metode maker checker yang berarti untuk membuat suatu hal yang baru / merubah hal yang sudah ada di dalam sistem, aktor pembuat (maker) harus mendapatkan pengecekan dan persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator yang baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan terhadap

50

penambahan operator tersebut. Proses desain sistem yang dibangun terdiri atas : 1. Data Flow Diagram (DFD) DFD yang dibangun menggambarkan alur data yang terjadi didalam sistem meliputi alur data proses cetak (print), penambahan user, alur data update status surat dan alur data surat yang diproses. 2. Flowchart Flowchart ini berisi bagan-bagan yang menggambarkan langkah-langkah alur dalam program atau prosedur sistem secara sistematis. 3. Entity Relation Diagram (ERD) ERD adalah diagram untuk menggambarkan hubungan antar entitas yang terlibat dalam sistem. Di dalam ERD ini dapat dilihat dependensi pekerjaan yang terjadi diantara user dan admin. 4. Desain interface di dalam perancangan sistem pembuatan surat ini meliputi: a. Interface halaman sebelum login aplikasi interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi sistem untuk user dan admin yang belum melakukan login. Dalam tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses yang ada hanya tampilan untuk melakukan login

51

untuk user dan administrator. Pada halaman ini user yang telah teregistrasi oleh admin dapat melukakan proses yang tedapat dalam sistem ini. b. Interface halaman Admin setelah login Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah admin melakukan login. Dengan tampilan beberapa menu yang hanya dapat diakses oleh admin. Segala proses pada halaman admin ini yang memiliki hak penuh dalam proses yang terdapat dalam sistem seperti mencetak surat dan menambah user. c. Interface halaman user Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah melakukan login. Interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses surat. d. Interface halaman user responsive Interface ini berisi tampilan responsive menu user yang sudah melakukan login. Interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses surat.

52

5. Struktur Data Pada bagian struktur data ini adalah proses pembuatan database yang akan digunakan oleh user dan admin dalam melakukan sistem tersebut.

3.4.

Construction Pada tahap perancangan sistem ini pembuatan perangkat lunak sistem

dilakukan. Dalam tahap ini penulis mencoba untuk melakukan implementasi dengan pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya desain sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis proses yang telah dibuat. Pada tahap ini akan dihasilkan listing code dari aplikasi sistem pembuatan surat.

3.4.1. Coding Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan program aplikasi.

3.4.2. Implementasi Sistem Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi yang telah dibuat

53

3.4.3. Pengujian Sistem Pengujian sistem pembuatan surat ini menggunakan metode Black box testing. Pengujian Black box testing adalah pengujian yang dilakukan untuk mengecek apakah aplikasi dapat diakses sesuai dengan harapan dan semua modul dapat berfungsi dengan baik. Black box testing ini meliputi : a. Pengujian apakah fitur-fitur sistem sudah berfungsi dengan baik b. Pengujian apakah tampilan aplikasi sistem sesuai dengan yang diharapkan c. Pengujian apakah aplikasi sistem sudah terkoneksi dengan basis data sistem.

3.5.

Deployment Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian sistem yang telah dibuat dilakukan penyebaran kepada user yang dalam hal ini adalah mahasiswa untuk mengetahui hasil yang telah dibuat oleh penulis atau biasa disebut evaluasi. Evaluasi ini dikemas dalam bentuk kuesioner yang penulis sebar dengan sasaran mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Hasil evaluasi ini akan menjadi tolak ukur berhasil atau tidaknya sistem ini berjalan sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh user.

54

3.6.

Kerangka Berfikir Penelitian Berikut ini adalah kerangka berfikir dari penelitian dan perancangan yang:

STAR

PENGUMPULAN DATA

WAWANCARA

STUDI KEPUSTAKAAN

STUDI LAPANGAN

OBSERVASI

KUESIONER

PLANNING

USER REQUIREMENT

MODELLING

SOFTWARE REQUIREMENT

CONSTRUCTION

LISTING CODE

DEPLOYMENT

EVALUATE SYSTEM

KUESIONER

SELESAI

Gambar 3.2 Kerangka berpikir penulis 2014

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas secara rinci mengenai pengembangan aplikasi dengan menerapkan metode penelitian yang telah penulis uraikan pada bab sebelumnya. Metode pengembangan sistem yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode waterfall. Pembahasan tahapan-tahapan yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut.

4.1.

Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Keberadaan sekolah-sekolah tinggi di bidang teknologi informasi memang

menjadi hal yang mutlak dibutuhkan oleh negara manapun di dunia, termasuk di Indonesia. Program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah merupakan salah satu dari sekolah-sekolah tinggi tersebut. 4.2.1.

Visi dan Misi Studi Teknik Informatika

1. Visi Menjadi Program Studi Teknik Informatika yang terkemuka, baik secara nasional, regional, maupun internasional yang mengintegrasikan kaidah-kaidah keilmuan, norma-norma dan etika ke-Islaman, serta keIndonesiaan. (Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)

55

56

2. Misi Sesuai visi yang sudah disebutkan, maka misi Program Studi Teknik Informatika ialah sebagai berikut : a.

Menyelenggarakan pendidikan di bidang teknik informatika untuk menghasilkan lulusan yang profesional dan memiliki nilai kompetitif dengan tetap memperhatikan perkembangan dunia teknologi dan informasi yang terus berkembang pesat dengan memadukan pemahaman teori dan aplikasi informasi serta pemahaman ilmu agama yang relevan bagi pengembangan teknik informatika secara berkelanjutan.

b.

Menyelenggarakan proses pendidikan yang mengintegrasikan nilai-nilai moral dan pengembangan teknik informatika serta memberikan pencerahan dalam keyakinan Islami.

c.

Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan di bidang teknik informatika.

d.

Memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kualitas hidup masyarakat.

(Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)

4.2.2.

Tujuan Program Studi Teknik Informatika Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta memiliki tujuan

umum dan tujuan khusus. Tujuan umumnya adalah menghasilkan sarjana komputer yang memiliki pemahaman teori dan metode di bidang teknik informatika, profesionalitas dan integritas, serta etika dan sikap Islami

57

sehingga mampu menganalisis dan memecahkan berbagai persoalan di bidang teknik informatika dan teknologi informasi yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat. Sedangkan tujuan khususnya adalah menciptakan lulusan yang memiliki kemampuan sebagai berikut : a.

Menciptakan sebuah proses pembelajaran teknik informatika yang mengacu kepada pencapaian Total Quality Management (TQM).

b.

Analisis dan teknik-teknik optimasi sistem perangkat lunak, perancangan dan implementasi aplikasi perangkat lunak sistem informasi, jaringan teltkomunikasi, dan multimedia yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat.

c.

Merencanakan dan menangani proyek pembangunan dan pengembangan suatu proyek teknologi informasi sebagai seseorang project manager untuk sebuah organisasi atau sebuah komunitas berdasarkan kaidah manajemen proyek.

d.

Melakukan rekayasa perangkat lunak dan mengoptimalkan kinerja perangkat lunak dalam suatu proyek teknologi informasi untuk

organisasi

yang

kompleks

dengan

keterkaitan

infrastruktur (perangkat keras dan perangkat lunak), struktur organisasi, proses dan prosedut, kebijakan dan keputusan serta SDM (Sumber Daya Manusia) dan budaya yang beragam.

58

e.

Melaksanakan nilai-nilai Islam dalam sikap dan integritasnya dalam melakukan pengembangan dalam

bidang teknik

informatika. f.

Beradaptasi dengan suatu dunia informasi dalam implementasi teknik informatika secara efisien dan efektif dalam sebuah organisasi atau tatanan komunitas.

g.

Menguasai teknologi dan metodologi teknik informatika sehingga dapat melakukan penelitian dan pengembangan yang berkaitan dengan aplikasi teknik informatika bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat.

4.2.3.

