SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGELOLAAN OBAT Dr. Satibi, M.Si., Apt Fakultas Farmasi UGM Disampaikan dalam workshop Mutu dan Kualitas manajemen logistik dan pelayanan Farmasi Klinik Fakultas Kedokteran UGM, 23 Maret 2017
1
KEBIJAKAN PENGELOLAAN OBAT 1. Menjamin ketersediaan obat yang aman berkhasiat dan jumlah cukup 2. IF sesuai dengan standar 3. Pengelolaan instalasi farmasi sesuai dengan pedoman 4. Menerapkan e – logistic untuk pencatatan distribusi dan evaluasi obat di IF 5. Melakukan pelaporan secara periodik
PERSEDIAAN Modal yg diinvestasikan 40% Persediaan
Aset yang paling mahal
Manajemen persediaan yang baik Sangat penting
Drug Management Cycle Selection
Use
Management Support Planning and Administration Organization and Management Information Management Human Resources
Distribution
Procurement
Management Information system • A combination of computers and people that is used to provide information to aid in making decisions and manage a firm
The Information Systems Pyramid Executive
Periodic Queries
Strategic planning
level
Management Information Systems
Schedules and on Demand reports
Management Control
Operational System: Transactional data
-selection - Procurement - Distribution - Use
Planning and Administration Organization and Manage Human Resource Information Management
Operational Control
Information Systems Components Computer • Server • PC • Mobile Networking
System SW, Application SW
Data, Information, Knowledge
Manual Procedures and Business Process
Individuals, Groups, Departments, Enterprise-wide, Customers, Trading partners
Selection
Maintenance
Performance indicator pengelolaan obat
Procurement
Logistic Health Information System
Accounting
Inventory Control
Distribution
Use of drugs
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Master Database Drugs
Database eksternal (e-Catalog)
Selection
Database Formularium RS
Master Database Suppliers
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI DATABASE SUPPLIER Nama Supplier
DATABASE PERBEKALAN Kode Perbekalan Nama Perbekalan
Alamat Supplier Bentuk Sediaan
No. Telp Satuan
Nama Ka.Cabang Kelas Terapi
Nama PIC/Salesman
Pabrik/Manufactur
No. Telp PIC/Salesman
Harga Pokok Penjualan
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM E-
Master Data Suppliers
Procurement
Perencanaan kebutuhan
PROCUREMENT Modul Inventory Control
Forecasting
Data Penerimaan
Data Pemesanan
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Penerimaan TERINTEGRASI Pemesanan
Tanggal Pemesanan
Nama Supplier
Tanggal Terima
Harga Satuan
Nama Supplier
Diskon
Nomor Faktur
Harga Total
Nama Perbekalan
No. Batch
Jumlah
Harga Satuan
Nomor Pemesanan
Diskon
Nama Perbekalan
Harga Total
Jumlah
Tanggal ED
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Modul Distribusi
Mutasi / Pergerakan obat
data suhu dan kelembaban Ruangan
INVENTORY CONTROL CCTV System – fitur lockdown
Min-max Stock
Modul Procurement
Pengelolaan Stok- inventory Control • • • • • •
Sietem Pareto (ABC) Sistem EOQ Sistem level stok (minimal dan maksimal level stok) Safety Stock (buffer stok) ROP (Reorder Point) Lead Time
Model ABC (Always Better Control) • Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini : • • • • • • • •
Kel A B C
Jumlah item 20% 30% 50% 100%
Jumlah nilai 75% 20% 5% 100%
ANALISA ABC
80 75 Klas A 60
% Biaya Pema kaian
50 40 30 Klas B 20 10 Klas C 0 10
20
30
40
% item persediaan
50
60
70
80
90
100
Rumus mathemetic Smin dan Smax Safety Stock (SS) SS = (LT x CA) Smin (Stok minimum) Smin = (LT x CA) + SS = 2 SS Smax (stok maksimum) Smax = Smin + (PP x CA)
Rumus mathematic: Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)
Jika terjadi outstanding back orders (SB), maka rumusnya: Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)
Gambar. Economic Order Quantity
Model EOQ (Economic Order Quantity) • Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan. • Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) • EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co • Cm . U Cm . U S • • Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan) • Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun • S : Jumlah permintaan setahun • U : Cost per unit
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Data Pergerakan Obat Kode Obat Nama Obat Saldo Awal Jumlah Obat Masuk Jumlah Obat Keluar Saldo akhir HPP
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Modul Transaksi Pasien RI-RJ
Modul Inventory Control
DISTRIBUTION
Modul Ordering di bangsal/unit layanan
EPrescribing System
Alur PELAYANAN RESEP di Apotik Depo Ada masalah
R/
Farmasi
Resep
Pasien
no
Nomor tunggu
Skrining Resep tidak ada masalah
R/
DOKTER
R/
R/
Persetujuan pasien Pencetakan etiket Penyiapan obat + pemasangan etiket Pemeriksaan Penyerahan Obat
Depo Farmasi
Informasi & Verifikasi
no
Pasien
Dispensing Suatu proses penerimaan sampai pemberian obat kepada seorang pasien berdasarkan resep
• Good Dispensing Practice OBAT BETUL
BENTUK OBAT EFEKTIF
DOSIS DAN KUANTITAS BENAR WADAH EFEKTIF
PASIEN BENAR
INSTRUKSI JELAS
Preparing& labeling Interpret & verify
Recieve & confirm
DISPENSING
Record & endorse
Supply & councel
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Pemesanan dari bangsal/unit layanan
E-Prescribing Nomor Rekam Medis
Identitas Dokter
Nomor Registrasi Nama Obat
Nomor Pemesanan Tanggal Pemesanan Kode Perbekalan
Identitas Pasien
Dosis Obat Nama Perbekalan
Nama Poliklinik/bangsal
Riwayat Alergi
Jumlah Obat Aturan Pakai
Jumlah Perbekalan HPP
Riwayat Obat yang diminum sebelumnya
Keterangan Lain Harga Total
INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM
Modul Inventory Control
Drug Information
Drug Interaction Checker
USE OF DRUGS Evaluasi penggunaan (Laporan)
Medical Record
DRPs Checker
DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI Laporan Penggunaan Obat
Narkotika
Laporan Pergerakan Obat
Fast Moving
Medical Record Nama Pasien
Nomor Rekam Medis
Tanggal Lahir
Psikotropika
Slow Moving
Antibiotika
Dead Stock
Generik
Kadaluarsa
Riwayat Penggunaan Obat Riwayat Alergi Dokter Penanggung jawab
Nilai Persediaan Harga Pokok Penjualan
Adjustment Obat
Accounting Biaya Pembelian Obat
Pendapatan
Profit Margin
Transaksi Penjualan
Dashbord: Performance Indikator Pengelolaan Obat
Inventory Turn Over Ratio
Frekuensi Pengadaan
Ketaatn terhadap formularium/fornas
Ketersediaan obat
Performance Indikator pengelolaan Obat
Persentase obat rusak dan ED
Ketepatan perencanaan obat
Kecukupan dana pengadaan obat
MAINTENANCE Error report summary
Bug report summary
• mencatat terjadinya kesalahan-kesalahan penggunaan modulmodul didalam sistem informasi Rumah Sakit oleh user
• mencatat anomali pada modul-modul dalam sistem informasi (bug, crash, dan unresponsive system) yang berasal dari kode pemrograman sistem informasi
Troubleshooting
• mencatat kegiatan penanganan semua error dan bug yang terjadi
Update
• System yang ada perlu perbaikan atau penambahan modul atau variabel
Terima Kasih
