Sistem Informasi Produksi pada Usaha Kecil Menengah (UKM) Richan Sport Salatiga
Artikel Ilmiah
Peneliti: Muhamad Yusrul Falah (682011070) Adi Nugroho, ST., MMSI.
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Juli 2016
1.
Pendahuluan
Richan Sport merupakan salah satu Usaha Kecil Menengah yang bergerak di bidang konfeksi. Richan Sport bisa menerima berbagai macam-macam orderan seperti kostum, T-shirt, jaket dan traning. Proses bisnis di Richan Sport masih secara manual, sehingga dapat menyebabkab terjadinya human eror dalam melakukan input data, sehingga seringkali terjadi tidak akuratnya data yang menakibatkan pemilik susah untuk mengambil keputusan dalam menjalankan bisnisnya. Proses produksi yang ada di Richan Sport hanya dilakukan ketika ada pesanan dari pelanggan, setalah mendapatkan pesanan dari pelanggan baru mengadakan pembelian bahan baku untuk melakukan proses produksi. Untuk proses pemesanan ada 2 macam, antara lain pelanggan bisa datang langsung ke Richan Sport, ataupun bisa mengirim desain lewat email untuk memudahkan dan menghemat waktu agar bisa menjadi lebih efisien. Berdasarkan hasil observasi, masalah yang terjadi yaitu dalam pencatatan orderan dari pelanggan dan pencatatan persediaan bahan baku untuk membuat proses produksi masih menggunakan cara manual. Dalam pencatatan, data untuk transaksi orderan dari pelanggan masih di input secara manual, sehingga memerlukan waktu yang lebih banyak hanya untuk proses input data. Terkadang juga terdapat kesalahan dalam melakukan pencatatan, sehingga data menjadi kurang akurat. Untuk pencatatan persediaan bahan baku dihitung hanya berdasarkan penghitungan fisik. Sehingga kurang jelas informasi perpindahan kain yang mengakibatkan data kain di persediaan bahan baku tidak akurat atau tidak sesuai dengan data pada proses transaksi pembelian persediaan barang baku untuk melakukan proses produksi. Untuk membantu Richan Sport Salatiga dalam mengelola data yang berhubungan dengan proses produksi, dapat diimplemetasikan sebuah sistem informasi produksi yang terkomputerisasi. Sistem ini harus dapat menyediakan akses-akses yang berbeda. User kasir hanya dapat melakukan pencatatan penjualan, user gudang hanya dapat melakukan pencatatan proses produksi. Kedua user dapat melihat status stok barang. Pemilik toko dapat melihat laporan pembelian barang dan laporan penjualan barang. Tiap user akan menggunakan komputer yang berbeda, sehingga diperlukan jaringan komputer, dengan sistem penyimpanan yang terpusat. Berdasarkan permasalah tersebut maka pada penelitian ini dikembangkan aplikasi sistem informasi produksi pada Richan Sport Salatiga. Sistem berfungsi untuk mencatat proses produksi, pembelian bahan, penjualan barang, dan pelaporan persediaan barang. 2.
Tinjauan Pustaka 2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitan-penelitian mengenai sistem informasi untuk pengaturan data produksi, berberapa dari antaranya yang menjadi acuan adalah penelitian oleh Cahyana, Yuwono dan Asmoro [1]. Cahyana melakukan penelitian untuk
1
mengembangkan sistem informasi persediaan barang di PT Putera Agung Setia. PT. Putera Agung Setia merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang industri karoseri manufaktur. Salah satu tugas pokoknya, yaitu mengatur persediaan barang. PT. Putera Agung Setia masih menggunakan sistem manual. Semua transaksi persediaan barang dicatat, dan kemudian dilaporkan. Sistem semacam ini memberikan banyak permasalahan, yaitu informasi yang tidak up to date, karena untuk membuat laporan, membutuhkan langkah yang panjang, dan juga faktor kesalahan manusia. Sistem dikembangkan dengan menggunakan teknologi PHP, yang memiliki media penyimpanan terpusat di dalam sebuah database server (MySQL) sehingga integritas data lebih terjamin. Hak akses sistem terbagi ke dalam berberapa tipe, yaitu Admin, Gudang, Finansial, dan Manajer. Pembagian hak akses setiap user pada sistem tersebut, dimaksudkan agar tidak semua user dapat melakukan olah data pada sistem, dan menghindari kecurangan dalam input data dalam proses pemesanan, pembelian dan pemasukan barang. Penelitian Toyo dan Tambotoh [2] juga membahas mengenai sistem persediaan barang. Sistem diimplementasikan pada Maestro Cosmetic Tegal. Permasalahan yang sering terjadi dalam sebuah perusahaan yaitu pada persediaan barang. Sering kali, persediaan di perusahaan kehabisan stok barang dan untuk memesan kembali butuh waktu pengiriman dari suplier. Kebijakan pengendalian persediaan akan berpengaruh dengan performa kinerja perusahaan dalam mencukupi permintaan pelanggan dan mengatur persediaan Maestro Cosmetic. Guna mengatasi masalah tersebut ditemukan solusi, yaitu penggunaan Sistem Persediaan Barang. Sistem ini digunakan untuk membantu dan mengelola persediaan barang lebih baik, serta dapat memberikan informasi mengenai persediaan barang. Aplikasi persediaan barang dibangun menggunakan metode prototyping, adanya perubahan-perubahan yang dilakukan sampai keinginan user telah tercapai. Sistem informasi ini akan menampilkan informasi transaksi jual beli barang, informasi stok barang, dan informasi-informasi pendukung lainnya. Berdasarkan permasalah yang ditemukan pada Richan Sport, dan berdasarkan kajian penelitian-penelitian terdahulu mengenai sistem informasi produksi, maka dilakukan penelitian ini. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan aplikasi sistem informasi produksi pada Richan Sport. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu menyediakan saran untuk melalukan pengaturan persediaan bahan, barang, proses produksi dan pelaporan status persediaan barang. Penelitian ini dibatasi pada beberapa hal yaitu: (1) Aplikasi diimplementasikan pada aplikasi desktop, yang menggunakan database server. Sehingga aplikasi dapat diimplementasikan pada jaringan LAN, dan digunakan oleh beberapa user, dan data tersentralisasi pada satu database server; (2) Aplikasi dikembangkan dengan .Net Framework 4.5, dengan demikian ditujukan bagi pengguna sistem operasi Microsoft Windows 7 keatas; (3) Database yang digunakan adalah SQL Server Express 2008; (4) Sistem informasi yang dikembangkan dikhususkan untuk mengatur proses produksi, pengaturan stok bahan, dan pelaporan stok produk dan transaksi penjualan. Pada penelitian ini tidak dibahas mengenai laporan-laporan keuangan seperti laporan neraca, buku besar, dll, namun hanya pada laporan persediaan barang, laporan pembelian, dan laporan penjualan; (5) Pada sistem disediakan username dan password untuk
2
memberi batasan keamanan, dan di database server juga dilengkapi dengan username dan password, namun pada penelitian ini tidak dibahas mengenai keamanan data. 2.2 Landasan Teori
Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut.[3]. Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Sistem informasi persediaan barang adalah struktur interaksi manusia, peralatan metode-metode, dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan berikut: a. Mendukung rutinitas kerja dalam suatu bagian di dalam suatu perusahaan b. Mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur gedung dan bagian control persediaan. c. Mendukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan eksternal Sistem persediaan mendukung rutin kerja dalam bagian kontrol persediaan, yaitu dengan menangkap dan mencatat data yang berhubungan dengan sistem pesediaan, misalnya transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang. Sistem persediaan barang mendukung pembuatan keputusan untuk personil-personil yang mengatur gudang dan bagian kontrol persediaan barang. Sistem persediaan barang merupakan suatu system yang menjelaskan bagaimana transaksi penerimaan barang dan transaksi penggunaan barang yang berisi tentang status stok barang itu sendiri yang dapat membantu meningkatkan produktifitas perusahaan [4]. 3.
Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data, (2) Perancangan sistem, (3) Implementasi sistem yaitu Perancangan aplikasi/program, dan (4) Pengujian sistem serta analisis hasil pengujian.
3
Identifikasi Masalah dan Studi Literatur
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem
Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap pertama: identifikasi masalah, yaitu perlunya sistem untuk mengatur data produksi. Data yang berhubungan dengan proses produksi juga perlu diatur yaitu data persediaan bahan, data pemakaian bahan dalam proses produksi, stok produk, dan proses penjualan. Tahap kedua: perancangan sistem yang meliputi perancangan proses alur pencatatan proses produksi. Proses produksi dapat dilakukan jika terdapat bahan untuk pembuatan produk, sehingga perlu juga dirancang tampilan dan proses untuk pengaturan data bahan. Setelah proses produksi menghasilkan produk, maka perlu dirancangan tampilan program dan proses untuk transaksi penjualan. Tahap ketiga: perancangan sistem, yaitu membuat aplikasi sesuai perancangan proses pada tahap kedua. Tahap keempat: pengujian sistem dan analisis hasil pengujian, yaitu dilakukan pengujian terhadap proses yang telah dirancang, dan melihat kesesuaian solusi terhadap masalah yang telah teridentifikasi sebelumnya. UML digunakan sebagai alat pemodelan dalam pengembangan aplikasi di penelitian ini. UML yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, dan class diagram.