Sistem Alur Berjalan Selain cerita pengguna yang diperoleh dari pelaku-pelaku yang

menggunakan sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa pada Prodi Teknik Informatika UIN yang digunakan saat ini, penulis juga melakukan pengamatan, observasi, dan wawancara. Pengamatan, observasi, dan wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan alur kerja sistem berjalan, walaupun pihak Prodi Teknik Informatika UIN sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dari alur sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa. Berdasarkan hasil dari pengamatan, observasi, dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, pada paragraf selanjutnya adalah penjelasan mengenai alur kerja sistem berjalan. Pada alur kerja sistem berjalan, merupakan alur kerja sistem berjalan yang sudah menggunakan komputer sebagai media untuk mendaftarkan data

59

diri mahasiswa untuk membuat surat keterangan mahasiswa. Jadi mahasiswa langsung mendaftarkan sendiri data diri mereka, dan langsung disimpan sekaligus dicetak. Alur kerja sistem berjalan ini memiliki empat objek yang ada pada sistem, yaitu mahasiswa, staf akademik, pejabat paraf, dan pejabat penanda tangan Adapun langkah-langkah alur kerja sistem berjalan adalah sebagai berikut. 1. Untuk membuat surat keterangan mahasiswa, mahasiswa datang langsung ke Prodi Teknik Informatika UIN. Namun yang dapat membuat surat keterangan mahasiswa hanyalah mahasiswa yang aktif kuliah saja. 2. Mahasiswa langsung meng-input-kan data pada template surat keteragan mahasiswa yang sudah dipersiapkan oleh akademik yang pada komputer akademik (di lantai 2). 3. Setelah mahasiswa mengisi datanya, data tersebut disimpan dan dicetak dengan menggunakan printer yang ada di Akademik. 4. Surat yang sudah dicetak di Akademik, kemudian diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa untuk dimintai paraf dan tanda tangan. 5. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan surat keterangan mahasiswa yang sudah dicetak ke Pejabat Paraf dan Pejabat Penanda Tangan untuk diparaf dan ditanda tangani

60

dalam hal ini yang berwenang dalam penandatanganan surat yaitu Wadek I atau Kasubag TU. 6. Proses penandatanganan surat maksimal memakan waktu 3 hari tergantung kondisi. 7. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan ke Staf Akademik (Bagian Penomoran Surat) untuk dicatat data data surat keterangan mahasiswa tersebut pada buku kendali surat keterangan mahasiswa, dan diberikan nomor surat pada data surat keterangan mahasiswa tersebut. 8. Mahasiswa mengambil surat keterangan mahasiswa yang sudah selesai diparaf, ditanda tangani, dan diberikan nomor surat pada pegawai penomoran surat, kemudian menduplikasi surat keterangan mahasiswa tersebut sebanyak tiga lembar. 9. Dua surat keterangan mahasiswa hasil duplikat harus diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa dan pegawai penomoran surat untuk keperluan pengarsipan surat. Jadi masing-masing mendapatkan satu buah surat keterangan mahasiswa hasil duplikat. 10. Surat keterangan mahasiswa yang asli harus diberikan stempel untuk keperluan mahasiswa yang bersangkutan. 11. Mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel dan surat keterangan mahasiswa hasil duplikat yang belum distempel.

61

Jadi mahasiswa memiliki dua surat keterangan mahasiswa, yakni back up surat keterangan mahasiswa yang belum diberi stempel (yang merupakan surat keterangan mahasiswa hasil duplikat) yang nantinya bisa digunakan sebagai cadangan jika terjadi hal yang tidak diinginkan contohnya seperti surat keterangan mahasiswa yang asli hilang, dan yang kedua adalah surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel yang digunakan untuk kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan. Alur proses Standard Operating Procedure (SOP) yang ada saat ini adalah sebagai berikut : Diagram ALir

Dokumen

Keterangan

Mulai

Mahasiswa

1

Menginput data ke dalam form surat sesuai kebutuhan

Pengadministrasi Persuratan

·

Surat yang tidak jelas atau salah pengetikan, tidak print

·

Kasubag Akademik memverifikasi dan memparaf surat

·

Wadek I atau Kasubag TU menandatangani surat sesuai kebutuhan

·

Surat sudah selesai ditandatangani Wadek I atau Kasubag TU. Proses penyelesaian surat selama 3 hari

·

Pengadministrasi Akademik menyerahkan surat kepada Mahasiswa

2

Mencetak surat sesuai kebutuhan

Kasubag Akademik

Komputer / Form

Surat

3 Kendali Surat

Memverifikasi dan memparaf surat

4

Surat, Bukti Serah Terima (Buku Ekspedisi)

Tanda Tangan Surat

Pengadministrasi Akademik Diserahkan ke Mahasiswa

5

Selesai

Gambar 4.1 Diagram alur pembuatan surat

62

4.2.

Planning Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa

dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan definisi masalah, keinginan user dalam pembuatan sistem dan termasuk rencana yang akan dilakukan. 4.2.1.

Identifikasi Masalah Pada tahap ini penulis mencoba untuk meneliti apa saja masalah-

masalah yang memungkinkan yang dapat diolah dalam sistem yang penulis buat dan masih terkait dengan proses pembuatan surat menyurat. Penulis telah melakukan observasi lokasi dan telah mengambil gambaran dari alur-alur yang digunakan mahasiswa saat ini dalam proses pebuatan surat menyurat di Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta serta mengamati proses dalam pembuatan surat menyurat, sehingga dapat disimpulkan hasil observasi tersebut. Berikut ini adalah gambaran alur pembuatan surat di Prodi Teknik Informatika sebelum penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem penyuratan berbasis web di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

63

Gambar 4.2 skema alur pembuatan saat ini

Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

Mahasiswa

mendatangi

langsung

Universitas

untuk

membuat surat. 2.

Setelah sampai di Universitas, selanjutnya mahasiswa melakukan input data surat yang terdapat pada komputer di lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

3.

Hasil input yang sudah dimasukkan oleh mahasiswa akan diterima oleh admin yang juga berlokasi di lantai 2 gedung Fakultas Saint dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah dan selanjutnya dicetak oleh admin.

64

4.

Setelah surat berhasil dicetak tidak lantas surat tersebut dapat diperoleh oleh mahasiswa karena harus melalui beberapa tahapan proses penandatanganan (memakan waktu 2 sampai 3 hari).

5.

Setelah surat ditandatangani maka mahasiswa dapat mengambil surat tersebut di gedung akademik lantai 2 Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

Dari alur pembuatan surat tersebut maka penulis menemukan beberapa masalah yang menurut penulis dapat dijadikan alasan yang kuat mengapa sistem yang penelitian ini dapat dilakukan. Proses pembuatan surat memang sudang cukup baik karena telah menggunakan teknologi komputerisasi yang baik. Tetapi,

dari

gambaran

diatas

penulis

mendapatkan

sebuah

kesimpulan yang berbeda. Hal ini ditinjau dari kurang efiensinya waktu mahasiswa karena proses penandatanganan pada pembuatan surat itu sendiri memakan waktu sampai beberapa hari dikarenakan proses brokrasi yang memang ada tiap instansi manapun. Efisiensi dalam hal ini adalah mahasiswa harus kembali ke universitas hanya untuk melihat atau mengambil surat yang mereka telah buat beberapa hari sebelumnya. Menurut hasil pengamatan penulis,hal ini dapat di siasati dengan dibuatnya sebuah sistem yang dapat memudahkan mahasiswa yang ingin membuat sebuah surat kapanpun tanpa harus terlebih dahulu

65

mendatangi kampus untuk melakukan sebuah input data yang akan digunakan untuk pembuatan surat menyurat. Berdasarkan uraian singkat serta alur kerja sistem yang sedang berjalan saat ini, didapatkan permasalahan-permasalahan yang timbul dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan penulis dan dengan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini berdasar pada alur kerja SOP, yang mana juga dijadikan landasan sebagai rumusan masalah dari skripsi ini, yaitu: a.

Ruangan Akademik Penuh Mahasiswa Ada saat-saat

tertentu

dimana mahasiswa

ramai-ramai

berkumpul untuk membuat surat keterangan mahasiswa sehingga ruangan akademik menjadi penuh. Sebagai contoh ketika ada beasiswa, dikarenakan banyaknya mahasiswa yang berminat mengikuti beasiswa, maka keperluan persyaratan semuanya harus terpenuhi, dan satu diantaranya ada yang memerlukan surat keterangan mahasiswa. b.

Persediaan Fasilitas Terbatas Prodi Teknik Informatika memfasilitasi dalam pembuatan surat

keterangan mahasiswa. Fasilitas tersebut berupa fasilitas untuk mencetak seperti kertas dan printer. Adakalanya mahasiswa dalam waktu mencetak surat ternyata persediaan kertas dan ink toner sudah habis. Tentu mahasiswa akan menunggu ataupun meng-copy draft

66

surat keterangan mahasiswa yang telah dibuatnya, dan mencetak surat keterangan mahasiswa di tempat lain. c.

