SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA PERUSAHAAN KONSULTASI PEMBANGUNAN (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo) YULI RAHMAWATI

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA PERUSAHAAN KONSULTASI PEMBANGUNAN (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo)

YULI RAHMAWATI

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2016

PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA* Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi Pembangunan (Studi kasus : PT. Jakarta Konsultindo) adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, Februari 2016

Yuli Rahmawati G651120654

RINGKASAN YULI RAHMAWATI. Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi Pembangunan (Studi kasus: PT. Jakarta Konsultindo). Dibimbing oleh IRMAN HERMADI, dan REIN SUADAMARA. Sumber daya manusia yang dimiliki oleh sebuah konsultan merupakan salah satu asset penting dalam perusahaan. Pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawan dari berbagai ilmu, bidang dan keahlian dalam merancang suatu kawasan memiliki nilainya masing-masing. Dimana nilai tersebut dapat menambah pengetahuan baik untuk sesama karyawan maupun perusahaan. PT. Jakarta Konsultindo merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) DKI Jakarta yang bergerak di bidang perancangan kawasan dimana informasi atau pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawannya belum dikelola dan disimpan dengan dengan baik ditambah juga dengan keluar masuknya karyawan yang mengakibatkan hilangnya pengetahuan. Perancangan kawasan (kota) merupakan suatu kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya dapat berkembang secara harmonis. Dalam membuat suatu perancangan ruang atau kawasan, terdapat beberapa dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus pengendali penataan ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga tingkat kawasan yang lebih kecil seperti yang tercantum dalam UU No.26/2007 tentang jenis rencana tata ruang, PP No. 10/2000 tentang skala rencana umum dan ketentuan tentang Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL) yang terdapat pada Permen PU No.06/IV/PRT/2007. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem manajemen pengetahuan di divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) yang bertujuan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawan baik yang masih bersifat tacit dan explisit agar memudahkan karyawan dalam menggunakan kembali pengetahuan yang ada, mendapatkan referensi, mempercepat dalam proses pencarian informasi yang berkaitan dengan perancangan kawasan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini mengadopsi Awad & Ghaziri yaitu menggunakan 6 tahapan utama dari Knowledge Management Life Cycle. Tahapan yang pertama adalah mengevaluasi infrastruktur yang ada yaitu dengan mengevaluasi infrastruktur jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge culture yang berjalan, yang kedua membentuk tim manajemen pengetahuan yang akan bersama-sama mengembangkan sistem manajemen pengetahuan, yang ketiga adalah menangkap pengetahuan yaitu dengan mengelompokan pengetahuan yang masih bersifat tacit yaitu pengetahuan yang masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri (Pakar) serta pengetahuan yang bersifat explicit yaitu pengetahuan yang memang sudah dalam bentuk buku ataupun laporan. Tahapan yang keempat adalah mendesain blueprint sistem manajemen pengetahuan yaitu mendesain sistem dengan menggunakan metode terstruktur antara lain pembuatan data flow diagram (DFD) sedangkan perancangan basis data meliputi pembuatan diagram kelas, Entity Relationship Diagram (ERD), rancangan tabel dan kamus data. Tahapan yang kelima adalah memverifikasi dan memvalidasi sistem manajemen pengetahuan yaitu dengan memverifikasi apakah pengetahuan yang akan diimplementasikan dan yang terkait dengan perancangan kawasan sudah benar dengan yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan untuk mengetahui sistem tersebut valid atau tidak, maka dilakukkan uji tes terhadap fungsionalitas sistem

dengan menggunakan metode blackbox testing. Tahapan terakhir adalah implementasi sistem manajemen pengetahuan yaitu dengan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman PHP serta My SQL sebagai basis datanya. Kata kunci: Manajemen Pengetahuan, Knowledge Management System Life Cycle, KMSLC, Perancangan Kawasan

SUMMARY YULI RAHMAWATI. The Knowledge Management System at Development Consulting Company (A Case Study at PT. Jakarta Konsultindo). Supervised by IRMAN HERMADI and REIN SUADAMARA. Human resource which owned by the consulting company is an important asset within its company. The knowledge which has owned by the employee from various interdiscipline sciences, field of study and skill in order to design a region, has their own values. The values can contribute the knowledge either to the employee itself or the company. PT. Jakarta Konsultindo is regional-owned enterprises of Jakarta Local Government which has scope of work in urban design where the information or knowledge owned by the employee haven’t managed and saved appropriately yet, meanwhile the employment turnover can be affected in missing the knowledge. Urban design is an activity to manage urban space in order to harmonize the activity between the human and environment as well. In composing particular design for urban space or region, there are some document which has function as tools, as well as controller urban or region space arrangement. It consists of some documents which has different scope and scale of regulation, that begin from provincial scale to smaller region scale based on Indonesia Spatial Planning Law No. 26 Year 2007, Government Regulation No. 10 Year 2000 about general planning scale and provision of Architectural and Environmental Design (abbreviated as RTBL) which stated on Minister of Public Works Regulation No.06/IV/PRT/2007. Therefore, this research aims to create knowledge management system at Urban Design Study and Engineering Division, the objectives of research are to manage the knowledge which owned by the employee both in tacit and explicit knowledge in order to facilitate the employee in reusing the existing knowledge; to get the related references; to accelerate in finding the information related to urban design. The methodology used in this research adopts Award & Ghaziri which uses 6 (six) main stages of Knowledge Management Life Cycle. First Stage is evaluating the existing network infrastructure, technology infrastructure, and analyze the process of knowledge culture which is operated recently. Second Stage is composing knowledge management team. Third Stage is capturing the knowledge that by classifying the knowledge which still in tacit – is knowledge which still in its source of knowledge (experts) as well as the knowledge in explicit – is the knowledge which represented thru books or reports. Fourth Stage is designing the blueprint of knowledge management system – designing the system use structural methodology such as composing data flow diagram (DFD) while database arrangement such as composing Entity Relationship Diagram (ERD), design of database table and data dictionary. Fifth Stage is verifying and validating knowledge management system – is to verify whether the knowledge that will be implemented and related to urban design has been appropriated which is required by user. While knowing either the system is valid or not, then do test towards functionality system using the black box testing. Last stage is implementing knowledge management system that implement the system which has been created by PHP programming and My SQL Programming as the database. Keywords : Knowledge Management, Knowledge Management System Life Cycle, KMSLC, Urban Design

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA PERUSAHAAN KONSULTASI PEMBANGUNAN (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo)

YULI RAHMAWATI G651120654 Tesis Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Sains pada Program Studi Ilmu Komputer

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2016

Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis : DrEng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT

Judul Tesis

:

Nama NIM

: :

Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi Pembangunan (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsulindo) Yuli Rahmawati G651120654

Disetujui oleh Komisi Pembimbing

Irman Hermadi, Skom MS PhD Ketua

DrIng Rein Suadamara, SKom MSi Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi Ilmu Komputer

Dekan Sekolah Pascasarjana

DrEng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT

Dr Ir Dahrul Syah, MSc Agr

Tanggal Ujian : 29 Desember 2015

Tanggal Lulus:

PRAKATA Alhamdulillah wa syukurillah penulis panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wa ta’ala atas segala rahmat dan hidayahnya sehingga tesis ini berhasil diselesaikan serta Shalawat dan salam kami kirimkan untuk Nabi Muhammad Shallalahu ‘alaihi wasallam beserta seluruh sahabat dan umatnya hingga akhir zaman sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian yang berjudul sistem manajemen pengetahuan Pada perusahaan konsultasi pembangunan (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo). Dalam menyelesaikan penelitian ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima kasih khususnya kepada Bapak Irman Hermadi, S.Kom MS PhD sebagai Pembimbing I dan Ibu Dr Ing Rein Suadamara, SKom M.Si sebagai Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ini. Tidak lupa penulis juga mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak, Mama (Almarhumah), adik dan kakak atas doa dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ini. 2. PT. Jakarta Konsultindo dan rekan-rekan kerja yang menyediakan tempat dan memberikan data-data penelitian khususnya kepada tim Teknik Studi Perancangan Kawasan. 3. Suamiku Ahmad Fadhil Hidayah atas doa, dukungan, semangat dan kasih sayangnya. 4. Anakku tersayang Arunika Swastamita Gemintang atas semangatnya. 5. Teman-teman Magister Ilmu Komputer IPB Kelas khusus angkatan XIV diantaranya amel mail, mas jaya, pak yadi, pak didin, uciew, pak zaldi, pak jemy, mas agung, pak rio, steve, ayu dan mas radith atas dukungan dan masukan-masukan untuk penulisan ini. 6. Bapak/Ibu dosen pengajar dan staf di Departemen Ilmu Komputer IPB yang telah banyak memeberikan ilmu dan membantu dalam peneyelesaian penulisan ini serta pihak lain yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini yang tidak bisa dituliskan satu persatu. Akhir kata semoga penelitian ini bermanfaat bagi para pembaca. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan penelitian ini masih jauh dari sempurna untuk itu penulis menerima saran dan kritik. Akhir kata penulis sampaikan terimakasih.

Bogor, Februari 2016

Yuli Rahmawati

DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian 2 TINJAUAN PUSTAKA Profil PT. Jakarta Konsultindo Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) Pengetahuan Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition) Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation) Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping) Konversi Pengetahuan Manajemen Penegetahuan (Knowledge Management ) Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) Data Flow Diagram (DFD) Entity Relationship Diagram (ERD) Kamus Data 3 METODOLOGI PENELITIAN Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan Menangkap Pengetahuan Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan Alat dan Bahan 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Mengevaluasi infrastruktur yang tersedia Membentuk tim manajemen pengetahuan Menangkap Pengetahuan Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP

i ii ii iii 1 1 2 2 2 4 4 5 6 6 6 6 6 7 8 8 8 10 10 10 11 12 12 13 13 13 13 13 16 16 19 20 24 38 39 41 41 41 42 44 79

DAFTAR TABEL 1 Perangkat keras yang dibutuhkan 2 Perangkat lunak yang dibutuhkan 3 Kebutuhan Fungsional 4 Penjelasan entity 5 Penjelasan proses DFD level 1 6 Penjelasan data storage DFD level satu 7 Kamus Data SMPJK 8 Rancangan tabel_user_admin 9 Rancangan tabel_ laporan 10 Rancangan tabel_timesheet

Halaman 14 14 17 24 27 28 30 34 34 35

DAFTAR GAMBAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo Divisi TSPK Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi 1995) Knowledge Management System Life Cycle Tahapan Penelitian Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian Infrastruktur Jaringan PT. Jakon Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan Kedudukan dokumen rencana tata ruang Diagram konteks SMPJK DFD level satu DFD level 1 proses 6.0 ERD SMPJK Rancangan Antaramuka halaman login Rancangan Antarmuka halaman Home Rancangan Antarmuka halaman input Timesheet Rancangan Antarmuka halaman input perancangan kawasan Tampilan halaman login Tampilan halaman home Tampilan halaman form timesheet Tampilan halaman form perancangan kawasan

Halaman 5 5 7 9 11 12 16 17 19 21 22 24 26 29 33 35 36 36 37 39 39 40 40

DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1 Alur proses pembuatan laporan pekerjaan (saat ini) 2 Alur proses sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan 3 Proses-proses DFD Level 2

45 46 46

4 Diagram Kelas 5 ERD 6 Rancangan Tabel 7 Tampilan Desain 8 Blackbox Testing 9 Tampilan Sistem 10 Daftar Wawancara 11 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo

56 57 58 61 64 69 73 77

1

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang PT. Jakarta Konsultindo (Jakon) adalah sebuah perusahaan konsultan milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik dan manajemen. PT. Jakon bergerak dalam bidang usaha jasa konsultansi dengan lingkup kegiatan pada penyediaan jasa konsultansi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa konsultan konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional, pengembangan wilayah kota, perancangan dan master plan, penataan lingkungan, prasarana, utilitas dan bangunan. Aset utama yang dimiliki oleh sebuah perusahaan konsultan adalah sumber daya manusia (SDM) itu sendiri, jika SDM yang dimiliki berkualitas, maka para pemberi pekerjaan akan mempercayakan proyek atau pekerjaannya kepada konsultan tersebut. Pengetahuan yang ada pada SDM tersebut sangatlah penting untuk disimpan serta direphase baik dari staf senior yang sudah memiliki banyak pengalaman maupun dari pihak junior yang masih harus banyak belajar dalam dunia pekerjaan. Kemampuan seorang karyawan PT. Jakon dalam merancang suatu bangunan atau kawasan serta menyelesaikan suatu laporan pekerjaan merupakan salah satu pengetahuan yang perlu dibuatkan tempat atau cara untuk menggali dan menyimpan serta mengembangkan pengetahuan tersebut dari karyawan yang memiliki pengalaman ke karyawan yang masih minim pengalaman. Gambar atau rancangan serta laporan pekerjaan dari karyawan yang berpengalaman bisa dijadikan referensi atau acuan bagi karyawan lain yang sedang mengerjakan proyek serupa. Selama ini pengetahuan yang ada di PT. Jakon hanya dibukukan dan berada di sumber pengetahuan itu sendiri, sehingga terkadang ilmu atau pengetahuan yang bermanfaat tidak diketahui oleh karyawan lainnya. Setiap pengerjaan laporan dari suatu pekerjaan, biasanya hanya tim yang terkait saja yang mengetahuinya. Laporan-laporan tersebut setiap tahun dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam box container yang diberi nomor dan penamaan, sehingga jika karyawan lain yang membutuhkan informasi tersebut harus mencari terlebih dahulu di mana laporan tersebut disimpan dan hal ini cukup menyulitkan jika ternyata laporan tersebut hilang atau dipinjam. Oleh sebab itu penelitian ini bertujuan untuk membuat Sistem Manajemen Pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo, yaitu bagaimana mengidentifikasi pengetahuan baik yang bersifat tacit (pengetahuan yang masih tersimpan dan belum digali maupun explisit (pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau dibukukan) (Tobing 2007), menyimpan pengetahuan tersebut sehingga bisa dijadikan informasi dan referensi yang bermanfaat bagi karyawan, memanfaatkan kembali pengetahuan (reuse) serta memudahkan proses transfer pengetahuan antara karyawan lama baik yang masih bekerja ataupun yang akan mengundurkan diri atau mutasi dengan karyawan baru.

