Vrije Universiteit Amsterdam bespaart € 185.000,= door af te zien van een investering in storage en creëert tegelijkertijd meer opslagcapaciteit met Exchange Server 2010 Organisatie
Met een migratie naar Microsoft Exchange Server 2010 heeft de Vrije Universiteit
De Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam biedt
Amsterdam (VU) meer structuur en veiligheid in haar communicatieplatform
47 bacheloropleidingen en bijna 100 master-
gebracht. De medewerkers en 21.000 studenten van de VU kunnen op elk
opleidingen. De universiteit telt dertien faculteiten
willekeurig apparaat hun mail en agenda bereiken en hun agenda's delen met
en geeft onderricht aan meer dan 21.000
collega's en medestudenten. Bovendien hebben ze nu allemaal een grotere mailbox
studenten, van wie 4.917 eerstejaars
en noteert de VU een forse kostenbesparing.
SITUATIE De dertien faculteiten van de Vrije Universiteit hadden elk een autonome ICTafdeling. “Zo'n grote diversiteit aan IT-afdelingen ging ten koste van de efficiency. Niet alleen de productiviteit leed eronder, ook de beveiliging," aldus Chris Slijkhuis, operationeel directeur van het Universitair Centrum IT (UC-IT) van de VU. Hij vervolgt: "Bovendien hebben al die ICT-afdelingen hun eigen servers draaien. Dat is kostbaar, ook al omdat een groot deel van die servers niet maximaal gebruikt werd. De kosten voor de datacenters waren daardoor onevenredig hoog.” De VU wilde een geheel nieuwe infrastructuur neerzetten om vervolgens de verschillende ICT-diensten naar de nieuwe omgeving te migreren. Chris Slijkhuis: "Met de introductie van één centrale ICT-afdeling wilden we een stap maken naar een hogere graad van efficiency, kosten besparen en tegelijkertijd beter zicht krijgen op de beveiliging." Een van de onderdelen in dit proces betrof het communicatieplatform. Voor de e-mailsystemen waren verschillende op Windows en Linux gebaseerde serverversies in gebruik. Deze verschillende omgevingen leidden tot onnodig hoge kosten en creëerden risico. Bovendien schoot de communicatie-omgeving tekort qua functionaliteit. “Voor studenten en medewerkers van de verschillende faculteiten was het niet altijd mogelijk om elkaar te vinden in een centraal adresboek of gemakkelijk
Eisen
online afspraken te maken,” aldus Chris Slijkhuis. Om de functionaliteiten rond mail en agenda's te stroomlijnen en de kosten te verlagen, streefde de VU voor alle
- centraal en eenvoudig beheer
faculteiten naar één communicatieplatform, waar alle studenten én medewerkers
- efficiënt
gebruik van zouden kunnen maken. Het nieuwe systeem diende een flexibel en
- kostenbesparend
eenvoudig te gebruiken oplossing te zijn, die gemakkelijk vanuit de op te zetten
- eenvoudig te gebruiken op verschillende
centrale ICT-afdeling van de VU beheerd kon worden.
apparaten
OPLOSSING Voordelen
Enkele jaren geleden rolde de VU voor haar studenten een communicatieplatform uit op basis van Cyrus IMAP op een Linux server. Daarmee groeide de capaciteit van
- multi-platform
de mailboxen van de studenten naar 300 MB. "Toch was dat voor de studenten niet
- kostenbesparend (minder servers nodig)
voldoende. Bovendien mist Cyrus een aantal elementaire functies, zoals een agenda,
- schaalbaar
en vonden de studenten de interface niet gebruiksvriendelijk. Persoonlijk vind ik deze
- grotere mailboxcapaciteit
mailomgeving meer een oplossing voor techneuten, terwijl het merendeel van onze
- eenvoudig beheer
studenten gewoon gebruiker is. Zij beschikken over allerlei mobiele apparaten en
- verminderd risico op malware en spam
computers en willen een oplossing waarmee ze op al die apparaten met niet teveel
- voor grote én kleine organisaties geschikt
moeite hun mail en agenda kunnen bereiken. Met Cyrus konden we daar niet
- verhoogde productiviteit van gebruikers en
eenvoudig aan voldoen,” zegt Chris Slijkhuis.