Tidak Adanya Informasi Surat yang Dibuatnya Disaat surat keterangan mahasiswa sudah dicetak dan saat

menunggu untuk ditanda tangan oleh pejabat yang berwenang, adakalanya pejabat sedang tidak berada di tempat, sehingga mahasiswa harus berkali-kali mendatangi akademik untuk mengecek surat keterangan mahasiswa yang hanya tinggal diparaf ataupun ditanda tangan. d.

Tidak Online Mahasiwa menginginkan dibuatnya aplikasi pembuatan surat

keterangan mahasiswa yang diimplementasikan sudah bisa online, dengan tujuan agar mahasiswa bisa membuat surat kapan saja dan dimana saja. Jika ada keperluan mendadak ingin membuat surat keterangan mahasiswa, mahasiswa bisa langsung online kapan saja. Namun, tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam sistem berjalan ini, permasalahan lainnya seperti: sistem pelaporan yang kurang baik dan data-data mahasiswa yang membuat surat tidak tersimpan dengan baik.

4.2.1. Analisis Masalah Dari hasil obesrvasi penulis dan dari hasil pengidentifikasian masalah

yang

penulis

lakukan,

maka

penulis

mencoba

untuk

67

menggambarkan alur sistem yang dapat dijadikan sebagai jawaban dari permasalahan yang penulis temukan dari hasil obesrvasi. Berikut adalah gambaran alurnya.

Gambar 4.3 alur pembuatan surat yang diusulkan penulis

Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.

Mahasiswa melakukan login melaui mobile web browser yang terdapat pada handphone yang dimiliki mahasiswa dimanapun mahasiswa itu berada saat itu, tanpa harus ke universitas terlebih dahulu dan melakukan proses input data surat yang ingin dibuat oleh user.

2.

Admin menerima masukan data dari mahasiswa yang telah berhasil melakukan login dan melakukan proses input data.

68

3.

Surat yang telah berhasil dicetak oleh admin akan diberi tanda sukses dan sistem akan menerima informasi tersebut dan selanjutnya akan diinformasikan kepada user.

4.

Mahasiswa menerima informasi bahwa surat telah dicetak serta waktu pengambilannya.

5.

Mahasiswa kembali ke universitas sesuai informasi yang telah diberikan oleh sistem.

6.

Surat telah berhasil dicetak dan ditandatangan sesuai birokrasi universitas dan siap diambil oleh mahasiswa atau user.

Dari hasil alur tersebut mahasiswa tidak perlu repot melakukan input data dengan mendatangi universitas, cukup melakukan login melaui web browser pada laptop atau smartphone dan selanjutnya meng-input data surat maka surat dapat segera diproses dan dicetak oleh admin. Mahasiswa juga diberi informasi kapan surat dapat diambil setelah surat tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang di universitas sehingga dapat menghemat waktu mahasiswa yang ingin melakukan aktivitas lain dihari itu. 4.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem (System Requirement) Menganalisis kebutuhan aplikasi dengan mendefinisikan sistem, mengidentifikasi profil user (pengguna potensial dari sistem yang akan

69

dibangun), mempertimbangkan kebutuhan hardware, software, dan perangkat lain yang sesuai untuk membantu membangun aplikasi. Sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang masih berjalan sampai saat ini pada Prodi Teknik Informatika UIN memiliki beberapa kelemahan yang telah disebutkan pada sub bahasan Identifikasi Masalah Sistem Berjalan. Salah satunya adalah sistem belum berjalan secara efektif dan efisien dengan semestinya sesuai dengan aturan alur kerja SOP, umumnya ini dikarenakan sistem berjalan yang digunakan belum sepenuhnya secara otomatis. Melihat permasalahan yang telah diketahui pada sub bahasan identifikasi masalah sistem berjalan, dan dibahas secara singkat pada paragraf

sebelumnya,

maka

diperlukan

semacam

strategi

untuk

menentukan solusi-solusi dari permasalahan tersebut dengan cara: a.

Identifikasi Strategi IT Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT

No. Judul 1. Ruang akademik penuh mahasiswa

2.

b.

Tolak Ukur Pembuatan surat keterangan mahasiswa hanya bisa dilakukan di ruangan akademik Tidak ada Mahasiswa mesti informasi mengenai aktif mengecek surat yang dibuat apakah surat sudah oleh mahasiswa jadi

Sasaran Perbaikan Aplikasi online yang bisa diakses dimana saja

Informasi mengenai surat yang dibuat mahasiswa ada pada aplikasi sistem

Identifikasi Pola Solusi Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi

No. Sasaran Perbaikan 1. Aplikasi online yang bisa diakses dimana

Pola Solusi Aplikasi yang dibuat berbasi web yang nantinya bisa di-online-kan, sehingga

70

2.

3.

saja Pengisian data berupa penginputan digital, sehingga pelaporan rapih Informasi mengenai surat yang dibuat mahasiswa ada pada aplikasi sistem

bisa diakses online dimana saja Dikarenakan menggunakan sistem aplikasi yang penginputan datanya secara digital, maka untuk mencetak laporan sesuai dengan data digital yang rapih Semua informasi mengenai surat yang dibuat mahasiswa baik yang sudah jadi atau akan diinformasikan melalui sistem dimana saja dan kapan saja

Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi Pola Solusi, maka diperlukan sebuah sistem berbasis web yang dapat memproses data, menyimpan data, mencetak data, dan memeriksa data mahasiswa yang membuat surat keterangan mahasiswa, dengan lebih efektif dan efisien. Sistem tersebut adalah aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa. Setelah melakukan strategi berupa identifikasi berdasar strategi IT dan pola solusi, perlu ditentukan pula mengenai kebutuhan fungsional sistem dan kebutuhan non fungsional sistem. Hal ini berguna untuk mengetahui seperti apa sistem yang nantinya akan berjalan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. a.

Kebutuhan Fungsional Sistem Sistem

yang

dikembangkan

harus

memiliki

functional

requirements, yang mana sebagai berikut: 1.

Pada sistem aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa, mahasiswa dapat menginput data diri sendiri sehingga tidak terjadi kesalahan.

2.

Sistem aplikasi dapat mendeteksi kelengkapan data mahasiswa pembuat surat.

71

3.

Sistem aplikasi dapat menyimpan data mahasiswa pembuat surat secara lengkap.

4.

Dapat

melakukan

update

status

terhadap

surat

keterangan mahasiswa yang baru dibuat. b.

Kebutuhan Non Fungsional Sistem Selain kebutuhan fungsional sistem, maka ada pula kebutuhan non fungsional sistem, yang diantaranya sebagai berikut: 1. Setiap pengguna memiliki user account tersendiri untuk mengakses sistem yang mana telah ditentukan oleh Administrator. 2. Dalam peragaan awal, sistem aplikasi untuk sementara dijalankan secara local-server menggunakan jaringan LAN (Local Area Network).

4.2.3. Definisi Sistem Sistem pembuatan surat mahasiswa ini adalah sebuah sistem yang diperuntukkan bagi mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Aplikasi ini berisi data surat-surat yang banyak dibutuhkan oleh mahasiswa dalam aktifitas perkuliahan. Pengemasan akhir dari aplikasi yang dihasilkan adalah dengan menghubungkannya ke jaringan internet karena aplikasi ini berbentuk web. Aplikasi ini dapat diakses melalui media browser yang terdapat pada

72

jaringan mobile phone (smartphone) dan dapat pula diakses melalui desktop ataupun laptop.

4.2.4. Kebutuhan dan Profil Pengguna (User’s Profile and Needs) Berdasarkan hasil observasi peneliti mendapatkan informasi kebutuhan pengguna sistem dan profil pengguna yang dapat menggunakan aplikasi ini, yaitu : a.

Admin, yang dalam sistem pembuatan ini admin dapat dikategorikan memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai media yang berperan langsung dalam proses percetakan surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa prodi Teknik

Informatika

Universitas

Islam

Negeri

Syarif

Hidayatullah Jakarta. Peran admin dilakukan oleh bagian Tata Usaha Akademik Fakultas. b.