2

Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Ho et al. (2008) yaitu penerapan Knowledge Management System (KMS) pada perusahaan bisnis konsultasi PT. Primedia Sejahtera Abadi dikatakan bahwa terjadi efisiensi yang membuat pekerjaan lebih cepat dan murah dikarena adanya penghematan biaya pengeluaran sebesar 74.8% sebelum adanya implementasi digital KMS. Penelitian lainnya yaitu yang dilakukan oleh Gema et al. (2010) yaitu penerapan prototype aplikasi Knowledge Management pada divisi management automation information untuk mendukung oracle financial pada perusahaan orang tua group. Penelitian tersebut menyatakan bahwa 74.25% dari 20 responden yang menyatakan bahwa aplikasi manajemen pengetahuan yang dirancang efektif dalam membantu karyawan. Membangun aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan menjadi penting bagi PT. Jakon di mana sebagai sarana mempermudah sesama karyawan berbagi informasi di bidang perancangan kawasan, memudahkan dalam pendokumentasian, memudahkan proses transfer pengetahuan, memudahkan mencari referensi laporan pekerjaan terdahulu yang sesuai dengan standar perusahaan sehingga mutu dan kualitas perusahaan tetap terjaga. Perumusan Masalah Rumusan masalah yang menjadi fokus dari penelitian ini adalah: 1. Bagaimana agar pengetahuan yang ada di bidang perancangan kawasan yang berupa dokumen-dokumen tercetak dapat dikelola dengan mudah dan dijadikan referensi solusi masalah baru dari kasus yang pernah ada sebelumnya? 2. Bagaimana agar pengetahuan dari karyawan tidak hilang ketika ada karyawan yang mengundurkan diri atau mutasi jabatan? 3. Bagaimana memfasilitasi karyawan untuk berbagi pengetahuan? Tujuan Penelitian Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka solusi yang didapat adalah dengan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan di PT. Jakon (SMPJK). Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini antara lain: 1. Memudahkan karyawan dalam mencari referensi solusi dalam mengerjakan proyek baru yang relevan dari proyek sebelumnya. 2. Memudahkan menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen perancangan kawasan. 3. Memfasilitasi karyawan agar berbagi pengetahuan menjadi mudah. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penerapan sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan PT. Jakarta Konsultindo ini mencakup: 1. Sistem manajemen pengetahuan ini akan ditempatkan di Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK). 2. Pengetahuan yang diambil dari PT. Jakon berupa laporan perancangan kawasan yang dimulai tahun 2011-2013.

3

3. Pengetahuan yang diambil berasal dari divisi TSPK. 4. Sistem yang akan dikembangkan bersifat knowledge sharing. 5. Metodologi yang digunakan antara lain Knowledge Managemenet System Life Cycle (KMSLC).

4

2

TINJAUAN PUSTAKA

Profil PT. Jakarta Konsultindo PT. Jakon adalah perusahaan konsultan milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik dan manajemen. PT. Jakarta Konsultindo didirikan pada tanggal 11 Desember 2000 yang dimuat dalam Akta Notaris Nomor 45 oleh Notaris Aulia Taufani S.H. notaris pengganti pada kantor Notaris Sutjipto SH dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI melalui Surat Keputusan Nomor C-556 HT.01.01.th.2001 tanggal 19 Januari 2001. Pendirian PT. Jakarta Konsultindo dilakukan sebagai bagian dari restrukturisasi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di lingkungan pemerintah propinsi DKI Jakarta dengan pembentukan Holding Company, di mana tahap pertama didirikan PT. Jakarta Propertindo yang merupakan penggabungan PT. Pembangunan Pluit Jaya dengan PT. Pembangunan Pantura yang kemudian mengakuisisi PT. Pembangunan Pulomas Jaya. Terdapat 4 divisi di PT. Jakon antara lain divisi Teknik Perancangan Bangunan (TPB), divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK), divisi marketing dan divisi umum. PT. Jakon bergerak dalam bidang usaha jasa konsultasi dengan lingkup kegiatan pada penyelesaian jasa konsultasi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa konsultasi konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional, pengembangan wilayah kota, perancangan dan masterplan, penataan lingkungan, prasarana, utilitas dan bangunan. Pengembangan perusahaan kedepan fokus kepada 2 layanan utama yaitu Studi dan Perancangan Kawasan (Study and Urban Design) dan perancangan bangunan (Detail Enginering Design), walaupun tetap dapat melayani jenis konsultansi lainnya sesuai dengan lingkup yang dimiliki. PT. Jakon bertujuan untuk memberikan jasa-jasa, baik yang bersifat rekayasa teknik, manajemen serta berbagai jasa lain yang menjamin efektivitas dan efisien pendanaan proyek. PT. Jakon memiliki visi adalah menjadi perusahaan konsultan yang menghasilkan produk jasa properti dan jasa penunjang industri properti lainnya yang berkualitas dengan berorientasi pasar dan lingkungan. Misi dari PT. Jakon adalah meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas layanan, peningkatan kompetensi SDM dan efisiensi sehingga mampu memberikan peran serta dalam pembangunan nasional serta mewujudkan kesejahteraan semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.

5

Struktur organisasi PT. Jakarta Konsultindo secara keseluruhan digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1 Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) Divisi TSPK adalah salah satu dari 4 divisi yang dimiliki oleh PT. Jakarta Konsultindo. Divisi ini khusus untuk menangani pekerjaan yang berhubungan dengan perancangan atau pengembangan kawasan. Diantaranya adalah perancangan teknik dan pengawasan, perencanaan umum, penelitian jasa survei, pengembangan regional kota dan kawasan, pemetaan biasa dan elektronik serta pemeriksaan lahan. Sistem manajemen pengetahuan ini nantinya akan ditempatkan di Divisi TSPK, digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2 Divisi TSPK

6

Pengetahuan Berikut adalah beberapa definisi Pengetahuan dari beberapa sumber, antara lain: 1. Menurut Drucker (1988) di dalam buku Paul L. Tobing mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari tindakan sebelumnya. 2. Menurut Von Krough, Ichiyo Nonaka (2000) dan Chu Wei Choo (1998) mendasari pengetian pengetahuan sebagai kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Davenport dan Perusak (1998) mengemukakan pengetahuan bukanlah data, bukan pula informasi namun sulit sekali untuk dipisahkan. Pengetahuan terdiri atas dua jenis, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan yang sudah terekam terdokumentasi dalam dokumen yang disebut dengan explisit knowledge. Pengetahuan Tacit (tacid knowledge) merupakan knowledge yang diam dalam benak manusia dalam bentuk intuisi judgment, skill, nilai (value), dan belief yang sangat sulit dishare dengan orang lain (Nawawi 2012). Sedangkan explisit knowledge adalah knowledge yang sudah dikodefikasikan dalam bentuk dokumen atau bentuk wujud lainnya, sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media. Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition) Akuisisi pengetahuan merupakan proses akumulasi, transfer dan transfer keahlian dalam menyelesaikan masalah dari sumber pengetahuan ke dalam program komputer atau dapat diartikan dengan mengintegrasikan informasi baru ke dalam pengetahuan sistem. Menurut Turban (1998) ada tiga metode utama dalam akuisisi pengetahuan, antara lain: 1. Wawancara, yaitu metode yang melibatkan pembicaraan dengan nara sumber atau pakar secara langsung. 2. Analisis protokol, metode ini pakar diminta untuk melakukan serta mengungkapkan proses pemikirannya dengan kata-kata. Lalu pekerjaan tersebut direkan, ditulis dan dianalisis . 3. Observasi pada pekerjaan pakar, metode ini merekam dan mengobservasi pekerjaan pakar. Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation) Menurut Awad dan Ghaziri (1996) representasi pengetahuan adalah metode yang digunakan untuk mengatur kebutuhan informasi yang siap diakses dalam membuat keputusan, melakukan perencanaan, mengatur objek dan keadaan, menganalisa dan menggambarkan kesimpulan. Representasi pengetahuan bisa juga diartikan sebagai suatu proses untuk menangkap sifat-sifat penting dan membuat informasi tersebut dapat diakses oleh prosedur pemecahan masalah. Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping) Merupakan suatu tampilan informasi dan keterhubungannya yang memungkinkan suatu komunikasi yang efisien dan suatu proses pembelajaran oleh individu. Pengetahuan bisa berupa teks, cerita, gambar atau angka. Menurut veil (1999) pementaan pengetahuan didefinisikan dengan suatu proses menghubungkan informasi

7

atau pengetahuan sedemikian rupa sehingga pemetaan itu sendiri menciptakan pengetahuan tambahan. Konversi Pengetahuan Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) ada dua jenis pengetahuan yang dapat dikonversi melalui empat jenis konversi. Kedua jenis knowledge tersebut antara lain tacit knowledge dan explicit knowledge. Menurut Tobing (2007) tacit knowledge adalah pengetahuan yang masih ada di benak manusia yang belum dibagi ke orang lain serta sulit diformalisasiskan. Bentuk dari tacit knowledge antara lain berupa intuisi, kemampuan serta pengalaman. Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge merupakan pengetahuan yang sudah dalam bentuk dokumen atau berwujud lainnya sehingga dengan mudah dapat dibagi dengan berbagai media. Untuk mengkonversi kedua jenis pengetahuan tersebut dilakukan empat cara yang disebut dengan proses SECI. Keempat konversi itu antara lain Socialization, Externalization, Combination dan Internaization dan digambarkan sebagai berikut: Tacit Knowledge

Tacit Knowledge

ke

Explicit Knowledge

Sosialisasi

Eksternalisasi

Internalisasi

Kombinasi

dari Explicit Knowledge

Gambar 3 Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi 1995) Keempat konversi tersebut menurut Tobing (2007) dijelaskan sebagai berikut: 1. Sosialisasi adalah proses berbagi dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan berbagi pengalaman secara langsung. 2. Eksternalisasi adalah pengkonversian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi. 3. Kombinasi adalah proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistematisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi. 4. Internalisasi adalah proses pembelajaran yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge dari anggota yang menerimanya. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management ) Berikut adalah beberapa definisi knowledge management (KM) menurut para ahli yang memiliki sudut pandangannya masing-masing:

8

1. Menurut Amrit Tiwana (2001) dalam buku Tobing (2007) mengatakan bahwa KM yaitu pengelolaan pengetahuan perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua pengetahuan yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis. 2. KM merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Bergerson 2003). 3. KM sebagai usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi pengetahuan (McInerney 2002). 4. KM sebagai metode untuk memudahkan dan meningkatkan proses membagi, mendistribusi, menciptakan, menangkap dan memahami pengetahuan di dalam perusahaan (Peter Gottschalk 2005). 5. Menurut Tannebaum (1998) dalam buku Tobing (2007) KM mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan. Pemanfaatan dengan tepat teknologi informasi seperti komputer yang dapat mendukung KM, namun teknologi informasi tersebut bukanlah KM. Berdasarkan definisi para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa KM adalah metode untuk menciptakan, menyusun, memahami dan mengolah suatu pengetahuan dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan serta berbagi pengetahuan dengan tujuan mengurangi hilangnya pengetahuan, meningkatkan nilai bisnis suatu organisasi dan memaksimalkan kegunaan pengetahuan. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Dalam penulisan yang dilakukan oleh Seminar et al. (2008) di dalam The Development of IPB Knowledge Management System (IPB-KMS) dikatakan bahwa Knowledge Management System (KMS) adalah sistem berbasis IT yang digunakan untuk menggambarkan penciptaan repositori pengetahuan, peningkatan akses pengetahuan dan berbagi serta mengkomunikasikan informasi melalui kolaborasi, meningkatkan lingkungan pengetahuan dan mengelola pengetahuan sebagai aset modal untuk organisasi. Sistem manajemen pengetahuan diciptakan untuk menangkap, mengatur serta membuat proses bisnis suatu organisasi menjadi inovatif, efisisen dan efektif serta untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi. Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) Perancangan implementasi sistem manajemen pengetahuan ini menggunakan KMSLC dan digambarkan sebagai berikut:

