SISTEM INFORMASI USAHA KECIL MENENGAH (UKM) BERBASIS CLOUD COMPUTING Winny Saputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
David Yamanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Oky Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Pengembangan sistem informasi berbasis cloud computing pada penulisan ini digunakan untuk membangun suatu sistem informasi yang dibutuhkan usaha kecil menengah (UKM) yang sedang berkembang ke arah komputerisasi. Metode penelitian ini dilakukan dengan menggunakan data observasi lapangan dan kuisioner pada beberapa usaha kecil menengah (UKM). Pengembangan sistem dimulai dengan penelitian yang menghasilkan bahwa semakin banyak UKM yang menginginkan sebuah sistem terkomputerisasi dengan biaya yang relatif kecil dan banyak dari pengusaha UKM yang cukup terampil dalam menggunakan fasilitas Internet. Pengembangan sistem dilanjutkan dengan menggunakan Zend® Framework sebagai dasar sistem dan menggunakan konsep Cloud Computing untuk menekan biaya pengembangan. Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan UKM dalam meningkatkan usahanya 1
2
dengan biaya yang relatif kecil. Biaya penggunaan sistem akan dibebankan kepada UKM sesuai dengan pemakaian setiap UKM-nya.
Kata Kunci : Cloud computing, usaha kecil menengah(UKM), sistem informasi
1. Pendahuluan Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi informasi sangatlah pesat, dimana membawa pengaruh yang cukup besar dalam berbagai bidang, khususnya dalam bidang bisnis. Seorang pengusaha memerlukan bantuan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dengan baik untuk memaksimalkan kinerja bisnis dalam mengatur sebuah bisnis. Selain itu, sistem informasi yang telah terintegrasi ini juga dapat memberikan informasi yang cepat, akurat, relevan, lengkap dan tepat kepada pengusaha dalam menentukan langkah langkah bisnis selanjutnya. Salah satu kendala utama yang sering dihadapi oleh setiap perusahaan atau pengusaha adalah biaya pembuatan sistem informasi yang cukup mahal. Hal ini tentu sangat dirasakan oleh Usaha Kecil Menengah (UKM) yang sedang berkembang. Para pengusaha atau pemilik UKM, terutama di Jakarta, sering kali mengalami kesulitan dalam hal keuangan untuk menyediakan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang bisnisnya. Penyewaan aplikasi bisa menjadi alternatif bagi UKM-UKM yang menginginkan sebuah sistem yang menunjang bisnisnya. Hanya dengan investasi yang tidak terlalu besar, UKM-UKM tersebut dapat mengembangkan bisnisnya. Saat ini Internet sudah merupakan hal biasa di setiap lapisan masyarakat, sehingga aplikasi ini akan diimplementasikan ke dalam bentuk Web
3
application menggunakan konsep Cloud Computing. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengguna untuk memahami dan mengakses aplikasi tersebut. Cloud Computing merupakan solusi dari permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya. Cloud Computing adalah suatu konsep di mana informasi secara permanen tersimpan pada server di Internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer tablet, notebook, handheld, sensor-sensor, monitor dan lain-lain.
Cloud
Computing memungkinkan UKM untuk memiliki sebuah sistem informasi berbasis Web tanpa harus memiliki sebuah server pribadi. Hal ini dapat terjadi dikarenakan pada Cloud Computing terdapat beberapa server yang dapat menangani beberapa client UKM sekaligus dengan kondisi UKM tersebut hanya menyewa ruang server yang mereka butuhkan, sehingga para pengusaha UKM akan mampu berkembang lebih baik lagi dan siap untuk meningkatkan bisnis ke tahap yang lebih besar.
2. Metodologi Ruang lingkup dari penelitian ini dibatasi pada modul inventaris, data konsumen, data pemasok, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian, laporan bulanan, dan UKM yang bersifat non-jasa. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut : - Perancangan - Implementasi - Evaluasi
4
2.1. Perancangan DFD (Data Flow Diagram) memungkinkan pengembangan model dari cakupan informasi dan cakupan fungsional. DFD menyediakan sebuah penghubung semantic antara pengguna dan developer sistem.