Mahasiswa, yang dalam sistem ini pengguna utama dari sistem ini adalah mahasiswa yang hendak membuat surat menyurat yang mereka butuhkan dalam proses perkuliahan sehari-hari. Adapun bentuk dan tujuan surat yang dibutuhkan mahasiswa memiliki fungsi yang beragam.

4.2.5. Pertimbangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak (Hardware and Software Considerations) Berdasarkan tahap pendefinisian system yang peneliti lakukan, adapun pertimbangan perangkat keras dan perangkat lunak komputer

73

maupun perangkat pendukung lain untuk membangun sistem pembuatan surat adalah sebagai berikut : 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware Requirement) Merupakan kebutuhan hardware komputer yang digunakan untuk membangun sistem pembuatan surat. Hardware komputer yang perlu disiapkan adalah : - Processor : Intel(R) Core(TM)2 CPU 6300 @ 1.86GHz - Memory : 3072MB RAM - Hard Drive : ST380211AS ATA Device 80GB - Monitor

: 14.0” Generic PnP Monitor

2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Hardware) - Operating System : Microsoft Windows 7 Ultimate - XAMPP Version 1.8.1 - Web Server : Apache 2.4.3 - PHP 5.4.7 (VC9 X86 32bit thread safe) - MySQL Database : 5.5.27 (Community Server) - Notepad+ - Adobe Dreamweaver CS6

4.3.

Modelling Setelah semua proses planning atau persiapan yang akan dipakai dalam

pembuatan sistem ini selanjutnya penulis akan menjabarkan beberapa tahapan

74

atau rancangan yang selanjutnya akan dilakukan dalam proses pembuatan sistem penyuratan. Adapun tahap selanjutnya yaitu pembuatan modelling atau biasa disebut desain sistem. Data yang telah diterima oleh penulis setelah melakukan serangakain studi lapangan, observasi, indentifikasi dan analisis masalah serta persiapan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diperlukan selanjutnya akan diolah menjadi bentuk rancangan sistem yang nantinya akan digunakan untuk memudahkan dalam proses pembuatan sistem penyuratan. Proses modelling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada detail (algoritma) prosedural, struktur data atau basis data dan representasi interface. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut dokumen kebutuhan sistem (software requirement). Tahap ini penulis melakukan beberapa tahap alur rancangan yang akan digunakan dalam proses pembuatan sistem yang nantinya akan berjalan dalam sistem. Sehingga alur-alur tersebut menjadi acuan dalam pembuatan sistem ini dan juga menjadi rancangan desain yang akan memudahkan penulis dalam merancang sistem pembuatan surat ini. Pelaku sistem ini meliputi dua bagian yaitu : 1. Kelas User Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem. Entitas user hanya dapat mengakses sistem dan dapat melakukan proses apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau melakukan registrasi apabila belum terdaftar untuk dapat

75

melakukan proses pada sistem. Kelas user ini digunakan oleh mahasiswa. 2. Kelas Administrator Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu entitas yang mempunyai peranan untuk melakukan semua manajemen di dalam sistem. Kelas administrator terdapat di dalam sistem yang berarti untuk dapat akses kelas ini, admin harus melakukan login dan terdaftar sebagai administrator. Kelas administrator mempunyai peranan sentral untuk menjaga proses dapat berjalan karena sistem ini menggunakan metode maker checker yang berarti untuk membuat suatu hal yang baru / merubah hal yang sudah ada di dalam sistem, aktor pembuat

(maker)

harus

mendapatkan

pengecekan

dan

persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator yang baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan terhadap penambahan operator tersebut. Peran admin ini dilakukan oleh staf bagian akademik Identifikasi aktor yang didasari pada kebutuhan fungsi-fungsi sistem. Kebutuhan akan fungsi ini diakomodir di use case. Selanjutnya use case menyediakan nilai hasil kepada aktor. Jadi use case mendeskripsikan interaksi antar aktor di dalam sistem, seperti berikut ini :

76

Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi

No. 2.

Aktor Administrator (Staf Akademik)

3.

User (Mahasiswa)

4.

Kasubbag. Akademik, Wadek. Akademik, dan Wadek. Kemahasiswaan

Deskripsi Aktor dapat mengakses aplikasi, yang tugasnya menambah prodi, menambah data mahasiswa, menambah admin, mencetak permohonan surat mahasiswa dan segala bentuk informasi surat mahasiswa Aktor dapat mengakses aplikasi, yang memohonan pembuatan surat, berupa permohonan pembuatan surat, download, dan cetak surat Aktor tidak sebagai user dari aplikasi, hanya bertugas untuk pengesahan surat dalam pemarafan dan penandatanganan

Selanjutnya, tabel 4.4 berikut menggambarkan interaksi antar aktor pada tabel 4.4 dengan sistem yang diusulkan. Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case

No. 1.

Nama Use Case Login

2.

Edit Biodata Diri Admin

3.

Tambah Mahasiswa Baru

Deskripsi Use case menggambarkan kegiatan memasukkan username dan password untuk dapat mengakses sistem Use case menggambarkan kegiatan mengedit biodata diri staf akademik Use case menggambarkan kegiatan menambah mahasiswa baru yang menggunakan dapat menggunakan sistem

Aktor Admin dan User

Admin

Admin

77

4.

Lihat Daftar Mahasiswa

5.

Tambah Prodi

6.

Edit Data Diri Mahasiswa

7.

Hapus Mahasiswa

8.

Lihat Inbox Permohonan surat

9.

Cetak Surat

10.

Update Persetujuan Surat

11.

Buat Permohonan Surat

12.

Lihat Daftar Permohonan

Use case menggambarkan kegiatan melihat daftar seluruh mahasiswa yang telah terdafta dan dapat menggunakan sistem Use case menggambarkan kegiatan menambah prodi yang dapat menggunakan sistem Use case menggambarkan kegiatan mengedit biodata diri mahasiswa Use case menggambarkan kegiatan menghapus mahasiswa dari sistem Use case menggambarkan kegiatan melihat inbox permohonan surat yang dibuat oleh mahasiswa Use case menggambarkan kegiatan mencetak surat yang sebelumnya sudah divalidasi oleh Staf Akademik Use case menggambarkan kegiatan mengupdate informasi pada daftar persetujuan surat Use case menggambarkan kegiatan membuat permohonan surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa Use case menggambarkan kegiatan melihat daftar permohonan surat yang telah dibuatnya

Admin

Admin

Admin dan User

Admin

Admin

Admin

Admin

User

User

78

13.

Lihat Persetujuan

14.

Logout

Use case menggambarkan kegiatan melihat update informasi daftar surat yang telah dicetak Usecase menggambarkan kegiatan untuk dapat keluar atau mengakhiri sistem

User

Admin dan User

Tahap selanjutnya dari proses modeling yaitu dengan membuat desain sistem. Tahap dimana perancangan sistem pembuatan sistem surat melakukan deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur proses yang terjadi dalam sistem, gambaran user interface sistem dan struktur data apa saja yang dibutuhkan. Alur data yang akan dirancang didalam sistem meliputi :

4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) yang dibangun sistem akan menggambarkan alur data keseluruhan entitas dan deskripsi alur yang lebih spesifik yang terjadi didalam sistem meliputi alur data proses, penambahan user, alur data update status surat dan alur data surat yang diproses. Data Flow Diagram DFD akan berperan sebagai alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. Alur diagram akan digambarkan pada proses context diagram serta dilanjutkan dengan alur diagram level 0 yang lebih mendetail dan lebih menjelaskan alur dari sistem penyuratan ini.

79

a. Context diagram

Informasi Data Profil Mahasiswa dan informasi data input surat

ADMIN 0

Input Data Admin

SISTEM

App Form

Registrasi

Input Program Studi

Informasi Data Profil Mahasiswa

Mahasiswa

Gambar 4.4 Context Diagram

Berikut penjelasan mengenai alur context diagram diatas : 1. Administrator, melakukan input data program studi pada sistem dan dapat melakukan update program studi dengan menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada. 2. Administrator melakukan input data mahasiswa pada sistem dan dapat melakukan update data mahasiswa dengan menambah atau mengurangi data mahasiswa, input mahasiswa ini penting karena proses login user pada sistem ini bergantung pada masukan data mahasiswa yang dilakukan oleh admin. 3. Administrator, melakukan input data admin pada sistem dan dapat melakukan update data admin dengan menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada.