9

Gambar 4 Knowledge Management System Life Cycle (Sumber: Awad, Ghaziri 2004) Setiap tahapan tersebut dijabarkan sebagai berikut: 1. Mengevaluasi Infrastruktur yang berjalan Sebelum membuat sistem manajemen pengetahuan, tahap awal yang dilakukan adalah mengevaluasi infrastruktur yang berjalan di instansi atau perusahaan tersebut. Baik berupa infrastruktur teknologi, jaringan maupun proses knowledge culture yang berjalan. 2. Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan Tahapan ini adalah mendesain tim yang terlibat dalam pengembangan sistem manajemen pengetahuan. 3. Menangkap pengetahuan Pengetahuan yang baru harus diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga menjadi sesuatu yang bernilai serta direpresentasikan ke dalam cara yang mudah atau masuk akal. 4. Mendesain blueprint sistem manajemen pengetahuan Setelah menangkap pengetahuan yang ada di divisi TSPK, tahap selanjutnya yaitu mendesain sistem yang dibutuhkan ke dalam bentuk blueprint. Hal ini dilakukan

10

untuk menggambarkan keinginan dan kebutuhan user dalam sebuah desain agar lebih dipahami oleh user. 5. Memverifikasi dan Memvalidasi sistem manajemen pengetahuan Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui apakah masukan (input) yang dimasukkan ke dalam sistem merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan perancangan kawasan atau tidak. Tahap ini juga memastikan apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan user. 6. Implementasi sistem manajemen pengetahuan Tahapan ini dilakukan ujicoba terhadap sistem guna menemukan error. Pengujian ini menggunakan metode blackbox testing, yaitu dengan melakukan uji fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat. Pada tahap ini juga dilakukan pengujian sistem guna menemukan error sebelum perangkat lunak tersebut diimplementasikan atau didemokan kepada user. Pengujian itu sendiri dilakukan dengan menggunakan metode blackbox testing, yakni menguji fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat. Pengujian itu sendiri dilakukan dengan deskripsi dan skenario dari sistem yang diuji. Variabel dari pengujian sistem tersebut antara lain: a)

Deskripsi uji

:

b)

Kondisi awal

:

c)

Skenario uji

:

d)

Hasil yang : diharapkan

pada bagian ini menjelaskan bagian mana dari sistem yang akan diuji. pada bagian ini menjelaskan kondisi awal sistem sebelum diuji pada bagian ini menjelaskan tentang langkahlangkah apa saja yang dilakukan saat pengujian pada bagian ini menjelaskan output yang keluar, apakah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.

Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari input dan output. DFD juga digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem, lebih sesuai digunakan untuk memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan pemograman terstruktur (Rosa, Shalahuddin 2014). Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan data-data yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitasentitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi (Edi, Betshani 2009). Kamus Data Kamus data merupakan kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga input dan output dapat dipahami secara umum. Kamus data juga dapat menjadi parameter masukan dan keluaran dari sebuah fungsi atau prosedur (Rosa, Shalahuddin 2014). Kamus data digunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DFD.

11

3

METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan untuk divisi TSPK digambarkan sebagi berikut: Mulai

Identifikasi masalah & Perumusan masalah

Membatasi ruang lingkup penelitian

Pengumpulan data

Data yang diperoleh antara lain: 1. Laporan proyek tahun 2011-2013 2. Dokumen yang mensupport 3. Literatur tentang KMS

Pengolahan data Analisa Infrastruktur jaringan dan teknologi informasi Mengevaluasi Infrastruktur yang ada

Infrastruktur SDM

Kebutuhan Fungsional Membentuk tim manajemen pengetahuan

Menangkap Pengetahuan Menggunakan Metode KMSLC Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan

Perancangan sistem dalam bentuk blueprint dengan menggunakan pemodelan terstruktur

Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan

Implementasi Sistem

Selesai

Gambar 5 Tahapan Penelitian

Menggunakan metode blackbox testing

12

Pada penelitian ini mengadopsi konsep KMSLC milik Awad, Ghaziri (2004), namun hanya dilakukan sampai tahap implementasi sistem manajemen pengetahuan.

Gambar 6 Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian Tahapan pembuatan sistem manajemen pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo antara lain: Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia Adapun yang dievaluasi pada tahap ini adalah mengevaluasi infrastruktur jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge culture yang berjalan di PT. Jakon. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada staf IT yang menangani jaringan dan infrastruktur IT di PT. Jakon. Wawancara ini bertujuan untuk mengetahui infrastruktur jaringan komputer dan teknologi informasi yang ada dan untuk mengetahui aplikasi apa saja yang sudah berjalan pada perusahaan. Pembuatan infrastruktur SDM juga dilakukan untuk mengetahui siapa saja yang nantinya akan menggunakan sistem ini dan juga dilakukan pendataan terhadap kebutuhan fungsional dari divisi TSPK agar sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan Tahapan ini adalah membentuk tim Manajemen Pengetahuan yang akan bersamasama mengembangkan sistem manajemen pengetahuan. Dalam membentuk tim ini, melibatkan karyawan agar sistem yang akan dikembangkan bisa sesuai dengan kebutuhan karyawan.

13

Menangkap Pengetahuan Pada tahap ini yang dilakukan adalah menangkap proses transfer dan penyimpanan pengetahuan serta knowledge culture yang ada di PT. Jakon tahapan ini juga mengelompokan pengetahuan yang masih bersifat tacit yaitu pengetahuan yang masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri (pakar/tenaga ahli) serta pengetahuan yang bersifat explicit yaitu pengetahuan yang memang sudah dalam bentuk buku ataupun laporan. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada senior planner dan Project Manajer serta staf palonogi dan arsitek divisi TSPK yang akan menggunakan sistem pengetahuan ini. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi terkait pengetahuan apa saja yang ada di divisi TSPK dan mengetahui apakah sudah ada aplikasi atau sistem yang membantu mereka dalam menyimpan laporan proyek. Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan Setelah semua informasi yang diperlukan sudah didapat dan diolah maka pada tahap ini digambarkan secara rinci rancangan dari aplikasi sistem manajemen pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo. Tahap mendesain ini mengggunakan metode antara lain pembuatan Data Flow Diagram (DFD) sedangkan perancangan basis data meliputi pembuatan diagram kelas, Entity Relationship Diagram (ERD), rancangan tabel dan kamus data. Pada tahap ini juga dilakukan desain perancangan antarmuka baik untuk user maupun untuk admin. User disini adalah karyawan divisi TSPK meliputi manajer divisi TSPK, project manajer, staf planner dan staf arsitek. Sedangkan admin sistem ini adalah staf IT yang ada di divisi umum. Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Pada tahap ini yang dilakukan adalah memverifikasi apakah pengetahuan yang akan diimplementasikan dan yang terkait dengan perancangan kawasan sudah benar dengan yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan untuk mengetahui sistem tersebut valid atau tidak, maka dilakukkan uji tes terhadap fungsionalitas sistem dengan menggunakan metode blackbox testing. Dikatakan valid jika output atau fungsi yang dijalankan sudah sesuai dengan kebutuhan user. Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan Pada tahap ini dijelaskan tentang implementasi dari sistem manajemen pengetahuan yang telah dirancang ke dalam suatu framework yaitu Joomla framework dan menggunakan bahasa pemograman PHP serta My SQL sebagai basis datanya. Pada tahap ini juga memaparkan tampilan hasil dari sistem manajemen yang telah dibuat kepada user serta memberikan pelatihan penggunaan secara umum. Alat dan Bahan Data-data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain: 1. Pengetahuan yang diambil berasal dari Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK). 2. Pengetahuan berupa laporan final yang sudah selesai dalam pengerjaannya. Dalam hal ini sudah dinyatakan sebagai laporan akhir pekerjaan dan diserahkan ke pemberi pekerjaan. Lingkungan pengembangan sistem yang digunakan untuk pengerjaan penelitian ini antara lain:

14

Tabel 1 Perangkat keras yang dibutuhkan No.

Nama Perangkat Keras

1.

Laptop

2.

Scanner

3.

Printer

Fungsi Merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membantu mengolah pengetahuan, merancang sistem, dan menguji sistem. Laptop yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut: a. Processor : Intel® Core™ i5-2430M CPU @ 2.4GHz 2.40GHz b. RAM : 4.00GB c. System Type : 64-bit Operating System Merupakan perangkat keras yang membantu mengkonversi bentuk fisik ke dalam bentuk digital Merupakan perangkat keras yang digunakan untuk mencetak laporan dan desain

Sedangkan untuk perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain: Tabel 2 Perangkat lunak yang dibutuhkan No.

Nama Perangkat Lunak

1.

Xampp 1.7.7

2.

Dreamweaver

3.

Photoshop CS3

4.

Notepad++

5.

Microsoft Visio

Fungsi Merupakan aplikasi open source yang berfungsi sebagai local server dan berisi satu paket instalasi Apache, PHP dan MySQL. Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk membantu sebagai editor programing. Merupakan perangkat lunak yang membantu dalam mengedit, mengkonversi gambar. Merupakan aplikasi open source yang digunakan untuk membantu dalam penyuntingan teks dan kode dan mendukung dalam bahasa pemograman PHP. Microsoft visio merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam pembuatan desain pengembangan sistem, seperti pembuatan data flow diagram (DFD), flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD) dan desain dari aplikasi

15

No.

Nama Perangkat Lunak

6.

Microsoft Word

7.

Microsoft Excel

Fungsi Micrososft word merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini Microsoft excel merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam membuat tabel

16

4 HASIL DAN PEMBAHASAN Mengevaluasi infrastruktur yang tersedia 1. Infrastruktur jaringan dan teknologi informasi Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh staf IT di PT. Jakon, maka diperoleh infrastruktur jaringan yang berjalan saat ini seperti yang terlihat pada Gambar 7 dibawah ini:

Gambar 7 Infrastruktur Jaringan PT. Jakon Infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh PT. Jakon sebenarnya sudah bisa mendukung apabila akan diterapakan suatu aplikasi yang membantu dalam menyimpan dan mengelola pengetahuan yang dimiliki. Dalam mengakses internet, karyawan dapat menggunakan fasilitas wifi yang sudah disediakan oleh perusahaan. Masing-masing karyawan mendapatkan fasilitas yang sama setiap orangnya yaitu memiliki 1 unit personal computer (PC) yang digunakan untuk menunjang kinerjanya. Hanya saja spesifikasi dari PC tersebut yang berbeda, karena tergantung dari kegunaanya. PC karyawan yang digunakan untuk menggambar tentunya berbeda dengan karyawan yang lebih banyak bekerja dengan Microsoft office saja. Untuk membantu dalam pekerjaannya, disediakan koneksi internet selama 24 jam. Berdasarkan hasil wawancara dengan staf IT yang berwenang maka didapatkan beberapa informasi mengenai kebutuhan infrastruktur teknologi yang dibutuhkan oleh perusahaan ini, diantaranya dibutuhkan sebuah server, aplikasi dan bais data yang membantu dalam menyimpan data laporan agar terstruktur dan memudahkan dalam penggunaan kembali guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Untuk hasil wawancara lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 7.

17

2. Infrastruktur SDM Dalam menjalankan proses kerjanya, TSPK memiliki staf-staf yang kompeten dibidangnya serta memiliki tanggung jawab masing-masing. Staf-staf yang terlibat baik di divisi TSPK maupun dalam keproyekan dapat dilihat pada Gambar 8 dan untuk jelasnya mengenai nama-nama dari staf tersebut dapat dilihat pada Lampiran 11.

Gambar 8 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo 3. Kebutuhan Fungsional Hasil penelitian yang dilakukan oleh Walesa danto et al. (2010) mengatakan bahwa dengan menganalisa kebutuhan fungsional dapat diketahui aplikasi mana yang sudah baik, mana yang masih perlu dikembangkan ataupun belum diimplementasikan dengan menggunakan 4 kriteria, antara lain startegic area, nilai diharapkan, fungsionalitas dan analisa di tempat penelitian. Atas dasar tersebut, peneliti menggunakan 3 dari 4 kriteria yang digunakan. Hal ini dikarena dari hasil wawancara yang dilakukan diketahui belum adanya aplikasi atau sistem yang berjalan di divisi TSPK. Tabel 3 Kebutuhan Fungsional Strategi Area Pengontrolan dan pengolahan lembar kerja karyawan User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Efisiensi pengelolaan data karyawan

Nilai Diharapkan Kemudahan merekam kegiatan karyawan Tersedianya fasilitas monitoring Data karyawan terkelola dengan baik

Fungsionalitas Pencatatan kinerja karyawan selama 1 bulan Absensi karyawan Database karyawan

18

Strategi Area User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Efisiensi pengelolaan data perancangan kawasan User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS

Nilai Diharapkan

Fungsionalitas

Meminimalkan data yang hilang Mengurangi penyimpanan secara hardfile Mempercepat proses pencarian data perancangan kawasan

Database perancangan kawasan Download data perancangan kawasan Self Learning Laporan berbentuk digital Upload laporan proyek perancangan kawasan

Efisiensi pengelolaan data pakar User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS Efisiensi pengelolaan dokumen penunjang laporan proyek User : Urban Design/Urban Planning, Arsitektur, GIS

Forum komunikasi antar karyawan dan pakar

Data pakar terkelola dengan baik

Database pakar Review data pakar

Meminimalkan data yang hilang

Database dokumen lainnya

Mengurangi penyimpanan secara hardfile

Download data penunjang lainnya

Tersedianya fasilitas sharing pengetahuan Kemudahan dalam sharing pengetahuan

Self Learning Laporan berbentuk digital Upload dokumen penunjang lainnya Forum bertanya kepada pakar Self Learning

19

Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan Dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan di divisi TSPK, dibentuk struktur organisasi baru. Tim tersebut digambarkan pada Gambar 8 dibawah ini.