4
Gambar 3 Use Case Diagram
Gambar 3 menunjukkan use case diagram sistem. Pengguna sistem terdiri dari dua, yaitu Gudang Produksi dan Penjualan. Setiap kali terjadi proses produksi, maka dicatat oleh bagian Gudang. Hasil produksi berupa produk, dicatat sebagai stok produk masuk. Proses penjualan barang ditangani oleh bagian Penjualan. Proses penjualan secara otomatis mengurangi stok produk di bagian gudang.
5
Gambar 4 Activity Diagram Stok Masuk dan Keluar
Proses pembelian dan penjualan barang ditunjukkan pada Gambar 4. Proses proses produksi berakibat stok produk bertambah. Proses penjualan berakibat stok produk berkurang.
6
Gambar 5 Class Diagram Proses Produksi
Proses produksi melibatkan 5 class. Class Produksi yang merupakan class untuk pendataan proses produksi, class ProduksiItems untuk daftar produk yang diproses. Class ProduksiBahan dan Bahan Baku menyimpan informasi penggunaan bahan yang digunakan.
Gambar 6 Deployment Diagram
Pada deployment diagram ditunjukkan bahwa terdapat satu server yang diakses oleh satu atau beberapa client. Server berisikan program database server. Pada komputer client, diinstal aplikasi produksi. Server dan client terdapat pada satu local area network. 7
4.
Hasil dan Pembahasan
Aplikasi yang dikembangkan dalam penelitian ini berupa aplikasi berbasis desktop. Perangkat pengembangan yang digunakan adalah Visual Studio 2012 Express for Windows Desktop, dengan pustaka. Net Framework 4.5. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server Express 2012. Kode Program 1 Perintah untuk Validasi Proses Login 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
var kode = this.textBox1.Text; var pwd = this.textBox2.Text; var q = db.Karyawans.Where(x => x.LoginName == kode && x.LoginPassword == pwd).FirstOrDefault(); if (q != null) { Program.CurrentLogin = q; this.DialogResult = DialogResult.OK; this.Close(); } else { this.label3.Visible = true; }
Kode Program 1 digunakan untuk melakukan validasi proses login. Username dan Password diperoleh dari input user. Berdasarkan kedua data tersebut, dilakukan pencarian di database (baris 3-5). Jika ditemukan data sesuai username dan password, maka proses login valid.
Gambar 6 Form Pengaturan Data Produk
Gambar 6 adalah form yang digunakan untuk melakukan pencatatan data produk yang dijual oleh toko. Form ini memiliki empat fungsi yaitu penambahan data, pengubahan data, penghapusan data, dan pencarian data. Kode Program 2 Perintah untuk Menambah Data Produk 1.
var q = new Produk();
8
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
q.Nama = this.namaTB.Text; q.SerialCode = this.barcodeTB.Text; q.Pajak1 = this.pajak1NUD.Value / 100.0m; q.Pajak2 = this.pajak1NUD.Value / 100.0m; q.Tags = this.tagsTB.Text; q.HargaJual = this.hargaNUD.Value; db.Produks.InsertOnSubmit(q); db.SubmitChanges();
Kode Program 2 digunakan untuk menyimpan data produk. Proses yang dilakukan adalah dengan membuat object dari kelas Produk, kemudian mengisi setiap atributnya denga nilai yang dimasukkan oleh user. Object tersebut disimpan ke dalam tabel Produk melalui class db.
Gambar 7 Form Pencatatan Proses Produksi
Gambar 7 adalah form yang digunakan untuk mencatat proses produksi. Pada proses produksi, perlu dicatat produk apa yang diproduksi, dan jumlah yang perlu dibuat. Bahan baku yang dipakai juga perlu dicatat, sehingga dapat diketahui harga pokok produksi dari produk yang dihasilkan.