80

4. User, melakukan input data pembuatan surat, edit profil dan edit password pada sistem. 5. User, menerima informasi data profil yang telah dibuat oleh admin dan mendapat informasi dari hasil pembuatan surat yang sebelumnya sudah di input oleh user dari sistem. 6. Administrator, menerima input dari sistem terkait informasi yang didapat sistem dari proses update profil dan input pembuatan surat oleh user. b. Diagram Level 1 Pada context diagram diatas dapat dilihat alur proses data yang terjadi pada sistem antara administrator dan user yang selanjutnya dijelaskan lebih spesifik alur proses antara admin dan user pada diagram level 0 yang digambarkan seperti alur gambar dibawah ini.

81

11. Menerima masukan surat

ADMIN

4. Input data mahasiswa

1. Input program studi

INPUT PROGRAM STUDI

INPUT DATA MAHASISWA

INPUT DATA SURAT

9. Masuk database

2. Masuk database 12. Proses cetak surat

SURAT

PROGRAM STUDI

10. Proses 5. Masuk database 3. Proses

8. Input data surat

BUAT DATA SURAT

BUAT

6. Proses

DATA MAHASISWA

7. Data mahasiswa diterima 13. Informasi hasil surat

mahasiswa

Gambar 4.5 Diagram Level 1

Berikut penjelasan mengenai alur diagram level 1 diatas : 1. Proses 1, admin melakukan input program studi 2. Proses 2, hasil inputan masuk database program studi 3. Proses 3, hasil dari database program studi selanjutnya masuk ke proses „buat‟ 4. Proses 4, admin melakukan input data mahasiswa 5. Proses 5, hasil inputan data mahasiswa masuk kedalam storage database data mahasiswa 6. Proses 6, hasil dari database data mahasiswa selanjutnya masuk ke proses „buat‟

82

7. Proses 7, setelah diproses data dikirim ke user atau mahasiswa 8. Proses 8, user melakukan input data surat 9. Proses 9, hasil inputan masuk kedalam storage database data surat 10. Proses 10, data diproses untuk selanjutnya dikirim kepada admin 11. Proses 11, admin menerima data input data surat dari user 12. Proses 12, data surat diproses oleh admin 13. Proses 13, mahasiswa atau user menerima informasi dari admin terkait proses pembuatan surat

4.3.2. Flowchart a. Flowchart Administrator Flowchart administrator akan menggambarkan langkah-langakah sistem secara logika yang berisikan bagan-bagan aliran data yang hanya dapat diakses oleh admin dan langsung terintegrasi oleh sistem. Berikut adalah gambaran flowchart administrator pada sistem pembuatan surat mahasiswa yang penulis buat.

83

star

Login

Input NIP dan Pasword

Gagal

Cek Login

Berhasil

Halaman Admin

Pilih program studi

Pilih data mahasiswa

Pilih data admin

Pilih data surat

Input Program Studi

Data Mahasiswa

Data Admin

Cetak Surat Mahasiswa

Tidak Db_PS

Db_DS

Db_DA

Db_SRT

Pilih menu logout

Logout

ya

End

Gambar 4.6 Flowchart administrator pada sistem

Administrator dapat menggunakan hak aksesnya bila sudah berhasil melakukan login pada halaman login. Admin memiliki peranan yang sangat sentral dalam proses sistem ini, tidak sembarangan pengguna yang dapat menjadi admin. Admin yang dapat

84

memiliki hak akses ini hanyalah admin yang teah terdaftar oleh bagian akademik fakultas. Admin memiliki akses untuk menambah atau mengurangi jumlah prodi yang dapat menggunakan sistem ini, admin juga memiliki hak untuk melakukan penjumlahan data mahasiswa dan juga pengurangan jumlah mahasiswa. Proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa juga diproses melalui bagaian ini, admin menerima data masukan dari user dan selanjutnya admin pula yang melakukan proses pencetakan surat mahasiswa. Setelah surat tercetak, admin pula yang akan memberikan notifikasi atau pemberitahuan kepada user bahwa surat yang dibutuhkan oleh user telah tercetak dan user dapat diambil pada saat yang sudah ditentukan. Data surat yang telah tercetak akan disimpan oleh admin dalam bentuk arsip yang hanya dimiliki oleh admin saja.

85

b. Flowchart User star

Halaman Login

Input NIM dan Password

Gagal

Cek Login

Berhasil

Home

Edit Profil Mahasiswa,

Input Data Surat

Tidak DB Profil

DB surat

Pilih menu logout

Logout

ya

End

Gambar 4.7 Flowchart userr pada sistem

Sama halnya dengan admin, user yang dapat mengakses sistem ini hanyalah yang telah terdaftar pada sistem atau telah di registrasi

86

oleh admin. User yang terdata oleh admin dapat melakukan beberapa fungsi yang terdapat pada sistem ini. Dalam sistem ini, user dapat melakukan pengecekan data diri dan juga dapat melakukan proses pembuatan surat yang mereka butuhkan dengan sebelumnya melakukan penginputan data surat yang terdapat pada sistem. Setelah input data dilakukan, user akan menerima notifikasi melalui media yang dipakai baik dari dekstop, laptop maupun mobile device, tergantung yang dipakai oleh user dalam mengakses sistem pembuatan surat ini. User juga dapat melakukan pengubahan security password yang hanya dapat diakses oleh user karena saat awal user mendaftar pada admin, maka admin akan menggunakan NIM (Nomor Induk Mahasiswa)

user

sebagai

password

dan

selanjutnya

admin

membebaskan user apabila ingin merubah password tersebut sehingga tetap dapat mengakses sistem dan user juga terdata pada sistem dan admin.

4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD) Entitiy Relation Diagram adalah hubungan antar relasi yang terjadi dalam sistem pembuatan surat menyurat. Tiap entitas memiliki identitas masing-masing yang unik sebagai kunci utama agar tidak terjadi duplikasi.

87

kd_prodi semester

*NIM

nama tmp_lahir tgl_lahir alamat

USER

Input data surat

Konfirmasi cetak surat

ADMIN

jns_kelamin agama angkatan telp

telp

*Username Email

Nama

Gambar 4.8 Entitiy Relation Diagram

Entitas user melakukan input data surat yang tiap suratnya memiliki ID surat yang masing-masing, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan surat satu dengan surat yang lainnya. Setelah data input user di masukkan dalam sistem selanjutnya data tersebut akan diterima oleh admin. Setelah data itu diolah oleh admin maka selanjutnya admin akan memproses data yang dalam hal ini adalah sebuah proses mencetak data masukan menjadi surat sebagai ouput hasil dan selanjutnya admin akan memberikan konfirmasi balasan kepada user bahwa surat telah diproses.

4.3.4. Struktur Data 1. Tabel Mahasiswa Tabel ini adalah tabel yang menyimpan data-data mahasiswa yang terlibat dalam sistem. Fungsi tabel ini adalah sebagai media user

88

untuk dapat login ke dalam sistem. Tabel ini hanya dapat diakses oleh admin. a)

Nim

: field ini berisi Nomor Induk Mahasiswa

yang digunakan sebagai password awal user agar dapat melakukan login. b)

Password

: field ini merupakan kode atau kata kunci

untuk dapat masuk kedalam sistem. Password awal ini biasanya berupa NIM mahasiswa. c)

Nama

: field ini dipakai untuk nama mahasiswa.

d)

Tmp_lahir

: field ini digunakan untuk menyimpan

tempat lahir mahasiswa yang akan dipakai sebagai data mahasiswa. e)

Tgl_lahir

: field ini digunakan untuk menyimpan

tanggal lahir mahasiswa. f)

Jns_kelamin : field ini menyimpan data jenis kelamin mahasiswa.

g)

Agama

: field ini digunakan untuk menyimpan data

yang berisi agama yang dianut oleh tiap mahasiswa. h)

Alamat

: field ini digunakan untuk menyimpan data

alamat atau tempat tinggal mahasiswa. i)

Telp

: field ini digunakan untuk menyimpan data

nomor telepon mahasiswa.