Gambar 9 Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK Tim manajemen pengetahuan ini terdiri dari: 1. Project manager yang bertanggung jawab atas pembuatan sistem ini serta menjadi koordinator antara sesama tim divisi; 2. Analyst dan Designer yaitu mereka yang bertanggung jawab atas isi atau content yang akan dimasukkan dalam sistem serta mendesain tampilan yang sesuai dengan kebutuhan sistem ini, 3. Knowledge Engineer yaitu mereka yang membantu dalam memberikan masukan dan saran dalam mencari pengetahuan dan dalam pembuatan sistem. 4. Knowledge Sources yaitu mereka yang menjadi user atau sumber dari pengetahuan mereka terdiri dari manajer, manajer proyek (PM), para staf planner dan arsitek. 5. Programmer yang membantu dalam pembuatan program, database administrator yaitu mereka yang membantu dalam pembutan basis data dari pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari knowledge sources. 6. Software tester, yaitu mereka yang akan melakukan ujicoba terhadap sistem apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak, para tester ini sendiri berasal dari staf TSPK.

20

Menangkap Pengetahuan Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa saat ini PT. Jakarta Konsultindo belum memiliki sistem atau aplikasi yang membantu dalam menangkap pengetahuan yang berjalan. Proses yang ada saat ini masih secara manual dilakukan dan belum terstruktur. Pengetahuan yang ada juga menyebar di masing-masing karyawan. Proses manual tersebut antara lain proses identifikasi pengetahuan yaitu dimana laporan-laporan proyek yang terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Laporan Pendahuluan Laporan Antara Laporan Draft Akhir Laporan Akhir Eksekutif Summary Dokumen lainnya (sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja Proyek)

Setiap awal tahun dilakukan pengelompokkan, pencatatan dan penyimpanan terhadap laporan pekerjaan. Laporan dan dokumen tersebut kemudian dimasukkan ke dalam box-box container yang setiap tahunnya memerlukan box-box baru baik untuk mengelompokkan jenis laporan tersebut maupun ruangan khusus untuk menyimpan box-box tersebut. Setiap tahunnya memerlukan kurang lebih 15-20 box berukuran 95 dan 150 liter. Saat ini sudah ada 2 ruangan berukuran 4,6 x 3,2 m² untuk menyimpan box-box tersebut. Dalam 1 box berisikan 1-2 laporan proyek yang rata-rata terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1-2 paket buku laporan pendahuluan print warna dan foto copy 1-2 paket buku laporan antara print warna dan foto copy 1-2 paket buku laporan draft final print warna dan foto copy 1-2 paket buku laporan final print warna dan foto copy Buku atau data survei dan foto copy 1-2 buku Excecutive summary print warna dan foto copy Data lain pendukung proyek tersebut

Setiap laporan proyek tersebut jumlahnya berbeda-beda tergantung kesepakatan antara pemberi pekerja dan konsultan yang tertera dalam KAK proyek. Pada Lampiran 10 dan dapat dilihat contoh laporan proyek yang dikerjakan dan daftar isi dari laporan tersebut. Gambar 10 merupakan tampilan kegiatan pencatatan dan identifikasi pengetahuan yang berjalan saat ini, sedangkan alur proses pembuatan laporan pekerjaan saat ini dapat dilihat pada Lampiran 1.

21

Gambar 10 Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan Dari Identifikasi pengetahuan diatas maka diperoleh pengetahuan yang ada di divisi TSPK ini dibagi kedalam 2 bentuk, yaitu: 1. Pengetahuan yang bersifat eksplisit antara lain: A. Laporan perancangan kawasan dari tahun 2011 – 2013 yang terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir, laporan akhir dan eksekutif summary. Pada dasarnya perancangan kawasan (kota) memiliki pengertian suatu kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya dapat berkembang secara harmonis. Dalam membuat laporan penataan ruang atau kawasan, terdapat beberapa dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus pengendali penataan ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga tingkat kawasan yang lebih kecil. Keterkaitan antar dokumen tersebut dapat dilihat pada diagram berikut:

22

Kedudukan Dokumen Rencana Tata Ruang Rencana Umum

Rencana Khusus

RTRW Nasional Skala 1:1.000.000 PP No. 26/2008

RTRW Pulau/Kepulauan Skala 1:500.000 RTR Kaw.Strategis Nasional Skala 1:50.000-100.000

RTRW Provinsi Skala 1:50.000-250.000

RTR Kaw. Strategis Provinsi Skala 1:50.000

RTRW Kabupaten / Kota Skala 1:25.000-100.000

RDTR Kabupaten / Kota Skala 1:5.000 RTR Kawasan Strategis Kabupaten / Kota Skala 1:5.000

RENCANA INDUK P3KP Skala 1:5.000 RTBL KAWASAN Skala 1:1.000 DESAIN KAWASAN Skala 1:500

Sumber:  Jenis RTR berdasarkan UU No. 26/2007  Skala Rencana Umum berdasarkan PP No. 10/2000  Ketentuan tentang RTBL berdasarkan PermenPU No. 06/M/PRT/2007

DETAIL ENGINEERING DESIGN (DED) Skala 1:100

STIMULAN /PEMBANGUNAN FISIK PSD

Gambar 11 Kedudukan dokumen rencana tata ruang Perancangan kawasan yang menjadi sumber pengetahuan yang dimiliki oleh Divisi TSPK ini adalah: 1. Rencana umum a) RTRW Nasional Menurut PP No. 26 Tahun 2008 RTRW Nasional adalah arah kebijakan dan strategi pemanfaatan ruang wilayah Negara dan dijadikan acuan untuk perencanaan jangka panjang dengan skala pengerjaan 1:1.000.000. b) RTRW Provinsi Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 15/PRT/M/2009 RTRW Provinsi adalah rencana tata ruang yang bersifat umum dari wilayah provinsi yang merupakan penjabaran dari RTRWN dan yang berisi tujuan, kebijakan, strategi penataan ruang wilayah provinsi, rencana struktur ruang wilayah provinsi, rencana pola ruang wilayah provinsi, penetapan kawasan strategis provinsi, arahan penataan ruang wilayah provinsi, dan arahan pengendalian pemanfaatan ruang wilayah provinsi. Skala pengerjaan untuk RTRW Provinsi sendiri adalah 1:50.000 – 250.0000.

23

c) RTRW Kabupaten/Kota Menurut Peraturan Menteri PU No.16/PRT/M/2009, RTRW Kabupaten adalah rencana tata ruang yang bersifat umum dari wilayah kabupaten. Peraturan tersebut memuat antara lain tujuan, kebijakan strategi, penataan ruang wilayah kabupaten, rencana struktur ruang wilayah kabupaten, rencana pola ruang wilayah kabupaten, penataan kawasan strategis kabupaten, arahan pemanfaatan ruang wilayah kabupaten, dan ketentuan pengendalian pemanfaatan ruang wilayah kabupaten. Skala pengerjaan untuk RTRW Kabupaten/Kota ini adalah 1:25.000 – 100.000. 2. Rencana Khusus a) RTRW Pulau/Kepulauan Merupakan rencana rinci yang disusun sebagai penjabaran dan perangkat operasional RTRWN untuk mewujudkan struktur ruang dan pola ruang wilayah nasional (UUPR Pasal 14 ayat 4). b) RTRW Kawasan Strategis Provinsi (KSP) Merupakan penjabaran dari RTRW Provinsi yang disusun sesuai dengan tujuan penetepan masing-masing KSP. c) RDTR Kawasan Kabupaten/Kota Adapun yang termasuk kategori ini adalah Rencana Detail Tata Ruang dengan tingkat wilayah perencanaanya Kecamatan dengan skala perencanaan 1:5000. d) RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota Kategori RTR ini adalah Rencana Tata Ruang Strategis yang merupakan turunan dari RTRW Kota/ Kabupaten sebelumnya dengan skala pengerjaan 1:5000. e) RTBL Kawasan RTBL Kawasan yang masuk dalam kategori ini adalah Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan dengan kawasan sebagai wilayah perencanaannya dengan skala pengerjaan 1:5000. B. Data Karyawan C. Data Proyek 2. Pengetahuan yang bersifat tacit, antara lain berupa hasil kegiatan rapat atau koordinasi dengan pakar/narasumber, kegiatan seminar atau pelatihan, artikel yang ditulis karyawan, kegiatan FGD yang diikuti oleh karyawan, metode dan hasil survei lapangan yang bisa menjadi acuan karyawan lain yang ingin melakukan kegiatan survei sejenis, hasil kegiatan rapat atau diskusi yang berguna bagi penyusunan laporan pekerjaan, hasil kegiatan coffee morning yang dilakukan setiap sebulan sekali serta kegiatan lain yang masih tersimpan dimasing-masing personal karyawan. . 3. Kegiatan lain yang menjadi sumber pengetahuan di Divisi TSPK namun belum memiliki tempat penyimpanan terpusat, antara lain: a. Kegiatan Koordinasi b. Rapat Pakar

24

c. d. e. f. g. h.

Workshop/Seminar Coffee Morning Paparan Hasil FGD Artikel Survei Lapangan

Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan Rancangan sistem ini menggunakan pemodelan berorientasi objek. Adapun yang akan dilakukan pada tahap ini antara lain: 1. Pembuatan Diagram Konteks Diagram konteks merupakan diagram tertinggi dalam diagram aliran data yang bersifat sederhanya karena hanya memuat satu proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan dan menunjukkan hubungan antara entity luar, masukan serta keluaran dari sistem yang akan dibuat. Untuk lebih jelasnya diagram konteks SMPJK digambarkan seperti Gambar 12 dibawah ini: Admin

data_personal timesheet_karyawan laporan_perencanaan_kaw dokumen_lainnya daftar_pertanyaan tema hak_akses_user_admin daftar_pertanyaan User (PM, Staf)

data_karyawan timesheet_karyawan data_proyek daftar_pertanyaan tema daftar_user_admin username,password hak_akses_user_admin daftar_jawaban laporan_perencanaan_kaw dokumen_lainnya informasi_perencanaan_kaw wilayah_perka

data_personal timesheet_karyawan data_proyek daftar_pertanyaan tema username,password wilayah_perka

Sistem Manajemen Pengetahuan Jakarta Konsultindo (SMPJK)

laporan_perencanaan_kaw dokumen_lainnya informasi_perencanaan_kaw daftar_pertanyaan tema hak_akses_user_admin

Pakar

1.0 data_personal timesheet_karyawan laporan_perencanaan_kaw dokumen daftar_pertanyaan tema hak_akses_user_admin daftar_pertanyaan daftar_jawaban proyek buku informasi_perencanaan_kaw

daftar_jawaban

Gambar 12 Diagram konteks SMPJK Penjelasan diagram konteks SMPJK dapat dilihat pada Tabel 4 Tabel 4 Penjelasan entity Entity

Deskripsi

Admin

Admin dapat melakukan edit, tambah, hapus informasi yang ada di web. Admin terdiri dari manager dan staf IT yang berwenang mengelola sistem ini.

25

Entity

Deskripsi

User

User disini terdiri dari karyawan yang dan Project Manager, user dapat melakukan pencarian informasi mengenai perancangan kawasan, mencari dokumen, dan dapat melakukan penambahan timesheet. Pakar dapat memberikan jawaban dari pertanyaan yang diajukan oleh user di dalam fungsi forum tanya jawab. Pakar disini selain tenaga ahli dari luar juga ada beberapa staf senior yang berasal dari internal perusahaan sendiri.