secretariaat - mail is gemakkelijker te lezen op allerlei mobile devices
Exchange Server 2007 voldeed wel aan de eisen en dat verklaart volgens Chris Slijkhuis mede de keuze van de VU voor dit Microsoft-product: “Onze IT draaide al grotendeels op het Windows Server besturingssysteem en we hebben meer ITbeheerders die vertrouwd zijn met Exchange Server dan met Linux-gebaseerde toepassingen. Ook voor de studenten is het een betere keuze, want die zijn doorgaans al goed bekend met de populaire front-end voor Exchange Server: Microsoft Office Outlook 2007.” Uitrol Bij de implementatie van Exchange Server werd de Vrije Universiteit geholpen door Microsoft Gold Certified Partner Advantive. “We waren al ver gevorderd met de inrichting van Exchange Server 2007 toen Microsoft ons vroeg een klant voor te dragen voor het Technology Acceptance Program (TAP) van Exchange Server 2010,” zegt technisch directeur Theobert Kissen van Advantive uit Leende. “Een TAP-uitrol helpt Microsoft om producten die nog niet officieel op de markt zijn in een live-
Producten - Microsoft Exchange Server 2010
omgeving te testen,” voegt senior consultant Frank van Hout van Advantive toe. Chris Slijkhuis: “Met een TAP neem je van een kant een risico, omdat het gaat om een nog niet gelanceerde versie van een product. Aan de andere kant zijn onze belangen en die van Microsoft aan elkaar gekoppeld: Microsoft wilde vóór de releasedatum een aantal aansprekende organisaties op Exchange Server 2010 hebben draaien, terwijl wij een goede communicatie-omgeving wilden. Dat gaf mij het vertrouwen dat Microsoft de schouders eronder zou zetten en dat is ook gebeurd. De goede begeleiding van Microsoft én van onze partner Advantive hebben erin geresulteerd dat de VU nu over een hypermodern én stabiel communicatieplatform beschikt.”
VOORDELEN Zowel de studenten, de medewerkers als het IT-management van de VU hebben de voordelen van het nieuwe communicatieplatform inmiddels ervaren: > Multi-platform Eén van de belangrijkste overwegingen die de Vrije Universiteit vóór Exchange Server 2010 deed kiezen boven versie 2007 is de browserondersteuning. “Die is sterk verbeterd ten opzichte van versie 2007. Je kunt met Outlook Webaccess, dat nu “Zonder forse hardwareinvesteringen van onze
WebApp heet, alle functionaliteit die je van de 'fat client' kent terugvinden in alle
kant hebben al onze 21.000 studenten hun
bekende browsers, of het nu Chrome, Firefox, Safari onder Mac of Internet Explorer
mailboxcapaciteit met maar liefst 67 procent zien toenemen.“ Chris Slijkhuis, directeur ICT-diensten Vrije Universiteit Amsterdam
is. Dat is op onze universiteit - waar veel programma's door elkaar worden gebruikt – heel belangrijk,” aldus Chris Slijkhuis. > Beheer Chris Slijkhuis ziet ook verschillen in het beheer van Exchange Server 2007 en 2010: “De architectuur van versie 2010 is sterk vereenvoudigd. Dat heeft te maken met de veranderingen in de mailbox service en de database technologie. De I/O vraag is met 70% naar beneden gegaan. Daardoor kun je met minder high performance storage eenvoudig heel veel gebruikers bedienen. Dat levert een flink kostenvoordeel op.” > Hoge beschikbaarheid Ook de verhoogde beschikbaarheid is een troef. Frank van Hout: “Mocht een van de servers uitvallen, dan blijft de mailomgeving gewoon beschikbaar, omdat andere servers het werk overnemen. Die voorziening was er vroeger ook, maar dan als