89

j)

Email

: field ini digunakan untuk menyimpan data

email tiap mahasiswa. k)

Semester

: field ini digunakan untuk menyimpan data

total semester tiap mahasiswa. l)

Angkatan

: field ini digunakan untuk menyimpan data

angakatan dalam hitungan tahun tiap mahasiswa. m)

Kd_prodi

: field ini digunakan untuk menyimpan status

prodi yang dimiliki mahasiswa. Tabel 4.5 Tabel Mahasiswa

Nama Kolom

Tipe Data

Nim

varchar(20)

Password

varchar(100)

Nama

varchar(100)

Tmp_lahir

varchar(20)

Tgl_lahir

date

Jns_kelamin

varchar(20)

Agama

varchar(20)

Alamat

text

Telp

varchar(20)

Email

varchar(100)

Semester

int(11)

Angkatan

varchar(20)

Kd_prodi

varchar(2)

Key Primary

90

2. Tabel Prodi Tabel ini adalah tabel yang menyimpan nama prodi dari tiap jurusan dalam skala fakultas yang terdapat pada sistem. Tabel ini juga hanya dapat diakses oleh admin saja. a) Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan kode prodi tiap jurusan. b) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi ditiap jurusan.

Tabel 4.6 Tabel prodi

Nama Kolom

Tipe

kd_prodi

varchar(20)

nm_prodi

varchar(50)

Key Primary

3. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data dari isi surat keterangan aktif kuliah mahasiswa. Tabel ini diinput oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin. a) Id_suket

: field ini digunakan untuk menyimpan kode

surat. Keterangan aktif kuliah. Masing-masing surat memiliki kode yang tidak sama.

91

b) Nim

: field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat. c) Nama

: field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d) Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tempat lahir mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. e) Tgl_lahir

: field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

kapan mahasiswa itu lahir dan datanta akan tertera pada cetakan surat. f)

Alamat

: field ini digunakan untuk menyimpan alamat

tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. g) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi mahasiswa. h) Semester

: field ini digunakan untuk menyimpan status

semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. i)

Tgl_In

: field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk j)

Tgl_Out

: field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database. k) Status

: field ini digunakan untuk menyimpan data

surat yang telah diproses. Setelah surat dicetak maka admin

92

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.7 Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah

Nama Kolom

Tipe

Id_suket

int(3)

Nim

varchar(15)

Nama

varchar(50)

Tmp_lahir

varchar(20)

Tgl_lahir

varchar(20)

Alamat

text

Nm_prodi

varchar(25)

Semester

int(1)

Tgl_In

varchar(20)

Tgl_Out

varchar(20)

Status

enum('Pending', 'Success')

Key Primary

4. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.

93

a)

Id_sukpkl : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat memiliki kode yang tidak sama.

b) Nim

: field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat. c) Nama

: field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d) Telp

: field ini digunakan untuk menyimpan tempat

nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. e) Tujuan

: field ini digunakan untuk menyimpan data

tujuan lokasi tempat praktek kerja lapangan diselenggarakan atau dapat juga ditujukan kepada instansi ditempat praktek yang ingin dituju mahasiswa. f)

Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi mahasiswa.

g) Semester

: field ini digunakan untuk menyimpan status

semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. h) Tgl_In

: field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk i)

Tgl_Out

: field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database. j)

Status

: field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin

94

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.8 Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan

Nama Kolom

Tipe

Id_sukpkl

int(3)

Nim

varchar(15)

Nama

varchar(50)

Telp

varchar(25)

Tujuan

text

Nm_prodi

varchar(25)

Semester

int(1)

Tgl_In

varchar(20)

Tgl_Out

varchar(20)

Status

enum('Pending', 'Success')

Key Primary

5. Tabel Surat Riset Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.

95

a) Id_suris : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat memiliki kode yang tidak sama. b) Nim

: field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat. c) Nama

: field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d) Alamat

: field ini digunakan untuk menyimpan alamat

tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. e) Telp

: field ini digunakan untuk menyimpan tempat

nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. f)

Nm_prodi: field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi mahasiswa.

g) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat. h) Tujuan

: field ini digunakan untuk menyimpan data tujuan

tempat riset atau dapt juga ditujukan kepada personal dalam instansi tempat riset yang ingin dituju mahasiswa. i)

Tgl_In

: field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk j)

Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal surat yg di cetak di dalam database.

96

k) Status

: field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.9 Tabel surat riset

Nama Kolom

Tipe

Id_suris

int(3)

Nim

varchar(15)

Nama

varchar(50)

Alamat

text

Telp

varchar(25)

Nm_prodi

varchar(25)

Semester

int(1)

Tujuan

text

Tgl_In

varchar(20)

Tgl_Out

varchar(20)

Status

enum('Pending',

Key Primary

'Success')

6. Tabel Surat Pengajuan Skripsi Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data dari isi surat pengajuan judul skripsi. Dalam tabel ini, mahasiswa

97

memasukkan judul skripsi yang akan dibuat dan juga nama dosen pembimbing yang sudah disepakati. a) Id_suskrip : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat pengajuan judul skripsi yang menjadi tugas akhir dari pihak universitas

kepada

mahasiswa.

Masing-masing

surat

memiliki kode yang tidak sama. b) Nim

: field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat. c) Nama

: field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat. d) Tujuan

: field ini digunakan untuk menyimpan tujuan

dalam surat yang berarti kepada dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing ke 2. e) Judul

: field ini digunakan untuk menyimpan data dari

judul skripsi yang mahasiswa ajukan. f)

Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi mahasiswa.

g) Tgl_In

: field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk h) Tgl_Out

: field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database. i)

Status

: field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin

98

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’. Tabel 4.10 Tabel surat bimbingan skripsi

Nama Kolom

Tipe

Id_suskrip

int(3)

Nim

varchar(15)

Nama

varchar(50)

Tujuan

text

Judul

text

Nm_prodi

varchar(25)

Tgl_In

varchar(20)

Tgl_Out

varchar(20)

Status

enum('Pending',

Key Primary

'Success')

7. Tabel User Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data dari user dan admin yang dibutuhkan untuk masuk kedalam sistem atau login. a) Username : field ini digunakan untuk menyimpan data nama pengguna untuk admin yang telah terdata sebagai admin dan juga username ini dapat berperan sebagai NIM untuk user atau mahasiswa.

99

b) Password : field ini digunakan untuk menyimpan data keamanan saat login kedalam sistem. Password ini bila digunakan oleh user dapat dimasukkan pula dengan NIM, tetapi dapat berubah apabila user itu teleh melakukan edit data password setelah user terdaftar pada sistem. c) Nama

: field ini digunakan untuk menyimpan data nama

dari admin ataupun user yang telah terdapata pada sistem. d) Email

: field ini digunakan untuk menyimpan data email

dari admin atau user. e) Telp

: field ini digunakan untuk menyimpan data

nomor telepon admin ataupun user. Tabel 4.11 Tabel user

Nama Kolom

Tipe

Username

varchar(50)

password

varchar(50)

Nama

varchar(100)

Email

varchar(100)

Telp

varchar(15)

Key Primary

100

4.3.5. Desain Interface Desain interface perancangan sistem pembuatan surat ini meliputi : a.

Interface halaman sebelum login Interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi sistem untuk user dan admin yang belum melakukan login. Dalam tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses yang ada hanya tampilan

untuk

melakukan

login

untuk

user

dan

administrator. Pada halaman ini user yang telah teregistrasi oleh admin dapat melukakan proses yang tedapat dalam sistem ini.

Gambar 4.9 interface sebelum login

b.

Interface halaman Admin setelah login Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah admin melakukan login. Dengan tampilan beberapa menu yang hanya dapat diakses oleh admin. Segala proses pada halaman admin ini yang memiliki hak penuh dalam proses

101

yang terdapat dalam sistem seperti mencetak surat dan menambah user.

Gambar 4.10 Interface halaman admin

Keterangan : 1) Home Menu ini adalah halaman utama saat admin telah melakukan login. 2) Program Studi Menu ini berisikan informasi input program studi yang dapat ditambah ataupun dihapus. Hak akses sejauh ini dalam sistem adalah prodi Teknik Informatika. 3) Data Mahasiswa Menu ini adalah berisi input data mahasiswa atau user yang dapat ditambah atau dikurang dalam database admin.

102

4) Data Surat Menu ini adalah berisikan informasi data surat yang telah di input oleh user dan siap untuk di cetak oleh admin. 5) Data Admin Menu ini adalah berisikan data-data dari admin yang dapat di tambah, dikurang dan di ubah 6) Logout Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem. c.