DFD tidak menunjukan urutan pasti dari langkah eksekusi, namun
menunjukan ketergantungan antara suatu proses dengan proses lainnya. Tujuan dari penggunaan DFD adalah untuk menggambarkan alur informasi dalam proses bisnis secara mendetail dan menyeluruh. Proses bisnis yang digambarkan mencakup modul data utama, inventaris, pembelian, penjualan, serta laporan bulanan.
5
Gambar 1 – DFD Konteks Sistem Inventaris
6
Model database konseptual mengidentifikasi relasi tertinggi antar entitas. Karakteristik dari model ini antara lain mencakup entitas penting dan hubungan antar entitas, tidak ada atribut dan tidak ada primary key. Tahapan ini bertujuan untuk menentukan entitas utama yang akan dibutuhkan dalam perancangan database. Tahapan perancangan database konseptual dimulai dari identifikasi tipe entitas, identifikasi tipe relationship, identifikasi dan asosiasi atribut entitas, identifikasi domain dari tiap atribut, identifikasi candidate dan primary key, memeriksa redudansi, dan validasi model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna Model database logikal menggambarkan data sedetail mungkin tanpa mempertimbangkan segi fisik database. Karakteristik dari model ini antara lain mencakup semua entitas dan relasi antar entitas, semua atribut dispesifikasikan, primary key untuk setiap entitas dispesifikasikan, foreign key dispesifikasikan. Tahapan ini bertujuan untuk menerjemahkan model data konseptual ke dalam model manajemen database melalui normalisasi. Tahapan merancang database logikal dimulai dari menentukan primary key untuk setiap entitas, menentukan relasi antar entitas, menentukan atribut dari setiap entitas, memecahkan relasi many to many, dan normalisasi. Model database fisikal menunjukan semua struktur tabel, termasuk nama kolom, tipe data, constraint, primary key, foreign key, dan relasi antar tabel. Karakteristik dari model ini adalah terdapat spesifikasi semua tabel dan kolom, foreign key digunakan untuk mengidentifikasi relasi antar tabel, memungkinkan terjadi denormalisasi, dan model fisikal dapat berbeda dari model database logikal. Tahapan perancangan database fisikal dimulai dengan mengkonversikan entitas-entitas menjadi tabel, dilanjutkan mengkonversikan relasi menjadi foreign key, mengkonversi atribut menjadi kolom, dan memodifikasi model database fisikal berdasarkan constraint atau kebutuhan. ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan rancangan dari sistem database relasional. Tujuan dari penggunaan ERD adalah untuk menggambarkan objek - objek
7
data beserta relasi-relasi yang menghubungkannya. Sekumpulan komponen utama yang digunakan dalam ERD adalah objek - objek data, atribut, hubungan antar objek, dan berbagai variasi tipe indikator. State Diagram adalah suatu metode untuk mempresentasikan perilaku sistem berdasarkan state dan event yang menyebabkan perubahan state pada sistem. State diagram juga mengindikasikan aksi yang dihasilkan sebagai konsekuensi dari sebagian event. Perancangan layar dilakukan untuk menggambarkan antar muka aplikasi secara keseluruhan yang akan digunakan sebagai acuan dalam mengembangkan aplikasi. Rancangan layar secara garis besar terbagi menjadi 4 bagian, yaitu header, menu bar, konten, dan footer.
Gambar 2 – Perancangan Layar Halaman Beranda setelah Login
8
2.2. Implementasi Aplikasi ini dapat dijalankan dengan konfigurasi minimal dengan sistem operasi Microsoft® Windows XP, Browser: Google Chrome® atau Mozilla Firefox®, CPU: Pentium IV 3.0 GHz, Harddisk: 40 GB, RAM : 1 GB, keyboard, mouse, modem, monitor 14”, dan terkoneksi dengan layanan internet.