Pakar

2. Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) Penggambaran DFD dari sistem manajemen pengetahuan ini digambarkan sebagai berikut:

26

Gambar 13 DFD Level satu

27

Penjelasan proses-proses Gambar 13 dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 5 Penjelasan proses DFD level 1 Nama Proses

Input

Output

login

Username, password

Pesan login/logout

olah wilayah

wilayah_perka

wilayah_perancangan kawasan (perka)

olah data Karyawan

data karyawan

data karyawan

olah timesheet

timesheet

timesheet

olah data proyek

data proyek

data proyek

olah laporan

laporan perancangan kawasan

laporan perancangan kawasan

olah dokumen

dokumen lainnya

dokumen lainnya

Keterangan user dan pakar melakukan validasi untuk mengakses menu yang ada di sistem admin dapat melakukan memasukkan data wilayah perancangan kawasan, menghapus data wilayah perancangan kawasan, mengubah data wilayah perancangan kawasan, mencari wilayah perancangan kawasan, atau melihat wilayah perancangan kawasan jika telah melakukan login. admin dan user dapat melakukan memasukkan data karyawan, menghapus data karyawan, mengubah data karyawan, mencari data karyawan, atau melihat data karyawan jika telah melakukan login. User hanya dapat melihat data pribadinya saja. admin dan user dapat melakukan memasukkan data timesheet, mengahapus data timesheet, mengubah data timesheet, mencari data timesheet, atau melihat data timesheet jika telah melakukan login admin dapat melakukan memasukkan data proyek, menghapus data data proyek, mengubah data proyek, mencari data proyek, atau melihat data proyek jika telah melakukan login. admin dan user dapat melakukan memasukkan laporan perancangan kawasan, menghapus data laporan perancangan kawasan, mengubah laporan perancangan kawasan, mencari laporan perancangan kawasan, atau melihat laporan perancangan kawasan jika telah melakukan login. admin dan user dapat melakukan memasukkan dokumen lainnya, menghapus dokumen lainnya, mengubah dokumen lainnya, mencari dokumen lainnya, atau melihat dokumen lainnya jika telah

28

Nama Proses

Input

Output

Keterangan

olah forum

tanya jawab thread

 daftar pertanyaan  daftar jawaban  tema

olah data PM

data PM

data PM

olah pencarian data

pencarian perancangan kawasan, dokumen

 perancangan kawasan  dokumen

data user_admin

data user_admin

olah user_admin

melakukan login. admin, user dan pakar melakukan tanya jawab melalui forum dengan mengirimkan tema dan daftar pertanyaannya admin dapat melakukan memasukkan data PM, menghapus data PM, mengubah data PM, mencari data PM, atau melihat data PM jika telah melakukan login admin dan user dapat melakukan pencarian data dengan memasukkan kata kunci dan menghasilkan data perancangan kawasan hasil pencarian user dan admin melakukan pengolahan data user

Penjelasan tempat penyimpanan (storage) Gambar 13 dapat dilihat pada tabel dibawah ini Tabel 6 Penjelasan Data Storage DFD level satu Nama Penyimpanan User_admin Pakar PM Karyawan Perancangan_kawasan Dokumen Tanya_Jawab Thread Proyek Timesheet Wilayah

Keterangan Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data user Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data pakar Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data PM Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data karyawan Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data laporan Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data dokumen Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data forum Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan tema Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data proyek Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data timesheet Sebuah tabel dalam basis data untuk menyimpan data wilayah perancangan kawasan

3. Pembuatan DFD level 2 Pada Gambar 14 DFD level 2 yang merupakan hasil dari dekomposisi proses mengelola perancangan kawasan pada DFD level 1.

29

Gambar 14 DFD level 1 proses 6.0 No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 6.1 : Tambah laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat melakukan penambahan atau memasukkan laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 6.2 : Ubah laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat mengubah laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 6.3 : Hapus laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat menghapus laporan perencanaan kawasan ke dalam sistem

4. Pembuatan Kamus Data Kamus data sendiri berfungsi sebagai parameter masukan atau keluaran dari sebuah fungsi atau prosedur dalam suatu sistem. Detail dari pembuatan kamus data SMPK dapat dilihat pada Tabel 7 dibawah ini:

30

Tabel 7 Kamus data SMPJK 1.

Nama Digunakan di Deskripsi

: : :

2.

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

Nama Digunakan di

: :

3.

4.

5.

login proses login (masukan (input)) login = id + password id = *string* password = *string* olah wilayah proses input wilayah perancangan kawasan (masukan (input)/keluaran (output)) wilayah = id + jenis + wilayah + tahun + file id = *string* jenis = *string* wilayah = *string* tahun = *4 dijit integer* file = *string* olah data karyawan proses input data karyawan (masukan (input)/keluaran (output)) karyawan = id + nip + nama + username + password + tempat_lahir + tgl_lahir + telp + email + alamat + jabatan + photo id = *string* nip = *string* nama = *string* username = *string* password = *string* tempat_lahir = *string* tgl_lahir = *date* telp = *string* email = *string* alamat = *string* jabatan = *string* photo = *string* olah timesheet proses input timesheet (masukan (input)/keluaran (output)) timesheet = id + kegiatan + proyek + jenis + tanggal + jam id = *string* kegiatan = *string* proyek = *string* id = *jenis* tanggal= *date* jam= *time* olah data proyek proses input data proyek (masukan (input) / keluaran (output))

31

Deskripsi

:

proyek = kode_proyek + nama_proyek + instansi + tahun + pm + nilai + gambar kode_proyek = *string* nama_proyek = *string* instansi = *string* tahun = *4 digit integer* pm = *string* nilai = *15 digit integer* gambar = *string*

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

Nama Digunakan di

: :

Deskripsi

:

9.

Nama Digunakan di Deskripsi

: : :

10.

Nama Digunakan di Deskripsi

: : :

11.

Nama Digunakan di

: :

olah laporan proses laporan perancangan kawasan (masukan (input) / keluaran (output)) laporan = id + jenis + wilayah + tahun + file id = *string* jenis = *string* wilayah = *string* tahun = *4 dijit integer* file = *string* olah dokumen proses input dokumen lainnya (masukan (input) / keluaran (output)) dokumen = id + kode_proyek + jenis + tanggal + keterangan + file id = *string* kode_proyek = *string* jenis = *string* tanggal = *date* keterangan = *string* file = *string* olah forum proses tanya jawab thread (masukan (input) / keluaran (output)) thread = id + topik + user + pertanyaan + jawaban + tanggal id = *string* topik = *string* user = *string* pertanyaan = *string* jawaban = *string* tanggal = *datetime* olah data PM proses input data PM (masukan (input)) PM = id + nip id = *string* nip = *string* pencarian data proses mengelola dokumen (masukan (input)) pencarian = kata kunci kata kunci = *string* olah user_admin proses input data admin (masukan (input) / keluaran (output))

6.

7.

8.

32

Deskripsi

:

admin = id + kode _karyawan + username + password + level + gambar id = *string* kode_karyawan = *string* username = *string* password = *string* level = *string* gambar = *string*

5. Pembuatan ERD Berikut ini merupakan gambar diagram ERuntuk sistem manajeman pengetahuan PT. Jakon.

33

Id_proyek*

Proyek

Id_thread*

1 1 Id_PM*

PM

1

Thread

Memiliki Pakar

Id_user_admin*

1

Id_Karyawan*

M

Karyawan

1

Akses

1

User_Admin

1

M 1

Id_perka*

Id_Timesheet*

Perancangan Kawasan

M

1

Mengunggah

Timesheet

1 Id_wilayah* Id_Dokumen*

M

Wilayah

1

Memiliki

Id_Tanya_jawab*

Id_pakar*

Dokumen

M

Laporan

Id_laporan*

Gambar 15 ERD SMPJK

M

Mengisi

M

Memiliki

M

Tanya Jawab

34

Perancangan ERD ini berfungsi untuk membantu pengguna dalam merancang basis data. Pada Gambar 12 setiap entitas pada sistem SMPJK memiliki relasi dengan yang lainnya. Setiap relasi antar entitas satu dengan lainnya berbeda-beda tergantung fungsi dari entitas itu sendiri dan setiap entitas memiliki atribut yang dapat dilihat pada Lampiran 5. Entitas yang dimiliki oleh sistem ini ada 12 antara lain laporan, wilayah, karyawan, pm, pakar, proyek, dokumen, perancangan_kawasan, user_admin, timesheet, thread dan tanya_jawab. 6. Pembuatan rancangan tabel 1. Rancangan tabel_user_admin Berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap pengguna sistem SMPJK. Tabel 8 Rancangan tabel_user_admin Nama Kolom

Tipe Data

Keterangan

Id_user_admin Jenis_user

int(10) Varchar (50)

PK 1. Admin 2. User 3. Pakar

Password Email

Varchar (15) Varchar (50)

2. Rancangan tabel_laporan Berfungsi untuk melakukan pencatatan data perancangan kawasan. Tabel 9 Rancangan tabel_ laporan Nama Kolom

Tipe Data

Keterangan

Id_Perka Jenis_Perka

int(10) Varchar (50)

Jenis_Rencana

Varchar (50)

PK 1. RTRW Nasional 2. RTRW Propinsi 3. RTRW Kabupaten/Kota 4. RTRW Pulau/Keplauan 5. RTRW Strategis/Propinsi 6. RDTR Kabupaten/Kota 7. RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota 8. RTBL Kawasan 9. Masterplan 10.Perancangan Kawasan Lainnya 1, Rencana Umum 2. Rencana Khusus 3. Rencana Lainnya

35

Id_Laporan Id_Wilayah Id_Karyawan Tahun Keterangan Nama_File

int(10) int(10) int(10) Int(4) Varchar (50) Varchar (50)

FK FK FK

3. Rancangan tabel _Timesheet Berfungsi untuk melakukan pencatatan data timesheet Tabel 10 Rancangan tabel_timesheet Nama Kolom Id_Timesheet Id_Proyek Id_PM Id_Karyawan Tgl_mulai Jam_mulai Tgl_selesai Jam_selesai Kegiatan Jenis

Tipe Data int(10) int(10) int(10) int(10) Datetime Datetime Datetime Datetime varchar(10)

Keterangan Primary Key FK FK dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy

1. Jam Kerja 2. Lembur

Untuk rancangan tabel lebih lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 6. 7. Pembuatan rancangan antar muka Tahapan ini merupakan tahap merancang desain antarmuka dari SMPJK. Berikut adalah desain dari sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun di divisi TSPK.

Gambar 16 Rancangan Antaramuka halaman login

36

Gambar 16 merupakan desain tampilan antamuka halaman login. Halaman login ini merupakan halaman pertama sebelum user dapat mengakses atau menggunakan sistem manajemen pengetahuan. User memasukkan username dan password yang telah diberikan oleh admin. Jika username dan password yang dimasukkan benar maka user dapat mengkases sistem ini, namun jika gagal maka user tidak dapat mengakses sistem ini.

Gambar 17 Rancangan Antarmuka halaman Home Gambar 17 merupakan desain dari antarmuka halaman home atau halaman utama dari sistem manajemen pengetahuan ini. Sistem ini memiliki menu utama antara lain home, karyawan, PM, pakar, proyek, agenda, forum, timesheet dan dan hubungi kami. Halaman proyek memiliki sub menu agenda proyek, perancangan kawasan dan dokumen

Gambar 18 Rancangan Antarmuka halaman input Timesheet

37

Gambar 18 merupakan desain tampilan antarmuka halaman input timesheet. Halaman ini user mengisi kegiatan yang dilakukan sehari-hari.

Gambar 19 Rancangan Antarmuka halaman input perancangan kawasan Gambar 19 merupakan desain antarmuka halaman input perancangan kawasan. Halaman ini user mengisi form perancangan kawasan sesuai dengan katogeri yang sudah disediakan, antara lain Jenis_Perka, Laporan, Wilayah, Tahun dan Keterangan. Kemudian user memasukkan file tersebut lalu pilih submit file. Tampilan antamuka lainnya dapat dilihat pada Lampiran 7.

38

Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan Tahap verifikasi pengetahuan dilakukan oleh admin dan user dengan cara testing pada fungsi-fungsi sistem yang telah dibuat. Hasil pengujian yang dilakukan dengan metode blackbox testing yaitu dengan menemukan kesalahan terhadap fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan terhadap nilai input dan validitas fungsional. Cara dan hasil pengujian dari sistem tersebut dapat dilihat pada tabel yang ada di Lampiran 7. 1. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan berdasarkan jenis-jenis laporan. Pada halaman input perancangan kawasan terdapat fungsi jenis-jenis laporan yang memudahkan user dalam meng-input laporan perancangan kawasan. User dapat memilih jenis laporan antara lain terdiri dari laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir dan laporan akhir. Hasil verifikasi yang didapat dari jenis-jenis laporan adalah benar dan sesuai. 2. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap wilayah perancangan kawasan. User dapat memilih wilayah yang sesuai dengan file yang akan dimasukkan ke dalam sistem. Sistem akan menampilkan propinsi yang menjadi wilayah perancangan. Hasil verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap wilayah perancangan kawasan adalah benar dan sesuai. 3. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap jenis perancangan kawasan. Pada halaman input perancangan kawasan terdapat jenis - jenis perancangan kawasan yang sesuai dengan UU No. 26 Tahun 2007, antara lain RTRW Nasional, RTRW Propinsi, dan RTRW Kabupaten/Kota, RTRW Pulau/Kepulauan, RTRW Strategi Propinsi, RDTR Kabupaten/Kota, RTR Kawasan Strategis Kabupaten/Kota dan RTBL Kawasan. Hasil verifikasi pengetahuan perancangan kawasan terhadap jenis perancangan kawasan adalah benar dan sesuai. 4. Verifikasi pengetahuan perancangan kawasan dengan cari (search) laporan perancangan kawasan. User dapat memasukkan kata kunci pada sistem dan sistem akan menampilkan file yang berhubungan dengan kata tersebut. Hasil verifikasi pengetahuan perancangan kawasan cari dokumen perancangan kawasan adalah benar dan sesuai.

