SISTEM PENGOLAHAN ADMINISTRASI PEMBAYARAN SEKOLAH (Studi Kasus: SMK Negeri 1 Kalasan)
1. Latar Belakang Sekolah merupakan salah satu Instansi Pendidikan yang penting lantaran bergerak langsung terjun kemasyarakat dengan visi dan misi mencerdaskan kehidupan bangsa sesuai cita-cita bangsa Indonesia dalam Pembukaan UUD 1945. Hal ini tentunya menjadi tolak ukur bagi kita selaku warga Negara Indonesia yang mana wajib ikut serta dalam memajukan pendidikan di Negeri ini. Dengan demikian Sistem Manajemen di sekolah haruslah dibangun secara sistematis, detail dan praktis mengingat jumlah putra putri bangsa yang semakin banyak memasuki status siswa di sekolah. Sistem Manajemen sekolah ini diantaranya meliputi sistem administrasi keuangan, sistem akademik, sistem kepegawaian, sistem perpustakaan dll. Dari beberapa sekolah yang sudah Penulis jumpai salah satunya SMK Negeri 1 Kalasan memiliki sistem administrasi pembayaran sekolah yang kurang efisien dalam penanganan pelayanan pembayaran dan pencarian data transaksi pembayaran. Sistem administrasi pembayaran di SMK Negeri 1 Kalasan ini masih dibukukan dalam buku besar. Sistem yang ada ini sangat tidak efektif mengetahui bahwa selama ini ada sekitar 30% alumni pertahunnya (siswa yang sudah lulus) dari SMK Negeri 1 Kalasan masih memiliki tanggungan administrasi
pembayaran sekolah yang belum lunas. Hal demikian menjadikan sekolah harus menahan Ijazah agar dikemudian hari alumni (siswa yang sudah lulus) dari SMK Negeri 1 Kalasan melunasi administrasi pembayaran sekolah dan mengambil Ijazahnya. Persoalan yang terjadi ketika ada alumni (siswa yang sudah lulus) dari SMK Negeri 1 Kalasan membayar dan melunasi kekurangan administrasi pembayaran sekolah tersebut, petugas keuangan SMK Negeri 1 Kalasan kewalahan mencari data yang begitu banyak dalam tumpukan buku besar. Berdasarkan permasalahan tersebut Penulis tertarik melakukan reset serta perancangan pembangunan “SISTEM PENGOLAHAN ADMINISTRASI PEMBAYARAN SEKOLAH (Studi Kasus: SMK Negeri 1 Kalasan)”.
2. Rumusan Masalah Ruang lingkup dari perumusan masalah ini berkaitan dengan permasalahan pengolahan administrasi pembayaran sekolah yang meliputi pembayaran SPP, sumbangan pengembangan akademik (yang selanjutnya disebut SPA), administrasi awal tahun, kunjungan industri, pembayaran les dan pembayaran uji kompetensi keahlian pada dasarnya adalah : a. Bagaimana
membangun
sistem
pengolahan
administrasi
pembayaran sekolah berbasis desktop yang meliputi pembayaran SPP, sumbangan pengembangan akademik (yang selanjutnya disebut SPA), administrasi awal tahun, kunjungan industri,
pembayaran les dan pembayaran uji kompetensi keahlian di SMK Negeri 1 Kalasan supaya mudah diakses oleh petugas keuangan sekolah untuk mencari data tunggakan siswa. b. Bagaimana cara menjalankan sistem pengolahan administrasi pembayaran sekolah yang telah dibuat.