9
Gambar 8 Form Laporan Stok Perubahan Stok Produk
Gambar 9 adalah form yang digunakan untuk melihat status persediaan produk yang ada di toko. Terdapat dua tabel, tabel sebelah kiri digunakan untuk menampilkan ringkasan jumlah barang masuk, barang terjual (keluar), dan sisa (saldo) barang. Jika salah satu produk dipilih, maka pada tabel sebelah kanan ditampilkan rincian perubahan stok. Fasilitas ini digunakan sebagai pengganti Kartu Persediaan/Kartu Gudang. Kode Program 3 Perintah untuk Menampilkan Laporan Stok 1. foreach (var p in data) 2. { 3. decimal masuk = p.GetTotalMasuk(); 4. decimal keluar = p.GetTotalKeluar(); 5. decimal saldo = masuk - keluar; 6. int index = produkGrid.Rows.Add(new object[] { 7. p.Kode, 8. p.Nama, 9. p.HargaJual, 10. masuk, 11. keluar, 12. saldo 13. }); 14. produkGrid.Rows[index].Tag = p; 15. }
Kode Program 3 merupakan perintah untuk menambah data produk dan status persediaan. Untuk tiap produk, dibaca jumlah total barang masuk, dan jumlah total barang keluar. Saldo barang diperoleh dengan cara menghitung selisih antara total masuk dengan total keluar.
10
Gambar 10 Form Laporan Penjualan
Gambar 10 adalah form laporan penjualan yang dilakukan oleh Richan Sport. Pada form ini dapat diketahui secara cepat nilai total produk yang dihasilkan, dan nilai penjualan yang telah tercapai. Kode Program 4 Perintah untuk Menyimpan Data Penjualan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Transaksi trans = new Transaksi(); trans.Tanggal = DateTime.Now; trans.TransaksiProduks = produkGrid.DataSource; trans.TotalHarga = totalHarga; trans.TotalBayar = totalBayar; trans.Kembali = kembali; db.Transaksis.InsertOnSubmit(trans); db.SubmitChanges();
Kode Program 4 digunakan untuk menyimpan data penjualan. Proses yang dilakukan adalah dengan membuat object dari kelas Transaksi, kemudian mengisi setiap atributnya denga nilai yang dimasukkan oleh user, yaitu tanggal, item produk yang dijual, total harga, dan total bayar. Object tersebut disimpan ke dalam tabel Transaksi. Pada sistem yang dikembangkan, dilakukan dua jenis pengujian. Pengujian alpha, dan pengujian beta. Pengujian alpha berfungsi untuk mengetahui apakah sistem sudah menyimpan, mengolah, dan menampilkan data dengan benar. Pengujian alpha dilakukan oleh pengembang sistem, untuk memastikan bahwa sistem bekerja semestinya. Jika lolos maka dapat diujikan kepada calon pengguna. Tabel 1 Hasil Pengujian Alpha
Modul
Login
Pengujian Login dengan username dan password yang tepat Login dengan
Ekspektasi
Hasil Sistem
Kesimpulan
Muncul form penjualan
Muncul form penjualan
Berhasil
Muncul pesan
Muncul pesan
Berhasil
11
username ATAU password yang salah Data diisi lengkap Pendaftaran barang
Harga jual kosong atau 0 Nama barang dikosongkan Data diisi lengkap
Penjualan
Proses Produksi
Belum ada barang yang dipilih Barang berjumlah 0 Data diisi lengkap Belum ada barang yang dipilih Barang berjumlah 0 Bahan tidak ada yang dipilih Jumlah Bahan 0
kesalahan login.
kesalahan login.
Data barang tersimpan sesuai input Muncul pesan peringatan. Muncul pesan peringatan Data penjualan tersimpan sesuai input.
Data barang tersimpan sesuai input Muncul pesan peringatan. Muncul pesan peringatan Data penjualan tersimpan sesuai input
Muncul pesan peringatan
Muncul pesan peringatan
Muncul pesan peringatan Data tersimpan sesuai input.
Muncul pesan peringatan Data tersimpan sesuai input
Muncul pesan peringatan
Muncul pesan peringatan
Muncul pesan peringatan Muncul pesan peringatan Muncul pesan peringatan
Muncul pesan peringatan Muncul pesan peringatan Muncul pesan peringatan
Berhasil Berhasil
Berhasil
Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil
Berdasarkan hasil pengujian alpha, disimpulkan bahwa sistem dapat menyimpan dan mengolah data dengan baik. Jika terdapat kekurangan input maka sistem dapat memberikan peringatan, sehingga dapat mengurangi salah ketik. Pengujian beta berfungsi untuk mengetahui apakah sistem dapat diterima oleh pengguna. Pengujian Beta merupakan pengujian yang dilakukan secara objektif dmana diuji secara langsung ke lapangan yaitu yang bersangkutan dengan membuat kuesioner mengenai kepuasan user, untuk selanjutnya dibagikan kepada sebagian user dengan mengambil sampel sebanyak 10 orang. Jawaban dikelompokkan pada 5 tingkatan, yaitu Sangat Setuju (SS), Setuju (S), Cukup (C), Tidak Setuju (TS), Sangat Tidak Setuju (STS).