39

Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan Implementasi sistem ini dilakukan pada jaringan localhost dengan menggunakan bantuan program xampp sebagai triggernya, sistem ini diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL. Sistem ini memiliki 3 level user yang masing-masing memiliki hak akses yang berbeda, antara lain:  Level admin adalah yang memiliki hak akses secara keseluruhan dan bertugas mengelola informasi dan sistem. Level admin terdiri dari manajer dan staf IT.  Level User adalah karyawan PT. Jakarta Konsultindo yang memiliki hak akses untuk mengisi dan mencari informasi perancangan kawasan, mengupdate data pribadi, mengisi timesheet dan mengakses menu forum.  Level Pakar adalah pakar yang bergerak dalam bidang ilmu perancangan kawasan Berikut merupakan tampilan dari sistem yang telah dibuat. dan Lampiran 8 untuk tampilan halaman sistem lebih lengkapnya.

Gambar 20 Tampilan halaman login

Gambar 21 Tampilan halaman home

40

Gambar 22 Tampilan halaman form timesheet

Gambar 23 Tampilan halaman form perancangan kawasan

41

5

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan

Sistem manajemen pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo merupakan sarana yang mengintegrasikan antara teknologi dengan penyusunan atau mekanisme karyawan dalam membuat laporan perancangan kawasan, transfer pengetahuan serta menyimpan pengetahuan dibidang perancangan kawasan. Sistem ini telah berhasil dirancang dengan metode terstruktur yaitu antara lain membuat DFD, diagram kelas, ERD, rancangan tabel dan kamus data. Sistem ini memiliki feature-feature yang dibutuhkan oleh divisi TSPK. Antara lain olah data karyawan, olah data PM, olah data pakar, olah data proyek yaitu terdiri dari feature perancangan kawasan dan dokumen, Timesheet dan forum. Sistem ini juga sudah diimplementasikan di Divisi TSPK dengan menggunakan jaringan localhost, serta menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL. Sistem ini juga telah diuji fungsi-fungsinya dengan menggunakan metode blackbox testing dan hasil dari pengujian tersebut menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem valid serta sesuai dengan kebutuhan user. Sistem manajemen pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo memerlukan dukungan dari pihak manajemen untuk merealisasikan serta berkontribusi aktif dalam mengelola dan merealisasikan sistem ini. Saran Saran bagi yang ingin mengembangkan sistem manajemen pengetahuan pengetahuan tentang perancangan kawasan ini antara lain: 1. Sistem ini hanya mengelola pengetahuan yang berada di divisi TSPK, maka perlu adanya pengembangan lebih lanjut pada divisi lain yang dimiliki oleh PT. Jakarta Konsultindo yaitu bisa dengan menambahkan fitur bidang perancangan bangunan yang merupakan spesialisasi di divisi TPB, sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dapat disimpan semua ke dalam satu sistem yang terintegrasi. 2. Aplikasi selanjutnya harus dapat menggunakan jaringan internet. 3. Sistem ini diharapkan dapat dikembangkan untuk diterapkan pada media mobile, sehingga dapat dengan mudah diakses oleh karyawan yang sedang tugas di luar kota. 4. Teknik pencarian berikutnya dapat menggunakan metode Case Based Reasoning (CBR) agar bisa benar-benar mencarikan proyek yang serupa.

42

DAFTAR PUSTAKA Arisandi, Dedy. 2012. Unified Modeling Language (UML). Medan. Awad EM, Ghaziri HM. 2004. Knowledge Management. Pearson Education Inc. Prentice Hall. Danto W, Pertiwi AP, Kusuma AL. 2010. Analisa Kebutuhan Fungsionalitas Sistem Informasi IT Telkom Menggunakan Balanced Scorecard. Edi D, Betshani S. 2009. Analisis Data dengan Menggunakan ERD dan Model Konseptual Data Warehouse. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha. Bandung. Gema, Liawan C, Polla G. 2010. Perancangan Prototype Aplikasi Knowledge Management Pada Divisi Management Automation Information Untuk Mendukung Oracle Financial Pada Orang Tua Group. Fakultas Sains dan Teknologi. Bina Nusantara University. Ghozali, Khakim dan Feby AM. Pembuatan Portfolio Aplikasi Mendatang Pada Perusahaan Jasa Konstruksi. Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Surabaya. Ho LB, Wuryaningtyas B, Ronald. 2008. Penerapan Knowledge Management System Pada Perusahaan Bisnis Konsultasi PT. Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid). Universitas Bina Nusantara. http://dedyarisandi.trigunadharma.ac.id/wp-content/uploads/2012/06/MODUL-8.pdf tentang pengertian UML. Diunduh tanggal 23 Maret 2015. Indah SD, Kusuma WA. 2008. Penerapan Object Relationship Mapping Pada Enterprise Resource Planning. Institut Pertanian Bogor (IPB). Bogor. Kamilah N. 2012. Sistem Manajemen Pengetahuan dalam Pemilihan Benih dan Varietas Unggul Padi. Tesis. Bogor: Sekolah Pascasarjana IPB. Karma A, Sembiring J. 2012. Knowledge management system berbasis model seci studi kasus: puslitbang sumber daya air. Institut Teknologi Bandung. Nawawi I. 2012. Manajemen Pengetahuan Teori dan Aplikasi Dalam Mewujudkan Daya Saing Organisasi Bisnis dan Publik. Jakarta. Nonaka IT, Takeuchi. 1995. The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. Pengertian tentang penataan ruang atau kawasan [internet]. [diacu 2014 sept 8] Tersedia dari [http://www.penataanruang.com/istilah-dan-definisi.html]. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 15/PRT/M/2009 tentang RTRW Propinsi Peraturan Menteri PU No. 16/PRT/M/2009 tentang RTRW Kabupaten PP No. 26 Tahun 2008 tentang RTRW Nasional PT.Jakarta Konsultindo. 2006. Manual Mutu PT. Jakarta Konsultindo. Perkantoran Pulomas 1 Gedung 2, Lantai 3 Jl. Jenderal Achmad Yani No.2. Rosa, Shalahuddin M. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung(ID): Informatika. Sagala L. 2010. Analisis dan Pembuatan Knowledge Management System pada Divisi Sales dan Marketing PT. iForte Solusi Infotek. Universitas Mercu Buana. Jakarta. Seminar KB, Yulia, Yuyu, Mustafa B. The Development of IPB Knowledge Management System (IPB-KMS) [internet]. Institut Pertanian Bogor. [diacu 2013 oktober 21]. Tersedia dari [http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789/14/ browse?order=ASC&rpp=20&sort_by=1&etal=-1&offset=4645&type=title]

43

Suroso AI. Knowledge Management pada Organisasi Perpustakaan. 2011. [diacu 2014 Agustus 30]. Tersedia dari [http://abdul46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/ 10/03/knowledge-management-pada-organisasi-perpustakaan/]. Tobing PL. 2007 Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Graha Ilmu. Jakarta. Tohari H. 2014. Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML. Jakarta. UUPR Pasal 14 ayat 4 tentang RTRW Pulau/Kepulaun Yuliazmi. 2005. Penerapan Knowledge Management Pada Perusahaan Reasuransi : Studi Kasus PT. Reasuransi Nasional Indonesia. Fakultas Pasca Sarjana. Universitas Budi Luhur. Jakarta.

44

LAMPIRAN

45

Lampiran 1 Alur proses pembuatan laporan pekerjaan (saat ini) Proses Pembuatan Laporan Pekerjaan Drafter (Arsitek, GIS) START

Planner

Pembuatan Rencana Kawasan

Project Manager (PM)

Pemberi Pekerjaan

Manager Divisi Umum

Laporan Pekerjaan (.doc)

File presentasi hasil pekerjaan (.ppt)

Laporan fix (buku)

Laporan Pekerjaan (.doc) Penggambaran Design Bangunan / Kawasan

Design Bangunan / Kaw (.jpg)

Design Bangunan / Kaw

Pengecekan kesesuaian design

Pengecekan dan Penyempurnaan Laporan Pekerjaan

Apakah laporan sudah sesuai kebutuhan?

Pengum pulan laporan

Apakah laporan sudah sesuai dengan KAK?

Tidak

Tidak

ya

ya Apakah design dan rencana sesuai?

Pembuatan Presentasi Laporan Pekerjaan

Tidak ya

Laporan Pekerjaan (.doc)

File presentasi hasil pekerjaan (.ppt)

Laporan fix (buku)

Perbanyak laporan sesuai KAK

Laporan fix (buku)

46

Lampiran 2 Workflow sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan

47

Lampiran 3 Proses-proses DFD Level 2 PM, Staf (User)

username,password hak_akses_user

username,password

Admin

Input username, password

username,password

Pakar

1.1*

Pengecekan kesesuain data hak_akses_user

Klasifikasi user 1.3*

Data sesuai

Verifikasi username, password 1.2*

user

pakar

admin hak_akses_user

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 1.1 : Input username, password : username, password : Pengecekan kesesuain data : Admin, User dan Pakar dapat menginput username, password yang mereka miliki ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 1.2 : Verifikasi username, password : username, password : kesesuaian username, password : Setelah Admin, User dan Pakar memasukkan username dan password mereka maka sistem akan memverifikasi kesesuaian data yang dimasukkan

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 1.3 : Klasifkasi user : kesesuaian username, password : hak_akses_user : Jika data username dan password yang dimasukkan benar, maka Admin, User dan Pakar

48

mendapatkan hak akses sistem sesuai dengan klasifikasinya. 

DFD level 2 proses 2.0

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 2.1 : Tambah wilayah : wilayah_perka : wilayah_perka : Admin dapat melakukan penambahan data wilayah_perka ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Output Keterangan

: 2.2 : Ubah wilayah Input : wilayah_perka : wilayah_perka : Admin dapat mengubah data wilayah_perka ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 2.3 : Hapus wilayah : wilayah_perka : wilayah_perka : Admin dan dapat menghapus data wilayah_perka ke dalam sistem

49





DFD level 2 proses 3.0

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 3.1 : Ubah data personal : data_personal : data_personal : Admin dapat mengubah data personal dari karyawan PT. Jakarta Konsultindo di dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 3.2 : Hapus data personal : data_personal : data_personal : Admin dapat menghapus data personal dari karyawan PT. Jakarta Konsultindo di dalam sistem

DFD level 2 proses 4.0

No. Proses Nama Proses

: 4.1 : Tambah timesheet

50



Input Output Keterangan

: timesheet : timesheet : Admin dan User dapat melakukan penambahan timesheet ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 4.2 : Ubah timesheet : timesheet : timesheet : Admin dan User (PM dan Staf) dapat mengubah timesheet ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Output Keterangan

: 4.3 : Hapus timesheet : timesheet : timesheet : Admin dan User dapat menghapus timesheet ke dalam system

DFD level 2 proses 5.0

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 5.1 : Tambah proyek : proyek : proyek : Admin dapat melakukan penambahan data proyek yang sedang dijalani oleh PT. Jakarta Konsultindo ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses

: 5.2 : Ubah proyek

51



Input Ouput Keterangan

: proyek : proyek : Admin dapat mengubah data proyek yang dimiliki oleh PT. Jakarta Konsultindo ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 5.3 : Hapus proyek : proyek : proyek : Admin dapat menghapus data proyek yang ada dalam sistem

DFD level 2 proses 6.0

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 6.1 : Tambah laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat melakukan penambahan atau memasukkan laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 6.2 : Ubah laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat mengubah laporan perencanaan kawasan yang sudah selesai pengerjaannya ke dalam sistem

52

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan



: 6.3 : Hapus laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : laporan_perencanaan_kaw : User dapat menghapus laporan perencanaan kawasan ke dalam sistem

DFD level 2 proses 7.0

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 7.1 : Tambah dokumen : dokumen : dokumen : User dapat menambah dokumen ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 7.2 : Ubah dokumen : dokumen : dokumen : User dapat mengubah dokumen ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 7.3 : Hapus dokumen : dokumen : dokumen : User dapat menghapus dokumen ke dalam sistem

53



DFD level 2 proses 8.0

daftar_pertanyaan

Tambah pertanyaan

Tambah topik 8.2* 8.1*

daftar_pertanyaan daftar_jawaban daftar_jawaban

topik

daftar_jawaban

Tambah jawaban 8.3*

Admin

forum topik Hapus topik 8.4*

daftar_pertanyaan daftar_jawaban

Hapus pertanyaan Hapus jawaban 8.5* 8.6*

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 8.1 : Tambah topik : topik : topik : Admin dapat menambahkan topik untuk dijadikan pembahasan antar sesama karyawan

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 8.2 : Tambah pertanyaan : daftar_pertanyaan : daftar_pertanyaan : Admin dapat menambahkan daftar pertanyaan ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput

: 8.3 : Tambah jawaban : daftar_jawaban : daftar_jawaban

54



Keterangan

: Admin dapat menambahkan daftar jawaban ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 8.4 : Hapus topik : topik : topik : Admin dapat menghapus topic yang sudah tidak lagi dibutuhkan di dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 8.5 : Hapus pertanyaan : daftar_pertanyaan : daftar_pertanyaan : Admin dapat menghapus pertanyaan apabila pertanyaan tersebut tidak memiliki korelasi dengan sistem

DFD Level 2 proses 9.0

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 9.1 : Tambah PM : data_PM : data_PM : Admin dapat melakukan penambahan data_PM ke dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input

: 9.2 : Ubah PM : data_PM

55



Ouput Keterangan

: data_PM : Admin dapat mengubah data_PM yang ada di dalam sistem

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 9.3 : Hapus PM : data_PM : data_PM : Admin dapat menghapus data_PM yang ada di dalam sistem

DFD Level 2 proses 10.0

No. Proses Nama Proses Input Ouput Keterangan

: 10.1 : Pencarian data : Laporan_perencanaan_kaw, dokumen : informasi_perencanaan_kaw, dokumen : Admin dapat memasukan laporan perencanaan kawasan dan dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo ke dalam sistem.