Meer informatie
eigenschap van Windows Server, wat inhield dat je een Windows Server cluster van minstens vier hardwareservers moest opzetten. Nu de beschikbaarheidsfunctie ín
Microsoft www.microsoft.nl/exchange
Adventive www.adventive.nl
Exchange Server 2010 zit ingebouwd heb je geen Windows clustering meer nodig. Met twee systemen is de beschikbaarheid al flink te verhogen.” > Minder hardware, gemakkelijk onderhoud, slimme back-up’s De Exchange Server 2010 omgeving is ingericht op HP ProLiant BL460c G6-servers met Windows Server 2008 Standard of Windows Server 2008 Enterprise. Standaard
Vrije Universiteit Amsterdam www.vu.nl
ondersteunen deze besturingssystemen servervirtualisatie, waardoor op elk HPapparaat meerdere virtuele Windows Servers actief zijn. Op elke virtuele server draait op zijn beurt één Exchange Server 2010. Chris Slijkhuis: "Op deze manier zijn vijf mailbox servers geconfigureerd. Vier daarvan bevinden zich in de datacenters op de campus, de vijfde mailbox server staat op een off-site locatie." Alle servers bevatten continu gerepliceerde kopieën van elkaars maildatabases en kunnen - als één van de servers uitvalt – diens activiteiten binnen drie minuten overnemen. ”Vergeleken met traditionele Windows clusters is deze configuratie eenvoudiger te beheren, de beschikbaarheid is beter en de kosten zijn lager, omdat je geen speciale locaties nodig hebt voor ‘primaire’ en ‘secundaire’ servers,” zegt Chris Slijkhuis. “Door de databases continu te repliceren zijn de traditionele back-up's overbodig geworden. We hebben dus een 'backupless' omgeving, waarin – als één locatie volledig zou uitvallen - Exchange zelf de gehele failover regelt. Met 30.000 gebruikers is dat een prettige bijkomstigheid.” > Efficiënte opslag, betaalbare opslagmedia Een andere belangrijke plus is de efficiënte manier waarop Exchange Server 2010 met opslagruimte omgaat. Frank van Hout: “De nieuwe versie vergt veel minder fysieke opslag dan Exchange Server 2007, terwijl je de gebruikers toch dezelfde of zelfs meer opslagcapaciteit kunt bieden. Wil je je gebruikers nóg meer opslaggeheugen geven, dan kun je daarvoor gebruik maken van relatief goedkope opslagmedia.” Zo zijn in plaats van kostbare Serial Attached SCSI (SAS) apparaten Serial Advanced Technology of SATA-drives toe te passen. Die zijn aanzienlijk voordeliger in aanschaf. Frank van Hout: “IT-beheer heeft in totaal tot 600 TeraByte SATAopslagruimte op de bestaande SAN. Daarvan heeft iedereen op de Vrije Universiteit nu een 1GB mailbox tot zijn of haar beschikking voor mail en agenda."
> Besparing op investering “Voor Exchange Server 2010 zijn minder
De universiteit had € 185.000,= gereserveerd voor investering in hardware. Chris
servers nodig dan voor eerdere versies en dat
Slijkhuis: “Deze investering was nodig voor Exchange Server 2007 en betrof
levert flinke besparingen op hardware-
€ 35.000,= voor extra 'blade servers' en ten minste € 150.000,= voor SAS-
investeringen.”