Interface halaman user Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah melakukan login. Interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses surat.

Gambar 4.11 Interface halaman user

103

Keterangan : 1) Home Menu ini adalah halaman utama saat user telah login. 2) Profil Mahasiswa Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di ubah atau edit dan dapat ubah password yang digunakan user saat awal login. 3) Surat Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian data untuk selanjutnya diproses oleh admin. 4) Logout Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem. d.

Interface halaman user responsive setelah login Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah melakukan login melalui media web browser mobile. Tampilan interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses surat. Tampilan ini mengacu pada ukuran layar mobile yang dimiliki user. Tampilan interface ini bersifat responsive yang mengacu pada device yang dipakai oleh user.

104

Gambar 4.12 Interface user responsive setelah login

Keterangan: 1) Home Menu ini adalah halaman utama saat user telah login. 2) Profil Mahasiswa Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di ubah atau edit dan dapat ubah password yang digunakan user saat awal login. 3) Surat Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian data untuk selanjutnya diproses oleh admin.

105

4) Logout Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.

4.4.

Construction Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean

merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

4.4.1. Coding Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan program aplikasi. Tahap ini penulis melakukan implementasi dengan melakukan pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya desain sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis proses yang telah dirancang oleh penulis. Selanjutnya akan dihasilkan listing code dari aplikasi sistem pembuatan surat. Pengembangan ini menggunakan beberapa tools atau software yang berperan dalam pembuatan sistem ini.

106

Tabel 4.12 Tabel tools perangkat lunak

Perangkat Lunak Adobe Dreamweaver CS 6

Hasil Terinstal

XAMPP 1.7.0

Terinstal

Notepad++

Terinstal

4.4.2. Implementasi Sistem Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi yang telah dibuat. Adapun beberapa tampilan tersebut yaitu: 1. Tampilan Halaman Admin a) Home Berikut output tampilan home yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.13 Tampilan halaman admin

Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna setelah berhasil melakukan login. Pada halaman ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan dan gambaran sistem. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu pilihan menu-menu yang dapat diakses oleh pengguna.

107

b) Program Studi Berikut output tampilan program studi yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.14 Tampilan menu program studi

Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari program studi yang telah disesuaikan berdasarkan jurusan peminatan yang terdapat pada fakultas. Pada halaman ini juga terdapat menu yang dapat digunakan untuk menambah atau mengurangi list dari program studi. c) Data Mahasiswa Berikut output tampilan data mahasiswa yang dihasilkan sistem

: Gambar 4.15 Tampilan Tampilan menu data mahasiswa

108

Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari daftar biodata diri mahasiswa. Daftar mahasiswa ini berfungsi sebagai acuan user untuk dapat mengakses ke dalam sistem. Data awal mahasiswa diinput oleh admin. Mahasiswa yang sudah terdaftar atau teregistrasi dalam sistem berhak untuk dapat mengakses dan menggunakan fitur dalam sistem. d) Data Surat Halaman ini merupakan inti proses dari sistem. Menu ini digunakan untuk melihat masukan yang dikirim oleh user kepada sistem dan pengecekan surat yang ingin diproses. Berikut output tampilan data surat yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.16 Tampilan menu data surat admin

Dalam menu data surat ini pengguna dapat melakukan proses pencetakan surat, identifikasian status surat serta menghapus data masukan surat yang sudah diproses.

109

Gambar 4.17 Tampilan menu data surat keterangan

e) Data Admin Berikut output tampilan data admin yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.18 Tampilan menu data admin

Halaman ini berisi data administrator yang memiliki hak akses untuk menambah atau mengurangi data-data dari sistem. Admin ini yang mengatur semua control menu dalam sistem.

110

Gambar 4.19 Tampilan menu data admin

2. Tampilan Halaman User a) Home Berikut output halaman utama user yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.20 Tampilan menu home user

Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses oleh user setelah berhasil melakukan proses login. Pada halaman ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan dan profil user. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu-menu pilihan sistem yang dapat diakses oleh pengguna.

111

b) Profil Mahasiswa Halaman ini merupakan halaman yang berisi data profil user atau mahasiswa. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan edit profil diri serta merubah kombinasi password awal sesuai keinginan user. Berikut output profil mahasiswa yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.21 Tampilan menu profil mahasiswa

c) Surat Berikut output halaman surat yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.22 Tampilan menu data surat user

112

Halaman ini merupakan halaman yang berisi pilihan menu surat. Pada halaman ini, user dapat memilih berbagai macam menu surat sesuai kebutuhan user. Dalam halaman ini pengguna dapat melakukan pemilihan data surat yang diinginkan dan selanjutnya melakukan proses input data yang nantinya akan diolah oleh admin menjadi printout surat. Dalam menu ini pengguna juga dapat melihat status proses surat yang telah dikirim ke sistem.

3. Tampilan Responsive Tampilan responsive ini hanya dapat diakses oleh user yang dalam hal ini adalah user mahasiswa dan tidak berlaku untuk admin. Tampilan responsive diindikasikan untuk para pengguna sistem surat menyurat yang mengakses sistem melalui media smartphone atau mobile. Tampilan responsive ini akan mengikuti kondisi layar mobile pengguna.

113

Berikut tampilan responsive sistem aplikasi penyuratan : a) Tampilan home responsive

Gambar 4.23 Tampilan home user responsive

Tampilan home responsive ini adalah halaman utama saat pengguna atau mahasiswa berhasil melakukan login pada sistem pembuatan surat menyurat menggunakan media web browser mobile pada device smartphone.

114

b) Tampilan profil mahasiswa responsive

Gambar 4.24 Tampilan profil mahasiswa responsive

Tampilan gambar diatas adalah tampilan data pribadi mahasiswa dengan menggunakan media selular yang menghasilkan tampilan web responsive.

115

c) Tampilan data surat responsive

Gambar 4.25 Tampilan data surat responsive

Tampilan gambar diatas adalah tampilan data menu pembuatan surat menyurat yang berhasil diakses melalui media smartphone sehingga tampilan data menu surat ini mengikuti layar device smartphone user.

116

4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing Berikut ini merupakan hasil pengujian pada aplikasi : 1. Tampilan Login Pengguna Tabel 4.13 Tabel pengujian login pengguna

Rancangan proses

Hasil yang diharapkan

Input username dan

Masuk ke halaman utama aplikasi

password sesuai dengan

akademik pembuatan surat

Hasil sukses

data pengguna

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan login aplikasi.

Gambar 4.26 Tampilan login pengguna

2. Tampilan tambah mahasiswa Tabel 4.14 Tabel pengujian tambah mahasiswa

Rancangan proses

Hasil yang diharapkan

Memilih tambah

Mahasiswa dapat

mahasiswa

teregistrasi oleh sistem

Hasil sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah mahasiswa.

117

Gambar 4.27 Tampilan data mahasiswa responsive

3. Tampilan tambah prodi Tabel 4.15 Tabel pengujian tambah prodi

Rancangan proses Memilih program studi

Hasil yang diharapkan Sistem dapat

Hasil sukses

menambah data prodi

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah prodi.

Gambar 4.28 Tampilan program studi responsive

118

4. Tampilan cetak dan update surat Tabel 4.16 Tabel pengujian cetak dan update surat

Rancangan proses Memilih cetak surat

Hasil yang diharapkan Sistem memproses data

Hasil sukses

surat untuk disimpan dalam media storage Memilih update status

Sistem mengkonfirmasi

Sukses

surat

surat yang telah dicetak

Memilih hapus surat

Sistem akan menghapus Sukses surat yang telah di update dan dicetak

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan cetak, update dan hapus surat.

Gambar 4.29 Tampilan data surat keterangan

119

5. Tampilan tambah admin Tabel 4.17 Tabel pengujian tambah admin

Rancangan proses

Hasil yang diharapkan

Memilih input data

Sistem dapat

admin

menambah data

Hasil sukses

pengguna sebagai admin

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah admin.