56

Lampiran 4 Diagram Kelas PK

Timesheet

1

Id_karyawan

1...*

PK

1

Id_timesheet

Id_Proyek Id_PM Id_Karyawan Tgl_mulai Jam_mulai Tgl_selesai Jam_selesai Kegiatan Jenis

1

NIP Nama Jenis_kelamin Tempat_lahir Tanggal_lahir Agama Pendidikan_terakhir Posisi Alamat No_tlp Email Mulai_kerja Status

1...*

+querymenambahtimesheet() +querymenghapustimesheet() +querymengedittimesheet()

User_admin

1 PK

1

1...*

Id_useradmin

1...* PM PK

Id_PM

Id_Proyek Id_Karyawan Nama_PM Nama_Karyawan +getId() +setId() +getNamaProyek() +setNamaProyek() +getNamaPM() +setNamaPM() +getNamaKaryawan() +setNamaKaryawan() +querymenambahdokumen() +querymenghapusdokumen() +querymengeditdokumen()

Pakar

+querymenambahPakar() +querymenghapusPakar() +querymengeditPakar()

+getId() +setId() +getNamaKaryawan() +setNamaKaryawan() +getNamaWilayah() +setNamaWilayah() +getNamaProyek() +setNamaProyek() +getJenisLaporan() +setJenisLaporan() +getJenisPerka() +setJenisPerka() +getJenisRencana() +setJenisRencana() +getTahun() +setTahun() +getKeterangan() +setKeterangan() +getNamaFile() +setNamaFile()

Id_PM Nama_Proyek Tahun Instansi +getId() +setId() +getNamaPM() +setNamaPM() +getNamaProyek() +setNamaProyek() +getTahun() +setTahun() +getNamaPM() +setNamaPM() +getInstansi() +setInstansi() +querymenambahproyek() +querymenghapusproyek() +querymengeditproyek()

+querymenambahperancangan kawasan() +querymenghapusperancangan kawasan() +querymengeditperancanganka wasan()

Dokumen

1...*

Nama_pakar Bidang Keahlian +getId() +setId() +getNamaPakar() +setNamaPakar() +getBidangKeahlian() +setBidangKeahlian()

1

PK

1...* 1

Thread PK

Id_perka

1...*

+querymenambahUserAdmin() +querymenghapusUserAdmin() +querymengeditUserAdmin()

Id_pakar

Id_proyek

Jenis_user Password Email +getId() +setId() +getJenisUser() +setJenisUser() +getPassword() +setPassword() +getEmail() +setEmail()

+querymenambahkaryawan() +querymenghapuskaryawan() +querymengeditkaryawan()

Proyek PK

PK

Id_thread

Tanya Jawab

1...*

1...*

PK

Id_TanyaJawab

Id_useradmin Topik Isi Tanggal

Id_Thread Pertanyaan Jawaban Tanggal

+getId() +setId() +getTopik() +setTopik() +getIsi() +setIsi() +getTanggal() +setTanggal()

+getId() +setId() +getTopik() +setTopik() +getPertanyaan() +setPertanyaan() +getJawaban() +setJawaban() +getTanggal() +setTanggal()

+querymenambahthread() +querymenghapusthread() +querymengeditthread()

+querymenambahtanyajawab() +querymenghapustanyajawab() +querymengedittanyajawab()

1...*

Id_karyawan Id_laporan Id_wilayah Id_proyek Jenis_Perka Jenis_Laporan Jenis_Rencana Tahun Keterangan Nama_file

1...*

+getId() +setId() +getNamaProyek() +setNamaProyek() +getNamaPM() +setNamaPM() +getNama Karyawan() +SetNamaKaryawan() +getTgl_Mulai() +setTgl_Mulai() +getJam_Mulai() +setJam_Mulai() +getTgl_Selesai() +setTgl_Selesai() +getJam_Selesai() +setJam_Selesai() +getKegiatan() +setKegiatan() +getJenis() +setJenis()

+getId() +setId() +getJenisKelamin() +setJenisKelamin() +getTempatLahir() +setTempatLahir() +getTanggal_lahir() +setTanggal_lahir() +getAgama() +setAgama() +getPendidikanTerakhir() +setPendidikanTerakhir() +getPosisi() +setPosisi() +getAlamat() +setAlamat() +getNoTlp() +setNoTlp() +getEmail() +setEmail() +getMulaiKerja() +setMulaiKerja() +getStatus() +setStatus()

PK

Laporan

Perancangan Kawasan

Karyawan

Id_Dokumen

Id_Karyawan Id_Proyek Jenis_Dokumen Tanggal_Kegiatan Keterangan +getId() +setId() +getNamaKaryawan() +setNamaKaryawan() +getNamaProyek() +setNamaProyek() +getJenisDokumen() +setJenisDokumen() +getTanggalKegiatan() +setTanggalKegiatan() +getKeterangan() +setKeterangan() +querymenambahdokumen() +querymenghapusdokumen() +querymengeditdokumen()

PK

Id_Laporan

Jenis_laporan +getId() +setId() +getJenisLaporan() +setJenisLaporan() +querymenambahlaporan() +querymenghapuslaporan() +querymengeditlaporan()

Wilayah

1

PK

Id_wilayah

Nama_wilayah +getId() +setId() +getNamaWilayah() +setNamaWilayah() +querymenambahwilayah() +querymenghapuswilayah() +querymengeditwilayah()

57

Lampiran 5 ERD

58

Lampiran 6 Rancangan Tabel Tabel Karyawan Nama Kolom Id_karyawan NIP Nama Jenis_kelamin Tempat_lahir Tanggal_lahir Agama Pendidikan_terakhir Posisi Alamat No_tlp Email Mulai_kerja Marital

Tipe Data int(10) int(10) varchar(45) varchar(20) varchar(45) datetime varchar(20) varchar(20) varchar(20) Text int(13) varchar(30) datetime varchar(20)

Keterangan PK

Tipe Data Varchar (30) Varchar (50) Int(4) Varchar (100)

Keterangan PK

dd-mm-yyyy

Tabel Proyek Nama Kolom Id_Proyek Nama_Proyek Tahun Instansi Id_PM

FK

Tabel PM Nama Kolom Id_PM Id_Proyek Nama_PM Staf

Tipe Data int(10) int(10) Varchar (50) Varchar (50)

Keterangan PK FK

Tipe Data int(10) Varchar (50)

Keterangan PK 1. Laporan Pendahuluan 2. Laporan Antara 3. Laporan Draft Akhir 4. Laporan Akhir 5. Executive Summary

Tabel Laporan Nama Kolom Id_Laporan Jenis_Laporan

59

Tabel Wilayah Nama Kolom Id_Wilayah Nama_Wilayah

Tipe Data int(10) Varchar (50)

Keterangan PK Nangroe Aceh Darussalam Sumatera Utara Sumatera Barat Riau Kepulauan Riau Jambi Sumatera Selatan Bangka Belitung Bengkulu Lampung DKI Jakarta Jawa Barat Banten Jawa Tengah DI Yogyakarta Jawa Timur Bali Nusa Tenggara Barat Nusa Tenggara Timur Kalimantan Barat Kalimantan Tengah Kalimantan Selatan Kalimantan Timur Kalimantan Utara Sulawesi Utara Sulawesi Barat Sulawesi Tengah Sulawesi Tenggara Sulawesi Selatan Gorontalo Maluku Maluku Utara Papua Barat Papua

Tabel Dokumen Nama Kolom Id_Dokumen

Tipe Data int(10)

Keterangan

60

Jenis_Dokumen

Varchar (50)

1. Notulensi 2. KAK 3. Seminar 4. Coffee Morning 5. Lainnya

Id_Karyawan Id_Proyek Nama_File Tanggal Kegiatan Keterangan

int(10) Varchar (30) Varchar (50) datetime Varchar (100)

Tabel Thread Nama Kolom Id_Thread Topik Isi Tanggal

Tipe Data int(10) Varchar (50) Varchar (200) datetime

Keterangan

Tipe Data Int(11)

Keterangan Primary Key FK

dd-mm-yyyy

Tabel Tanya_Jawab Nama Kolom Id_Tanya_Jawab Id_Thread Jawaban Tanggal

Varchar(1000) datetime

dd-mm-yyyy

Tabel Pakar Nama Kolom Id_Pakar Nama_Pakar Bidang Keahlian

Tipe Data int(10) Varchar (50) Varchar (50)

Keterangan PK

61

Lampiran 7 Tampilan Desain  Antarmuka halaman data karyawan

 Antarmuka halaman upload dokumen

62



Antarmuka halaman forum



Antarmuka halaman thread baru

63



Antarmuka halaman Hubungi kami

64

Lampiran 8 Blackbox Testing Daftar uji dengan menggunakan metode black box pada Sistem Manajemen Pengetahuan PT. Jakarta Konsultindo No

Deskripsi Uji

Kondisi Awal

Skenario Uji

Hasil yang diharapkan Tampil halaman utama untuk user Tampil halaman daftar karyawan Tampil halaman hasil edit data karyawan

1.

Menampilkan Halaman utama Mengisi halaman utama untuk user username dan untuk user (halaman login) password user

2.

Menampilkan halaman karyawan

Halaman utama Memilih menu untuk user karyawan

3.

Mengedit karyawan

4.

Menampilkan halaman timesheet

5.

Mengisi timesheet

(input)

6.

Merekap timesheet

(report)

7.

Menampilkan halaman Perancangan kawasan Mengisi mengunggah perancangan

Memilih tombol edit karyawan kemudian isi form edit data karyawan lalu pilih tombol save Halaman utama Memilih menu Tampil untuk user timesheet halaman kalender timesheet Halaman Memilih menu Timesheet timesheet timesheet sudah terisi kemudian pilih submit Halaman Memilih menu Mendownload timesheet export to excel hasil rekap kemudian isi timesheet form pencarian sesuai tanggal data timesheet yang lalu pilih dimasukkan submit Halaman utama Memilih proyek Tampil daftar untuk user kemudian menu perancangan perancangan kawasan kawasan Halaman Memilih Tampil daftar perancangan tombol tambah perancangan kawasan perka kemudian kawasan

8.

data Halaman karyawan

dan data

Valid/ Invalid Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

65

No

Deskripsi Uji

Kondisi Awal

kawasan

9.

Mencari mendownload perancangan kawasan

dan Halaman Proyek data

10. Menampilkan halaman dokumen 11. Mencari mendownload dokumen

Halaman utama untuk level user

dan Halaman pencarian dokumen

data

12. Menampilkan halaman forum

Halaman utama untuk level user

13. Memberikan pertanyaan

Halaman Forum

14. Mengganti Halaman Home password lama ke kemudian pilih password baru ganti password pada profile 15. Keluar ke halaman Halaman utama login untuk level user 16. Menampilkan Halaman utama halaman utama untuk admin untuk admin (halaman login) 17. Menambah data karyawan

18. Menghapus data karyawan

Memilih menu karyawan lalu pilih menu input data karyawan Memilih menu karyawan

Skenario Uji

Hasil yang diharapkan

isi form perancangan kawasan dan pilih submit Memilih file Tampil file perancangan yang user kawasan pilih lalu pilih file yang dibutuhkan dan user menerima file tersebut Memilih proyek Tampil kemudian menu halaman dokumen dokumen Mengisi form Tampil data pencarian data dokumen dokumen lalu pilih search Memilih menu Tampil forum halaman forum Memilih thread Tampil baru kemudian halaman input isi form input new thread thread baru lalu pilih tombol submit Mengisi form Tampil ganti password halaman password telah diganti Memilih menu Tampil logout halaman login Mengisi Tampil username dan halaman password utama untuk admin admin Mengisi form Tampil input data halaman data karyawan lalu karyawan pilih proses Memilih Tampil file/data halaman karyawan yang konfirmasi akan dihapus hapus data

Valid/ Invalid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid Valid

Valid

Valid

66

No

Deskripsi Uji

19. Mengubah data karyawan

Kondisi Awal

21. Menghapus data pakar

Memilih menu karyawan lalu pilih file/data karyawan yang akan di ubah Memilih menu pakar lalu pilih input pakar Memilih menu pakar

22. Mengubah data pakar

Memilih pakar

20. Menambah data pakar

23. Mencari data pakar

24.