3. Batasan Masalah Selaras adanya rumusan masalah, penulis membatasi masalah yang dibahas. Masalah yang dibahas yaitu tentang analisis sistem lama, dimana dengan adanya analisis tersebut dimungkinkan untuk dapat melihat gambaran sistem yang telah ada dan dapat mengetahui gambaran/ rancangan dari sistem baru yang meliputi : Perancangan basis data, bagan alir data serta perancangan tampilan masukkan dan keluaran pada sistem administrasi pembayaran sekolah meliputi data transaksi pembayaran SPP, data transaksi sumbangan pengembangan
akademik
(yang
selanjutnya
disebut
SPA),
data
pembayaran administrasi awal tahun, pembayaran kunjungan industri, pembayaran les, data pembayaran uji kompetensi keahlian, laporan tunggakan siswa, laporan tunggakan SPP, SPA dan administrasi awal tahun per tahun ajaran serta laporan yang berupa lampiran surat keterangan tunggakan siswa kepada wali murid.
4. Tujuan Penelitian Dalam melakukan suatu kegiatan tentu tidak lepas dari tujuan yang harus dicapai, sehingga lebih mengarah pada pelaksanaannnya. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Dalam rangka menyelesaikan tugas belajar yang merupakan salah satu syarat perkuliahan yaitu tugas akhir pada program Diploma Tiga (D3) di Universitas Teknologi Yogyakarta. b. Memberikan sumbangan pada pihak manajemen organisasi atau lembaga yang dipilih dalam memecahkan masalah-masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dari pembayaran siswa dalam menghimpun dan merangkai ketergantungan data (data interdependency). c. Merancang dan membangun sistem atau aplikasi berbasis dekstop yang dapat
membantu
berlangsungnya proses
administrasi
pembayaran sekolah di SMK Negeri 1 Kalasan. Aplikasi ini diharapkan dapat memudahkan proses transaksi pembayaran di sekolah bagi siswa sendiri maupun petugas keuangan sekolah.
5. Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan tersebut diatas, penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat pula kepada : 1. Bagi Penulis
a. Melatih dan membekali diri dengan pengalaman yang didapat didunia kerja yang lebih nyata. b. Sebagai salah satu kegiatan pelatihan mental serta tolak ukur sejauh mana kemampuan dan penalaran ilmu yang diperoleh untuk memperluas cakrawala keilmuan bagi penulis. 2.
Bagi Pegawai Keuangan SMK Negeri 1 Kalasan a. Menuju
terciptanya
sistem
pengolahan
administrasi
pembayaran sekolah meliputi pembayaran SPP, sumbangan pengembangan akademik (yang selanjutnya disebut SPA), administrasi awal tahun, kunjungan industri, pembayaran les, pembayaran uji kompetensi keahlian, laporan tunggakan siswa, laporan tunggakan siswa, laporan tunggakan SPP, SPA dan administrasi awal tahun per tahun ajaran serta laporan yang berupa lampiran surat keterangan tunggakan siswa kepada wali murid. 6. Tinjauan Pustaka Untuk menghasilkan suatu sistem yang baik dan sesuai kebutuhan pengguna, maka penulis melakukan tinjauan pustaka dari beberapa penelitian sebelumnya yang sudah ada. Laporan Kerja Prakik mengenai analisis dan perancangan sistem pengolahan data pembayaran kuliah oleh Agus Sujarwadi (2002), mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Dharma Bangsa yang mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem
Pengolahan Data Pembayaran SPP Tetap, SPP Variabel dan Sumbangan Akademik di STMIK Dharma Bangsa”. Pada penelitian ini terdapat inputan data mahasiswa, SPP mahasiswa, SPA, tagihan SPP Variabel, tagihan SPA, setup biaya SPP tetap dan outputan berupa informasi laporan tunggakan mahasiswa dan laporan tunggakan permahasiswa. Tugas Akhir oleh Akhirowati (2006), mahasiswa Universitas Teknologi Yogyakarta dengan judul “Sistem Komputerisasi Pembayaran SPP SD Negeri Selomulyo Sukoharjo Ngaglik Sleman Yogyakarta” mencantumkan data inputan yakni data siswa, data guru, setup bayar, transaksi pembayaran SPP dan memiliki outputan antara lain laporan pembayaran SPP, laporan berdasarkan bulan, laporan belum bayar, laporan data guru, laporan data siswa, laporan data setup bayar. Tugas Akhir oleh Sulistyono (2010), mahasiswa Universitas Teknologi Yogyakarta dengan judul “Sistem Informasi Pembayaran Pada SMK Muhammadiyah Kalibawang” dengan data inputan meliputi data siswa, data guru, transaksi pembayaran SPP, transaksaksi pembayaran uang gedung dengan outputan laporan data guru, laporan data biaya spp, laporan data siswa dan laporan pembayaran uang gedung. Tugas Akhir mengenai sistem pembayaran biaya sekolah oleh Eva Sulasmi (2012) yang mengambil judul “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pembayran Biaya Sekolah berbasis Client-Server”. Pada penelitian ini membahas mengenai alokasi pendanaan incoming dan outgoing sekolah perbulannya.