Gambar 4.30 Tampilan data admin responsive

6. Tampilan edit data mahasiswa Tabel 4.18 Tabel pengujian edit data mahasiswa

Rancangan proses

Hasil yang diharapkan

Memilih edit data

Mahasiswa dapat

mahasiswa

melakukan proses ubahdata diri pada database

Hasil sukses

120

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit data mahasiswa

Gambar 4.31 Tampilan edit data mahasiswa responsive

7. Tampilan edit password Tabel 4.19 Tabel pengujian edit password

Rancangan proses Memilih edit password

Hasil yang diharapkan Mahasiswa dapat

Hasil sukses

melakukan proses ubah password

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit password.

Gambar 4.32 Tampilan edit password user responsive

121

8. Tampilan data surat Tabel 4.20 Tabel pengujian data surat

Rancangan proses Memilih data surat

Hasil yang diharapkan Mahasiswa dapat

Hasil sukses

melakukan proses input data masukan untuk membuat surat yang diinginkan dan mengirimkan pada sistem dan selanjutnya sistem mebgirin ke admin

Berikut adalah output pada tampilan form surat data surat.

Gambar 4.33 Tampilan input data surat responsive

4.5.

Deployment Setelah sistem ini di presentasikan dan dicoba oleh penulis dan mahasiswa

UIN Jakarta maka dilakukan evaluasi. Evaluasi ini menggunakan metode sumatif dengan melakukan uji coba program untuk mengetahui apakah desain dan

122

kegunaan sistem ini sudah sesuai dengan tujuan. Penulis memberikan 30 kuesioner untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika UIN Jakarta yang digunakan sebagai responden, untuk lebih rincinya dapat dilihat pada lampiran. Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

4.5.1.

Pengukuran dengan kuesioner Pada pembuatan aplikasi ini, peneliti melakukan sebuah survei

dengan menyebarkan suatu kuesioner. Survei untuk evaluasi ini adalah usability test dengan kuesioner yang ditujukan untuk mengevaluasi efektivitas aplikasi yang dibuat. Kegiatan survei dilakukan di prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Jakarta dan kampus UIN Jakarta dengan jumlah responden yang ditentukan oleh penulis sebanyak 30 responden. 4.5.2.

Hasil Kuesioner Dari hasil kuesioner dapat dilihat nilai dari sistem yang telah dibuat.

Ada beberapa parameter yang dinilai yaitu apakah fitur yang terdapat dalam sistem sudah berfungsi dengan baik, apakah tampilan sistem sesuai dengan yang diharapkan user dan apakah sistem mudah digunakan oleh user. Total responden sebanyak 30 terdiri dari 25 orang mahasiswa prodi TI dan 5 orang prodi lain di UIN Jakarta.

123

Tabel 4.21 Tabel responden Responden

Total

Persentase

Responden

(%)

25

30

83%

5

30

17%

Jumlah (orang)

Mahasiswa prodi Teknik Informatika Mahasiswa prodi lain

Gambar 4.34 Tampilan persentase responden

1) User Friendly Tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat kemudahan dalam penggunaan aplikasi. Tabel 4.22 Tabel kuesioner user friendly Jumlah

Total

Persentase

Penjawab

Responden

(%)

Mudah

21

30

70%

Cukup Mudah

7

30

23%

2

30

User Friendly

Kurang Mudah

7%

124

Gambar 4.35 Tampilan persentase user friendly

Dari hasil diatas dapat dikatakan bahwa 70% responden mengatakan bahwa sistem pembuatan surat ini mudah untuk digunakan

2) Fitur-Fitur Dalam Sistem Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah fitur dalam sistem sudah dapat berjalan. Tabel 4.23 Tabel kuesioner fitur Kejelasan

Jumlah

Total

Persentase

Informasi

Penjawab

Responden

(%)

Sudah baik

25

30

83%

Cukup

5

30

17%

Belum

0

30

0%

125

Gambar 4.36 Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem

Berdasarkan hasil kuesioner tersebut dapat diketahui bahwa fitur sistem pembuatan surat sudah berjalan dengan baik. Artinya kebutuhan user akan fitur dalam sistem telah terpenuhi.

3) Tampilan Sistem Tujuannya adalah untuk mengetahui tampilan sistem pembuatan surat mahasiswa. Tabel 4.24 Tabel kuesioner tampilan sistem Pemilihan Warna

Jumlah

Total

Persentase

dalam Aplikasi

Penjawab

Responden

(%)

Menarik

20

30

67%

Cukup Menarik

8

30

27%

Kurang Menarik

2

30

7%

126

Gambar 4.37 Kuesioner tampilan sistem

Berdasarkan hasik kuesioner, tampilan sistem pembuatan surat sudah cukup menarik bagi responden. Sehingga tampilan sistem pemuatan surat ini sudah cukup memuaskan.

BAB V PENUTUP Pada bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan penulis serta saran-saran yang bermanfaat bagi pengembang aplikais selanjutnya. 5.1

Kesimpulan Kesimpulan yang dapat penulis ambil dari penelitian ini adalah : 1. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah telah berjalan dengan maksimal. 2. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah telah support dengan tampilan responsive yang memudahkan pengguna dalam mengaksesnya. 3. Hasil dari perancangan sistem pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah ini telah dilakukan sampai tahap implementasi melalui proses penyebaran kuesioner hasil dan hasil dari pengujian ini telah berjalan dengan baik.

126

127

5.2

Saran Saran yang penulis berikan untuk pengembangan lebih lanjut adalah : 1. Diharapkan modul aplikasi ini dapat digunakan kedalam sistem akademik yang sudah ada saat ini. 2. Diharapkan modul aplikasi ini bisa dikembangkan dengan kebutuhan mahasiswa sesuai penyediaan surat yang lebih lengkap saat ini 3. Diharapkan modul sistem aplikasi ini tidak hanya berlaku untuk pembuatan surat menyurat saja. 4. Diharapkan modul sistem aplikasi ini dapat berlaku untuk seluruh prodi dan fakultas di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 5. Diharapkan hasil surat pada sistem aplikasi ini dapat support pada format PDF. 6. Ada baiknya bila sebelum implementasi sistem dilakukan dahulu uji coba dan training yang memadai. 7. Keamanan sistem harus selalu diutamakan. 8. Diharapkan sistem ini selanjutnya dapat terintegrasi ke AIS (Academy Information System). 9. Diharapkan sistem selanjutnya dapat dikembangan dengan lebih efektif dan efisien tanpa mengharuskan mahasiswa datang kekampus untuk dapat memperoleh surat yang mereka butuhkan dalam proses perkuliahan

DAFTAR PUSTAKA

Bin Ladjamudin, al-bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Graham Ilmu, 2005. Bin ladjamudin, al-bahra, Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya, Yogyakarta : Graham Ilmu, 2005. Brusco, J.M, Using Smartphone Application in Perioperative Practice. AORN Journal Vol.92/5, 503-508, 2010. Fathansyah , Basis Data, Bandung : Informatika, 2002. Haris, Miftah. Sistem Informasi Manajemen Persuratan Mahasiswa Berbasis Web Menggunakan Zk Framework (Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi Uin Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah. 2014. Hariyanto, Bambang, Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung. 2004. Hartanto, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv Andi offset, 1999. Hartanto, Jogiyanto, Metodologi Penelitian Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv andi offset ,2008. Kadir, Abdul, Pemrograman WEB Mencakup: HTML, CSS, JavaScript & PHP, Yogyakarta : Andi, 2003. Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi, 2003.

128

129

Kurniawan, Hendra. Pengembangan Sistem Manajemen Reservasi Ruangan Online Dengan ZK Ajax Framework (Studi Kasus: PT. Layang-Layang Business Center). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah. 2011. Kustiyahningsih, Yeni, Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySQL, Bangkalan, 2010 Pressman, Roger S, Software Engineering: A Practitioner_s Approach. Sixth Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc., New York. 2005. Pressman, Roger S. Rekayasa Perangakat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu). Yogyakarta: Penerbit ANDI. 2002 Rahman, Fauzi. Rancang Bangun Sistem Repository Surat Keputusan (SK) Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework (Studi Kasus: Sub Bagian Organisasi Tata Laksana dan Perundang-Undangan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah. 2011. Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi Pertama. Jakarta: Balai Pustaka. 1998. Valade. J, PHP 5 For Dummies. Wiley Publishing. Indiana. 2004. Wahyuni, Tri, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Data Siswa Pada Mts Sunan

Kalijaga

Boyolali

Naskah

Publikasi.

Yogyakarta.

2012.