25.

26.

27.

28.

Skenario Uji lalu pilih delete Memilih edit kemudian pilih tombol save

Mengisi form input pakar dan pilih proses Memilih delete kemudian pilih ya

menu Memilih edit kemudian isi form edit pakar dan pilih save

Memilih menu Masukkan pakar lalu pilih nama pakar search pakar yang akan dicari dan pilih search Menambah data Memilih menu Mengisi form project lalu pilih input data project input project project dan pilih save. Menghapus data Memilih menu Memilih delete project kemudian pilih project ya Mengubah data Memilih menu Memilih edit project kemudian isi project form edit project dan pilih save Mencari data project Memilih menu Masukkan project lalu pilih nama project search project yang akan dicari dan pilih search Menambah data Memilih menu Mengisi form perancangan perancangan input kawasan lalu perancangan kawasan pilih input kawasan dan perancangan pilih save.

Hasil yang diharapkan karyawan Tampil halaman karyawan yang sudah di edit Tampil halaman daftar pakar Tampil halaman daftar pakar yang sudah dihapus Tampil halaman daftar pakar yang sudah diubah Tampil hasil pencarian

Valid/ Invalid

Tampil halaman data project

Valid

Tampil halaman data project Tampil halaman data project yang sudah diubah

Valid

Tampil hasil pencarian

Valid

Tampil halaman data perancangan kawasan

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

67

No

Deskripsi Uji

29. Menghapus data perancangan kawasan 30. Mengubah data perancangan kawasan

31. Mendownload data perancangan kawasan 32. Mencari data perancangan kawasan

Kondisi Awal

34. Menghapus data notulensi 35. Mengubah data notulensi

Memilih notulensi

36. Mendownload data notulensi

Memilih notulensi

37. Mencari data notulensi

Memilih menu notulensi lalu pilih search notulensi Memilih menu dokumen lalu pilih input doc lainnya Memilih menu doc lainnya

38. Menambah data dokumen lainnya

39. Menghapus data dokumen lainnya

Hasil yang diharapkan

kawasan Memilih menu Memilih delete Tampil perancangan kemudian pilih halaman data kawasan ya perancangan kawasan Memilih menu Memilih edit Tampil perancangan kemudian isi halaman data kawasan form edit perancangan perancangan kawasan yang kawasan dan sudah diubah pilih save Memilih menu Memilih Tampil perancangan download halaman kawasan download file Memilih menu perancangan kawasan lalu pilih search perancangan kawasan Memilih menu dokumen lalu pilih input notulensi Memilih menu notulensi

33. Menambah data notulensi

Skenario Uji

Valid/ Invalid Valid

Valid

Valid

Mengisi form Tampil hasil pencarian data pencarian perancangan kawasan dan pilih search

Valid

Mengisi form Tampil input notulensi halaman data dan pilih save. notulensi

Valid

Memilih delete kemudian pilih ya menu Memilih edit kemudian isi form edit notulensi dan pilih save menu Memilih download

Tampil halaman data notulensi Tampil halaman data notulensi yang sudah diubah Tampil halaman download file Mengisi form Tampil hasil pencarian pencarian notulensi dan pilih search Mengisi form Tampil input notulensi halaman data dan pilih save. dokumen lainnya Memilih delete Tampil kemudian pilih halaman data

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

68

No

Deskripsi Uji

Kondisi Awal

Skenario Uji

Hasil yang diharapkan dokumen lainnya edit Tampil isi halaman data edit dokumen lainnya dan

Valid/ Invalid

Tampil halaman download file Mengisi form Tampil hasil pencarian doc pencarian lainnya dan pilih search Tampil halaman forum Memilih delete Tampil kemudian pilih halaman ya forum Memilih Tampil tombol reply halaman untuk forum menjawab dan pilih tombol simpan Mengisi form Tampil ganti password konfirmasi dan pilih save password telah diganti

Valid

ya 40. Mengubah data dokumen lainnya

41. Mendownload data dokumen lainnya 42. Mencari data dokumen lainnya

Memilih menu Memilih doc lainnya kemudian form dokumen lainnya pilih save Memilih menu Memilih notulensi download

43. Mengubah data forum

Memilih menu doc lainnya lalu pilih search doc lainnya Memilih menu forum

44. Menghapus data forum

Memilih forum

45. Memberikan jawaban

Memilih menu forum lalu pilih topik yang akan dijawab

46. Mengganti password

Memilih menu ganti password

menu

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

Valid

69

Lampiran 9 Tampilan Sistem 

Halaman karyawan



Halaman PM

70



Halaman Pakar



Halaman Proyek

71



Halaman upload dokumen



Halaman forum

72



Halaman Kontak Kami

73

Lampiran 10 Daftar Wawancara DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA DAN OBSERVASI SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PT. JAKARTA KONSULTINDO RESPONDEN : STAF IT 1. Sudah berapa lama menjadi staf IT di PT. Jakarta Konsultindo? 2. Masalah apa yang paling sering dihadapi? 3. Bagaimana proses transfering data yang berjalan saat ini? 4. Bagaimana proses penyimpanan data yang berjalan saat ini? 5. Bagaimana jaringan komputer yang ada saat ini? Apakah setiap karyawan memiliki akses internet? 6. Apakah karyawan disini aktif dalam menggunakan internet? 7. Apakah sudah ada aplikasi yang membantu dalam menyimpan data perusahaan? Yaitu data yang menjadi aset utama perusahaan. Seperti laporan perancangan kawasan. Apabila sudah :  Apakah aplikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan user?  Bagaimana proses menggunakannya?  Apakah aplikasi tersebut juga memudahkan user untuk mencari kembali data yang diperlukan? Apabila belum :  Mengapa? Berikan alasannya. 8. Aplikasi apa yang sudah ada di PT. Jakarta Konsultindo? 9. Jika ada aplikasi yang membantu PT. Jakarta Konsultindo khususnya di divisi TSPK yaitu aplikasi yang mengelola pengetahuan perancangan kawasan sehingga memudahkan karyawan untuk menyimpan dan menggunakannnya kembali, apakah aplikasi ini bisa digunakan di PT. Jakarta Konsultindo? 10. Hambatan apa yang akan dihadapi jika ada aplikasi baru yang akan diterapkan? Lanjutan Wawancara dilakukan dengan staf IT pada : Hari

: Rabu

Tanggal

: 21 Mei 2014

Nara sumber : Andika Sofyanto, ST Jawaban 1. Sudah 3 tahun 2. Masalah dalam menyimpan data yang tidak seragam, penyimpanan data yang masih berantakan, pencarian data yang masih tersebar di masing-masing karyawan. 3. Transfer data masih menggunakan flash disk dan external hard disk.

74

4. Penyimpanan masih dilakukan di masing-masing komputer setiap karyawan, nanti setahun sekali data tersebut dikumpulkan. 5. Setiap karyawan menggunakan USB Wifi yang terhubung langsung ke jaringan internet 6. Aktif, khususnya dalam upload data project, email, mencari data dan media sosial. 7. Belum ada aplikasi seperti itu. 8. Belum ada apalikasi atau sistem apa-apa, hanya sebatas website perusahaan yang sekarang sedang dalam perbaikan. 9. Bisa 10. Kendalanya lebih ke manusianya (karyawannya) karena biasanya sulit untuk proses peralihan dari yang proses manual ke digital. Kalau dari segi teknologi, bisa dibantu.

75

Lanjutan RESPONDEN

: Project Manager, Staf TSPK

1. Proyek atau pekerjaan apa saja yang sering anda kerjakan? 2. Apa saja yang termasuk dalam perancangan kawasan? 3. Dalam menyusun laporan pekerjaan, bagaimana proses dalam mencari referensinya? 4. Kendala apa saja yang ditemukan dalam merancang suatu kawasan? 5. Adakah proses transfer pengetahuan selama pengerjaan laporan proyek? (Pewawancara menjelaskan sedikit tentang transfer pengetahuan. Transfer pengetahuan yaitu salah satu proses berbagi pengetahuan di bidang apapun dari staf senior atau staf yang lebih menguasai bidang tertentu kepada staf junior atau staf baru). 6. Adakah keterlibatan pakar dalam menyusun laporan-laporan? Bagaimana keterlibatannya? 7. Selama konsultasi dengan pakar, media apa saja yang digunakan? 8. Setelah mendapatkan informasi atau masukan dari pakar, bagaimana proses penyimpanannya? Wawancara dilakukan dengan PM dan Staf TSPK pada : Hari

: Rabu

Tanggal

: 21 Mei 2014

Nara sumber : Darmawan DC (Project Manager) dan Rizki Farandy (Staf TSPK) Wawancara dilakukan secara bersamaan, dan diambil kesimpulan dari keduanya sebagai berikut: 1. Karena kami ada di divisi TSPK, maka yang kami kerjakan proyek yang berhubungan dengan perancangan kawasan atau kota. 2. Perancangan kawasan atau kota merupakan bagian dari perencanaan tata ruang suatu wilayah, jika diartikan luas sekali. Namun untuk memudahkan mana yang termasuk rencana tata ruang atau perancangan kawasan yang sering kami kerjakan bisa dilihat di UU No. 26 Tahun 2007. 3. Referensi biasanya didapat dari proyek sejenis yang pernah dikerjakan sebelumnya. Jika ada data yang kurang, kita survei dan wawancara. Dan kita juga mengerjakan proyek tersebut disesuaikan dengan KAK proyek yang diberikan. 4. Untuk data proyek yang sejenis terdahulu disimpan di dalam sebuah box container, terkadang memerlukan waktu yang lama untuk mencarinya. Untuk soft file nya, terkadang masih disimpan di masing-masing karyawan dan disimpan di external hardisk. 5. Kalau transfer pengetahuan belum ada. Karyawan yang resign hanya membuat berita serah terima pekerjaan yang isinya adanya dimana dia meletakkan file-file pekerjaannya. 6. Ada

76

7. Ada rapat pakar yang diadakan sesuai dengan kebutuhan dalam penyusunan laporan proyek dan melalui e-mail. 8. Biasanya masukan pakar ditulis dalam format notulensi, untuk diserahkan ke atasan. Setelah itu masih di komputer notulennya.

77

Lampiran 11 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo Ir. Fitri Indra Wardhono Andri Widiantoko, ST., MT Abdul Aziz, ST Darmawan Dwi. ST Urban Rizky Farandi, ST Design/Urban Aziz Septian Dwi Rozaq, ST Planning Pramandita Juliantie, ST Yoko Yogiswara, ST Hajriati Ansar, ST Ahmad Azhar Firdausi, ST Buddy Prasetyo, ST.,MT Hadi Istowo, ST Ahmad Romy, ST Ahmad Muzaky, ST Arsitektur Harrys Mursid, ST Adya Dhipta Atyasa, ST Yesi Desriantina, ST Sarah Fhadl Balqis, ST Ery Sunandar, M.Si Pemetaan / Yuli Rahmawati, S.Kom GIS Dinda Penggayuh, S.Si Komputer Andika Sofyanto, ST Prof. Djoko Sujarto Ir. Hesti D Nawangsidi, MSP Ir. Andi Oetomo, M. Pl Dr. Petrus Natalivan ST, MT Ir. Alvinsyah, M. sc Ir. Ery Chajaridipura Ir. Sawarendro, M. Sc M. Budiaf, SH, M. Si Pakar Ir. Mohammad Danisworo,M.Arch,MUP,Ph. D Drs. Yayat Supriyatna, MSP Dr. Denny Zulkaidi Prof. Ir. Gunawan Tjahjono, M. Arch, Ph. D Ir. Iwan Ismaun Dr. Ir. Tarsoen Waryono, M. Si Ir. Firman Hutapea, MUM Ir. Iparman Oesman Suryono Herlambang, ST. M. Sc

78

Dr. Nuzul Achjar Dr. Raldi Hendro Koestoer, M. Sc, Ph. D Prof. Dr. Tech. Ir. Danang Parikesit, M. Sc Dr. Rudy Tambunan, M. Si Prof. Dr. Paulus Wirutomo, M. Sc Ir. Danang Priatmojo, M. Arch Dr. Ir. Woerjantari K. Soedarsono, MT Dr. Eko Kusratmoko Dr. Firdaus Ali

79

RIWAYAT HIDUP Yuli Rahmawati, anak ke 2 dari 4 bersaudara lahir pada tanggal 27 Juli 1986 di Jakarta dari pasangan Bpk. Sufalal dan Ibu Suliyem (Alm). Menyelesaikan studi SMA pada tahun 2004 di SMU Negeri 1 Ciputat dan melanjutkan ke jenjang strata satu (S1) pada jurusan Sistem Informasi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta fakultas Sains dan Teknologi. Pada tahun 2008 menyelesaikan studi S1 dan mendapatkan gelar Sarjana Komputer (S.Kom). Pada tahun yang sama (sampai sekarang) bekerja di PT. Jakarta Konsultindo sebagai staf pemetaan (GIS) di divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK).

80