2.3 Evaluasi Evaluasi aplikasi dilakukan dengan memberikan kuisioner evaluasi kepada responden yang sebelumnya telah mencoba menggunakan apliaksi ini. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan pada aplikasi. Jumlah responden yang terlibat adalah 30 UKM, yang terdiri dari UKM dengan berbagai macam bidang usaha. Kuisioner terdiri dari 10 soal dengan masing-masing 3 pilihan jawaban, yaitu “ya”, “cukup”, dan “tidak”. Berikut adalah hasil dari kuisioner yang telah dikumpulkan : 1. Apakah aplikasi ini mudah digunakan? Tabel 1 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 1 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
14
47%
Cukup
14
47%
Tidak
2
6%
9
2. Apakah aplikasi ini membantu proses bisnis anda? Tabel 2 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 2 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
16
53%
Cukup
12
40%
Tidak
2
7%
3. Apakah aplikasi ini mempermudah anda dalam proses pengalokasian barang? Tabel 3 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 3 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
16
54%
Cukup
13
43%
Tidak
1
3%
4. Apakah aplikasi ini mempermudah pencarian data transaksi maupun barang anda? Tabel 4 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 4 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
23
77%
Cukup
7
23%
Tidak
0
0%
10
5. Apakah aplikasi ini mempermudah anda dalam pengecekan stok barang (stok opname) ? Tabel 5 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 5 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
23
77%
Cukup
6
20%
Tidak
1
3%
6. Apakah fitur yang terdapat pada sistem aplikasi ini sudah memenuhi kebutuhan proses bisnis anda? Tabel 6 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 6 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
15
50%
Cukup
15
50%
Tidak
0
0%
7. Apakah aplikasi ini meningkatkan kinerja anda? Tabel 7 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 7 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
15
50%
Cukup
14
47%
Tidak
1
3%
11
8. Apakah laporan yang disediakan aplikasi ini sudah memenuhi keinginan anda, seperti laporan stok barang, penerimaan, dan pengeluaran? Tabel 8 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 8 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
11
37%
Cukup
16
53%
Tidak
3
10%
9. Apakah tampilan aplikasi ini sudah menarik? Tabel 9 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 9 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
15
50%
Cukup
15
50%
Tidak
0
0%
10. Apakah penggunaan aplikasi ini membantu mengurangi human-error pada setiap pencatatan transaksinya? Tabel 10 Tabel Kuisioner Penggunaan Aplikasi 10 Keterangan
Responden
Presentase
Ya
17
56%
Cukup
11
37%
Tidak
2
7%
12
Berdasarkan hasil analisa kuisioner evaluasi serta observasi, didapat kelebihan dan kekurangan aplikasi ini sebagai berikut.
Kelebihan sistem yang dikembangkan: 1. User Interface/tampilan
yang digunakan pada sistem cukup sederhana dan mudah
dimengerti. 2. Sistem membantu pengguna dalam pencatatan data pemesanan, pembelian dan penjualan. 3. Sistem membantu pengguna dalam pencarian data barang, pemasok, konsumen, maupun data transaksi pembelian-penjualan. 4. Sistem membantu pengguna dalam pencetakan laporan bulanan yang dibutuhkan. 5. Sistem membantu mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan. 6. Berkurangnya resiko kehilangan data akibat kerusakan harddisk atau kehilangan bon karena data telah tersimpan di Internet.
Kekurangan sistem yang dikembangkan: 1. Belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan informasi setiap UKM secara spesifik. 2. Pengoperasian yang ada terkadang sedikit menyulitkan pengguna karena belum terbiasa dengan sistem yang terkomputerisasi. 3. Sistem sangat bergantung pada Internet.