12
Tabel 2 Hasil Pengujian Beta No 1 2 3 4 5 6 7
Pertanyaan Sistem memudahkan dalam mengolah data barang Sistem mudah untuk digunakan Sistem memberikan pesan kesalahan yang jelas, ketika terjadi kesalahan input Desain tulisan dan icon menarik yang mudah di pahami Sistem memberikan informasi yang lengkap Sistem dapat mempercepat proses penjualan Sistem dapat memberikan laporan persediaan dengan cepat dan tepat
SS
S
3
7
8
2
9
1
8
2
Jawaban C TS
STS
10 10 10
Berdasarkan hasil pengujian beta, disimpulkan bahwa sistem dapat membantu pengguna sistem dalam mengolah data barang. Sistem mempermudah dalam pencatatan proses penjualan. Pesan-pesan peringatan membantu untuk mengurangi kesalahan pencatatan. Laporan persediaan barang juga cepat untuk diproses. Sistem Laporan Persediaan dengan cepat dan tepat 24%
User Testing
Sistem Proses Penjualan 24%
Sistem mengolah data Sistem barang memberikan 16% pesan 5% Sistem kesalahan input Desain 2% 5%
Kelengkapan Sistem Informasi 24%
Berdasarkan User Testing dengan diagram lingkaran dapat di simpulkan: 1. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem memudahkan dalam mengolah data barang yang memilih sangat setuju (SS) ada 3 orang, sedangkan yang memilih setuju (S) ada 7 orang. 2. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem mudah untuk digunakan yang memilih sangat setuju (SS) ada 8 orang, sedangkan yang memilih setuju (S) ada 2 orang. 13
3. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem memberikan pesan kesalahan yang jelas ketika terjadi kesalahan yang memilih sangat setuju (SS) ada 9 orang, sedangkan yang memilih setuju (S) ada 1 orang. 4. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Desain tulisan dan icon menarik yang mudah di pahami yang memilih sangat setuju (SS) ada 3 orang, sedangkan yang memilih setuju (S) ada 7 orang. 5. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem memberikan informasi yang lengkap yang memilih sangat setuju (SS) ada 10 orang. 6. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem dapat mempercepat proses penjualan yang memilih sangat setuju (SS) ada 10 orang. 7. Dari 10 pegawai dengan pernyataan Sistem dapat memberikan laporan persediaan dengan cepat dan tepat yang memilih sangat setuju (SS) ada 10 orang. 5.
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan yaitu: 1) Sistem pengaturan persediaan barang untuk Richan Sport dapat dikembangkan dalam bentuk sistem informasi berbasis desktop, dengan database yang terpusat menggunakan database server; 2) Sistem yang dikembangkan, dapat membantu pengguna sistem dalam mengolah data barang; 3) Sistem mempermudah dalam pencatatan proses penjualan; 4) Pesanpesan peringatan membantu untuk mengurangi kesalahan pencatatan; 5) Laporan persediaan barang juga cepat untuk diproses. Saran yang dapat diberikan untuk penelitian dan pengembangan selanjutnya adalah: sistem dapat diperluas untuk mencatat hutang toko pada supplier karena proses pengadaan barang, mencatat arus kas masuk dan keluar, dan memberikan laporan penjualan dalam bentuk laporan rugi laba.
6. [1].
[2].
[3].
[4].
Daftar Pustaka Cahyana, N. H., Yuwono, B. & Asmoro, A. Y. 2015. Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web di PT. Putera Agung Setia. Seminar Nasional Informatika (SEMNASIF) 1. Caroline Toyo, L. & Tambotoh, J. 2013. Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Persediaan Barang pada Maestro Cosmetic Tegal. Fakultas Teknik Informatika Universitas Kristen Satya Wacana Tamodia, W. 2013. Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern untuk Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntasi 1 1. Fahmi, A. M. 2013. LKP: Rancang Bangun Aplikasi Inventory pada Koperasi Karyawan Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya. STIKOM Surabaya.
14