Penelitian Kerja Praktik yang dilakukan oleh Khasbuloh (2013) mahasiswa Teknik Informatika, Universitas Teknologi Yogyakarta, yang dalam penelitiannya
mengambil judul “Rancang Bangun Sistem
Pengolahan Data Santri Dan Pembayaran SPP Berbasis Dekstop Dan SMS Gateway” (Studi kasus di Pondok Pesantren Islam Salafiah Al Falah).
7. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis untuk melakukan penelitian antara lain: 7.1 Analisis a. Studi Literatur (Literature Methode) Dalam studi literatur buku-buku yang dipelajari antara lain buku-buku mengenai Pemrogaman berbasis visual, Basis Data, dan bacaan-bacaan lain atau sumber-sumber dari internet yang berhubungan dengan tugas akhir yang dibuat. b. Metode Observasi (Observation Methode) Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan pengamatan
langsung,
bagaimana
sistem
yang
telah
digunakan dalam transaksi pembayaran di sekolah. Penulis melakukan ini berdaya guna agar data yang dikumpulkan dapat lebih akurat. c. Metode Wawancara (Interview Methode)
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan wawancara langsung kepada petugas sekolah serta beberapa siswa di SMK Negeri 1 Kalasan. 7.2 Desain Perancangan Sistem Perancangan sistem mulai dari penggambaran sistem dengan diagram, desain file, desain table, relasi table dan sebagainya dibuat dengan aplikasi StarUML dan program aplikasi lain yang menunjang untuk membuat gambaran rancangan dari sistem. 7.3 Implementasi Setelah proses analisis dan perancangan sistem selesai, dilakukan implementasi sitem yaitu menjelaskan tentang tampilan program dan langkah-langkah pengoperasian program yang dijabarkan secara umum berdasarkan susunan menu program yang dirancang beserta tampilan program. Dalam hal ini, pembuatan sistem menggunakan aplikasi Delphi sebagai program visualnya dengan platform Delphi 7.0 serta menggunakan basis data MySQL.
8. Jadwal Penelitian
Kegiatan
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
2014
2014
2014
2014
2014
2014
Identifikasi Masalah Pengajuan Proposal Persiapan Data Desain dan Pembuatan Program Implementasi dan Testing Penyusunan Laporan 9. Daftar Pustaka Akhirowati, 2006, “Sistem Komputerisasi Pembayaran SPP SD Negeri Selomulyo Sukoharjo Ngaglik Sleman Yogyakarta”, Universitas Teknologi Yogyakarta, Yogyakarta. Khasbuloh, 2013, “Rancang Bangun Sistem Pengolahan Data Santri Dan Pembayaran SPP Berbasis Dekstop Dan SMS Gateway”, Universitas Teknologi Yogyakarta, Yogyakarta. Sujarwadi, Agus, 2002, “Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data Pembayaran SPP Tetap, SPP Variabel dan Sumbangan Akademik di STMIK Dharma Bangsa”, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dharma Bangsa, Yogyakarta. Sulasmi, Eva., 2012, “Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran Biaya Sekolah Berbasis Client-Server”, Universitas Teknologi Yogyakarta, Yogyakarta. Sulistyono, 2010, “Sistem Informasi Pembayaran Pada SMK Muhammadiyah Kalibawang”, Universitas Teknologi Yogyakarta, Yogyakarta.