13
3. Simpulan Setelah melakukan perancangan, implementasi dan evaluasi, maka didapat kesimpulan sebagai berikut: 1. Penggunaan konsep Cloud Computing mampu menekan biaya investasi aplikasi sehingga dapat terjangkau oleh UKM-UKM yang sedang berkembang. 2. Sistem yang dihasilkan dapat membantu pencarian dan pengolahan data dengan lebih mudah karena data telah disimpan secara terorganisir. 3. Proses bisnis dari UKM dapat terekam dengan cukup baik dan mengurangi resiko kehilangan data manual dengan menggunakan sistem informasi ini. 4. Pemilik UKM dapat dengan mudah melakukan pengecekan barang (Stok Opname) dan membuat laporan-laporan yang dibutuhkan setiap bulannya dengan menggunakan sistem informasi ini.
14
Daftar Pustaka [1] Allen, R. dan Lo, Nick. (2007). Zend Framework in Action. Connecticut: Manning. [2] Beynon-Davies, P. (2004). Database Systems. 3rd edition. Basingstoke : Palgrave Macmillan. [3] Connoly, T. and Begg, C. (2005). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th edition. New York: Addison Wesley. [4] Hoffer, J.A., Prescott, M.B., Topi, H. (2009). Modern Database Management . 9th edition. New Jersey: Prentice Hall. [5] Indrajani. (2009). Sistem Basis Data dalam Paket Five in One. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [6] Laudon, K. dan Laudon, J.P. (2007). Management Information System : Managing the Digital Firm. 10th edition. New Jersey: Prentice Hall. [7] Pressman, R.S. (2010). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. 7th edition. New York: McGraw-Hill Book Companies, Inc. [8] Shneiderman B., Plaisant C. (2004). Designing the User Interface. 4th edition. New York: Addison Wesley. [9] Sommerville, I. (2007). Software Engineering. 8th edition. New York: Addison-Wesley. [10] Turban, E., Rainer , Jr. R. K., Potter, R. E. (2005). Introduction to Information Technology. 3nd edition. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. [11] Velte, A. T., Velte, T. J., Elsenpeter R. (2010). Cloud Computing : A Practical Approach. New York: McGraw-Hill Book Companies, Inc. [12] Gravelle, R. 2010. Top 10 MySQL Best Practices. Diperoleh (11 Januari 2012) dari http://www.databasejournal.com/features/mysql/article.php/3918631/Top-10-MySQLBest-Practices.htm
15
[13] Gravelle, R. 2010. Optimizing MySQL Query Retrieval Speed Through Table Joins. Diperoleh
(11
Januari
2012)
dari
http://www.databasejournal.com/features/mysql/article.php/3915606/OptimizingMySQL-Query-Retrieval-Speed-Through-Table-Joins.htm [14] Anonim1, Refnes Data. 2011. PHP Introduction. Diperoleh (22 September 2011) dari http://www.w3schools.com/php/php_intro.asp [15] Anonim2, The PHP Group. 2011. PHP. Diperoleh (22 September 2011) dari http://www.php.net/ [16] Anonim3, MySQL AB. n.d. Why MySQL?. Diperoleh (22 September 2011) dari http://www.mysql.com/why-mysql/ [17] Anonim4, Refnes Data. 2011. JavaScript Introduction. Diperoleh (26 September 2011) dari http://www.w3schools.com/ js/js_intro.asp [18] Anonim5, W3C. 2011. What is CSS?. Diperoleh (22 September 2011) dari http://www.w3.org/Style/CSS/ [19] Anonim6, Adobe.2011.
Adobe PDF History. Diperoleh (1 November 2011) dari
http://www.adobe.com/products/acrobat/adobepdf.html [20]
Internet
World
Stats.
2010.
Diperoleh
(10
Desember
2011)
dari
http://www.internetworldstats.com/asia/id.htm [21] Oxford University Press. Oxford Advanced Learner’s Dictionary. Diperoleh (10 Oktober 2011) dari http://www.oxfordadvancedlearnersdictionary.com/ [22] Sharing Vision. 2011. Kemandirian Teknologi Masyarakat. Diperoleh (10 Desember 2011) dari http://www.sharingvision.biz/tag/informa-telecom-and-media/
16
[23] Zend Technologies Ltd. n.d. Zend Framework. Diperoleh (22 September 2011) dari http://www.zend.com/en/community/framework