opslagapparatuur. Door de inzet van Exchange Server 2010 in plaats van versie 2007
Theobert Kissen, technisch directeur Advantive
hoefden we deze investering niet te doen. We hebben dus € 185.000,= bespaard, terwijl de mailboxcapaciteit voor de studenten met maar liefst 67 procent is toegenomen!” > Laagdrempelige toegang, meer mogelijkheden voor gebruiker Een goed voorbeeld van hoe de gebruiker erop vooruit gegaan is, vindt Frank van Hout de brede toegankelijkheid. “Studenten en medewerkers kunnen op verschillende manieren toegang krijgen tot de nieuwe Exchange omgeving: met hun notebook waarop Microsoft Outlook 2007 draait, via een willekeurige pc en Microsoft Outlook Web Access, via hun mobieltje etc. Voor mobiele apparaten is er Microsoft Office Outlook Mobile en Microsoft Exchange ActiveSync, maar ook op bijvoorbeeld de iPhone is de Exchange mail eenvoudig te lezen.” "Het maakt niet uit welk programma of apparaat ze gebruiken, studenten en medewerkers kunnen heel gemakkelijk bij hun e-mail. Of bij hun agenda om afspraken te maken, vergaderingen vast te leggen of studiegroepen te plannen,” vult Chris Slijkhuis aan. “Ze kunnen nu hun agenda's delen met collega's en medestudenten en zien dus heel snel wie ze wanneer voor een vergadering kunnen uitnodigen.” > Ingebouwde beveiliging Als bescherming tegen spam, malware en virussen is Exchange Server 2010 volledig te integreren met Microsoft Forefront Client Security. “De Vrije Universiteit vertrouwt op Sterling, de voorlopige codenaam van de virusscanner van Forefront,” aldus Chris Slijkhuis. > Jaarlijkse besparing qua energie, ruimte en airconditioning Door virtualisatie hebben de serversystemen een hogere bezettingsgraad, ook al omdat ze nu voor de gehele campus worden gebruikt en niet voor één individuele faculteit. Het gevolg is dat het aantal datacenters na de transitie is afgenomen van 14 naar 3. Dat levert een jaarlijkse besparing qua elektriciteitskosten en airconditioning. Een deel van deze besparing mag worden toegeschreven aan de toepassing van de
reeds genoemde SATA-drives in plaats van SAS-drives: SATA-drives bieden namelijk een grotere opslagcapaciteit tegen een lager energieverbruik en minder volume in het datacenter. Voor grote én kleine organisaties Met 30.000 gebruikers is de Vrije Universiteit een grote organisatie. “Voor kleinere organisaties is Exchange Server 2010 net zo geschikt, zeker als een hoge beschikbaarheidsgarantie gewenst is,” vindt Theobert Kissen. “Omdat je minder servers nodig hebt, levert dat besparingen op. Had je voor Exchange Server 2007 ten minste vier servers nodig om een hoge beschikbaarheid te garanderen, met Exchange Server 2010 kun je volstaan met twee servers en daardoor is het product bij uitstek ook geschikt voor omgevingen met een kleine groep gebruikers. In omgevingen waar multi-platform gebruik belangrijk is, is Exchange Server 2010 zelfs al interessant vanaf tien gebruikers.”
TOEKOMST Bij een enquête onder studenten kreeg de VU voor zowel de migratie als de functionaliteit van de mailomgeving een ruime 7. “In ICT-land is dat een goede score,” aldus Chris Slijkhuis, “en dat komt vooral omdat we de mail met Exchange Server 2010 zo gemakkelijk bereikbaar hebben weten te maken op allerlei mobile devices.” Maar daar blijft het niet bij. De universiteit verwacht dat de productiviteit bij de verschillende secretariaten als gevolg van de ingebruikname van Exchange Server 2010 omhoog zal gaan. Chris Slijkhuis: “Als het secretariaat een afspraak moet maken over de verschillende faculteiten heen, gaat er veel tijd verloren in heen en weer bellen, teneinde een gaatje in de agenda van de medewerkers te vinden. Als ook zij naar Exchange Server 2010 zijn gemigreerd zal dat via de gedeelde agenda's veel en veel sneller kunnen.” Eind volgend jaar zal de migratie naar Exchange Server 2010 voor de gehele VU zijn voltooid. De universiteit is van plan om in die periode ook Unified Messaging in de communicatie-omgeving te implementeren, ondersteund door Microsoft Office Communications Server 2007. Daarmee zullen de gebruikers over een uniforme INbox kunnen beschikken voor zowel e-mail en voicemail als instant messaging (IM).
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
